Villavicencio Julio 22 de 2010.

Señores.
Instipetrol
Atención.
Ingeniero Urias Romero.

Por medio de la presente, hago entrega formal de la carpeta

correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad y su contenido,
que corresponde a los requerimientos de la norma ISO 9001 (2008)
y a requerimientos internos del instituto en búsqueda de la mejora
continua del sistema.

La carpeta original, actualmente se encuentra ubicada en medio

magnético en el equipo asignado en su momento a la Ingeniera
Jhoana Vera encargada de apoyar el desarrollo del SGC para
Instipetrol, sin embargo en capacitación desarrollada el día 12 de
Julio de 2010 en las instalaciones de Instipetrol, se facilito una copia
del sistema, para que fuera publicada mediante Intranet y de esta
manera todos tener acceso al sistema.

La capacitación se centro en mostrarle al personal de Instipetrol, la

conformación del Sistema de Gestión de Calidad, como se debe
navegar en él, la importancia del papel de ellos en la mejora
continua a la que debe someterse dicho sistema y sobretodo lo
importante que es el compromiso de todos y cada uno de ellos para
la certificación en ISO 9001 (2008) del instituto.

La carpeta actualmente está conformada de la siguiente manera:

Una carpeta Principal Llamada SGC Instipetrol, esta carpeta a su

vez está conformada por otras cinco (5) subcarpetas denominadas:

 Documentos.
 Formatos.
 Procesos.
 Registros.
 Plan de Mejoras.

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Cada una de estas carpetas excepto DOCUMENTOS, está
conformada por siete (7) subcarpetas más que corresponden a las
diferentes áreas de gestión del instituto, las áreas definidas son:

 Gestión de Estrategia Institucional.

 Gestión de Formación.
 Gestión de Registro y Control Académico.
 Gestión Bienestar Institucional y Apoyo a la formación
 Gestión Humana.
 Gestión Bienes y Servicios.
 Gestión de Calidad y Mejora.

En cada una de estas carpetas encontrara los Formatos, Registros,

Procesos, etc, relacionados con cada una de las áreas de gestión
de Instipetrol.

En la carpeta DOCUMENTOS, encontrara archivos relacionados

con los requerimientos de la ISO 9001 (2008), tales como:

 Manual de Calidad Actualizado.

 Manual de funciones para los cargos según organigrama.
 Perfil de cada uno de los cargos.
 Caracterización de procesos.
 Entre otros.

Es importante que a partir de la fecha se delegue un responsable

por parte de Instipetrol, para la administración y correcta
implementación del SGC el cual ya debió entrar en funcionamiento.

Actividades pendientes Instipetrol:

1. Nombrar el coordinador de calidad del instituto, encargado de

llevar a cabo la implementación del sistema de gestión de
calidad.
2. Publicar la política de calidad en un sitio visible del instituto.
3. Definir junto a HSEQ INGENIEROS, la fecha exacta de la
auditoría interna previa a la auditoria de certificación.

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Actividades Pendientes HSEQ INGENIEROS:

1. Definir junto a Instipetrol la fecha exacta de la auditoría

interna, previa a la auditoria de certificación.
2. Una vez asignado el coordinador de calidad de Instipetrol
realizar una capacitación individual sobre el manejo del
sistema, como actualizarlo y como enfrentar una auditoria.
3. Realizar acompañamiento en la implementación del SGC, en
su respectiva actualización por los meses de Julio, Agosto y
Septiembre de 2010.

Es necesario que todo el personal de Instipetrol revise el SGC y

cada uno de sus documentos en lo correspondiente a su área de
trabajo, de manera que puedan empezar a aportar mejoras en el
SGC, mejoras que deben ser tramitadas por medio del coordinador
de calidad del instituto.

Cordialmente:
HSEQ INGENIEROS.
ING. MIGUEL FERNANDO TORRES GUTIERREZ.
AUDITOR HSEQ CERTIFICADO.
Cel. 310-5618214
mitogut@hotmail.com.

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