POR QU NO SON PRODUCTIVAS LAS REUNIONES?

Las reuniones de trabajo son pan de cada da en las empresas y

particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que
son un buen ejercicio de integracin y comunicacin y que en conjunto
resulta ms efectivo el desarrollo de ideas y planes de accin para una
divisin, un departamento o toda la empresa, pero tanta reunin aburre a los
miembros de los grupos y despus de un tiempo los resultados de las
mismas son mnimos o nulos.
Los siguientes son los siete errores ms frecuentes de las reuniones de
trabajo y algunos elementos que permiten solucionarlas1:
Error 1. La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se
van temprano y la mayor parte de la reunin no presta atencin
Para solucionar este problema hay que hacerle entender a la gente que las
reuniones son parte de su trabajo. La peor frase para dar por terminada
una junta es "la reunin termin, pueden volver a trabajar". Grave error,
cmo tomarn los asistentes esta sentencia, qu estbamos haciendo
entonces? se podrn preguntar y muy seguramente a la siguiente reunin
llegarn tarde, buscarn excusas para salir antes de lo previsto o no asistir y
no prestarn la menor atencin al desarrollo de la misma.
Una buena tctica para hacerles comprender que las reuniones son parte
importante del trabajo es ubicar en lugares visibles del recinto, para cada
reunin, una serie de avisos en los que se hagan preguntas como: sabe
cul es el propsito de esta junta?, sabe cul ser su participacin en la
reunin?, de esta manera se est involucrando a la persona en el desarrollo
de la reunin, sabr de antemano que la junta tiene un propsito especfico
y que su presencia es necesaria.
Error 2. Son demasiado largas
Los expertos aconsejan que la duracin mxima de una reunin
productiva deba ser de 90 minutos. Si se muestra a los organizadores y a
los dems participantes, despus de una larga junta de tres o ms horas,
que el tiempo es oro y se les ensea cunto dinero cuestan las reuniones
demasiado extensas seguro que a la prxima irn al grano y se dejarn de
rodeos. Se pueden utilizar adems herramientas tecnolgicas para hacerlas
ms giles.

Eric Matson, "The Seven Sins of Deadly Meetings", En: Fast Company, 2da. edicin, Abril de 1996, p. 122

Error 3. Se divaga ms de lo que se discute

El aprendizaje en equipo implica dos prcticas, dilogo y discusin, el
problema es que las personas se estancan en el dilogo. Hay que
estructurar una agenda y ajustarse a ella, determinar tiempos para cada
asunto clave y respetarlos, no es cosa del otro mundo.
Error 4. No pasa nada despus que la reunin haya terminado, las
decisiones no se convierten en acciones
El problema no est en que la gente sea perezosa o irresponsable sino que
cada quien sale de la reunin con una percepcin diferente de lo que debe
hacerse, por ello lo adecuado es trabajar sobre documentos comunes. No
se trata solo de tener una reunin, se trata de crear un documento que
lleve a la accin comn. La reunin es el medio para conseguir un plan de
accin.
Error 5. La gente no dice la verdad
Es un error comn que se acenta por una cultura de negocios orientada a
la culpabilizacin. A la gente le da miedo expresarse sinceramente por
temor a posibles represalias o simplemente porque cree que sus opiniones
no sern tomadas en cuenta. Es importante que cada participacin y las
ideas surgidas, sean agradecidas y felicitadas, an cuando algunas de stas
no vayan a ponerse en marcha.
Error 6. Siempre hace falta informacin lo cual genera aplazamientos
en la toma de decisiones crticas
Antes de planear cualquier reunin hay que asegurarse que los datos
requeridos ya se han recolectado, de lo contrario la prdida de tiempo ser
inmensa y la frustracin mayor.
Error 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos
errores
Muchas veces no mejoran simplemente porque nunca se hacen bien, hay
que tratar de mejorar en cada junta, que cada reunin sea mejor que la
anterior, que haya ms espacios para la creatividad, el aprendizaje en
equipo y la diversin, dando prioridad a la accin, a la toma de decisiones y
por encima de todo a los resultados, de otra manera jams se motivar a los
individuos para que las tomen en serio y saquen buen provecho de ellas.