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COORDINADOR
TECNICO EXTERNO
INDICE
INTRODUCCIN
1.
2.
3.
SECCION I:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Descripcin general.
Asignacin de proyectos al Coordinador Tcnico Externo.
Informe de Verificacin previo al inicio de obra y/o servicio.
Emisin de resultados de la Verificacin previa al inicio de obra y/o servicio.
Proceso de seleccin de participantes.
Trmite del desembolso.
Suscripcin del acta de entrega de terreno.
Inicio del cuaderno de obra.
Previo al Inicio de los trabajos.
Inicio de los trabajos. Requisitos para el inicio de la Ejecucin de la Obra y/o servicio.
Descripcin general.
Autorizacin de trmite y autorizacin para entrega de desembolso.
Verificacin del cofinanciamiento.
Revisin y aprobacin de valorizaciones.
Presentacin de informes durante la ejecucin de la obra y/o servicio.
Pago a participantes.
Pago a Coordinadores Tcnicos Externos
Emisin de notificaciones.
Paralizacin y reinicio de los trabajos.
Modificaciones al expediente tcnico.
Reemplazo del Responsable Tcnico.
Elaboracin y suscripcin de adendas.
Descripcin general.
Suscripcin del acta de terminacin de Obra y/o Servicio y el acta valorizada de
materiales sobrantes.
Elaboracin del informe final.
Revisin de planos finales de obra y/o servicio (replanteo).
4.5
4.6
Definicin de participante.
Intervencin del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de
trabajo en los proyectos.
Movimiento de participantes durante la ejecucin del proyecto.
Procesos de seleccin complementarios de participantes.
Registro y presentacin de los movimientos de participantes.
Plazos establecidos para la comunicacin de movimientos de participantes.
Del retiro de los participantes en la obra y/o servicio.
Del registro de las Hojas de Tareo de Participantes.
Pago a participantes.
ANEXO I
Glosario de trminos.
ANEXO II
ANEXO III
INTRODUCCIN
1.
2.
ALCANCE
Esta Gua es de observancia obligatoria para los Coordinadores Tcnicos Externos, as
como los Responsables de Proyectos y Tcnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales
que participan durante la etapa de supervisin de los convenios.
3.
DE LAS MODIFICACIONES
La Oficina Nacional del Programa podr modificar el contenido de la presente Gua en
parte o totalmente a travs de directivas que se notificarn a las Oficinas Zonales y a
quienes corresponda a travs de comunicacin escrita.
SECCION I
ACTIVIDADES DE COORDINACIN TECNICA
1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE COORDINACION TECNICA
El Coordinador Tcnico Externo contratado por el Programa, verificar el cumplimiento
de las obligaciones y condiciones establecidas en el convenio de ejecucin de obra y/o
servicio (en adelante, el convenio) que el Programa suscriba con los Organismos
Ejecutores.
Las actividades sealadas en el prrafo anterior debern ser ejecutadas por el
Coordinador Tcnico Externo contratado por el Programa. En defecto del cumplimiento
de las actividades del Coordinador Tcnico Externo sealadas en la presente Gua, el
Responsable de Proyectos o el Tcnico de Proyectos podr asumir dichas obligaciones.
La verificacin de convenios se realiza:
a.
b.
a.
b.
ii.
1.2
1.2.2
1.2.3
1.3.2
1.3.3
1
2
1.3.4
1.3.5
1.3.6
1.3.7
1.3.8
1.3.9
1.3.10
1.3.11
1.3.12
1.3.13
Verificar y aprobar los trazos parciales o trazo total de la obra y/o servicio,
anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de obra.
1.3.14
1.3.15
1.3.16
1.3.17
1.3.18
1.3.19
1.3.20
1.3.21
1.3.22
1.3.23
1.3.24
Revisar y visar los planos finales de obra y/o servicio as como la memoria
descriptiva valorizada.
1.3.25
1.3.26
1.3.27
1.3.28
Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte
del Programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para
el cumplimiento de la meta establecida en el expediente tcnico.
1.3.29
SECCION II
ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O
SERVICIO
2.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la suscripcin de los
convenios hasta el inicio de la ejecucin de la obra y/o servicio y corresponden
principalmente a las siguientes:
Asignacin de proyectos seleccionados para el Coordinador Tcnico Externo.
Informe de verificacin previo al inicio de las obras y/o servicios (revisin en
gabinete y campo).
Emisin de resultados de la verificacin previa al inicio de la obra y/o servicio.
Proceso de seleccin de participantes.
Trmite del desembolso.
Suscripcin del acta de entrega de terreno
Inicio del cuaderno de obra.
Inicio de ejecucin de la obra y/o servicio.
La especialidad del profesional asignado: Los convenios segn el tipo de obra y/o
servicio a ejecutar correspondern a la especialidad del profesional asignado.
K
0.15
0.17
0.18
0.20
0.25
Estado de proyecto
S, CF, IN
T, R
L
Donde:
S : Suscrito
CF: Conforme
IN : Iniciado
T: Terminado
R: Resuelto
L: Liquidado
Los costos por servicio de verificacin de cada proyecto estn desagregados en los
siguientes aspectos:
Donde:
Cs-s =
K =
H =
Nm =
Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un nmero entero (redondeado y
a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisin en 2 decimales. Para calcular
los meses de ejecucin, se considerar 21 das hbiles por mes.
El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboracin de
informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el
Coordinador Tcnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones.
El desagregado de los costos est dado por los siguientes coeficientes:
Civi
Cimf
Ciliq
Donde:
=
=
=
10% Cs-s
65% Cs-s
25% Cs-s
Para el inicio de sus actividades el Coordinador Tcnico Externo dispondr del siguiente
material:
b.
Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones
respectivas, las mismas sern derivadas al Coordinador Tcnico Externo para su revisin
y pronunciamiento final.
Esta revisin debe ser efectuada dentro de los dos (02) das hbiles de alcanzadas, la
misma que de resultar conforme deber concluir con la emisin respectiva de un
nuevo Informe de verificacin previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01), el
que ser alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el
formato CT-02 Ficha tcnica del proyecto, los cuales sern entregados en documento
fsico e ingresados en el mdulo web del Coordinador Tcnico Externo.
El formato CT-01 igualmente consignar la fecha programada para el inicio de los
trabajos adoptando para su determinacin los mismos criterios establecidos en el
numeral 2.4.a. y efectuar conjuntamente con el Responsable Tcnico la charla sobre
las medidas de seguridad en el proyecto a implementar conforme al Manual de Medidas
de Seguridad en Obra.
De no resultar conforme ser comunicado en esos trminos a la Oficina Zonal a travs
del formato CT-09 Carta de presentacin de documentos, recomendando la
resolucin del convenio.
Dichos reportes sern el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos
con el Coordinador Tcnico Externo asignado a efectos de que se programe
conjuntamente con el Organismo Ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno.
Contando con el proceso de seleccin de participantes aprobado, por cada convenio,
permitir conocer la identidad y nmero de participantes que se dispondr para el
inicio de la obra y/o servicio.
Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos,
la misma que deber corresponder al cronograma establecido por el Programa.
En caso que el cofinanciante sea una entidad pblica, el Programa podr entregar las
pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse
con una copia fedateada.
En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno
dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como
el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y,
en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo,
modificaciones de la obra y/o servicio, etc. Respecto a estas anotaciones se deber
poner especial atencin a la mano de obra no calificada (MONC) sealndose
principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en
la ejecucin de la obra y/o servicio y a la cantidad de materiales ingresados y que
fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento.
El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser
el caso, el Responsable Tcnico abrir los cuadernos de obra que sean necesarios hasta
la terminacin de la obra y/o servicio.
El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra
correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del
Programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los
trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor.
Slo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para
realizar anotaciones en el cuaderno de obra.
En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del
cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a
efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente.
El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin
expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso
estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.
SECCION III
ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DE LA OBRA Y/O
SERVICIO
3.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecucin de
la obra y/o servicio hasta la terminacin de la misma identificndose dentro de ella dos
tipos de actividades:
a. Actividades de carcter ordinario:
Emisin de notificaciones.
Paralizacin y reinicio de los trabajos.
Modificaciones al expediente tcnico.
Reemplazo del Responsable Tcnico.
Elaboracin y suscripcin de adendas.
X 100
El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en
el cronograma respectivo.
En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Tcnico Externo
ordenar al Organismo Ejecutor la presentacin dentro de los tres (03) das hbiles
siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de
modo que se garantice el cumplimiento de la obra y/o servicio dentro del plazo
previsto.
Dicho retraso se calculara de la siguiente manera:
% de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado
acum.
Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de
avance, el Coordinador Tcnico Externo elaborar dicho calendario quedando el
Organismo Ejecutor sujeto al mismo.
Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que
corresponde, segn lo sealado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%)
del avance fsico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el
Coordinador Tcnico Externo anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la
Oficina Zonal, considerndose como causal de resolucin del convenio.
Informes Regulares
b.
En el caso del Coordinador Tcnico Externo, ste deber efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada
convenio; las visitas adicionales de los convenios dependern de la ubicacin de los convenios y necesidades de
control.
c.
d.
e.
Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los
trabajos.
Que se haya efectuado el desembolso del Programa.
Que la labor del Responsable Tcnico se encuentre acorde con lo sealado en el
convenio y en la Gua del Responsable Tcnico, asimismo que cumpla con el
coeficiente de participacin en obra y/o servicio el mismo que es de medicin
diaria.
El resultado de cada visita regular ser consolidado en un solo informe (formato CT-04)
Informe de verificacin regular, el mismo que ser remitido el primer (01) da hbil
de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en fsico y a travs
del modulo web.
3.5.2
Informes Mensuales
Dentro de los dos (02) das calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra y/o
servicio.
x 100
El gasto total ejecutado del aporte del Programa estar dado por lo reportado en el
formato OE-07 (informe de gastos), la rendicin se detallara por insumo.
El Coordinador Tcnico Externo remitir a la Oficina Zonal en un plazo mximo de cinco
(05) das calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato
CT-05) acompaado de la siguiente documentacin:
El ltimo informe de verificacin regular formato CT-04 (en fsico y a travs del
modulo web).
Copia del informe mensual del Responsable Tcnico.
Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado.
Otros que solicite la Oficina Zonal.
Comunicacin rpida
Esta comunicacin deber ser remitida a la Oficina Zonal, en fsico y a travs del
modulo web, a ms tardar al da hbil siguiente de ocurrido el hecho que motiva la
comunicacin.
3.5.4
En estos casos el Organismo Ejecutor comunicar al Programa por medio escrito dentro
de un plazo no mayor a tres das hbiles de producido el hecho, la situacin que impide
la ejecucin de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluacin
respectiva.
El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal evaluar las circunstancias que
ameritan la solicitud de paralizacin o en su defecto las paralizaciones ordenadas de
manera excepcional por el Coordinador Tcnico Externo y como resultado de esta
evaluacin, comunicar de manera escrita al Organismo Ejecutor a efectos de que
proceda a paralizar los trabajos o a ordenar su reinicio en caso la paralizacin ordenada
por el Coordinador Tcnico Externo no la encontrara justificada.
Diferencia entre ampliacin y reduccin del presupuesto aprobado y el presupuesto propuesto, sobre partidas
existentes del presupuesto vigente.
Para el clculo de este porcentaje deber tenerse en cuenta todas las variaciones
acumuladas, restndose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningn
caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, sern
mayores al siete (7 %) por ciento del total de costo directo.
b.
SECCION IV
ACTIVIDADES POSTERIORES
A LA TERMINACIN DE LOS TRABAJOS
4.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la terminacin de los
trabajos y hasta la presentacin de la liquidacin de convenio. Comprende bsicamente
las siguientes actividades:
4.3
Resumen final de las principales ocurrencias de la obra y/o servicio que contengan
un panel fotogrfico que permita apreciar la secuencia constructiva, as como los
trabajos concluidos.
Valorizacin desagregada acumulada totalizada (formato OE-04).
Informe de gastos totalizados (formato OE-07).
Acta de terminacin de obra y/o servicio (formato OE-09).
Acta valorizada de materiales sobrantes (formato OE-11).
Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.
SECCION V
TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE
5.1 DEFINICIN DE PARTICIPANTE
Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se
incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades.
Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminacin. Su rol no se
limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo
econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad
mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.
La capacitacin posibilita su insercin laboral y/o mejora su capacidad de
emprendimiento para la generacin de ingresos propios.
Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios
resultantes de la ejecucin del proyecto.
El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo sealado en
los prrafos anteriores.
Para efectos de la ejecucin de los proyectos materia de los convenios de
financiamiento, la participacin se refiere al aporte de la mano de obra no calificada
conforme lo sealado en el expediente tcnico aprobado.
Perfil del Participante
Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecucin
del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido
elegidas, de la poblacin objetivo, a travs de un proceso de seleccin conducido por el
Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA.
La seleccin de participantes se efecta de la poblacin objetivo, priorizndose hasta
un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un
hijo menor de 18 aos de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca
dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevencin y Erradicacin del Trabajo
Infantil, aprobado por Decreto Supremo N 008-2005-TR.
Tambin considera como participante hasta un 25% de jvenes (varn o mujer) entre
18 a 29 aos de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores
de edad (carga familiar) o presenten necesidades bsicas insatisfechas.
Se considera la inclusin de personas mayores de 18 aos con discapacidad, hasta un
mximo del 5% del total de participantes por proyecto.
Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios
suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Pblico u otros.
De no cubrirse el nmero de participantes requeridos para la ejecucin del proyecto, se
incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 aos sin carga
familiar, que sin cumplir con las prioridades sealadas anteriormente se encuentran
desempleadas.
5.3 MOVIMIENTO
PROYECTO
DE
PARTICIPANTES
DURANTE
LA
EJECUCIN
DEL
5.5
El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio ser efectuado por
el Responsable Tcnico empleando el formato OE-06 Informe de movimientos de
participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. El plazo para la
presentacin de este formato es de mximo 02 das hbiles a partir de producido
el movimiento.
El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes
de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.
SECCION VI
RESOLUCIN DEL CONVENIO
El convenio podr resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias:
ANEXO I
GLOSARIO DE TERMINOS
1.
Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y/o
servicio y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarn los trabajos,
definindose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta
representantes del Programa y del Organismo Ejecutor.
2.
Acta de terminacin de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los
trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en seal de conformidad
por representantes del Programa y del Organismo Ejecutor, lo que presupone la revisin
previa de toda la obra y/o servicio.
3.
Acta de transferencia de obra. Es el acta que se levanta para efectos de dejar constancia
de la transferencia de la obra ejecutada al organismo encargado de su operacin y
mantenimiento. Suscriben dicha acta representantes del Programa, del Organismo
Ejecutor y del Organismo receptor.
4.
5.
6.
Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas que
participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes en virtud de sus
cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. Son agentes del
convenio: el Representante Legal, Responsable Tcnico y Coordinador Tcnico Externo.
7.
Ampliacin de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliacin est referida a
las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas, por
ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de reas verdes, 01 Mdulo de S.H., etc.
8.
Asistente de cuadrilla. El asistente de cuadrilla es aquel que cuenta con una calificacin
intermedia y participa realizando labores de asistencia al jefe de cuadrilla o desarrollando
actividades de mediana habilidad. Deber contar con experiencia en la ejecucin de
proyectos financiados por el Programa o similares.
9.
Avance financiero. Representa el porcentaje de gasto rendido respecto al monto total del
aporte del Programa aprobado en el convenio.
10.
11.
Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o fuerza mayor se entender una
situacin extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del Organismo
Ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios, terremotos,
epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza anloga.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Cuaderno de Obra (trmino empleado tanto para obras como para servicios). Documento
enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en
donde el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico, cada uno dentro de sus
atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los
participantes que laboraron durante un mes, el nmero de das laborados por cada
participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la
hoja de pago. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa.
24.
Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria
para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto
obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en el
manejo de personal de obra y/o servicio, as como en la ejecucin de proyectos
financiados por el Programa o similares.
25.
26.
27.
28.
Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con
alguna habilidad en la ejecucin de los proyectos que financia el Programa. Dicha
habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las
especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos
establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos tipos: Asistente
de cuadrilla y Jefe de cuadrilla.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la
ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes
durante la ejecucin de la obra.
39.
40.
Plazo de ejecucin total aprobado. Es el plazo de ejecucin en das hbiles que incluye el
plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a travs de adendas al
convenio.
41.
Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo que
corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el
Coordinador Tcnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra.
42.
43.
44.
Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a
causas sobrevinientes del mismo.
45.
46.
ANEXO II
Formatos (CT) utilizados por el
Coordinador Tcnico Externo
ANEXO III
Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor