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Manua Lmicrosoftproject
Manua Lmicrosoftproject
MICROSOFT PROJECT
Diseado por:
Nelson Armando Agudelo V.
Mg. Ingeniera de Sistemas
Junio de 2008
Esta etapa se extiende desde la creacin y definicin del proyecto hasta que el
mismo quede completamente realizado.
seguimiento y ajuste de las tareas de tal forma que se vayan reflejando los
cambios que ocurran en el progreso del mismo de acuerdo con lo planeado y
conseguir que todo contine adelante hacia el objetivo del proyecto, usando
Todo proyecto tiene tres componentes fundamentales que son los siguientes:
Las tareas
Los calendarios
Los recursos
Las Tareas tienen unas secuencias y se relacionan unas con otras de ciertas
formas especiales, lo que hace que cualquier variacin en una actividad pueda
afectar las otras tareas relacionadas con esta, adicionalmente las tareas deben
organizarse en orden jerrquico o esquema, tambin llamada Estructura de
Descomposicin del Trabajo (EDT), la EDT lista las tareas a realizar en una
secuencia determinada por la naturaleza del proyecto, las tareas tiene a su vez
tres componentes;
para
determinar
su
relacin,
existen
diversos
tipos
de
Figura 1. Precedencias
Ejemplos;
Fin a comienzo: Es necesario realizar primero los banqueos del terreno (A) para
poder construir un edificio (B). Primero se capacitan los vacunadores y a la
comunidad (A) para comenzar las actividad de vacunacin (B).
Fin a fin: Para el ensamble de un vehculo los motores (A) deben estar al mismo
tiempo que los dems componentes (B) de ensamble.
Dentro de las tareas tambin se enuncia unos conceptos que se aplican una vez
se haya realizado la vinculacin y permiten modificar su precedencia y a la vez
modificar la duracin del proyecto estos son:
Diagrama de GANTT
Este mtodo fue desarrollado en los aos 50 por la compaa Lockheed, cuando
por encargo de la marina de los EE.UU., se enfrent al desafo del proyecto del
submarino Polaris.
La ruta crtica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que
un proyecto finalice conforme a la programacin. La mayora de las tareas de un
proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar
ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden
retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas
crticas. Si modifica las tareas para resolver sobre asignaciones u otros problemas
de la programacin, tenga cuidado con las tareas crticas y recuerde que los
cambios que realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto.
Microsoft Project esta compuesto por la barra de men, las barras de herramientas
(estndar y formato), la barra de vistas y el cuerpo del documento donde se sitan
las diferentes vistas. A continuacin se explicara el funcionamiento del programa
teniendo en cuenta slo las utilidades bsicas del Project ya que el manejo de las
dems es similar a la de cualquier programa de Microsoft como Word y Excel.
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Barras de
herramientas
Escala
temporal
Barra
de
vistas
Cuadricula
Nuevo proyecto,
abrir y guardar.
Notas
de la
tarea
Vincular y
desvincular
Dividir
tarea
Informacin
de la tareas
Alejar y
acercar
Asignar
recursos
Ir a tareas
Asistente
para
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Abrir un proyecto
Guardar un proyecto
12
Seale
las
tareas
secuenciales
arrastrado
el
mouse
aplicando
Deje presionado la tecla CTRL y con el mouse haga clic en las tareas a
vincular.
Nota: Por defecto la vinculacin es Fin a Comienzo para modificarla haga clic en la
lneas de vinculo y elija la precedencia.
Figura 8. Vinculo
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Dividir tarea
Sugerencia:
Puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrndola
a la derecha.
Nota: Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto
con otra parte, la divisin desaparecer.
Informacin de la tarea
la
cul consiste en una opcin que permite escribir notas importantes sobre las
tareas.
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Asignacin de recursos
Alejar y acercar
Ir a tarea
15
Sugerencia:
para
devolver
al
Diagrama
de
Gantt
la
configuracin
predeterminada.
Aplicar y
quitar sangra
Ocultar
asignaciones
Mostrar y ocultar
subtareas
Aplicar filtro
Mostrar todas
las subtareas
Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de
ellas resumen el trabajo de tareas ms pequeas. Puede establecer una jerarqua
para reflejar exactamente cmo se relacionan. Los esquemas pueden resultar de
gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen y subtareas. De forma
predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas
aparecen con sangras debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea
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Notas
Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic
en Nueva tarea en el men Insertar.
Para deshacer un esquema, anule las sangras de todas las subtareas hasta
que todas las tareas tengan el mismo nivel.
17
Aplicar filtro:
quiere mostrar en pantalla (todas las tareas, slo las taras crticas, slo la tareas
completas etc.)
individual o combinado.
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Diagrama de GANTT
Usted puede cambiar las columnas de la tabla, aplicando una tabla diferente del
men de tablas o usando el comando de definicin de tablas.
El Grfico muestra cada actividad como una barra, la cual a su vez indica la fecha
inicial, fecha final y duracin de la actividad en una escala de tiempo. Puede
cambiar la apariencia de las barras a su gusto con el comando FORMATO
ESTILO DE BARRAS, adems mostrar diferentes escalas de tiempo con el
Comando Zoom del men Ver
Diagrama de PERT
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Hoja de Recursos
La hoja de Recursos es una tabla para entrar y revisar informacin de los recursos
y crear reportes de texto.
Histograma de Recursos
Usted puede ver la asignacin de recursos para uno o varios proyectos abiertos si
estos estn compartiendo recursos.
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Formulario de recursos
FORMATO, usted puede cambiar la parte de abajo del Formulario mostrar y entrar
notas o modificar la cantidad de trabajo programado o la informacin de costos
para el recurso.
Formulario de Tareas
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Este grfico muestra relaciones entre las tareas una a la vez, Presenta
nicamente las tareas precedentes y subsiguientes a la actividad seleccionada.
Hoja de Tareas
Esta es una tabla de informacin de las tareas que usted puede utilizar para crear
el proyecto, esquematizar tareas y crear reportes de texto. Ud. puede cambiar las
columnas de informacin en la hoja de tareas aplicando una tabla diferente del
men de tablas o usando el comando TABLAS Ms Tablas.
Los grficos GANTT, hoja de tareas y vista de uso de recursos vienen con una
tabla por defecto aplicada, pero usted puede fcilmente aplicar otra escogindola
del men de tablas.
Cualquier tabla que usted disee puede adicionarse al men de tablas. De esta
forma tendr disponibles las tablas que usted ms utiliza.
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Usted puede combinar dos pantallas individuales para conformar una vista
combinada.
En una vista combinada, hay dos paneles en la ventana de Project situados uno
encima del otro. Cada tablero contiene una vista separada. La vista de abajo
muestra informacin detallada acerca de las tareas o recursos seleccionados en la
vista de encima.
Usando el men de pantallas, usted puede cambiar de una vista a otra para ver su
proyecto desde diferentes perspectivas.
Para
hacer esto, active el tablero que contiene la vista que usted quiere reemplazar y
escoja cualquier vista de tablero sencillo del men de pantallas. Para cambiar de
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una vista combinada a una vista sencilla, mantenga presionado SHIFT y escoja
una vista sencilla del men de pantallas.
Usted tambin puede cambiar de una vista combinada a una sencilla, usando el
Mouse y arrastrando el cuadro de divisin (SPLIT BOX) hacia arriba o hacia abajo
excepto en pantallas sencillas, o presionando SHIFT + F6 y usando las teclas de
direccin para mover la barra de separacin (SPLIT BAR).
Cuando cambia de una vista sencilla a una vista combinada arrastrando el cuadro
de divisin (SPLIT BOX) o presionando SHIFT + F6, Project96 automticamente
pone una formulario de tareas o una formulario de recursos en el panel inferior,
dependiendo de como separe usted la vista de tareas o recursos.
Por ejemplo, si usted separa la ventana cuando est trabajando con el grfico de
Gantt, el formulario de tareas aparece en el panel inferior.
Si usted abre la
Tareas repetitivas
Puede establecer que una tarea repetitiva se realice diaria, semanal, mensual o
anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin para cada vez que se
realice, cundo se realizar y cuntas veces o durante cunto tiempo se repetir.
Las tareas repetitivas resultan tiles para administrar tareas del mismo tipo que
suceden a intervalos regulares, por ejemplo, reuniones semanales. Puede
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modificar los campos de una aparicin individual de una tarea repetitiva sin que
ello afecte a las dems apariciones.
Si no especifica una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utiliza las fechas
de comienzo y fin del proyecto para determinar el nmero de repeticiones.
Sugerencia:
Para ver todas las apariciones de una tarea repetitiva, haga clic
25
Crear un hito
Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos
significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase
principal.
Si escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el
smbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
Sugerencia:
Escala temporal
La escala temporal es la que nos permite visualizar la duracin de cada una de las
tareas en el Diagrama de Gantt y por lo tanto la duracin de todo el proyecto. La
podemos visualizar haciendo doble clic sobre la misma en el men Formato
haga clic en Escala Temporal.
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Informes
Project suministra cinco formatos de informes para los reportes del proyecto, usted
puede imprimir informes tales como Project los suministra, o cambiarlos de
acuerdo a sus necesidades y editando los informes seleccionando diferentes
opciones.
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Tambin puede crear informes nuevos, o copiar y luego editar cualquiera de los
informes originales listados en el cuadro de dilogos de VER INFORMES. Esto le
permite conservar la versin original del informe.
La forma de editar cada uno de los informes es bsicamente igual, aparece con
ligeras variaciones, dependiendo del informe que usted est editando.
Cuando usted est listo para imprimir su informe, usted puede establecer
mrgenes y cualquier encabezamiento y pi de pgina.
Informes Generales
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Informe de asignaciones
El informe peridico de tareas lista las tareas programadas para cada periodo de
tiempo dentro un rango especifico. Usted seala un perodo escogiendo aos,
trimestres, meses, semanas o das en el cuadro de dilogo de edicin para
informes peridicos de tareas. Usted puede tambin especificar la frecuencia para
presentar los datos en el informe.
Luego, cuando se imprime el informe, usted entra dos fechas para especificar el
rango de tiempo que se quiere abarcar con el informe. Usted tambin puede
incluir informacin detallada de la asignacin de recursos en el informe.
El informe de recursos lista los recursos que estn asignados a las tareas para
cada perodo de tiempo dentro de un rango determinado. Usted especifica el
perodo de tiempo, escogiendo aos, trimestre, meses, semanas, das. Usted
puede especificar la frecuencia con la cual se agrupa la informacin en los
listados.
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Informe de costos
El informe de costos presenta datos del presupuesto general del proyecto, cuadros
de flujos de inversin y dems costos del proyecto.
Informes personalizados.
Cuando la vista aparece como usted desea imprimirla, use el comando IMPRIMIR
del men ARCHIVO; si hay una vista combinada en ese momento, Project
solamente imprimir la vista que est activa.
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3. CREACION DE UN PROYECTO
PROYECTO NUEVO
INFORMACIN GENERAL
El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo y
designar la fecha de comienzo o de fin del proyecto, as como el resto de la
informacin general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin,
Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo. Para obtener
ms informacin acerca de cmo programar a partir de una fecha de fin realice;
Para escribir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba o seleccione una fecha
de fin para programar el proyecto en el cuadro Fecha de fin.
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Sugerencia
En la ficha Resumen, escriba informacin acerca del proyecto, por ejemplo, las
personas que administrarn el proyecto y que se encargarn del mantenimiento
del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.
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Puede cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
la programacin de trabajo de todas las personas que trabajan en el proyecto.
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Puede especificar los das y horas no laborables normales, como fines de semana
y noches, as como los das festivos excepcionales, como las vacaciones.
3. Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo
laborable para cambiar las horas de trabajo.
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PARMETROS INICIALES
Ficha Vista: formato fecha, smbolo de moneda, decimales para costos, tarea de
resumen del proyecto, mostrar nmero o smbolo en esquema.
trabajo en: (Unidad de trabajo, Project solo permite trabajar en: horas, minutos,
das, semanas, recomendado horas).
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36
Nota:
Sugerencia:
PERSONALIZAR
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Para llamar la atencin sobre todas las tareas de una categora determinada,
puede cambiar el formato de las barras de Gantt que representan a dicho tipo de
categora en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categora puede incluir todas
las tareas del proyecto o slo tipos especficos como las tareas hito o las tareas
crticas y no crticas.
En este tema tambin entra las personalizacin del Diagrama de Gantt por medio
de su asistente.
Nota: Algunas categoras tienen nicamente una forma inicial (por ejemplo,
los hitos), mientras que otras tienen forma inicial, barra central y forma final
(por ejemplo, las tareas de resumen).
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Estos pasos son los necesarios para la creacin de un proyecto, pero la mayora
de los proyectos necesitan recursos para su realizacin y claro esta los proyectos
tambin necesitan una actualizacin y seguimiento porque pueden existir
limitaciones inconvenientes que conllevan a que el plan tenga que ajustarse a
nuevas circunstancias por lo tanto los siguientes captulos expresan los pasos que
se deben realizar para la asignacin de recursos y llevar un seguimiento del
proyecto.
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4. ASIGNACION DE RECURSOS
40
Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un
recurso determinado.
Sugerencia:
La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en
la administracin del proyecto. Debe asignar recursos a las tareas cuando desee:
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Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica
que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso
tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Nota:
Sugerencias
42
43
La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo
de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede
averiguar cuntas horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas
especficas y ver qu recursos estn sobre asignados. Tambin puede determinar
el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional.
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Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos para poder administrar los
costos del proyecto con precisin. Puede asignar varias tasas estndar, tasas de
horas extra o tasas por uso a los recursos, as como las fechas de entrada en
vigor de cada tasa.
Sugerencias
Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a
diferentes tipos de trabajo o a cambios de tasas en el futuro, por ejemplo,
aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y
haga clic en Informacin del recurso
Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de
equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un
costo por uso para el recurso.
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Sugerencia: La tabla Costo tambin permite cambiar la acumulacin del costo fijo
seleccionado un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos.
Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas
no requieren asignaciones de recursos.
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Notas
Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos
o reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el
momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta cinco grupos de
tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de
trabajo.
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ficha Costos.
4. En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo
estndar, por horas extra o por uso, en los campos correspondientes de la
primera fila en blanco.
Sugerencias
En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos
o reducciones de tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo,
+10% o 10%. Cuando escriba los porcentajes, Microsoft Project calcular la
nueva tasa.
Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee
comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan
a sus expectativas.
Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendr que
examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada
recurso para ver dnde pueden reducirse costos.
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1. Para ver los costos de las tareas, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra
de vistas.
Para ver los costos de los recursos, haga clic en Hoja de recursos en la Barra
de vistas.
Sugerencias
Para ver los costos por recurso con ms detalle, haga clic en Uso de recursos
en la Barra de vistas, seale Detalles en el men Formato y, a continuacin,
haga clic en Costo.
Para ver los costos totales por recurso de forma grfica, haga clic en Grfico
de recursos
Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada
vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.
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Sugerencias
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5. SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
El progreso de un proyecto debe ser seguido peridicamente y a lo largo de todo
el proyecto, la periodicidad de este seguimiento lo define la complejidad del
proyecto y su importancia ante cada empresa. Cuando se introducen los datos de
seguimiento, el proyecto es recalculado automticamente y las tareas que no han
progresado son reprogramadas con base en los datos actuales, las precedencias,
los recursos y las restricciones.
Uno de los pasos del seguimiento es la actualizacin del proyecto cada que
avanza alguna tarea, lo cul se indica con una lnea interna dentro de las barras
en el Gantt y se hace arrastrando en dicha barra el porcentaje deseado , en la
Informacin de la tarea, en General elegir el porcentaje completado.
En Project
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TIPO DE FECHA
DESCRIPCION
Prevista
Real
Actual
Las fechas
actuales no cambian.
52
Notas
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Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project calcular su
duracin cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro
recurso a una tarea de 4 das de duracin que tiene asignado un recurso, la tarea
se reducir a 2 das. Si tiene ms flexibilidad con la asignacin de recursos que
con las fechas lmite de la programacin, puede ser un mtodo eficaz de reducir la
programacin.
Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica
que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso
tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Nota: A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para
reflejar este hecho.
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Sugerencias
Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos
carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.
1. En el men Proyecto, seale Filtro para y despus haga clic en el filtro que
desee aplicar, o en la barra de herramientas pulse
2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para
resaltar
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Nota:
Sugerencia:
56
Sugerencia:
Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas. Los
datos de los recursos o de las asignaciones no se guardan en el plan provisional.
GUARDAR UN PRESUPUESTO
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3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos de variacin.
Nota:
comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones
reales. Microsoft Project calcular otros datos de las tareas tomando como base la
informacin que escriba.
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