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CONSULTAS EN ACCESS
CRITERIOS Y EXPRESIONES

1. Establecer criterios
Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o numrica
con operadores. Si no se incluye ningn operador con la expresin (texto o nmero) el
programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si
existe un registro idntico a la expresin del criterio.
Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de
condiciones a las bsquedas dentro de los registros.

1.1. Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:
Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 aos pero menores
de 50. En la casilla Criterios se escribir: Entre 18 Y 50.
<, >, >=, <=, <>: operadores de comparacin.

1.2. Lista de valores

Se puede poner ms de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redaccin de esta
expresin deber ser de la siguiente forma: el operador En seguido de una lista de
valores entre parntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para
seleccionar todos los pacientes de tres provincias, en el campo Provincia se utilizara este
criterio:
En ("Madrid";"Aragn"; "Pas Vasco")
De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el campo
provincia tengan uno de estos tres valores.

1.3. Varios criterios

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo
rengln el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios.

El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100

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En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro

en la casilla o, y si se quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un
registro que cumpla al menos uno de los criterios.

Este criterio tambin se puede utilizar en distintos campos:

Seleccionar los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo edad sea
mayor de 18.

1.4. Los comodines

Se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por
otra...

* representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que
terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre
compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio:
Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregar las comillas.
? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45, el
programa buscar un registro en el cual los dos primeros dgitos sean 12 y los dos
ltimos 45.
Al introducir una expresin con uno de estos tres operadores, Access aadir
automticamente el operador "Como".

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1.5. Seleccin de registros con datos o sin datos

Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si est
vaco.
Seleccionar registros que contienen algn dato en un determinado campo:
No es Nulo o Es Negado Nulo
Pacientes que tienen telfono:

Seleccionar registros que no contienen ningn dato en un determinado campo:

Nulo o es Nulo
Pacientes que no tienen telfono:

1.6. Fecha actual

Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una
empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da.
En criterios se escribe Fecha()

1.7. Condicin variable

Para hacer una condicin variable, que realice una pregunta cada vez que se abra o
ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se
desea variar. (consultas con parmetros)
En el campo por el que se va a buscar hay que aadir el criterio. En este caso el criterio
es el nombre del parmetro entre corchetes:

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Cuando se ejecute la consulta aparecer una ventana que pide el valor del parmetro.

1.8. Criterios con clculo

Dentro de un criterio se puede realizar un clculo haciendo referencia a otro campo. Por
ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construccin se va
a consultar:

Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10.
Se ha creado el campo importe ya que no exista, que es un campo calculado. Los
campos van siempre entre corchetes.
Dentro del criterio se ha realizado una operacin y en funcin del resultado se han
seleccionado o no los registros.

1.8.1. Campos calculados

Se puede crear un campo que realice una operacin con varios campos de una misma tabla.
En el ejemplo de le empresa de venta de materiales de construccin se ha creado el campo calculado "Importe".
Pasos para crear un campo calculado:
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1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos.
"Importe:"
2. Se escribe la operacin, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ].
"Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad]

2. Guardar las consultas

Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que
el resultado es el esperado.
Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en
guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa
consulta. Si se va a usar ms veces es conveniente guardarla para no tener que
redisearla la prxima vez.

3. Consultas avanzadas
Hasta ahora la consulta que se ha visto ha sido la consulta de seleccin, una consulta
muy sencilla. Otros tipo de consultas ms avanzadas son las siguientes.

4.1. Consulta de creacin de tabla

Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de
registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredar las
propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen.

4.2. Consulta de actualizacin

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de
una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la
consulta y que sean modificados permanentemente.

4.3. Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera aadir registros a una tabla
de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrn agregar datos que estaban en otra
tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

4.4. Consulta de eliminacin

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de
una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser
eliminados antes de ejecutar la consulta.

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Ejemplos de expresiones utilizadas en consultas y filtros

Ejemplos de criterios utilizados para recuperar registros

Rangos de valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y)

Expresin

Resultado

> 234

Para un campo Cantidad, nmeros mayores de 234

< 1200.45

Para un campo PrecioUnidad, nmeros menores de 1200,45

>= "Daz"

Para un campo Apellidos, todos los nombres desde Daz hasta el final del alfabeto

Entre #02.02.99# Y #01.12.99#

Para un campo FechaPedido, fechas del 2-Feb-99 al 1-Dic-99

Valores que no coinciden (Negado)

Expresin
Negado "EE.UU."

Resultado
Para un campo PasDestinatario, pedidos enviados a pases que no sean EE.UU.

Negado 2

Para un campo Id, el empleado cuyo identificador no es 2

Negado T*

Para un campo Apellidos, los empleados cuyos nombres no empiezan por la letra "T"

Valores de una lista (En)

Expresin

Resultado

En("Canad", "Reino Unido")

Para un campo PasDestinatario, pedidos enviados a Canad o al Reino Unido

En(Francia, Alemania, Japn)

Para un campo Pas, empleados que viven en Francia, Alemania o Japn

Valores de texto, parciales y coincidentes

Expresin
"Londres"

Resultado
Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres

"Londres" O "Hedge End"

Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres o Hedge End

>="N"

Para un campo NombreCompaa, pedidos enviados a compaas cuyo nombre comienza por las letras
de la N a la Z.

Como "S*"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por la letra S

Der([IdPedido], 2)="99"

Para un campo IdPedido, pedidos con valores de Id que acaban en 99

Len([NombreCompaa]) > Val(30)

Para un campo NombreCompaa, pedidos para compaas cuyo nombre tiene ms de 30 caracteres

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Parte de un valor de campo (Como)

Expresin

Resultado

Como "S*"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por la letra S

Como "*Importaciones"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre finaliza con la palabra "Importaciones"

Como "[A-D]*"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre empieza por las letras de la A a la D

Como "*ar*"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo nombre incluye la secuencia de letras "ar"

Como "Casa Dewe?"

Para un campo Destinatario, pedidos enviados al cliente con "Casa" como primera parte del nombre y un segundo nombre
de 5 letras, de las cuales las cuatro primeras son "Dewe" y la ltima se desconoce

Fechas
Expresin
#02.02.00#

Resultado
Para un campo ShippedDate, pedidos enviados el 2 de febrero de 2000

Fecha()

Para un campo FechaRequerida, pedidos para hoy

Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3, Fecha( ))

Para un campo FechaRequerida, pedidos requeridos entre hoy y tres meses a partir
de hoy

< Fecha( ) - 30

Para un campo FechaPedido, pedidos con una antigedad de ms de 30 das

Ao([FechaPedido]) = 1999

Para un campo FechaPedido, pedidos con fechas de 1999

ParcFecha("t", [PedidoFecha]) = 4

Para un campo FechaPedido, pedidos para el cuarto trimestre del calendario

SerieFecha(Ao ([FechaPedido]), Mes([FechaPedido]) + 1, 1) - 1

Para un campo FechaPedido, pedidos para el ltimo da de cada mes

Ao([FechaPedido])=Ao(Ahora())
Y Mes([FechaPedido])=Mes(Ahora())

Para un campo FechaPedido, pedidos para el ao y mes actuales

Un valor de campo vaco (Nulo o cadena de longitud cero)

Expresin

Resultado

Es Nulo

Para un campo ReginDestinatario, pedidos de los clientes cuya ReginDestinatario sea Nulo (Null: valor que puede especificarse en
un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null
indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) (vaco)

No es Nulo

Para un campo ReginDestinatario, pedidos de los clientes cuya ReginDestinatario contenga un valor

Notas

Para un campo Fax, pedidos de los clientes que no tienen una mquina de fax, lo que se indica mediante un valor de cadena de
longitud cero (cadena de longitud cero: cadena que no contiene caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar
que sabe que no hay ningn valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin
espacio entre ellas (" ").) en el campo Fax en lugar de un valor Nulo (vaco)

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