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Excel 2007 Intermedio Final
Excel 2007 Intermedio Final
MODALIDAD ONLINE
EDUCACIN CONTINUA
Gua didctica
EXCEL 2007
INTERMEDIO
Primera edicin
Esta versin impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de
Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la cual permite copiar, distribuir y
comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con
fines comerciales ni se realicen obras derivadas.
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Noviembre, 2009
CONTENIDOS
Introduccin .................................................................................................................................................. 8
Objetivos........................................................................................................................................................ 9
Bibliografa .................................................................................................................................................. 10
Orientaciones Generales ...................................................................................................................... 11
MODULO 1 ................................................................................................................................................. 13
Funciones avanzadas ............................................................................................................................ 13
Sintaxis de la funcin ............................................................................................................................. 13
Cmo escribir la funcin con el asistente ...................................................................................... 14
Errores en los datos ................................................................................................................................ 16
Tipos de Funciones ................................................................................................................................. 18
Funciones de fecha y hora ................................................................................................................... 18
Funciones de texto .................................................................................................................................. 19
Funciones de bsqueda y referencia............................................................................................... 20
Funciones lgicas .................................................................................................................................... 21
MODULO 2 ................................................................................................................................................. 22
Aplicacin de Funciones de Fecha y Hora .................................................................................... 22
Funcin AHORA ....................................................................................................................................... 22
Funcin HOY ............................................................................................................................................. 22
Funcin DIA................................................................................................................................................ 22
Funcin MES ............................................................................................................................................. 23
Funcin AO ............................................................................................................................................. 23
Funcin HORA .......................................................................................................................................... 24
Funcin FECHA........................................................................................................................................ 24
Funcin DIAS360 ..................................................................................................................................... 24
MODULO 3 ................................................................................................................................................. 26
Aplicacin de Funciones de Texto .................................................................................................... 26
Introduccin
INTRODUCCIN
Microsoft Office Excel 2007 es una aplicacin que trabaja con hojas de clculo, que
facilita el manejo de nmeros, frmulas matemticas y manipular cualquier dato o
informacin de forma rpida. Hoy en da, Excel es la hoja de clculo ms usada en el
mercado debido a la gran variedad de funcionalidades. Adems, ofrece varias novedades
que permite optimizar el trabajo.
Por esta razn, es de gran importancia contar con recurso humano capacitado, que
conozca las nuevas formas de cmo debe trabajar en el mercado. Motivo por el cual, el
alumno que lleve este curso aprender los conceptos y fundamentos de Excel, los
mtodos disear hojas de trabajo que incluyan clculos, frmulas, funciones y grficos
estadsticos para llevar a cabo el manejo de la informacin.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de stas.
Microsoft Office Excel 2007 a travs de filtros y tablas dinmicas le brindar la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de
grfico dinmico podr ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla
dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias. Con las macros podr
optimizar muchos de los proceso rutinarios
Objetivos
OBJETIVOS
GENERAL
Utilizar Microsoft Excel 2007 para disear hojas de trabajo que incluyan clculos,
frmulas, uso de funciones y grficos estadsticos, apoyados en el desarrollo de
una gran variedad de ejercicios prcticos.
ESPECFICOS
Conocer, aplicar, y usar las herramientas que ofrece la Hoja Electrnica Excel
2007
Manejar los datos de una hoja de clculo, y utilizar referencias absolutas y
relativas.
Utilizar y aplicar las funciones en la resolucin de problemas.
Aprender a utilizar y aplicar tablas dinmicas para obtener los ms variados
reportes.
Automatizar tareas con los usos y aplicacin de Macros.
Bibliografa
BIBLIOGRAFA
BSICA
Ayuda de Microsoft Excel 2007 (F1)
COMPLEMENTARIA
JELEN Bill, SYRSTAD Tracy. Excel Macros y VBA Edicin revisada y actualizada 2010.
Ediciones ANAYA Multimedia. Madrid 2008
ENLACES EN LA WEB
Explorar la Ayuda y procedimientos de Excel 2007
http://office.microsoft.com/es-es/excel/FX100646953082.aspx
Video Tutoriales de Excel 2007
http://jmcordero.blogspot.com/
Curso de Excel 2007
http://www.aulaclic.com.es/excel2007/
Lecciones de Microsoft Excel 2007
http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
http://support.microsoft.com/kb/213740/es
10
Orientaciones Generales
ORIENTACIONES GENERALES
Duracin
El tiempo estimado para la realizacin de este programa de capacitacin es de 20 horas,
con la asesora del facilitador, y 20 horas adicionales en las que el participante deber
interactuar en el entorno a fin de que cumpla con las actividades extra clase que el
facilitador proponga.
Metodologa
El curso denominado "Excel 2007 Intermedio" se desarrolla de manera exclusivamente
virtual durante 4 semanas, tiempo en el que el facilitador brindar apoyo y asesora
buscando la interactividad de sus participantes de modo que se puedan lograr el
desarrollo de las competencias planteadas en el curso.
Para el estudio de cada tema se colocar los recursos necesario que contendrn los
contenidos de estudio y para el desarrollo de las actividades habr la respectiva asesora
del facilitador.
Por lo expuesto, se requiere que el participante ingrese con cierta frecuencia al Entorno
Virtual de Aprendizaje a fin de informarse de las indicaciones y actividades planteadas
por el facilitador.
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El estudio del curso requiere que el participante dedique al menos dos horas diarias,
dado que debe cumplir con el estudio de los contenidos y el desarrollo de actividades que
se planteen.
Certificados
La Universidad Tcnica Particular de Loja, otorgar al trmino del programa de
capacitacin los certificados que acrediten al participante la asistencia y/o la aprobacin,
de acuerdo a lo siguiente:
Certificado de Aprobacin del curso, cuando el participante alcance al menos el 70% de
puntaje en la evaluacin de conocimientos y el 75% en asistencia a las clases
presenciales, de acuerdo a lo establecido en nuestra Universidad, as:
APROVECHAMIENTO
PARTICIPACIN ENTORNO
12
MODULO 1
MODULO 1
Funciones avanzadas
Este modulo es fundamental para el desarrollo del curso, pues en su comprensin y
manejo es la base para una buena utilizacin de Microsoft Office Excel 2007.
Microsoft Excel es capaz de insertar frmulas y funciones, realizando las operaciones que
se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de stas.
Sintaxis de la funcin
Las funciones son frmulas predefinidas en Excel 2007 que ejecutan clculos utilizando
valores especficos, denominados argumentos, y devuelven un resultado.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
El siguiente ejemplo se ilustra la sintaxis de la funcin REDONDEAR.
Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual =, seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados
por signos de punto y coma y un parntesis de cierre.
Nombre de funcin.
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
13
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
14
Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta. Se observa como conforme seleccionamos una funcin, en la
parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta.
Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas
aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los
argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligi la funcin SI ().
15
16
Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro que nos permitir saber ms sobre el
error.
DESCRIPCIN
#####
#NULO!
Este error se genera cuando se especifica una interseccin de dos reas que
no se intersecan. El operador de interseccin es un espacio entre
referencias.
#DIV/0!
#VALOR!
#REF!
#NOMBRE?
#NM!
#N/A
Este error se produce cuando un valor no est disponible para una funcin o
una frmula
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Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. As:
Descripcin
FECHA
FECHANUMERO
DIA
DIAS360
FECHA.MES
FIN.MES
HORA
18
MINUTO
MES
DIAS.LAB
AHORA
SEGUNDO
HORA
HORANUMERO
HOY
DIASEM
NUM.DE.SEMANA
DIA.LAB
AO
FRAC.AO
Funciones de texto
Funcin
Descripcin
ASC
TEXTOBAHT
CARACTER
LIMPIAR
CODIGO
CONCATENAR
MONEDA
IGUAL
ENCONTRAR,
ENCONTRARB
19
DECIMAL
JIS
IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
LARGO,
LARGOB
MINUSC
EXTRAE,
EXTRAEB
FONETICO
NOMPROPIO
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
REPETIR
DERECHA,
DERECHAB
HALLAR,
HALLARB
SUSTITUIR
TEXTO
ESPACIOS
MAYUSC
VALOR
Descripcin
DIRECCION
AREAS
ELEGIR
COLUMNA
20
COLUMNAS
IMPORTARDATOSDINAMICOS
BUSCARH
HIPERVINCULO
INDICE
INDIRECTO
BUSCAR
COINCIDIR
DESREF
FILA
FILAS
RDTR
TRANSPONER
BUSCARV
Funciones lgicas
Funcin
Descripcin
FALSO
SI
NO
VERDADERO
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MODULO 2
MODULO 2
Funcin HOY
Devuelve la fecha actual.
Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.
Sintaxis: HOY( )
Ejemplo
Las funciones AHORA() y HOY() slo cambian cuando se actualiza la hoja de clculo, o cuando
se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y
hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.
Funcin DIA
Devuelve el da de una fecha. El da se expresa como un nmero entero comprendido
entre 1 y 31.
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Sintaxis:
DIA(nm_de_serie)
Ejemplo
Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como nmero entero comprendido
entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis:
MES(nm_de_serie)
Ejemplo
Funcin AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
AO(nm_de_serie)
Ejemplo
23
Funcin HORA
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero,
comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).
Sintaxis
HORA(nm_de_serie)
nm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener.
Ejemplo
Funcin FECHA
Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de
fecha.
Sintaxis
FECHA(ao;mes;da)
Ao puede tener de uno a cuatro dgitos.
Mes es un entero que representa el mes del ao, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre).
Da es un entero que representa el da del mes, desde el 1 al 31.
Ejemplo
Funcin DIAS360
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce
meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Use esta funcin para
facilitar el clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30
das.
Sintaxis
24
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
fecha_inicial, fecha_final son las dos fechas entre las que se desea calcular el nmero
de das. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un nmero
negativo.
Ejemplo
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MODULO 3
MODULO 3
Funcin CONCATENAR
Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2...son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de
texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias
a celdas nicas.
Observaciones
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de "y" comercial (&) en
lugar de la funcin CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo
=A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).
Ejemplo
Funcin ENCONTRAR
La funcin ENCONTRAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y
devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a partir del
primer carcter de la segunda cadena de texto.
Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.
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Funcin MINUSC
Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas.
Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.
Ejemplo
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Funcin MAYUSC
Pone el texto en maysculas.
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que se desea pasar a maysculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.
Ejemplo
Funcin EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Observaciones
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto
vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms
nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres
hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.
Ejemplo
28
29
MODULO 4
MODULO 4
Aplicacin de Funciones de Bsqueda y Referencia
Funcin ELEGIR
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos de
valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del
rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una
celda que contenga un nmero entre 1 y 254.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y
as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la funcin
ELEGIR selecciona un valor o accin que se ejecuta basndose en el argumento
nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres
definidos, frmulas, funciones o texto.
Ejemplo
Funcin INDICE
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o matriz, seccionado por los
ndices de nmero de fila y de columna.
Sintaxis
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
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Funcin BUSCAR
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de una matriz.
La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.
Forma vectorial
Si desea
Uso
Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca
un valor en un rango (denominado vector) y devuelve otro valor desde la misma posicin
en un segundo rango.
31
BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparacin;vector_resultado)
Valor_buscado Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado
puede ser un nmero, texto, un valor lgico, o un nombre o referencia que se refiere a un
valor.
Vector_de_comparacin Rango que slo contiene una fila o una columna. Los valores
del vector_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
Vector_resultado Rango que slo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo
tamao que vector_de_comparacin.
Ejemplo
Forma matricial
Si desea
Uso
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Matriz Rango de celdas que incluye el texto, los nmeros o los valores lgicos que se
desean comparar con valor_buscado.
Ejemplo
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la
misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de BUSCARV
significa vertical.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor
de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor
de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores
lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve
el valor de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta
o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor ms alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados
segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin, vea
Ordenar datos.
33
Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de
un nmero especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros
o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
ms informacin, vea Ordenar datos.
34
35
MODULO 5
MODULO 5
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en
blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis
de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas ms complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver
una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar
muchas condiciones, plantese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o
BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la funcin
BUSCARH.)
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin
SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
36
Ejemplo 2
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o
FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!.
Ejemplo
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Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor
de error #VALOR!.
Puede utilizar la frmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una
matriz.
Para
especificar
una
frmula
de
matriz,
presione
CTRL+MAYS+ENTRAR.
Ejemplo
Funcin NO
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor
no sea igual a otro valor especfico.
Sintaxis
NO(valor_lgico)
38
Valor_lgico
FALSO.
Observacin
Si valor_lgico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lgico es
VERDADERO, NO devuelve FALSO.
Ejemplo
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MODULO 6
Edicin Avanzada
En este modulo estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel que nos
pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algn trabajo un poco ms profesional
40
41
42
4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que utilice
Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
43
Bloques tridimensionales
Sabemos que es posible seleccionar ms de una hoja dentro de un libro, por ejemplo
para imprimir ms de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas
hojas.
Recordemos los mtodos de seleccin de hojas; son los siguientes:
Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la
primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYS y haremos clic en la
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ltima -la de ms a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas
como meses del ao y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de
Diciembre.
Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de
cada una de las hojas -quizs no consecutivas- que se deseen seleccionar
mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL.
Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificacin que se realice en una de
esas hojas, se plasmar en todas las hojas que componen el bloque de seleccin. Esta
modificacin ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.
El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rpida una serie de
operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Supongamos, por ejemplo, que deseamos disear una hoja de contabilidad sencilla,
que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del ao y
deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero,
otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podramos realizar
operaciones dentro de una de ellas, que se aplicaran a todas las hojas que lo componen.
Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las
siguientes:
Introduccin de datos
En este caso se puede introducir datos en todas las hojas sin ms que
teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las
hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho
esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja.
2. Manteniendo la tecla Maysculas pulsada hacer clic sobre la solapa de la
tercera hoja.
3. Introducir el contenido deseado en las celdas de cualquiera de las hojas
seleccionadas. Automticamente en las celdas de todas las hojas que
componen el bloque tridimensional, aparecen los mismos contenidos. Es
decir, el contenido se ha copiado ha tantas hojas como tuviramos
seleccionadas.
Aplicar formato.
Tambin es posible dar formato a las celdas de una de las hojas del bloque,
consiguiendo la aplicacin de este formato a todas las hojas seleccionadas. Este
aspecto es muy til en el caso de que las hojas presenten una misma estructura.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las hojas sobre las cuales aplicar el mismo formato.
2. Aplicar en una de ellas, el formato comn que queremos que afecte a
todas.
3. Si se quiere aplicar un determinado formato slo a parte de las celdas
seleccionadas bastar con hacer una nueva seleccin antes de aplicarlo.
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Realizar operaciones.
Tambin se pueden emplear los bloques tridimensionales en la creacin de
frmulas o funciones.
Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la suma total de los ingresos
correspondientes a los aos 2007 y 2008 del ejemplo anterior, los pasos a seguir
son:
1. Situarse en la celda en la cual se va a introducir la frmula -por ejemplo
en la hoja totales en la que se quieren resumir datos de los ltimos aos-.
2. Hacer clic sobre el botn Autosuma.
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2007 y seleccionar el rango
B4:B7.
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Formato de celdas
Excel 2007 no solo permite realizar clculos sino que tambin permite darle una buena
presentacin a las hojas de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar
conclusiones de forma rpida y eficiente.
Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en
la celda.
Utilice el cuadro de dilogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las
celdas seleccionadas.
Nmero
Excel permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, disponemos de una serie de
opciones que nos permitir modificar el formato de los nmeros en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro de dilogo
Formato de celdas
Las categoras ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda
exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por
defecto.
Nmero: Contiene una serie de
opciones que permiten especificar el
nmero de decimales, tambin
permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora
Nmero, permite especificar el
nmero de decimales, se puede
escoger el smbolo monetario como
podra ser y la forma de visualizar
los nmeros negativos.
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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
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Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin,
disponemos de una serie de opciones que nos
permitir alinear los datos de una hoja de clculo en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro
de dilogo Formato de celdas
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, disponemos de una
serie de opciones que nos permitir modificar la apariencia de
los datos de una hoja en una forma ms rpida. Otra opcin es
utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas
Borde
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Lnea.- Seleccione una opcin en
Estilo para especificar el estilo y el
tamao de la lnea para un borde. Si
desea cambiar un estilo de lnea en
un borde que ya existe, seleccione la
opcin de estilo de lnea que desea y,
a continuacin, haga clic en el rea
del borde en el modelo Borde donde
desea que aparezca el nuevo estilo
de lnea.
Preestablecidas.- Seleccione una
opcin de borde predefinida para
aplicar bordes o quitarlos de las
celdas seleccionadas.
Color.- Seleccione un color en la lista
para cambiar el color de las celdas
seleccionadas.
Borde.- Haga clic en un estilo de lnea en el cuadro Estilo y despus haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botn Ninguno. Tambin puede hacer clic
en las reas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.
Relleno
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas
de las dems.
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Proteccin
Bloqueado.- Evita que las celdas
seleccionadas se cambien, muevan,
cambien de tamao o se eliminen. El
bloqueo de celdas no tiene ningn
efecto a menos que la hoja est
protegida.
Oculta.- Oculta una frmula de una
celda para que no aparezca en la
barra de frmulas cuando la celda
est seleccionada. Si selecciona esta
opcin, no tiene efecto a menos que
la hoja est protegida.
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El formato condicional
Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para explorar y analizar datos visualmente, resaltar
errores y para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas
segn el valor contenido en ella.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco
aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?
Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados en la clase de 4 de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o
criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condicin.
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Aplicar formato slo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o
fecha u hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede
aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin.
Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario clasificada por categoras, puede
resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en amarillo.
1.
Seleccione un rango de celdas o
asegrese de que la celda activa est en una
tabla o en un informe de tabla dinmica.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,
haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en
Resaltar reglas de celdas.
3.
Seleccione el comando que desea,
como Entre, Igual a texto que contiene o
Una fecha.
4.
Escriba los valores que desee utilizar
y, a continuacin, seleccione un formato.
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Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos tres
colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la
distribucin de datos. Una escala de dos o tres colores permite comparar un rango de
celdas utilizando una gradacin de dos o tres colores. El tono de color representa los
valores superiores o inferiores.
1.
Seleccione un rango de celdas o
asegrese de que la celda activa est en una
tabla o en un informe de tabla dinmica.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos,
haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Escalas de color.
3. Seleccione una escala de dos colores.
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por
debajo del promedio
Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de
corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o
desviacin estndar en un rango de celdas.
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Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15%
de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un
anlisis de personal de departamento.
1.
Seleccione un rango de celdas.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo
Estilo, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional y, a continuacin,
haga clic en Reglas superiores e
inferiores.
3.
Seleccione el comando que desee,
como 10 elementos superiores o 10%
inferiores.
4.
Escriba los valores que desee
utilizar y, a continuacin, seleccione un
formato.
Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula lgica
para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo
Administrador de reglas de formato condicionales.
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3. Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una frmula que determine
las celdas para aplicar formato.
5. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores
donde esta frmula sea verdadera, escriba las frmula.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
7. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede
elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista
previa.
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La validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica
tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los
resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de
fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que slo se entran
nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda inmediata para
dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no vlidos
para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
Para aplicar una validacin:
1. Seleccione una o ms celdas para validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.
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MODULO 7
MODULO 7
Grficos
Microsoft Office Excel 2007, permite fcilmente crear varios tipos de grficos de aspecto
profesional.
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver en este modulo, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en
una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.
Tipos de grficos
Microsoft Office Excel 2007 ofrece varios tipos de grficos para ayudarle a mostrar datos
de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un grfico o modifique uno
existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de grficos disponibles para
cada uno de los tipos de grficos siguientes:
Grficos de columnas
Grficos de lneas
Grficos circulares
Grficos de barras
Grficos de rea
Grficos de tipo XY (Dispersin)
Grficos de cotizaciones
Grficos de superficie
Grficos de anillos
Grficos de burbujas
Grficos radiales
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Grficos de columnas
Grficos de lneas
Grficos circulares
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Grficos de barras
Los grficos de barras muestran
comparaciones
entre
elementos
individuales.
Piense en utilizar un grfico de barras
cuando:
Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son
duraciones.
Grficos de rea
Los grficos de rea destacan la magnitud
del cambio en el tiempo y se pueden
utilizar para llamar la atencin hacia el
valor total en una tendencia. Por ejemplo,
se pueden trazar los datos que
representan el beneficio en el tiempo en
un grfico de rea para destacar el
beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores
trazados, un grfico de rea tambin
muestra la relacin de las partes con un
todo.
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Grficos de cotizaciones
grficos de cotizaciones.
La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de clculo es muy
importante. Por ejemplo, para crear un grfico de cotizaciones de mximos, mnimos,
cierre, debera organizar los datos con Mximos, Mnimos, Cierre escritos como los
encabezados de columnas, en dicho orden.
Grficos de superficie
Grficos de anillos
En un grfico de anillos se pueden
representar datos organizados nicamente
en columnas o en filas de una hoja de
clculo. Al igual que un grfico circular, un
grfico de anillos muestra la relacin de las
partes con un todo pero puede contener
ms de una serie de datos.
Los grficos de anillos no son fciles de leer. Puede que desee utilizar un grfico de
columnas apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar.
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Grficos de burbujas
Grficos radiales
Crear un grfico
Crear un grfico en Microsoft Office Excel es rpido y sencillo. Excel proporciona una
variedad de tipos de grficos entre los que puede elegir.
En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras,
puede representar grficamente datos que estn organizados en filas o columnas en una
hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico, como el grfico circular o el
grfico de burbujas, requieren una disposicin de datos especfica.
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2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente todas las celdas que
contienen datos que rodean directamente esa celda en un grfico.
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Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en Ms
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Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento que haya seleccionado. Por
ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a todas las
series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se
aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
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Cuando cree un grfico nuevo o desee cambiar el tipo de grfico de un grfico existente, puede
aplicar la nueva plantilla de grfico.
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Si con frecuencia utiliza un tipo de grfico especfico cuando crea un grfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de grfico como el predeterminado. Despus de seleccionar el tipo y el
subtipo de grfico en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico, haga clic en Establecer
como predeterminado.
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La primera opcin Hoja nueva permite establecer el grfico como una hoja nueva.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente. El grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que usted elija.
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MODULO 8
MODULO 8
Tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes
volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de
tabla dinmica est especialmente diseado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas
para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con
comentarios.
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
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Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Precio para cada Referencia en
cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
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MODULO 9
MODULO 9
Proceso de grabacin
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Microsoft Excel 2007.
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el
desplazamiento por la cinta de opciones. Estos pasos se traduce a instrucciones en VBA,
las cuales pueden modificar posteriormente si se tienen conocimientos de programacin.
2 Para grabar una macro debemos acceder de cualquiera de las siguientes formas:
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4 En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal.
Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro
Descripcin.
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Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.
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2 En la parte izquierda, el recuadro inferior son las propiedades del objeto seleccionado.
En esta imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de
clculo (Worksheet).
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Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es
donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para
insertar un mdulo accedemos al men Insertar Modulo.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso
que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve
ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar
Procedimiento...
es una
Propiedad.
3 Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como Pblico
podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y
se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para
definir la macro.
Ejemplo:
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o presione F5
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.
Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo
seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
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Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro
equipo.
Si confa en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha creado Ud. haga clic
en el botn Opciones para activarlas.
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2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la ficha Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea utilizar y, a
continuacin, dibuje dicha forma en el objeto existente.
3. Haga clic con el botn secundario del mouse en la zona activa que ha creado y, a
continuacin, elija Asignar Macro en el men contextual.
4. Para asignar una macro al botn u objeto grfico, haga doble clic en la macro o
escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
5. Haga clic en Aceptar.
3. Para asignar una macro al botn, haga doble clic en la macro o escriba el nombre
de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
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comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con fines
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Noviembre, 2009
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