SAP Una Vision Conceptual ERP Y SAP PDF

"ERP Y SAP R/3
UNA VISIN CONCEPTUAL"

Hilario Ramrez Gonzlez
CALAMA CHILE
TEMTICAS
CAPITULO I:
PLANIFICACIN
DE
LOS
RECURSOS
EMPRESARIALES
PLANIFICACIN
1.1
GENERALIDADES
1.2
QU SON LOS ERP?
1.3
ERP HERRAMIENTA DE GETIN
1.4
INTERNALIZACIN Y CAPACITACIN
1.5
VISIN DE FUTURO
CREACIN DE VALOR
1.6
CREACIN DE VALOR EMPRESARIAL
1.7
MEDICIN EN LA CREACIN DE VALOR
1.8
PILARES PARA LA CREACIN DE VALOR
CAPITULO II: DESCRIPCIN DE SAP R/3
CAPITULO III:
2.1
Generalidades
2.2
Integracin de Mdulos
2.3
Caractersticas Principales
2.4
Manejo del Sistema SAP R/3
2.5
Formas de Utilizacin
2.6
Control Interno del Sistema
2.7
Help, Ayuda del Sistema
2.8
Tutorial y Utilizacin de SAP
MDULOS DE SAP R/3

3.1
Funcionalidad de los Mdulos
3.2
Mdulo FICO
3.3
Mdulo PM
3.4
Mdulo MM
3.5
Mdulo HR
Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez
3.6
Mdulo SD
3.7
Mdulo PS
3.8
Mdulo PP
CAPITULO IV: MODELO DE NEGOCIO EN SAP R/3
CAPITULO V:
CAPITULO VI:
4.1
Negocio Principal o Corporativo
4.2
Nivel 2 Negocio Inter proceso
4.3
Nivel 3 Negocio Interno del proceso
PRESUPUESTO Y COSTOS EN SAP R/3

5.1
Generalidades
5.2
5.3
5.4
Presupuesto de los Recursos

Los pasos de la Planificacin
Los Costos en SAP R/3
REPORTES DE ALTA GERENCIA

6.1
EIS de SAP
6.2
Evaluacin de las Actividades
6.3
Necesitamos Medir la Gestin
6.4
Necesitamos evaluar el Desempeo
6.5
Adaptabilidad de la Informacin
CAPITULO VII: CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFAS
ERP y SAP R/3
33
UNA VISIN CONCEPTUAL
SUMARIO
Las empresas enfrentan mayor competencia global, estancamiento del
crecimiento, presin creciente, un rpido retorno sobre las inversiones,
disminucin del riesgo y exigencia de altas rentabilidades; en el mbito de la
tecnologa de informacin, nunca fue tan grande el desafo para obtener
oportunidad y agilidad en la toma de decisiones.
Con el transcurso del tiempo la proliferacin de aplicaciones y el aumento de

la complejidad de los procesos de negocios, han obligado a las
organizaciones a buscar soluciones tendientes a integrar sus sistemas de
informacin. Paralelamente, otro de los problemas detectados es la falta de
un sistema de Informacin que permita un mejoramiento de las prcticas y
gestin del conocimiento en todos los niveles de la organizacin y se adopte
un sentido comn al interior de la empresa.
Algunos analistas se plantearon en las ltimas dcadas, que en el modelo de

desarrollo de empresas, y en nuestro caso, las
chilenas, no exista una
armonizacin en el mbito de la gestin y el desarrollo tecnolgico, por lo

tanto, dentro de un enfoque tradicional, cuando se trataba de modernizar la
gestin, lo primero que se hacia era introducir procesos de reingeniera y
cambios estructurales para luego incorporar un paquete tecnolgico
desvinculado de la nueva visin de gestin, sin mediar coordinacin con el
resto
de
los
procesos,
negocios
planificacin
de
los
recursos
empresariales.
Las empresas, necesitan el apoyo tecnolgico para poder administrar

eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de
informacin capaces de identificar exactamente la situacin actual y futura de
sus negocios. Esto se logra por medio de ERP.
La Planeacin De Los Recursos Empresariales (ERP Enterprise Resource

Planning) son sistemas transaccionales, es decir, estn diseados para
trabajar con los procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y
obtener de ellos informacin especfica. As, puede haber un seguimiento y
control de todos los procesos del negocio y el desempeo de sus
funcionarios.
ERP y SAP R/3
En este sistema cada usuario podr ejecutar una amplia gama de procesos
de negocio crticos con mayor eficiencia, incluyendo finanzas y elaboracin
de presupuestos, para su organizacin podrn incluir un proceso de
beneficios adicionales o valor empleados y Los comunicacin optimizado con
clientes, proveedores, agregado
asociados de negocio; ciclos de
implantacin de productos y servicios acelerados para obtener ventajas en la

gestin y toma de decisiones
Como herramienta ERP, encontramos El sistema SAP R/3
(nombre que
viene de Systems, Applications, Products in Data Processing) que es un

sistema integrado. Esto significa que una vez que la informacin es
procesada o registrada, queda disponible a travs de todo el sistema,
facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin. Una de
sus caractersticas principales es el alto grado de integracin de funciones
donde todos los mdulos de la aplicacin estn realizados en funcin de una
tcnica de proceso de datos en forma unificada.
SAP R/3 apoya y simplifica todos los procesos empresariales, de Gestin. de
Costos y todos aquellos propios de una empresa, efecta una integracin
interna de los negocios y externa con otros sistemas y colaboradores de
negocio para alcanzar los ms altos niveles de agilidad corporativa, sus
puntos centrales lo constituyen las funciones de produccin, Mantenimiento,
Logstica, Finanzas como la gestin de Recurso Humano
Aquellas organizaciones que ha implementado este sistema, han logrado,

entre otros, un equilibrio estable, escalable y eficiente en costos y mantener y
actualizar simultneamente los entornos existentes de gestin.
Adems de estas soluciones estndares, el ambiente de desarrollo de SAP y

su sistema de informacin, proveen a los clientes con poderosas
herramientas para desarrollo y adaptacin del sistema a los requerimientos
individuales, es decir, de acuerdo a las necesidades de cada empresa, Lo
que le da una flexibilidad tal que permite encontrar todas las proyecciones y
soluciones que los negocios requieren.
ERP y SAP R/3
CAPITULO
I:
PLANEACIN
DE
LOS
RECURSOS
EMPRESARIALES
PLANIFICACIN
1.1
GENERALIDADES
Es indudable que el entorno y los mercados cambian constantemente, los

clientes se han vuelto ms demandantes en cuanto a la calidad de los
productos y servicios que desean. La agilidad con la que se deben enfrentar
las oportunidades de negocios han llevado a que las empresas estn
redefiniendo su misin, visin y sus estrategias para hacer negocios. Las
causas y efectos donde la economa se transforma, origina la necesidad de
hacer modificaciones en sus procesos internos y manera de llegar a los
consumidores, es decir el enfoque debe orientarse al cliente.
Tambin respecto al precio, sus especificaciones y modo de adquirir los

mismos. Pero cmo tomar decisiones o bien acciones que lleven a la
empresa a satisfacerlos? La opcin de los sistemas ERP es una buena
respuesta como solucin a estas necesidades.
Con un paquete integrado de aplicaciones de ERP, se puede ejecutar una

amplia gama de procesos de negocios crticos con mayor eficiencia,
incluyendo finanzas y elaboracin de presupuestos, compra, recursos
humanos y remuneraciones.
1.2
QU SON LOS ERP?
Ms que programas de Computadoras u ordenadores, son sistemas de

informacin que integran aplicaciones informticas para gestionar todos los
ERP y SAP R/3
departamentos y funciones de una empresa, tales como contabilidad

financiera, de costos o de gestin, finanzas, produccin, mantenimiento,
logstica, recursos humanos, materiales, gestin de activos, compras, pagos,
ventas, cobros, bancos, tesorera, cartera, gestin de proyectos, etc lo que se
grafica a continuacin.
CO
co
Valor
Valor
Registro de gasto
Gato final Real
Comprometido
En CeCo
U Orden
Comprometido
En CeCo
U Orden
En CeCo
U Orden
En CeCo
U Orden
Solicitud
dePedido
Orden de
Compra
Recepcion de
Materiales o
Servicios
Origina
Oden de
Pago
Contabilizacin de
Exsitencias y
Compromiso de
Pago
Contabilizacin
del Pago de
Faxctura
CONTROLLING
USUARIO
Efectua un
requerimiento de
materiales o
servicios
MM
co
LOGISTICA
FI
CONTABILIDAD
FI
TESORERIA
Pronostico de
Caja o Efectivo
Factura del
Proveedor
Transferencia
Electronica al
Proveedor
Fuente: Esta figura es una adaptacin y creacin personal, sobre la base del conocimiento que
se tiene de sistema SAP instalado en una empresa de la Regin, tiene el objetivo de mostrar
como un requerimiento de cualquier rea de la empresa, origina todos los movimientos a travs
del sistema, incluyendo las contabilizaciones que ameriten
La caracterstica fundamental de estos programas es su potencia y

versatilidad. En ellos todo es "multi", pues permiten utilizar diferentes
idiomas, monedas, planes y prcticas contables.
Definicin Conceptual: Los ERP con su significado en espaol de

Planeacin de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning , es
una forma de utilizar la informacin a travs de la organizacin de forma ms
proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa
como lo son: Produccin, compras, inventario y cadena de suministros,
abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logstica y distribucin, ventas,
servicio al cliente y relacin con proveedores.
ERP y SAP R/3
1.3
ERP HERRAMIENTA DE GESTIN
El sistema de planeamiento de la empresa, mejor conocido como ERP, es un

sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de
gestin empresarial, basado en el concepto de una solucin completa que
permita a las empresas unificar las diferentes reas de productividad de la
misma, en nuestro pas, solo las grandes empresas pueden llegar a este
nivel, no obstante las Pymes se estn orientando arduamente para lograr
tales propsitos.
Nos encontramos en una poca de intercambio con otros pases, llamado

globalizacin; en donde las compaas tienen interaccin con clientes y
proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les
permitir mantenerse a la vanguardia e innovacin para tener xito en los
mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas
de clase mundial en cualquier parte del mundo
Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener
el liderazgo en sus mercados. En la actualidad, la implantacin o
implementacin de sistema de gestin, que sirve de soporte para la
realizacin de una administracin eficiente, ha adquirido un auge significativo
en el mercado empresarial, ya que las empresas buscan crear valor
(maximizar sus beneficios, minimizar sus costos), siendo estos sistemas
(ERP), capaces de brindar el soporte necesario para alcanzar dichos
objetivos.
Tradicionalmente tendemos a trabajar en un sistema en el que la mayora de
las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y se
piensa que
tecnologa es simplemente tener una computadora. Las compaas piensan

que la tecnologa le elevar sus costos, cuando la relacin es al revs, la
Implementacin de la tecnolgica traer consigo la reduccin de los costos,
el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o
servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que
proporcionan harn que la compaa reduzca costos y aumente la calidad y
el servicio al cliente, sin embargo, para las pequeas empresas es una
decisin que pasa por el flujo de efectivos
ERP y SAP R/3
Segn la experiencia de estas empresas las ventajas de las soluciones ERP

son: menores costos velocidad combinada con flexibilidad una toma de
decisiones y ejecucin mejorada, as como tambin seguridad en las
plataformas que utilizan desarrollo de pronsticos acertados que darn una
buena direccin a la empresa.
1.4
INTERNALIZACION Y CAPACITACION
Muchas empresas que han implementado soluciones ERP, han venido

fallando en el concepto de entrenamiento, el primer error es pretender que
cuando se est implementando un sistema tecnolgico, el entrenamiento
debe girar en torno a ensearles a los empleados dnde llenar los campos,
qu hacer en las pantallas,y en trminos generales, cmo funciona la
herramienta tecnolgica.
Demasiado nfasis en el sistema tecnolgico y prcticamente nada en las

variables para fomentar su compresin completa y su pleno convencimiento
de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y que dadas sus
caractersticas, el buen desempeo humano al hacer uso del mismo o sus
errores tendrn un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la
organizacin. Un sistema ERP es fundamentalmente integrador, se basa por
completo en la interrelacin de las variables y en su plena interdependencia.
En cuanto a las prestaciones de los mdulos de contabilidad, destacan las

posibilidades de anlisis de la informacin contable, auditora, asignacin de
presupuestos, generacin de informes, y
consolidacin de los valores
financieros con las cantidades de produccin o servicios. Sin embargo, la

informacin no funciona en los diversos mdulos, si previamente no se ha
efectuado la capacitacin adecuada al personal
Los sistemas ERP, brindan soluciones prcticas e integrales a problemas

reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios de la
empresa, cierto, pero tambin lo es el hecho de que un sistema de este tipo,
o cualquier otro similar, en realidad no puede ser todo lo perfecto que se
dice. Y en caso que lo fuera, el sistema por si solo es intil y si se cae en la
sub utilizacin ya sea por ignorancia, displicencia o simplemente por mala
ERP y SAP R/3
utilizacin, aunque Algunos especialistas afirman que el error fundamental

est en el entrenamiento.
De acuerdo a sus conceptos, para poder lograr un manejo adecuado de

cualquier situacin nueva, se les debe de proporcionar a los usuarios el qu,
el por qu y el cmo. La educacin es el por qu, el quin y el dnde. El
entrenamiento es el cmo. Tiene mucho mayor peso las variables enseadas
en el proceso educativo. Si el enfoque es nicamente en el cmo, se caer
en error de poco involucramiento e internalizacin del sistema.
1.5
VISIN DE FUTURO
Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser

cada vez ms competitivas, para lograrlo, es necesario que una compaa
tenga optimizado e integrado sus flujos internos de informacin, alineadas
sus alianzas estratgicas internas, adems de sus relaciones comerciales
externas, para as conseguir objetivos bsicos como son las mejoras de la
productividad, la calidad, el servicio al cliente, la reduccin de costos y la
creacin de valor.
Es por esta razn que se busca poseer un sistema que cubra todas las
necesidades del negocio, desde el control de las operaciones financieras y
generacin de reportes, manejo de relaciones y ventas con los clientes,
planificacin a largo plazo de los requerimientos en la capacidad de
produccin, y programacin a corto plazo de la produccin, administracin de
la cadena de suministros, hasta el manejo de inventario y control de costos.
Las estrategias sobre direccin y desarrollo de los sistemas de gestin se

constituyen como el factor ms importante que permitir coadyuvar al logro
de los objetivos empresariales y al desarrollo del personal. Dentro de este
campo, existen complejos procesos que intervienen, tales como la
capacitacin, las remuneraciones, las condiciones de trabajo, las relaciones
humanas y la motivacin. En dicho contexto, implantacin de un sistema de
gestin ERP, que constituye un nuevo enfoque de la gestin administrativa,
se constituye en un medio importante para apuntalar el desarrollo personal
de los trabajadores y, por ende, mejorar la productividad en las empresas.
ERP y SAP R/3
Es muy comn escuchar en las organizaciones: "hay que buscar soluciones

para motivar a nuestro personal para que trabajen ms y produzcan mejor un
nivel elevado de eficacia y eficiencia en sus operaciones". Todos los
administradores enfrentan un reto enorme: la innovacin y rediseo de los
procesos existentes en la empresa, la forma como se manejan los cambios
son puntos de gran importancia para el desarrollo de la institucin, as como
la motivacin de los trabajadores para que produzcan los resultados
deseados, con calidad e innovacin, as como con satisfaccin y
compromiso.
Una de las soluciones tangibles en estos das es la incorporacin de
sistemas de ERP (Enterprise Resource planning), que se presentan como
una de las mejores implementaciones de apoyo, ya que permite no slo ser
ms eficientes en la elaboracin de productos y servicios, sino tambin el
tener la informacin necesaria para dar un seguimiento a un cliente que ya se
encuentra cautivo, brindando toda una gama de posibilidades de involucrarse
con el mismo CRM ( CRM Customer Relationship Management ), en su
traduccin literal, se entiende como la Gestin sobre la Relacin con los
Consumidores, si bien dicha interpretacin es tan genrica como toda frase
en ingls traducida al espaol, esta hace mencin
bsicamente
a una
estrategia de negocios centrada en el cliente.
Para usar un buen ERP no es necesario que la empresa sea una

Transnacional, sino que sta quiera entrar en un proceso de documentacin,
organizacin y capacitacin tal, que le permita conocerse ms y aprovechar
las oportunidades que pueda presentar el mercado. Y dentro de stas
oportunidades, ltimamente se presenta el hecho de la vinculacin con otras
empresas, en relaciones de tipo ganar-ganar en las que se comparte
informacin a travs del ERP.
Estas relaciones, tambin llamadas alianzas o clusters son muy comunes hoy
en da y llegan a tener servicios especializados en comunicaciones y manejo
de informacin, que sera muy difcil que una empresa tuviera en forma
separada, pero, a travs de qu canales?, Cules son los ms viables
para comunicarnos con nuestros clientes?
El correo directo resulta el medio tradicional ms usado para establecer la

comunicacin entre la empresa y sus clientes. Los Call Center (o centros de
ERP y SAP R/3
llamados) son uno de los medios que han crecido en los ltimos 10 aos y,
su efectividad se ha visto reflejada en la satisfaccin de cada uno de sus
clientes.
Los sistemas de ERP se presentan como tecnologa adaptativa y han

demostrado hasta ahora ser una buena solucin ante la gran demanda de
manejo de informacin y aprovechamiento de las tecnologas. Estos permiten
la integracin de proveedores, aliados, departamentos de inventario,
produccin, compras, etc. Aunque es muy cierto que se requiere de
tecnologa y personal capacitado, tambin es cierto que la inversin en ellos
es de suma importancia, pues ayuda a la documentacin y estandarizacin
de procesos y, a su vez, permite sacar el mayor provecho a la tecnologa
establecida. Otra cualidad es que, si selecciona con cuidado un buen sistema
de ERP, sin importar la inversin, puede escogerse de manera que ste sea
flexible en sus posibilidades a futuro y adems escalable.
Los sistemas para
la gestin integrada de las empresas, conocidos
comercialmente como los sistemas ERP, son necesarios para tener todos
los datos de la empresa, que pueden ser transformados en informacin
(informacin
son los datos
integrados por el observador). Segn el
observador tendrn sentido, es decir, ser informacin o no. Por ejemplo, un

montn de datos de reparaciones de equipos, no tendr significado
(informacin)
para alguien de marketing, pero sern datos tiles
(informacin) para alguien de mantenimiento. Lo mismo sucede con datos

contables, comerciales, etc.
El ordenamiento adecuado de la informacin nos permite armar un tablero de

control de la organizacin. Este control mediante indicadores (Key
Performance Indicators), nos alerta de la evolucin de los negocios; en
sntesis, se gana o se pierde plata y donde hay que actuar. Los sistemas
ERP fueron importantes hace unos aos (se los llamaba sistemas MRPManufacturing Resource Planning), son importantes hoy y sern importantes
siempre. Son los sistemas que permiten tener una gran base de datos
(informacin) a compartir por toda la organizacin, logrando a su vez la
integracin de esta.
ERP y SAP R/3
10
Recordemos que los sistemas pueden integrar la informacin, pero solo las
Personas
integran
(dan
forma,
comunicacin
energa)
una
Organizacin.
Quienes no tengan un sistema ERP y esto pensando en un futuro, deben

estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes
no lo hagan, terminarn saliendo del mercado.
CREACIN DE VALOR
1.6
CREACIN DE VALOR EMPRESARIAL (ENTERPRISE VALUE

CREATION EVC)
El rol de los directores o gerentes,
debe seguir siendo el tema de la
estrategia de la compaa y cmo ella colabora en la creacin de valor.

Si se va al diccionario de la real academia espaola y se busca cmo define
el concepto de direccin, de dirigir seala que es el acto de llevar
rectamente una cosa a su trmino o a su fin. En el caso del idioma espaol
la palabra rectamente tiene dos tipos de interpretaciones: una de eficiencia
y dos de actitud recta, honesta. All est planteado claramente lo que
corresponde como actitud hacia el recurso humano
En estos aos de hipercompetitividad y crecimiento econmico, los

empresarios revisan sus estrategias de inversin valorando cada vez ms no
slo la rentabilidad econmica y financiera de la misma, sino tambin su
Responsabilidad
Social
Corporativa
(RSC)
su
sostenibilidad
sustentabilidad en la creacin de valor empresarial a mediano y largo plazo.
Las empresas consideran actualmente al "Recurso Intelectual" como uno de

sus mayores activos, el conocimiento de su personal y su capacidad de
compartirlo ms all de funciones y departamentos y de aplicarlo
prcticamente para mejorar la productividad, calidad, efectividad de la
ERP y SAP R/3
11
empresa, es hoy un aspecto clave en un entorno de negocios cada vez ms

competitivo
1.7
MEDICION EN LA CREACIN DE VALOR
El EVA (Economic Value Added) o Valor Econmico Agregado, es una

medida absoluta de desempeo organizacional que permite apreciar la
creacin de valor, que al ser implementada en una organizacin hace que los
administradores acten como propietarios y adems permite medir la calidad
de las decisiones gerenciales.
El EVA, herramienta gerencial de ltima generacin, y la Gerencia Basada en

Valor (GBV).es una medida de desempeo basada en valor, que surge al
comparar la rentabilidad obtenida por una compaa con el costo de los
recursos gestionados para conseguirla. Si el EVA es positivo, la compaa
crea valor (ha generado una rentabilidad mayor al costo de los recursos
empleados) para los accionistas. Si el EVA es negativo (la rentabilidad de la
empresa no alcanza para cubrir el costo de capital), la riqueza de los
accionistas sufre un decremento, destruye valor.
Al EVA se ha atado un componente para la valuacin de empresas, el Valor

de Mercado Agregado (MVA), el cual se puede definir como la diferencia
entre el valor de mercado total de una compaa y el total de los recursos
invertidos (capital) para crear ese valor a una fecha cualquiera. Si el MVA es
positivo, la empresa ha creado valor, mientras que si es negativo lo ha
destruido.
El EVA tiene algunos beneficios que otros indicadores, tales como el Retorno
sobre la Inversin (ROI), la Utilidad por Accin (UPA) y otros tradicionales no
presentan. Uno de ellos es que incorpora el factor riesgo en el procedimiento
de su medicin, asimismo refleja en trminos absolutos el desempeo
corporativo; adems su concepto es sencillo, por lo cual su transmisin y
entendimiento en todos los niveles corporativos se simplifica, al compararlo
con otras medidas basadas en valor.
El EVA es tambin utilizado como medida de direccin corporativa, al

utilizarlo de esta manera da paso a un esquema llamado Gerencia Basada en
Valor (GBV), que se puede definir como un proceso integral diseado para
ERP y SAP R/3
12
mejorar las decisiones estratgicas y operacionales hechas a lo largo de la

organizacin, a travs del nfasis en los inductores de valor corporativos.
El sistema ABC-EVA mezcla el mtodo de Costeo Basado en Actividades

(ABC) con el EVA.
Es una herramienta gerencial que ayuda a manejar
exitosamente los costos y el capital, que permite a los lderes empresariales

crear valor mediante el perfeccionamiento de la estructura de costos. En este
sistema, el costo de las actividades no slo incluye la tasa de consumo de los
recursos, como ocurre en el ABC tradicional, sino que tambin incluye la
demanda de capital.
Sin perjuicio de lo tratado hasta ahora, para crear valor y posteriormente

medirlo, necesitamos definir en qu sustentarnos, tema que desarrollaremos
a continuacin
1.8
PILARES PARA LA CREACIN DE VALOR
Esta figura creada para mostrar los pilares fundamentales necesarios en la creacin de valor
empresarial (basado en informacin el libro contabilidad de Costos y estrategia de Gestin de
Robert S. Kaplan)
ERP y SAP R/3
13
1.8.1 ESTRATEGIAS PARA EL CRECIMIENTO DE LA EMPRESA

Para determinar el valor justo de algo, es siempre necesario estimar qu
beneficios nos deportar en el futuro. Las cosas, en general, no valen per
se, sino por su capacidad de mejorar la condicin de quien las posee en el
futuro.
No existe un nico valor para una empresa, ya que ste depende de las
expectativas y percepciones de quienes hacen la proyeccin y la evaluacin,
por lo tanto, es necesario obtener el valor de los beneficios futuros que el
negocio es capaz de proporcionar, considerando el producto de las sinergias
y potencialidades que se derivan de la combinacin ptima de activos,
recursos y habilidades humanas.
En sta tarea, la contabilidad no es vlida para determinar el verdadero
valor de una empresa, por cuanto su criterio de valorizacin de activos
muchas veces difiere del valor econmico del recurso disponible y, en
general, no contempla en forma explcita la capacidad de generacin de
beneficios futuros.
Las estrategias para que la empresa crezca ms all de la media nacional, o

del promedio de la industria, basado en una muestra de quienes lo han
logrado, tienen en comn su capacidad de adaptacin al entorno que dicta la
nueva globalizacin econmica y
esta dada por las siguientes planes y
acciones:
a)
Delega Con Visin
Las organizaciones que no se adaptan al cambio pueden verse afectadas por

una crisis interna o externa. Podemos definir el concepto de crisis como
cualquier cambio que afecte la competitividad de la empresa.
En trminos prcticos, una crisis paraliza y convierte a las empresas en

reactivas, en lugar de proactivas, es decir, las limita a reaccionar. La figura
del emprendedor juega un papel preponderante porque las crisis de su
ERP y SAP R/3
14
empresa son tambin crisis personales. Anteriormente, los emprendedores

dedicaban la mayor parte de su tiempo al control y operacin de los procesos
internos de la empresa, a tal grado que no podan dejarlas solas ni por un
da. Hoy, el entrepreneur" tiene que dedicar ms tiempo a entender los
cambios en el entorno; la operacin interna es delegable, lo de afuera, no.
Una empresa que se resiste al cambio refleja falta de liderazgo. Sneca dijo
que no hay vientos malos para el marinero que sabe a dnde llegar. En la
turbulencia actual, producto de la globalizacin y competitividad, no podemos
controlar los vientos ni predecir los cambios en el entorno; sin embargo, el
buen lder es como el buen timonel: debe tener visin para saber dirigir la
organizacin hacia sus fines.
Aunque no existe ventaja competitiva permanente, la tarea del emprendedor

es buscarla constantemente, de ah que la innovacin estratgica sea
fundamental.
b)
El Modelo de Negocio
El ejercicio de desarrollar un modelo de negocio obliga a la direccin de la

empresa no slo a concebir la estrategia, sino tambin a tener una visin
conjunta de cmo llegar a ejecutarla.
Un modelo de negocio est conformado por un portafolio de activos, cuyo

xito o fracaso proviene de la interaccin que se tenga con los mismos,
resaltando que no slo nos referimos a los activos tradicionales, activos
fsicos: capacidad instalada, inventarios, inmuebles, etc., sino tambin a los
no
tradicionales, activos intangibles: fuentes de valor,
gestin del
conocimiento, medioambiente, excelencia operacional, etc.
El modelo de negocio, tanto interno como externo,
es el factor ms
importante para el xito o fracaso de la empresa en el mercado y en su

sector. Por eso, es necesario que cuestionemos la arquitectura de los
procesos de negocios tradicionales y no tradicionales.
El
modelo
de
negocio
debe
satisfacer
las
siguiente
interrogantes
fundamentales: en qu negocio estamos?, qu productos o servicios debo

ofrecer? Quin es mi cliente? Cmo integrar esto de una manera
ERP y SAP R/3
15
eficiente? De estas preguntas se derivan otros puntos a considerar: cmo

estn relacionados los recursos de la empresa con los procesos internos?
Cmo se relacionan los procesos con el posicionamiento del mercado y el
servicio a los clientes? Cmo coinciden los recursos, los procesos y los
servicios con la creacin de valor? Todo esto tomando en cuenta el nuevo
entorno tecnolgico, sin descuidar el aspecto humano de la organizacin.
c)
Cimienta Las Relaciones
Las empresas crean nuevos mercados y nuevas relaciones con sus clientes
al aplicar la informacin que poseen en cada una de las operaciones que
ejecutan. De esta manera construyen una cadena de valor es decir, a travs
de la informacin disponible, una empresa ha logrado crear un vnculo ms
de servicio con sus clientes y por ende ha generado valor.
Cada organizacin es nica e irrepetible en funcin de sus activos fsicos e

intangibles y aplicar las ventajas de la informacin y tecnologa de manera
particular, esto significa que no existen estrategias generales, sino nicas e
individuales.
El valor seguir siendo pieza clave en la estrategia empresarial y en el

modelo de negocio; mantener e incrementar la propuesta de valor es un
elemento constante para todas las empresas.
Un modelo de negocio y una estrategia deben elaborarse sin perder de vista

tres elementos: el valor para la clientela, el valor para los proveedores y el
valor para los accionistas y la sociedad en general.
La propuesta de valor para los clientes y proveedores debe buscar la

permanencia y supervivencia de la compaa a largo plazo, para lograrlo,
debes identificar las formas de generar utilidades, as como la manera de
reafirmar, a corto plazo, la oferta de valor de la empresa.
d)
Estrategias Genricas, Diferenciacin y Enfoque
La produccin masiva permiti que las empresas redujeran sus costos

(economas de escala) y esto ha llevado a que los bienes y servicios se
abaraten y lleguen a un mayor grupo de consumidores.
ERP y SAP R/3
16
Para competir hoy, las empresas buscan la personalizacin de esos

productos a travs de las tecnologas de la informacin. Los modelos de
negocios anteriores se enfocaban en los costos. Los modelos de negocios de
hoy centran su inters en la diferenciacin.
Los clientes han asumido el mando, son ellos quienes disean el producto y
servicio que prefieren de acuerdo con sus necesidades, a sus tiempos y a su
ubicacin. Este cambio se refleja en las empresas en la bsqueda y
desarrollo de ms ventajas competitivas, las organizaciones de hoy deben
ser ms flexibles para enfrentar a la competencia.
Orientada a las exigencias de la economa actual y con objetivos hacia los

resultados, la estructura de Enterprise Value Creation (Creacin de Valor
Empresarial) es un abordaje innovador, multidisciplinario y en etapas que
puede ayudar a los ejecutivos a identificar, calificar, ejecutar y medir los
resultados de proyectos con el mayor potencial de generar valor tanto a
mediano como a largo plazo.
1.8.2 DESARROLLO HUMANO

Una forma de administrar el recurso humano, es la flexibilidad como
condicin necesaria de la capacidad de adaptacin organizacional en el
cumplimiento de las metas y logro de los objetivos y por ende un potencial
relevante al momento de fijar los lineamientos en la creacin de valor. Sin
perjuicio de que existen otras lneas de accin , nos parece importante estos
dos pilares en la relacin trabajadores y empresas
a)
Desarrollar Las Competencias De Las Personas Para Aumentar
Productividad; La competencias, la capacitacin y el potenciamiento de las

personas son condicin necesaria en el mejoramiento continuo y mejores
prcticas en la gestin del conocimiento y pilar fundamental para la creacin
de valor en los desafos empresariales
Lo indicado con anterioridad, crea una sinergia al interior de la empresa y se
convierte en un factor clave de competitividad,. Como resultante del esfuerzo
y traspaso de conocimientos y mejores prcticas de todos los procesos
empresariales
ERP y SAP R/3
17
b)
Las Alianzas Estratgicas Otorgan Participacin, Responsabilidad
Y Confianza. En la cadena de valor, las alianzas estratgicas con los

trabajadores,
favorecen la gestin participativa que opera en la lnea y
estructura normal de la empresa, reuniendo a todos los niveles y estamentos.
La creacin de valor es y seguir siendo factor relevante en la estrategia

empresarial y en el modelo de negocio, es decir, mantener e incrementar la
propuesta de valor es un elemento constante para todas las empresas.
Desde el punto de vista del desarrollo humano, el valor de una empresa lo
constituyen sus reservas, los beneficios que nos deportar en el futuro y el
Know How de sus trabajadores; saber Hacer,
Los intangibles se transforman cada da mas en activos valiosos para cada

empresa, en este sentido, la Gestin del conocimiento debe protegerse
puesto que las empresas tienen un ahorro importante en capacitacin y
productividad al proteger y traspasar adecuadamente los conocimientos.
1.8.3 RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC)
Vivimos un momento empresarial caracterizado por un protagonismo

creciente del concepto de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), en el
que, cada vez ms, las empresas son vistas como ciudadanos corporativos
Porque los empleados prefieren trabajar en empresas responsables?.

En definitiva, porque tiene sentido para el negocio, La RSC es un modo de
crear valor para la empresa, y esto slo es realmente posible si se realiza con
un enfoque de gestin ligado a la estrategia global del negocio, a partir de
unos objetivos claramente identificados y con mecanismos de medicin y
contraste.
En definitiva, porque tiene sentido para el negocio. La RSC es un modo de

crear valor para la empresa, y esto slo es realmente posible si se realiza con
un enfoque de gestin ligado a la estrategia global del negocio, a
partir
de
unos
objetivos
claramente
identificados
mecanismos de medicin y contraste.
ERP y SAP R/3
con
18
Frente al planteamiento que presupone que las compaas deben realizar un

esfuerzo de gasto en el mbito de la RSC la estrategia de esta debe
perseguir la creacin de valor a largo plazo mediante la gestin integrada de
las oportunidades y riesgos derivados de las variables econmicas,
medioambientales y sociales relevantes para la compaa. En definitiva, debe
convertir la sostenibilidad en un value driver esencial.
Esta visin implica que la RSC se base en ciertos criterios:
La
necesidad
de
enfocarla
de
manera
estratgica,
colaborando con los objetivos globales de la empresa.
La identificacin de los stakeholders ( trmino que engloba a todas
aquellos terceros, ya sean personas fsicas, jurdicas o colectivos que se ven

afectados de forma directa o indirecta por las actividades de una empresa)
realmente relevantes para la compaa y que, por tanto, sern sobre los que
realmente habr que actuar.
El conocimiento no presuposiciones de las expectativas de los

stakeholders relevantes.
El despliegue de programas que, aprovechando ese conocimiento, nos

permitan actuar en las reas que realmente crean valor.
La necesidad de obtener un Retorno de la Inversin financiero y no

financiero medible, tanto en trminos cuantitativos como cualitativos.
La disponibilidad de sistemas de medicin y valoracin que permitan

conocer si se han alcanzado los objetivos y cuantificar el valor creado,
as como alimentar las decisiones futuras de inversin en RSC.
La comunicacin de la RSC mediante sistemas integrados, que
aporten informacin contrastable sobre la situacin de la empresa en esta

materia. Cules son los imperativos para alcanzar el objetivo de convertir
la
RSC
en
una
palanca
real
de
creacin
de
valor?
Los
principales son los siguientes:

Superar el enfoque reduccionista que prima excesivamente
la accin social y persigue una ganancia a corto plazo en
trminos de imagen.
Cambiar el foco desde el concepto de gasto en accin Social
al de inversin en sostenibilidad empresarial.
Desplegar los enfoques, sistemas y herramientas que
permitan
valorar
ERP y SAP R/3
cuantitativa
cualitativamente
el
19
impacto de los programas y acciones emprendidos en la

compaa. Slo midiendo se pueden tomar decisiones
correctas de inversin orientadas a la creacin de valor.
Responsabilidad Social Sostenibilidad y Sustentabilidad son conceptos que
estn ligados directamente en la creacin de valor.
Una gestin empresarial basada en la sustentabilidad debe combinar un

buen desempeo ambiental, econmico y social. El desarrollo sustentable en
las actividades productivas es considerado hoy en la economa globalizada
como una fuente de valor.
1.8.4 GESTIN DE ACTIVOS
Para generar o crear valor, es necesario optimizar la explotacin de sus

recursos, as como de sus instalaciones y equipos. Sobre la base del
potencial de valor econmico que tiene la empresa en recursos, se realizan
planes que corresponden al conjunto de posibles escenarios de desarrollo
que, con distintos niveles de riesgos y restricciones mnimas, permitiran
captar el mximo valor posible de los recursos corporativos.
Identificados los escenarios, se elaboraron planes de negocio y desarrollo

que representan la fraccin del valor develado por los planes que con un alto
grado de certeza puede comprometerse a captar, apunta a asegurar la
viabilidad y la posicin competitiva de la empresa en el mediano plazo..
La expectativa es contar con una plataforma que posibilite hacer gestin

sobre el mantenimiento de los activos, los costos asociados a estos
procesos, disponer de un registro acabado sobre los inventarios e incorporar
a este sistema la actividad de compras.
1.8.5 EXCELENCIA OPERACIONAL
Es la bsqueda permanente de los mejores resultados en nuestro trabajo, y,

se alcanza cuando logramos la ms alta rentabilidad de los activos, los ms
altos estndares en los aspectos claves del negocio, en la seguridad y
calidad de vida de las personas y en el cuidado del medio ambiente.
ERP y SAP R/3
20
La estrategia empresarial para que verdaderamente sea de excelencia

operacional, debe considerar los aspectos econmico, legal y tico. Desde
un punto de vista econmico se entiende que un comportamiento
irresponsable puede acarrear serias consecuencias, tanto de tipo financiero
como de imagen, en consecuencia, en prdida de valor para sus dueos,.
En lo legal se impone el apego a las leyes, pero con el desafo tico y

sustentable de ir ms all, a travs de compromisos de gestin responsable
del impacto ambiental, compromisos de prever desarrollar y mantener
prcticas de negocio ticas y responsables; respetar y proteger los derechos
humanos fundamentales y la dignidad de todas las personas que trabajan en
sus operaciones.
Ello se traduce en una gestin orientada a lograr, simultneamente, una

adecuada rentabilidad sobre el capital invertido, el cuidado por los
trabajadores, la proteccin medioambiental, el acceso a los mercados y la
aceptacin y respeto de la comunidad. En concordancia con los prrafos
anteriores, el Modelo de Gestin para efectuar el trabajo debe considerar los
siguientes ejes a saber Planificacin y Alineamiento, Gestin de los Procesos
y Gestin del Conocimiento
Evaluacin de
Desempeo
Tableros de
Gestin
PLANIFICACION Y
ALINEAMIENT
O
EXCELENCIA
OPERACIONAL
GESTIN DEL
CONOCIMIENTO
GESTION DE
PROCESOS
Transferencia
Mejores
Practicas
Mejoramiento
Continuo e
innovacin
Esta figura est basado en informacin Codelco
ERP y SAP R/3
21
a)
Planificacin y Alineamiento; Corresponde al despliegue y

traduccin de la misin, filosofa, visin compartida y los impulsos
estratgicos hacia toda la organizacin, de modo tal que cada
negocio o rea de responsabilidad e integrante de la empresa
conozca claramente su tarea, responsabilidad y contribucin a las
metas definidas.
El objetivo es desplegar y alinear la estrategia a todos los niveles

mediante el establecimiento de indicadores de gestin, tanto de
eficacia, eficiencia y adaptabilidad.
El despliegue a toda la organizacin de la planificacin es clave para

asegurar que cada trabajador reconozca cmo aportar a la meta
corporativa
Lograr el alineamiento de cada trabajador con las metas de creacin

de valor Crear las instancias para transferir las mejores prcticas de
la corporacin y fomentar el aporte creativo de todos.
En la bsqueda permanente de los mejores prcticas y resultados en

nuestro trabajo en los aspectos claves del negocio, en la seguridad y
calidad de vida de las personas y en el cuidado del medio ambiente,
nace una importante herramienta como son los Tableros de Control.
El Tablero de Control es una herramienta de control estratgico que

soporta la toma de decisiones mediante la presentacin de indicadores
clave que combinan informacin operativa, financiera y externa, cuenta
con funcionalidades que le dan un valor inmediato en la evaluacin del
avance hacia sus objetivos, tales como Semforos que resumen
conclusiones sobre los datos presentados, Foros de discusin para
intercambiar opiniones,
Flexibilidad para la exportacin de datos o
grficos para su posterior anlisis o preparacin de informes, Acceso

seguro,
interactivo
inmediato
informacin
estratgica,
Estandarizacin de criterios para la evaluacin del desempeo, y,

Rpida visualizacin de tendencias que afectan a la organizacin en
su conjunto para analizar e intercambiar informacin y opiniones de
una forma fcil, segura y controlada.
ERP y SAP R/3
22
b)
Gestin de los Procesos; Para generar una visin consistente de

los procesos operacionales se debe fijar una convencin, que defina
la simbologa a considerar al construir un mapa de procesos, el cual
debe abarcar todo el ciclo.
Los mapas de proceso son diagramas que permiten representar el

proceso en forma abstracta, graficando las cadenas de actividades
que lo componen y los flujos fsicos o de informacin que las
conectan.
Los mapas sirven para entregar una visin ampliada del trabajo,
lustrar la secuencia de actividades que agrega valor al cliente, definir
las fronteras y puntos de transferencia del trabajo y Situar temas
especficos
(por
Ej. Mapa
de
Riesgos,
de
la
Cadena
de
abastecimiento, de Insumos o del Proceso Productivo)
La gestin de procesos considera una serie de actividades que se

repiten permanentemente en el tiempo, y que comienzan con las
reuniones de coordinacin (mensuales, quincenales o semanales) de
anlisis de los equipo de trabajo con el supervisor, y que concluyen
con la consolidacin de las mejoras propuestas y validacin de
mejores prcticas.
El objetivo es mejorar continuamente los procesos para alcanzar

estndares
de
Herramientas
excelencia
de
mediante
Mejoramiento
Instrumentos mtodos y
Continuo,
control
sobre
los
indicadores relevantes, direccionamiento a los focos crticos y control

sobre acciones de mejoramiento
c)
Gestin del Conocimiento; La gestin del conocimiento tiene por

objeto rescatar y comunicar el aprendizaje logrado a travs del tiempo
en los procesos de la Corporacin o en un rea especifica, y
desarrollar una cultura de innovacin, creatividad y mejoramiento
permanente, tambin considera la bsqueda de conocimiento en el
entorno interno y externo del proceso.
ERP y SAP R/3
23
En concordancia con el prrafo precedente, la deteccin y validacin

de mejores prcticas,
con relacin a la gestin de los procesos,
permite generar conocimiento para toda la Corporacin.
En la medida que se obtengan resultados exitosos, y que se pueda

constatar que estos se han producido como consecuencia directa del
proceso implementado, deber consolidarse la mejora propuesta o
definirla como mejor prctica, para ello, la accin propuesta deber ser
registrada en un Formulario de Identificacin de Oportunidades de
Mejora (FOM).
Cuando
la accin de mejoramiento de procesos tenga impacto
(econmico y de desempeo) sobre la lnea base del negocio, se

contempla llevar un registro del proceso de gestin con el cual se
alcanz o pretende lograr los resultados e incorporar los beneficios
tanto al plan de negocios y desarrollo como a la generacin de
excedentes econmicos del ao en curso.
1.8.6 SOSTENIBILIDAD SUSTENTABILIDAD
Sostenibilidad/Sustentabilidad: Es la actividad econmica que satisface las

necesidades de la generacin presente sin afectar a la capacidad de las
generaciones futuras de satisfacer sus propias necesidades.
La sostenibilidad tiene distintas dimensiones, entre las cuales se pueden

distinguir
la dimensin de los recursos no renovables, la dimensin
medioambiental, la dimensin financiera Y la dimensin social.
Desarrollo Sustentable: El desarrollo sustentable fue adoptado por la ONU

en 1987, gracias a los trabajos producidos por la comisin Brundtland.
Desarrollo Sustentable es aquel que no pone en riesgo las necesidades de
las generaciones futuras por satisfacer las del presente.
Asimismo, existe la percepcin de que la sociedad global se enfrenta, a fines

de este siglo, al agotamiento de un estilo de desarrollo caracterizado por sus
nocivos efectos para los sistemas naturales y su falta de equidad.
ERP y SAP R/3
24
En consecuencia, se hace evidente la necesidad de avanzar hacia un nuevo

estilo de desarrollo, y por ende una nueva conceptualizacin de ste, basada
en criterios de sustentabilidad y equidad.
La nocin de sustentabilidad se ha ido ampliando desde su aplicacin original

en el mbito biolgico-fsico hasta la referencia actual al equilibrio necesario
entre los procesos ambientales, econmicos, polticos, sociales y culturales,
que responde a una visin sistmica y multidimensional del desarrollo, en la
que la solidaridad intergeneracional, la equidad y las consideraciones a largo
plazo aparecen como elementos insoslayables.
Para lograr la creacin de valor, se debe privilegiar el desarrollo sustentable
especialmente en el mbito de la tica, la transparencia y el apoyo a
procesos regulatorios basado en evidencias cientficas slidas. Privilegiar
tambin el dilogo con la comunidad, con miras a construir confianzas
mutuas y a cooperar en la construccin del bien comn sobre las bases de
equidad.
El compromiso de las empresas con el desarrollo sustentable debe constituir

parte integral de su proyecto empresarial, ya que incide en el aumento de su
competitividad y en el logro de los beneficios a los que aspira en el mediano y
largo plazo. Las acciones de cualquier proyecto empresarial, se traducen en
una gestin orientada a lograr, simultneamente, una adecuada rentabilidad
sobre el capital invertido, el cuidado de sus trabajadores, la proteccin del
medio ambiente, el acceso a los mercados y la aceptacin y respeto de la
comunidad.
Creacin de Valor y Planeacin de Recursos Empresariales, son temas

trabajados en forma integral en el sistema SAP R/3, o sea, una vez que la
informacin es procesada o registrada, queda disponible a travs de todo el
sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin.
SAP R/3 apoya y simplifica todos los procesos empresariales, de Gestin, de
costos y todos aquellos propios de una empresa, a la vez, efecta una
integracin interna de los negocios y externa con otros sistemas y
colaboradores de negocio para alcanzar los ms altos niveles de agilidad
corporativa.
ERP y SAP R/3
25
CAPITULO II: DESCRIPCIN DE SAP R/3

En el desarrollo del Capitulo anterior, en el contexto de gestin empresarial,
hemos tratado dos temas relevantes como son la Planificacin de los
Recursos Empresariales y la Creacin de Valor en las empresas, en este
marco, el sistema SAP, nos proporciona una solucin integral
como
herramienta operativa y de gestin; el tratamiento de esta herramienta,

constituye el presente y siguientes captulos
SAP constituye un sistema para la Planificacin de los Recursos

Empresariales (ERP) de clase mundial, es una herramienta del maana para
las necesidades de hoy ,tendiente a mejorar procesos de negocios. Toda
empresa al final del da necesita un pilar bsico del manejo de la informacin
y, adems, tener sistemas de control de gestin para cumplir su misin
empresarial, que es principalmente la creacin de valor para todos los
accionistas o dueos.
2.1
GENERALIDADES
SAP (Sistem Administration Products in Data Processing) Este sistema

comprende muchos mdulos completamente integrados, que abarca
prcticamente todos los aspectos de la Gestin empresarial. Ha sido
desarrollado
para
cumplir
con
las
necesidades
crecientes
de
las
organizaciones mundiales y su importancia ha sido demostrada en las ms

importantes empresas del mundo.
SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo, as ofrece un sistema

nico que soporta prcticamente todas las reas en una escala global. SAP
proporciona la oportunidad de sustituir un gran nmero de sistemas
independientes, que se han desarrollado he instalado en organizaciones ya
establecidas, con un solo sistema modular.
Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero esta diseado para trabajar
con otros mdulos. Est totalmente integrado ofreciendo real compatibilidad a
lo largo de las funciones de una empresa
ERP y SAP R/3
26
El alto grado de integracin de funciones donde todos los mdulos de la

aplicacin estn realizados en funcin de una tcnica de proceso de datos en
forma unificada es una de sus caractersticas principales
2.2
INTEGRACION DE MODULOS
Este sistema comprende muchos mdulos completamente integrados, que

abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial,
SAP R/3 consiste en funciones integradas conectando la produccin al
mundo corporativo como las finanzas, logstica y recurso humano, ofreciendo
una funcionalidad de negocio nueva y amplia para dar soporte a los procesos
esenciales, optimizando el rendimiento y la fiabilidad, minimizando los
cambios en funcin a los sistemas ya existentes y le permite implementar
nicamente la funcionalidad de negocio que usted necesita y cuando la
necesita. Simplificando y reduciendo el costo de las actualizaciones.
SD
Ventas &
Distribucin
FI
Finanzas
MM
Materiales
PP
Produccin
R/3
Cliente / Servidor
Calidad
ABAP/4
PM
QM
Contabilidad Financiera
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Tesorera
Administracin Activo Fijo
Consolidacin legal
PM
Mantenimiento
CO
HR
Recursos
Humanos
cONTROLLING
Clases de costos
Centros de costos
Ordenes
Costo del Producto
Centros de Beneficio
Esta figura est basada en informacin del proyecto swing, simboliza lo explicado
anteriormente, respecto a la integracin de mdulos
La integracin es tal que si un departamento o rea usuaria necesita efectuar

mantenimiento a una de sus equipos o ubicaciones, solo le basta emitir un
aviso y este empezar a generar la orden de mantenimiento, luego se
ERP y SAP R/3
27
crearan la solicitud o reserva de los repuestos hacia el rea de logstica o

abastecimiento de materiales, genera los costos y las contabilizaciones que
ameriten
SAP gestiona de manera integrada y eficiente la informacin de la empresa,

comunicando
las
diferentes
reas
del
negocio
mediante
procesos
electrnicos. La funcin principal es organizar y estandarizar procesos y

datos internos de la empresa, transformndolos en informacin til para ser
analizados para la toma de decisiones.
2.3
CARACTERSTICAS PRINCIPALES
Fuente: Esta figura es una adaptacin, basado en el conocimiento que se tiene del sistema SAP .
ERP y SAP R/3
28
Integracin; Esta es la caracterstica ms destacable de SAP y significa
que la informacin se comparte entre todos los mdulos de SAP que la

necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte,
tanto entre mdulos, como entre todas las reas.
La integracin en SAP se logra a travs de la puesta en comn de la

informacin de cada uno de los mdulos y por la alimentacin de una base
de datos para todos.
Por lo tanto, debemos tener en cuenta que toda la informacin que

introducimos en SAP repercutir, al momento, a todos los dems usuarios
con acceso a la misma. Este hecho implica que la informacin ingresada,
siempre debe estar actualizada, debe ser completa y debe ser correcta.
Informacin En Lnea; Esta caracterstica significa que la informacin se
encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos

de actualizacin mediante interface y procesamiento habituales en otros
sistemas.
Jerarqua de la Informacin; Esta forma de organizar la informacin
permite obtener informes desde diferentes vistas. Se crea una Estructura

denominada Dato Maestro que organiza la informacin desde el nivel ms
detallado al nivel ms general, o sea una vista de acuerdo a cualquier
organizacin que se desee.
En este contexto, se puede estructurar el Organigrama empresarial, las

cuentas de mayor, el modelo de negocio con su correspondiente cadena de
valor y cualquier otro que se requiera para la gestin
Compatibilidad; Para efectos de seguir analizando y utilizando la
informacin, la arquitectura de SAP facilita una integracin abierta de

cualquier aplicacin y servicio de cualquier proveedor en todo entorno
tecnolgico, ayudando a las organizaciones a ser mucho ms eficientes y a
reducir sus costes mediante la optimizacin del uso de los activos existentes.
Adems, permite a la vez una colaboracin flexible interna y externamente,
esta se puede exportar, o copiar a otros software como una planilla Excel o
ERP y SAP R/3
29
BW (Bussienes Ware House) que permite extraer, transferir y cargar datos

desde SAP, como tambin enviar a otros usuarios mediante el mismo
sistema
2.4
MANEJO DEL SISTEMA SAP R/3
El manejo del sistema SAP R/3 entrega como primera pantalla el acceso
identificando al usuario y clave respectiva, esto como medida de seguridad
del sistema, donde cada usuario ha sido provedo de los perfiles o funciones
a realizar segn el alance de facultades y al nivel dentro de la organizacin.
Fuente: Esta figura obtenida de sistema instalado en una empresa de la Regin, muestra el
primer panel de acceso a SAP.
El acceso al Sistema plantea inmediatamente el Control Interno existente,

que se puede comprobar posteriormente en la utilizacin de cada uno de los
mdulos, donde registra e identifica por cada operacin o transaccin al
usuario, fecha y hora de ejecucin
ERP y SAP R/3
30
El sistema plantea en esta primera pantalla de ingreso a cualquier modulo de

SAP Clave de acceso nueva que permite cambiarla en cualquier momento,
sin perjuicio de que el sistema obliga a cambiarla cada cierto tiempo
preestablecido.
Despus que el sistema identifica y chequea que esta informacin sea

verdica, el usuario entra al men de SAP y desde aqu puede escoger los
diferentes mdulos o reas funcionales que se muestran en el recuadro
siguiente.
Fuente: Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, muestra los
de acceso a SAP. Y desde cada modulo mdulos a reas funcionales, que para este ejemplo
los hace desde el modulo finanzas, hacia el rea gestin Financiera y luego al desglose de esta
ultima
ERP y SAP R/3
31
Para el ingreso de cualquier usuario, SAP muestra todos los mdulos, para
este caso en el Men SAP encontramos los mdulos Logstica Finanzas
Recursos Humanos y luego, como ejemplo en el modulo finanzas el rea
funcional de Gestin Financiera. O sea, desde esta pantalla cualquier usuario
puede escoger las diferentes transacciones, reas funcionales o mdulos
pero solo deja ingresar a aquellos mdulos o transacciones que previamente
estn autorizados o se le haya asignado perfil.
2.5
FORMAS DE UTILIZACION
Existen tres formas de ingresar a las transacciones de SAP R/3, estas son
mediante campo comando (N 3), creacin de favoritos(N 4 ) y en el men
de SAP (N 5) que se muestran en las siguientes lminas
1
3
TITULOS DE SAP
BARRA DE FUNCIONES
BARRA DE
HERRAMIENTAS
CAMPO COMANDO
PARA LA UTILIZACION DE TRANSACCIONES
4
DESARROLLO DE LA EMPRESA
MENU
DE SAP
Esta figura fue obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el objetivo
de mostrar las formas comunes de utilizacin del sistema SAP en la que se han determinado
cinco nmeros que se explicarn a continuacin.
En la figura precedente, lo indicado con el nmero 1 (Ttulos de SAP barra de

funciones), lo indicado con el nmero 2 (Barra de Herramientas) mas la
utilizacin del botn derecho del mouse de su PC, permite tener acceso a
diferentes funciones de la configuracin del sistema para la utilizacin de los
diferentes mdulos
Funciones Generales del Sistema: es posible trabajar en mltiples tareas a

la vez abriendo varias sesiones. Para abrir una nueva sesin, se debe elegir
Crear sesin en el men Sistema. El sistema abre una nueva ventana en la
que es posible ejecutar una tarea diferente en forma independiente de las
ERP y SAP R/3
32
otras sesiones abiertas, y donde cada usuario puede abrir hasta seis
sesiones simultneamente, por lo tanto, puede moverse entre una y otra
sesin con Alt-Tab o solo con hacer click en la tarea a final de la pantalla de
la computadora
En la barra de ttulos de SAP (N 1), tambin denominada barra de funciones,

se encuentran determinadas algunas funcionalidad como men, tratar,
favoritos, detalles sistema y ayuda, as sucesivamente, cada una de ellas
contiene otras funciones, por ejemplo, bajo el men Sistema se encuentran
las funciones siguientes:
Crear Modo: Se utiliza para crear un modo paralelo, es decir, el sistema

permite trabajar en forma simultanea con varias secciones o funciones en la
misma computadora.
Borrar Modo: Se utiliza para cerrar un modo activo o dejar sin efecto la
funcin utilizada en crear modo
Existen tres formas de utilizar el sistema, una de ellas es la utilizacin del

campo comando para la utilizacin de las transacciones (N. 3); otra forma es
crear una carpeta de favoritos con todos los mdulos o transacciones que el
usuario mas utiliza (N. 4) y la tercera forma es utilizar los ruteos del men
de SAP (N. 5)
Campo Comando Para la Utilizacin de Transacciones: Cada funcin en

cualquier mdulo del sistema tiene asignada una codificacin (que estando
en la pantalla de esa funcin se puede visualizar haciendo click en la barra
de funciones, indicada con el N 1) la que se digita en forma manual en el
recuadro indicado con el nmero tres (Campo para la utilizacin de
transacciones o tambin denominado campo comando), lo explicado se
muestra en el recuadro siguiente
ERP y SAP R/3
33
AL HACER CLICK EN SISTEMAS
SE DESPLIEGA STATUS...
El estatus nos muestra el cdigo de la transaccin que se utiliza en el

campo comando como otra forma de acceso
EL CODIGO DE
TRANSACCION
PARA ESTE
EJEMPLO ES
KA03
AL DIGITAR EL
CODIGO KA03
EN EL CAMPO
PARA LA
UTILIZACIN DE
TRANSACCIONES
SE INGRESA A
SAP EN LA
PANTALLA DE
ESA FUNCION
Esta forma de accesar el sistema SAP nos indica que mediante la activacin
de la transaccin KA03 en forma directa en la lnea de comandos, queda
habilitado para trabajar en esa transaccin
Favoritos: Esta forma de ingresar al sistema SAP, consiste en que cada

usuario crea una o varias carpetas con las transacciones que ms utiliza y
accede inmediatamente con dar click en esa transaccin
ERP y SAP R/3
34
EN ESTA CARPETA SE CREAN DIRECTORIOS Y SUBDIRECTORIOS
ESTAS CARPETAS
2.6
FAVORITOS SE CREAN EN FORMA PERSONALIZADA
CONTROL INTERNO DEL SISTEMA
Desde que se ingresa al sistema, en cada rea funcional, modulo, submodulo

o transaccin, SAP identifica mediante la PASSWORD al usuario que esta
utilizando el sistema
Identificacin del usuario: para fines de control. Esto requiere que cada
usuario convierta en un hbito el uso de su Password o cdigo de acceso
personal al sistema. Con ello cada uno se hace responsable de las
transacciones u operaciones que realiza.
ERP y SAP R/3
35
Control del usuario: En el mismo contexto del control interno, el sistema

registra en cada operacin al usuario, la operacin y la hora, ej.
En este ejemplo, se efectu un

reverso Contable, que origino
el nmero 12763208 y dejando
establecido la fecha y el periodo
contable
En este nivel de control, deja registrado

al usuario,
Fechas,
horas,
claves de referencias, etc.
Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el objetivo de
mostrar las formas comunes de Control Interno del sistema SAP
Uso de herramientas Windows: Otorga opciones e informacin en pantalla,

mediante un sistema de ventanas que se abren y se cierran.
Interaccin amistosa con la suite Microsoft: permite trabajar con

procesadores de texto, presentaciones y planillas de clculo.
Entrada de datos en el origen: la informacin se ingresa una sola vez al

sistema, desde el rea que inicia la respectiva transaccin. Con ello se evita
la duplicidad de digitacin.
Alto grado de integracin entre los mdulos: informacin y comunicacin

en lnea con otros mdulos y reas de trabajo de acuerdo a las
funcionalidades compartidas.
Mltiples monedas: los distintos clculos financieros pueden ser realizados

en la moneda que se requiera, con el tipo de cambio diario actualizado.
ERP y SAP R/3
36
Generador de reportes flexible: de acuerdo a sus necesidades, cada

usuario podr crear y anexar al sistema nuevos tipos de reportes.
Facilidad y flexibilidad para la creacin y visualizacin de grficos:

permite ilustrar y apoyar la informacin de los reportes.
Ayudas para acceder rpidamente a la documentacin: desde cada

mdulo de trabajo se podr acceder a una base de documentos de respaldo.
Actualizacin de datos en lnea: la informacin ingresada y procesada en el

sistema impacta a todas las reas funcionales en tiempo real
2.7
HELP, AYUDA DEL SISTEMA
Cada modulo del sistema SAP cuenta con un sistema de ayuda en lnea y
paralelamente existe va electrnica una ayuda que describe cada modulo
indicado en el formato de la siguiente lmina,. El que se puede acceder
haciendo clic en la materia que se desee consultar
Cabe indicar que en cada pantalla o lugar de cualquier mdulo del sistema
existe otras ayudas que se indican a continuacin
ERP y SAP R/3
37
Otra form a de ayuda

La constituye
Este signo
identifica
Un m atch
Codes
Para la versin de planificacin

entrega este listado de cero a 8
Posibilidades de utilizacin
Para el grupo
De clases de costos
Entrega formas
de bsqueda que
pueden dar origen
a otro match Codes
Fuente: Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el
objetivo de mostrar las formas comunes de ayuda en la utilizacin del sistema SAP.
Uso de Match Codes para acceder a tablas: aporta criterios de bsqueda

selectiva y rpida en una base de datos, en este caso, el usuario puede
encontrarse directamente con un listado de posibilidades o con distintas
formas de buscar ese listado
Uso de Referencias en lnea
ERP y SAP R/3
38
Qu es una Referencia en Lnea; Es una consulta a la cual
se
accede mediante el botn indicado con el signo de interrogacin ( o F1 ), que

permite consultar determinados temas, seleccionndolos o cualquier dato o
tarea en particular
Qu puedo hacer con la referencia en lnea?:

detallada de los pasos
Consultar la descripcin
necesarios para completar cada uno
Transacciones en SAP. que describen la secuencia de las
de las
tareas que
deben ser llevadas a cabo por las distintas reas de la empresa
Cmo usar una Referencia en Lnea ? Al navegar por la pantalla de SAP,

al posesionar el cursor en los campos o elementos que cumplen funciones
importantes, se puede acceder a
ms informacin sobre el tema para
averiguar para qu sirven.
2.8
TUTORIAL Y UTILIZACION DE SAP R/3
En lo desarrollado hasta aqu, hemos efectuado una descripcin del sistema,

como as mismo un anlisis de su utilizacin y manejo, sin perjuicio de esto,
ERP y SAP R/3
39
este sistema posee una especie de tutorial o ayuda que muestra los caminos
o rutas para ingresar a cada funcin
Como hemos indicado en los objetivos especficos de la introduccin, el

desarrollo se orienta
en forma ms profunda a los temas de costos y
presupuestos que se registran en el mdulo Controlling (CO), con el cual

explicaremos la temtica relacionada a tutorial.
Entrega un ndice de cada tarea e indica en forma

secuencial cada uno de los pasos para efectuarlo
Entrega un ndice de cada tarea e indica en forma
de flujograma cada uno de los temas con el cdigo
del descriptivo de pasos
Fuente: Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el
objetivo de mostrar las formas comunes de ayuda en lnea en la utilizacin del sistema SAP.
2.8.1 DESCRIPTIVO DE PASOS
El descriptivo de pasos, corresponde a un ndice de cada funcin o tarea e

indica en forma secuencial cada uno de los pasos que se debe ejecutar en el
sistema para lograr una tarea determinada.
Esta opcin nos muestra
un listado de todas las funciones del modulo
Controlling (Co) que en total alcanzan a 36. Estas mismas actividades estn
agrupadas en cuatro flujogramas que se detallan en el punto siguiente de los
flujogramas,
ERP y SAP R/3
a)
40
Costos y Presupuesto: Lista de Descriptivo de Paso Controlling
CO000001
CO000002
CO000003
CO000004
CO000005
CO000006
CO000007
CO000008
CO000009
CO000010
CO000011
CO000012
CO000013
CO000014
CO000015
CO000016
CO000017
CO000018
CO000019
CO000020
CO000021
CO000022
CO000023
CO000024
CO000025
CO000026
CO000027
CO000028
CO000029
CO000030
CO000031
CO000032
CO000033
CO000034
CO000035
CO000036
Generacin Informes Clases de Actividad

Actualiza Clases de Actividad
Actualiza Grupo Clase de Actividad
Asignacin Centros de Beneficio a Datos Maestros
Ejecuta Subrepartos de Costos Reales
Crea Ciclos de Subrepartos Gastos Reales
Generacin Informes de Centros de Costos
Generacin Informes de Grupos de Centros de Costos
Actualiza Grupo de Centros de Costo
Actualiza Centros de Costos
Planificacin de Valores Estadsticos
Planifica Volmenes de Actividad
Planificacin de Clases de Costos Primarios y Consumo de
Actividades
Copia Planificacin
Generacin Informes de Clases de Costos
Traspasos de Costos Primarios
Contabilizacin de Consumo de Actividades
Traspaso manual de Ingresos/Gastos Internos entre Centros de
Beneficios
Liquidacin Ordenes CO - Produccin Cobre y Subproductos
Ingresos de Cobre y Subproductos de Inventarios
Planificacin de Otros Ingresos y Gastos en Centros de
Beneficios
Generacin Informes de Ordenes Internas
Contabilizacin de Valores Estadsticos
Crea Ordenes Internas Produccin Cobre y Subproductos)
Crea Ordenes Internas Control Estadstico de Gastos)
Actualiza Valores Estadsticos
Generacin Informes de Centros de Beneficios
Actualizacin de Centros de Beneficios
Planificacin de Costos en Centro de Beneficios
Traspaso de Activos Fijos a Centro de Beneficios (CeBe)
Traspaso de Saldos de Cuentas de Existencias a Materiales a
Centros de Beneficios (CeBe)
Traspaso de Saldos de Cuentas por Pagar y Cobrar a Centros
de Beneficios (CeBe)
Reevaluacin Planificacin Centros de Costos
Ejecuta subrepartos en Planificacin
Crea ciclos para subrepartos de Gastos Planificados
Planificacin Gastos con Ordenes CO Estadstica
Al hacer click a una de estas actividades, entrega un detalle de los temas

que se refiere esta actividad, tales como objetivos, temas, actividades o
tareas a realizar, referencia y responsabilidades, desplegando el siguiente
recuadro:
ERP y SAP R/3
41
Fuente: Esta figura obtenida del proyecto swing, tiene el objetivo de mostrar las
comunes de ayuda en lnea en la utilizacin del sistema SAP.
formas
Para la demostracin, hemos seleccionado la actividad
b)
CO000036 Planificacin
Estadstica
Gastos
con
Ordenes
CO
Objetivos; Referido a la actividad, funcin o tarea, para este ejemplo,
corresponde a la planificacin de ordenes estadsticas para controlar el

avance de las mismas.
Temas; Entre los distintos tipos de ordenes que utiliza Controlling se
encuentran las ordenes estadsticas con el propsito de disponer de mayores

antecedentes respecto actividades de operacin., indices de productividad y
eficiencia, etc. se han creado entre otros, la incorporacin de valores
estadsticos, para registrar los ndices de produccin, productividad y
eficiencia, tendientes a apoyar la gestin y la toma de decisiones.
Los valores estadsticos son elementos que pueden almacenar informacin
(distinta de gastos) asociada a los centros de costos, ordenes estadsticas de
la clase Z900 y centros de beneficios. Se miden en unidades de tiempo o de
cantidad
ERP y SAP R/3
42
Actividades o Tareas a Realizar; Esta funcin entrega la ruta
detallada y paso por paso de cmo ingresar a esa funcin en el sistema, en

este ejemplo, se realiza para la funcin Planificacin Gastos con Ordenes
CO Estadstica
Pantalla: SAP R/3:
1
En el Men Principal, seleccione
Finanzas
> Controlling
> Ordenes CO
> Planificacin
> Costos/consumo Actividad
> Modificar (KPF6)
Active la Sociedad CO, si ingresa por primera vez (CL01)
( Para acceder directamente use en el campo comando la transaccin KPF6.)
1.
Verifique que el sistema entregue el layout referida al perfil de
planificacin, el Perfil plan, 1-101 a travs del men de la Pantalla:
2
Verifique o ingrese: activar perfil de planificacin (Transaccin KP04)
> Planificacin
> Activar perfil plan
Haga un match code y seleccione el cdigo SAP101
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ingrese Versin
(Desplegar Match code)
Perodo de
(Mes)
Perodo hasta
(Mes)
Ejercicio
(Ao)
Ingrese orden (desde - hst), o grupo de rdenes
Ingrese clase de costo (desde - hst), o grupo de clases de costos
Seleccione opciones de entrada:
ERP y SAP R/3
43
9.
a)
Libre: Slo las clases de costo con informacin a planificar se
despliegan en la pantalla resumen.
b)
Basado en formulario: Todas las clases de costo que se han
especificado se despliegan.
Haga clic en icono Resumen (F5) o icono Perodos. (F6)
Pantalla: Planif. clases costo/ingreso Modificar: Pantalla de resumen

1.
2.
3.
4.
Ingrese
En Columna Total costos plan (Valor)
Ingrese
clave de distribucin (CD). El sistema, por default,
propone : CD=1, lo que significa distribucin en partes iguales para el
perodo. Si se desea aplicar otro tipo, seleccione otra opcin haciendo
el match code correspondiente donde le entregar las siguientes
opciones.
0 Distribucin manual
1 Distribucin en partes iguales
2 Distribucin anloga
3 Distribucin porcentual
4 Distribuir valores sobre perodos siguientes vacos
5 Copiar valores a perodos siguientes vacos
7 Distribucin anloga al N de das por perodo
Ingrese Consumo plan total, si desea programar datos fsicos que
respalden el valor planificado. Si se han planificado slo valores, este
campo no debe llenarse.
Haga clic en icono Grabar
Nota: En la planificacin de este tipo de rdenes, tambin puede
utilizarse la funcionalidad de Planificacin Detallada, cuya operacin
est explicada en el procedimiento Planificacin de Clases de Costos
Primarios.
Despus de la sesin en R/3 de SAP:

No se requieren acciones.
De esta forma se utiliza la opcin men de SAP, donde el tutorial lo explica
e indica paso a paso hasta ejecutar y grabar las transacciones
2.8.2 FLUJOGRAMAS
En Los proyectos SAP los usuarios toman el control para configurar sus
procesos empresariales, dejando que los departamentos informticos presten
apoyo en temas tcnicos, por esta razn resulta de gran utilidad establecer
las tareas mediante flujo gramas
En
la
implementacin
de
implementacin en si misma,
SAP,
y
el
problema
es
normalmente,
la
es el motivo principal para que la
implementacin SAP deba considerarse como un proyecto empresarial,
ERP y SAP R/3
44
conducido e incentivado por una gestin superior, ya que puede afectar a los
procesos y estructuras tradicionales de las empresas
Los mdulos funcionales de SAP se dividen en tres grandes reas:
Financiera, Logstica y de Recursos Humanos enlazados con la produccin,
en cada uno de ellos, existen flujo gramas generales en cualquier modulo del
sistema, que corresponden a Datos Maestros, Transacciones e Informes
AL HACER CLICK EN COSTOS Y PRESUPUESTOS
APARECE LA OPCION DE ESTOS FLUJOGRAMAS

QUE CORRESPONDEN A LAS TRES
OPCIONES DEL SISTEMA:
DATOS MAESTROS (001)
TRANSACCIONES (002 - 003)
INFORMES O REPORTE (004)
Cada uno de estos flujogramas entrega las transacciones que lo componen,

a modo de ejemplo, se incluye el C002
ERP y SAP R/3
CAPITULO III:
45
MODULOS DE SAP R/3
En el desarrollo del capitulo II hemos analizado en forma resumida lo que es

SAP, entre otros, el tutorial y la utilizacin, como complemento a la
operatividad del sistema, as mismo, un anlisis de su utilizacin y manejo,
Ahora, en el capitulo III para efectos prcticos, se complementa analizando
la funcionalidad de los mdulos especficos,
en forma ms profunda a los
temas de costos y presupuestos que se registran en el mdulo (CO)

Controlling, que es el ncleo central donde confluyen todas las transacciones
que originan costos.
Si perjuicio de lo afirmado, las cadenas completas de procesos de trabajo por
operaciones se conectan
sistemticamente entres s, esto incluye una
actualizacin constante de todos los datos
El Sistema SAP
consta, en la vista modular, de reas empresariales
homogneas, que soportan las operaciones de una empresa y trabajan

integradas en tiempo real.
Fuente: Esta figura se obtuvo del libro proyecto Swing (Software Integrado de Gestin)
Tecnologa al servicio de la gestin confeccionado por Codelco Chile ao 1997
ERP y SAP R/3
46
3.1
FUNCIONALIDAD DE LOS MODULOS
La funcionalidad del Sistema SAP esta constituido por mdulos integrados; en

un primer nivel encontramos la agrupacin Global por funciones, o sea reas
Funcionales, Ejemplo Logstica, Finanzas, Recursos Humanos, etc. Donde la
estructura
de
cada
uno
de
los
mdulos
contiene
Datos
maestros,
Transacciones e informes o reporte.
Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el

objetivo de mostrar las funcionalidades de los mdulos del sistema SAP.
Exceptuando el icono Favoritos que es para que cada usuario efecte

una configuracin personal de los mdulos o transacciones que utiliza
ms frecuentemente, los dems se componen de otros mdulos, o sub
mdulos
en este ejemplo utilizaremos el mdulo Finanzas para
efectuar la demostracin sealada
ERP y SAP R/3
47
As sucesivamente el Modulo Finanzas esta compuesto por los modulo Gestin

Financiera, Tesorera, Controlling, etc. A la vez cada uno de ellos se
complementa con otros mdulos, que en este grfico el mdulo Controlling se
compone por La contabilidad de Clases de Costos, Contabilidad de Centro de
Costos y este ltimo contiene Como Todos los dems mdulos, Datos
MODULO
CONTABILIDAD
BASE DE
DATOS
MODULO
PRODUCCION
Y VENTAS
BASE DE
DATOS
MODULO
RECURSO
HUMANO
Datos Mestros
Registros
Transacciones
Informes
Datos Mestros
Registros
Transacciones
Informes
BASE DE
DATOS
MODULO
LOGISTICA
Datos Mestros
Registros
Transacciones
Informes
BASE DE
DATOS
Maestros, Transacciones e Informes
Datos Mestros
Registros
Transacciones
Informes
Esta figura creada sobre la base del conocimiento que se tiene del sistema SAP tiene el objetivo de
mostrar que cada modulo y sub mdulos se compone en su estructura de datos maestros,
registros producidos por las transacciones e informes de la informacin almacenada.
Dato Maestro
Transacciones
Informes
Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el objetivo de
mostrar las funcionalidades de los mdulos y los sub mdulos en las formas comunes de
utilizacin del sistema SAP.
ERP y SAP R/3
3.2
48
MODULO FICO FI-CO (FINANTIAL

MANAGAMENT)
ADMINISTRACIN FINANCIERA (FI-FINANTIAL ACCOUNTING.)
CONTABILIDAD FINANCIERA O GESTIN FINANCIERA
Este mdulo en forma completa es el rea funcional de las finanzas, se

encarga de la contabilidad Financiera. De Costos y de Gestin, es una fuente
de apoyo para la gente que efecta hechos econmicos, lo mejor es que a
travs de esto se arroja luz sobre el valor de lo que se est haciendo
financieramente.
Considerando que las actividades comerciales se fueron internacionalizando

y consecuentemente la informacin contable. Es decir un empresario con su
negocio en Amrica, estaba haciendo negocios con un colega Japons. Esta
situacin empez a repercutir en la forma en que las personas de diferentes
pases vean los estados financieros en distinto tiempo, SAP FI ha eliminado
esta problemtica ya que una caracterstica es la uniformidad en la
presentacin de las informaciones en los estados financieros, sin importar la
nacionalidad de quien los estuvieres leyendo interpretando.
SAP R/3 Funcionalidad FICO
FICO
Fuente: (Libro Proyecto Swing Tecnologa al servicio de la Gestin editado por Codelco-Chile, ao
1997.)
ERP y SAP R/3
En FI
49
se registran los hechos contables oficiales de la empresa. All se
generan los balances y estados de resultados que se deben presentar, tanto

para fines de control externo y de cumplimiento de normas legales, como
para dar cuenta a los accionistas de su situacin patrimonial y sus
variaciones en el ejercicio.
En FI confluyen todas las transacciones econmico-financieras catalogadas

como hechos contables desde cualquier mdulo, comprende bsicamente dos
reas que funcionan integradamente ( FI y CO): La Contabilidad financiera
(FI),y, la Contabilidad de costos y contabilidad Gestin, la cual se maneja
a travs del subproceso llamado Controlling (CO). Y (CO-CeBe)
En SAP la contabilidad exige Nuevas Prcticas, siendo en este tema lo

ms relevante el registro de transacciones en el origen, agregando con
esto Informacin en lnea, registro oportuno de la Informacin, calidad en el
ingreso de la Informacin y efecta entre otros, actualizacin de cuentas de
mayor, libros Diario, anlisis y actualizacin de Informacin control y
ejecucin de pagos cobranzas capitalizacin de activos, etc. Esto significa
que el usuario ejecuta directamente la operacin de emisin del informe
cuando lo necesite, teniendo la facilidad de revisarlo en pantalla, imprimirlo o
enviarlo por correo (mail) a otros usuarios.
Los Registros Contables de FICO ayudan a derrochar menos y a aadir ms

valor utilizando la informacin y la experiencia, todos los que invierten en una
empresa quieren saber cmo estn las cuentas anuales, sin embargo, la
contabilidad en forma tradicional, es un largo proceso de recoleccin de una
enorme cantidad de nmeros registrados sobre la compaa, que realmente
producen un gasto de tiempo y de recursos. Existe la posibilidad de publicar los
documentos financieros, pero se necesita a un experto para discernir qu
elementos del negocio han contribuido al valor materia y la informacin propios
de la compaa y cuales no lo han hecho.
El Modulo FICO contiene muchos otros sub mdulos o funcionalidades, tales
como:
TR-TM
Treasury Managament (Administracin de la tesorera)
ERP y SAP R/3
50
TR-FM
Fundus Managament (Administracin de los fondos)
TR-CM
Cash Managament (Administracin de efectivo)
FI
Funcionalidad Contabilidad
Subproceso Cuentas a Pagar
Subproceso Cuentas por Cobrar
AM
Funcionalidad Activo Fijo
Dado que la estructura de cada rea funcional de cada modulo, o sub modulo,
contiene la misma estructura, es decir, datos maestros, transacciones e
informes, solo detallaremos en la contabilidad financiera la funcionalidad de los
mas tradicionales desde el punto de vista de la contabilidad general
a)
Funcionalidad Mdulo TR (Treasury Managament). Administracin de
tesorera: EL objetivo del mdulo TR-Tesorera es integrar la administracin del

efectivo y la previsin de liquidez con las actividades logsticas de la compaa
y con las transacciones financieras, por la importancia que tiene en toda
empresa el flujo de efectivos.
Tambin, TR capacita para aplicar las herramientas del presupuesto de efectivo

y los mtodos de contabilidad que toman en consideracin la asignacin de
responsabilidades.
Estos
mtodos
tambin
consideran
las
posiciones
presupuestarias corrientes y las fuentes de los fondos pertinentes para permitir

un control y seguimientos ms sutiles.
El mdulo incluye herramientas para analizar los mercados de dinero, garantas

y derivados. Las funciones adicionales y tambin presentes, como el
componente SAP Foreign Exchange Managament, estn incluidas en el mdulo
TR-Tesorera para facilitar el anlisis de los riesgos de tipos
cambio o
fluctuaciones de moneda, en-lnea con las caractersticas electrnicas

bancarias, a fin de potenciar la integracin con los dems componentes.
ERP y SAP R/3
51
En SAP, la Posicin y la Previsin de Tesorera permiten entregar

informacin integrada y en lnea de los flujos futuros de ingresos y egresos y
de los saldos de caja, adems generan informacin en tiempo real, con las
agrupaciones y clasificaciones requeridas en cada nivel de la organizacin.
b)
Funcionalidad Modulo
Contabilidad FI Este subproceso
centraliza toda la informacin contable generada tanto en los otros

subprocesos del Mdulo Financiero Contable como en los dems mdulos
componentes del sistema SAP. Una caracterstica central es que realiza
contabilizaciones automticas y emite informes en lnea.
Las Contabilizaciones
en FI son automticas, es decir, el registro
centralizado de la informacin se obtiene a travs de las contabilizaciones

automticas que realiza el sistema, cada vez que un usuario ingresa
informacin catalogada como un hecho contable, por ejemplo:
Cuando el personal de Bodegas ingresa al sistema un aviso de

recepcin de mercaderas, adems, gatilla el proceso de Cuentas a
Pagar (que registra la obligacin de la empresa con el proveedor por la
mercadera recibida), genera automticamente un asiento contable
ERP y SAP R/3
52
que aumenta las existencias y crea un pasivo por el compromiso con

el proveedor. As mismo, al recibir la factura por este mismo registro
con los correspondientes vistos buenos, efecta el pago, o se gira el
cheque,
con cargo a la cuenta corriente del proveedor que
previamente ha quedado establecida en los datos maestros
Por otro lado, al emitirse una factura a un cliente desde el mdulo

Comercial (Ventas), adems de activarse electrnicamente el proceso
de Cuentas por Cobrar, se actualizan automticamente en el sistema
las previsiones de Tesorera (proyecciones de ingresos en este caso),
y se contabiliza en igual trmino la cuenta por cobrar al cliente y la
cuenta Ventas.
Emisin de informes en lnea Los informes que se generan en este

subproceso siendo el ms importante el Balance General con su respectivo
Estado de Prdidas y Ganancias- tienen la ventaja de emitirse en lnea. Esto
significa que el usuario ejecuta directamente la operacin de emisin del
informe cuando lo necesite y para el periodo que lo requiera, teniendo la
facilidad de revisarlo en pantalla, imprimirlo o enviarlo por correo (mail) a
otros usuarios.
Otra de las principales ventajas en las prcticas de trabajo de Contabilidad

est en el ingreso de datos para contabilizar, proceso que ser realizado
desde el origen mismo de la transaccin o hecho contable.
b.1
Subproceso Cuentas Por Pagar La misin de Cuentas a Pagar
es
procesar
los
documentos
de
pago
proveedores
contratistas,(Outsourcing) controlando tanto la integridad de los registros y

las instancias de autorizacin como la adecuada correspondencia entre los
pagos y los materiales y/o servicios recibidos.
Altamente integrado con los mdulos operacionales que generan el

proceso de pago.
Controles automticos en el registro y proceso de pago, con

acceso a informacin actualizada.
ERP y SAP R/3
53
Visualizacin de la cuenta corriente del proveedor, lo cual permite

obtener un detalle por proveedor y acreedor de:
documentos pendientes de pago
movimientos respecto al registro de los pagos
informacin adicional de la cuenta corriente registrada en otras

cuentas
contables,
como
solicitudes
de
anticipo
pago,
provisiones, garantas entregadas y retenciones a los estados de

pago.
Las rdenes de pago, que actualmente se utilizan para procesar

pagos individuales, se reemplazan por la Propuesta de Pago. Ello
permite efectuar pagos masivos de todos los documentos
pendientes, de acuerdo al criterio que se defina (fechas de
vencimiento, tipos de proveedores, etc.).
Ventajas
Oportunidad en los registros y pagos.
Mayor nivel de seguridad en el proceso.
Obtencin de informacin real y en lnea para efectuar consultas y

anlisis de los registros.
Las validaciones y controles definidos operarn en el momento del

procesamiento de pagos, para evitar complejas revisiones
posteriores.
Proveedores y contratistas se vern beneficiados con un mejor

servicio, al disponerse de informacin actualizada y reducirse los
ciclos de pagos.
Lo anterior tambin se traducir en beneficios al momento de

negociar compras o contratos.
b.2
Reduce significativamente el movimiento de papeles.
Subproceso Cuentas Por Cobrar La misin de Cuentas por Cobrar
es mantener actualizados los datos financieros contables de nuestra relacin

comercial con los clientes. Para ello, la informacin que genera la empresa
es ingresada al sistema en su origen, una sola vez y en lnea.
Este subproceso se presenta naturalmente integrado con las actividades del
mdulo Comercial (Ventas y Distribucin de Productos, SD).
ERP y SAP R/3
54
Nuevas Prcticas
La generacin de la factura de venta permite su asignacin contable a

nivel de Empresa, disminuyendo el envo de documentos e
informacin entre Casa Matriz y las sucursales.
El sistema tiene
incorporados procedimientos automticos de
Reclamo, Clculo de Intereses por Mora y Confirmacin de Saldos.
Ventajas
Actualizacin en lnea: Los comprobantes emitidos se visualizan

automticamente en la Cuenta Corriente del deudor.
Optimizacin de los Recursos: Desde un mismo escenario de

trabajo se tiene la posibilidad de acceder a otras visualizaciones,
analizar ms de una cuenta corriente a la vez y realizar otras
actividades (enviar correos, escribir notas, generar comprobantes).
Facilidad de Visualizacin de los Registros Contables: Desde

el Mdulo Financiero o desde el Mdulo Comercial se pueden
visualizar los registros contables de todos los comprobantes que se
generen por las ventas de productos.
c)
AM Subproceso Activo Fijo La misin de este subproceso es
administrar los activos fijos de la empresa, provenientes tanto de proyectos

de inversin como de adquisiciones en general. Corresponde al Conjunto de
bienes fsicos durables, utilizados por la Corporacin para la explotacin de
su negocio, que tienen un valor individual significativo, una vida til superior
a un ao, y que sean econmicamente factibles de controlar durante todo su
ciclo de vida contable.
Ello implica administrar la mantencin
de dichos activos de acuerdo a
registros maestros con clasificaciones y categoras especficas, como

asimismo el clculo de las depreciaciones que esos activos experimentan por
su uso en los procesos de negocios o productivos
Contabilizacin
automtica
de
transacciones
(Bajas,
Amortizacin, Ajustes y Capitalizacin).
ERP y SAP R/3
traslados,
55
Las contabilizaciones generadas desde el Activo Fijo se registran en la

Contabilidad General.
La activacin de los gastos y la capitalizacin son disparadas desde el

mdulo de Proyectos e Inversiones.
Las amortizaciones y dems transacciones contables del activo Fijo y

tambin el presupuesto, se traspasan a la contabilidad de Costos y de
Gestin, en el subproceso Controlling.
Existe un registro completo de cada uno de los activos fijos( Dato

Maestro), el cual contiene toda la informacin relevante (descripcin,
localizacin, proyecto, proveedor, seguros, etc.), parmetros de
amortizacin (vida til, inicio y clave de amortizacin) y simulacin
(serie de ndices, cambio de parmetros de amortizacin, etc.).
Proporciona una cartilla histrica con antecedentes particulares de

cada activo fijo.
Contiene todas las transacciones posibles del activo fijo.
Ventajas
Facilidades de acceso a la informacin. Quien la requiere puede

buscarla y procesarla.
El sistema provee los principales mecanismos de control interno. El

acceso a la creacin, modificacin y visualizacin de transacciones y
campos del registro maestro es otorgado mediante el perfil de cada
usuario.
Nuevas Practicas
La definicin de unidades capitalizables es acordada entre el rea de

Activo Fijo que resguarda la norma-, el proyecto que lo construye y el
rea de operaciones que ser el dueo.
La capitalizacin la efecta cada proyecto y la fecha debe ser

acordada con el rea de operaciones que lo recibir, ya que a partir de
ella recibir los gastos de operacin y amortizacin.
La emisin de reportes la efecta el usuario, ejecutando las opciones

estndares.
ERP y SAP R/3
3.2.1
MODULO CO
56
(CONTROLLING) CONTROL
Es un sistema integral para el control de los costos y gastos. Ofrece la

funcionalidad que se necesita para capturar la estructura de una compaa, en
la forma de un plan amplio de centros de costos, modelos de negocios,
procesos y otras agrupaciones de control (grupo de centros de costos), que
defina claramente su organigrama de responsabilidades, generalmente
contiene entre otras, las siguientes funcionalidades :
CO-OM Overhead Cost Controlling (Control de gastos generales)
CO-PC Product Cost Controlling (Control de costos de productos)
CO-ABC Activity-Based Costing (Costos en funcin de la actividad)
Profit Center Accounting (Contabilidad de centros de beneficio)
Dentro de la contabilidad de centros de costos, pueden aplicarse distintas

formas de calculo, distintas formas de costeo y de mtodos, cada una de estas
formas facilita funciones y posibilidades de evaluaciones especificas que deben
ser establecidas por cada empresa y en cada uno de sus amitos empresariales,
por ejemplo, en la valorizacin de las existencias de los productos y
subproductos se puede utilizar tarifa estndar, las existencias de materiales a
precio medio y los costos por centros de cosos por mtodo absorcin, etc.
CO incluye el proceso para formular el presupuesto de operacin, que es la

principal herramienta de gestin de la empresa y de sus distintas unidades de
negocio. A travs de este medio se refuerza el enfoque de administracin de
Unidades de Gestin Autnomas ( UGAs), pilar fundamental y cadena de valor
para la optimizacin de los procesos de negocios
La Contabilidad de Centros de Beneficios (Profit centers) le permite definir los
diversos departamentos y unidades responsables de sus resultados (centros de
beneficio de su empresa.), o sea es una cadena de valor del negocio
Corporativo
ERP y SAP R/3
57
Definiciones en Controlling
Costos para la Gestin
Centros de Costos
Valorizacin del Producto

(Costeo por Absorcin)
Clases de costos
I. Costos Primarios
Remuneraciones,
Materiales, Combustibles,
Servicios de Terceros,
Depreciacin
Existencias
del
Producto
Existencias
del
Producto
II. Costos Secundarios

Consumos Actividad
Oxgeno, Agua, Vapor, EE,
Servicio Equipos, Rep. y
Mantenimiento., Servs.
Ingeniera, Laborat.
(Crditos por trasp. activ.)
Estado de Resultados
UGA
Orden CO
Produccin
Ingresos por Ventas

Costo de Ventas
Resultado Bruto
Orden CO
Produccin
Gastos Adm. y Vtas.

Otros Ing. y Gastos
Subrepartos
Gastos Areas Administ.
Gastos reas Staff
(Crditos por subrep.)
Resultado
Total Gastos
Fuente: (Libro Proyecto Swing Tecnologa al servicio de la Gestin editado por CodelcoChile, ao 1997.)
Cuando se tiene esa estructura, el sistema la utilizar para ejecutar las

funciones controladoras, La estructura debe ser lo suficiente rica en
caractersticas para capturar cualquier tipo de organizacin y expresarla de tal
forma
que
el
sistema
informtico
la
pueda
utilizar
para
ejecutar
automticamente tantas operaciones de las necesarias como sea posible y,

cuando las operaciones automticas no sean posibles o no se requieran, el
sistema debera ser capaz de aportar soporte y gua para facilitar el trabajo en
la medida que lo permitan las circunstancias.
Definiciones de Controlling (CO)
En SAP CO se distinguen estructura que han sido definidas en el sistema, en
este caso, la contabilidad de clases de costos, que estn clasificados como
costos primarios y costos secundarios, los que se registran por cuentas de
mayor y se suman por elementos de costos tales como Remuneraciones,
materiales, Combustibles, etc.
En esta misma estructura se define el mtodo de costos (Absorcin, Directo) y
que clases de costos valorizaran el producto o subproducto de cada proceso y
cuales sern gastos que se direccionarn directamente al estado de resultados
ERP y SAP R/3
58
como gasto de administracin y ventas. Cualquiera de las dos situaciones

forman parte de los costos de un rea de responsabilidad o centro de costos
que se ilustran con la lmina siguiente:
COSTOS PARA LA
VALORIZACION DE
LOS PRODUCTOS
COSTOS PARA LA GESTION DE

LOS CENTROS DE COSTOS
REGISTROS CONTABLES
EN EL ESTADO DE
RESULTADOS
GASTOS DE LA ACTIVIDAD
REGISTRADOS EN LAS CLASES DE
COSTOS
I COSTOS PRIMARIOS
INGRESOS POR VENTAS
Remuneraciones
COSTO DE VENTAS
EXISTENCIAS
DEL
PRODUCTO
Materiales
Combustibles
Energ. Electrica Comprada
MARGEN DE CONTRIBUCION
Servicios de Terceros
Otros Servicios
GASTOS ADMIN. Y VENTAS
Impuestos Varios
Gtos Refinacin Externa
OTROS INGRESOS Y GTOS.
ORDENES DE
PRODUCCION
Depreciacin
II COSTOS SECUNDARIOS
RESULTADO ANTES DE IMTOS.
Mantencin y Reparacin Interna

Suministros (Agua, EE y Potencia, Vapor, etc)
EXISTENCIAS
DE
SUB PRODUCT
Servic. Equipos de Servicios

Servic. Apoyo a la Produccin
Servic. A las personas
Servic. Varios Internos
Servic. Adn y staff Areas Tcnicas
Crditos por traspasos activid. Y subrep.
RESULTADO
Gastos administracin y staff 676008 A 676014
Valores Estadsticos Los valores estadsticos son elementos que sirven para
almacenar informacin distinta de gastos asociada a centros de costo, Ordenes
Estadsticas y Centros de Beneficios, utilizndose entre otros para medir la
productividad y eficiencia, por lo tanto es una combinacin de costos y
produccin u otra medicin de eficiencia, eficacia o adaptabilidad para medir la
gestin
VALORES ESTADISTICOS
INDICES DE PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA
MEDICIONES
H/DISP Horas de Disponibilidad Planta
H/DISP Horas de Operacin Planta
UN/DOT Recurso Humano Dotacion
UN/PROD Cantidad de Material Esteril
TIPO A Cantidad de Material Beneficiado
UN/PROD Cantidad de Material removido
$/UN/COS Costo Unitario por Unidad
ERP y SAP R/3
HM
HM
HME
TM
TM
TM
$
Estad.plan
Estad.real
Desv.(abs)
Plan
Real
Desv.(abs)
0
0
-1
-967
500
-467
0
200
180
4
24.033
27.000
51.033
$ 0
200
180
5
25.000
26.500
51.500
$ 0
59
Los valores estadsticos pueden combinarse como grupos para facilitar la

planificacin y la emisin de informes, o sea,
los informes de Controlling
reflejan gastos y valores estadsticos
En Cada una de las funcionalidades de Controlling, mostrado en el recuadro

precedente,
se mantiene la misma estructura respecto a determinar datos
maestros, transacciones e informes, los cuales se presentan en los siguientes

flujos gramas
FLUJOGRAMA DATOS MAESTROS; El procedimiento administrativo

de datos maestros de CO contempla adems, los sub procesos o
funcionalidades complementarias tales como centros de costos, grupos
de centros de costos, centros de beneficios, grupos de centros de
beneficios, Clases de actividad, grupos de clases de actividad, Valores
estadsticos, grupos de valores estadsticos, etc.
D A T O S M A E S T R O S D E C O N T R O L L IN G
ERP y SAP R/3
60
Tambin forman parte de Controlling como objetos de costos o

responsabilidad diverso tipos de ordenes ya sea de control estadstico,
control con terceros o procesos internos
FLUJOGRAMA TRANSACCIONES (Planificacin, Datos reales y cierres

peridicos) Las transacciones que ocurren en Controlling o en cada uno
de sus subprocesos distinguen dos fases relevantes, a saber, o son
transacciones de presupuesto o Datos reales y cierres peridicos de
valores y hechos reales
PLANIFICACIN O PRESUPUESTO
Transacciones de Planificacin, En lo que se refiere a transacciones

presupuestadas o planificadas, Controlling entrega tanto para si como para los
sub procesos tarifas de clases de actividad, volmenes de actividad, valores
estadsticos, etc. La primera actividad que se realiza para planificar Costos
Primarios es seleccionar el perfil o layout en SAP.
Perfiles Y Layout.- La primera actividad que se realiza para planificar Costos
Primarios o Costos Secundarios es seleccionar el perfil o layout, en SAP El
perfil de planificacin, corresponde al conjunto de campos a utilizar segn el
elemento de costos a planificar (costos primarios, costos secundarios y
ERP y SAP R/3
61
produccin de actividades mediante las tarifas), o sea, corresponde a la

pantalla a utilizar en la planificacin
La planificacin de consumos de actividad tambin forma parte de este
procedimiento por cuanto se accede desde el men principal, por la misma va
que los costos primarios. Sin embargo, es necesario cambiar el perfil de
planificacin para acceder al layout respectivo, o sea, se debe utilizar Perfil de
Planificador Consumo de Actividades para planificar costos secundarios)
Transacciones de Datos Reales y Cierres Peridicos, En lo que se refiere a

transacciones de datos reales, corresponde a todas aquellas que se han
generado en cualquier modulo del sistema y los cierres peridicos,
corresponden a las contabilizaciones,
traspasos
y ajustes a ordenes de
produccin y centro de beneficios segn el modelo de negocio
El Objetivo de los cierres peridicos es describir las actividades registrarlas o

procesarlas para que los estados financieros reflejen, al cierre del perodo
contable mensual, el valor real de: Existencias, Costos de Ventas, Costos de
ERP y SAP R/3
62
Transferencias, Costos de Tratamiento a Terceros y Costos de Consumos

Internos indicando la secuencia de ejecucin de los procesos computacionales
involucrados, as como tambin los responsables de realizarlos de acuerdo al
alcance de facultades y perfiles autorizados.
El alcance de este procedimiento est circunscrito al control financiero contable
que las reas de produccin
y de Costos ejercen sobre los productos y
subproductos de bienes o servicios. que pueden ser propios o de terceros

dependiendo del actuar de cada empresa
FLUJOGRAMA REPORT O INFORMES La generacin de informes en

SAP se realiza para cualquier proceso que el usuario desee, en el caso
de Controlling es para los presupuestos, para los costos, o para ambos
con la medicin de sus desviaciones, as mismo, para los valores
estadstico, en resumen para cada sub modulo o proceso
REPORT O INFORMES
ERP y SAP R/3
63
Este proceso tiene como objetivo la centralizacin de la informacin que ser

necesaria para la medicin del negocio, la creacin de valor empresarial, la
evaluacin del desempeo y cualquier otra que el usuario desee para gestin
de sus negocios de acuerdo a la meta y a la mtrica que se haya definido
Los escenarios evaluados son analizados y considerados por quien tiene la

responsabilidad de cada negocio y determinar el mejor escenario evaluado, de
acuerdo a las consideraciones estratgicas definidas para la mejor toma de
decisiones.
EL Registro de la Informacin, Un Centro de Costos es un rea de

responsabilidad que acumula y controla costos mediante diversas cuentas de
mayor o clases de costos y los agrupa por elementos. El origen sucede en
otros mdulos, ya sea por un consumo de materiales, las remuneraciones o
la prestacin de un servicio, adicionalmente en el mismo centro de costos se
controlan mediante ordenes estadsticas el costo puntual de una actividad,
Por Ejemplo,
si el Centro de Costo representa la responsabilidad de
Transporte, en cada orden estadstica se controla el costo por cada camin,

paralelamente se le
pueden adicionar valores estadsticos para controlar
otras variables de gestin de productividad y eficiencia, tales como horas de

disponibilidad, toneladas transportadas, etc.
3.2.1.2
MODULO CO
BENEFICIOS
FUNCIONALIDAD
CENTRO
DE
EC Enterprise Controlling. (Control de empresa)

EC-PCA Profit Center Accounting (Contabilidad de centros de
beneficio)
Este mdulo continuamente hace un monitoreo de los factores de xito de la
compaa y tambin de los indicadores de desempeo sobre la informacin
bsica de administracin especialmente preparada.
Similares en concepto a los centros de costos pero permiten la inclusin de

ingresos para generar un estado de resultados completo. Los centros de
ERP y SAP R/3
64
costos y otros objetos de costo (materiales, rdenes, proyectos, activos, etc.)

pueden vincularse con un profit center, (centro de beneficio).
La Figura precedente se sustenta en la base de los centros de costos para

formar la estrategia de negocios, centros de beneficio y Control de Gestin,
desarrolla su capacidad de anticipar y proyectar resultados, generando la
cadena de valor y el modelo de negocios, junto con la incorporacin de
anlisis y tendencias para apoyar el proceso de toma de decisiones, siendo
de gran apoyo para la obtencin de los resultados que la empresa requiere
conseguir en el futuro inmediato.
Coherente con la estrategia corporativa y el plan de Sustentabilidad los

centros de beneficios se alinean al modelo de negocios y cadena de valor
enfocando su gestin a generar la mxima creacin de valor econmico del
negocio, sobre la base del aprovechamiento de los recursos y activos
disponibles en el entorno.
SAP Base de datos v/s Sistema de Informacin
Mientras el primero
corresponde a un sistema que guarda y acumula datos que se clasifican de

acuerdo a una estructura lgica predeterminada, el segundo procesa esos
datos y permite generar consultas y reportes, desde simples listados a
reportes analticos que combinan diversas variables, esta caracterstica. hace
que en SAP de puedan medir
los costos, la gestin, los resultados y el
desempeo
ERP y SAP R/3
3.3
MODULO PM
DE PLANTA
65
(PLANT MAINTENANCE) MANTENIMIENTO
Provee una planeacin y el control del mantenimiento de las instalaciones y

equipos a travs de la calendarizacin, (mantenimiento preventivo) as como
las inspecciones, mantenimientos de daos (mantenimiento correctivo),
administracin de servicios de ingeniera y de talleres, para asegurar la
disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos
entregados a los clientes. El siguiente es el proceso macro del mantenimiento
modulo PM
GESTIN DEL MANTENIMIENTO

Indicadores, Generacin de Reportes Bsicos,Anlisis y acciones
ADMINIST RACIN
DE T ERCEROS
Seleccin,
Operacin y
Control de
servicio s
Outsourcing
EJECUCIN DEL
MANTENIMIENT O
Imputaciones a
Ordens de T rabajo
de Mantencin,
Control del trabajo
realizado,entrega y
satisfacin del
cliente
ADMINIST RACIN
DE MAT ERIALES
Creacin,
Solicitudes,
Reservas,
asign acin directa,
bajas
GENERACION DE
ESTANDARES
PROGRAMACION
DEL
MANTENIMIENT O
Balance de la
carga de trabajo,
Utilizacin de
Materiales y
servicios
Determinacin de
Mediciones d e
Eficiencia, Eficacia
y Adaptabilidad
ADMINIST RACIN
MANTENIMIENT O
PREVENT IVO
Plan Matriz,
Pautas, Rutas
Crticas,
Secuencias
ADMINISTRACION
DE EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
DE APOYO
Medios au xiliares,
Bodegas y paoles
ADMINISTRACION
MANO DE OBRA
Req uerimientos,
perfiles
funcionales,
Capacitacin
ANALISIS DE
FALLAS DE
INST ALACIONES
Catastro de
Equipos Crticos y
Valuacin de
Perdidas
PLANIFICACION
DEL
MAN TEN IMIENT O
Generacin de las
Ordenes de
Trabajos de
Mantencin,
Calcu los de tarifas
ADMINISTRACIN
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
Solicitudes
epecificas de OTM
por fallas y
emergencias
ADMINISTRACIN DE INSTALACIONES, EQUIPOS Y COMPONENTES

Creacin, Historial, Seguimiento, y reemplazo de equipos o componentes
Fuente: Esta figura es un extracto del Libro Proyecto Swing Tecnologa al

servicio de la Gestin editado por Codelco-Chile, ao 1997.)
ERP y SAP R/3
66
N IV E L E S D E
O B JE T O S T E C N IC O S
1er N IV E L A G R U P A C IO N P R IN C IP A L
2 N IV E L A G R U P A C IO N
O B JE T O T E C N IC O
P R IN C IP A L
3 N IV E L A G R U P A C IO N
O B JE T O T E C N IC O
E S P E C IF IC O
4 N IV E L C O M P O N E N T E S
D E O B JE T O T E C N IC O E S P E C IF IC O
5 N IV E L C O M P O N E N T E S
E S P E C IF IC O D E O B JE T O
T E C N IC O E S P E C IF IC O
6 N IV E L C O M P O N E N T E S E S P E C IF IC O P A R T E S Y
P E Z A S S U C E P T IB L E S D E M A N T E N IM IE N T O
En SAP la Optimizacin del mantenimiento se efecta
aplicando la
herramienta basada en la fiabilidad RCM (Reliability Centered Maintenance)

que se orienta a Mejorar la disponibilidad de las plantas mediante el uso
racional de los recursos y del mantenimiento.
Siendo un servicio, el desafo del Mantenimiento es demostrar que es
competitivo con el ambiente externo y crea valor para la empresa, para esto
establece una relacin de negocios con sus clientes, (reas operativas de
los procesos productivos) con tarifas de transferencia de servicios a
referentes de mercado o mercado cautivo, y aplica las Mejores Prcticas del
Mantenimiento para que ste sea el necesario y se traduzca en la
disponibilidad y confiabilidad requerida por el proceso productivo.
La operacin del proceso productivo, produce desgaste de los activos por lo
que se requiere que exista una organizacin que vele por controlar los
procesos de falla. El mantenimiento, como disciplina tcnica organizada,
establece los mecanismos ptimos para satisfacer los requerimientos
productivos.
Contiene entre otras, las siguientes funcionalidades :
ERP y SAP R/3
67
PM-EQM Equipment and Technical Objects (Objetos tcnicos y de

equipo)
Se agrupan y jerarquizan cdigos de datos, implica crear y modificar los

datos maestros del modulo donde a equipos e instalaciones se les asigna
una ubicacin tcnica u objeto tcnico, se generan parmetros de uso, crear
jerarquas de equipos, clasificarlos y darlos de baja, as como hacer el
seguimiento de sus componentes.
Este entrega un conjunto de herramientas para administrar, planificar y

costear recursos de mantencin, as como para tomar decisiones gerenciales
a partir de los datos existentes en el sistema.
PM-PRM Preventive Maintenance (Mantenimiento preventivo)
La relevancia de esta funcionalidad, tiene como objetivo mantener siempre la

disponibilidad de planta y de equipos para una marcha continua de los procesos
de tal forma que el mantenimiento es programado antes de que ocurra cualquier
falla.
Este proceso se desarrolla a travs de los subprocesos de crear y modificar un
Plan Matriz, pautas, rutas, ciclos y secuencias; de captar el uso de los equipos;
de generar y de dar de baja los equipos obsoletos.
La administracin del mantenimiento preventivo el anlisis y uso y de consumo
en equipos, el anlisis de las vibraciones, el monitoreo continuo de los equipos
relevantes y la realizacin de otros estudios (termografa, ferrografa, etc.), son
los subprocesos que componen este mbito.
PM-WOC Maintenance Order Managament (Administracin de ordenes

de mantenimiento)
Planificacin del mantenimiento, para operativizar este proceso, incluye el

planeamiento de las ordenes de Trabajo, con las siguientes caractersticas:
ERP y SAP R/3
68
recepcin de solicitudes, creacin de OTM (Ordenes de Trabajo de

Mantencin), estimacin de recursos, costeo y aprobacin de la OTM, clculo
de tarifas y control de estado de la OTM.
Programacin del mantenimiento: el balance de carga de trabajo
pendiente, su programacin y la programacin de las Ordenes de Trabajo,
son los tres subprocesos incluidos en este tem.
Ejecucin de trabajos: este proceso comprende el control del avance de los

trabajos y la imputacin de los mismos, el control de calidad de los trabajos
ejecutados, el trmino del trabajo, la entrega de trabajos a clientes, la obtencin
de retroalimentacin, el cumplimiento de garantas y la ejecucin y el cierre de
las Ordenes de Trabajo.
PM-PRO Maintenance Projects (Proyectos de mantenimiento)
En cualquier empresa, el norte del mdulo Mantenimiento es colaborar en la

obtencin de la mxima rentabilidad de los activos de la empresa, con lo cual
se prioriza la generacin de valor por sobre el negocio propio de mantencin.
De esta manera, existe plena claridad respecto a que el objetivo de la
empresa son sus procesos productivos y no reparar equipos.
La razones para que este modulo requiera tal importancia, se debe a que las
reas operativas o la estrategia corporativa, necesita continuidad de marcha
de los procesos, por lo tanto, el negocio requiere que sus activos estn
operativos para satisfacer las necesidades de produccin de bienes.
PM-SMA Service Managament (Administracin de servicios)
Administracin de equipos, componentes e instalaciones: implica crear y

modificar equipos e instalaciones, generar parmetros de uso, crear jerarquas
de equipos, clasificarlos y darlos de baja, as como hacer el seguimiento de sus
componentes.
Administracin de mano de obra: en este mbito destacan la definicin de
requerimientos y perfiles de personal, el control del tiempo para evaluar la
ERP y SAP R/3
69
disponibilidad, la capacitacin, el anlisis de la rotacin y el establecimiento de

un sistema de permisos.
Administracin de materiales: la adquisicin de materiales para stock, as
como su planificacin, modificacin, retiro, reserva, devolucin y baja, son
algunos de los subprocesos incluidos dentro de este mbito.
Administracin de Outsourcing: este proceso, comprende la especificacin
de contratos con terceros, la confeccin de catastros, la creacin de formas de
control y evaluacin de terceros, as como de mecanismos de operacin de
contratos, y la evaluacin del requerimiento del servicio de parte de terceros.
Anlisis de falla: en este mbito se incluyen dos subprocesos, el anlisis de
comportamiento y el anlisis de falla.
Generacin y mantencin de estndares: crear estndares para trabajos de
mantencin, y en particular para trabajos repetitivos, y mantenerlos o
mejorarlos, son los aspectos que comprende este proceso.
PM-IS Plant Mantenance Information System (Sistema de informacin

de mantenimiento de planta)
Este proceso incluye la consulta en bases de datos histricos de solicitudes

de trabajo -cierres de OTM (avisos y notificaciones)-, detenciones de equipos
y plantas, cdigos de fallas, costos asociados, para generar reportes varios
ordenados por criterios como clases de objetos, costos, fabricantes,
ubicaciones, planificadores, fallas, estadsticas por objetos tcnicos y clases
de detenciones. Tambin es posible definir libremente anlisis flexibles de
gestin.
PM QM-Quality Managament. (Administracin de la calidad)
Esta forma Monitora, captura y maneja todos los procesos relevantes

relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de
ERP y SAP R/3
70
suministros, coordina la inspeccin de los procesos e inicia la correccin de

medidas e integra laboratorios de sistemas de informacin.
La operatividad del Modulo PM requiere gestin interna, Unidades de Negocio y

estrategias, en donde la presente grafica nos muestra los pasos de la gestin
de mantenimiento
3.3.1 LA GESTION INTERNA DEL MANTENIMIENTO
Gestin Interna del Mantenimiento Acuerdos Corporativos

Acuerdos con cada proceso
Gestin va Unidades de Negocio
Estrategias del Mantenimiento

(mejores prcticas de la industria)
Acuerdos de disponibilidad por

actividad
Relacin cliente/servidor
norma ISO 9004/2
Gestin de Negocios
segn
Gestin de la Calidad
Gestin de Confiabilidad
Gestin de Materiales y de Activos
Bsqueda de Sinergias en Procesos
de Mantenimiento, de Produccin
y de Abastecimiento
Considerando que solo se puede gestionar lo que se puede medir, en el

sistema SAP, en el modulo PM se necesita entonces, Registrar medir y evaluar
y con esta informacin efectuar la gestin del mantenimiento,
Por lo tanto, ser necesario tener en cuenta; Requerimientos de los clientes.

Qu se solicita, activo afectado, cundo se requiere, quin solicita, a quin se
solicita, cmo se manifiesta la falla, hora de inicio de fallas, quin pagar.
ERP y SAP R/3
71
Estas funcionalidades constituyen las bases Estratgicas de cualquier modelo

de negocios en la gestin del mantenimiento, en sntesis,
Estimar los recursos que estarn involucrados. Recursos de materiales, mano
de obra interna o externa, otros servidores.
Planificacin de las actividades necesarias para realizar el mantenimiento, ya
sea planificado o no.
Quin realizar la actividad, cundo y con qu recursos.
Uso de los recursos reales en el mantenimiento de los activos. Uso de la mano
de obra interna, recurso de terceros, materiales de stock o de cargo directo,
tiempos reales asociados a las actividades.
Gastos estimados, reales y los cobros realizados a los clientes.
Conocidos estos datos, el mdulo PM se inicia con la recepcin de un aviso de
falla o con la emisin de una orden y culmina con la entrega del servicio y la
satisfaccin del cliente
3.3.2 GESTION VIA CADENA DE VALOR O UNIDADES DE NEGOCIO
ERP y SAP R/3
72
GESTION RELACION CLIENTE SERVIDOR VIA UNIDAD NEGOCIOS
GESTION INTERNA DEL M ANTENIM IENTO

PLAN MATRIZ
PLANIF.
PROGR.
EJECUC.
EVALUAC.
CONTROL
ADM. OBJETOS TECNICOS
OTROS SISTEM AS Y M ODULOS
El Modulo PM es el Sistema de Informacin Integral que permite registrar y

medir las actividades de mantenimiento en el sistema SAP.
Sus caractersticas principales son:
Integral. Todos sus mdulos estn enlazados.
Auditable. La informacin ingresada es posible auditarla puesto que refleja las
Normas, Procedimientos y alineamientos de la empresa
Seguro. Slo acceden a l las personas con los accesos y autorizaciones
establecidas.
Provee informacin para Gestin.
Tecnologa de Informacin de punta, actualizndose de acuerdo a los cambios
tcnicos mundiales
3.3.3 ESTRATEGIAS DE MANTENIMIENTO
ERP y SAP R/3
73
Como parte de las estrategias de mantenimiento, se consideran entre otros las

mejores practicas de la industria, por tanto, es importante el desarrollo de la
funcin de Ingeniera de Mantenimiento.
Modelo de Gestin del Mantenimiento

Desarrollo de Mejores Prcticas
Mantenimiento
Centrado en
Confiabilidad
(MCC)
Gestin
Interna/
Sistema
de
Gestin
(GI/SG)
Ingeniera
de
Mantenimiento
(IM)
Modelo
de
Negocio
(Mneg)
Cliente
Mejoramiento
Continuo
(MC)
Para proyectar y lograr gestin de la calidad de la confiabilidad y la utilizacin

de activos y recursos. La Ingeniera de Mantenimiento responde por tres etapas
que son:
a)
Proyectar el Mantenimiento, o sea las actividades y acciones de mediano
y largo plazo orientadas a robustecer la funcin mantenimiento en forma

competitiva, asegurando su coherencia con los resultados deseados del
negocio.
b)
Mejoramiento del Sistema de Mantenimiento, o sea el cuestionamiento
permanente a los niveles alcanzados con el objeto de identificar oportunidades

de mejoramiento y cerrar las brechas existentes.
c)
Controlar el Desarrollo del Mantenimiento, o sea la evaluacin
sistemtica de los procesos empleados y de los resultados obtenidos a travs

de indicadores de desempeo de los activos fsicos o equipos, que permita
identificar desviaciones respecto a las metas y objetivos. No slo se debe
orientar a los resultados sino a procesos y prcticas.
ERP y SAP R/3
74
La Ingeniera de Mantenimiento tiene como objetivos especficos:
Mejorar los Indicadores de Desempeo en forma competitiva del

Mantenimiento, tales como los que se indican: - Disponibilidad,
Confiabilidad, etc.
Definir la mejor estrategia de mantenimiento para cada equipo.
Establecer Metas de Desempeo.

Realizar anlisis de fallas y anlisis de causa efecto, que permitan
prioritariamente, ir focalizando y resolviendo los problemas de los
equipos.
Incorporar nuevas tecnologas.
Migrar desde el mantenimiento de emergencia o no planificado a

mantenimiento planificado, ya que el costo del mantenimiento de
emergencia es superior en al menos 3 veces los costos del
mantenimiento planificado. De esta manera, se consigue mejorar los
Indicadores de Desempeo de los equipos y reducir los Costos de
Mantenimiento. Lo anterior no significa que todas las actividades de
mantenimiento sern preventivas o predictivas, ya que la estrategia
puede definir que se trabaje a la falla, o sea mantenimiento correctivo.
3.3.4 PROCESOS GENERALES DE MANTENIMIENTO

Como
consecuencia
de
la
etapa
de
reingeniera,
los
procesos
de
mantenimiento se han estructurado en dos macro procesos, cada uno de los

cuales se divide en procesos, conformados a su vez por subprocesos y
procedimientos:
Macro proceso I: Gestin interna de mantenimiento
Macro proceso II: Atencin al Cliente
Proceso del modulo III:
a)
Macro proceso I: Gestin interna de mantenimiento; Este macro
proceso est constituido por siguientes procesos:

Administracin de equipos, componentes e instalaciones: implica crear y
modificar equipos e instalaciones, generar parmetros de uso, crear jerarquas
ERP y SAP R/3
75
de equipos, clasificarlos y darlos de baja, as como hacer el seguimiento de sus

componentes.
Administracin de mano de obra: en este mbito destacan la definicin de
requerimientos y perfiles de personal, el control del tiempo para evaluar la
disponibilidad, la capacitacin, el anlisis de la rotacin y el establecimiento de
un sistema de permisos.
Administracin de materiales: la adquisicin de materiales para stock, as
como su planificacin, modificacin, retiro, reserva, devolucin y baja, son
algunos de los subprocesos incluidos dentro de este mbito.
Administracin de Outsourcing: este proceso comprende la especificacin de
contratos, la confeccin de catastros, la creacin de formas de control y
evaluacin de terceros, as como de mecanismos de operacin de contratos, y
la evaluacin del requerimiento del servicio de parte de terceros.
Anlisis de falla: en este mbito se incluyen dos subprocesos, el anlisis de
comportamiento y el anlisis de falla.
Generacin y mantencin de estndares: crear estndares para trabajos de
mantencin, y en particular para trabajos repetitivos, y mantenerlos o
mejorarlos, son los aspectos que comprende este proceso.
Administracin del mantenimiento correctivo: los trabajos programados y
los de emergencia, junto con las solicitudes de trabajo son las dos reas ms
relevantes en este tem.
Planificacin del Mantenimiento Preventivo y Sistemtico: este proceso se
desarrolla a travs de los subprocesos de crear, modificar y eliminar pautas,
rutas, ciclos y secuencias; de captar el uso de los equipos; de generar un Plan
Matriz y de dar de baja los equipos obsoletos.
Administracin del predictivo: el anlisis de aceites en uso y de su consumo
en equipos, el anlisis de las vibraciones, el monitoreo continuo de los equipos
relevantes y la realizacin de otros estudios (termografa, ferrografa, etc.), son
los subprocesos que componen este mbito.
ERP y SAP R/3
76
Planificacin del mantenimiento: este proceso incluye el planeamiento de las

ordenes de Trabajo, con las siguientes caractersticas: recepcin de solicitudes,
creacin de OTM (Ordenes de Trabajo de Mantencin), estimacin de recursos,
costeo y aprobacin de la OTM, clculo de tarifas y control de estado de la
OTM.
Programacin del mantenimiento: el balance de carga de trabajo pendiente,
su programacin y la programacin de las Ordenes de Trabajo, son los tres
subprocesos incluidos en este tem.
Ejecucin de trabajos: este proceso comprende el control del avance de los
trabajos y la imputacin de los mismos, el control de calidad de los trabajos
ejecutados, el trmino del trabajo, la entrega de trabajos a clientes, la obtencin
de retroalimentacin, el cumplimiento de garantas y la ejecucin y el cierre de
las Ordenes de Trabajo.
Anlisis de gestin: este proceso incluye la consulta en bases de datos
histricos de solicitudes de trabajo -cierres de OTM (avisos y notificaciones)-,
detenciones de equipos y plantas, cdigos de fallas, costos asociados, para
generar reportes varios ordenados por criterios como clases de objetos,
fabricantes, ubicaciones, planificadores, fallas, estadsticas por objetos tcnicos
y clases de detenciones. Tambin es posible definir libremente anlisis flexibles
de gestin.
Administracin de herramientas y equipos de apoyo: este proceso implica
la creacin, modificacin y eliminacin de paoles y de Medios Auxiliares de
Fabricacin (herramientas, mquinas herramientas, materiales, equipos o
documentos), MAF.
b)
Macro proceso II: Atencin al cliente; Este macro proceso especifica
la calidad en el servicio, de acuerdo a los estndares establecidos en la norma

ISO 9004/2. Incluye los siguientes procesos:
Proceso de mercado: implica determinar la necesidad y la demanda de un
servicio, as como su promocin. Para ello se estudian aspectos tales como las
expectativas de los clientes, las actividades de la competencia, la legislacin
ERP y SAP R/3
77
existente, la aplicacin del control de calidad, las obligaciones del proveedor y

la descripcin y la gestin del servicio, entre otros.
Proceso de diseo: su finalidad es transformar la descripcin del servicio en
un conjunto de especificaciones, tanto para el servicio mismo, como para su
prestacin y control. Asimismo, aqu se reflejan las opciones de la organizacin
en trminos de objetivos, polticas y costos.
Proceso de entrega del servicio: incluye aspectos tales como el registro del
cumplimiento de las especificaciones del servicio, la evaluacin de su calidad
efectuada por el cliente y, en el caso de que sta sea negativa, las acciones
correctivas respectivas.
c)
Procesos del mdulo PM III
Los Macro procesos, Procesos y Subprocesos para el Mantenimiento, fueron

construidos a partir de los nicos seis procesos que incluye SAP en su
mdulo PM, que son los siguientes:
3.4
Objetos tcnicos
Puestos de Trabajo
Planificacin de Trabajo
Planificacin de Mantenimiento
Gestin de Mantenimiento
Sistema de Informacin.
MODULO MM (MATERIALS MANAGAMENT) ADMINISTRACINABSTECIMIENTO DE MATERIALES
ERP y SAP R/3
78
GRAFICA DEL MODULO MM

1.....+ GESTION DE MATERIALES
1.1...+
1.2...+
1.3...+
1.4...+
1.5...+
1.6...+
Maestro de Materiales
Planificacin de Materiales
Compras
Almacenes
Inventarios
Sistemas de Informacin
2.....+ GESTION DE SERVICIOS

2.1...+
2.2...+
Contratacin de Servicios
Hojas de Entradas de Servicios (HES)
3.....+ REAJUSTE EN COMPRA DE MATERIALES Y SERVICIOS

3.1...+
3.2...+
Reajuste en Compra de Materiales o Servicios

Reajuste en Contratos MARCO Pedidos
Abiertos de Materiales o Servicios
4.....+ MAESTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

4.1...+
4.2...+
Creacin Modificacin y Visualizacin de Datos Maestros

Gua de Operacin del Registro de Proveedores
y Contratistas
5.....+ TOPICOS GENERALES
Fuente:http://webstgo2.stgo.codelco.cl/helpsap/webhelp/MM/mm.htm
El objetivo del mdulo MM Administracin de materiales es proporcionar un

soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que
consuman materiales en sus procesos de produccin, incluidos la energa
elctrica, suministros y los servicios de terceros. Una de las reas donde el
SAP provoca los avances ms notorios en la gestin diaria es la de
Abastecimiento y Contratos. Dado que todas las reas de cualquier proceso
productivo, en mayor o menor medida, tienen requerimientos de materiales y
servicios, el Mdulo Abastecimiento (MM) del SAP simplifica y moderniza
parte importante de su gestin.
A diferencia de lo que implicaba hasta ahora el concepto de Abastecimiento,

a partir del SAP este tema de gestin, adems del aprovisionamiento de
materiales, incluye la logstica para los requerimientos de servicios de
empresas externas.
ERP y SAP R/3
79
En este sentido, todos los contratos deben ser administrados mediante el

Mdulo
Abastecimiento
(MM),
del
sistema
SAP
para
efectuar
su
administracin, seguimiento y pago.
Junto a la modernizacin en la gestin de compras y contratacin de

servicios, el mdulo MM contiene funcionalidades que permiten disponer de
herramientas de planificacin, control de almacenes y control de gestin.
Todas ellas estn fuertemente apoyadas por un submdulo especfico de
datos maestros de proveedores y contratistas y de materiales y servicios, en
este modulo las funcionalidades ms importantes estn referidas a:
ERP y SAP R/3
80
MM-MRP
Material Requirements Planning (Planificacin de requisitos de

material)
MM-PUR
Purchasing (Compras)
MM-IM
Inventory Managament (Administracin de Stock de inventarios)
MM-WM
Warehouse Managament (Administracin de almacenamiento)
MM-MRP
Planificacin de requisitos de material: En su objetivo
de optimizar la gestin de cada rea de trabajo de cualquier empresa,

mediante decisiones de valor, oportunidad y estabilidad en el tiempo, el
Mdulo MM entrega herramientas de planificacin en el Abastecimiento de
materiales.
Los Modelos de Planificacin de abastecimiento que aporta el sistema SAP
incluyen variables como consumos histricos, indicadores de reordenamiento
o punto de reposicin, plazos de entrega, confirmaciones de pedidos, stocks
mnimos y mximos, reservas, etc., para ser aplicadas en :
Clculo de Lotes
Modelos de Pronsticos
Pronsticos de Consumo
Planificacin de Materiales (MRP) como herramienta de simulacin
Pedidos
automticos
para
materiales
con
(Convenios)
ERP y SAP R/3
Contrato
Marco
81
MM-PUR
Compras: En consideracin de las ventajas generales
de SAP y las funciones del Mdulo MM, la gestin referida a la adquisicin de

materiales cuenta con las siguientes facilidades:
Creacin de una solicitud de pedido para la compra de materiales

Logstica
Crear Pedido
Gestin Mater.
Compras
Sol. Ped.
Func. sgtes
Automt. Vi. Sol. Ped.
Fuente: (Cuadro extrado de la ayuda en lnea de sistema SAP, actualmente en uso en Codelco)
ERP y SAP R/3
82
Automatizacin de los Procesos de Compra: mediante la emisin

automtica de rdenes de acuerdo a los stocks requeridos por el
proceso de planificacin.
Operacin en Base a Contratos Marco u otros tipos de Convenios:

permitiendo efectuar negociaciones globales ms ventajosas y
agilizar el proceso de emisin de pedidos a los proveedores.
Manejo de Fuentes de Suministro: de acuerdo a las ventajas que

otorga el contar con un submdulo de Datos Maestros tanto de
productos como de proveedores, y su relacin histrica- se ve
optimizada la toma de decisiones en la seleccin de proveedores
para cada instrumento.
Autorizaciones va sistema: gracias al sistema de Password, que

define las responsabilidades por usuario, SAP permite controlar la
aprobacin de solicitudes de pedidos y la emisin de contratos y
pedidos en forma electrnica, reduciendo los tiempos de gestin.
Valorizacin Automtica de Materiales: el sistema, al ser alimentado

integradamente no slo de la informacin de precios directos sino
adems de otros gastos que implican su adquisicin-, permite contar
con valores actualizados al momento de tomar decisiones.
Seguimiento Detallado: del material o equipo adquirido. Ello permite

tener conocimientos sobre fechas y condiciones de entrega en cada
etapa del proceso de compra (Proveedor, Embarcador, Aduana,
Divisiones).
Informacin de Entrega relacionada con Planificacin: las variaciones

en
las
entregas
retroalimentan
el
proceso
de
planificacin,
modificando los respectivos parmetros y reprogramando los

requerimientos futuros.
MM-IM
Administracin
de
Stock
de
inventarios:
Esta
funcionalidad trae consigo mucha ventaja puesto que permite

mantener los stock necesarios para el proceso y elimina los
sobrestock, se caracteriza por:
ERP y SAP R/3
83
Disponibilidad inmediata de informacin de Existencias Valorizadas

por Entradas y por Consumos de Mercancas: cada vez que el
personal de Bodegas recibe o entrega mercaderas, la informacin que
ingresa al sistema permite generar automticamente un asiento
contable que aumenta o rebaja las existencias disponibles. Ello
permite que las reas usuarias conozcan en cada momento la
cantidad de materiales disponibles.
Pedidos a Almacenes slo por medio de Reservas: de acuerdo a este

sistema de reservas, las reas usuarias pueden planificar sus
requerimientos de acuerdo a sus necesidades reales, optimizando la
gestin de Abastecimiento.
MM-WM
Administracin de almacenamiento: El submdulo
Gestin de Almacenes permite modernizar las funciones tradicionales

de las reas de Abastecimiento de las divisiones, gracias a las nuevas
prcticas y conceptos asociados al sistema SAP. Entre las ventajas
para la gestin se encuentran:
Gestin de Reclamos a Proveedores: Cada vez que un rea recibe

en forma insatisfactoria un insumo o material de un proveedor, puede
informar directamente va sistema al rea de Abastecimiento que
gestion la compra, permitiendo que sta tome las medidas
correspondientes.
Control del Inventario Fsico y Regularizacin de Diferencias: El

sistema permite realizar los ajustes de inventarios de acuerdo a
prdidas o vencimientos, as como la regularizacin de diferencias.
Administracin de Materiales en Consignacin y de Consumo Continuo

(Pipeline): SAP permite el tratamiento de materiales cuyo pago se
realiza en funcin de los consumos efectuados por Codelco. Este
ERP y SAP R/3
84
mtodo de operacin es vlido para consignaciones en donde se

permite el control fsico de inventario a travs del sistema, as como
para materiales de suministro continuo donde se cuenta con stock
ilimitado bajo la responsabilidad del proveedor.
Diferenciacin
de
Recepciones
segn
la
calidad
de
los
Proveedores: de acuerdo a los datos histricos que mantiene el

sistema sobre cada proveedor, se pueden definir distintos tipos de
control en la recepcin de mercaderas.
ERP y SAP R/3
3.5
85
MODULO HR (HUMAN RESOURCES) RECURSOS HUMANOS
La mayora de los componentes del mdulo HR de Recursos Humanos

pueden implementarse de forma gradual segn se vaya necesitando.
Algunos pueden configurarse como sistemas autnomos, como una etapa de
transicin antes de tener una instalacin totalmente integrada a SAP.
Las caractersticas que distinguen a este modulo, se basan en que utiliza y
almacena informacin histrica, Gestin de actualizacin centralizada en
Desarrollo Humano, acceso de usuarios a la informacin en tiempo real (en
lnea), disminucin paulatina de sistemas propios
de otras reas de la
empresa, origen nico de informacin que alimenta a otros sistemas,

Integrando funcionalidades que estaban en diferentes sistemas
Viajes
FUENTE:http://webstgo2.stgo.codelco.cl/helpsap/webhelp/HR/webhelp/Modulo_Recursos_Hum
anos.htm
Este mdulo es donde se apoya y administra el ciclo de vida de los

trabajadores de la Corporacin, teniendo como ventaja el contar con la
ERP y SAP R/3
86
informacin de los trabajadores en un nico repositorio, permitiendo velar el

desarrollo de las personas en las distintas divisiones y aplicar las mejores
prcticas de la industria en el mbito de Recursos Humanos. El mdulo
cuenta entre otros, con los siguientes subprocesos de negocios:
a)
PA Gestin de Personal :Permite la administracin de los datos

maestros de los trabajadores como lo son: Datos Personales, Medidas
de personal (equivalente a los movimientos de personal), Familiares,
Emolumentos
bsicos,
Direcciones,
Asignacin
Organizacional,
Formacin, otros.
b)
TM Gestin de Tiempos : Gestin de Tiempos corresponde a lo que
se conoce como Control de Asistencia y la funcionalidad ofrecida por SAP, lo

hace un producto muy robusto. Permite el registro de novedades de tiempos
y posteriormente la evaluacin de las novedades de tiempos de acuerdo a
los convenios colectivos vigentes en cada una de las divisiones de la
Corporacin.
Una de las tantas caractersticas es que controla el tiempo por excepcin, o
sea, el da primero de cada mes, todo el personal aparece registrado con
asistencia completa para todo el mes y luego solo se registran los distintos
motivos de ausencias
En Recurso humano, gestin de tiempo,
se planifican, se crean, se
modifican y visualizan los planes de trabajo mensual con la secuencia de

turnos y descansos de cada mes
c)
PD Gestin de Organizacin : PD-OM Organizatinal Managament

(Administracin Organizatinal)
Permite la representacin de la organizacin de Codelco Chile de acuerdo a

las jerarquas definidas, adems posee conceptos que permite agrupar
organizaciones y posiciones a travs de estructuras especiales.
ERP y SAP R/3
87
d)
GA Gestin de Actos (GA o PD) PD-PD Personnel Development

(Desarrollo de personal) HR-PD Personal Planning and Development
(Panificacin y desarrollo personal)
Permite planificar e inscribir las capacitaciones que son realizadas por las
divisiones, en este proceso se puede crear las lneas de capacitacin de
acuerdo a los intereses corporativos y/o divisionales, realizar las definiciones
de los cursos y sus datos bsicos, la inscripcin de participantes, pasar a
lista de espera, anular un participante en un curso, otros. Lo ms relevante
de este proceso es que permite la integracin con Gestin de Tiempos
reflejando las novedades de inscripcin y capacitacin efectiva de los
trabajadores de la Corporacin.
e)
GV Gestin de Viajes (GV o PA) Permite registrar los anticipos y
rendiciones de las comisiones de servicios al extranjero directamente en

Finanzas (Mdulo FI/CO)
3.5.1 MEJORES PRCTICAS DE RECURSOS HUMANOS

Las mejores prcticas en la industria en el mbito de recursos humanos son
soportadas por el Mdulo de Recursos Humanos de SAP R/3 y estas son:
Administracin
por
Competencias;
Promover
en
las
actividades
corporativas de gestin de RRHH, la administracin de competencias

laborales.
Provisin de Personal; Promover la empleabilidad y movilidad interna y
externa del personal, facilitando el desarrollo de las sinergias corporativas,
definiendo directrices para su aplicacin.
Capacitacin y Desarrollo; Gestionar la capacitacin como una herramienta
estratgica de la organizacin, para el desarrollo de sus trabajadores y el
incremento de su competitividad.
Gestin de las reas de Recursos Humanos; Centrar en la lnea la
aplicacin de las polticas corporativas y divisionales de RRHH, facilitando la
relacin directa y personalizada entre la administracin y sus trabajadores.
ERP y SAP R/3
88
Evaluacin
de
Desempeo
Compensaciones;
Relacionar
las
remuneraciones y beneficios con el cumplimiento de metas, desempeo,

competencias laborales y precios de mercado.
Gestin del Cambio Cultural; Impulsar en conjunto con la lnea el proceso
de cambio cultural que se integra en los objetivos estratgicos de la
Corporacin y en su gestin participativa.
Servicios Compartidos; Estos corresponden a servicios transversales para
toda la corporacin Transformar los servicios corporativos y de negocios
individuales de gestin de RRHH, en herramientas para compartir
conocimientos y experiencias, incrementando las sinergias corporativas.
3.5.2
ESTNDARES DE COMPETENCIAS LABORALES
El Desarrollo de Carrera en SAP constituye una herramienta, como un

ingrediente, y es un componente esencial de creacin de valor., nuestro
conocimiento acumulado constituye en cualquier corporacin uno de los
pilares en la creacin de valor.
La batalla de la competitividad se gana por la va del conocimiento, por la va de

la capacidad de crear, de encontrar nuevas formas ms creativas y eficientes
de hacer las cosas- es clave contar con un equipo de personas a todos los
niveles
Implementar la gestin por competencias significa que las principales
aplicaciones de recursos humanos (seleccin, desarrollo, evaluacin de
desempeo, carrera, remuneraciones, etc.) son consistentes con el modelo.
Esto no significa que hay que remunerar las competencias, pero s que los
sistemas deben ser consistentes y buscar motivar a los trabajadores en su
desarrollo.
Cuando se decide implantar un sistema interno de gestin por competencias es
necesario haber analizado y resuelto temas internos a la organizacin como
cambios tecnolgicos de envergadura, reorganizacin de la organizacin,
rediseo de procesos o ajustes de dotacin, de tal forma que las competencias
ERP y SAP R/3
89
definidas estn alineadas con las nuevas prcticas y los ajustes de dotacin no
sean vistos como ligados a su evaluacin.
Los estndares de competencias laborales para los niveles operativos en las
funciones propias de la Corporacin y en cada uno de sus negocios o procesos
se inicia con el desarrollo de los estndares de competencias laborales en las
funciones de gestin para los niveles de supervisin de primera lnea y luego
una prxima etapa que consiste en disear y probar mecanismos de evaluacin
y certificacin de estas competencias
Implementado el nivel de supervisin, se prosigue con los mandos medios,
empleados, hasta el ultimo nivel de la organizacin
3.5.3
PLAN DE DESARROLLO INDIVIDUAL
Sobre la base de los estndares de Competencial laborales, se desarrollan en

SAP los planes de desarrollo de carrera hasta un detalle individual, lo que
permite efectuar los programas de capacitacin para lograr los estndares
El plan de Desarrollo Individual es fundamental para la creacin de valor, y el

cuidado de las personas y sus conocimientos puesto que permite ser
capaces de contar con un equipo a todo nivel, con el mejor equipo, con un
equipo de clase mundial a todos los niveles.
Eso significa personas motivadas con capacidades de crear, con capacidad

de innovar, con conocimientos, para
que junto con sus habilidades y la
infraestructura que ponemos a su disposicin puedan generar competencias

que permitan que efectivamente seamos lideres.
ERP y SAP R/3
90
3.6
MODULO
SD
(SALES
AND
DISTRIBUTION)
VENTAS
DISTRIBUCION
El diseo de este mdulo hace hincapi en el uso de una estrategia de

ventas que responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el
sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una estructura de
datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades que satisfagan
a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio
contable y en el futuro. Este mdulo proporciona un conjunto de registros
maestros
de
datos
un
sistema
de
transacciones
comerciales
documentadas.
3.6.1 CONTRATO DE VENTAS

La compraventa es un acuerdo de voluntades entre personas o entidades
respecto a una determinada transaccin de bienes o Servicios; cuando una
de las partes son residentes en distintos pases, en el cual una de las partes
se obliga a transferir la propiedad de un bien corporal mueble y la otra parte
a cumplir con el pago del
precio acordado, e refiere a Compraventa
internacional. La Compraventa Internacional exige el cumplimiento de las
ERP y SAP R/3
91
obligaciones que se hayan establecido en el contrato de compraventa

internacional que normalmente se hace por intermediacin bancaria.
El alcance anterior se efecta puesto que en SAP las ventas pueden abarcar
el mercado Nacional como el Extranjero y en ambos casos se puede crear o
parametrizar sin mayores problemas, sin perjuicio de que el sistema exigir
para la creacin de cada contrato que previamente este creado o registrado
el Cliente, los productos mediante un cdigo y otros propios de cada empresa
En SAP los contratos de Ventas pueden ser creados, modificados y una vez
aprobada la oferta de venta por el cliente respectivo no podr ser modificado,
salvo acuerdo expreso de las partes. La que se registrar como modificacin
con un determinado nmero Sin perjuicio de que debe formar parte del
contrato la legislacin vigente, el mbito de aplicacin, clusulas generales y
especiales, fechas y condiciones de entrega, lugar fijado para las
controversias, y todo aquello que la prctica comercial exige.
3.6.2 PROGRAMACIN
La forma de hacer negocios en el mundo se ha trasladado rpidamente de la
manera convencional al comercio electrnico, ya que las grandes ventajas
que presenta hacen irreversible su incorporacin masiva a las negociaciones
que se realizan entre oferentes y demandantes de bienes y servicios. Las
ventas en SAP primero se planifican para un determinado periodo
Las ventas, ya sean nacionales o mediante una exportacin, son planificadas
mediante una programacin de embarque, disponibilidad de transporte,
asignacin de la empresa transportista. Toda esta informacin forma parte
tanto de los datos maestros como de las transacciones mismas, para lo cual
el sistema permite emitir todos los informes que previamente se hayan
establecido.
3.6.3 ADMINISTRACIN
COMERCIALES
INVENTARIO
DE
PRODUCTOS
El Sistema SAP en su Modulo MM controla y contabiliza en forma automtica

la administracin de los inventarios; esta informacin es la que administra el
ERP y SAP R/3
92
modulo de Ventas y en consecuencia, el sistema contable FI. para lograr un

buen manejo de los Inventarios, tanto en su valorizacin como en su control y
debe contar con los siguientes procesos:
Proceso de actualizar los datos maestros de Productos y

Subproductos como material de stock.
Proceso de Recepcin e Ingresos de Productos y Subproductos

como material de stock.
Proceso de Valorizacin de los Productos y Subproductos, ya

sea terminados o en procesos
Proceso Salida de Productos y Subproductos, tanto para el

proceso siguiente como para ventas.
Proceso de Inventarios.
3.6.4 DESPACHO PRODUCTOS COMERCIALES

El diseo para el control y contabilizacin de despacho de los productos y
subproductos cuenta entre otros con los siguientes datos maestros:
Procedencia:
El campo procedencia se relaciona directamente con el lugar
donde se efecta la compra, es decir, de que proceso o negocio
de
la corporacin se est despachando el pedido, en
consecuencia puede ser importado o nacional, para estos

efectos tiene vital importancia en los sistemas contables
presupuestarios y de pagos, puesto que los valores involucrados
para cada origen se controlan y actualizan separadamente.
Cdigo de Moneda:
La moneda en la que se transen las adquisiciones de materiales
son variadas, sin embargo, los sistemas de informacin
mantienen tablas que efectan su conversin a US$ por cuanto
esta es la moneda oficial de la contabilidad.
Condicin de Precio:
Se deben distinguir dos grandes rubros, Precio a Firme, lo
cual indica que el precio base estipulado en la orden de
ERP y SAP R/3
93
compra, contrato o pedido, no sufrir variacin al valor en su

moneda de origen.
El otro gran rubro Precio Variable , corresponde indicar
siempre su reajustabilidad cada vez que el precio base sufra
actualizaciones, las cuales son detalladas en las clusulas de la
orden de compra, contrato o pedido.
Condicin de Reajuste:
Este campo actuar en el caso de reajustabilidad, solo cuando
ah se indique con reajuste, an cuando se detalle algn tipo de
reajuste en las clusulas de la orden de compra.
Clusula de Compra:
La clusula de compra tiene una directa relacin con el lugar de
entrega y viceversa, como por ejemplo una clusula FOB tendr
como lugar de entrega el lugar de origen o embarque
Lugar de Entrega:
Con relacin al costo de los despachos, esta informacin
adquiere importancia, puesto que al valor de adquisicin se le
adicionan valores por los servicios de entrega a contar de este
lugar, que por ende contemplan distintos valores dependiendo
del lugar y la forma. En consecuencia esta informacin
corresponder al valor de adquisicin y a que lugar de entrega
corresponde ese valor, es decir desde que los entrega el
proveedor y asume la responsabilidad el comprador.
Va de Transporte:
Corresponde a la va de
transporte en que se trasladarn
los despacho de productos o subproductos comerciales, desde

el lugar en que los entrega el proveedor y asume la
responsabilidad el comprador, (va y medio de transporte desde
el lugar de embarque).
3.6.5 FACTURACIN
ERP y SAP R/3
94
La facturacin soporta las siguientes funciones en el modulo SD (sales and

distribution) ventas y distribucin; creacin de las facturas sobre la base de
los pedidos existentes y despachados, creacin de notas de cargo y abono
sobre la base de las solicitudes, anulacin de transacciones comerciales
La transferencia de datos hacia la contabilidad financiera, se efecta cuando
se crea la factura y en el caso de las notas de debito o crdito, se efecta
un bloqueo para evita la contabilizacin en forma directa, efectundolo en el
momento que proceda.
3.6.6 COBRANZA Y SEGUIMIENTO DE PAGOS

En el maestro de Clientes, se puede especificar bajo que condiciones se
pueden agrupar pedidos para generar una factura
Las condiciones para controlar la facturacin pueden ser definidas libremente
de acuerdo a las transacciones y se almacenan en el sistema, verificndose
los requisitos del pedido para efectuar la facturacin
3.6.7 CONTROL TCNICO

Los datos maestros contienen algunas agrupaciones o estructuras, como por
ejemplo una cabecera del documento, un resumen y un detalle de itemes o
posiciones, como tambin anexos para datos administrativos o textos
3.6.8 CONTRATOS DE TRADING

Definido como comercializacin, se pueden generar los contratos de
operaciones normales en que abarca todos los trminos propios de una
orden de compra, mas las clusulas propias de los contratos tales como la
definicin de las controversia o arbitrajes y los contratos de comercializacin
futuro
Los mercados Futuros es un tema que SAP tambin lo trata en su estructura
de creacin de datos maestros, transacciones e informes, por lo que hemos
propuesto proporcionar a los interesados conocimiento sobre la terminologa
de estos mercados.
ERP y SAP R/3
95
Por lo tanto, sentimos que es nuestra obligacin el proveer de una lista, junto
con su debida explicacin, de los tipos de ordenes o pedidos que los
inversionistas pueden utilizar en los mercados de Futuros.
Fok Order (Fill or Kill)-Una designacin, aadida a una orden, instruyendo al
broker que ofrezca (offer) o solicite (bid) una sola vez. Si la orden no es
ejecutada inmediatamente, es entonces cancelada automticamente.
Limit Order-A ser ejecutada a un precio especifico o mejor. Una compra
limite se pone por debajo del precio actual del mercado. Lo inverso es una
venta limite, se pone por encima del precio actual del mercado.
Debido a que es una orden limite, esta le garantiza un precio pero en realidad
no le garantiza su ejecucin.
Mit Order (Market If Touched)-Esta es una orden que es puesta arriba o
abajo del precio actual del mercado. Una venta (MIT) es puesta encima del
mercado y una compra (MIT) es puesta debajo del mercado. Cuando el
precio designado es tocado, se convertir en una orden al mercado.
Market Order-A Para ser ejecutada cuando el broker del piso reciba la
orden y tratara de ejecutarla al mejor precio disponible.
Moc Order (Market-On-Close)-A ser ejecutada solo al cierre del

mercado en los ltimos 60 segundos de negociaciones.
Oco Order (One-Cancels-Other)-Una combinacin de dos ordenes, en la cual
la ejecucin de una de las dos cancela automticamente la otra.
Open Order (Good-Till-Cancelled)-Esta orden se mantendr activa hasta que
sea cancelada. Sin esta designacin (GTC) las ordenes que no hayan sido
ejecutadas sern canceladas al final del da de negociaciones.
Opening Only Order-Una orden que debe ser ejecutada al inicio de la sesin
(durante las horas regulares de negociacin). Cualquier orden que no se
ejecute debe ser tratada como cancelada y reportada "no disponible" al
cliente dentro de un tiempo razonable.
Spread Order-La combinacin de una orden de compra y una orden de
venta en diferentes meses de vencimiento dentro de un commodity, o entre
ERP y SAP R/3
96
dos diferentes commodities (spread compuesto), al mercado o a un

diferencial fijo.
Stop Order-Una orden que se convierte en una orden al mercado cuando el
precio designado en la orden (el precio "stop") es alcanzado de acuerdo a las
reglas descritas abajo.
Una "compra stop, es puesta encima del precio actual del mercado, y es
ejecutada solo si el mercado negocia al o arriba del precio, o es solicitada
(bid) al o arriba del precio del stop. Una "venta stop" es puesta debajo del
precio actual del mercado y es ejecutada solo cuando el mercado negocia al
o debajo del precio del stop o cuando es ofrecida (offer) al o debajo del precio
del stop.
Stop-Close-Only Order-Es una orden stop la cual entra en efecto solo
durante los ltimos 60 segundos de negociacin. Se convierte en una orden
al mercado si, durante el ltimo minuto de negociacin, el mercado: (1) en el
caso de una compra-stop, negocia al o arriba, o es solicitada (bid) al o arriba
del precio del stop; o (2) en el caso de la orden venta-stop-cierre, se negocia
al o debajo, o es ofrecida (offer) al o debajo del precio de su stop.
Stop Limit Order-Una orden stop que se convierte en ejecutable a su limite o
mayor, cuando y si el mercado: (1) en el caso de una compra stop limite, se
negocia al o arriba, o es solicitada (bid) al o arriba del precio stop (2) en el
caso de una venta stop limite, cuando se negocia al o debajo, o es ofrecida
(offer) al o debajo del precio stop.
3.6.9 GESTIN
La gestin se ocupa fundamentalmente del flujo de productos y subproductos
comerciales, para ello se deben crear y representar centros productivos o
lneas de procesos y lugares de almacenamiento de las existencias.
En el sistema SAP es posible representar una organizacin comercial por
lneas de productos para un amplio espectro y definirse grupos de productos
Se crea una organizacin de ventas que pueda vender mercaderas desde
distintos centros o lneas de produccin, donde el lugar de expedicin es
independiente de esta organizacin, entonces, un suministro de la cadena
ERP y SAP R/3
97
productiva parte de un solo lugar de expedicin y un lugar de expedicin

puede subdividirse en varios puntos de carga
3.7
MODULO PS ( PROJECT SYSTEM) SISTEMA DE

PROYECTOS
Para la explicacin de este mdulo estableceremos los componentes

de un proyecto en SAP
M a r c o c o n c e p tu a l - C o m p o n e n te s d e u n p r o y e c to e n S A P
PEP
PEP
PEP
N e tw o r k /g r a f o
PEP
PEP
G r u p o d e o p e r a c io n e s
C a le n d a r iz a c i n / S c h e d
u lin g
O p er. A 1
In g e n ie r a
R E C U R S O S c o n tr a to 1
Bom ba 1
Un
10
T u b e r a
ml
5000
B r id a s
Un
200
E s tr u c tu r a P E P
O p er. A 2
A d m in is tr a c i n
O p er. A 3
C o m p ra
O p er. A 4
M o n ta je
D e s c o m p o s ic i n d e l p r o y e c to
C o n s o lid a c i n d e in fo r m a c i n
O p er. A 7
P ru eb as
E le m e n to P E P
C o n s o lid a C o s to s P la n e a d o s y
R e a le s
B a s e p a r a A c tiv a c i n
M a n e jo P r e s u p u e s to
F e c h a s , R e s p o n s a b le
1500 $/un
50 $/m l
800 $/un
R ecu rso s
N e c e s id a d e s p a r a la
a c tiv id a d
C o s te o d e ta lla d o
A g r u p a c i n d e c o n tr a to s
G e n e r a c i n d e r e q u is ic io n e s
O p e r a c io n e s
A c c io n e s n e c e s a r ia s p a r a r e a liz a r e l p r o y e c to
F e c h a s d e in ic io / fin , d u r a c i n
P r e c e d e n c ia s
C la s ific a c i n tip o tr a b a jo (in te r n o / e x te r n o / g a s to )
Respecto a controles y capitalizaciones en el activo fijo
ERP y SAP R/3
98
Estructuracin de proyectos
PEP
PEP
PEP
PEP
Nivel que se desea

Planificar y controlar los
plazos y recursos
Oper. A2
Administracin
Oper. A1
Ingeniera
Oper. A3
Compra
PEP
Oper. A4
Montaje
Elemento Activable;
Mnimo nivel que se desea
Planificar y controlar los
componentes fsicos o
presupuestarios
Identificacin de las
operaciones(actividades a realizar)
Oper. A7
Pruebas
Actualizacin
manual
Fuera de SAP (MS-Project)

Programa detallado de Montaje
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Nivel en el que se desea

seguir al contratista
Con el este mdulo se pueden distinguir los siguientes grupos de tareas

como:
- Planificacin aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos
desde un desglose de la estructura de trabajo o, al menos,
desde un listado de los que hay que hacer.
- Planificacin ajustada, que puede utilizar elementos de costo o
mtodos de clculo de costos unitarios e implicar la insercin
manual de fechas crticas, detalles de las actividades,
programacin automtica con R/3 y la identificacin de las
actividades del camino crtico.
- Coordinacin de los recursos a travs de requisiciones de compras
automticas y planes de reserva de materiales, control de
inventario de existencia, planificacin en red del equipo de
personas, capacidades, materiales, recursos operativos y
servicios.
- Seguimiento de los materiales, capacidades y fondos, toda vez que
el proyecto se aprueba y ejecuta utilizando la administracin de
presupuestos, la reserva y asignacin de fondos, comprobando
ERP y SAP R/3
99
su disponibilidad, as como la de los materiales y capacidades,

con una alarma a la direccin del proyecto en caso de exceder
ciertos lmites.
- Finalizacin del proyecto, con anlisis de los resultados y
cancelacin.
La configuracin en SAP del mdulo PS contiene la siguiente estructura para

sus datos maestros, transacciones e informes
FUENTE:http://webstgo2.stgo.codelco.cl/helpsap/webhelp/ps/ps.html
ERP y SAP R/3
100
3.8
MODULO PP ( PRODUCTION PLANNING AND CONTROL)

PLANIFICACIN Y CONTROL DE LA PRODUCCIN
El flujograma que se describe a continuacin, indica la secuencia de

ejecucin de los distintos procesos computacionales que permiten actualizar
mensualmente, a valor real, en el Sistema SAP, las
existencias de
productos, los costos de ventas de productos comerciales y los traspasos a

rdenes de destino de aquellos productos propios y de terceros.
COSTOS Y PRESUPUESTO
CONTABILIDAD METALURGICA
INICIO
INGRESO DATOS METALRGICOS AL SISTEMA

DE VALORIZACIN DE
PRODUCCIN (SVP)
ACTUALIZA EN SVP
CRITERIOS DE
VALORIZACIN DE
DATOS METALURGICOS
GENERA DESDE SAP

ARCHIVO PLANO CON
GASTOS POR ORDENES
DE PRODUCCION
CARGA EN SAP ARCHIVO

PLANO CON PRECIOS
REALES DE PRODUCTOS
GENERA DESDE SAP

ARCHIVO PLANO CON
SALIDAS DE STOCK
A ORDENES
CARGA AL SVP
ARCHIVO PLANO CON
GASTOS POR ORDENES
DE PRODUCCION

PLANO CON ENTRADAS
A STOCK DE PRODUCTOS
EN PROCESO
CARGA AL SVP ARCHIVO

PLANO CON SALIDAS DE
STOCK A ORDENES

PLANO CON SALIDAS DE
STOCK DE PRODUCTOS
EN PROCESO
GENERA EN SVP ARCHIVO

PLANO PARA CARGA EN
SAP CON AJUSTES DE
COSTOS ENTRE ORDENES

PLANO CON AJUSTES
COSTOS DE VENTAS

PLANO CON AJUSTES
DE COSTOS ENTRE
ORDENES
VALORIZA EN EL SVP
EL MOVIMIENTO
METALURGICO
REVISA
RESULTADO PROCESO
VAORIZACION
NO
SI
GENERA EN SVP
ARCHIVOS PLANOS PARA
CARGA EN SAP:
1. PRECIOS REALES PROD
2. ENTRADAS A STOCK
3. SALIDAS DE STOCK
4. AJUSTE A C. VENTAS
GENERA DESDE SAP

ARCHIVO PLANO CON
COSTOS DE VENTA
POR PRODUCTOS
VERIFICA EN SVP
REGISTROS DE CONSUMO
INTERNO DE PRODUCTOS
Y ENTREGAS A CTI
CARGA AL SVP
ARCHIVO PLANO CON
COSTOS DE VENTAS POR
PRODUCTOS
NO
SI
LIQUIDA ORDENES
DE PRODUCCION
EN SAP
FIN
Este mdulo ha sido diseado para ser utilizado en cualquier sector industrial.
Provee procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque
clsico de la planificacin de los requisitos de material (MRP II) parte de la
planificacin de las operaciones que debe llevarse a cabo, tanto en el rea de
ventas o pedidos, como en la de proyectos. A partir de esta fase inicial el
sistema ofrece mtodos aceptados de planificacin y control de los materiales
hasta la entrega misma de los productos. La administracin integrada de la
cadena de suministro es el mtodo que utiliza SAP para construir y soportar la
planificacin y el control del produccin
ERP y SAP R/3
101
El alcance de este mdulo est circunscrito al control financiero contable que

las reas de Contabilidad Metalrgica o de produccin y de Costos ejercen
sobre la produccin de productos y subproductos obtenidos en los procesos
productivos de la Corporacin.
Estos productos pueden ser propios o de terceros y pueden encontrarse en

proceso o terminados, haberse vendidos o encontrarse en alguno de los
siguientes estados y lugares:
Productos y Subproductos Propios
En Proceso Planta
Disponibles en Planta
Disponibles en Puerto
En Proceso Refineras Externas
Disponibles en Refineras Externas
En Consignacin
Productos y Subproductos de
Terceros
En Proceso Planta
Disponible en Planta y Puerto
3.8.1 ORDEN CO DE PRODUCCIN
La Orden CO de Produccin es un objeto de costos del subproceso

Controlling de SAP en la cual se registran los gastos de produccin de un
bien con el propsito de determinar peridicamente, el costo real de las
existencias de Productos y subproductos.
En general, las primeras imputaciones que recibe cada orden durante el mes
son crditos, cuyas contrapartidas son los ingresos a stock de la produccin
oficial. Estos movimientos son generados y valorados a costo estndar a
travs del Mdulo MM y se requieren para disponer de stocks contables que
permitan procesar los despachos o salidas por ventas de productos.
La rdenes son debitadas con los costos reales de: procesamiento, maquilas,
consumos de actividad (transporte, embarque, otros) y productos que se
traspasan entre los procesos o fases de produccin.
ERP y SAP R/3
102
Tambin reciben al final de cada perodo contable, cargos o abonos como

contrapartida de los ajustes contables que se derivan del clculo de las
diferencias de precios (real versus estndar) de inventarios y costos de
ventas.
3.8.2 PROCEDIMIENTO DE VALORIZACIN DE LA PRODUCCIN

El procedimiento que se describe a continuacin indica la secuencia de
ejecucin de los distintos etapas o procesos computacionales que permiten
actualizar mensualmente, a valor real, en el Sistema SAP, las existencias de
productos terminados o en proceso, los costos de ventas de productos
comerciales y los traspasos a rdenes de destino de aquellos productos de
de terceros.
La ejecucin de dichos procesos se enmarca dentro de las actividades que

se programan para efectuar un corte o un Cierre de las transacciones de
SAP y, a travs de ellos se interacta con los mdulos de SAP: Gestin de
Materiales (MM), Ventas y Distribucin (SD) y Financiero Contable (FICO) la
cual permite valorizar los movimientos metalrgicos o de produccin y
generar los flujos de informacin para la actualizacin en tiempo real de la
contabilidad , considerando que;
Objetos de Costos: Son objetos de costos: el Centro de Costos, las

Ordenes generadas por los Mdulos Mantenimiento y Controlling y, los
Elementos PEP y Grafos generados por el Mdulo Proyectos (PS).
Liquidacin de rdenes: Proceso que traspasa los gastos imputados en

rdenes, a un objeto de costos o a una Cuenta de Mayor.
El desarrollo de este capitulo se ha orientado a demostrar una visin

conceptual de los mdulos ms relevantes de SAP y de ninguna
manera al desarrollo de la estructura de cada uno de ello, puesto que
para este cometido, se necesitara elaborar una tesis por cada modulo,
sin embargo, en cada capitulo, es nuestro inters dar claridad al titulo
de la tesis
ERP y SAP R/3
103
CAPITULO IV:
MODELO DE NEGOCIO Y CADENA DE VALOR

EN SAP R/3
Debe entenderse el modelo de negocios como un medio para mejorar el

aporte de cada unidad o proceso al resultado corporativo. Al definir negocios
como una parte de la organizacin corporativa se reconoce que, aunque se
otorga autonoma, siguen siendo parte de un todo que es la Corporacin, o
sea, lo que se esta generando es una cadena de valor.
La Gestin de Procesos de Negocio: exige que las empresas se adapten

rpidamente a las necesidades del cliente y a los cambios del mercado sin
dejar de mantener e incluso mejorar la calidad de los servicios que permiten
implantar completos procesos optimizados que puedan gestionarse y medirse
en la empresa.
Una empresa debe poseer una visin integrada del funcionamiento de los
procesos de negocio, que englobe los recursos que se utilizan, esto incluye
que cada proceso identifique a sus clientes internos y externos, por lo que el
modelo debe contemplar el negocio corporativo, el negocio entre distintos
procesos y el negocio al interior de cada proceso.
NIVEL 1
NEGOCIO CORPORATIVO
NEGOCIO PRINCIPAL
CON TODOS SUS
PROCESOS
|
|
|
|
NIVEL 2
|------+ UNIDAD DE NEGOCIO 1

NEGOCIO INTER PROCESOS

|
|
|
NIVEL 3
|--NEGOCIO INTERNO
NEGOCIO INTERNO DE CADA

PROCESO
El proceso de Negocios de nivel Corporativo en SAP se denomina Centro de

Beneficio
(Profit
centres),
un
centro
de
beneficio
es
una
unidad
organizacional utilizada para fines de control de negocio interno desde un
ERP y SAP R/3
104
punto de vista de gestin. La divisin de la sociedad en centros de beneficio

permite analizar reas de responsabilidad y delegar responsabilidad a
diferentes unidades descentralizadas.
Cada centro de beneficio se asigna a un grupo de centros de beneficio que

pertenece a la jerarqua corporativa de centros de beneficio, la suma de
todos los centros de beneficios es igual al negocio corporativo. Los grupos de
centros de beneficio son utilizados para funciones de medicin de negocios,
de planificacin y reporte.
La funcionalidad centros de beneficio (Profit centres) le permite definir los

diversos departamentos y centros de beneficio de su empresa. En el cuadro
de cuentas, usted podr asociar directamente las cuentas de ingresos o
costos apropiadas con un centro de beneficio predefinido
La integracin de los datos se inicia en el dato maestro de cada centro de

costo, al que se le asigna, entre otros un centro de beneficio
DATO MAESTRO DE CONTROLLING
DATO MAESTRO DEL NEGOCIO
Fuente: (Cuadro extrado de sistema SAP AG 2004
ERP y SAP R/3
4.1
NIVEL 1
105
NEGOCIO PRINCIPAL O CORPORATIVO
El negocio corporativo debe definir su estructura de procesos, cadena de

valor; sobre esta base efectuar el modelo organizacional y la estructura
funcional
ERP y SAP R/3
106
Para conseguir los objetivos de la empresa, unidad o negocio
se debe
desarrollar una estructura organizativa con el respectivo modelo de negocios

internos y asegurar las actividades necesarias para lograr que la estrategia
se cumplan con efectividad (eficiencia).
No solo se desarrolla el negocio con el cliente externo, sino tambin en forma

interna, para este ejemplo, los procesos determinan la cadena de valor
4.2
NIVEL 2
Los Patrones de Negocios son estructuras generales que se originan en

conceptos normativos acerca de cmo debera ser un proceso ideal y en las
mejores prcticas que han demostrado tener gran xito en muchos casos
aplicados. La satisfaccin del cliente permite construir y sostener ventajas
competitivas y se constituye en un elemento clave para conseguir el liderazgo
de la industria
En este ambiente ha surgido Customer Relationship Management (CRM),

como una forma de optimizar los procesos de interaccin con el cliente y de
lograr su lealtad. CRM es el conjunto de estrategias de negocio, marketing,
comunicacin e infraestructuras tecnolgicas, diseadas con el objetivo de
construir una relacin duradera con los clientes internos y/o externos,
identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades
Al definir negocios como una parte de la organizacin corporativa se otorga

autonoma, pero, siguen siendo parte de un todo que es la Corporacin, o
sea, debe entenderse entonces la gestin de negocios en cualquiera de sus
niveles como un medio para mejorar el aporte de cada unidad o proceso a la
creacin de valor, rentabilidad y resultado corporativo.
Las Reglas de funcionamiento para un adecuado funcionamiento entre los

distintos procesos se establece sobre un marco de reglas que se presentan a
continuacin:
ERP y SAP R/3
107
a)
Las transacciones de productos o servicios entre distintos procesos se

valorizarn, en general, a precios de mercado, acordados entre cliente
y servidor, y registradas en SAP mediante un precio estndar o una
tarifa para facturacin de actividades
b)
Cuando no se disponga de un referente de mercado, primeramente se

deber analizar si el producto inicialmente definido hace parte de
alguna cadena de valor y en ese caso se debe definir un nuevo
producto existente en el mercado. De no ser as, se podr concordar
alguna que las partes concuerden y que emplee parmetros de
mercado para la determinacin de un precio de mercado homologable.
c)
Las transacciones de productos o servicios se debern formalizar a

travs de Contratos, en los que se definan las condiciones de
satisfaccin, garantas y condiciones para su cumplimiento.
d)
Los clientes debern comprar exclusivamente los productos o servicios

internamente, sin embargo el precio de transferencia deber ser el de
mercado, an cuando su costo sea ms alto. Esta regla tiene por
propsito evitar aumentos en los costos corporativos al no aprovechar
las capacidades existentes.
e)
Con objeto de conocer los precios y condiciones de mercado, tanto el

cliente como el servidor podrn realizar estudios de mercado.
f)
Las unidades servidora podrn seleccionar los servicios que ofrecen

con recursos internos, lo que permitir que estas unidades focalicen
sus recursos donde obtengan mayor rentabilidad.
g)
Negociacin y acuerdo: cliente y servidor negocian forma de compartir

beneficios y definen condiciones y precios de transferencia. Cierran
trato y suscriben contrato, fijando condiciones de satisfaccin y
perodo de ejecucin.
Los precios de las transferencias entre procesos o
negocios
se deben
establecer en base a referentes de mercado, lo que permitir asegurar la

competitividad de los servicios internos.
ERP y SAP R/3
4.3
NIVEL 3
108
NEGOCIO INTERNO DEL PROCESO
Esta actividad tiene como objetivo detectar oportunidades de negocios,

estimar los beneficios para el Proceso, para la cadena de valor y la
rentabilidad para la empresa.
Las oportunidades de negocios que se pueden detectar estn coherente con

la estrategia corporativa, enfoca su gestin a generar la mxima creacin de
valor econmico del negocio, sobre la base del aprovechamiento de los
recursos y activos disponibles.
Alineado con las estrategias del negocio se desarrolla un Plan de

Sustentabilidad creacin de valor y rentabilidad sobre la base de las
operaciones del proceso que se puedan distinguir, para ejemplificar lo
sealado hemos considerado un proceso que consta de la operacin y
mantenimiento
ERP y SAP R/3
109
4.3.1 ESQUEMA DE NEGOCIO
MANTENCIN OPERACIN DEL
PROCESO
En cada proceso registrado en SAP, las reas de mantenimiento han

desarrollado en relacin con sus clientes internos un esquema de negocio
que implica acordar tarifas y cobros por disponibilidad de equipos, tipo
contrato marco,
En este esquema, se ofrece un servicio integral de mantenimiento a cambio

de valores establecidos por disponibilidad de horas logradas, tonelajes
procesados u otro especifico de cada proceso
Los clientes (reas operativas) debern comprar exclusivamente los

productos o servicios internamente, sin embargo el precio de transferencia
deber ser el de mercado, an cuando su costo sea ms alto. Esta regla
tiene por propsito evitar aumentos en los costos corporativos al no
aprovechar las capacidades existentes.
ESTRUCTURA DEL MODELO DE NEGOCIO
SERVIDORES
MANTENCIN DEL PROCESO
ACTIVIDADES
DE COBRO
SERVIDOR
PRINCIPAL
CM202
Mecnicos Molienda SAG CM229

Mecnicos Chancado Peebles CM231
Elctricos Molienda SAG CM139
Mecnicos Molienda Conv A0 CM217
Mecnicos Molienda Conv A1 CM227
Elctricos Molienda/Flotacin CM211
Mecnicos Flotacin CM225
Mecnicos Remolienda CM215
Mecnicos Recup de Agua CM213
Mecnicos Preco CM221
CDM229
CDM231
CDM139
CDM217
CDM227
CDM211
CDM225
CDM215
CDM213
CDM221
ACTIVIDAD
CDM907
CDM908
CDM909
CDM910
CDM911
CDM915
CDM916
Mecnicos Molibdeno CM203

Elctricos Molibdeno CM127
MecnicosTostacin CM205
Electromecnicos Filtros CM219
CDM203
CDM127
CDM205
CDM219
Los Centros Servidores presupuestan

todos los recursos para efectuar el
servicio de mantenimiento, traspasan
sus costos al servidor principal que
Es el administrador del contrato
CDM917
CDM918
El Servidor Principal es el
encargado de Efectuar los
Cobros a las reas
Operativas y recibir los
costos de los servidores
CLIENTES O UNIDADES PRODUCTIVAS

OPERACIN DEL PROCESO
|-- CHM310
|
|--CM601
|
|--CM605
|
|-- CHM320
|
|--CM611
|
|--CM613
|
|-- CHM320
|
|--CM623
|
|--CM625
|
|--CM627
|
|--CM631
|
|--CM633
|
|--CM635
|
|--CM637
|
|--CM639
|
|-- CHM340
|
|--CM641
|
|--CM645
|
|--CM643
|
|--CM629
|
|--CM630
Administracion y Gestion
Superintendencia Gral.
Control de Gestin
Suptcia.Relaves
Depositacin de Relaves
Aguas Talabre
Suptcia.Concentradora
Recuperacin de Agua
Remolienda
Molienda A-0
PRECO N 2
Flotacin
Molienda A-1
Molienda A-2
Chancado de Peble
Suptcia.Molibdeno y Renio
Planta Molibdeno
Control Pruebas .
Planta Tostacin
Filtros Lasta
Filtros Larox
Los Clientes reciben los costos

Por los servicios mediante
facturacin de la actividad
del servidor principal, sobre la base
de una tarifa preestablecida
Se establecen previamente acuerdo de servicios y tarifas, mediante un

contrato por horas disponibles
ERP y SAP R/3
110
En la generacin de una
orden de mantenimiento se indica la
condicin CHD y el campo Gasto Estimado con valor cero
El centro de costos servidor (mantenedor) absorbe los gastos

acumulados en la orden al momento de su liquidacin
El cobro por el servicio se efecta mediante Controlling como

facturacin de actividades, sin que necesariamente medie una
intervencin de reparaciones.
Las transacciones de productos o servicios se debern formalizar a travs

de Contratos, en los que se definan las condiciones de satisfaccin, garantas
y condiciones para su cumplimiento.
4.3.2 CONTROL OPERATIVO DEL MANTENIMIENTO

El control de cada una de las actividades de mantenimiento, en los diferentes
tipos de ordenes de PM se efectuar mediante la generacin de ordenes
para controlar los gastos reales de los equipos a objeto de tener la historia
tanto desde el punto de vista tcnico como de los recursos empleados
CLIENTE
PLANIFICACION
CREAR O.T
Se define tipo de
Actividad de
Mantenimiento.
Preventivo, Correctivo
Se dirigen todos los

avisos de mantenimiento
a los centros de costos
del servidor
APROBAR
O.T.
si
LANZAR
- abierta para recibir
imputaciones
Planif.Recursos Actividad
Recurso Mano de Obra
Recurso Consumo Materiales
Recurso Servicio Terceros.
SERVIDOR
CENTROS DE COSTOS DE
MANTENCION
Ejemplo CM211 CM213 CM215
CM217 CM219 CM221 CM225
CM227 CM229 CM231
CREAR
OT.
PUEDE EECTUAR
TODO EL TRABAJO
EJECUCION DE
LA ACTIVIDAD
no
CENTROS DE COSTOS
DE OPERACIONES
Ejemplo CM611 CM613 CM623
CM625 CM627 CM631 CM633
CM635 CM637 CM639
SI
EN PM
Planif.Contable Actividad.
Norma de Liquidacin
Costeo del Servicio:
Contrato
Esta Modalidad, permite que
no hayan cobros automticos
al momento de liquidar una
orden PM
El cobro lo efecta el Centro
de Costos administrador
principal del contrato en CO
mediante las actividades y
tarifas acordadas
reserva de material
(vale toma material)
Notificacin de hh.
(parcial / total )
servicio de terceros
(entrada hoja de servicios)
los costos asociados a estos

recursos, contablemente quedan
registrados en la orden de PM
NO
CREAR SUB OT.
SE DEFINE CLASE
DE ACTIVIDAD DE
MANTENIMIENTO
Atiende Mantenedor
Externo con cobro al servidor
ERP y SAP R/3
LIQUIDACION DE LA ORDEN
Los costos reales registrados en la
OT se traspasan al mantenedor y
ubicacin tcnica,
en las mismas clases de costos
En esta modalidad de costos
segn contrato, no existe cobro
automtico de la orden
CIERRE DE LA ORDEN
tcnico, acepta imputaciones
pendientes de cargo directo
Total, la OT no acepta ningn
tipo de imputacin
COBRO DE LA ACTIVIDAD
El cierre total de la orden, es decir,
concluir concluir, solo es para
efectos estadsticos de PM ya que el
cobro de la actividad no est asociado
a estos registros, sino, a la tarifa
acordada en el contrato
111
Cada vez que se requiera la intervencin de un equipo del proceso para

mantenimiento, ya sea preventivo o correctivo, se genera un aviso desde el
cliente, o sea desde el area de operaciones o productiva, tal como lo muestra
la figura precedente.
Cada unidad que brinde servicios de mantenimiento y reparacin de activos,

deber constituirse como un servidor secundario y cobrar sus costos al
centro de costos administrador del contrato, que es donde se reflejara el
resultado, recibiendo los cargos de los mantenedores secundarios, y los
abonos al efectuar el cobro a los clientes segn las condiciones acordadas
en el contrato.
El mantenimiento debe constituirse como un negocio de servicios

y en administrador de los servicios relacionados, maximizando la creacin del
valor para el negocio del cliente.
La interaccin en SAP, entre los mdulos PM y FICO, se genera al establecer

las actividades a cobrar por cada contrato o convenio en los tramos de
tarifados acordados
Mientras en PM se registran los hechos, los recursos empleados y los

historiales de falla, en Controlling se registran todas las operaciones
contables con origen en PM
Los modelos de negocios en cualquiera de sus tres niveles presentados,
requieren de un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores, indicadores de eficiencia, eficacia, productividad y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este tema se denomina planificacin o
presupuesto,
Para cada modelo de negocio, este concepto se aplica a cada centro de

Costos o de responsabilidad de la organizacin. La principal funcin de los
presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin en
funcin con su produccin metas y objetivos que es el objeto de nuestro
prximo capitulo
ERP y SAP R/3
112
CAPITULO V: PRESUPUESTO Y COSTOS EN SAP R/3

5.1
Generalidad
Cuando presentamos los flujogramas en el capitulo II
nos indicaba que
existe un diagrama que detalla todas las funciones que se pueden planificar;
El flujograma C002 planificacin,contiene

todas las funciones de la elaboracin del
presupuesto de operaciones
Esto se refiere a presupuestar que es el tema del presente capitulo, donde el

diagrama de flujo nos presenta cada una de las funciones que se puede
presupuestar
Obviamente que los costos es uno de los elementos importantes que se

deben planificar, pero no lo es todo, ya que tiene que alinearse con la
produccin, la logstica, el recurso humano y las ventas
ERP y SAP R/3
5.2
113
PRESUPUESTO DE LOS RECURSOS
El objetivo de la actividad planificacin (presupuesto) del modulo CO

(Controlling), es presentar un resumen coordinado de los conceptos acerca
de la formulacin de presupuestos empresariales.
Qu
es un presupuesto en SAP Controlling: Es un plan de accin
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores, indicadores de

eficiencia, eficacia, productividad y trminos financieros que, debe cumplirse
en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de Costos o de responsabilidad de la organizacin. La
principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero
de la organizacin en funcin con su produccin metas y objetivos.
El control financiero del presupuesto se realiza para cada centro de costos,

centro de responsabilidad u orden en cada cuenta de mayor o clase de
costos agrupadas en los elementos de costos del Total de Gastos de la
Actividad
TOTAL GASTOS ACTIVIDAD

|
|-|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL GASTOS PRIMARIOS
|-|-|---|
||
|
|
|
|
|
|
||-|-|-|-|--
Remuneraciones
Materiales
Combustibles
Clases de Costos del Elemento Combustible
604500
Fuel Oil
604510
Petrleo Diesel
604520
Kerosene
604530
Gasolina
604540
Carbn
604545
Gas Natural
604550
Otros Combustibles
Energa Elctrica
Servicios de Terceros
Otros Servicios
Impuestos Varios
Gastos de Refinacin Externa
Depreciacin y Amortizacin
TOTAL GASTOS SECUNDARIOS
|-|-|-|-|-|-|-|--
Mantencin y Reparacin
Suministros
Equipos de Servicio
Servic. Apoyo a la Produccin
Servicios a las Personas
Servicios Varios Internos
Servic. Administracin y Staff
ERP y SAP R/3
114
Cules son Los Objetivos de los presupuestos en SAP Controlling?
a)
Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la

empresa debe desarrollar en un periodo determinado, cuantificarlos
por clases de costos, agruparlos por elementos de Costos y
determinarlo por centro de Costos,
rea de Responsabilidad,
negocios, procesos y sub procesos
b)
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para
lograr el cumplimiento de las metas previstas.
c)
Coordinar los diferentes centros de costo, centro de beneficios, y

modelos de negocios para que se asegure la marcha de la empresa
en forma integral.
d)
Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes,

Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa Coordinar y
relacionar las actividades de la organizacin, Lograr los resultados de
las operaciones peridicas.
Cul es la Importancia de los Presupuestos en SAP Controlling?
Cuantificar en trminos financieros los diversos componentes de su

plan total de accin, las partidas del presupuesto sirven como guas
durante la ejecucin de programas de personal en un determinado
periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que
se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar

en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear
de modo que puedan asignarse a los varios componentes y
alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre

unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un
nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia
arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
ERP y SAP R/3
115
Las desviaciones, lagunas, duplicaciones o sobre posiciones (sobre y

bajo el presupuesto) pueden ser detectadas y tratadas al momento en
que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el
desenvolvimiento del presupuesto.
Cmo se Presupuesta en SAP? La activad se denomina Planificacin,

para tal efecto es necesario tener en cuenta como esta determinado el
Sistema de Costos, ya sea Directo, Por Absorcin o por actividad.
Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se

desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se
resume en cada clase de costos para cada uno de los elementos del costo ya
sea Costos Primarios, generados por terceros o Costos Secundarios,
generados por otras reas de la empresa, en este contexto detallamos los
procesos de los elementos de costos mas relevantes
5.2.1 PERFILES Y LAYOUT
El perfil de planificacin, corresponde al
conjunto de campos a utilizar segn el elemento de costos a planificar

(costos primarios, costos secundarios y produccin de actividades mediante
las tarifas), o sea, corresponde a la pantalla a utilizar en la planificacin.
La ruta para determinar el perfil (Transaccin KP04 ), corresponde a la

siguiente:
En Men SAP, seleccione:
Finanzas
Controlling
Contabilidad de centros de coste
Planificacin
Activar Perfil planificacin
O utilice Transaccin KP04

a)
Perfil de Planificador Costos Primarios (ZSAP101)
b)
Perfil de Planificador Consumo de Actividades (ZSAP102)
c)
Perfil de Planificador Produccin de Actividades (ZSAP103)
Este ltimo corresponde a determinar la tarifa del servicio o suministro
ERP y SAP R/3
116
COSTOS PRIMARIOS Planificacin de Gastos en Centros de Costos Las

clases de costos primarios son clasificadores de gastos en que se incurre
para llevar a cabo las actividades en un centros de costos (Ej.
remuneraciones, materiales, servicios, etc.).
En Men SAP, seleccione:
Finanzas
Controlling
Contabilidad de centros de coste
Planificacin
Costes Consumos Actividad
Modificar
O utilice el cdigo de transaccin KP06
5.2.2 PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PREMO)
El proceso se formula a partir del escenario elegido por la administracin

superior respecto a dotaciones, niveles, roles y funciones en pro de los
objetivos y metas de produccin que se generaran durante todo el perodo
de acuerdo con los planes que se requiere para la utilizacin de los recursos
que sustentan el negocio.
La formulacin del presupuesto de mano de obra tiene su dato de origen en

el modulo de recurso humano, puesto que en el residen todos los datos de
las dotaciones actuales, identificando a cada trabajador con el centro de
costos al que pertenece, sus niveles, funciones, sus remuneraciones y
beneficios,
tambin
se
complementa
con
informacin
histrica
de
remuneraciones que se considere necesaria para el proceso presupuestario.
Las dotaciones vigentes quedan reflejadas en PREMO, en el cual se realizan

todos los clculos en todas las clases de costos de este elemento, para cada
trabajador vigente como tambin una proyeccin de ascenso, promociones y
nuevos contratos. Las reas deben precaver que su dotacin este
actualizada y asignada a los centros de costos que corresponde
ERP y SAP R/3
117
SAP R3 MODULO
RECURSO HUMANO
DETERMINACIN DE DOTACIONES
PREMO
Dotacin
Centro Costo
Remuneracin
Beneficios
Cuadratura
Dotacin
Requerida
Valorizada
NO
Revisin Cuadratura
Presupuesto
Corregido y
revisado
SI
Informacin
Premo Oficial a
Presupuestar
SAP
Fuente; Esta figura creada tiene como objetivo explicar en forma grfica desde donde se inicia el flujo
de informacin del presupuesto de mano de obra y culmina con el presupuesto en sistema SAP
La informacin calculada y elaborada del presupuesto de mano de obra,

(PREMO) es ingresada a SAP Controlling a nivel de centro de costo y con
valores para cada cuenta de mayor o clase de costos, el cual se muestra en
la figura siguiente
1SIP Centros coste: Real/Plan/Desviacin
Ejercicio 2005
De perodo 1 a Periodo 12
Centros de coste XA121 Planificaccin Estartegias GM
Grupo de clases de coste GCREMUB REMUNERACIONES
Costos Reales
Costos Planificados
Clases de coste
Anuales
o Presupuestados
0
6.000
600400 RB-Sueldo Base
0
2.000
600430 RB-Asignacin Zona
0
493
600500 RB-Bono Reduc.Costo
0
1.370
600520 RB-Bono Escolaridad
0
1.417
600530 RB-Bono Vacaciones
0
1.325
600550 RB-Asign.y Bonos Vs
0
550
600570 RB-Bono Produccin
0
1.720
600575 RB-Bono Negoc.Colec
0
332
600580 RB-Provis.Aguinaldo
0
1.540
600590 RB-Provis.Gratifica
0
241
600610 RB-Leyes Sociales
0
35
600640 RB-Seg,cesanta Ley
0
17.023
* REMUNERACIONES
Indices Valores Estadisticos
Activ.real
Activ.plan
DOT Dotacin Ppto. Hombre Mes
HHDISP Horas Disponibles
ERP y SAP R/3
2 h/mes
4.608
hh
Desv.(abs)
-6.000
-2.000
-493
-1.370
-1.417
-1.325
-550
-1.720
-332
-1.540
-241
-35
-17.023
Desv.(abs)
-2
-4.608
118
5.2.3 PRESUPUESTO DE MATERIALES
La planificacin de costos primarios, con relacin a los materiales puede

contener tanto valores, como cantidades. Una mayor desagregacin de los
gastos presupuestados se logra utilizando la opcin planificacin detallada. A
travs de esta es posible presupuestar los gastos, utilizando el cdigo del
material indicando las cantidades que se consumirn en el futuro, o sea, los
gastos relevantes por este concepto se pueden efectuar utilizando los
factores cantidad y precio mediante planificacin detallada
Para mayor comprensin de lo anterior, hacemos notar que el movimiento de

stock de materiales e insumos se controla en el modulo MM a nivel de cada
material, y varios de ellos se agrupan en la misma clase de costos, que es
donde se controlan los costos por el consumo de los centros de costos u
otros objetos de costos.
Mediante un cdigo en comn denominado Categora de valoracin o

naturaleza de gasto, se vinculan en lnea los mdulos MM y CO, ejemplo en
la clase de costos neumticos de Controlling, se agruparan los costos de
todos las medidas de neumticos asociadas, tales como:
CDIGO
MATERIAL
CATEGORA
VALORACION
601220
12858
12860
12861
12862
14780
4057836
4060671
Control
de Stock
en MM
Materiales
0244
0244
0244
0244
0244
0244
0244
DESCRIPCIN
CLASE DE COSTO
601220
601220
601220
601220
601220
601220
601220
UNIDAD
NEUMATICOS
CASING TRUCK!2700/49 42 PLY!!
NEUMATICO CAMION MINERO 36.00R5
NEUMATICO CAMION MINERO 37.00R5
NEUMATICO!CAMION CAT/DRESSER!40
NEUMATICO KOMATSU 930E 50/90R57
NEUMATICO KOMATSU 930E 53/80R63
NEUMATICO MINERO|55/80R63||
Control de
Costos en
CO Controlling
Para mayor comprensin de lo expuesto en presupuesto del elemento de

costos materiales, presentamos dos figuras una con una planificacin global
de un monto determinado y la otra con una planificacin detallada y
especifica de una determinado material.
ERP y SAP R/3
UN
UN
UN
UN
UN
UN
UN
119
Esta figura nos muestra que en el centro de costos

XA121, clase de costos 601220, periodo 1 al
12 del 2005 ha efectuado un presupuesto global
de USD 20.000,00 sin ningn otro detalle de
Planificacin
XA121
601220
Fuente; Esta figura obtenida por los seminaristas de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el
objetivo de mostrar la planificacin global en un centro de costos para una determinada clase de costo o cuenta de
mayor
En Cambio, en la lmina siguiente presentaremos los mismos valores

detallados en la cantidad de cada cdigo de materiales. El Nivel de Detalle
de la planificacin, permite asignar en forma distinta la cantidad necesaria de
cada recurso para cada mes
Esta figura nos muestra que en el centro de costos

XA121, clase de costos 601220, periodo 1 al
12 del 2005 ha efectuado un presupuesto
Detallado para los cdigos 12858 12860 4057836
y un gasto fijo que suman USD 200.000,00
XA121
601220
Fuente; Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el objetivo de
mostrar la planificacin Detallada en un centro de costos para una determinada clase de costo o cuenta
de mayor
ERP y SAP R/3
120
5.2.4 PRESUPUESTO DE SERVICIOS DE TERCEROS
La informacin de origen para efectuar el movimiento de
Servicios de
terceros se controla en el modulo MM mediante nmeros de contratos o de

pedidos los que deben indicar una clase de costos o cuenta de mayor para
agrupar los gastos y un objeto de costos, que es quien se hace cargo del
gasto.
En CO se controlan los objetos de costos Centro de Costos y los gastos

mediante una clase de costos, por tanto, para presupuestar el elemento de
costos servicios de terceros se debe realizar en algunas de las siguientes
clases de costos a modo de ejemplo
Fuente; Esta figura obtenida de SAP Codelco Norte, tiene el objetivo de mostrar la distintas clases de
costos del elemento de costos servicios de terceros
ERP y SAP R/3
121
Los servicios de terceros son producto de la competitividad y la lgica

econmica que respaldan el outsourcing (traspasar los servicios operativos o
administrativos a terceros ) o sea contratar una actividad con terceros
Porque se presupuesta Servicio de terceros en SAP Controlling: Es un

plan de accin, es un proceso planificado de transferencia de actividades
internas de una empresa para que stas sean realizadas por terceros y
conforman el costo de determinados procesos
Se controla como un elemento de costos, puesto que es un recurso cada vez

ms utilizado entre las grandes empresas, que tienden a convertir en
externas una serie de actividades, de manera que puedan concentrarse en
aquellas reas que realmente son especficas de su negocio.
Este hecho permite que la empresa contratante se vuelque en los aspectos

estratgicos de su propio negocio, aquellos que conforman la parte
fundamental de su actividad ya que la medicin y evaluacin del desempeo,
entre otros, en donde eficiencia, precio de mercado, costo de oportunidad y
equilibrio financiero son temas que los inversores tienen siempre presente;
traspasar los servicios operativos o administrativos a terceros es una de las
tendencias ms fuertes en el campo del management, (practica empresarial o
gestin empresarial)
Cual es la funcin e importancia del presupuesto Servicio de terceros

en SAP Controlling: La principal funcin de los presupuestos se relaciona
con el Control financiero detallado en cada centro de costos, a
la
organizacin le permite desempear tanto roles preventivos como correctivos

dentro de cada clase de costo presupuestado
.
El control presupuestario de este elemento de costos, es el proceso de
descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus
datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar
las diferencias, controlarlos como valores comprometidos y no utilizados del
presupuesto, a la vez permite comparar los costos histricos de mantener la
actividad dentro de la empresa.
ERP y SAP R/3
122
Los presupuestos de servicios de terceros son importantes porque ayudan a

minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin, minimizar costos
aumentando productividad mediante la especializacin
Debido a esta necesidad de especializacin, aparece el concepto de

outsourcing, es decir, que empresas externas desarrollen actividades no
principales para una organizacin, por lo tanto las empresas pueden
centrarse en lo que mejor saben hacer, focalizando su atencin y sus
recursos; obviamente, las actividades que pasan a desarrollar empresas
externas son aquellas que no son estratgicas para su negocio y no se tienen
especiales capacidades en ellas.
5.2.5 PRESUPUESTO DE COSTOS SECUNDARIOS

La planificacin de consumos de actividad tambin forma parte de este
procedimiento por cuanto se accede desde el men principal, por la misma
va que los costos primarios. Sin embargo, es necesario cambiar el perfil de
planificacin para acceder al layout respectivo, o sea, se debe utilizar Perfil
de Planificador Consumo de Actividades (ZSAP102)
Para realizar esta planificacin es necesario conocer el centro de costos

emisor (es el rea que presta el servicio) y la clase de actividad emisora con
la que factura el servicio
Los valores que se obtienen de la presupuestacin de consumos de actividad

resultan del ingreso de cantidades sobre las cuales, el sistema SAP, aplica
el precio, es decir la tarifa correspondiente.
5.2.6 PRESUPUESTO DE INDICADORES O VALORES ESTADSTICOS
Los valores estadsticos son elementos que pueden almacenar informacin

distinta de gastos, asociada a los centros de costos, ordenes estadsticas de
la clase Z900 y centros de beneficios. Se miden en unidades de tiempo o de
cantidad
ERP y SAP R/3
123
Los alcances y objetivos de los valores estadsticos, son Integrar en sistema

SAP, los gastos de los
diferentes procesos
a sus cantidades de
producciones, indicadores de productividad, eficiencia, eficacia, operatividad

y adaptabilidad,
a objeto de determinar mediciones e indicadores
de
evaluacin. tendientes a apoyar la gestin y la toma de decisiones.
COSTO DEL AREA DE RESPONSABILIDAD "TRANSPORTE"

Real/Plan/Desviacin
1 COSTO DE LA ACTIVIDAD
ELEMENTOS DE COSTOS
UNIDAD
$ COSTOS
DESVIACION DESVIACION
COSTOS REALES $
PRESUPUESTADOS
ABSOLUTA
%
1.000
1.964
700
1.145
900
1.970
750
1.144
100
-6
-50
1
4.809
4.764
45
800
315
175
799
314
176
1
1
-1
1.290
6.099
1.289
6.053
1
46
1.550
517
516
1.556
517
520
-6
0
-4
2.583
2.593
-10
0,75%
-0,39%
0,00%
-0,78%
-0,39%
7.392
7.357
35
0,47%
** Remuneraciones
** Materiales o Materias Primas
** Energa Electrica Comprada
** Servicios de Terceros
TOTAL COSTOS OPERACIN

** Depreciacin y Amortizac
** Carga Fabril CIF
** Otros de Administracion y ventas
TOTAL COSTOS CIF

TOTAL COSTOS ACTIVIDAD PRIMARIA
** Mantencin y Reparacin Interna
** Suministros
** Gastos de Administracin
TOTAL COSTOS ACTIVIDAD SECUNDARIA
**** Cargo
2 VALORES ESTADISTICOS
INDICES DE PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA
MEDICIONES
H/DISP Horas de Disponibilidad Planta
H/DISP Horas de Operacin Planta
UN/DOT Recurso Humano Dotacion
UN/PROD Cantidad de Material Esteril
TIPO A Cantidad de Material Beneficiado
UN/PROD Cantidad de Material removido
$/UN/COS Costo Unitario por Unidad
HM
HM
HME
TM
TM
TM
$
Estad.plan
Estad.real
Desv.(abs)
Plan
Real
Desv.(abs)
0
0
-1
-967
500
-467
0
200
180
4
24.033
27.000
51.033
$ 0
200
180
5
25.000
26.500
51.500
$ 0
10,00%
-0,31%
-7,14%
0,09%
0,94%
0,13%
0,32%
-0,57%
0,00%
0,00%
-25,00%
-4,02%
1,85%
-0,92%
1,38%
En Controlling se vinculan en lnea la informacin de gasto de los centros de

costos con los indicadores estadsticos permitiendo entre otros determinar
costos unitarios de los procesos, fijar indicadores de gestin para medir
eficiencia,
eficacia
adaptabilidad,
medicin
del
retroalimentacin de informacin para los tableros de gestin
ERP y SAP R/3
desempeo
124
5.3 LOS PASOS DE LA PLANIFICACIN O ELABORACION

DEL PRESUPUESTO
En SAP, este proceso tiene como objetivo realizar el anlisis de un conjunto
de escenarios de desarrollo posibles que, para distintos niveles de riesgo y
restricciones mnimas, permitiran capturar el mximo de valor
posible a
partir de recursos disponibles, sin perjuicio de lo anterior, la asignacin de

recursos presupuestarios, se efecta de la siguiente forma:
5.3.1 El ingreso a Planificacin (Presupuesto) en Controlling
I n g r e s o N o r m a l:
P a n ta lla S A P :
F in a n z a s > C o n tr o llin g >
C o n ta b ilid a d d e C e n tr o s d e C o s te .
p la n ific a c i n > a c tiv a r p e r fil P la n ific .
2
3
4
5
I n g r e s o D ir e c to .
E n el C am po C om andos
P a n ta lla S A P
d ig ita r T ra n s a c . K P 0 4
Fuente; Esta figura obtenida de SAP Codelco Norte, tiene el objetivo de mostrar los pasos para
efectuar el presupuesto o planificacin como se denomina en SAP. En este caso ingreso a transaccin
KP04 para activar el perfil de Planificacin
Los Controles Presupuestarios pueden desempear tanto roles preventivos

como correctivos dentro de la organizacin, as mismo, sirven de parmetros
para la medicin de la gestin, para la evaluacin del desempeo y por
medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos lmites razonables, ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organizacin y sirven como mecanismo para la revisin de
polticas y estrategias de la empresa y diseccionarlas hacia los objetivos
planteados que es lo que verdaderamente se busca.
ERP y SAP R/3
125
5.3.2 La determinacin de Perfiles o Layout

Una ve que se ha ingresado a Planificacin SAP Controlling, el siguiente
paso es determinar el perfil de planificador. El perfil de planificacin
corresponde al conjunto de campos a utilizar de acuerdo al concepto a
planificar (clases de costo primaria, consumo de actividad, volumen de
actividad, etc.). Layout corresponde a la distribucin de los campos en la
pantalla a utilizar en la planificacin, que desglosando el match code, entrega
las siguientes posibilidades
ZSAP101
Perfil Planificador costos primarios
ZSAP102
Perfil
Planificados
Costos
Secundarios,
como
consumidor o cliente de actividades
ZSAP103
Perfil Planificador Costos Secundarios, Como proveedor

de servicios secundarios
ZSAP104
Perfil Planificador Valores Estadsticos
Dar CLIC
en ...
ZSAP101 Perfil Planificador Costos Primarios
ZSAP102 Perfil Planificador Costos Secundarios
Consumo de Actividades
ZSAP103 Perfil Planificador Costos Secundarios
Produccin Actividades
ZSAP104 Perfil Planificador Valores estadsticos
El primer paso de la Planificacin

es Activar Perfil Planificador
desplegar el match code
Fuente; Esta figura obtenida de SAP Codelco Norte, muestra el primer paso para presupuestar, que es
elegir el perfil de `planificacin, que otorgar el layout de acuerdo a la actividad que se quiera
planificar
ERP y SAP R/3
126
5.3.3 Variables Requeridas en el Presupuesto

La muestra del layout, corresponde al de costos primarios y muestra una
serie de requisitos que se deben determinar la momento de presupuestar,
tales como; periodo, centro de costos y clase de costos
En esta pantalla, tambin se puede definir el uso de varios Centros de costos

y varias clases de costos, como una forma de ingresar los datos. De igual
forma se presenta la opcin para grupo de centros y clases de costos
FINALMENTE
Hacer CLIC
Ingresar la variables indicadas

La Planificacin requiere de una de estas variables :
1
Ingresar Un Centro de Costos
2
Ingresar Un Rango de Centro de Costos ( Desde... Hasta)
3
Ingresar Un Grupo de Centro de Costos
La Planificacin requiere de una de estas variables :
4
Ingresar Una Clase de Costos
5
Ingresar Un Rango de Clases de Costos ( Desde... Hasta)
6
Ingresar Un Grupo de Clase de Costos
Marcar
Fuente; Esta figura obtenida de SAP Codelco Norte, muestra el layout de planificacin de costos
primarios
ERP y SAP R/3
127
5.3.4 Planificacin Detallada
La planificacin se puede efectuar a un nivel de detalle tal, puesto que las

bondades de SAP permiten previamente crear como dato maestro, la relacin
insumo producto, denominada Planificacin por Componentes, tambin se
puede efectuar una planificacin detallada a nivel de numero de contrato o
del numero de cdigo de un material, etc
la planificacin detallada por componente, requiere que el usuario o rea

responsable, genere su ndice produccin (I/P), para ingresarlo a sistema
SAP , solicitando la creacin del dato maestro componente, al rea
administradora del Presupuesto
La Clave de Distribucin indica la forma de registro mensual

del valor USD
La vista muestra parte,

de las Clases de Costos
seleccionado
El valor USD
Es el monto total
del ao y
mensualmente
Se registra segn
as opciones
CD (Clave de Distribucin
Fuente; Esta figura obtenida de SAP Codelco Norte, muestra la pantalla que permite registrar los
valores para cada centro de costos en cada clase de costos
Una vez que se ha finalizado cada detalle del presupuesto,
quedan
disponibles estos recursos para efectuar la operacin de la empresa, lo que

constituyen los costos reales en SAP R/3, tema que analizaremos a
continuacin
ERP y SAP R/3
128
5.4
LOS COSTOS EN SAP R/3
Los Costos reales que se originan con motivo de las diferentes actividades
del proceso productivo y administrativo de una empresa, origina el control
presupuestario que es el proceso de descubrir qu es lo que se est
haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros, o remediar las diferencias.
La clasificacin de los costos en categoras con respecto a los perodos que

benefician, ayudan a la gerencia en la medicin del ingreso, en la
preparacin de estados financieros y en la asociacin de los gastos con los
ingresos en el perodo apropiado. Las dos categoras usadas son costos del
producto y costos del perodo, sin embargo, no es la nica clasificacin
posible en SAP:
Costos del producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con
el producto. Ellos son los materiales directos, la mano de obra directa y los
costos indirectos de fabricacin. Estos costos no producen ningn beneficio
hasta que se venda el producto y, por consiguiente se activan
hasta la
terminacin del producto. Cuando se venden los productos, sus costos

totales se registran como un gasto, denominado Costo de los bienes
vendidos costo de ventas. Dicho costo se enfrenta con los ingresos del
perodo en cual se venden los productos.
Costo del perodo: Estos costos, que no estn directa ni

relacionados
con
el producto,
no
son
inventariables,
indirectamente
se
cancelan
inmediatamente, puesto que no se puede determinar ninguna relacin entre

costo e ingreso. Son costos del perodo entre otros la depreciacin, las
remuneraciones del personal administrativo, los gastos financieros.
En SAP tambin se pude parametrizar otra clasificacin de costos y

depender del tipo de empresa y modelo de negocios que se dese, en este
esquema existirn costos que valorizan el producto y costos que se registran
directamente al Estado de Resultados, en el rubro Gastos de Administracin
El enfoque de la contabilidad de costos esta orientado a la clasificacin de los

registros contables y a la adecuada ubicacin de los gastos a objeto de
determinar lo que cuesta producir, o el costo de los servicios prestados, las
ERP y SAP R/3
129
variaciones de inventario y su valorizacin, por ende, el precio a que pueden

ser vendidos de acuerdo al margen de utilidad que se espera.
Para la explicacin de los prrafos precedentes, lo iniciaremos con los flujos

contables en SAP, que mostramos en la siguiente lmina, que se inicia con
los registros segn corresponda a cada mdulo y se interrelacionan en
tiempo real
MODULOS DE SAP
MODULO
FICO
MODULO
PM
Registros
Contables
Ordenes de
Mantenimiento
MODULO
RH
Remuneraciones
Beneficios
Clases de
Costos
Cuentas
de mayor
MODULO
MM
Materiales
Servicios
MODULO
SD
Ventas
OBJETOS DE COSTOS
Centro de
Costos
Orden
PM
Orden de
Produccin
STOCK DE
MATERIALES
ERP y SAP R/3
Elemento
PEPS
Grafo
OBRAS EN
CURSO
130
Finalmente, cuando los stock de materiales se despachan para ventas, estos

se cargan en las cuentas de costos de ventas respectivas que se encuentran
en los datos maestros en SAP FICO
LOS INFORMES DE COSTOS

Se requieren mltiples mtricas y conocerlas en diferentes niveles, ya sea
Corporativo ,Negocio, Funcional, Por Actividad, o en cualquier nivel de la
cadena de valor
rbol de informe de costos en Controlling

Primer grupo
Segundo grupo
Fuente; Esta figura obtenida del Sistema SAP Codelco Norte, muestra el rbol de informes de
Controlling (Costos) como tambin el desglose de uno de ellos , como es Otros informes
En SAP se crean estructuras de centros de costos, ya sea en forma

Organizacional, por procesos o cualquier otro grupo de centro de costo que
se cree como dato maestro para
determinacin de responsabilidad y
respecto a la estructura de gastos se considera desde el mismo sap la
ERP y SAP R/3
131
agrupacin de clases de costos en elementos de costos y los elementos de

costos agrupados en GRACTIV
TOTAL GASTOS ACTIVIDAD
Los informes de Controlling reflejan gastos, clases de actividad y valores

estadsticos; contienen datos en tiempo real, planificaciones y desviaciones.
Teniendo presente que su estructura es similar, analizaremos solo algunos
de la figura anteriormente expuesta
PRIMER GRUPO: COMPARACIONES PLAN REAL
INFORME: S_ALR_87013611 - Centros coste: Real Plan Desviacin
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
CONTABILIDAD DE CENTRO DE COSTOS
>
SISTEMA INFO
>
INFORMES DE LA CONTABILIDAD CECO
>
COMPARACIONES PLAN REAL
>
CENTRO COSTO: REAL / PLAN / DESVIACION
Objetivos y alcances
Este informe contiene los datos reales, planificados y sus desviaciones de un
rea de centros de coste o de cada centro de coste. Adems de los costes,
tambin se visualizan el volumen contabilizado de las clases de actividad y
los valores estadsticos, esto se logra pagineando o avanzando a la ultima
pagina.
Haciendo clic dos veces, se puede pasar a los siguientes informes:
Centros de coste: Partida individual real
Centros de coste: Resumen de planificacin
Centros de coste: Partida individual plan
ERP y SAP R/3
Centros de coste: Desglose de perodo real/plan
Clases de actividad: Desglose
Clases de actividad: Desglose de perodo
Valores estadsticos: Desglose de perodo
Centros de coste: Desglose por interlocutor
Centros de coste: Desglose por operacin
rea: Real/Plan 2 monedas
Visualizacin de textos explicativos de planificacin
INFORME
132
S_ALR_87013612 - rea: Centros de coste
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
>
SISTEMA INFO
>
>
>
AREA: CENTROS DE COSTE
Este informe visualiza por centro de coste las contabilizaciones reales y plan
para un rea de centros de coste, neteando los cargos y abonos de cada
centro de costos, es decir, presenta la infra-sobrecobertura sin distinguir por
clases de costos y las totaliza en el mbito de rea.
Para las reas que no contabilizan abonos en sus transacciones, les permite
visualizar el monto de sus gastos por centro de costos sin identificacin del
elemento de gastos. Para un centro de costos individual, solo se visualiza la
infra-sobrecobertura
Haciendo clic, puede pasar a los siguientes informes:
ERP y SAP R/3
Centros de coste: Real/Plan/Desviacin
rea: Clases de coste
Centros de coste: Desglose por operacin
INFORME
133
S_ALR_87013613 - rea: Clases de coste
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
>
SISTEMA INFO
>
>
>
AREA: CLASES DE COSTE
Este informe visualiza las contabilizaciones reales y planificadas de un rea
por centro de coste y para una clase de coste, y las totaliza en el mbito de
grupos de clases de costos.
A todas las reas, les permite visualizar el monto de sus gastos, detallado por
centro de costos, con identificacin del elemento de gastos por clase de
costos.
Para un centro de costos individual, se visualiza el centro de costos asociado

a la clase de costos y totalizado por agrupacin de clases de costos
Haciendo clic, puede pasar a los siguientes informes:
ERP y SAP R/3
INFORME
S_ALR_87013614
134
Centros de coste: Perodo actual
acumulado
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
>
SISTEMA INFO
>
>
>
CENTROS DE COSTE: PERIODO ACTUAL / ACUMULADO
Este informe da una visin general de los datos reales y planificados para el
periodo especificado, (un mes determinado) e indica la disponibilidad de
recursos parta los meses restantes del ao; o sea, muestra el informe actual
y en el ao en curso, global por:
centro de coste
grupos de centros de coste
Adems de los costes, tambin se visualizan el volumen contabilizado de las

clases de actividad y los valores estadsticos, esto se logra pagineando o
avanzando a la ultima pagina
Este informe contiene los datos reales, planificados y sus desviaciones de un

grupo de centros de coste o de cada centro de coste.
ERP y SAP R/3
135
Haciendo clic puede pasar a los siguientes informes:
INFORME
SEGUNDO GRUPO:
CARACTERISTICAS ADICIONALES
S_ALR_87013615
interlocutor.
Centros
coste:
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
>
SISTEMA INFO
>
>
CENTRO COSTE: DESGLOSE P/ INTERLOC.
Desglose
por
Estos informes proporcionan una visin general de los datos reales y
planificados, identificando a los interlocutores de imputacin, (tanto en
los cargos como en los abonos para todos los objetos de costos: centro de
costo, orden, grafo, etc. ) por cada clase de coste, ya sea:
un centro de coste individual
un grupo de centros de coste
Haciendo clic puede pasar a los siguientes informes:
ERP y SAP R/3
INFORME
136
S_ALR_87013616 - CeCo: Desglose por operacin
>
FINANZAS
>
CONTROLLING
>
>
SISTEMA INFO
>
>
CENTRO COSTE: DESGLOSE POR OPERACION.
Este informe visualiza de forma desglosada los datos reales y plan segn las
diferentes operaciones de contabilizacin; con sumatorias por grupos de
elementos de costos, tanto para
rea de centros de coste, o
centro de coste
Junto a los costes se visualizan los volmenes de actividad contabilizados.

Puede pasar a los siguientes informes mediante la interfaces informe/
informe:
Finalmente estamos mostrando un informe resumido se puede sumar en

linea e ingresar hacia el imterior de un registro hasta llegar a su transaccin
de orige y al modulo donde se gener
ERP y SAP R/3
137
CAPITULO VI:
REPORTES DE ALTA GERENCIA
El desarrollo de este capitulo se crea desde la perspectiva que entrega SAP

como herramienta ERP, o sea, conformando un sistema integrado de
informacin para el control de la gestin y para poder estructurar planes y
cartas de navegacin futura en forma paulatina en este tiempo, pero que ya
tiene forma de un todo bastante integrado, estructurado y parametrizado.
La Funcionalidad de SAP, permite la compatibilidad de la informacin, en

este sentido, por ejemplo para efectos de informes, medicin y gestin, se
puede direccionar la informacin a otras plataformas como BW (Business
Warehouse) es un software de SAP que permite obtener datos desde
distintos
productos
computacionales,
procesarlos,
almacenarlos
presentarlos a los usuarios para que puedan hacer gestin, los datos
almacenados en BW quedan fuera del mbito transaccional de SAP, lo cual
presentamos en la siguiente grafica
SAP R3
MODULOS DE SAP
Generacin de Flujo de Efectivo

Estado de Resultado de Gestin
SIAG
CONTROLLING
CO CeBe
BW Business
Warehouse
Balances por Negocio y Procesos

Indicadores de Operacin
Mediciones de Eficiencia
Mediciones de Eficacia
Mediciones de Efectividad
Los informe de Alta Gerencia (SIAG),Consiste, fundamentalmente, en

visualizar a travs de un informe y que nos lleve a explorar todas las
posibilidades, todo el potencial de negocios que podemos obtener a partir de
nuestra base de recursos, de alianzas, de negocios y el norte que la empresa
se haya fijado.
Este permite mostrar todo lo que somos capaces de hacer con el recurso
humano, las instalaciones, equipos y plantas que se tiene operando a una
ERP y SAP R/3
138
determinada fecha y proyectando, el potencial de desarrollo y crecimiento de

la compaa.
Si bien SAP en cada uno de sus mdulos tiene informes para cada una de
las actividades que se generen, este capitulo se orienta a los informes que
requiere la alta gerencia para la toma de decisiones
6.1
EL EIS DE SAP
Su funcionalidad la encontramos en EC-EIS Executive Information System

(Sistema de informacin de alta direccin). Los sistemas de informacin para
ejecutivos, informan de los factores primordiales que la gestin de una
empresa necesita para poder tomar decisiones estratgicas, por ejemplo,
para un ejecutivo es relevante la variacin de inventario, no as lo operativo
que sera el detalle del mismo
Lo que hace entonces, es separar los ratios de gran valor informativo del
resto de datos operativos e introducirlos despus en el sistema de ratios EIS
el que puede configurarse de forma especifica para cada empresa. Los
diversos informes habitualmente ligados a los sistemas de transaccin se
diferencian del EIS de sap bsicamente en dos aspectos a saber;
normalmente se limitan al rea empresarial y contienen datos internos y
externos que no son propio de las operaciones
El EIS de SAP rene informacin de diversas reas de la empresa y de su

entorno, para representar una vista de conjunto de la empresa o de la
industria, generando as factores de resultados crticos en funcin de la vista
de rendimiento de la empresa
Todo lo indicado en los prrafos precedentes se puede generar mediante

informes para la toma de decisiones, mediante report para la alta gerencia,
ERP y SAP R/3
139
par esto solo se debe estructurar como datos maestros por una sola vez y
ejecutarlos cada vez que se requiera.
6.2
EVALUACION DE LAS ACTIVIDADES
La mxima en la creacin de informes en SAP, dice que el ejecutivo puede

considerar informes, grficos y textos predefinidos, como tambin crear
informes sencillos con medios sencillos para lo cual SAP cuenta con un pool
de columnas que se pueden ir seleccionando hasta crear el informe que se
desea.
Orden de las columnas seleccionadas
Botn para quitar columnas

Botn para agregar columnas
Fuente; Esta figura obtenida de un sistema instalado en una empresa de la Regin, tiene el
objetivo de mostrar las funcionalidades de los mdulos y los sub mdulos en las formas
comunes para creacin o generacin de informes en SAP.
6.3
NECESITAMOS MEDIR LA GESTION
La construccin de los indicadores para La medicin de la gestin global de

una institucin en SAP requiere del desarrollo de un conjunto armnico y
sistemtico de indicadores de gestin que abarquen, con un adecuado
conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de Economa,
o sea, el manejo adecuado de los recursos financieros, eficiencia, eficacia,
adaptabilidad y satisfaccin del cliente
ERP y SAP R/3
140
6.3.1 QU
INFORMACIN
SE
REQUIERE
PARA
EVALUAR
LA
GESTIN?
Este proceso tiene como objetivo la centralizacin de la informacin que ser

necesaria para la creacin del Convenio de Desempeo. Los Convenios de
Desempeo
se
elaboran
despliegan
internamente
para
toda
la
organizacin, generndose Convenios de Desempeo especficos desde las

Gerencias hasta el nivel de Unidades.
SAP
Proyectos
de
Desarrollo
Reuniones de
Trabajo
Minuta de
Reunin
reas
Corporacin
CD Ao
Anterior
Iniciativas
de reas
Acuerdos
Acuerdos y
Alianzas
Apoyo
Generacin
Convenio
Desempeo
Corporativo
PLANIFI
CACIN
Largo
Plazo
Metodologa
Implemen
tacin
Estrategic
a
Presupuesto y
Programa
Produccin
Informacin
Requerida
PRODUCCIN
Generacin
Convenio
Desempeo
Divisional
EVALUACION
La evaluacin del desempeo se inicia con conversaciones y acuerdos sobre

metas, objetivos, proyectos,
ERP y SAP R/3
Formulacin de la estrategia, modelos de
141
negocios y todo el flujo de informacin y gestin necesarios para el

cumplimiento de los objetivos
Adems de las definiciones estratgicas, la medicin de indicadores de

gestin est condicionada por la capacidad de la institucin de generar la
informacin necesaria y de elaborar los indicadores, con niveles adecuados
de calidad, certeza y confiabilidad.
Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de informacin que

ser necesario procesar para evaluar la gestin., por lo tanto lo primero que
se debe discernir es el nivel de toma de decisiones que utilizar el informe
En trminos generales se puede distinguir tres tipos de informacin relevante

a una medicin de gestin:
a)
Informacin Financiero-Contable: La medicin de la gestin
institucional en SAP, se estructura de tal modo que la informacin financiera

que se utiliza para evaluar la gestin se obtiene directamente del sistema
contable de la institucin, sin necesidad de realizar posteriores agregaciones
o desagregaciones de ella.
Un requisito bsico es que cada unidad, programa o lnea de actividad que se

pretenda evaluar tenga un rea de responsabilidad o un centro de costos y
un registro detallado en el sistema contable.
b)
Informacin operacional: Son los datos sobre las actividades de los
procesos productivos de las distintas unidades y programas de la institucin

o informacin relacionada a indicadores de eficiencia eficacia o productividad
(cantidad de productos, tiempo, clientes, prestaciones, etc.). Al igual que la
informacin contable, debera ser obtenida directamente de los sistemas de
informacin de la institucin.
c)
Informacin de resultados o adaptabilidad: Este tipo de informacin
es la ms relevante en la evaluacin de la gestin y requiere de la creacin y

operacin de nuevos sistemas de seguimiento y recopilacin, tales como
encuestas, mediciones en terreno, elaboracin de informes, etc.
ERP y SAP R/3
142
Fuente; Esta figura es una adaptacin del Sistema de Alta Gerencia (SIAG) basado en el sistema SAP
de Codelco Norte: Este men de informe permite medir la gestin de la corporacin y de sus negocios,
y con el grado de cumplimiento evaluar el desempeo.
ya que los ejecutivos no requieren de los grandes detalles ni transacciones,

puesto que sus objetivos estn orientados a ;
Crear valor y hacer crecer el valor actual neto
Formular una estrategia de negocios sobre la base de una ventaja

competitiva que se diferencie de la oferta de productos y servicios que
ofrecen los otros competidores que operan en la industria.
Analizar estados de resultados y tomar decisiones de gestin

financiera para crear valor a la organizacin.
Administrar las relaciones con clientes y proveedores sobre la base de

un concepto moderno y competitivo de la cadena de valor.
Liderar el equipo de colaboradores, de acuerdo con el perfil de cada

uno de ellos, para que potencien su aporte individual y colectivo a la
organizacin.
ERP y SAP R/3
143
Tomar decisiones concordantes con la filosofa y el marco tico de la

empresa, los acreedores, los empleados, los clientes y la sociedad en
general
6.4
NECESITAMOS EVALUAR EL DESEMPEO
La evaluacin cualitativa y cuantitativa del desempeo, conlleva el

compromiso de todos los involucrados en la generacin del servicio o
"producto" que ofrece su respectiva organizacin o unidad, y permite detectar
inconsistencias entre el quehacer de la institucin y sus objetivos prioritarios,
induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia
a la gestin profesional.
Evaluar la gestin es posible en cualquier contexto. En el contexto de SAP

implica desarrollar datos maestros ( en sap se controlan mediante valores
estadsticos) que ponderen adecuadamente los elementos cualitativos de la
gestin, capaces de asimilar la multiplicidad de objetivos y la heterogeneidad
de actividades que realizan las empresas y sus negocios.
La calidad de la gestin de una institucin, puede ser un factor invisible e

imponderable, en tanto no se desarrolle la capacidad de medir sus
resultados. Evaluar el desempeo de la gestin efectuada
implica medir
sistemticamente, sobre una base continua en el tiempo, los resultados

obtenidos por las principales unidades o departamentos de una institucin, y
comparar dichos resultados con lo deseado o planificado, a fin de elevar su
eficiencia y productividad.
El Desempeo de la Gestin de Recursos Humanos

El Valor que la Gestin de Recursos Humanos agrega a la empresa.
costo por contratacin
Tiempo de Contratacin
Rotacin
ERP y SAP R/3
144
Causas de Rotacin
Costo de Rotacin
Nivel de Disponibilidad
Nivel de Compromiso con el Trabajo
Nivel de Competencia
Nivel de Desempeo
Nivel de Satisfaccin
Efectividad de Reclutamiento.
Costo de Beneficios
Causas de Ausentismo
Costo de Capacitacin
Tiempo de Capacitacin
Eficacia de la Capacitacin
6.5
ADAPTABILIDAD DE LA INFORMACIN
6.5.1
BUSINESS WAREHOUSE (BW) es un software de sap, repositorio de

datos
que
permite
obtener
datos
desde
distintos
productos
computacionales, procesarlos, almacenarlos y presentarlos a los

usuarios para que puedan hacer gestin sobre estos, mediante
browser analizer que es una herramienta de informes de BW los
datos almacenados en bw quedan fuera del mbito transaccional de
SAP R/3,
ERP y SAP R/3
145
La lmina siguiente nos muestra la estructura de SAP BW
Fuente; SAP AG 2004
A6
SAP Business Information Warehouse Conference (Henkes) / 5.. Esta
estructura corresponde a la arquitectura estndar de SAP
Lo expuesto anteriormente nos permite efectuar un anlisis externo de la

informacin de SAP BW
como entorno analtico independiente, que
mostramos en la siguiente lmina
Accin
Accin
Anlisis
Anlisis
Transaccin
Transaccin
Ejecucin
Ejecucin
-----------------------------
Extraccin
Extraccin
OLTP
Transformacin
Transformacin
Fuentes externas
ERP y SAP R/3
OLAP
146
Fuente; SAP AG 2004
A6
SAP Business Information Warehouse Conference (Henkes) / 5.. Esta
estructura corresponde a la arquitectura estndar de SAP
OLTP : proceso de transacciones en lnea

OLAP: proceso analtico en lnea.
ODS: almacenamiento de datos operacionales extrados desde las fuentes.
BAPI: programas de interfaces
6.5.2 EXPORTACIN DE INFORMACIN
FORMAS
PARA
EXPORTAR
LOS DATOS
INFORMACION PARA EXPORTAR
La compatibilidad de la informacin SAP con Microsoft permite exportar los

datos desde el mximo de las transacciones o informes SAP donde otorga la
facilidad de una forma de exportarlos datos, a planillas Excel, Word, html,
etc.,
, con un fichero de salida que corresponde a la direccin del
computador personal
ERP y SAP R/3
147
CAPITULO VII: CONCLUSIONES

La efectiva problemtica de proyectar el futuro en vez de padecerlo es la
lgica inquietud de los administradores o gerentes, tener los sistemas de
informacin apropiados con informacin oportuna y efectuar una planeacin
acertada es el deseo de cada administrador para minimizar estos impactos
futuros.
Los problemas empresariales
de mantenerse a la vanguardia e innovacin
para tener xito en los mercados en los que se desarrollan y poder estar al
nivel de las empresas de clase mundial en cualquier parte del mundo,
necesariamente necesitan de una Administracin estratgica con sus etapas
de
Formulacin,
Implementacin
evaluacin,
manteniendo
una
retroalimentacin oportuna de sus operaciones
Para lograr el objetivo de implementar un plan estratgico se hace necesaria

la aplicacin de conceptos bsicos asociados con la estrategia corporativa,
unidades de negocios, actividades operativas Y administrativas, donde
adems se propone una metodologa general que puede adaptarse
razonablemente bien a una gran variedad de condiciones de negocios.
El sistema SAP provee informacin oportuna y en lnea de tal forma que

cambia esta problemtica a saber puesto que en lugar de considerar a la
empresa como una cantidad de departamentos la considera como un sistema
Esta es una nueva herramienta
cuya caracterstica principal
es la
informacin en lnea y la Integracin, significa que la informacin se comparte

entre todos los mdulos, sub mdulos como entre todas las reas de SAP
que la necesiten y que pueden tener acceso a ella.
SAP R/3 apoya y simplifica todos los procesos empresariales, de Gestin, de

Costos y todos aquellos propios de una empresa, sus puntos centrales lo
constituyen las funciones de produccin, Logstica, Finanzas como la gestin
de Recurso Humano.
Al incorporar SAP, una herramienta lder en el mercado empresarial,

nace la necesidad de considerar nuevas perspectivas de desarrollo
ERP y SAP R/3
148
profesional en el campo de la Ingeniera en Control de Gestin, porque

en SAP se incorporan permanentemente las mejores prcticas de
trabajo a travs de
un proceso de retroalimentacin entre las
necesidades de los usuarios de las distintas empresas, nuevos

conceptos de negocios y nuevas tecnologas, esto crea un valor
agregado a
estos profesionales que velan por la gestin de las
empresas, adems, permite al profesional identificar y canalizar las

mejores prcticas en los procesos de negocios.
Los ERP, lejos de ser un concepto interesante, es un requerimiento bsico
para toda empresa moderna, hoy en da; estamos inserto en una
globalizacin donde el mercado se hace ms competitivo y extenso, las
fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las empresas
se ven forzadas a especializarse para incrementar su portafolio de servicios
y productos.
Para contar con informacin confiable, ntegra y oportuna es imprescindible
integrar los distintos sistemas que se utilizan en la organizacin, alcanzando
de esta forma una debida coordinacin, comunicacin y colaboracin entre
los elementos que constituyen sus procesos de negocios.
El empleo de soluciones integradas, tipo ERP, es una alternativa que para

muchas organizaciones resulta
inalcanzable dado
sus altos costos
financieros y operativos, asociados principalmente a su adquisicin y puesta

en marcha. Ms an, aplicaciones especficas muy particulares pueden ser
difciles de migrar.
Por otro lado, la integracin de las aplicaciones existentes, requiere de una

cuidadosa adaptacin y coordinacin de stas a fin de generar una dinmica
sistmica y coherente. Los resultados observados permiten afirmar que la
solucin propuesta es una buena opcin para la integracin de aplicaciones
pues permite mejorar la eficiencia y eficacia de la organizacin, logrando
reducciones importantes de tiempos en sus procesos.
Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser

cada vez ms competitivas. Para ser competitiva es necesario que una
compaa tenga optimizado e integrado sus flujos internos de informacin y
ERP y SAP R/3
149
sus relaciones comerciales externas, y as conseguir objetivos bsicos como

son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la
reduccin de costos.
Es por esta razn que se busca poseer un sistema que cubra todas las
necesidades del negocio, desde el control de las operaciones financieras y
generacin de reportes, manejo de relaciones y ventas con los clientes,
planificacin a largo plazo de los requerimientos en la capacidad de
produccin, y programacin a corto plazo de la produccin, administracin de
la cadena de suministros, hasta el manejo de inventario y control de costos.
Obviamente, las estrategias sobre direccin y desarrollo de los sistemas de

gestin se constituyen como el factor ms importante que permitir
coadyuvar al logro de los objetivos empresariales y al desarrollo del personal.
Dentro de este campo, existen complejos procesos que intervienen, tales

como la capacitacin, las remuneraciones, las condiciones de trabajo, las
relaciones humanas y la motivacin. En dicho contexto, implantacin de un
sistema de gestin ERP, que constituye un nuevo enfoque de la gestin
administrativa, se constituye en un medio importante para apuntalar el
desarrollo personal de los trabajadores y, por ende, mejorar la productividad
en las empresas de todo tipo.
Tradicionalmente, las empresas nacionales, tenan que enfrentarse al

permanente problema de la grave inconsistencia informativa entre sus
afiliadas y la dificultad de consolidacin, tanto de sus operaciones como de
sus cuentas para el conjunto de empresas y filiales.
La solucin provisional era la utilizacin de software diferente en cada pas y

desarrollar otro software de consolidacin hecho a la medida que requera
tremendos esfuerzos de actualizacin y que no daba nunca resultados
eficaces, al tener que integrar los datos de diferentes programas sin similitud
intrnseca. Era por tanto casi imposible obtener la deseada homogeneizacin.
Esta situacin experiment un cambio hace ahora algunos aos cuando la

empresa alemana SAP, ofreci un sistema de software empresarial en forma
de piezas sin terminar, que podan agruparse de diferentes maneras
mediante tablas de conexin y que, aunque con un alto grado de esfuerzo de
ERP y SAP R/3
150
ajuste, podan combinarse y formar un sistema vlido para adaptarse a las

necesidades de un pas determinado, (ajustndose a las leyes, costumbres
operativas e idioma de dicho pas), y volviendo a combinar las piezas con
otro acabado y otras tablas de conexin, se poda conseguir un sistema
tambin vlido para otro pas.
Esto era justamente lo que estaban necesitando las grandes corporaciones

multinacionales para desterrar la heterogeneidad de los sistemas instalados
en los distintos pases y disponer de un sistema que permitiese tener en cada
afiliada de cada pas, un software que an siendo diferente del de las otras
afiliadas, quedase integrado en un nico sistema en cuanto a la informacin y
al trfico de bienes y servicios dentro de la logstica de la empresa
multinacional.
Pareca que esta iba a ser la solucin. Pero quedaba sin resolver el problema
de la implantacin y puesta en marcha de estos sistemas que requeran
personal experto en el uso de los procedimientos de adaptacin a las
necesidades de la empresa y los condicionantes de cada pas de actuacin.
Nace la oportunidad de capacitacin y especializacin
DEFINICIONES CONCEPTUALES.
Indicadores; Son instrumentos de medicin de las variables asociadas a las
metas. Al igual que estas ltimas, pueden ser cuantitativos o cualitativos. En
este ltimo caso pueden ser expresados en trminos de "logrado", "no
logrado" , porcentaje o sobre la base de alguna otra escala cualitativa.
ERP y SAP R/3
151
Indicadores de Gestin: Son un subconjunto de los anteriores y se refieren

a mediciones relacionadas con el modo en que los servicios o productos son
generados por la institucin.
Valor del Indicador: Es el resultado de la medicin del indicador y constituye

un valor de comparacin referido a su meta asociada. Por ejemplo, la
relacin entre el costo de la administracin y el costo de los programas puede
ser un 25%. Si hemos fijado previamente una meta de 15%, estaremos en
presencia de un mal resultado, en cambio si la meta era de 30%, esto
indicar un buen resultado.
Indicador: Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente
la evolucin de un proceso o una actividad.
Indicador Clave: Son las relaciones que existen entre elementos medibles
de un sistema, que describen sus caractersticas de operacin ms
importantes o crticas.
Indicador de efectividad: Mide el grado en que el sistema contribuye al

logro de los fines para los cuales fue diseado.
Indicador de Eficiencia: Es la cifra resultante de la relacin entre un buen

servicio y su costo. Tambin puede ser sinnimo de productividad.
Generalmente se emplea para describir la relacin de los resultados
obtenidos y la utilizacin de los recursos disponibles.
Indicador de Gestin: Instrumento que permite medir el cumplimiento de los

objetivos institucionales y vincular los resultados con la satisfaccin de las
demandas sociales en el mbito de las atribuciones de las dependencias y
entidades del Gobierno Federal. Los indicadores de gestin tambin
posibilitan evaluar el costo de los servicios pblicos y la produccin de
bienes, su calidad, pertinencia y efectos sociales; y verificar que los recursos
pblicos se utilicen con honestidad, eficacia y eficiencia. Dentro de los
principales indicadores de gestin se pueden citar los siguientes:
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados lgicamente

que transforman elementos de entrada a los cuales se les agrega valor, en
ERP y SAP R/3
152
elementos de salida para ser proporcionados a un receptor. (Los recursos

pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y
mtodos).
Proceso Clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa

en los objetivos estratgicos y son crticos para el xito del negocio.
Proceso de Control.- Las polticas, procedimientos y actividades, los cuales

forman parte de un enfoque de control, diseados para asegurar que los
riesgos estn contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el
proceso de evaluacin de riesgos.
Proceso de Soporte: Los procesos que dan soporte a uno o ms procesos,

generalmente
travs
de
salidas
indirectas.
(Recursos
Humanos,
Tecnologa, suministros).
Proceso Generador de Bienes: Los procesos que crean y administran

bienes de infraestructura que son utilizados por los procesos que agregan
valor.
Programa:
Conjunto
de
metas,
polticas,
procedimientos,
reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros

elementos necesarios para ejecutar un determinado curso de accin,
normalmente respaldado por capital y presupuestos de operacin.
Eficacia: Consecucin de objetivos: logro de los efectos deseados.
Eficiencia: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de

objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas.
Equipo:
Grupo
de
personas
con
comprometidas con un propsito comn
habilidades
y una serie de metas de
desempeo, de los que son mutuamente responsables.
ERP y SAP R/3
complementarias
153
Estrategia: Principios y rutas fundamentales que orientarn el proceso

administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una
estrategia muestra cmo una institucin pretende llegar a esos objetivos. Se
pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazo
segn el horizonte temporal.
tica: Sistema de principios o valores morales que se relacionan con el juicio

moral, el deber y la obligacin; disciplina que trata del bien y del mal, de lo
correcto o incorrecto.
Evaluacin.- Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de

eficacia y de eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados
a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinacin de las
desviaciones y la adopcin de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.
Ciudadana Corporativa: hace referencia a la manera en que la empresa

integra
valores
sociales
bsicos
con
sus
prcticas
comerciales,
operaciones y polticas cotidianas. se basa en el reconocimiento de que las

empresas tienen derechos y responsabilidades que van mas all de la
maximizacin de las ganancias en el corto plazo.
Desarrollo Sustentable: El desarrollo sustentable fue adoptado por la ONU

en 1987, gracias a los trabajos producidos por la comisin Brundtland.
Desarrollo Sustentable es aquel que no pone en riesgo las necesidades de
las generaciones futuras por satisfacer las del presente.
Sostenibilidad / Sustentabilidad: Es la actividad econmica que satisface

las necesidades de la generacin presente sin afectar a la capacidad de las
generaciones futuras de satisfacer sus propias necesidades.
Reporte o Balance Social /Reporte de Sustentabilidad: es complementario

al balance financiero y es una memoria que la empresa publica anualmente
dando cuenta de los proyectos, beneficios y acciones sociales dirigidas a los
empleados, inversionistas, analistas de mercado, accionistas y a la
comunidad. Es tambin un instrumento estratgico para avalar y difundir y
multiplicar el ejercicio de la responsabilidad social corporativa.
ERP y SAP R/3
154
Responsabilidad Social Empresarial o Corporativa: La RSE es una nueva

visin de los negocios que integra armnicamente el respeto por los valores
ticos, las personas, la comunidad y el medio ambiente.
Stakeholders: Este trmino engloba a todas aquellas terceras partes, ya

sean personas fsicas, jurdicas o colectivos que se ven afectados de forma
directa
indirecta
por
las
actividades
de
una
empresa,
sus
productos o servicios (clientes, accionistas, empleados, proveedores,

sociedad, entre otros)
Coadyuvar: Que contribuye a la consecucin del objetivo
Entrepreneur: (Emprendedor / Enterprising o Entrepreneur): , es una

palabra proveniente del francs. Uno de los significados de esta palabra es
"persona que dirige una empresa y pone a trabajar diversos factores de
produccin con vistas a producir bienes o brindar servicios". Los franceses
dan tambin a esta palabra la idea de "patrn".
Perfiles y Layout: El perfil de planificacin, corresponde al conjunto de

campos a utilizar segn el elemento de costos a planificar (costos primarios,
costos secundarios y produccin de actividades mediante las tarifas), o sea,
corresponde a la pantalla a utilizar en la planificacin.
:
BIBLIOGRAFA
Experiencia prctica; Know How, de Hilario Ramrez Gonzlez, Contador
Publico, Auditor y egresado de Ingeniera en Control de Gestin, UNAP.
Corresponde a la transferencia de conocimientos, experiencias o ensear a
otro como se hacen las cosas, tambin se le denomina el saber hacer o
experiencia practica; No esta legislado, ni publicado y es en esencia una
transferencia de tecnologa o gestin de conocimientos tcnicos no
patentados.
ERP y SAP R/3
155
Mario Ramos Maldonado, Profesor Asociado

La integracin de la produccin o enfoque holstico de la empresa: de Taylor
al SAP/R3. Revista Maderas: Ciencia y Tecnologa,
Ingeniero Civil Mecnico, Universidad Tcnica Federico Santa Mara, Chile.
Magster (DEA) en Produccin, Universidad Henri Poincar Nancy I, Francia.
Doctor en Automatizacin de la Produccin, U. Henri Poincar Nancy I,
Francia
(Libro Proyecto Swing Tecnologa al servicio de la Gestin editado por
Codelco-Chile, ao 1997.)
ERP y SAP R/3

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"ERP Y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL"

QU SON LOS ERP?

ERP HERRAMIENTA DE GETIN

CREACIN DE VALOR EMPRESARIAL

MEDICIN EN LA CREACIN DE VALOR

PILARES PARA LA CREACIN DE VALOR

CAPITULO II: DESCRIPCIN DE SAP R/3

Manejo del Sistema SAP R/3

Control Interno del Sistema

Help, Ayuda del Sistema

Tutorial y Utilizacin de SAP

MDULOS DE SAP R/3

Funcionalidad de los Mdulos

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

CAPITULO IV: MODELO DE NEGOCIO EN SAP R/3

Negocio Principal o Corporativo

Nivel 2 Negocio Inter proceso

Nivel 3 Negocio Interno del proceso

PRESUPUESTO Y COSTOS EN SAP R/3

Presupuesto de los Recursos

REPORTES DE ALTA GERENCIA

Evaluacin de las Actividades

Necesitamos Medir la Gestin

Necesitamos evaluar el Desempeo

CAPITULO VII: CONCLUSIONES

ERP y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

Con el transcurso del tiempo la proliferacin de aplicaciones y el aumento de

Algunos analistas se plantearon en las ltimas dcadas, que en el modelo de

chilenas, no exista una

armonizacin en el mbito de la gestin y el desarrollo tecnolgico, por lo

Las empresas, necesitan el apoyo tecnolgico para poder administrar

La Planeacin De Los Recursos Empresariales (ERP Enterprise Resource

ERP y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

asociados de negocio; ciclos de

implantacin de productos y servicios acelerados para obtener ventajas en la

Como herramienta ERP, encontramos El sistema SAP R/3

viene de Systems, Applications, Products in Data Processing) que es un

Aquellas organizaciones que ha implementado este sistema, han logrado,

Adems de estas soluciones estndares, el ambiente de desarrollo de SAP y

ERP y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

Es indudable que el entorno y los mercados cambian constantemente, los

Tambin respecto al precio, sus especificaciones y modo de adquirir los

Con un paquete integrado de aplicaciones de ERP, se puede ejecutar una

QU SON LOS ERP?

Ms que programas de Computadoras u ordenadores, son sistemas de

ERP y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

departamentos y funciones de una empresa, tales como contabilidad

Gato final Real

La caracterstica fundamental de estos programas es su potencia y

Definicin Conceptual: Los ERP con su significado en espaol de

ERP y SAP R/3

UNA VISIN CONCEPTUAL

Preparado por Hilario Ramrez Gonzlez

ERP HERRAMIENTA DE GESTIN