Solicitud de Materiales y Utiles de OFICINA

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

SECRETARA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIN DE SERVICIOS SECCIN DE ALMACN
Pginas: 2 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Solicitud de Materiales y tiles de Oficina
OBJETIVO Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y tiles de oficina a ser despachados por la Seccin de Almacn General a las distintas unidades de la Institucin, adems de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestin eficaz y eficiente del mismo.
UNIDADES QUE INTERVIENEN - Direccin de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Seccin de Almacn General. Unidades Solicitantes (Administrativas y Acadmicas). Direccin de Finanzas. Departamento de Contabilidad.
FORMULARIOS UTILIZADOS - Solicitud de Materiales y tiles de Oficina (Forma 411-12). - Nota de Devolucin de Materiales y tiles de Oficina al Almacn General (Forma 411-13). - Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14). - Nota de Entrega (Forma 411-15).

SECRETARA
Pginas: 3 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
NORMAS 1. La Seccin de Almacn es la responsable de recibir los materiales y tiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, as como del resguardo y la distribucin de los mismos a las distintas unidades administrativas y acadmicas que conforman la Institucin. 2. Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de materiales, deber ser consultado y aprobado por el Jefe de la Seccin de Almacn General. 3. La Seccin de Almacn General deber mantener actualizado el Catlogo de Materiales y tiles de Oficina. 4. La Seccin de Almacn General deber enviar a la unidades solicitantes el Catlogo de Materiales y tiles de Oficina vigente. 5. La Seccin de Almacn General mantendr un Calendario de Pedidos de Materiales y tiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros. DE LA SOLICITUD 6. Toda Solicitud de Material y tiles de Oficina deber tramitarse, nicamente, con el formulario digitalizado Forma 411-12. 7. La Seccin de Almacn no despachar materiales o artculos de oficina, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y tiles de Oficina.

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Pginas: 4 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
8. No se aceptarn Solicitudes de Materiales y tiles de Oficina, manuscritas o en mquina de escribir. 9. Toda Solicitud de Materiales y tiles de Oficina deber contener: - Nombre de la Unidad Consumidora. - Nombre de la Unidad Solicitante. - Cdigo de la Unidad y del material solicitado. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante. - Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante . - Ubicacin fsica de la Unidad Consumidora. - Nombre de la persona que recibir el material. 10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos ser devuelta a la unidad consumidora utilizando el formulario Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14), con las observaciones pertinentes. 11. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institucin que presente problemas para su proceso, deber ser notificada a la Direccin de Servicios. 12. Si la unidad consumidora no posee su propio cdigo asignado por la Oficina de Presupuesto, sta deber solicitar la aprobacin de la unidad solicitante. 13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes debern enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el calendario establecido por la Seccin de Almacn General, o la modalidad que establezcan el Departamento de Compras y Suministros y la Direccin de Servicios.

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Pginas: 5 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
14. Las unidades debern realizar la Solicitud de Materiales y tiles de Oficina de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacn General, tiempo despus de su recepcin. DEL DESPACHO 15. La Seccin de Almacn General llevar el registro histrico de cada unos de los artculos, sealando la descripcin del artculo y su cdigo respectivo 16. Todo despacho de materiales y tiles de oficina se registrar en el Libro de Despacho. 17. El Libro de Despacho deber estar debidamente foliado y contendr: - Nmero de la Solicitud. - Nombre de la Unidad Consumidora. - Fecha de despacho. - Firma del despachador. - Nmero de la factura 18. Todo ingreso y salida de materiales o tiles de oficina sern registrados en las Tarjetas Kardex (nicamente en bolgrafo tinta negra) inventario vigente. 19. Las Solicitudes de Materiales y tiles de Oficina sern despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) das hbiles. 20. Los materiales y tiles de oficina, slo sern autorizados y entregados por el personal asignado para tal fin, bajo la supervisin del Jefe del Almacn General. 21. La Seccin de Almacn General deber colocar a todos los materiales o tiles de oficina despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello de la Universidad y en el sistema de

SECRETARA
Pginas: 6 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Simn Bolvar, que permita la identificacin de los mismos como materiales o tiles de oficina de la Institucin. 22. Los materiales y tiles de oficina, slo sern despachados por el personal asignado para tal fin (la cuadrilla de traslado adscrita al Departamento de Servicios Generales). DE LA DEVOLUCIN 23. La devolucin de materiales y tiles de oficina de las unidades consumidoras deber estar respaldada por una comunicacin, donde se detallar el motivo y el material objeto de la devolucin. 24. La Seccin de Almacn General slo aceptar devoluciones de materiales y tiles de oficina en buen estado y de uso vigente. 25. Las devoluciones de materiales y tiles de oficina al Almacn General debern realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la recepcin del pedido por la unidad consumidora. 26. Las devoluciones de materiales o tiles de oficina por falta de uso, debern realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud. 27. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estar sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna y al Control Previo por parte de las unidades involucradas. 28. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su unidad.

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Pginas: 7 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIN 1. Llena el formulario Solicitud de Materiales y tiles de Oficina (Forma 411-12), en tres originales y los enva a la Seccin de Almacn General. Seccin de Almacn General (Recepcin) 2. Recibe la forma 411-12 y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa. 3. Si est correcta la informacin, lo registra en el Libro de Control de Solicitudes, y asigna nmero correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Operador del Sistema. Seccin de Almacn General (Operador del Sistema) 4. Recibe la forma 411-12 y verifica en el sistema la existencia de los materiales y tiles de oficina solicitados. Marca en la forma 411-12 el o los materiales o tiles de oficina faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o tiles de oficina solicitados devuelve forma 41112 en sus tres (3) originales a la unidad con la forma 411-14.

SECRETARA
Pginas: 8 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA RESPONSABLE Seccin de Almacn General (Operador del Sistema) ACCIN 5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema . Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Jefe del Almacn General. Seccin de Almacn General (Jefe) 6. Recibe la forma 411-12 con factura anexa y autoriza el despacho (coloca visto bueno) y remite la forma 411-12 y la factura en sus tres (3) originales al almacenista. Seccin de Almacn General (Almacenista) 7. Recibe y rebaja los materiales o tiles de oficina del kardex. 8. Ubica los materiales o tiles de oficina, les coloca la etiqueta en cada uno de los materiales, los embala y los remite al despachador con los tres (3) originales de la forma 411-12 y tres (3) originales de la factura. Despachador 9. Recibe y chequea el pedido embalado, firma la forma 411-12 en todos sus originales, bajo supervisin del Jefe del Almacn General y lo entrega a la cuadrilla de traslado.

SECRETARA
Pginas: 9 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIN 10. Recibe pedido, la forma 411-12 en (tres (3) originales) y la factura (tres (3) originales). 11. Revisa los materiales y tiles de oficina, firma y sella en seal de conformidad la forma 41-12 y la factura, archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura y devuelve dos (2) originales de la forma 411-12 y de la factura a la Seccin de Almacn General. Seccin de Almacn General (Recepcin) 12. Recibe y archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura para su control y enva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad, con el visto bueno del jefe de Compras.

SECRETARA
Pginas: 10 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE. RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIN
OFICINA
1. Elabora Nota de Devolucin de Materiales y tiles de Oficina al Almacn General (Forma 411-13) en tres (3) originales describiendo de forma detallada el motivo y los materiales o tiles de oficina objeto de la devolucin. 2. Remite forma 411-12 en sus tres (3) originales con el o los materiales o tiles de oficina a ser devueltos a la Seccin de Almacn General.
Seccin de Almacn General (Jefe de Almacn)
3. Recibe la forma 411-13 en sus tres (3) originales y materiales o tiles de oficina a ser devueltos. 4. Chequea el material recibido. En caso de ser incorrecto devuelve forma 411-13 en sus tres 83) originales y materiales o tiles de oficina a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14).

SECRETARA
Pginas: 11 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE. RESPONSABLE Seccin de Almacn General (Jefe de Almacn) ACCIN
OFICINA
5. Si procede, entrega un (1) original sellado de la forma 411-13 a la Unidad Solicitante, y entrega dos (2) originales de la forma 411-13 al Operador del Sistema.
Seccin de Almacn General (Operador del Sistema)
6. Recibe y realiza ingreso de los materiales o tiles de oficina en el sistema de control de existencia. Remite la forma 411-13 en sus dos (2) originales y los soportes generados por el sistema al Almacenista.
Seccin de Almacn General (Almacenista)
7. Recibe la forma 411-13 en sus dos (2) originales y sus soportes. Realiza registro de los materiales o tiles de oficina en el kardex bajo supervisin del despachador. 8. Da entrada de los materiales o tiles de oficina en el inventario fsico del Almacn General. Entrega la forma 411-13 en sus dos (2) originales y los soportes al Jefe del Almacn General.

SECRETARA
Pginas: 12 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE. RESPONSABLE Seccin de Almacn General (Jefe de Almacn) ACCIN
OFICINA
9. Recibe la forma 411-13 en sus dos (2) originales, archiva un (1) original para control, y enva otro original al Departamento de Contabilidad.

SECRETARA
Pginas: 13 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
FLUJOGRAMAS
Universidad Simn Bolvar

Secretara Direccin de Ingeniera de Informacin
Manual de Normas y Procedimientos Direccin de Servicios
Pginas
13 de 26
Fecha
28/04/2004
Flujograma:

SECCIN DE ALMACN GENERAL (Recepcin) SECCIN DE ALMACN (Operador del Sistema)
UNIDAD SOLICITANTE
INICIO Llena formulario Solicitud de Materiales tiles de Oficina forma 411-12 y enva a la Seccin de Almacn General.
Recibe formulario 411-12 y verifica la informacin registrada en la misma NO NO

Datos correctos?
Recibe y verifica la existencia del o los materiales o tiles de oficina solicitado.
SI Material en existencia ?
SI
Devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin (forma 411-14) anexa.
Registra solicitud en el libro de Control de Solicitudes.
Marca en la forma 411-12 como faltante los materiales que no estn en existencia.
Rebaja en el sistema de inventario los materiales existentes.
Asigna nmero correlativo a la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Recibe documentos, revisa, verifica y remite a la Seccin de Almacn General.
Genera factura.
Enva forma 411-12 y factura al Jefe de Almacn para su autorizacin.
Remite forma 411-12 al Operador del Sistema.
Flujograma:
Pginas
14 de 26
Fecha
28/04/2004

SECCIN DE ALMACN (Almacenista) DESPACHADOR UNIDAD SOLICITANTE
SECCIN DE ALMACN (RECEPCIN)
SECCIN DE ALMACN GENERAL (JEFE)
Recibe forma 41112 y factura y autoriza el despacho al almacenista.
Recibe forma 411-12 y factura y realiza rebaja del material solicitado en el KARDEX.
Chequea el pedido embalado, firma bajo supervisin del Jefe del Almacn y lo entrega a la cuadrilla.
Recibe pedido y forma 411-12 ( 3 originales) y la factura (3 originales).
Ubica material, coloca la etiqueta, embala y lo remite al despachador, con la forma 411-12 y la factura.
Revisa materiales y estampa sello y firma en las formas 411-12 y la factura.
Recibe y archiva un original de la forma 411-12 y de la factura y remite otra original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad.
Fin Devuelve (2 originales) de la forma 411-12 y de la factura a la Seccin de Almacn General.
Flujograma:
Pginas
15 de 26
Fecha
28/04/2004
Devolucin de Materiales y tiles de Oficina por parte de la Unidad

SECCIN DE ALMACN GENERAL (Jefe de Almacn) SECCIN DE ALMACN (Operador del Sistema) SECCIN DE ALMACN (Almacenista)
UNIDAD SOLICITANTE
INICIO Elabora forma 411-13 en 3 originales describiendo el motivo, materiales y tiles de oficina objeto de devolucin.
Recibe forma 411-13 y material.
Chequea el material recibido. NO SI

Conforme ?
Recibe y realiza ingreso del o los materiales o tiles de oficina en el sistema de control de existencia.
Recibe y realiza registro en el Kardex y da entrada al inventario fsico del o los materiales o tiles de oficina.
Remite forma 411-13 con el material a ser devuelto a la Seccin de Almacn General. Devuelve a la Unidad Solicitante con la forma 411-14. Recibe material y forma 411-14 y toma acciones correctivas.
Remite dos originales de la forma 411-13 y soportes al Almacenista.
Entrega un original de la forma 411-13 sellada a la Unidad Solicitante.
Entrega forma 411-13 y soportes al Jefe del Almacn General.
Entrega dos originales de la forma 411-13 al Operador del Sistema.
Recibe y archiva original de la forma 411-13 y soportes. Enva otro original al Departamento de Contabilidad.
Fin

SECRETARA
Pginas: 16 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
FORMULARIOS
1. No. DE SOLICITUD
SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA

4. UNIDAD SOLICITANTE: UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 6. UBICACIN Y EXTENSIONES Suministros Departamento de Compras y DE LA UNIDAD CONSUMIDORA:
Seccin de Almacn General DIRECCIN DE SERVICIOS
2. PAG. No. DE
5. UNIDAD CONSUMIDORA:
3. CDIGO DE LA UNIDAD
7. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE DE RECIBIR EL PEDIDO: 11. A R T C U L O UNIDAD MEDIDA 12. PEDIDA CANTIDAD ENTREGADA
8. TEM
9. CDIGO
10.
13. TOTAL
TEMS
14. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE
15. FIRMA
16.
FECHA
17. OBSERVACIONES 21. RECIBIDO CONFORME / / FECHA / /
DEL DESPACHO: / / 19. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD CONSUMIDORA 20. V B JEFE DE ALMACEN FECHA / / FECHA
18. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD SOLICITANTE FECHA

FORMULARIO 411-12 DII 01/99
Original: Dpto. de Contabilidad / Duplicado: Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

SECRETARA
Pginas: 18 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Formulario: SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA CDIGO: 411-12 USO: Tramitar pedidos de materiales y/o tiles de oficina al Almacn General ELABORACIN: En computadora. CAMPOS: Nmero
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Nombre
Nro. Solicitud Pag. n. de Cdigo de la unidad Unidad solicitante Unidad consumidora Ubicacin de la unidad consumidora pedido tem Cdigo Artculo Unidad de medida
Contenido
Uso de la Seccin de Almacn General. Nmeros correspondientes a la pgina y
cantidad de las mismas. Nmero de la solicitud, conformado por: cdigo de la unidad, n correlativo y el ao. Nombre de la unidad que emite la solicitud. Nombre de la unidad que usa los materiales y/o tiles de oficina. Lugar donde est ubicada la unidad consumidora y extensin. recibir el pedido. Nmero consecutivo que identifica el rengln. Nmero que corresponde al cdigo asignado a cada artculo en el catlogo de materiales. Nombre que describe el material o tiles de oficina que se solicite. Nombre que especfica la unidad de medida del artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc. Cantidad Nmeros correspondientes a la cantidad de pedida y entregada.
Responsable de recibir el Nombres y apellidos de la persona encargada de

SECRETARA
Pginas: 19 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:

13
14
Total tem Responsable del despacho
Nmero que especfica la cantidad total de tems. Nombres Firma y apellidos correspondientes al responsable al del responsable del despacho. correspondiente despacho. Da, mes y ao en el que se hizo el despacho. Informacin adicional que se crea necesaria. Firma del jefe de la unidad solicitante con registro de da, mes y ao en que es emitida la solicitud. Firma del jefe de la unidad consumidora con registro de da, mes y ao en que es emitida la solicitud. Media firma en seal de visto bueno del jefe de almacn general. Registra da, mes y ao en que se da el visto bueno.
15
Firma Fecha Observaciones Firma responsable, unidad solicitante y fecha
16 17 18
19
Firma responsable unidad consumidora
20
Vb Jefe del almacn
21
Recibido conforme (Unidad Consumidora)
Firma del jefe o personal autorizado de la unidad consumidora, en seal de haber recibido conforme los materiales. Registra da, mes y ao en que es recibido el pedido.
DISTRIBUCIN: Original: Departamento de Contabilidad Duplicado: Seccin de Almacn General Triplicado: Unidad Solicitante

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS
Departamento de Compras y Suministros Seccin de Almacn General

3. DE: 4. PARA: 5.ASUNTO:
NOTA DE DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA AL ALMACN GENERAL
1. No. 2. FECHA: / /
SECCIN DE ALMACN GENERAL ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO MATERIALES Y TILES DE OFICINA

9. 10. UNIDAD 11.
MOTIVO
MATERIAL DAADO
6. TEM
7. CDIGO
8. ARTCULO
CANTIDAD
MEDIDA
MATERIAL NO SOLICITADO
12.
ELABORADO POR:
13.
FIRMA JEFE DE LA UNIDAD Y SELLO
FORMULARIO 411-13
DII 02/2004
Original: Dpto. Contabilidad / Duplicado: Seccin de Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

SECRETARA
Pginas: 21 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Solicitud de Materiales y tiles de Oficina Formulario: NOTA DE DEVOLUCIN DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA AL ALMACN GENERAL CDIGO: 411-13 USO: Tramitar la devolucin de materiales y/o tiles de oficina al Almacn General ELABORACIN: En computadora. CAMPOS: Nmero
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Nombre
Nro. Fecha De Para Asunto tem Cdigo Artculo Unidad de medida Motivo Elaborado por Firma Jefe de la Unidad
Contenido
Nmero de la nota. Da, mes y ao de elaboracin de la solicitud. Nombre de la unidad que realiza la devolucin. Se identifica por si sola. Se encuentra identificado. Nmero consecutivo que identifica el rengln. Nmero que corresponde al cdigo asignado a cada artculo en el catlogo de materiales. Nombre que describe el material o tiles de oficina que se solicite. Nombre que especfica la unida de medida del artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc. Marcar con una equis (x) el motivo de la devolucin. Nombre de la persona que elabora la solicitud. Firma del responsable de la unidad y sello.
1. No.

Departamento de Compras y Suministros Seccin de Almacn General
NOTA DE DEVOLUCIN DEL ALMACN GENERAL A LAS UNIDADES CONSUMIDORAS

3. UNIDAD CONSUMIDORA
2. FECHA: / /
4. N Y FECHA DE LA SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA
5. MOTIVO DE LA DEVOLUCIN PRESENTA TACHADURAS DEFECTO DE FIRMA DATOS INCOMPLETOS
CDIGO DE LA UNIDAD INCORRECTO
FALTA SELLO DE LA UNIDAD
CDIGODEL ARTCULO INCORRECTO
INEXISTENCIA DEL MATERIAL
OTRO________________________________________________________
6. ELABORADO POR:
7. FIRMA JEFE DE LA SECCIN Y SELLO
FORMULARIO 411-14
DII 02 /2004
Original: Dpto. Contabilidad / Duplicado: Seccin de Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante

SECRETARA
Pginas: 23 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Formulario: NOTA DE DEVOLUCIN DEL ALMACN GENERAL UNIDADES COSUMIDORAS. CDIGO: 411-14.0
LAS
USO: Tramitar la devolucin de las solicitudes de materiales y/o tiles de oficina a las unidades consumidoras. ELABORACIN: En computadora. CAMPOS: Nmero
1 2 3 4
Nombre
Nro. Fecha Unidad Consumidora N y fecha de la solicitud de materiales y tiles de oficina
Contenido
Nmero correlativo de la nota de entrega. Da, mes y ao de elaboracin de la nota de entrega. Nombre de la unidad consumidora a devolver la forma 411-12. N de la Solicitud de Materiales y tiles de Oficina a devolver. Marque con una equis (x) el motivo de la devolucin. Nombre de la persona que elabora la solicitud. Firma del responsable de la unidad y sello.
5 6 7
Motivo de la devolucin Elaborado por Firma Jefe de la Seccin y sello
1. No.

NOTA DE ENTREGA
2. FECHA: / /
Departamento de Compras y Suministros

Seccin de Almacn General
3. DE: 4. PARA: 5. ADSCRITO: 6. ASUNTO:
SECCIN DE ALMACN GENERAL
ANEXO LE ESTAMOS ENTREGANDO MATERIAL QUE SE DETALLA

9. ARTCULO 10. CANTIDAD 11. UNIDAD DE MEDIDA
7. TEM
8. CDIGO
13. FIRMA
Y SELLO DE LA SECCIN DE ALMACN
14. RECIB
CONFORME
FORMULARIO 411-15
DII 02/2004
Original: Seccin de Almacn / Duplicado: Unidad Solicitante

SECRETARA
Pginas: 25 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
Solicitud de Materiales y tiles de Oficina Formulario: NOTA DE ENTREGA CDIGO: 411-15 USO: Tramitar la entrega de materiales y/o tiles de oficina a las unidades consumidoras, el cual fueron reportadas como faltantes. ELABORACIN: En computadora. CAMPOS: Nmero
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Nombre
Nro. Fecha De: Seccin de Almacn Para: Adscrito: Asunto: tems Cdigo Artculo Cantidad Unidad de Medida Firma y sello de la Seccin de Almacn Recib conforme
Contenido
Nmero correlativo de la nota. Da, mes y ao de elaboracin de la nota. Se explica por si sola. Apellido y Nombre de la persona a recibir. Denominacin de la unidad la cual va a recibir el material y/o tiles de oficina. Se explica por si sola. Nmero consecutivo que identifica el rengln. Nmero que corresponde al cdigo asignado a cada artculo en el catlogo de materiales. Nombre que describe el material o tiles de oficina que se solicite. Nmeros correspondiente a la cantidad de pedida y entregada. Nombre que especfica la unidad de medida del artculo, ejemplo: caja, block, rollo, etc. Firma del responsable de la unidad y sello de la misma. Apellido y nombre de la persona que recibe, fecha y sello de la unidad.

SECRETARA
Pginas: 26 de 26 Fecha: 28/04/2004
Procedimiento:
DISTRIBUCIN: Original: Seccin de Almacn General Duplicado: Unidad Solicitante

Solicitud de Materiales y Utiles de OFICINA

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Pginas: 6 de 26 Fecha: 28/04/2004

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Pginas: 8 de 26 Fecha: 28/04/2004

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Pginas: 9 de 26 Fecha: 28/04/2004

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Pginas: 10 de 26 Fecha: 28/04/2004

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Seccin de Almacn General (Jefe de Almacn)

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Pginas: 11 de 26 Fecha: 28/04/2004

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Seccin de Almacn General (Operador del Sistema)

Seccin de Almacn General (Almacenista)

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Pginas: 12 de 26 Fecha: 28/04/2004

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIN DE SERVICIOS SECCIN DE ALMACN

Pginas: 13 de 26 Fecha: 28/04/2004

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Universidad Simn Bolvar

Manual de Normas y Procedimientos Direccin de Servicios

Solicitud de Materiales y tiles de Oficina

Recibe formulario 411-12 y verifica la informacin registrada en la misma NO NO

Recibe y verifica la existencia del o los materiales o tiles de oficina solicitado.

Devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin (forma 411-14) anexa.

Registra solicitud en el libro de Control de Solicitudes.

Rebaja en el sistema de inventario los materiales existentes.

Enva forma 411-12 y factura al Jefe de Almacn para su autorizacin.

Remite forma 411-12 al Operador del Sistema.