ALCA.I.OiA. M.~YOR.

OE BOGoTD..c.
:::;~""D

Doctora:
V1VIANA MENESES
Gerente
HOSPITAL SIMON SaLIVAR

REF:
ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUISICION
MEDICAMENTOS PARA uso EN HOSPITALlZAClON
Y' CONSULTA EXTERNA
En el presente escrito expongo para su conocimiento

1.

DEFINICiN
DE LA NECESIDAD
CON LA CONTRATACiN:

DE

l estudio referenciado as:

QUE LA ENTIDAD :PRETENDE

SATISFACER

El Hospital Simn Bolvar 111 Nivel

ESE requiere
contratar a adquisicin d'e
MEDICAMENTOS
PARA USO ENHOSPITALlZACION
y CONSULTA EXTERNA, que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de VigilanCia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad 'de medicamentos para [a
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en. aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad.
..
.
Disponer de MEDICAMENTOS
que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor seguridad al usuario,
por mantener' la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro de garantizar una mejor .
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para ,el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estndares de
Acreditacin
dentro del Sistema Obligatorio de
Garanta

do CaJid:oJd.
.

2, DEFINICION TECNICA ca LA
SATISFACER SU NECESIDAD

FORMA

EN

QUE

LA

ENTIDAD

PUEDE

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de

proveedores para la adquisicin de medicamentos
para El Hospital como parte del
cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las 'condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo

ALCAJ..D!,&, I\IIA,YOR
DE BOGOTO.C.
:;~r.n]

en cuenta la importancia de la seguridad

teraputica implementada a los pacientes.

de los medicamentos

usados

en la

Desde. el Servicio Farmacutico se ha realizado la verificacin y evaluacin del las

necesidades
de recurso humano;
sariearnlento,
higIene y salud ocupacional,
infraestructura fsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditoras internas, sistema de informacin y
tarmacovlqllancia, . sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos
oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para el cumplimento de la - Resolucin 0444-08 y dems
normas relacionadas.
3.

CONDICIONES ESPECIALES

DE LA CONTRATACION

A CELEBRARSE

3.1. OBJETO E;I HOSPITAL SIMON BOLlVAR

111NIVEL E.S.E., est interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitalizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1.

ESPECIFICACIONES

TCNICAS

REQUERIDAS

a.

En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos

segn la programacin o requerimientos establecldos por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir .parte integral del contrato. Esta proprarnecln que
es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entreqa de medicamentos. requeridos por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro' de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.

b.

Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar Empresa Social del Estado. en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato,el cual ser de lunesa sbados de
8am a 12m y de 1pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas,
la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de laSubgerencia Administrativa y/o delegado.

c.

El proveedor se compromete
a realizar
la reposicin de productos y/o
medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) h:lc;~,ssiguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

ALCI\.l.OlII. M~YOR
DE 8OGOTO.C.
S'-:: ..t.lD

d.

El proveedor no podr negarse a entregar

los insumas aduciendo motivos de
empaque o presentacin de los. mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin,
baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin,
Iicnclas, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
. impida la entrega del medicamento,
el Proveedor
deber realizar
todas las
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del rrtedcarnento al Hospital.

e.

El medicamento
ylo producto entreqado
por el Proveedor deber tener como
mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el.Reqlstro
Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar "por escrito de ello al Hospital;'
mediante
una comunicacin
denominada CARTA DE COMPROMISO
DE CAMBlO y se obligar a reallzar el
cambio del medicamento
ylo producto cuando est cercano a la fecha de
vencimiento,
Los elementos entregados
al hospital, la fecha de expiracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por ellNVIMA en registro
sanitario.

f.

Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin

a .la fecha de
vencimiento del medicamento
y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento
y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de fria y control especial.
En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g,

El proveedor deber certificar Carta de compromiso

de cambio de medicamentos
de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo los de cadena de frio y de control especial.

h.

El oferente deber contar con una experiencia

mnima de tres (3) aos en el
suministro de medicamentos,
para tal efecto deber aportar certificacin y relacin
de contratos suscritos
durante los tres (3) ltimos aos, expedidas por las
empresas que hayan celebrado con el proponente,
con indicacin
del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.

1,

j.

El eventual proveedor deber garantizar que los productos y/o medicamentos

entregados estn marcados con el respectivo registro sanitario, lote, .recna de
vencimiento, va de administracin,
concentracin y nombre del prmcplo activo en
01 empaque onrnano y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 677 de
abril de 1995.

Considerando que las cantidades del medicamento,

aqu previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de
variacin,
de manera
que podrn
disminuir
o aumentar,
con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los items contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual,
quedando entonces,obligado
el PROVEEDOR
como lo acepta en el momento
de suscribir el contrato,
a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqu
contemplados.

ALCAUliA. MAYOR.
DE 8OGo'[A:D.C
.

::;i\,.l:ub

k.

Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no
sobrepase.el valor presupuestal.

l.

Todo producto debe facturarse

por unidad.

m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en

forma parcial, segn las negociaciones
y precios ofrecidos y evaluacin
adelantada.

n.

El Hospital Simn Bolvar E.S.E.. realizar en primer trmino .una evaluacin

tcnica sobre Ids productos farmacuticos
cotlaadosy sern objeto deevaluacr,
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el INVIMA por posibles fallos teraputicos efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacovigilancia.

O.

Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma

integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso, con el Hospital.

p. El oferente deber cotizar todos y cada uno de los ftems solicitados en la presente
so pena de rechazo de la oferta.
q.

r,

El proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolvar siempre que sean

necesario durante la recepcin tcnica y administrativa del CERTIFICADO DE
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vIgente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin.
En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretara Distrital de Salud o secretaria de
salud del Jugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorlzanc-para
la venta y distribucin mayorista de medicamentos y/o productos farmacuticos,
adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas' de Manufactura) del laboratorio
fabricante en medio magntico.
Se deben especificar
las car~cterstical;> tcrucae de los elementos.
unid:ad d~
medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de
valor agregado (lVA), % del IVA o si son exentos de IVA y los dem~s datDs

estipulados por la institucin.

s.

SOPORTE TCNICO-CIENTFICO:
El Proveedor (tanto como para el Laboratorio
fabricante como para 105 Distribuidores)
suministrar apoyo tcnico- cientfico
sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certcado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.

t.

Experiencia mnima de dos (2) aos en 'la distribucin de los elementos requeridos
o similares,

U.

REGISTROS SANITARIOS

DE INVIMA y FICHAS TCNICAS:

CA.LOiA,. MA.Y:_'!,
DE BOGOT o.e,
5\~-tJ~

El Proveedor deber relacionar el registro sanitario dellnvima por cada uno de

los ltems ofrecidos,garantizando
su vigencia en la fecha de la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin
relacionada
con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedlcin o de vigencia del
mismo registro para alguno de los tems ofrecidos, este no ser tenido en
cuenta.

El Proveedor .deber presentar con la oferta copia. legible del registro sanitario,
adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados oen formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los
medicamentos cotizados.

"

El Proveedor deber presentar

los. correspondientes
registros sanitarios
vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los items ofrecidos,
dentro del trmino de cinco (5) das slqulentes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas yel tem
se le asignar al cotizante que contine en (a calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.
DEPSITOS Y/O DISTRIBUIDORES:
En caso de que el proveedor sea
Depsito y/o Distribuidor,
deben presentar la misma documentacin que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los medicamentos ofrecidos. En caso de no presentarla nose realizara el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin.
i

V .

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de:

condiciones
de recepcin,
aceptacin
y reposicin
de productos
y/o
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepoin t.cnica
y ecrntntstrettva de los ,me~icamentos ~~r:'inistradDs segn manual De normas
lcnicas de calidad - gUla tecnrca de anllsis INVIMA).

w.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de

proveedores. Dicha evaluacin se tendr cuenta para posteriores invitaciones y/o
para la continuidad o no del eventual contrato.

x.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declara tiempo de

entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y
recepcin del producto
en nuestras
instalaciones),
donde el oferente se
comprometa
a la entrega de productos y/o medicamentos
solicitados en un
mximo de 48 horas.

ALCAl.tAA MA.YOR'
DE BOGOT o.e,
!i"'~UD

y.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por
tem las condiciones
de entrega y vencimiento
establecIdas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.

z. Verificacin
aa. CDIGO

de las polticas y procedimientos

para el manejo de devoluciones.

NICO DE MEDICAMENTOS:

El cotizante
deber relacionar,
el Cdigo
nico de Medicamento
(CUM)
asignado por el Invima por cada uno de los lterns ofrecidos, garantizando el
respectivo -e.~'pediente y consecutivo.

bb. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la

vigenca de dicho Cdigo nico de Medicamento.
En el evento de encontrar la falta
de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para alguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenido en cuenta en la evaluacin.

3.2 DESCRIPCION

DE LOS BIENES O SERVICIOS

Lo mencionado. e incluido en los literales

A ADQUIRIR

2 y 3 de este documento.

3.3 PLAZO DE EJECUCIN

El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones
Subgerencia Administrativa,
Comit de compras y adicionales.

3.4.

LUGAR

DE EJECUCION

En las sedes del hospital ubicadas

o

..

3.5.

dadas por la

en la:

Carrera 7 No 165-00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51
PRE5UPUESTO OFICIAL ESTIMA.DO

Les recursos
con que cuenta el HOSPITAL
SIMON
BOLlVAR,
para respaldar
econmicamente
la ejecucin
del presente
objeto a contratar provienen
de los
recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia

3.6.

FORMA DE PAGO

La forma de pago y los requisitos

Administrativa y Financiera.

inherentes
.

sern los definidos

por las Subgerencias

At..CJlIU)f.a. MA.YO~
DI; BOGOT o.e,
~~t.OD

Previa presentacin
de la factura
correspondiente,
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin

4. GARANTIA

certificado de cumplimiento
de pagos paraflscales de. Ley.

UNICA

En cumplimiento de la normatividad vigente se exigir al contratista la constitucin a

favor del HOSPITAL SIMON SaLIVAR
de una garanta nica expedida por una
Compaia de Seguros legalmerite establecida en Colombia "y cuya pliza matriz est
debidamente
aprobada
por la Superintendencia
Financiera y que ampare los
siguientes riesgos: .:;,
Definidos por el rea de contratacin

y relacionados.

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento

en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y penal pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales
de terminacin
interpretacin y modificacin
unilateral, as como la de caducidad.
5.

SUPERVISOR

DEL CONTRATO

La supervisin en la. ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL

ESPECIALIZADO QUIMICO FARMACEUT1CO del HOSPITAL SlMON BOLlVAR quien
velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin,

rr=
dj;;N~~~

gracia.

Profesional ~sp0cializ:ado
Qumico Farmacutico
HOSP!T AL SIMON SaLIVAR

Proyect; Q.F Jean Cario Ivlachuca Ortiz-

Profesional

Especiallzado