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Cuadernillo de Informatica (Word)
Cuadernillo de Informatica (Word)
Ao 2012
Ciclo: I
MICROSOFT OFFICE
Qu es Microsoft Office?
Office es una Suite de Aplicaciones Comerciales orientadas al campo de la Ofimtica.
Microsoft Office es una coleccin de mltiples programas, servidores, servicios y
soluciones que ofrecen un conjunto de herramientas para el trabajo eficaz en equipo, la
administracin de procesos, el uso inteligente de la informacin y el impacto personal.
Cada producto desempea un papel importante en el sistema Microsoft Office.
Qu es Ofimtica?
La ofimtica es el conjunto de tcnicas, aplicaciones y herramientas informticas que se
utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los
procedimientos o tareas relacionados.
WORD
POWER POINT
EXCEL
Qu es Word?
Microsoft Word es un Procesador de Textos.
Qu es un Procesador de Textos?
Software de Aplicacin diseado para Crear, Editar e Imprimir cualquier tipo de
documento o texto. Los archivos o trabajos creados en Word se denominan
Documentos, los cuales estn compuestos por pginas.
La extensin que asigna Word a sus documentos es .DOCX.
Qu es un Entorno?
Un entorno es el espacio, ambiente, ventana o interfaz de usuario que nos brinda un
programa para desarrollar nuestras tareas o aplicaciones.
Pgina - 3 -
Pgina - 4 -
Fuentes
Tipo y tamao de letra a emplear en el documento, se puede acceder a estas
caractersticas de las siguientes maneras:
1. Presionando Ctrl + M (teclado abreviado)
2. En el grupo fuente (ficha inicio)
3. En el botn cuadro de dialogo del grupo
fuente
Pgina - 5 -
Prrafo y alineacin
El prrafo permite modificar el espacio interlineal, espaciado entre prrafos, la alineacin
del texto, las sangras y sangra especial (francesa y primera lnea).
La alineacin permite solo el manejo del texto, pudiendo el usuario elegir en que parte de
la pgina se alineara este. Se puede acceder a estas caractersticas de las siguientes
maneras:
1. Clic en el cuadro de dialogo del grupo prrafo.
2. Clic derecho sobre el prrafo escrito y elegir
prrafo del men contextual.
ALINEAR A LA IZQUIERDA
CTRL + T
ALINEAR AL CENTRO
CTRL + D
ALINEAR A LA DERECHA
CTRL + J
JUSTIFICAR ALINEACIN
Pgina - 6 -
Sangra
Es un cambio de margen temporal, empleado para dar una mejor apariencia esttica al
documento. Las sangras se encuentran en el grupo prrafo as como en la ventana
prrafo.
COMANDO
DESCRIPCIN
AUMENTAR SANGRIA
DISMINUIR SANGRIA
Bordes de Pgina
En Microsoft Office Word 2007, los bordes pueden agregar inters y nfasis a distintas
secciones del documento. Se puede agregar bordes a pginas, texto, tablas y celdas
de tablas, objetos grficos e imgenes. Puede agregar un borde a uno o a todos los
lados de cada pgina de un documento, a la pgina de una seccin, slo a la primera
pgina o a todas las pginas excepto la primera. Puede agregar bordes de pgina en
muchos estilos de lnea y colores, as como diversos bordes grficos.
Para activar los bordes de pgina, ingrese a diseo de pgina.
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Ejemplos
Seleccione el Texto.
Clic en diseo de pagina
Bordes de pgina
De la ventana que se muestra seleccione Bordes.
Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.).
Pgina - 9 -
Ejemplos
Numeracin y Vietas
Puede agregar rpidamente vietas o nmeros a lneas de texto existentes, o bien,
Word puede crear automticamente listas mientras escribe.
De manera predeterminada, si empieza un prrafo con un asterisco (*) o un nmero 1.,
Word reconoce que est intentando iniciar una lista numerada o con vietas. Si no
desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botn Opciones de
Autocorreccin
que aparece.
Las vietas as como la numeracin de lneas, aparecen en el grupo prrafo.
COMANDO
DESCRIPCIN
VIETAS
NUMERACIN DE LINEAS
LISTA MULTINIVEL
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Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulacin TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las
tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero
Tambin se puede trabajar con la ventana de tabulacin, solo bastara darle doble clic
a uno de los signos de tabulacin de la regla y esta se mostrara.
Centrado: 7.5 cm
Punto decimal: 12.5 cm
El resultado sera:
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Encabezados en secciones
Las secciones son diferentes a las paginas Pares e Impares, ya que permiten crear
encabezados y pies completamente diferentes unos de otros y en muchos casos se
pueden omitir en una pgina o en muchas si es preciso.
Pasos
1. Crear cuatro hojas mediante saltos de seccin.
1.1. Haga clic en Diseo de Pgina
1.2. Elija saltos
1.3. Clic en Pagina par
Pgina - 15 -
3. Avanzar a la seccin 2, notara que se repite el mismo encabezado, para evitar esto
haga clic en el botn de Vincular al anterior, para que se desactive.
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5. Para el pie de pgina solo inserte el nmero de pgina al centro del documento.
EJERCICIO
1. Elaborar un documento con encabezados y pies por secciones con las siguientes
caractersticas.
LOS MS ANTIGUOS
SUS INICIOS
CARAL TIERRA
ANCESTRAL
SU SABIDURIA
SUS COSTUMBRES
VESTIMENTAS
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Numeracin de pginas
Se puede agregar nmeros de pgina, que estn asociados con los encabezados y
pies de pgina, a la parte superior, a la parte inferior o a los mrgenes de los
documentos. La informacin almacenada en los encabezados y pies de pgina, o en
los mrgenes, aparece atenuada y no se puede cambiar al mismo tiempo que la
informacin del cuerpo del documento
La numeracin se encuentra en los encabezados, pies de pgina y en la ficha insertar.
Reemplazar y buscar
Mediante estas opciones se puede realizar bsquedas de caracteres o palabras dentro
de un documento, si es preciso se puede remplazar de manera automtica caracteres
o palabras completas.
Estos comandos se encuentran en la ficha inicio en el grupo edicin.
Solo elija buscar y escriba la palabra a buscar, tambin puede utilizar CTRL + B
Solo elija reemplazar y escriba la palabra a cambiar, tambin puede utilizar CTRL + L
Ortografa y gramtica
Permite realizar revisiones de la ortografa empleada as como de la gramtica. De
manera predeterminada, Microsoft Word revisa automticamente la ortografa y la
gramtica mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para
indicar los posibles errores ortogrficos y un subrayado ondulado de color verde para
indicar los posibles errores gramaticales
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Pgina - 19 -
.
Dibujndola
Ir a dibujar tabla o hacer clic en el icono del lpiz de la barra de Tablas y bordes,
el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y
columnas, como si lo hiciramos con un lpiz. En la barra de Tablas y bordes
tenemos comandos para trabajar con las tablas.
Formulas
Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras
muchas operaciones en una tabla, con el comando
Frmula del men Tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas
situadas a la izquierda, y tambin se puede
especificar un formato concreto para visualizar los
resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el
valor es cero, aparecer 0,00 y se pondrn los puntos
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SUBTOTAL
IGV
TOTAL
Iniciando clculos.
1. Ubicar el cursor en la celda C2 (debajo de subtotal)
2. Ingresar a presentacin
3. Clic en frmula
4. Antes de escribir la frmula borre el contenido, la frmula a emplear
ser: =A2*B2
Para las otras celdas solo cambie el nmero de fila, as por ejemplo =A3*B3.
Resultado
CANTIDAD
12
14
18
PRECIO SUBTOTAL
23.50
282.00
33.50
469.00
66.00
1,188.00
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IGV
50.76
84.42
213.84
TOTAL
332.76
553.42
1,401.84
IGV
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TOTAL
VENTA DE TELEVISORES
PRECIO DSCTO
TOTAL
A
9%
PAGAR
LCD 21 SONY
780.00
LCD 29 LG
1250.00
LCD 21 HITECH
540.00
LCD 59 LG
2500.00
LCD 52 HITECH 1900.00
LCD 60 SONY
3500.00
3. Disear la siguiente tabla y calcular el descuento y el total a pagar
MODELO
Columnas
Word permite escribir un documento empleando el formato de estilo periodstico, es
decir un documento en columnas. Las columnas hacen que el texto fluya en el
documento de forma proporcional en cada columna.
Como crear columnas
1. Diseo de pagina
2. Columnas
Deber ver una ventana como se muestra.
Mediante estas opciones pueden crear columnas, notara que en los botones solo se
llega a un mximo de 3 columnas, si desea crear un nmero mayor solo incremente el
valor especificado en nmero de columnas.
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Usando medidas
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Elemento de capacidad 4
Usa las opciones grficas del software para insertar imgenes y aplicar modificaciones
permitidas a las mismas.
Imgenes
Word permite colocar imgenes dentro de un documento, las imgenes a insertar
pueden ser Prediseadas o Desde Archivo.
Las imgenes prediseadas son conocidas como metarchivos y vienen incluidas
dentro del office.
1. Insertar
2. Imgenes prediseadas
3. Escriba el nombre de la imagen a buscar
Al colocar una imagen sobre el documento aparecer una ficha de trabajo nueva
denominada Herramienta de Imagen, esta contiene la opcin Formato.
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Si desea aadir efectos a la imagen solo haga clic sobre la figura de los marcos que se
muestra.
Ejemplo.
El mismo sistema de trabajo se aplica a las imgenes que el usuario puede colocar
(fotos), aunque se les puede realizar algunas modificaciones.
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b. Elija imagen
c. Elija una imagen de su preferencia
Word Art
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos vistosos para nuestros
documentos. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos
aplicarle un estilo.
Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del men Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecer un cuadro de dilogo con la galera de WordArt
como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos
guste.
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Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado
entre caracteres.
Texto modificado en Word art
Se puede modificar un texto en Word art de manera que se vea circular, inclinado o
como un botn.
Veamos unos ejemplos.
1. Circular.
Inserte un texto Word Art, escriba Instituto de Formacin Bancaria I.F.B.
Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en
y elija
2. Inclinado
Extraiga una copia del Word Art anterior y modifquelo para que se vea as.
3. Tipo botn
Extraiga una copia del Word Art anterior y modifquelo de la siguiente
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manera.
Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en
y elija
sealadas.
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SmartArt
Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin e ideas. Puede
crear grficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de
comunicar mensajes de forma rpida, fcil y eficaz.
Con los grficos SmartArt y otras caractersticas nuevas como, por ejemplo, los temas,
(tema: combinacin de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se
puede aplicar un tema a un archivo mediante una seleccin nica.), puede crear
ilustraciones de calidad con slo unos cuantos clics de mouse (ratn).
1. Clic en Insertar
2. Clic en SmartArt
3. Aparecer la siguiente ventana
4. Clic en Jerarqua
5. Elija organigrama
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Ejemplo.
1.
2.
3.
4.
Ingrese a Insertar
Clic en Smart Art
De la ventana que se aprecia elija jerarqua
De la ventana del lado derecho elija organigrama.
5. Aceptar
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11. Ahora, clic derecho sobre la gerencia comercial y agregue las siguientes
formas
12. Termine la elaboracin del organigrama como se muestra
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POWERPOINT
Qu es PowerPoint?
Es un SLIDEWARE
Qu es un SLIDEWARE?
Un Slideware es una aplicacin que permite crear presentaciones multimedia. Siendo
esta aplicacin de gran uso en el mundo empresarial y educativo. Microsoft
PowerPoint es parte de la Suite Microsoft Office.
Qu es una presentacin?
Una presentacin Power Point, es un archivo PPTX o PPSX que muestra una serie de
diapositivas digitales multimedia y que permiten exponer un determinado tema. Por lo
general una presentacin PowerPoint no es exhaustiva sobre un tema, es decir, slo
muestra informacin importante, algunos grficos, sonidos y videos; esto permite,
generalmente junto con un expositor, desarrollar un tema especfico.
Qu es una diapositiva?
Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentacin y
cada una de ellas podra identificarse con una lmina o pgina. Se pueden crear y
modificar de manera individual. El nmero de diapositivas vara en funcin del
contenido de la presentacin, pero en general, podemos decir que es aconsejable que
cada diapositiva contenga una nica idea o elemento de informacin.
Presentacin EDITABLE, al abrir una presentacin de este tipo, abre el PowerPoint y
permite modificar el contenido de la presentacin, de manera predeterminada
PowerPoint guarda las presentaciones con esta extensin (PPT, PPTX).
Presentacin EJECUTABLE, al abrir una presentacin de este tipo, se abre en la
vista Presentacin con diapositivas, es decir, al abrirse se proyecta y no se puede
editar (PPS, PPSX).
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Presentacin en blanco
A continuacin veremos cmo crear una Presentacin en blanco, esta opcin se
suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el
programa y tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se
adapta a nuestras necesidades.
1. Clic en Inicio
2. Clic en Nueva diapositiva
3. Elija el modelo de diapositiva que desea trabajar.
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VISTA
NORMAL
IMAGEN
CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS
PAGINA DE NOTAS
PATRON DE DIAPOSITIVAS
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PATRON DE DOCUMENTOS
PATRON DE NOTAS
Los colores asignados a los temas pueden ser modificados por el usuario,
simplemente haga clic en colores
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Pasos
1. Clic en animaciones
2. Elija uno de los efectos de transicin que se muestran
3. Si desea se le puede aadir sonido, cambiar la velocidad del efecto y asignar el
mismo efecto a todas las diapositivas.
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las
siguientes
diapositivas,
asignar
colores
en
degrade
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16. Ahora personalizaremos aun ms el efecto, haga clic en el efecto del subtitulo
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26. Ahora elija un efecto de transicin con 5 segundos de espera y aplique a todas
las diapositivas.
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Nota.
Si desea darle sonido a tan solo un grupo de diapositivas entonces los pasos
son los siguientes:
1. En el panel de tareas, elija la msica que inserto
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7.
8. Clic en Aceptar
9. F5 para reproducir
Hipervnculos en PowerPoint
Un hipervnculo es una comunicacin con una pgina web (generalmente) y con un
documento de otra aplicacin.
Power Point puede establecer vnculos con pginas web pblicas o locales as como
con otros programas o con diapositivas.
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ACCION
Se desplaza a la diapositiva ANTERIOR
Se desplaza a la diapositiva SIGUIENTE
Se desplaza a la PRIMERA DIAPOSITIVA
Se desplaza a la ULTIMA DIAPOSITIVA
Se desplaza a la diapositiva de INICIO
Disponible para que el usuario seale el tipo de accin realizara
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EXCEL
Qu es Excel?
Es una hoja de clculo
Qu es una hoja d clculo?
Una hoja de clculo es un programa, ms precisamente una aplicacin, que permite
manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas
por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y
columnas). La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde
se insertan los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es
posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de
grficas.
Otras hojas de clculo
HOJA DE CALCULO
Calc
Calc
Microsoft Excel
Gnumeric
Numbers
Lotus 1-2-3
StarOffice Calc
Corel Quattro Pro
KSpread
Hoja de clculo
SUITE
OpenOffice.org
LibreOffice
Microsoft Office
Gnome Office
iWork de Apple
Lotus SmartSuite
StarOffice
WordPerfect
KOffice, paquete gratuito de Linux
Google Apps
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La hoja de clculo tambin muestra una barra muy especial llamada barra de frmulas,
la cual muestra el contenido de una celda, facilitando su modificacin.
Cuadro de
Nombres
Ayuda de
Funciones
Barra de
Frmulas
Si el usuario desea puede cambiar el nombre de las hojas que provee Excel, as estas
serian mas descriptivas de acuerdo al trabajo que realizan.
Nombre asignado por
Excel
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Qu es un Rango de Celdas?
Se denomina as al grupo de celdas seleccionadas y que estn listas para ser
trabajadas, ya sea pintando su fondo, cambiando el tipo de letra o colocando formatos
numricos o bordes.
El usuario esta en plena libertad de seleccionar los rangos de celda que estime
conveniente.
Horizontalmente
Verticalmente
Alternadamente
En
Microsoft Excel se emplean tres tipos de punteros para el
Mouse, cada uno cumple una funcin diferente, as por ejemplo:
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FLECHA DERECHA
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
INICIO
FIN
CTRL+INICIO
CTRL+FIN
RE PG
AV PG
CTRL+RE PG
CTRL+AV PG
FIN +
Va al final de la columna
FIN +
Va al inicio de la columna
FIN +
Va al inicio de la fila
FIN +
Va al final de la fila
CTRL + INICIO
Va al inicio de la hoja
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Abrir
CTRL+Z
Deshacer
CTRL+Y
CTRL+G
Guardar
CTRL+P
Imprimir
ALT+F4
CTRL+N
Negrita
CTRL+K
Cursiva
CTRL+S
Subrayar
CTRL+D
Alinear a la derecha
CTRL+T
Alinear al centro
CTRL+Q
Alinear a la izquierda
CTRL+C
Copiar
CTRL+X
Cortar
CTRL+V
Pegar
CTRL+C+CTRL+C
Abrir el Portapapeles
CTRL+B
Buscar
CTRL+L
Reemplazar
CTRL+E
F7
Comprobar la ortografa
MAYS+F7
Sinnimos
CTRL+MAYS+W
Cuadro Estilo
CTRL+MAYS+F
Fuente
CTRL+MAYS+A
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Para desplazarse rpidamente por la hoja se puede emplear las combinaciones antes
descritas, pero estas en ocasiones tienen su limite en el contenido de la hoja, as por
ejemplo, la combinacin FIN + que normalmente nos llevara al final de la
columna, se vera afectada en su desplazamiento si las celdas contiguas estuviesen
llenas.
Posicin Inicial
Posicin Final
Formato de celdas
El formato de celda permite modificar la presentacin de los datos ingresados en un
celda, as pues se puede modificar un nmero para que se muestre con smbolo
monetario, con separacin de miles, o puede colocar una fecha y que esta se muestre
con formato de di, mes, ao o mostrarse con la fecha completa.
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Para dar formato a una celda o rango de celdas, se debe seguir estos pasos:
1. Seleccione la celda o celdas a formatear
2. Presione Ctrl + 1
3. Si Elije la ficha Nmero
Como puede ver la ficha nmero le muestra una variedad de opciones las cuales
sirven para modificar el contenido de una celda.
Las opciones de la ficha nmero son:
Formato
Descripcin
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Moneda
Fecha
Hora
Porcentaje
Fraccin
Cientfico
Texto
Especial
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Horizontal
General
Izquierda(Sangra)
Centrar
Derecha(Sangra)
Rellenar
Justificar
Centrar en la Seleccin
Vertical
Superior
Centrar
Inferior
Justificar
Distribuido
Control del Texto. Permite que un texto sea ajustado dentro de la celda, esto quiere
decir que se puede modificar un texto para que se muestre en dos o ms lneas dentro
de una celda, ajustarlo al tamao de la celda o agrupar dos o ms celdas en una sola.
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Formato Personalizado
Este tipo de formato merece una explicacin ms detallada, pues permite realizar una
modificacin al contenido de la celda o rangos de celda con total libertad al usuario.
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Para mostrar
Use este cdigo
1234,59 como 1234,6
####.#
8,9 como 8,900
#.000
,631 como 0,6
0.#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57
#.0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados
???.???
5,25 como 5 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos de
divisin alineados
# ???/???
2. Separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para
escalar un nmero por un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de
nmero.
Para mostrar
Use este cdigo
12000 como 12,000
#,###
12000 como 12
#,
12200000 como 12,2
0.0,,
3. Color Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin
el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe
ser el primer elemento de la seccin.
[Negro]
[Aguamarina]
[Magenta]
[Blanco]
[Azul]
[Verde]
[Rojo]
[Amarillo]
4. Condiciones
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn
nicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga
la condicin entre corchetes. La condicin consta de un operador de
comparacin (Operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios
de comparacin para comparar dos valores. Entre los operadores se
incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual
que, <= Menor o igual que y <> No igual a) y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros iguales o inferiores a 100
en color rojo y los nmeros superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100]; [Azul] [>100]
Si no desea estar definiendo un formato de celdas para cada celda o rango
de manera repetitiva, puede hacer uso de la herramienta copiar formato.
Seleccione el rango A2:A5, luego
Clic en el botn Copiar Formato.
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite establecer entre otras utilidades colores para un
determinado valor. Es decir se realiza una comparacin de las celdas con un valor y si
se cumple la comparacin se cambia de color la celda.
Es til para trabajar registros de notas o estados de cuentas en contabilidad.
Ejemplo.
Colocaremos un formato condicional a un registro de notas, en donde las notas
aprobatorias sern azules y las desaprobatorias sern rojas.
1.
2.
3.
Clic en Aceptar
Para las notas aprobatorias primero haga clic en agregar
Clic en Nueva regla
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4.
Clic en Aceptar
5.
Pgina - 69 -
1. Ingresamos la frmula, en la
celda C2
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Note que despus de arrastrar la formula esta hace cambios en las filas relativas como
A5, por ejemplo, pero mantiene la misma referencia en la celda absoluta $B$1.
Celdas mixtas
Las celdas se denominan mixtas cuando la referencia a ellas es relativa a la columna y
absoluta a la fila o viceversa, de manera que solo la columna o la fila permanecen
inalterables si se especifico como absoluta, mientras que la parte relativa cambia.
Las celdas mixtas se referencian acompaadas de el smbolo de dlar ($) por ejemplo:
$A1, B$23.
Ejemplo: Calcular el pago de unas cuotas.
1. Ingresamos la frmula, en la celda
C2, note que la frmula seala a la
celda A$2 y a $B2.
Note que el nico cambio sufrido por la frmula es en la celda $B3, mas no en la celda
A$2, pues se coloco dicha celda con la columna relativa y la fila absoluta. De manera
que la fila siempre har referencia a la fila 2, no importando a donde se mueva,
mientras que la otra parte de la formula har referencia siempre a la columna B.
= B7 / 3
2. La Mora es equivalente a el Monto de Deuda por 2%
= B7 * 2%
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3. El Factor de Ajuste es igual a el Monto de Deuda por 1.25% para todos los
casos.
= B7 * $B$4
4. el Total Valor Trimestral es igual a la suma del Valor Trimestral, ms Mora,
ms Factor de Ajuste.
= C7 + D7 + E7
Ingreso de frmulas y funciones
Para ingresar frmulas a una celda en Excel primero se debe escribir el signo igual (=),
de esta manera se le est diciendo a Excel que estaremos por iniciar una frmula,
aunque tambin empleamos el sigo igual para sealar una celda en especial.
Las frmulas se desarrollan a criterio del usuario, siempre y cuando respete las leyes
de la precedencia.
Ejemplo: aplicaremos el criterio de la ley de la precedencia a una frmula cualquiera.
Lo que se desea es multiplicar el valor de la celda A1 por la suma de B1 y C1.
FORMULA 1
FORMULA 2
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LAS FUNCIONES
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculo utilizando valores
especficos, denominados argumentos, en un orden determinado.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o
FALSO, matrices, valores de error con #N/A o referencias de celda. El argumento que
se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser
tambin constantes, frmulas u otras funciones.
La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un
parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un
parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual delante del
nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la
paleta de frmulas facilitar ayuda.
En Excel se tiene una funcin para cada tipo de operacin a realizar, as por ejemplo
existen funciones de tipo: Financieras, fecha y Hora, Matemticas y Trigonomtricas,
Estadsticas, Bsqueda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lgicas, Informacin,
Definidas por el Usuario.
Si no se puede recordar cmo se establece una funcin o simplemente se necesita
ayuda con alguna de ellas, puede emplear la ayuda proporcionada por Excel.
Solo haga Clic en el smbolo de sumatoria que se encuentra en la barra estndar.
=SUMA
Realiza una suma de valores numricos ubicados dentro de una celda o rangos de
celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de manera horizontal, vertical u
oblicua. Tambin pueden emplearse datos de otras hojas.
Observaciones
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Ejemplo 1.
Se realiza una suma de los valores
comprendidos entre A1 y A4.
La interpretacin seria, sumar desde A1
hasta A4, pues se introdujo dos puntos
entre ambas celdas.
Ejemplo 2.
HOJA 1
HOJA 2
=PROMEDIO
Realiza el clculo promedio (media aritmtica) de valores numricos ubicados dentro
de una celda o rangos de celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de
manera horizontal, vertical u oblicua. Tambin pueden emplearse datos de otras hojas.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o
celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las
celdas con el valor cero.
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=MIN
Permite obtener el valor ms bajo de un rango de celdas, este valor es extrado y
colocado en la celda de resultado.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores
lgicos o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean
valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa
matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se
encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores
lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
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Practica 1.
Elaborar una aplicacin en Excel que permita saber cunto se ha vendido en un grupo
de tiendas, cul de las tiendas vendi ms, cual vendi menos y cul es el promedio
de venta.
El resultado deber ser mostrado en una hoja de consolidacin de datos, estas seria la
hoja principal, en total se cuenta con cuatro tiendas, distribuidas en cuatro distritos.
Cada tienda mostrara el total de ventas, la venta mayor, la venta menor y el promedio
de ventas, de cada semana. Guarde la hoja con el nombre de practica 1.
El diseo de las hojas se muestra a continuacin.
Pgina - 76 -
3.
4.
5.
6.
7.
=REDONDEAR
Permite obtener el valor redondeado del contenido numrico de una celda, los
nmeros decimales que salgan producto del clculo sern redondeados de acuerdo al
valor sealado por el usuario.
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Ejemplo
Permite obtener el valor promedio e un rango de celdas, el promedio aritmtico
mostrara el resultado con todos los decimales que arroje la funcin.
Note que la funcin promedio esta dentro de la funcin redondear, esto se coloco as,
para que el promedio saliera redondeado con cero decimales, as la fraccin 0.5 se
convierte en la unidad.
Practica 2.
Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de alumnos, sus notas y el promedio,
de cada uno de ellos, tambin se deber mostrar un cuadro estadstico donde se
muestre: La nota mayor de cada nota obtenida, la nota menor de cada nota obtenida y
el promedio general del aula.
Considere el promedio sin decimales y redondeado.
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Note
la
Pgina - 80 -
frmula,
la
fecha
se
ingresa
escribiendo primero el ao en cuatro dgitos, el mes y luego el da. Separados por una
coma (puede ser punto y coma, eso depende de la configuracin regional de
Windows).
=AO
Permite extraer el ao de una celda que contenga una fecha, el ao ser mostrado en
cuatro dgitos.
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Devuelve la hora, comprendida entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.) la hora a la que
hace referencia es aquella que se ingreso con la funcin HORANUMERO.
Note que la hora se ingreso en la celda A1,
como un texto, con la funcin HoraNumero.
En la celda A3, se muestra la hora
representada como un nmero entero.
=MINUTO
Devuelve los minutos de una hora, comprendida entre 0 y 59, los minutos hacen
referencia a la hora que se ingreso con la funcin HORANUMERO.
=NSHORA
Permite el ingreso de una hora vlida a una celda, el formato ser: Hora, Minutos,
Segundos, considere las horas de la
tarde como valores de 13 hasta 24.
Note que la hora ingresada es las 22
horas y el resultado indica las 10 p.m.
Nota.
1. El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y
Microsoft Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un
valor de fecha y vienen representados por un nmero decimal (por ejemplo, 0,5
representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un da).
2. Una fecha para Excel es un nmero comprendido entre 1, que corresponde al 1
de enero de 1900 y 2,958,465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999.
Pgina - 82 -
Prctica 5
Elaborar una hoja en la cual se determine la fecha de pago de un producto, el cual se
compro a 60 das de pago diferido.
La fecha de compra ser la fecha actual, considere el ingreso directo de la fecha.
Pgina - 83 -
=C7+B7
3. Jos Luna
=C8+B8
4. Alberto Rodrguez
=C9+B9
Al culminar los clculos modifique el formato de las horas, para mostrarlas como en la
imagen mostrada arriba.
PRACTICA 8
Elaborar una hoja de clculo que permita determinar la fecha de pago el da de pago
de una persona, si el producto se pagara a 90 das, despus de su compra.
El formato de la pgina ser:
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=CONTARA
Permite contar las celdas que no estn vacas, el valor lgico vale uno si se especifica
dentro de la funcin.
Note que en la celda A4 no hay contenido,
as pues esta celda no es considerada
dentro del conteo.
Note tambin que en la segunda frmula
se est agregando el valor lgico de
VERDADERO, el cual incrementa en una
unidad la cuenta.
=CONTAR.SI
Formato:
=CONTAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparacin)
Permite contar las celdas que cumplan con una condicin o que coincidan con una
comparacin, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres
determinados por el usuario y si coinciden se cuenta.
Pgina - 85 -
=SUMAR.SI
Permite sumar las celdas que cumplan con una condicin o que coincidan con una
comparacin, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres
determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma, para ello se contara con
una columna de tipo numrico. Para el ejemplo tomaremos los datos de la hoja
anterior.
Formato:
=SUMAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparacin, Rango de Celdas a Sumar)
Note en los ejemplos de las celdas B15 y B16, que la comparacin es con un texto,
mientras que en la celda B17, la comparacin es con un nmero.
Note tambin que se especifica la columna B, como el rea a sumar.
Practica 3.
Pgina - 86 -
Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de empleados, su categora, cargo, y
el sueldo percibido por mes.
Determinar las frmulas necesarias para obtener, el nmero de empleados de acuerdo
a su categora, el nmero de empleados por su cargo, el incremento de los sueldos
mes a mes.
Note que la tabla con la informacin esta ubicada entre las celdas A7 y D18, las tablas
de la derecha son para las respuestas al igual que la ubicada en la parte inferior de la
hoja.
Pgina - 88 -
Pgina - 85 -
=PROMEDIO.SI
Permite promediar las celdas que cumplan con una condicin o que coincidan con una
comparacin, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres
determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio.
Sintaxis: =Promedio. Si(rango, criterio, rango_promedio)
Formulas
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, SUR,D8:D14)
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, NORTE,D8:D14)
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, OESTE,D8:D14)
=CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar las celdas que cumplan con mltiples condiciones o que coincidan con
varias comparaciones, es decir se comparan los contenidos de la celda con los
caracteres determinados por el usuario y si coinciden se cuenta.
Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, rango_criterios2,
criterios2, ...)
Formulas
Para Luis/Sur: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"LUIS",C23:C29,"SUR")
Para Carmen/Norte:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"CARMEN",C23:C29,"NORTE")
Para Ral/Norte:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"RAL",C23:C29,"NORTE")
Pgina - 86 -
=SUMAR.SI.CONJUNTO
Permite SUMAR las celdas que cumplan con mltiples condiciones o que coincidan
con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los
caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma.
Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,
criterios1, rango_criterios2, criterios2, ...)
Formulas
Para Luis/Sur:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR")
Para Carmen/Norte:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"NOR
TE")
Para Ral/Norte:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAL",C41:C47,"NORTE)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Permite promediar las celdas que cumplan con mltiples condiciones o que coincidan
con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los
caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio.
Sintaxis: PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,
criterios1, rango_criterios2, criterios2, ...)
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Formulas
Para Luis/Sur:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR")
Para Carmen/Norte: =
PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"N
ORTE")
Para Ral/Norte: =
PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAL",C41:C47,"NORT
E)
FUNCION CONDICIONAL
Una funcin condicional en Excel tiene como tarea realizar evaluaciones lgicas a los
contenidos de las celdas, estas evaluaciones lgicas son determinadas segn las
necesidades del usuario.
=SI
Funcin lgica que permite evaluar el contenido de una celda y emitir un resultado,
este resultado depender de la evaluacin, as entonces puede tenerse un resultado
verdadero o uno falso.
Formato
=SI(Prueba lgica, Accin en caso verdadero, Accin en caso falso)
Prueba lgica. Es la parte de evaluacin de la celda, aqu se determinara si la celda
es igual, mayor, menor o diferente al contenido de una celda, es preciso sealar que
se pueden emplear otras funciones para ayudar a una evaluacin ms exacta.
Los siguientes signos se emplean en la comparacin:
SIGNO
DESCRIPCION
=
IGUAL A
<
MENOR QUE
>
MAYOR QUE
<=
MENOR O IGUAL QUE
>=
MAYOR O IGUAL QUE
<>
DIFERENTE A
Resultados. Los resultados de una evaluacin solo pueden ser dos (02), y estn
determinados por la misma evaluacin, as solo tendremos una respuesta verdadera o
una falsa.
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Ejemplo.
1. determinar si un alumno est aprobado o desaprobado, segn su promedio
obtenido.
Practica
1. Determinar la mayora de edad de una persona con la siguiente condicin:
Si el clculo de su edad es mayor o igual a 18 Mayor de Edad
Si el clculo de su edad es menor o igual a 17 Menor de Edad
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Respuesta
Consideraciones
Note que la celda Ao de Nacimiento ser muestra en dos lneas en una celda, esto se
realiz de la siguiente manera.
1. Hacer clic derecho sobre la celda A1
2. Elegir Formato de celdas
3. Haga clic en Alineacin
4. Elija alineacin Horizontal y vertical al Centro
5. Elija Ajustar Celda
Anidacin de la Funcin SI
El termino anidacin se refiere al uso de una funcin dentro de otra funcin, que puede
ser diferente o igual a ella misma. Este mtodo se emplea cuando se desea hacer ms
especfica una funcin, abarcando ms posibilidades de respuesta.
En el presente ejemplo se notara que la peticin de clculo de inters es ms
especfica, pues se estima diferentes intereses segn en nmero de meses para
cancelar el prstamo.
Por lo tanto el uso de la funcin SI se estableci de manera anidada, es decir que
usaremos una funcin SI dentro de otra funcin SI, para establecer cada caso.
Ejemplo:
1. Determinar el Inters de un Prstamo basndose en el nmero de cuotas a
pagar
2. las Consideraciones son las siguientes:
El periodo de cancelacin ser: 6, 12, 24, 36 meses.
El Inters se calculara segn la siguiente tabla:
a. 5% si la cuota es a 6 meses.
b. 7% si la cuota es a 12 meses.
c. 12% si la cuota es a 24 meses.
d. 15% si la cuota es a 36 meses.
E Monto final ser igual a: Prstamo / Periodo de cancelacin + Inters
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Respuesta
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DESCRIPCION
Conjuncin, cuando las dos comparaciones sean verdaderas
Disyuncin, cuando una de las dos comparaciones es verdadera
Negacin, niega lo anterior.
CONDICONALES
Y (comparacin1, comparacin2) Y (3+2=5,6+7=13), respuesta verdadera
O (comparacin1, comparacin2) O (3+2=4,6+7=13), respuesta verdadera
NO (opcin lgica)
NO (Falso), cambia a Verdadero
Ejemplo:
1. Determinar la clasificacin de un alumno, segn su nota promedio:
Si promedio es menor o igual a 10 Clasificacin MALO
Si promedio es mayor o igual a 11 y Menor o igual a 14 Clasificacin
REGULAR
Si promedio es mayor o igual a 15 y Menor o igual a 17 Clasificacin BUENO
Si promedio es mayor o igual a 18 y Menor o igual a 20 Clasificacin MUY
BUENO
Respuesta:
Formulas
Pgina - 92 -
Practica
1. Determinar el gratificacin que se asignara a un trabajador, bajo las siguientes
condiciones:
1. La gratificacin solo se otorga en los meses de Julio o Diciembre.
2. Ser equivalente a un Sueldo Bsico.
Respuesta:
Practica
1. Determinar el sueldo de un trabajador, bajo las siguientes condiciones:
CATEGORIA ESTADO
SUELDO
A
ESTABLE
5000
B
CONTRATADO
4000
C
ESTABLE
2000
OTROS
ESTABLE / CONTRATADO
600
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Nombrar celdas
Excel permite asignar nombres a una celda, de tal manera que ya no ser necesario
emplear las referencias como A1, Z34, etc.
Pasos.
1. Seleccione las celdas a nombrar: desde B2 hasta B5
Note que las palabras asignadas como nombres cambian de colores, segn su rango
de celdas asignado.
matriz-buscar-en,
indicador-
Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este
puede ser un nmero, texto o ambos a la vez.
Pgina - 94 -
Matriz buscar en. Es la ubicacin de todos los datos que estarn dentro del alcance
de la bsqueda vertical. Tambin se le conoce como base de datos.
Indicador de columnas. Es la posicin del campo a extraer, este se cuenta desde el
campo clave en forma secuencial.
Ordenado. Aqu se seala si la informacin esta ordenada (1) o desordenada (0),
tambin se puede optar por Verdadero (bsqueda aproximada) o Falso (bsqueda
exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada.
Ejemplo
Las columnas de informacin se numeran con el fin de saber la posicin que estas
ocupan dentro de la matriz (base de datos), para as poder extraerlas.
Practica
1. Crear una bsqueda vertical que permita visualizar las notas de los alumnos.
2. Considerar los siguientes campos:
Cdigo del Alumno
Nombres y Apellidos
Examen Oral, Examen Escrito, Examen Final
Promedio
Observacin
Nota: Escriba esta informacin en la hoja2
3. Nombre el rango desde A2 hasta G11, como BASE1.
Pgina - 95 -
=BUSCARV(B7,BASE1,2,0)
=BUSCARV(B7,BASE1,3,0)
=BUSCARV(B7,BASE1,4,0)
=BUSCARV(B7,BASE1,5,0)
=BUSCARV(B7,BASE1,6,0)
=BUSCARV(B7,BASE1,7,0)
HOJA1
HOJA2
=BUSCARH
Realiza una bsqueda horizontal de un dato dentro de una matriz de informacin, si el
dato es encontrado permite extraer la informacin asociada a ese dato.
Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de informacin aparecer un
mensaje en la celda diciendo no habido NA.
Sintaxis:
=BUSCARH(valor-buscado,
columnas,[Ordenado])
matriz-buscar-en,
indicador-
Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este
puede ser un nmero, texto o ambos a la vez.
Pgina - 97 -
Matriz buscar en. Es la ubicacin de todos los datos que estarn dentro del alcance
de la bsqueda vertical. Tambin se le conoce como base de datos.
Indicador de columnas. Es la posicin del campo a extraer, este se cuenta desde el
campo clave en forma secuencial.
Ordenado. Aqu se seala si la informacin esta ordenada (1) o desordenada (0),
tambin se puede optar por Verdadero (bsqueda aproximada) o Falso (bsqueda
exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada.
Ejemplo
Formulas
BUSCAR
Realiza una bsqueda de un dato dentro de una matriz de informacin, si el dato es
encontrado permite extraer la informacin asociada a ese dato.
Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparacin, [vector_resultado])
Valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer vector.
Valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre de
referencia que se refiere a un valor.
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Vector_resultado
debe
tener
el
mismo
tamao
que
vector_de_comparacin.
Ejemplo
Pasos
1. Nombrar cada columna
2. La funcin ser como sigue
2.1.
Para producto: BUSCAR(C1,CODIGO,PRODUCTO)
2.2.
Para precio: BUSCAR(C1,CODIGO,PRECIO)
2.3.
Para dscto: BUSCAR(C1,CODIGO,DSCTO)
SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de una lista de datos
debidamente ordenada, a esto se le denomina subtotales. Cuando se insertan
subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier
columna que contenga nmeros.
Pgina - 99 -
Ejemplo.
1. Crear una lista como la presente, ordenada por vendedor y por rea, para facilitar el
clculo.
3.
4.
5.
6.
Pgina - 100 -
Pgina - 101 -
FILTROS
Aplicar filtros es una forma rpida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
las listas.
Filtro. Para criterios simples.
Filtro avanzado. Para criterios ms complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar.
Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.
Aplicando Autofiltro a una Hoja
Ejemplo.
1. Crear una hoja de datos como se muestra.
2.
3.
4.
5.
Pgina - 102 -
Si desea que se muestren todos los campos solo tiene que abrir el desplegable del
campo seleccionado anteriormente y elegir Todas.
Aplicando autofiltro personalizado a una hoja
Ejemplo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. Acepte, notara que se muestran los productos cuya cantidad esta entre 12 y
30.
Pgina - 103 -
3.
4.
5.
6.
7. Note tambin que aparece una ventana nueva, mostrando los rangos de la
tabla de datos.
Pgina - 104 -
Criterio de comparacin
Pgina - 105 -
LINEAS
CIRCULAR
COLUMNAS ANILLOS
CILINDRICO
Creando un Grafico
2.
3.
4.
5.
6. Como puede ver ya tiene el grfico creado, solo faltan los detalles.
7. Para agregar las leyendas y los ttulos, haga clic en Diseos de grficos.
Pgina - 106 -
8. Elija el diseo 9
9. Aqu se mostrara una vista previa de nuestro grfico.
10. Coloque los ttulos, solo haga clic sobre los indicadores y escriba.
11. Note que las leyendas dicen Series, hay que cambiarlas
a. Clic derecho en la parte blanca del grafico
b. Elija seleccionar datos
c. Clic en la serie1
d. Clic en editar
e. Escriba como nombre 2008
f. Clic en aceptar
g. Clic en la serie2
h. Clic en editar
i. Escriba como nombre 2009
j. Clic en aceptar
12. .El grafico ya est terminado, si desea aadir otras caractersticas solo
haga clic derecho sobre la parte a cambiar.
Pgina - 107 -
Practica
1. Crear una hoja de datos como se muestra.
Pgina - 108 -
Para acceder a las opciones de impresin puede optar por las siguientes alternativas:
1. Clic en el botn office.
2. Imprimir.
3. Esto activara la ventana de impresin.
4. Para ajustar los mrgenes de impresin y realizar otros ajustes, haga clic en
el botn Vista previa.
5. La ventana de vista previa se muestra as.
Pgina - 109 -
Orientacin de la hoja
Pgina - 110 -
Opciones de Personalizacin
Escriba aqu el Pie de pgina
Pgina - 111 -
Margen Superior
Encabezado
Margen Izquierdo
Margen Derecho
Pie de Pagina
Margen Inferior
Pgina - 112 -
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello colocar el cursor en la celda A1, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en
Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie
del botn para crear un grfico dinmico).
Pgina - 113 -
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y
que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o
rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las
cabeceras. Presione Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
Pgina - 114 -
, el campo MES a
y finalmente el campo
IMPORTE a la seccin
.
Pgina - 115 -
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as
visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es
importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la
tabla estn acompaados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo
Rtulos de columna nos aparece una lista como
vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificacin
en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver
o no, ms una opcin para marcar todas las opciones
en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los
otros meses desaparecern de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre
Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos
podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos
seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril
Configuracin de campo de valor
Por defecto, al crear una tabla dinmica,
Excel nos genera unos totales con
sumatorias, puede interesarnos modificar
esas frmulas por otras como pueden ser el
mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en
cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botn derecho
del ratn, nos aparece un men emergente
con diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y
nos aparece un cuadro de dilogo como el
que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger
cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin
podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
Opciones.
GRAFICOS DINAMICOS
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos
hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa
Opciones. Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de
grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los
datos que tenemos.
Pgina - 116 -
de la pestaa
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el
tema de grficos.
Pgina - 117 -