Aprender el arte de delegar y organizar tu trabajo

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Delegar el trabajo es un arte que se puede aprender

El arte de delegar el trabajo

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Delegar es ms que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la

responsabilidad de los resultados, darle a alguien ms la libertad para tomar decisiones de
cmo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.
Conozco a alguien que sola traer trabajo a casa al terminar su horario. Y cada noche
despus de cenar con su familia, se iba a un rincn y trabajaba por varias horas ms. Una
vez, su hija de seis aos le pregunt a su mam, "Porqu pap se va a ese rincn todos
los das despus de cenar?" La mam le explic que pap tena mucho trabajo que hacer, y
que no le haba sido posible terminar durante el da. La hija replic, " Entonces porqu no
ponen a pap en una clase con los lentos?" Cuando su esposa le cont lo que la nia haba
dicho, la realidad lo sacudi y decidi que a partir de ese momento no traera ms trabajo a
casa. La nica forma en la que podra lograr hacer todo el trabajo dentro de su horario
normal de oficina, era delegar parte de ello a otros. Segn fue aprendiendo a delegar, sus
habilidades como ejecutivo mejoraron dramticamente y posteriormente fue ascendido en la
compaa.
Revisemos algunos consejos para delegar eficazmente:
1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos
razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el
individuo ser el ms beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. El
proyecto contribuir a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechar la empresa ms
adelante.
2. Dle informacin suficiente. Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para
que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo
encaja dentro de toda la operacin. No atesores informacin para ti. Determina en qu forma
se sabr que habrn obtenido xito para que el nuevo responsable tenga una idea clara de
lo que quieres lograr. Seala el ganar-ganar. Qu hay para esta persona en este proyecto.
"Darte a ti esta responsabilidad me dar ms tiempo a m para enfocarlo en XYZ, y tu
tendrs la oportunidad de aprender ms sobre lo que est sucediendo afuera de nuestro
departamento, lo que te pondr en una mejor situacin para esa promocin que deseas.
3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Esto

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elevar el inters del individuo en el proyecto y le dar un sentido ms profundo de logro y

satisfaccin cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad ltima
recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegrate de que otros sepan que t has dado
la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que estn en libertad de trabajar y
conseguir los resultados. Un director de cierta compaa, lleva a sus juntas pequeas
tarjetas de futbol plastificadas en las que escribe el nombre del proyecto que va a delegar y
le entrega "la bola" al que ser el responsable dicindole: "T eres el responsable de este
proyecto, no lo dejes caer" Una forma dramtica de hacerle saber a esa persona y a todos
los presentes en la junta que a l/ella se le ha dado esta responsabilidad, autoridad y
posesin del proyecto.
4. Enfcate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo.
Muchos Gerentes o directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de
encima y drselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permtele la libertad de
ejercitar algo su iniciativa. Enfcate en lo que t quieres, no en cmo hacerlo. Deja que l o
ella desarrolle la metodologa de cmo alcanzar la meta.Hay algunas excepciones a este
respecto. Por ejemplo, si trabajas en una industria que requiere de un estricto control sobre
ciertos procesos y procedimientos, que deben ser respetados, entonces el "cmo" ser
importante.
5. Delega a travs del dialogo. No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo.
Delega en un ambiente que te permita hacer una explicacin completa del proyecto.
Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la persona
en la discusin y fomenta sus comentarios y sugerencias. En lugar de preguntar: Entiendes
lo que quiero decir?, pregunta cosas como, "tienes algunas ideas sobre cmo vas a
proceder? Con esto obtendrs ms informacin de si lo que pediste fue comprendido.
6. Establece tiempos lmite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas en las
que debe ser completado el trabajo inciertas o sin lmite. No digas, puedes darme esto lo
ms pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" S especfico acerca del
momento en el que quieres que el trabajo sea completado. "Confo en que te hars
totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas
ayuda, sabes como encontrarme. Ves algn problema en terminar esto para el 31 de
mayo?
7. Establece fechas para revisin. Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no
habrs delegado el trabajo sino que lo habrs botado! Lleva una bitcora que te ayude a
revisar cada trabajo que hayas delegado. Pdele al responsable que reporte el progreso de
la tarea en las fechas que ambos negociaron.
8. Ofrece retroalimentacin positiva y constructiva. No te enfoques en lo que est mal,
sino ms bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay un problema
aqu. Qu es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?
9. Provee los recursos necesarios. Aclara si el trabajo involucra a ms personas o
recursos que se necesiten para completar el trabajo. "Habla con Pedro del departamento de
contabilidad. Susana en compras te puede conseguir las formas que necesites".
10. Ofrece gua y consejo sin interferir. Seala los obstculos con que se pueden
encontrar. "Jaime en compras nunca revisa sus correos electrnicos, as que es mejor
llamarlo por telfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo
en mercadotecnia para mantener el proyecto en camino"
11. Establece los parmetros, condiciones y trminos antes de delegar. No impongas
controles despus de que has delegado algo. Manifistalos inmediatamente.
12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. Si alguien te trae un problema
puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede
detenerte en el pasillo para preguntarte qu es lo que piensas. Voltale la pregunta con un
qu piensas t? O si la persona te pide que si es posible postergar la fecha lmite una
semana ms. Nuevamente regrsala diciendo Es posible? Nos ayudar eso a alcanzar
nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: Qu recomendaciones tienes para
manejar la situacin? Cules son las alternativas? Cul accin debemos tomar? En otras
palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantn el enfoque en esta persona y no permitas

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que te regresen la responsabilidad.

13. Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario. Hay una diferencia entre apoyar y
rescatar. Si algo no va bien, apyalo discretamente como hacer una llamada telefnica a
alguien involucrado que no est cooperando. Djales saber que no tienen que luchar sus
batallas slos.
14. Dale todo el crdito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. No te
quedes t con el crdito. Y si el responsable no logr el cometido asume t la
responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como
para completar el trabajo, t como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de
ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar ms eficazmente la prxima vez.
Autora del texto: Kathy Paauw asesor personal y consultor en organizacin y productividad,
traducido por Maca Hernndez.
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