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Metodología para El Desarrollo de Sistemas de Evaluación de Proyectos
Metodología para El Desarrollo de Sistemas de Evaluación de Proyectos
I.- DESCRIPCION.
Los Proyectos de Desarrollo ejecutados por cualquier institucin u organizacin
que son financiados por un agente externo comnmente cuentan con ciertas
etapas o pasos desde su gestacin hasta la finalizacin del mismo, algunas de
las etapas que el IIDEYT ha identificado en su experiencia al ser una institucin
evaluada por diferentes actores son las siguientes:
S
Planteamiento
del Proyecto
Bsqueda
de padrinos
Cumplimiento de
requisitos/trmites
Presentacin de
proyecto
No
Entrega de
resultados finales
Continuar
desarrollo del
Proyecto
Inicio del
Proyecto/Ejecucin
Presentacin de
informes parciales
No
Definicin de
Metodologa
para la
Evaluacin
Inicia el proceso
de Evaluacin
Desarrollo de la
Evaluacin
Presentacin
Informe Final
Continuidad
del proyecto
Fin
Figura 1
Gestacin y Desarrollo de un Proyecto de Desarrollo
Es por este motivo de que se realizar esta Gua de Metodologa ya que los
CDEs que obtengan algn patrocinio, sern sujetos a este tipo de evaluaciones,
aclarando que cada institucin u organizacin financiadota tendr sus propios
esquemas de evaluacin, por lo que cada Centro deber tomar esta metodologa
como una gua, sin que esto signifique que cada evaluacin contenga los
mismos pasos o etapas.
Adentrndonos en el concepto de evaluacin de Proyectos de Desarrollo, lo
podemos definir como un proceso que tiene como objetivo determinar la eficacia
y eficiencia con que han sido utilizados los recursos destinados para cierta
actividad, nos sirve para detectar errores y poder hacer correcciones que
garanticen el cumplimiento de las metas y/o objetivos, un sistema de evaluacin
se puede aplicar antes, durante y despus de las actividades desarrolladas esto
depender de los esquemas evaluativos de cada institucin u organizacin
financiadora.
De acuerdo al concepto manejado por los Principios de
Evaluacin del Comit de Ayuda al Desarrollo de la OCDE (1998), la evaluacin
se define como apreciacin sistemtica y objetiva de un proyecto, programa o
poltica en curso o concluido, de su diseo, puesta en prctica y resultados, as
como de su pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto y viabilidad para el
desarrollo. Una evaluacin deber proporcionar informacin creble y til, que
permita incorporar las enseanzas aprendidas en el proceso de toma de
decisiones de beneficiarios y donantes. La evaluacin tambin se refiere al
proceso de determinar el valor o la significacin de una actividad, poltica o
programa
ante el riesgo y a no ser escuchado o tomado en cuenta. Por este motivo, el que
en una organizacin, en este caso los CDEs, cuenten con un sistema de
evaluacin bien estructurado es fundamental para su buen funcionamiento.
Otros autores que han investigado el concepto de Evaluacin dentro de una
organizacin como Preskill y Torres (1996) mencionan que los integrantes de
una institucin u organizacin con una cultura de evaluacin utilizan la
informacin para la toma de decisiones, tienen mas sentido de la
responsabilidad y sobre todo se apoyan mutuamente. Esto se traduce en una
organizacin que esta desarrollando continuamente ideas y estrategias, adems
de que es capaz de adaptarse rpidamente a los cambios que la sociedad o el
mercado en el que se desenvuelve le exige. El IIDEyT en este sentido es
pionero en nuestra regin (Nueva Vizcaya), ya que cuenta con una organizacin
totalmente flexible a las demandas requeridas por la sociedad con la que
interactuamos.
El IIDEyT ha adoptado como parte del sistema de trabajo las evaluaciones y
para ello se ha apoyado en los conceptos que se acaban de mencionar.
Utilizamos indicadores de desempeo en algunos casos, para medir nuestra
competitividad interna, hemos sido tambin sujetos a varias auditorias al trmino
de los programas que nos han aportado algn recurso, estas han sido por parte
del organismo o institucin que nos lo otorgo, tambin realizamos un monitoreo
constante con nuestros clientes para detectar posibles errores en nuestras
funciones y as corregirlos a tiempo. Como se puede observar, estas
herramientas son complementarias o de gran ayuda a una evaluacin completa,
por ejemplo, fuimos sujetos a una evaluacin por parte de Banco Interamericano
de Desarrollo una vez que termino el plazo del proyecto Nueva Vizcaya, en ella
ms que una auditoria de los recursos ejercidos fue una evaluacin en la cual se
identificaron los objetivos de los programas y se determino la consistencia de
stos con su diseo y resultados, es decir el observar que los objetivos del
programa fueron cumplidos,
el impacto del proyecto en la regin y la
pertinencia del mismo.
III.- DESARROLLO.
Una Evaluacin de cualquier Proyecto o Programa de Desarrollo debe
considerar ciertos criterios que ya hemos mencionado como son, la
sostenibilidad, la pertinencia, la eficiencia, eficacia y el impacto, que se
consideran los criterios que pueden reflejar si un proyecto o programa es
exitoso. Hablando del tiempo en el cual el proyecto o programa puede ser
evaluado, antes, durante o al finalizar el mismo, en seguida puntualizar las
caractersticas de los distintos perodos.
Final: Esta se realiza para medir el impacto real del proyecto o programa,
comnmente para los CDEs el impacto ser en dos vertientes, de
acuerdo a los resultados sociales y econmicos que el proyecto genere.
Indicadores de Evaluacin
Se debe que tomar en cuenta que dependiendo de la institucin u organizacin,
cada evaluacin ser distinta ya que cada organismo tiene sus propios criterios
evaluativos, normalmente para un proyecto o programa de desarrollo los
aspectos o indicadores que se evalan son:
Ventajas
Desventajas
Mejorar la calidad de la
informacin que se maneja
Evaluar fortalezas y debilidades
del apoyo empresarial
Mejorar las polticas de apoyo
empresarial
Retroalimentar al Centro
Crear medios para analizar
situaciones criticas
Anticipar a errores
Mejorar en la elaboracin de
proyectos y/o servicios
Temor a cambios
Recursos insuficientes
Burocratizacin
Complejidad (no entendimiento
entre los participantes)
Evaluacin Final: Cuando una institucin otorga algn recurso a otra para
el desarrollo de algn programa o proyecto lo ms normal es que al
trmino de este se realice una evaluacin para determinar si realmente se
cumpli con los objetivos planteados al inicio o para conocer las
dificultades que se tuvieron en el transcurso del mismo. En esta
Evaluacin se requerir un reporte final en el cual se ponga en evidencia
la pertinencia de las acciones o las fallas detectadas, as como
propuestas o recomendaciones para mejorar. Para la redaccin final se
apoyar en entrevistas o cuestionarios hechos a los beneficiados, as
como a los directivos y colaboradores de la organizacin evaluada, en el
caso de los CDEs puede darse el caso de entrevistas a organismos o
cmaras empresariales, asociaciones, autoridades locales o a quienes los
evaluadores consideren necesario, visitas a empresas apoyadas con
algn servicio, recopilacin de indicadores cualitativos o cuantitativos que
los definirn los evaluadores, pero que por ejemplo pueden ser los que ya
se mencionaron anteriormente:
1.
2.
3.
4.
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IV.- CONCLUSIN.
Dentro de la experiencia adquirida por el Instituto de Investigacin del Desarrollo
Econmico y Tecnolgico A.C. (IIDEYT), a lo largo de ms de 12 aos
trabajando no nicamente en la regin Nueva Vizcaya (norte del estado de
Durango y sur del estado de Chihuahua), sino en ciudades o regiones
econmicamente funcionales en todo el pas, se encuentra contar con varias
evaluaciones realizadas al Instituto por parte de Instituciones u organismos
nacionales e internacionales de los que se ha recibido algn subsidio o apoyo
econmico.
El IIDEYT ha asumido la responsabilidad de sus propias acciones y ha
respondido de manera confiable a quienes han solicitado una evaluacin para
verificar el uso de los recursos asignados en su momento. Por esto es
necesario destacar que de acuerdo a esta experiencia se recomienda que
cualquier evaluacin a la que sea sometido el CDE tenga que ser clara y
comprensible para las personas que estarn involucradas en las actividades a
desarrollar para dicha evaluacin, ya que si no es comprensible, las capacidades
y habilidades tcnicas no reflejaran una evaluacin eficiente y efectiva. De
manera que con una comprensin por ambas partes (evaluado y evaluador), se
puede fortalecer el aprendizaje en la organizacin y aprovechar el conocimiento
adquirido y construido durante el proceso evaluativo.
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ANEXOS
Ejemplo:
TERMINOS DE REFERENCIA
DE EVALUACIN DE PROYECTOS DE DESARROLLO
1.- Antecedentes
Se refieren al contexto de la Evaluacin y como mnimo se determina:
Los objetivos del proyecto o programa a evaluar
Los principales productos y/o servicios que se obtendrn del proyecto o
programa
Fechas de inicio y finalizacin del proyecto o programa
El presupuesto con que se cuenta para la Evaluacin, principales insumos
y equipo necesarios
Las principales actividades desarrolladas
Los productos obtenidos a la fecha de la Evaluacin
Problemas identificados en el desarrollo del proyecto o programa
2.- Propsito de la Evaluacin
Se justifican los motivos de la Evaluacin del proyecto o programa, sin olvidar
que una Evaluacin es con el fin de mejorar el proyecto o programa, mediante
recomendaciones a la institucin financiadora, el CDE y en su caso a el o los
donantes, acerca de las acciones que se tienen que mejorar, cambiar o suprimir
para consolidar los objetivos logrados.
3.- Alcance de la Evaluacin
En este punto se deber contemplar que el Equipo Evaluador deber valorar:
Que el proyecto o programa sea pertinente con las prioridades y las
necesidades que se plantea
Que los objetivos sean reales y claros
La calidad, coherencia, claridad y eficacia de las actividades, de los
productos, de los objetivos, de la administracin y ejecucin del proyecto
o programa, de las relaciones con instituciones u organizaciones externas
al proyecto
Que se incluya un anlisis de los productos o servicios generados hasta
el momento de la Evaluacin
La relacin costo-eficacia del proyecto o programa
Resaltar las lecciones que pueden ser de inters general
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BIBLIOGRAFIA
BID, NEXUS Associates, Inc., Septiembre 2003. Evaluacin Proyecto Nueva
Vizcaya, CIDEYT, 2003.
Solleiro J.L. (1994). Evaluacin de Proyectos de Investigacin y Desarrollo Alguna
solucin a este viejo problema?. Revista Espacios Vol. 15 1994.
Oficina de Evaluacin. Banco Interamericano de Desarrollo. Evaluacin: Una
herramienta de gestin para mejorar el desempeo de los proyectos.
Comit de Ayuda al Desarrollo de la OCDE, 1998. Principios de Evaluacin del
Comit de Ayuda al Desarrollo de la OCDE , OCDE, 1998.
Serie de Instrumentos de Trabajo para Planificacin, Evaluacin, Monitoreo y
Aplicacin (PEMA), junio 2000. Evaluacin Externa, Agencia Suiza para el
Desarrollo y la Cooperacin, 2000.
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