QUE ES UN MANUAL DE RR-HH?

El manual de recursos humanos es el registro de

polticas, normas y
procedimientos que tiene por objeto la administracin, motivacin y desarrollo de
los recursos humanos de una organizacin.
Este constituye un marco de referencia para los integrantes del departamento de
RR-HH y de la organizacin en general, siendo adems una herramienta de
gestin para todos aquellos que tienen la responsabilidad de conduccin y
administracin de RR-HH.
Contar con un manual dentro del departamento de RR-HH permite consolidar
lineamientos que regulan la administracin del capital humano, a fin de alcanzar
los objetivos de manera eficiente tanto de la unidad como de la organizacin en s.
Al implementar el manual es responsabilidad de cada uno de los integrantes tanto
de la unidad de RR-HH como de la organizacin en general, de dar cumplimientos
de los lineamientos que se establezcan en el.
IMPORTANCIA
La importancia de los manuales de RR-HH radica en el hecho de que ellos
explican de manera detallada los procedimientos de la funcin de RR-HH por lo
cual travs de ellos se logra evitar grandes errores que se suelen cometer dentro
de las reas funcionales de esta unidad.
Ahora bien, la importancia de los manuales viene implcita en el contenido, ya que
al ser documentos de consulta para todos los empleados, conocen desde el
principio, tanto los quehaceres de cada uno, como lo que no se debe hacer en la
unidad. Recordemos que es una herramienta de consulta, donde la informacin
puede modificarse de acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de
operacin, as como los cambios que se susciten en las unidades.
A travs de la utilizacin de los manuales de RR-HH se pueden detectar fallas
que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. adems
son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas al departamento ya que le
explican todos los aspectos relacionados con la funcin del talento humano, sus
polticas, normas, procedimientos, as como tambin la descripcin detallada de
los cargos, haciendo referencia a la estructura organizacional de la empresa y de
la unidad administrativa de RR-HH.

VENTAJAS DE LA APLICACIN DE UN MANUAL DE RR-HH

Toda organizacin que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las
necesidades de sus empleados requiere identificar, mejorar y documentar sus
procesos y procedimientos.
Es preciso registrar, analizar y simplificar las actividades, generando acciones que
favorezcan las buenas prcticas que lleven a la eficiencia y eficacia, que eliminen
el desperdicio de tiempo, esfuerzo, materiales, y conduzcan a sostener una cultura
de calidad enfocada hacia el logro de los objetivos organizacionales.
En este sentido, Un manual de RR-HH es una herramienta
de apoyo
administrativo que permite desarrollar con eficiencia las funciones de los
involucrados en lo concerniente al talento humano.
VENTAJAS

Uniformar y controlar el cumplimiento de las prcticas de trabajo relativas a los

subsistemas de RR-HH. Esto permitira conocer de manera clara como se
debe realizar una tarea de manera eficiente
Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
promover el ingreso de recurso humano idneo y necesario para la correcta
administracin del talento humano
Auxiliar en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del
personal.
Ayudar a la coordinacin de actividades y a evitar duplicidades.
Apoyar el anlisis y revisin de los procesos del sistema y emprender tareas
de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc.
Construir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procesos y mtodos.
Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir con los
parmetros normativos de la institucin.
Facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.
Asegurar la evolucin del conocimiento en la medida que se mejoren los
procedimientos.

DESVENTAJAS DE LA APLICACIN DE UN MANUAL DE RR-HH

Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume

tiempo y no resulta fcil. As como tiene una gran cantidad de ventajas de igual
manera si no se implementa considerando cada detalle este se puede convertir en
solo un documento ms para ser archivado. Algunas de sus principales
desventajas son:

Elemento restrictivo de iniciativa

Si no existe un anlisis eficiente de los aspectos a considerar dentro del manual,

este puede llegar a convertirse en un elemento restrictivo de la iniciativa de los
integrantes del departamento de RR-HH.
Si la descripcin de un cargo no puede abarcar todas las tareas a realizar, ni el
anlisis ms profundo de un procedimiento puede estudiar todas las posibilidades
de variacin que el mismo implique, esto se convertira en un gran problema para
la organizacin en general.
A menudo ocurre que los funcionarios buscan ceirse estrictamente a lo
establecido por el manual, y el mismo termina causando ms perjuicios que
beneficios. Las causas de esto residen tanto la propia redaccin del manual, como
la forma en la cual se explique al personal su uso.
A manera de ejemplo, una descripcin de tareas que no contenga la posibilidad de
realizar tareas afines a las enunciadas, necesariamente ha de resultar restrictiva.

Los manuales deben confeccionarse cuidadosamente, y mantenerse

actualizados

La confeccin de un buen manual exige un proceso cuidadoso, que involucra

anlisis de la organizacin, lo cual representa un costo alto para la empresa.

El nivel ptimo de sntesis

Los Manuales son documentos largos y difciles de leer, y en realidad, casi nadie
los lee. Si el manual no tiene el nivel ptimo de sntesis y de detalle, su lectura
indudablemente se dificulta, y se pierden as los beneficios que generan.
Si un manual tiene 1000 hojas, difcilmente encontremos quien lo lea; perder as
toda su utilidad.
La redaccin confusa, larga, o con trminos inadecuados dificultan la lectura e
impiden cumplir con uno de los objetivos bsicos: la mejora en la informacin y las
comunicaciones.
TIPOS DE MANUALES DE RR-HH

Dentro del sistema de RR-HH se manejan una gran variedad de manuales de

acuerdo a subsistema que lo implemente. En este sentido podemos decir que
existen varios tipos de manuales de los cuales le nombraremos los manuales de
mayor uso dentro de la organizacin.
1. DE POLITICAS DE RR-HH
Establecen polticas en materia de gestin de talento humano, regulando
acciones que se lleven a cabo dentro de la misma, incluyendo todo lo relativos
a movimientos de personal, remuneraciones, liquidaciones, obligaciones
tributarias, servicios personales, capacitacin, entre otras, todo esto en funcin
de lo establecidos en las leyes, reglamentos y dems disposiciones legales
que rigen el sistema de RR-HH
Objetivos del manual de polticas de RR-HH

Asegurar la claridad y uniformidad de las normas que rigen las

actividades de RR-HH
Servir de gua y consulta permanente a todo aquel que teniendo o no
personal a cargo tenga que tomar alguna decisin en cuanto a los
aspectos relacionados con el personal de la organizacin
Asegurar un tratamiento equitativo y certero en la aplicacin de las
polticas

2. DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos de Recursos Humanos, persigue la finalidad de
detallar las actividades y controles a efectuar por los diferentes subsistemas de
RR-HH, es decir, un manual de procedimientos de RR-HH Describe de una
manera detallada y ordenada las actividades a realizar en los distintos
procedimientos relacionados con el Departamento de RR-HH
Objetivos del manual de polticas de RR-HH

Determinar procedimientos para la puesta en marcha del plan de

desarrollo de las actividades inherentes al talento humano
presentar en forma conceptual y grfica la secuencia ordenada de los
procedimientos realizados en cada una de las reas que conforman
la Direccin de RR-HH
Aumentar la capacidad de coordinacin en las distintas actividades

3. DE DESCRIPCION DE CARGOS

El Manual Descriptivo de Puestos es un instrumento tcnico de trabajo, el cual

se usa comnmente en las empresas con el fin de mejorar la gestin de la
administracin de recursos humanos.
En este manual se elabora a partir de un anlisis minucioso de los diferentes
puesto, obteniendo una descripcin de los mismos, en cuanto a los aspectos
relacionados con las caractersticas que debe poseer la persona a cargo en
cuanto a los requerimientos de educacin, habilidades o experiencia,
responsabilidades del trabajo y la descripcin de cualquier condicin laboral
poco usual. La descripcin del puesto proporciona un parmetro para medir
qu tanto coincide un candidato con el trabajo a desempear.
Objetivos del manual de descripcin de cargos:

fundamentar el programa de reclutamiento y seleccin de personal,

orientar a los jefes del tipo de tareas que deben realizarse en los
diferentes puestos y procesos de trabajo,
determinar el personal requerido cuando existan plazas vacantes,
aplicar debidamente una poltica de ascensos,
realizar reestructuraciones de las dependencias con el objeto de lograr
un mejor aprovechamiento del personal
servir de base al mantenimiento del sistema de salarios.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE RR-HH

(SUBSISTEMA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL)

La utilidad de un Manual depende en gran medida de su proceso de
elaboracin. Este proceso insume habitualmente gran cantidad de tiempo y de
recursos por lo que debe planificarse cuidadosamente.
Tomando como ejemplo un manual de
normas y procedimientos de
reclutamiento y seleccin de personal, podemos observar las siguientes
etapas:

identificacin del manual

introduccin
Definicin del Objetivo: Los manuales persiguen objetivos de carcter
general, y de carcter particular.
Fundamentos legales
Normas generales del manual
Normas especificas
Normas generales del proceso de reclutamiento y seleccin de personal
Procedimientos de reclutamiento y seleccin de personal
Glosario de trminos bsicos
Anexos