DIPLOMADO

HERRAMIENTAS PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS Y MEJORAMIENTO

CONTENIDO
Ciclo PHVA Herramientas bsicas para la solucin de problemas y mejoramiento

CICLO PHVA
Si Ud. no tiene un tem de control, Ud. No gerencia Kaoru Ishikawa

Mtodo: Camino para llegar a un punto ms all

Es un mtodo de gestin que surge a partir del mtodo cientfico Fases bsicas del ciclo:
Planear Hacer Verificar Actuar

DEFINA LAS METAS ACTE EN EL PROCESO EN FUNCIN DE LOS RESULTADOS

DETERMINE LOS MTODOS PARA ALCANZAR LAS METAS

VERIFIQUE LOS EFECTOS DEL TRABAJO EJECUTADO

EDUQUE, CAPACITE Y ENTRENE

EJECUTE EL TRABAJO

PHVA

DIAGRAMA DE FLUJO
1 2

FASE
Definir el problema Observar Analizar Elaborar plan de Accin Ejecutar Verificar

OBJETIVO
Definir claramente el problema y reconocer su importancia Investigar caractersticas especficas del problema Descubrir las fundamentales causas

Desarrollar un plan para bloquear las causas fundamentales Bloquear causas fundamentales Verificar si el bloqueo es efectivo

H V A

No Si 7

Prevenir contra la reaparicin Estandarizar del problema

El ciclo PHVA puede utilizarse para mantener y mejorar las directrices de control El ciclo de mantenimiento comienza en la etapa de VERIFICAR. Si los resultados obtenidos corresponden a lo planeado, se sigue haciendo. Es necesario llevar a cabo seguimiento para asegurar la continuidad del desempeo actual.

Meta: Nivel de valores Mtodo: P.O.E

Cumplimiento de las operaciones estandarizadas. Mantenimiento del nivel de control establecido por una directriz de control

MANTENIMIENTO

CICLO DE MANTENIMIENTO

s
Verificar

Actuar
Mantenerse as

Estndares Normas POES Especificaciones

Seguimiento

El ciclo de mejoramiento comienza en la etapa de PLANEAR. Aqu se definen los objetivos y metas como tambin las respectivas directrices para alcanzarlos.

Meta: Valor definido Mtodo: Procedimiento propio

Establecimiento de una nueva directriz de control de la cual resulta un nuevo nivel de control

MEJORA

CICLO DE MEJORAMIENTO

Planear

Hacer

Verificar

Actuar
Mantenerse as

Seguimiento

Ideas Actuar Mejora

El camino adecuado para obtener mejoras continuas en los procesos es el que conjuga los dos tipos de gerenciamiento: Mantenimiento y mejoras. Mejorar continuamente un proceso significa mejorar continuamente sus estndares. Cada mejora corresponde al establecimiento de una nueva directriz de control

El ciclo de correccin comienza en la etapa de VERIFICAR. Aqu se determinan las acciones remediales (inmediatas) y las acciones correctivas. El conjunto de estas dos acciones se denomina solucin de problemas.

Accin sobre el efecto y sobre las causas fundamentales

CORRECCIN

El ciclo de correccin

PLANEAR

HACER
Para resultados

Verificar

ACTUAR
Accin remedial

no

ACTUAR
Accin correctiva

Para eliminar causa

HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS Y MEJORAMIENTO

La administracin de los procesos (productivos, administrativos o de ventas), requiere datos que deben recolectarse y procesarse con el objeto de extraer la mayor cantidad de informacin que indique cul es el estado real de una situacin y con base en ello tomar acciones apropiadas

Herramienta bsica, es el medio por el cual podemos diagnosticar los procesos y las situaciones utilizando una materia prima con caracterstica especial: Los datos

Las herramientas en s mismas no mantienen ni mejoran la calidad

Las herramientas bsicas suministran la informacin a partir de la cual se generan acciones que tienen como propsito mantener y mejorar la calidad de los procesos

HERRAMIENTAS BSICAS

Lluvia de ideas Diagrama de Flujo Estratificacin Hoja de registro de datos Grficos

Grfico de Barras Grfico de tendencia o lnea Grfico Circular o Pastel

Anlisis de Pareto Diagrama Causa Efecto Hoja de chequeo Histograma

LLUVIA DE IDEAS
QU ES?

Es una tcnica participativa mediante la cual se logra que un grupo de personas previamente estimuladas aporte opiniones, ideas o sugerencias relacionadas con una situacin o problema especficos aprovechando la creatividad, experiencia y motivacin del grupo

Existen dos tipos de lluvias de ideas:

Estructuradas

no estructuradas

Estmulo Generacin de ideas Anlisis Jerarquizacin

PARA QU SE UTILIZA? Tomar decisiones Identificar causas de un problema Identificar soluciones para un problema Efectuar diagnstico sobre un problema Planear actividades Mejorar procesos Generar estrategias Integrar participantes Educar para la participacin

METODOLOGA

Determine ejercicio

claramente

el

propsito

del

Defina el grupo de trabajo (4 10 personas)

Rena el grupo y estimlelo precisando el propsito del ejercicio mediante preguntas (qu, por qu, cundo, quin, dnde, cmo)
Oriente la eleccin de un secretario para que registre en un papelgrafo las ideas del grupo tal y como stas hayan sido expresadas

METODOLOGA

Realice con el grupo la generacin de ideas considerando que:

Cada participante expresar una idea por turno Las

ideas que se expresen no se comentarn, criticarn o discutirn Los participantes pueden pasar Las corazonadas no relacionadas sern aceptadas Una idea puede partir de otra La generacin de ideas terminar cuando stas se hayan agotado

METODOLOGA

Realice con el grupo:

Las aclaraciones necesarias El anlisis de ideas, sugerencias u opiniones

La agrupacin de ideas afines

La eliminacin de ideas no aplicables La organizacin de las ideas, sugerencias u opiniones

resultantes

Lleve a cabo con el grupo la jerarquizacin de las ideas mediante votacin, consenso o empleo de datos (Pareto)

EJEMPLO
Se ha conformado un grupo de diez (10) personas pertenecientes a las reas de Ventas y Logstica con el propsito de establecer las causas generadoras de devoluciones en la lnea de productos personales. El resultado de la investigacin anterior ser empleado en la creacin de una lista de tems de devolucin debidamente codificados y sobre los cuales se har un control semanal; adems, esta informacin ser la base para los trabajos futuros de los equipos de solucin de problemas que sern establecidos con las diferentes reas involucradas.

En su primera reunin y mediante una lluvia de ideas iniciada con la pregunta por qu se generan devoluciones de productos personales?, el grupo encontr cincuenta (50) posibles causas de devoluciones que despus de haber sido analizadas y agrupadas quedaron definidas as:

Averas en el cliente Averas en el transporte Anulacin orden de compra por el cliente Baja rotacin del producto Error en recepcin de la mercanca Error en la toma del pedido Mala situacin econmica del cliente Error en cdigo de barras Error embalaje tercero Error en el sistema Error EDI / CEN Cambio presentacin del producto Mercanca hurtada al transportador

Cierre del negocio Mercanca prxima a vencimiento Mercanca vencida Error en la orden de compra Error en la grabacin del pedido Faltante en caja original Mercanca saqueada por el transportador Mercanca cambiada en el centro de distribucin Mercanca extraviada al transportador

Como el grupo consider que la mejor forma de establecer la importancia de cada uno de estos tems es la recoleccin y el anlisis de datos, omiti la etapa de seleccin en la lluvia de ideas.

DIAGRAMA DE FLUJO
QU ES?

Es un grfico que describe paso a paso desde su inicio hasta su final, un proceso, o actividad de produccin de bienes o de prestacin de servicios de acuerdo con una simbologa previamente establecida

QU ES UN PROCESO? Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (materias primas, materiales, informacin) en salidas (bienes o servicios) con valor agregado para un cliente o grupo de clientes

SIMBOLOGA
Inicio y fin del proceso Pasos ( Operaciones, actividades) del proceso

Punto de Decisin Indicador de direccin

PARA QU SE UTILIZA?

Observar grficamente de una manera simplificada e integral un proceso o actividad con sus secuencias real e ideal, caractersticas, interrelaciones etc. Identificar riesgos actuales o potenciales en el sitio exacto de un proceso o actividad Conocer, corregir y mejorar un proceso o actividad Definir clientes y proveedores internos y externos Identificar entradas y salidas Capacitar y entrenar

METODOLOGA

Defina el proceso a diagramar

Determine claramente los lmites del proceso (inicio final) Defina y ordene secuencialmente las diferentes operaciones, puntos de decisin etc. Elabore el diagrama de flujo y verifquelo: compruebe que todos los pasos fueron incluidos en el diagrama al igual que los puntos de decisin y sus alternativas. No olvide que cada paso en el diagrama debe tener una salida

METODOLOGA

Ejemplo

Especifique si as lo requiere (empleando un formato diseado para el caso), los tiempos reales y esperados, la tecnologa, el costo etc. Compare peridicamente el diagrama de flujo estndar con el proceso real para establecer si el mismo se realiza correctamente Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.

ESTRATIFICACIN

QU ES? Es un mtodo para clasificar un grupo de datos, elementos o tems en varios subgrupos denominados estratos de acuerdo con una o varias caractersticas especficas

PARA QU SE UTILIZA?

La estratificacin se utiliza para realizar un mejor anlisis de los datos ya que stos se dividen en grupos ms pequeos y especficos facilitndose la visualizacin de la variacin y otras situaciones que en un conjunto grande de datos no podran apreciarse

METODOLOGA

Especifique la poblacin a estudiar Obtenga la informacin

Revise la informacin obtenida y determine de acuerdo con su necesidad las caractersticas que darn origen a los estratos Rena los datos, elementos o tems relacionados encabezndolos con el enunciado del estrato al cual pertenecen
Analice los datos, elementos o tems contenidos en cada estrato utilizando herramientas como diagramas de causa y efecto, diagramas de Pareto, histogramas, grficos de barras etc.

METODOLOGA

Considere como referencia los siguientes grupos o estratos usuales:

Tiempo : Da, hora, semana, mes Personal : Turno, gnero, edad, experiencia, individuo

Equipo : Mquina, modelo, tipo, edad, tecnologa

Condiciones : Temperatura, velocidad, ambiente, presin etc. Proceso : Ventas, produccin, logstica, RRHH etc. Lugar : Distrito, rea, ciudad, zona etc. Material : Proveedor, tipo, composicin, lote, tipo de producto etc.

EJEMPLO

Posteriormente, el grupo encontr necesario clasificar los tems definidos en la lluvia de ideas con base en las reas generadoras de devoluciones identificadas en el diagrama de flujo, facilitando con esto el trabajo de los equipos de solucin de problemas que se conformarn en el futuro. Al final del ejercicio, se determinaron los siguientes estratos:

CLIENTE
Anulacin orden de compra por el cliente Averas en el cliente Baja rotacin de producto Error en la recepcin de la mercanca Mala situacin econmica del cliente Mercanca prxima a vencimiento Cierre del negocio Mercanca vencida

OPERADOR LOGSTICO
Averas en transporte Mercanca extraviada al transportador Mercanca hurtada al transportador Mercanca saqueada por el transportador MERCADEO Y VENTAS Cambio producto

presentacin

del

FUERZA DE VENTAS
Error en la toma del pedido Error en orden de compra

PLANTA
Faltante en caja original Error en cdigo de barras Error embalaje unidad de empaque TERCERO

ADMINISTRACIN VENTAS

Error grabacin de pedido ALISTAMIENTO Y DESPACHO

Error embalaje tercero SISTEMA Error EDI / CEN Error en el sistema

Mercanca cambiada en el centro de distribucin

HOJA DE REGISTRO
QU ES?

Es un formato preimpreso para recolectar y registrar en forma fcil y concreta, datos de tems de los cuales se requiere conocer frecuencia, costo, tiempo, dimensiones, lugar de ocurrencia etc.

 Para qu se utiliza?

Facilitar la recoleccin de datos Organizar los datos de tal forma que

puedan utilizarse en forma eficiente Disponer de los datos en un documento formal, fcil de archivar, consultar etc.

METODOLOGA

Defina los eventos e tems que se observarn al igual que la informacin requerida con el fin de determinar el tipo de datos a recolectar, sus caractersticas etc.

Decida la forma como se obtendrn los datos considerando perodos de tiempo, lugar, responsables etc. Disee un formato claro y fcil de usar en el cual se registren los datos con sus caractersticas

METODOLOGA

Recolecte y registre los datos utilizando nmeros, figuras, smbolos, letras etc. Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc. Analice los resultados, tome decisiones y archive el formato diligenciado

EJEMPLO

Seguidamente y tomando como referencia las reas generadoras de causas de devoluciones, el grupo decidi hacer un seguimiento durante un mes para establecer la frecuencia con la cual stas se presentan y poder as establecer de manera confiable el grado de importancia de cada una de ellas. Los datos fueron recolectados en hojas de registro diseadas por el grupo:

REA GENERADORA:CLIENTE

MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Averas en el cliente Error recepcin mercanca Mercanca prxima a vencimiento Mercanca vencida Totales

#1 11 03 07 00 21

#2 15 00 03 00 18

#3 18 06 04 00 28

#4 13 04 02 01 20

TOTAL 57 13 16 01 87

REA GENERADORA:OPERADOR LOGSTICO MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Averas en el Transporte Error en entrega por transportador Mercanca extraviada por transportador Mercanca hurtada al transportador Totales

#1 00 01 00 02

#2 00 00 00 07

#3 03 00 00 00

#4 01 00 01 05

TOTAL 04 01 01 14

03

07

03

07

20

REA GENERADORA:FUERZA DE VENTAS MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Error en orden de compra Error en toma de pedido Totales

#1 00 02 02

#2 00 07 07

#3 00 00 00

#4 01 05 06

TOTAL 01 14 15

REA GENERADORA:ALISTAMIENTO Y DESPACHO MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Mercanca cambiada en C.D Totales

#1 02 02

#2 00 00

#3 09 09

#4 01 01

TOTAL 12 12

REA GENERADORA:PLANTA

MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Error en cdigo de barras Error embalaje unidad de empaque

#1 01 00 02 03

#2 00 01 00 01

#3 02 00 00 02

#4 00 00 00 00

TOTAL 03 01 02 06

Faltante en caja original

Totales

REA GENERADORA:Mercadeo y Ventas MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Cambio presentacin del producto Totales

#1 02 02

#2 00 00

#3 00 00

#4 00 00

TOTAL 02 02

REA GENERADORA:ADMINISTRACIN VENTAS MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Error grabacin pedido Totales

#1 00 00

#2 00 00

#3 02 02

#4 00 00

TOTAL 02 02

REA GENERADORA:Otros

MES:AGOSTO DE 2.002

ITEM Error EDI / CEN Error embalaje tercero Totales

#1 00 01 01

#2 01 00 01

#3 00 00 00

#4 00 01 01

TOTAL 01 02 03

Total devoluciones Agosto de 2.002: 174

GRFICOS
QU SON?
Son representaciones grficas de datos cuantitativos que organizan, resumen e ilustran dichos datos facilitando su comprensin y anlisis

 Para qu se utiliza?

Comprender mejor los datos disponibles

Hacer comparaciones entre diferentes situaciones de un tem Apreciar la magnitud de los cambios presentados en un tem Apreciar resultados de estudios de mercado, censos etc.

TIPOS DE GRFICO

Grfico de barras

Compara cantidades por medio de rectngulos de anchos uniformes pero de longitudes proporcionales al nmero representado. Puede elaborarse en forma vertical u horizontal

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

METODOLOGA DEL GRFICO DE BARRAS

Defina ejes X (variable independiente) e Y (variable dependiente) Registre en la parte inferior del eje X los tems a comparar (producto, ciudad, distrito, meses, tipo de gasto, mquina, vendedor etc.) Elabore sobre el eje Y una escala teniendo en cuenta el valor mnimo y el valor mximo (frecuencia, costos, precios, ventas etc.) a considerar en el grfico

Represente con rectngulos de ancho uniforme dibujados sobre el eje X los tems a comparar haciendo coincidir su altura con el nmero correspondiente en la escala del eje Y Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

EJEMPLO

Grfico de Barras
90 75 60 45 30 15 0
Frecuencia

Frecuencia

Admon de Alistamiento vtas y despachos 2 12

Cliente 87

Fuerza de vtas 42

Mcdeo y vtas 2

Operador logstico 20

Otros 3

Planta 6

rea generadora

TIPOS DE GRFICO

Grfico de tendencia o lnea

Muestra mediante lneas la variacin de un tem a travs del tiempo
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

METODOLOGA DEL GRFICO DE TENDENCIA O LNEA

Defina ejes X (variable independiente) e Y (variable dependiente) Registre en la parte inferior del eje X los tems correspondientes (producto, ciudad, distrito, meses, tipo de gasto, mquina, vendedor etc.) Elabore sobre el eje Y una escala teniendo en cuenta el valor mnimo y el valor mximo (frecuencia, costos, precios, ventas, gastos etc.)

Si es necesario, dibuje lneas que representen valores mnimos y mximos a obtener (presupuestos, metas etc.) Represente con puntos el comportamiento de X colocados frente a su valor correspondiente en Y Una los puntos con lneas rectas Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.

EJEMPLO

Grfico de Tendencia o Lnea

25 20 15 10 5 0
Frecuencia

14

Semana # 1 Semana # 2 Semana # 3 Semana # 4 11 14 15 14 18 14 Promedio 13 14

tem: Averas en el cliente Promedio

tem: Averas en el cliente

TIPOS DE GRFICO

Grfico Circular o de Pastel

Representa la contribucin individual (porcentual) de diferentes tems en el total de una situacin

METODOLOGA DEL GRFICO CIRCULAR

Elabore un crculo que represente el total (100%) de la situacin

Divida el crculo en el nmero de categoras a graficar haciendo que el tamao de las divisiones sea proporcional con la cifra (porcentaje) correspondiente a cada categora y siguiendo el sentido de las manecillas del reloj con su inicio a las 12 en punto

Coloque cada cifra en correspondiente divisin

su

Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.

EJEMPLO

Devoluciones rea generadora:Cliente 18% 1%

15%

66%

Averas en el cliente Error recepcin mercanca M ercanca prxima a vencimiento M ercanca vencida

ANLISIS Y DIAGRAMA DE PARETO

QU ES?

El principio de Pareto es una tcnica para separar los problemas en dos clases:
Pocos vitales: Pocos elementos que pesan ms Muchos triviales: Muchos elementos que pesan menos

El anlisis de Pareto emplea cuatro herramientas bsicas:

La estratificacin que indica las categoras a investigar La hoja de registro de datos que muestra los factores a

investigar,

su

frecuencia

absoluta,

su

frecuencia

relativa y su frecuencia relativa acumulada La grfica de barras (diagrama de Pareto) que representa cada uno de los factores a investigar, ordenados de mayor a menor de acuerdo con su frecuencia absoluta La grfica de lnea dibujada sobre la grfica de barras que representa la frecuencia relativa acumulada

PARA QU SE UTILIZA?

Establecer prioridades Determinar qu factores tienen mayor incidencia en la situacin investigada Conocer el estado actual de un proyecto Conocer el grado de avance de un proyecto

METODOLOGA

Defina la situacin a investigar: calidad, costo, entrega, seguridad, motivacin, ventas etc. (fenmenos),

operarios, mquinas, procesos, materiales, mtodos,

medio ambiente etc. (causas)

Defina

qu

tipo

de

datos

se

requieren

cmo

estratificarlos: operario, vendedor, proceso, mquina, tipo de defecto, localizacin, material etc.

Determine el tiempo y el mtodo para la recoleccin de los datos: formato (hoja de registro), lugar, perodo,

responsables etc.

Recolecte los datos y calcule los totales

METODOLOGA
1.

Elabore una tabla y ordene en ella los factores de mayor a menor con base en su frecuencia absoluta. Calcule para cada factor la frecuencia relativa y la frecuencia relativa acumulada Agrupe los factores con frecuencias absolutas ms bajas en la categora otros Dibuje dos ejes verticales (Y) y uno horizontal (X)
1. En el eje vertical izquierdo dibuje una escala desde 0 hasta la suma total de frecuencias absolutas 2. En el eje vertical izquierdo dibuje una escala desde 0% hasta 100% 3. En el eje horizontal haga tantas divisiones como factores a investigar

2.

3.

METODOLOGA

Dibuje sobre las barras puntos que representen los porcentajes acumulados y nalos con una curva cuyo extremo derecho deber coincidir con el 100% del eje vertical derecho Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.

EJEMPLO

Tabla de datos
rea generadora
Cliente Fuerza de ventas Operador logstico Alistamiento y despachos Planta Admon. de Ventas Mercadeo y ventas Tercero Sistema Total

Frecuencia
87 42 20 12 6 2 2 2 1 174

Frecuencia Relativa
50,0% 24,1% 11,5% 6,9% 3,4% 1,1% 1,1% 1,1% 0,6%

Frecuencia Acumulada
50,0% 74,1% 85,6% 92,5% 96,0% 97,1% 98,3% 99,4% 100,0%

Diagrama de Pareto
174 154 134 114 94 74 54 34 14 -6 100,0%
Frecuencia Relativa

Frecuencia Absoluta

85,0% 70,0% 55,0% 40,0% 25,0% 10,0% Client Fuerz Opera Alista Planta Admo Merca Tercer Siste e a de dor mient . n. y deo y o ma 87 42 20 12 6 2 2 2 1 -5,0%

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Acumulada 50,0% 74,1% 85,6% 92,5% 96,0% 97,1% 98,3% 99,4% 100,0

DIAGRAMA CAUSA EFECTO

QU ES? Es un diagrama en forma de espina de pescado que muestra en forma sistemtica y ordenada la relacin entre un efecto (resultado, caracterstica) y las causas que lo generan

Esta herramienta se conoce tambin como el diagrama de espina de pescado, diagrama de Ishikawa y diagrama de las 5 Ms

EFECTO
Causa Secundaria
Causa principal

El principio bsico del diagrama de causa y efecto es NO EXISTE EFECTO SIN SUS CAUSAS.

Para qu se utiliza?

Identificar las causas de un conocido y definido claramente

resultado

Identificar soluciones para problemas (los cmos de un qu especfico)

METODOLOGA

Describa clara y concretamente el efecto a analizar y escrbalo en un cuadrado dibujado en el extremo derecho de una hoja de papel Determine las causas primarias del efecto mediante una lluvia de ideas y tomando como referencia las 5Ms (mano de obra, mtodo, materias primas, maquinaria y medio ambiente) Evale si el efecto vara si se modifican las causas primarias; seleccione las cinco o seis causas que de acuerdo con su experiencia influyen con su variacin ms significativamente en el efecto

Trace de izquierda a derecha sobre la hoja de papel una flecha (espina dorsal) dirigida al centro del cuadrado donde se registr el efecto y dibuje a sus lados tantas flechas (espinas) como causas primarias existan; escriba estas causas primarias en rectngulos ubicados en el extremo de cada flecha (espinas)

Defina mediante una originan cada causa presenta esta causa) pequeas conectadas factores se denominan

lluvia de ideas los factores que primaria (pregunte por qu se y escrbalos sobre espinas ms a las espinas principales. Estos causas secundarias

Asigne grados de importancia a las causas secundarias y seale aquellas que parecen tener una mayor influencia sobre la respectiva causa primaria

Defina los factores que originan las causas secundarias (pregunte por qu se presenta esta causa) y escrbalos sobre espinas ms pequeas conectadas a las espinas secundarias. Estos factores se denominan causas terciarias.

Proceda igual con las causas terciarias y cuaternarias hasta llegar a causas de quinto nivel que se considerarn las causas raz o fundamentales del efecto y sobre las cuales se deben tomar acciones

Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc.

EJEMPLO

Con base en la informacin presentada por el grupo, la compaa consider necesario conformar algunos equipos interfuncionales con la misin de analizar las principales causas generadoras de devoluciones y presentar propuestas para su solucin.
Uno de estos equipos se integr con personal de las reas de administracin de ventas, operador logstico y fuerza de ventas de la compaa y personal de las reas de recepcin y bodegas de tres de los clientes ms importantes de la ciudad de Cali con el fin de trabajar en el tema AVERAS EN EL CLIENTE. Despus de reunir informacin preliminar relacionada con el manejo y almacenamiento de los productos en las instalaciones de los clientes, el equipo se reuni para identificar mediante una espina de pescado las causas probables de las averas.

MAQUINARIA Y EQUIPO
Carencia de estibas Estantera en mal estado Falta de Racks

MANO DE OBRA
Alta rotacin

Proceso de seleccin deficiente Bajo desempeo Falta personal Personal no entrenado

Alta rotacin

Personal inseguro

Falta compromiso

Techos con goteras

Corrugado dbil Corrugado mal armado

AVERAS EN EL CLIENTE
No se sigue el FIFO
No hay supervisin

Alta Humedad Relativa

Exceso de polvo

Carencia de procedimiento Problemas en el sellado

Proceso no estandarizado

El producto es maltratado

MEDIO AMBIENTE

MATERIALES

MTODOS

HOJA DE CHEQUEO
QU ES?
Es una herramienta que permite verificar y asegurar el cumplimiento de condiciones definidas (pasos, variables, atributos etc.) para un proceso o actividad

Las hojas de chequeo tambin se conocen con los nombres de listas de chequeo o check lists

 Para qu se utiliza?

Realizar verificaciones

auditoras,

inspecciones,

Descubrir inconsistencias Prevenir omisiones, fallas Predecir efectos o resultados

METODOLOGA

Defina el proceso o actividad a revisar y el propsito del seguimiento Determine las condiciones (pasos, variables, atributos) a ser revisados y su secuencia lgica Determine los puntos de referencia de las condiciones (tolerancias, especificaciones, lmites etc.) que sern revisados Disee un formato claro y fcil de utilizar

METODOLOGA

Aplique el formato utilizando smbolos o palabras (OK, no OK etc.) de acuerdo con el resultado de la revisin Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea, los responsables etc. Analice los resultados, tome decisiones y archive el formato diligenciado

EJEMPLO

Una vez establecidas las posibles causas de las AVERAS EN EL CLIENTE, el equipo encontr necesario levantar informacin adicional para validar la ideas registradas en el diagrama de causa y efecto; por lo anterior, se dise una hoja de chequeo con el siguiente contenido:

EJEMPLO

ITEM
El personal ha sido capacitado y entrenado y existe evidencia El producto es manipulado adecuadamente El estado de los elementos en contacto con el producto garantiza su conservacin (estibas, estanteras etc.) El medio ambiente (temperatura, limpieza, orden) no ponen en riesgo la integridad del producto Existen procedimientos escritos sobre el manejo de los productos Los procedimientos escritos se cumplen y existe control El sistema de rotacin garantiza la conservacin del producto (Peps, Ueps etc) Las caractersticas del producto (embalaje, empaque etc.) permiten su conservacin

SI

NO

OBSERVACIONES

HISTOGRAMA
QU ES?
Es un grfico de barras que muestra la dispersin y el centramiento de los datos variables continuos de una poblacin o de una muestra de ella. En forma ms general puede definirse el histograma como un grfico de distribucin de frecuencias que revela la cantidad propia de variacin de un proceso

 Para qu se utiliza?

Comparar la distribucin de los datos con una medida o especificacin Determinar si el proceso cumple especificaciones Determinar el centramiento del proceso y las desviaciones superiores e inferiores con respecto a los lmites o especificaciones Detectar estratificaciones Obtener informacin sobre mano de obra, mtodos, mquina, materiales, medio ambiente etc.

METODOLOGA

Defina la variable continua a investigar y la razn para ello Determine cmo sern recolectados los datos: caractersticas, nmero de datos (mnimo 30), perodo de tiempo, lugar, formato, responsables etc. Recolecte los datos Ordene los datos de menor a mayor o de mayor a menor

METODOLOGA

Defina la variable continua a investigar y la razn para ello Determine cmo sern recolectados los datos: caractersticas, nmero de datos (mnimo 30), perodo de tiempo, lugar, formato, responsables etc. Recolecte los datos Ordene los datos de menor a mayor o de mayor a menor

METODOLOGA

Cuente el nmero de datos n y calcule el rango R (# mayor - # menor) Determine el # de clases K ( n) Calcule el intervalo de clase I (R / K) Establezca la primera clase con sus respectivos lmites:
M Lmite Inferior # menor 2
Lmite Superior LmiteInf. 1 M Und de Medida

METODOLOGA

Conforme las clases restantes sumando al lmite inferior de cada clase el intervalo de clase (I) Calcule las marcas de clase o valores centrales (lmite superior + lmite inferior / 2)
L.Superior L.Inf erior 2

Construya la tabla de frecuencias F

Grafique el histograma

METODOLOGA

Grafique el histograma

Registre en el formato el nombre de la compaa, la fecha, el proceso, el rea los responsables etc. Analice los resultados, tome decisiones y archive el formato diligenciado

EJEMPLO

El rea de logstica ha integrado un equipo para la reduccin de los tiempos de entrega en la ciudad de Cali. Al hacer un seguimiento al tiempo de cargue de treinta y seis (36) camiones, el equipo encontr los siguientes resultados:
40 40 40.2 40 39.6 39.4 39.8 40 40.2 40.4 40 39.6 40.2 39.4 40 40.4 40.2 39.8 40.8 40 40.6 40.4 39.8 40 39.6 39.8 39.6 39.2 40.2 39.8 39 40.5 40.2 39.8 41.3 39.4

Con el fin de apreciar la variabilidad del tiempo de cargue, el equipo opt por elaborar un histograma considerando los siguientes valores como referencia:
Tiempo mnimo: 39.5 minutos Tiempo esperado: 40.0 minutos Tiempo mximo: 41.0 minutos Al ordenar los datos en forma creciente, se obtuvo la siguiente tabla:

39 39.6 39.8 40.0 40.2 40.4

39.2 39.6 39.8 40.0 40.2 40.4

39.4 39.6 39.8 40.0 40.2 40.5

39.4 39.8 40.0 40.0 40.2 40.6

39.4 39.8 40.0 40.0 40.2 40.8

39.6 39.8 40.0 40.2 40.4 41.3

N 36 Rango # mayor# menor 41.3 39 2.3 # Clases K n 6 R Intervalo de claseI 0.38 K M 0.1 Lmite Inferior de la primera clase # menor 39 38.95 2 2 M : Unidad de medida Lmite Superior de la primera clase 38.95 0.38 39.33 Ls Li Marca de clase 2

Clase 1 2 3 4 5 6 7

Lmites de clase Marcas de clase Frecuencia 38.95-39.33 39.33-39.71 39.71-40.09 40.09-40.47 40.47-40.85 40.85-41.23 41.23-41.61 39.14 39.52 39.00 40.28 40.66 41.04 41.42 2 7 14 9 3 0 1

Histograma 15
Frecuencia

10 5 0 39,33 39,71 40,09 40,47 40,85 41,23 41,61