Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Gu Ia PR Actica 10 Gesti Ondel Contrato
Gu Ia PR Actica 10 Gesti Ondel Contrato
Gestin del
Contrato
Tabla de contenidos
Introduccin
Qu es un contrato?
16
17
Introduccin
La gestin de los contratos ha adquirido un importante rol en las organizaciones, tanto
pblicas como privadas, pues poco sirve haber realizado todo el proceso previo de la
adquisicin correctamente, si no contamos con una efectiva gestin para la aceptacin
oportuna y efectiva de los bienes y servicios, para la gestin post entrega y para gestionar
la informacin generada en pos de mejores decisiones para nuevas adquisiciones.
En esta gua se describir qu es un contrato, particularmente aquellos comprendidos en
la Ley 19.886 de Compras Pblicas, cmo se materializan y cmo gestionarlos
adecuadamente. La gua profundiza en este ltimo tema, partiendo de la base que el usuario
sabe cmo hacer y redactar un contrato y, por lo tanto, entregando las herramientas para
su correcta gestin una vez que ya se encuentra elaborado.
Qu es un contrato?
Es un acuerdo de voluntades a travs del cual una parte se obliga con otra a cumplir con
una determinada prestacin. Esto implica que surgen, entre las partes, derechos y
obligaciones que deben ser cumplidas en los trminos que seala el contrato.
Por ejemplo, cuando compramos cualquier bien, el comprador se obliga a pagar una
determinada suma de dinero (que llamamos precio) y el vendedor tambin adquiere la
obligacin de entregar un producto. Ambas partes estn de acuerdo en los trminos y en
el objeto de ese contrato, independientemente de que ste quede o no escrito.
complejidad
generalmente depender de la
Simple
Ejemplos de
Compras
Formas de materializacin
de Contratos
Orden de Compra
Contrato escriturado
"simple" o "breve"
Contrato escriturado
"complejo" o "extenso"
Complejo
Electrnico
de Convenios Marco, por lo cual la nica expresin escrita de este proceso ser la
orden de compra que se enva al proveedor adjudicado.
pueden culminar ya sea en un contrato escrito o bien con una simple orden de compra. En
ambos casos, igualmente debemos entender como parte del acuerdo, los
trminos de
Compras complejas
En estos casos, la escrituracin de los acuerdos suele ser indispensable. Adems, mientras
ms compleja la compra, probablemente el contrato tambin sea ms complejo o extenso.
Existen varios criterios no excluyentes que podemos usar para calificar una compra como
compleja, por ejemplo:
escrituracin del
acuerdo de voluntades. Ello nos permitir tener una herramienta clara y precisa para la gestin
de nuestra relacin contractual con el proveedor. Un buen contrato nos permitir reaccionar
a tiempo y de la forma adecuada ante las situaciones que puedan ocurrir en el curso del
cumplimiento de las prestaciones a que el contrato obliga a las partes.
Si se utiliza el mecanismo de licitacin, los antecedentes para elaborar el contrato estarn
integrados al menos por las bases, las preguntas y respuestas, las aclaraciones y la oferta del
proveedor adjudicado.
Por regla general, un proceso de contratacin complejo se llevar a cabo mediante una licitacin,
pero tambin es posible que excepcionalmente tenga lugar mediante trato directo. En ambos
casos hay que contar con un contrato escrito, que debe firmarse por cada parte
y recurrir a su texto y anexos cada vez que debamos tomar decisiones relacionadas con l.
definir
bien las
y eficientemente
su cumplimiento.
Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de las entregas de los productos
o servicios y la relacin con nuestros proveedores para que la compra llegue a un buen
trmino.
Una visin integral incluye adems la gestin post entrega (o post venta), la evaluacin de
los contratos, el registro y uso de la informacin generada en cada adquisicin para planificar
las compras y tomar mejores decisiones cuando debamos seleccionar nuestros proveedores.
Ejemplo
Imaginemos que deseamos contratar una consultora para estimar la demanda de
un nuevo servicio de nuestra organizacin. Hemos establecido en las bases que
la metodologa ms adecuada consiste en recopilar informacin sobre la demanda
histrica de servicios similares o complementarios en otras instituciones.
El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregarnos un informe de
avance al tercer mes con los resultados del anlisis estadstico de la demanda
histrica de otras instituciones y un informe final con la demanda estimada para
nuestra organizacin. El valor es de $25.000.000, la mitad se paga contra aprobacin
del primer informe y el resto contra aprobacin del informe final. Adems se explicita
que por cada da de atraso, el proveedor debe pagar una multa de 3 UF. Todos
estos antecedentes quedaron establecidos en el contrato.
La oferta del proveedor tena previsto recopilar la informacin histrica en el
transcurso del primer mes. Sin embargo, este insumo fue remitido inclusive hasta
el tercer mes por algunas instituciones. De este modo, resulta imposible entregar
el informe de avance a tiempo, como tambin, atrasa la entrega del informe final.
Estas circunstancias no previstas, podran entenderse como incumplimiento del
proveedor, con el consecuente pago de multas. No obstante, ambas partes estn
de acuerdo en que las causales no son imputables al proveedor, en la importancia
de elaborar un buen informe -til para la entidad licitante- y de crear una buena
relacin que les permita ejecutar nuevos proyectos a futuro.
En este caso, resulta ms conveniente extender el contrato por un plazo prudente
que aplicar las multas.
Si las variables que estn poniendo en riesgo la prestacin del servicio hubiesen
sido previstas en el contrato a travs una o ms clusulas, ello facilitara y
transparentara la decisin tomada.
Transparencia, ya que contamos con reglas del juego claras para comprador
y proveedor.
Elaborar el contrato.
Definir roles y responsabilidades claras.
Gestionar la relacin con el proveedor.
Gestionar la entrega del producto o servicio.
Gestionar el pago.
Gestionar la modificacin o trmino anticipado del contrato.
Gestionar los servicios post entrega.
Registrar y evaluar el contrato.
Elaborar el contrato
La elaboracin de los contratos es una tarea conocida por los departamentos jurdico y de
abastecimiento de nuestras organizaciones. Por ello, en esta gua no explicamos cmo
hacerlos, sino la importancia de contar con un buen contrato para gestionarlo posteriormente,
una vez que ya han sido firmados.
Elaborar un buen contrato significa dejar claramente establecida las reglas del juego tanto
para comprador y proveedor. Como ya explicamos, un contrato puede variar desde una simple
orden de compra hasta un documento escriturado extenso.
Por lo tanto, los contenidos mnimos incluyen la individualizacin del comprador y proveedor,
los requerimientos, las fechas de entrega, forma de pago y el monto.
Destacamos entre estos elementos contar con una
las eventuales fuentes de problemas y cmo se solucionan o castigan. Por ejemplo, posibles
problemas son:
anticipadamente por incumplimiento, o bien, en estos casos, cobrar garantas, multas, etc.
En sntesis, un buen contrato es el que anticipa y contempla todas las variables para evitar
poner en riesgo la prestacin del bien o servicio por parte del proveedor.
Bsqueda de mejoras
La entidad compradora puede querer mejorar el producto o servicio mientras dure el contrato,
especialmente en las compras donde era difcil prever el nivel de detalle requerido.
Una buena relacin de trabajo puede lograr mejoras importantes, basado en el principio de
que las mejoras deben significar beneficios para ambas partes, no slo para el comprador.
Los incentivos tales como mayores utilidades, motivan a los proveedores a mejorar. Por ello,
es importante contar con contratos flexibles, que permitan efectuar cambios en el transcurso
del proyecto, pero siempre de manera transparente.
La cantidad acordada.
La calidad acordada.
En la fecha (y hora) pactada.
En algunos casos resulta sencillo asegurar el cumplimiento de estos elementos, mientras que
en otros es ms complejo. As, es fcil gestionar las entregas puntuales, como por ejemplo,
20 resmas de papel blanco en determinada fecha, en nuestra oficina.
10
Cuando las entregas definen una relacin discreta de suministros o servicios en el tiempo o
una relacin continua de suministros o servicios que se extiende en el tiempo, la gestin de
la entrega se vuelve ms compleja y, en algunos casos, difusa. Un par de ejemplos:
La contratacin de un estudio para mejorar la gestin financiera de nuestra
organizacin. En este caso, es importante gestionar el cumplimiento de todo el
Gestionar el pago
En el contrato nos hemos comprometido a pagar de una determinada forma y en un plazo
determinado, una o varias sumas de dinero (que llamamos precio) contra la entrega de uno o
varios productos o servicios.
Aunque evidentemente el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy
importante para los proveedores, tambin es muy relevante para nosotros. En la medida que
cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a la
contraparte y seremos reconocidos por ser buenos compradores, lo que traer aparejado un
mayor nmero de proveedores que quieran trabajar con nosotros.
11
12
Tanto la modificacin como la terminacin anticipada del contrato deben aprobarse mediante
resolucin fundada del servicio que contrat con el proveedor y esa resolucin debe
publicarse en el Sistema de Informacin ChileCompra dentro de las 24 horas siguientes a su
dictacin.
13
14
Registros sugeridos
Qu registrar?
Contrato
ID
Ubicacin
Nombre de la Compra
Nombre de la Compra
Tipo Contrato
Nuevo o Renovado
Proveedor
Mecanismo de Compra
Rubro
Rubro de la compra
Monto
Fecha de inicio
Fecha de trmino
S o No
S o No
S o No
Hasta ahora hemos analizado cmo gestionar cada contrato. A continuacin, queremos destacar
dos aspectos en relacin con la gestin de los contratos en su conjunto: la revisin de nuestros
contratos vigentes y la evaluacin de nuestros contratos. Ambas tareas debemos realizarlas,
al menos, una vez al ao.
15
proceso de compras y contrataciones, tiene por finalidad la revisin de los contratos vigentes
y su evaluacin, considerando la posibilidad de licitarlos en condiciones comerciales ms
ventajosas.
Para ello debemos recopilar y estudiar los contratos vigentes de nuestra organizacin. Ello
implica adoptar un sistema de registro
productos o servicios de nuestro proveedor. Para ello podemos consultar a nuestros clientes
internos a travs de encuestas, llamados telefnicos, va mail, etc., o bien, esta informacin
podra ya estar contenida en nuestro registro, si contamos con mecanismos para ello.
En segundo lugar, debemos revisar si las condiciones
Finalmente, le invitamos a responder una breve encuesta, que le permite evaluar preliminarmente
si tiene un problema con la gestin de sus contratos.
b. de vez en cuando
c. casi siempre
b. de vez en cuando
b. de vez en cuando
c. casi siempre
b. de vez en cuando
b. de vez en cuando
c. casi nunca
b. de vez en cuando
c. casi nunca
espacio para mejorar la gestin de contratos y le aseguramos que este mejoramiento permitir
que sus compras sean ms eficaces, eficientes y transparentes.
18
19