Car Gas

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA www.dafp.gov.
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Mauricio Zuluaga Ruiz DIRECTOR Mara Patricia Baraya Daz SUBDIRECTORA GENERAL Luz Amparo Gonzlez Agudelo DIRECTORA DE POLTICAS DE ADMINISTRACIN PBLICA Elbert Elicer Rojas Mndez DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Hernando Henao Moreno DIRECTOR DE POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Mara del Consuelo Arias Prieto DIRECTORA DE POLTICAS DE CONTROL INTERNO ESTATAL Y RACIONALIZACIN DE TRMITES Claudia Patricia Hernndez Len JEFE OFICINA ASESORA JURDICA Fredy Surez Castaeda JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Gabriel Hernn Rojo Fernndez JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Hctor Fabio Orjuela Prez JEFE OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIN
MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO

Gua metodolgica para el Sector Pblico
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TRABAJO ELABORADO POR: Luis Ivn Gmez Franco ASESORA TCNICA: Wilson Alberto Ordez Romero

TABLA DE CONTENDO Pg. PRESENTACIN ...................................................................................... 5 INTRODUCCIN ...................................................................................... 7 MARCO LEGAL ....................................................................................... 9 METODOLOGA PARA DETERMINAR LAS CARGAS DE TRABAJO EN UNA DEPENDENCIA ............................................. 11 A.Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia. ........................ 12 1. Procesos por dependencia. ............................................................. 12 2. Etapa o Fase. ................................................................................... 13 3. Tarea. ............................................................................................... 13 4. Nivel y denominacin del empleo .................................................... 14 5. Requisitos de la tarea. ..................................................................... 15 6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes. ....... 16 7. Tiempo de trabajo por cada tarea ( Tiempo estndar). ..................... 16 7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos. ...................................... 17 7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos. .................................. 19 7.3 Mtodo del Cronometraje. ......................................................... 20 8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea distribuido por niveles y denominacin del empleo. ....................... 22 9. Total promedio mes de horas hombre por etapa. ........................... 23 10. Total promedio mes de horas hombre por proceso. ....................... 23 11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes. ....... 23 12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo, por etapas y proceso. (Fila No. 12). .............................. 24 13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo y total personal requerido en la dependencia. (Fila No. 13 ) Formulario 1 ..................................................................................... 25 B. Personal requerido para la Institucin. (Formulario 2) ................ 31 ANEXO: OTRAS TCNICAS PARA LA MEDICIN DE TIEMPOS DE LOS TRABAJOS ....................................................... 35 -Clculo de Tiempos sobre la Base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados. ......................... 35 -Mtodo de la Filmacin de los Trabajos. .............................................. 35 -Mtodo del Muestreo del Trabajo. ......................................................... 36 -Mtodo del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 36 BIBLIOGRAFA ...................................................................................... 39


PRESENTACIN El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Desarrollo Organizacional, en cumplimiento de su funcin asesora para tener organizaciones estatales eficientes y efectivas, est comprometido en apoyar y consolidar una gestin estatal acorde al desarrollo social de nuestra comunidad, propsito que justifica la presentacin de la siguiente Gua para Medicin de Cargas de Trabajo en el Sector Pblico. La actual normatividad que rige los procesos de modernizacin institucional, propende por garantizar el diseo de estudios e investigaciones objetivas que soporten las decisiones administrativas en lo relativo a las modificaciones estructurales de nuestras instituciones, en la cual un papel importante lo determina el abordaje de la medicin del trabajo como elemento de anlisis complementario a otros escenarios de reflexin, tales como los anlisis de procesos, funciones y competencias. La presente gua ha sido elaborada a partir de una aproximacin terica a los intentos de la administracin e ingeniera en cuantificar de alguna medida la gestin humana y determinar las posibles modificaciones en aras de lograr un mayor rendimiento y una calidad de vida laboral ajustada a nuestro medio. Tal aproximacin ha sido enriquecida por las experiencias recibidas en este Departamento a partir de las ltimas reformas estatales, por lo tanto este estudio se acompaa de ejemplos especficos y la descripcin de los pasos a seguir, facilitando su comprensin y aplicacin a los grupos de trabajo encargados de elaborar los procesos de modernizacin en las instituciones del Estado.
MAURICIO ZULUAGA RUIZ Director


INTRODUCCIN
El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de tcnicas que pueden aplicarse para la medicin de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realizacin de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institucin. La Gua para Medicin de Cargas de Trabajo en el Sector Pblico tiene como objetivo general establecer las necesidades de personal de cada dependencia o unidad productiva, identificando posibles dficits o excedentes de empleados. Esta medicin del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carcter, ya sea de produccin en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayora de los entes del Estado. Como objetivos especficos podemos identificar: Medir los tiempos de trabajo en la gestin pblica. Determinar tiempos estndar para medir todas las tareas o trabajos de una dependencia. Establecer la dimensin ptima de una dependencia en funcin de su carga de trabajo.


MARCO LEGAL
La Ley 443 de 1998 en su artculo 41., seala: Reforma de plantas de personal. Con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los empleados de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la rama ejecutiva de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de empleos de carrera, debern motivarse expresamente y fundarse en: 1. Necesidades del servicio. 2. Razones de modernizacin de la administracin. 3. Basarse en estudios tcnicos que as lo demuestren, elaborados por las respectivas instituciones. La Ley 489 de 1998 en su artculo 54 seala: Con el objeto de modificar, esto es, variar, transformar o renovar la organizacin o estructura de los Ministerios, Departamentos Administrativos y dems entidades u organismos administrativos nacionales, las disposiciones aplicables se dictarn por el Presidente de la Repblica conforme a las previsiones del numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y con sujecin a los siguientes principios y reglas generales: m) Debern suprimirse o fusionarse los empleos que no sean necesarios y distribuirse o suprimirse las funciones especficas que ellos desarrollaban. En tal caso, se proceder conforme a las normas laborales administrativas. El Decreto 1572 de 1998 en su artculo 148, establece: Las

modificaciones a las plantas de personal de las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva de los rdenes nacional y territorial debern motivarse expresamente y fundarse en las necesidades del servicio o en razones que propendan por la modernizacin de la institucin, las cuales estarn soportadas en estudios tcnicos que as lo demuestren. Posteriormente el Decreto 2504 de 1998 determin en su articulo 7 .,Modifcase el artculo 149 del Decreto 1572 del 5 de agosto de 1998, el cual quedar as: Artculo 149. Se entiende que la modificacin de una planta de personal est fundada en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin, cuando las conclusiones del estudio tcnico de la misma deriven en la creacin o supresin de empleos con ocasin, entre otros, de: 1. Mejoramiento o introduccin de procesos, produccin de bienes o prestacin de servicios. 2. Redistribucin de funciones y cargas de trabajo. PARGRAFO. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artculo deben realizarse dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del inters general. As mismo, el artculo 9. modific el artculo 154 del Decreto 1572 de 1988, donde se establece que los estudios tcnicos debern estar basados en: 1. Anlisis de procesos tcnicos misionales y de apoyo. 2. Evaluacin de la prestacin de servicios. 3. Evaluacin de las funciones asignadas y las Cargas de Trabajo de los Empleos.
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METODOLOGA PARA DETERMINAR LAS CARGAS DE TRABAJO EN UNA DEPENDENCIA

La Medicin de Cargas de Trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del Estudio del Trabajo que se requiere en una Reforma Organizacional, pero previamente a la medicin, se precisa: Identificar los productos, procesos, etapas o fases y tareas que requiere la institucin en cada Dependencia. Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente. El equipo de trabajo debe elaborar la planilla de registro de informacin por dependencia segn el Formulario No 1, Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia, el cual nos permitir consolidar la informacin para poder obtener la Cantidad de Personal Requerido para la Institucin (consolidado general) en el Formulario No. 2. Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a diligenciar en forma secuencial los 13 pasos del Formulario 1: Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11 columnas del formulario 1. Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas 12 y 13 del Formulario 1.

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A. MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA FORMULARIO No. 1 Dependencia: Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. El trmino Dependencia tambin se puede asimilar al de rea, Departamento o Direccin. Registre en el encabezamiento del formulario el nombre de la dependencia en la cual se va a realizar la medicin de las cargas de trabajo. Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas. Fecha: Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la medicin.
Pasos: 1. Procesos por dependencia. Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad. Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo propuesto, entrega de un servicio o producto. Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la dependencia y antelos en la columna 1 del formulario.
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Ejemplo: Producto: Plan de ordenamiento territorial. Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial. 2. Etapa o Fase. Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el desarrollo de un proceso. Las etapas indican en forma secuencial cmo se desarrolla un proceso para el logro de sus objetivos. Cada etapa o fase tiene una o varias tareas mediante las cuales sta se desarrolla. Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecucin y regstrelas en la columna 2 del formulario. Ejemplo: Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial, las etapas son: - Definir la elaboracin del proyecto. - Evaluar y aprobar proyectos. 3. Tarea. Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles. Determine para cada etapa las tareas necesarias para su logro y escrbalas en la columna 3 del formulario. Ejemplo: Para la Etapa Evaluar y Aprobar Proyectos, las tareas son:

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Evaluacin Proyectos y Cambios. Aprobacin o Concepto. Radicar Documentacin Archivo Documentos
Para los tres pasos anteriores se puede consultar la Gua para la Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos, de febrero de 2002 que elabor la Direccin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 4. Nivel y denominacin del empleo Empleo: Conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propsito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. ( Art. 2 del Decreto 1569 de 1998). El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeo. Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las siguientes normas: - Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2502 del 10 de diciembre de1998. Los Niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Tcnico y Asistencial. - Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 1569 de Agosto de 1998. Los Niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Tcnico, Administrativo y Operativo.
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- Para las Instituciones Pblicas que conforman el Sistema de Seguridad Social en Salud: Decreto 1569 de agosto de 1998, los niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Tcnico y Auxiliar. La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que debe realizar una determinada labor. Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se debe tener en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente para la respectiva entidad u organismo. Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del empleo que debe realizar la tarea. Ejemplo: Para la tarea Elaborar Proyectos, el nivel y la denominacin del empleo que debe realizarla es: Nivel: Profesional. Denominacin del empleo: Profesional Universitario. 5. Requisitos de la tarea. Es el conjunto de conocimientos (estudio - experiencia) que se requieren para hacer la tarea analizada. Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para la ejecucin de la tarea. Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Administrativo, los requisitos para hacer solo la tarea Radicar documentacin, seran: Bachillerato Comercial. Si se desea, se puede relacionar la experiencia requerida.

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6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes. Esta informacin est directamente relacionada con el total de productos, servicios y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las estadsticas de la institucin o de las metas que se tengan para el perodo o de los indicadores de gestin. Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces que en promedio se repite la tarea en el mes. Ejemplo: La tarea Asignar Proyectos se repite o se hace un promedio de 13 veces en el mes. 7. Tiempo de trabajo por cada tarea (Tiempo estndar). Mida el tiempo de trabajo en horas requeridos para la ejecucin de cada tarea descrita en la columna 3, y escrbalo en la columna 7 del formulario. Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecucin de las tareas del proceso, y no el tiempo de duracin del mismo. Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su terminacin puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado invierte en la ejecucin de las diferentes tareas de la licitacin, y no se incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicacin de la licitacin y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los empleados estn realizando otras labores de su dependencia. El tiempo estndar es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo especfico en condiciones bien determinadas y segn mtodos definidos.
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Al tiempo medido de las tareas, se le agrega un tiempo suplementario por fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones fsicas o ambientales del puesto de trabajo. Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje de tiempo suplementario se estima en un 7%. Las condiciones para la aplicacin de stas tcnicas son dos: - Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas. - Las tareas han de ser observables y medibles. Hay varias clases de tiempos estndar, as: - Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia, basndose en su experiencia. - Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores. - Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas especiales. Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada tarea, se emplear, segn el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin de tiempos: 7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos. Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir trabajos de tipo administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la aplicacin de otras tcnicas. Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base

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en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin de las tareas, que den un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un tiempo mximo para realizar la tarea dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den ocasionalmente. El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la frmula: T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6. Donde: T Tm Tp TM = = = = Tiempo resultante. Tiempo mnimo asignado a la tarea. Tiempo promedio asignado a la tarea. Tiempo mximo asignado a la tarea.
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia ste, y se divide toda la suma por 6, porque es el promedio de seis tiempos. Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconvenientes un grado de precisin relativo pero aceptable. Ejemplo: La segunda tarea del formulario 1: Resolver la Consulta, se midi por el Mtodo de los Estndares Subjetivos. Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de
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esta tarea a los empleados que ms conocan de ella, se obtuvo la siguiente informacin: Tiempo mnimo: Tiempo promedio: Tiempo mximo: Aplicando la frmula : T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6 T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h } /6 = 1.416 horas ms el 7% de tiempo suplementario : 0.099 horas Da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas Entonces: T = 1.51 horas es el tiempo estndar para la tarea Resolver Consulta que se anota en la columna 7 del Formulario 1. 7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos. Se establece el tiempo de la tarea sacando el promedio (media aritmtica) de los tiempos de ella en perodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario. Ejemplo: La tarea Entregar Documentacin, se midi por el Mtodo de los Estndares Estadsticos. Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores respectivamente, as: T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas T2 = 2.88 minutos = 0.048 horas T3 = 3.24 minutos = 0.054 horas T4 = 3.72 minutos = 0.062 horas 0.5 horas 1.0 hora 4.0 horas.

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T5 = 2.70 minutos = 0.045 horas Sacamos el promedio de los 5 tiempos: T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas. ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas. Da: 0.054 h. + 0.003 h. = 0.057 horas. Entonces: T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para la tarea. Entregar documentacin que se anota en la columna 7 del Formulario 1. 7.3 Mtodo del Cronometraje. Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos. Las tareas tienen que dividirse en elementos operativos u operaciones elementales fciles de reconocer y de separar de los dems, en los que est muy claro su comienzo y terminacin. Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajando a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operacin. En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos cronometrados de cada elemento operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20 mediciones) para obtener un buen nivel de confianza y precisin. De los tiempos obtenidos se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media aritmtica).
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A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las tareas, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el resultado es el tiempo estndar asignado a la tarea. Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como inconvenientes su costo elevado, repercusiones psicolgicas y requiere personal con suficiente experiencia para su aplicacin. Ejemplo: La tarea Archivo de Documentos se midi por el Mtodo del Cronometraje. Esta tarea se dividi en dos elementos operativos: a. Verificar que est completa la documentacin que se requiere archivar. b. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de archivo. Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos a y b se obtuvieron los siguientes promedios. Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos Tiempo total de a + b = 4.654 minutos Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos. Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas. 4.980 min. / 60 = 0.083 horas.

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Entonces: T = 0.083 horas es el tiempo estndar para la tarea Archivo de Documentos que se anota en la columna 7 del formulario 1. 8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea distribuido por niveles y denominacin del empleo. Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y denominacin de empleo que requiera de acuerdo con la columna 4. Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1, vemos que las tareas son realizadas por los siguientes niveles y denominacin de empleo: Administrativo: Secretario. Profesional: Profesional Universitario. Directivo: Director Administrativo Tcnico: Tcnico Por lo tanto en la columna 8 se colocan 4 subcolumnas para los cuatro niveles y denominaciones requeridos. Multiplique la cantidad de veces que se repite la tarea en el mes (columna 6) por el tiempo estndar asignado a la misma (columna 7) y el resultado colquelo en la casilla correspondiente al respectivo nivel y denominacin del cargo en la subcolumna de la columna 8. Ejemplo: La tarea Resolver Consulta aparece en la columna 6 que se repite o se hace un promedio de 92 veces al mes, y en la columna 7 tiene un tiempo estndar de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas, que se
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colocan en la columna 8 en la casilla de la subcolumna de Profesional Universitario. 9. Total promedio mes de horas hombre por etapa. Para el clculo del tiempo requerido en cada etapa: sume los tiempos totales de las tareas de la respectiva etapa de las subcolumnas de la columna 8, y el total escrbalo en la columna 9 del formulario. Ejemplo: El tiempo de la etapa Definir la Elaboracin del Proyecto es igual a la suma de las tareas: Entregar Documentacin (0.741 h.), ms Asignar Proyectos (0.741 h.) y ms Elaborar Proyectos ( 331.89 h.) = 333.37 horas. 10. Total promedio mes de horas hombre por proceso. Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o productos que nos da el proceso en el mes, o el total de la meta que nos hemos propuesto elaborar en el mismo perodo. Sume los tiempos de cada etapa del respectivo proceso registrados en la columna 9 y el total antelo en la columna 10 del formulario 1. Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se suman los tiempos de las etapas Determinar Tema de Consulta 0.552 h. ms Atender la Consulta 138.92 h, lo cual nos da un tiempo total del proceso de 139.47 horas en el mes. 11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes. Es la cantidad de servicios o productos resultado de los

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procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes. Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se generan como productos 92 Consultas Resueltas en el mes. Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del formulario se refiere a los completamente terminados en el mes. Las columnas No. 9, 10 y 11 son informativas para la institucin y sirven para anlisis de procesos y de productividad. 12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo, por etapas y proceso. (Fila No. 12). Sume el tiempo total en el mes de cada tarea por nivel y denominacin del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el resultado colquelo en el penltimo rengln de la respectiva subcolumna. El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el mes por cada nivel y denominacin y cargo. En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al mes para el nivel Profesional y denominacin Profesional Universitario para sus respectivas tareas es de: (138.92 + 331.89 + 6.50 ) horas = 477.31 horas requeridas en el mes. Para el Director Administrativo: (0.741 + 6.50 ) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
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Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos los tiempos de las etapas de la columna 9, y los tiempos de los procesos de la columna 10, y colocar los totales en el penltimo rengln de las respectivas columnas. As: Tiempo total de las etapas (Colum. 9): T =0.552 h. + 138.92 h. + 333.37 h. + 14.82 h. = 487. 66 horas requeridas en el mes. Tiempo total de los procesos (Colum. 10): T = 139.47 h. + 348.19 h. = 487. 66 horas requeridas en el mes. Estos tiempos totales de las etapas o de los procesos representan el total de tiempo que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos. Nota: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos utilizando dos procesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos como productos existan. Tanto los procesos como las etapas o fases y las tareas se deben trabajar en forma macro de tal forma que se facilite su anlisis y medicin. 13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo y total personal requerido en la dependencia. (Fila No. 13) Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo. Para determinar la cantidad de personal requerido

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para cada nivel y denominacin del empleo, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las subcolumnas de la columna 8, por 167 horas, tiempo real que un empleado pblico trabaja en promedio por mes. El resultado de la divisin se coloca en el ltimo rengln de la subcolumna respectiva. Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada semanal de trabajo por empleado es de 44 horas semanales, (artculo 33 Decreto 1042 de 1978, modificado por Decreto 85 de 1986). Por lo cual, si se trabaja 5 das a la semana, correspondera trabajar cada da 8.8 horas. El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos, 52 sbados, 18 das festivos y 15 das de vacaciones, dando 228 das realmente laborados al ao, para un promedio de 19 das/mes. 19 das / mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes. Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional Universitario del nivel Profesional, se requieren: 477.31horas/167 horas/mes=2.85 Profesionales Universitarios. El total de personal requerido en la dependencia es igual a la suma de todos los requerimientos de personal por nivel y denominacin del empleo de la ultima casilla de las subcolumnas de la columna ocho. Ejemplo: 0.0433 2.8580 0.0064 0.0121 2.9198 Director Administrativo. Profesional Universitario. Tcnico. Secretario. Empleados. Aprox. (2.92 empleados).
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Tambin es igual a lo obtenido al dividir el tiempo total de todas las etapas (columna 9) o de los procesos (columna 10) por 167 horas: 487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia podemos hacer las siguientes consideraciones: Determinar si sobra o falta personal en la dependencia. Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer la planta de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los requisitos de las tareas consignados en la columna 5 del formulario 1 y al sistema de nomenclatura y clasificacin de los empleos vigente. Al conocer la cantidad de horas - hombre y el nivel de los empleos utilizados en cada etapa y en todo el proceso, podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte de nmina, y as utilizar esta informacin para anlisis de productividad o estudio ms riguroso de aquellas etapas que estn generando los mayores costos. Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y cules estn subutilizados y por lo tanto cmo utilizarlos en otras dependencias o reasignar funciones en la misma, aprovechando las ventajas de tener la planta de personal globalizada. - Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est recargado de trabajo. - Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est subutulizado.

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Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento total de personal en cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al nmero entero ms prximo por encima o por debajo, exclusivamente para los decimales que estn en el rango de 0.80 a 1 de 0 a 0.30. Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para realizar las labores de los dos procesos en el mes, se aproximan a tres empleados. Un requerimiento de 0.917 de personal se asume que equivale a 1 persona. En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a 3 personas.
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MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA
FORMULARIO No. 1
DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
FECHA:
10
11
PROCESOS POR DEPEDENCIA TAREA REQUISITOS DE LA TAREA
ETAPA O FASE
NIVEL Y DENOMINACIN DE EMPLEO
CANTIDAD TIEMPO TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL PROMEDIO DE MES DE CADA TAREA DISTRIBUIDO POR TOTAL DE VECES TRABAJO NIVELES Y DENOMINACIN DEL EMPLEO PROMEDIO QUE SE POR MES-HORAS REPITE LA CADA DIRECTIVO PROFESIO. TCNICO ADTIVO. HOMBRE TAREA EN EL TAREA DIRECTOR PROF. TCNICO SECRETAR. MES (TIEMPO) UNIVERS. 92 0,006 h 0,552 0,552
TOTAL PROMEDIO MES-HORAS HOMBRE
CANTIDAD DE PRODUCTOS GENERADOS POR ELPROCESO EN EL MES O METAS PROPUESTAS
DETERMINAR TEMA DE CONSULTA BACHILLERATO COMERCIAL
REMITIR AL PROFESIONAL ASIGNADO ADMINISTRATIVO SECRETARIO
ATENCIN DE CONSULTAS PERSONALES Y TELEFONICAS RESOLVER CONSULTA 1,51 h 138,92 PROFESIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO 92 TITULO PROFESIONAL EN ADMON, ING. INDUSTRIAL INGENIERO CIVIL ECONOMIA BACHILLERATO COMERCIAL 13 0,057 h
139,47 138,92
ATENDER LA CONSULTA
92 CONSULTAS RESUELTAS
ENTREGAR DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVO SECRETARIO
0,741
DEFINIR Y ELABORAR PROYECTOS 13 0,057 h 0,741 ELABORAR PROYECTOS 13 25,53 h PROFESIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO TTULO UNIVERS. ING. INDUSTRIAL, CIVIL
ASIGNAR PROYECTOS
DIRECTIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
TITULO UNIVERSITARIO AFIN ESPECIALIZACION EXPERIENCIA 1 AO
333,37
331,8
ELABORACIN PROYECTOS PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL EVALUACIN PROYECTOS Y CAMBIOS 13 . APROBACIN O CONCEPTO ADMINISTRATIVO SECRETARIO DIRECTIVO DIRECTOR ADTIVO TTULO UNIVERSITARIO ESPECIALIZACIN AFIN 13 PROFESIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO TTULO UNIVERS. ING. CIVIL, INDUSTRIAL, ECONOMA 0,5 h
346,19 6,50
13 PROYECTOS ELABORADOS
0,5 h
6,50
0,741
14,82
EVALUAR Y APROBAR PROYECTOS RADICAR DOCUMENTACIN TCNICO TCNICO BACHILLERATO COMERCIAL Y 1 AO DE EXP EN ARCH.
13
0,057 h
1,079
ARCHIVO DOCUMENTO
BACHILLER Y 2 AOS DE EXPERIENCIA
13
0,083 h 7,24 0,0433 477,31 2,858 1,079 0,0064 2,034 0,0121 487,66 2,92 487,66 2,92
12
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS
13
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIN DE EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
29
30

B. PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN FORMULARIO No. 2 Para la elaboracin del FORMULARIO No.2, PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN se trasladan todos los totales de personal requerido por cada nivel (ltima casilla de las subcolumnas de la columna 8 del Formulario No.1) que se haya elaborado para cada dependencia, a las respectivas casillas del formulario No. 2 en la fila correspondiente a la misma dependencia. Luego, en el Formulario No.2 : se suman horizontalmente los requerimientos de personal de cada dependencia, y nos da la cantidad de empleados requerida para la misma. Ejemplo : Si despus de elaborado el estudio de cargas de trabajo para un municipio nos dio en el Formulario No. 1 que para la dependencia (Despacho del Alcalde se requieren los siguiente empleados: 1 De nivel Directivo 1 De nivel Asesor 1 De nivel Administrativo 1 De nivel Operativo Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente fila (Despacho del Alcalde) en el Formulario No. 2. Se suman verticalmente en cada columna los requerimientos de personal de cada nivel y nos da el nmero de empleados requeridos del mismo en la institucin. La suma de los empleados requeridos para todas las dependencias nos da el total de empleados de la institucin.

31
Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin registrada se suman las personas requeridas en cada dependencia (ltima columna del formulario 2), y debe ser igual al total de la sumatoria de la ltima fila.
32

PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN FORMULARIO 2. NIVELES

DEPENDENCIA
DESPACHO DEL ALCALDE SECRETARA DE GOBIERNO SECRETARA DE EDUCACIN SECRETARA DE SALUD SECRETARA DE AGRICULTURA
TOTAL POR
DIRECTIVO
ASESOR
EJECUTIVO PROFESIO.
TECNICO
ADMINISTRATIVO OPERATIVO
1 1 4
DEPENDENCIA
1 1 1 1
1 3 3 3 5 2
4 14 5 9
3 1 1
Y MEDIO AMBIENTE SECRETARA DE

PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL
12
14
46
33
34

ANEXO OTRAS TCNICAS PARA MEDICIN DE TIEMPOS DE LOS TRABAJOS.
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados. Se basa en descomponer una tarea en movimientos o micromovimientos de manos, brazos o piernas etc., o combinacin de los anteriores como: introducir un sobre en la mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc., y luego a cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que est en tablas que se consiguen en el mercado o son elaboradas en la misma empresa. La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el tiempo suplementario por fatiga, ruido, temperatura etc., da el tiempo total de la tarea. Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como inconvenientes el costo elevado, limitaciones en su aplicacin y requiere personal especializado. Mtodo de la Filmacin de los Trabajos. En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada tarea. Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo. Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido.

35
Presenta inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo intelectual. Mtodo del Muestreo del Trabajo. Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de Observaciones Instantneas, Observaciones Aleatorias o Work Sampling. En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones instantneas en momentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y registre en una Hoja de Anlisis qu labor est realizando el empleado en ese momento. Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la jornada laboral que el empleado le dedica a realizar cada tarea. Luego ese porcentaje lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregndole el suplementario por ruido, fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado a la tarea. El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se saca de tablas de tiempos aleatorios que existen en el mercado. El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones. Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y tiene la dificultad de distinguir por la sola observacin, qu tarea est realizando el empleado. Mtodo del Autopunteo del Trabajo. En este mtodo el empleado va anotando en un formulario, previamente elaborado, la secuencia, hora de iniciacin y terminacin de todas las tareas que realiza a lo largo de su jornada laboral.
36

Con base en el formulario, se establecen los tiempos de las diferentes tareas. Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y empleados que realizan trabajos muy variados o difciles de cuantificar.

37
38

BIBLIOGRAFA BARNES Ralph M. La Tcnica del Muestreo Aplicada a la Medida del Trabajo.Traduccin Calleja Aguilar Anselmo, S. A., Madrid, 1962. CROSS Michael. Estructura Empresarial, Traduccin de Villamizar Herrera Jess. Fondo Editorial Legis, Bogot, Colombia, 1991. TERRY R. George, STEPHEN Franklin. Principios de Administracin. Editorial Continental S.A., Mxico, 1993. FERNNDEZ ROS, Manuel. Anlisis y Descripcin del Puesto de Trabajo. Ediciones Daz de Santos S.A., Madrid, 1995. PREZ FERNNDEZ DE VELASCO Jos Antonio. La Gestin por Procesos. Editorial Esic, Madrid, 1996. GALOFR ISART Alberto. Documento Tcnicas para el Anlisis de Cargas de Trabajo y la Racionalizacin de las Plantillas. Junio de l997. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos. Bogot, Febrero de 2002.

39
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Carrera 6 No. 12-62 Conmutador 334 40 80 / Fax. 341 05 15 Internet: www.dafp.gov.co E-mail: webmaster@dafp.gov.co Atencin al Cliente: 018000917770 Bogot, D.C., septiembre de 2002
40


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