EL OFICIO

Es una comunicación escrita de carácter oficial que una autoridad emisora envía a una
autoridad receptora. Es una comunicación de uso interno y externo. Esta comunicación
se utiliza para impartir normas, dar instrucciones, comunicar decisiones, pedir
información, entregar información, hacer peticiones, conceder o denegar peticiones.

Según la Real Academia Española de la Lengua: “Es una comunicación escrita referente
a los asuntos del Servicio Público en las dependencias del Estado, y por extensión la
que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos
concernientes a ella”.

Clasificación de los Oficios

1. Oficio Ordinario: Es aquel que puede ser leído por cualquier persona, ya que su
contenido es de incumbencia general.
2. Oficio Reservado: Es aquel que puede ser conocido sólo por un determinado
departamento, oficina o sección, puesto que las materias que tratan son de
exclusivo interés o incumbencia de una de las determinadas dependencias
señaladas.
3. Oficio Secreto: Es aquel que debe ser conocido solamente por las personas a las
que va dirigido, las que deben realizar su estudio o resolución.

Este Oficio además de las disposiciones señaladas para el Oficio Ordinario y Reservado,
al redactarlo se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Se deberá indicar, antes de la clasificación, el número de hojas y de ejemplares.

2. No se debe colocar las iniciales de responsabilidad, en su lugar, se debe indicar
el número de hojas y de ejemplares.
3. En la distribución, se debe señalar el número de copias que se enviarán al
destinatario o destinatarios.
Estructura

a) Membrete.
b) Clasificación:
- Ordinario (ORD.)
- Reservado (RES.)
- Secreto (SEC.)

c) Antecedente (ANT.): Nombre de los documentos enviados anteriormente que

están relacionados con la misma materia.
d) Materia (MAT.): Resumen del motivo que originó el Oficio.
e) Inclusos (INCL.): Documentos que acompañan al Oficio.
f) Lugar y fecha.
g) Cargo de la autoridad que emite el Oficio. DE:_________________________
h) Cargo de la autoridad receptora: A:__________________________________
i) Contenido:
- Los párrafos deben ir numerados.
- Cada idea debe ir en un párrafo diferente.
- Se debe tratar un solo tema en un oficio, en caso contrario, se redacta otro
Oficio.
j) Frase de salutación: Debe ser sobria.
k) Firma:
- Rúbrica.
- Nombre (un nombre y los dos apellidos).
- Profesión, especialidad y categoría.
- Cargo.
- Iniciales de responsabilidad.
l) Distribución: la palabra distribución escrita toda con letra mayúscula.
REPÚBLICA DE CHILE
MINISTERIO
SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA

ORD. Nº 27/2009
ANT. No hay
MAT. Informa deterioro de un mueble

SANTIAGO, 8 de febrero de 2009

DE: JEFE COMISION INVENTARIO

A: INTENDENTE DE PALACIO

1.- Informo a Ud. que el escritorio Nº 1.540 de la Of. 1.806 de esta Casa de Gobierno,
se deterioró en su traslado al 5º piso.

2.- Agradeceré a Ud. disponer su reparación o reemplazo.

Saluda a Ud.,

JUAN VILLEGAS PEREZ

Empleado Grado 5º
Jefe de la Comisión Inventario

JVP/rrv

Distribución:
_____________
- Intendente de Palacio
- Archivo