Gua: Carta comercial Las cartas comerciales contribuyen al desenvolvimiento de los negocios.

Son como una prolongacin de una empresa; Por lo tanto, tienen que ser ms formales sin perder la cordialidad, como se privilegia en ella la utilidad, hay ciertas normas que siguen casi sin variantes; Las dos principales son: deben ser breves y precisas. Desde el punto de vista comercial y legal, lo escrito tiene ms valor que lo expresado oralmente; por lo tanto siempre se debe guardar y archivar una copia. Partes de la carta comercial: la carta comercial se compone de tres partes. El encabezamiento, que abarca la parte superior de la carta, contiene siempre el membrete: lugar, fecha, direccin de destinatario y saludos. El cuerpo o texto, es la parte central que contiene el motivo con que se enva la carta. El cierre es un saludo breve y la firma. Siempre hay que aclarar el nombre y el cargo de quien firma la carta. Si la carta consta de varias pginas estas deben numerarse. Una carta comercial no debiera exceder de las dos pginas. Respetar las partes de la carta comercial favorece la buena comunicacin. Tipos de carta comerciales: Carta de compra-venta: pueden incluirse en este tipo los pedidos de cotizacin. Carta de gestin comercial: son las cartas de crdito, de cobro, de reclamacin y distintas solicitudes. Carta de comunicaciones empresariales: comprenden informes, certificaciones, memorandos, circulares, constancias, etc. Carta de envo o remisin: son las que acompaan a un reenvo, si se trata de dinero pueden ser cheques, pagares, letras de cambio, giros bancarios, configuracin de cuentas corrientes, etc. Y no deben exceder los dos prrafos. Cartas de cobranza: el objetivo es cobrar algo adeudado. La primera carta es amable y se le recuerda al acreedor que no ha pagado; si no paga, la segunda carta es una notificacin, la tercera es una aclaracin, y la ultima se le llama ultimtum.

Carta de reclamacin: a diferencia de las cartas de cobranza que tienen un nico propsito, una carta de reclamacin pueden enviarse para requerir que se cambie un producto defectuoso, o por haber recibido un producto equivocado. Tambin se reclama por mala atencin, demoras, errores de facturacin, etc.

Carta de relaciones sociales: promueven la armona de una empresa con sus clientes y proveedores. Pueden ser cartas de invitacin, de felicitaciones, de presentaciones o de condolencia.

Consejos para redactar una carta comercial: Si bien hay estndares o modelos establecidos para la correspondencia comercial conviene tener en cuenta estos consejos: 1. Sea claro, para eso debe ordenar sus ideas. No use vocabulario rebuscado. Siga el orden sintctico de sujeto, verbo y complemento. 2. Sea breve, pero no por eso omita detalles que sirvan como prueba de lo que usted afirma, como fecha de pagos, importes, etc. 3. Vaya directo al tema, no se vaya por las ramas. No adorne la introduccin pues eso distrae. Una introduccin breve y cordial puede ser: Con mucho gusto respondemos a su carta del cuatro del corriente. 4. Sea cordial, aun en los reclamos, usted debe ser positivo, evite las suspicacias. 5. Recuerde que debe poner una idea por prrafo. Deje doble espacio entre un prrafo y el siguiente. 6. Sea veraz, no exagere, no mienta. Primero, por razones ticas. Segundo recuerde que se trata de un documento, y usted puede tener problemas judiciales si miente. 7. Revise la ortografa y la sintaxis. Lo que hay que evitar en cartas comerciales: Para ser positivo y no generar enojo, deseche expresiones como: usted dejo de pagar, olvido pagar, y otras similares. Escriba en cambio: Nos permitimos recordarle su pago de fecha No use formas estereotipadas y antiguas, como por la presente me permito enviarle, muy seor mo, se despide de usted su seguro servidor, y otras.

Reemplcelas por le envo, estimado seor, cordialmente, atentamente o atento saludos. Elimine expresiones que nada agregan, como agradecindole su gentil atencin, o sin mas por el momento. No use abreviatura como affmo (afectsimo) o sss (su seguro servidor). No agrupe todo el texto en la parte superior de la hoja. Si su carta es breve, deje entre 5 y 10 espacios entre el encabezado y el texto o cuerpo. No caiga en redundancias. Por ejemplo, si esta enviando una lista de precio, es redundante la expresin con la presente le adjuntamos una lista de precios. No use formas impersonales. En lugar de los costos de envos se calculan en 40 bs, ponga calculamos en 45 bs los costos de envo.