Manejo del Tiempo

Gustavo De Len Especialista Regional en Gestin del Trnsito Areo y Bsqueda y Salvamento
Oficina Regional NACC de la OACI

Taller CAR/SAM de Garanta de la Calidad en los Servicios de Trnsito Areo (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)

Objetivos
Identificar

los elementos bsicos del manejo del tiempo Recordar lineamientos de planeacin efectiva Replantear cmo fijar prioridades Discutir el uso de cmo un Sistema de Manejo del Tiempo incrementa la eficiencia proactiva del trabajo en su dependencia u organizacin
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Definicin del Diccionario Webster

El

Tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a travs del presente hacia el futuro

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El elemento bsico del Tiempo

Un

evento

Entonces, cul es la clave para manejar el tiempo?

Controlar los eventos Alan Lakein

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Tipos de eventos
Ningn Algo

control...

de control... total...

Control

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Ningn Control
ADAPTARSE Reenfocar

y aprovechar el tiempo que si se pueda controlar medidas para minimizar el impacto de las demandas que usted no pueda controlar

Implantar

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Ms Productividad

Mayor autoestima

Control de eventos
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La Regla de Querer Hacer las Cosas....

Un

buen administrador del tiempo est dispuesto a hacer aquello que un mal administrador del tiempo no est dispuesto a hacer.

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Claves para controlar los eventos

PLANEAR Controlar Controlar Controlar

la falta de resolucin las Interrupciones lo que roba el tiempo

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Planeacin
La clave para Controlar los eventos: Entre ms tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerir un menor tiempo para su ejecucin. No permita que el trabajo pesado del da de hoy le distraiga de separar un poco de tiempo para sus proyectos Edwin C. Bliss
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Lineamientos para planeacin efectiva

Responsabilidad Revisin

de valores y metas Determinar tareas especficas Evaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstculos PRIORIZAR tareas

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Pirmide de la Productividad

Tareas Diarias Pasos Intermedios Metas a Largo Plazo Valores

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Planeacin de Tareas Inteligentes (SMART)

Especficas (Specific) Medibles (Measurable) Orientadas a tomar accin (Action Oriented) Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic) Oportunas (Timely)
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Determinacin efectiva de metas

Definir

las METAS Establecer los tipos de metas

Metas a corto plazo
Resultados

inmediatos, diarios o semanales

Metas Intermedias
Medibles

a largo plazo en meses o aos

Metas a Largo Plazo

Futuras,

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Determinacin efectiva de metas (cont.)

Las

metas se han planeado efectivamente cuando son:

Importantes para usted Medibles en tiempo Definidas clara y especficamente Propias Realistas

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Cmo definir prioridades?

Clarifique sus metas Entienda la causa y efecto Utilice prioridades en su proyecto, fechas lmite... Revise las metas a largo plazo Planee su tiempo Fije un cdigo de importancia Registre y analice cmo utilizar su tiempo

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Dando Prioridad
1.

A = VITAL... Alto Valor

Debe hacerse

1.

B = IMPORTANTE Valor Mediano

Podra hacerse

1.

C = OPCIONAL Valor Bajo

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Urgencia

La Urgencia no equivale a la prioridad La urgencia afecta a las prioridades La Tirana de lo Urgente: Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea ms urgente no siempre es la ms importante. La tirana de lo urgente recae en la distorsin de las prioridades.

R. Alec Mackenzie
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Control de la Falta de Resolucin

Identificar la preocupacin detrs de la falta de resolucin Programar el trabajo desagradable a primer hora del da Definir una fecha lmite Recompensarse a si mismo cuando termine un trabajo difcil Separe las tareas difciles en partes... Una por una Encuentre una tarea para iniciar algo rpido, fcil
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Controle las Interrupciones

Utilice

las Contestadoras/Correo Electrnico:

NO las utilice solo para filtrar llamadas Revise y Responda

Utilice

tcnicas telefnicas con un Final Positivo:

______ antes de que colguemos, quiero que Mencione su tiempo lmite, Tengo que...

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Controle las Interrupciones (Cont.)

Fomente

hacer citas Separe tiempo para Usted Defina lmites de tiempo Comience y contine una conversacin Desarrolle frases hechas

Es una lstima que tengas que venir cuando Estoy a punto de

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Controlar lo que roba el tiempo

Defina un tiempo y un lugar para planear Planee diariamente:

Defina las Tareas del Da (A1, A2, B1, B2, etc de acuerdo con sus prioridades)

Haga citas (bloquee tiempos especficos para sus reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted)

Listas de Cosas por Hacer (cosas que no quiera olvidar) Revise las metas y los valores (evale el progreso y siga un Proceso de Planeacin)

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Bibliografa
Curso 50314 Quality Assurance Program Administration , Academia de la FAA , Ciudad de Oklahoma

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FIN

GRACIAS