FUNDACIN UNIVERSITARIA SAN MARTN

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

EL DIAGRAMA DE FLUJO
Introduccin El diagrama, esquema o dibujo de un proceso de trabajo es una imagen que visualiza el modo en que las personas desempean su trabajo. El Flujograma o Diagrama de Flujo, representan grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Es la representacin grfica de un proceso, que ilustra la secuencia o sucesin de tareas; utiliza una versin modificada de los smbolos utilizados en los diagramas de flujo estndar. Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. Es importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodos y sistemas, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.
1.
Ing. Len Colina

Conversiones (Smbolos)
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ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo o de una parte del mismo. Los diagramas de flujo ayudan en la comprensin de la operacin de las estructuras de control (Si, Mientras). Dichos diagramas se construyen utilizando ciertos smbolos de uso especial como son rectngulos, diamantes, valos, y pequeos crculos, estos smbolos estn conectados entre s por flechas, conocidas como lneas de flujo. A continuacin se detallarn estos smbolos.

Nombre Terminal

Smbolo

Entrada / salida

Proceso

Decisin

Conector Misma Pgina Indicador de direccin o lnea de flujo Salida

Funcin Representa el inicio y fin de un programa. Tambin puede representar una parada o interrupcin programada que sea necesaria realizar en un programa. Cualquier tipo de introduccin de datos en la memoria desde los perifricos o registro de informacin procesada en un perifrico. Cualquier tipo de operacin que pueda originar cambio de valor, formato o posicin de la informacin almacenada en memoria, operaciones aritmticas, de transformaciones, etc. Indica operaciones lgicas o de comparacin entre datos (normalmente dos) y en funcin del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a travs de un conector en la salida y otro conector en la entrada. Se refiere a la conexin en la misma pagina del diagrama Indica el sentido de la ejecucin de las operaciones Se utiliza en ocasiones en lugar del smbolo de salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es usado para mostrar datos o resultados.

2.

Caractersticas

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un

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ADMINISTRACIN DE EMPRESAS proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento. De uso, permite facilitar su empleo. De destino, permite la correcta identificacin de actividades. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

3.

COMO SE CONSTRUYE Debe de indicar claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama.
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ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin. Organizar los smbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Centrar el diagrama en la pgina. Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

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Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a otras lneas. Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo pro la parte superior y/o izquierda

y salir de l por la parte inferior y/o derecha.

Evitar que el diagrama sobrepase una pgina; de no ser posible, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Usar lgica positiva, es decir, realizar procesos cuando es verdadera la condicin y expresar las condiciones de manera clara. Comentar al margen nicamente cuando sea necesario.

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4.

Tipos de Diagramas de flujo

A.

Hay varios tipos distintos de flujogramas que pueden usarse. Flujograma de primer nivel o de direccin descendente.

Un flujogramas de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir tambin los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Este tipo de flujogramas se usa por lo general para obtener un panorama bsico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente til para identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentracin en los resultados intermedios.

La mayora de los procesos pueden graficarse en 4 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. En realidad, es buena idea usar solamente 4 5 recuadros, porque no obliga a tener en cuenta los pasos ms importantes. Los dems pasos son normalmente subpasos de los ms importantes.

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B.

Flujograma de segundo nivel o detallado

Un flujograma detallado indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisin, perodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repeticin de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentacin. Este tipo de diagrama de flujos es til para examinar reas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

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C.

Flujogramas de ejecucin o matriz (horizontal)

Un flujogramas de ejecucin representa en forma grfica el proceso en trminos de quin se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy til para identificar quin proporciona los insumos o servicios a quin, as como aquellas reas en las que algunas personas pueden estar ocupndose de las mismas tareas.

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5.

Elaboracin de Flujogramas
a) El formato o esqueleto del flujogramas debe dividirse en partes que representan a

Este se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales las cuales son: los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en el flujogramas y en el mismo orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b) Se debe mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujogramas aun

cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

c) Las lneas indicadoras del flujogramas deben ser ms delgadas que las lneas

divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.
d) Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse

brevemente con muy pocas palabras.

e) Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del flujogramas

se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos das ("D"), horas ("O") o minutos () f) Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.
g) Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el

flujogramas mediante una flecha interrumpida.

h) Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias lneas se

entrecruzan sin tener relacin se indica mediante una inflexin en cualquiera de ellas. Siempre resultar mejor que el flujogramas se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina como sigue.

Conclusin
En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema. Su utilizacin en estos mbitos es tan importante, debido a que permiten la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura.

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