Sistema de Organizacin

Organizacin. Representacin Grafica

Tipos de Grficos

La representacin Grfica es la sistematizacin simblica de situaciones

pasadas, presentes y planeada
Los grficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilizacin de
smbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la
comprensin, anlisis y diseo de las actividades o estructuras
organizacionales. Son ms deductivos, si estn bien realizados que la lectura
de textos descriptivos, ya que el lector puede perderse en la narracin si son
muy extensos o complejos.

Clasificacin segn su contenido

Puros: su contenido est constituido en su mayora por expresiones

simblicas, pudiendo contener partes literales y/o numricas en caso
que se necesite alguna explicacin. Ej.: Cursogramas a nivel operativo
(no literal)
Literales: se caracterizan por contar en su mayora con exposiciones
literales y/o numricas, interrelacionadas por lneas de secuencia. Ej. El
Cursogramas literal.
Mixto: emplea tantos expresiones simblicas como literales y/o
numricas complementndose uno a otros. Ej. Manual de
Procedimientos.

Clasificacin de acuerdo al hecho o situacin que describe:

Organigramas: es una representacin grfica de la estructura orgnica

de una organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de
las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y
de asesora.
Grficos de Secuencia: se utilizan para describir actividades,
procedimientos, como as tambin, planificacin de tiempos y
distribucin de componentes fsico operativos o administrativos.
Grficos de Valores: Se aplican para expresar situaciones cuantitativas
de gestin.

Organigramas. Clases.
Grficos de estructuras, representa la estructura jerrquica formal de una
organizacin, Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalizacin.

Grficos de Funciones: se emplea para exponer la estructura jerrquica de un

rea y describir las funciones que en ellas se desarrollan

Grficos de Puestos. Es un instrumento que se apoya en el organigrama de

estructura para exhibir la distribucin y cantidad de puestos de trabajos
existentes. Cabe destacar que es un grfico complementario del organigrama
departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama.
Grficos Piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerrquicos y reas
organizacionales en forma piramidal. Su principal funcin es exponer los
niveles superiores, mandos medios y niveles operativos.

Grficos de Secuencias.

En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en

forma de secuencia y sistemtica. Si las actividades no son plasmadas a travs
de herramientas adecuadas esto produce perdida de rendimiento y control.
Como solucin, se emplean una serie de instrumentos grficos que permiten
mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los grficos de
secuencias.

Cursogramas. Simbologas. Tcnicas de Diagramacion.Tipos.

Son representaciones graficas que se utilizan para mostrar rutinas o
procedimientos administrativos.
No solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino
que adems es una herramienta til para diagnosticar y proponer circuitos
administrativos.
Los grficos administrativos se diagraman mediante
convenciones preestablecidas,
aunque los administradores de las
organizaciones suelen aadir nuevos elementos, pero en general se respetan
los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM.
Para realizar la representacin grfica de los Cursogramas, nos
basaremos en las Normas IRAM nmeros:

34501, para la utilizacin de simbologa

34502 en el empleo de tcnicas
34503 para el lineamiento general en el diseo de formularios.

Ver Cuadro en el texto.

Norma IRAM 34502 Tcnicas de Diseo de cursograma

1. Trazado del diseo: El desplazamiento de las operaciones se deber
realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen
dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma
horizontal (cuando la informacin se traspase de una unidad
funcional o columna a otra). Como la determinacin de los sectores
funcionales se va colocando en columnas comenzando por la
izquierda de la hoja a medida que van apareciendo el desplazamiento
del diseo tiene una orientacin de izquierda a derecha.
2. Ubicacin de smbolos: Los smbolos se ubicaran dentro de las
columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las
columnas se separan con rayas, y los smbolos debern graficarse
centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que
representan.
3. Lneas de traslado o de toma de informacin: Se dibuja utilizando
lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el
sentido con una flecha.
4. Cruce de Lneas: En lo posible debe evitarse el cruce de lneas
verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizaran puentes
en forma de media circunferencia (concavidad)
5. Uniones de lneas secuenciales: Las uniones de lneas de secuencia,
tanto de traslado como de toma de informacin se efectan en
ngulo recto.
6. Accin Conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente
pero cada una en una unidad funcional diferente.
7. Entrada y salida de lneas a los smbolos: La entrada de lneas a los
smbolos podr efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y
su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del smbolo
.
8. Emisin, identificacin y distribucin de formularios: Todo formulario
que representa un elemento portador de informacin puede contener
o no copias.
La emisin se representa con el signo de operacin y a
continuacin la designacin del formulario. Cuando haya que
dibujar varios ejemplares se dibujaran superpuestas y
desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras
como ejemplares intervengan en la accin, identificndolos,
numerndolos partiendo desde el 0 (cero) o 1 (uno)
Para la distribucin se grafican las lneas de salida partiendo de
cada uno de los ejemplares, p de cada grupo de ellos que

tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea

diagonal los vrtices de los ejemplares, de cuyo centro partir
la lnea de traslado. Para evitar cruces de lneas, puede
alterarse el orden natural de los ejemplares. Ver Imagen texto
9. Ubicacin de los smbolos: De acuerdo a las necesidades de
diagramacin los smbolos pueden ocupar, una posicin inicial, media
o final en el cursograma. Ver Tabla.
10.Descripcin de Leyendas aclaratorias.
Existen dos alternativas:
a. Dentro del mismo diagrama y cerca de los smbolos
b. En una Columna marginal donde se detallen las aclaraciones.
Norma IRAM 34503, diseo de formularios.

A travs de esta norma se establecen las caractersticas a tener en

cuenta en la confeccin del formulario portador de la representacin grfica de
los procedimientos administrativos.

Los aspectos que contemplan son:

a)
b)
c)
d)
e)

Formato de los formularios

Mrgenes
Plegado de formularios
Encabezamiento, acciones y datos complementarios
Diseo del formulario.

Se considera importante solamente mencionar estos aspectos pero no

describirlos.
1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales
intervinientes en el procedimiento
2. Se incorporan los smbolos secuencialmente dentro de cada columna de
acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse.
Ver Imagen.
Cursogramas Literales:
Es una variante del cursograma simblico o multicolumna que expresa en
forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores
involucrados en un procedimiento.
El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de
diagramacin ya que excluye el empleo de smbolos.

Diagrama de interdependencia sectorial: Este diagrama es una sntesis del

cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres smbolos (accin,
formulario y traslado) en los niveles superiores de la organizacin.

Grficos de Recorridos: Es un grfico que tuvo sus orgenes en el rea

productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos.
Posteriormente lo adopto la administracin como una herramienta bsica para
el anlisis y diseo de la disposicin de mobiliarios dentro de una oficina o
rea.
En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el
recorrido de las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus
mercaderas en lugares estratgicos para incentivar la compra.
Grfico de trabajo en equipo: Consideramos que existe equipo de trabajo
cuando dos o ms personas y/o maquinas trabajen simultneamente
efectuando las mismas tareas o complementndose para el logro de un
objetivo comn.
Esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad
que efecta un equipo de trabajo.
De la aplicacin de este grafico se analizan tiempos productivos, ociosos e
inactivos. Cabe recordar que tiempo productivo se considera cuando se
efectiva una actividad por parte de un equipo de trabajo.
Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta
que no termine el que est trabajando, por ejemplo una lnea de produccin, e
inactivo cuando no sea realiza trabajo alguno.
El objetivo de optimizar la productividad minimizando los tiempos de ociosidad
e inactividad. Esto se puede lograr reorganizando los equipos, agregando
personal o maquinarias pero siempre se deben tener en cuenta los costos fijos
y variables que implica cada variacin. Es decir, que se busca maximizar la
productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales.
Cronogramas: Estos diagramas se utilizan para la administracin de proyectos,
su planificacin y seguimiento de ejecucin.
Son grficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en
funcin de una
variable que es el tiempo, especificando el momento
calendario en que debe ejecutarse.
Los cronogramas mas empleados son dos:
Diagrama de Gantt
Pert.

El diagrama de Gantt es un instrumento bsico en la gestin de proyectos, con

la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades
programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo
en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente.
En principio el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre las
actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan
identificar dichas relaciones e interdependencias.
PERT: Siglas de Tcnicas de Revision y Evaluacin de Programas, es un modelo
para la administracin y gestin de proyectos, creado por la marina de los
Estados Unidos.
El PERT es un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un
proyecto dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar
el tiempo mnimo necesario para cumplimentar el proyecto total.
Cuando se la construye, forma una red de actividades que se interrelacionan a
travs de lneas de tiempo. Cada relacin de actividades conforman los
distintos caminos de la red.
Para la diagramacin del PERT se utilizan dos mtodos que son igualmente
aceptados.

Actividad en el Arco
Actividad en el Nodo.

El mtodo de la actividad en el nodo es la ms utilizada en la actualidad, ya

que la mayora de las aplicaciones computacionales especializadas lo
emplea para administrar proyectos.
Cada nodo contiene la siguiente informacin sobre la actividad:

Nombre de la actividad
Duracin esperada de la actividad
Tiempo de inicio ms temprano
Tiempo de Termino ms temprano
Tiempo de Inicio ms tardo
Tiempo de termino ms tardo
Holgura de la actividad.

Por convencin los arcos se dibujan siempre en orientacin hacia la derecha,

hacia el nodo de trmino del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una
red de PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A partir de el se
trazan las actividades que no tienen actividades precedentes, o sea, aquellas
que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder ellas
iniciarse. A continuacin se dibujan las restantes actividades cuidando de
respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red
preliminar, existirn varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan

aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra, es decir

aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, estas son las
actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de termino del
proyecto.
Esta herramienta, tales como: tiempo esperado de duracin de un proyecto,
holguras, actividades crticas y camino crtico.

Duracin esperada del proyecto, es el tiempo de duracin total de un

proyecto desarrollando todas las actividades que la constituyen.
Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene est
disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien para
alargarse en su tiempo esperado de ejecucin, sin que ello provoque
retraso alguno en la fecha de trmino del proyecto
Actividades Criticas; una actividad es crtica cuando la holgura es nula y
por lo tanto, si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su
ejecucin ms all de su duracin esperada, provocaran un retraso
exactamente igual en tiempo en la fecha de trmino del proyecto.

Carta de Proceso
Este grafico se emplea en el rea administrativa, con muy poca frecuencia,
para el estudio de tiempos empleados, por ejemplo, por uno o varios
expedientes o trmites al pasar por los diferentes sectores intervinientes
pertenecientes a un mismo circuito administrativo. El objetivo buscado es
optimizar los recursos involucrados en el procedimiento.
Esta herramienta exhibe concretamente:

reas o sectores en un circuito administrativo

Secuencia de informacin de cada rea
Tiempo de intervencin de cada rea

Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con informacin del

recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboracin de una tabla que
contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado
en el universo del circuito documental.

Grficos de Valores:
Tres tipos:

Cartesianas octogonales: mediante rectas con valores que se

entrecruzan, se exhiben tendencias. EJ. Ventas mensuales
Grficos de Barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas
entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada.
Ej. Costo de la produccin mensual.
Pictogramas: consiste en un grfico de valores comparativos. Los valores
que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que

cambia de tamao de acuerdo al valor adquirido. A superiores valores de

la variable mayor tamao proporcional tendr el dibujo. Ej.
Representacin de la relacin costo/venta de un ejercicio comercial.