Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

TALLER 4. Anlisis Costo/Beneficio y presentacin de presupuestos.

Anlisis Costo Beneficio (ACB).
Es una tcnica que se basa en el principio de obtener los mayores y
mejores resultados al menor esfuerzo efectuado. Este esfuerzo
incluye:

la inversin de recursos econmicos o fsicos;

la eficiencia tcnica y

la motivacin humana.
El anlisis sirve para:
1. Tomar decisiones en cuanto a dos o ms alternativas.
2. Evaluar el proyecto o propuesta.

Algunos instrumentos que se utilizan para complementar el Anlisis

Costo Beneficio son:
1.
2.
3.
4.

El punto de equilibrio.
La Tasa Interna de Retorno.
Valor Actual Neto.
El Anlisis Costo Efectividad.

Una tcnica que se utiliza para efectuar el ACB y el ACE, es la definicin

de una situacin base o situacin sin proyecto y la comparacin con el
mismo, asumiendo costos y beneficios del mismo, tanto econmicos
(ACB) como sociales (ACE). Cuando se elabora el ACB se toma en
cuenta el asunto financiero o sea el costo del dinero.

Cuando se trabaja el ACE se toman en cuenta los aportes de recursos

Su aplicacin es posible en prcticamente todo tipo de proyectos, reales (bienes o servicios) utilizados y producidos por el proyecto.
incluyendo: proyectos sociales, proyectos colectivos o individuales, Tambin el origen de los recursos y el destino de los beneficios: a) las
empresas privadas, planes de negocios, etc.
personas o empresas individuales; b) el gobierno local, nacional, la
cooperacin internacional;
c) la comunidad o la sociedad en
Los beneficios obtenidos pueden ser de tipo monetario o social conjunto.
(tambin ambiental), directos o indirectos. Cuando hablamos que
existe un nfasis en costos y beneficios sociales, nos referimos al En la formulacin y evaluacin de proyectos sea con ACE o con ACB se
Anlisis Costo Efectividad (ACE).
toma en cuenta los beneficios y costos directos o sea aquellos que
tienen una medida de cuantificacin real. En cambio los costos y
El ACE trata de medir el cumplimiento de los objetivos que no se beneficios secundarios o indirectos son generalmente de tipo no
pueden medir en moneda a partir de la evaluacin ex ante o con la monetario. En tanto los primeros son relativamente fciles de medir,
eficacia y eficiencia en el logro de aquellos. La medida de la eficacia los segundos no lo son. En este caso, se recomienda medir los ms
es el impacto.
inmediatos y que signifiquen mayor valor monetario.

Preparado por Walter Hillermann

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PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

Adems hay efectos intangibles, como los que se logran cuando se
mejora la seguridad, la integracin comunitaria o regional, el medio ACTIVIDADES.
ambiente, etc., que no son cuantificables, pero inciden en la decisin Acciones o tareas a realizar para obtener resultados. Son procesos y
de efectuar un proyecto.
establecen la estructura bsica y estrategia del proyecto. Para
identificarlas se recomienda identificar las acciones necesarias para
Pasos para efectuar el Anlisis de Costo/Beneficio
obtener cada resultado y numerarlas segn el orden que se realizarn.
1. Efectuar una lluvia de ideas o identificar factores importantes que
afecten positiva o negativamente el proyecto.
INSUMOS.
2. Determinar costos (directos e indirectos) por cada factor.
Son los recursos: a) humanos; b) materiales; c) financieros;
3. Determinar los beneficios (directos e indirectos) de cada factor.
necesarios para efectuar las actividades. Corresponden a a) personal;
4. Efectuar una relacin: colocar los beneficios en el numerador y los
bienes; c) costos.
costos en el denominador.
5. El indicador obtenido sirve para efectuar una comparacin con
MATRIZ DE COSTO POR ACTIVIDAD.
otras opciones.
Hay que ser precisos en costear las actividades y a partir de ello,
efectuar un gasto racional. Ejemplo: Actividad: Realizacin de 18
Pros y contras del Anlisis Costo Beneficio Costo Efectividad. talleres comunitarios (20 participantes y dos das cada uno). Se
puede utilizar una matriz de costos por actividad como la siguiente:
PROS

Se profundiza el anlisis de
decisin.
Se consideran otras opciones.
Se profundiza el impacto
Tendencia a mayor eficiencia.
Mejor uso de los recursos.
Da claridad a los objetivos y
objetividad a los resultados.

Preparado por Walter Hillermann

CONTRAS

Descripcin

Requiere equipo ms preparado.

Subestimacin de su importancia

Puede verse como un anlisis o
requisito ms y encajonarse.

Como toda herramienta, su uso
incorrecto puede distorsionar los
hechos.

Implementacin de controles.

Ms tiempo para su seguimiento

Recursos humanos
Pago del facilitador (das
de capacitacin).
Recursos Materiales
Papelgrafos
Masking Tape
Marcadores
Recursos Financieros
Viticos
Almuerzos (72 x 20)
Refacciones (72 x 20 x 2)

Cantidad

Unidad

C. U.

36

Das/taller

Q 400.00

360
9
36

Unidades
Rollos
Unidades

Q 0.50
Q 6.00
Q 5.00

18
1440
2880

Pagos
Tiempos
Refacciones

Q 150.00
Q 15.00

Total

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Utilizando el enfoque de Marco Lgico, tenemos que al costear todas

las actividades de un resultado y sumarlas, nos dar el costo total de
ste. As:
Costo del Resultado = Costo A1 + Costo A2 + Costo A3 .
De la misma forma, al sumar el costo de los resultados incluidos en el
Marco Lgico nos dar el costo del proyecto. As:
Costo del proyecto = Costo R1 + Costo R2 + Costo R3 .
Actualmente, se agrega un resultado extra, que muchos denominan
Resultado 0 y que incluye el presupuesto de muchos gastos que no
pueden atribuirse a ninguno de los resultados o que son gastos
generales como por ejemplo gastos de correspondencia,
mantenimiento de equipo, etc.

Rubro
Personal calificado
Personal no calificado
Personal de oficina
Total
%

Comisin
Europea
5,000
0
0
5,000
62%

Contrapartida local
ONG
Beneficiarios
local
0
0
0
2,000
1,000
0
1,000
2,000
25%
13%

Total

5,000
2,000
1,000
8,000

62%
25%
13%
100%

En el cuadro anterior se ha agregado una fila y una columna con el

trmino %. Aunque muchas organizaciones no lo exigen, el manejo
de porcentajes ayuda mucho a interpretar si el presupuesto ha sido
formulado correctamente. Por ejemplo:
muchos donantes no
aceptan que las contrapartes locales presupuesten ms de un 15% en
gastos de administracin y se determina teniendo la informacin del
rubro y comparndola con el presupuesto total.
Ahora, entremos a ver un presupuesto bsico.

Hay que tomar en cuenta que existe infinidad de modelos de

presupuestos y cada organizacin donante normalmente tiene el Resumen del presupuesto.
propio.
Tambin se debe recordar que la ejecucin de proyectos cada vez Un presupuesto mnimo debera contener lo siguiente (ejemplo):
exige mayor aporte local o sea lo que se conoce como contrapartida.
Contrapartida local
Las contrapartidas pueden ser un aporte de la organizacin local, del
Comisin
ONG
gobierno, de gobiernos de otros pases, embajadas, municipalidades,
Rubro
Beneficiarios
Total
%
Europea
local
empresas privadas, organizaciones locales o de los propios Gastos de inversin
20,000
3,000
12,000
35,000 18.3%
beneficiarios.
G. de funcionamiento
108,000
15,000
0 123,000 64.4%
Cuando es as, se habla de origen de los fondos y al presupuesto as
formulado se le conoce como Presupuesto por origen de fondos. Un
ejemplo es el siguiente:

Preparado por Walter Hillermann

G. de administracin
Total
%

25,000
153,000
80.1%

8,000
26,000
13.6%

0
12,000
6.3%

33,000
191,000

17.3%
100%

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Observaciones.
Gastos de inversin: es un fondo que tiene la intencin de incrementar el capital
productivo o la eficiencia de la produccin. Significa un sacrificio de recursos para
tener un beneficio a mediano o largo plazo, con tal que lleve a un aumento de la
produccin. Por ejemplo: una mquina productiva, un vehculo, una computadora,
una planta telefnica. En el ejemplo, 18%.
Gastos de funcionamiento: son los gastos necesarios para la ejecucin del proyecto.
Incluye gastos del personal de ejecucin y gastos generales (movilizacin y gastos
relacionados, gastos de mantenimiento de oficinas de personal de campo, de equipo,
material educativo, papelera, alimentacin imputables a los beneficiarios, viticos,
comunicaciones, alquileres de oficinas de personal de campo, pago de energa
elctrica, agua, internet, etc.). Poco ms de 64% en el ejemplo.
Gastos de administracin:
gastos incurridos en la direccin de un proyecto.
Comprenden sueldos y salarios, as como materiales y suministros de oficinas, renta de
oficinas administrativas, etc. Ms de 17% en el ejemplo.
Dependiendo del tipo de proyecto, esos porcentajes sern ms o menos razonables.
No puede existir una regla que abarque todo, porque hay proyectos que se
especializan ms en inversin, otros ms en acciones relacionadas con el
funcionamiento (capacitacin).
Algunos proyectos (por ejemplo lneas de la
cooperacin japonesa), slo se destinan a la infraestructura (inversin).
En el ejemplo anterior, vemos tambin los aportes y contrapartidas locales. Muchas
organizaciones tienen polticas al respecto. Por ejemplo, financian 80% de la accin,
pero exigen una contrapartida local del 20% (muchas veces en efectivo). Los aportes
en especie tambin estn sujetos a las polticas institucionales y cada vez hay mayor
exigencia en precisar su monto.
Es necesario que exista un presupuesto ms detallado que respalde al presupuesto
anterior. En la pgina siguiente se incluye como ejemplo el que ha utilizado la
Comisin Europea. Para la gestin del proyecto, ste es el presupuesto que hay que
tomar en cuenta para todo su seguimiento.

Preparado por Walter Hillermann

Aprender a manejarlo requiere de prctica constante y siempre tomar en cuenta una

serie de elementos tcnicos, por ejemplo:
Asignacin de gastos. Cada gasto debe tener orientacin en las partidas respectivas.
Por ejemplo, combustibles en la partida de combustibles.
Ejecucin del presupuesto. Mensualmente se debe revisar cunto del presupuesto se
ha ejecutado. La forma de controlarlo es por ejemplo:
Rubro
Combustibles
Papelera y tiles

Presupuestado
500.00
300.00

Gastado
600.00
150.00

Saldo
(100.00)
150.00

En esos dos aspectos al menos, hay que tener alta disciplina. Finalmente, cada vez
ms se introduce el manejo de presupuestos, por resultados. Un modelo es:

Resultado 0
Diagnstico previo
Anteproyecto
Resultado 1
Actividad 1: talleres (12)
Actividad 2: giras (2)
Actividad 3: foros (3)
Resultado 2
Actividad 1: depsitos (100)
Actividad 2: filtros (100)
Actividad 3: tuberas (100)
Actividad 4: pneles (100)
Resultado 3
Actividad 1: semillas (100)
Actividad 2: mallas (100)
Total
%

Donante
5,000
5,000
0
37,000
18,000
10,000
9,000
340,000
200,000
50,000
20,000
70,000
40,000
10,000
30,000
422,000
78.6%

Contraparte
27,000
12,000
15,000
11,600
3,600
5,000
3,000
69,000
40,000
10,000
5,000
14,000
7,000
2,000
5,000
114600
21.4%

Total
32,000
17,000
15,000
48,600
21,600
15,000
12,000
409,000
240,000
60,000
25,000
84,000
47,000
12,000
35,000
536,600

%
6%
3%
2.8%
9%
4%
2.8%
2.2%
76.2%
44.7%
11.2%
4.7%
15.7%
8.8%
2.2%
6.5%
100%

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Anexo B. Presupuesto de la Accin1

Gastos

Unidad

Todos los aos

Coste
# de
unitario (en
unidades
EUR)3

Ao 12
Unidad

Costes (en
EUR)

# de
unidades

Coste unit,
(en EUR)

Costes (en EUR)

1. Recursos Humanos
1.1 Salarios (importes brutos, personal
local)4
1.1.1 Personal tcnico
1.1.2 Personal administrativo y de
apoyo
1.2 Salarios (importes brutos, personal
expatriado/internacional)

Por mes

0 Por mes

Por mes

0 Por mes

Por mes

0 Por mes

1.3 Dietas para misiones/viajes

1.3.1 En el extranjero (personal para la
Accin)
1.3.2 Local (personal para la Accin)
1.3.3 Participantes en
seminarios/conferencias

Por da

Por da

Por da

Por da

Por da

Por da

Subtotal Recursos Humanos

2. Viajes6
Por
vuelo

2.1 Viajes internacionales

Por vuelo

2.2 Transporte local

Por mes

0 Por mes

Por
0 vehculo

3.2 Mobiliario, equipos informticos

3.3 Repuestos/material para mquinas,
herramientas

3.4 Otros (especifquese)

Subtotal Equipos y Material

Subtotal Viajes

3. Equipos y Material

3.1 Compra o alquiler de vehculos

Por vehculo

4. Oficina local/Costes de la Accin8

4.1 Costes de vehculos

Por mes

0 Por mes

4.2 Alquiler de oficina

Por mes

0 Por mes

4.3 Bienes fungibles-material de oficina

4.4 Otros servicios (tel./fax,
electricidad/calefaccin, mantenimiento)

Por mes

0 Por mes

Por mes

0 Por mes

Subtotal Oficina local/Costes de la

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Accin
5. Otros costes, servicios9
5.1 Publicaciones10

5.2 Estudios, investigacin

5.3 Costes de auditora

5.4 Costes de evaluacin

5.5 Traduccin, interpretacin

5.6 Servicios financieros (costes de
garanta bancaria, etc.)

5.7 Costes de conferencias/seminarios10

10

5.8 Actividades de visibilidad

Subtotal Otros Costes/Servicios

Gastos

Todos los aos

Coste
# de
unitario

Unidad

unidades

(en EUR)

Ao 1
Unidad

Costes (en
EUR)

# de
unidades

Cost.
unit. (en
EUR)

Costes (en EUR)

6. Otros

Subtotal Otros
7. Subtotal costes directos de la
Accin (1.-6.)
8. Costes administrativos (mximo 7% del
punto 7, total de los costes elegibles
directos de la Accin)
9. Total de costes elegibles de la
Accin (7.+ 8.)

#REF!

#REF!

#REF!

#REF!

Referencias
Comisin Europea. Formato de Presupuesto.
http://ec.europa.eu/budget/explained/budg_system/financing/fin_en.cfm
http://www.google.com.gt/search?q=Gastos+de+funcionamiento&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:es-ES:official&client=firefox-a
http://www.definicion.org/gastos-de-administracion

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