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Técnicas de Archivación
documentales
de archivo
Ordenacin y clasificacin
de los documentos
de archivo
Tcnicas
documentales
de archivo
Ordenacin y clasificacin
de los documentos
de archivo
Tcnicas
documentales
de archivo
Ordenacin y clasificacin
de los documentos
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DIAGRAMAS .............................................................................
Propsito de los diagramas ..............................................
Flujogramas .................................................................
Organigramas ..............................................................
Estructura orgnica .........................................................
Comunicacin ...............................................................
Anlisis ........................................................................
Limitaciones ....................................................................
Modelos de organigramas .................................................
Principales formas de organigrama .................................
Diagramacin ...............................................................
Codificacin de los cargos del diagrama ...........................
Tipos de diagrama de estructura .....................................
Relevamiento de la informacin .......................................
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NOCIONES GENERALES
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cultura intelectual en desarrollo; que permite conceptuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que
al ser registrados en un documento, cobran valor legal y
de requisito para demostrar ante herederos y comerciantes, la acreditacin de la propiedad como tal. Son los
aspectos que determinan el estado jurdico, la organizacin del gobierno que hace prevalecer ese estado de derecho.
Lo evidente es que en la antigedad existieron depsitos documentales, con un nombre u otro, y se modificaron los soportes documentales acorde con el desarrollo tecnolgico del momento.
La aparicin y desarrollo de la escritura originan la
necesidad de un depsito con propsitos especficos: reunir, ordenar, conservar y recuperar la informacin celosamente guardada. Paralelamente con el desarrollo
de la escritura, se conforman varias clases de documentos, que contribuyen al conocimiento diplomtico, y permiten posteriormente la aparicin de la Paleografa.
Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fehacientemente los documentos librarios y se diferencian
de documentos administrativos por la finalidad de su
creacin y su esencia. Los documentos librarios encierran pensamientos, por decirlo as, mientras que los administrativos eran fruto de una accin o decisin.
Los descubrimientos continuos realizados por la Arqueologa contribuyen aportando datos de inters sobre
esta rama del saber. Es as que en las excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se
descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuando no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba
la existencia de cantidades documentarias, generalmente ubicadas en los palacios reales o en los templos, estos ltimos son considerados como los repositorios ms
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antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdotes sobre asuntos oficiales y sobre la administracin de
los bienes pertenecientes al templo, lgicamente que
existieron documentos sobre asuntos seculares.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey
conservaban los diplomas, leyes y dems textos, escritos
unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, papiro, y ms tarde en pergamino y papel. Es decir, efectuamos una clasificacin de los soportes documentales
en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza
intrnseca del soporte.
Los archivos constituyen, definitivamente, el depsito natural donde se conservan primero y luego son consultadas, todas las series de escritos llamados de accin, acto, hecho, actuacin; o de decisin, resolucin,
determinacin.
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Se modifica enormemente el inters por los documentos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un
amplio desarrollo de las tcnicas documentales. Esto nos
lleva a la conclusin de que todo archivo debe estar preparado para el servicio de investigacin, y no slo en la
consulta eventual de documentos administrativos, sino
para facilitar informacin continua que permita adquirir un mayor conocimiento en el campo cientfico o, como
en el caso de las actuaciones administrativas, tomar decisiones acertadas. Esto compromete a quienes hasta ahora, en forma idnea, se hicieron cargo de los archivos; se
establece entonces que la funcin bsica de todo archivero es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a
esta conclusin, se ha desarrollado una serie de experiencias hasta conformar el conocimiento actual, que es
slo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba
slo por los medios descriptivos. La ordenacin y clasificacin es un proceso aplicado muy recientemente.
Las necesidades de informacin adecuada en la toma
de decisiones permiten aplicar un conjunto de tcnicas
que, aglomeradas bajo una misma direccin, conforman
un saber, an naciente, pero que desarrolla en la medida en que la sociedad demanda un mayor conocimiento
social. La Archivologa surge necesariamente.
El conocimiento sobre los archivos tiene modificaciones continuas; se habla de archivos pblicos, privados
eclesisticos, de archivos administrativos, econmicos e
histricos. Clasificamos a los archivos por sus fines concretos, por los soportes que contienen o por el aspecto
legal que los sustentan. El papel de los archivos desorganizados no favorece la perduracin de los documentos, ni permite una adecuada seleccin documental. La
ordenacin documental de los archivos se convierte en
una tcnica que adecua el control para el archivero.
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Documentos privados
El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en
confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que
est reservado a una sola persona o a un pequeo grupo
de personas, por oposicin a pblico. Como acto particular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de
la economa, se considera un sector privado al sector de
la economa de un pas generado por las empresas, las
economas domsticas e instituciones privadas con fines
de lucro. El criterio que separa al sector pblico y al privado de la economa es la naturaleza de las decisiones
econmicas. Es decir, se considera que pertenecen al sector pblico las instituciones cuyas decisiones son adoptadas por una autoridad centralizada y al sector privado
aquellas cuyas decisiones estn condicionadas por el
mercado. Por un lado existen empresas de titularidad
pblica que se rigen por el mercado (sus decisiones se
adoptan a partir de la lgica del mercado) y otras empresas de titularidad pblica combinan en su gestin las
decisiones de carcter pblico con aquellas que emanan
de la lgica del mercado.
El documento privado, entonces, es el producido por
entidades privadas y particulares. Tambin se interpreta como el redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervencin de notario o funcionario pblico que le d fe o autoridad.
Documentos pblicos
El adjetivo pblico es bastante ambiguo en sus significados, pero en trminos generales nos dice perteneciente o relativo a toda la comunidad, por oposicin a
privado. Desde el punto de vista econmico y poltico,
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se habla del sector pblico, como el conjunto de actividades econmicas en las que el Estado participa o ejerce
un control directo de la gestin.
El documento pblico es entonces el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por
notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario
pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que se
producen.5 Documento producido por entidades pblicas o estatales.
Documentos administrativos
Los provenientes de la autoridad administrativa o
los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la
administracin pblica. El de carcter privado, desde
que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ndole administrativa. El relacionado con la administracin, gestin econmica y organizacin de los asuntos
privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pblicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como
admisible y eficaz titulacin.6
La enorme variedad de los documentos administrativos nos llevan aun a una nueva clasificacin, que podemos resumir sin agotar el tema.
El trmino administracin implica la accin y efecto
de administrar. Esta accin se interpreta como un conjunto de actos de gestin y disposicin ejecutados sobre
un patrimonio.
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa Hispanoamericana. Teoras y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC,
Direccin General de Publicidad, Crdoba. 1 parte, 3 reimpresin, 1979,
p. 42.
6
Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.
5
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Documentos administrativos pblicos: se sustentan en la gestin de los intereses pblicos, realizada por
los organismos competentes y el conjunto de organismos
encargados de cumplir esta funcin.
Documentos administrativos eclesisticos: son
los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que comprende una dimensin espiritual, referente a las jerarquas, jurisdiccin, etc., y una dimensin temporal, referida a la gestin de bienes y servicios.
Documentos administrativos militares: parten de
la administracin pblica del Estado que se ocupa de gestionar todos los asuntos militares.
Documentos administrativos diocesanos: derivados de una dicesis, que tiene a su cargo la recaudacin de los ingresos o de las rentas de una dicesis y su
empleo en los gastos de la misma.
Documentos administrativos centrales: derivados de la administracin central, o el conjunto de rganos superiores de la administracin pblica.
Documentos administrativos autnomos: provenientes de la administracin autnoma, constituida por
los rganos administrativos de las distintas comunidades autnomas que componen el Estado y la administracin local. Sector de la administracin pblica integrado
por los entes menores de carcter territorial, como son
las provincias, los municipios, etc.
Documentos judiciales
Por el adjetivo judicial se entiende todo lo perteneciente o relativo al juicio, a la administracin de justicia
o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar.
Por lo tanto, los documentos se refieren a Cualquiera
de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju21
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Documentos heurstico-histricos
Escritos, con existencia propia e independiente,
mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurdicos, con arreglo a formas determinadas que cambian
segn la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de
tal manera que estos testimonios escritos resultan idneos para el cumplimiento de fines jurdicos.9
Desde el punto de vista documentalista, tenemos la
definicin del FID citada anteriormente. Amat Noguera
lo considera: Todo conocimiento fijado materialmente
sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para
transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de
los hechos.10
Para Couture de Troismonts es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simultneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio.11
En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no slo para la Archivologa, sino para las Ciencias
de la Documentacin. Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contienen
tres elementos:
Un elemento de carcter probatorio.
Un elemento tangible, soporte.
Un elemento informativo.
que nos dan un concepto aproximado del documento.
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa, op. cit., p. 19.
Ibdem.
11
Roberto Couture de Troismonts: Manual de tcnicas en documentacin, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.
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DOCUMENTO
(docere)
(Emilia Currs)
Su forma
dato
evidente
Su contenido
dato latente
FID
Cualquier
soporte
de cualquier
ndole
que contiene
informacion
de inters
para una
determinada
materia.
Objeto fsico
Carcter probatorio
Finalidad informativa
Proyeccin histrica
Clasificar
Inventariar
Catalogar
Informatizar
Multi-media
Objeto fsico
Su forma - Dato evidente
Finalidad informativa - Su
contenido - Dato latente
Carcter probatorio
Proyeccin histrica - Mundo
exterior
Cuadro 1. Documento.
25
Documentos autnticos
Se clasifican en cuatro grupos principales:
1) Documento autntico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los
obispos de las respectivas dicesis.
2) Documentos autnticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalizacin de acuerdo a convenios entre pases o de acuerdo con el derecho internacional.
3) Documentos autnticos no redactados en castellano: que debern ser traducidos por funcionarios
autorizados.
4) Documentos autnticos por s mismos: que no
necesitan requisitos y autentificacin ni legislacin alguna.
Documentos ejecutivos
Es el instrumento, ttulo o pieza documental que conlleva ejecucin que se presenta para efectividad de la
obligacin que contenga en su texto.
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DOCUMENTO (fenmeno)
Sentido Administrativo
Sentido Histrico
Certifica:
Testimonia:
Acciones
Historia
Funciones
Educacin
Actividades
Investigacin
Tareas
Usuario
Anlisis
Tratamiento
informtico
Tratamiento
Multimedia
Informacin
Relativa ----- Perpetua
ARCHIVALA
En varias oportunidades nos referimos a este trmino utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado
Manual de Archivologa. El contenido esencial ineludible, de los archivos como secciones o instituciones, es la
Archivala, que muchos tratadistas identifican con el
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INCORPORACIN DE CONOCIMIENTOS
LOS PRINCIPIOS
ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al
margen de toda actividad administrativa, esperando slo
los documentos que han de llegar para su resguardo y
conservacin. Anna Szlejcher comenta que El archivero
empieza a actuar desde el momento de la creacin de
papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su accin,
por consiguiente, deber preocuparse de las condiciones
en que llegarn al archivo los documentos, as como de
aquellas condiciones en que se efectuar el trnsito de
los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histrica. Sera deseable, por ello, la instauracin de reglas
o procedimientos para asegurar la participacin del archivo desde la elaboracin de los legajos de documentos
hasta el momento de su archivo.17
El problema receptar la documentacin no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci17
p. 4.
mientos que permiten una adecuada recepcin documental. Vicenta Corts Alonso distingue dos aspectos en la
recepcin: uno activo y uno pasivo. Recepcin activa, es
decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El
principio de esta actividad debe tender a la participacin en el proceso mismo de la produccin documental,
a fin de que el nacimiento y trmite, la normalizacin de
la tipologa documental, la normativa sobre la vigencia
de los documentos y la programacin de los expurgos,
as como la recogida de los fondos, se haga de una manera sistemtica y peridica. Estas actuaciones previas,
por su carcter especfico y tcnico, son de exclusiva competencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar
en ntimo contacto con los administradores productores de la documentacin por un lado, y con los consultantes clientes de esa documentacin por otro, para
solucionar los difciles problemas de la perdurabilidad
de los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes.18
La recepcin entonces no se limita a un simple esperar a que la documentacin llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar
compenetrado en las necesidades de servicio que requiere una administracin en cuanto a la documentacin se
refiere. Asimismo debe participar en los procesos de
creacin documental, en su tipologa, evitando inclusive
la duplicidad de documentos que contengan igual informacin.
La recepcin pasiva se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trmites.
Vicenta Corts Alonzo: Archivos: funcin y exigencias, en Revista del Archivo General de la Nacin, vol. 6, ao VI, Buenos Aires, 1977,
p. 9.
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dicamente libros o fotos. La clasificacin es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de
tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en
la tienda del mercado o cuando observamos pasar los
transentes, repartimos instintivamente estos objetos
en distintas categoras que corresponden a nuestra clasificacin personal. Sin embardo, no sentimos la necesidad de recurrir a un lenguaje de clasificacin.19
Desde el punto de vista archivstico, hablar de ordenacin, clasificacin, es dirigirnos directamente al establecimiento de los principios archivsticos.
Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que
se interesaron en los sistemas modernos de archivos holandeses, por lo cual se ocup de los principios que regiran el orden de los documentos en los archivos, considerando que la ordenacin cronolgica o numrica fue
abandonada, para realizar un sistema de archivos por
materia, imitando una prctica alemana establecida.20
As mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que slo
haba dos principios de ordenacin, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las dems formas
de ordenamiento son variaciones.
Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg llegan a otra conclusin en Nederlandse archieftarminologie (Terminologa archivstica holandesa).21
Los holandeses le atribuyeron un significado limitado al trmino procedencia. S. Muller define a este trmino en 1908 como: El principio de procedencia (herkomstbeginsel) es el mtodo de ordenamiento de archi19
Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificacin.
Concepcin, construccin y utilizacin en los sistemas documentales, Madrid, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1993, p. 19.
20
Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para
el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.
21
Ibdem.
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Las series estn integradas por otras unidades menores: los tipos documentales, entendiendo como tales
no slo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto estn unidas al conjunto, como sucede con el expediente.
Sobre el trmino coleccin es necesario precisar que
en algunos textos, en lengua espaola, y en algunas traducciones, la palabra coleccin es usada impropiamente,
al emplearse como sinnimo de fondo archivstico.
Se trata de una acepcin del trmino, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: Yo
querra que la palabra coleccin fuese prohibida en el
vocabulario archivstico, solamente para establecer este
importante hecho; es decir que los archivos no son coleccionados.23 Y Antonia Heredia precisa: La idea
de coleccin es ajena al archivo.24-25
Las colecciones de documentos se consideran de todos modos, como agrupaciones artificiales de papeles
(hablamos de archivos) que deben su formacin a causas
distintas a la actividad administrativa de una entidad o
Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture
for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of
Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Gloucester, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio
Lodolini: El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y
la ordenacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Administracin de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968,
ao I, N I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
24
Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:
El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y la ordenacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Administracin
de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, ao I, N
I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
25
Elio Lodolini: El problema fundamental..., op. cit.
23
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Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuencias, podramos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin
mencionan superficialmente la divisin de grupos en los
archivos (respect des fonds), pero s encontraremos una
nocin definida como el principio de destino, sealando
que es su destino y no el contenido sustantivo del documento, lo que determina el lugar que se le asigna en el
grupo de archivo. Se define entonces as: El principio
de destino es el principio por el cual todo documento
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin
de acuerdo con su naturaleza.
Para comprenderlos mejor, los holandeses establecen para diferenciar que el principio de destino constituye una operacin activa, dedicado a documentos particulares; en trminos estrictos, compondran una coleccin, o produccin personal de documentos que por razones histricas, pueden ser conservados en los archivos. Mientras que el principio de procedencia es slo una
derivacin o cualidad pasiva que se ocupa de todos los
documentos producidos por una entidad productora.
Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original
de la entidad productora, se convierte en un requisito
para la aplicacin del principio de procedencia.
Pero, para mejorar nuestra visin o confusin, depende del ngulo visor del archivero, se menciona tambin en la Terminologa archivstica holandesa el principio de estructura archivstica (structuurbeginsel): El
principio de la estructura archivstica es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura tericamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este
grupo de archivos. Generalmente el principio de procedencia se entiende por este principio.
38
Para estos principios obtenidos hasta ahora, siempre existe la condicin de restaurar el orden original,
dado que por tendencia natural, los documentos llegan
al archivo por partidas, porque molestan en alguna oficina, porque no hay ms espacio, lo que implica desorden; hay que ordenar.
La condicin de restaurar o restablecer el orden interno impuesto por la entidad productora se denomina
principio de restitucin (restauratiebaginsel): es el
principio por el cual, cuando se reordena un grupo de
archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que
ya exista en ese grupo; despus pueden introducirse
las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden. Este principio genera interpretaciones confusas que nos llevan a pensar en el principio
de pertenencia y en el principio de la estructura administrativa, citado en los Principios de la tecnologa archivstica alemana, (Grundzge einer deutschen archivteminologie) y descrito como Regulierendes registraturprinzip (Principio regulador de archivo).27
En el sentido anteriormente sealado consideramos
la clasificacin como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categora a todos los documentos cuyos caracteres, datos, informacin contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de informacin en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos estn clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institucin.
La ordenacin y la clasificacin en el archivo y en la
Archivologa son prcticas fundamentales y tienen ca27
39
40
cin de un ser, apropiada a su condicin natural o destinada por el hombre, es la accin y ejercicio natural de
un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, las funciones estn
enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamento interno o manual de funciones que cubre la gama de
acciones y que el archivero est en la obligacin de conocer.
A cada funcin le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustantivas y facilitativas.
Actividades sustantivas: son las actividades de fundamento, las labores tcnicas o profesionales propias de
determinados organismos, estas actividades son especficas y relacionadas con las funciones institucionales.
Actividades facilitativas: son las actividades de apoyo, estn ms relacionadas con las actividades internas
de la institucin.
El segundo elemento a considerar es la estructura orgnica de la entidad productora. Los documentos reflejan en s organicidad, puesto que el remitente
da su situacin, su ubicacin dentro del organismo en el
que se desarrolla. La clasificacin entonces respetar
esa organicidad institucional. Para lograr una buena comprensin de la clasificacin es conveniente que el archivero efecte un estudio del organigrama de la institucin a la que pertenece, as podr delimitar las funciones
y actividades con mayor claridad.
Unidades de ordenacin
Cuando hablamos de la estructura orgnica, establecemos las unidades documentales aplicables a las estruc41
turas. Schellemberg efecta una divisin que se acomoda a las exigencias de la clasificacin, primero las divide en unidades mayores, intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta divisin se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documentos correspondientes a una institucin o instituciones
de acuerdo con las necesidades de clasificacin de cada
archivo.
Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institucin, los factores de formacin se deben principalmente a los orgenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efectan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliares de subdivisin, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy amplia en sus funciones. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al mtodo
espaol de clasificacin.
Unidades intermedias. En esta divisin se toma en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series.
Los subgrupos son unidades que se forman de acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los grupos,
obedecen esencialmente a la estructura orgnica de la
institucin generadora.
Las subsecciones, tomadas tambin del mtodo espaol, en la misma forma que en los grupos o unidades
mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentacin demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
bsicamente es la materia prima del archivo, son con42
juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeas. Propiamente son las piezas
documentales. Se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien
de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en
el trmite o el orden original.
El tercer elemento a considerar es el orden interno. Puede encontrarse con la divisin por asuntos y dentro de los asuntos por materias (principalmente para la
descripcin). Debemos tomar en cuenta que la clasificacin por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente
a las actividades, ser fcil, pero posiblemente encontremos materias que sean generales a toda la institucin
pero que se desenvuelven de manera separada en cada
actividad, para estos casos se sugiere que la clasificacin
por materias se efecte en los auxiliares descriptivos y
no en la ordenacin, por la sencilla razn de que al efectuarse en la ordenacin, alterara la organicidad documental y en un caso dado, podra ser motivo de extravo
de los documentos aludidos.
Bien, volviendo al tema de los principios, nos encontramos tambin con la definicin del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminologa archivstica alemana; combina dos conceptos en la
terminologa holandesa. Se da el caso de que el orden de
los documentos en el archivo corresponde no slo a las
funciones de la entidad productora del documento sino
tambin a su organigrama. En Holanda y en otros pases, existen instituciones en las cuales el orden de los
documentos se establece bajo normas de trmite, disponiendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener
43
en cuenta la organizacin de los cargos y sus tareas especiales. Es correcto entonces que se enuncien el principio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de organizacin (organisatiebaginsel), de los cuales slo el
ltimo puede traducirse como el principio de estructura
administrativa: El principio funcional es el principio
por el cual las divisiones, tanto en la creacin como en el
ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la
subdivisin de la tarea de la agencia o la persona que origina o cree en un grupo de archivo.29 Este principio es
bsicamente diferente del principio de pertinencia, el
orden, en el primer caso, se establece objetivamente en
las funciones de la entidad productora, en el segundo
caso, el orden se basa en una divisin terica. S puede
llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero
continuando con esta variedad de principios, observamos que el principio de estructura administrativa se define como El principio de organizacin es el principio por el cual tanto en la creacin como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto de la organizacin de la agencia creadora como
de la organizacin de la administracin de la agencia.
Este principio, como podemos observar, nos da la pauta
de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo
consideramos as con el principio de pertinencia.
El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel)
es el principio por el cual tanto en la creacin como en
el reordenamiento de los grupos de archivo, los tems
deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenecen, sin tener en cuenta su destino ni su procedencia. Consideramos que este principio nos sirve slo como
aclaratorio de los otros principios, es decir comprende29
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45
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sino archivstica.34 Por medio de este principio se establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a
la procedencia, que se la considera no como del lugar en
que nace el documento, sino ms bien el lugar donde ha
sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios.
Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera
necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominamos entonces principio de procedencia al lugar donde se origina el documento, y principio de pertenencia, al lugar donde el documento ha
continuado su trmite y ha cumplido sus fines.
En la ordenacin tenemos entonces la entidad productora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efecta un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El documento sigue su trmite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolucin, sea sta positiva o negativa, el principio de procedencia ser entonces el individuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a una serie de funcionarios relacionados por sus actividades con la naturaleza del reclamo, pero este individuo no se lleva el expediente, el expediente con la resolucin se queda en la institucin donde fue gestionado,
encontramos entonces el principio de pertenencia. Naturalmente este documento pertenece al archivo de la
renta.
Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio del respeto de los fondos, o principio de
procedencia es admitido universalmente como la base
de la archivstica terica y prctica. Ciertamente ha dado
lugar a ciertas crticas, pero generalmente recaen sobre
tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis34
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin..., op. cit., p. 7. Cit.
en Vctor Hugo Arvalo Jordn, Teora, fundamentos..., op. cit., p. 190.
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51
dientes dentro de la entidad productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro
de las clases o grupos que ya estn determinados por la
misma actividad del organismo de donde proceden.
En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin.39
En estas breves palabras, hemos cruzado todas las
definiciones holandesas y alemanas.
Cuando observamos definiciones que dan por sentado que los documentos se clasifican por materias, es de
pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abordar el tema desde su experiencia; debemos comprender
entonces que en lugar de materias, los archiveros hablamos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a informacin cientfica contenida en los documentos, pero
eso prcticamente y por el momento, es una exquisitez
de los archivos. Y aun as, incluyendo el trmino materias, la metodologa tan variada sobre estos dos trminos hace al tema muy confuso en la actualidad.
La cuestin es si consideramos ambos trminos como
se presentan, aplicando letra muerta como pretenden
muchos, o incorporamos otros trminos que compliquen
ms la situacin. Es cierto que pueden surgir algunos
trminos ms propicios a los archiveros, sobre todo para
aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliotecologa. Debemos comprender que una terminologa similar puede ser utilizada considerando que su significado ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se desarrolla. De ah que algunos archiveros prefieren hablar
slo de ordenacin y no de clasificacin, otros buscan apo39
Erminda Bobone de Ninci: Clasificacin, en Archivstica. Curso
Bsico, Major, Crdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.
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41
54
LOS CONCEPTOS
Arrastramos permanentemente problemas de lenguaje, tratamos de extraer significados adecuados a vocablos comunes, que acarrean conceptos equivocados: decimos archivstica en lugar de archivologa, conceptualmente son diferentes, uno habla de tcnicas aplicadas, y
el otro de generalidades y teora; decimos documentacin en lugar de documentos, cuando a la hora de interpretar, son diferentes. La documentacin es informacin
procesada. La expresin ms generalizada la proporciona la Federacin Internacional de Documentacin: el
trmino documentacin se refiere a la creacin, transmisin, coleccin, clasificacin y uso de documentos; los
documentos pueden definirse en forma amplia como un
documento registrado en cualquier formato.43 De acuerdo con esta definicin, la documentacin tiene un carcter universal que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que se encuentre registrado y
los mtodos para implementar su uso. Si el alcance de la
documentacin es tan amplio que requiere alguna delimitacin para propsitos prcticos, tambin comprende
una progresin lgica de actividades, familiares al archivista orientada hacia el uso de documentos.44
Los documentos son productos de las distintas actividades en las instituciones, estas actividades responden a procedimientos administrativos; la institucin que
los origina los consulta peridicamente de acuerdo a sus
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necesidades de informacin, razn por la que le interesa conservar su informacin. De ah la urgencia de generar procedimientos, tcnicas y mtodos, que permitan localizar los documentos requeridos en un tiempo
mnimo. Por ello que se recomienda que los documentos
deben estar debidamente clasificados y dentro de su clase convenientemente ordenada.45 Este concepto est de
acuerdo con la opinin de Bobone: Quiz para alcanzar
la imagen diferencial entre una y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificacin va unida a la idea de separar, la ordenacin a la de unir.46
Es aceptado por todos los archiveros que utilizan estos trminos en su bagaje cultural y curricular, que clasificar es separar, dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los
elementos de cada grupo estableciendo una unidad de
acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente considerando la data, cronolgica; el alfabeto,
alfabtico, o el nmero, numrico.
Una consideracin ms puede ayudarnos a marcar
las diferencias: la clasificacin es aplicable a la totalidad
de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la ordenacin ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalacin. No tendra
razn de ser el ordenar cronolgicamente todos los documentos de un archivo.47
Analicemos cada concepto.
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Concepto de ordenacin
Relativo a orden, establecer un orden, tambin se dice
ordenanza, en cambio orden vemos que etimolgicamente deriva del vocablo latino ordo, -inis, ste a su vez deriva del vocablo griego, orths, recto. El Diccionario de
la Real Academia Espaola seala a esta palabra como
ambigua, o sea, de ambos gneros, la orden como el orden, indistintamente, excepto en los significados de mandato, orden de caballera y coro de ngeles, en que la
da como femenina; sin embargo, actualmente, en el lenguaje corriente est cristalizado el uso del masculino en
unos casos y el femenino en otros, segn se anota en cada
acepcin.
Cuando se usa la acepcin masculina (en; por) tenemos la manera de estar colocadas las cosas o de sucederse en el espacio o en el tiempo, cuando est sujeta a una
regla o norma. La clase de regla o norma puede expresarse con un adjetivo o complemento aplicado a orden:
Colocaron por orden de fecha. Las fichas estn en orden
alfabtico. Parece que todos los archiveros se limitan a
admitir esta acepcin, lisa y llanamente, pero analicemos otros conceptos sobre el mismo vocablo.
Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las cosas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le
corresponde: Los expedientes estn en orden. El depsito
est en orden. Examinaremos (los documentos) por orden de asuntos.
Organizacin. Circunstancia de marchar un asunto
o funcionar una cosa con regularidad y coordinacin: En
este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le
parece.
Normalidad. Circunstancia de no estar alterada la
vida o la marcha de una colectividad o una reunin de
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y medieval, donde el orden se entenda como contrapuesto a caos, e implicaba que lo ordenado est sometido a
regla, medida y razn, de forma que aquello que es ordenado sucede segn una cierta necesidad.
Tambin nos es comprensible esta definicin, sobre
todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos.
La ordenacin y la clasificacin son dos ramas de un
mismo trabajo, ambos estn muy ligados, la ordenacin
es la materializacin de la clasificacin, al mismo tiempo es el paso ineludible a la descripcin.
En la clasificacin se observa una relacin de continente y contenido en concordancia con la definicin de
Archivologa; continente y contenido en cuanto a una accin que encierra funciones, stas a su vez encierran actividades. Los fundamentos de la ordenacin no contradicen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad
a la documentacin, permitir que su informacin sea recuperable, es obtener fsicamente los contenidos del documento, agrupar los documentos de una forma racional,
primero ordenar y agrupar los documentos individuales enmarcados en las actividades para convertirlos en
unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desarrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas
entre s, dentro del contexto de la administracin que
genera documentos, de modo que reflejen las acciones
de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres
tcnicas: la clasificacin, la ordenacin y la descripcin,
la identidad archivstica del documento se mantiene definida, como consecuencia, nos da los propsitos del archivo y de la entidad.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentacin,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un determinado organismo productor estn reunidos en un
59
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tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estudio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque
requerimos de ese orden para tener un conocimiento real
y concreto de todo lo que poseemos y podemos administrar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar.
El orden en suma, parece residir en las cosas mismas
en cuanto son conocidas, de ah el paso de la idea de orden a la regularidad y uniformidad de la naturaleza.
Ahora bien, en lo que nos corresponde a la nocin primaria de orden, exclusivamente formal, diremos que el
orden es definido como la disposicin de un conjunto de
entidades, ejemplos de ordenacin de conjuntos de entidades son: el orden de los nmeros naturales, el orden
de los puntos de una lnea. Aparentemente, ste es el aspecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar
para organizar los documentos depositados en el archivo.
De un modo ms formal el orden es definido como la
relacin entre miembros de una clase, segn la cual unos
miembros preceden a otros. Los miembros son llamados
con frecuencia elementos, se dice entonces que hay orden entre los elementos de un conjunto. Estaramos hablando de los fundamentos de la clasificacin, pero como
un suborden dentro del orden, lo cual justificara la tendencia de hablar como ordenacin y clasificacin y no
viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con
nuestro anlisis para que no nos queden dudas de lo que
decimos.
Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspectiva de los criterios de ordenacin de las cosas conocidas, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturaleza gnoseolgica, que es la que predomina desde la modernidad. Corresponde al estudio terico sobre el comportamiento de la informacin en las instituciones, adems, si se tiende a pensar el orden como disposicin de
66
que lo creado est ordenado porque se adecua a los planes de la providencia, y est regulado por las ideas ejemplares o arquetpicas que estn en Dios. Desde esta perspectiva, lo opuesto al orden ya no ser propiamente el
caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el desorden. A travs de este proceso, la nocin de orden, surgida ya en sus inicios como proyeccin del orden social
sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden
social, pero revestida de su nuevo carcter cosmolgico,
e interpretada teolgicamente.
Santo Toms, ms vinculado a la tradicin aristotlica, concibe el orden como la disposicin regulada por un
principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo
anterior y posterior. No obstante, esta nocin sigue dando especial importancia a la relacin de subordinacin
dentro de la clase a la que pertenecen las partes ordenadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo entendida como una relacin de subordinacin a la idea.
Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una entidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con
los designios de Dios.
En el pensamiento moderno se tendi ms bien a reinterpretar la nocin aristotlica de orden entendido
como seriacin regulada causalmente. Esta es la concepcin que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo
Kant, quien incluso considera que el orden causal determina el orden temporal (razn por la cual el tiempo es
irreversible). Pero en los pensadores modernos la nocin
de orden tiende a entenderse ms bien como una relacin de realidades entre s, ms que una relacin respecto de una idea. Con ello se desontologiza esta nocin,
que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y
se tiende a sustituir la antigua nocin de ordo essendi por
la de ordo cognoscendi.
68
Especial importancia reviste la concepcin de Bergson, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el
sujeto y el objeto: es el espritu que se encuentra de nuevo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direcciones opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una
parte el orden inerte, matemtico, fsico o automtico y,
por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los
fines, relacionados, respectivamente, con la espacialidad y con la duracin. (Vemos que el orden vital corresponde a nuestros estudios). La inteligencia afirma
Bergson, se reconoce en el orden geomtrico o fsicomatemtico, pero ello es debido a que la misma ciencia
(de carcter convencional segn Bergson) est organizada sobre la aceptacin previa del orden geomtrico, fruto de la espacializacin de la inteligencia y del olvido de
la duracin pura. Pero ninguna complicacin matemtica es capaz de introducir autntica novedad ni creacin
en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expresan las leyes particulares del mundo fsico, incapaces de
aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital.
Bergson critica tambin la idea negativa de desorden
(entendida como ausencia de orden), y seala que tal
idea es fruto de una confusin entre los dos tipos de orden mencionados. Estas consideraciones son fundamentales dice Bergson para la elaboracin de la teora
del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de
averiguar cmo es posible la ciencia, es decir, por qu
hay orden en las cosas.
La investigacin ha de permitir deshacer los falsos
problemas derivados de una mala comprensin de las
nociones de orden contingente, de desorden y de azar.
Adems de la distincin propuesta por Bergson, en
la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de
rdenes:
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Reunir tales objetos es abstraer, y la operacin realizada se simboliza mediante el operador de abstraccin,
que simboliza la clase de todos los x tales que son decretos. Las clases equivalen a lo que la tradicin ha llamado predicables, en la lgica de Aristteles; la misma
silogstica aristotlica puede considerarse una lgica de
clases.
Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien
esta ltima nocin pertenece ms al campo de las matemticas. Pero esta identificacin entre ambas nociones
ha dado origen a paradojas; de ellas, la ms famosa es la
paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases
es o no miembro de s misma. Para evitar estas paradojas, Zermelo propuso la distincin entre conjunto y clase, Russell su teora de los tipos, y Poincar la nocin de
impredicable. De estas teoras se desprende que las clases no pueden ser miembros de otras clases.51
En Archivologa, podemos denominar clasificacin a
la identificacin, denominacin y agrupamiento de documentos en un sistema establecido. Las numerosas formas de documentos que existen deben ser nombradas y
organizadas de manera ordenada, de modo que los archiveros puedan estar seguros de que conocen el organismo exacto que es objeto de estudio.
La definicin de los grupos de documentos se basa
en la seleccin de caractersticas importantes, o rasgos
compartidos, responsables de que los tipos documentales de cada grupo sean semejantes entre s, y diferentes
de los de otros grupos.
Los mtodos actuales de la clasificacin tienden a
reunir los grupos en categoras, de modo que stas reflejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi51
73
Niveles jerrquicos
Los archiveros clasifican a los documentos en el nivel bsico de tipo documental, otro trmino conceptualmente discutible, que es la nica categora de esta ndole que puede ser considerada real en la institucin. Las
categoras superiores son reuniones de grupos de tipos
documentales. Una serie est compuesta por tipos documentales que comparten muchas caractersticas importantes. Adems, en los organismos con representacin
de otras entidades, las series estn formadas por tipos
documentales entremezcladas, que de forma ideal no pueden tener series correctamente identificadas con ninguna otra, o las caractersticas son ms bien de una coleccin propiamente dicha, para estos casos optamos por
denominarlos cuerpos descriptivos.
Las series que no se cruzan con otras, pero estn claramente relacionadas entre s por compartir caractersticas importantes en su funcin, se agrupan en un subgrupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documental dominante, por lo que no requiere mayores complicaciones.
Para construir la clasificacin jerrquica, se agrupan
dos o ms documentos en series, las series en subgrupos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los
grupos de documentos incluidos en estas categoras principales, en cualquier nivel de jerarqua, reciben el nombre de taxones, y cada taxn recibe una definicin que
abarca las caractersticas ms importantes compartidas
por todos los miembros de un taxn.
En todas las clasificaciones cientficas, menos en la
archivstica, para permitir una subdivisin mayor, se
pueden aadir los prefijos sub- y super- a cualquier categora. Aparentemente, no aplicamos a la clasificacin
archivstica considerando la abstraccin de la naturaleza
75
de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, significara una categora menor de fondo? Pero analicemos si es adecuado decir que un super-fondo est compuesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos
que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio
o dependencia de gobierno muy grande o a alguna institucin internacional que forma fondos con cada pas en
el cual realiza operaciones.
Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones complejas, la utilizacin de categoras intermedias especiales como seccin y sub-seccin, quedamos apretados a
las unidades analizadas hasta el momento. Habamos propuesto en 1982, la incorporacin de estos dos trminos,
sigue vigente esta idea.
En cualquier nivel, un taxn indica una base comn.
Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un
antecesor comn, que fue la motivacin de generar un
trmite. Hablamos de taxones simples, pero, en los casos en los que en un taxn determinado confluyen dos o
ms miembros que tienen caractersticas en comn pero
que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxn es
compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir
y redefinir el taxn de modo que se obtengan taxones simples. La clasificacin de los documentos activos est basada en niveles de la organizacin institucional.
Clasificacin decimal Dewey
La clasificacin decimal Dewey es un mtodo clasificatorio cuyo fin es la catalogacin de libros y otros materiales propios de la Biblioteconoma. Fue desarrollado
por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931).
Mediante este sistema de clasificacin, las materias
de los libros se dividen en diez categoras principales,
76
Clasificacin documental LC
(Library of Congress)
La clasificacin documental LC (Library of Congress),
es un mtodo clasificatorio con la finalidad de catalogar
los libros y otros materiales documentales, en Biblioteconoma, ideado por la direccin de la Biblioteca del
Congreso en la ciudad de Washington.
En este sistema de clasificacin (comnmente llamado LC por Library of Congress), todo conocimiento est
dividido en 21 clases indicadas ms o menos arbitrariamente con maysculas en el cuadro de la siguiente
pgina.
Dentro de cada una de estas clases, el material est
dispuesto desde las consideraciones generales hasta los
aspectos especficos, y de la teora a las aplicaciones prcticas; los temas especficos estn indicados por combinaciones de maysculas y el ms concreto por tres nmeros.
El esquema de clasificacin se revisa continuamente.
De manera diferente al sistema de clasificacin decimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos especficos de un tema sin sealizaciones numricas.
Por ejemplo:
N (bellas artes),
NA arquitectura,
NB escultura,
ND pintura,
ND813 pintura espaola
ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes.
NK decoracin.
Dada su flexibilidad, el mtodo LC est particularmente indicado para las necesidades de colecciones, de
bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en general.
78
General Works
Trabajos Generales
Philosophy; Religion
Filosofa; Religin
Historia: Auxiliar de
ciencias
Universal History
Historia Universal
E, F
American History
Historia Americana
Geography; Antropology
Geografa, Antropologa
Social Sciences
Ciencias Sociales
Political Science
Ciencias Polticas
Law
Leyes
Education
Educacin
Music
Msica
Fine Arts
Bellas Artes
Lenguaje y Literatura
Science
Ciencias
Medicine
Medicina
Agriculture
Agricultura
Technology
Tecnologa
Military Science
Ciencias Militares
Naval Science
Ciencias Navales
Bibliografa y Ciencias
Librarias
79
TAXONOMA
Composicin con las races del griego taxis, ordenacin, derivado de tasso, ordenar, disponer, y nomos,
ley. La taxonoma se ocupa de la clasificacin de los objetos y seres naturales.
Si tomramos en cuenta los tipos documentales creados en todos los mbitos institucionales de nuestro planeta, sera casi imposible lograr conocerlos a todos. La
taxonoma puede auxiliarnos en el sentido de que nos
permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a todos los documentos generados en una institucin, teniendo como la unidad de una clasificacin a los documentos.
Aristteles clasificaba a las instituciones vivas en tres
reinos; Carlos Linneo los clasific en tres categoras rigindose por la creacin divina y dndole prioridad al
hombre.
Los mltiples avances tecnolgicos nos permiten obtener conceptos cada vez ms complejos, logrando profundizar la taxonoma a travs de diferentes metodologas.
Entendemos entonces que la Taxonoma es la ciencia
que estudia la clasificacin de los elementos. Las primeras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura de las
instituciones o la importancia que revestan estos estudios sobre la ordenacin y clasificacin de los documentos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasificaciones artificiales han servido como material de partida para una clasificacin basada en las relaciones existentes entre las divisiones orgnicas de las instituciones.
80
que se ajusta a ciertos criterios bastante rgidos concernientes a su estructura y caractersticas internas, reproducidos en actividades semejantes.
Designacin de un tipo
documental
En la actualidad no existen sistemas de nomenclatura ideados para los tipos documentales. El nombre de
un documento se genera en la institucin con fines de
guardar informacin relativa a la funcin propia del documento.
Lo que s podemos observar es que existen nombres
ms bien de carcter genrico que especfico, como cartas; esta denominacin disminuye su ambigedad cuando hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nombres tienen genricos y algn epteto especfico, sea adjetivo o modificador. El nombre del gnero siempre se escribe primero por ejemplo comprobantes (gnero) de pago
(epteto).
Puede usarse el genrico cartas slo cuando uno se
refiere a los tipos documentales del grupo entero que
constituye a ese gnero. Los eptetos especficos por s
solos carecen de sentido, considerando que tipos documentales diferentes en gneros diferentes pueden tener
el mismo epteto. Por ejemplo, comprobantes de depsito
y cheques de depsito tienen distintas finalidades e informacin. El epteto solo no nos entrega informacin.
Los nombres tambin pueden ser descriptivos, por la
forma o parecido que tengan con otro tipo documental.
Estos binomios son una herramienta necesaria para que
haya una comunicacin clara e inequvoca entre los archiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los problemas de comunicacin seran insalvables sin un sistema
82
83
Taxonoma diplomtica
Gracias a los estudios diplomticos de los documentos se pueden determinar las similitudes y diferencias
entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de informacin y estructuras de datos importantes.
Observamos en primera instancia que para lograr resultados adecuados a las circunstancias, la creacin de
una nomenclatura tipolgica documental, con carcter
universal, sera un gran aporte ya que se considera un
lenguaje universal en donde todos podemos comprender
y reconocer a los diferentes tipos documentales.
A travs de la taxonoma podemos clasificar a la gran
variedad de instituciones.
Taxonoma y Sistemtica.
Clasificacin de los organismos
El ciclo vital de los documentos es el estudio de la
evolucin documental, desde su gestacin, trmite, resolucin, hasta su seleccin, es particularmente til
para dividir los documentos en grupos porque revela
cmo estn emparentados cronolgica y morfolgicamente entre s.
La clasificacin de los documentos atendiendo a su
origen se denomina taxonoma (taxis = orden, rango). La
Taxonoma es la rama de la Archivologa que se ocupa
de la clasificacin de los documentos activos, y su tendencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cambio la Sistemtica clasifica a los documentos activos en
diferentes categoras taxonmicas. Los taxnomos utilizan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque
los esquemas de clasificacin son por necesidad un tanto arbitrarios, es probable que representen el rbol organizado de las diversas formas administrativas actua85
les. Cada documento pertenece a un grupo determinado. El grupo es considerado como una categora taxonmica mayor. Las otras categoras pueden verse en los
subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por
excelencia la pieza documental. El documento, para nuestro propsito, est conformado como una unidad documental, una sola resolucin. Las dems categoras estn
conformadas por estas unidades documentales, cuyas
cualidades son bsicamente los principios archivsticos;
en consecuencia los caracteres internos y externos permiten su agrupacin en cada categora.
De acuerdo con la postura de Schellemberg, los expedientes son unidades de conservacin que encierran
un asunto especfico, lo que los hace proclives a pertenecer a alguna de las categoras, agrupndolos por esa
cualidad principal que sera el asunto. Entonces se puede decir que la Taxonoma es un mtodo que estudia la
clasificacin de documentos activos.
Es probable que el primer estudio serio sobre estos
aspectos de la clasificacin que contemplamos, consistiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasificaciones apriorsticas eran subjetivas y artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura documental. Estas categoras simples sirvieron, no obstante, como material de partida para una clasificacin basada en las relaciones existentes entre los distintos niveles de los organismos.
La Sistemtica
Como mencionamos antes, la Sistemtica es el estudio de las relaciones entre los organismos. Estos conceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender
mejor la labor de la clasificacin, considerando que no
86
que tomamos, y la clasificacin despus, induce a los estudiosos a pensar en una forma ms prctica de denominarlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificacin
de los archivos es muy particular tanto en su estudio
como en su aplicacin, de ah el inters de incorporar
adecuadamente la taxonoma y la sistemtica.
Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura
es dar un nombre que sea reconocido por todos los archiveros y que resulte nico, universal y distinto a cada
taxn. Los decretos considerados como tipologa, son
emanados en todas partes del mundo, su nivel de resolucin depende de la forma de gobierno del lugar. Pero
al pensar en los nombres de las series, que son innumerables, se comprende que la aplicacin de una nomenclatura presente dificultades. Los problemas principales que se intenta resolver en las regulaciones de nomenclatura provienen de los siguientes hechos:
De que autores diferentes hayan dado el mismo
nombre a series que son distintas en lugares distintos. A
esto se le llama homonimia.
De que un mismo tipo documental haya sido descrito por autores diferentes, recibiendo distintos nombres, a esto se le llama sinonimia.
De que en las descripciones de muchos autores,
sobre todo de los ms antiguos, resulte difcil reconocer
tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre
todo en Europa, de aqu la necesidad de establecer tipos representativos al estilo Schellemberg.
De que diversos autores han podido tener un concepto distinto, desde el punto de vista taxonmico, de
una clasificacin determinada, generalmente por la extensin o dimensin de la institucin.
Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disciplinar algunos aspectos que hacen a la ordenacin y cla88
sificacin, apuntando a convertirla en principios universales, convirtindose en un mero instrumento al servicio de la taxonoma, pero sin interferir con ella.
Cualquier modificacin del status cognoscitivo y cualquier incorporacin sobre el mismo, por cualquier autor,
entra en competencia con los dems, de tal manera que
cumplidos los requisitos tcnicos indispensables es un
criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de
ser unvoca, por lo cual entre todos los nombres posibles
para una tipologa documental, slo debe prevalecer uno,
que es vlido (criterio de validez). En general el nombre
ms antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad).
Sistema de clasificacin
Desde sus orgenes, el hombre se plantea la necesidad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de
ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta necesidad condujo al establecimiento de las clasificaciones
de las cosas. Los distintos sistemas de clasificacin han
sido diseados con el afn de ordenar en forma adecuada. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el
orden alfabtico de las palabras de un diccionario enciclopdico o la clasificacin de un conjunto de monedas
de acuerdo a su tamao, su fecha de acuacin o el tipo
de metal.
Es importante sealar que por lo comn los sistemas
de clasificacin obedecen a tres aspectos generales:
1) Se toma en consideracin su utilidad.
2) Se consideran las semejanzas existentes entre los
objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en grupos de individuos de las mismas caractersticas,
3) Debido a que la valoracin es de carcter individual, ningn sistema puede ser considerado perfecto,
89
90
Decimos muerte del documento por destruccin premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a
un archivo intermedio o histrico, transferencia a un archivo eventual, o su conservacin permanente, si el documento es aprobado para su conservacin.
Todo archivo es autntico, hasta que se demuestre
lo contrario, no se forman archivos fuera de un organismo, no se inventan archivos, no se crean slo porque s.
Esta autenticidad est representada por una serie
de fases que van determinando sus caractersticas propias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital
de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y
permanencia de los documentos, desde su concepcin
hasta su destino final.
Ser viviente Muerte
Ciclo vital Gestacin Nacimiento Vida X
Documento Destruccin
Traslado
Transferencia
Conservacin
permanente
Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.
92
Normalmente, como personas civiles estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros intereses, cuando realizamos algn trmite necesario, nos
acercamos a un archivo si queremos extraer informacin,
pero difcilmente percibimos que los documentos son
permanente removidos de sus sitios, cumpliendo determinados requisitos, trmites y traslados hasta su estacionamiento definitivo. Menos an, vemos cmo los archiveros continan realizando una labor con los que
fueron nuestros papeles, aun ms all de lo que nuestros intereses sobreviven, no sabemos que los archiveros determinan la categorizacin de los archivos en los
cuales reposarn los documentos cumpliendo cada una
de sus edades o ciclos.
Los archivos de la Antigedad y la Edad Media distinguen, perfectamente los documentos caducados de
los documentos que sirven al propsito de la entidad
productora, pero no los clasifican ni los separan en depsitos distintos.
Con el desarrollo de las teoras econmicas y la formacin de los estados modernos, se considera a los archivos depositados como un problema muy engorroso
ante el incremento documental, es cuando el inters se
centra en la informacin que contiene para el estudio
del pasado inmediato (utilidad histrica) y se toma conciencia de que para algunas personas era su certificado
de propiedad (utilidad legal). Es evidente que en el lapso de una generacin, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los pases europeos, fieles a la concepcin que lentamente se haba elaborado en el curso del
siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si
no exclusivamente, historiadores y en considerar sus
depsitos como centros de conservacin de fondos de ar93
94
dos de las administraciones no son historiadores ni comprenden ese enfoque, como para estar preparando los
documentos para aquellos que requieren informacin
para reconstruir el pasado. En estas condiciones cabra
preguntarse si no se hallaba prximo a un divorcio entre dos concepciones del oficio del archivista; entre la
del archivista historiador, ajeno a la administracin, y la
del archivista administrador sin verdadera perspectiva
histrica.53
La creacin de archivos intermedios parece ser una
solucin, constituyen un depsito documental entre administrativos e histricos, los documentos all depositados an pertenecen a sus dueos originales, mientras
que una vez transferidos al histrico, se transforman en
patrimonio de la sociedad que los cre. Se origina as
todo un contexto sobre el patrimonio documental de la
sociedad moderna.
En estos aspectos contemplados, el documento de
nuestro trmite pas por varias etapas que constituyen
su ciclo de vida, tanto la informacin que contiene, como
su soporte, al unsono. Tal como lo determinan los principios de unificacin se conforma el ciclo vital de los
documentos, no puede haber desde este punto de vista,
un ciclo vital de la informacin, as de simple, ni un ciclo
vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin
el otro, informacin y soporte, dejan de ser automticamente; para comprender esta situacin nos remitimos a
los principios enunciados en la Teora de los archivos.54
95
Traslado y transferencia
Los traslados y las transferencias son acciones semejantes desde el punto de vista archivstico, encaminadas
a mover los documentos de un mbito o rea a otro, la
diferencia radica en la razn legal de cada uno.
Se trasladan los documentos de un archivo eventual,
que puede ser la oficina productora, al archivo central
de la misma institucin o a un archivo intermedio, estos
documentos normalmente son trasladados atendiendo a
estas dos razones:
Terminaron los objetivos de su trmite.
Se cumpli su plazo precaucional.
La entidad productora es duea de los documentos,
ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna
condicin para acceder y consultar a sus documentos
propios. La entidad, en concordancia con las leyes del
lugar, puede establecer restricciones para la consulta
de sus documentos.
Se transfieren los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, o de un archivo central de la misma institucin o de un archivo intermedio, a un archivo histrico, donde permanecern definitiva e indefinidamente. Estos documentos normalmente son transferidos atendiendo a:
Terminaron los objetivos de su creacin en la institucin que los gener.
Su consulta es prcticamente nula.
Se cumpli su plazo precaucional en el archivo central de la institucin.
Resulta incmodo conservarlo al no ser utilizado.
Al efectuarse la transferencia, la entidad productora
no es ms la duea de los documentos, es el archivo general o en algunos casos el archivo histrico, quienes ejer96
cen derechos sobre los documentos ingresados a su dominio, por lo tanto se dictamina cules han de ser los requisitos para acceder y consultar a los documentos transferidos, que se convierten en patrimonio cultural.
En ambos casos, las responsabilidades del traslado o
de la transferencia son decisiones y acciones tomadas
por cuenta del productor de los documentos. Las responsabilidades se extienden en muchos casos hasta el
archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo
de conservacin permanente.
Los traslados y las transferencias, previo el consenso del envo, el trabajo de organizarlo, se realiza en la
entidad u oficina productora de los documentos, el archivo de recepcin incorpora los documentos a los fondos u otras unidades documentales del archivo, es decir,
al conjunto organizado de los documentos.
Estos aspectos nos dan entonces determinadas pautas sobre la formacin de los archivos y el ciclo vital de
los documentos. As tenemos que algunos autores estudian estos aspectos clasificando bsicamente tres etapas
que podemos definir como bsicas, y a lo largo de su anlisis van generando nuevos conceptos sobre su desarrollo. En el Manual de Archivologa Hispanoamericana, Aurelio Tanodi sostiene y hace distincin de tres fases:
Pre-archivstica, archivstica, y fase histrica la
ltima etapa; comparte de esta opinin Elio Lodolini.
Ciclo vital del documento, segn los conceptos de
Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Protin
1) Fase pre-archivstica.
2) Fase administrativa.
3) Fase histrica.
97
98
Es comprensible la intencin de definir a los documentos del archivo en forma identificable, estamos plenamente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener
en cuenta que los libros y las libreras son trminos especficos de la Bibliotecologa, y es conveniente que la
Archivologa comprenda un lenguaje propio. El problema es el trmino mismo. Por la definicin que se le da a
archivala, es fcil de entender que algunos tratadistas
la confundan con los archivos. Primero debemos tener
en claro que los archivos hacen a la Archivologa como
la documentos hacen a la Diplomtica, lo que se busca
con el trmino archivala es lo que hace al archivo. La
palabra Archivala no ha recibido, todava, su carta de
ciudadana en la lengua castellana58 es conveniente entonces que los lingistas, lejos de la influencia de los entusiastas de siempre, analicen la palabra en su aceptacin adecuada, posiblemente sea archivera un trmino acertado. Archivale y archivalien, son singular y plural en alemn, en ingls es archivalia al igual que en italiano.
Fase segunda: denominada por Tanodi archivala
verdadera, se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han
sido creados. En esta fase los documentos cumplieron
su trmite; pero, se conservan por un tiempo prudencial
en los archivos de las entidades productoras, para fines
de consulta, formacin de precedentes, antecedentes o
posteriores reclamos que surjan, se utilizan tambin como
antecedentes o precedentes, cumplen necesidades administrativas. La consulta es espordica.
Fase tercera: los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prcticos, cientficos y cul58
99
turales, generalmente se guardan en los archivos histricos o los correctamente denominados archivos generales.
Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es
necesario considerar que los comportamientos del archivero abarcan todas las fases del documento, no solamente a la fase administrativa o histrica, sino que es
de injerencia archivstica la determinacin de los caracteres y formulacin de informacin de los documentos.
La prctica profesional entonces abarca todo el ciclo vital de los documentos y no slo una vez cumplidos sus
objetivos para los cuales han sido creados.59
Posteriormente encontramos el ciclo vital de los documentos sealando las fases pre-archivsticas, administrativas e histricas, en los trabajos efectuados por
Manuel Vzquez.
Este autor habla tambin de las tres fases, pero hace
una acotacin: a la fase pre-archivstica la divide en dos
momentos de gestacin, y de trmite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia y de un
momento de plazo precaucional. Y a la fase histrica la
deja en esa situacin, porque luego de la finalizacin de
la vigencia comienza la etapa para el investigador.
Ciclo vital del documento,
concepto de Manuel Vzquez
1) Fase pre-archivstica
2) Fase administrativa
Momento
Momento
Momento
Momento
cional
de
de
de
de
gestacin
trmite
vigencia
plazo precau-
3) Fase histrica
59
100
101
102
Primaria frecuente
Primaria eventual
Secundaria
Schatz concepta el CVD como una fase netamente administrativa, del cual se desprende una edad intermedia, con la subdivisin de primaria frecuente, primaria
eventual y secundaria, para luego conformarse la fase
histrica, este modelo, visto desde el punto administrativo, es uno de los ms acertados, considerando que el
grueso de los profesionales archiveros trabajan en la administracin y apenas una minora en los archivos histricos. As mismo, los archivos intermedios constituyen
una solucin en muchos lugares, para evitar la acumulacin excesiva en los repositorios administrativos.
Hacemos un repaso de lo aqu expuesto, sin pretender ser exhaustivos con los distintos anlisis presentados por otros autores no menos prestigiosos. Consideramos entonces este resumen del CVD:
Fase activa
Llamada tambin pre-archivstica, archivala o archivera en potencia, que conserva los momentos de gestacin y de trmite, propuestos acertadamente por Manuel Vzquez y que comprende un amplio espectro de la
formacin de los archivos; pero, aadimos el momento
de gestin, para considerar adecuadamente la gestin de
recursos, como una estrategia de la entidad que considera y evala la importancia de la relacin individual
frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra103
bajadores. La gestin de recursos se refiere a la actividad que seala la importancia del compromiso activo de
todos los participantes de la entidad, inclusive y prioritariamente los usuarios.
La gestin implica tomar una serie de medidas entre las que cabe destacar:
El compromiso general con los objetivos institucionales.
El anlisis retributivo en funcin de la productividad de cada sector de produccin documental.
El trato adecuado a las tres reas que conforman
al archivo, al personal, al pblico y a los documentos.
Una formacin profesional continuada.
Y la vinculacin de la actividad archivstica a todos
los sectores relativos a la organizacin de la actividad
como la produccin documental.
La clave de la gestin de recursos permite considerar a las comunicaciones como transporte de conocimiento, por consiguiente, para superar un estado deficiente
es necesario que la comunicacin fluya del nivel superior al nivel inferior y viceversa.
No bastan breves reuniones ni transmisin de rdenes. Hay que documentarlas, los documentos as producidos no slo obedecen a trmites muchas veces intiles,
y en los archivos bien organizados se sabe cun intiles
son, la participacin activa de todos los sectores requiere la creacin de grupos de capacitacin y reflexin para
solucionar problemas.
Esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma
institucin. Esa participacin permite que la empresa
aproveche al mximo la preparacin de los sectores interesados incluyendo a los usuarios, as como sus iniciativas.
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108
industrializadas y, lo que es ms importante, como solucin al problema del desequilibrio social provocado por
la transferencia de tecnologas avanzadas a pases en vas
de desarrollo. Se dice que el carcter arrollador de la tecnologa moderna amenaza a ciertos valores, como la calidad de vida, la libertad de eleccin, el sentido humano
de la medida y la igualdad de oportunidades ante la justicia y la creatividad individual. Los defensores de este
punto de vista proponen un sistema de valores en el que
las personas reconozcan que los recursos de la Tierra
son limitados y que la vida humana debe reestructurarse alrededor del compromiso de controlar el crecimiento de la industria, el tamao de las ciudades y el uso de
la energa. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la produccin de informacin en variados soportes, en su mayora de carcter tecnolgico.
La restauracin y la renovacin de los recursos naturales son los principales objetivos tecnolgicos. Esta
postura influye en la clasificacin de los soportes documentales de los archivos; dados los recursos muy grandes y acelerados que se emplean en la fabricacin del
papel, las tecnologas buscan reemplazar los soportes
con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de
acceso y espacio, aparentemente podran atentar contra
la clasificacin, por lo que se convierte en un tema de anlisis que dejamos abierto a los especialistas.
Adems, se ha argumentado que, como la sociedad
moderna ya no vive en la poca industrial del siglo XIX y
principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una
realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la electrnica avanzada, harn obsoletas las instituciones de
los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multinacionales y las ciudades superpobladas; estos campos son
dignos de anlisis en la temtica de la clasificacin.
109
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generan los momentos de gestacin y trmite, aqu observamos el problema de la dimensin temporal, que nos
facilita analizar los alcances de la informacin contenida
en los documentos con relacin al tiempo, y la dimensin espacial nos da una pauta de los alcances de la informacin, dentro del inters por la recuperacin de la
informacin.
Conviene aclarar que tomamos esta situacin considerando los principios de procedencia y de orden original que se manifiestan en esta etapa, y que estudiaremos con ms detenimiento en prximos ttulos. En esta
fase generalmente se manifiesta la entidad de origen donde es creado el documento, justificando su momento de
gestacin y posteriormente, las necesidades del momento de trmite, estipulado por Vzquez. En esta etapa o
fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no
siempre originales, sino derivadas en otros dominios.
Dimensin espacial: constituida por los lmites legales y de influencia de la institucin. En esta etapa, los
documentos y la informacin tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una
vinculacin vertical a los sistemas de informacin del
organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras
de base los archivos eventuales. Al realizar la descripcin, se debe tener en cuenta quines han de requerir
inmediatamente la informacin. Como repetimos hasta
el cansancio, las operaciones, acciones, trmites etc. estn vinculados a los lmites de la organizacin.
1) Tiene una dependencia directa de la entidad productora.
2) Vinculacin vertical a los sistemas de informacin
organizacional.
3) Infraestructura de base (archivos eventuales).
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Primera Prefase
archivstica
Activa
Momentos
Dimensin
espacial
Mendoza
Gestacin y trmite (Vzquez)
Limites de la organizacin 1)
Dependencia directa de la entidad
productora. 2) Vinculacin vertical a
los sistemas de informacin
organizacional. 3) Infraestructura de
base (archivos eventuales).
Dimensin
Series temporales de carcter
temporal
estadstico. 1) Actividad pragmtica.
2) Preocupacin consuetudinaria.
Segunda Administrativa Tanodi, Lodolini, Protin
fase
Inactiva
Mendoza
Sectoriales
Grupos sociales interactuantes, ciclos
de comunicacin entrelazados.
Momentos
Vigencia y de plazo precaucional
(Vzquez)
Dimensin
mbitos de influencia: 1) Sentido
espacial
administrativo. 2) Formulacin de
objetivos. 3) Adopcin de decisiones.
Dimensin
Influencia del medio ambiente social.
temporal
Recoleccin de datos: 1) Orientacin
del trmite. 2) Determinacin de
identidad. 3) Distribucin de
informacin escrita y oral. 4)
Codificacin clasificatoria. 5)
Informacin de trmite y sector de
control. 6) Certificacin de actos,
acciones, funciones, actividades,
tareas.
Tcnicas de archivo: clasificacin,
ordenacin, descripcin, preseleccin.
Tercera Intermedia
Schatz, Arvalo
fase
Momentos
Simbitico y anlisis documental
(Arvalo)
Primario frecuente, primario
eventual, secundarios (Schatz)
117
Dimensin
espacial
Dimensin
temporal
Cuarta
fase
Histrica
Conservacin
permanente
Momentos
Dimensin
espacial
Dimensin
temporal
Quinta
fase
Tecnolgica
Momento
Dimensin
espacial
Dimensin
temporal
mbitos de influencia: 1)
Reformulacin de objetivos. 2)
Asentamiento institucional.
Decantacin de valores: Primarios: 1)
Administrativos. 2) Legales. 3)
Contables. Fiscales. 4) Cientficos.
Secundarios: 1) Evidenciables. 2)
Informativos.
Tanodi, Lodolini, Protin
Mendoza, Arvalo
Investigacin y conservacin y
restauracin.
Subconjunto del saber acumulado por
el grupo social. Proceso de
actualizacin por eliminacin y por
integracin. Proceso de recuperacin.
mbito de sociedades intermedias e
investigacin especializada u objetiva.
Grados de accesibilidad
Recuperacin de los procesos
humanos pasados.
Sistema dinmico y coordinado.
Arvalo
Informtico, multimedia. Difusin.
Funcin de entrada, tratamiento
fsico de la informacin, funcin de
almacenamiento, funcin de
procesamiento. Funcin de salida.
Reprografa, mbito social en general,
distribucin de informacin
cualificada.
118
CARACTERES EXTERNOS
Los caracteres externos consisten en las distintas
propiedades que conforman la apariencia y estructura
fsica del documento, como ser color, tamao, grosor, etc.;
son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo
que trata el documento. Es decir, que la parte fsica nos
da una idea aproximada sobre el contenido documental
que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamao, color, etc. son seas particulares del documento, agilizan la identificacin visual-
Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categora del documento.
Si es carta lo ms probable es que el tamao del papel
sea reducido; si es informe suele ser una hoja ms grande que la de carta; si es memorando adopta un tamao
que se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estos
fines algunos pases establecen normas generales para
toda la administracin pblica cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas
por tamaos, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie
bsica.
La diversidad de tipos documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen
tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas reas de una institucin, citamos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es
conveniente tener en cuenta al momento de realizar la
ordenacin, la clasificacin y, como consecuencia, la descripcin. Los tipos documentales en algunos aspectos,
tendran la categora de lenguaje estructurado, para la
formacin de tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de
ah que se generan formularios propios para cada institucin. Para facilitar la descripcin, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg
clasifica los tipos documentales en grandes grupos, los
tipos documentales comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales,
que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes: son aquellos que se
producen en todas las actividades, sean stas judiciales,
econmicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven
122
123
Clasificador
Familiares
Bancarios
Documento
Orden original
Libreta de
casamiento
Permanente
Registro Civil
Certificado de
nacimiento
Permanente
Registro Civil
Declaracin de
sucesin
Permanente
Sentencia de
divorcio
Permanente
Tribunales /Reg.
Civil
Extracto de
cuenta bancaria
5 aos
Banco
Extracto de
tarjetas
Segn
contrato
Entidad emisora
Recibo pago de
prstamos
Pagars
Salud
Conservacin
3 aos de la
fecha de
vencimiento
3 aos de la
fecha de
vencimiento
Tribunales
Entidad
otorgante
Entidad
otorgante
Boletas de
depsito y
extraccin
30 das de
acreditado
Banco
Comp. pago.
Hosp. Clnica
10 aos
Entidad de
salud
Anlisis,
radiografas
Permanente
Entidad de
salud
Cuotas mdicas,
Ob. Soc.
10 aos
Entidad de
salud
124
Clasificador
Documento
Seguro.
Contratos
Primas
Vivienda
Recibos
servicios
Contrato de
alquiler
Conservacin
Fecha de
vencimiento
de pliza
Un ao d.
vencimiento
ltima cuota
Hasta la
entrega
propiedad
Orden original
Compaa
aseguradora
Compaa
aseguradora
Locador
/inmobiliaria
Comprobante de
pago alquiler
10 aos
Locador
/inmobiliaria
Reglamento de
copropiedad
Hasta la
venta de
propiedad
Escribana
Resumen de
expensas
Durante
propiedad
Administrador
Recibo de
expensas
10 aos
Administrador
Titulo de
propiedad
Hasta su
venta
Colegio de
Escribanos
Actas de
consorcio
Hasta su
venta
Administrador
Documento por
mejoras
10 aos
/garanta
Locador
Gas
10 aos
Empresa gas
Luz
10 aos
Empresa luz
125
Clasificador
Tasas
Documento
Conservacin
Orden original
Telfono
10 aos
Empresa
telfono
Obras Sanitarias
10 aos
Empresa Obras
Sanitarias
Municipalidad
10 aos
Municipalidad
Hipoteca
Hasta
vencimiento
Colegio de
Escribanos
Garanta
Hasta
electrodomsticos vencimiento
Comercio
Fisco
Comp. de pago
impuestos
5 aos
Banco
Automotores
Permiso de
conducir
Hasta
vencimiento
Div. Trnsito
Municipal
Tarjeta verde
Mientras sea
titular
Registro de la
Propiedad
Recibo de
patente
10 aos
Dir. Rentas
Diploma de
estudio
Permanente
Entidad de
educacin
Matricula
profesional
Permanente
Entidad
otorgante
Contrato de
trabajo
Permanente
Entidad
otorgante
Trabajo
126
Clasificador
Documento
Conservacin
Orden original
Recibo de sueldo
10 aos
Entidad
otorgante
Aportes
jubilatorios
Permanente
Caja o
empleador
Solicitud de
pensin
Permanente
Caja
correspondiente
Constancia
remuneracin
Permanente
Empresa
Constancia de
prestaciones
Permanente
Empresa
gracias a la actividad econmica de una institucin y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios
de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento bsico sobre las actividades y lxico empleado, a fin de dar el tipo documental ms acertado posible a la realidad. En la administracin moderna un buen
nmero de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la identificacin rpida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, adems de que en la ejecucin judicial se producen diferentes tipos dentro de
un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamentales: en la administracin moderna es el Estado el que
provee mayor cantidad de documentacin, debido sobre
todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que
efecta el gobierno a travs de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios
sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el
tipo documental, al ser claramente identificado por el
archivero, est dando tambin a conocer la informacin
generalizada de su contenido.67
128
Copias
Autgrafas
Autnticas
Minutas
Abreviaturas
Elio Lodolini en una clasificacin muy simple, divide los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia.
Siquel y Roncier en documento real o apndix; documentos confirmativos; reescritos (no copias sino documentos rehechos).
La clasificacin tipolgica de De Paoli es ms comprensible para los objetivos de nuestro estudio, puesto
que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales:
129
130
Divisin: por su contenido se dividen en bulas mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y bulas menores o letras, son las ms comunes.
Segn quien las clasifica, pueden ser:
Bulas consistoriales: que provee el Papa con todos los cardenales.
Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes
de ser proclamado.
Bulas no consistoriales: otorgadas por el secretario-canciller con anuencia del Pontfice.
Breves: documentos de puo y letra del Papa. Autgrafos. Se redactan en latn.
Documentos privados
Testamentos: siguiendo el Cdigo Civil (art. 3607):
Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades de
ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de
sus bienes para despus de su muerte.
Donaciones: utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la
poca colonial, testamentos y mandas.
Permutas: generalmente fueron utilizadas entre monasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.
Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclusivamente a documentos de carcter agrario. Tenan frmulas especiales.
Contenedor o formato
El formato considera la estructura de un documento
de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus caractersticas de tamao y textura.
131
por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabtico, numrico, etc.
Cantidad
La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que
puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminucin. A. menge, quantitt; F. quantit;
I. quantity; It. quantit; P. quantidade. Hablamos archivsticamente de determinado nmero de unidades documentales.
Fue Aristteles quien hizo de la cantidad un gnero
supremo (categora) del ser, atribuible a un trmino como
respuesta a la pregunta cunto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorg significacin trascendental (como condicin de toda experiencia posible)
y la relacion con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como cualidad convertida en negativa, es determinacin segunda del ser como tal o cualitativo. Por ltimo, para Engels y para el materialismo
dialctico, su alteracin es lo que modifica la cualidad.
En la descripcin es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa
la documentacin; nos da un clculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requerira tanto en el propio archivo administrativo como en los archivos intermedio e
histrico al efectuarse el traslado o la transferencia.
Es necesario verificar si la documentacin est colocada de canto o acostada. Si la documentacin est de
canto se mide longitudinalmente y paralela al horizonte
o al piso; si la documentacin est acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la
descripcin la totalidad de documentos en metros li133
rio aclarar si esa copia es de carbnico, si es copia a mquina (recopilacin), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc.
Los documentos de archivo, producidos en el marco
legal de una actividad administrativa, despus de todo
un proceso administrativo, y luego archivstico, se convierten en testimonios, considerados como fuentes de
estado de derecho, de identidad, y pueden tambin, obedecer a intereses privados y particulares; son muchas
las razones por las cuales los documentos pueden presentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los
intereses de quienes los crean. Esto se observa con mayor claridad en los tribunales de justicia, donde la intencionalidad de un documento se planifica en razn de un
estado de derecho.
Durante el trmite, los documentos originales pueden sufrir cambios, modificando su transmisin y objetivo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo
tema, o deformaciones, modificaciones del sentido original en el cual fue concebido; en todo caso las modificaciones son intencionales, reestructurando e interpretando los textos en su presentacin. As mismo, estos documentos fueron concebidos con un nmero determinado
de copias, que se agotan en las distintas presentaciones
del trmite. Es necesario entonces sacar nuevas copias
de estos documentos, por ejemplo la partida de nacimiento, que figura en una enorme variedad de trmites, para
lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que
se presente; hoy en da estas copias no son tan problemticas, debido a los avances tecnolgicos que nos permiten obtener una multitud de copias, legalizarlas con
facilidad tal que abusamos de estos trmites, pero algunas dcadas atrs, estos documentos se duplicaban por
procedimientos ms rsticos, y sufran alteraciones por
135
la cantidad de copias que se obtenan en un lapso de tiempo prolongado, con modificaciones interpretativas, interpolaciones y transformaciones.
Es aqu donde se consideran los conocimientos adicionales sobre Diplomtica y Paleografa de los archiveros; hablamos de soporte y de forma, de la tradicin documental de la Diplomtica, un equivalente al ciclo vital de los documentos actuales.
La tradicin diplomtica corresponde en nuestros
tiempos modernos al trmite, y las diversas maneras de
transmisin de sus significados, considerando los diferentes sucesos y accidentes de los documentos a travs
del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archivos de conservacin permanente. Estamos hablando del
ciclo vital de los documentos.
El conocimiento preciso del ciclo vital de los documentos ayuda al archivero en sus tareas de identificacin de fondos. El conocimiento de los distintos trmites
marca el grado de relacin existente entre los documentos, y establece un control de los documentos originales
y copias.
Todos los trmites que se efectan manifiestan dos
aspectos nicos sobre la forma documental, los documentos son archivados en forma de original, o en forma de
copias.
Y hablando de clasificacin, se establecen tambin
algunas categoras sobre la relacin entre el original y
las distintas formas de copias, as tenemos:
Minutas
Originales:
a) nico:
autgrafo
hetergrafo
b) Mltiple (duplicados, triplicados...)
136
Categoras intermedias:
a) Ampliaciones o seudo-originales
b) Renovaciones o neo-originales
c) Inserciones:
confirmaciones
vidimus
Copias:
a) Autgrafas
b) Certificadas o autnticas
c) Figuradas
d) Libres o simples
e) En cdices diplomticos:
registros
cartularios
Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de
la Diplomtica, coincidiendo con la sistematizacin del
francs Alain de Board68 que manifiesta, resumiendo,
que todo documento puede ser clasificado en uno de estos tres grupos: minuta, original y copia.
Minutas
Las minutas son consideradas en tiempos modernos
como las notas grises o borradores, bocetos, escritos preparatorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal
es as que de estas notas nacern los documentos considerados como originales. Ya en las leyes de Justiniano
se distinguieron perfectamente los trminos scheda (que
significa apunte) e instrumentum in mundum redactum
(documento puesto en limpio). De modo que las minutas
Alain de Board: Manual de Diplomatique Francaise et Pontificale, Paris, Diplomatique Gnral, 1929.
68
137
son notas que contienen los datos esenciales para la redaccin definitiva del documento.69
A nivel notarial, originalmente las minutas se abocetaban en la cara ms spera del documento, pars pili,
conocidas como notas al dorso del documento, mientras que en la cara ms lisa, pars munda, se redactaba el
documento mismo, esta prctica desapareci cuando dichas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde
el punto de vista archivstico, se debe tener en cuenta
que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor
jurdico y que son proyectos que no siempre terminaron
en un original. Lgicamente, podemos afirmar que una
minuta se convierte en original slo con aadirle la firma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar todas esas notas, respetando los principios archivsticos,
supuestamente y haciendo constar en la descripcin.
Documentos originales
La aplicacin del trmino original aplicado al documento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la escritura capital y uncial en Roma, otorgndole ms bien
un significado de autenticidad, esta autenticidad no se
ve en las copias. Esta situacin se prolonga hasta la Edad
Media, emplendose el trmino authenticum para los originales.
Sin muchas vueltas, consideramos documentos originales los efectuados por voluntad propia de sus autores.
Realizados en forma primigenia, como primera escritura, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos las
copias necesarias. Intrnsecamente en el original se manifiestan en forma correcta las caractersticas internas y
69
Manuel Romero Tallafigo: La tradicin documental. Originales
y copias, en: Archivstica. Curso Bsico, Major, Crdoba, Argentina,
1981.
138
externas de los documentos que estudiamos archivsticamente, aparte que algunas caractersticas no archivsticas como incisiones, signos especiales, sellos... que no
se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma
forma como se presenta en el original.
Autgrafos y hetergrafos: cuando hablamos del
trmino original, cabe pensar que, estrictamente hablando, slo podramos clasificar a los documentos en olgrafos, holgrafos o autgrafos, este ltimo del griego autgraphos, por ser stos los nicos que intelectual y escrituralmente, dado que es escrito de puo y letra, surgen
del autor.
En la actualidad, consideremos original a aquellos
que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando
escrituralmente no sea as; a estos documentos se los denomina como hetergrafos.
Originales mltiples: es frecuente en el mundo moderno la redaccin de documentos cuyo contenido sustantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines
determinados por las actividades administrativas. As,
tenemos un autor y mltiples destinatarios de las distintas circulares que se distribuyen en instituciones muy
grandes o multinacionales. En algunas instituciones se
presentan requerimientos de cautela y seguridad y de
conservacin, lo cual hace que se multipliquen los originales.
En este sentido, casi todos los diplomatistas acuerdan en que estas categoras escapan a toda definicin jurdica, pues son originales en plenitud dispositiva o probativa.70
70
139
Categoras intermedias
Ampliaciones o pseudo-originales: no corresponde a los originales mltiples, considerando que se modific su fecha de elaboracin, faccionamiento; en trminos reales se trata de un duplicado, que conserva todos
los atributos del original, por lo tanto revestido de autenticidad y fidelidad.
Renovaciones o neo-originales: es una sustitucin
del documento original, en fecha posterior, autenticado
en forma legal, para suplirlo por necesidades manifiestas tales como nuevos trmites, prdidas, o destruccin.
Inserciones: se da slo cuando el texto de un documento es reproducido e incluido en otro documento, teniendo este resultado caractersticas y esencia propias.
Confirmaciones: diplomtica y legalmente son documentos jurdicos que reiteran relaciones econmicas,
personales, concesiones y disposiciones, consignadas en
documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o
vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD
porque incluyen documentos anteriores, que sirvieron
como precedentes.
Vidimus o vistas: considranse a las transcripciones autnticas de un documento, hechas bajo la garanta
de una autoridad constituida. Constituyen un acto jurdico nuevo, y no tienen por objeto la reedicin del documento que se copia.
Copias
Designadas en latn como exemplum, sumptum, translatum... Se realizan con dos finalidades claras: reproducir originales existentes y sustituir originales perdidos.
Al igual que a los originales, podemos clasificar a las
copias de la siguiente forma:
140
CARACTERES INTERNOS
Los caracteres internos se refieren ms al contenido
del documento, pero hacer una descripcin del contenido de cada documento resultara una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir
aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez indiquen una referencia documental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. As tenemos que las propiedades principales
141
de todo documento son: la entidad productora, los orgenes funcionales, la fecha y lugar de produccin (denominada tambin datacin) y el contenido sustantivo.
Entidad productora
Todo documento es producto de una actividad, es decir no hay documento sin accin mediante, por lo tanto
todo documento refleja una accin. Consecuentemente,
existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el documento.
La entidad productora tiene vital importancia en la
Archivologa, puesto que determina la procedencia del
documento. La procedencia es el origen, o el principio,
toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. provenienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin;
It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracterizar a la procedencia, si es pblica, privada, religiosa,
militar, etc.
La entidad productora y la procedencia del documento son conceptos correspondientes y sinnimos.
El principio de procedencia indica de dnde proviene el documento y legalmente a dnde pertenece. Sobre
este concepto existen problemas de interpretacin, para
evitarlos se realiza un anlisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carcter archivstico, por ejemplo un expediente ser archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se
tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace,
donde se origina el documento, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el
documento.
142
144
145
147
CONCEPTOS GENERALES
PARA comprender mejor la ordenacin y sobre todo la clasificacin es necesario contar primero con algunos conocimientos sobre los sistemas, la administracin y sus
estructuras, sin agotar el tema, sealamos algunos conceptos bsicos, caso contrario, este trabajo se extendera mucho.
SISTEMAS
El concepto de sistemas se comprende mucho mejor
conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un
conjunto de objetos unidos entre s con un fin comn.
Es el sistema que proporciona una estructura, el que
nos permite visualizar factores relacionales externos e
internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las
instituciones y empresas son necesariamente complejos,
los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de
esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la gerencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los problemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente
conocido.
Un sistema es un todo organizado, un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo unitario,
un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo en comn.
La palabra sistema implica plan, mtodo, orden, arreglo.
Lo contrario al sistema es caos. Una situacin catica administrativa se produce cuando todo puede depender de cualquier cosa.
Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y
de la investigacin en cualquier rea temtica son la explicacin y la produccin, la condicin catica no puede
ser tolerada.
Es de inters general desarrollar conjuntos de conocimientos que puedan ser organizados dentro de un
todo complejo, razn por la cual la Archivologa contribuye con la sistematizacin de sus documentos y la informacin de stos.
150
Quinto nivel: o sistema gentico asociativo; la estructura vegetal; est caracterizado por la planta y domina al mundo emprico del botnico.
Sexto nivel: o sistema gentico: la estructura animal; caracterizado por una movilidad incrementada, conducta teleolgica y conocimiento de su existencia. En este
nivel se dan los receptores biolgicos de informacin especializados como ser los ojos, odos, etc. que conducen
al incremento de captar mayor informacin; esto contribuye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del
cerebro como ltima instancia. El cerebro se constituye
como organizador de entrada de informacin dentro de
la estructura de conocimiento.
Sptimo nivel: o el sistema humano; del ser humano individual considerado como un sistema. Presupone
al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen,
adems de ser ms compleja, se ubica por encima de los
animales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombre
no solamente sabe, sino que est consciente de lo que sabe.
Esta propiedad es probablemente consecuente al fenmeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad
para hablar, la habilidad de producir, absorber e interpretar smbolos, lo que lo diferencia claramente de sus
congneres menos desarrollados.
Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones
sociales constituyen una estructura de organizacin. En
este nivel se relacionan los contenidos y significados de
los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sistemas de valores, las transcripciones de la historia, la
simbolizacin sutil del arte, la msica y la poesa y la
gama compleja de las emociones humanas.
Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Existen los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos
151
Un organismo es un sistema abierto, mantiene su estado constante, mientras que la materia y energa que
consume mantienen un cambio continuo; es el equilibrio
dinmico. Un organismo vivo es un sistema definido.
La organizacin de los servicios es un sistema creado por el hombre, que tiene una interaccin dinmica con
su medio ambiente clientes, competidores, organizaciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades.
La organizacin del servicio es un sistema de partes
interrelacionadas que trabajan en forma asociada con
objeto de lograr un nmero de metas, tanto las de la organizacin, como las de los participantes individuales.
El propsito de la teora de sistemas dirigidos a los
servicios es desarrollar un objetivo y un medio ambiente comprensible para la toma de decisiones.
Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las
instituciones:
Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/o
seres vivientes que se relacionan entre s para procesar
distintas actividades, realizadas en el marco de empresas y administraciones y cuidar determinados intereses
o satisfacer necesidades tanto de entidades como del pblico en general, y cuyos fines se encuentran definidos
por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje especfico para sus distintos procesos:
Retroalimentacin: consiste en analizar el estado
de los servicios, y comparar con un criterio preesta152
CLASIFICACIN DE SISTEMAS
Si bien en Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa hicimos un anlisis de los sistemas, nos es conveniente conocerlos, por las distintas formas naturales
que pueden adoptar las estructuras y para que podamos
realizar los taxones clasificatorios con mayor comprensin de este fenmeno. Podemos clasificarlos en:
a) Fsicos y abstractos.
b) Naturales y elaborados.
c) Abiertos y cerrados.
d) Tcnicos y civiles o sociales.
e) Por proceso.
153
154
Sistema de produccin
El sistema por proceso es aquel en el que por medio
de un proceso comn se elaboran todos los productos.
El sistema por rdenes es aquel donde un conjunto
de actividades diferentes sigue un proceso especial.
155
156
EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los archivos por la naturaleza y funcin de las instituciones
que generan documentos y por la naturaleza de los soportes documentales contenidos. Veamos algunos:
Archivos audiovisuales: el trmino audiovisual es
un adjetivo que se refiere de forma conjunta al odo y a
la vista. Dcese de los mtodos de enseanza que utilizan las grabaciones acsticas acompaadas de imgenes.
En la comunicacin social llmanse a los medios de comunicacin que combinan imagen y sonido, as como a
sus tcnicas y obras. Medios audiovisuales por excelencia son la televisin, el cine y el vdeo. Por lo tanto los
archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma grfica y/o auditiva.
Archivos cartogrficos: el trmino cartografa hace
referencia a la tcnica y arte que tiene como finalidad la
elaboracin, edicin y publicacin de mapas, como resultado de la observacin directa o del empleo de documentacin. Los archivos cartogrficos conservan los documentos que contienen informacin geogrfica en forma
grfica, fotogrfica, fotogramtrica, mapas, cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos: aplicado a aquellos que conservan material impreso, formularios, e inclusive los realizados por ordenadores.
Archivos legibles a mquina: sector especializado
que contiene informacin codificada, grabada en soportes magnticos, cintas, tarjetas perforadas, o documentos producidos en el transcurso de un proceso electrnico, en esta categora se toman en cuenta tambin algunos documentos reproducidos como los microfilmes.
En esta clasificacin pueden incluirse cuantos archivos pueden crearse de acuerdo con la clase de documentos que contienen.
Por la naturaleza de las instituciones que generan
sus archivos, tendramos una clasificacin tradicional y
general, en la que podemos apreciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los
archivos:
Privados.
Pblicos.
Particulares.
Eclesisticos.
De acuerdo con la naturaleza de la informacin tendremos archivos:
Secretos.
Cerrados.
Abiertos.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendremos archivos:
Nacionales.
Provinciales.
Municipales.
158
Comunales.
Por el carcter de la entidad productora tendremos
archivos:
Vivos.
Muertos.
Activos.
Inactivos.
La clasificacin puede prolongarse indefinidamente
en este sentido, de todas formas nos damos una idea de
contenido de esta clasificacin:
Archivos pblicos: considerados los ms importantes, son aquellos archivos que se forman en las distintas
unidades de la administracin pblica.
La administracin pblica presenta una enorme complejidad de operaciones y de distinta intensidad de trabajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que
una vez cumplidos los fines que motivaron su creacin,
se archivan.
Existe una relacin paralela entre el desarrollo de la
administracin y el incremento del volumen documental de los archivos, inclusive de la creacin de archivos
eventuales, estos documentos, recalcamos, encierran
documentos valiosos con contenidos de inters social,
patrimonial y econmico-financiero.
En toda forma estructural de la administracin pblica, correctamente llevada, existen unidades y dotaciones especializadas para las tareas del archivo.
En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designa
niveles jerrquicos de la administracin pblica nacional, a las direcciones, departamentos, divisin, seccin,
oficina. La asignacin a los archivos ms frecuente es la
divisin, si bien algunos organismos designan seccin y
departamentos, de acuerdo con la importancia que se le
otorga a los documentos.
159
Las funciones que comnmente se asignan a los archivos en los manuales de organizacin, reflejan poca
participacin de archiveros profesionales, citando actividades como:
Fiscalizar y mantener el archivo.
Dirigir el funcionamiento del archivo.
Ejecutar el servicio del archivo.
Atender el archivo.
Efectuar el archivo.
Supervisar el archivo.
Llevar el archivo.
Estas funciones son comprendidas como tales por los
organizadores de los manuales, debilitando la importancia del quehacer archivstico de las entidades pblicas,
donde an se tiene el concepto antiguo de que al archivo
le corresponden situaciones de pasividad, como un repositorio inactivo donde se acumulan papeles que hay
que guardar sin saber para qu.
Con el transcurso de los aos los documentos se acumulan y aumentan su volumen considerablemente. La
carencia de recursos econmicos, humanos, y el poco inters que despiertan para su conservacin, otorga va
libre para que se efecten expurgos indiscriminados, perdindose documentos con informacin de valor inestimable tanto para la administracin como para los investigadores de las ramas sociales.
Los servicios del microfilme, impactantes por la publicidad que le dieron, al igual que los servicios informticos, por la buena promocin que tienen en los comercios, han demostrado que son ineficaces para cubrir muchas de las necesidades de los archivos: sobre todo el desarrollo de la informtica, tiende a superar los trabajos
realizados en los microfilmes, pero result ms nefasto
para los documentos de archivo.
160
161
162
163
cional. La conservacin de estos archivos es indispensable, por el hecho de que abren insospechados campos de
estudio, sobre todo en las distintas ramas de la economa, como historia econmica, anlisis y teora econmica, abarcando una gama de experiencias que colaboran
con el desarrollo de los pueblos.
En los pases del Este europeo la situacin ofrece un
panorama distinto. En la mayora de estos pases existen archivos centrales econmicos que no slo reciben
documentacin oficial sino tambin documentacin de
empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En
el rea de las nacionalizaciones la legislacin ha reglamentado la conservacin y la remesa de archivos de empresas, equiparndola a los archivos pblicos.
La concentracin de archivos tiene sus propias consecuencias, aun hablando de pases desarrollados, el principal problema que se presenta es el volumen documental, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el caso
de Hungra y la Repblica Democrtica Alemana, a tomar medidas adecuadas, en este caso obligando a las empresas a conservar sus propios archivos bajo la inspeccin de los funcionarios de los archivos pblicos.
Los archivos privados estn expuestos a prdidas permanentes; generalmente a una institucin de carcter
privado no le preocupa la cultura en s, sino como medio
de anlisis de mercado, no est en sus fines el mejorar
la situacin cultural (salvo que sea una empresa netamente cultural). Queda tambin la posibilidad de que
puede existir informacin reservada a los fines de la empresa o en casos extremos, informacin que compromete
a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal.
La perdurabilidad de la institucin privada se limita, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen
la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener
165
las instituciones pblicas. Sus documentos, por una falta de reglamentacin adecuada se pierde.
Archivos particulares: trmino aplicado genricamente a los documentos de personalidades relevantes
en lo social o referido a archivos familiares; son documentos de poca escala, se denominan coleccin de documentos.
Estas colecciones, por su contenido, ofrecen variados temas a investigadores, escritores y estudiosos de
determinadas personalidades, los archivos los obtiene
por donacin o por adquisicin.
Archivos econmicos: se denominan as a los archivos privados en los pases europeos, se emplea este nombre por el contenido de los documentos que son de inters para la historia econmica.
Archivos eclesisticos: el trmino se aplica a los
archivos que corresponden o son propiedad de sociedades religiosas; esencialmente catlicos. La Iglesia catlica es una sociedad civil universal con una jerarqua de
tipo monrquico. Una gran mayora de los pases sostienen el credo catlico y cristiano, tambin consideramos
que en la mayora de los pases existen leyes sobre la libertad de cultos. El inters por los archivos eclesisticos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiempo, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos,
defunciones, o bien libros especiales como el Statu animorum, donde registraban a las familias catlicas sobre
las cuales se tena jurisdiccin.
Se ha presentado en algunas oportunidades la posibilidad de que se efecten microfilmaciones sobre estos
archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efectuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les permitieron, con la finalidad de sellar la familia, que las
personas supieran de donde provenan; este culto, le da
166
Archivos muertos: denominacin aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora dej de existir y
por consiguiente de producir documentacin, v.gr. los
archivos de los virreinatos, casas de contratacin, etc.,
se los denomina tambin archivos inactivos o archivos
cerrados.
169
ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA
gunos productos resultan obsoletos. Esta situacin requiere habilidad para reaccionar rpidamente.
Puede distinguirse un organicismo epistemolgico,
que sustenta que a la sociedad puede entendrsela como
si de organismos se tratasen. En este ltimo caso la comparacin con un organismo es solamente concebido como
un modelo heurstico y no como una descripcin de lo
real.
En sociologa, algunos autores, como Comte, Spencer
o Durkheim, han sido considerados como organicistas
sociales, ya que han entendido a la sociedad como si de
un organismo se tratase, en el sentido antes explicado,
y remarcando siempre que se trata solamente de una
mera analoga. En cierta forma, la filosofa de la historia de Spengler o de Toynbee puede tambin relacionarse con el organicismo.
La organizacin es una unidad social deliberadamente constituida para alcanzar fines preestablecidos. De
esta manera, dentro de este concepto de organizacin incluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejrcitos, universidades, etc.72
Las organizaciones son la razn de ser de los objetivos propuestos, aun cuando sucede generalmente que,
una vez formadas las organizaciones adquieren necesidades de subsistencia y expansin que modifican los fines originalmente establecidos.
172
CONCEPTO DE ESTRUCTURA
Del vocablo latino structura, derivado de strere
es la disposicin en sentido de orden. Manera general,
a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas
las partes de una cosa. Considerada tambin como una
ordenacin de elementos segn una ley que determina
sus relaciones, que suele denominarse ley de composicin. Este concepto nos acerca tanto a la ordenacin como
la clasificacin.
Las caractersticas fundamentales de una estructura
son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las transformaciones y el autoajuste.
Como totalidades, las estructuras son sistemas que
no se originan por simple acumulacin de elementos, pero
que no se definen suficientemente, entendindolas confusamente como totalidades que representan algo ms que
la mera adicin de sus componentes, por lo que deben
definirse exactamente como totalidades resultantes de
las relaciones establecidas por su ley de composicin.
Las transformaciones definen tambin a las estructuras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta173
73
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.
174
Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayudan a comprender mejor la clasificacin de los documentos en los archivos. Cuando analizamos la funcin de organizar comprobaremos la relacin entre las divisiones
del trabajo y las unidades documentales.
La delegacin
La divisin del trabajo se realiza mediante el proceso de la delegacin de funciones, poderes y tareas, esto
implica retener en niveles superiores lo ms importante, para ir bajando de niveles y delegando cada vez cosas de menor importancia. Lo que se retiene en los niveles de mayor jerarqua es lo ms importante, lo que se
delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y
la decisin.
Cuando hablamos de la delegacin de tareas y de autoridad, estamos hablando de la departamentalizacin.
Cuando hablamos de la delegacin de decisin se habla
de la descentralizacin.
La departamentalizacin
Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante
la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades,
distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupndolas con criterios homogneos.
175
La descentralizacin
Significa delegar autoridad para la toma de decisiones. No son slo tareas de rutina sino tambin, la posibilidad de que el subalterno tome decisiones no rutinarias pero que estn al alcance de sus funciones y nivel.
Ninguna persona, por preparada que est, tiene capacidad para supervisar ms de un determinado nmero de personas. Tampoco se puede determinar una cantidad estndar que se pueda controlar, Cualquier cifra
sera arbitraria considerando la capacidad de quien controla, la colaboracin de los controlados, la magnitud de
los problemas a resolver y la actividad de que se trate.
Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos
criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de
estructuras acorde al uso de autoridad que en las mismas se realicen. De all surgen los modelos tpicos de
estructura: lineal, funcional, etc.
Estructura formal e informal
La estructura formal es la que est prevista en el manual de organizacin y representada grficamente en el
organigrama. Normalmente nos da pautas de clasificacin documental, aun cuando esta estructura no es fiel a
la realidad.
Apenas se aplica el organigrama sobre la organizacin, se manifiesta una serie de relaciones no previstas
pero s necesarias, entre niveles diferentes de la estructura, de modo que la estructura original se vea modificada en la prctica, con superposiciones y estratos subyacentes, aun cuando no se refleja en su representacin
grfica, el organigrama, crendose prcticamente otra
estructura superpuesta a la original, que se opt por lla176
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
Departamentalizacin por
funciones
Hay una cierta variedad de interpretaciones respecto al trmino funcin. Deriva del latn functio, que a
su vez deriva de fungi, cumplir, orden de fungible.
Desempear, tener, asignar, atribuir, corresponder. Accin o servicio que corresponde a una cosa cualquiera:
La funcin de la fuerza pblica es mantener el orden. Actividad o papel desempeados por alguien en un cargo,
oficio o profesin; se usa ms en plural que en singular.
177
178
180
DIAGRAMAS
LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un factor comn determinante a todos, y condicionante a su
efectividad: la relacin. La relacin representa la causalidad que vincula los componentes y que otorga sentido e
individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da
lugar a la organizacin de las partes, cuyas leyes son estudiadas por ngulos distintos. Generando, invariablemente, procesos de informacin y comunicacin.
Los sistemas administrativos nos interesan desde el
punto de vista archivstico, porque nos permiten aplicar
y comprender los principios archivsticos. La descripcin
de los elementos que constituyen las organizaciones, son
de relaciones muy complejas, y el anlisis ms minucioso no es necesariamente una forma de explicarla o interpretarla; al observar un diagrama, comprendemos mucho
mas rpidamente esa complejidad.
ESTRUCTURA ORGNICA
Los organigramas presentan dos clases de informacin sobre la estructura organizativa: comunicacin y
anlisis.
183
184
10 d.
1 Dpto. Conservacin prepara
proyecto de obra
z
1 d.
2 Mesa de Entrada otorga nro. de
expediente
z
1 d.
3 Eleva proyecto con los pliegos de
especificaciones y presupuesto
oficial
z
2 d.
4 Efecta la reserva de fondos,
afectando al presupuesto
vigente
1 d.
5 Aprueba el proyecto
185
10 d.
6 Se efecta licitacin privada o
concurso de precios
z
2 d.
7 Se adjudica la obra por
resolucin
8 El expte. permanece en el
archivo vivo del dpto. de donde
es retirado y devuelto a cada
paso siguiente
z
2 d.
9 Efecta el replanteo de la obra
1 d.
10 Se realiza la inspeccin de la
obra
z
1 d.
11 Se confecciona el certificado de
pago
Comunicacin
Como herramienta de comunicacin el organigrama
se utiliza:
Para dar a conocer a cada una de las partes componentes de la estructura, la posicin que ocupan y sus
relaciones.
Para dar a conocer y comprender, el estado global
de la estructura, o de sus distintos componentes.
Permite comprender sobre las posibilidades de cada
persona para ascender o trasladarse a otras posiciones
de la organizacin.
Facilita a los profesionales y especialistas que se incorporan a la institucin, entidad u organismo, para tomar contacto con la organizacin, y aplicar sus conocimientos sobre la estructura lograda.
ste es el aspecto que realmente nos interesa desde
el punto de vista de la Archivologa, puesto que el archivero, profesional, efectuar un anlisis completo del organigrama, para separar o clasificar los documentos por
medio de la formacin de las unidades mayores, intermedias y menores, al mismo tiempo que le permite detectar las unidades productoras y receptoras de documentos.
Informar a interesados en la organizacin el estado
en que se encuentra estructurada. Entre los interesados
citamos a:
Instituciones bancarias.
Instituciones financieras.
Proveedores.
Accionistas.
Deudores.
Consultores.
186
Junta
Superior
Direccin
Ejecutiva
Administracin
General
Control
Interno
187
Divisin de
Personal
Departamento
de Planificacin
Divisin de
Estudios
Divisin de
Proces. Datos
Asesora
Jurdica
Secretara
General
Departamento
Operaciones y Puerto
Divisin de
Infraestructura
Divisin de
Operaciones
Divisin de
Puertos
Departamento
de Finanzas
Divisin de
Liquidacin
Divisin Cob.
Tarifas y Costos
Divisin de
Contabilidad
Divisin de
Administracin
Anlisis
Se efecta desde distintos ngulos, de acuerdo con
la caracterstica del profesional que lo realiza. Los organigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea
en las dificultades de diseo, sea a simple vista. Principalmente se pueden detectar:
Fallas de control interno. Si bien los organigramas
no son una solucin, constituyen una herramienta muy
til para detectar cuando se asignan funciones incompatibles a determinados puestos o cargos.
Fragmentacin estructural inadecuada. Pueden
darse situaciones en las que a un cargo le asignan funciones que corresponden a otros niveles, pero, dada su
ambigedad, se obliga a lugares no correspondientes,
atentando contra los criterios de organizacin.
Mltiples unidades de mando. Cuando dos o ms
puestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta situacin genera igualmente una relacin de dependencia
confusa al no estar definida la relacin de autoridad; puede generar tambin situaciones de subordinacin unitaria, sobre todo cuando de un cargo depende slo un subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos,
esta situacin se presenta en los niveles ms elevados.
Superposicin de funciones. Se presenta cuando
dos o ms cargos tienen asignada responsabilidades por
igual o similar funcin.
Designacin confusa de funciones. Al igual que
las categoras o nombre de cargos. Esta situacin complica y genera estados como: confusin sobre el tipo de
autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcional. Lgicamente se relaciona con o es similar a la indefinicin de los niveles, que se presenta cuando no est
clara la posicin que el cargo tiene en jerarqua, remuneracin, etc.
188
Departamento
de Finanzas
189
Divisin de
Liquidacin
Divisin de Cobr.
Tarif. Costos
Divisin de
Contabilidad
Divisin de
Administracin
Seccin
Presupuesto
Seccin
Cobranzas
Seccin
Activo Fijo
Seccin
Suministros
LIMITACIONES
La principal limitacin de los organigramas est en
su propia naturaleza, al ser una representacin grfica
simplificada. La simplicidad es una limitacin que se asume con el riesgo de que la informacin de la estructura
sea incompleta.
Los organigramas representan en forma parcial a la
estructura de la organizacin, consiguientemente no incluye cierto tipo de informacin tal como:
Representacin de lneas de autoridad funcional.
Secretaras.
Grado de descentralizacin estructural.
Oficinas productoras de documentos.
Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres
especficos como mesa de entradas o archivos.
Por consiguiente, el archivero debe realizar previamente la etapa de anlisis documental, con la finalidad
de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su especialidad.
Otra limitacin consiste en la permanente actualizacin. Cualquier cambio en la estructura transforma en
obsoleto o histrico el diagrama vigente. De seguir uti190
MODELOS DE ORGANIGRAMAS
Existen diferentes formas de representacin grfica
de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las necesidades y costumbres de la institucin. Las ms usuales, segn la norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation) son:
Vertical.
Horizontal.
Circular.
Semicircular.
Lineal.
La forma de representacin vertical se considera la
ms conocida por ser de interpretacin simple y con mayores posibilidades de informacin expuesta.
191
DEG
SCG
INTERNO
AGENCIAS
SUPERINTENDENCIAS
192
bre todo cuando se trata de mltiples servicios. Se adapta a instituciones con distintas extensiones por sus variados productos, con varias redes de distribucin diferenciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo responsabilidades a cada encargado de divisin que se desempea como administrador polivalente.
Es problemtico para un archivero cuando este tipo
de estructuras presenta un organigrama divisional realizado sobre una administracin por objetivos y que desemboca en una lgica de centro de ganancias; estas instituciones, en cada unidad poseen un grado de autonoma
de gestin y un seguimiento analtico de los resultados
financieros. Suelen darse exageraciones, que lgicamente, al restarle importancia los archivos, generan caos informativo para toda la institucin, es conveniente entonces, efectuar controles y servicios documentales en archivos centrales que figuren en el organigrama dentro
de lo que sera un estado mayor y crear archivos eventuales en las divisiones relativamente autnomas.
Matricial: una unificacin de funciones y segmentos
estratgicos; estructura el equilibrio entre cada misin
y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La
situacin de estos organigramas es que responden a dos
lgicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como
finanzas, comercial, produccin; y, otra de mbitos o programas de actividades.
Lograr el equilibrio entre integracin-diferenciacin
es bastante complejo al momento de elaborar las tablas
de clasificacin, donde debern reflejarse las actividades diferenciadas con mltiples interdependencias.
El archivero debe comprender entonces que frente a
un medio inquieto donde las instituciones tienen un ritmo de cambio ms frecuente y en menor tiempo, se requiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica194
195
FONDO
SECCIN DE FONDO
SECCIN DE FONDO
196
SERIE
EXPEDIENTE
UNIDAD
DOCUMENTAL
SECCIN DE FONDO
SERIE
SERIE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
UNIDAD
DOCUMENTAL
Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.
EXPEDIENTE
Cargo.
Cdigo del cargo.
Nmero del tem presupuestario.
Nmero de personas que se desempean en la misma dependencia.
Tamao de los rectngulos: la uniformidad representativa y simbologa de los organigramas, que generalmente cubren necesidades de expresin convencional para los distintos niveles estructurales de la organizacin, se conforma convencionalmente (norma nomolgica) relativizando los tamaos de los rectngulos a la
informacin contenida. Resumimos:
1) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nombre del cargo o funcin y/o persona.
En este tipo de grfico el tamao del rectngulo ms
pequeo no puede ser menor de dos centmetros de base
por uno de alto. Los rectngulos indicadores de cargos
inmediatos superiores y progresivamente aumentarn
un centmetro de base y/o medio centmetro de alto por
cada nivel.
2) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nombre del cargo, cdigo, nmero del tem presupuestario y
nmero de personas contenidas en relacin de dependencia del cargo.
En estos organigramas se incrementa la altura medio centmetro agregando el espacio para la informacin
adicional. En el diseo, se opta por marcar el medio centmetro con una lnea ms fina que la del rectngulo, lgicamente que estar divida en una, dos, tres partes, preferente pero no necesariamente iguales, estas divisiones sern utilizadas para agregar la informacin establecida.
198
Para las posiciones staff se utilizan rectngulos iguales a los empleados al nivel inmediato inferior de la posicin asesorada, en algunos casos se utilizan crculos.
Distancia entre rectngulos: toda representacin
grfica requiere de una armona visual, lo cual no obliga, en el caso del organigrama, a mantener distancias
proporcionales entre los rectngulos componentes del
organigrama. El objetivo de las distancias es el de lograr
espacios que resalten la ubicacin de las posiciones estructurales.
Para conseguir esa simetra, se establece que la distancia vertical entre rectngulos de niveles inmediatos
es igual a la altura del rectngulo superior. La separacin horizontal est determinada por la cantidad de rectngulos que se diagraman a una misma altura y del espacio disponible en la hoja de papel. Slo como sugerencia, la separacin no debe ser menor a la mitad del ancho
de los rectngulos correspondientes al nivel.
Caracterstica de la hoja de diagrama: se utiliza
hojas normalizadas de diagramacin bajo las siguientes
caractersticas:
Tamao de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales); norma 3001 Formato A3.
Marco exterior tomando las siguientes medidas de
los bordes de la pgina:
Marco superior: 9 mm
Marco derecho: 10 mm
Marco inferior: 8 mm
Marco izquierdo: 30 mm
Cuadro de identificacin: ubicado en el vrtice superior derecho o en el lugar que no perjudique la construccin del organigrama, independientemente de que
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es bueno ver la esttica del grfico, empleando los siguientes datos: (10 x 3 cm).
Nombre de la institucin
rea relevada
Fecha
Realizada por
Cdigo
200
201
Las posiciones staff se codifican con el mismo nmero que ha sido asignado a la posicin que asesoran.
202
Organigrama de categora del personal: son organigramas que manifiestan la categora que corresponden al personal que ocupa los cargos. No siempre existe
una relacin adecuada entre la categora del cargo y la
categora del escalafn.
Organigramas del nombre del personal: son organigramas que muestran nombres de personas en sus
cargos respectivos de la estructura, respetando las relaciones de dependencia.
Organigrama funcional: son los organigramas que
representan las funciones de la institucin, muy utilizados, por ser prcticos y sencillos en su informacin. El
diseo est determinado por la naturaleza especfica de
las funciones y por los recursos humanos con que cuenta
la organizacin.
Comprendemos fcilmente que por su utilidad en el
anlisis de la asignacin de tareas, el grado de especializacin y la separacin de funciones, es de suma utilidad para los archiveros para cumplir sus labores documentales.
Organigrama por categora de sueldos: si bien
estos organigramas presentan innumerables beneficios
desde el punto de vista de la administracin y las finanzas de la institucin, al efectuar una poltica de remuneraciones y tener una visin global de la misma, no reciben mucha atencin del archivero. Estos organigramas
generalmente se encuentran insertados en algn organigrama citado.
Organigrama de cuenta presupuestaria: el presupuesto, como registro de toda la informacin de la institucin, se transforma en una herramienta eficaz de planeamiento y control, razn por la cual se crea el organigrama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, indicado numricamente la cuenta presupuestaria.
203
RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN
La consulta del organigrama requiere de toda la informacin para que podamos realizar una tabla de clasificacin adecuada. Los medios habituales en la recoleccin de informacin, tal como lo anunciamos en Anlisis
documental de tcnicas documentales, son la entrevista y
el cuestionario.
204
205
206
LA ADMINISTRACIN EN LA ORDENACIN
Y CLASIFICACIN
GENERALIDADES
EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos constantemente de la entidad productora, de archivos privados, formados en entidades privadas; archivos pblicos,
originados en entidades pblicas, etc. En todas ellas,
como factor comn, se habla de la administracin. Uno
de los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje cientfico de la Archivologa, es la administracin. Es un fin
primordial, desde el punto de vista archivstico, servir
de memoria a la administracin que genera su propia informacin; sin el cumplimiento de esta premisa, los archivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que
nos permitan comprender el papel que desempean los
archivos con relacin a la administracin en general.
Etimolgicamente, la palabra administracin proviene del vocablo latn ministrare, que significa servir, y de
la preposicin ad, que significa hacia. Su sentido es bas-
tante amplio, se emplea como accin de administrar, empleo de administrador, servir para el cumplimiento de
un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de
un estado, equipo de gobierno de un pas, o como la accin del gobierno para cuidar los intereses pblicos.
La administracin es la disciplina que estudia a las
organizaciones y que tiene como objetivo lograr el mximo aprovechamiento de los recursos para lograr beneficios.74
La administracin es una metodologa para gobernar
y dirigir las organizaciones mediante sistemas de planeamiento, ejecucin y control.75
Administracin es un sistema de principios y leyes
jurdicas y tcnicas, con autonoma, que permiten dirigir y coordinar la actividad de un grupo humano hacia
objetivos comunes.76
El inters archivolgico por la administracin radica en que sta crea y genera documentos y al mismo tiempo requiere del servicio informativo del archivo que a su
vez funciona como memoria de la institucin.
Una buena administracin hace posible que el Estado alcance su fin principal, que es el bien comn. Y es
una de las razones por la cual sus archivos, a diferencia
de los particulares o privados, perduran a travs del tiempo, logrando mayor continuidad y consistencia. Los archivos que son producto de la administracin pblica adquieren mayor importancia por su contenido histrico y
por el valor informativo de los documentos, considerados como un bosque de pequeas realidades.
74
Leonardo Cota. D.: Administracin de Empresas, Buenos Aires,
El Ateneo, 1998, 4 edicin, 35 pp., p. 4.
75
Alicia Barroso de Vega y Ana Mara Liporace: Administracin
de empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16.
76
E. Garca Apolinar: Administracin de empresas 4, Buenos Aires,
Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.
208
mental conformado por reglas, normas y procedimientos que permiten conducir una organizacin, hacer operativo su comportamiento y transformar su realidad.
Schellemberg asigna los fines del archivo con relacin al gobierno y a su administracin como:
Fines oficiales: son los servicios que presta el gobierno, como memoria de un Estado, como preservador
del patrimonio, y como elemento de continuidad en los
actos administrativos, antecedentes documentales, permitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas merced a los antecedentes documentales depositados en el
seno de todo gobierno. As mismo los archivos permiten
una orientacin cientfica y no improvisada para la conduccin del presente.
Fines culturales: se manifiestan en relacin a los
elementos que son ndice del grado de civilizacin de un
pas, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.
stos nos hacen pensar en la obligacin tanto del gobierno como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio documental.
Fines civiles: se manifiestan a travs de la relacin
que existe entre el gobierno y gobernados, los archivos
se constituyen en prueba de los derechos civiles y garantas de los individuos. As mismo constituyen un elemento probatorio de las relaciones de gobierno entre s y de
los gobernados entre s, crendose un juego mutuo de
garantas respaldadas por los documentos conservados
en los archivos.
Analizamos en forma general algunos aspectos de la
administracin para entender los fines del archivo y los
elementos bsicos para una buena comprensin de la ordenacin y la clasificacin: la administracin (sobre todo
en la administracin pblica) puede ser considerada desde dos puntos de vista generales:
210
soberano de una nacin; se emplea tambin como sinnimo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto
en la actualidad es muy amplio, generalmente se concepta al conjunto de reglas, fijadas a una determinada sociedad, en el campo sociolgico, se puede considerar a la
institucin el reconocimiento del acuerdo social, consolidado por leyes propias, es decir, producidas en las condiciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas.
En cada institucin participan personas que provienen de una realidad socio-cultural transmitida posteriormente en las costumbres institucionales y plasmadas en cierta forma sobre los documentos, que se convierten en portadores de significacin propia, manifestando su vivencia de la realidad. No es slo tecnicismo
el ordenar y clasificar los documentos, sino una comprensin ms acertada de la importancia de los documentos.
Toda institucin se encuentra inserta en una realidad socio-institucional ms amplia, donde existen otras
instituciones, con las cuales se producen relaciones caractersticas del medio. El intercambio de informacin
optimizada permite una mayor comprensin de la administracin y del comportamiento de la informacin.
Las actividades humanas, caracterizas como propias
del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse;
aportando esa realidad a una cada vez ms compleja, recibiendo de las dems contenidos significativos.
Durkheim considera a las instituciones como cosas,
donde la sociologa tiene que constatar las leyes que regulan el comportamiento, las convenciones especficas. La
dinmica est condicionada por el devenir histrico.
En la bsqueda permanente de responder a los requerimientos del acontecer, imperativo de actualidad y
apertura al futuro, la institucin contexta la realidad.
214
LAS ACTIVIDADES
Las actividades que desarrolla la administracin, que
son de inters para los archivos para el logro de sus fines, se pueden clasificar en pocos grupos. Recprocamente, ante las actividades de la administracin, se tienen
las responsabilidades, sustentadas por la responsabilidad civil que posee toda administracin para con los administrados, constituyndose en defensa de la sociedad
ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que
goza el Estado y gobierno que administra.
En el aspecto administrativo, debemos tener en cuenta la agrupacin de actividades que nos permita comprender mejor los objetivos de la clasificacin.
Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las
actividades, las ms conocidas y experimentadas son las
218
219
Operativas.
De control.
De fomento.
De servicio.
Actividades de planificacin
Planificar consiste en predeterminar qu haremos,
cmo lo haremos, cundo lo haremos y dnde lo haremos. En el qu, cmo, cundo, dnde, estn considerados los elementos fundamentales de la planificacin.
La planificacin se sustenta en el establecimiento de
objetivos y en una determinacin de polticas y planes
de accin para concretar con xito los objetivos propuestos.
La fijacin de objetivos: en toda organizacin se
crean mltiples objetivos y se categorizan de acuerdo a
sus prioridades, formando toda una cadena de fines a
medios.
Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado,
sirve como medio para lograr un fin ms amplio, convirtindose en un nuevo medio para lograr un nuevo objetivo, formando estructuras de categoras, condicionados
todos a un logro comn a la finalidad institucional.
Los objetivos son varios, pero se encuentran ordenados en forma lgica (segn las jerarquas participantes).
No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque corresponden a una rutina, son objetivos que facilitan el
logro de otros objetivos.
Todos los hombres y todas las organizaciones tienen
recursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad.
Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todos
los objetivos que quiere.
221
Actividades polticas
Son aquellas que tienden a la formulacin de conductas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita
una organizacin que carezca de objetivos.
Determinacin de polticas: toda poltica es una
conducta y una decisin predeterminada ante situaciones y problemas que se han de presentar en forma consuetudinaria. Al establecer una poltica se est dando
una solucin por anticipado al problema que se va a presentar en el futuro. Muchas de estas polticas se implementan con un trmite, que tiene como fin salvaguardar
valores determinados que afectan a los fines de la institucin.
Actividades de decisin
Son aquellas que conducen a la seleccin de las acciones a seguir. Son las actividades ms complejas, por
lo que dedicaremos mayor atencin a este aspecto.
Los pasos bsicos para la toma de decisiones, se pueden considerar:
Informacin: adecuada y especifica para la buena
conduccin del problema. Wilensky nos aclara que Se
entiende por informacin (intelligence), las cuestiones,
intuiciones, hiptesis y pruebas que resultan tiles para
determinar una poltica.77
Inteligencia: como aptitud y calidad en la localizacin y establecimiento de relaciones del problema y
de la oportunidad para decidir.
77
Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge and
policy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.
222
Anlisis: como distincin y separacin de los distintos problemas y examen de las distintas alternativas,
determinacin de las consecuencias.
Seleccin: como eleccin de mejores alternativas
que puedan dar mayores resultados.
En las tres primeras fases, la informacin juega un
papel trascendental, por la actualizacin que se tiene
del problema y del comportamiento de las variables. Por
lo tanto es necesario tener en cuenta que la informacin
tiene que ser de alta calidad.
En el cuarto paso se produce la decisin, la seleccin
que se realiza de acuerdo a criterios que responden a objetivos determinados.
La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que se realiza en todos
los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, emprica y como producto de la actividad
intelectiva.
Decisiones programadas. Cuando la persona toma
una decisin rememora una respuesta basada en la experiencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una
decisin programada. Basada generalmente en:
Operacionalidad de los objetivos.
Repetibilidad de la situacin.
Certidumbre de los resultados.
Toda incitacin es considerada como:
Reunin de factores de produccin, as en la institucin encontramos recursos humanos y materiales que
se combinan para alcanzar objetivos determinados. El
resultado de las decisiones que se toman respecto a las
alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de
la utilizacin de los recursos disponibles.
Naturaleza y trabajo bajo una organizacin o direccin para prosecucin de determinadas satisfacciones.
223
Remunerativo: otorgado como contrato o convenio, sobre la base del intercambio de la institucin hacia
el individuo.
Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidas
de contencin, retencin, presin sobre el individuo.
Actividades de informacin
Referidas a la obtencin de los elementos de juicio
necesarios para toda decisin y comunicacin.
Los archivos se fundamentan por la necesidad del
trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base
a la informacin. Se distinguen algunas categorizaciones como:
Dato: documento, testimonio, necesario para llegar al conocimiento o relacin con el hecho.
Registro: dato compilado sobre determinado soporte.
Informacin propiamente dicha: dato asentado,
procesado y apto para ser utilizado.
La informacin para ser comprendida en su totalidad tiene algunas cualidades:
Claridad: en cuanto a que su exposicin tiene que
ser comprensible, inteligible para el utilizador.
Oportunidad: por la inmediatez de su recuperacin.
Seguridad: de modo que, utilizando la misma informacin en circunstancias smiles, se obtengan resultados semejantes cuando no iguales.
Validez: la informacin debe representar la realidad. Comprende en s misma:
Lgica coherente de los datos.
Conformidad con los documentos resguardados.
Conformidad con los conocimientos adquiridos.
226
Capacidad de prediccin.
Adecuacin: la informacin debe ser acorde con los
hechos y la realidad y representar en sus datos esa evidencia.
Precisin de alcance: la informacin debe ser acorde con los objetivos de su necesidad.78
El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comunicaciones. Recibe informes, integra datos y toma decisiones sobre la base de la informacin suministrada.
La informacin es necesaria entonces para:
Determinacin de objetivos.
Control.
Innovacin.
Concluimos:
Toda decisin requiere informacin.
El ejecutivo depende de los subordinados y de la informacin para el logro de sus objetivos.
Los archivos seleccionan y transmiten informacin
relevante.
Actividades operativas
Consideradas como unas de las ms complejas por la
enorme variedad de acciones y actos que requieren para
el logro de los objetivos de la institucin. Es la columna
vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el trabajo que sustenta la razn de ser de cada servicio institucional.
78
227
Actividades de control
Denominadas tambin de gobierno, de polica; son
aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus
potestades para garantizar la paz social y el orden pblico. El archivo, si bien no es una actividad de polica
efecta un control sobre la documentacin producida por
la institucin de acuerdo con su jurisdiccin otorgada.
Es una de las funciones de direccin, por lo que el
ejercicio del mando implica el control. H. Fayol deca que
el control consiste en verificar si todo est de acuerdo
con el plan adoptado, las instrucciones cursadas y los
principios establecidos. Tiene por objeto poner en manifiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos y
evitar que se repitan. Acta sobre todo: cosas, personas
y acciones.
En los procesos administrativos hay proyectos, planes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser llevados a cabo por una sola persona, para tal efecto, existen principios de delegacin de funciones; conforme a
los criterios de la divisin de trabajo, se asignan deberes
y responsabilidades en cada una de las unidades de la
institucin. Son factores que nos permiten comprender
cmo debemos efectuar la clasificacin.
El control debe revisar en forma peridica y permanente, el cumplimiento de los planes, de las funciones
delegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nos
permite verificar y realizar ajustes o correctivos.
Los procesos de control pueden clasificarse de la siguiente forma:
Control formal: se ejerce para verificar si las actuaciones de la institucin se encuadran en las disposiciones legales, reglamentos y regulaciones en general;
228
aspectos econmicos, sobre costos de la informacin, costos de mantenimiento de los documentos, conservacin,
restauracin, etc., con los consiguientes beneficios de
fomento en cuanto a los objetivos de investigacin y educacin.
Actividades de servicio
Destinadas a proporcionar utilidad a particulares,
condicionadas a razones de inters pblico. En la mayora de los pases desarrollados existe una estrecha relacin entre archivos, investigadores y educandos.
Al hablar de actividades de servicio pblico, el archivo se consustancia fcilmente al comprender que sus funciones, ante todo, constituyen un servicio a la institucin,
por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo
genera.
Recprocamente, ante las actividades de la administracin, se tienen las responsabilidades, basadas propiamente en la responsabilidad civil que tiene toda administracin pblica para con los administrados, constituyndose en una defensa de estos ltimos ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que tienen la institucin y el gobierno que administra.
Actividades de coordinacin
Esta funcin se encuentra en todas las etapas del ciclo administrativo. Es una orientacin de los recursos y
esfuerzos, unificados a un propsito o finalidad especfica. Para lograr una coordinacin eficiente es necesario
prestar atencin a la comunicacin.
Sistema de comunicacin: la comunicacin obedece a una decisin traducida a un mensaje legible en el
230
231
LA INVESTIGACIN archivstica se ha convertido en una realidad a partir de la sistematizacin de las tareas documentales, stas se complementaron como profesin, apoyadas por la universidad en general, que otorga su respaldo cientfico y doctrinal necesario para establecerse
definitivamente como ciencia.
Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a considerar una metodologa archivstica que permite el tratamiento universal de los fondos documentales desde su
creacin, hasta su depsito definitivo en los archivos de
conservacin permanente.
233
tos) y sus derivados: analtico (caracteres de lo documentos) y sinttico (seleccin), que conforman todo proceso
de razonamiento.
La teora archivstica elabora y manifiesta los marcos conceptuales, las formulaciones, los anlisis epistemolgicos cuando los hay, las reglas convenidas o normalizadas, para el tratamiento de las hiptesis, las explicaciones conceptuales mediante elaboracin de una
terminologa comn y apropiada a los conocimientos que
se practican. La prctica, origen de todos saberes, proporciona la experiencia sobre la cual acta el anlisis
riguroso y aplica normas que surgen, como resultado de
las especulaciones tericas.
Entendemos por metodologa, en general, la ciencia
del mtodo, o el estudio terico de los mtodos que se
usan en las diversas ciencias. Ms propiamente, no sobre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tratamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la investigacin cientfica. Se la ha considerado parte de la
lgica o de la epistemologa; en realidad se aproxima mucho a esta ltima, as como a la filosofa de la ciencia o a
la teora de la ciencia, pero puede distinguirse de ellas
por un enfoque ms centrado sobre las tcnicas y los procedimientos de investigacin que sobre los problemas lgicos y epistemolgicos.
Se discute acerca de la metodologa propia de las ciencias sociales, ciencias histricas, o ciencias del espritu
en general: segn algunos, les incumbe un mtodo que
las distinga de las ciencias empricas tradicionales, y
segn otros, el mtodo ha de ser para toda ciencia el mismo. Esto forma parte de una disputa ms amplia, la denominada methodenstreit (controversia sobre los mtodos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Alemania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es235
236
PRECISIN DE CONCEPTOS
Hiptesis
Se estudia en epistemologa, proviene del griego hypthesis, del verbo hypotthemi, poner debajo: propuesta, suposicin. Es una suposicin, o un supuesto, con miras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una generalizacin o enunciado general que, en principio, supone
80
138.
237
una interpretacin de determinados hechos, y que adoptamos transitoriamente como verdadera mientras la sometemos a confirmacin o refutacin. En expresin de
Carl G. Hempel, son conjeturas felices sobre las conexiones que se establecen entre los fenmenos que estudiamos.
No toda hiptesis cientfica es una generalizacin: hay hiptesis particulares, como lo fue en su da
la Tierra gira en torno al Sol, o la del descubrimiento
del planeta Neptuno por las irregularidades en la rbita
de Urano. No siempre queda clara la distincin entre una
hiptesis y una teora o una ley y, dado que la finalidad
de una hiptesis es patrocinar una investigacin, el mejor modo de entenderla es situndola en el contexto global de las teoras cientficas.
Una teora es una recapitulacin de varias leyes en
forma de conjunto de enunciados que mantienen unas
determinadas relaciones lgicas de deducibilidad; una
ley es una hiptesis que, sometida a contrastacin, ha
sido confirmada; una hiptesis es una explicacin transitoria con la que se trabaja en espera de someterla a contrastacin; un enunciado de observacin o enunciado
protocolario es el enunciado que describe una experiencia, del cual puede probarse que es verdadero o falso.
Se verifica una hiptesis, derivando de ella consecuencias lgicas esto es, enunciados de observacin o protocolarios que, puestas a prueba, confirman inductivamente la hiptesis, en caso de resultar verdaderos, o
refutan la hiptesis, en caso de resultar falsos.
El falsacionismo de Popper plantea su propia manera de entender la formulacin y la contrastacin de hiptesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a
81
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.
238
240
estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las leyes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancia
necesarios y universales.
Operativa del mtodo
Para lograr una aplicacin adecuada del mtodo hipottico-deductivo podramos sealar tres pasos importantes:
1) Formulacin de las hiptesis iniciales: stas devienen de la experiencia, y de la repeticin de los hechos.
2) Deduccin de nuevos enunciados: de nivel prcticamente bsico y como consecuencia de las hiptesis
iniciales.
3) Control: que permite analizar los enunciados, comparados con la experiencia y obtencin de nuevas conclusiones.
Debemos tomar en cuenta, en forma general que la
operativa del mtodo hipottico-deductivo, como cualquier mtodo cientfico, correctamente expresado, y sobre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento,
no acepta la existencia de principios absolutos. As los
principios de la Archivstica, que son sugeridos por la
prctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero,
aun as, tendrn siempre un carcter provisorio.
Dada esta situacin, los elementos de prueba empricos, en s, establecen la hiptesis, consustanciados en
s mismos. La hiptesis es una consecuencia lgica de
los elementos de prueba, por lo que ninguna hiptesis es
probada por sus casos favorables. Esto significa que los
elementos de prueba empricos hacen que sea razonable
aceptar la hiptesis, sobre todo cuando no existen casos
contrarios conocidos que prueben que una hiptesis es
falsa o se la pueda refutar.
242
El mtodo hipottico-deductivo plantea una impugnacin directa a la licitud de la induccin como procedimiento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzado
que implica aceptar este mtodo, no debe por ello amilanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivstico. Existen rutinas, las rutinas conforman mtodos, no
siempre nomolgicos, sino ms bien de experiencia, y todo
lo que atae a las ciencias sociales son conocimientos
acontecidos o de experiencia. As nos plantea Popper,
cuando expresa que no se justifica la inferencia de enunciados universales a partir de enunciados singulares, por
ms numerosos que stos sean; lo mismo que nos dice
Wisdom: La induccin no existe como mtodo, por cuanto no hay un mecanismo racional para pasar de premisas
observacionales a una generalizacin inductiva.
Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto anteriormente por los autores, que cualquiera que fuere el
nmero de experiencias observadas respecto a una determinada relacin causal, no es bice de ser cierta, porque pueden llegar a darse experiencias contrarias, esto
nos obliga a pensar que las conclusiones vlidas para un
nmero indeterminado de experiencias slo son relativas. Lo que quiere decir que la verificacin de la hiptesis se limita a las conclusiones extradas de conjuntos
de experiencias observadas, considerando que tampoco
ningn nmero de observaciones permiten dar por verificada una hiptesis, por cuanto pueden producirse siempre observaciones que la refuten.
La ciencia archivstica consta de un conjunto de teoras que pretenden explicar distintos aspectos del comportamiento de los documentos de distinta naturaleza y
origen.
Existen algunas pautas de aplicacin del mtodo hipottico-deductivo sobre el fenmeno archivstico:
243
244
246
249
nido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras caractersticas que permitan medir su importancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la informacin.
Si se desea utilizar el anlisis para aspectos de organizacin y tramitacin, es decir, una completa gestin,
habr que detallar en mayor grado la informacin sobre
los contenidos y componentes del documento y su relacin con los otros documentos, relacin de contenido, de
lugar y distribucin en las organizaciones, en los trmites y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el anlisis influyen tambin por la cantidad del grupo de documentos que se debe
analizar. Si se desea obtener informacin ms detallada
para efectos de investigacin, de la misma organizacin
que los genera, se estima conveniente analizar todos los
tipos documentales, lo cual es indispensable para la evaluacin considerando que no puede obviarse el estudio
analtico de aquellos documentos que son funcionalmente
ubicados a los ya analizados.
No est de ms tratar de obtener el mximo de informacin sobre las unidades documentales, ya que un conocimiento superficial de ellas, o de las que se consideran representativas dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras caractersticas importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de
anlisis es porque se est completamente seguro de que la
informacin contenida en ellas estar representada por
otros tipos documentales de similares caractersticas.
Una forma adecuada de conocer la informacin global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones,
puesto que cada sector encarado en el organigrama tie251
252
El fondo corresponde a todos los documentos producidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divide en grupos, los grupos son equivalentes a las colecciones en algunos casos, y stos a su vez pueden dividirse en partes que estn relacionadas entre s, que llamamos subgrupos, los subgrupos estn conformados
por las series. Las series se componen de tipos documentales, y llegamos a la unidad ms pequea que se
llama pieza documental. Es trabajo archivstico entonces identificar las unidades y fijar los lmites donde inicia y finaliza cada una de ellas.
Distinguimos entonces tres grupos de unidades documentales de diversos tamaos:
Las unidades mayores, que consisten en los fondos
y los grupos y las colecciones de papeles, esto ltimo incluye los papeles de personas as como los de organismos privados.
Las unidades intermedias, formadas por los subgrupos y las series; el trmino serie se emplea aqu en el mismo sentido que los archiveros ingleses utilizan el trmino clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea
de clasificacin.
Las unidades menores, formadas por los tipos documentales y las piezas documentales, documentos simples o compuestos, reunidos en volmenes, carpetas, legajos, etc.
La pieza documental se interpreta como un documento suelto, aislado, que no est incorporado fsicamente a
otros documentos; o bien, como un conjunto de documentos reunidos fsicamente para formar una unidad distinta y separada tal como un volumen, un expediente o una
carpeta.
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84
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Tcnicas documentales de archivo.
La descripcin archivstica, op. cit.
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258
cumentos relativos a la legislacin, reglamentacin y normalizacin de la entidad que estudiamos, estos documentos nos orientarn sobre los orgenes funcionales. Son
las funciones las que producen la estructuracin de las
entidades, lo que constituye su verdadera razn de ser.
Las funciones permanecen en el tiempo. Las funciones han de determinar entonces los orgenes, es decir,
acercarnos a las oficinas mismas donde se producen los
documentos, conformando as, la naturaleza de las series documentales.
Identificacin del tipo documental
La definicin del tipo documental se ha simplificado
desde la enunciacin de Schellemberg sobre el tipo documental. Entendemos que una misma actividad puede
producir un mismo tipo documental, por lo tanto las actividades producen documentos en el desarrollo de sus
objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han
de producir siempre la misma unidad documental cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogneos, al que optamos por denominar tipo documental.
El tipo documental es el factor determinante para la denominacin de la serie, llegando a confundir a ambos en
el ejercicio archivstico.
Es en este momento cuando procederemos a analizar
los caracteres externos e internos de los documentos.
El trmino tipo documental se adapt a nuevos conceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actualidad se utilizan los conceptos de tipo documental simple
para denominar a la unidad documental simple, aquella
que generalmente se realiza para comunicaciones internas, y tipo documental compuesto, conocido ms bien
como expediente, que es el conjunto de documentos pro260
un orden cronolgico (principio del orden original), puesto que en la medida que se producen los documentos, sus
fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o en forma peridica al renovarse la numeracin, lo
que generalmente se efecta con la renovacin del ao o
la gestin de un determinado ejecutivo de la institucin.
Ubicacin administrativa: dentro de la organizacin se establece su ubicacin, tanto de origen como de
almacenamiento, esto tambin determina la importancia de los documentos por su origen jerrquico.
Dependencia: el documento ha sido creado en una
oficina que depende de una unidad mayor, por consiguiente su informacin puede ser complementaria o de relacin a esa jerarqua, su informacin no siempre puede
considerarse como completa; esta relacin de dependencia merece un estudio ms profundo dentro de la organizacin de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus alcances de informacin contenida. Generalmente ste nos sirve en la clasificacin. Por ejemplo, si en la clasificacin hemos determinado varios grupos: econmico, operativo o de organizacin y mtodos,
una nota emitida por contabilidad depender del grupo
econmico y no del operacional.
Nombre y cargo del firmante: cuando se quiere
obtener una sofisticacin en los archivos y sobre todo
cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de los que intervienen y firman; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda informacin teniendo como nico dato el nombre
de la persona que firm el documento.
262
Especificaciones o requerimientos
documentales
Esta parte del anlisis consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluacin de
documentos por las caractersticas que se registran. Tenemos:
Formacin del documento: las caractersticas que
se requieren para fijar la informacin.
Distribucin de las reas de informacin esencial y
complementaria y reas de referencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener informacin sobre
diversos tipos documentales para evitar duplicidad de
esfuerzos y datos. Tambin se debe consultar sobre las
acciones o actividades que han de generar al documento
y que implican un determinado grado de normalizacin.
Experiencias anteriores: corresponde averiguar
si anteriormente se han efectuado diseos similares de
documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios,
es necesario tambin conocer experiencias anteriores
producidas y que se dejaron de producir a raz de la eliminacin de algunos sectores dentro de las institucin,
propio de la dinmica administrativa.
Responsabilidades: conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de informacin, es decir,
en lo posible, instituir una escala de responsabilidades
del tipo de informacin que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede consultar estos documentos.
Habilitacin documental: todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprender entonces, la
adecuacin de la habilitacin, establecindose escalas
en este sentido, algunos documentos posiblemente sean
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EL MTODO SISTMICO
Este mtodo responde a la necesidad de lograr una
configuracin de aquellas realidades hacia las cuales
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EL MODELO SISTMICO
El mtodo sistmico se sustenta en la composicin
de modelos, stos se constituyen en un medio adecuado
para construir, precisar esquemas representativos de la
realidad.
El modelo sistmico cumple cuatro funciones bsicas:
La organizativa: consiste en la capacidad de ordenar y relacionar datos desarticulados, mostrar similitudes o conexiones que no fueron percibidas por otros
mtodos.
La heurstica: que lleva al descubrimiento de nuevos hechos y nuevos mtodos.
La predictiva: consiste en observar pautas de distribucin de datos conocidos, proyectar provisionalmente una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado,
sobre el cual no contamos an con datos de primera mano.
La de medicin o mensurativa: que asume distintas formas segn la naturaleza de aquello que estudie.
Bsicamente para los intereses archivsticos, estos
modelos son considerados como descriptivos.
267
EL CONTEXTO
De vital importancia para la Archivstica moderna,
la expresin contexto, denominado tambin ambiente,
entorno o medio, designa al universo que rodea al sistema manteniendo las relaciones de mutua incidencia.
As consideramos contexto suprasistmico por estar
constituido por el sistema del cual depende el de referencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las instituciones.
El contexto especfico est constituido por los destinatarios del producto del sistema; en nuestro caso, los
usuarios, investigadores y sociedad ntegra.
boramos un cuadro terico de clasificacin, que utilizaremos como punto de partida para enfrentarnos a los documentos. Decimos cuadro terico, considerando que no
es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a
fondo la documentacin, este cuadro se convertir en
una realidad.
El cuadro terico es el punto de partida, el cuadro
definitivo ser el que ponga de manifiesto todas y cada
una de las caractersticas del fondo estudiado.
Apelamos entonces a la sabidura de Schellemberg,
quien establece tres tipos de clasificacin segn se atienda a la estructura orgnica, a las acciones o a los asuntos, diferencindose por tanto tres sistemas:
Clasificacin orgnica: es la que agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo.
Clasificacin funcional: mucho ms difcil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo.
Clasificacin por materias: atiende al contenido
sustantivo de los documentos, slo es recomendable efectuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un
fichaje exclusivo para esto.
La adopcin de un sistema de clasificacin depende
de la naturaleza del fondo. As, si tenemos el fondo documental de un organismo que no ha sufrido modificaciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cuadro de clasificacin orgnico, que reflejar a la estructura del organismo.
Si tenemos un fondo documental de un organismo que
ha sufrido modificaciones, ser aconsejable la utilizacin
de un cuadro de clasificacin funcional. No olvidemos
que las funciones son ms estables a travs del tiempo.
269
Los grupos documentales deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas o funcionales que
tienen entre s. Siempre que sea prctico el mtodo
administrativo es el preferido para ordenar los grupos
documentales.
Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel
jerrquico dentro de la entidad productora.
Al igual que la aplicacin en los fondos, cuando la organizacin administrativa es muy compleja para determinar sus reas de trabajo, es preferible clasificar por
el mtodo funcional.
En el mtodo funcional, el orden que se impone a los
grupos documentales refleja las relaciones funcionales
de las dependencias que los produjeron.
Los grupos documentales establecidos para una sucesin de dependencias funcionalmente relacionadas entre s, deben ordenarse de modo que quede reflejado el
desenvolvimiento de la entidad productora.
Los grupos documentales pueden ordenarse en sucesin cronolgica; de modo que el grupo o dependencia
antecesora sea colocada antes que la dependencia sucesora.
El trmino se emplea para designar a los documentos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuenta su forma fsica o la manera en que fueron producidos
o acumulados. El trmino se emplea en la Duke University Library para referirse a cualquier conjunto de papeles que constituyen una unidad ntegra por estar relacionados con una persona, una familia, una institucin
o corporacin.
Las colecciones de papeles se dividen por la manera
que fueron reunidas:
Las colecciones orgnicas: se aplica al conjunto
de documentos que se forman en el curso normal de los
negocios o la vida de las entidades particulares, sean
individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen caractersticas definidas. Comnmente cada una deriva de
una sola fuente, y son producidas contemporneamente
con las acciones de que tratan.
Las colecciones artificiales: son reunidas despus de que han ocurrido las acciones a que se refieren
y no contemporneamente con ellas; usualmente derivan de muchas fuentes y no de una sola.
Formacin de las colecciones de manuscritos: el
primer factor, como en el caso de los grupos documentales, es la procedencia de los documentos. La coleccin
esta compuesta normalmente por documentos reunidos
por determinados intereses. Son adquisiciones de una
persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de
entidades privadas tales como empresas comerciales,
iglesias, universidades.
Otro factor es la cantidad de documentos. La cantidad de documentos que puede ser administrada como
una coleccin es difcil de precisar y el nmero de documentos que constituye una coleccin vara en diversos
repositorios de manuscritos.
273
Los subgrupos documentales. El trmino subgrupo se emplea para designar las unidades archivsticas
dentro de los grupos documentales establecidos bsicamente por la organizacin de la estructura orgnica o
de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo est
integrado por numerosas series.
Formacin del subgrupo
1) Orgenes administrativos: normalmente una dependencia para la cual se ha establecido un grupo documental, puede ser subdividida en varias pequeas unidades administrativas. Los documentos procedentes de
tales entidades administrativas menores se consideran
como un subgrupo dentro del grupo documental.
Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales)
en varias regiones del pas, la documentacin procedente de cada una de las oficinas regionales, puede ser considerada como un subgrupo.
2) Orgenes funcionales: repetimos lo dicho para
los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia,
las dependencias son reorganizadas de modo que la identidad administrativa de los documentos producidos por
las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuando se presentan estas situaciones, los documentos referentes a una de las principales funciones de la dependencia, pueden ser considerados como un subgrupo.
Ordenacin de los subgrupos: de acuerdo a lo observado en el anterior acpite, los subgrupos se ordenan
de acuerdo a las relaciones administrativas que existen
entre s. Esto puede lograrse colocando los subgrupos
de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada
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relacin con un tema o actividad; en el marco de una misma actividad produce generalmente un mismo tipo documental. Este factor se toma en cuenta incluso cuando las series no pueden formarse en base a los otros factores citados anteriormente.
Si se diera la situacin de que los documentos no pueden dividirse en series en razn de su ordenacin o tipo
documental, el conjunto de documentos puede ser designado como una serie en base a otras caractersticas comunes o cohesivas que tienen entre s. Estas caractersticas comunes pueden ser que los documentos
traten del mismo tema o actividad.
Ordenacin de las series
Las series se ordenan de acuerdo al orden original,
que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones administrativas que tienen entre s. Este mtodo sugiere
que las series sean ordenadas de modo que reflejen el
nivel administrativo que la oficina de origen ocupa dentro de la dependencia o para que queden reflejadas las
relaciones jerrquicas de la estructura.
Lo mismo que para las otras unidades documentales,
siempre queda el mtodo de emergencia que es el de ordenar las series funcionalmente. Bajo este mtodo las series quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que
dieron origen a los documentos.
SERIES DE MANUSCRITOS
Las series de manuscritos son aquellas que integran
las colecciones generalmente de papeles privados.
276
EL MTODO INTERROGATIVO
Forma de conocimiento, ms precisamente de indagacin cientfica.
DETERMINACIN DE LA OBTENCIN DE
DATOS
Tericamente el contenido de un documento se puede conocer por la informacin que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estuviera detallado en los manuales de procedimientos
que deberan existir en toda institucin. Si se tuviera la
certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales
fueran suficientemente detallados como para facilitar la
aplicacin de las tcnicas documentales de archivo, los
archiveros que efectan el anlisis podran realizar sus
actividades en sus propios lugares de trabajo, dndose
slo el trabajo de ordenar adecuadamente la informacin. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionar datos fidedignos sobre la documentacin, hacindose
necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por
las cuales generan la documentacin.
277
Esta forma de participacin, del archivero con los emisores de documentos, permite una obtencin de conocimiento real y constituye una forma efectiva de accin en
conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de anlisis y evaluacin y asegura al archivero que su trabajo
ser ponderado de acuerdo a la informacin suministrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento o error en la determinacin de caractersticas del documento.
Como en este tipo de investigacin predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a jerarquas ms elevadas, quienes con un
criterio ms amplio de las actividades que desempean,
pueden modificar algunos aspectos de la informacin suministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de
sus jerarquas y los archiveros, resulta esencial para
asegurar una informacin correcta, asimismo sirve de
camino para interesar y facilitar su cooperacin en las
restantes etapas del proceso de anlisis y evaluacin.
LA ENTREVISTA
El mtodo de la entrevista, interview en ingls, tiene una adecuada aplicacin en los estudios sociolgicos
en casi todas sus especialidades. Se considera a la entrevista como un mtodo para conocer, por medio de preguntas convenientemente fundadas y articuladas, efectuadas en una relacin interpersonal, respecto de lo que
una persona sabe sobre los seres, las cosas y los acontecimientos.
En Archivologa la entrevista tiene dos aspectos que
la hacen ms agradable:
Primero: se usa en la investigacin.
Segundo: es la materializacin de la actividad para
la identificacin de los documentos y los servicios que
prestan. Este segundo aspecto, permite adems, comunicaciones directas con todos los niveles jerrquicos de
la institucin.
El mtodo interrogativo se utiliza:
1) En la administracin documental se emplea la entrevista como un mtodo que permite obtener informacin sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la
cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y poder formular aspectos como la seleccin, traslados y transferencias.
2) En los relevamientos documentales que se realizan para diagnsticos y descripcin de la entidad productora o de sus partes. Se puede determinar los objetivos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro279
SISTEMA DE ENTREVISTAS
Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que
encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores
de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios
merecen algunas consideraciones.
La entrevista es una conversacin entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad
obtener alguna informacin.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas, o no dirigidas. La diferencia es que en esta ltima
la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que,
en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar, que el entrevistador debe poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad.
En segundo lugar, que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehsa responder, falsea la
verdad o se deja llevar por impresiones errneas.
Adems, el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a travs de l el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado.
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Esta capacitacin del entrevistador permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para
los objetivos de las tcnicas documentales.
Por ltimo, es conveniente informar al personal que
proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el anlisis documental y de todos aquellos datos
que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperacin.
LIMITACIONES
Las personas entrevistadas, por distintas causas, puedan distorsionar la informacin que suministran, sea en
forma total o parcial. En el mtodo de la entrevista ello
hace necesario la programacin de las preguntas, previndose, adems, algunas que permitan repasar y profundizar las respuestas obtenidas por medio de otras.
Otra limitacin que podemos prevenir es que las personas entrevistadas no se encuentren autorizadas para
suministrar la informacin deseada o que no deseen hacerlo.
Para tener en cuenta:
1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en todos sus aspectos.
2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista,
el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones
relacionadas con los documentos.
3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta
duracin.
4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a
conocer con anterioridad, de modo que permita al entrevistado preparar sus respuestas.
282
SISTEMA DE CONSULTAS
Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad
del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios,
ms categricamente a los usuarios. Estas consultas van
dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los
documentos, de modo que los auxiliares descriptivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados
tipos documentales, las opciones permitirn entonces al
consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es
realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, informacin que le
permita desarrollar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia.
Este sistema tiene mucho en comn con el sistema
de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar
de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.
SISTEMA DE ENCUESTAS
En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relacin al documento, respondiendo
a las preguntas que se les formulen en cuestionarios elaborados para este fin.
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ENCUESTA Y CUESTIONARIO
El mtodo de la encuesta prescinde de la relacin personal para efectuar la indagacin en un cuestionario escrito.
El cuestionario es el instrumento bsico para esta
actividad. En la investigacin archivstica es el medio
idneo para el anlisis estructural, que es lo que realmente nos interesa. El anlisis estructural es til para
obtener informacin objetiva, referida a cargos, funciones, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicacin
del cuestionario permite la realizacin de los censos documentales.
El cuestionario es un tipo documental que se compone de un listado de preguntas, convenientemente elaboradas, que permitan obtener la mayor cantidad de informacin respecto de una cuestin determinada.
La principal restriccin reside en que mediante el
cuestionario, sin contacto personal significativo, no es
posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de
la entrevista.
En la preparacin del cuestionario se deben tomar
algunas precauciones:
1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y
precisin, utilizando un lenguaje comn y accesible.
2) Se deben efectuar preguntas que estn relacionadas directamente con el tema y objeto investigados.
3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta
tenemos segura, salvo que quisiramos formarnos una
opinin.
4) Se deben incluir preguntas de comprobacin, para
cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras
fuentes.
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5) La extensin del cuestionario debe ser lo ms breve posible, y las preguntas los ms simples posible.
La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud
de la informacin obtenida. Todos los resultados deben
ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento verdadero.
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PREPARACIN DE FORMULARIOS
Cualquiera de los sistemas citados anteriormente requiere de formularios que permitan la recogida de datos
en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una
atencin esmerada al diseo de los formularios que faciliten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y directas y que los formularios
sean fcilmente manejables por quienes han de responder.
En algunos puntos del cuestionario, ser necesario
incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explicativas, para facilitar la comprensin del contenido del formulario y de lo que se quiere obtener con l.
Al disear los formularios, para poder efectuar una
buena labor de anlisis documental, se deben considerar
los siguientes aspectos:
1) Los espacios destinados a las caractersticas del
documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables,
para facilitar la anotacin de un mximo de datos.
2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que
se realicen.
3) Reservar secciones especiales para anotar datos
complementarios que no requieren de amplias descripciones.
4) Tratndose de anlisis a los efectos de la evaluacin de documentos, consultar todos los datos necesa-
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EL FORMULARIO
Para nuestros fines, el formulario es un instrumento
de comunicacin impreso que contiene preguntas con respecto a una serie de asuntos, que es necesario responder o explicar para hacer o solicitar algo.
La solicitud: es un cuestionario a ser respondido por
quienes requieren algo y que por lo general inician un
trmite o proceso administrativo.
La declaracin: es otro tipo documental por el cual
se responde a una requisitoria.
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El test es considerado como un mtodo para determinar realidades, en nuestro caso, un complemento de
la entrevista.
Se debe remarcar que en la elaboracin de un test se
requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y
sus caractersticas deben hacerlo confiable y vlido.
Entendemos por confiabilidad a la precisin de la
medicin, conciso, simple.
Entendemos por validez la relacin de capacidad para
determinar de la conducta en funcin de determinada
actividad, en otros trminos, que sea un indicador representativo del rendimiento.
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BIBLIOGRAFA CONSULTADA
ADPA
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