Calcular las horas entre dos fechas en Excel

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Cuando trabajamos con fechas en Excel frecuentemente nos vemos en la necesidad de calcular las horas transcurridas entre dos fechas pero pronto nos damos cuenta de que ste no es un clculo simple en Excel.

Entendiendo las fechas y horas en Excel

Antes de explicar el mtodo para calcular las horas entre dos fechas debemos comprender la manera en que Excel interpreta este tipo de datos y debo comenzar diciendo que tanto las fechas, como las horas, son nmeros para Excel. Pero Cmo comprobamos que una fecha es un nmero para Excel? En la celda D1 y E1 colocar la fecha 01/01/2013 y posteriormente seleccionar la celda E1 y cambiar el formato de la celda a General y podrs observar que la celda desplegar el nmero 41275.

Si cambiamos de nuevo el formato de la celda E1 a Fecha corta, se volver a mostrar el valor con el formato introducido originalmente. Este mismo comportamiento lo tenemos para las horas con la diferencia de que obtendremos un nmero decimal:

De esta manera hemos comprobado que para Excel una fecha es en realidad un nmero entero y las horas (junto con minutos y segundos) son decimales. Ya que una misma celda puede contener tanto la fecha como la hora, el valor de dicha celda sera un valor numrico como el siguiente:

Observa que para este ltimo ejemplo, la celda E3 es una combinacin del nmero entero correspondiente a la fecha y el nmero decimal correspondiente a la hora y minutos. Los valores numricos mostrados en la columna E son conocidos como los nmeros de serie de una fecha o de una hora y aunque generalmente no los vemos desplegados en pantalla, Excel utiliza dichos valores para realizar los clculos.

Unidad bsica de tiempo en Excel

Ahora que ya entendemos mejor las fechas y horas quiero demostrar que la unidad de tiempo base en Excel es el da. Considera el siguiente ejemplo, donde la celda D2 calcula la diferencia entre la fecha en C2 y B2.

Ya que no hemos especificado horas en las fechas, Excel hace el clculo como si fueran las cero horas de ambos das y como resultado de la resta obtenemos el valor entero 1. En la fila Nmero de serie se encuentra el nmero equivalente para cada fecha y es evidente que la diferencia entre ambos nmeros es 1. Ahora observa lo que sucede si agrego una hora, minuto y segundo a cada fecha:

Para la fecha de inicio he indicado el primer segundo del da mientras que para para la fecha final he especificado el segundo 59 del minuto 59 de las 23 horas. Al hacer la diferencia entre ambas fechas obtenemos un nmero muy cercano a 2 porque efectivamente la diferencia entre ambos valores es prcticamente de dos das. Ya que un da consta de 24 horas, podemoscalcular las horas entre dos fechas en Excel si multiplicamos el resultado de la resta de ambas fechas por 24 y eso lo comprobar a continuacin.

Calcular las horas entre dos fechas

En el ejemplo anterior obtuvimos la diferencia entre dos fechas y dicho nmero representa la cantidad de das, horas, minutos y segundos entre ambas y ya que la unidad de tiempo base en Excel es el da, solo nos resta multiplicar el resultado por 24 para convertirlo en horas:

El resultado es muy cercano a 48 horas porque la diferencia entre ambas fechas es de prcticamente 2 das. Si quisiera obtener solo la parte entera del resultado sera suficiente con utilizar la funcin ENTERO:
=ENTERO((C2-B2)*24)

En este ejemplo he utilizado las celdas B2 y C2 las cuales contienen tanto la fecha como la hora, pero si estos datos los tienes en celdas separas solo ser cuestin de unir la informacin. Debes sumar la fecha y hora de fin y posteriormente restar la suma de fecha y hora de inicio y terminar el clculo haciendo la multiplicacin por 24. Observa el siguiente ejemplo:

Calcular los minutos entre dos fechas

Como consejo adicional, si necesitas calcular los minutos entre dos fecha en Excel, entonces en lugar de multiplicar por 24, debes multiplicar por 1440 que es el nmero de minutos que existen en un da. Para finalizar te dejar un par de artculos que te ayudarn a seguir aprendiendo sobre los clculos con fechas en Excel:

Calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas: te mostrar cmo calcular la diferencia entre dos fechas en aos, meses, semanas y hasta en das laborables. Calcular las horas trabajadas entre dos fechas: generalmente las horas laborables en un da no son 24 horas, es por eso que necesitamos un clculo especial para obtener las horas trabajadas entre dos fechas.