La invitacin esta hecha: es el momento de incorporar ERP a mi empresa.

Entre los empresarios sin importar el tamao de la empresa, el uso de la

tecnologa tiene casi siempre dos opiniones: los que la ven como una solucin que
implica antes que nada grandes gastos; y otros que piensan que, de acuerdo a su
forma de trabajo, es muy complicado utilizar redes de computadoras y nuevos
sistemas de informacin.
Las adquisiciones de equipo y software son por lo general resultado de
promociones de proveedores ante el dueo o los departamentos de compras con
el visto bueno de un especialista de informtica, que por lo general, no se
contempla esta participacin cuando se le contrata y no cubre un perfil para hacer
un plan de TIC, en la empresa.
Las primeras iniciativas se dan, ya sea porque en un departamento estn
fastidiados de trabajar hasta muy tarde, porque la vieja computadora tarda mucho
en hacer los clculos; o porque los costos de inventarios son elevados debido a
que el sistema de registro no esta suficientemente automatizado. Los proveedores
pueden ampliar el anlisis, pero por lo general, primero miden al cliente y
presentan la informacin con equipos y software de lnea sofisticado, e incluyen
sendas advertencias que tanto hardware como software, debe ser instalado por
especialistas, as que las propuestas son elevadas. En ocasiones por falta de
invertir tiempo en anlisis, en la parte de software, el proveedor cotiza el costo por
hora de desarrollo de sistemas, dato tomado de un tercero (outsourcing), ms un
sobreprecio.
La reaccin del empresario es pedir algo que no sea tan caro, pero an no
sabe o no repara en que es tambin importante prever el tiempo de implantacin
de las alternativas propuestas. Si el proveedor solo maneja una marca de software
y hardware, no le quedar ms remedio que reducir la capacidad de estos, que
solo en ocasiones resulta lo correcto.
que hay que hacer?

Parece que si es complicado, verdad?,

Primero, definir el tamao de la empresa en funcin de cuantas personas

manejan informacin que representan transacciones y que se pueda operar
independientemente; y cuantas para tomar decisiones. Con esto tenemos una idea
de donde debe haber equipo para alimentar informacin, a la vez que se da
asignacin de responsables de coordinar la alimentacin del sistema.
Luego estos responsables dan la informacin procesada a sus superiores y
colegas por dos vas, de acuerdo al alcance del sistema. Si el alcance del sistema
es amplio y la implantacin se ha logrado en toda el rea tendr un catalogo de
reportes predefinidos viable a imprimir. Si un ejecutivo requiere consultar detalles,
se le dan equipo y privilegios para acceder. Si el alcance del sistema es modesto,
tendr, con diferentes grados de intensidad de trabajo, recuperan informacin y
procesarla con herramientas comerciales (hoja de clculo) y una vez procesada,
presentarla a papel o hacerla accesible a consultas directas.
Posteriormente es importante que lo que trabaje cada rea donde haya
transacciones deber

poder interconectarse con

los sistemas de otros

departamentos, para compartir informacin. Habr tambin reas que procesan el

resultado de las transacciones e igualmente puedan operar independiente, como
por ejemplo Contabilidad.
Conforme se van conjuntando estas piezas, se le va dando forma a un
sistema integral.
As en el caso de un distribuidor de Holcim Apasco, en el rea de Ventas,
tendramos:
Transacciones de Facturacin
Catlogo de clientes
Reporte de Ventas por periodo y por vendedor.

Este desglose, se puede hacer para Contabilidad, Inventarios, Compras

etc., la idea central de lo que hasta aqu hemos comentado, consiste en que el
sistema de informacin que su empresa necesita no tiene porque ser tan grande o
completo desde el principio. Despus conforme el empresario perciba los
beneficios y las nuevas necesidades, puede pedir la integracin de nuevos
reportes, consultas, o el uso de una parte del sistema prevista para la interaccin
de datos de diferentes reas, por ejemplo reporte de productos ms vendidos en
trminos de pesos no de unidades de producto.
Hasta aqu, hemos hablado de: tecnologa, personas, informacin, recursos
financieros y tiempos. Los primeros son recursos empresariales, su perspectiva
temporal

es

su

planeacin

programacin.

Los

sistemas

comerciales

desarrollados y/o vendidos en Mxico, dirigidos a soluciones empresariales han

ido madurando y han logrado llegar a la categora ERP (enterprise resources
planning), que no solo es una herramienta para una mejor administracin, sino que
es la base de diferenciacin para ser ms competitivo. La implantacin de un ERP
en un distribuidor de Holcim Apasco, debe ser de acuerdo a precisamente a la
experiencia previa en sistemas integrales, o a uso de herramientas de escritorio
(hojas de clculo), o controles manuales.
De acuerdo a experiencias del programa desarrollaT Fundes- Apasco, en
un caso, el ERP, permiti por ejemplo la mejor preparacin de recorridos de
cobranza, al proporcionar informacin de clientes clasificados como solventes,
pero a la vez, con un nivel alto de saldo, teniendo control de los das que estos
abren su caja a proveedores.
En otro extremo, un distribuidor inicio el uso de su ERP, para facturar
automticamente las ventas recuperando descripcin y precio de un catalogo de
aproximadamente 500 productos, a la vez que imprime sobre la factura vaciando
informacin en los espacios previstos, dando subtotales, impuestos y totales. Este
ltimo, por cierto fue el que ms orgulloso se sinti con el cambio logrado gracias
a la automatizacin.

La aplicacin de ERPs cumple con la diversidad operativa de amplia gama

de giros de negocio de los distribuidores de Holcim Apasco. Loa ERPs cuentan
con mdulo de produccin, as que si un distribuidor fabrica blocks, puede
controlar su manejo de materiales. Cuando tiene al da las compras y ventas en el
sistema, alimentando inventario fsico, la interconexin del mdulo de produccin,
dar en automtico el control de existencias de los materiales usados.
Con este enfoque de implantar un ERP por partes, tenemos importantes
ventajas al momento de que dos o ms reas se interconecten:

Certidumbre sobre a veracidad de la informacin, porque las distintas

reas manejan la misma informacin.

Capacidad de interpretacin de resultados derivado de la experiencia.

Mejor comunicacin interdepartamental debido a que se eliminan

supuestos respecto a informaciones duplicadas y distintas.

Bueno, pues la incorporacin de TICs y en particular la de un ERP, no parece tan

complicado, pero la verdad es que an no hemos terminado. El factor de xito, es
el mismo que en otros proyectos: el factor humano.

Ahora bien, la alta direccin o en pocas palabras los dueos de casas de

materiales, han aprendido a llevar la gestin de sus negocio sin tanta tecnologa
En el programa desarrollaT, despus de hacer los levantamientos y anlisis del
diagnstico, en varias ocasiones se identific la automatizacin o reimplantacin
de sistemas como rea crtica o de oportunidad para la empresa distribuidora de

Holcim Apasco. Aqu entraba un factor humano: la edad y las oportunidades del
dueo de desarrollar habilidades en el manejo de tecnologas. Esto llevaba a en
unos casos, dejar el proyecto de implantacin en manos de sus hijos, en otros
poner al consultor en contacto con los usuarios. Ambos esquemas son
insuficientesEn el caso de que se deje a los hijos la implantacin del ERP, hay condiciones no
laborales intrnsecas: no trabajan en la empresa o lo hacen solo de medio
tiempo; tienen en la mente el ERP que su universidad ofrece dentro de una o
varias de sus clases, y son vistos como jefes ajenos por el personal. El proyecto
nace cuando se les hace una presentacin de un producto ERP, simulan agrado y
depositan en su descendencia, an ocupados en estudios universitarios, la
posibilidad de modernizacin. El resultado de su intervencin en el mejor de los
casos, si tienen suerte de empezar por lo ms fcil, es que incorporar tan
lentamente las reas del ERP, que cuando an no terminan la segunda, la primera
ya requiere de cambios. Esta forma es muy desgastante y no asegura el xito. El
empresario, no va a poner el grito en el cielo, porque su inters es que su hijo se
involucre en la empresa. Pero ms adelante, desechar todo lo que tiene que ver
con tecnologa como una estrategia de inversin para mejorar la competitividad.
La realidad es que sin importar la edad, los dueos deben tambin invertir tiempo
suficiente en capacitarse, para estar convencido de que estn tomando la decisin
correcta.

El segundo caso, comienza cuando un consultor vende bien un proyecto,

se

supone le han contratado un buen nmero de horas y los usuarios estn

dispuestos a dar tiempo e informacin. Los ERP son flexibles porque permiten
distintas formas de trabajar; por ejemplo a las ventas a crdito, puede o no
preverse la aplicacin de intereses moratorios, y esto se puede an dividir en
diferentes tasas. Sin embargo, si una diferencia se da entre el rea de ventas y la
de cobranza, respecto a un cliente un da y al otro da, bajo las mismas

circunstancias, el proceder es distinto, esto no lo va a resolver el ERP, ni es

responsabilidad del consultor en implantacin, sugerir la homologacin de
criterios, (y si lo hiciera, quin dira la ltima palabra, el de ventas o el de
finanzas?).
Algo que es importante al incorporar un ERP es que debe de haber un
responsable de su implantacin dentro de la empresa, sin importar el tamao de
esta y la direccin, interna, externa o una combinacin de estas, del proyecto. Si
se contrata un consultor, no es suficiente hacer reuniones, pedir la colaboracin el
personal, etc., para que el especialista externo haga exitoso el proyecto. Se
requiere, que de parte de la empresa haya alguien a quien todos identifiquen como
el depositario de dudas, expectativas a la vez que sea gua en cambios para
mejorar o crear procedimientos a la luz del ambiente de precisin en el trabajo,
que exige un ERP.
Con un distribuidor de Holcim Apasco, con varios giros de negocio y de gran
tamao, durante meses se tuvieron reuniones para la reimplantacin de un ERP,
hubo presin para convertir diagnsticos en reprogramacin del ERP, pero en
tanto no hubiera una cabeza que en el da a da asumiera la responsabilidad de
lograr el cambio, no vala la pena que especialistas del ERP, se lanzaran a
recopilar detalles operativos y modificaran las condiciones de automatizacin del
ERP, si a la vuelta de la esquina los usuarios, los acusaran de hacer cambios que
ya no les permiten obtener informacin de forma deductiva, pero supuestamente
eficaz.
El

contar

con

el

lder

interno

ahorra

muchos

escollos,

en

disputas

interdepartamentales, en autorizaciones de compras de equipo de cmputo y de

comunicaciones. Debe tener amplio conocimiento del negocio y entender las
bases de las Tics al momento de que el proveedor presente el proyecto por
escrito. Lo ms importante para que las cosas se hagan de la mejor forma, es que
el responsable debe tener credibilidad y lealtad de los subordinados y el dueo se
convierta en su sponsor. Este personaje no se pretende eternizar, solo tomar esa
responsabilidad en tanto dure la implantacin.

Finalmente otro elemento del factor humano necesario para el xito de la

implantacin del ERP, es desarrollar una cultura tecnolgica, que en el caso de los
distribuidores Holcim Apasco es muy variada, pero por el lado de su interrelacin
con el fabricante, se puede establecer su existencia debido a sus procedimientos
de levantamientos de pedidos, revisin de estados de cuenta, etc, a travs del
portal de Directa. Las obligaciones fiscales, igualmente estn dirigiendo a las
PYMES al uso de portales, para realizacin de pagos, envi de informacin etc.
por internet. Los ERP del mercado mexicano, de los ltimos 3 aos ala fecha,
incorporan mdulos CRM (Costumizer Relationships Manegement) con lo que se
pretende integrar una comunicacin sistematizada con los clientes, dando
seguimiento a estas, hasta que se concreten en pedido. Tambin han incorporado
el concepto e-commerce, con mdulos accesibles en el men principal o por fuera,
para publicar la informacin de los productos que implantadas las reas de
inventarios y ventas, ya tienen toda la informacin para ofrecerse por internet.
Conclusin
Si los distribuidores an no cuentan con un ERP o al menos con sistema de
arranque de gestin administrativa (por ejemplo un software de caja para venta en
mostrador, o de facturacin si no hay venta directa al pblico), deben de incluirlo
como elemento de discusin en el prximo presupuesto de las empresas. Hay que
visualizar que quienes cuenten con una aplicacin de este tipo tendrn una mejor
gestin de informacin y velocidad de respuesta, que pueden ser la clave para
competir. Adems para la obtencin de certificacin ISO los distribuidores que
entren en ese proceso, debern contar con un software de control de gestin.