Unidad 4 Proceso Administrativo

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Unidad IV: Proceso Administrativo


12/12/2011

Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011

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4.1 Concepto del Proceso Administrativo .......................................................... 03
Introduccin al proceso administrativo .................................................. 03
Universalidad del proceso administrativo .............................................. 03
Beneficios de la aplicacin del proceso administrativo .......................... 03
Conceptualizacin del proceso administrativo ....................................... 04
4.2 Fases del Proceso Administrativo ............................................................... 05
4.3 Diversos criterios de los principales autores del PA .................................... 06
4.4 Planeacin .................................................................................................. 07
4.4.1 Conceptos y principios de la planeacin .................................................. 07
Concepto de planeacin ....................................................................... 07
Elementos del concepto de planeacin ................................................. 07
Principios de la planeacin ................................................................... 08
Pasos de la planeacin ......................................................................... 08
4.4.2 Etapas y tcnicas de la planeacin .......................................................... 09
Etapas de la planeacin ........................................................................ 09
o Propsitos ................................................................................. 09
o Objetivos ................................................................................... 10
o Estrategias ................................................................................ 10
o Polticas .................................................................................... 11
o Programas ................................................................................. 11
o Presupuestos ............................................................................ 12
Tcnicas de la planeacin ..................................................................... 12
o Manuales de objetivos y polticas .............................................. 12
o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 13
o Graficas de Gantt ...................................................................... 14
o PERT ........................................................................................ 15
o CPM .......................................................................................... 16
4.5 Organizacin ............................................................................................... 17
4.5.1 Conceptos y principios de la organizacin ............................................... 17
Concepto de organizacin .................................................................... 17
Elementos del concepto de organizacin .............................................. 18
Principios de la organizacin................................................................. 18
4.5.2 Etapas y tcnicas de la organizacin ....................................................... 19
Etapas de la organizacin ..................................................................... 19
o Divisin de trabajo ..................................................................... 19
Jerarquizacin ............................................................... 19
Departamentalizacin .................................................... 20
o Coordinacin ............................................................................. 23
Tcnicas de la planeacin ..................................................................... 23
o Organigramas ........................................................................... 24
o Manuales................................................................................... 24
o Diagramas de procedimiento y flujo........................................... 25
o Cartas de distribucin del trabajo o act. ..................................... 26
o Anlisis de presupuestos ........................................................... 26
Anexo. Bibliografa consultada .......................................................................... 27


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UNIDAD IV: PROCESO ADMINISTRATIVO
4.1 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO
Introduccin al Proceso Administrativo
La administracin es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organizacin
(empresa, institucin, gobierno) cuenta con objetivos, metas acordes con sus recursos
(insumos) y planes (procesos) que actan en forma continua y cclica para generar
productos o servicios que, al ser consumidos, satisfacen las necesidades de usuarios
a travs de la retribucin econmica por el beneficio recibido. Este le permite a la
empresa retroalimentar su proceso y expandir su desarrollo. En consecuencia el
usuario satisfecho retroalimenta a la organizacin para su mejoramiento.

Universalidad del Proceso Administrativo
Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever el
funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada y
organizada la empresa, es factible dirigir y controlar; adems, cualquier empresa en el
mundo, al aplicar el proceso administrativo mejorar su eficiencia, eficacia y
efectividad.
El proceso administrativo es aplicable a cualquier tipo de organizacin pblica o
privada como: industrias, empresas comerciales, escuelas, iglesias, grupos sociales,
empresas de servicios (despachos contables, bancos).

Beneficios de la aplicacin del Proceso Administrativo
Debido a que el proceso administrativo es un instrumento para manejar de manera
integral una empresa y lograr los objetivos de la misma, ya que proporciona una
metodologa relativamente simple y sencilla de aplicacin, se pueden sealar las
siguientes ventajas de su aplicacin:
1. Gua prctica y metodolgica para la generacin de empresas.
2. Permite sistematizar y controlar las actividades continuas.
3. Da las bases para estructurar el trabajo (organizar) y dividirlo en
departamentos y jerarquas conforme a las necesidades y los recursos de las
empresas.
4. Permite establecer un sistema de seleccin de individuos acorde con las
necesidades de la empresa.
5. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.


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6. Facilita la direccin, al darle estrategia y control a quien la conduce.
7. Facilita el anlisis de problemas para su solucin.
8. Da las bases para aplicar el mtodo cientfico para el mejoramiento de la
empresa o su replanteamiento.
9. Es un instrumento importante de reorganizacin de la empresa.

Conceptualizacin del Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo
como la administracin en accin, o como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la
administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o
grupo social, que es donde se manifiesta la administracin, con un organismo animal.
Si se observa cmo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrn distinguir
dos fases o etapas primordiales:
Una primera etapa de estructuracin que consiste en la construccin del organismo,
as, a partir de una clula se diferencia los tejidos y rganos hasta lograr su plenitud
funcional. Una segunda etapa de operacin, en la que una vez que se ha estructurado
completamente el organismo, ste desarrolla plenamente las funciones que le son
inherentes.


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4.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
De manera similar, este fenmeno se manifiesta al administrar un grupo social. As se
observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determinan la mejor forma de
obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias
para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecnica y dinmica de la
administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la
administracin en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, siempre hacia el
futuro. Mientras que la dinmica se refiere a cmo manejar de hecho el organismo
social.
Qu se quiere hacer?,
Planeacin Qu se va a hacer?
Mecnica
Organizacin Cmo se va a hacer?

Administracin

Direccin Ver que se haga

Dinmica
Control Cmo se ha realizado?

Aparte, George Terry establece que estas fases estn constituidas por distintas
etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos bsicos de la administracin.


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4.3 DIVERSOS CRITERIOS DE LOS PRINCIPALES AUTORES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Es importante conocer que son muchos los autores en el mbito mundial que han
tratado sobre el Proceso Administrativo. Aunque ellos coinciden en dividirlo en etapas,
cada uno lo trata de manera diferente, dndole un toque personal original, de ah que
las etapas varen en forma, no en fondo.

En este trabajo se analizar el criterio de las dos etapas (nicamente planeacin y
organizacin). En el siguiente cuadro se muestra un resumen de las fases, etapas y
elementos que conforman el proceso administrativo.
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Planeacin Polticas
Programas
Fase Presupuestos
Mecnica o Procedimientos
Estructural
Divisin Jerarquizacin
Del Departamentalizacin
Proceso Organizacin Trabajo Descripcin de funciones
Administrativo
Coordinacin

Toma de decisiones
Direccin Integracin
Fase o Motivacin
Dinmica u ejecucin Comunicacin
Operativa Supervisin

Establecimiento de estndares
Control Medicin
Correccin
Retroalimentacin


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4.4 PLANEACIN
Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados
que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeacin establece
las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
actuacin depende en gran parte de una buena planeacin.

4.4.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

Conceptos de Planeacin
Agustn Reyes Ponce: La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin
que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros
necesarios para su realizacin.
Jos Antonio Fernndez Arena: Es el primer paso del proceso administrativo por
medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se
esbozan planes y programas.
George R. Terry: Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la
formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin
de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados deseados.

Elementos del Concepto de Planeacin
Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos los autores
mencionados, consideran que el concepto de planeacin comprende los siguientes
elementos:
1. Objetivo: Resultados deseados.
2. Cursos alternos de accin: Diversos caminos, formas de accin o
estrategias.
3. Eleccin: Determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin ms adecuada.
4. Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.


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La planeacin es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar
acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones, para generar
los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro deseado y los
medios efectivos para lograrlo.

Principios de la planeacin
Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general
que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa:
1. Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas.
2. Objetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos
arbitrarios expresados en tiempo y dinero.
3. Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes que permitan afrontar
situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a
seguir.
4. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los
propsitos y objetivos generales.
5. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, ser necesario
rehacerlo completamente. La empresa tendr que modificar los cursos de
accin (estrategias) y consecuentemente las polticas, programas,
procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Pasos de la Planeacin
1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideracin de las premisas de planeacin:
En qu ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.
4. Identificacin alternativas:


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Cules son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros
objetivos.
5. Comparacin de alternativas:
Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el
costo ms bajo y las mayores utilidades.
6. Eleccin de una alternativa:
Seleccin del curso de accin a seguir.
7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales
como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operacin necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.

4.4.2 ETAPAS Y TECNICAS DE LA PLANEACIN

Etapas de la Planeacin
La planeacin est integrada por las siguientes etapas:
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos

Misin o Propsito
Los propsitos son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo
que persigue, un grupo social. Las siguientes cuatro caractersticas lo diferencian de
los objetivos:
a) Son bsicos, porque constituyen el fundamento de los dems elementos
b) Genricos o cualitativos, porque no se expresan en nmeros


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c) Permanentes, vigentes durante el periodo de vida de la organizacin
d) Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
El administrador, al establecer los propsitos, debe recordar los siguientes
lineamientos:
Evitar que la direccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas.
Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
Evitar dogmatizarlos
Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social
No deben de utilizarse para interese personales, sino para el bienestar de la
organizacin
Deben implantarse, si es que no se han considerado.
No deben definirse con frases ambiguas y vacas, el autoengao no ayuda a la
implantacin de planes.

Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
especfico. Dos caractersticas primordiales poseen los objetivos, que permiten
diferenciarlos de cualquier otra etapa:
a) Deben establecerse a un tiempo especfico.
b) Se determinan cuantitativamente.
En funcin al rea que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
Estratgicos o generales
Tcticos o departamentales.
Operacionales o especficos
o Seccionales
o Individuales.

Estrategias
Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones
ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una
empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma.
Las particularidades de las estrategias son:
a) Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones
competitivas
b) Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los
que


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c) fueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos
nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
d) Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento
fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo
objetivo.
e) Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es
decir, que una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo:
productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado.
f) Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en
la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organizacin. En cuanto a su origen, las polticas pueden ser:
Externas: Por el gobierno, proveedores, clientes, etc.
Consultadas: Recurrir al jefe inmediato para solucionar un problema.
Formuladas: Emitidas por niveles superiores, para guiar la correcta accin y
decisin, del personal en sus actividades.
Implcitas: Donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina
ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la
organizacin.

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que
habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. La
importancia de los programas es que:
Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
especficamente
Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades
Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos


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Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa
expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsiguiente de las
realizaciones de dicho plan. Se diferencia de otras etapas de la planeacin en que:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado
sistemticamente
Est expresado en trminos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la
organizacin
Es diseado para un periodo determinado

Tcnicas de planeacin
La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las
utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica
del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en
cualquier proyecto. Las tcnicas ms usadas son las siguientes:
Manuales de Objetivos y Polticas.
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Grficas de Gantt.
PERT.
CPM (Mtodo de Ruta Crtica).

Manuales de Objetivos y Polticas.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.
El manual de objetivos y polticas es una gua autorizada dentro de la estructura de un
organismo social, que contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y
largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas
correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que
ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.
Ventajas de la disposicin y uso de Manuales:
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del
tiempo.


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Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar
o a qu nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir.

Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para
representar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento, se consideran como instrumentos
de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un
proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos
permiten ver grficamente esos pasos.
Tiene especial importancia en la revisin de los
trmites administrativos, porque toda organizacin
es dinmica, pudiendo ocurrir que los sistemas
iniciales ya no respondan al volumen de trabajo
actual, que solo entorpecen o dificultan como tambin que en el afn por llevar la
especializacin a su mayor grado se hayan separado operaciones que podran estar
juntas en una misma persona, con resultados de mayor eficiencia, rapidez y control.
No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes estn ya
habituados a ellos.
Los sistemas de simplificacin del trabajo de oficina son, exclusivamente instrumentos
para ayudar a la mente a analizar los procesos lo esencial es el anlisis que se haga.
Por ello, no son recetas para corregir los defectos o mejorar los procedimientos, esto
corresponde al criterio del supervisor y sus auxiliares, dotados de prctica y con
conocimientos de las necesidades concretas.
Sin embargo, este criterio puede aprovecharse en forma incomparablemente mejor
cuando cuenta con estas herramientas, al hacer un anlisis sistemtico sobre
graficas, con ayuda de ciertas reglas.


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Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:
Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendr datos de
identificacin del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento,
seccin donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboracin.
El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los smbolos, otra
para descripcin breve del trmite, otras dos para anotar las distancias de
transporte y demora por almacenamiento y otra para observaciones.
Se anota, ante todo, la descripcin de los diversos pasos que el proceso
comprende, y se marcan puntos en las columnas correspondientes.
Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de
operaciones.

Graficas de Gantt.
Es un diagrama o grfica de barras que
se usa cuando es necesario representar
la ejecucin o la produccin total, sta
muestra la ocurrencia de actividades en
paralelo o en serie en un determinado
perodo de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecucin
simultnea de varias actividades que se
realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917. Un
grafico de Gantt es un sencillo grfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del
proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos grficos se
emplean para encadenar tareas entre s, el eje horizontal debera incluir fechas.
Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relacin de las tareas. Una
ventaja importante de los grficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento
entre tareas planificadas.
Para generar un calendario de proyecto utilizando grficos Gantt, primero se tiene que
identificar las tareas que deben planificarse. A continuacin, se determinara la
duracin de cada tarea a travs de tcnicas y formulas para la estimacin apropiada
de tiempos. Entonces estamos preparados para planificar tareas.
Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del grfico
Gantt. Las fechas correspondientes a la duracin del proyecto se anotan en el eje
horizontal del grfico. Habrn de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea,
fijndose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.


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PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin)
Parar ilustrar los acontecimientos en los grficos PERT se ha utilizado una gran
variedad de smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos PERT, estos
acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo est dividido en
tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del
acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define
explcitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del
nodo se usan para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del
acontecimiento. Todos los grficos PERT tienen un nodo de inicio y un nodo de fin
que seala el fin del proyecto.

Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimacin.
Factores que influyen sobre las estimaciones:
Tamao del equipo de proyecto.
Experiencia de los miembros del equipo.
Nmero de usuarios finales y directivos.
Actitud de los usuarios finales.
Compromiso de la direccin.
Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos.
Proyectos en curso.
Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un grfico PERT, son necesarios cinco
pasos:
Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto
Determinar las dependencias entre las tareas.
Hacer una estimacin de la duracin de cada tarea.
Calcular el tiempo ms probable que ser necesario para realizar la tarea.
Calcular la duracin esperada de la siguiente manera


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CPM (Mtodo de Ruta Crtica)
El mtodo del camino crtico es un proceso administrativo de planeacin,
programacin, ejecucin y control de todas y cada una de las actividades
componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y al
costo ptimo.
En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la
ruta crtica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se
retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades
que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden
empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en
programa.
El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y
adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores
resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas:
Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.
Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de l, en un tiempo mnimo, sin
variaciones, es decir, en tiempo crtico.
Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo
disponible.
Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se ha estado usando para la planeacin y
control de diversas actividades, tales como construccin de presas, apertura de
caminos, pavimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos,
investigacin de mercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos
regionales, auditoras, planeacin de carreras universitarias, distribucin de tiempos
de salas de operaciones, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para
cobranzas entre otros varios.


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4.5 ORGANIZACIN
Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtencin de eficiencia
slo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los
recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del
proceso administrativo denominada organizacin.
Una vez que se ha establecido `lo que se quiere hacer", dicho de otra manera: los
objetivos a alcanzar durante la etapa de planeacin, ser necesario determinar "cmo
hacerlo", qu medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto slo es posible a
travs de la organizacin.

4.5.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

Concepto de Organizacin
La organizacin es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construccin, ya
que la organizacin establece la disposicin y correlacin de tareas que el grupo
social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria
a fin de coordinar eficazmente los recursos.
Para emitir una definicin formal de este concepto se revisarn algunas de las
definiciones ms reconocidas:
Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la estructuracin de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos sealados.
Isaac Guzmn V: Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue.
Harold Koontz y Cyril O'Donnell: Organizar es agrupar las actividades necesarias
para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa.


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Elementos del Concepto de Organizacin
Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos bsicos del
concepto, mismos en los que coinciden todos los autores:
1. Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental
en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la
correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los
objetivos.
2. Sistematizacin. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar,
implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover
la especializacin.
4. Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin
es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor
manera posible.

Principios de la organizacin
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:
1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la
organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
Es decir, la existencia de un puesto slo es justificable si sirve para alcanzar
realmente los objetivos.
2. Especializacin. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200
aos; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecucin de una sola actividad.
3. Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad. De la misma manera que resulta absurdo conceder


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autoridad para realizar una funcin, a un empleado, sino se le hace
responsable por los resultados.
5. Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern
reportar a ms de un superior.
6. Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de
cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa
que tengan relacin con las mismas. Por otra parte, la descripcin de labores
no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda
realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un
gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados,
a fin de asegurar que no est sobrecargado.
8. De la coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern
mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la
armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa,
para cumplir con los objetivos generales.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente. La organizacin que es apropiada para la empresa en un momento
dado, puede no serlo posteriormente.

4.5.2 ETAPAS Y TECNICAS DE ORGANIZACION

Etapas de la Organizacin
Las etapas de organizacin son:
Divisin del trabajo.
Coordinacin.

Divisin del trabajo
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin
con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo es fuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario
seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
Jerarquizacin


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Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia.
Departamentalizacin
A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas,
con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin.
La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades.
A. Secuencia de la departamentalizacin. Al departamentalizar es conveniente
seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas segn un orden jerrquico.
4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.
7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y de
las funciones involucradas.
B. Tipos de departamentalizacin. De acuerdo con la situacin especfica de
cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalizacin; los ms
usuales son:
1. Funcional. Es comn en las
empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades anlogas segn
su funcin primordial para lograr la
especializacin y, con ello, una mayor
eficiencia del personal.

2. Por productos. Es caracterstica de las empresas que se dedican a la
fabricacin de diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con
base en un producto o grupo de productos relacionados entre s.

La figura muestra la divisin de una empresa en departamentos de productos:
qumicos, colorantes, farmacuticos.


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3. Geogrfica o por territorios. Este tipo de departamentalizacin proporciona
un instrumento lgico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan
actividades en sectores alejados fsicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y
de personal supervisado es muy extenso y est disperso en reas muy grandes. Se
utiliza principalmente en el rea de ventas, ejemplo: dividir a una empresa en zonas
regionales.

4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los
distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales,
principalmente en los almacenes (fig. 4.14), aunque puede tambin utilizarse con base
en determinados mercados.


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5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que
se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre
todo si reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por
la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro, es un claro
ejemplo de la departamentalizacin por equipos.

6. Secuencia. Este tipo de departamentalizacin se utiliza por lo general en
niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones tcnicas o
econmicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o
de tiempo; as, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede
establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

O cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de nmeros y/o letras,
por ejemplo un departamento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de
crdito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeracin de las tarjetas, o
bien, con los apellidos de los cuentahabientes.


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Coordinacin del trabajo
La coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo
social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la
consecucin de los objetivos.

TECNICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
Organigramas
Manuales
Diagramas de flujo o de procedimiento
Cartas de distribucin de trabajo o actividades
Anlisis de puestos

Organigramas
Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los
organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran la interrelacin las funciones, los niveles jerrquicos,
las obligaciones yla autoridad existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse:


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Existen tres formas de representar los organigramas:
1. Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro
hacia la periferia.
4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con
su contenido, pueden ser:
a) De polticas.
b) Departamentales.
c) De bienvenida.
d) De organizacin.
e) De procedimientos.
f) De contenido mltiple.
g) De tcnicas.
h) De puesto.
o Manuales de organizacin
Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organizacin.
Declaracin de funciones.
Organigramas
Por su objeto
Por su rea
Por su contenido
Estructurales. Muestran slo la estructura
administrativa de la empresa.
Funcionales. Indican las principales
funciones de los departamentos.
Especiales. Se destaca algunas
caractersticas.
Generales. Presentan toda la organizacin;
se llaman tambin cartas maestras.
Departamentales. Representan la
organizacin de un departamento o seccin.
Esquemticos. Contienen slo los
rganos principales, se elaboran para el
pblico, no contienen detalles.
Analticos. Ms detallados y tcnicos.


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Glosario de trminos utilizados.
o Manuales departamentales
Contienen:
a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de q' se trate, ylos de
sus secciones bsicas.
b) Polticas ynormas generales de la empresa ydel departamento correspondiente.
c) Carta de organizacin general ydepartamental.
d) Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental.
e) Anlisis de puestos.
f) Grficas de procesos y de flujo
o Manuales Interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no
siempre proporcionan la misma cantidad de informacin:
Comprenden a todos los departamentos de la organizacin.
. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos
departamentos.
Diagramas de procedimiento o de Flujo.
Tambin se les conoce como flujo gramas. George Terry los define como: la
representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un
procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificacin del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulacin fsica.
c) Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribucin de la planta.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:
Grfica de flujo de operaciones.
Grficas esquemticas de flujo.
Grfica de ubicacin de equipo.
Grfica de flujo de formas.
Carta de distribucin del trabajo o de actividades


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A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran departamento o
seccin, para lograr una divisin de funciones ymejorar la estructura de los grupos
de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Anlisis de puesto
Es una tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se
desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como
las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempea.
Los objetivos primordiales de esta tcnica son:
a) Mejorar los sistemas de trabajo.
b) Delimitar funciones y responsabilidades.
c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
d) Fundamentar programas de entrenamiento
e) Retribuir adecuadamente al personal.
f) Mejorar la seleccin de personal.


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ANEXOS. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

1. ADMINISTRACIN: PENSAMIENTO, PROCESO, ESTRATEGIA Y
VANGUARDIA
o Decimosegunda unidad: Introduccin al proceso administrativo
Hernandez y Rogriguez, Sergio.
Ed. McGraw-Hill / 1ra Edicin / 2002

2. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN
o Unidad 1: Estudio de la administracin
o Unidad 3: Planeacin
o Unidad 4: Oraganizacin
Mnich Galindo; Garca Martnez.
Ed. Trillas / 5ta. Edicin / 1990.

Unidad 4 Proceso Administrativo

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