Universidad del Rosario

Especializacin en Revisoria Fiscal

Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Temas:
Conceptos: Definiciones y Objetivos
Aplicaciones
Metodologa
Estudio Ambiental del rea
Estudio de la Gestin Administrativa
Informe de la Auditoria
Ejemplos :
Ventas
Recursos Humanos
Inventarios

Profesor :
Luis Carlos Beltrn Pardo

Bogot D.C. 2006

CONCEPTO DE LA
Auditoria del Control
Interno

Por Auditoria del Control

Interno debe entenderse:
El servicio que presta la
persona encargada
cuando examina ciertos
aspectos administrativos,
con la intencin de hacer
recomendaciones para
incrementar la eficiencia
operativa de la entidad de
por lo general requiere un
equipo multidisciplinario.

OBJETIVO DE LA
Auditoria del Control
Interno
El objetivo de la Auditoria del Control
Interno
se
cumple
al
presentar
recomendaciones
que
tiendan
a
incrementar la eficiencia de las empresas o
entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que la Auditoria del
Control Interno puede participar en apoyo
a las empresas o entidades, a saber:

En la emisin de opiniones sobre el estado

actual de lo examinado. (Diagnostico de
obstculos)
En la participacin para la creacin o
diseo de sistemas, procedimientos, etc.,
interviniendo en su formacin.
En la implantacin de los cambios e
innovaciones. ( Implantacin de sistemas,
etc.)

La Auditoria del Control Interno

persigue:

Detectar problemas y proporcionar

las bases para solucionarlos

Prever obstculos
a la eficiencia.
Presentar recomendaciones para
simplificar el trabajo e informar sobre
obstculos al cumplimiento de planes
y todas aquellas cuestiones que se
mantengan dentro de primer nivel de
apoyo a la administracin de las
empresas o entidades, en la
consecucin de la optima
productividad del servicio.

El auditor Operacional, al revisar las

funciones de una empresa o entidad
investiga, analiza y evala los
hechos,
es
decir
diagnostica
obstculos de la infraestructura
administrativa que los respalda y
presenta
recomendaciones
que
tiendan a eliminarlos.
El auditor Operacional hace las veces
del mdico general, que diagnstica
las fallas ( enfermedades) dando pie
a la participacin del especialista,
que puede ser l mismo u otro
auditor, el que promover las
soluciones concretas.

APLICACION DE LA
Auditoria del Control
Interno

La Auditoria del Control Interno

puede realizarse en cualquier poca
y con cualquier frecuencia; lo
recomendable es que se practique
peridicamente, a fin de que rinda
sus mejores frutos. As, puede
prepararse u programa cclico de
revisiones, en el cual un rea sea
revisada cuando menos cada dos
aos, mantenindose un examen
permanente
de
aquellas
operaciones que requieran especial
a tensin del monto de recursos
invertidos en ellas o por su critica.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (I)
DIRECTRICES DE ACTUACIN

La Auditoria del
Control
Interno,
tiene que ser
desarrollada
por
profesionales independiente.
Sin embargo el concepto de
mantener
una
actitud
objetiva
es
vlido.
Esto
evitar
influencias
o
presiones por parte de las
personas que tienen a su
cargo las operaciones, objeto
del examen.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (II)

El auditor Operacional debe precisar si

tiene los conocimientos y experiencia
que requiere el caso particular. Cabe
destacar que por la naturaleza de la
Auditoria del
Control Interno, el
auditor, en ocasiones, trabaja en
coordinacin con especialistas de
otras disciplinas; en estos casos,
podr tomar como suya la labor
realizada por otros profesionales y
aceptar
la
responsabilidad
correspondiente cuando tenga la
capacidad de supervisarla. Adems,
deber indicar claramente en su
informe, que se ha apoyado en el
trabajo de otros profesionales.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (III)
El auditor Operacional de las
empresas o entidades deber
obtener evidencia suficiente
que respalde las opiniones o
sugerencias que contenga su
informe; dicha evidencia debe
quedar debidamente
documentada en los papeles de
trabajo del auditor Operacional.
OPERACIONES
En la Auditoria del Control
Interno se define a una
operacin como al conjunto de
actividades orientadas al logro
de un fin u objetivo particular
dentro de la empresa o
entidad.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (IV)
En el enfoque de trabajo de la Auditoria
del Control Interno, las operaciones
que realiza una empresa o entidad
deben
considerarse
de
manera
integral, independientemente de que,
en la mayora de los casos la ejecucin
de una operacin en particular est
asignada a varios departamentos,
oficinas, secciones o dependencias.
Aunque el enfoque descrito establece
el
estudio
de
las
operaciones
directamente y no del personal que las
realiza,
la
investigacin
deber
determinar si el personal encargado de
la operacin tiene capacidad para
ejecutarla.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (V)
La metodologa se simplifica en tres
pasos fundamentales:
1. FAMILIARIZACION
El auditor debe familiarizarse con la
operacin que se revisara dentro
del contexto de la empresa o
entidad que se esta auditando a
travs del estudio de:

Los problemas especiales

inherentes al ramo de la actividad
en que se desenvuelve la empresa
o entidad y que inciden en la
administracin de la operacin que
se revisa.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (VI)

La infraestructura especfica establecida

para hacer frente a la administracin de
la operacin (planeacin, organizacin,
direccin y control ), y
Los
antecedentes
respecto
de
deficiencias detectadas a travs de
cartas de sugerencias u otros informes
emitidos en el pasado por auditores
internos, externos o consultores.
Adems
se
incluyen
algunos
lineamientos que permitirn al auditor
Operacional sistematizar sus esfuerzos
para familiarizarse con la empresa o
entidad en general y con la operacin
que se revisara en general:

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE
LA AUDITORIA DEL CONTROL
INTERNO

Los procedimientos bsicos de

auditoria deben ser realizados al
efectuarse las pruebas y cuya
extensin y alcance dependen de la
confianza en el sistema de control
interno de la empresa.
Las preguntas de los cuestionarios para
la revisin y evaluacin del control
interno, se deben disear soportados
en los respectivos procedimientos,
adicionados con sus pruebas de
Auditoria, previa la evaluacin de los
hallazgos, evidencias de cada uno de
los procedimientos aplicables, segn
los alcances de la Auditoria y de las
circunstancias especiales de la
empresa.

OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE

AUDITORIA DEL CONTROL
INTERNO

Determinar:

La forma como estn cumpliendo los directivos

y funcionarios sus obligaciones administrativas
y las responsablidades asignadas.
Las conexiones que pueden existir entre los
funcionarios y empleados con otras empresas
con las cuales se negocian.
Las polticas de contratacin de funcionarios y
empleados y las incompatibilidades
establecidas.
Si los funcionarios y empleados que manejan
fondos, valores y almacn estn respaldados
con plizas de manejo y cumplimiento y si el
monto de tales seguros y garantas tienen
adecuada cobertura.
Si los activos de la empresa estn
adecuadamente protegidos con plizas de
seguros que cubran los riesgos que estn
sujetos tales bienes.
Si se obtiene el mayor beneficio por la
empresa en cuanto a cobertura de los seguros
y el costo de las primas que se pagan.

OBJETIVOS D LOS PAPELES DE

TRABAJO

Basados en los principios de Auditoria

generalmente aceptadas, se debe tener en
cuenta todos los procedimientos que se
consideren necesarios y adems contribuyen
a:
Establecer un plan a seguir con el mnimo de
dificultades.
Facilitar la labor y promover su eficiencia y
desarrollo profesional.
Verificar que no sean omitidos los
procedimientos aplicables en las
circunstancias.
Indicar a los supervisores y encargados, las
pruebas realizadas y las no aplicables o
pendientes de efectuar.
Servir de gua para la planeacin de futuras
auditorias.
Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a
establecer responsabilidades.
Facilitar la supervisin del trabajo efectuado
y comprobar la ejecucuon del programa de
auditoria.
Controlar los papeles de trabajo, indicando
en el programa el ndice de la cdula o
planilla donde se cumpli el procedimiento
sealado.

ESTUDIO AMBIENTAL
(I)
Se
puede
obtener
informacin
orientadora de gran valor que permita
al auditor diagnosticar las reas
criticas. El grado de profundidad de
esta investigacin inicial ser definido
por el criterio del auditor. Los
principales aspectos a investigar
sern:
1.
La importancia que para la
empresa o entidad representa la
operacin que se evalua, medida de
acuerdo
a
las
repercusiones
financieras que tendra si se mejorara
su eficiencia.

ESTUDIO AMBIENTAL
(II)
2. Indicadores tales como
rotaciones, razones
financieras, etc.
3. Estructura de la
organizacin y polticas
aplicables a la operacin
que se revisa.
4. Reglamentacin estatal y
municipal que rigen las
practicas de manejo de la
operacin.
5. Informacin de la forma
como la competencia
resuelve los problemas
de una operacin similar.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (I)
El
auditor
deber
estudiar
su
instrumentacin practica a fin de
conocer, en trminos generales sus
caractersticas y posibles deficiencias.
La evaluacin de esta instrumentacin
se har en detalle en una fase
posterior por lo que en este proceso
de
familiarizacin
al
auditor
nicamente le interesa conocer las
caractersticas esenciales de la misma.
1. VISITA A LAS INSTALACIONES
Tiene
por
objeto
observar
directamente cmo se efectan las
operaciones e identificar sntomas de
problemas.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (II)
2. INVESTIGACIN Y ANLISIS
El objeto de esta segunda fase de la
metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para
evaluar la eficiencia y efectividad de la
operacin en cuestin.
En esta fase se realizan pruebas de detalle
de
muy
diversa
ndole,
utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del
auditor o por medio de muestreo estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta
particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que sean
verificadas antes de ser utilizadas.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (III)

El tipo de investigaciones o estudios

que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama
muy amplia de posibilidades tales
como: entrevistas formales, revisin
de
expedientes,
revisin
de
documentacin,
observaciones
directas,
actualizacin
de
estadsticas,
seguimiento
y
comparacin de hallazgos, etc.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (IV)
Cualquiera sea el caso, el auditor
deber cuidar que sus investigaciones
se planeen y desarrollen de tal manera
que en el menor tiempo necesario
obtenga la informacin ms objetiva
posible. Esta caracterstica comn a
cualquier revisin de eficiencia, debe
ser especialmente cuidada en vista de
la diversidad de criterios existentes
para interpretar los resultados de las
medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el auditor debe
buscar hechos y evitar distorsionarlos
con interpretaciones e inferencias de
cualquier naturaleza hasta no tener
todos los elementos necesarios para
formarse una opinin de conjunto a fin
de que el diagnstico final sea lo mas
objetivo posible.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (V)
3. DIAGNOSTICO
Una vez estudiada y
evaluada la infraestructura
administrativa se sumarn
los hallazgos y se
sealar la interpretacin
que se hace de ellos,
reportndose aquellos que
sean indicios de notorias
fallas de eficiencia. El
auditor debe alejarse del
detalle, y con base en los
hallazgos especficos,
ensayar el resumen de los
de mayor relevancia.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (VI)
FASE CREATIVA:
En esta fase se precisa si los problemas
detectados son congruentes con la realidad de la
empresa o entidad. Esta fase no representa, de
ninguna manera la solucin detallada de los
problemas ( dicha solucin corresponde a un
trabajo de consultora).

Sumados los hallazgos se proceder as:

Ensayar un modelo conceptual de la
estrategia administrativa que ms convenga a la
empresa o entidad para la operacin estudiada
de acuerdo con las circunstancias que la rodean,
o bien compararlos con modelos ya establecidos;
Precisar la prioridad que debe darse a los
elementos del modelo anterior;
Considerar el costo-beneficio del modelo
diseado.

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (VII)
REVERIFICACION DE HALLAZGOS
El modelo desarrollado en
la fase creativa se sujetar
a una nueva verificacin
para separar con mayor
precisin de los hechos de
las interpretaciones y avanzar
hacia el diagnstico
definitivo as:

Comparar el esquema con el modelo vigente y

asegurarse que las diferencias son importantes;
Listar las excepciones encontradas en la
confrontacin y compararlas con las que se
haban listado al iniciarse la fase creativa;
Ratificar la existencia de los problemas
diagnosticados mediante comentarios con las
personas directamente involucradas;

ESTUDIO DE LA
GESTION
ADMINISTRATIVA (VIII)
Asegurarse

que se trata de
problemas
cuya
solucin
es
factible porque existen tcnicas
disponibles para ello;
Interrelacionar
los
problemas
encontrados con los que pudieran
haber detectado en otras reas y
asegurarse que las alternativas de
solucin propuestas no generarn
mayores
o
ms
complejos
problemas
o
agravarn
los
presentes.

ELABORACION DEL
INFORME

Elaborado el borrador del

informe, el auditor debe
proceder a:
Discusin del borrador con
los involucrados: Discutir
con los involucrados el
borrador del informe
persigue el doble propsito
de asegurarse de que se
trata de hallazgos reales y
que los involucrados
coinciden con su
existencia precisamente
en la forma en que se
describe en el borrador.
Informe definitivo.

INFORME DE LA AUDITORIA
El informe sobre la
Auditoria es el
producto terminado del trabajo realizado
y frecuentemente es lo nico que
conocen los altos funcionarios de la
empresa o entidad de la labor del
auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar
objetivamente,
en
su
caso,
los
problemas detectados en relacin con la
eficiencia operativa de la empresa o
entidad
y
con
los
controles
Operacionales establecidos, lo que
coincide fundamentalmente con la
finalidad del examen realizado. Este
enfoque permitir as mismo, que de la
solucin dada a dichos problemas,
surjan oportunidades que coadyuven al
logro de las mejoras en la eficiencia
operativa y en ltima instancia en la
productividad.

NATURALEZA DEL
INFORME (I)
Por las caractersticas de la
Auditoria del Control Interno, el
informe debe tener la naturaleza
equivalente a un diagnstico, en
el cual se plasmen los hallazgos
derivados
del
trabajo,
relacionados con la eficiencia
Operacional y el efecto y las
consecuencias de los problemas
detectados.
El informe o diagnstico de la
Auditoria del Control Interno no
tiene la finalidad de emitir un
dictamen, no es posible darle tal
alcance.

NATURALEZA DEL
INFORME (II)
El informe de la Auditoria del
Control Interno es distinto al
producto terminado de un
proyecto de consultora en
administracin pues en este
ultimo, el resultado final implica
necesariamente proporcionar
sugerencias especificas, al
diseo de las formas,
procedimientos y sistemas
necesarios, la instalacin de
ellos y posteriores visitas de
supervisin; todo ello con el
propsito de que las ideas
presentadas funcionen a
plenitud y aporten los
beneficios deseados.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA
(I)

El contenido bsico del informe

normalmente debe incluir los siguientes
tres elementos:
Alcance y limitaciones del trabajo:
Debe ser breve y en ella deben
identificarse los objetivos del trabajo
realizado; las operaciones sujetas a
examen; el criterio de prioridades
establecido; la contratacin especifica,
en su caso; las limitaciones; la
participacin de los profesionales si la
hubo, y la responsabilidad asumida
sobre las labores que hayan realizado.
Situaciones
que
afecten
desfavorablemente
la
eficiencia
Operacional (presentar un resumen
jerarquizado.)

ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA
(II)

Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es

conveniente que las sugerencias se
incluyan inmediatamente despus de que
se sealaron las situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia de
operacin. Dichas sugerencias podrn ser
especificas en los casos en que se tengan
elementos para ello; en otras ocasiones
las recomendaciones tendrn un carcter
general.
Estas recomendaciones deben estar
enfocadas a que se mejore la eficiencia
citando casos especficos en los cuales
puedan modificarse los procedimientos o
criterios, cuantificando en lo posible los
resultados previsibles de un cambio.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA
(III)

EVALUACIN Y EFECTO DE LOS

PROBLEMAS
El enfoque que conviene dar al informe
debe tender a resaltar objetivamente,
siempre que sea posible, el efecto
cuantificado que provocan las ineficiencias
detectadas, sus causas y consecuencias.
Generalmente el mencionar en el informe
la causa de la ineficiencia, proporciona las
bases para los cambios que deban
efectuarse para eliminarse.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA
(IV)

RESPONSABILIDAD
La
responsabilidad
del
auditor
Operacional consiste en informar sobre
los problemas detectados y sugerir
posibles soluciones. La implantacin de
las medidas necesarias para solucionar
los problemas detectados, en trminos
generales, queda fuera del alcance del
trabajo de la Auditoria del
Control
Interno, incluso en aquellos casos en
que el auditor haya presentado
recomendaciones especificas.
La solucin de los problemas es
responsabilidad directa de las directivas
de la empresa o entidad.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA
(V)
FORMA
Los hallazgos de la Auditoria del Control
Interno pueden irse comunicando en el
curso del examen o su termino; esta
depender en gran parte de la
trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se
apliquen las medidas correctivas.
Es importante que el resultado de la
Auditoria del Control Interno se presente
invariablemente por escrito.
Debe ser tan verstil como sea necesario
para lograr una adecuada comunicacin .

RECOMENDACIONES PARA
ELABORAR EL INFORME

Definir cul es el propsito del informe

( final, parcial, de detalle, de panorama)
A quin se dirige.
Qu le interesa al los a los lectores (No
decir lo que se conoce) uso de sntesis
(permite tener una idea general sin leer
todo el informe ).
Necesidad de seccionar y utilizar ndices.
Utilizacin de subttulos ( fijar ideas,
ayudan a memorizar ).
Los comentarios deben jerarquizarse.
Las tendencias y las cifras relativas
pueden ser mejores que las estadsticas
y los nmeros absolutos.

Enfatizar
los
aspectos
ms
significativos que mejoren la operacin
de la empresa o entidad. Cualquier
directivo estar interesado en cambios
de procedimientos que resulten en
reduccin de costos. No estar
igualmente interesados en controles
protectivos.
Limitar el informe al mnimo necesario.
Omitir
partidas
o
hechos
poco
significativos que no requieran la
atencin de los ejecutivos.
No esperar que el funcionario conozca
tecnicismos. Escribir el informe en el
leguaje que l est acostumbrado a
usar.
No hacer crticas que no vayan
acompaadas
de
sugestiones
constructivas
o
que
no
estn
respaldadas por hechos.

Discutir el informe con todos los

responsables que se vean afectados
por
sus
observaciones
y
recomendaciones.
En la medida en que sea posible,
obtener
el
acuerdo
de
loso
funcionarios
afectados
poro
las
recomendaciones, y en su caso,
presentarlas
como
sugestiones
conjuntas.
Si no cuenta con la aprobacin de los
afectados, cuando menos asegrese
que
si
hay
acuerdo
a
las
circunstancias y hechos que se
informan..
Enviar copias del informe a todos los
encargados de loso departamentos
operativos que se vean afectados, as
como
al
funcionarios
superior
responsable de la operacin auditada.
No circular material que no contenga
el propio informe.

Auditoria del Control

Interno DE COMPRAS
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
OPERACIN DE COMPRAS
La actividad de compras es el
conjunto de actividades que
desarrollas
una
empresa
o
entidad para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de
carcter
material
para
la
realizacin de sus objetivos.
La
operacin
de
compras
comprende entre otras, las
siguientes actividades:

Proponer objetivos, polticas y metas de

compras, aplicarlos y vigilarlos.

Formular el plan general de compras y

programar adquisiciones de acuerdo con las
necesidades de la empresa o entidad.

Coordinar en forma eficiente los recursos

humanos, materiales y tcnicos que integran
la operacin de compras y proponer los
cambios pertinentes.

Establecer y actualizar los registros de

precios y condiciones de compra de los
diversos artculos, que de manera repetitiva,
se requieren en la empresa o entidad y
mantener informacin histrica de esos
artculos.

Recibir y tramitar las solicitudes y

requisiciones para adquirir los artculos
y servicios de las diversas reas de la
empresa o entidad que lo requieran.
Vigilar que los departamentos que
solicitan la adquisicin de algn articulo
lo hagan cumpliendo con los requisitos
establecidos por la empresa o entidad,
con las especificaciones adecuadas de
los artculos requeridos y con la
oportunidad
que
permita
su
abastecimiento normal.
Obtener
de
diversos
proveedores
cotizaciones y otras condiciones de
compra de los artculos y servicios.

Analizar las posibilidades y alternativas

en la adquisicin de cada articulo
requerido.

Seleccionar al proveedor que por sus

condiciones de venta del articulo
requerido, as como las propias de su
empresa o entidad, garanticen una
compra optima al menor costo y
aseguren el abastecimiento optimo de
los artculos adecuados.

Vigilar que los pedidos fincados se

surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades, especificaciones, tiempo,
precio y dems condiciones de entrega.

Presentar las reclamaciones y en su caso

hacer la devolucin de artculos surtidos
en desacuerdo con el pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia empresa o
entidad y atender observaciones de
cualquier
tipo
que
presenten
los
proveedores.
Participar en el establecimiento de las
polticas relativas al pago a proveedores
considerando
las
condiciones
de
Tesorera de la empresa o entidad para
aprovechar al mximo las posibilidades
de negociacin de las compras.
Coordinar sus actividades con reas
relacionadas, principalmente, produccin,
ventas, almacenes, control de calidad y
tesorera.

METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN
El auditor debe familiarizarse en
lo particular con la operacin de
compras, llevando a cabo un
estudio general de sus objetivos,
polticas, organizacin, ubicacin
de la operacin de compras en
el flujo de las operaciones.
Estudiar
los expedientes de
Auditoria e informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias
cuando esto sea aplicable.

VISITA A LAS INSTALACIONES

Inspeccionar las instalaciones de compras,
incluyendo
las
reas
de
recepcin,
almacenaje, etc.

2. INVESTIGACIN Y ANLISIS
ANLISIS FINANCIERO Y DE
INFORMACIN OPERATIVA

Analizar la informacin existente relativa a

compras, tanto de carcter interno como
externo.
Deber analizarse si el tipo de estadsticas
que la empresa o entidad mantiene es
adecuado a sus necesidades.

Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de

compra, tanto en unidades como en valores.
Comparar los datos de compras con las de
ejercicios anteriores y de ser posible con los de
entidades similares. Se considera de utilidad
elaborar cuadros comparativos con cifras internas
y externas, razones financieras y otros datos
relativos tales como condiciones, precios de
algunos artculos, etc.

ENTREVISTAS

Elaborar cuestionarios
y guas de entrevistas
que permitan conocer
como se realiza la
operacin de compras.
Estas entrevistas
debern hacerse tanto
con las personas que
deciden las polticas de
compras como con las
que las ejecutan, as
como con las que tienen
a su cargo actividades
relacionadas con las
compras.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E
INVESTIGACIONES ESPECIFICAS.

Estudiar los diversos registros, formas,

archivos relativos a compras, proveedores,
requisiciones,
anlisis
de
precios,
condiciones de compra, estadsticas, anlisis
de casos significativos, etc.
Comprobar la validez de los datos obtenidos
en las etapas anteriores, en los anlisis
estadsticos y en las entrevistas. Analizar los
programas de Auditoria interna y de ser
posible los papeles de trabajo que origine
para detectar reas en las que se puede
sugerir algunos procedimientos adicionales
que permitan asegurarse que las polticas
establecidas para llevar a cabo las compras
se cumplen adecuadamente.

Preparar diagramas de flujo que

muestren
la
secuencia
de
la
operacin,
lo
cual
facilita
la
localizacin de aspectos susceptibles
de mejorarse.
Cuantificar el posible efecto de
cambios
en
algunos
artculos,
materiales y en los mtodos de
compra. Investigar si la empresa o
entidad opera con base en algn
presupuesto de compras en cuyo
caso deber estudiarse ste; analizar
sus variaciones principales y obtener
una explicacin sobre los mismos.

Conviene investigar si se
tiene establecida una poltica
de rotacin de compradores
cuando el volumen de las
compras permita esta
practica. As mismo deber
investigarse si se tiene una
adecuada supervisin del
personal que efecta
directamente las compras.

Revisar los mtodos de

trabajo, manuales de
procedimientos, instructivos
y formas en uso que regulen
la operacin de compras.

RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE

LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Estudiar la informacin obtenida para

sugerir cambios en los procedimientos
que puedan mejorar la eficiencia en la
operacin de compras.
Resumir las observaciones hechas y los
resultados de las investigaciones que
permitan captar de alguna omisin en
el trabajo desarrollado.

ELABORACIN DEL INFORME

Elaborar los informes.

INFORME
Aspectos concretos sobre los que
puede
informarse
en
una
Auditoria del Control Interno de
compras:

Inexistencia
de
polticas
u
objetivos para la operacin o falta
de vigilancia sobre las mismas.
Uso adecuado de presupuestos
establecidos
como
base
de
control para la operacin de
compras.

Falta de coordinacin con

departamentos
directamente
relacionados con la
operacin de compras.
Falta de definicin de
lneas de autoridad o
fallas en la organizacin
del personal que atiende
las compras.
Falta de definicin de
lneas de autoridad o
fallas en la organizacin
del personal que atiende
las compras.

Desconocimiento
de
los
proveedores o fabricantes de
los artculos que se compren.
Ausencia de registros para
control de las alternativas de
abastecimiento
de
algn
articulo
(archivo
de
proveedores).
Inadecuado control del personal
de compras.

Auditoria del Control

Interno DE VENTAS DE
SERVICIOS
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
OPERACIN DE VENTAS
Es el conjunto de actividades que
realiza una empresa o entidad para
satisfacer las necesidades y deseos de
los clientes, atendiendo al mismo
tiempo sus objetivos econmicos. Este
concepto no sacrifica el objetivo de
servicios para satisfacer al paciente,
por el inters de alcanzar utilidades, ni
viceversa ; pretende un equilibrio
adecuado entre ambas finalidades que
permita la obtencin de rendimientos
razonables y dar al paciente lo que
requiere.

La operacin de ventas comprende las

siguientes actividades :

Proponer los objetivos y aplicar las

polticas establecidas para ventas,
dentro de los objetivos generales de la
empresa o entidad y vigilar su
cumplimiento.
Especficamente los objetivos pueden
estar relacionados con el nivel de
servicio, las ganancias, la determinacin
de precios, el tipo de productos, la
distribucin, etc. Las polticas pueden
referirse al volumen y frecuencia de las
ventas, las zonas, las remuneraciones al
personal de ventas, etc.

Coordinar
en
forma
eficiente
los
elementos
materiales,
tcnicos
y
humanos que integran la operacin de
ventas
y
proponer
los
cambios
pertinentes.
Planear las actividades para que se
presten los servicios adecuados, en el
lugar que se necesite, oportunamente, y
a los precios correctos.
Identificar las necesidades de los clientes
en la empresa o entidad y coordinar con
los dems departamentos involucrados la
posibilidad
de
satisfacerlas
adecuadamente.
Conocer las caractersticas de sus
competidores y las condiciones de
servicio que ofrecen.

Participar en el establecimiento de las

listas de precios.
Persuadir al paciente de que adquiere
los servicios de la empresa o entidad y
establecer las condiciones de pago.
Participar en el establecimiento de las
polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
Vigilar la correcta secuencia del servicio
desde el momento en que el paciente
solicita el servicio, hasta que este
culmina,
con
oportunidad
y
a
satisfaccin del paciente.
Coordinar la operacin de ventas con la
operacin
de
publicidad
para
incrementar la efectividad de ambas.

Realizar promociones de servicios.

Llevar registro de los clientes que
incluya
su
historia,
necesidades
presentes
y
otras
caractersticas
convenientes.
Preparar el pronostico de ventas.
Someter a la direccin de la empresa o
entidad el presupuesto de ventas y una
vez aprobado, explicar peridicamente
las variaciones que se tengan.
Establecer las estadsticas necesarias,
para tener informacin oportuna y
suficiente que permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del
mercado.

Seleccionar y promover
servicios con mejores
mrgenes.
Adiestrar al personal de
ventas en la obtencin de
sus objetivos, cumpliendo las
polticas de comercializacin
y crdito y su aplicacin.

OBJETIVO DE LA
Auditoria del
Control Interno DE
VENTAS DE
Tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectosSERVICIOS
administrativos
que

constituyen
el
conjunto
de
actividades
que
comprende
el
concepto y alcance de la operacin
de venta servicios de, con el
propsito de detectar problemas o
deficiencias
en
los
controles
Operacionales, existente o en la
realizacin misma de las actividades,
de cuya solucin pueden surgir
disminuciones de costos o aumentos
de la eficiencia operativa.

METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN
Familiarizacin general con el entorno
econmico, poltico social y legal en el que
acta la empresa o entidad y con la
operacin de ventas, mediante estudios de
sus objetivos, sus polticas, su estructura
orgnica,
sus
sistemas,
su
s
procedimientos y sus practicas, que
permitan la ubicacin de ventas en el flujo
de operacin.
Debe llevarse a cabo investigando
caractersticas y la estratificacin de
siguientes aspectos :

las
los

Estudio de los expedientes de

Auditoria,
informes
y
cartas
de
recomendaciones o sugerencias, cuando
esto sea aplicable.

Los servicios que ofrece la empresa o

entidad, los mercados que surte, sus
competidores,
la
proporcin
del
mercado que absorbe, sus canales de
distribucin, el numero promedio de
clientes que maneja, etc.
Las caractersticas de los servicios : De
demanda permanente, estacional o de
moda, etc.
La poltica para la determinacin de
precios.

La poltica de crdito que se tenga establecida.

La poltica de publicidad establecida.
Los clientes importantes que se tengan y, en su
caso, el grado de dependencia de la empresa o
entidad de alguno o algunos de ellos.
Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y
cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando
esto sea aplicable.

VISITAS A LAS INSTALACIONES

Inspeccin de las instalaciones del departamento de
ventas y de los dems departamentos vinculados.

2. INVESTIGACIN Y ANLISIS
ANLISIS
FINANCIERO
INFORMACIN OPERATIVA

DE

Anlisis de la informacin existente, tanto de

carcter interno como externo, relativo a ventas,
con objeto de evaluar su importancia en el
conjunto de operaciones de la empresa o
entidad, comparacin de las ventas con las
efectuadas con aos anteriores, apreciando su
tendencia y aplicacin de razones financieras.

ENTREVISTAS

Elaboracin de guas de entrevista

y
cuestionarios
que
permitan
conocer como se realiza
la
operacin de ventas, tendientes a
investigar
si
se
efectan
eficientemente.
Es
muy
conveniente
la
elaboracin
de
diagramas de flujo que muestren
grficamente la secuencia de la
operacin,
los
cuales
pueden
complementarse con memorandos
descriptivos de ella.

ENTREVISTAS

Entrevistas
con
los
responsables de la ejecucin
de las ventas y con los de los
departamentos relacionados
con
ellas,
verificando
el
cumplimiento de las polticas
que la empresa o entidad
tenga
establecidas.
En
algunos casos es conveniente
realizar encuestas o celebrar
entrevistas
con
clientes,
comisionistas, agencias de
publicidad
y
dems
elementos
externos
que
estn relacionados con la
prestacin de los servicios.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN

Estudio de los diversos registros, archivos

y formas existentes para comprobar su
funcionabilidad.

Precisar si los responsables de la ejecucin

del servicio tienen presentes los objetivos
a lograr, los cuales deben ser congruentes
con el objetivo general de la empresa o
entidad y estar aprobados por la direccin.

EXAMEN DOCUMENTAL

Verificacin de la existencia
de presupuestos detallados
de ventas, por lo menos en
los principales servicios, que
sirvan de base para preparar
los
dems
presupuestos.
Estos presupuestos deben
surgir de propsitos que se
basen en investigaciones de
mercados, en la experiencia
de los responsables primarios
de la operacin de ventas y
estar de acuerdo con los
objetivos fijados para ella.

EXAMEN DE LA
DOCUMENTACION
Verificacin de la vigencia de un
sistema
por
el
cual
los
responsables de los objetivos les
informan sobre las causas de
desviaciones y su justificacin y
medidas correctivas adoptadas al
respecto.
Seleccin de los servicios mas
importantes de la empresa o
entidad y determinar :
Si su mercado, su promocin y
publicidad estn de acuerdo a los
estudios y planes precios, as como
con el canal de distribucin
previsto.

Su vida probable ; su penetracin en el

mercado ; su posicin frente a la
competencia.
Respecto a productos que acusen una
tendencia descendente en ventas, la
previsin de servicios sustitutos, de
diversificacin y/o simplificacin.
Los funcionarios y/o departamentos que
intervienen en la determinacin del precio y
los factores que se consideraron para
fijarlos : disposiciones legales, competencia
y costos de produccin, distribucin,
inversin en inventarios, en cuentas por
cobrar, en activo fijo, etc.
Si los incentivos son congruentes con el
rendimiento de los productos.
La utilidad marginal que aportan por unidad
vendida

La forma en que interviene ventas en la determinacin

de los niveles de inventarios y en el impulso de la
realizacin de servicios de lento movimiento y
obsoletos.
Determinacin del volumen de devoluciones y
servicios no surtidos y en caso de ser importantes,
seleccionar un periodo y definir su tendencia, los
principales servicios que las provocan, la causa, lo que
ha hecho la empresa o entidad por impedirlos, los
efectos que han tenido en el paciente, el conocimiento
que de esto tiene el responsable de las ventas y sus
puntos de vista al respecto
Revisin de los costos de los canales de distribucin,
en comparacin con los volmenes de ventas de cada
una ; determinacin de si tales costos se han fijado
con base en estudios formales y evaluacin .

Conocimiento de la
preparacin del
personal que
ejecuta los servicios
para tener una idea
general de la forma
como se atienden
los servicios.
Tambin es til
conocer si hay una
adecuada
distribucin de las
cargas de trabajo y
de las funciones,
acordes con la
capacidad del
personal de ventas.

DIAGNOSTICO
RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA
DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Discusin de las recomendaciones con

los interesados. Este trabajo debe
desarrollarse a medida que progresa
el examen y tiende a aprovechar la
experiencia, afinar la interpretacin
del auditor y hacer participe a los
afectados, en la labor creativa.
Elaboracin de informes al usuario,
para lo cual es recomendable hacer
una recapitulacin de los resultados
obtenidos para detectar omisiones y
jerarquizar hallazgos.

DIAGNOSTICO
Finalmente, en la metodologa
ser necesario utilizar un proceso
de comprobacin continua de la
informacin obtenida de las
diversas fuentes y, siempre que
sea posible, la cuantificacin del
efecto
de
los
problemas
detectados y/o de los posibles
cambios en los mtodos de
ventas que procuren mayor
eficiencia que los establecidos en
la empresa o entidad.

INFORME
Falta de definicin, de
objetivos para la operacin
de ventas y carencia de
polticas ; incumplimiento
con objetivos y polticas ;
falta de vigencia.
Fallas en la estructura
orgnica del
departamento de ventas
Descoordinacin con otros
departamentos
relacionados con la
operacin de ventas.
Desconocimiento del
mercado y de la
competencia.

Ausencia de estudios
de mercado en el
lanzamiento de nuevos
servicios.
Perdida de penetracin
en el mercado.
Inexistencia de listas de
precios.
Inadecuado sistema de
remuneraciones .
Carencia de un sistema
integral de informacin.
Estadsticas
de
servicios,
por
los
criterios de clasificacin
necesarios
en
la
empresa o entidad.

Determinacin
de
lneas
y/o
servicios improductivos con precios
bajos y/o deficiente estructura de
los costos.
Presupuestos
inexistentes
y/o
inadecuados. Falta de explicacin de
desviaciones.
Incentivos inadecuados en funcin
al volumen de usuarios y falta de
informacin
sobre
los
costos
relativos.
Sistemas y distribucin inadecuado.
Servicios y/o lneas con mrgenes
de utilidad poco satisfactorias.

Auditoria del Control Interno

DE LA el ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS

La
importancia
de
la
administracin
de
recursos
humanos como una de las
actividades
administrativas
bsicas esta sealada por la
necesidad de contar con el
nmero
de
personas
adecuadamente calificadas para
lograr eficientemente las metas
de una empresa o entidad.

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
La administracin de recursos
humanos es el conjunto de
actividades encaminadas a
planear y reclutar el personal
necesario a la empresa o
entidad ; establecer las bases
de remuneracin mas
adecuadas ; manejar con
efectividad las relaciones entre
la empresa o entidad y los
empleados y de estos entre si ;
entrenar y desarrollar al
personal y cuidar que este
cuente con los servicios
requeridos para el desarrollo de
sus actividades dentro de la
empresa y a la satisfaccin de
sus necesidades como
individuos.

La administracin de recursos humanos

abarca por lo menos las siguientes
actividades:

Contratacin y despido de personal, que

incluye las operaciones de reclutamiento,
seleccin, preparacin inicial de nuevos
empleados, promociones y despido.
Administracin de sueldos y salarios, que
implica la clasificacin de empleados y
obreros conforme a su experiencia y la
fijacin de los sueldos correspondientes a
cada categora; el sealamiento de los
procedimientos de evaluacin para la
determinacin
de
mritos;
el
establecimiento
de
incentivos
y
compensaciones
adicionales
y
las
polticas para su otorgamiento.

Relaciones
industriales,
actividad
encaminada al estudio y mejoramiento
de comunicaciones entre el personal y de
ste con la alta direccin de la empresa o
entidad; la negociacin de los contratos
colectivos y otras relaciones con el
sindicato; el cuidado y promocin de la
disciplina necesaria al buen y eficiente
funcionamiento de la empresa o entidad
y la continua investigacin de fallas e
implantacin
de
instrumentos
que
mejoren la eficiencia del personal.

Organizacin, capacitacin y
desarrollo,
que
implican
coordinar con la alta gerencia,
la definicin de la organizacin
(que incluye descripcin de
puestos) y las necesidades de
capacitacin y desarrollo del
personal; establecer y vigilar
programas
de
desarrollo
tendientes a que el personal
pueda
asumir
mayores
responsabilidades y recibir el
entrenamiento necesario para
fortalecer
su
capacitacin
tcnica.

Servicio a empleados, que

involucra servicios mdicos,
facilidades de trabajo al
personal,
instalaciones,
mtodos
adecuados
de
proteccin
y
seguridad
industrial,
as
como
los
servicios
que
permitan
esparcimiento, etc.
Vigilancia del rgimen legal,
actividad tendiente a cuidar
del cumplimiento de las
disposiciones
laborales
y
fiscales relacionadas con las
percepciones del personal.

OBJETIVO DE LA Auditoria del

Control Interno DE LA
ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS
El objetivo de la Auditoria
del Control Interno de
la Administracin de
Recursos Humanos es
examinar crticamente,
las actividades y
subactividades
indicadas en el apartado
anterior, con la finalidad
de definir problemas
que estuviesen
obstaculizando la
eficiencia en su manejo.

METODOLOGIA
1. Familiarizacin:
El auditor debe familiarizarse
con
la
Administracin
de
Recursos
Humanos
de
la
empresa o entidad que est
examinando a travs del estudio
de (1) los problemas especiales
inherentes al ramo de la
actividad econmica en que se
desenvuelve y que inciden en el
manejo de su personal; (2) la
infraestructura especfica

establecida para la
Administracin de
Recursos Humanos
(planeacin,
organizacin,
direccin y control)
y (3) los
antecedentes
respecto de
deficiencias habidas,
a travs de cartas
de sugerencias u
otros informes
emitidos en el
pasado por
auditores internos,
externos o
consultores.

LINEAMIENTOS QUE PERMITEN

AL AUDITOR SISTEMATIZAR
SUS ESFUERZOS PARA
FAMILIARIZARSE CON EL
PROCESO DE ADMINISTRACION
DE RECURSOS HUMANOS
A. Estudio Ambiental:
En esta fase puede llegarse a
obtener informacin orientadora de
gran vala que permita al auditor
diagnosticar las reas crticas. El
grado de profundidad en esta
investigacin inicial ser definido
por el criterio del auditor o Asesor:

La importancia que, en materia de costos,

representa el personal de la empresa o
entidad. Un indicativo de este aspecto es el
porcentaje de ventas representado por las
nminas y el costo de las prestaciones al
personal.
Los resultados obtenidos en el manejo del
personal, indicadores de los resultados son: La
rotacin de personal (por departamentos, por
tipo de separacin, etc.,); ausentismo,
puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos
perdidos en paros, nmeros de demandas
laborales, accidentes de trabajo, etc.
Los programas establecidos, formales e
informales,
relativos
a
seleccin,
reclutamiento,
entrenamiento,
desarrollo,
evaluacin de puestos, etc.

Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto

explcita como implcitamente para la Administracin
de Recursos.
La filosofa que la gerencia tiene en materia de
Administracin de Recursos Humanos, sus valores
prioritarios, metas y objetivos.
La forma en que se ha interrelacionado la filosofa
administrativa de la gerencia con las polticas y
programas y las explicaciones factibles de los
problemas continuos que la propia administracin
haya observado.
La reglamentacin laboral, estatal y municipal que
rigen las prcticas del manejo de personal.
La forma en que la competencia resuelve sus
problemas de Administracin de Recursos Humanos.

B. Planeacin:

El auditor deber estudiar la forma en

que la administracin resuelve los
siguientes problemas:

Previsin de las necesidades de

personal a corto y mediano plazo.
Planeacin
coordinada
de
la
administracin de sueldos con las otras
actividades (finanzas, produccin, etc.)
Previsin de problemas con el sindicato
y el personal de confianza a travs de
instrumentos
que
permitan
su
inmediato sealamiento (relaciones
personales, cajas de sugerencias, etc.)

Anticipacin de las
necesidades de desarrollo
de personal (Inventario
de ejecutivos).
Programas de
entrenamiento.
Anticipacin de las
necesidades de
mantenimiento de las
instalaciones que
representan servicios al
personal, instalaciones,
sistemas de seguridad
industrial, etc.

C. Organizacin:

Estructura
de
organizacin
del
Departamento de Recursos Humanos
y relaciones de autoridad con otros
departamentos.
Lneas
de
autoridad
y
responsabilidad de los encargados de
las actividades clave (reclutamiento,
contratacin
y
terminacin
de
empleo, mantenimiento de registros
de personal, administracin de
sueldos, adiestramiento y desarrollo,
negociacin de contratos, etc.

Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinacin de las normas de competencia y habilidad del personal; polticas de evaluacin, ascensos, y aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de descripcin de labores.
Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.

D. Direccin:
Son indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos:
a) Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a: oportunidad y eficacia.
b) Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.

E. Control:
Esta fase permite comparar lo planeado con lo ejecutado, comprende:
I. Procedimiento de definicin de las polticas de personal.
II. Procedimientos para establecer:
Niveles de remuneracin.
Escalas de sueldos
Aumentos por mritos y escalafn.
Sistema de pago de incentivos.
Evaluacin de personal.
Capacitacin y desarrollo.
Utilizacin de fuerza de trabajo.
Reclutamiento.
Seleccin y contratacin.
III. Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo.
IV. Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo realizado por el Departamento de Recursos Humanos.
V. Valor que tiene como control el contenido de los informes clave tales como:
Necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo.
Anlisis de costos de nominas con variaciones clasificadas por causas y responsables.
Rotacin de empleados.
Tiempo perdido y ausentismo.
Costos de tiempo extra.
Datos de eficiencia de empleados.
Comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la industria.
Otros.
VI. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribucin y periodos cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de la Administracin de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.

Visita a lugares en que labora el personal.

En empresas o entidades de gran magnitud, deber visitarse, por lo menos, las instalaciones en las que trabaja la mayora de los empleados y hacerse observaciones sobre:
1. Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.
2. Relaciones entre jefes y subordinados y de estos entre si, etc.

2. Investigacin y anlisis.
Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administracin de Recursos Humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y control), el objetivo de esta fase es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar su efectividad practica. El desarrollo de
programas especficos, hechos a la medida de las circunstancias que rodean a la empresa o entidad, son de gran utilidad al auditor para la sistematizacin de esta fase.

Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin.

El auditor deber asegurarse de que las estadsticas sobre las que basara sus conclusiones (rotacin de personal, ausentismo, etc.) estn elaboradas correctamente.
Si la empresa o entidad carece de informacin respecto de la competencia, o de las estadsticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las otras subactividades de la Administracin de Recursos Humanos el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones
necesarias para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revertir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
* Entrevistas con el personal.
* Revisin de expedientes de personal.
* Investigaciones en las Cmaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa o entidad.
* Actualizacin de estadsticas.
* Seguimiento y comparacin de programas de entrenamiento y desarrollo.
* Otras.
El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin mas objetiva posible. Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no
tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin del conjunto, a fin de que el Diagnostico Final sea lo mas objetivo posible.
Entrevistas.
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditoria del Control Interno de Recursos Humanos. En esta fase deber cuidarse:
A. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin practica de las polticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.
B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta mas apropiados al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamao de muestra y oportunidad de la entrevista.
C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades, as como con el personal de lnea a travs de:
1. Platicas informales.
2. Encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la obtencin de una opinin significativa del personal.

Recapitulacin de Hallazgos.
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarn los hallazgos y se sealara la interpretacin que se hace de ellos, resaltando aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor deber alejarse del detalle y, con base en los hallazgos especficos, centrarse en los de
mayor relevancia.
Discusin del borrador con los involucrados.
Debe discutirse el borrador del informe con os involucrados con objeto de:
1. Asegurarse de que se trata de hallazgos reales.
2. Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la direccin.

3. DIAGNOSTICO (I)
Informe Definitivo.
Algunos ejemplos de hallazgos que
podran hacerse en el curso de una
Auditoria del Control Interno de la
Administracin de Recursos Humanos
y que serviran de base para la
elaboracin del informe final son:
No se cuenta con un plan que permita
pronosticar las necesidades (cantidad
y calidad del personal.
La escala de sueldos establecida para
remunerar
al
personal
es
inadecuada.

DIAGNOSTICO (II)
Existe un grave problema de
comunicacin entre jefes y
subordinados que hace
peligrar la productividad y
buena marcha de la empresa
o entidad.
La capacitacin y desarrollo de
la gerencia media,
prcticamente no existe.
Las instalaciones y servicios a
empleados son deficientes, lo
que deteriora la
productividad.
La filosofa para manejar
personal, dada la alta rotacin
habida, es inadecuada.

Auditoria del Control Interno DE

LA ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
ADMINISTRACIN DE
INVENTARIOS
La administracin de inventarios es el
conjunto
de
actividades
que
desarrollan los gerentes de una
empresa o entidad para asegurar las
existencias ( insumos, suministros,
etc.) para la prestacin de servicios
en
la
calidad
y
oportunidad
necesarias, a costos ptimos.
Actividades bsicas que integran la
administracin de inventarios:

DE INVENTARIOS ACTIVIDADES
DE LA ADMINISTRACION

(I)

Incluir
los
objetivos,
estructura
organizacional,
polticas
y
procedimientos de la administracin
de inventarios, dentro de los objetivos
generales de la entidad y vigilar su
cumplimiento.
Definir las actividades y funciones
que integran la operacin y asignar
los recursos materiales y humanos
necesarios.
Coordinar en forma eficiente los
elementos materiales, tcnicos y
humanos
que
integran
la
administracin de inventarios.
Planear y efectuar oportunamente los
requerimientos de materiales.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS
(II)

Establecer los niveles de inventarios

adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y
oportunidad necesarias.
Establecer y vigilar el sistema de
almacenaje de existencias para la
salvaguarda,
custodia,
distribucin,
acomodo y movimiento de materiales,
as como la optima utilizacin de reas
de almacenaje.
Disear la documentacin para controlar
los movimientos de existencias y definir
el flujo de las mismas.
Implantar sistemas de costos y mtodos
de valuacin para el registro contable de
inventarios.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS
(III)

Definir la forma,
oportunidad, grado de
detalle y frecuencia de los
informes necesarios.
Implantar procedimientos
presupuestarios para
comparar sistemticamente
con los resultados reales y
detectar y corregir
oportunamente las
desviaciones.
Implantar sistemas de
informacin que permitan
conocer los costos de
ordenar, reponer y mantener
los inventarios.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS
(IV)

Establecer medidas de
control para identificar
oportunamente
inventarios de lento
movimiento y
obsoletos.

Coordinar actividades
con reas relacionadas
como compras,
ventas, control de
calidad y finanzas para
vigilar e incrementar la
productividad.

Objetivo de la Auditoria del

Control Interno a los Inventarios
de la Empresa
Consiste
en
examinar
las
actividades que la integran, con
el propsito de identificar
problemas,
deficiencias
y
oportunidades de mejorar los
controles
Operacionales
existentes, a fin de incrementar
su eficiencia operativa.

METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN

Objetivos, polticas, sistemas y

procedimientos relacionados con los
Inventarios.
Estructura organizacional de las reas y
departamentos correlacionados, directa o
indirectamente, con la administracin de
inventarios.
Caractersticas de los servicios de la
empresa o entidad y del mercado.
Importancia de los inventarios en relacin
con la situacin financiera de la empresa o
entidad y del costo de ventas en relacin a
los resultados de operacin de la misma.

Recomendacione
s o sugerencias
de Auditoria o
revisiones
anteriores.

Las instalaciones
de la empresa o
entidad,
para
inspeccionar
la
ubicacin
y
caractersticas
de
las
instalaciones
destinadas a las
actividades
relacionadas con
los inventarios.

INVESTIGACION Y ANALISIS
ANLISIS DE INFORMACIN
FINANCIERA Y OPERATIVA

El auditor deber obtener la informacin

necesaria para formarse un juicio de la
situacin Operacional de los inventarios.
Deber efectuar anlisis comparativos
de la informacin recaudada, con
periodos anteriores y de ser posible con
otras empresas o entidades.

ENTREVISTAS

Conocer al detalle
como se llevan a
cabo las diferentes
actividades
relacionadas con la
operacin de los
inventarios.
Enterarse de las
polticas de
inventarios con el
personal que ejecuta
las actividades y con
personal de otras
reas relacionadas.

EXAMEN DE DOCUMENTACION E
INVESTIGACIONES ESPECIFICAS

Analizar los manuales de sistemas y

procedimientos y asegurarse de su
actualizacin y cumplimiento.
Estudiar los diversos registros,
archivos y formas existentes, para
comprobar su funcionalidad.
Evaluar la forma, oportunidad,
grado de detalle, periodicidad,
destino y utilidad de los informes
que se elaboran.
Elaborar en su caso, diagramas de
flujo que muestren grficamente la
secuencia que sigue la operacin en
sus distintas fases.

Investigar
los
procedimientos
presupuestarios
existentes,
para
comparar
resultados
reales
y
detectar posibles desviaciones.
Analizar las ventas y desventajas,
tanto del punto de vista financiero
como fiscal, de los diferentes
sistemas de costos y mtodos de
valuacin
de
inventarios,
en
comparacin con los que utiliza la
entidad.
Estudiar las cargas de trabajo de
cada actividad y determinar exceso o
necesidad de recursos humanos.
Determinar los costos administrativos
del manejo y control de inventario y
evaluar su razonabilidad.

Investigar las tcnicas de

almacenaje y
funcionabilidad de las
mismas.
Comprobar lo adecuado de
las medidas de seguridad.
Determinar la suficiencia
de coberturas de seguros
que protejan a los
inventarios en casos de
siniestros.

Identificar exceso o
necesidad del espacio para
almacenar, movimiento y
distribucin de
mercancas.

Estudiar fianzas e
incidencias.

DIAGNOSTICO
RESUMEN
DE
OBSERVACIONES
DISCUSIN PREVIA

1. Conceptualizar la oportunidades de
mejoras encontradas y evaluarlas en
su conjunto, considerando lo siguiente:
Asegurar que se trate de problemas
cuya solucin es factible.
Cuantificar o estimar el impacto que
tienen en la operacin y resultados de
la empresa o entidad.
Interrelacionar
los
problemas
identificados con los hallazgos en otras
reas operativas.
Considerar el costo- beneficio de los
cambios o mejoras a seguir.
Asignar
a
las
recomendaciones
prioridades para la implantacin.

2. Discutir las recomendaciones con

los interesados, a fin de obtener
sus puntos de vista, aprovechar
su experiencia y afinar la
interpretacin del auditor.
3. Preparar el informe

INFORME

Falta de definicin, carencia o

cumplimiento de objetivos y polticas
para la operacin de inventarios.
Fallas en la estructura orgnica del
departamento de inventarios.
Deficiencia en el control fsico y/o
contable de los inventarios.
Falta de planeacin de requerimientos
de insumos.

Niveles de inventario
optimo, alto costo en la
administracin de los
mismos.
Inadecuada coordinacin
del reas de inventarios
con otras reas.
Desconocimiento del
costo de ordenar,
reponer y mantener el
inventario.
Inadecuada informacin
para toma de
decisiones.
Inadecuadas medidas de
seguridad,
aseguramiento y fianzas.
Falta de manuales de
operacin.