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Gelmema 004 Versi N 3.0
Gelmema 004 Versi N 3.0
GELMEMA-004 MANUAL DE
PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
Fecha elaboracin
aaaa-mm-dd:
2007-10-21
Sumario:
Palabras Claves:
Formato:
DOC
Dependencia:
Cdigo:
GELMEMA-004
Categora:
Estndares
Autor (es):
Revis:
Aprob:
Informacin
Adicional:
No disponible.
Ubicacin:
Lenguaje:
Versin:
Espaol
3.0
Estado:
Generado.
Firmas:
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GELMEMA-004 MANUAL DE
PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
CONTROL DE CAMBIOS
VERSI
N
1.0
2.0
3.0
FECHA
RESPONSABLE
2007-10-21
2008-04-07
2008-10-07
DESCRIPCIN
Creacin del documento.
Elaboracin de ajustes al documento y plantillas.
Ajustes a las plantillas de acuerdo con el Manual de
Identidad Institucional del Programa
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GELMEMA-004 MANUAL DE
PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
TABLA DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR....................................................................................................8
CRDITOS.......................................................................................................................9
1.
AUDIENCIA...........................................................................................................10
2.
INTRODUCCIN...................................................................................................11
3.
ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS..................................12
3.1 PAPEL
12
3.2. FUENTE
12
3.3. ENCABEZADO Y PI DE PGINA
12
3.4. REDACCIN
13
3.5. PUNTUACIN
13
3.6. MRGENES
13
3.7. NUMERACIN
14
3.8. OTRAS ESPECIFICACIONES
14
3.9. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
15
3.10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
16
3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL
16
3.11.1.
Manual
17
3.11.2.
Procedimiento
17
3.11.3.
Registro
17
3.11.4.
Formato
17
3.11.5.
Documentos
17
4.
4.1
4.1.1
4.1.2
5.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO......................................................20
5.1. CARTA U OFICIO
20
5.1.1. Definicin
21
5.1.2. rea de Difusin
21
5.1.3. Facultad para firmar Oficios o Cartas
21
5.1.4. Partes de la Carta u Oficio
21
5.2. CUBIERTA DE FAX
23
5.2.1. Definicin
24
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
5.2.2. Partes de la cubierta de Fax
5.3. MEMORANDO
5.3.1. Definicin
5.3.2. rea de Difusin
5.3.3. Facultad para firmar Memorandos
5.3.4. Partes de un Memorando
5.3.5. Clases de Memorando
5.4. AYUDA DE MEMORIA
5.4.1. Definicin
5.4.2. Partes de la ayuda de memoria
5.4.3. Observaciones
5.5. ACTAS DE REUNIN
5.5.1. Definicin
5.5.2. Partes del acta de reunin
5.5.3. Estaciones o momentos de la sesin
5.6. INFORMES
5.6.1. Informe Ordinario o de Actividades
5.6.1.1. Definicin
5.6.1.2. rea de Difusin
5.6.1.3. Partes del Informe de Actividades
5.6.2. Informe Extraordinario
5.6.2.1. Definicin
5.6.2.2. rea de Difusin
5.6.2.3. Partes del Informe Extraordinario
5.6.3. Informe Tcnico
5.6.3.1. Definicin
5.6.3.2. rea de Difusin
5.6.3.3. Partes del Informe Tcnico
5.7. NOTA INTERNA O REMISORIA
5.7.1. Definicin
5.7.2. Partes de la Nota Interna
5.8. PRESENTACIN INSTITUCIONAL EN POWER POINT
5.8.1. Definicin
5.8.2. Partes de la Presentacin
24
25
26
26
26
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42
42
42
42
42
42
44
44
44
46
48
48
6.
DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.............................49
6.1. MANUAL O DOCUMENTO
49
6.1.1. Definicin
62
6.1.2. Consideraciones Generales
62
6.1.3. Partes que componen un Manual
62
6.2. CARACTERIZACIN
66
6.2.1. Definicin
66
6.2.2. Partes que componen una Caracterizacin
67
6.3. PROCEDIMIENTOS
70
6.3.1. Formato Vertical
70
6.3.2. Formato Horizontal
72
6.3.3. Definicin
73
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73
77
77
77
TERMINOLOGA....................................................................................................79
8.
CONCLUSIONES...................................................................................................83
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DERECHOS DE AUTOR
El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o
distribuido.
Las copias sern acompaadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la
Repblica de Colombia. Todos los derechos reservados.
El ttulo del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicacin
o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propsitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones
de la Repblica de Colombia.
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
CRDITOS
Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y otras disposiciones.
Acuerdo N 027 de 2006, por el cual se modifica el acuerdo N 07 del 29 de junio de 1994,
donde el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia, actualiza el
Reglamento General de Archivos en su artculo 67 y en lo correspondiente al uso del
Glosario.
Normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC, para la elaboracin, presentacin, y manejo de documentos, entre las que se
encuentran:
o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN.
Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
investigacin. Bogot: ICONTEC, 1996. 132 p. (NTC 1486)
o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN.
Documentacin. Gua para numeracin de divisiones y subdivisiones en
documentos escritos. Bogot: ICONTEC, 1994. 132 p. (NTC 1075)
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1. AUDIENCIA
ste documento est dirigido a los consultores del Programa Agenda de Conectividad, como
un insumo que contiene informacin mediante el cual, de manera prctica y organizada,
orienta la elaboracin y presentacin de documentos, mediante la utilizacin de plantillas y
formatos con su correspondientes instrucciones de diligenciamiento y aspectos relevantes que
deben ser tenidos en cuenta.
Aplicable a documentos internos, externos y los generados dentro del Sistema de Gestin de
Calidad.
El manual fuera de ser una herramienta de estandarizacin al interior del Programa, permite
fortalecer la imagen institucional con entregables de alta calidad destinados a clientes externos
como internos.
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
2. INTRODUCCIN
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PAPEL
FUENTE
Para la generacin de documentos se sugiere utilizar letra tipo arial en su contenido para una
mayor comprensin y manejo en otras versiones, programas o computadores. Para los ttulos se
recomienda las siguientes fuentes: Tahoma, Trebuchet MS, Comic Sans MS, Times New Roman y
Verdana. El tamao vara de acuerdo al tipo de documento. Sin embargo, se recomienda utilizar
en los ttulos de los captulos el tipo Tahoma en tamao diecisis (16) y dentro del documento el
arial tamao de diez (10) a doce (12) puntos dependiendo de la extensin del documento.
3.3.
ENCABEZADO Y PI DE PGINA
Dependiendo del tipo de documento se maneja el formato del encabezado y pie de pgina de
acuerdo con lo establecido para cada uno de los casos, tal y como se presenta en el desarrollo
del documento. En el encabezado se emplea un cuadro de texto para el nombre del documento
centrado, en negrilla y un tamao de texto de doce (12) puntos. En el pie de pgina se emplea
letra tipo Arial centrado a un tamao de siete (7) puntos. En algunas ocasiones cuando se
elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamao que sea visible.
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
El encabezado en documentos como el presente manual, el formato que se utiliza es el logo del
Ministerio de Comunicaciones en la parte izquierda del documento y en su parte derecha la
imagen de Gobierno en lnea. Para el pi de pgina, el formato para un documento de Y
pginas es:
Pgina X de Y
3.4.
REDACCIN
Los documentos se redactan de manera impersonal y cumpliendo con el estndar del documento
a realizar.
3.5.
PUNTUACIN
MRGENES
Las mrgenes de los documentos sern aplicables de acuerdo con el tipo de documento a
realizar.
Sin embargo, segn las normas ICONTEC las mrgenes adecuadas de los documentos que
faciliten la encuadernacin y posible reproduccin, es la siguiente:
Izquierdo:
Derecho:
Superior:
Inferior:
Encabezado y pi de pgina:
3 cm.
3 cm.
3 cm.
2 cm.
2 cm.
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
3.7.
NUMERACIN
Las tablas, se enumeran por separado consecutivamente y llevan el ttulo distintivo en la parte
superior de la misma.
Para la numeracin de las pginas, se incluye centrada en el margen inferior, en nmeros
arbigos hasta la ltima pgina del documento, tal y como se describe en la seccin de pi de
pgina.
Los cuadros, se enumeran por separado consecutivamente, y llevan el ttulo distintivo en la parte
superior. Las figuras, se enumeran por separado consecutivamente, el ttulo se registra en la
parte inferior.
3.8.
OTRAS ESPECIFICACIONES
Todos los prrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar
sangra. El texto se escribe a interlineado sencillo.
Todos los ttulos, subttulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado
izquierdo y se escriben en negrilla. Los ttulos se escriben en mayscula, igual que los
subttulos, mientras que los numerales se escriben en mayscula inicial.
La redaccin del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe
redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de
trminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de uso
tcnico.
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o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento,
correspondientes a forma y estilo.
NOTA: A partir de la fecha de aprobacin y la correspondiente socializacin de este Manual, los
documentos que se generen en el Programa Agenda de Conectividad, deben utilizar los criterios
definidos en el mismo.
3.9.
DE
Operacin
Apropiacin
Monitoreo y Evaluacin
Administrativa, Financiera y Jurdica
OP
AP
ME
AF
Formato
FM
GEL
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
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3.10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Tabla 2. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.
PERFIL RESPONSABLE DE
APROBAR EL DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE
DEL CONTROL
DOCUMENTAL
FUNCIONES
Escribir exactamente
cmo se realizan las
actividades.
Realizar seguimiento al
documento
hasta
su
implementacin.
Realizar los cambios al
documento
que
sean
requeridos.
Elaborar el documento
en la plantilla aprobada
para tal fin.
Verificar la pertinencia en
cantidad y descripcin de las
actividades documentadas.
Verificar la pertinencia de los
documentos
durante
su
implementacin.
Constatar
que
las
modificaciones efectuadas a
los
documentos,
sean
necesarias
y
suficientes
segn el objeto y alcance del
documento.
Verificar que la plantilla y
codificacin, estn alineadas
con lo descrito en el
GELMEPR-001
Procedimiento para el control
de documentos y en el
GELMEMA-004 Manual de
Parametrizacin Documental.
Verificar la trazabilidad del
documento, as como la
alineacin
con
el(os)
proceso(s) vinculante(s).
Constatar la asignacin de
responsabilidades
y
el
alcance de las mismas, de
conformidad con el proceso,
la gestin documental, el tipo
de documento y la "Matriz de
Responsabilidades
y
autoridades
en
la
documentacin del Sistema
de Gestin de Calidad".
Verificar:
Que el contenido tcnico sea
correcto.
Que lo descrito sea razonable.
Que la informacin descrita d
alcance al cumplimiento de las
normas vigentes de Calidad,
legales y tcnicas.
Que las funciones y
responsabilidades
sean
pertinentes a lo establecido en
los perfiles.
CLASE DE
DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE
DE ELABORAR EL
DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE DE
REVISAR EL DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE DE
APROBAR EL DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE
DEL CONTROL
DOCUMENTAL
Coordinador del Sistema de
Gestin de Calidad
Procedimiento
Formato
No aplica.
No aplica
Manual
Poltica y
objetivos de
calidad
Documentos
externos
PERFIL RESPONSABLE
DE ELABORAR EL
DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE DE
REVISAR EL DOCUMENTO
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lo establecido en el Manual de Calidad en el numeral 2.4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, de la siguiente manera:
3.11.1. Manual
Manual
Es un documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema
especfico. Ejemplos: GELMEMA-001 Manual de Calidad, GELMEMA-002 Manual de
ProcedimientoIndicadores, GELMEMA-003 Manual de Riesgos.
3.11.2. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso i. Ejemplos: GELMEPR001 Procedimiento para el control de documentos, GELMEPR-002 Procedimiento para el
control de registros, GELMEPR-003 Procedimiento para control de producto No
Conforme.
Documentos
Externos e internos
3.11.3. Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadasii.Ejemplos: Informe consolidado de avance de la Estrategia de Gobierno
en lnea: proyectos Programa Agenda de Conectividad, GELMEFM-003 Reporte de No
conformidades, acciones correctivas y preventivas, Plan de accin sectorial para la
implementacin de Gobierno en lnea, Solicitud de servicio de operacin, GELAGFM-002
Ficha de proyecto.
3.11.4. Formato
Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad, stos una vez
diligenciados se denominan registros. Ejemplos: GELAPFM-001 Solicitud de
sensibilizacin o capacitacin, GELDEFM-001 Requerimiento para desarrollo.
3.11.5. Documentos
Informacin y su medio de soporte iii. Documentos que sirven como soporte para tomar
decisiones en procesos y/o proyectos, pueden ser internos o externos.
-
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Manual
Procedimiento
Registro
Formato
Documentos Externos e Internos
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4.1
4.1.1 ASUNTO
Se diligencia con las iniciales del Programa seguido de las iniciales del rea o proceso segn lo
establecido en el numeral 3.9. Codificacin de los documentos en la Tabla 1. Criterios de
codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento, los dos puntos, y luego el tema
relacionado con el mensaje que se enva. Por ejemplo: un mensaje remitido por un consultor del
rea de Operacin relacionado con el envo de una pliza de un contrato, sera: GEL_OP: Envo
pliza Contrato N 195044.
4.1.2 FIRMA EN CORREOS ELECTRNICOS
Con el fin de estandarizar las firmas de los mensajes de salida, el modelo a utilizar esta
compuesto por los siguientes campos: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor
que enva el mensaje, el cual debe ir en mayscula sostenida y en negrilla; Perfil del Consultor,
(Director o Consultor) y el nombre del rea a la que pertenece; el nombre del Programa Agenda
de Conectividad; el nombre de la Estrategia de Gobierno en lnea; el nombre del Ministerio de
Comunicaciones; direccin de ubicacin del Ministerio, ciudad y pas; la ruta del sitio Web del
Programa (http://programa.gobiernoenlinea.gov.co); nmero de telfono y fax.
Un ejemplo de firma:
ELICER VANEGAS MURCIA
Director de Monitoreo y Evaluacin
Programa Agenda de Conectividad
Estrategia de Gobierno en lnea
Ministerio de Comunicaciones
Edificio Murillo Toro Cra. 8 entre Calles 12 y 13
Bogot D.C., Colombia
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co
Telfono: +57 (1) 3443460 Ext. 1011 - 3442270
Fax: +57 (1) 3442248
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CUERPO
ENCABEZADO
CARTA U OFICIO
CIERRE
5.1.
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5.1.1.
DEFINICIN
La CARTA u OFICIO es una comunicacin escrita, que tiene como objetivo principal dar un
mensaje. Se emplea para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir, contestar o suministrar
informacin, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Podr ser dirigida a personas naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. Se imprime un original
dirigido al remitente, una copia para la carpeta relacionada con el tema o asunto referenciado en
la carta y si la comunicacin es a nivel externo, se imprime una copia adicional para ser
entregada en el Punto de Atencin al Ciudadano y al Operador - PACO del Ministerio de
Comunicaciones al momento de ser radicada.
5.1.2.
REA DE DIFUSIN
El oficio o carta se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera del Programa Agenda de
Conectividad; y nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas al Programa.
A nivel interno, enlazan a los que desempean perfil de direccin o consultora dentro del
Programa Agenda de Conectividad.
5.1.3.
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la Directora del Programa Agenda
de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la
necesidad de enviar oficios fuera del Programa, puede hacerse pero slo por un Director de rea.
Los oficios de circulacin interna, son firmados por quienes desempean perfil de direccin en el
Programa Agenda de Conectividad.
5.1.4.
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-
TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar
el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y
tratando slo un asunto por carta.
DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Ej.:
Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto (.) (Ej.: Agradecemos su gentil
colaboracin o Cordial saludo.).
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5.2.
CUBIERTA DE FAX
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5.2.1.
DEFINICIN
El FAX es el documento que se transmite y recibe mediante la red telefnica conmutada y que se
basa en la conversin a impulsos de las imgenes ledas. Se emplea en comunicaciones cortas
y copia de documentos que se disponen de manera fsica. Podr ser dirigida a personas
naturales y/o jurdicas, segn sea el caso.
5.2.2.
REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor del Programa que
enva el documento. As mismo se diligencian el nmero de hojas o pginas que se remiten
incluyendo la cartula y nmero de fax del remitente.
ASUNTO y/o COMENTARIOS: Breve resumen del tema a que se refiere el documento.
Se deja un espacio en blanco que puede ser utilizado a discrecin del remitente.
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5.3.
MEMORANDO
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5.3.1.
DEFINICIN
REA DE DIFUSIN
Los memorandos solo pueden ser firmados por la Directora del Programa Agenda de
Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la
necesidad de enviar un memorando sobre un tema especfico, puede ser firmado por un Director
de rea.
5.3.4.
PARTES DE UN MEMORANDO
DE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando
quien es el Director (a) del Programa de acuerdo a lo sealado en este manual en el
numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos.
TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos espacios entre prrafos.
Se recomienda omitir temas personales y tratar slo un asunto por carta excepto cuando
los temas sean relacionados.
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-
DESPEDIDA: (Opcional) El memorando no incluye por obligacin que tenga frase de cierre
es voluntaria.
FIRMA: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando,
el cual debe ser coherente con lo escrito en el campo DE y alineado con los sealado en
el manual en el numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos, en maysculas
sostenidas en negrilla. Para los dems datos como el perfil y el nombre del Programa
Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea. No utilizar negrilla, subrayar
o centrar.
5.3.5.
CLASES DE MEMORANDO
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5.4.
AYUDA DE MEMORIA
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5.4.1.
DEFINICIN
Se conoce con este nombre a los diferentes documentos que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de las obligaciones
cotidianas. Las ayudas de memoria, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de
los acontecimientos. Se designa la elaboracin de la ayuda de memoria antes de iniciar la reunin
o dependiendo de los acuerdos definidos con anterioridad dentro de un contrato o proyecto. Los
que intervienen pueden sugerir la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que
consideren pertinente. Una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por los
participantes de la reunin.
5.4.2.
DECISIONES: Relacionar los acuerdos en consenso que sean discutidos y aprobados por
los asistentes a la reunin y que por su importancia debe constar evidencia por escrito en
la ayuda de memoria.
FIRMAS: (Opcional) Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los
asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre
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completo (nombre(s) y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la
rbrica en tinta negra, el cargo o perfil y la institucin o entidad a la que pertenece.
5.4.3.
OBSERVACIONES
a) Si la ayuda de memoria comprende varias pginas, las personas firmantes deben adoptar
las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones,
contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas, elaborando un visto bueno en
cada una de ellas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se deben
complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o
texto posteriormente.
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5.5.
5.5.1.
ACTAS DE REUNIN
DEFINICIN
TTULO: Permite tipificar el tipo de acta de reunin. Ejemplo: Comit Operativo del
Convenio Fonade N 193046.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA: Se menciona para cada uno de los puntos del
orden del da el correspondiente progreso, avance o comentarios al respecto, que deben
ser sometidos a aprobacin por parte de los asistentes.
FIRMAS: Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los asistentes que
intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre completo (nombre(s)
y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la rbrica en tinta negra.
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5.5.3.
Debido al carcter legal o jurdico que enmarca un acta de reunin, existen varios momentos
durante la sesin que deben ser profundizados en detalle con las siguientes observaciones:
Control de asistencia.
Se realiza llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin un recuento de los
asistentes a la reunin a fin de determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar
inicio a la sesin. Con la asistencia de los miembros que representan el qurum, se da por
instalada formalmente la sesin, de lo que se deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario
se hace mencin al nmero de asistentes que conforman legalmente el rgano que se ha
reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el
qurum requerido para la sesin. En esta estacin, no se genera discusin alguna, ya que se
realiza a manera de informacin.
Lectura de la agenda.
El secretario o quien lidera la sesin, lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer
por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin se hace referencia a los
documentos e informes que pasaron al "orden del da" para ser discutidos y aprobados dentro de
la reunin. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes,
se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en
la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de
los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos
temas, se podr solicitar en la estacin siguiente.
Pedidos.
En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no
considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el
nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el secretario o quien
lidera la sesin los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el
tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes,
sern admitidos a debate o rechazados.
Desarrollo del orden del da.
Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e
informes.
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente:
a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por cualquier miembro.
b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o
acuerdos.
Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin.
Terminado el debate sobre el tema, se somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o
acuerdos formulados durante el debate.
Concluida la votacin, el secretario o quien lidera la sesin declara ganadora a la propuesta que
ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la
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mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte
automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Este mismo proceso se aplica para cada
punto de la agenda; que incluye la exposicin, debate y acuerdo.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro.
Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.
Tratamiento de pedidos.
Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo
hubieren querido, el secretario o quien lidera la sesin invita a los autores de los "pedidos" a
fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los
asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o
rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que
cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente vlidos.
Aprobacin del acta.
Cuando se haya agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; se debe someter a
consideracin de los presentes la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso
de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito
imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta
sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesin.
NOTA: No todas las estaciones o momentos se pueden desarrollar en un acta de reunin, si
llegara a no cumplirse una de ellas simplemente no se considera.
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5.6.
INFORMES
Existen variedad de informes, los cuales se pueden clasificar en informe ordinario, extraordinario,
y tcnicos, dependiendo de los consultores que los emplean, la rigidez que se observa en su
redaccin, y la regularidad con que se presentan.
5.6.1.
Portada
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c. Tabla de Contenido
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d. Introduccin
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5.6.1.1.
DEFINICIN
REA DE DIFUSIN
REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el
consultor que elabora el informe.
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PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como
referencia de ubicacin.
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-
UBICACIN: Se relaciona la posicin magntica del informe, que le permita una fcil
bsqueda. (POIRA/reas/Informes de Gestin)
c. TABLA DE CONTENIDO
Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla
debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles
(nivel 1, nivel 2 y nivel 3).
Ejemplo:
d. INTRODUCCIN
Es la comunicacin inicial que permite (sin necesidad de explicar) penetrar a detalles del
documento, realiza la presentacin del tema del informe, los propsitos esenciales y datos
generales del contenido estructural del escrito, es decir una breve descripcin capitular.
Para redactar la introduccin deben cumplirse las siguientes recomendaciones:
-
Realizar una breve descripcin del tema del informe y los objetivos.
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5.6.2.
INFORME EXTRAORDINARIO
5.6.2.1.
DEFINICIN
Es un documento usado para informar sobre asuntos diversos de trabajo y tal como lo indica es
poco comn y contiene elementos que no son relacionados en el informe ordinario o de
actividades. Como por ejemplo: participacin en alguna actividad acadmica o el informe sobre
un viaje o visita realizada por el consultor. No relaciona un periodo de tiempo especfico sino
depende de la actividad realizada.
5.6.2.2.
REA DE DIFUSIN
El informe extraordinario est compuesto por las mismas partes del informe ordinario o de
actividades.
5.6.3.
INFORME TCNICO
5.6.3.1.
DEFINICIN
Se utiliza para informar sobre un proyecto o tema especifico, ya que es un documento ilustrativo,
que suministra elementos de juicio, orienta acciones, soluciona problemas, trata temas o hechos
relevantes, importantes, delicados o de inters que requieren de conocimientos especializados en
la materia. Sirve de instrumento valioso para la toma de decisiones. Se redacta solo cuando es
solicitado. Es necesario incluir la referencia del proyecto o tema especifico que se desarrolla en el
informe.
5.6.3.2.
REA DE DIFUSIN
El informe tcnico, no es obligatorio, por lo tanto su elaboracin depende de una solicitud directa
elaborada al Consultor.
5.6.3.3.
El informe tcnico se elabora en el mismo esquema del informe ordinario, pero debe contener las
siguientes secciones adicionales:
-
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-
ANLISIS: Estudio destinado a separar y distinguir las partes que integran un todo, con
el fin de conocer y clasificar sus principios, caractersticas o elementos, y poder tomar
decisiones sobre el tema, en base a los antecedentes, argumentos, disposiciones
legales, etc.
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5.7.
5.7.1.
DEFINICIN
PARA: Seleccionar y marcar con una (x) el rea a la cual est dirigida la comunicacin
para su correspondiente trmite.
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-
DE: Este campo viene prediligenciado con el nombre del rea de Monitoreo y Evaluacin
responsable de dar trmite a la correspondencia.
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5.8.
Portada
b.
Desarrollo Contenido
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b.
Desarrollo Grfica
b.
Desarrollo Contenido 2
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5.8.1.
DEFINICIN
Instrumento que permite realizar una sntesis sobre un tema especfico y difundirlo ante un
pblico seleccionado. Las diapositivas deben ser claras y permitir que se trasmita el mensaje lo
desea, en este caso el Programa Agenda de Conectividad. Se utiliza para presentaciones a nivel
interno y externo,
5.8.2.
a.
PARTES DE LA PRESENTACIN
PORTADA
Es la primera diapositiva que conforma la presentacin, en la cual se incluye el tema
especfico que se va a tratar y el nombre del Programa Agenda de Conectividad.
b.
DESARROLLO
Se desarrollan los puntos a tratar con el estilo que se propone en la plantilla donde cada
diapositiva cambia de color en el orden amarillo, azul y rojo, manteniendo el diseo y
formato en ttulos y contenido.
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MANUAL O DOCUMENTO
a.
Portada
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b.
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c.
Control de Cambios
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d.
Tabla de Contenido
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e.
Lista de Figuras
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f.
Derechos de Autor
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g.
Crditos
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h.
Audiencia
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i.
Introduccin
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j.
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k.
Terminologa
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l.
Conclusiones
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m.
Apndices o Anexos
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6.1.1.
DEFINICIN
Es una descripcin genrica con respecto a un tema especfico, que permite ser una herramienta
de consulta para el manejo de actividades, recursos, responsabilidades o procedimientos
comunes del Programa Agenda de Conectividad.
6.1.2.
CONSIDERACIONES GENERALES
6.1.3.
a. PORTADA
Es la parte inicial del informe, y est compuesto por los siguientes elementos en el formato
establecido.
-
REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el
manual.
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-
PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como
referencia de ubicacin.
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-
c. CONTROL DE CAMBIOS
Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al
documento, sealando la versin, la fecha en que se realiz la modificacin, el nmero de
solicitud con que se aprob dicho cambio y el tipo de cambio especfico introducido en el
manual.
d. TABLA DE CONTENIDO
Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla
debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles
(nivel 1, nivel 2 y nivel 3).
Ejemplo:
1.
1.1.
1.1.1.
e. LISTA DE FIGURAS Y TABLAS
Cuando el documento lo requiera se anexa un listado de las figuras, imgenes y tablas,
que hacen parte del manual, relacionando en nmeros arbigos la pgina en la que se
encuentran.
f. DERECHOS DE AUTOR
Se realiza una descripcin de la propiedad intelectual del manual aplicado al Programa
Agenda de Conectividad, el cual protege la publicacin del documento.
g. CRDITOS
Relaciona la participacin, aportes y fuentes que fueron tenidos en cuenta y sirvieron de
insumo para la elaboracin del manual. En este captulo se reconoce su apoyo y
colaboracin.
h. AUDIENCIA
Hace referencia al alcance del manual, mencionando el campo de aplicacin y cobertura
del mismo, donde el manual suministrar informacin de gran utilidad para el desarrollo de
actividades diarias.
i.
INTRODUCCIN
Es el prembulo que permite describir detalles relevantes del documento y la importancia
y beneficios de aplicarlo en el quehacer diario, la necesidad de que sea de consulta
frecuente y que se encuentre disponible en los lugares de uso permanentemente
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actualizado. As mismo, se mencionan los propsitos esenciales y metodologa utilizada
dentro del documento.
Para redactar la introduccin debern cumplirse las siguientes recomendaciones:
j.
k. TERMINOLOGA
Instrumento en forma de diccionario que permite unificar y aclarar el sentido de los
conceptos manejados en el Programa Agenda de Conectividad, a travs de definiciones
con palabras claras y usuales y directamente relacionados con el tema especfico del
manual.
l.
CONCLUSIONES
La conclusin consiste en emitir un comentario o idea final que resuma los aspectos ms
importantes tanto del tema como del documento elaborado, es decir, el manual. Adems de
resaltar la importancia y utilidad en las actividades diarias del Programa Agenda de
Conectividad.
m. APNDICES o ANEXOS
Los apndices son utilizados para incluir informacin secundaria o material importante
relacionado con el tema especifico del manual que es demasiado extenso para formar
parte del mismo. Por ejemplo: una lista de referencias, listado de municipios o localidades,
resultados de anlisis estadsticos, etc.
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6.2.
CARACTERIZACIN
6.2.1.
DEFINICIN
Descripcin esquematizada que plasma las caractersticas propias de cada uno de los procesos
definidos dentro del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad,
mostrando interrelaciones, objetivos, proveedores, entradas, actividades, salidas, documentos de
aplicacin, riesgos, acciones de control, indicadores, y recursos.
Las caracterizaciones forman parte del Manual de Calidad del Sistema de Gestin de Calidad del
Programa Agenda de Conectividad, independientes para cada proceso.
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6.2.2.
a. ENCABEZADO
Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento. Debe mantenerse
la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones
sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado
derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin:
-
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-
ACTIVIDADES: Debe iniciar con un verbo para indicar la accin que se ejecuta dentro
del proceso, que transforma la informacin suministrada para obtener un resultado
dentro del proceso. Las actividades se dividen en actividades principales y se detallan
originando las actividades secundarias. Ejemplo:
1.
1.1.
1.2.
1.3.
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y afectar el logro de los objetivos establecidos. En las caracterizaciones de los
procesos del Programa Agenda de Conectividad, se contemplan los riesgos cuya
evaluacin es alta; es la calificacin dada en el anlisis de la matriz de riesgos.
-
c. PIE DE PGINA
Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la primera pgina de la
caracterizacin esta conformado por:
-
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6.3.
6.3.1.
PROCEDIMIENTOS
FORMATO VERTICAL
a.
Portada
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b.
Descripcin de actividades
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6.3.2.
FORMATO HORIZONTAL
a.
Portada
b.
Descripcin de actividades
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6.3.3.
DEFINICIN
Es una herramienta que de forma detallada especfica el paso a paso para desarrollar una
actividad. Adems define responsabilidades, registros, tiempos (cuando aplique), flujograma y el
como desarrollar el procedimiento. Los procesos del Programa Agenda de Conectividad deben
llevar cuantos procedimientos requieran de acuerdo a las actividades que adelanten.
El formato de procedimiento vertical, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la
actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es menor o igual a tres responsables.
El formato de procedimiento horizontal, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen
en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es mayor a tres responsables.
6.3.4.
ENCABEZADO: Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento.
Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del
Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de
Gobierno en lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la
siguiente informacin:
o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia
el nombre del Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno
en lnea.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo
descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, de
forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m).
o Proceso: Nombre del proceso al cual corresponde la descripcin de las
actividades mencionadas en el documento. El nombre debe coincidir con el
asignado en el mapa de procesos dentro del GELMEMA-001 Manual de calidad.
o Nombre del documento: Identificacin del procedimiento compuesto por el cdigo
y la denominacin dada, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del
presente manual, relacionado con la codificacin de documentos.
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-
OBJETIVO: Descripcin del logro que se pretende alcanzar con el desarrollo de las
actividades descritas en el procedimiento. La redaccin debe iniciar con un verbo.
PIE DE PGINA: Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la
primera pgina de la caracterizacin esta conformado por:
o Elaborado por, fecha y firma: Identifica el nombre completo (nombre(s) y
apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento, y
la correspondiente fecha y firma.
o Revisado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento, y la
correspondiente fecha y firma.
o Aprobado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento, y la
correspondiente fecha y firma.
A partir de la segunda pgina solamente se incluye el pi de pgina, el cual est
compuesto por:
o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia
el nombre Programa Agenda de Conectividad.
o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo
descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin
de documentos.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece
de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el
formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de
pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del
documento.
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DESCRIPCIN: Detalle de los pasos que soportan la ejecucin de las actividades que
hacen parte del proceso y que por su grado de complejidad o comprensin requieren
ser ampliadas. Debe iniciar con un verbo. Cuando se menciones documentos como
manual, procedimiento, formato, etc., se har un link que llevar al documento
referenciado. En las actividades que se considere adecuado se establecern tiempos,
con titulo en negrilla. Ejemplo: Tiempos: 1.1. 5-7 das, interpretado que la actividad 1.1.
se desarrolla en un plazo de 5 a 7 das.
REGISTRO: Nombre de los registros de calidad en los cuales se deja evidencia de que
se ha realizado la actividad.
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o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo
descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin
de documentos.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece
de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el
formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de
pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del
documento.
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6.4.
FORMATO
6.4.1.
DEFINICIN
Son aquellos documentos que son diseados por cada proceso para llevar un seguimiento o
evidencia de las actividades realizadas. Cada vez que se diligencie un formato se empieza a
generar un registro. El cuerpo del formato es definido por el director del proceso generador y
recolector del registro, de acuerdo a la necesidad de los datos que requiera registrar.
6.4.2.
ELEMENTOS DE UN FORMATO
El encabezado debe mantenerse en la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del
Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en
lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin:
-
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-
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7. TERMINOLOGA
ADMINISTRADOR DE RECURSOS: Es la entidad a travs de la cual se adelanta el proceso
de seleccin, contratacin y pago de bienes y servicios requeridos para el Programa
Agenda de Conectividad.
APROBACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un perfil previamente
autorizado evala el contenido de un documento y los requerimientos que debe cumplir,
para que mediante su aplicacin se alcance el objetivo propuesto.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin del rea respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
generaliv.
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados v.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitosvi.
CIUDADANOS: Cualquier persona natural que es usuario o usuario potencial de los
servicios de Gobierno en lnea.
CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio vii.
CONTRATISTA O PROVEEDOR: Es la persona natural o jurdica que mediante contrato
suministra bienes o servicios requeridos por el Programa Agenda de Conectividad.
CONTROL DE VERSIN: Es la accin de controlar los cambios que tiene un documento a
travs del tiempo y se evidencia en el nmero de versin que se establece desde la
edicin del mismo documento.
DISPOSICIN FINAL: Destino final de los registros. Accin que se toma una vez se ha
cumplido el tiempo de retencin o conservacin establecido para un registro.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporteviii.
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PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entes externos que establece
compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que
sirve de soporte a la gestin del Programa.
DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Programa Agenda de
Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte a la gestin del Programa.
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificadosix.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un documento se suprime o
elimina del Sistema de Gestin de la Calidad, puesto que pierde funcionalidad dentro del
mismo.
EMPRESARIOS: Cualquier representante de una persona jurdica debidamente constituida
que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en lnea.
ENTIDAD: Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios
cubiertos bajo la Ley 872 de 2003 x. Adicionalmente se consideran a los entes privados que
realicen funciones pblicas. El Programa Agenda de Conectividad trabaja con aquellas
Entidades que han demostrado inters en la implementacin de Gobierno en lnea.
FORMATO: Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad,
estos una vez diligenciados se denominan registros.
IMPACTO: Consecuencias que se pueden ocasionar por la materializacin del riesgo.
LEGIBILIDAD: Caracterstica de poderse leer la informacin contenida en el documento.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Registro que lista los documentos internos y
externos que deben ser controlados puesto que influyen directamente sobre los procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad del Programa Agenda de Conectividad.
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS: Registro que lista los documentos que presentan
resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeadas.
MANUAL: Documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema
especfico.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de una
organizacinxi.
MODIFICACIN DE DOCUMENTOS: Accin a travs de la cual se realizan cambios
necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relacin de
series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de
retencin.
TIEMPO DE RETENCIN: Perodo de tiempo que se conservan y mantienen los registros
dentro de un archivo fsico o electrnico, ya sea el establecido por la ley o el establecido
por la organizacin de acuerdo a las necesidades de operacin.
VERSIN: Nmero de edicin de un documento. En el Programa Agenda de Conectividad
se representa por un nmero entero. Ej. Versin: 1.0.
Para el Programa Agenda de Conectividad, las versiones se definen as:
o Versin Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura, contenido,
objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.) que ha tenido el documento a
travs del tiempo. Se compone por un solo dgito el cual debe ser un nmero entero.
Por ejemplo: 1, 2, 3.
o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento
correspondientes a forma y estilo.
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8. CONCLUSIONES
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Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.38.
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.42.
iii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.18.
iv
Ley 594 de 2000.
v
Ley 594 de 2000.
vi
Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, Numeral 3.6.
vii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.10.
viii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.7.2.
ix
Norma ISO 9000:2000, Numeral 3.2.14.
x
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.23.
xi
Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.33.
xii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.3.1.
xiii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.35.
xiv
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.38.
xv
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.39.
xvi
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.40.
xvii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.42.
xviii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.46.
ii
xix