Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
17 16
15
6 7 10
14 12
8 9 11
13
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
8 9 11
13
Coordinacin del proyecto: Angela Barrios Asistencia a la coordinacin: Mirtha Armas Asesor en estrategias de aprendizaje: Yvn Pineda Tecnologa de textos, diseo grfico e ilustraciones: TECADI FUNDACIN ESCUELA DE GERENCIA SOCIAL EDICIONES FEGS Depsito lega l: If75020053001957 ISBN: 980-6424-53-0 Ca ra ca s, Venezuela Julio, 2005 Direccin: FUNDACIN ESCUELA DE GERENCIA SOCIAL Av. Alfredo Jahn con 5 ta. Transversal, Los Palos Grandes, Caracas. Telfonos: (58-212) 286.28.31/286.32.05/286.25.51 Fax: (58-212) 286.18.33 http://www.gerenciasocial.org.ve E-mail: infofegs@gerenciasocial.org.ve
DIRECTORIO FEGS
Ral Pacheco Presidente (E) Enrique Rodrguez Director Ejecutivo Lourdes Snchez Directora de Docencia Cristbal Alva Ramrez Director del Centro de Informacin y Documentacin Vanessa Parilli Directora de Investigacin y Asistencia Tcnica Darin Ruiz Carrillo Directora de Relaciones Institucionales Celsa Bracho Directora de Administracin y Servicios (E)
AUTOR: Jos Luis Bernardo Coordinacin del proyecto: Angela Barrios Asistencia a la coordinacin: Mirtha Armas Asesor en estrategias de aprendizaje: Yvn Pineda Tecnologa de textos, diseo grfico e ilustraciones: TECADI
1 2
Participacin Ciudadana en el marco de la normativa jurdica vigente David E. Monroy Fundamentos de los Consejos Loc ales de Planific ac in Pblic a Efrn Caldern
Princ ipios y metodologas para las elec c iones de los representantes de la comunidad organizada Flix Velsquez S oluc in de c onflic tos en el mbito de los CLPP Francisco Rodrguez
Liderazgo fac ilitador de proc esos c omunitarios Miria n Ca stillo Gladys Y amelicse Quintero
FUNDACIN
Mdulos
9
Informac in soc ial loc al Andrea Pereira
10
Las polticas sociales locales desde el Enfoque de Promocin de la Calidad de Vida Y olanda D'elia
11
12
13
14
Movilizac in de rec ursos para el desarrollo loc al y munic ipal Rodrigo Peraza
15
16
Ec onoma S ial oc Evelio Armas Armando Mura Comunicacin comunitaria y participacin protagnica Ma urice Brunner Cristbal Alva
17
Nuestro propsito es brindarte orientac iones c onc eptuales y metodolgic as bsicas para la implementacin exitosa de proyectos, tomando en cuenta su contribucin con el desarrollo de una localidad o una comunidad. Hemos c onc ebido el doc umento c omo una gua, dirigida a los y las integrantes de los Consejos Locales de Planificacin Pblica (CLPP), autoridades, directivos(as) y funcionarios(as) de los gobiernos municipales, lderes comunitarios, representantes de organizaciones no gubernamentales y cualquier persona que est interesada en conocer sobre la gestin de proyectos, en mbitos loc ales y c omunitarios. Pensamos que los proyectos de desarrollo local o comunitario, pueden constituirse en un instrumento y, al mismo tiempo, en una oportunidad para que las comunidades organizadas puedan ejercer su derecho a la participacin protagnica en la gestin pblica, definiendo prioridades y formulando propuestas que respondan a sus demandas especficas por una mejor calidad de vida. Los CLPP estn llamados a jugar un papel fundamental para que esta aspiracin pueda convertirse en una prctica habitual del ejercicio del gobierno loc al. A lo largo del documento intentamos dar respuesta a cuatro interrogantes bsicas: Qu es un proyecto de desarrollo local o comunitario? Cul es su importancia?
Aspectos a desarrollar
FUNDACIN
Bienvenida
Qu es la gestin de proyectos? Cmo se elaboran, ejecutan y evalan los proyectos? Igualmente, esperamos que estos elementos sean provechosos para su campo de trabajo o para su comunidad y le permitan involucrarse activamente en la gestin de proyectos de desarrollo. Hemos organizado el documento en cinco unidades de aprendizaje: En la primera enc ontrars noc iones bsic as para entender al proyecto de desarrollo local o comunitario, c omo un instrumento de partic ipac in ciudadana, para lo cual tomamos como referencia un conjunto de normas incluidas en la Constitucin y en algunas leyes de reciente aprobacin. En la segunda unidad hallar nociones bsicas para gestionar proyectos, basndonos en las etapas que constituyen su ciclo de vida, que va desde que concebimos la idea del proyecto hasta su culminacin. En la terc era unidad hablamos sobre quines participan en la gestin de proyectos, cul es su importancia y qu papel juegan en las distintas etapas de un proyecto. En la c uarta unidad sealamos los elementos que c omponen un proyecto de desarrollo, para lo cual nos apoyamos en el Enfoque del Marco Lgico, un mtodo ampliamente difundido para la formulacin, ejecucin y evaluacin de proyectos orientados por objetivos. En la quinta y ltima unidad, la ms extensa del documento, encontrar detalles sobre los pasos a seguir en las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto, princ ipalmente en su diseo, mostrndole algunas herramientas que pueden ser tiles para recorrerlo. Aspiramos a que se familiaric e c on los c onc eptos, mtodos y herramientas propias de la gestin de proyectos, especialmente aqullos que contribuyen a satisfacer necesidades sociales especficas de una comunidad o grupo de comunidades comprendidas en una localidad, aunque estos elementos bsicos tambin son tiles para proyectos de desarrollo que cubren mbitos ms amplios (mic roregin, regin, etc.).
Gestin en proyectos
Elementos de un proyecto
Pasos a seguir
Tema 1-
7 10 11 12
1.1. Qu son los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario 1.2. Los proyectos dentro de la lgica de planificacin municipal 1.3. Los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario y la partic ipac in T ema 2Qu es la gestin de proyectos
19 25 28 33
2.1. Qu es un proyecto 2.2. El c ic lo de vida de los proyec tos 2.3. La evaluacin dentro de la gestin de proyectos T ema 3Los involucrados o participantes en la gestin de proyec tos Los elementos del proyec to Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyec tos Identific ac in del proyec to Formulac in del proyec to Ejec uc in del proyec to Culminac in o c ierre del proyec to La evaluacin de un proyecto despus de la culminacin
39
T ema 4T ema 5-
49 61
FUNDACIN
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Proyectos de desarrollo local y comunitario Qu es la gestin de proyectos Los involucrados o participantes en la gestin de proyectos los elementos del proyecto Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyectos
Objetivos
Al finalizar el estudio de esta unidad el lector o lectora: Distinguir los elementos bsic os que c arac terizan a los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario. Asumir la importanc ia de los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario para el ejercicio de la participacin ciudadana. Reconocer las normas constitucionales y jurdicas que fomentan la realizacin de proyectos por parte de la comunidad organizada.
FUNDACIN
Definicin
Cuando hablamos de proyectos de desarrollo local o comunitario nos referimos a inic iativas planific adas que responden a las necesidades sociales concretas de una o varias comunidades comprendidas en una localidad. Estos proyectos tienen algunas caractersticas que los distinguen de otros. Muc hos de ellos son producto de las propias demandas que realizan grupos organizados comunitarios para atender problemas vinculados a su cotidianidad, a travs de la movilizac in y partic ipac in c iudadana. Otros proyectos de este tipo, aun cuando no son producto de demandas comunitarias explcitas, por su cercana a los problemas y carencias que tienen las personas en su entorno de vida, demandan su intervencin como una va para conocer sus verdaderas necesidades y expectativas, y proponer soluc iones pertinentes y sostenibles. Alrededor de estos proyec tos hay mayores posibilidades de lograr y potenciar prcticas que afiancen el ejercicio de ciudadana, debido a que la poblac in puede intervenir en su diseo y ejerc er su poder de dec isin en las distintas etapas de su realizacin, especialmente controlando su ejecucin, para que estos respondan mejor a sus necesidades. La gente es benefic iaria, pero al mismo tiempo asume responsabilidades espec fic as en la implementac in de estos proyec tos. Por otra parte, los destinatarios de estos proyectos, las personas que viven en las comunidades receptoras, comparten algunas caractersticas sociales, culturales y econmicas que los identifican, expresin de un sentido de pertenencia con el territorio que habitan. Los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario han c obrado rec ientemente un inters especial en el pas. El proceso de cambios suscitado a raz de la entrada en vigencia de la Constitucin, ha ampliado las posibilidades existentes para la realizacin de este tipo de iniciativas y, principalmente, para la participacin comunitaria en su gestacin y desarrollo. Efectivamente, la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, consagra el principio de la participacin protagnica de la poblacin en el ejerc ic io del poder pblic o y lo desarrolla en distintos artc ulos, definiendo
Caractersticas
10
1.2.
Los proyec tos de desarrollo loc al y c omunitario c onstituyen el eslabn ms concreto dentro de la lgica de planificacin del desarrollo del municipio o de la localidad, y constituyen un medio para materializar sus objetivos. An en los casos en los que se carezca de un plan de desarrollo formalizado, los proyectos son realizaciones de corto plazo y de efectos especficos, que se enmarcan dentro de las prioridades de polticas o programas de gobierno municipal y contribuyen a darle concrecin. As, por ejemplo, un proyecto de vivienda responde a la necesidad social de sus destinatarios, correspondiente al derecho de tener una vivienda adec uada, segura, c moda, higinic a, c on servic ios bsic os esenc iales que incluyan un hbitat que humanice las relaciones familiares, vecinales y comunitarias1, pero al mismo tiempo se ubic a dentro de lineamientos de la poltica habitacional y se realiza en el marco de programas de construccin de viviendas de interes social, que un gobierno municipal ha concertado con las autoridades de poder pblico nacional o regional. P esta relac in, siempre es importante que la definic in del proyec to or se vincule y sea coherente con las polticas y programas de desarrollo del munic ipio o loc alidad. De esta forma, el proyecto se convierte en un instrumento que permite materializar los objetivos del plan y de las polticas y programas de desarrollo municipal, al mismo tiempo que se
1
FUNDACIN
11
1.3.
La Constitucin, expresa como medios de participacin en lo poltico, entre otras, al cabildo y las asambleas de ciudadanos y ciudadanas, cuyas decisiones son de carcter vinculante2, y define mecanismos abiertos y flexibles para que los municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos vec inales organizados materias c omo la gestin de servic ios, la formulacin de propuestas de inversin ante las autoridades municipales, la ejecucin, evaluacin y control de obras, la creacin de nuevos sujetos de descentralizacin a nivel de parroquias, comunidades, barrios y vecindades, para desarrollar el principio de corresponsabilidad en la gestin pblica3. Como observamos, estas normas c onstituc ionales apuntan a la creacin de un nuevo centro de decisin, que traspasa parte del poder c onc entrado en el Alc alde o Alc aldesa y los c onc ejales o c onsejalas, a los territorios y sus habitantes, democratizando la accin poltica. Al mismo tiempo, constituyen una oportunidad para transferir poder a las comunidades organizadas, asumiendo responsabilidades y decidiendo sobre materias que antes estaban reservadas a los ac tores gubernamentales. El carcter vinculante de las decisiones de las comunidades constituye un mandato para las autoridades locales, quienes estn en la obligacin de canalizar la realizacin efectiva de los proyectos que sean presentados por ellas, siempre que stos sean factibles y existan capacidades reales para llevarlos a la prctica. A travs de los proyectos de desarrollo local o comunitario se abre una excelente oportunidad para que los ciudadanos y ciudadanas de un municipio ejerzan su participacin y protagonismo real en las decisiones de la gestin pblica, dando respuesta a sus propias necesidades y demandas, pero al mismo tiempo contribuyendo con el desarrollo de la localidad en su conjunto4.
2 3 4 5
CRBV Artc ulo 70. . CRBV Artc ulo 184. . Bernardo, Jos Luis. Gua prc tic a de presupuesto partic ipativo. Borrador. Julio de 2004. CRBV Artc ulo 182. .
12
Ley de los CLPP. Extractos del artculo 5 de las funciones de los CLPP. Ley de los CLPP. Artculo 14. 8 Ley de los CLPP. Artculo 15.
FUNDACIN
13
Resumen
Los proyec tos de desarrollo loc al o c omunitario son inic iativas a travs de las c uales las comunidades organizadas pueden ejercer su derecho a participar en las decisiones pblicas, interviniendo en la formulac in, ejecucin y control de propuestas dirigidas a atender necesidades sociales especficas, que mejoran su calidad de vida. El marco constitucional y jurdico vigente c ontiene un c onjunto de normas que consagran la participacin ciudadana y protagnica en la gestin pblic a, e incorporan a los proyectos como instrumentos con los que cuentan las comunidades organizadas para influir en las decisiones de inversin y en la ejecucin de acciones, dirigidas a atender sus propias demandas, siendo canales para el ejercicio de dicha participacin. Los Consejos Locales de Planificacin Pblica, c omo instancias de decisin compartida entre ac tores gubernamentales y c omunitarios en el mbito municipal, juegan un papel fundamental en el fomento de la participacin ciudadana y sus func iones expresan mandatos c onc retos para facilitar aprobacin y ejecucin de proyectos presentados por las comunidades. Esta forma de concebir la participacin fomenta la democratizacin y la equidad de las decisiones pblicas.
14
FUNDACIN
15
1. Qu aspectos bsicos distinguen a los proyectos de desarrollo local o comunitario? Enumere 5 caractersticas bsicas.
2. Qu importancia tienen los proyectos de desarrollo local o comunitario para el ejercicio de la participacin ciudadana? 3. Qu normas constitucionales y legales fomentan la realizacin de proyectos por parte de la comunidad organizada? 4. Qu implicaciones tienen estas normas para los actores que mencionamos a continuacin: CLPP, Alcalde o Alcaldesa y directores(as) municipales, concejales(as), lderes comunitarios, la comunidad organizada? 5. Cmo calificara su comprensin sobre el tema? Tome en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto
Coevaluacin
Las personas que hayan participado en la lectura de esta unidad y en la elaboracin de las estrategias de aprendizaje se reunirn en grupo y darn respuesta c olec tiva a las siguientes interrogantes:
1. Qu aspectos bsicos distinguen a los proyectos de desarrollo local y comunitario? Enumeren 5 caractersticas bsicas. 2. Qu importancia tienen de los proyectos de desarrollo local y comunitario para el ejercicio de la participacin ciudadana?
16
3. Qu normas constitucionales y jurdicos fomentan la realizacin de proyectos por parte de la comunidad organizada? 4. Qu implicaciones tienen estas normas para los actores que mencionamos a continuacin: CLPP, Alcalde o Alcaldesa y directores(as) municipales, concejales(as), lderes comunitarios, la comunidad organizada?
FUNDACIN
17
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Proyectos de desarrollo local y comunitario Qu es la gestin de proyectos Los involucrados o participantes en la gestin de proyectos los elementos del proyecto Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyectos
Objetivos
Al finalizar el estudio de esta unidad el lector o lectora: Reconocer los elementos bsicos que caracterizan la gestin de proyectos de desarrollo. Distinguir los elementos bsic os que definen a los proyec tos de desarrollo. Reconocer cada una de las etapas que conforman el ciclo de vida de los proyectos. Comprender que la evaluacin es un proceso continuo en todo el ciclo de vida de los proyectos.
FUNDACIN
21
Qu es la gestin de proyectos
La gestin de proyectos
Entendemos la gestin de proyec tos c omo la aplic ac in de los c onoc imientos, habilidades, mtodos y herramientas para realizar proyectos dirigidos a satisfacer necesidades sociales de la comunidad y a elevar su calidad de vida. Para ello adelantamos una secuencia de pasos que nos permitirn implementarlos exitosamente, siguiendo su c ic lo de vida. Los pasos princ ipales comprenden: 1. 2. 3. 4. Identificar el proyecto. Disearlo o formularlo. Ejecutarlo. Cerrar o c ulminar el proyec to.
Al mismo tiempo, cada uno de estos pasos envuelve: Necesidades y posibles respuestas, que vamos identificando y precisando en la medida que mejoramos nuestro conocimiento de la situacin. Participantes con diferentes expectativas e intereses quienes definirn los componentes principales del proyecto y juegan un papel fundamental en su realizacin. Herramientas y acuerdos para determinar los alcances, tiempo, costos y riesgos del proyec to. La secuencia de fases que transitamos en cualquier proyecto la denominamos Ciclo de Vida del Proyecto y va desde la c onc epc in de la idea, que surge de una necesidad colectiva o problema social, hasta la culminacin del proyecto. Qu hacemos en cada una de las etapas del ciclo de vida del proyecto? Hagamos una primera exploracin:
Etapas del ciclo de vida
Durante la identificacin del proyecto, hac emos una definicin inicial del proyecto que queremos hac er, dentro de la planific ac in del munic ipio, para responder a una necesidad colectiva o un problema social prioritario, basndonos en los diagnsticos participativos comunitarios y en las opiniones de los participantes (autoridades locales, lderes de las comunidades afectadas, funcionarios(as) del municipio, etc.). Si el proyecto responde a las prioridades del plan o poltic a munic ipal y a las expec tativas de los y las partic ipantes, pasamos a la etapa de diseo
22
Qu es la gestin de proyectos
o formulacin del proyecto, para definir sus objetivos y los medios para alcanzarlos. All estudiamos con profundidad la necesidad social, explorando distintas alternativas, lo que nos conducir a elaborar un proyecto pertinente y factible, apoyado por las autoridades locales, por la institucin que aportar el financ iamiento y por los propios destinatarios. S tomamos la dec isin de inic iar el proyec to, pasamos a la ejecucin, i basndonos en los objetivos y en la programacin de actividades que definimos en la fase de diseo. All vigilamos la c orrec ta aplic ac in de los rec ursos y el cumplimiento de los objetivos, para lo cual es fundamental que realicemos el seguimiento del proyec to. Ejec utadas las ac tividades previstas y aplicados los recursos programados, contina el cierre o culminacin del proyecto, donde verific amos el grado de cumplimiento de los objetivos que nos trazamos. Tambin, realizamos el c ierre financ iero, administrativo y c ontable y sistematizamos las lec ciones que hemos aprendido. Si el proyecto ha sido exitoso, pasaremos a una fase posterior a su realizacin, en la cual habremos creado nuevas capacidades instaladas, disminuiremos defic ienc ias en los servic ios pblic os y, en general, generaremos impactos positivos que beneficiarn a la comunidad destinataria, que aspiramos se sostengan en el tiempo.
Identificacin
Se corresponde con las prioridades del Plan, Programa o Poltica?
Culminacin/ Cierre
Se han cumplido los objetivos esperados?
Efectos e impactos
Cambios esperados en la calidad de vida de los destinatarios
FUNDACIN
23
Qu es la gestin de proyectos
Entre otros benefic ios, la gestin de proyec tos nos permite:
Beneficios
Manejar informacin importante sobre la loc alidad o la c omunidad, en torno a sus problemas soc iales prioritarios y la manera c mo enfrentarlos. Construir colectivamente, respuestas integrales y novedosas para atender necesidades y problemas sociales complejos que enfrenta una localidad o una comunidad. Captar y canalizar eficazmente recursos financieros pblic os o privados, nacionales e internacionales, para la realizacin de iniciativas que mejoren la calidad de vida en la comunidad. Crear, ampliar y consolidar capacidades materiales, organizativas, de c onoc imiento, afec tivas, etc., para elevar la calidad de vida de las comunidades beneficiarias. S istematizar lec c iones de la experienc ia para c onsolidar prc tic as exitosas. Para que la gestin de proyectos sea exitosa, debemos concebirla como un proceso progresivo que demandar la partic ipac in de distintos ac tores involucrados, incluyendo a los propios destinatarios del proyec to. De la misma forma, exige abordar integralmente cada situacin a travs del trabajo coordinado y en equipo. Para ello, debemos superar la tendencia a fragmentar el proceso de gestin de proyectos, dando responsabilidades de formulacin a un grupo y la ejecucin a otro, sin que exista vinculacin entre ellos. Bajo nuestro concepto, es fundamental que la gestin de los proyec tos sea un proceso participativo, en el que aseguremos la intervenc in de los involuc rados (benefic iarios, autoridades, direc tivos, espec ialistas, patroc inantes y lderes c omunitarios) en todas las etapas que hemos indicado. Ello permitir que su realizacin responda a las necesidades y expectativas reales de los destinatarios, que sus beneficios trasciendan en el tiempo y que la poblacin se integre a los nuevos espacios de decisin pblica para ejercer su protagonismo, en la bsqueda de mayor democratizacin y equidad en las decisiones.
24
Qu es la gestin de proyectos
A partir de su propia experiencia: Identifique algn proyecto con el cual ha estado vinculado o vinculada y trate de describir las diferentes facetas de su realizacin. Existe coincidencia con las etapas que hemos descrito para la gestin de proyectos? Idea clave Cules son las principales diferencias que percibe? Cul es la razn de tales diferencias? Realice una reflexin sobre la participacin en la gestin de proyectos que ha conocido Cul es el alcance de esta participacin? Qu cambios sugerira a partir de lo que ha ledo en el documento?
2.1.
Qu es un proyecto
Conepto de proyecto
Precisemos el concepto de proyecto que hemos venido discutiendo. Un proyec to de desarrollo es una intervencin planificada, que realizamos para solucionar un problema social o dar satisfaccin a una necesidad colectiva de nuestra localidad o comunidad. Como tal, exige que realicemos un conjunto de actividades, coherentes y secuenciales, dirigidas a lograr los objetivos especficos que nos hemos trazado, dentro de un perodo determinado y con unos recursos de los cuales disponemos. Veamos algunos elementos claves de este concepto:
FUNDACIN
25
Qu es la gestin de proyectos
Cada proyecto tiene un comienzo y una culminacin determinados
Este periodo es generalmente de corto plazo (1 a 3 aos), y lo conocemos como el ciclo de vida del proyecto, que va desde que c onc ebimos la idea hasta el cierre o culminacin del proyecto.
26
Qu es la gestin de proyectos
Carac terstic as de los proyec tos de desarrollo No son iniciativas aisladas, forman parte de un c onjunto ms amplio de iniciativas integradas a un plan o a la implementacin de una poltica de desarrollo. Responden a un problema social que afec ta negativamente la calidad de vida de una poblacin. S disean para producir resultados orientados al logro e de determinados objetivos, con la finalidad de transformar positivamente la situacin inic ial expresada en el problema. Se realizan dentro de una fecha de inicio y una fecha de culminacin, lapso durante el c ual realizamos la sec uenc ia de ac tividades necesarias para el logro de sus objetivos. P ara la obtenc in de los benefic ios del proyec to ejecutamos actividades y obtenemos productos que nos demandan insumos de distinta naturaleza (personal, presupuesto, bienes y servic ios). Sus beneficios estn dirigidos en forma direc ta a una poblacin destinataria, c on c arac terstic as espec fic as por su estrato soc ial, gnero, rango de edad, localizacin o etnia que llamamos poblacin objetivo del proyecto. Los afecta la incertidumbre propia de aquellos acontecimientos que desconocemos o de factores que no controlamos, por lo tanto su realizac in siempre tendr un riesgo que debemos estimar y, en lo posible, disminuir.
Las c arac terstic as que hemos destac ado sobre los proyec tos de desarrollo son vlidas para proyectos de muy distinta naturaleza, desde la construccin de una gran obra de infraestructura como una represa, que beneficiar a una regin o al pas en su conjunto y tendr grandes impactos econmicos, sociales y ambientales, hasta una iniciativa muy puntual que atiende necesidades especficas de una comunidad, como puede ser la ampliacin de servic ios bsic os o la remodelac in de una esc uela.
FUNDACIN
27
Qu es la gestin de proyectos
En este doc umento c entraremos nuestra atenc in en los proyec tos dirigidos a mbitos territoriales locales, c onc ebidos para atender demandas de una o varias comunidades que forman parte de un municipio o que, eventualmente, estn integradas a municipios vecinos pero que comparten caracterstic as y requerimientos c omunes. Ms alla de sus beneficios concretos sobre la calidad de vida de sus destinatarios, su importancia radica en que constituyen un canal de participacin a travs del cual la poblacin puede involucrarse en procesos de toma de decisiones sobre aspectos que conciernen a su vida cotidiana, ejerciendo una ciudadana activa.
Actividad
En la bibliografa sobre el tema de proyectos podemos encontrar diferentes denominaciones para las etapas que integran el ciclo de vida de los proyectos. Para este documento hemos acogido una terminologa sencilla que comprende cuatro fases o etapas bsicas: 1. 2. 3. 4. Identificacin. Formulacin o diseo. Ejecucin. Culminac in o c ierre.
28
Qu es la gestin de proyectos
Cada etapa del ciclo de vida, a su vez, est integrada por una secuencia de pasos principales. En el siguiente grfico mostramos las etapas del ciclo de vida, con una descripcin de los pasos principales que debemos dar en cada una de ellas. Observamos que cada una tiene un insumo y genera un resultado, que visualizamos en la parte inferior del grfic o. Podemos decir que cada uno de estos elementos constituye una parada frente a un semforo en nuestro trnsito a lo largo del ciclo del proyecto. Si el semforo est en verde podremos continuar a la siguiente etapa, en caso contrario, nos seala que tenemos algo pendiente para continuar.
Identificacin
Definir el problema Estudiar las expectativas Establecer prioridades Explorar fuentes Idea
Formulacin o diseo
Analizar el problema Analizar alternativas Definir los componentes Aprobar el proyecto Proyecto prioritario
Ejecucin y seguimiento
Planificar la ejecucin Ejecutar las actividades Realizar el seguimiento Rendir cuentas
Culminacin o Cierre
Informe de cierre Cierre contable Lecciones aprendidas Entrega de bienes Proyecto ejecutado Impactos
Proyecto aprobado
Elaboracin propia
Vamos a describir con mayor detalle en qu consiste cada una de las etapas del ciclo de vida de los proyectos:
1.
Es la etapa en la que definimos la idea del proyecto a partir de problemas soc iales prioritarios de la loc alidad o c omunidad. All establec emos la relacin del problema con las necesidades sociales y con la calidad de vida
FUNDACIN
29
Qu es la gestin de proyectos
de la poblacin, su importancia para los participantes en el proyecto, su vnculo con las prioridades del plan o polticas de desarrollo municipal, as como las fuentes de recursos a las que potencialmente podemos acceder. Tomando en cuenta las perspectivas de los participantes, incluyendo a los benefic iarios, transformamos la idea en un perfil de proyecto para ser formulado con detalle y, posteriormente, ejecutado. En esta etapa desarrollamos los siguientes pasos princ ipales: Definimos la necesidad o el problema soc ial que da origen al proyecto. Estudiamos las expectativas de los partic ipantes (autoridades loc ales, func ionarios munic ipales, lderes c omunitarios, instituc iones patrocinantes, etc.). Establecemos su prioridad en el c ontexto del plan o poltic a de desarrollo municipal, tomando en cuenta la opinin de los participantes. Finalmente, exploramos posibles fuentes que pueden financ iar o servir de cooperantes para la implementacin del proyecto. Como resultado, en esta etapa definimos un perfil de proyec to prioritario que pasar a la etapa de formulacin o diseo.
2.
Formulacin o diseo
En esta etapa trabajamos en la definicin prec isa del proyecto que queremos realizar. Para ello desarrollamos una secuencia de pasos que nos van a permitir transformar la idea o el perfil en un proyec to fac tible. Los pasos princ ipales son los siguientes: Realizamos un estudio pormenorizado del problema social, identificando factores claves para su solucin. Analizamos las alternativas de solucin existentes en func in de los objetivos que perseguimos con el proyecto.
30
Qu es la gestin de proyectos
Formulamos el proyec to de ac uerdo c on la alternativa ms adecuada, tomando en cuenta la factibilidad tc nic a, ec onmic a y organizativa para llevarlo a cabo. Se aprueba el proyecto c omo resultado del proc eso de negoc iac in y ajuste que realizan las autoridades, los tcnicos y los representantes de las comunidades beneficiarias. En esta etapa hac emos un esfuerzo para lograr la definicin precisa de los objetivos, a partir de los cuales establecemos las metas, productos, y ac tividades e insumos demanda el proyec to. Adems, determinamos los posibles riesgos que pueden afec tar su xito y elaboramos los indicadores que nos permitirn verific ar el c umplimiento de sus objetivos. La formulac in o diseo del proyec to, es un proceso de aproximaciones sucesivas que nos permitir ir engranado sus distintos componentes, haciendo definiciones cada vez ms precisas, las cuales vamos revisando y ajustando hasta que se logra definir un proyecto factible que cuenta el respaldo de todos los participantes y con presupuesto aprobado para su inicio.
3.
Ejecucin y seguimiento
Definimos esta etapa c omo el c onjunto de procesos que nos permitirn ejecutar las actividades planificadas y lograr los resultados y objetivos previstos en el proyec to. Estos proc esos c omprenden la organizac in del equipo del proyecto, la asignacin de responsabilidades especficas, la aplicacin de recursos y la realizacin de distintas actividades y tareas que han sido concebidas en el marco del proyecto. Al mismo tiempo, realizamos las actividades de acompaamiento y seguimiento, que nos permiten conocer la situacin de avance del proyecto y efectuar las correcciones para mejorar su ejec uc in, logrando la mayor c orrespondenc ia posible c on los objetivos programados. En sntesis, durante la etapa de ejecucin del proyecto realizamos los siguientes pasos princ ipales: Planificamos la ejecucin del proyecto, definiendo los proc edimientos administrativos nec esarios para su manejo y selec c ionando las herramientas de apoyo que nos sern tiles, incluyendo los informes de avance y rendicin de cuentas.
FUNDACIN
31
Qu es la gestin de proyectos
Ejecutamos las actividades y tareas programadas de ac uerdo c on las responsabilidades definidas en el equipo del proyecto. Realizamos el seguimiento de la ejecucin e incorporamos los correctivos que sean pertinentes para asegurar la adecuada realizacin del proyecto. Rendimos cuentas sobre la implementac in del proyec to bajo nuestra responsabilidad ante los entes patrocinantes. Como resultado de esta fase obtendremos un proyecto ejecutado, c on los c orrec tivos y ajustes que arroj el proc eso de ac ompaamiento y seguimiento.
4.
En esta etapa presentamos la relacin de todas las actividades ejecutadas, de los bienes y servic ios produc idos y de los resultados que se han generado a raz de la realizacin del proyecto. Tambin verificamos el grado de cumplimiento de sus objetivos y determinamos cun exitoso ha sido. En el c ierre ordenamos toda la informacin sobre resultados que podemos verificar y atribuir al proyecto, la cual nos ser til cuando revisemos las lecciones aprendidas y evaluemos sus efectos e impactos. Durante esta fase efectuamos los siguientes pasos principales: Elaboramos el informe de c ierre del proyec to. Cerramos la contabilidad del proyec to, c on las espec ific ac iones de gastos efectuados, con sus respectivos soportes, tomando en cuenta los conceptos y montos programados. S istematizamos las lecciones aprendidas. Hacemos entrega de los bienes obtenidos c on el proyec to. Con la etapa de c ulminac in, finaliza el ciclo de vida del proyecto. De acuerdo con la naturaleza de la iniciativa realizada, ello puede suponer el inicio de una nueva fase, que dar continuidad al proceso de gestin de proyectos, con nuevas definiciones y alcances.
32
Qu es la gestin de proyectos
Elabora una agenda de trabajo: Tome un problema social que conozca de una localidad o una comunidad y elabore una agenda con la secuencia de pasos Idea clave que debe seguir para enfrentarlo, a travs de un proyecto que se propone realizar. Utilice como referencia las etapas del ciclo de vida del proyecto que hemos descrito.
Actividad
Importancia de la evaluacin
Tipos de evaluacin
FUNDACIN
33
Qu es la gestin de proyectos
ciones, sugerir correctivos en la implementac in y ajustes en el diseo, que aseguren la aplicacin adecuada de recursos, la obtencin de resultados esperados y, princ ipalmente, el c umplimiento de los objetivos del proyecto. Evaluacin despus del proyecto: tiene c omo propsito evaluar los efectos positivos y negativos obtenidos con el proyecto, as como otros impac tos soc iales, ambientales, poltic os e instituc ionales vinc ulados con su ejecucin, en funcin de los objetivos previstos y de los impactos esperados.
34
Qu es la gestin de proyectos
evaluaciones de corto y mediano plazo, tanto de sus efectos directos como de sus impactos en la calidad de vida de la comunidad o comunidades beneficiarias. No es el nic o tipo de evaluac in que realizamos, ya que, como hemos descrito, a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto estamos permanentemente realizando actividades de evaluacin.
Evaluando un proyecto
A partir de un proyecto que conozca o con el cual ha estado vinculado o vinculada, realice el siguiente ejercicio: Describa qu aspectos evaluara durante la etapa de diseo. Elabore unas preguntas guas para dicha evaluacin. Describa qu aspectos evaluara en la ejecucin. Elabore unas preguntas guas para dicha evaluacin. Imagine que el proyecto acaba de concluir. Qu cosas evaluara de forma inmediata y por qu? Qu cosas evaluara transcurrido cierto tiempo y por qu? Actividad
Estrategias de evaluacin
Autoevaluacin
Responda de manera individual a las siguientes interrogantes:
1. En qu consiste la gestin de proyectos de desarrollo? 2. Qu es un proyecto de desarrollo? 3. Cules son las caractersticas bsicas que distinguen a un proyecto de desarrollo? Seale 5 cinco de estas caractersticas.
FUNDACIN
35
Qu es la gestin de proyectos
4. Cules son las etapas del ciclo de vida del proyecto? Describa el propsito de cada etapa del ciclo de vida del proyecto y los principales pasos que realizamos en cada una de ellas. 5. Es la evaluacin un proceso continuo dentro del ciclo de vida del proyecto? Argumente su respuesta. 6. Cmo calificara su comprensin del tema? Tome en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto
Coevaluacin
Las personas que hayan participado en la lectura de esta unidad y en la elaboracin de las estrategias de aprendizaje se reunirn en grupo y darn respuesta c olec tiva a las siguientes interrogantes:
1. En qu consiste la gestin de proyectos de desarrollo? 2. Qu es un proyecto de desarrollo? 3. Cules son las caractersticas bsicas que distinguen a un proyecto de desarrollo? Sealen de 5 cinco de estas caractersticas. 4. Cules son las etapas del ciclo de vida del proyecto? Describan el propsito de cada etapa del ciclo de vida del proyecto y los principales pasos que realizamos en cada una de ellas. 5. Es la evaluacin un proceso continuo dentro del ciclo de vida del proyecto? Argumenten su respuesta.
36
Qu es la gestin de proyectos
Evalen el aprendizaje del grupo utilizando el siguiente procedimiento:
Cada participante califica el aprendizaje del grupo tomando en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto Presenten y discutan los valores asignados individualmente, y por consenso califiquen el aprendizaje del grupo.
FUNDACIN
37
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Proyectos de desarrollo local y comunitario Qu es la gestin de proyectos Los involucrados o participantes en la gestin de proyectos Los elementos del proyecto Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyectos
10
Objetivos
Al finalizar el estudio de esta unidad el lector o lectora: Comprender la importancia de los participantes en la gestin de los proyectos. Distinguir el papel de los participantes en cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto.
10
Para este punto tomamos c omo referenc ia el texto c ontenido en el PMBOK del Projec t Manager Institute referido a Projec t Stoc kholders, pp. 15-17
FUNDACIN
41
11
42
Posibles participantes
Funcionarios y tcnicos
Tcnicos especialistas de la unidad de proyectos del municipio. Funcionarios de la sala tcnica de los CLPP. Func ionarios de otras direc c iones del munic ipio. Colaboradores, espec ialistas y expertos de organizac iones cooperantes.
Ejecutores
Gerente del proyecto. Equipo del proyecto.
FUNDACIN
43
Formulacin
Sugieren alternativas de solucin.
Ejecucin
Participan en la implementacin de tareas
Culminacin
Evalan los beneficios del proyecto.
Autoridades y directivos
Procesan las propuestas de la comunidad Miembros y elaboran el de los CLPP mapa de necesidades.
Unidad de proyectos
Apoya las tareas de cierre. Sistematiza las lecciones aprendidas. Organiza la informacin para la evaluacin posterior
Sala Tcnica
44
Identificacin
Apoyan el establecimiento de las prioridades.
Formulacin
Asesoran la definicin de componentes del proyecto.
Ejecucin
Asesoran la ejecucin y seguimiento del proyecto.
Culminacin
Participan en la evaluacin posterior.
Gerencia el cierre del proyecto y su evaluacin posterior. Realiza las tareas de cierre y participa en la evaluacin posterior
Aprueban los desembolsos con base en rendiciones de cuenta. Son observadores de la ejecucin y el seguimiento. Suministran cotizaciones de bienes y servicios del proyecto.
Participan en la evaluacin posterior. Recomiendan acciones futuras. Son observadores de la evaluacin posterior. Aportan informacin sobre bienes y servicios ejecutados.
FUNDACIN
45
A quines involucramos:
Actividad Imagine que estamos en una comunidad que presenta serios problemas en el servicio elctrico y que usted es un lder vecinal: Descubrimos que hay frecuentes apagones, principalmente en horas de la noche, que se presentan casi todos los das. Los vecinos se quejan continuamente por el dao de artefactos elctricos. La empresa de servicio ha dejado de reponer equipos en el sector. Con frecuencia se producen accidentes elctricos por los papagayos que cruzan el tendido elctrico. Aumentan los atracos en la comunidad principalmente en las noches. Una comisin del CLPP se acerca a la comunidad para crear una mesa de electricidad y formular un proyecto: Elabore una lista de los posibles involucrados en el problema. Diferencie a los participantes provenientes de las instancias gubernamentales y a los participantes de la comunidad. Intente llenar la matriz que mostramos en la pgina anterior con estos participantes y especifique el papel que cada uno cumplira en las distintas etapas de gestin de un proyecto elctrico para la comunidad.
Estrategias de evaluacin
Autoevaluacin
De manera individual responda a las siguientes interrogantes:
1. Quines son los involucrados o participantes en la gestin de un proyecto? Elabore una lista de los principales
46
2. Por qu debemos tomar en cuenta a los involucrados o participantes en la gestin de un proyecto? 3. Qu papel tienen los participantes en la gestin de un proyecto? Describa el papel de cada uno de los participantes principales tomando en cuenta el ciclo de vida del proyecto. 4. Cmo calificara su comprensin del tema? Tome en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto
Coevaluacin
Las personas que hayan participado en la lectura de esta unidad y en la elaboracin de las estrategias de aprendizaje se reunirn en grupo y darn respuesta c olec tiva a las siguientes interrogantes:
1. Quines son los involucrados o participantes en la gestin de un proyecto? Elaboren una lista de los principales involucrados. 2. Por qu debemos tomar en cuenta a los involucrados o participantes en la gestin de un proyecto? 3. Qu papel tienen los participantes en la gestin de un proyecto? Describan el papel de cada uno de los participantes principales tomando en cuenta el ciclo de vida del proyecto.
FUNDACIN
47
48
Programa de fortalecimiento Fundacin Escuela de Gerencia Social tcnico de y CLPP Ministerio de PlanificacinlosDesarrollo
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Proyectos de desarrollo local y comunitario Qu es la gestin de proyectos Los involucrados o participantes en la gestin de proyectos Los elementos del proyecto Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyectos
Objetivos
Al finalizar el estudio de esta unidad el lector o lectora: Distinguir los elementos que integran un proyecto de desarrollo. Comprender la Matriz de Planificacin de Proyectos como una herramienta til para definir los elementos de un proyecto de desarrollo.
FUNDACIN
51
Objetivos:
S los logros, transformac iones esperadas en la c alidad de vida on de los beneficiarios, que se espera obtener como consecuencia del proyecto, a partir del problema o necesidad social. Distinguimos los siguientes tipos de objetivos:
Adaptados de: El Enfoque del Marc o Lgic o. IUDC UCM CEDEAL. Espaa, 1993. PP 50-61. En el Enfoque del Marc o Lgic o se utiliza un solo objetivo espec fic o para fac ilitar la direc c in del proyec to y aumentar la m otiva c in.
52
Actividades:
S los princ ipales procesos que se deben realizar para obtener c ada on uno de los resultados esperados del proyecto. En el proyecto, se definen varias actividades principales necesarias (de 5 a 7) para obtener cada uno de los componentes del proyecto. Ellas deben tener coherencia entre s y una secuencia de ejecucin en el tiempo.
Insumos:
S todos los recursos que vamos a utilizar en el proyec to (presupuesto, on personal, materiales e instalac iones de equipos), nec esarios para realizar las actividades.
Factores Externos:
Son situaciones, acontecimientos o decisiones que escapan de manera total o mayoritaria al control directo del proyecto, pero que deben existir si se quiere que ste se complete a tiempo y con xito. Su identificacin es importante si queremos estimar los riesgos del proyecto, evitar acontecimientos que puedan afectar su desenvolvimiento futuro, delimitar su rea y lmites de responsabilidad e indicar los factores de los que se necesita mayor informacin.
FUNDACIN
53
Factores externos
Fuentes de informacin disponibles y confiables para verificar el grado de cumplimiento del objetivo global.
Medios de verific ac in
Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para sostener los objetivos a largo plazo
Objetivo del proyecto: efecto que se espera lograr en la poblacin beneficiaria, como resultado directamente atribuible al proyecto.
Medidas (directas o indirectas) para constatar hasta qu grado se ha cumplido el objetivo especfico, en cantidad, calidad y tiempo.
Fuentes de informacin disponibles y confiables para verificar el grado de cumplimiento del objetivo especfico.
Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control del proyecto, que deben darse para lograr el objetivo global.
54
Factores externos
Fuentes de informacin, disponibles y confiables para constatar el cumplimiento de los resultados.
Medios de verific ac in
Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gerencia del proyecto, necesarias para lograr el objetivo especfico.
Actividades del proyecto: principales procesos que el proyecto debe emprender a fin de producir cada uno de los componentes.
Insumos: Materiales, equipos, recursos humanos y presupuesto, necesarios para llevar a cabo las actividades.
Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gerencia del proyecto, necesarias para producir los resultados
S hac emos lec tura de la primera columna de la MPP observamos la i , relacin de jerarqua existente entre los elementos que integran el proyecto. Bajo esta perspectiva (lgica vertical), cada elemento de un nivel inferior es nec esario para materializar un elemento del nivel inmediato superior (el objetivo del proyec to c ontribuye al logro del objetivo global, los resultados o componentes son necesarios para cumplir el objetivo del proyecto, las actividades son necesarias para obtener cada componente). Esta lectura inicial la complementamos con una lectura por filas (lgic a horizontal), que nos muestra las metas que se deben c umplir y los factores externos que se deben presentar, para poder subir de un nivel al siguiente. En el siguiente grfico la podemos visualizar la lgica vertical y horizontal que relac iona a los elementos del proyec to 14:
14
T ado de: El Enfoque del Marc o Lgic o. Op. Cit. Pg. 17. om
FUNDACIN
55
Actividades
Insumos
Ya que no sabemos, con absoluta certidumbre, si lo previsto en el proyecto se c umplir en la realidad, la descripcin de elementos que hac emos en la MPP se considera una secuencia de hiptesis de desarrollo a ser comprobadas en los hechos. En otras palabras, suponemos que15: S los insumos estn disponibles y se c umplen los fac tores externos, i entonces se realizarn las actividades del proyecto. S las ac tividades se ejec utan y se c umplen los fac tores externos c orresi pondientes, entonces se producirn los resultados esperados. S los resultados esperados se produc en y se c umplen los fac tores i externos correspondientes, se lograr el objetivo del proyecto. S se logra el objetivo del proyec to y se c umplen los fac tores externos i c orrespondientes, se c ontribuir signific ativamente al c umplimiento del objetivo global, en el largo plazo. S se c umplen los fac tores externos c orrespondientes al objetivo global, i los objetivos del proyec to son sostenibles en el tiempo.
15
56
Estrategias de evaluacin
Autoevaluacin
Responda de manera individual a las siguientes interrogantes:
1. Cules son los elementos que integran a un proyecto de desarrollo? Enncielos tomando en cuenta estas 3 dimensiones:
- Los objetivos del proyecto. - El proyecto propiamente dicho. - El contexto del proyecto.
FUNDACIN
57
2. Qu distingue al objetivo general del objetivo especfico de un proyecto? Argumente su respuesta y utilizce un ejemplo para establecer esta diferencia. 3. Qu distingue a un componente o producto de una actividad? Argumenta su respuesta y utilice un ejemplo para establecer esta diferencia. 4. Qu son los factores externos de un proyecto y por qu son importantes? 5. Qu son los indicadores verificables y cul es su importancia? 6. Qu es la Matriz de Planificacin del Proyecto (MPP) y cul es su utilidad? 7. Cules son las hiptesis bsicas que dan sustento al diseo de la MPP? Descrbalos siguiendo la lgica vertical y horizontal de la MPP. 8. Cmo calificara su comprensin del tema? Tome en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto
Coevaluacin
Las personas que hayan participado en la lectura de esta unidad y en la elaboracin de las estrategias de aprendizaje se reunirn en grupo y darn respuesta c olec tiva a las siguientes interrogantes:
1. Cules son los elementos que integran a un proyecto de desarrollo? Enncienlos tomando en cuenta estas 3 dimensiones: - Los objetivos del proyecto. - El proyecto propiamente dicho. - El contexto del proyecto. 2. Qu distingue al objetivo general del objetivo especfico de un proyecto? Argumenten su respuesta y utilicen un ejemplo para establecer esta diferencia.
58
3. Qu distingue a un componente o producto de una actividad? Argumenten su respuesta y utilicen un ejemplo para establecer esta diferencia. 4. Qu son los factores externos de un proyecto y por qu son importantes? 5. Qu son los indicadores verificables y cul es su importancia? 6. Qu es la matriz de planificacin del proyecto (MPP) y cul es su utilidad? 7. Cules son las hiptesis bsicas que dan sustento al diseo de la MPP? Descrbanlas siguiendo la lgica vertical y horizontal de la MPP.
FUNDACIN
59
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Proyectos de desarrollo local y comunitario Qu es la gestin de proyectos Los involucrados o participantes en la gestin de proyectos Los elementos del proyecto Desarrollo de las etapas del proceso de gestin de proyectos
16
Objetivos
Al finalizar el estudio de esta unidad el lector o lectora: Reconocer los pasos bsicos para realizar las etapas del ciclo de vida del proyecto. Distinguir herramientas y proc edimientos espec fic os para identificar y disear un proyecto. Comprender los proc esos princ ipales vinc ulados a la ejec uc in y culminacin de un proyecto.
16
La sec uenc ia de pasos de c ada etapa y los instrum entossugeridos rec ogen parte de la experienc ia del autor en la rea lizac in de eventos de c apac itac in de proyec tos de d esarrollo
FUNDACIN
63
5.1.
1. 2. 3. 4.
Identificar la necesidad o problema. Establec er la prioridad del proyec to. Elaborar perfil del proyec to. Explorar fuentes de financiamiento.
Insumos para la etapa: c omo princ ipales insumos para esta etapa, tenemos las necesidades o problemas detectados y expresados por los partic ipantes (autoridades, direc tivos, lderes y organizac iones c omunitarias) y los lineamientos del plan y polticas de desarrollo municipal. Resultados esperados: c omo princ ipal resultado obtendremos un perfil de proyecto prioritario para incorporado a la etapa de formulacin o diseo. A continuacin explicaremos la secuencia de pasos correspondientes a la etapa de identificacin:
64
a.
Las prioridades se obtienen de los documentos del Plan de Desarrollo Municipal o de las poltic as loc ales. Esta informac in puede ser sintetizada por la unidad de proyectos de la alcalda y ser suministrada a distintas instancias y participantes para su socializacin.
FUNDACIN
65
S iempre es rec omendable acompaar la identificacin del problema, con un diagnstico de la situacin en el sitio, a travs del levantamiento de informacin, hac iendo uso de distintos instrumentos y medios: (registro fotogrfico, encuestas a usuarios, entrevistas a voceros calificados, inventario y medidas fsicas, etc.). Estos diagnsticos pueden ir acompaados con informacin proveniente de fuentes secundarias que complementen la visin de la problemtica que abordar el proyecto. Los instrumentos referidos son tiles siempre que nos permitan c onstatar y sustentar la existenc ia del problema y sus c arac terstic as ms resaltantes a travs de fuentes confiables.
c.
La falta de conocimiento y manejo adecuado de las expectativas de los participantes y, especialmente, de las personas afectadas, es causa comn de problemas en la implementac in de proyec tos. Conocerlas es fundamental para que ellas reflejen las nec esidades de los benefic iarios y de otros grupos de inters, y no solamente las necesidades internas de la Alcalda. Antes de iniciar un proyecto es importante que conozcamos los intereses y expectativas de distintos participantes, independientemente de quien asuma la iniciativa de realizar el proyecto. Existen distintos mecanismos para identificar las expectativas de los participantes. Uno de ellos son los talleres que se realizan c on la partic ipacin de los involucrados, para determinar sus perspectivas en torno a problemas, intereses, reas de conflicto, etc. En caso de no contar con la presencia de algunos involucrados clave, podemos ensayar la simulacin de roles para aproximarnos a los puntos de vista de estos actores. En este anlisis siempre se privilegia la ptic a de los destinatarios del proyec to, para concertar los problemas o necesidades ms relevantes y estudiar las posibles dific ultades u oportunidades existentes para intervenir en ellas, tomando en cuenta la posicin del conjunto de actores involucrados. El instrumento utilizado para este ejercicio es la matriz de anlisis de los involucrados, la cual se confecciona partiendo de una lista de todas las
66
Rec ursos y Conflic tos o alianzas Problemas Intereses mandatos potenciales percibidos
5.1.2.
La prioridad del problema surge de la apreciacin que tienen los participantes sobre una situacin que ellos c onsideran insatisfac toria o inac eptable. Esta aprec iac in, a su vez, emerge al confrontar los problemas con una serie de criterios que los partic ipantes c onsideran vlidos para incidir positivamente en la solucin. La valoracin de los problemas comprende:
a.
FUNDACIN
67
b.
Ante la existenc ia de distintos problemas soc iales y de rec ursos limitados para enfrentarlos, los participantes pueden verse en la necesidad de seleccionar aqullos que tienen mayor prioridad. P ara ello se puede hac er uso de una matriz de valoracin, que nos permite establec er la importanc ia de los problemas, a partir de los c riterios ac ordados entre los participantes, como mostramos a continuacin: CRITERIOS DE VAL ORACIN
Priorida d Trascendencia Costo de para el plan del problema postergarlo municipal Gua rda Eficacia Sumatoria Priorida d Existen posibilidades de una respuesta eficaz?
68
c.
A partir del problema soc ial prioritario, realizamos una primera aproximac in a la posible soluc in, la c ual servir de orientac in para el diseo del proyec to. La secuencia de interrogantes que mostramos a c ontinuac in puede ser utilizada como guin para elaborar el perfil del proyec to, en reuniones de trabajo con algunos actores involucrados:
17
La prioridad de los problem as se puede establec er hac iendo uso de otras herram ientas tales c om o: tc nic a del grupo nom inal, m todo delphi resum ido, m atric es de c ruc e de problem a, etc .
FUNDACIN
69
Identificamos potenciales instituciones patrocinantes, pblic as o privadas, nac ionales, regionales o loc ales. En este sentido, es importante identificar las lneas de apoyo y los requisitos exigidos por estas instituc iones, para determinar la posibilidad concreta de presentar el proyecto ante determinadas instancias.
Preguntas de verificacin
Las interrogantes que mostramos a c ontinuac in pueden servirnos de gua para verificar en qu grado hemos cubierto los elementos bsicos de esta etapa.
Identificacin del Proyecto: preguntas claves Proyecto: Preguntas Claves Identificacin
IDENTIFICACIN
Cul es el problema o necesidad que se atender con el proyecto? Se corresponde con las prioridades del Plan, Programa o Poltica Municipal?
Idea
Responde a expectativas y necesidades de los destinatarios? Existen condiciones legales, organizativas y tcnicas para llevarlo a cabo? Existen organismos con inters en financiarlo?
Perfil de Proyecto
Actividad
70
3. Elabore de manera individual o colectiva una lista de problemas reales de las comunidades seleccionadas, dentro de las competencias escogidas (de 5 a 8 problemas). Recapitule lo descrito en este punto para una apropiada formulacin de los problemas. 4. Valora los problemas tomando en cuenta los siguientes criterios: Prioridad dentro del plan o polticas del municipio. Trascendencia del problema. Costo de postergar su solucin. Posibilidad de dar una respuesta eficaz. Si tiene dudas sobre estos criterios consulte lo descrito en este punto. 5. Seleccione el problema que tenga mayor prioridad para definir un proyecto potencial. Para ello tome en cuenta lo siguiente: Quines participan o estn involucrados con el problema prioritario? Qu competencias y recursos manejan estos involucrados? Qu apoyos o posibles conflictos pueden darse entre los involucrados? 6. Elabore una aproximacin al perfil de un proyecto, dando respuesta a las interrogantes presentadas en este punto. 7. Responda las preguntas de verificacin que sealamos en este punto y constata si su propuesta rene las condiciones all indicadas.
FUNDACIN
71
Analizar el problema
Analizamos e identific amos los factores explicativos del problema. Identific amos los factores clave para su soluc in. Identificamos los factores clave que estn dentro del alcance del proyecto.
72
5.2.1.
Analizar el problema
Comprende describir el problema, identific ar sus causas y consecuencias y seleccionar los factores clave. El resultado de este paso condiciona de manera muy clara el resto del proceso, por lo cual debe prestarse mucha atencin al anlisis.
a.
Describir el problema
Los partic ipantes en el anlisis del problema establecen sus caractersticas ms resaltantes e identifican evidencias que respalden su existenc ia y trascendencia, a travs de un conjunto de indicadores que llamamos descriptores. A c ontinuac in mostramos un ejemplo:
FUNDACIN
73
Los desc riptores del problema nos permiten precisarlo y verificar su importancia basndonos en fuentes de informac in reales y c onfiables. S tambin un insumo para elaborar la lnea base del proyecto on y elaborar las metas, proporc ionndonos informac in c lave para efec tuar el seguimiento y evaluacin del proyecto.
b.
Consiste en identificar las causas que producen el problema y establecer las relaciones existentes entre ellas. Igualmente, c omprende identific ar sus principales consecuencias. Para ello, podemos hacer uso de la herramienta rbol de problemas, empleada en el Enfoque del Marco Lgico, utilizando el siguiente proc edimiento: En dos hojas de rotafolios unidas con cinta pegante elaboramos un dibujo de un rbol, con un tronco grueso, sus ramas y races y lo colocamos a vista de los participantes. Registramos el problema que hemos enunciado en una tarjeta grande, y lo llamamos problema focal, colocndolo en el centro del dibujo, a la altura del tronco a vista de los participantes.
74
Efectos
Problema Problema focal Focal
Causas
FUNDACIN
75
Una vez agotado el paso anterior, seleccionamos los factores clave para solucionar el problema. La determinacin de factores clave es vital, por cuanto a partir de ellos se comienzan a configurar las posibles alternativas del proyecto. Los involucrados en el proyecto podrn identificarlos haciendo lectura de las causas del rbol de problemas, dando respuesta a las siguientes interrogantes: S ac tuamos sobre el fac tor se operarn c ambios signific ativos i en el problema? Se puede actuar sobre el factor directa o indirectamente? Si en ambos casos, la respuesta es afirmativa se estar ante un potencial factor clave. Se debe distinguir entre factores clave que estn bajo control del proyecto y aqullos que escapan de sus posibilidades de actuacin directa. Estos ltimos sern tomados en cuenta para definir los factores externos. Para elaborar el anlisis del problema podemos hacer uso de una gran variedad de herramientas, recomendamos la lluvia de ideas dirigida, basndonos en preguntas generadoras.
76
Realicen los siguientes pasos: Describan el problema. Para ello utilicen la matriz de trabajo presentada en el punto a.1. Elaboren el rbol de problemas siguiendo el procedimiento presentado en el punto a.2. Identifiquen los factores clave para solucionar el problema siguiendo las recomendaciones presentadas en el punto a.3. Reflexione con el grupo las bondades, limitaciones y aplicabilidad de las tcnicas sugeridas.
5.2.2.
En este paso identificamos alternativas de solucin del problema basndonos en su anlisis y seleccionamos aqulla que sea ms pertinente y viable para la soluc in. P ara ello utilizamos la siguiente sec uenc ia:
a.
Una vez analizado el problema e identificados los factores clave procedemos a establecer la poblacin beneficiaria. Distinguimos entre aquellos que sern beneficiarios directos y aquellos que estn vinculados con este grupo de poblacin, pero que se beneficiarn de manera indirecta del proyec to. P ara establec er los benefic iarios del proyec to, partimos de la categora de poblacin ms amplia que los envuelve, que generalmente nos remite a una jurisdiccin determinada (municipio, parroquia o comunidad), que denominamos poblacin de referencia. Dentro de ella tenemos a los beneficiarios, que podemos calificar en dos grupos. El primer grupo c omprende a las personas que sern beneficiados del proyecto, an cuando no sean escogidos como su poblacin objetivo. Por ejemplo, los docentes de los centros educativos que participan dentro un proyecto de atencin a nios y nias con necesidades especiales, los cuales recibirn capacitacin y otros apoyos, pueden ser considerados como beneficia rios indirectos.
Beneficiarios indirectos
Tipos de beneficiarios
FUNDACIN
77
Beneficiarios directos
b.
Para analizar los objetivos del proyecto, hacemos uso de la herramienta rbol de objetivos del Enfoque del Marco Lgico, a partir del anlisis del problema, utilizando el siguiente proc edimiento: Elaboramos un dibujo de un rbol en dos hojas de rotafolios unidas con cinta pegante, con un tranco grueso, sus ramas y races, y lo colocamos a vista de los participantes.
78
Fines
Objetivo Objetivo central Central
Medios
FUNDACIN
79
A partir del rbol de objetivos y tomando en c uenta a los beneficiarios del proyecto y los factores clave, identificamos las posibles alternativas, que son distintas opc iones de ramas medios fines del rbol de problemas, trazando lmites alrededor de ellas. Podemos identificar cada alternativa con un nmero o una denominacin especfica, por ejemplo, alternativa a, alternativa b, alternativa c, etc. Teniendo presente el anlisis de los participantes, realizado en la etapa anterior, se discuten las opciones a la luz de los grupos de inters que sern afectados por stas y los apoyos que se pueden obtener. En el siguiente grfic o, representamos esquemtic amente la definic in de las alternativas a partir del rbol de objetivos:
Alternativa 1
Alternativa 2
80
d.
Una vez identificadas las alternativas, tomando en cuenta a los beneficiarios del proyecto y el anlisis de los participantes, las valoramos apoyndonos en un conjunto de criterios que facilitarn la discusin y los acuerdos entre los participantes. Cuadro de valoracin de alternativas
Alternativas Criterios de valoracin Alternativa 1 Benefic ios para los grupos prioritarios Posibilidad de alcanzar los objetivos Rec ursos financ ieros disponibles para llevarla a cabo Recursos humanos y tc nic os requeridos Tiempo disponible para su ejec uc in Correspondencia c on las prioridades del plan Alternativa 2 Alternativa N
FUNDACIN
81
Actividad
82
Una vez escogida la alternativa del proyec to se extraen del rbol de objetivo, los principales elementos que lo integrarn. Hac iendo una lectura de la alternativa seleccionada, desde arriba hacia abajo, decidimos c ual ser el objetivo global y el objetivo del proyecto y a partir de all, el resto de los elementos.
a.
Formulamos el objetivo global y el objetivo del proyecto, dentro de la alternativa seleccionada, recordando que el primero describe anticipadamente una transformacin de la situacin a largo plazo, a la que contribuir el proyecto, mientras que el segundo describe el efecto inmediato que queremos generar en los beneficiarios, como consecuencia directa de su ejec uc in. Los objetivos del proyecto deben ser: Mensurables: les debemos fijar metas o medidas que permitan verific ar su cumplimiento. Realistas: deben formularse tomando en cuenta las capacidades y recursos existentes o potenc iales en manos de los partic ipantes y patrocinantes. Precisos: deben hac er referencia explicita a una condicin o caracterstica. Debe evitarse formular objetivos c on diversos propsitos o c on mltiples relac iones medios fines. Trascendentes: deben expresar planteamientos que recojan sensiblemente las aspiraciones de transformacin de los participantes. Al enunc iar los objetivos del proyec to seguimos los siguientes pasos: Expresamos el efecto que se desea lograr sobre la poblacin objetivo, preguntndonos: cmo se transformar la situacin inicial luego del proyecto? Para ello tomamos en cuenta los descriptores del problema . Indicamos la poblacin a la c ual se benefic iar.
FUNDACIN
83
b.
Los resultados esperados o c omponentes comprenden los diferentes bienes o servicios que producir el proyecto, tomando en cuenta sus efectos sobre la poblacin beneficiaria del proyecto (directa e indirecta). Se definen tantos componentes como sean necesarios y estn a nuestro alcance para cumplir el objetivo del proyecto. Aquellos factores clave que estn fuera de la alternativa escogida o sobre los cuales no podemos actuar los c onsideraremos para definir los Fac tores Externos. Los c omponentes deben definirse de manera concreta y verificable como medios factibles que pueden ser garantizados por el proyecto. Deben asocirseles metas, de acuerdo con la poblacin beneficiaria directa e indirecta, en funcin del cumplimiento de los objetivos. El c umplimiento del objetivo del proyec to es consecuencia de la combinacin de distintos componentes; por lo tanto, un c omponente aislado resultar insufic iente. Corresponde a los partic ipantes definir los distintos componentes que estarn bajo el alcance del proyecto y que permitan alcanzar su objetivo.
c.
Componentes y actividades
Para cada uno de los componentes del proyec to definimos las actividades principales necesarias. No es nec esario desagregarlas en detalle, sino ms bien indicar 5 a 7 actividades bsicas por cada componente, que hagan explcita la estrategia de ejecucin del proyecto. P osteriormente, las desagregaremos en tareas para realizar el estimado de los insumos requeridos (personal, materiales, instalac iones y equipos) y de los costos de cada actividad.
84
De acuerdo con las actividades establecemos los insumos requeridos para llevarlas a cabo. En especial, se requiere determinar los costos, el personal, las instalaciones y los equipos o materiales necesarios. En funcin de los costos de los insumos elaboraremos el presupuesto del proyecto, en el que especificaremos las fuentes de los recursos (internas o externas). En el siguiente grfic o podemos visualizar la relac in entre insumos, ac tividades, resultados y objetivos:
Componente 1
Componente 2
Componente 3
Actividad 1.1
Actividad 2.1
Actividad 3.1
Actividad 1.2
Actividad 2.2
Actividad 3.2
Actividad 1.n
Actividad 2.n
Actividad 3.n
Actividad
Insumo Insumo Insumo Costos Costos Costos
e.
Factores externos
Recordemos que los factores externos son condiciones que deben presentarse si queremos que el proyecto tenga xito, pero que escapan de nuestro control directo.
FUNDACIN
85
f.
A travs de los indicadores podemos medir el grado de cumplimiento de los objetivos en diferentes momentos del proyec to. Estas mediciones pueden ser: Cuantitativas, por ejemplo, nmero de aulas rehabilitadas. Cualitativas, por ejemplo, destrezas en lec tura y esc ritura desarrolladas. De comportamiento, por ejemplo, mayor uso de las instalac iones de biblioteca.
86
FUNDACIN
87
5.2.4.
Una vez que hemos definido los elementos del proyecto, los plasmamos en la matriz de planificacin que mostramos en el punto siguiente. Este diseo deber contar con el respaldo de las autoridades, directivos, representantes comunitarios y de la institucin patrocinante, para luego elaborar la planificacin operativa del proyecto.
5.2.5.
En la planific ac in operativa desagregamos las actividades en tareas, indicamos la persona responsable de su ejec uc in dentro del equipo del proyecto, elaboramos el calendario para la ejecucin de actividades y tareas segn la sec uenc ia de resultados esperados y sealamos el presupuesto requerido por las actividades y tareas detallando su origen: interno cuando proviene de recursos ordinarios y externo cuando proviene de los aportes que efectuar la institucin patrocinante. Para la planificacin operativa del proyecto podemos hacer uso de la matriz que ilustramos a continuacin:
88
Identificacin: Fecha:
Presupuesto Interno Externo Total
Productos y actividades
Cantidad
Responsable
Producto 1 Actividad 1.1. Tarea 1.1.1 Tarea 1.1.2. Actividad 1.2. Tarea 1.2.1. Tarea 1.2.2. Actividad 1.3. ( )
Este instrumento tiene gran utilidad en la etapa de ejecucin ya que especifica el plan de trabajo del proyecto.
5.2.6.
La estimacin de costo de las actividades del proyecto y la elaboracin del presupuesto exige un trabajo adic ional que pasa por determinar los insumos que requiere c ada ac tividad por separado, espec ific ando sus cantidades, precios unitarios y costo total. A c ontinuac in mostramos una herramienta til para realizar estas estimaciones.
FUNDACIN
89
T otal general de la actividad P ara elaborar el presupuesto consolidamos la informacin de costos desagregada por ac tividad y establecemos las partidas de gastos a las que se destinarn los recursos del proyecto, tomando en cuenta la fuente de estos recursos. Es importante tener presente que determinados gastos slo pueden ser imputados a fuentes especficas. As, por ejemplo, gastos c orrientes c omo el pago de sueldos y salarios, pago de telfono o de electricidad, no pueden ser imputados a fuentes externas y por lo tanto deben ser c onsideradas dentro del presupuesto ordinario; mientras que gastos que involucren la adquisic in de equipos, la c ompra de materiales o la c ontratac in de servicios profesionales enmarcados dentro del proyecto pueden imputarse a las fuentes externas dentro de los acuerdos que se establezcan con las instituc iones patroc inantes. Las estimaciones de costos detallados por actividad y la elaboracin del presupuesto pueden implic ar c orrec c iones en las estimac iones que reflejamos en la matriz de planificacin operativa. Una vez que c onoc emos el c osto de c ada ac tividad y hemos elaborado el presupuesto del proyec to, pasamos a estructurar el cronograma de desembolsos que espec ific a cmo se aplicarn los recursos financieros del proyecto durante el tiempo de ejec uc in, princ ipalmente aquellos provenientes de fuentes externas. Para ello hacemos uso de un instrumento como el que mostramos a continuacin:
Cronograma de desembolsos
90
P aso siguiente: determinamos cmo se efectuarn los desembolsos de los recursos provenientes de aportes externos. Ello depender de las condiciones y acuerdos que se establezcan con la institucin patrocinante. En un cuadro como el que mostramos a continuacin podemos expresar la manera c omo se realizarn los desembolsos, espec ific ando los periodos en los que se materializarn los aportes provenientes de la instituc in patrocinante.
Cuadro general de desembolsos del proyecto
Desembolso
Periodo
Monto
Porcentaje
Esta informacin ser de gran utilidad para definir el proceso de rendicin de cuentas para el manejo de los aportes de la agencia patrocinante. Las herramientas correspondientes a la planificacin operativa del proyecto y a la formulacin de su presupuesto generalmente son utilizadas por equipos tc nic os que sirven de soporte a otros partic ipantes.
FUNDACIN
91
5.2.7.
Una vez que hemos cubierto todos los pasos de la formulacin, el proyecto deber ser enviado a la consideracin y aprobacin de las autoridades locales, miembros del CLPP y representantes de la institucin patrocinante. Esta dec isin puede ameritar negociaciones entre las partes para acordar detalles adicionales del proyecto o para realizar ajustes a la propuesta.
Preguntas de verificacin
Las interrogantes que mostramos a c ontinuac in pueden servirnos de gua para verificar en qu grado hemos cubierto los elementos bsicos de esta etapa:
92
Formulacin del Proyecto: Preguntas Claves Formulacin del proyecto: preguntas clave
DISEO/ FORMULACIN
Los Objetivos suponen una transformacin positiva de la situacin analizada? Son realistas, verificables y trascendentes?
Perfil de Proyecto
Los Componentes conducen al alcance de los Objetivos? Es factible la ejecucin de los Componentes y Actividades previstos? Se han estimado los costos y riesgos del proyecto? Cuenta con financiamiento? Cuenta con el aval de las autoridades?
Proyecto aprobado
5.3.
Esta etapa c omprende la realizac in de un conjunto de procesos necesarios para realizar las acciones, que fac ilitarn la obtenc in de los resultados y objetivos del proyec to. Destac amos los siguientes proc esos princ ipales: 1. 2. 3. 4. Elaborar el plan de implementacin del proyecto. Ejecutar las actividades del proyecto. Realizar el seguimiento. Rendir cuentas.
Como observamos existe una interrelac in entre los proc esos que hemos mencionado, dado que la realizacin de las acciones del proyecto debe ir acompaada de su seguimiento, para asegurar que ellas se cumplan dentro del presupuesto aprobado y en los tiempos previstos. Al mismo tiempo el seguimiento nos aportar informac in valiosa para verific ar si estamos c umpliendo los resultados y objetivos del proyec to.
FUNDACIN
93
5.3.1.
Antes de iniciar la ejecucin de las acciones del proyecto, elaboramos un plan de implementacin que comprende tres aspectos bsicos: Elaborar el plan de trabajo detallado. Constituir el equipo del proyecto. Establec er los proc edimientos administrativos para la ejec uc in. P ara formular el plan de trabajo detallado, tomamos el plan de operaciones del proyecto, el plan de desembolsos y el presupuesto, y elaboramos una agenda precisa y actualizada para ejecutar las actividades. Esto puede suponer la realizacin de ajustes o especificaciones sobre ciertos puntos que no fueron suficientemente aclarados en la etapa de diseo. Paralelamente, se constituye el equipo del proyecto, c uyos integrantes pueden provenir de la organizacin comunitaria interesada, de la Alcalda o pueden ser contratados para asumir responsabilidades especficas. El equipo de proyecto tiene un papel primordialmente de direccin, efectuando tareas que comprenden la definicin de procedimientos, la
94
5.3.2.
De acuerdo con el plan de trabajo detallado del proyecto y segn las responsabilidades de direccin de los integrantes del equipo del proyecto, damos inic io a la implementac in de las acciones del proyecto, lo cual comprende: Ejecutar el plan de trabajo. Ejec utar los desembolsos. Relacionar las actividades realizadas y los productos obtenidos. Elaborar informes de avance. Podemos afirmar que no existe una receta a seguir para ejecutar las actividades del proyecto, ya que ellas dependen de sus especificidades y del equipo que lo gerencia. Sin embargo, existen algunos principios bsicos que es prudente tomar en cuenta, tales como: una adecuada delegacin de responsabilidades y tareas dentro del proyec to; una comunicacin regular y eficaz entre los integrantes del equipo, c on los benefic iarios y otros partic ipantes; una orientacin del trabajo hacia el logro de resultados; un manejo transparente de los fondos del proyecto; una actitud abierta al dilogo y al aprendizaje por parte del gerente y del personal del proyec to, que reconozca las necesidades de ajustes oportunos para la consecucin de objetivos; el respaldo de todas las acciones emprendidas y su registro
Insumos para la ejecucin del proyecto
FUNDACIN
95
5.3.3.
El seguimiento es el proc edimiento mediante el c ual verificamos la eficiencia y eficacia de la ejec uc in del proyec to a travs de la identific acin de logros y debilidades y, en consecuencia, recomendamos medidas c orrec tivas para optimizar los resultados esperados del proyec to 18. Un seguimiento eficaz permite al ejecutor y al patrocinante actuar antes de que los problemas se compliquen demasiado, para resolverlos de manera efectiva. Este proc eso c omprende los siguientes pasos: Actualizar la informacin sobre el avance del proyec to basndonos en la produccin de informes de avance, de acuerdo con el procedimiento de seguimiento definido al inicio de la implementacin. Ejecutar el plan de seguimiento aplic ando los instrumentos definidos para esta tarea: informes de avance, frecuencia de entrega y destinatarios de los informes y reuniones de seguimiento. Dentro de estas ltimas podemos establec er reuniones peridic as de evaluac in del equipo del proyecto, reuniones con los directivos para estudiar el avance del proyecto, reuniones con los beneficiarios y reuniones de trabajo
18
BID. Evaluac in: Una herram ienta de gestin para m ejorar el desem peo de los proyec tos. Marzo, 1997. pg. 25.
96
2.
3.
FUNDACIN
97
98
Preguntas de verificacin
Las interrogantes que mostramos a c ontinuac in pueden servirnos de gua para verificar en qu grado hemos cubierto los elementos bsicos de esta etapa.
EJECUCIN
Se han cumplido las actividades en el tiempo estimado? Se han aplicado los recursos programados?
Proyecto aprobado
Se han obtenido los bienes o servicios previstos? Los productos se han obtenido con eficacia, eficiencia y calidad? Se han generado los beneficios esperados en la poblacin objetivo? La gerencia ha respondido a las exigencias del proyecto? Se han registrado las lecciones aprendidas de la experiencia?
Proyecto ejecutado
FUNDACIN
99
Durante la etapa de c ierre nos concentramos en relacionar las actividades, resultados y gastos efec tuados durante la ejec uc in y organizamos toda la informac in que servir de insumo para determinar la eficacia y eficiencia del proyecto, el grado de cumplimiento de los objetivos y sistematizar las lecciones de la experiencia. La etapa de cierre comprende: 1. 2. 3. 4. Elaborar el informe de c ierre del proyec to Elaborar el c ierre c ontable y administrativo del proyec to. Realizar la auditoria administrativa. Entregar los bienes y servic ios produc idos c on el proyec to.
Como insumos para esta etapa tenemos los informes de ejecucin y seguimiento del proyec to, los informes de rendicin de cuentas, las evaluaciones efec tuadas en sitio o por parte de los direc tivos y de la instituc in patroc inante y los resultados obtenidos (bienes, servic ios y otras prestac iones), junto c on toda la documentacin de diseo. Como resultado de esta etapa produciremos un informe de terminacin del proyec to, el cierre contable y administrativo, y se efec tuar la entrega de los bienes y servicios generados c omo c onsec uenc ia de su ejec uc in.
5.4.1.
El Informe de c ierre o terminac in cumple dos funciones principales: es al mismo tiempo el ltimo eslabn del seguimiento y el primer eslabn de la evaluacin posterior. Es preparado por la gerenc ia del proyec to, dentro de los tres meses siguientes a la fecha de desembolso final. El informe de terminacin puede contener la siguiente informacin: Resumen del proyecto ejec utado: identific ac in del proyec to, desc ripc in general, princ ipales resultados obtenidos, experienc ia adquirida, lecciones aprendidas y resumen de recomendaciones.
100
FUNDACIN
101
5.4.2.
Al c ulminar el proyec to se realiza el cierre de todos los procesos administrativos vinc ulados c on su ejec uc in, tales c omo el cierre de contratos personales y de servicios, la terminacin de procesos de inspeccin de obras, pago y c ierre de c uentas c on c argo al proyec to (alquileres, arrendamientos, etc.), entrega de bienes y servicios adquiridos, pago de impuestos, entre otros aspec tos. Con relacin al equipo del proyec to, la gerenc ia debe estudiar la conveniencia de mantener total o parcialmente a sus integrantes, tomando en cuenta las tareas de cierre y el tiempo que se necesite para cubrirlas. P aralelamente, elaboramos el cierre contable c on el registro de todas las transacciones realizadas c on c argo a las c uentas del proyec to, con los
102
5.4.3.
Auditoria administrativa
Eventualmente, el cierre del proyecto puede ir acompaado de una auditoria administrativa que estudiar los soportes e informes contables y elaborar recomendaciones sobre el uso adec uado de los rec ursos financieros. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, de la institucin patroc inante y de la fuente de los rec ursos, la auditoria puede ser interna o externa, de carcter obligatorio o complementario.
5.4.4.
El proceso final en la etapa de cierre consiste en la entrega de los bienes adquiridos con el proyecto. Esten sin embargo, es un proceso que se ha venido realizando desde la etapa ejecucin a travs de las actividades de proc ura, las c uales inc luyen la reserva patrimonial de los bienes adquiridos. En la etapa de culminacin verificamos el estado legal de todas las adquisiciones y actualizamos el inventario de bienes, definiendo su destino y uso de acuerdo con las especificaciones y objetivos del proyecto.
Preguntas de verificacin
Las interrogantes que mostramos a c ontinuac in pueden servirnos de gua para verificar en qu grado hemos cubierto los elementos bsicos de esta etapa.
FUNDACIN
103
Cierre del Proyecto: Preguntas Claves Cierre del proyecto: preguntas clave
CIERRE/ CULMINACIN
Se cumplieron los objetivos del proyecto? Se obtuvieron en el tiempo y dentro de los costos previstos?
Proyecto ejecutado
Los recursos fueron aplicados adecuadamente? Respondi a las expectativas de los destinatarios y de otros involucrados? Se generaron las capacidades organizacionales previstas con la ejecucin del proyecto? Se cuenta con las condiciones necesarias para operar?
Operacin
5.5.
Adems de los procesos de cierre que hemos descrito y de las evaluaciones formales realizadas durante la ejecucin de los proyectos, tambin se producen evaluaciones de terminacin y posteriores a la culminacin del proyecto o evaluac iones ex post. Tal continuidad asume que la terminacin de un proyecto no significa el final de sus contribuciones al desarrollo de la comunidad. Aun cuando un proyecto haya tenido xito en generar sus componentes, queda por constatar su contribucin a la calidad de vida de los destinatarios y su impacto futuro. La func in espec ial de una evaluac in ex post es efec tuar un examen sistemtic o de la c ontribuc in del proyec to sobre los niveles del objetivo espec fico y del objetivo global. Complementariamente, la evaluacin de impacto permite entender sus efectos en la calidad de vida de los destinatarios y en el desarrollo de la comunidad local donde desenvuelve su vida cotidiana, pudiendo usarse para confirmar el xito del proyecto e incluso para aprovechar la experiencia adquirida y aprender de proyectos de impacto moderado o negativo.
19
Versionado de: Evaluac in: Una herram ienta de gestin para m ejorar el desem peo de los proyec tos. Marzo de 1997. PP 35 a 43.
104
Preguntas de verificacin
Cerramos la lista de interrogantes con una referencia al proceso luego de la culminacin del proyecto, etapa en la que corresponde evaluar sus impactos.
Evaluacin de los impactos generados por el proyecto Evaluacin de los impactosgenerados por el proyecto
IMPACTOS
Se han ampliado las capacidades para responder a las necesidades de los destinatarios?
Operacin
Se ha elevado el desempeo del municipio como prestador de servicios? Se manifiestan mejoras en la calidad de vida de los destinatarios? Estos cambios son sostenibles?
FUNDACIN
105
- Cules con los pasos principales que deben seguirse durante la etapa de identificacin del proyecto? Descrbalos en forma breve. - Qu insumos se requieren para identificar un proyecto? - Qu esperamos obtener como resultado de la etapa de identi ficacin? 2. El anlisis en la etapa de formulacin: - En qu consiste la descripcin del problema social? Detalla el procedimiento a seguir para describir el problema. - Qu es una lnea base y en qu nos basamos para elaborarla? - En qu consiste el anlisis del problema? Detalle el procedimiento a seguir para analizar el problema. - Qu es el rbol de problemas y cul es su utilidad? - Qu es el rbol de objetivos y cul es su utilidad? - Qu es la poblacin objetivo del proyecto? - Qu distingue a los beneficiarios directos e indirectos del proyecto? Ejemplifique. - En qu consiste en anlisis de alternativas del proyecto? Detalle el procedimiento a seguir para seleccionar la alternativa. 3. La formulacin del proyecto: - Qu tipos de objetivos se formulan en un proyecto y en qu se diferencian entre s? - Cules son las caractersticas deseables de un objetivo? - Cmo se formulan los componentes del proyecto? DescribA el procedimiento a seguir. - Cuntos componentes corresponden al objetivo del proyecto?
106
- Cmo se elaboran las actividades del proyecto? - Cules son las principales herramientas que se aplican para determinar los aspectos operativos de un proyecto? Describa brevemente cada una de ellas. 4. La ejecucin del proyecto: - Cules son los principales procesos que realizamos durante la ejecucin del proyecto? Descrbelos brevemente. - Qu relacin guardan entre s los procesos que realizamos durante la ejecucin? 5. Cierre del proyecto: - Cules son los principales pasos a seguir durante la etapa de cierre o culminacin del proyecto? Descrbalos brevemente. - En qu consiste la evaluacin despus de la culminacin del proyecto? 6. Cmo calificara su comprensin del tema? Tome en cuenta la siguiente escala valorativa: - Excelente: 5 puntos - Bueno: 4 puntos - Moderado: 3 puntos - Deficiente: 2 puntos - Muy deficiente: 1 punto
Coevaluacin
Las personas que hayan participado en la lectura de esta unidad y en la elaboracin de las estrategias de aprendizaje se reunirn en grupo y darn respuesta c olec tiva a las siguientes interrogantes:
1. Identificacin del proyecto: - Cules con los pasos principales que deben seguirse durante la etapa de identificacin del proyecto? Descrbanlos en forma breve. - Qu insumos se requieren para identificar un proyecto? - Qu esperamos obtener como resultado de la etapa de identificacin?
FUNDACIN
107
2. El anlisis en la etapa de formulacin: - En qu consiste la descripcin del problema social? Detallen el procedimiento a seguir para describir el problema. - Qu es una lnea base y en qu nos basamos para elaborarla? - En qu consiste el anlisis del problema? Detallen el procedimiento a seguir para analizar el problema. - Qu es el rbol de problemas y cul es su utilidad? - Qu es el rbol de objetivos y cual es su utilidad? - Qu es la poblacin objetivo del proyecto? - Qu distingue a los beneficiarios directos e indirectos del proyecto? Ejemplifiquen. - En qu consiste en anlisis de alternativas del proyecto? Detallen el procedimiento a seguir para seleccionar la alternativa. 3. La formulacin del proyecto: - Qu tipos de objetivos se formulan en un proyecto y en qu se diferencian entre s? - Cules son las caractersticas deseables de un objetivo? - Cmo se formulan los componentes del proyecto? Describan el procedimiento a seguir. - Cuntos componentes corresponden al objetivo del proyecto? - Cmo se elaboran las actividades del proyecto? - Cules son las principales herramientas que se aplican para determinar los aspectos operativos de un proyecto? Describan brevemente cada una de ellas. 4. La ejecucin del proyecto: - Cules son los principales procesos que realizamos durante la ejecucin del proyecto? Descrbanlos brevemente. - Qu relacin guardan entre s los procesos que realizamos durante la ejecucin? 5. Cierre del proyecto: - Cules son los principales pasos a seguir durante la etapa de cierre o culminacin del proyecto? Descrbanlos brevemente. - En qu consiste la evaluacin despus de la culminacin del proyecto?
108
FUNDACIN
109
4 5 3
17 16
15
6 7 10
14 12
13
8 9 11
13
Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Evaluacin: una herramienta de gestin para mejorar el desempeode los proyectos. Oficina de Evaluacin BID. Bernardo, Jos Luis (2004). Aspectos metodolgicos para la gestin de proyec tos. Federac in Internac ional Fe y Alegra. Versin mimeografiada. Carucci, Flavio (1999). Elementos de gerencia local. Manual para gerentes municipales. Banco Mundial, ILDIS, FEGS. Ediciones FEGS. Caracas. Fe y Alegra (2002). Diagnstico participativo comunitario: una herramienta para aproximarnos a nuestra realidad. Programa de comunidades consorciadas. Caracas Gmez, Manuel y Hctor Sainz (1999). El ciclo del proyecto de cooperacin al desarrollo. La aplicacin del marco lgico. CIDEAL. Madrid. Instituto Universitario de Desarrollo y Cooperacin (IUDC) de la Universidad Complutense de Madrid y CEDEAL (1993). El enfoque del marco lgico. Manual para la planificacin de proyectos orientada mediante objetivos. IUDC/CIDEAL, Madrid. P alac ios, Luis Enrique (2000). Princ ipios esenc iales para realizar proyec tos. Un enfoque latino. UCAB. Caracas. Project Management Institute (PMI) (1996). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). PMI. Filadelfia. S IEMPRO y UNES CO (1999). Gestin integral de programas soc iales orientada a resultados. Manual metodolgico para la planificacin y evaluacin de programas soc iales. S IEMPRO/UNES CO. Fondo de Cultura Ec onmic a. Buenos Aires.
FUNDACIN
112
Ediciones
FEGS
This document was created with Win2PDF available at http://www.win2pdf.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.