Iniciacin y Planeacin de un Proyecto

Planeacin de las actividades de un Proyecto La determinacin de las actividades que producirn los entregables del proyecto, marcan el inicio para la creacin del plan, ya que se representa en elementos administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo. Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos. La estructura de descomposicin del trabajo -WBS, por sus siglas en ingls WorkbreakdownStructure- presenta en forma grfica las tareas que deben desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus caractersticas son: Muestra pequeos elementos de trabajo que en conjunto representan todas las actividades del proyecto Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo Se estructura en diferentes niveles de detalle Asegura: La identificacin de todos los elementos del trabajo La integracin del proyecto a la organizacin actual El establecimiento de las bases de control

Se representa en forma grfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la administracin de proyectos, como el MS Project

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La diferencia entre la descomposicin en este proceso y la realizada durante el alcance reside en que se describen actividades y en la definicin del alcance se describen entregables como elementos tangibles La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como: y y y y y La La La La La definicin de actividades planeacin de recursos estimacin de costos presupuestacin de costos planeacin de riesgos

Facilita la comunicacin entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeo. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a: y y y y y Las fases del ciclo de vida Los entregables del proyecto Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que se les asigna un presupuesto Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las mismas estructuras Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto

Entregables del proyecto Para realizar la descomposicin de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de descomposicin, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto. Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es realizada por una sola persona ya que de esta manera se asignarn los recursos. Por ejemplo:

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Las cuentas de costos son un nivel adicional de agrupacin de paquetes de trabajo por tipo. El llegar al nivel de descomposicin del trabajo realizado por una sola persona, no quiere decir que as se har el trabajo ya que durante la elaboracin del calendario se planear la duracin en funcin del esfuerzo, es decir, si posteriormente se analiza que una actividad puede realizarse en 10 das, si se asignan dos personas el calendario reflejar un tiempo de 5 das. El ltimo nivel de la descomposicin es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se captura la siguiente informacin: y y y y y y Define el trabajo QUE Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTOTIEMPO Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO Establece los recursos necesarios CUANTO Asigna un responsable nico QUIEN Asigna puntos de control para medir el avance

La estructura en base a tareas facilita el control de avance del proyecto en cuanto al trabajo y las responsabilidades ofreciendo la informacin adecuada a cada nivel, por lo tanto, permite la evaluacin del costo, tiempo y desempeo tcnico en todos los niveles de la organizacin para el ciclo de vida del proyecto Para asegurar que la descomposicin ofrezca los beneficios anteriores, se deben tener las siguientes consideraciones: y y y Se sugiere que el tiempo estimado para cada actividad no exceda a 10 das Deben ser independientes tanto como sea posible Debe identificarse su punto de inicio y terminacin

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y y

Requieren la asignacin de recursos, es decir, responsables de realizarlas Representan costos directos relacionados con la mano de obra y los materiales

Cuando las tareas estn correctamente identificadas ofrecern beneficios adicionales como: y Permiten conocer el presupuesto y los costos reales (roll up) en diferentes niveles, ya que el costo de un nivel superior est compuesto por la suma de los costos de sus tareas Definen canales de comunicacin entre los diferentes niveles Ofrecen conocimiento y coordinacin de los elementos del proyecto Identifican claramente las fuentes de problemas al establecer exactamente en la tarea en que se presentan

y y y

Un ejemplo de la descomposicin de un proyecto para desarrollar un sitio Web es el siguiente:

Proyecto sitio Web conceptoconcepto-

Concepto

Diseo Dise del sitio

Desarrollo del sitio

Colocacin Colocaci del sitio

Soporte

Evaluaci n

Requerimientos

Funcionalidad

Riesgos

Plan

Equipo del proyecto

Sistema

Servidor

PT1.. Diseo Dise PT2..Adquisici n PT3..Prueba

Puede observarse que la descomposicin de tareas vara dependiendo del avance del proyecto y por lo tanto de la solucin de la incertidumbre. En este ejemplo, solamente se ha realizado la descomposicin del nivel concepto ya que el proyecto se encuentra en sus primeras etapas. A medida que se avanza en el desarrollo, la descomposicin se refina para mostrar mayor nivel de detalle.

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Aunque en este momento de la descomposicin no se asignan responsables a las tareas, si se desconoce el equipo de trabajo que desarrollar el proyecto, pueden asignarse a funciones desarrolladas por una sola especialidad (Ej. Analistas, diseadores). Codificacin de la WBS en un sistema de informacin La descomposicin grfica de las tareas del proyecto, constituye un instrumento de apoyo para hacer su codificacin en un instrumento de representacin y control como lo sera MS Project. En la codificacin se representan: y y Los niveles y elementos de la WBS, es decir, las actividades y puntos de control La informacin de costos y presupuestos

Por ejemplo, la representacin de las actividades para la creacin del sitio Web se realiza utilizando identificadores que representan niveles y puntos de control: 1.0Concepto 1.1 Evaluar el sistema actual 1.2 Definir requerimientos 1.2.1 Definir los requerimientos del usuario 1.2.2 Definir los requerimientos de contenido 1.2.2.1 Contenido del Sistema 1.2.2.1.1 Diseo 1.2.2.1.2 Produccin 1.2.2.1.3 Pruebas 1.2.2.2 Contenido del Servidor 1.2.2.2.1 Diseo 1.2.2.2.2 Adquisicin 1.2.2.2.3 Pruebas 1.2.3 Definir los requerimientos del sistema 1.2.4 Definir los requerimientos del servidor 1.3 Definir la funcionalidad especfica 1.4 Definir los riesgos y el enfoque de administracin de riesgos 1.5 Desarrollar el plan del proyecto 1.6 Equipo del proyecto 2.0 Diseo del Sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Colocacin del site 5.0 Soporte De esta manera, se presentarn en la aplicacin las actividades y posteriormente el calendario del proyecto:

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Integracin de la WBS en la organizacin (OBS) Cuando se asignan recursos -responsables- a las actividades de un proyecto, este puede analizarse en la forma de una OBS -OrganizationWorkbreakdownStructure que muestra la definicin de las unidades responsables para la realizacin del trabajo Esta estructura se utiliza para determinar el desempeo de las unidades organizacionales y controlar los costos por unidades de trabajo Una representacin de la estructura de trabajo utilizando especialidades para la creacin del sitio Web, se puede apreciar en la siguiente forma: Diseo 1.2.2.1.1 Diseo de contenido 1.2.2.2.1 Diseo del servidor Produccin 1.2.2.1.2 Produccin de los requerimientos del sistema Adquisicin 1.2.2.2.2 Adquisicin del servidor Prueba 1.2.2.1.3 Prueba de contenido del sistema 1.2.2.2.3 Prueba del servidor