Manual de Funciones

Juzgados de Primera Instancia Penal

Gestin Penal por Audiencias
Juzgados y Tribunales Penales

Edicin Actualizada 2013

Juzgado de Primera Instancia Penal

Manual de Funciones

Juzgados de Primera Instancia Penal

Gestin Penal por Audiencias
Juzgados y Tribunales Penales

Guatemala, Junio de 2013

Juzgado de Primera Instancia Penal

Contenido
1. Introduccin .......................................................................................... 11
2. Secretario del Juzgado de Primera Instancia Penal ............................... 13
3. Asistente de la Unidad de Atencin al Pblico
del Juzgado de Primera Instancia Penal .................................................... 17
4. Asistente de la Unidad de Comunicaciones y Notificaciones
del Juzgado de Primera Instancia Penal .................................................... 20
5. Asistente de la Unidad de Audiencias del Juzgado
de Primera Instancia Penal ........................................................................ 24

Segunda Edicin, Primera Impresin: 2013

Diseo e Impresin: DGRAPHIC
Tel. 2331 2525

Guatemala 3 de junio de 2013

Presentacin a la edicin actualizada

Cmara Penal de la Corte Suprema de Justicia

De Izquierda a Derecha:
Lic. Manfredo Maldonado, Magistrado Vocal V;
Lic. Gustavo Adolfo Mendizbal Mazariegos, Magistrado Vocal IV;
Dr. Csar Ricardo Crisstomo Barrientos Pellecer, Magistrado Vocal II
y Presidente de la Cma Penal;
Lic. Gustavo Bonilla, Magistrado Vocal XIII

La dinmica de la gestin por audiencias propia del sistema adversarial que se ha consolidado
en Guatemala como consecuencia de las reformas al Cdigo Procesal Penal contenidas en los
decretos del Congreso de la Repblica 18-2010 y 7-2011, exige adems de la nueva organizacin funcional (contenida en el Reglamento Interior de Juzgados y Tribunales Penales), readecuaciones y actualizaciones constantes de perfeccionamiento del trabajo de las unidades que
integran y auxilian el despacho judicial.
En los casi cuatro aos de gestin de poltica judicial de la Cmara Penal de la Corte Suprema de
Justicia (2009-2013), con el apoyo de los jueces del pas que han impulsado el cambio cultural en
la realizacin de la justicia penal, se ha dado prioridad a la institucionalizacin de las formas administrativas judiciales propias de los principios de oralidad, publicidad, inmediacin, contradiccin y concentracin que exige el impulso del proceso penal a travs de audiencias unilaterales
y bilaterales.
La nueva organizacin y funcionamiento del despacho judicial ha logrado cambios histricos en
la eficiencia, transparencia y prontitud de la justicia penal en Guatemala: El nmero de audiencias ha aumentado en un 1200% (existen juzgados de primera instancia que practican un promedio de 15 audiencias diarias, por ejemplo los Juzgados Segundo, Tercero, Cuarto y Quinto de
Primera Instancia Penal, Narcoactividad y Delitos Contra el Ambiente); el promedio de alrededor
diecisis aos de 1.8 sentencias por mes por tribunal de sentencia ha aumentado en un 114%
(existen tribunales de sentencia que resuelven definitivamente ms de 20 procesos por mes); la
mora judicial acumulada de aproximadamente 350,000 casos se ha detenido y se han resuelto
50,000 de los casos archivados irregularmente.
La Cmara Penal logr disminuir la sustanciacin de los recursos de casacin de 540 das a 28
das en la actualidad, un 95% menos con respecto al ao 2009; y otros juzgados y tribunales del
pas, que lamentablemente an no son la mayora, trabajan sin mora judicial, tendencia que se
pretende generalizar a todo el sistema de justicia penal.
Las etapas procesales se han simplificado, el proceso es ms sencillo y gil, pero an los resultados no son conocidos pblicamente, por falta de mecanismos de comunicacin entre el Poder
Judicial y la sociedad civil.
Todo este trabajo ha sido posible, por el esfuerzo de jueces, secretarios y auxiliares judiciales
que en agotadoras jornadas laborales entregan lo mejor de s para brindar una justicia eficiente
a la ciudadana guatemalteca.
Es importante des tacar el rol que la Unidad de Clasificacin de Puestos y Administracin de
Sueldos de la Gerencia de Recursos Humanos, ha desempeado en el proceso de actualizacin
de los manuales de funciones como en la institucionalizacin de este objetivo de poltica judicial.

Presentacin
Estos resultados se han alcanzado con la asistencia y acompaamiento tcnico y crtico de la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional para el Desarrollo en Guatemala (AECID), que ha apoyado la tarea de transformacin institucional del despacho judicial decidida por la Cmara Penal
con niveles de responsabilidad y compromiso admirables y dignos de resaltar.
Con lo anterior no quiere decirse que se han resuelto los problemas de la justicia penal en Guatemala, pero s se ha fortalecido la estructura, organizacin y funcionamiento del despacho judicial, capaz de alcanzar en el futuro inmediato altos niveles de resolucin de casos penales en
procedimientos expeditos y plazos razonables, con lo que se estaran alcanzado los objetivos de la
reforma procesal penal en Guatemala que pueden resumirse en formas constitucionales de juzgar,
justicia eficaz y humana.
A continuacin se presenta la primera actualizacin del Manual de especificaciones de puestos
de juzgados y tribunales penales, producto adems de diversas observaciones tcnicas y recomendaciones prcticas de funcionarios y empleados judiciales del pas, con lo que se da un paso
ms en el proceso de institucionalizacin y estandarizacin del trabajo de los auxiliares judiciales
en el sistema adversarial. Es importante destacar, asimismo, el acompaamiento del Dr. Gabriel
Medrano Valenzuela, Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia a la
modernizacin de la justicia penal en la consecucin de este logro.
Atentamente,

Dr. Csar Ricardo Crisstomo Barrientos

Pellecer
Magistrado Vocal II
Presidente de la Cmara Penal de la Corte
Suprema de Justicia

Lic. Gustavo Adolfo Mendizbal Mazariegos

Magistrado Vocal IV de
la Corte Suprema de Justicia

Lic. Hctor Manfredo Maldonado Mndez

Magistrado Vocal V de
la Corte Suprema de Justicia

Lic. Gustavo Bonilla

Magistrado Vocal XIII de
la Corte Suprema de Justicia

El Reglamento Interior de Juzgados y Tribunales

Penales, contenido en el Acuerdo No. 24-2005 de la
Corte Suprema de Justicia y modificado por el Acuerdo
No. 7-2006, establece la estructura organizacional
administrativa de la jurisdiccin penal, los principios
que lo rigen, as como las formas de requerimiento
y desarrollo de audiencias penales. Su aplicacin a la
realidad, inicialmente, present diversas dificultades
que fueron superadas por la prctica judicial,
especialmente del Occidente del pas, donde jueces,
fiscales, defensores y litigantes llegaron a acuerdos
que demostraron la utilidad y sentido para la sencillez,
prontitud y transparencia de la administracin de
justicia, aumentando significativamente la solucin
de casos concretos como la reduccin y cumplimiento
de los plazos procesales.
Para impulsar la gestin oral del despacho judicial
penal, los programas de Poltica Judicial de la Cmara
Penal de la Corte Suprema de Justicia de los aos
2010, 2011 y 2012, han priorizado esa forma de
administracin, como medio para profundizar el
sistema acusatorio introducido por el Cdigo Procesal
Penal de Guatemala y sus reformas, as como la
aplicacin del citado Reglamento.
Al efecto, Cmara Penal impuls en el Congreso de
la Repblica la aprobacin del Decreto legislativo
18-2010 y present la iniciativa de ley que fuera
promulgada por el Congreso de la Repblica como
Decreto legislativo 7-2011. Con el apoyo de la
Cooperacin Internacional, entre ellos, el Programa
Justicia y Seguridad: Reduccin a la Impunidad
auspiciado por la Cooperacin Espaola.
No obstante, los avances evidenciados, el proceso de
renovacin y consolidacin acusatorio requera de un
nuevo esfuerzo para la uniformidad y consagracin de
la gestin oral del despacho judicial. El Reglamento
Interior aludido requera de un Manual de Funciones
que desarrollara su contenido, que delimitara las
funciones de las diferentes unidades administrativas
de los juzgados penales y reflejara, an ms,
la separacin de funciones jurisdiccionales de las
administrativas. As como el que permitiera participar
al Poder Judicial de Guatemala en procesos de

acreditacin nacional e internacional de calidad

funcional, de trabajo y servicio, propsito que se
deriva de los significativos avances a nivel regional
alcanzados por la justicia penal en Guatemala.
Con el apoyo de Cooperacin Espaola, se presenta a la
comunidad jurdica nacional el Manual de Funciones
de la Gestin Penal por Audiencias, basado en la
experiencia de estos ltimos aos de las judicaturas
penales que han implementado la gestin oral del
despacho, el cual ha sido construido por tcnicos
de AECID y de la Cmara Penal, con la participacin
de juezas y jueces del ramo penal. El Manual que se
presenta rene la experiencia nacional en Gestin
de Despachos y sobre todo constituye un valioso
esfuerzo para uniformar la aplicacin e interpretacin
de las disposiciones legales y reglamentarias de la
materia, consolidar y generalizar la nueva estructura
organizacional administrativa de los juzgados y
tribunales penales.
Es sin duda, este esfuerzo, el punto de partida para
el proceso de conocimiento, medicin y evaluacin
peridica para la estandarizacin y acreditacin de un
servicio de justicia penal que procure altos niveles de
calidad y efectividad.
El Manual de Funciones de juzgados y tribunales
penales aprobado por el Pleno de Magistrados de la
Corte Suprema de Justicia, mediante punto de Acta No.
4-2012 de fecha 25 de enero de 2012, que contiene la
estructura organizacional de los despachos judiciales
deber ser sometido a revisiones peridicas, por
tratarse de un proceso perfectible y evolutivo, el cual
deber mejorar en el transcurso de los aos con el
esfuerzo y participacin de todos.
Confiamos en que el uso del Manual de Funciones
coadyuvar a acelerar la estandarizacin de la
estructura organizacional de los despachos judiciales,
a perfeccionar la gestin por audiencias y con ello a
mejorar el servicio de justicia frente a los usuarios del
sistema sobre la base de una gestin de calidad.
Atentamente,
CMARA PENAL

Introduccin
La Cmara Penal de la Corte Suprema de Justicia ha venido impulsando dentro de la Poltica Judicial de los aos 2010 y 2011, la implementacin a nivel
nacional de un sistema de justicia penal administrado a travs de audiencias;
proceso que se ha consolidado con dos reformas al Cdigo Procesal Penal
mediante la vigencia de los decretos legislativos No. 18-2010 y No. 7-2011
del Congreso de la Repblica.
No obstante, dicho proceso, se ha encontrado con una considerable resistencia al cambio por diversos factores, que van desde las diversas formas de
gestionar el despacho de cada regin del pas hasta factores externos.
Por tal razn, se hace necesario con la finalidad de estandarizar y mejorar la
gestin de los despachos judiciales, impulsar un documento de fcil manejo
que contenga de forma detallada el rol de cada auxiliar judicial dentro de la
nueva organizacin interna que dispone el Reglamento Interior de Juzgados
y Tribunales Penales, Acuerdo No. 24-2005 de la Corte Suprema de Justicia.
La definicin de manera clara y puntual de las funciones que debe realizar
cada asistente de unidad, coadyuvar a la materializacin de un mismo estndar de calidad en el servicio de justicia, como a la delimitacin de los
parmetros para la medicin del cumplimiento de la gestin judicial por audiencias y el punto de partida para la institucionalizacin de puestos, en consecuencia, contribuir a la posibilidad del control institucional.
En sntesis, el presente documento enumera las actividades que realizan da
a da, en los distintos despachos, los auxiliares judiciales; ajustadas, desde
luego, a un sistema de justicia penal administrado a travs de audiencias; es
la recopilacin de funciones producto de la implementacin de la gestin
oral del despacho que se ha venido desarrollando a lo largo de estos ltimos
aos en diversos juzgados y tribunales penales del pas, no es nada nuevo
sino por el contrario es la experiencia trasladada por el trabajo de muchas
horas de funcionarios y empleados judiciales del pas para la mejora del servicio de justicia a los usuarios del sistema.

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Juzgado de Primera Instancia Penal

PUESTO FUNCIONAL:
INMEDIATO SUPERIOR:
DEPENDENCIA:

Secretario/Administrador
Juez de Primera Instancia Penal
Juzgado de Primera Instancia Penal

OBJETIVOS:
Ejercer como administrador del despacho judicial, velando por la efectiva organizacin del
mismo para garantizar estndares de alta calidad en la gestin y eficiencia del servicio frente
a los usuarios; estando a cargo de la planeacin, control, coordinacin y evaluacin peridica.
ATRIBUCIONES:
1. Verificar la funcionalidad de las unidades administrativas (que cada unidad realice las funciones correspondientes de conformidad a las funciones establecidas para cada una de ellas).
2. Realizar acciones de planeacin, coordinacin, control, evaluacin peridica y aplicacin
de medidas de disciplina interna cuando corresponda, para la efectiva administracin del
despacho judicial, debiendo documentarlas de forma breve y sencilla.
3. Decidir todo lo relativo al personal, en cuanto a permisos, sustitucin, licencias y todo
aquello que sea inherente al manejo del recurso humano del despacho judicial y en su caso,
comunicar a donde corresponda.
a) De conformidad con el art. 24 b) del RIJTP es la persona facultada a decidir todo
lo relativo en cuanto al personal.
b) Cuando se refiera al permiso por parte del secretario(a) deber realizarlo ante el
inmediato superior.
4. Garantizar que cada unidad cuente con el mobiliario necesario para su buen funcionamiento.
5. Mantener el suministro de insumos necesarios en el despacho judicial, no requiriendo el
visto bueno del titular de la judicatura.
6. Coordinar con los Secretarios de otros despachos judiciales o autoridades de la circunscripcin territorial y servicios comunes, el buen desempeo de las funciones en conjunto,
para evitar dilaciones innecesarias.
7. Compilar la estadstica judicial
8. Llevar el control de los registros informticos internos (SGT, RECEDE y otros registros,
electrnicos o manuales (Vg. CECAM-).
9. Tramitar todo lo relativo al procedimiento de liquidacin de costas procesales.

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Juzgado de Primera Instancia Penal

10. Emitir las constancias que le sean requeridas y las certificaciones:

Para el caso de las certificaciones: Si el Secretario es abogado y notario pblico:
Dar fe plena de las actuaciones judiciales de que conozca el tribunal al cual sirve,
sin precisar la intervencin de ningn otro funcionario, bajo su responsabilidad,
dejando razn en los autos.

24. Controlar que se emita y remita, para las rdenes judiciales, un solo telegrama a los
funcionarios o instituciones que corresponda, en los casos de arraigos, aprehensiones,
exhibiciones personales, rdenes de localizacin de personas y de embargos de cuentas
bancarias.

11. Atender e informar a los abogados, interesados y pblico en general, en ausencia del
asistente de la Unidad de Atencin al Pblico.

25. Distribuir de forma proporcional y equitativa los procesos que requieran la transcripcin de la sentencia del procedimiento abreviado, entre las unidades de Comunicaciones y
Audiencias.

12. Llevar el control y custodiar los formularios de rdenes de libertad, objetos y bienes.

26. Elaborar y tramitar cartas rogativas o suplicatorios de asistencia judicial de otros Estados.

13. Custodiar las llaves y sellos del despacho judicial.

27. Coleccionar el Diario Oficial, la Gaceta de los Tribunales y Gacetas Jurisprudenciales de

la Corte de Constitucionalidad y dems publicaciones pertinentes.

14. Verificar que la Unidad de Comunicaciones realice los recordatorios a los sujetos
procesales para garantizar el xito de las audiencias.
15. Verificar que la Unidad de Audiencias cumpla con garantizar la presencia del intrprete cuando sea necesario.
16. Verificar que la Unidad de Comunicaciones gestione el apoyo logstico correspondiente con la PNC y/o dependencia correspondiente, cuando sea necesario el traslado de
jueces a inspecciones o reconstrucciones y otras diligencias judiciales fuera de la sede.

17. Verificar que la unidad de comunicaciones lleve el control de los diferentes plazos que
establece la ley.
18. Tramitar todo lo relativo a: amparos, exhibiciones personales, inconstitucionalidades y
antejuicios, y realizar informes circunstanciados que le sean requeridos en esta materia.
19. Tramitar las apelaciones provenientes de Juzgados de Paz.
20. Depurar constantemente el inventario de mobiliario y equipo en mal estado, para su
devolucin correspondiente; llevar el control de las tarjetas de responsabilidad de mobiliario y equipo, as como; la remisin peridica de expedientes fenecidos.
21. Revisar los procesos que se remitan a los distintos rganos jurisdiccionales y/o dependencias administrativas correspondientes.
22. Tramitar los impedimentos y excusas de conformidad con el procedimiento establecido
en la Ley del Organismo Judicial, realizar las hojas de remisin y elaborar los informes relacionados a esta materia.
23. Llevar el control de los registros manuales o electrnicos del movimiento del personal,
toma de posesin y entrega de cargos; como el de inventario de bienes del despacho y
todos aquellos que se habiliten dentro del despacho.
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Juzgado de Primera Instancia Penal

28. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las dems unidades de trabajo cuando
sea necesario, para garantizar un servicio efectivo y continuo.
29. Incorporar al intrprete si lo hubiere y este no estuviere adscrito a servicios comunes, a
la UAP y apoyo a la UA cuando as lo requiera por las funciones inherentes a su cargo.
30. Actualizar la hoja de ruta electrnica o fsica donde no hubiere sistema informtico, en
el traslado de las carpetas judiciales.
31. Actualizar la informacin y foliacin de la carpeta judicial, electrnica y fsica en las
funciones que le corresponda.
32. Evaluar el desempeo anual del personal a su cargo y remitirlo a donde corresponde en
el tiempo establecido para el efecto, segn los instrumentos proporcionados por la Gerencia de Recursos Humanos.
33. Supervisar que la sala de audiencias, las estaciones de trabajo y las dems instalaciones
del Despacho Judicial estn ordenas y limpias
34. Desarrollar todas las actividades administrativas inherentes al cargo que le asignen la
Corte Suprema de Justicia, por medio de normas legales, los reglamentos internos, acuerdos y circulares.
REPORTA A:
Juez de Primera Instancia Penal
SUPERVISA A:
Unidad de Atencin al Pblico
Unidad de Comunicaciones y Notificaciones
Unidad de Audiencias

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Juzgado de Primera Instancia Penal

Juzgado de Primera Instancia Penal

RELACIONES INTERNAS CON:

Juez de Primera Instancia Penal.

Unidad de Atencin al Pblico.
Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.
Unidad de Audiencias.
Secretarios de otros despachos judiciales.
Funcionarios de otras dependencias administrativas y servicios comunes.

RELACIONES EXTERNAS:
Interinstitucional:
Coordinar con las Autoridades del sistema de Justicia Penal y otras entidades
pblicas y/o privadas de la circunscripcin territorial.

PUESTO FUNCIONAL: Asistente de la Unidad de Atencin al Pblico

INMEDIATO SUPERIOR: Secretario/Administrador del despacho
DEPENDENCIA:
Juzgado de Primera Instancia Penal
OBJETIVOS:
Brindar informacin a todos los usuarios en condiciones de igualdad, a travs de una atencin que preserve la dignidad de los usuarios y la prestacin de un servicio con altos niveles
de calidad.
ATRIBUCIONES:
1. Atender a los sujetos procesales o usuarios del sistema y brindar informacin relativa a
las actividades del despacho.
2. Ingresar y ubicar a los sujetos procesales, testigos, peritos, consultores tcnicos y otros
que intervienen en el proceso en el lugar que corresponde.

Aptitudes del Puesto:

Ser una persona responsable, organizada, discreta con iniciativa para la
planificacin de tareas, coordinarlas y controlar la ejecucin para la obtencin de resultados.
Persona orientada al servicio al usuario, con adecuadas relaciones interpersonales, adecuada presentacin, dinmico, proactivo y capaz de trabajar bajo
presin.
Habilidad para la toma de decisiones administrativas, ejercer liderazgo en la
direccin de personal y trabajo en equipo.
Habilidad mecanogrfica, redaccin, ortografa, comunicacin, en digitacin
de datos y manejo de hojas de clculo y preferencia habilidad numrica
Conocimientos de computacin en ambiente Windows y Office.
Conocimientos en el sistema de Gestin Penal Por Audiencias.
Conocimientos en el Sistema de Gestin de Tribunales SGT.

3. Imprimir y ubicar en un lugar visible la calendarizacin de la agenda diaria y remitir va

fax o medio electrnico una copia a las instituciones del sector justicia y a las personas
que lo requieran.
4. Recibir procesos y documentos (los documentos incorporarlos al proceso que corresponda, si fuera el caso), registrarlos en el sistema SGT o donde no lo hubiere de forma manual;
llevar el control de los mismos de forma ordenada (ejemplo: Verificar foliacin, control de la
ruta del proceso).
5. Enviar documentos y correspondencia.
6. Verificar la foliacin, firmas y sellos de las carpetas judiciales que egresan de despacho.
7. Remitir las carpetas judiciales con sus respectivas hojas de remisin a los diferentes
rganos jurisdiccionales o dependencias administrativas correspondientes, cuando as
fuere el caso.
8. Trasladar inmediatamente el proceso a la unidad de comunicaciones, una vez recibido el
mismo.
9. Trasladar a la unidad de comunicaciones, al representante del MP para que presente el
acto conclusivo.
10. Trasladar a la Unidad de Comunicaciones, al requirente para que realice su peticin de
forma oral para su calendarizacin y comunicacin por la va ms expedita.

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Juzgado de Primera Instancia Penal

11. Entregar a la Unidad de Comunicaciones los procesos solicitados por sta, con al menos
48 horas de anticipacin a la celebracin de la audiencia.
12. Contribuir en la reproduccin de fotocopias cuando sea necesario.
13. Custodiar y resguardar los procesos.

Juzgado de Primera Instancia Penal

RELACIONES EXTERNAS:
Interinstitucional:
Coordinar con las autoridades del sistema de Justicia Penal y otras entidades pblicas y/o privadas de la circunscripcin territorial.

14. En cuanto a las ordenes de libertad:

Con CSAJP: Remitir las rdenes de libertad
Sin CSAJP: Llevar las ordenes de libertad al Sistema Penitenciario
15. Actualizar la informacin y foliacin de la carpeta judicial, electrnica y fsica en las
funciones que le corresponda.
16. Actualizar la hoja de ruta electrnica o fsica donde no hubiere sistema informtico en
el traslado de las carpetas judiciales.
17. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las dems unidades de trabajo cuando
sea necesario, para garantizar un servicio efectivo y continuo.

Aptitudes del Puesto:

Persona orientada en el servicio al usuario, a la obtencin de resultados,
con adecuadas relaciones interpersonales, adecuada presentacin, responsable, organizado, dinmico, proactivo, con iniciativa y capaz de trabajar
bajo presin.

18. Desarrollar todas las actividades administrativas inherentes al cargo, que le asignen
la Corte Suprema de Justicia, por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y circulares.

Conocimientos de computacin en ambiente Windows y Office.

REPORTA A:
Secretario/Administrador del despacho.

Conocimientos en el sistema de Gestin Penal por Audiencias.

SUPERVISA A:
Ninguno

Habilidad mecanogrfica, de comunicacin, en digitacin de datos y manejo

de hojas de clculo.

Conocimientos en el Sistema de Gestin de Tribunales SGT

Curso de Relaciones Humanas.

RELACIONES INTERNAS CON:

Juez de Primera Instancia Penal.
Secretario/administrador del despacho.
Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.
Unidad de Audiencias.
Coordinar con las unidades de Atencin al Pblico de otros rganos
jurisdiccionales y administrativos.
Coordinar con el Centro de Servicios Auxiliares de la Administracin
de Justicia Penal.

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Juzgado de Primera Instancia Penal

Juzgado de Primera Instancia Penal

PUESTO FUNCIONAL:

Asistente de la Unidad de Comunicaciones

y Notificaciones

INMEDIATO SUPERIOR:
DEPENDENCIA:

Secretario/Administrador del despacho

Juzgado de Primera Instancia Penal
OBJETIVOS:

Recibir los requerimientos formulados y ser el enlace de comunicacin entre los sujetos
procesales y el rgano jurisdiccional para garantizar estndares de alta calidad y eficiencia
del servicio.
ATRIBUCIONES:
1. Llevar la agenda, recibiendo los requerimientos de audiencia, planteados por los sujetos
procesales de forma oral, va telefnica, fax, correo electrnico u otro medio expedito.
2. Registrar los requerimientos de audiencias, para su calendarizacin en la agenda
(fecha y hora): con SGT: actualiza la agenda en el sistema sin SGT: actualiza el registro
manual de la agenda.
3. Asentar en el acto la razn correspondiente: con SGT: elabora la razn y la ingresa al sistema. Sin SGT: elabora la razn de forma manual.
4. Comunicar al requirente, en el mismo acto y por el mismo medio, de la fecha y hora de la
audiencia programada.
5. Convocar inmediatamente a la audiencia programada va telefnica o por el medio ms
expedito a los sujetos procesales y dems intervinientes; entregando, a quin solicite, constancia de la razn extendida.
Es importante que dentro de esta funcin se tome en cuenta que debe instarse a
los sujetos procesales a manifestar que han comprendido el contenido del mensaje;
Como tambin, brindar la oportunidad para que los sujetos se pronuncien sobre la
convocatoria realizada;
6. Realizar cada uno de los recordatorios necesarios a los sujetos procesales con 24 hrs de
anticipacin a la audiencia programada, dejando constancia del mismo (para garantizar el
xito de la audiencia o, en caso de reprogramacin, disponer del espacio programado para
celebrar otro tipo de audiencia: como las iniciales con detenido, las unilaterales o cualquier
audiencia privilegiada).

7. Comunicar las citaciones a las partes por medios expeditos y asentar la razn correspondiente registrndola en el SGT o de forma manual donde no lo hubiere.
Identificar el rgano jurisdiccional ante el cual debe comparecer el sujeto; el motivo
de la citacin; la identificacin del procedimiento; el lugar, fecha y hora en que debe
comparecer; comunicando la advertencia en caso de incomparecencia injustificada.
8. Notificar en la forma tradicional (de forma personal o por estrados a travs de cdula de
notificacin), en los casos excepcionales dispuestos por ley (Vg. apelaciones, incidentes de
impedimentos y excusas etc.).
a) Con CSAJP: Generar las cedulas de notificacin y el reporte correspondiente de
forma electrnica mediante el SGT o de forma manual donde no hubiera sistema
informtico, entregar las mismas al centro.
b) Sin CSAJP: Notificar las resoluciones.
9. Agendar de forma inmediata y en el horario ms prximo, del mismo da, las
audiencias privilegiadas.
10. Comunicar inmediatamente a la unidad de audiencias la calendarizacin de las audiencias privilegiadas.
11. Reservar un espacio de aproximadamente 15 minutos por la maana y por la tarde en la
agenda diaria, para incorporar si fuere el caso- una audiencia privilegiada.
12. Elaborar oficios, exhortos, despachos, suplicatorios y actuaciones a donde corresponda y/o diligenciar los mismos.
13. Llevar el control de las prrrogas del plazo de privacin de libertad y tramitar todo lo
relativo a la misma.
14. Razonar y comunicar por el medio ms expedito posible la renuncia y/o sustitucin de
abogado defensor, no plateadas en audiencia. En caso de renuncia realizar la gestin administrativa correspondiente para la asignacin de un defensor pblico si fuere el caso.
15. Agendar en un plazo razonable y comunicar la reprogramacin de audiencias, en
aquellos casos excepcionales, en los que no se haya celebrado la misma, por imposibilidad
material del Juez.
16. Fijar un da y hora a la semana para conocer en audiencia oral mltiple las autorizaciones no privilegiadas y criterios de oportunidad con acuerdo previo y sin reglas o abstenciones, en caso de planteamiento de solicitudes en bloque.
17. Tramitar los recursos de apelaciones (con excepcin de los provenientes de los
Juzgados de Paz).

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Juzgado de Primera Instancia Penal

18. Al recin terminar de convocar a las partes a una audiencia:

Elaborar y remitir los oficios al Sistema Penitenciario, para garantizar el traslado de los reos
a la audiencia, cuando corresponda.
19. Apoyar en la estructura de Sentencias de Procedimiento Abreviado dictadas en audiencia
de determinado nmero de procesos (funcin compartida con la Unidad de Audiencias).
Esta funcin es inherente a los puestos nominales de Oficial III
y Notificador III.
20. Realizar la hoja de remisin de las carpetas judiciales que deban enviarse a los distintos
rganos jurisdiccionales y administrativos (con excepcin de las aperturas a juicio)
la hoja de remisin de los procedimientos la deber realizar el asistente que hubiere
elaborado la sentencia del procedimiento abreviado.
21. Actualizar la informacin y foliacin de la carpeta judicial, electrnica y fsica en las
funciones que le corresponden.
22. Gestionar el apoyo logstico correspondiente con la PNC, otras autoridades o cualquier
dependencia administrativa, en caso de traslado de jueces, sujetos procesales; o bien en
otras diligencias judiciales fuera de la sede.

Juzgado de Primera Instancia Penal

30. Desarrollar todas las actividades administrativas inherentes al cargo que le asigne la Corte
Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y circulares.
RELACIONES INTERNAS CON:
Juez de Primera Instancia Penal.
Secretario/Administrador del despacho.
Unidad de Atencin al Pblico.
Unidad de Audiencias.
Coordinar con las unidades de Comunicaciones y Notificaciones
de otros despachos judiciales.
RELACIONES EXTERNAS:
Interinstitucional:
Coordinar con las autoridades del sistema de Justicia Penal y otras entidades
pblicas y/o privadas de la circunscripcin territorial.

23. Actualizar la hoja de ruta electrnica o fsica donde no hubiere sistema informtico en
el traslado de las carpetas judiciales.
24. Recibir y llevar el control de los actos conclusivos presentados por el Ministerio Publico,
asentando la razn correspondiente, extendiendo constancia de la misma.
25. Realizar el emplazamiento al Ministerio Publico al da hbil siguiente, en caso de no
haberse presentado el acto conclusivo en la fecha fijada.
26. Elaborar oficios y/o llenar los formularios de pago de caucin econmica o Devolucin
de bienes o devolucin de caucin econmica, siempre que no sean derivados de audiencia.
27. Actualizar la informacin recibida fuera de audiencia, en el SGT o donde no lo hubiere,
de forma manual: el registro de los sujetos procesales el cual debe contener, adems de los
datos generales, domicilio, nmero telefnico, fax, correo electrnico u otro medio expedito de comunicacin.

Aptitudes del Puesto:

Persona orientada a la comunicacin con el usuario, utilizando un vocabulario claro y preciso para la recepcin y trasmisin de requerimientos o
solicitudes, con adecuadas relaciones interpersonales, adecuada presentacin,
responsable, organizado, dinmico, proactivo, con iniciativa y capaz de trabajar
bajo presin.
Conocimientos de computacin en ambiente Windows y Office.
Conocimientos en el sistema de Gestin Penal por Audiencias.
Conocimientos en el Sistema de Gestin de Tribunales SGT.

28. Realizar informes circunstanciados que le sean requeridos a excepcin de los relativos
a: amparos, exhibiciones personales, inconstitucionalidades, antejuicios, impedimentos y
excusas atribuidos al secretario.
29. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las dems unidades de trabajo cuando
sea necesario, para garantizar un servicio efectivo y continuo.

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Juzgado de Primera Instancia Penal

PUESTO FUNCIONAL:
Asistente de la Unidad de Audiencias
INMEDIATO SUPERIOR: Secretario/Administrador del despacho
DEPENDENCIA:
Juzgado de Primera Instancia Penal
OBJETIVO:
Garantizar las condiciones previas, durante y posteriores a la realizacin de las audiencias,
as como el registro y resguardo de las mismas.
ATRIBUCIONES:
1. Llevar la agenda, integrando las audiencias sealadas en audiencia con las calendarizadas por la unidad de comunicaciones.
2. Elaborar y actualizar en el SGT o donde no lo hubiere de forma manual: el registro de los
sujetos procesales el cual debe contener, adems de los datos generales, domicilio, nmero
telefnico, fax, correo electrnico u otro medio expedito de comunicacin.

11. Conservar una cantidad considerable de CDS dentro de la sala de audiencias para ser
quemados y resguardados como una copia de seguridad del despacho judicial, cuando
dicho rgano no cuente con el sistema informtico SGT.
12. Es responsable del equipo y archivos digitales, abre y cierra la sala de audiencias, en
donde nadie ms tiene acceso mientras no hayan audiencias.
13. Solicitar los procesos con al menos 24hrs de anticipacin a la celebracin de la audiencia, a la Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.
14. Organizar y dejar en el despacho del juez(a) los procesos que se conocern en audiencia al da siguiente.
15. Verificar la presencia de los sindicados privados de libertad al rgano jurisdiccional.

3. Asistir a los sujetos procesales, en las diligencias judiciales que requieran los servicios de
traductor o intrprete.

16. Entregar el proceso a la unidad de comunicaciones, cuando se reprograme la audiencia,

para que comunique a los sujetos procesales que no comparecieron de la decisin tomada
en audiencia.

4. Registrar en medio digital y resguarda los archivos de las audiencias

Con SGT: es incorporado o cargado al sistema informtico,
Sin SGT: es almacenado de forma sistemtica en Cd en la sala de audiencias y en
un resguardo adicional en la secretara.

17. Asegurar que la grabacin de la audiencia sea estrictamente de inicio a fin, en forma
ininterrumpida, verificando que el sistema lo est registrando con un buen nivel de volumen; advirtiendo al juez cuando las partes no estn haciendo un buen uso del micrfono.

5. Proporcionar copia digital de las audiencias a los sujetos procesales, etiquetando los
discos a entregar y llevando control de la entrega.
Con servicios comunes: el asistente deber realizar la transferencia electrnica
al CSAJP por medio del SGT.
6. Documentar de forma breve, sencilla y concreta las audiencias y entregar copia a las partes.
7. Revisar que en la agenda diaria estn actualizados los datos de los sujetos procesales.
8. Verificar la comparecencia de las partes a la hora en punto de sealada la audiencia.
9. Constatar si el sindicado tiene o no abogado defensor
En caso el sindicado no tuviere abogado de su confianza: Gestionar por los medios ms expeditos la asignacin de un defensor pblico.

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10. Corroborar el perfecto funcionamiento del equipo de computo y audio

(videoconferencia si fuere el caso) e instruye a los sujetos procesales sobre el buen uso y
manejo del equipo de audio.

18. Segmentar la audiencia:

Con SGT: utilizando el sistema informtico.
Sin SGT: elabora una segmentacin manual con un archivo de datos.
19. Asistir al Juez(a) ponindole a la vista documentos u otros objetos presentados por las
partes (en casos excepcionales).
20. Asistir al Juez(a) en el sentido de hacer ingresar o retirar de la sala de audiencias a personas llamadas a declarar y ubicarlas en su respectivo lugar.
21. En caso de receso autorizado por el juez en la audiencia, pausa la grabacin y prev
que esta no sea interrumpida ms que durante el receso.
22. Elaborar los oficios correspondientes, dentro de la sala de audiencias, en todas las
audiencias privilegiadas (Autorizaciones de allanamiento, inspeccin y registro, aprehensiones, conducciones, intervencin de comunicaciones, o cualquier otra que por su naturaleza la informacin deba ser reservada a las otras partes).

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23. Al finalizar la audiencia de apertura a juicio, entregar a las partes el formato, en

medio digital, del ofrecimiento de prueba; el cual se adjuntar a la carpeta judicial que se
remita al Tribunal de Sentencia.

33. Actualizar la hoja de ruta electrnica o fsica donde no hubiere sistema informtico en
el traslado de las carpetas judiciales.

24. Incorporar a la carpeta la razn o acta sucinta:

Con SGT: en el sistema informtico;
Sin SGT: de forma manual.

34. Actualizar la informacin y foliacin de la carpeta judicial, electrnica y fsica en las

funciones que le corresponden.
Es importante considerar que dentro de la actualizacin de la informacin se contiene lo relacionado con el registro de los datos derivados de las sentencias en el
sistema informtico.

25. Entregar los oficios o procesos a la Unidad de Atencin al Pblico, cuando sea necesario remitirlo a otra dependencia.

35. Elaborar los oficios que se derivan de las resoluciones dictadas en audiencia.

26. Finalizada la audiencia unilateral de incidentes, entregar inmediatamente, a la unidad

de comunicaciones la razn de la audiencia, para que sta realice las citaciones correspondientes.
27. Finalizada la audiencia de ofrecimiento de prueba, realizar la hoja de remisin y entregar inmediatamente, a la unidad de atencin al pblico:
Con SGT: el proceso con la hoja de calificacin de la prueba (formato
preestablecido);
Sin SGT: el proceso, adjuntando los audios de la apertura a juicio y del ofrecimiento de prueba, con la hoja de calificacin de la prueba (formato preestablecido).
28. Realizar la hoja de remisin de las carpetas judiciales que deban enviarse a los distintos
rganos jurisdiccionales, para aquellos casos en que se hubiere dictado sentencia en procedimiento abreviado que se le hubieren asignado de manera equitativa.
29. Elaborar la estructura de sentencias de procedimiento abreviado, dictadas en audiencia de determinado nmero de procesos. (Funcin debe ser compartida con la Unidad
de Comunicaciones).
30. Realizar las transcripciones escritas que le sean requeridas por los Despachos Judiciales, debiendo entregarlas en el plazo concedido, de carcter excepcional.
31. Consignar en la razn o acta sucinta de la audiencia que corresponda, el da y hora
sealado para llevar a cabo la diligencia, y hace constar que los sujetos procesales fueron
notificados y emplazados, en caso de solicitud de diligencia de reconocimiento judicial,
anlisis, incineracin o destruccin de las sustancias controladas o drogas ilcitas incautadas, con carcter de anticipo de prueba
32. Coordinar con la Unidad de Comunicaciones la reserva de el espacio de aproximadamente 15 minutos por la maana y por la tarde en la agenda diaria, para incorporar la
audiencia privilegiada, que sea requerida.

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36. Llenar los formularios de pago de caucin econmica, rdenes de libertad, devolucin
de bienes o devolucin de caucin econmica u otros, derivados de audiencia.
37. Coordinar con la Unidad de Comunicaciones del Tribunal competente la fecha y hora
para inicio de debate, as como la integracin del Tribunal o Juez unipersonal que conocer.
38. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las dems unidades de trabajo cuando
sea necesario, para garantizar un servicio efectivo y continuo.
39. Desarrollar todas las actividades administrativas inherentes al cargo, que le asigne la
Corte Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos
y las circulares.
REPORTA A:
Secretario / Administrador del Despacho.
SUPERVISA A:
Ninguno.
RELACIONES INTERNAS CON:
Juez de Primera Instancia Penal
Secretario/ Administrador del Despacho
Unidad de Atencin al Pblico
Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.
RELACIONES EXTERNAS:
Interinstitucional:
Coordinar con las autoridades del sistema de Justicia Penal y otras entidades
pblicas y/o privadas de la circunscripcin territorial.

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Aptitudes del Puesto:

Conocimiento y dominio en el uso de equipo de audio y grabacin.
Conocimientos de computacin en ambiente Windows y Office, habilidad
mecanogrfica y digitacin de datos.
Persona orientada a la obtencin de resultados, con adecuadas relaciones
interpersonales, adecuada presentacin, responsable, organizado, dinmico,
proactivo, con iniciativa y capaz de trabajar bajo presin.
Conocimientos en la Gestin Penal Por Audiencias.
Conocimientos en el Sistema de Gestin de Tribunales SGT.

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Abreviaturas
CSAJP:
CD:
MP:
RIJTP:
SGT:
UA:
UAP:
UC:

Centro de Servicios Auxiliares de Administracin

de Justicia Penal
Disco compacto (por sus siglas en ingls);
Ministerio Pblico; PNC:
Polica Nacional Civil;
Reglamento Interior de Juzgados y Tribunales Penales;
Sistema Informtico de Gestin de Tribunales;
Unidad de Audiencias;
Unidad de Atencin al Pblico;
Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.

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Notas:

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