Todo

lo que siempre quisiste saber y nunca te atreviste a preguntar sobre las herramientas Buscar Objetivos y Solver de Excel
Este tutorial y otros estn disponibles en: http://josenrique.es Ya sabes que Excel naci para calcular. Con suma facilidad realiza operaciones que previamente hemos diseado. Una hoja de clculo tiene dos tipos de datos: Por un lado estn las variables, son celdas donde los usuarios insertan valores. Por otro lado estn las frmulas que son celdas destinadas a devolver resultados operando con las variables.

El juego habitual de una hoja de clculo es: yo le doy datos a Excel y l me devuelve resultados, es decir, yo le doy una cantidad, un precio y un descuento y l me da el total de la factura; yo le doy el salario base, el IRPF, el desplazamiento, las dietas, y Excel me da el total a cobrar en la nmina. Lo normal es que los usuarios finales toquen en las celdas donde hay variables, pero que est prohibido tocar (normalmente estarn protegidas) en las celdas donde hay resultados puesto que habr en ellas frmulas diseadas previamente. Pues bien, a menudo vas a necesitar que el juego sea al revs, sabrs cuanto quieres que salga el total de la factura y querrs que Excel te diga la cantidad, querrs que salga en el total a cobrar de la nmina 2.000 y querrs que Excel te diga el salario base, en definitiva, qu ocurre cuando queremos que el resultado de una frmula sea un valor concreto?

La herramienta: Buscar Objetivo

El problema es que no podemos escribir el valor que queremos en una celda que contiene una frmula, dejara de funcionar la hoja de clculo. Pues bien, para este fin Excel tiene una herramienta llamada Buscar Objetivo. Te planteo el siguiente ejemplo:

Esto es una hoja de clculo con 3 variables (B3, B4 y B5) y un resultado (B7). El usuario final podr probar a cambiar las variables y ver cmo cambia el resultado. Pero Qu ocurre si tiene pensado gastarse 55 euros? O cambia la distancia o el precio del litro o el consumo del coche. Ves muy extraa la siguiente pregunta?: Tengo para gastar en un viaje 55 euros, Cuntos kilmetros puedo recorrer? Es un planteamiento muy frecuente sin embargo para resolverlo o lo haces por la cuenta de la vieja (probando y probando en la celda B3 hasta que el resultado se acerque a lo que quieres) o usas la herramienta Buscar Objetivo. Buscar Objetivo sirve para resolver en Excel esa situacin a revs de lo habitual, s el resultado que quiero obtener y quiero que Excel me calcule una variable. Si utilizas Excel 2003 Buscar Objetivo se encuentra en el men Herramientas, Buscar Objetivo. Si utilizas Excel 2007 o 2010 tendrs que buscarlo en la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, Anlisis Y si, Buscar Objetivo.

En cualquier caso te aparecer el mismo cuadro de dilogo donde tendrs que indicar tres cosas:

Definir la celda: debers poner la celda objetivo, es decir, la celda que contiene la frmula y por tanto no puedes escribir en ella. En nuestro ejemplo se trata de la celda B7. Con el valor: le debers indicar cunto quieres que sea el resultado, tendrs que decirle cul es tu objetivo. En nuestro caso queremos que la celda B7 tenga un valor de 55 euros. Para cambiar la celda: tendrs que decir qu celda variable quieres que Excel averige para conseguir que la B7 valga 55. En el ejemplo sera la distancia, la B3.

Ahora que el cuadro de dilogo est relleno, y antes de dar a Aceptar, mralo e interprtalo de la siguiente manera: Quiero que Excel cambie la celda B3 para conseguir que la B7 valga 55. A esto le llamo yo hacer que Excel calcule al revs (en matemticas sera despejar la X). Al dar a Aceptar debera salir lo siguiente:

Excel ha calculado la celda B3 dndole t el resultado que queras obtener. En la celda B3 hay ms decimales de los que parece a simple vista, colcate en la celda B3, mira en la barra de frmulas y vers Un nmero un poco complicado para haberlo conseguido t por la cuenta de la vieja.

La herramienta: Solver
El Buscar Objetivo tiene un par de carencias. Slo le puedes pedir que juegue con una variable y adems las variables no tienen lmites. En nuestro ejemplo anterior le podemos decir Cunto tendra que consumir mi coche para recorrer 925km con 10 euros? El buscar objetivo dira que si tu coche gastara 0,85 litros a los 100km podras recorrer los 925km con 10 euros. Pero todos sabemos que de momento eso es imposible, un coche no puede gastar eso sin embargo al buscar objetivo no se le puede explicar eso, no pone lmites. Por otro lado estara bien que para llegar a un objetivo Excel pudiera jugar con varias variables, por ejemplo que para que un viaje cueste menos cambiara la distancia, el consumo y el precio del combustible. En este caso tanto el consumo como el precio del litro no es algo que podamos decidir sobre ellos con lo que el ejemplo no nos valdra pero esa sera la idea. La finalidad de un Solver es la misma que la del buscar objetivo pero con la posibilidad de que intervengan ms de una variable y pudiendo poner restricciones a las mismas. La verdad es que un Solver est pensado para problemas ms complejos donde las variables que intervienen son muchas y las posibles soluciones son varias, en el mundo matemtico servira para resolver ecuaciones. Antes de continuar he de decirte que para usar la herramienta Solver debes activar un complemento que no viene por defecto habilitado. En Excel 2003 lo encontrars en Herramientas, Complementos. En Excel 2007 lo puedes activar desde botn de office, Opciones de Excel y en 2010 desde Archivo, opciones. En 2007-2010 debes continuar entrando en la opcin de complementos que aparece en el cuadro de dilogo y dando a la opcin Ir que aparece en la parte inferior de la pantalla

En cualquiera de los casos debes activar la casilla correspondiente a Solver:

Una vez habilitada la herramienta podrs usarla desde: Excel 2003: Herramientas, Solver Excel 2007-2010: Ficha Datos, grupo Anlisis Pongamos un ejemplo parecido al anterior aunque como te he contado Solver est pensado para casos ms complejos de anlisis matemticos. En este caso tambin tenemos un ejemplo en el que hay tres variables y un resultado. Piensa en la siguiente cuestin: Quiero pagar 600 euros de mensualidad, cunto puedo pedir? Esto es un claro ejemplo de Buscar Objetivo, lo podras resolver como hemos visto anteriormente. Pero y si el problema fuera el siguiente: Quiero pagar 600 euros de mensualidad. Me gustara que Excel jugara con las 3 variables (cantidad, inters y plazos) para conseguirlo pero teniendo en cuenta que el inters no debe bajar del 8% y que no quiero estar pagando ms de 180 plazos. Aqu podemos aplicar el siguiente Solver:

Al dar a resolver puede ocurrir que haya o no solucin (como en cualquier ecuacin). En nuestro caso s la hay e incluso podrs pedir que saque un informe detallando los cambios que ha realizado Excel para hallar la solucin. Si no eres experto en matemticas (yo tampoco) te aconsejo el informe de respuestas donde se detalla

claramente lo que valan cada una de las variables antes y despus del cambio. De todas formas no es obligatorio elegir un informe

Por ltimo decirte que este tutorial sobre Buscar Objetivo y Solver est destinado a usuarios que no buscan la connotacin matemtica que tiene el asunto (que de hecho la tiene). Por ejemplo si en el cuadro de dilogo de Solver haces clic en el botn Opciones podrs ver una demostracin de podero matemtico que no cubriremos en este tutorial.

No obstante, si te interesa el trasfondo matemtico que tiene Solver, hay varios sitios en internet donde se habla de ello por ejemplo La herramienta Solver de Excel de la Universidad de Burgos o el artculo Solucin de sistemas de ecuaciones con con Excel publicado en monografias.com. Como siempre espero que te sirva y recuerda que puedes hacer uso de este y de todo el material de este blog de forma gratuita siempre que no te lucres con l. Academias, profesionales, empresas, organizaciones o colectivos pueden ponerse en contacto conmigo antes de hacer un uso extensivo de estos materiales.

Jos Enrique Martnez http://josenrique.es