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Octubre de 2010.
1
Muchas opciones
Definición: Una junta es una reunión
en la que el propósito del
intercambio o transacción se
produce entre tres o más personas
con un interés, asunto o problema
común.
2
Pero, ¿es realmente
necesaria la junta?
3
¿Es realmente necesaria la
junta?
Se debe citar a una junta cara a cara –
presencial— cuando no se pueden
lograr los objetivos de comunicación
de cualquier otra manera.
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¿Es realmente necesaria la
junta?
En otras palabras:
• La junta es la herramienta de
comunicación de última instancia.
• Se utiliza después de haber considerado y
descartado otras formas de intercambio
de información.
•
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¿Es realmente necesaria la
junta?
¿Cuáles son mis otras opciones?
• Conferencia telefónica.
• Correo electrónico o correo de voz.
• Teleconferencia.
• Memo / fax.
• Y ahora:
Cuarto de conversación (chat).
Videollamada por IP (Skype).
•
•
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¿Cuándo es necesaria una
junta?
Diversas razones:
• Suministrar o recibir información o aclarar
algún tema en particular.
• Descubrir, analizar o resolver algún
problema de la organización.
• Analizar alternativas para un proyecto y si
se desea tomar una decisión final.
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¿Cuándo es necesaria una
junta?
Diversas razones:
• Planificar actividades que ayudarán a
mejorar la posición de la organización.
• Evaluar la factibilidad de llevar a cabo una
actividad o proyecto.
• Evaluar los resultados de una decisión,
tarea o proyecto.
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¿Cuándo es necesaria una
junta?
Lasactividades básicas de una junta
son:
• Planificar o programar.
• Evaluar la marcha de programas y
acuerdos.
• Verificar el cumplimiento de objetivos y
ajustar la marcha de las cosas.
• Y: resolver asuntos particulares.
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¿Cuándo es necesaria una
junta?
Decida quién debe participar.
Invite a:
• Quienes deben poner en práctica lo que se
ha decidido.
• Quienes tienen información valiosa, las
buenas ideas o puntos de vista
divergentes.
• Quienes pueden aprobar los resultados o
son indispensables para el éxito de la
decisión.
•
10
¿Cuándo es necesaria una
junta?
Aunque no existe un estándar claro es
más que suficiente de 3 a 6 horas de
juntas a la semana.
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Cuándo no hacer una junta
Evite citar a junta cuando:
• Los resultados esperados se pueden
obtener a través otros medios (teléfono,
carta, memorando, etcétera).
• Los participantes no tienen el suficiente
tiempo.
• No están disponibles uno o más de los
participantes básicos.
•
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La Junta
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Antes de la junta
Defina con claridad el propósito.
De a conocer una agenda:
• A menos que el secreto sea necesario, las
reuniones tienen más probabilidades de
tener éxito con un orden del día.
Prepare una orden del día y
distribúyala (por correo electrónico)
por lo menos 48 horas antes de la
reunión.
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Antes de la junta
No olvide incluir:
• El horario: la hora de inicio, de terminación
del receso, si lo hubiera.
• Lugar en que se realizará.
• Propósito de la junta, claramente
establecido.
• Lista de temas a discutir.
• Quiénes deben asistir.
• Quién o quiénes presiden la junta.
• Si es necesario: cómo deben prepararse
los asistentes con qué materiales deben
asistir. 15
Antes de la junta
Confirme la asistencia de los
convocados.
Prepare el espacio para la junta:
• Que sea del tamaño adecuado y cómodo.
• Acomode el mobiliario de acuerdo al propósito
de la sesión: herradura, círculo, auditorio,
etc.
• Confirme que todo el equipo necesario esté
disponible y funcionando.
• Asegúrese que la temperatura del salón sea
confortable.
• Que esté listo todo lo que se pudiera
necesitar: hojas, lápices, computadoras,
agua, café, etc.
•
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Durante la junta
Inicie las juntas a tiempo.
Asigne roles, como moderador y
secretario.
Controle la duración de cada tema.
Verifique la elaboración de la minuta.
Respete secuencia de la agenda.
Regule el tiempo de la participación.
Estimule la discusión y fomente la
participación de todos.
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Durante la junta
Discuta solo un tema a la vez.
No deje temas inconclusos.
Evite las interrupciones externas.
Remarque las conclusiones.
Asegure claridad en la asignación de
responsabilidades (actividades,
objetivos, fechas, etc.).
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Durante la junta
Antes de finalizar la junta haga un
resumen de lo tratado, de lo
concluido y comuníquelo.
Termine a tiempo.
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Durante la junta
¿Se presentan desacuerdos en una
junta?
• No los omita. No desaparecerán por arte
de magia.
• Defina y delimite el problema que se está
tratando.
• Trate de que cada parte explique con
claridad –verbalice– su punto de vista.
• Establezca los criterios de acuerdo:
evalúelos a la luz de su viabilidad,
factibilidad y los derechos de los demás.
•
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Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• Llegar a tiempo: 10 minutos antes.
No salir antes de que termine la reunión.
• Escuchar con atención a las personas que
hacen uso de la palabra.
Evitar interrupciones innecesarias al orador
en turno.
Evitar hablar de temas para los que no
fueron convocados.
Evitar las críticas personales.
Evitar monopolizar el uso de la palabra.
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Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• No tomar llamadas telefónicas.
• Apagar los celulares o en modo “vibrar”.
• Evitar usar la computadora para asuntos
ajenos a la junta.
Ni siquiera para revisar el correo electrónico.
• No es correcto grabarla sin la autorización
de los participantes
• Evite comer y beber, a menos que esté
previamente acordado
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Durante la junta
Reglas de protocolo básico:
• No permitir sarcasmos, humillación, mofa,
intimidación o discriminación.
• Cuidado con las expresiones sexistas o de
doble sentido.
•
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Después de la junta
Asegure integrar la minuta a la
brevedad con los siguientes puntos:
acuerdos, responsables, fechas y
compromisos.
Elabore un plan de acción.
Distribuya la minuta entre los
participantes e interesados.
De seguimiento a las acciones, de
acuerdo con las fechas acordadas.
24
El liderazgo
25
Responsabilidades de
dirección
El éxito de la reunión depende en gran
medida de la competencia y la
motivación del líder.
•
26
Responsabilidades de
dirección
Existen
diferentes estilos de
conducción de las juntas:
• Autoritario: señala las actitudes que deben
ser adoptadas.
• Democrático: trabaja sobre el principio de
participación y apoyo mutuo.
• Sin liderazgo: se delega la responsabilidad
de una persona al grupo en su conjunto.
•
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Responsabilidades de
dirección
Comportamiento que se respeta:
• Bien informado y orientado a los
resultados.
• Oyente agudo.
• Conducta consistente.
• Accesible y cercano.
• Que cumple los compromisos.
• Honesto.
•
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Compilación:
•
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