PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02
Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

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Revis: Vicerrector de Investigacin y Extensin
Directora Transferencia de Conocimiento

Fecha de aprobacin: Septiembre 30 de 2008

Resolucin No. 1703

Aprob: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Definir los lineamientos generales para la planificacin, formulacin,

ejecucin y evaluacin de los proyectos de extensin en la Modalidad de
Asesora y Consultora Profesional, a travs de los cuales la Universidad se
vincule y coopere con el sector social y empresarial como mecanismo para
la transferencia de conocimientos y la bsqueda de solucin de problemas
que surjan al interior de las empresas y organizaciones.

Aplica para las asesoras y consultoras ofrecidas por la Universidad

Industrial de Santander a entidades externas.

NORMATIVIDAD

- Polticas de extensin. Acuerdo Superior 006 DE 2005.

- El Rector delega algunas de sus funciones. Resolucin Rectora 249 del 2004.
- Delegan algunas funciones en la Vicerrectora de Investigacin y Extensin. Resolucin Rectora 037 de 2006.
- Restructuracin y reglamentacin el reconocimiento y pago de bonificaciones extraordinarias no constitutivas de salario. Acuerdo Superior 67 de 2008.
CONSIDERACIONES

Semestralmente las Unidades gestoras envan a la Vicerrectora de Investigacin y Extensin un informe sobre las actividades de Asesora y Consultora
realizadas en el semestre.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

- COIE: Comit Operativo de Investigacin y Extensin.

- DEPENDENCIA GESTORA: Nombre de la oficina que solicita la revisin de la propuesta, convenio o contrato.
- DIEF: Director de Investigacin y Extensin de la Facultad.
- DIRECTOR TC: Director de Transferencia y Conocimiento.
- DCPI: Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
- JEFE UNIDAD GESTORA: Responsable de la Unidad Acadmica y/o Administrativa, gestora de la Actividad de Extensin.
- SMMLV: Salario Mnimo Mensual Legal Vigente.
- VIE: Vicerrectora de Investigacin y Extensin.
- PNP: Producido Neto Positivo.

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Inicio/Fin

Decisin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.F. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

Conector

RESPONSABLE

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

INICIO

1. Recibe solicitudes relacionadas con Asesora y Consultora,

tanto invitacin directa e indirecta por parte de los diferentes
entes externos. (Solicitud Externa)

1. Recibe solicitudes

2. Busca convocatorias

3. Evala la iniciativa

NO

FIN

2. Realiza bsqueda relativas a los Servicios de Asesora y

Consultora y establece contactos con empresarios, egresados,
reuniones con gremios y/o bsqueda por Internet.

3. Evala si la iniciativa (Externa o Interna), cumple con los

criterios de conveniencia Institucional.

Rector
Vicerrector VIE
Responsable UAA
Docentes/
Investigadores
Director TC
Director TC
Responsable UAA
Docentes/
Investigadores

Director de Escuela
Acuerdo Superior
006 de 2005

Cumple con los

criterios?

SI

4. Divulga la iniciativa

4. Divulga la iniciativa a los docentes de la Escuela responsable

de esta, asegurndose que todos sean informados y
facilitndoles la opcin de expresar su disponibilidad para
participar en dicha iniciativa.

Director de Escuela

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

5. Selecciona el Equipo
responsable del Servicio

5. Selecciona los docentes que participarn en el Servicio de Consejo Ampliado de

Escuela
Asesora y Consultora, incluyendo el Director del proyecto.

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 2,
Inciso a.

6. Elabora la Propuesta

6. Elabora la propuesta Tcnico-Financiera. Esta incluye: ttulo,

objetivos,
Metodologia,
Unidad(es)
Acadmica(s) Director del proyecto
Responsable(s),
Recursos Humanos, Recursos Fsicos, Equipo de Trabajo
Presupuesto.

Resolucin de Rectora
249 de 2004, Articulo
10

7.
Presenta la propuesta Tcnico-Financiera al Consejo Director del Proyecto
Ampliado de Escuela

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 2,
Inciso a.

8. El Consejo Ampliado de Escuela analiza y aprueba la

propuesta Tcnico-financiera, la decisin queda documentada
en el acta.

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 2,
Inciso a.

Propuesta TcnicoFinanciera
1

7. Presenta la propuesta
Tcnico-Financiera

8. El Consejo Ampliado de
Escuela Analiza y aprueba
la propuesta

Aprobacin
condicionada

Consejo Ampliado de
Escuela

La propuesta es
aprobada?
NO

9. Realiza los ajustes

necesarios

9. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las Director del Proyecto
observaciones hechas por el Consejo Ampliado de Escuela
SI

FIN
2

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

10. Diligencia el Formato

FEX.04

10. Diligencia el Formato FEX.04 (Firma el Director de la

Unidad Gestora y Director del Proyecto) y lo enva al Director Director del Proyecto
de Investigacin y Extensin de la Facultad correspondiente,
para el respectivo registro en la VIE.

Formato FEX.04

NO

11. Radica y registra la

propuesta de Extensin

11. Revisa y asigna nmero consecutivo al registro de propuesta

de extensin.

Secretaria de la DIEF

12. Verifica el
diligenciamiento del
Formato FEX.04

12. Verifica que el Formato FEX.04 est

diligenciado
correctamente, con la documentacin requerida, brinda
asesora en el caso de modificaciones.

DIEF

El formato FEX.04
esta bien diligenciado?

13. Realiza los ajustes

necesarios

SI

13. Realiza los ajustes necesarios de acuerdo a las Director del Proyecto
recomendaciones de Director de Investigacin y Extensin de la
Facultad.
COIE

NO

Necesita aprobacin
del COIE?

2
Pg.5

SI
3

Las propuestas, cuya cuanta sea igual o superior a 300 SMMLV,

debern ser objeto de dictamen o aval de la Vicerrectora de
Investigacin y Extensin.

Formato de
Extensin FEX.04
Acuerdo Superior
67 de 2008,
Articulo 3

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

14. Presentacin de la
propuesta al COIE

Aprobacin
condicionada

14. El DIEF presenta la propuesta al COIE, y este la evala para

aprobacin, la decisin queda documentada en el acta y es
informada al Director de Escuela.

COIE

La propuesta es
aprobada?

15. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las Director del Proyecto
observaciones hechas por el COIE.

15. Realiza los ajustes

necesarios

SI
1
Pg. 3

16. Presenta y negocia

con la Entidad Externa

16. Presenta a la entidad externa interesada, la propuesta

aprobada, teniendo en cuenta las modificaciones propuestas por Director del Proyecto
el COIE y dejando definido el Objeto y las Obligaciones del
proyecto.

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Hay acuerdo?
Sujeto a ajustes
NO

17. Realiza los cambios sugeridos por la entidad externa y se

Director del Proyecto
vuelve a presentar al Consejo de Escuela Ampliado.

17. Realiza los ajustes

necesarios
SI
FIN

1
Pg.3

18. Realiza la minuta del contrato, con las diferentes

modificaciones u observaciones que los entes hayan
recomendado.

18. Realiza la minuta del

contrato

La cuanta es igual
o superior a 300 SMMLV o
viene para firma de
rectora?

NO

3
SI

Pg.
8

Las propuestas y las dems actuaciones contractuales de la

Universidad, cuya cuanta sea igual o superior a 300 SMMLV,
debern ser objeto de dictamen o aval del servicio de asesora
jurdica de la Universidad. De igual forma, existen algunos
contratos o convenios que vienen explcitamente para firma del
Rector.

Director del Proyecto

Resolucin Rectora
249 del 2004.

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Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

19. Enva el contrato a

revisin a la VIE

19. Enva el contrato a la VIE para que esta estudie los

trminos del mismo de acuerdo a la Propuesta registrada con Director del Proyecto
anterioridad.

20. Estudia el Contrato

20. Se estudia y analiza el contrato, visa la solicitud de revisin.

Vicerrector de
Investigacin y
Extensin

Es necesario hacer
correcciones?
SI

21. Realiza los ajustes

pertinentes

NO

Pg.
8

NO

Requiere firma de
Rectora?

SI

21. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al Director del Proyecto

concepto dado por la asesora jurdica .

Formato de
Extensin FEX.06

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

22. Enva a revisin

jurdica

23. Estudia el Contrato

22. Enva el contrato a servicio de asesora jurdica para que

estudie los trminos del mismo. Para el caso de convenios se
enva a la Oficina Jurdica de la Universidad y para contratos se
enva a la Direccin de Contratacin y Proyectos Inversin
(DCPI).

23. Estudia y da Vo.Bo. para pasar a firma del Rector.

Profesional de la VIE

Resolucin Rectora
249 de 2004

DCPI o Oficina
Jurdica

Es necesario hacer
correcciones?
SI

24. Realiza los ajustes

pertinentes

NO

24. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al Director del Proyecto

concepto dado por la asesora jurdica.

25. Firma el contrato

25. Firma el representante legal de la Universidad designado Delegado para firmar

segn el monto

26. Legaliza el contrato

26. Legaliza el contrato (Adquirir plizas, generar factura para

el respectivo pago, etc.).

Director del Proyecto

Resolucin Rectora
249 de 2004
Resolucin Rectora
037 de 2006

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

27. Ejecucin del

Proyecto

28. Aplicacin Encuesta

de Satisfaccin

27. Se gestiona los recursos necesarios para la ejecucin del

proyecto y se ejecuta las actividades propias del proyecto. La Director del Proyecto
Unidad gestora archiva los informes y dems documentacin
pertinente del servicio de Asesora y Consultora.
28. Se aplica la encuesta de satisfaccin a los asistentes del
programa.

Director del Proyecto

Formato de
Extensin FEX.10

Evaluacin de
Satisfaccin

29. Realizacin del acta

de cierre y liquidacin

29. Se realiza el acta de cierre y liquidacin del convenio o

contrato suscrito con la Entidad Externa.

Director del Proyecto

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 2
Pargrafo 2

Director del Proyecto

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 5
Numeral b

Acta de Cierre

30. Realizacin el Informe

Financiero Final

Informe Financiero Final

30. Se realiza el informe financiero que especifique el PNP.

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PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

31. Presenta Informe

Final al Consejo de
Escuela

32. Diligenciar el Formato

FEX. 05

31. Presenta el informe final al Consejo de Escuela Ampliado y

decide la distribucin de los excedentes.

Director del Proyecto

32. Diligencia el Formato FEX.05 y lo enva a la DIEF, para su Director del Proyecto
registro final.

Formato FEX.05

33. Presenta los

resultados del Servicio al
COIE

FIN

33. El DIEF presenta los resultados registrados en el Formato

FEX.05 al COIE.

DIEF

Acuerdo Superior 67
de 2008, Articulo 2
Pargrafo 2

Formato de
Extensin FEX.05

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Cdigo : PEX.02
Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

01

Septiembre 30 de
2008

Creacin del Documento

02

Abril 22 de 2009

Se eliminaron los actividades de registro de Iniciativa de Extensin, se incluyeron los

formatos FEX.06 y FEX.10.