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Administracion de La Funcion Informatica
Administracion de La Funcion Informatica
ACTOR AFI
Administracin
de la Funcin Informtica
Ricardo Hemnda Jimhez
ricardoafi@starmedia.com
ADMINISTTRACION
DE LA FUNCION
INFORMTICA
FACTOR AFI
nez
Catalogacin en la fuente
/~ernndez Jimnez, Ricardo
Administracin de la funcin informtica : factor AF1.-7a ed. -- Mxico : Trillas, 2003 (reimp. 2006).
400 p. ;23 cm.
Incluye ndices
158N 968-24-6706-3
LC- T58.64'H4.3
ia presentacin y
disposicin en conjunto de
ADMINI~TRACIN
DE LA FuNCIN
INFORMATICA. Factor AFI
son propiedad del editor.
Ninguna parte de
esta obra puede ser
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Quisiera terminar este comentario agradeciendo a las mltiples empresas y universidades de todo el pas que me han solicitado el seminario
denominado "Administracin de la Funcin Informtica de las Empresas", basado en este libro, en el cual trato de alertar a mis colegas
informticos para prepararnos a desempear la tarea tan importante
que nos toca en la modernizacin de las empresas, para lo cual ser
necesario incrementar la productividad del rea de informtica, para
apoyarlas con los recursos de informacin requeridos de modo que las
reas operativas aghcen sus mecanismos administrativos, con el fin de que
los clientes sean atendidos con un alto grado de calidad en ei servicio
que se les ofrece y casi no se les cumple, logrando con lo anterior un
nivel de competitividad capaz de ser congruente con los requerimientos
a que, aun sin desearlo, nos obliga el actual Tratado de Libre Comercio.
Finalmente, quiero responder a repetidas peticiones sobre la manera
de establecer contacto conmigo para que me escriban sus sugerencias o
para que participe en exposiciones sobre los temas de mi libro. Favor de
dirigirse a:
DE LA FUNCI~N
INPORMATICA(MI)
El gran inters que ADMINISTRACI~N
ha despertado entre colegas y estudiantes, me estimul para continuar
mis investigaciones.
En esta tercera edicin expongo nuevas conclusiones, tales como el
concepto de "excelencia informtica"; la importancia del "seguimiento
como funcin"; la afirmacin de que las reas de informtica no estn
administradas; mi propuesta sobre el "modelo de aprendizaje por
seguimiento como funcin"; un estudio completo sobre los argumentos
de mis aseveraciones, etctera.
Me es grato decir que dichas investigaciones han sido recibidas con
inters, y se les da ya importancia tanto en el nivel nacional como internacional. Deseo hacerlas extensivas a usted, estimado lector.
- Ing. Iker Vilat (en dondequiera que ests querido amigo): la realizacin.
- Ing. AlPedo Capote: la consolidacin.
Prlogo
5
Agradecimientos
14
Siete de los cientos de orificios que AFI descubri, 20.
Introduccin
21
Cap. 1. El factor AFI
25
El desenlace informtico en Mxico (cmo nos Fuimos
viciando), 30. Los tres grandes rezagos de la informtica en Mxico, 42. Sugerencias de solucin, 51. Resumen, 72.
Cap. 2. El despfarro informtico: una realidad
ignorada
Sugerencias de solucin, 88. Resumen, 89.
Cap. 3. Y la administracin de la funcin
informtica.. ghasta cundo$
91
Cmo y por qu surgi el problema informtico del ao
2000, 93. Sugerencias de solucin, 104. Resumen, 110.
112
129
~NDICEDE CONTENIDO
134
154
167
a79
185
194
"
I 1 Cap.
-
~NDICE
DE CONTENIDO
213
305
317
El resultado de nuestras encuestas queda sintetizado as. Sin embargo, no quisimos conformarnos con exponerlo y criticarlo, porque sta es
tarea sencilla, sino que conjuntamos ms idomiacin e hicimos un
anlisis ms severo, cuyo producto final ponemos a consideracin del
lector a travs de este libro.
Cabe aclarar que el contenido de la presente obra no slo se limita
a mencionar la problemtica del medio, sino que en cada tema sugiere
estrategias de solucin plenamente probadas en la prctica. Sin embargo, no se piense que tales sugerencias son mgicas ni predican cambios
automticos e instantneos para aquellos que previa evaluacin decidan
adoptarlas. Ms bien, lo que se visualiza es un conjunto de actividades
que pueden ser implantadas de manera paulatina y ordenada. De la
misma forma, son factibles de acoplarse a las necesidades individuales
de cada instalacin.
El falctor AFI
Problema
El rea de informtica, con su estructura
tradicional centralizada, ya no responde a las
necesidades de las organizaciones
tremendamente cambiantes de la actualidad.
A partir de 1992, cuando eleg el calificativo de factor AFI para identificar el factor administrativo de la funcin informtica, muchos colegas me preguntaban insistentemente su significado, lo cual siempre
me pona en aprietos, porque si bien yo saba perfectamente a qu me
refera, no poda expresarlo mediante una simple definicin. Esto haca
que me tomaran como arrogante, porque imaginaban que no quera
decrselo, y yo, para salir de la emboscada, les formulaba la siguiente
pregunta: "jSabes t lo que representa el tiempo para tic", a lo cual sin
la menor duda siempre me respondan que s. Ahora, jme podras
definir concretamente lo que es el tiempo<,e invariablemente me daban
largas explicaciones sin siquiera lograr definirlo. En aquel momento, les
responda que as me encontraba para definir en concreto 10 que era AFI.
En este libro me propongo describir lo mejor posible este factor y,
probablemente, a encontrarle una definicin certera.
En 1988, en la ciudad de Monterrey, tuve la oportunidad de impartir
un seminario, en el cual por primera vez, ante reconocidos especialistas
en informtica y directivos de los centros de cmputo ms importantes
del pas, habl sobre los resultados ms recientes que arrojaban ya mis
EL FACTOR AFI
27
por sus superiores sin antes haber tomado cartas en el asunto, pues en
ese momento mi libro ya estaba en circulacin.
Para el caso de las universidades que se interesaron en invitarme, la
razn era que en mi libro yo invitaba a los idormticos y administradores recin egresados a que visualizaran un horizonte de aplicacin
mucho ms amplio que el de ser simplemente analistas, programadores
o asistentes tcnicos. Les deca que las cosas no estaban bien, que se
estaba deteriorando dramticamente el ambiente informtico. En el
libro les demostraba que el fenmeno que denomin "despilfarro computacional" era un absurdo, de costo tan elevado que ellos (los recin
egresados) no deban permitir. Adems, por primera vez, se escuch el
nombre de una nueva carrera: "Administradores de centros de cmputo" (con ese titulo yo no me quera referir al centro de cmputo como
tal, sino al rea de informtica), y la urgencia de su creacin era evidente, segn yo lo propona y lo demostraba.
Ha pasado ya ms de una dcada desde aquellos sucesos, y el
panorama ha cambiado. S que ha cambiado: jestamos empeorando! Mi
teora de que "el rea de informtica no est administrada ni lo ha
estado jams" ha quedado demostrada. Pero eso que no logramos
identificar durante ms de tres dcadas, probablemente con esherzo
perseverante y con la formacin de los profesionales especializados
en ello hubiramos logrado subsanarlo; pero. . . jvolvimos a dormirnos en
nuestros laureles! No hicimos nada al respecto. Seguimos ocultando y
disfrazando una realidad. De pronto surge el TLC y se aprueba. Se inicia
la apertura comercial y las empresas del pas forman alianzas para
competir, y se preparan los planes de modernizacin.Por todos lados se
anuncia que la automatizacin de los procesos ser indispensable; es
ms, se ve a la informtica como una estrategia de competencia. Se
habla con insistencia sobre la puesta en marcha de la reingeniera de los
sistemas de informacin. Se invierten fabulosas cantidades de dinero en
la instalacin de complejas redes de teleproceso para llevar el servicio
directamente hasta el usuario final (los clientes). Se lanzan costosas
campaas de publicidad en donde se ofrecen servicios rpidos y precisos apoyados por modernas computadoras. Pero... jse podr apoyar
firmemente la modernizacin de las empresas con la estructura y
funcionamiento tradicional del rea de informtica Yo afirmo que no.
Pero no se piense nuevamente, como hace 10 aos se dijo, que estoy
aventurando tal afirmacin. No; esto lo sabe la gran mayora de los
informticos. El resultado de estas ltimas investigaciones est sustentado por cientos de colegas preocupados, al igual que yo, por los
enormes proyectos que vamos a enfrentar prcticamente sin armas.
Dira yo: "No es posible que sabiendo de las atrocidades que cometimos
en el pasado, volvamos a empezar un nuevo ciclo caminando por el
mismo sendero." Pero lo que ms me aterra, en forma particular, es que
si no logramos tener control sobre la administracin del rea de informtica, ahora jcmo vamos a enfrentar mi nueva teora sobre la
"administracin de la funcin informtica" (el factor AFI), la cual tiene como requisito indispensable la descentralizacin del rea de informtica t
Pero casi estoy seguro de que aun a sabiendas de la importancia del
factor AFI, muchos de mis colegas sern reacios a aceptar no digamos su
validez, sino su puesta en marcha, y por desgracia para el medio
informtica, no veo otra forma de que las cosas sucedan sino hacindolas; por eso quiero aprovechar este captulo inicial para invitar al lector,
principalmente si es estudiante de administracin, que, a contracorriente, se una a la lucha de aquellos que lo queremos hacer.
Para tratar de familiarizamos con AFI, y probablemente para tratar
de encontrar una definicin, quisiera que analicemos el siguiente camino de preguntas, y seguro estoy de que algo importante suceder desde
ahora.
EL FACTOR AFI
13.
14.
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I
1
CAF! 1.
EL FACTOR AFI
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Qu desperdicio!: cuando finalmente se lograban aos de especializacin, cuando se contaba con las raras caractersticas acadmicas que
se requeran y adems se tena la capacidad y paciencia para esperar
oportunidades de ascenso, terminaba uno fuera del rea que ya dominaba. Despus de esto, no resulta difcil entender la tremenda escasez de
personal tcnico calificado y diestro en labores de computacin que se
padeca en aquella poca. Para contar con tcnicos, stos tenan que
formarse sacando empleados operativos y capacitndolos de manera
improvisada con maestros que resultaban ser los novatos tcnicos que
an no se haban ido, ya que los ms experimentados, o ya haban
emigrado a otra instalacin por razones de "pirateo", o ya haban salido
del rea de informtica para ocupar puestos de mayor jerarqua que no
existan dentro de su entorno informtico. Ahora resulta fcil saber por
qu nos estancamos por aos. Por eso formamos vicios, ya que sin contar
con buenas directrices, lo que se improvisaba se tomaba como procedimiento nico y verdadero. Esa fue la razn de nuestro temor a cambiar
las tarjetas perforadas por sistemas de consulta mediante pantallas de
video. Resultaba curioso (por no decir gracioso) cmo en plena dcada
de los aos ochenta muchos de los centros de cmputo ms grandes del
pas, aun contando con poderosas computadoras, seguan manteniendo
sistemas de tarjetas perforadas de los cuales dependan resultados
importantes para la institucin. Y dichos centros eran considerados
nacionalmente como instituciones con tecnologa de punta.
Por supuesto que tales sistemas de tarjetas perforadas ya haban
sido diseados haca dcadas, cuando an casi todos los resultados se obtenan en reportes impresos; la consecuencia era que a los usuarios se les
seguan enviando a diario toneladas de papel (reportes impresos) que
jams tenan tiempo de leer. Haba ocasiones en que a un jefe de
mediano nivel se le sacaba de su oficina para que sta pudiera ser
utilizada como bodega de reportes impresos obsoletos o que a nadie
importaban. La razn era que estos usuarios tenan pena de que se
encontraran cerros de papel por todas partes y a diario se acumularan
ms. Preferan ocultarlo para que no lo vieran personas de otras reas o
visitantes que muchas veces eran clientes de la compaa (hasta hace
muy poco esto se segua viendo).
Al inicio de la dcada de los setenta empezaron a surgir algunos
profesionales en informtica egresados de algunas universidades y tecnol-
CAE 1.
EL FACTOR AFI
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38
EL DESARROLLO INFORMTICO
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EN MXICO
'f
kjb
-#-
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emprender medidas correctivas, pero guiados por ese alguien o algo que
sepa lo que se debe hacer. Nosotros n o lo haremos mientras n o exista
esa gua y ese tutor que adquiera la responsabilidad.
Permtaseme decir que eso no suceder, que cada uno de nosotros
tiene que pagar parte del precio que no hemos querido pagar (aun a
sabiendas de que ya nos result ms caro). Sepa cada informtico
(colega, estudiante o profesor) que si queremos participar en la erradicacin de tan tremendo despilfarro informtico, se tendr que dar mucho
ms a cambio de lo que se nos paga. Seamos conscientes de que es el
nico camino para prosperar y superar cualquier obstculo expuesto
aqu. Por lo anterior, y como nadie distinto de nosotros va a tomar la
responsabilidad que nos corresponde, ahora que el lector ya tiene el
panorama resumido del desenlace informtico como se dio en nuestro
pas, entremos al entorno de AFI.
43
CENTROS
DE C~MPUTO
(ACC)
A mediados de la dcada de los sesenta, en Mxico eran muy pocas
las empresas que tenan una computadora para el proceso de sus datos.
A esas alturas la ignorancia sobre los beneficios de esos equipos era casi
total. Slo en algunas dependencias del gobierno, como el Registro
Federal de Causantes, el Seguro Social y otras, en algunas aseguradoras
como Seguros Monterrey y otras, as como bancos, por ejemplo el de
Comercio, Banco de Mxico y otros, por la gran cantidad de datos con
los que operaban, se hizo necesario que adquirieran computadoras;
pero la gran mayora de las empresas an utilizaba equipo de registro
directo. En aquellos aos estaban de moda las computadoras IBM de
la serie 1401 con tarjetas perforadas y memoria de anillos de ferrita, cuyas
capacidades de memoria son difciles de creer para los jvenes de ahora.
En 1968 trabaj como operador de una 1401 con capacidad de
memoria de 8 kB (1 kB = 1024 bytes), y dado que tena una expansin
de 3 U, el total era 11 kB.Haba conectadas a ella una impresora de
martillos de 300 lneas de 132 posiciones por minuto, una lectora de tar-
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SEGUNDO
REZAGO: ADMLNISTRACI~N
DE INFORMATICA
(AAI)
DEL REA
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TERCER
REZAGO: ~ M I N E T R A c I ~ N
DE LA FUNCI~N
INFoIUdTICA ( M I )
Me resulta claro que el rea de informtica, en su estructura centralizada, ya no es funcional. Es evidente la impotencia de ese esquema
ante los tremendos cambios organizacionales y de estrategias de negocio de las empresas actuales. La globalizacin mundial nos reclama
mayores opciones de estrategias informticas. Los conceptos tradicionales de negocio empiezan a desaparecer para dar lugar a modernos
mecanismos comerciales y de senricio en cualquier rama. Obsrvese lo
que se est logrando con las llamadas "supercarreteras de informacin".
Internet ya no se utiliza slo para el intercambio de informacin, sino
tambin como un mecanismo para transacciones comerciales y de
servicio. Por otro lado, el dinero como tal tiende a desaparecer para dar
50
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
Plan: Conjunto de actividades propuestas con la finalidad de alcanzar objetivos o resultados previstos.
No se me tome a mal haber escrito la definicin anterior, pues es
muy probable que el lector ya la conociera. Pero deliberadamente quise
llamar su atencin con el fin de recalcar que un plan, aunque de una
manera muy meditada, slo propone actividades por desarrollar, lo cual
implica que existe flexibilidad en todo momento para reorientar e
incluso cambiar totalmente el rumbo propuesto si as lo dictan las
circunstancias. Por ello, el plan que expondr es una propuesta con base
en experiencias reales que han tenido xito, pero queda a discrecin del
lector agregar, quitar o modificar actividades si lo juzga conveniente o
necesario segn su particular punto de vista, experiencia o medio en el
que se desenvuelve. Lo que quiero subrayar es que un plan nunca debe
ser estrictamente rgido, pues las condiciones en las cuales se plane
pudieran variar con el tiempo y obligar a la realizacin de cambios y
ajustes. De hecho, el buen planificador se mantiene constantemente alerta a las variantes del medio y corrobora con frecuencia el impacto sobre
el plan con e1 fin de establecer oportunamente las medidas correctivas.
He sido testigo infinidad de veces de casos en los que un plan, sobre
todo a mediano y largo plazos, se ha "forzado" queriendo seguirlo estrictamente cuando ste ya no era del todo funcional en las condiciones vigentes; deseo que el mensaje se haya captado y se tome muy en cuenta.
En el plan general que expongo a continuacin, desgloso los tres
objetivos bsicos en que est sustentado AFI.
En este momento quiz lo anterior parezca incmodo y probablemente le suene fuera de sentido al lector (sobre todo si ya es un
informtico activo), pues podra pensar lo siguiente: pero jcmo voy a
participar como verdugo de mi propia reat Descentralizar el rea de
informtica no significa desaparecer esta rea de la organizacin. Vase
bien que lo que digo es que hay que descentralizarla, lo cual significa
que todas las actividades vigentes del rea de informtica tendrn que
seguir desarrollndose y evolucionando como hasta ahora, pero en el
lugar donde stas resulten de mayor provecho para la empresa y
ubicadas de tal modo que el fenmeno del despilfarro computacional se
abata.
Adems, dada la importancia que actualmente tiene la informtica
para todas las organizaciones, afirmo que la modernizacin de las
empresas estar dada en gran medida por la modernizacin del rea
mencionada. Pero, al mismo tiempo, es un salto obligado, necesario,
que tarde o temprano tiene que darse, y que no debe posponerse hasta
cuando el efecto de la competencia ya haya causado estragos difciles de
superar y mucho ms costosos, como efecto de no haber tomado la
decisin oportunamente.
No resultar fcil dar ese salto, y mucho menos cuando a primera
vista lo que se vislumbra es el desmembramiento del rea de informtica. No resultar sencillo para los informticos prepararse mentalmente
para comprender que ellos no sern desplazados, y que no se alterarn
las jerarquas de los gerentes y directivos de esta rea. Por el contrario,
descentralizar esta rea representar ubicarla en un contexto ms amplio dentro de la empresa, e influir con mayor vigor en los lugares
estratgicos de la organizacin donde los beneficios de su aplicacin
podrn apreciarse como nunca en la historia de esta rea, al fortalecer
enormemente las actividades operativas, de control y de servicio. Abarcar mayor campo de accin. Adquirir mayor poder jerrquico en el
nivel de la empresa; .no autoasignndoselo como se ha practicado
hasta la fecha, sino porque ste le ser reconocido como resultado de
haberse diseminado los beneficios de las actividades informticas en todas las reas de la organizacin, y la importancia de ello se apreciar
tangiblemente.
Entonces no ser vista como un rea riesgosa y peligrosa que vive
aislada, fuera del control de la organizacin, sino como un mecanismo
indispensable, firmemente administrado, que da servicio a toda la
organizacin.
La empresa moderna necesita este nuevo enfoque informtico de
aplicacin general, que no puede cubrirse con la actual estructura del
rea de informtica, y mucho menos si permanece como una entidad
aislada, independiente y autnoma. La funcin informtica ahora se
requiere en todas las partes de la organizacin.
Area e informtica
escentrazada
Ventajas
Area de informtica
centr*
Desventajas
Despilfarro computacional
No existen
Efectivo direccionamiento de la
reingeniera de los sistemas de
informacin
Confusin y descontrol
Imposibilidad absoluta de
adaptacin
Verdadero enfoque de la
informtica como un arma
estratgica de competencia de la
empresa
nizacional, por io que sera benfico que esto se hiciera por medio del
enfoque de unidades usuarias. Esto significara un enorme avance al
hacer que las actividades de la organizacin se vayan agrupando mediante sistemas completos, lo que en otras palabras quiere decir "pensar
en trminos de sistemas de informacin".
Paso 5. Esquematizacin de la hncin informtica a travs de las
distintas unidades usuarias. Al visualizar a la organizacin con la
estructura de unidades usuarias, se facilita la determinacin de los
verdaderos requerimientos de informacin para la efectiva operatividad
de cada unidad usuaria, y en consecuencia se podrn determinar tambin los requerimientos de cmputo (humanos y materiales) convenientes para cubrir completamente dichas necesidades de informacin. De
esta manera cada unidad usuaria tendr el servicio directo de una
gerencia de informtica, la cual a su vez estar administrada y controIada por el rea administrativa de la funcin informtica de la empresa. La
idea es que cada unidad usuaria cuente con un potencial informtico
inmediato capaz de satisfacer sus ms rigurosos requerimientos de
informacin sin necesidad de tener que pasar por laboriosos y
tardados procesos burocrticos para llegar a un rea de informtica
centralizada, como ocurre hoy da. Otra ventaja que se observa es que
este esquema ser capaz de adaptarse rpidamente a las condiciones
variantes de cada unidad, porque cada informtico asignado ser un
especialista en los sistemas propios de dicha unidad. Finalmente, los
usuarios podrn ser los propios responsables del diseo, automatizacin
y eficiencia de sus sistemas de informacin, lo que en otros trminos
significa ser los dueos absolutos de sistemas creados con la exactitud
y flexibilidad que ellos determinen, partiendo de la base de que ellos
son quienes conocen con acierto los datos de que disponen y los
requerimientos precisos de informacin necesarios para hacer de sus
actividades procesos operativos, administrativos y de servicio altamente productivos. Por otro lado, los informticos sern los especialistas que harn realidad la automatizacin de los sistemas concebidos
por los propios usuarios, bajo la norma de que dicha automatizacin
ser orientada para mantener siempre un alto grado de servicio (vase
fig. 1.1).
Paso 6. Exposicin ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la descentralizacin del rea de rnformtica
con el fin de obtener su aprobacin. El comit de poltica informtica ya
cuenta en este momento con todos los argumentos necesarios para
lograr que los niveles superiores de la empresa tomen la decisin en
favor de la descentralizacin del rea en cuestin. Las pruebas que
demuestran las enormes ventajas que traer dicha descentralizacin son
ms que suficientes para obtener la aprobacin de tal planteamiento.
De todos modos, resultar necesario interesar y advertir a los empresa-
Ubica~Yn~rodicionaldel reo
de imformtllPCo de la oganizacibn
rios del grave perjuicio que se est gestando dentro del entorno de la
modernizacin de la empresa, al no emprender al mismo tiempo la modernizacin del rea de informtica.
Paso 7. Inicio de la Administracin de la Funcin Informtica (AFI)
de la empresa. Se sugiere que este proceso sea paulatino, primero con
una unidad usuaria, luego con otra, y as sucesivamente.
Por supuesto que todo cambio propicia infinidad de rumores entre
el personal. Claro que en este caso habr rumores y hasta la posibilidad
de algunas renuncias o despidos; pero, no hay que preocuparse demasiado por este efecto, pues de cualquier manera esta situacin se
generar durante el proceso de modernizacin de la empresa, y la
implantacin de AFI es parte de tal proceso; incluso ser mejor que tal
situacin se efecte dentro del marco de la modernizacin misma. Pero,
es recomendable que los directivos del rea de informtica minimicen el
impacto de tales rumores, sobre todo cuando stos desvirtan los
hechos con el solo fin de causar algn dao. Esto pueden lograrlo
mediante una campaa de promocin, dentro de la empresa, con base
en las ventajas personales y empresariales que traer dicha implantacin, y an ms para los propios informticos.
p.
1,
*egundo
objetivo: Formar un mecanismo
para la administracin global del
entorno inforrntico de la empresa
Ya habl sobre cmo se fue formando el rea de informtica a travs
del tiempo. Es evidente que esta rea se fue estructurando por etapas de
una manera por dems improvisada, y que, con los aos, de un modesto
departamento insignificante se convirti en una de las reas ms grandes y de mayor jerarqua dentro de las organizaciones. Encontr que los
cambios de estructura en dicha rea fueron tan frecuentes, que poco a
poco dentro de una organizacin (la de la empresa) naci otra organizacin (la del rea de informtica).
Dichos cambios sucedieron con tal rapidez que, sin que nadie se lo
propusiera, se perdi de vista la enorme dependencia que de esta rea
comenzaron a tener prcticamente todas las dems reas de la empresa.
Cuando los informticos de pronto se dieron cuenta de tal situacin, y
confiados en lo vulnerable que era la empresa sin el apoyo de1 proceso
electrnico de datos, cerraron filas como quien quiere apoderarse del
control de la organizacin, y convirtieron sus actividades en un tab
intocable que slo ellos entendan y podan manejar a su libre antojo.
Ello propici el aislamiento de dicha rea, en cuyos dominios nadie ms
poda entrar. Dentro de esa rea, los informticos hicieron lo que les
vino en gana sin tomar en cuenta cmo repercutira esto en los mltiples
usuarios; se organizaron internamente como quisieron, sin importar
que se perdiera el aspecto administrativo informtico, y si no tenan
idea de cmo organizarse, result fcil copiar los esquemas de otras
empresas, sin darse cuenta de que ah tambin carecan de ese aspecto
administrativo; utilizaron la centralizacin y el proceso electrnico de
datos que ellos operaban como un arma para hacerse de poder, sostenido ste por la ignorancia que de esta tecnologa tenan los usuarios;
hicieron de sus actividades un "feudo" que slo ellos podan entender y
manejar.
Tal situacin se sostuvo por dcadas. Sencillamente, el contexto
informtico de la empresa siempre funcion como una "maraa" de
actividades desordenadas en donde rein ampliamente la baja productividad. Pero, iquin poda poner freno a este atroz despilfarro{ Nadie,
porque nadie ajeno a esta rea conoca a ciencia cierta lo que aconteca
dentro de esa "fortaleza".
Ya mencion el tremendo desorden que siempre ha privado y que
hasta la Fecha prevalece dentro del rea de informtica. Tambin
demostr el severo despilfarro que ah se sigue cometiendo. Adems
comprob con lujo de detalles, que la funcin informtica de las
empresas jams ha estado administrada ni lo est en la actualidad.
Asimismo, tambin afirm que esta situacin ya resultaba insostenible,
y entreveo que si los directivos del rea de informtica no emprenden
cambios significativos y congruentes con las necesidades administrativas de las empresas actuales, y si no modernizan esta rea en correspondencia con el nivel de modernizacin que persiguen en el mediano
plazo tales empresas, se enfrentarn a problemas cada vez ms complejos que no podrn afrontar si no se preparan con tiempo, y tarde o
temprano comenzarn a caer cabezas. Por el contrario, si emprenden
cambios de rigor ahora, como los que promuevo en la presente obra,
habr tiempo suficiente para coincidir en el momento en que surjan los
requerimientos de sistemas de informacin modernos, obligados por el
proceso de modernizacin de las empresas.
Es importante que los directivos del rea de informtica reconozcan
que en la actualidad el "analfabetismo computacional" ya no es tan
grande como hace cinco o 10 aos, pues ahora la gran mayora de empresarios, por iniciativa propia o a travs de sus asesores, saben de la
importancia de esta tecnologa y de la dependencia casi obligada que de
ella tiene toda empresa sin importar su tamao. Asimismo, los directores y gerentes de las distintas unidades usuarias da con da se preparan
mejor para explotar con mayor eficacia la informtica, en provecho de
sus actividades operativas, administrativas y de control.
Lo anterior empezar a ejercer una tremenda presin (y actualmente
ya hay indicios) sobre el rea de informtica, que de acuerdo con las
60
CAF! 1.
EL FACTOR AFI
62
'A
66
contestar verazmente este tipo de planteamientos, valindose del proceso de la informacin con la que cuente, ser posible activar oportunamente sus mecanismos operativos para satisfacer los requerimientos
exigidos por los clientes.
Con el fin de crear una cultura informtica en el nivel de empresa,
propongo dar los siguientes pasos:
entera disposicin los instrumentos para hacerlo: los sistemas de d o r macin y las computadoras.
Pero no nos desanimemos, pues para hacer gil y certero (no
sencilIo) este proceso, precisamente est planeado este paso; hacer un
riguroso anlisis de requerimientos de informacin en cada unidad
usuaria, por parte de los propios gerentes de cada rea, permitir a stos
detectar por s mismos la imperiosa necesidad que tienen sus respectivas reas en relacin con el proceso de datos, y captarn perfectamente
lo dependiente que son sus labores de la informacin producto de dicho proceso. En este momento lo importante es que sean precisamente
ellos los que participen en este anlisis. De esta manera, podrn ver con
toda claridad que la solucin a la mayora de sus problemas operativos
depende del abastecimiento oportuno de toda esa informacin. Sern
los ms convencidos de que si quieren alcanzar cabalmente sus objetivos en las distintas unidades usuarias, esto depende de la precisin con
que determinen sus necesidades de informacin, pero ellos y no terceras
personas. sta es la clave; al quedar ellos inmersos dentro del contexto
inforrntico de la empresa, no podrn menos que comprender que la
formacin cultural informtica no es slo un producto de trabajo ms;
tampoco es una "cultura de relleno" como se ha considerado cotidianamente. Es una estrategia moderna de trabajo tan necesaria y poderosa
que no se puede prescindir de ella sin poner en riesgo el control de la
empresa entera. Con este panorama, seguramente no podrn pasar por
alto que ellos son los pilares para la estructuracin de los sistemas de
informacin, por lo cual dicha cultura informtica se vuelve obligada y
refleja una necesidad de primer orden.
Paso 2. Efectuar una campaa de creacin de conciencia infomtica. Cuando se habla de crear conciencia en las personas, por lo general
se relaciona con la manipulacin de la gente, y efectivamente hay
mucho de cierto en ello; esto dificulta mucho la creacin de dicha
conciencia, ya que conciliar los intereses de los humanos quiz sea una
de las actividades ms difciles de lograr, y peor an cuando se intenta
generar cambios en las actitudes. La naturaleza misma de las personas
ofrece resistencia al cambio.
Es imperativo destacar que en nuestro caso el enfoque para lograr la
creacin de conciencia es distinto, pues se parte de una base slida que
hace que dicha creacin de conciencia surja por s sola cuando los
usuarios se convenzan de que, para el trabajo que ellos realizan, es
necesario contar con un mtodo moderno de trabajo que d vigor a la
vida operativa de las unidades usuarias. Pero lo que verdaderamente
resulta de valor en este enfoque es que toda esta estrategia de cambio
forma parte de un mecanismo necesario para modernizar a las empresas, o mejor dicho, que esta nueva manera de pensar respecto del
trabajo es un requisito para emprender dicha modernizacin. Recurde-
se que toda la actividad de cualquier organizacin gira en tomo a la eficiencia con que las personas realizan sus operaciones de trabajo, o sea, que
el activo de mayor valor para cualquier empresa es su propio personal.
Para lograr una cultura informtica en el nivel de empresa, uno de
los pasos que hay que dar consiste en realizar un anlisis certero de los
requerimientos de informacin dentro de cada unidad usuaria. Esto por
s solo provocar un inicio de creacin de conciencia en el nivel de los
gerentes de cada rea, quienes podrn ver con toda claridad que para
contar oportunamente con tan importante informacin para el mejor
funcionamiento de las distintas entidades operativas que ellos comandan, tendrn que valerse necesariamente de los servicios que les proporciona la informtica y, por consiguiente, ellos son los primeros en estar
conscientes de que el personal a su cargo y ellos mismos deben entender
y participar en e1 manejo de dicha tecnologa.
Lo anterior demuestra que la creacin de conciencia propuesta se
puede hacer mediante una estrategia de "reaccin en cadena": primero
se atrae el inters de la alta gerencia convencindola de que est a su
alcance la informacin que ellos deseen, siempre y cuando participen activamente en su consecucin hacindose verdaderamente responsables de los sistemas de informacin que se implanten; despus,
como resultado de lo anterior, saltar a la vista que la capacitacin de
ellos y de su personal para operar sus mecanismos administrativos
apoyados en la tecnologa de la informtica es inminente y prioritaria.
Ellos sabrn que su participacin en este entorno, a partir de ahora, es
parte de su estrategia de trabajo; en consecuencia, y partiendo de la base
de que cada unidad usuaria tendr a su disposicin expertos en informtica y equipo de cmputo propio (computadoras personales y redes)
para sus requerimientos de informacin locales, y un centro de cmputo
dotado de computadoras de alto poder para los sistemas de informacin
medulares e institucionales, sabrn que forman parte importante del
equipo de trabajo de la estrategia informtica de la empresa, y no como
antes, cuando eran simples espectadores de lo que buenamente les diera
el rea de informtica. Ellos ahora sabrn que adquieren responsabilidad vital para el logro de los objetivos informticos de su rea de accin
y, en consecuencia, de la empresa, a cambio de contar con sistemas de
informacin de mucho mayor calidad que los logrados con las viejas estructuras. Sern conscientes que los informticos y el equipo de
cmputo son sus aliados para la consecucin de los objetivos de automatizacin determinados por el anlisis de sus propias estructuras
operativas y los intereses mismos de servicio y de negocio de la empresa, es decir, la informtica ser comprendida como una estrategia ms
de servicio y de competitividad para beneficio de la empresa y sus clientes, en la cual el usuario y el informtico conjugan sus especialidades.
Por lo anterior, el proceso de cultura informtica en el nivel de empresa
Modernizacin inf9rmbitica
Area de capacitacin
Unidades usuarias
Objetivo
-Fijar los objetivos informticos de la empresa
r e a d e capacitacin
Objetivo
-Crear una cultura informitica propia de la empresa.
Funciones
-Integrar a los tres sectores mediante un plan maestro global de capacitacin sobre
sistemas de informacin.
-Coordinar la capacitacin en funcin del plan maestro.
-Evaluar el avance hacia los objetivos del plan maestro mediante una estrategia de
seguimiento como funcin.
rea d e procesamiento
electrnico d e datos
Objetivo
-Satisfacer los requerimientos de informacin de las unidades usuarias mediante equipo
electrnico de procesamiento de datos.
Funciones
-Dotar a la empresa con el equipo de cmputo adecuado para satistcer los requerimientos de informacin a corto, mediano y largo plazos.
-Mantener un nivel eficiente de destreza en el uso y aprovechamiento de los recursos de
cmputo.
-Proporcionar un nivel de servicio computacional congruente con la dinimica operativa de
la empresa.
RESUMEN
En realidad, AFI naci en 1980, aunque en ese entonces no tena una
idea clara de hacia dnde me encaminaran mis investigaciones. En
aquellos aos me empez a inquietar el desperdicio y el desaprovechamiento tan marcados que estbamos haciendo de los recursos de cmputo (humanos, tcnicos y materiales), lo cual con el tiempo llamara
despilfarro computacional. Estaba convencido de que era posible evitar
la aparicin redundante de los errores que a diario ocurran. Me di
cuenta de que la gran mayora de esos errores sucedan por negligencia
o improvisacin al querer aplicar un conocimiento que con frecuencia
no tenamos; pero tambin de que lo anterior ocurra porque carecamos de un esquema de control en las actividades de detalle que
ejecutaban los tcnicos. El reto que me propuse fue encontrar las causas
de raz que originaban todos esos desajustes. De alguna manera ya
haba identificado que cuando un problema se atenda, ste invariablemente era solucionado, lo cual me ayud a comprender que, en la gran
mayora de los casos, una vez resuelto e1 problema ya nadie haca un
anlisis de las causas que lo originaron, y mucho menos dejaba establecida una estrategia permanente de control para evitar que ste apareciera nuevamente. Era evidente que se entenda que el xito de haberlo
solucionado en esa ocasin consista en haber encontrado una "solucin
al momento", y no se tomaba en cuenta que el xito debera ser su
erradicacin definitiva. En otras palabras, no haba ningn efecto de
aprendizaje que hubiera dejado dicha experiencia.
Lo ms inquietante para m era que todo mundo estaba consciente
de esta situacin, y me preguntaba por qu nadie pona remedio a ese
desastre, si sabamos perfectamente de los riesgos y del elevado costo
que todo eso representaba. Analizando detalladamente, una y otra vez
la pregunta anterior, fue como inici mis investigaciones las cuales con el
tiempo fui documentando y dando a conocer a travs de breves artculos
en la revista Informtica y en el peridico Computer World de Mxico.
Lo anterior poco a poco me llev a entender que la problemtica tal,
no era slo de ese momento ni de pocos aos atrs, sino que era parte
de la propia historia informtica de nuestro pas. Encontr que con el
tiempo dicha problemtica no slo no haba mejorado, sino que con el crecimiento improvisado que se dio en el rea de informtica, la situacin
haba llegado prcticamente a volverse, ahora s, incontrolable; pero lo
que mayormente me impresion, y creo que fue lo que me impuls
hacia lo que ahora es AFI, fue que tan deteriorado ambiente formaba
ya parte de la forma de trabajar del rea de informtica. Es decir, era ya
parte de la estrategia de trabajo de los informticos. Hasta entonces
comprend la verdadera razn que justificaba la existencia de1 grupo de
"soporte a la produccin".
Ya con el inters puesto en meterme de lleno a encontrar explicacin a mis inquietudes, despus de varios aos pude reconocer lo que
finalmente me impuls hacia M I . Descubr lo que llam "los tres
grandes rezagos de la informtica en Mxico", los cuales me explicaron
perfectamente las causas de raz de tan deteriorado ambiente, con el
cual en la actualidad seguimos viviendo. No tena duda, haba encontrado lo que con tanto afn estuve buscando. De los tres rezagos mencionados, el primero se refiere a la, hasta ahora todava descuidada, act?vidad de la Administracin de los Centros de Cmputo; el segundo, a1
Area de Informtica, que no est ni ha estado jams administrada; y el
tercero, a mi propuesta, apenas hasta hace poco aceptada, despus de
casi 15 aos, sobre la Administracin de la Funcin Informtica (el
factor AFI).
As, AFI surgi como la identificacin de una gran necesidad que, a
sabiendas de todos, nadie ha cubierto. Para haber identificado esa
necesidad, tuve que escudriar la historia informtica de Mxico, y
aprovechando que en gran medida yo mismo la viv, no tard mucho
en interpretar las razones que nos guiaron al despilfarro computacional. Pude leer dicha historia, tal como si se tratara de un mapa cuyos
smbolos me explicaran detalladamente, paso a paso, el porqu de
nuestra incapacidad para recibir, manejar y aprovechar ventajosamente la tecnologa de la informtica, y la misma historia nos dice, casi a
gritos, que no hemos madurado, que seguimos improvisando nuestro
trabajo al igual que antes, al igual que siempre. Pero tambin me dijo, y
lo interpret, que haba que redireccionar la actuacin del informtico,
que ese cambio era urgente. Acept esta invitacin y aqu est AFI.
Ahora invito a mis colegas a participar decididamente con rumbo a este enfoque.
He llegado a pensar, y lamentablemente a comprobar, que el informtico tradicional, y siguiendo la cadena, tambin en gran parte el
actual, permanentemente ha dado en prenda el futuro a cambio de
conseguir el presente. Es decir, al resolver ya como una prctica arraigada, de manera improvisada y desordenada, los problemas que se le
presentan, generados stos principalmente por la mala calidad de su
trabajo, sin obtener de esas estrategias de solucin ningn aprendizaje
de la experiencia, no le importa lo que esa situacin acarree en el futuro.
Mi propuesta, desde 1992, ha consistido en primera instancia en
aceptar que el rea de informtica con su estructura tradicional centralizada ya no es funcional, dados los requerimientos actuales de las
organizaciones. En segundo trmino, reconocer que la dependencia
informtica que guardan las organizaciones es casi total; es decir, que el
aspecto informtico pasa de ser un elemento de apoyo importante, a
convertirse en una funcin vital para la organizacin, no slo en
departamentos especficos, sino diseminado en toda la estructura. Por lo
74
El despilfarro Informtico:
una realldad ignorada
Problema
El fenmeno del despilfarro informtico
nos sigue superando; lo seguimos
encubriendo y hemos preferido ignorarlo.
mos una forma de trabajar y eso es todo, y aunque no fuera la correcta, no veo que podamos hacerlo de otra manera; te aconsejo que
no hagas ms ruido y dejes las cosas como estn, y te pido que no nos
involucres en tus ideas fantasiosas." Temiendo que la pltica pudiera
desbordarse, por el momento fing que me haban convencido y cambiamos de tema.
Durante algunos das estuve tratando de explicarme a m mismo el
porqu de esa resistencia a tratar de mejorar y la empecinada intencin
de dejar las cosas tal como estaban, aun cuando se reconoca en forma
unnime que los problemas se manifestaban a diario, y peor an,
sabiendo claramente de los conflictos administrativos que esto ocasionaba dentro de la empresa. Nunca imagin que me estaba adentrando
en un tema que llegara a costarme el rechazo de muchos de mis
colegas, e incluso de personas que fueron buenos amigos; y menos an
que ello llegara a ser la razn de severos bloqueos para perder importantes trabajos de asesora.
Me impresion profundamente el hecho de que quienes se resistan
a emprender cambios definitivos y a actuar de una manera decidida
para superar los problemas mencionados eran precisamente los gerentes
de las reas identificadas como las causantes de la mayora de los
problemas. Me pregunt una y otra vez lo siguiente: jcmo sera posible
dar solucin a un problema cuando quienes lo generan no lo quieren
resolver< Esto verdaderamente me desanim.
Confieso que estuve tentado a tirar todo por la borda y a recurrir al
camino fcil del olvido, abandonando as el asunto para no crearme ms
problemas. Sin embargo, cada da que pasaba y vea cmo se iban
acumulando los problemas, me convenca con mayor fuerza de que
estaba ante el descubrimiento de algo importante y no pude conformarme con permanecer pasivo.
Con esa inquietud en mente, inici la preparacin de un documento
que poco a poco se convirti en el inicio del material de lo que meses
despus utilizara en una conferencia en la cual expona mis conceptos.
De igual manera, este novedoso enfoque lo convert en una serie de
artculos que fueron publicados por el peridico Computer World de
Mxico y algunas otras revistas del medio.
Mis expectativas y las de algunos colegas que se haban interesado
en el tema fueron superadas de manera inesperada, pues dichos artculos de inmediato generaron tremenda polmica a favor y en contra. De
una u otra manera me llegaban comentarios y recib frecuentes llamadas
telefnicas animndome a que fuera hacia el fondo del asunto. De
varias partes del pas fui requerido para dar conferencias al respecto. As
fue como, contagiado por el inters de colegas, profesores y estudiantes
decid separarme de la compaa para la cual trabajaba e inici una serie
de investigaciones en mi nueva modalidad de asesor en informtica. La
Lo anterior obliga a pensar que un pas prospera cuando sus empresas prosperan. Para prosperar, una empresa tiene que competir y ganar;
para ganar tiene que ofrecer bienes y servicios capaces de atraer clientes; para atraer clientes, habr que proveer a stos con bienes y servicios
de calidad, en el momento en que ellos los necesiten y al alcance de su
economa; para que una empresa pueda ofrecer esto, debe estar bien informada; para que una empresa pueda estar bien informada, requiere
haber alcanzado profunda madurez en sus mecanismos administrativos
y de control; para que dichos mecanismos funcionen dinmica y eficientemente, deben concebirse como sistemas de informacin; para que la informacin fluya con oportunidad, debern automatizarse dichos sistemas.
Como puede apreciarse, la informacin adquiere profunda relevancia dentro del marco operativo y de servicio de toda empresa.
Me doy cuenta perfectamente de que los informticos del pas
(colegas, profesores y estudiantes) seremos requeridos para emprender
un supremo esfuerzo con el fin de convertimos en un verdadero apoyo
dentro de los planes de modernizacin de Mxico, para colaborar eficazmente en el surgimiento de empresas prsperas capaces de alcanzar niveles de competitividad congruentes con la competencia que se avecina.
A propsito he dicho que los informticos seremos requeridos para
emprender un supremo esiuerzo. Se ver, segn lo demuestran mis
investigaciones de ms de 15 aos, que hace mucho tiempo que
estamos empantanados en la manera como hemos aprovechado los
recursos de cmputo (humanos y materiales), o mejor dicho, de cmo
los estamos despilfarrando. En este libro demostrar que an mantenemos formas de trabajo profundamente improvisadas y obsoletas, y peor
an, que las seguimos enseando a estudiantes de nuevas generaciones.
Comprobar que aun a sabiendas de los desastres que ocasiona dicho
proceder, lo adoptamos ya como nuestra cultura informtica y que nos
resistimos una y otra vez a emprender el cambio. Se ver que no
queremos cambiar porque no hemos madurado lo suficiente en esta
tecnologa, tenemos temor a aventurarnos en algo desconocido, y
preferimos la comodidad de no querer pagar el precio que implica todo
cambio, sin darnos cuenta de que nuestro despilfarro ha resultado y
resultar mucho ms caro.
A lo largo de los captulos mostrar claramente cmo nuestro
ambiente inforrntico se ha colapsado, y por eso mismo lo que he
llamado supremo esfuerzo, en verdad lo ser, porque tendremos que
derribar varias barreras que con el tiempo nosotros mismos hemos
construido, antes de siquiera estar preparados para vislumbrar algo de lo
que llamo excelencia informtica. Pero no podemos quedamos en
donde estamos, es obligado el cambio. Como informticos conocedores
de nuestro estancamiento, es obligacin nuestra desatar el nudo que
nosotros mismos hemos tejido; es obligacin nuestra reparar lo que
hemos descompuesto. Y ms an, empezar a abrir e1 camino a las nuevas generaciones de irdormticos.
Los mecanismos administrativos y de control de las empresas
modernas han madurado, han crecido y se mueven constantemente en
diversos sentidos en lapsos de tiempo muy cortos. Lo que resultaba
efectivo hace algunos aos, ahora ya no lo es. Los esquemas organizacionales de las empresas de hace seis u ocho aos ya no existen,
y los de ahora cada vez son ms dinmicos. Antes, donde haba
departamentos con 50 o 60 personas, ahora slo queda una docena
operando microcomputadoras, haciendo mucho ms trabajo del que
se haca. Antes se consultaban enormes archivos de documentos
haciendo esperar por horas a las personas; ahora dichos archivos han
desaparecido y en su lugar hay pantallas de video conectadas a
potentes computadoras, las cuales hacen posible dichas consultas en
segundos.
Como puede apreciarse, los notables cambios en los esquemas
organizacionales fueron obligados por la implantacin de nuevos y
modernos mecanismos administrativos y de control, los que a su vez
Fueron originados por la creciente demanda de informacin. Anteriormente dichos mecanismos administrativos y de control prcticamente
se tenan que adaptar a los recursos de cmputo disponibles; ahora es a
la inversa: los recursos de cmputo se desarrollan pensando en las
estrategias administrativas que se requieren para el control de las
empresas de la actualidad. Por tanto, en aquellos pases cuyas empresas
han logrado desarrollar una cultura informtica elevada, se ha alcanzado la dinmica necesaria para responder congruentemente a los requerimientos administrativos de una organizacin tremendamente voltil.
Por el contrario, en los pases en vas de desarrollo, la mayora de las
empresas tienen que esperar la lenta respuesta de adaptacin del rea de
informtica, dejando por enormes periodos prcticamente inmviles los
mecanismos administrativos, los cuales se vuelven cada vez ms
obsoletos e ineficientes, y quedan as empantanados en espera de que
en algn momento incierto el rea de informtica arroje algn resultado
que produzca algn movimiento de provecho; sin embargo, para entonces con frecuencia las necesidades administrativas ya son otras. Este
solo hecho, as de sutil, coloca a las empresas en una posicin vulnerable ante sus competidores nacionales, y no se diga ante aquellas de otros
pases ms desarrollados. La razn es que actualmente las empresas
modernas han descubierto en la informtica una importante arma
estratgica de competencia.
Creo que bien vale la pena a este respecto mencionar, aunque sea
brevemente, las conclusiones a las que llegamos recientemente un
grupo de investigadores como resultado de un detallado estudio que se
nos pidi.
y permanecer esttico con lo logrado hasta ah. Se vuelve indispensable mantener activo un proceso de mejora continua que nutra permanentemente los mecanismos administrativos y de control establecidos en un principio. Por decirlo de algn modo, es necesario "aceitar"
constantemente la maquinaria y cambiarle "piezas desgastadas" con el
fin de irla adaptando oportunamente al medio competitivo, el cual se
mantiene en constante evolucin, en alerta permanente para expulsar
a empresas perezosas. Los conceptos bien dirigidos de servicio, calidad, liderazgo, trabajo en equipo, atencin al cliente, actitud positiva,
cero defectos, seguimiento como funcin y otros, resultan relevantes
aplicados a las actividades diarias del personal de todas las jerarquas.
Ciertamente, aqu radica el secreto de gran parte del xito de muchas
empresas.
Como puede apreciarse, ninguna empresa podr emprender su
modernizacin si no hace propio del personal de su organizacin el conocimiento y dominio de cuando menos los tres elementos anteriores.
Aqu es donde la situacin empieza a complicarse para los
informticos del pas (profesionales, profesores y estudiantes). La situacin del mbito informtico de nuestro pas no es precisamente halagadora y, por consiguiente, primero habr que construir bases firmes antes
de siquiera pretender decir que estamos listos para apoyar el plan de
modernizacin. Ser necesario hacer un profundo anlisis de nuestras
carencias, vicios, recursos, etc., y desarrollar un plan estratgico que,
aparte de colocarnos dentro de una cultura informtica slida, nos impulse con la suficiente fuerza hacia la excelencia informtica, dejndonos
en posibilidades de avanzar al ritmo de las necesidades de automatizacin
de las miles de empresas que emprendern su modernizacin.
Seguramente que no ser fcil, ni tenemos todo el tiempo que
quisiramos; pero, por eso mismo, en nuestra prisa no debemos caer en
los errores del pasado. Tenemos que poner en marcha nuestra creatividad, y lograr hacer ms con menos y en menos tiempo. S que esto es
posible, pero es necesario primero reconocer nuestras deficiencias para
que, ya identificadas, podamos enfrentarlas con inteligencia, para encontrar atajos seguros que nos permitan acelerar el paso, sin el peligro
de caer en improvisaciones que ms adelante nos resulten mucho ms
ostosas, como nos ha sucedido en el pasado, y que por desgracia nos han
ejado sumidos en prcticas obsoletas, empiricas y costosas.
Pues bien, comencemos por reconocer una realidad ignorada, no por
desconocimiento, sino por temor al cambio; y ntese que no dije
resistencia al cambio. Es temor, porque sabemos que nuestra preparacin es deficiente y nuestra experiencia en el campo est llena de vicios,
por eso tenemos desconfianza. Desconfianza por no saber cmo hacer
las cosas de acuerdo con la complejidad que reclama la tecnologa
C;
84
moderna de la informtica; por eso preferimos hacer las cosas tal como
las hemos hecho por aos, despilfarrando sin valorar el costo de lo que
nosotros conocemos como "proyectos exitosos". Repitiendo una y otra
vez los mismos errores (al fin y al cabo sa es la manera como entendemos que se maneja esta tecnologa).
Quiero mostrarle al lector algo de lo mucho que veremos en el
presente trabajo, y le aseguro que desde este momento su visin profesional empezar a sufrir cambios radicales. Lo aseguro.
Por ms de dos dcadas he tenido la oportunidad de asesorar, en
distintos ramos, a los directivos y gerentes de las reas de informtica
ms grandes del pas. Dada la magnitud de dichas instalaciones, he
colaborado en gran variedad de proyectos tanto tcnicos como administrativos propios del mbito computacional. Al mismo tiempo, mientras
profundizaba en cada proyecto, tuve la invaluable posibilidad de conocer con detalle una gran cantidad de distintos problemas a los que se
enfrentaba cada instalacin, y la valiossima experizncia de contribuir
en la solucin de algunos casos, y en otros la de determinar completamente las estrategias de solucin.
Lo anterior me permiti descubrir y comprobar una realidad que
frecuentemente (por no decir siempre) escapa a tcnicos y gerentes,
quienes estn inrnersos en lo cotidiano de sus labores, y adems, no
conocen ms all de las fronteras de su propia instalacin. Qu dije!:
$escapa< Pero si a diario la estn palpando con sus propias manos! Es
ms vlido decir "la ignoran", es decir, hacen como que no est ah. Sin
embargo, tarde o temprano, con el peso de los problemas que se
acumulan, da con da, de pronto la vislumbran (hablo de la realidad
ignorada), tmidamente al principio, y en pocos momentos ms, comienza el temor (temor a perder el puesto), de tal manera que quienes
la descubren, hacen todo lo que est a su alcance para aparentar que no
est pasando nada, y tratan de ignorarla, o mejor dicho, para curarse en
salud, pretenden disfrazarla como un mal necesario al que hay que
aceptar, pues de todas maneras siempre se ha vivido con l. Se tratan de
convencer a s mismos de que ello forma parte de la esencia misma del
entorno informtico en el cual ellos se han formado. En otras palabras,
es una realidad conocida por todos: es un secreto a voces. Pero, lo
irnico es que se reconocen sus efectos y se sabe de los desastres que
ocasiona.
En el prrafo anterior, parecera como si quisiera confundir al lector,
pues primero digo que hay una realidad escondida, la cual con el peso
de los problemas se manifiesta de pronto y se hace visible ante los ojos de
todos; despus afirmo que dicha realidad todo mundo siempre la ha
conocido, incluso que se ha aceptado como parte misma de la esencia
informtica. Parece como si fuera un juego de palabras que no conduce
a nada. iExactamente!, as es como nosotros los informticos queremos
hacer que se visualice tal realidad: como si fuera slo un juego de palabras
que no conduce a nada. >Por qu darle importancia<, olvidemoslo y
comer siquiera, y tal vez hasta sin dormir, por fin se corrige el asunto y
regresa la calma. En pocas horas, pasada la crisis, la inercia ambiental de
costumbre supera la gran sacudida y vuelve a ocupar su lugar como
antes, es decir, no existe talrealidad!As, todo el mundo queda anestesiado
despus de la tragedia, quiz por un da, dos o tal vez por slo algunas
horas, y prefiere no pensar en la siguiente catstrofe, que se sabe va a
ocurrir porque as siempre ha sucedido, pero ms vale ignorar la realidad.
Seguramente ya identific a qu realidad nos hemos estado refiriendo. Pero, aun as, me atrevo a pensar que usted tambin ya se vio
envuelto en el juego de palabras; es decir, sabe de qu le estoy hablando,
incluso muy probablemente usted ha sido partcipe de los "maratones"
para resolver problemas, pero an no logra reconocer las races del
fenmeno. Pues bien, pongmosle nombre a esta realidad:
EL DESPILFARRO INFORMTICO
entredicho la existencia de algunos "departamentos de control"; tampoco acepto la planeacin que dicta caminos infinitos de procedimientos
que por lo general nadie termina por recorrer. Baso mi exposicin, y en
eso consisti mi investigacin, en comprobar que para lograr las soluciones planteadas aqu, no hay que caminar demasiado; incluso promuevo lo contrario: caminar mucho menos que lo andado hasta ahora,
slo que en distinta direccin.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
El presente libro est dirigido a los estudiantes, en quienes en muy
pocos aos estar sustentado el destino inforrntico de las empresas de
nuestro pas. En especial a los estudiantes de las carreras de administracin y de informtica.
Confo plenamente en ellos. Por esa razn he dedicado al asunto
muchos aos de trabajo y he extrado valiosa informacin de mis
propias experiencias; he escudriado cada detalle de las mltiples
deficiencias que se me ha encomendado subsanar; he implantado un
sinnmero de estrategias de solucin. Esto es lo que quiero compartir
con los jvenes estudiantes. Cierto estoy de que ellos no podrn ignorar
la realidad. Los informticos de mi generacin ya hicimos lo que
tenamos que hacer, y quiero aclarar que por fortuna muchos de mis
colegas se han comportado como verdaderos hroes, sosteniendo el
barco durante muchos aos y cargando el lastre de los informticos
corrompidos, pero ya es necesario emprender el cambio.
Las estructuras informticas que construimos por tanto tiempo ya no
responden a las demandas de las empresas modernas de la actualidad.
Necesitamos ser relevados. No resistiremos mucho tiempo, por ms que
sigamos ignorando la realidad. No creo que el resultado de mis investigaciones pueda ser capitalizado por los informticos tradicionales. No
confo siquiera en que se tomen la molestia de leer el libro que a muchos
de ellos les he obsequiado. Tampoco creo que muchos de ellos tengan la
capacidad ni el coraje para emprender el cambio que sugiero, porque esto
representara para ellos volver a empezar. Por lo anterior, reitero, este libro
ADMINISTRACI~N
DE LA FUNCININFORMTICAest dirigido a los recin egresados y estudiantes.
Ahora quiero compartir una frase motivacional que en algn momento se me ocurri y que me ha resultado valiosa en el logro de mis proyectos:
La esencia de todo propsito no est en el mpetu con el que se
inicie, sino en la persistencia para su realizacin.
RESUMEN
El despilfarro computacional fue mi primer descubrimiento; pero ...
?qu dije<, jdescubrirnientoC Pero si todos lo conocemos. A diario hemos
vivido con l, seguimos viviendo con l y su costo es enorme.
S, dije descubrimiento, porque yo no lo quise ignorar. Acept su
realidad, y ah empez mi lucha con un rumbo bien definido: hacia AFI.
Este fenmeno es real. Por eso AFI ha demostrado que dentro de nuestro deterioro informtico, a lo que nos hemos dedicado es a administrar
la crisis de la informtica, en vez de administrar la funcin informtica.
Pero algo todava peor es que, si estamos conscientes de que se ha
vivido con tan deteriorado ambiente informtico, corrigiendo problema
tras problema (despilfarrando), por qu no hemos aprendido de tan gran
experiencia. En vez de eso, seguimos repitiendo los mismos errores y,
en consecuencia, corrigiendo una y otra vez los mismos problemas. AFI
vuelve a demostrar que no es posible aplicar el modelo de aprendizaje,
porque no es posible aplicar este modelo dentro de un contexto de
seguimiento por excepcin, pues para aplicar favorablemente dicho
modelo, se requiere un ambiente de seguimiento por funcin, dentro
del cual el modelo inexorablemente funciona.
Me atrevo a pensar que el despilfarro computacionaI, del cual
aseguro hemos y seguimos siendo presa, ha repercutido severamente en
las finanzas de muchsimas empresas y, por supuesto, en los bolsillos de
millones de clientes. Vemoslo de la siguiente manera.
Imaginemos por ejemplo una institucin bancaria, en donde su
funcin informtica le resulte dramticamente cara, propiciado esto
obviamente por un atroz despilfarro computacional. jDe dnde cree
usted que sale ese gasto< Pues s, del bolsillo de sus clientes. O qu no
se ha dado cuenta de que actualmente empieza a haber cargo por una
simple solicitud de saldo, entre otros.
Por lo anterior, afirmo que los inforrnticos seremos muy pronto
requeridos para emprender un supremo esfuerzo para lograr aprovechar de
la mejor manera posible los recursos de cmputo (humanos, tcnicos y
materiales). Tenemos que ofrecer y dar a las empresas mejores resultados en esas labores. Nuestra obligacin consiste en reparar en forma
definitiva lo que por tanto tiempo hemos descompuesto. Y ms an,
empezar a abrir con una nueva direccin el camino para las nuevas
generaciones de informticos. AFI ofrece estas posibilidades, empezando por redireccionar el obsoleto e ineficaz concepto de apoyo informtico
hacia un contexto mucho ms amplio, perceptible ste como funcin
informtica, vital para las organizaciones modernas. Los requerimientos de informacin de estas organizaciones han cambiado mucho, lo
cual reclama por la naturaleza misma de la dinmica de los mercados
actuales, dentro de los cuales se mueven esas organizaciones, cambiar el
Y la administracin de la funcin
informtica.. . ihasta cundo?
Problema
A poco ms de una dcada de haber
surgido AFI, hoy existe una materia
profesional para tal fin, sin embargo, an a
sabiendas de su gran necesidad, existe
todava certa confusin y escepticismo al
respecto.
Para iniciar este anlisis, y slo como una de tantas muestras, pero
sin embargo de las ms significativas sufrida en todo el mundo, voy a
referirme al evento mformtico que caus la llegada del ao 2000.
Al iniciar la dcada de los noventa fue evidente, a escala mundial,
una real preocupacin sobre lo que se avecinaba al iniciar el ao 2000.
Resultaba indispensable modificar la enorme cantidad de programas de
cmputo que manejaban el ao (1971, 1972...) con slo dos dgitos, los
de la extrema derecha, y se sobreentendan los dos de la extrema
izquierda siempre como " 19" (mil novecientos.. .).
Durante la primera mitad de esa dcada de los noventa, aunque la
preocupacin era verdadera, prcticamente ninguna empresa h z o nada
al respecto; pareca existir la esperanza de que alguien corrigiera el
problema, por arte de magia o, cuando menos, lo simplificara de forma
importante y as alargando esa espera estril se acort el tiempo peligrosamente. No Fue sino hasta 1995 que el pnico hizo presa en las
empresas e instituciones de todo el mundo, pensando en lo que podra
92
sucederles cuando sus computadoras Fallaran al hacer operaciones aritmticas con el campo de la Fecha, entrado el primer minuto del ao 2000.
Entonces se gastaron enormes Fortunas (se habla de 800 mil millones de
dlares a escala mundial, de los cuales Mxico gast 30 mil millones) para
modificar todos los programas que fuera necesario. No quedaba otra opcin.
Ahora, pasado el trago amargo, me doy cuenta de que muy pocos
realmente supieron las verdaderas razones por las que hace 40 o 50
aos atrs fue necesario y ventajoso reducir el campo del ao a dos
dgitos en vez de cuatro. Esto, en vsperas del ao 2000, la gran mayora
de personas lo calificaron de "torpeza". Pero, hoy veo la situacin
todava ms catica, cuando me doy cuenta de que muy, pero muy
pocos, se percataron de las verdaderas razones por las que ese cambio
tan insignificante cost tal esfuerzo y tan descomunal gasto econmico,
y peor an, que no hayamos capitalizado tan significativa experiencia
para convertirla en un nuevo modo de hacer las cosas dentro de las
empresas de nuestro pas, respecto de los sistemas de informacin y la
automatizacin de los mismos, dejando abierta la posibilidad para
volver a tropezar con la misma piedra. As, encuentro hoy la razn para retomar el problema llamado Y2I<(del ingls: Year 2K ao 2000), pero
no para decir en especial por qu hubo que hacer tal cambio, sino para
recordar a mis colegas informticos que la dificultad y el elevado costo
de esa hazaa no se debi tanto a la cantidad de programas que Fue
necesario modificar, sino al increble y terriblemente deteriorado ambiente dentro del cual se tuvo que hacer ese cambio.
De cualquier manera, toco de paso que durante la segunda mitad de
la dcada de los noventa existieron infinidad de comentarios desvirtuados por haberse decidido manejar dentro de los programas y archivos de
datos (incluso, internamente en los circuitos electrnicos de las
computadoras, desde hace casi medio siglo), slo los dos ltimos dgitos
del ao. Es decir, en vez de haberse decidido, por ejemplo, identificar el
ao 1968 con sus cuatro dgitos, se decidi escribir nada ms los dos
ltimos, "68", asumiendo los dos primeros siempre como "19...". Esta
decisin, que ante la inminente llegada del ao 2000 termin por
ocasionar mltiples problemas y gastos colosales, en su momento
tambin ahorr sumas impresionantes de dinero y Fue la solucin para
poder operar con mayor eficiencia los sistemas informticos de aquella
poca.
Desde el punto de vista de AFI, esta historia refleja una evidencia
clara de la falta administrativa que siempre ha prevalecido dentro del
terreno de la informtica. Si bien es cierto que no hubo torpeza (ms
adelante explico por qu) en haber tomado esa decisin, no puede
ocultarse de ningn modo la falta de experiencia que a escala mundial
se ha tenido por siempre en el manejo y explotacin de esta tecnologa,
sobre todo, considerando lo joven que es (en 1948, apenas se construy
94
PWRA
+TUVO
sentido haber generado tal desorden4
Sucedi que en la dcada de los sesenta, las cantidades de datos que
se colectaban en bancos, empresas gubernamentales y privadas, empezaban a ser inmanejables de manera secuencial. En aquellos tiempos, en
el Gobierno de Mxico, ya exista la necesidad de controlar algo as
como 3.5 millones de contribuyentes, y en los bancos cerca de 4
millones de cuentahabientes. Por ello, surgi la necesidad de utilizar
tanto los dispositivos de hardware como los programas de software
96
CAF! 3. iHASTA
CUANDO?
97
98
SEGUNDA
ETAPA $PORQU SE DEJ EL
HASTA EL LTIMO MOMENTO^
CAMBIO
..
99
Fue mejor dejar pasar el tiempo y, con toda seguridad, el director responsable del rea de informtica de ese momento, para cuando tronara
el cuete, ya no estara en esa empresa, por lo que el problema sera de
quin sabe quin. Adems, se pensaba, el director de informtica no
haba sido responsable de haber tomado la decisin en esa empresa para
tratar el ao con dos dgitos, por tanto l no tena culpa alguna del
fenmeno originado, por el contrario, haca lo que poda para mantener
el servicio informtico, luchaba a brazo partido, operando sistemas
mal hechos, que seguramente l podra haber desarrollado mucho mejor. Se les estaba haciendo un favor a esas empresas al operar y mantener el barco a flote, con sistemas de tan baja calidad. As se pensaba y
as se actuaba.
Pero lleg 1995, cerca del ao 2000, y las empresas seguan operando bajo el control de muchos sistemas constituidos por cientos de
programas, que en conjunto sumaban varios miles, sin documentacin,
sin un entendimiento certero de su interrelacin, y mucho menos de
cules y en qu partes habra que modificarse para manejar los cuatro
dgitos del ao en campos de la fecha, en vez de dos. Cuando parecan
muchos aos para la llegada del ao 2000, ahora ya era inminente actuar
y los papeles se invertan: necesariamente haba que emprender la
aventura para modificar los sistemas viejos y no documentados, sin
importar el costo ni los riesgos que se tuvieran que correr, por grandes
que stos Fueran para las empresas. Hacer el cambio representaba la
nica posibilidad de evitar la hecatombe mundial anunciada. Dicha
aventura, bien manejada, era la nica opcin de salvacin para la
mayora de las empresas.
102
CAP.3.
i
m
.-
--
Por tanto:
..
103
104
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
mucha gente, confusin, y todo lo que hace que las cosas nunca
terminen de realizarse, y por eso dijo: "...quiero ver si en una empresa
donde todo urge para hoy, les va a estar dando tiempo de administrar,
ija!" No creo que administrar sea algo malo como lo quiso hacer notar
aquel joven al referirse al trmino tradicional (que para m es tradicional, pero no despectivo como lo ver dentro de AFI), y adems no es el
que yo quiero decir dentro de AFI, luego entonces, seguramente en la
mente de aquel joven estaban los pensamientos tradicionales de "hganse las cosas rpido, como sea, ipero ya!, no importa cmo queden,
despus, ya veremos". S!, evidentemente que as piensa l, administrar como algo daino. Caray!, no me dej explicarle que, administrar,
dentro de AFI, no significa lo que piensa l, y el problema es que,
mientras nadie le quite de la cabeza su mala percepcin, la seguir
arrastrando, y peor an, difundindola a otros jvenes que van a creer
en l. NO,por favor! Ojal y no lo siga haciendo.
Como puede ver, amigo lector, esto s que es un problema y por eso
deseo que usted quede correctamente enterado acerca de mi enfoque
actual sobre administrar dentro de AFI.
Para empezar, dir que si vemos la historia del hombre, encontraremos que cuando ste era nmada y lo nico que le preocupaba era su
supervivencia, su mxima prioridad consista en alimentarse, incluso
cuando aprendi a cultivar sus alimentos. Despus, en pleno auge de la
poca de la agricultura, cuando se estableci y aprendi las bondades
del comercio, tambin aprendi la necesidad de contabilizar y registrar
sus transacciones. Conforme el comercio se extendi, poco a poco
aquellos que producan y luego vendan a otros que a su vez distribuan,
surgi la necesidad de establecer mecanismos primitivos de planeacin
para saber qu y cmo hacer con las diversas mercancas para hacerlas
llegar a los consumidores y resultar en negocio. As, para dichos planes,
tambin hubo necesidad de establecer a su vez otro tipo de mecanismos
de control ("administrativos"), para asegurar que lo que se planeaba
hacer, en la prctica efectivamente sucediera.
Posterior a la agricultura, en la poca industrial en donde las mquinas para producir en serie inundaron el mundo, por tanto los mecanismos rudimentarios de administracin fueron perfeccionndose cada
vez ms para obedecer a un dinamismo vertiginosamente acelerado de
hacer negocio. As, al paso de las dcadas, surgieron tambin aceleradamente infinidad de nuevas formas de trabajar y de organizarse dentro
de las industrias, lo cual dio lugar a nuevas teoras administrativas y, por
supuesto, a nuevas especialidades profesionales que las convirtieran en
realidad.
No obstante, del aumento desmedido de la poblacin mundial y la
necesidad de satisfacer las nuevas demandas de la humanidad, con
mayor celeridad que antes, los mecanismos administrativos tradiciona-
'
108
110
Concepcin tradicional
Administrar para:
Controlar
Burocratizar
Estorbar
Retardar
Aplazar
Etctera
RESUMEN
En tanto que los infomticos actuales no se desprendan de la
influencia de los informticos tradicionales, y mientras estos ltimos no
apoyen, como se debe, en el crecimiento correcto de los primeros, s
que proyectar en su justa dimensin mi enfoque sobre Administracin
de la Puncin Informtica va a seguir avanzando pero, a paso de carga.
El problema es que la dinmica de un mundo ya globalizado nos est
comiendo el escaso tiempo que pudiramos tener para reaccionar y
metemos de lleno a la lucha por ocupar un lugar ah mismo, en los
eventos del siglo m.
Una pequea, pero significativa, aportacin que quisiera hacer a los
jvenes informticos de hoy, la encuentro, y as se las entrego, en una
nueva forma de ver y entender al aspecto administrativo que toco
dentro de AFI.
Si bien dentro de AFI hablo sobre adminstracin, no lo hago en el
sentido tradicional, sino ms bien dentro de un enfoque que obtuve
como consecuencia de haberme dado cuenta de que mucho del enorme
potencial informtico lo estamos despilfarrando (por ejemplo, encuentro que una gran cantidad de empresas siguen utilizando a la informtica simplemente como un instrumento de apoyo administrativo y de
control, y es la hora que no han logrado vincular ese exquisito potencial
RESUMEN
111
directamente como aporte de sus procesos de trabajo, como una estrategia operativa para hacer negocio), y por eso, cuando acu a MI,y
dije que era vital administrar la funcin informtica, en esencia lo que
quise decir es que, aparte de controlar de mejor manera la infraestructura informtica, lo realmente importante dentro de este enfoque sobre
administrar, era administrar a la informtica no tanto para controlar,
sino mejor an, para aprender a obtener de ella (de la informtica). Por
eso dentro de AFI, ms all de administrar para: controlar, burocratizar,
estorbar, retardar, aplazar, y todo aquello que, por abuso de la administracin tradicional, hace que las cosas nunca salgan o se dificulten ms
all de lo tolerable, est el administrar para: aprovechar, integrar,
inventar, promover, descubrir, resolver, proyectar, reinventar, y todo
aquello que haga evolucionar las cosas para hacerlas convivir dentro de
las realidades de hoy. Ni ms ni menos.
La administracln de la fu~ncin
informtica: una actlvldad urgente
Problema
La administracin de la funcin
informtica de las empresas reclama una
carrera profesional especfica, necesaria, vital
y urgente, para el desarrollo del pas.
Las tecnologas de la informtica y las comunicaciones han modificado de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad.
La dependencia que tenemos en la actualidad de la telemtica es evidente; sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez que se
requiere un anlisis Formal para comprobar la magnitud de esta dependencia. Una manera drstica, pero objetiva de ilustrarla, sera imaginar lo que sucedera si desde este momento permanecieran desconectadas todas las computadoras en el mundo. Los efectos seran ms
graves que los causados por una guerra. De inmediato, quedaramos
sin transportes ni comunicaciones, los bancos cerraran y no habra
dinero disponible, las transacciones comerciales quedaran prcticamente anuladas, la mayora de las empresas dejaran de prestar sus
servicios y muchas otras detendran su produccin, grandes redes de
suministros de energa elctrica quedarqn desactivadas, los suministros
de agua dejaran de operar, millones de personas quedaran inactivas,
etctera.
Lo anterior seguramente no suceder, pero nos permite evaluar la
importancia de las computadoras. Y si bien no llegar a suceder en tan
matizacin de la empresa. El anlisis y el diseo de sistemas de informacin implican un alto grado de eficiencia administrativa dentro de
la organizacin. Se puede afirmar que la sistematizacin reclama que
los mecanismos administrativos de la organizacin estn claramente
establecidos.
Hasta aqu todo va bien. Es conveniente, o ms bien, indispensable
para el rea de informtica hacer lo necesario antes de iniciar el anlisis
y diseo de los sistemas, para que la empresa adquiera conciencia sobre
lo que significa un nivel administrativo eficiente. Pero aqu surge una
pregunta: $Est preparada a su vez administrativamente el rea de
informtica para asumir su gran responsabilidad<
La experiencia que he adquirido durante ms de 20 aos en el
mbito informtico me ha demostrado que pocas reas de informtica
estn eficientemente administradas. En la mayora existen serios problemas al respecto. La falta de administracin conlleva a un despilfarro
de los recursos de cmputo, tanto humanos como materiales. He
observado que la causa ms frecuente de los errores que se cometen en
el rea de informtica es precisamente su falta de administracin.
He realizado auditoras tcnicas en muchas empresas para detectar
innumerables deficiencias en el rea de informtica. Al principio era
relativamente rpido encontrar las causas individuales de los errores e
implantar los correctivos. Si bien mejoraba en gran medida la operacin
y se resolvan temporalmente los problemas y, durante un tiempo todo
pareca estar bajo control, despus, errores que no se haban presentado
surgan como por arte de magia. Esto me inquiet, porque pareca que
nunca podramos adelantarnos, o por lo menos, amortiguar las consecuencias de tales errores.
Dediqu mucho tiempo para encontrar un mtodo realmente efectivo que cubriera la mayora de las posibilidades de solucin de errores
previamente identificados; pero a medida que avanzaba en el anlisis,
conclu que era imposible encontrar un mtodo nico realmente satisfactorio, porque mientras se ajustaba a la solucin de cierto tipo de
errores, por otro lado resultaba incongruente como solucin de otra
clase de errores; es decir, la solucin integral no poda enmarcarse en
una sola estrategia momentnea.
Decid cambiar mi mtodo de anlisis del problema. Mientras no
conociera las causas originales que haban propiciado esta situacin,
sera muy complicado encontrar una solucin efectiva y, sobre todo,
permanente. Me imagin que esas causas deberan estar en el historial
mismo del rea de informtica. Dado que en ese tiempo asesoraba a
una de las instalaciones ms grandes del pas, pens que sta era un
excelente prototipo con el cual poda iniciar la investigacin. Con la
ayuda de los directivos obtuve toda la informacin posible y encontr lo
siguiente:
115
Departamento de operacin:
- Operadores de computador.
- Operadores de la red on line.
Sistemas locales.
Sistemas on line.
Sistemas especiales (data base: base de datos).
Mesa de control.
Gepartamento de programacin:
- Programadores de sistemas locales.
-
Departamento de operacin:
-
Operadores de computadora.
Operadores de perifricos.
Operadores de la red on line.
Control de la produccin.
- Sistemas operativos.
- Software on line.
Departamento de capacitacin.
Esta nueva organizacin cambi prcticamente todos los procedimientos de control, mtodos de trabajo, funciones, responsabilidades,
cuotas de produccin, horarios de servicio; hubo ms usuarios, planes
de capacitacin, etc. Para entonces, el personal del rea de informtica
rebas los 40 empleados.
En el momento de Uevar a cabo mi estudio, acerca del porqu de la
enorme cantidad de errores, la organizacin era la siguiente:
Departamento de anlisis y diseo de sistemas:
- Programadores de micros.
- Programadores de sistemas operativos.
on line.
- Operadores de sistemas.
- Control de la produccin.
- Operadores del centro de captura.
- Ingeniera de instalaciones.
- Asesora a usuarios.
w*~~li:wr
Despus de la investigacin, detect que dentro de una organizacin (la de la empresa) haba nacido otra organizacin (la del rea de
informtica). Era evidente que el rea de informtica se estructur por
etapas muy aceleradas; que su organizacin se cre de manera improvisada. Pude distinguir que cada departamento se autoadministraba con
una independencia casi total. Por ms acuerdos que se establecan entre
ellos, era muy difcil regular la funcin integral del rea de informtica.
Y cuando algn departamento trabajaba correctamente, otro u otros
fallaban debido a que se daban por hechas algunas actividades que ni
siquiera se haban considerado, puesto que se presupona que algn
otro departamento era el responsable de ellas. De esta manera, los
errores aumentaban y surgan fricciones entre departamentos. Comprob que el rea de informtica no estaba administrada.
Compar este estudio con la situacin que se presentaba en algunas
otras reas de informtica y fue sencillo detectar los mismos problemas
en ellas. En algunos lugares que aparentemente trabajaban bien, lo
estaban logrando gracias a un tremendo esfuerzo de coordinacin entre
los distintos departamentos. En estos casos, diariamente se celebraba un
sinnmero de juntas de trabajo para lograr acuerdos. Esto provocaba
gran consumo de tiempo en la toma de decisiones y la consecuencia era
que el avance de muchos proyectos se interrumpa constantemente.
De inmediato establec que se estructurara un departamento exclusivo para la administracin del rea de informtica, cuyo objetivo fuera
implantar un proceso administrativo completo, en el cual se considerara
a la organizacin del rea de informtica en su entorno global, as como
los mltiples canales de comunicacin con las distintas unidades usuarias de la compaa; que estableciera puntos de control mediante los
cuales se detectaran en forma oportuna desviaciones para estar a tiempo
de operar correctivos plenamente predefinidos antes de que algn error
incrementara los daos con el tiempo.
Demostr que por la autonoma con que trabajaba cada departamento dentro de la organizacin del rea de informtica, no slo se
entorpeca la puesta en prctica de soluciones que aisladamente se
proponan para corregir ciertos errores, sino que se provocaban confrontaciones continuas entre ellos. Comprob que innumerables acuerdos
entre los distintos departamentos quedaban en el olvido por la falta de
seguimiento efectivo; porque, por lo general, aun acordados los com-
120
b) En funcin de las tres bases principales para la enseanza moderna ya planteadas, deben seleccionarse las estrategias didcticas
para lograr los objetivos sealados en dichas bases.
c) Por ltimo, hay que determinar con qu medios y recursos
didcticos se podrn lograr los dos puntos anteriores. Aqu cabe
sealar que es en donde finalmente se debe incluir la tecnologa
de la informtica.
SUGERENCIASDE SOLUCI~N
123
124
LMK
r.
126
w5
RESUMEN
RESUMEN
Las tecnologas de la informtica y las comunicaciones han modificado en muy pocos aos (aproximadamente 50 aos) de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad. Actualmente existe
una dependencia abrumadora en el uso de computadoras, y no hay
prcticamente actividad alguna que no dependa del uso de estos equipos. Sin embargo, aun conscientes de dicha dependencia, pareciera
ser que no estamos aptos para hacer un uso eficiente de sus bondades, pues los errores que hemos cometido y seguimos cometiendo han
128
hecho que la poca utilizacin provechosa que se obtiene resulte altamente costosa.
Las investigaciones que he realizado por aos para tratar de descubrir las causas de raz que han generado el problema anterior me han
encaminado a reconocer que ste existe debido a un bajo nivel administrativo de las reas de informtica, por la'manera improvisada como
fueron estructuradas dichas reas. Al no haber existido un modelo
previo que indicara cmo hacerlo, lo hicimos como pudimos, sin
tiempo ni bases certeras de estudio. El resuitado: un impresionante despilfarro informtico.
Si a la improvisacin anterior le agregamos el sorprendente avance
tecnolgico que ha existido, entonces podemos deducir que la brecha
entre la administracin que se requiere y la realidad informtica que
vivimos es considerablemente grande; pero esta brecha se ha hecho
mayor, porque tampoco se ha querido atender la formacin de administradores de la funcin informtica. Entonces estamos en un crculo
vicioso: no hay administracin de la funcin informtica porque no
sabamos que tena que haber, y no hay administradores de la funcin
informtica porque no sabamos que tenamos que administrar la
funcin informtica, y hay un enorme despilfarro informtico porque
no estamos administrando la funcin informtica.
AFI propone, primero, convencer que necesitamos administrar la
funcin informtica y, segundo, generar profesionistas especializados
en la administracin de la funcin informtica.
Segn mi punto de vista, la actividad profesional enfocada a la
administracin de la'funcin informtica es urgente y necesaria, el
deteriorado ambiente infomtico nos lo est pidiendo a gritos; pero
empiezo a detectar que los efectos de no atender lo anterior se estn
desplazando hacia nuevos sectores, tales como la educacin, en donde
se ha hecho aun menos en materia de computacin, y ahora que se
pretende introducir estudios de computacin en el nivel de secundaria,
los tropiezos y la improvisacin en la estrategia para hacerlo es por
dems evidente, gracias a que no existe un mtodo que lo indique con
claridad, y no existe un mtodo porque la historia nos seala que nunca
ha existido, ya que no se le ha dado importancia a la administracin de
la funcin informtica. Lo cual quiere decir que estamos repitiendo los
mismos errores del pasado, pero ahora sabemos que el costo es altsimo. AFI surgi como consecuencia de que detect esa enorme necesidad. Por eso existe este libro.
La administracin de la funcin informtica (el factor AFI) es urgente, tal como la formacin de los administradores de la funcin informtica (los AFI) lo es tambin.
Problema
Son muy pocas las empresas que
distinguen con claridad la relaci6n que
existe entre el esquema inforrntico y sus
mecanismos operativos a travs de las distintas
etapas de su desarrollo y, por eso, no han
podido reconocer que la informtica ya no
es un simple apoyo, sino una funcin vital.
DESCRIPCINDEL ESQUEMA
Fase 1. En esta fase, la empresa no est preparada para competir.
Los directivos de la empresa saben que sta est fuera del mercado, ya
sea porque acaba de iniciar operaciones o porque est en colapso. Aqu
nos atae el colapso, y as lo manejaremos para la siguiente explicacin.
Saben que la razn de estar fuera es que tienen tantas deficiencias y se
han viciado a tal grado, que es lo que les impide tener crecimiento
dentro del entorno de competitividad, y por tal razn no cuentan en ese
momento con los requisitos suficientes para mantenerse dentro de la
lucha. Por tal motivo, ya no se siguen resistiendo a aceptar que se tienen
vicios que impiden su crecimiento; es decir, se reconoce que estn en
esa situacin y con ello se da el primer paso para proceder a analizar las
deficiencias reconocidas y aceptadas, con el fin de conocer las razones
de raz que han puesto a la empresa en tan difcil situacin. En este
momento la empresa est en colapso, y se asume que sus sistemas de
informacin no estuvieron a la altura de la calidad necesaria para
haberlo detectado con oportunidad antes de sucumbir.
Fase 2. En esta fase, ya habiendo analizado la situacin anterior y
las razones que la originaron, se requiere y se asume que logran
desarrollar un esquema claro de objetivos por alcanzar, con el fin de llegar
a niveles de crecimiento que los coloque a la altura de los requerimientos
de competitividad de la poca que se est viviendo. En otras palabras,
existe entre los directivos un ferviente deseo de entrar en la competencia. Es evidente que los sistemas de informacin necesariamente, por no
DESCRIPCIN
DEL ESQUEMA
RESUMEN
Cuando me ocup de investigar la vinculacin de la funcin informtica con las distintas etapas de desarrollo que necesariamente tiene
que transitar una empresa, descubr que son muy pocas las empresas que
identifican a la informtica como una funcin vital dentro de su organizacin; por tal motivo, todava se e ve como un simple apoyo, restndole importancia, pero no por eso dejan de pagar un altsimo precio por
el poco provecho que de sta se obtiene.
Durante mis investigaciones fue necesario identificar cada etapa de
crecimiento empresarial para llegar a estar en la competencia. Pude
definir con claridad ocho fases, mismas que al relacionarlas entre s, me
permitieron configurar lo que Ilam ciclo de crecimiento competitivo, a1
cual tambin Ilam "las tres ces" de una empresa.
Pude comprobar que el ciclo de crecimiento competitivo es recorrido con total apego en los sistemas de informacin, lo cual significa que
los indicadores de informacin participan de manera determinante en el
crecimiento y en la permanencia, o en su defecto decadencia, de una
empresa, lo cual a su vez consolida e1 xito o fracaso, que en el juego de
la competencia se tenga.
;Ciclo de cr+miento
v r
l
.
.
.
.
.
.
# '
La Importancia de evaluar
Problema
La mayoria de los jefes del rea de
informtica se comprometen a entregar
resultados en tiempo rbcord, sin tomar en
cuenta a los que realmente hacen el trabajo.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1. Un jefe deber ser una persona con suficientes conocimientos de informtica para que stos le permitan evaluar la magnitud y complejidad de
un proyecto, antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios.
2. Deber tener la capacidad tcnica suficiente para desglosar en
macroactividades el esquema total de cada proyecto.
3. En funcin de las macroactividades, l mismo deber evaluar los recursos tcnicos y humanos que se requerirn para realizar dicho proyecto.
4. Una vez evaluado lo anterior, tendr los elementos suficientes
para determinar si cuenta con dichos recursos. En caso de contar con
stos, pasar al siguiente punto; de lo contrario, deber tomar una
posicin sincera y comunicar a sus superiores la situacin.
5. Si cuenta con los recursos necesarios, la situacin es ms cmoda;
sin embargo, antes de comprometerse a dar fechas de terminacin,
deber asignar las macroactividades al personal que designe, y dejar que
ellos sean quienes, al descomponer cada macroactividad en actividades
de detalle, determinen las fechas de terminacin; y as, al conjugar todas
stas, tendr una visin ms realista del periodo total requerido para la
terminacin completa del proyecto.
6. Es conveniente destacar que cada actividad resultante del desglose de las macroactividades deber apegarse a la poltica de "productos
terminados"; es decir, la terminacin real de cada una deber estar
representada por algo tangible que permita visualizar su verdadera
terminacin. Normalmente un producto confiable es la documentacin
fiel que comprueba resultados obtenidos al finalizar cada actividad.
Es frecuente la creencia de que algunas actividades no pueden
medirse con la poltica de "productos terminados"; sin embargo, la
experiencia demuestra que toda tarea productiva arroja un resultado
objetivo. Para comprobarlo se expone el siguiente ejemplo:
RESUMEN
El "don de mando" no garantiza buenos resultados en el rea de
informtica. Cuando algn jefe se compromete a entregar resultados en
El don de mando no har que las cosas salgan mejor en el rea de informtica.
138
costosos en todos los sentidos. Por esto, tambin cuando digo que un
jefe no deber aceptar de sus superiores encomiendas imposibles, no
me refiero a una negativa que lo colocar como incompetente; por el
contrario, lo que debe hacer es sensibilizar a los directivos de los ,riesgos
de hacerlo as. Hasta ahora no conozco a un solo directivo al cual se le
quiera proteger y que se haga de odos sordos. Pero lo anterior requiere
jefes informticos competentes.
Estandarizar la comunicacin
entre directivos y tcnicos
Problema
Si no son los jefes los que se
comprometen, con frecuencia tienen que
aceptar los tiempos marcados por los
directivos de la empresa, pues aqullos casi
son impuestos sin considerar el grado de
complejidad tcnica y, a veces, ni los
recursos con que se cuenta.
Se trata bsicamente de un problema de comunicacin entre tcnicos y directivos, pues sencillamente no hablan el mismo lenguaje; es
decir, los directivos en su mayora son administradores que tienden a
visualizar la proyeccin de su empresa. A ellos compete, en esencia, el
mbito del negocio y las relaciones con los distribuidores, clientes, etc.
No est dentro de sus actividades visualizar el aspecto tcnico de un
proyecto, ni la complejidad tcnica que esto implica, sin embargo, es
fundamental que cuenten en forma oportuna con la informacin que les
provee el rea de informtica, para tomar decisiones con ms seguridad.
Las imposiciones que se mencionan en la problemtica de este planteamiento son generadas, en forma fundamental, porque los directivos no
comprenden el mbito computacional o tienen una idea desvirtuada.
Con frecuencia creen que las computadoras son equipos automticos
que generan fcilmente lo que se les solicita. Este problema se agudiza
ms, aun cuando los directivos no tienen contacto con las labores del
rea de informtica.
Debemos estar conscientes de que los directivos no son responsables de que este problema se presente, sino que tambin intervienen los
jefes que preparan presentaciones en el centro de cmputo slo para
mejorar su imagen ante los directivos. Ellos jams comentan lo complejo que resulta preparar dicha presentacin; por el contrario, disfrazan el
proceso, hacindolo parecer muy simple. Quienes conocemos el ambiente, hemos sido testigos y participes de frecuentes desvelos, convertidos en das y semanas agotadoras, con el fin de preparar una presentacin que no dura ms de 15minutos y que muchas veces es cancelada.
Por supuesto, con este tipo de trabajo se minimiza la capacidad profesional que se requiere en el rea de informtica. Existe un concepto
desvirtuado de los directivos que exigen el cumplimiento de algn
trabajo en tiempo rcord, lo cual es producto de lo que en ellos han fomentado algunos jefes del rea de informtica con poca responsabilidad
y con conocimientos pobres de este ambiente.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1.Es labor de todo jefe preparar seminarios tcnicos bsicos con el fin
de sensibilizar a los directivos. Tales seminarios deben realizarse para
difundir, por medio de conceptos bsicos, las ventajas de sus propios
equipos de cmputo, as como las funciones tcnicas que desarrolla el
personal del rea de inforrntica, con objeto de que los directivos puedan, por un lado, conocer realmente las posibilidades de los equipos de
cmputo y, por otro, los requisitos de especializacin que debe cubrir el
persona1 informtica para lograr la funcionalidad y estabilidad de la
empresa. En este punto, hay que destacar que hoy da ya no es posible
que ninguna persona, trtese de un directivo, profesional, funcionario,
empleado o estudiante, ignore la verdadera funcin de las computadoras,
sus alcances y sus requisitos. Es un conocimiento obligado para las
generaciones actuales y Futuras.
Mediante esta estrategia, los directivos podrn visualizar, aunque
en un esquema muy general, tanto el potencial real con que cuenta su
centro de cmputo, como las deficiencias que existan. De esta manera,
antes de exigir, podrn evaluar, dialogar y entender en qu medida
harn sus solicitudes de informacin.
2. Otro factor importante es que en ciertos periodos los jefes deben
informar a los directivos sobre los proyectos en los que se est trabajando; la importancia y beneficios que representan para la compaa; los
recursos que tienen asignados, tanto de personal como de equipo; y
cualquier informacin til que perrnita saber a los directivos hasta qu
grado se tienen comprometidos tales recursos, y si hay o no disponibilidad para absorber nuevos proyectos. Con esto, los directivos podrn
asignar con ms precisin las prioridades de cada proyecto.
RESUMEN
Es importante recalcar que en estos informes nunca se debe pretender ocultar la situacin real de la instalacin, pues es mejor que los
directivos conozcan la verdad, por grave que sta sea, y tomen medidas
correctivas a tiempo, que hacerlos pensar que todo marcha a la perfeccin y que el rea de informtica es una fuente inagotable que atender
cualquier nivel y cantidad de solicitudes.
3. En caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad
de los recursos del rea de informtica y que, por su importancia, se
requiera variar la prioridad de trabajos ya asignados, es vital que esto
sea en forma excepcional, ya que si ocurre con frecuencia slo se lograr
dejartrabajos a medias, desanimando en forma constante a los tcnicos.
Lo ms sano sera no adquirir nuevos compromisos, a menos que sean
de vital importancia y en estos casos debern ser compromisos a corto
plazo que permitan continuar rpidamente con los proyectos suspendidos.
4. Para el caso anterior, una opcin prudente es solicitar apoyo de
asesores externos, preparados para cubrir las caractersticas de un proyecto urgente, que aunque se considere costoso, no es as; lo siguiente
lo confirma:
a) La garanta de que los productos sern entregados es muy elevada, puesto que normalmente el pago de servicios se efecta a la
entrega de los resultados.
b) Los tcnicos de la instalacin no se vern afectados.
c) No requiere contratar ms personal, pues esto, a la larga, resulta
ms caro por las implicaciones que representa una contratacin
formal.
RESUMEN
Los directivos que imponen la requisicin de trabajos son aquellos a
los que se les ha trasmitido una idea desvirtuada sobre la capacidad real
de los equipos de cmputo, as como sus limitaciones; y por lo general
no entienden la complejidad tcnica que requiere este tipo de solicitudes. Con Frecuencia creen que las computadoras son equipos automticos que generan fcilmente lo que se les solicita. Esto no es culpa de
ellos, sino de lo que les han fomentado jefes irresponsables, quienes
cuando tienen oportunidad ofrecen presentadones con el nico fin de
cuidar su imagen. Jams comentan lo complejo que result preparar
dicha presentacin, al contrario, aparentan que se realiz en formd
simple y rpida. Es labor de todo jefe sensibilizar a los directivos, y
orientarlos para que comprendan la labor y las irnplicaciones del rea de
informtica. Deben informar a los directivos sobre los proyectos en los
que se trabaja y la disponibilidad real en cuanto a recursos tcnicos y
humanos para evaluar la posibilidad de absorber ms compromisos. En
caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad de los
recursos disponibles, es obligacin del jefe demostrrselo a los directivos y posiblemente, si la situacin lo requiere, auxiliarse con asesores
externos. Jams debe ocultarse la situacin real del rea de informtica,
ni hacer presentaciones para impresionar; al contrario, debe indicarse lo
complejo que result, con el fin de que si existen presentaciones que
impliquen cualquier tipo de esfuerzo, ste resulte provechoso.
' 'I
Beneficios de la asignacin
equilibrada de las rdenes de trabajo
Problema
Casi siempre hay saturacin de trabajo
por falta de control efectivo, razn por la
cual difcilmente se desarrollan trabajos de
investigacin, necesarios para un mejor
aprovechamiento de los recursos de
cmputo.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1. Dentro del esquema inforrntico, las organizaciones estn dadas
en funcin del tipo de trabajo en el cual se encuentra enmarcado el
servicio que presta la compaa o institucin. Las organizaciones establecidas por reas de especializacin son ms productivas en el campo
cientfico y de investigacin, en donde cada proyecto lleva, por lo
SUGERENCIAS DE SOLUCI~N
d)
e)
f)
tema operativo que sean de provecho, para una mejor explotacin de los recursos del computador.
Investigacin del funcionamiento de instrucciones de programacin poco comunes o desconocidas y que resulten de gran poder.
Anlisis de problemas que afecten a otras reas; en otras palabras,
llevar a cabo auditoras tcnicas.
Estudio de algunos procedimientos de control mal definidos que
ocasionen retrasos.
Estudio de los estndares de documentacin que permita simpliplificar o mejorar la existente, etctera.
Con el in de aprovechar cualquier experiencia obtenida en las investigaciones, se sugiere implantar un sistema de comunicacin con boletines
en los cuales se divulguen dichas experiencias y se haga partcipe a todo
RESUMEN
RESUMEN
La saturacin de trabajo en el rea de informtica se da bsicamente
por tres razones, a saber: cuando existen grupos de especializacin,
mientras unos estn saturados, otros estn inactivos; cuando se adquieren con frecuencia trabajos urgentes; y por ltimo, cuando no hay
control efectivo en la planeacin y asignacin de trabajos. Las reas
de especializacin son ms productivas en un ambiente cientfico o de
investigacin en donde un proyecto generalmente lleva lustros o dcadas para su realizacin. En el terreno comercial, los trabajos no duran
ms all de algunos meses, o pocos aos, por lo que no hay razn para
asignar reas completas para su desarrollo. La estrategia ms recomendable es formar los llamados grupos de servicio. En caso de que los
trabajos urgentes se den con frecuencia, ser necesario analizar seriamente la situacin. El desorden en la asignacin de trabajos que origina
desequilibrio en las cargas de trabajo puede subsanarse mediante
metodologas de control que permitan en todo momento conocer la
capacidad real de produccin de cada departamento.
'A
Estrategias de capacitacin
Problema
Con frecuencia los tcnicos aprenden
sobre la marcha, de manera emprica y sin
planes de capacitacin previamente definidos.
149
RESUMEN
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1. A
I establecer los planes de capacitacin, sto$ deben tener un
objetivo concreto y costeable; es decir, los cursos que se bmgramen
deb,en eqtqr orientados a fortalecer proyectos en desarr~llo g futuro,
pues la capacitacin no slo debe capacitar, sino estar p enamente
justificada.
2. Es recomendable que existan dos tipos de planes de capacitacin:
externos e internos; es decir, cuando se origina la necesidad de tomar
cursos fuera de la compaa, incluso en el extranjero, se debe enviar a
una o dos personas, como mximo, plenamente facultadas para aprovechar los conocimientos, y ellos sern quienes capaciten al personal
restante. Con esto se consigue lo siguiente:
Inversin moderada.
Difusin de conocimientos y desarrollo general.
Creacin de instructores propios de la compaa.
Capacitacin permanente y motivacin general del personal.
El personal que se enve a los cursos y que despus los imparta, se
sentir motivado, reconocido y comprometido moralmente con
la compaa.
Al existir los cursos internos se crea un ambiente de trabajo sano
y por consecuencia atractivo para el personal de nuevo ingreso.
Con esto se eliminan envidias y competencias internas
malintencionadas, lo cual permite que se trabaje en confianza
dentro de un ambiente de compaerismo y colaboracin mutua.
RESUMEN
La capacitacin tcnica para el personal del rea de informtica debe
ser obligatoria. Los planes de capacitacin sern congruentes con la
Formacin y contratacin
de personal tcnico
Problema
Existe una gran escasez de personal
verdaderamente preparado y la mayora de
las empresas no logra contratar al personal
idneo para sus verdaderas necesidades, lo
cual con el tiempo ha originado un pirateo
desmedido.
1.Para estos casos resulta ms seguro y econmico capacitar profesionales recin egresados de carreras de orientacin tcnica, cientfica,
actuarial, fsica, matemtica o electrnica, incluyendo a los de las reas
de informtica; y prepararlos exhaustivamente en forma interna y con
instructores propios de la compad en cuestin, con lo cual se logra
ambientarlos desde un principio en la problemtica individual de la
instalacin. Esto sin duda es un procedimiento lento, por lo cual, si por
la naturaleza de los proyectos debiera ser ms rpido, resulta conveniente la contratacin de grupos de asesores dedicados a estas labores.
2. Si se decide contratar gente con experiencia, hay que considerar
que las entrevistas superficiales resultan inconvenientes; y como es
sabido, en este medio existen muchas personas que se dicen "especialistas" y van saltando de una instalacin a otra con el nico fin de ganar
ms; como dominan el lenguaje del ambiente de informtica, impresionan a los entrevistadores, consiguiendo una contratacin rpida. Pero
cuando se dan cuenta del fraude es demasiado tarde, por ello es
necesario examinarlos exhaustivamente en varios sentidos:
a) Su nivel acadmico es bueno y sus conocimientos generales
aceptables; sin embargo, este tipo de exmenes no deben seguir
un formato predefimdo, ya que podra resultar una persona que
ha presentado muchos de estos exmenes y los conoce muy
bien. Lo ideal sera que fuera examinado por un comit y en
forma oral, con preguntas recin elaboradas.
b) Habr que examinarlo exhaustivamente sobre la especialidad
que dice tener, pero esto deber hacerlo otro grupo de especialistas con conocimientos actualizados y comprobados en la prctica. Si la compaa carece de dichos especialistas, debe pedir
apoyo a otras instalaciones que s los tengan.
c) Debe distinguir claramente que el candidato tenga varios aos de
experiencia y no unos cuantos meses, que repetidos en hacer lo
mismo resultan aos. La experiencia se mide por la diversidad
de proyectos en los que ha aportado sus conocimientos.
d ) Habr que considerar que el puesto que vaya a ocupar no sea
distinto a los ue ha desempeado, pues suele suceder que un
buen analista e sistemas resulta malo como lder de proyecto o
jefe de un rea no acorde con su verdadera capacidad.
RESUMEN
Debido al incremento de equipos de cmputo en el pas, y a la poca
previsin de las autoridades acadmicas, no existe suficiente personal
tcnico en el mercado capaz de satisfacer las verdaderas necesidades de
las empresas. Con urgencia, en aos recientes se han creado carreras
profesionales en informtica. Aun as, el personal egresado dista mucho
de estar preparado de acuerdo con las verdaderas necesidades del
medio, por ello es necesario que a los recin egresados se les someta a
un buen periodo de capacitacin, despus del cual la mayora resultan
buenos elementos. La escasez de este tipo de personal ha favorecido a
cientos de charlatanes, los cuales saltan de una empresa a otra buscando
slo ganar ms. Si una empresa requiere ms personal tcnico en informtica, y el tiempo se lo permite, debe contratar recin egresados y
capacitarlos. Si la urgencia es verdadera, debe apoyarse en asesores externos; y si se requieren especialistas propios de la empresa, debe hacerse
un plan de contratacin riguroso para no contratar a un charlatn.
'\
Ventajas y desventajas
de la consultora externa
Problema
El apoyo de consultores externos para
resolver proyectos especficos de informtica
que la empresa no puede enfrentar por falta
de recursos tcnicos o falta de experiencia
no siempre resulta bepbfico.
VENTAJASY DESVENTAJAS
155
156
SUGERENCIAS DE SOLUCI~N
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1:Estudio preliminar para llevar a cabo el proyecto. Una vez que se
ha convencido a la alta direccin de que d su aprobacin, generalmente se procede a establecer la estrategia segn la cual se atacar el
proyecto. Es aqu donde empiezan los problemas, pues al hacer un
anlisis ms detallado, que a veces toma varias semanas, o quiz meses,
se percatan de que para ese momento no cuentan ni con la infraestructura de recursos humanos ni con los conocimientos necesarios
para el buen logro del compromiso que han adquirido; y como para entonces ya es un trabajo en cartera con lmite de tiempo para su terminacin, las urgencias principian y al no haber forma de asignar a
los informticos de la instalacin, lo ms viable es la contratacin de
asesores externos.
2. Solicitud de servicios de asesores externos. Es importante no
tomar a la ligera este punto, pues en muchas ocasiones se contrata a un
grupo de asesores teniendo en cuenta nicamente la recomendacin
superficial de algn amigo; considrese que esta etapa puede resultar la
ms crtica para el xito del proyecto.
No permita que su proyecto fracase. Atienda las siguientes recomendaciones, las cuales no son empricas, sino que estn sustentadas en
experiencias muy valiosas.
a) Una vez que ha elegido la contratacin de asesores externos,
convnzase de que la seleccin del grupo que va a contratar le llevar
cierto tiempo, es decir, no deber apresurar por ningn motivo esta fase.
b) Lance una convocatoria a travs del medio ms idoneo de publicidad, donde seale en forma concreta los objetivos del proyecto as como
los recursos generales de hardware y software con que se cuenta, con el
fin de que acudan al llamado slo aquellos asesores que se sientan competentes para realizar dicho proyecto. Con esto se ahorrar tiempo y
tendr la certeza de que slo acudirn asesores interesados en el proyecto.
C) Haga que cada representante de grupo de asesores sea entrevistado por una persona que conozca de integracin de personal, para que
analice la seriedad de la formacin del grupo de asesores que ofrecen sus
servicios. Una buena estrategia en este momento es formular un peque
o cuestionario que el entrevistado firmar al trmino de la entrevista
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
Es candidato a seleccin el grupo que tenga oficinas complet mente establecidas, lo cual demostrar la formalidad de su int gracin.
Es candidato a seleccin el grupo que tenga establecido en S
contrato menos clusuIas de proteccin tendientes a abolir S
responsabilidad en el proyecto.
Es candidato a seleccin el grupo que precise en forma concret
los resultados a los que se compromete, y que cumpla con lo
requerimientos del proyecto.
Por ltimo, es candidato a seleccin el grupo que se compromet&
por escrito al cumplimiento total del proyecto, segn les fur:
requerido en las plticas.
't
t-
SUGERENCIASDE SOLUCI~N
161
personal de la compaa; por tanto, ellos debern dictar los procedimientos ms convenientes para, incluso, dirigir el avance de las propias
actividades de los asesores, y no perder en ningn momento la direccin
correcta hacia la terminacin exitosa de cada actividad.
6 Tenninacin del proyecto. Es de vital importancia detectar cundo en realidad el proyecto ha sido concluido en su parte tcnica; para
esto, aparte de la administracin por medio de productos terminados, se
cuenta con el contrato en el cual estn especificados los resultados
concretos comprometidos, y obviamente esto estar amparado por
demostraciones prcticas de cada resultado, donde se requiera de los
asesores un plan de prueba integral que contemple hasta los msl
miunos detalles respecto del alcance del proyecto. Si fuera
tmese varios das, pero no se arriesgue a aceptarlo sobre pruebas1
superficiales.
1
7. Implantacin y liberacin del proyecto. A este respecto, algunas
compaas concluyen su contrato con los asesores al trmino de las
pruebas y presentaciones de cada producto; pero olvidan que la actividad que determina el xito verdadero de un proyecto es cuando los
usuarios propios de la empresa operan iluidamente los resultados del
sistema computarizado, del cual a veces resulta igual o ms compleja su
implantacin que su desarrollo. Por tanto, pensar as es un grave error,
que puede obstaculizar y opacar en gran medida todo el esfuerzo. Por tal
razn, el contrato debe contener este servicio de vital importancia, y no
se dar por terminado el compromiso hasta ver completamente en operacin formal el sistema logrado.
8.Recepcin del proyecto. A propsito no he mencionado la participacin que debe tener el personal tcnico propio de la compaa. He
dejarlo hasta el final por considerar este momento el ms oportuno para^
analizar su impacto. Pensemos que todo el trabajo de detalle lo han hecho1
los asesores, por tanto, la experiencia integral y el conocimiento profundo
ser de ellos; pero, $qu va a suceder cuando los asesores se retiren de la
compaa, $quin va a dar mantenimiento al sistema, $quin podr dar
un dictamen correcto y rpido cuando se presente algn problema ope-1
rativoe, $quin podr hacer modificaciones para nuevos resultados so-1
licitados; podramos seguir cuestionando hasta comprender que ste es el
peor procedimiento cuando se solicita servicio de asesores externos. Es
importante que participen activamente algunos tcnicos propios de la1
compaa, cuyo trabajo consista en empaparse de los ms mnimos
detalles y pormenores del sistema que luego heredarn. Una buena1
estrategia para lograr esto es asignarles la tarea de documentar, con lo cual
se vern obligados a enterarse de todo cuanto tenga que ver con dicho
sistema; de esta manera, el proceso de recepcin del proyecto ser a conciencia y menos lento, garantizando as la operatividady el mantenimientd
del sistema en el futuro.
necesario^
querido^
RESUMEN
Cuando algn proyecto resulte de tal magnitud que no pueda ser
cubierto por personal tcnico de la propia compaa, quiz piense en
contratar los servicios de asesores externos. Si es as, no lo haga a la ligera, preprese a conciencia y siga un mtodo que le garantice que la
opcin ser exitosa. Haga una seleccin metdica con el fin de elegir al
grupo ms preparado para resolver el problema. Usted ser el director
del proyecto, nunca permita que los asesores hagan lo que ms les
convenga. Dirija el proyecto hacia el xito y marque a los asesores el
camino que deben seguir; haga que trabajen, pero bajo el mtodo que a
usted convenga. Nunca deje el negocio en manos de los empleados
RESUMEN
'1
Importancia de la participacin
de los usuariols
Problema
Los usuarios de la informacin estn
frecuentemente insatisfechos por la Falta de
un nivel de servicio acorde con sus
necesidades reales; y en algunos casos tienen
un total distanciamiento del rea de
informtica.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
1. Para todo diseo de sistemas es de vital importancia hacer partcipes a
los usuarios, de manera que se sientan parte integrante de un mismo equipo
de trabajo, y que estn conscientes que el xito de los sistemas de informacin depende en gran medida de su participacin activa, pues son ellos
quienes realmente viven la problemtica de la falta de informacin; por
tanto, son ellos la fuente Fundamental que dar la pauta a los sistemas
por disear. No basta con solicitarles datos acerca de los problemas por
resolver sino pedirles sus puntos de vista, sobre cmo, a juicio de ellos,
podrn resolverse; hacerles sentir adems que participan desde el anlisis y el diseo. De la misma forma debe revisarse junto con ellos cada
uno de los resultados por obtener, as como la utilizacin provechosa
que se har de los mismos; por ningn motivo se les har sentir que se
les estn imponiendo.
Mediante esta estrategia ellos sentirn que en parte tambin son
responsables de lo que se logre con el sistema y en consecuencia,
siempre estarn dispuestos a colaborar de comn acuerdo y difcilmente habr Fricciones. Lejos de eso, la relacin ser ms estrecha
en un ambiente profesional y de participacin conjunta. Con esto se
fomentar una realidad sana, pero poco aceptada: el centro de cmputo
y los informticos son elementos de servicio, mas no "dictadores de
rdenes".
2. Con el fin de que exista un entendimiento ms efectivo y una comunicacin ms estrecha, es necesario que el personal tcnico organice
seminarios sobre procesamiento de datos para todos los niveles de
usuarios de la informacin, en los cuales se den a conocer los conceptos
ms elementales, pero necesarios, para que comprendan con facilidad
los tecnicismos mas usuales del ambiente y no se sientan cohibidos
cuando stos son mencionados. Pues cuando un informtica entrevista
a un usuario y comienza a mencionar tecnicismos que ste no entiende,
automticamente se crea una barrera que vuelve tediosa la entrevista; a
consecuencia de esto, el usuario ya no quiere participar y entonces nace
el recelo de uno hacia otro.
3. Como una Filosofa que todos los informticos deben establecer
para toda entrevista con usuarios, se sugieren los siguientes puntos:
Documentarse sobre las caractersticas y funciones del entrevistado, siendo esto til para entrar en confianza, hablando en los
trminos del usuario.
Destacar la importancia de la intervencin del entrevistado en el
desarrollo del proyecto por implantar, para lograr su apoyo.
Dirigir la entrevista para que el entrevistado plantee las soluciones al sistema, con objeto de que lo sienta como creacin suya.
RESUMEN
Los sistemas que no ofrecen una solucin real y completa a 10s
requerimientos de los usuarios son aqullos en los cuales no se consider a stos y casi les fueron impuestos. Es importante hacer partcipes a
los usuarios desde el anlisis de todo sistema, pues son ellos los que
realmente conocen sus requerimientos de informacin. Los usuarios
son la fuente principal que dar la pauta para los sistemas por disear.
El xito de un sistema est dado en gran medida por la participacin de
los usuarios. El centro de cmputo y los informticos son elementos de
servicio, mas no "dictadores de rdenes". Es necesario impartir seminarios tcnicos sobre procesamiento de datos, de acuerdo con el nivel
requerido por los usuarios, para que stos conozcan los conceptos
fundamentales y puedan participar con ms confianza. Durante las
entrevistas de tcnicos y usuarios es fundamental seguir un mtodo y
elaborar cuestionarios previos.
Acercamiento entre
tcnicos y usluarios
Problema
Las computadoras electrnicas siguen
siendo "cajas negras" para los usuarios de
los sistemas de informacin.
'
169
para demostrar a los "iletrados" en la materia que ellos eran los nicos
capaces de entender esos equipos.
Y qu decir cuando, mediante un pequeo programa obtenan algn
reporte impreso, que por cierto muchas veces contena resultados inventados o inexactos; era lo mximo. Era inconcebible para los espectadores la velocidad con que se impriman dichos reportes (300 o 600
lneas por minuto). Por todo lo que eran capaces de hacer los "expertos",
se les consideraba "sabiosn.
De lo anterior se deduce que sencillamente no haba "usuariosn de
la informacin; pero cmo iban a existir si no entendan lo que estaba
ocurriendo o hacia dnde se pretenda llegar.
La informacin que los "usuariosn deban manejar, e incluso los
procedimientos administrativos propios de sta, siempre les fueron
impuestos. Esto no es un secreto. En la actualidad, en muchas empresas
sigue sucediendo, y todos los que trabajamos en el medio lo sabemos.
Cuando a principios de los setenta por fin se logra desenmascarar a
muchos "expertosJ', el Tantasma de la computacin" se empieza a
desvanecer. Toman impulso las especialidades de anlisis y diseo de
sistemas, programacin y operacin; es decir, las cosas se empiezan a
tomar ms en serio y los "expertos" pierden poco a poco su fuerza, pues
ya no les es posible continuar engaando y menospreciando a la nueva
generacin de especialistas, los cuales se encuentran ms preparados.
Al haber ms conciencia, no de las bondades de las computadoras
sino de la necesidad del manejo y control de la informacin, empieza a
tener sentido desarrollar anlisis de necesidades de informacin, as como
del diseo de sistemas computarizados. Por fin se piensa en que deben
existir "usuarios" que puedan aprovechar los resultados de dichos sistemas.
Sin embargo, los "usuarios", al continuar desconociendo, ya no el
potencial verdadero de los equipos de cmputo, sino los conceptos ms
elementales que les permitan "comunicarse" con los analistas de sistemas, siguen siendo ignorados, y ahora a expensas de lo que ordene y
diga el famoso analista de sistemas.
Cuando por desesperacin o iniciativa personal, algn "usuario", con
todo e1 conocimiento de causa propona soluciones ingeniosas durante el
anlisis, bastaba con que el analista le lanzar un "conejo" para convencerlo
de que "eso es imposible de hacer en la computadora", y ah quedaba todo.
De esta manera, el "usuario" segua reprimido y aislado. Slo se le
tomaba en cuenta para entrevistarlo y obtener sus conocimientos sobre
las necesidades de la informacin, para posteriormente imponerle los procedimientos por seguir, incluso se le entregaban los instructivos para el
uso y manejo de la informacin, bajo consigna de que deba respetarlos porque de otra manera podra entorpecer las labores del centro de cmputo.
As, aunque frecuentemente no le solucionaban los problemas de
falta de informacin al "usuario", s le ocasionaban trabajo extra para
170
Y USUARIOS
En Estados Unidos y otros pases, las computadoras ya eran utilizadas de manera productiva desde finales de los cuarenta; 20 aos depus,
comenzaron a utilizarse en Mxico. Nuestro nivel tcnico respecto de
este campo se ha visto estancado durante mucho tiempo. Es evidente
que si los profesionales del medio an no logramos aprovechar debidamente esta tecnologa es porque no la hemos asimilado en su plena
magnitud; cmo podemos pedir que los usuarios, a los que nosotros
mismos hemos relegado, se integren rpidamente y se responsabilicen
del manejo de la informacin con el solo hecho de ponerles terminales de
video y PC enfrente. Tenemos que comprender que la computadora
siempre se le ha presentado al usuario como una "caja negra". Cierto es
que se va haciendo ms estrecho el tramo que separa al usuario de la
computadora, a travs de nuevos mtodos y tecnologa ms avanzada,
pero tambin es cierto que la integracin del usuario no puede ser
automtica. Para lograr eso es Fundamental que quienes conocemos el
ramo guiemos al usuario y lo capacitemos en Forma paulatina hasta
lograr que la "caja negra" le sea descubierta sin complicaciones, sin
temores, sin elucubracin; ms bien con sencillez, con objetividad y con
los conceptos necesarios para que los usuarios comprendan conceptualmente el Funcionamiento de estos equipos y sean ellos mismos quienes
se integren cuando sientan que estn preparados, y no presionados por
nuestra prisa. Nosotros los tcnicos estamos obligados a facilitarles la
transicin. (vase cap. 21). Hoy en Mxico ya es tiempo de saber que la
tecnologa de la informtica se nos ha puesto a disposicin no slo para
usarse sino, mejor an, para aplicarse en la consecucin de los objetivos
de negocio y de servicio de las empresas e instituciones. Caray. Como si
esto fuera un secreto.
AudPtora tcnica:
Lpor qu? para qu?
Problema
Casi ningn rea de informtica realiza
auditoras tcnicas peridicas para obtener
diagnsticos de su situacin y as poder
superar sus deficiencias en gran medida.
RESUMEN
RESUMEN
Es comn que dentro de la organizacin del rea de informtica
cada departamento trabaje a su modo, sin tomar en cuenta que la
manera de hacerlo necesariamente afecta el desempeo de los dems.
Por lo general se olvida el hecho de que ningn departamento, por s
solo, puede lograr los objetivos globales del procesamiento de datos. En
todas las etapas intermedias deber existir un completo acuerdo y
eficiente comunicacin para coordinar esfuerzos. Los mtodos de trabajo que se implanten debern considerar este aspecto, de manera continua, no deben ser producto de eventualidades, sino que deben estar
Problema
Muchas empresas acostumbran
adquirir paquetes de software que a la
postre resultan de escasa o nula utilizaci6n.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
En primer lugar, ninguna sugerencia surtir efecto si partimos del
argumento anterior. Aun as, una opcin ms sensata es establecer que
el alcance del presupuesto por compra de software ser dado no en
forma anual ni con un estimado terico, que ms bien es ilgico. Es
preferible que cuando existe la necesidad de la evaluacin de algn
paquete de software y se demuestre su verdadera justificacin, sean los
directivos usuarios, quienes vayan a recibir el servicio, los que lo
absorban dentro de su presupuesto particular. En otras palabras, que
este tipo de presupuestos los administre el propio usuario. A fin de
cuentas, los usuarios son los que verdaderamente hacen uso de los
servicios de cmputo. Los tcnicos del rea de informtica slo deberan
ser los responsables de llevar a cabo la evaluacin preliminar y las
sugerencias de adquisicin, con la garanta de que ser un s o b a r e de
alto beneficio para dicho usuario; y ste ser quien dictamine la necesidad final de adquirirlo. Algunas instalaciones ya llevan a la prctica este
procedimiento y los resultados han sido evidentemente mejores que los
gastos infructuosos ya mencionados.
Las fases que deber cubrir una evaluacin de software, en el
sentido serio y profesional, se enmarcan a continuacin:
Fase 1. Cuando se identifica la necesidad concreta de algn usuario para la adquisicin de algn paquete de software, lo primero que
habr que hacer es formar un comit entre el grupo de especialistas
tcnicos del rea de informtica y los responsables del proyecto por
2.
3.
4.
5.
6.
'
dP
Fase 4. Con el fin de lograr una seleccin ms ventajosa, es recomendable que, partiendo de la evaluacin anterior, se considere un
mximo de tres proveedores y a cada uno por separado se le pida una
demostracin en la cual sea posible hacer una prueba completa en el
ambiente del usuario que recibir el servicio.
Fase 5. Se proceder a efectuar una junta de trabajo entre los
miembros del comit, cuyo objetivo sea determinar la decisin con
respecto al producto por adquirir; se elaborar tambin un documento
oficial que contenga los siguientes aspectos:
a) ndice.
ble comprobar que el material est completo, auxilindose de la relacin que acompaa a dicho producto. Si detecta que viene incompleto,
lo rechazar de inmediato. En caso contrario, firmar de recibido.
Paso 2. Una vez recibido el producto, deber darlo de alta en la relacin de software que existe para tal fin; al mismo tiempo, pasar la
comunicacin formal al departamento de soporte tcnico. Dicha comunicacin contendr lo siguiente:
Paso 3. Es recomendable sacar copias de manuales, cintas, instructivos, etc., para tener siempre un respaldo en caso necesario.
Paso 4. Los elementos del producto original debern quedar centralizados en lugar previamente definido, de manera tal que a partir de ese
momento slo se trabaje con las copias.
Paso 5.Al momento de decidir la integracin de cualquier producto,
la persona asignada para ello deber solicitar los elementos necesarios
a la mesa de control, quien a su vez llenar una forma que contenga los
siguientes datos:
a) Nombre de la persona que requiri el producto.
b) Fecha y hora.
c) Nombre de cada elemento requerido, as como su identificacin
individual.
d ) Fecha y hora de devolucin de los elementos requeridos cuando
el producto haya quedado instalado.
e) Firmas de entrega y devolucin de ambas personas.
RESUMEN
Pese a que en aos recientes se ha incrementado en forma desmesurada el costo del software, muchas empresas han adquirido el vicio de
comprar lo que les ofrezcan sin haber evaluado a conciencia la verdadera
utilizacin que tendr ste. Con frecuencia no se toman en cuenta las
opiniones de los usuarios para adquirir productos que en verdad se
ajusten a sus necesidades de servicio. Existen instalaciones que, por no
hacer una evaluacin seria, compran paquetes que en poco tiempo se
vuelven obsoletos o son incompatibles con otros equipos de la misma
instalacin, donde tambin se deberan utilizar. Lo peor es que algunas
instalaciones argumentan que habr que gastar el presupuesto para ese
ao porque de lo contrario, al ao siguiente ya no se les autorizar. Es
recomendable para hacer compras de software ms provechosas que se
forme un comit entre tcnicos y usuarios; que el presupuesto asignado
a este rubro sea manejado por los propios usuarios. Debern existir reglamentos oficiales que permitan evaluaciones exhaustivas y confiables;
y se debern aplicar mtodos de trabajo para la integracin de todo producto de software.
Problema
La tecnologa en el campo de la electrnica alcanz avances significativos en pocos aos. En un corto periodo se disearon computadoras
bastante rpidas en sus tiempos de proceso, cuya velocidad, que en
algn tiempo se cuantificaba en trminos de microsegundos, pas a ser
mucho menor. Esto represent un verdadero logro en el diseo del
hardware, porque tambin se disearon perifricos capaces de ser
congruentes con la velocidad alcanzada por la unidad central de proceso. Sin embargo, surgi un problema serio: el software no haba logrado
el mismo desarrollo, y por tanto, segua siendo tradicional, principalmente en la organizacin de datos y sus mtodos de acceso; es decir, en
comparacin con el hardware, stos seguan siendo casi primitivos,
haciendo que la velocidad de la computadora fuera frenada en gran
medida. De esta manera, los ingenieros en diseo de software se vieron
precisados a desarrollar un nuevo concepto, llamado bases de datos.
Este propsito, entre otras cosas, persegua aprovechar la velocidad de
la computadora, surgiendo as una variedad de nuevos arreglos de datos, acordes con el avance del hardware.
186
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
La problemtica expuesta tiene su raz en que la mayora de las
instalaciones se han aventurado hacia un terreno desconocido, sin
haberse tomado la molestia de investigar a conciencia los requerimientos tcnicos y humanos necesarios para participar con xito en este
nuevo entorno. Han permitido que lo novedoso del concepto y lo
ventajoso de sus facilidades los arrollen como una gran ola y ahora se
ahogan en un mar de problemas. Es inconcebible que se emprenda una
aventura donde el argumento de juego sea lo ms valioso de un centro
de cmputo, es decir, sus archivos de datos. Los que ya emprendieron
la aventura, en la mayora de los casos, estn ms ocupados en atender
su propio rompecabezas que en escuchar sugerencias; sin embargo,
confo en que hayan aprendido lo suficiente de sus errores como para
ocuparse de encontrar las mejores opciones correctivas. Para aquellos
que prefieren ir sobre pasos firmes al emprender cualquier tarea, y sobre
todo una de tal envergadura, seguramente les resultarn de gran inters
las siguientes recomendaciones al respecto:
188
RESUMEN
As como la tecnologa avanz en gran medida en el desarrollo de
hardware, fue necesario inventar nuevas tcnicas en el arreglo de datos
y en los mtodos de acceso. De esta manera se abord el concepto de las
bases de datos. Sin embargo, todo sucedi tan rpidamente que confiamos en que se simplificara el panorama para las instalaciones que
decidieron adoptarlas. Este error lo hemos pagado muy caro, ya que
existen instalaciones que han emprendido la aventura ms por entusias-
RESUMEN
Problema
N o existen metodologias de trabajo, y
donde las hay difcilmente son respetadas.
RESUMEN
Una metodologa puede definirse como el conjunto de operaciones
especficas que permiten conocer con acierto la manera y la secuencia
con la que debe efectuarse un determinado trabajo. Es un hecho que
todo tipo de trabajo requiere de una estrategia de pasos lgicos que conduzcan a productos de alta calidad. A pesar de que en el mbito
informtico esto es un requisito inevitable, con frecuencia se viola esta
regla. Muchas instalaciones no conocen los beneficios de una metodologa, otras, no pocas, lo entienden perfectamente bien, es ms, cuentan
con documentos excelentes en su contenido, pero estn guardados y
perfectamente resguardados, es decir, nadie los usa. Para todas ellas es
conveniente que visiten instalaciones modelo donde existan metodologa~en operacin, porque as podrn comprobar sus mltiples
beneficios.
Elaboracin de programas
en la computadora
Esto tiene que ver sin duda con la falta o deficiencia de procedimientos de norma para que un programa sea elaborado bajo estricto control
de calidad y seguridad. Es frecuente que un programador inicie la
elaboracin de un programa partiendo de una definicin verbal del
analista o slo de notas improvisadas derivadas de una pltica informal
entre ambos.
Por ello, es natural que el programador invierta gran parte de su
tiempo haciendo ajustes de ltima hora, que sumados a cada una de las
etapas para la elaboracin del programa, arrojan un lapso inconcebible;
adems, nunca se tiene la certeza de que en el programa fueron
consideradas todas las posibles condiciones de proceso a que estar
sujeto una vez terminado. Por tanto, no es difcil suponer que cada
programa hecho as, al ser sometido a una prueba integral del sistema,
arroje resultados tan deficientes que obligan de nuevo a mltiples
correcciones, incrementando an ms los tiempos. Finalmente, cuando
por fin se dictamina que el sistema es factible de liberarse a produccin,
SUGERENCIASDE S O L U C I ~ P Y
195
resulta un hecho que habr fallas por inconsistencias, al operar ahora bajo
las rigurosas condiciones reales de los datos, las cuales superan con mucho
a las condiciones triviales consideradas en la definicin de los programas.
Estos vicios son comunes en bastantes instalaciones; por tanto, la
nica posibilidad real de erradicarlos consiste en establecer etapas
reglamentarias de trabajo que permitan ir midiendo la seguridad del
trabajo y la correcta utilizacin de los recursos de cmputo, as como la
verdadera productividad de cada programador. Estas etapas deben
considerarse en conjunto como una metodologa que no slo permita
alcanzar un alto grado de confiabilidad en los resultados de cada
programa, as como en la reduccin de los tiempos para su elaboracin,
sino con el objetivo bsico de implantar una disciplina en las labores de
cada programador. Se ver que por s sola cada etapa obliga a no pasar
a la siguiente si no se ha cumplido rigurosamente con los objetivos
establecidos para cada una de ellas.
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
Un programa, para su elaboracin, deber pasar necesariamente por
las siguientes etapas reglamentarias:
196
2. Recepcin de la definicin en el departamento de programacin. El departamento de anlisis deber enviar por escrito y
perfectamente estructurada la definicin del programa hacia el departamento de programacin, en donde la mesa de control verificar que
dicha definicin contemple los requisitos establecidos. Si stos no son
cubiertos, se deber rechazar y regresar al departamento de anlisis,
puntualizando las razones que se argumentaron para la no aceptacin.
Si la definicin est completa, la mesa de control la pasar al jefe o
supervisor de programacin para efectos de asignacin de programador.
3. Estudio para la asignacin del programa. Con base en las
caractersticas del programa, en el departamento de programacin se
determinar el nivel de programador al cual se deber asignar. Para este
caso se debern considerar los siguientes niveles:
a) Programador A (o supervisor). Debe realizar programas con las
siguientes caractersticas:
Nmero de archivos de entrada, uno o ms.
Combinacin de condiciones por considerar, cuatro o ms.
Nmero de archivos de salida, uno o ms.
Manejo de tablas internas de una, dos y tres dimensiones.
Reportes con una o ms acumulaciones y cortes, una o ms.
Elaboracin de grficas impresas o por terminal.
Cualquier tipo de acceso de archivos.
Cualquier tipo de organizacin de datos.
Manejo de opciones de programa, uno o ms.
Manejo de rutinas externas (de usuario y de sistema operativo).
Manejo de rutinas de clculo.
Cruce de archivos con o sin actualizacin de datos.
198
199
SUGERENCIASDE SOLUCI~N
Por ello, si consideramos los factores por los que se dedica mayor o
menor tiempo a estas dos etapas, podremos acercamos con precisin al
tiempo que tomar la elaboracin de un programa determinado.
El mtodo consiste en descomponer en conceptos de detalle los
elementos considerados en la definicin del programa, y asignar tiempos apegados a la experiencia cotidiana. A modo de orientacin se dan
a consideracin los siguientes parmetros, los cuales han arrojado
fechas que se estiman cercanas a la realidad:
Nmero de archivos
Horas
nera, la cantidad de
archivos que intervienen como salivda representa un consumo
de tiempo, sin embargo, ste tiende a ser menor que en el caso de
los archivos de entrada. La razn es que la solucin lgica del
programa atender con ms rigor a las entradas que a las salidas,
puesto que stas normalmente son producto del proceso considerado en las entradas. Los tiempos que se han encontrado son
los siguientes:
Nmero de archivos
Minutos
c) Nmero de campos que sern procesados en los registros de entrada y salida. Este aspecto determina uno de los elementos ms
laboriosos tanto para el aspecto de la solucin lgica como para
el momento de codificar. Los tiempos analizados son los siguientes:
Campos normales
Hora
Minutos
Campos empacados
Horas
Minutos
acuna
Horas
Minutos
201
SUGERENCIASDE SOLUCI~N
kn donde:
Dperaciones
Horas
Minutos
g) Manejo de rutinas de centrado de formas preimpresas. En irnpresin de formas preimpresas ser conveniente elaborar rutinas
que permitan hacer un centrado correcto de impresin para
evitar reinicios y desperdicio de formas mal impresas. Los tiemp- son:
"
l
Nmero
1
,I
Horas
1
1
'
c Iutos
2o
40
O0
2o
Nmero
Horas
Minutos
(5 minutos) x C = T
En donde:
Nmero
Horas
Minutos
k) Nmero de condiciones por considerar. Esto se refiere bsicamente a la diversidad de tipos de registro que pueden venir en los
archivos de entrada, por ejemplo: considerar que en un mismo
archivo vendrn registros tipo 1, 2, 3 y 4 o 1, 3 y 4 o 3 y 4, etc.
Es decir, todas las combinaciones posibles. Los tiempos por
asignar son:
Nmero
Horas
Minutos
Horas
asegure que en la solucin lgica estn incluidos todos los criterios que
le darn los resultados esperados.
Este diagrama deber contener todos los detalles necesarios para
diagnosticar que no existen cabos sueltos, pues no debe darse por hecho
nada porque es frecuente encontrar diagramas de bloque con una
apreciacin muy general del problema por resolver.
7. Prueba de escritorio sobre el diagrama. Una vez que se
tiene el diagrama de bloque, ste debe ser sometido a una prueba de
escritorio, la cual deber ser lo ms exhaustiva posible. Por supuesto,
esta prueba debe realizarse de acuerdo con los criterios de datos prueba
que previ el analista, y de cuyo resultado se obtendrn rigurosamente
los resultados ya predefinidos. No se podr pasar a la siguiente fase si no
se ha cumplido con lo anterior.
8. Codificacin del programa. Esta etapa es la que requiere ms
atencin, porque absorbe el cuidado del programador, ya que al transcribir el diagrama en hojas de codificacin, se tendr que cumplir con las
variadas reglas de sintaxis requeridas por el lenguaje que se utilice, as
como con las normas establecidas por la propia instalacin.
La transcripcin se debe hacer con mucho cuidado para que la
codificacin contemple todo el planteamiento plasmado en el diagrama, ya que debe entenderse que lo que se est haciendo es la transcripcin de una solucin encontrada, y no deber omitirse ninguna consideracin hecha en el diagrama; o a la inversa, codificar rutinas que no
estn en el diagrama. Si esto ocurriera, se corre el riesgo de transcribir
una solucin incompleta.
9. Prueba de escritorio sobre la codificacin. Es frecuente
que al transcribir el diagrama en instrucciones, en forma involuntaria se
omitan algunas consideraciones y se afecten los resultados finales.
Tambin, es comn cometer errores de sintaxis que por lo general se
encontrarn cuando el programa sea compilado, perdindose tiempo
intilmente. Es por eso que de nuevo se requiere una prueba de
escritorio, pero ahora sobre la codificacin, lo cual aumenta la garanta
de obtener resultados correctos en la computadora; pues aun mediante
esta segunda prueba es factible encontrar errores de lgica por algn
descuido.
10. Captacin de la codificacin. Cuando est completamente
seguro de que tanto en el diagrama de bloque como en la codificacin
hay un alto grado de certeza para la obtencin de resultados, es posible
tomar las hojas de codificacin para la captacin a medios procesables
por la computadora. Cada hoja codificada deber apegarse cuando menos al siguiente esquema:
Nombre o clave del programa.
Nombre del programador.
Fecha y hora.
Nmero de hoja (1 de 10, 2 de 10, etc.).
Nmero de lneas codificadas por hoja.
Nmero consecutivo de lneas (de 10 en 10 por posibles
intercalaciones).
208
CAP
la.
ELABORACI~N
DE PROGRAMAS
RESUMEN
Es frecuente que un programador inicie la elaboracin de un programa partiendo slo de una deinicin verbal de1 analista. Debido a esto,
es natural que el programador invierta gran parte de su tiempo, adems
de1 desperdicio de tiempo mquina, haciendo ajustes de ltirna hora. El
problema principal es que nunca se tiene la seguridad de que ser un
programa confiable en produccin. Estos vicios son comunes en muchas instalaciones; por tanto, la nica posibilidad real de erradicarlos
consiste en establecer etapas reglamentarias que permitan ir midiendo
la seguridad del trabajo, as como la correcta utilizacin de la computadora. Se observar que por s sola cada etapa obliga a no pasar a la
siguiente si no se ha cumplido con el objetivo establecido para cada una.
Control de cambios
a+
"lema
210
Clusulas de control
Otros (especificar):
El cambio ser:
Temporal:
Permanente
RESUMEN
En todo sistema de informacin existe la posibilidad de realizar
cambios, ya sea que stos se originen por el usuario al requerir un nuevo
resultado, motivados por efectos legales o por otras razones; es decir,
los sistemas por naturaleza no pueden ser estticos. Sin importar la
manera como se origine un cambio ser necesario que stos se sujeten
a un procesamiento estricto. Jams deben permitirse reparaciones improvisadas, ya que stas modifican la filosofa original del sistema y
normalmente no queda registro. El pretexto hecuente es: "Corrjase el
problema y despus veremos qu hacer." Sabemos que una vez resuelto
el problema, nada se har. Deben identificarse dos tipos de cambios:
temporales y permanentes. Cualquiera que sea ste, deber controlarse
estrictamente.
Administracin de archivos
Problema
Gran parte de los centros de cmputo
tienen problemas con el control de los
archivos de datos que se resguardan.
Existen vanos factores por los que una instalacin pierde el control en
cuanto a cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de datos
que mantiene en resguardo. Esto se antoja inconcebible en un centro de
cmputo, cuya funcin es precisamente dar seguridad a la integridad de los
datos. As, los desajustes ms severos que enfrentan tales instalaciones son:
de produccin.
para prueba de sistemas integrales.
del sistema operativo en operacin.
del sistema operativo en prueba.
para desarrollo de nuevos sistemas.
Descripcin:
Dentro del esquema de seguridad para proteccin de los datos
contenidos en los archivos concentrados en un centro de cmputo, se ha
determinado el concepto de grupos de acceso por unidad usuaria.
Una unidad usuaria se define como el rea dentro de la organizacin
que cubre una funcin completa y casi autnoma. En algunas empresas
a esto se le llama unidad de negocio.
Lo anterior quiere decir que los archivos que pertenecen a una
determinada unidad usuaria no podrn ser accesados por otra, es decir,
los procesos de consulta y afectacin de esos datos sern por efecto de
los sistemas de cada unidad.
Para este caso, los grupos de acceso abarcarn los siguientes tipos de
archivos:
Bibliotecas (archivos de programas).
Archivos secuenciales.
Archivos secuenciales-indexados.
Archivos directos.
Archivos VSAM 'ESDS'.
Archivos VSAM 'KSDS'.
Rutas (paths) alternas VSAM 'KSDS'.
Bases de datos.
Archivos del sistema operativo (SYS1, SYS2).
Los grupos de acceso significarn a su vez el primer calificador de
los nombres de archivo como sigue:
L ---,
, - - -L-
-*rchivos
- - - - - 1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - -I RRRRennn
I - - Bibliotecas
- - - - - - - J'
1- - - - - - - J
:---------
1 - 1
C
1
N h b r e s de bibliotecas
~ o A b r e sde archivos
I
I
l
t
I
v
gggggggg - >ooooooo< - xxxxmxx
(1 er. Calif.)
FORMATO
DE
'U'
'B'
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
uu
I
I
--
'GRAL'
I
I
'- - -,'GRAL'
usuaria. 7
I
I
I--+
l-
LA
uu
I
l
I
I
I
'U'
'S
I
I
I
I
I
I
I
'GRAL'
1- - - ,'GRAL'
= Constante (uso general)
- - +'S' = Constante (archivo no VSAM-secuencial)
1 - - +'U' = Constante (unidad)
!- -
I
I
I
I
I
I
1-
- -,
; - - + uu =
uu
'U'
'1'
I
I
l
1
I
I
I
I
1-
L--
'GRAL'
- $1'
l- - -,'GRAL'
= Constante (uso general)
= Constante (archivo secuencial-indexado)
- - t '1'
g ~ & 9 'i- - ~
-,a = C k e de firea dentro de la unidad usuaria
I
'U'
uu
1
1-
---
-'-
- - - - -'-
1
1
1
1
I
1
1
1
'D' ; 'GRAL'
- - - - 1-- - - - - - _i
1
1
l- - - ,'GRAL'
= Constante (uso general)
- -,
'D' = Constante (archivo directo)
1 - -+'U' = Constante (unidad)
uu = Clave de unidad usuaria
1
I
1
1
1-
:- - .,
1
1
I
I
1
1
1
1
1
1
---b
'D' = Constante (archivo directo)
a = Clave de rea dentro de la unidad usuaria
- - + uu = Clave de unidad usuaria
I
1-
-,
FORMATO
DE NOMENCLATURA PARA LA FORMACI~NDE
GRUPOS DE ACCESO PARA ARCHIVOS TIPO
V S M 'ESDS'
I
I
1-
1 'U' 1 'E' ;
- - - -'- - - - - -'- - - - - -'uu
1
1
1
I
I
:- - +
1
1
1
I
I
1
1
1
I
'GRAL'
------1
I
1
l- - -,'GRAL'
= Constante (uso general)
- - + 'E' = Constante (archivo VSAM-secuencial)
- - +'U' = Constante (unidad)
uu = Clave de unidad usuaria
1
1
1
1
1
1
1
l-
-,
LA
FORMACINDE GRUPOS DE ACCESO PARA
ARCHIVOS TIPO VSAM 'KSDS7
uu
1
1
1
1
1
-+
uu
'K'
:- - +'U'
:-
'U'
'GRAL'
I
1
1
1
l-
_ -,'GRAL'
1--
,-----,-----,--1
1
1
1
1
1
1- - +
1
1
---
l-
uu
1
I
I
1
I
'U'
I
I
I
I
L--
'P
'GRAL'
I
I
- -,'GRAL'
= Constante (uso general)
1 - - + 'P = Constante (ruta alterna VSAM 'KSDS')
- - +'U' = Constante (unidad)
uu = Clave de unidad usuaria
1-
.,
u u ;
I
1--
'
'
I
I
1
1
1-
I
1
I
-.
FORMATO
DE NOMENCLATURA PARA LA
FORMACI~NDE GRUPOS DE ACCESO
PARA BASES DE DATOS
uu
'U'
1
I
I
I
--
I
I
l
I
I
1-
I
1-
'GRAL'
I
I
'X'
.,
I
1-
u u ;
'
'
- ,-----,-----,--I
I
I
I
I
1--+
I
I
I
I
I
I
---b
1-
I
1
uu
'
'D'
'X'
- - - - - 1--1 - - -I- - 7 - - - 1
l
1
I
1
1
1
---b
'X' = Constante (base de datos)
1- - -b
'D' = Constante (direccin)
! - - + uu = Clave de unidad usuaria
I
'UU'
;
1
'B'
1
1
1
-,
I
I
-,
'UU'
'1'
i
1
l-------J------i
I
I
;-
'UU'
'D'
I
1
1
-,
-,
1
1
1
'E'
1
l-------J------'
'UU'
I
I---_----------_-__-VSAM 'ESDS')
I - - - - - - - - - - - - - _ - - - ,'UU' = Constante (uso universal)
I
I
1
1
'UU'
'K'
l-------n------J
1
1
1
I
I
I
'UU'
'X'
l-------n------'
1
1
1
I
1
1
1
1
-,
224
,-----------------------------------m-----e . Caif
2do. Calif.
! 3er. Calif. / 4to. Calif. !
I
I
I
I
I
I
I
I
1
1
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
1
I
l
l
I
I
I
l
l
1-
I
I
I
I
I
I
I
----
I
I
:- - -
--
,*OPCIONALw
GnnnnVnn = Para ver-
= Identificacin de la funcin
del archivo
-,Sss = Identificacinbsica
del sistema y subsistema
- - - - +m
Nombre de grupo de acceso
En donde:
ffffffff = En formato libre codificar la identificacin de la funcin
1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
e .Cif
3er. Calif.
2do. Calif.
4to. Calif.
,--------l-------------l---------J---------l
gggggggg
'PRU'
1
I
1
1
1
I
1
1
I
1
I
1
I
1
I
I
1
I
I
1
I
1
I
'BK'
Sss
1
I
1
1
I
1
I
1
1
I
1
I
1
I
1
I
m
1
I
1-
1
I
1
----
1
1
,WOPCIONALW
GnnnnVnn = Para ver-
:- - - ,
mmff = Identificacin de la funcin
GmnnVnn
i
1
--
i - - - ,B' K'
subsistema
para pruebas)
En donde:
ffffffff
gggggggg
2do. Calif.
3er. Calif.
l - - - - - - - _ I - - - - - _ _ _ _ _ - - - - - - - - - - - - - - - - -1 - - - - - 1
'SV'
'OFC'
Sss
mmfF
1
I
1
1
1
1
I
I
I
I
4to. Calf.
1
I
1
1
I
1
I
Gt~nnnvnni
. . . . . 1. . . . . I. . . .1 . . . . . 1. . . . .1 . . . . . . . 1. . . . . .1 . . . . . .1
I
1
I
1
MOPCIONALW
- - - - GnnnnVnn = Para verI
siones de archivos histricos
1
1
I
I
- - - mmff = Identificacin de la funcin
I
I
I
bsica del archivo
I
I
I
1- - Sss = Identificacin del sistema y subsistema
1
I
i - - - ,'SV' = Constante (archivo en servicio)
I
I
1
1
'OFC' = Constante (archivo oficial de produccin)
I
l
- - - - +gggggggg Nombre de grupo de acceso
I
1
1
I
1
I
I
1
I
-,
En donde:
ffffffff
I, - - -l er.
Calif j
2do. Calif.
: 3er. Calif. 1
------------------J---------J--------1 gggggggg / 'OFC f 'BK' I sss I m I
1
1
1
I
1
1
I
1
1
1
I
1
1
1
GnnnnVnn I
4 0 . Calif.
1
1
1
1
I
I
1
I
I
1
wOPCIONALH
- - - - GnnnnVnn = Para verI
I
siones de archivos histricos
1
1
I
I
I
- - - + fffffR = Identificacin de la funcin
I
I
1
1
bsica del archivo
1
1
1
1
I
I
I
1- - Sss = Identificacin del sistema y subsistema
1
1
I - - - ,'BK' = Constante (archivo en respaldo)
I
I
1
! - - - +'OFC' = Constante (archivo oficial de produccin)
I
L - - - +gggggggg Nombre de grupo de acceso
1
1
I
1
I
1
I
-,
En donde:
FORMATO
DE
NOMENCLATURA PARA LA
FORMACIN D E NOMBRES D E BIBLIOTECAS
Descripcin
Toda biblioteca ubicada dentro de los dispositivos de almacenamiento deber estar identificada con un nombre nico. Esta regla es de
carcter obligatorio, requerida por el propio sistema operativo.
Con este fin, y para lograr una identificacin rpida que permita,
por medio de su nombre (DSNAME), conocer a quin pertenece y cul
es su contenido as como evitar la duplicidad de nombres, a continuacin se describen las reglas de codificacin.
Para bibliotecas privadas personales para programadores.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 . . . . . . .
l er. Calif.
2do. Calif.
3er. Calif.
l---------'-----------
uuuuuuu !
'SPRIVLIB'
tttttttt
i----------l-----------l-----,J
1 - - - - - - - - - - 1
I
1
1
I
1
1
I
\-
--
-,
mmtt
= Tipo de biblioteca.
1
I
1
I
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser nicamente
de los dos tipos siguientes:
- Fuente.
- Carga.
uuuuuuu = Identificacin personal del programador.
Para bibliotecas privadas personales en estado de respaldo (backup)
para programadores.
................................
l er. Calif.
2do. Calif.
i---------'-----------
'BPRIVLIB'
----------l---------------------A
1
1
I
1
1
I
1
I
1
I
l-
!- - --
3 e r Calif.
:
1
1----------
mtttr
1- - - -, = Tipo de biblioteca.
-,'BPRIVLIB' = Constante (biblioteca de
tttttttt
En donde:
ttttttt
1-
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7
ler. Calif.
---------
2do. Cala
m j- ;PR~.
3er. Calif.
tttttttt
:;--r---T---------.I
SV.
sss
-------------------L---n---------_I
1
1
I
1
1
1
1
1
1
I
1
I
1
I
1
I
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Fuente.
- Macros.
- Clists.
- Proced.
- Objeto.
- Estand.
- Carga.
- Grficas.
- JCLstruc.
1 er. Calif.
1l
--------gggggggg
:- TiR";
---------------'---I___---:---------iI
1
1
1
1
1
1
1
I
I
ser. Calif.
SSS
mrntt
1
1
1
2d0. Calif.
r;-;r---T---------.l
BK
1
1
1
1
I
1
I
l-
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- Fuente.
- Macros.
- Clists.
- Proced.
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Objeto.
- Estand.
- Carga.
- Grficas.
- JCLsmc.
e .C i f
2do. Calif.
3er. Calif.
l---------
gggggggg
'OFC' 'SV
sss 1
tttttttt
-----------------------1---------2
I
1
1
1
I
I
1
I
1
1
1
1
1
I
1
I
1
I
I
1
I
1
1
1
l
I
1
I
1
oficial de produccin).
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca para este caso podr ser de los
siguientes tipos.
- Fuente.
- Macros.
- Clists.
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Proced.
- Objeto.
- Estand.
- Carga.
- Grficas.
- JCLsmc.
.................................
ler. Calif.
2do. Calif.
3er Calif.
I-----r---T---T---------.I
1- - - - - - - - - 1
gggggggg
'OFC'; 'BK' j SSS I
tttttttt
l-----------------------l----1
1
1
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
I
1
1
I
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- Fuente.
- Proced.
- Objeto.
- Estand.
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Macros.
- Clists.
- Carga.
- Grficas.
- JCLstruc.
..................................
ler. C a l l
1----------
gggggggg
2do. Calif.
1-----
'PPS'
3er C a l l
r;--T---T---------.l
1
1
tttttttt
pR'
xxx
-------------------L---J---------J
1
1
1
1
1
I
1
1
1
1
1
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
l-
-+
-b xxx
;
;
1
1
1
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- Fuente.
- Macros.
- Clists.
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Proced.
- Objeto.
- Estand.
- Carga.
- Grficas.
-JCLstnic.
l er. Calif.
2do. Calif.
3er Calif.
I-----r---r---T---------.I
1----------
1
1
1
1
I
1
1
1
1
I
1
1
1
1
I
1
1
1
l-
-,
-+
- + 'PPS' = Constante (biblioteca de programa producto).
I- + ggggggg = Nombre de grupo de acceso.
I
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- Fuente.
- Macros.
- Clists.
- JCLdisp.
- Params.
- Mens.
- Proced.
- Objeto.
- Estand.
Carga.
- Grficas.
- JCLstnic.
-
l er. Calif.
1---------I
1
;
2do. Calif.
3er. Calif. ;
;-- , - - - '---'---- - - I
gggggggg
PPS (BK'
XXX: - - -2Gtttt
---------------1---I---n---------A
1
I
1
1
1
I
1
I
1
I
I- +
1
1
1
1
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
_I
1
1
1
-,ttmm = del
Tipo de biblioteca.
-, = Identificacin
programa producto.
l-
xxx
-+
'BK' = Constante (biblioteca en respaldo).
- +'PPS' = Constante (biblioteca de programa producto).
ggggggg = Nombre de grupo de acceso.
I
En donde:
tttttttt = El tipo de biblioteca, para este caso podr ser de los
siguientes tipos:
- JCLdisp.
- Proced.
- Carga.
- Fuente.
- Params.
- Objeto.
- Grficas.
- Macros.
- Mens.
- Estand.
- JCLstruc.
- Clists.
Params
Proced
Objeto
Carga
Grficas
Clists
Mens
Estand
Docum
JCLstruc
SUGERENCIAS DE S O L U C I ~ N
-----------------
l er. Calif.
2do. Calif.
xxxxxxxx = Identificacin
individual asignada por el
proveedor del sistema operativo.
[ - - - - - - - - - - - - - - - - - + 'SYSI' = Constante (biblioteca primaria).
1
1
L------
I
1
I
En donde:
=Este nombre est ya predefinido por el proveedor del
software del sistema operativo, identifica en s la funcin
de dicha biblioteca de acuerdo con la estructura funcional
del propio software.
'SYS1' = Este es el prefijo estndar de las bibliotecas primarias (1)
que contienen el sistema operativo.
Para bibliotecas secundarias del sistema operativo.
-----------------
l er. CalK
'SYSZ'
2do. Calif.
xxxxxxxx
xxxxxxxx = Identificacin
individual asignada por el
I
proveedor del sistema operativo.
[ - - - - - - - - - - - - - - - - - + 'SYSZ' = Constante (biblioteca secundaria).
1
-------
I
1
En donde:
LA
FORMACIN DE LA IDENTIFICACI~NPERSONAL
Descripcin
Toda persona que requiera usar los recursos de cmputo deber estar reconocida por una clave individual de usuario denominada USERID.
Sin esta clave, no ser posible la autorizacin para acceso al uso del
equipo de cmputo para ninguna persona, ya que de manera completamente automtica, cuando se intente su uso, la persona ser requerida
para que proporcione su clave individual (USERID), y slo cuando la
clave proporcionada sea vlida se autorizar el acceso.
Para que una persona sea autorizada, ser necesario que quede
registrada por medio de su identificacin individual (USERID) dentro de
los archivos de seguridad controlados por el sistema operativo. Por
tanto, es requisito solicitar su alta al personal del grupo de soporte
tcnico.
En el caso del esquema de nomenclatura, esta clave representar el
primer calificador para los nombres de bibliotecas privadas asignadas a
cada programador.
Las reglas para la formacin del USERID para cada persona se
enrnarcan a continuacin:
U U I
a i
1
1
I
I
1
I
I
I - - .+a
n
I
1
1
1
i
1
xxx
1
1
1-
-,
xxx
i - - -,
n = Nivel de autorizacin.
Nivel de
a utorizacin
Descripcin
Deber ser asignado a personas cuyo trabajo consista en
operar la informacin de sistemas ya desarrollados con
posibilidades de accesar slo archvos, y pueden incluso
alterar su contenido.
Deber ser asignado a personas cuyo trabajo consista en
operar la informacin de sistemas ya desarrollados con
posibilidades de accesar slo archivos, para efectos nicamente de consulta de datos.
NOTA:Para este caso, el nivel de autorizacin lo nico que tipifica es el trabajo que se realiza,
'
mas no la jerarqua ni el nivel de conocimientos de la persoe.
Nivel de
autorizacin
Descripcin
.
-.
I)
-
--
Deber ser asignado al personal de desarrollo de sistemas, el cual tiene la responsabilidad de dar mantenimiento y soporte aplicativo.
'
-
.Deber ser asignado al personal en entrenamiento, incluso a operadores de la computadora que lo justifiquen por
sus funciones.
-
RESUMEN
Es frecuente que una instalacin pierda el control en cuanto a
cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de datos que
mantiene en custodia e integridad el centro de cmputo. Esto resulta
inconcebible si consideramos que es la materia prima principal para el
funcionamiento de los sistemas. El primer factor que debe establecerse
para abordar este problema es clasificar el tipo de datos y archivos por
orden de importancia. Como siguiente paso, es necesario establecer una
identificacin precisa para determinar los esquemas de resguardo y de
respaldo de cada uno de ellos. Deben considerar~edos tipos de resguardo:
el primero ser para resguardo local, en donde se ubican aquellos archivos
que por su naturaleza deben estar disponibles en el momento oportuno
para la produccin diaria; el segundo ser para resguardo fuera de sitio y
para archivos histricos o de difcil recuperacin, de preferencia estarn
ubicados en una bveda contra incendio. El manejo preciso de fechas de
caducidad dar la pauta para mantener archivos tiles. La identificacin
individual de cada archivo, por s sola, deber contestar: iqu archivo
es, i a quin corresponde<, iqu tipo de archivo es, y ien dnde se
encuentra ubicado<
Como ha sucedido, en las PC el tamao mximo para dar nombre
a los archivos es de ocho ms tres caracteres. Sin embargo, ya se anunci que se va a manejar una longitud mucho mayor, lo cual permitir
utilizar cabalmente la nomenclatura aqu descrita.
Problema
La prueba de que muchas instalaciones
desarrollan sistemas improvisados se da por el
hecho de que frecuentemente "arreglan"
programas con el fin de emitir nuevos
resultados, no por cambios obligados, sino
porque no fueron previstos durante el
anlisis inicial.
238
Surge la solicitud
El disparador normal que origina el desarrollo de un sistema surge
como una solicitud que hace el usuario al rea de informtica. En dicha
solicitud se destaca lo siguiente:
Los objetivos. El usuario debe definirlos. La comprensin de estos
objetivos es vital para el diseo integral.
Las polticas. Los usuarios de1 sistema debern establecerlas, ya
que stas normarn los criterios ms importantes dentro de la
filosofa del sistema.
Es probable que el personal de sistemas ayude al usuario a fijar los
objetivos y polticas. Tanto los objetivos como las polticas del diseo
debern quedar establecidos por escrito, procurando que sean claros y
concretos, y sobre todo reales, apegados a 10s verdaderos requerimientos detectados.
Plan de investigacin
Para todo tipo de investigacin debe elaborarse un plan o programa
de trabajo, previo al inicio de ella; el plan de investigacin deber
240
CAF! 21.
mi
SUGERENCIAS DE SOLUCI~N
Desarrollo de la investigacin
Una vez que se tiene conocimiento completo del medio por investigar (ubicacin), se procede a realizar la investigacin; primordialmente
tienen que hacerse entrevistas, tanto en el nivel ejecutivo como en el
operativo.
Para realizar una entrevista en cualquier nivel, es indispensable
documentarse sobre las unciones y caracteristicas del personal por
entrevistar, as como preparar cuestionarios para obtener la informacin
deseada; es posible utilizar las siguientes tcnicas de entrevistas, dependiendo del caso.
- Entradas al sistema.
-
Relaciones externas de la unidad usuaria. Deber obtenerse mformacin acerca de las relaciones externas, para determinar si los
objetivos del sistema por disear son reales o ubicados en el
medio. La informacin por obtener ser:
242
Flujo de documentos. Ya que los procedimientos actuales seguramente son del tipo manual, se deber recopilar informacin documental
existente, en la cual se basen dichos procedimientos. Durante la recopilacin de informacin deben verificarse los objetivos y polticas marcadas en las entrevistas en el nivel direccin, porque en algunos casos
estn desvirtuadas en los niveles operativos, y un malentendido por el
analista podra traer graves repercusiones posteriores.
Entradas al sistema. Usualmente, las entradas de un sistema son
sealadas como generales, por lo que si no se investigan a fondo, se
puede omitir alguna que repercuta en el sistema y no est declarada
como tal. Deben considerarse los siguientes tipos de entradas:
Definidas o lgicas. Las que por naturaleza del sistema y su
operacin son necesarias para lograr el objetivo de determinado
sistema u operacin.
Impuestas. Las que por determinada poltica o norma entran en el
sistema; este tipo es generalmente de carcter legal.
Por excepcin. Las entradas que no estn comprendidas en el
objetivo bsico del sistema u operacin, pero que estn dentro de
los lmites de los mismos, y que por ser de este tipo, son excepcionales. Se debern considerar todas las entradas por excepcin
u operacin del sistema, para determinar el volumen de entradas
por excepcin en relacin con las entradas lgicas e impuestas.
244
246
CAP. 21.
Seguridad en s mismo.
- Aplomo.
- Presentacin.
- Hablar claro.
-
No ser irnico.
248
Evaluacin de la investigacin
Anlisis de la informacin recopilada
Esta etapa del anlisis es primordial, pues es donde se va a evaluar el sistema que se investig; por ello deber integrarse toda la informacin recopilada durante la investigacin. Una vez integrada, deber estudiarse cada
uno de los aspectos que componen la investigacin, para determinar la operatividad de dicho sistema, y en Funcin de esto, proponer mejoras al mismo y
determinar la factibilidad de su automatizacin y; en su caso, la conveniencia.
Por lo anterior, puede observar que lo realizado en la investigacin es
fundamental para la evaluacin; por lo que, si durante la investigacin
realizada no se consider algn aspecto detectado en esta evaluacin,
deber volver a investigarse cada caso.
Documentacin de la investigacin
Para poder evaluar adecuadamente un sistema investigado, deben considerarse los siguientes puntos:
SUGERENCIAS DE S O L U C I ~ N
249
las operaciones que se realizan dentro del mismo, as como las reas
responsables de cada actividad. Para este tipo de diagrama es recomendable
utilizar el denominado interdepartamental, en el cual se distinguen las
distintas operaciones que sobre los documentos o informacin se van
desarrollando de un departamento a otro.
Descripcin del diagrama. Debe contener el detalle de todas y
cada una de las actividades que se efectan en el sistema, las cuales se
investigaron durante el recorrido de la informacin. Tambin deber
cubrir las variaciones detectadas en dicho recorrido. La descripcin de
las actividades debe tener el orden con el cual se efectan en el sistema,
para que tenga secuencia lgica.
Estructura organizacional analizada. Este punto de la documentacin deber contener la estructura observada durante la investigacin, y habr que destacar si existe una diferencia con lo visualizado
durante las entrevistas o documentacin existentes. Los puntos que deben
considerarse en esta estructura son:
Organigrama de la unidad usuaria:
-
Estructura jerrquica.
- Funciones.
Recursos existentes:
- Humanos.
- Materiales.
'
1
SUGERENCIAS DE S O L U C I ~ N
2. Diagramacin.
Diagrama general del sistema.
Diagrama de captacin de informacin.
Diagrama operativo del usuario.
252
Resultados por obtener. Van en funcin de los objetivos del sistema, los cuales ya fueron determinados por las autoridades usuarias del
sistema; adems, deben estar documentados.
En esta etapa, el analista puede sugerir otros resultados que no sean los
solicitados.Estos resultados sern creatividad del propio analista, ya que con
el conocimiento que tiene del sistema, debe considerarlos, siempre y cuando
La diagramacin es una herramienta esencial para disear un sistema, ya que en ella se especifican grficamente las actividades por
realizar dentro de l, as como la secuencia de las mismas y quin las
debe ejecutar. Por tanto, una vez estructurado el sistema, la diagramacin
Diagrama general del sistema. Aqu se indica el flujo de la informacin, donde se separan en cada columna los procesos por desarrollar correspondientes a cada departamento que interviene en el sistema.
En cada proceso se describe de manera breve la actividad por desanollar, indicando grficamente qu informacin entra y cmo sale del
proceso.
Diagrama de captacin de informacin. Aqu se indican los
pasos para h captacin de informacin y los formatos donde se asienta,
sealando las fuentes, as como 10s destinatarios de la informacin transcrita y los puntos de control especficos de cada procedimiento.
Diagrama operativo del usuario. Existen dos tipos de usuarios:
el que nicamente utiliza los resultados del sistema y el que, adems,
ajusta la informacin.
En general, este diagrama slo indica las actividades que realiza el
usuario para adecuar la informacin que entra al sistema y/o la distribucin de los resultados obtenidos en el mismo. Es importante, como
consecuencia de este diagrama, que todas las actividades por desarrollar
queden bien establecidas por los usuarios y que las respeten; de lo
contrario, se corre el peligro de que el sistema no cumpla con los objetivos
establecidos.
Diagrama de procesamiento electrnico. Este tipo de diagrama es un grupo de smbolos preestablecidos que representan las operaciones en el centro de computacin. Estos smbolos se conectan por
medio de flechas que indican la secuencia de las operaciones. El diagrama es el plan maestro de los procesos en la computadora; en l se
muestran las entradas, las salidas y los procesos que se llevan a cabo
para producir las diferentes salidas. Es una representacin grfica del
flujo de los datos, a travs de todo el proceso electrnico. Para disear
el flujo electrnico deben considerarse los siguientes aspectos:
Configuracin del equipo. ste deber tomarse en cuenta con el fin
de utilizarlo adecuadamente y optimizar cada uno de los pasos del
sistema dentro de la computadora. Las caractersticas por considerar son
las siguientes:
Capacidad de memoria (relacionada con el nivel de multiprogramacin).
Sistema operativo (relacionado con las facilidades tcnicas).
Perifricos (relacionado con la capacidad de almacenamiento de
datos).
Organizacin de archivos. En este aspecto, el analista debe investigar y evaluar para determinar la organizacin de archivos adecuada al
sistema, dependiendo de las caractersticas del mismo; existen las siguientes organizaciones de archivos:
Secuencial.
Indexada.
Directa.
Relativa.
Particionada.
Tablas de memoria.
Bases de datos.
Correlacin con otros sistemas. El analista debe tener conocimientos de las funciones de otros sistemas para:
Utilizar archivos ya creados.
No duplicar resultados.
Proporcionar informacin a otros sistemas.
RPG.
Fortran.
Basic.
Lenguaje 'C".
Excel.
Dbase.
258
CAE! 21.
SUGERENCIASDE SOLUCIN
259
Humorismo. Relaja a la gente y ayuda a producir una atrnsfera agradable, donde los participantes se sienten libres para
exteriorizar ideas y formular preguntas.
Contestar. El expositor debe evitar contestar mucho o con
brusquedad. Debe dialogar con todos los participantes, cuidando de no convertir la presentacin en una pltica generalizada.
IWLANTACI~N
DEL
SISTEMA
260
CAP 21.
ANALISIS, DISENOY
MANTENIMIENTO
Uso de la diagramacin
Como ya se dijo, habr que considerar las observaciones hechas al
sistema durante las presentaciones, y esto deber reflejarse en los
diagramas utilizables en tal sistema.
Diagrama general
Este diagrama especificar en forma muy general el recorrido de la
informacin, indicando las reas internas y dependencias externas que
intervendrn en el sistema.
Definicin de programas
El momento en que se debe iniciar la programacin es determinante. Al llegar a este punto, el diseador ha invertido meses de tiempo y
esfuerzo en la investigacin y diseo; sin embargo, durante el diseo
cualquier cambio, cualquier factor descuidado previamente, por lo
general no causa retrasos o riesgos; normalmente todo lo que se requiere para rectificar el caso es adicionar una nota de algn registro, cambiar
una anotacin en el diagrama de proceso, o dar de baja una lnea del
esquema. No obstante, en el momento de empezar la programacin,
cambia el panorama. El analista es el responsable de cuidar que los
programas desarrollados estn de acuerdo con las especificaciones de
los procesos diseados.
Es importante saber que es fcil hacer cambios en el sistema antes
de programarlo, pero una vez hecho, cualquier cambio se dificulta; esto
significa que el sistema propuesto debe estar correcto y completo antes
de pasar las definiciones a la fase de programacin. Por tanto, la
definicin de los programas del sistema deber hacerse una vez que se
tenga en forma detallada el diagrama de procesamiento electrnico, y
que el analista est totalmente seguro de los objetivos del sistema, as
como de lo que va a hacer cada uno de los programas que intervienen
en el mismo.
Para llevar a cabo las definiciones de cada uno de los programas es
conveniente que el analista se apegue a los siguientes puntos:
262
A : Registros ledos
B : Registros tipo 1
C : Registros tipo 2
D : Registros tipo 3
E: Registros sin tipo
F: Registros errneos
F 1: Tipo 1
F 2: Tipo 2
F 3: Tipo 3
G : Total grabados
H : Registros maestros grabados
1: Registros detalle grabados
Frmulas de verificacin:
Sugerencias acerca de la
elaboracin de programas
Para que el programador realice una prueba eficiente del programa
es indispensable que el analista provea a aqul de criterios para elaborar
datos prueba, de modo que cubran todas las condiciones que debe
prever el programador, como casos de excepcin, exclusin, Fuera de
secuencia, inconsistencia, etc.; ya que cuando se deja a criterio del
programador, normalmente probar condiciones simples o la rutina
principal del programa. Debe entenderse que lo que se pide son criterios para elaborar la prueba, los cuales, para una mayor eficiencia,
ser necesario proporcionarlos por escrito; con ello, el analista estar
en condiciones para certificar el buen funcionamiento de dicho programa.
Existen analistas cuyo conocimiento de la aplicacin a su cargo les
permite concluir la solucin de un problema mediante la definicin de
un solo programa que cubre mltiples opciones y de uso simultneo de
varios dispositivos perifricos, donde se logran obtener los resultados
requeridos. Sin embargo, el problema surge cuando:
CAF! 21.
ANALISIS,
DISEIO Y MANTENIMIENTO
2 70
Estandarizacin de la documentacin.
Facilitacin del desarrollo de la misma.
Ahorro de tiempo.
Una vez que estas normas han quedado establecidas, es importante
que se realice el esfuerzo necesario para ponerlas en prctica, puesto
que, bajo estas bases, una buena documentacin traer consigo las
siguientes ventajas:
Es una magnfica herramienta didctica para nuevos miembros de la
organizacin de sistemas, as como para nuevos usuarios del mismo.
Es requisito bsico para quien tenga la responsabilidad de su
mantenimiento y/o modificacin.
Ayuda a los analistas de sistemas que trabajan en reas relativas,
evitando traslapes y redundancias, y facilita la integracin a los
diferentes sistemas.
Asegura que el sistema se opere en forma correcta con e1 mnimo
de errores.
Se utilizan ms eficientemente los recursos de que se dispone.
Si se considera que los sistemas deben cambiar, ya sea por una
variacin en las necesidades de informacin, una optimizacin de los
sistemas, un cambio de objetivos o normas, etc., ser necesario que la
documentacin sea actualizada por cada modificacin, ya sea de diseo
o de programacin.
Si no se tiene actualizada, esta documentacin pronto ser obsoleta,
y una documentacin as es peIigrosa en extremo, tanto en lo referente a
los errores que puedan producir en la operacin de1 propio sistema, como
por lo que respecta a los problemas que puedan resultar cuando se requieran modificaciones y los cambios previos no hayan sido documentados.
Otro aspecto importante es el nombre del sistema, el cual deber ser
nico para cada sistema existente; dicho nombre deber conservarse
invariablemente en todos los documentos referentes a ese sistema, ya
que ser con ese nombre con el que se identificarn todos los procesos
relacionados con I.
Carpeta administrativa
Esta carpeta contendr lo siguiente:
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
2 73
ma, tales como anlisis, programacin, elaboracin de formas especiales, capacitacin de personal, etctera.
Un punto importante que debe ser considerado dentro de esta seccin es el periodo de congelacin, atendiendo a las aprobaciones por parte
de los distintos funcionarios a quienes atae la realizacin del sistema.
En todo caso, la fecha estimada que se plantea aqu ser seguramente una fecha tentativa que pueda ser modificada por consideraciones
especiales que se presentarn en el desarrollo del sistema.
Consideraciones generales del nuevo sistema. En caso de
haber existido un sistema anterior que cubriera las necesidades que se
pretenden satisfacer con el nuevo sistema, quedarn sealadas las
ventajas y principales diferencias del nuevo sistema respecto de su
antecesor, tales como ahorro de tiempo, disminucin de costo, seguridad, flexibilidad, confiabilidad, proyeccin, etctera.
Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales. Cuando se analiza el sistema propuesto, es posible que no se detecten
situaciones especiales que afecten su diseo.
Al detectar estas situaciones, es posible que se origine una solicitud
de modificaciones al sistema en donde se sealen los procesos que,se
desea modificar, las causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, as como las ventajas y desventajas que las
modificaciones implican.
En caso de que durante el diseo del sistema se detecte la posibilidad de obtener algn resultado no establecido con anterioridad, se
especificar en esta seccin el tipo de trabajo que se desea, la fase en la
cual puede obtenerse, y todas las dems observaciones relacionadas con
ese trabajo especial, por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de codificacin los datos de un documento fuente, se pueda obtener un catlogo de
productos especiales, etctera.
En ambos casos, ya sea que se trate de una modificacin o de un
trabajo especial, debern llevar la fecha en que se haya planteado.
Caducidad de documentos fuente y destino final. En ocasiones, ambas tienen por ley un periodo de retencin y un destino
especfico; en esta seccin debe quedar claramente designado el espacio
de tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el
lugar al que habrn de destinarse.
276
CAF! 21.
SUGERENCIASDE SOLUCI~N
277
Carpeta de programacin
Esta carpeta contendr lo siguiente:
2 78
Alfabtico:
- Alfanumrico:
- Nmero decimal:
- Empacado:
-
An.
Xn.
Zn.
Pn.
Carpeta de operacin
Esta carpeta contendr lo siguiente:
Caducidad de archivos. En este punto el analista deber especificar la caducidad de los archivos que maneje el sistema, y tomar en
consideracin los respaldos necesarios.
Asimismo, habr un instructivo de operacin por cada programa
existente en el sistema, con lo siguiente:
Diagrama general de entradas-salidas. En la primera hoja del
instructivo pueden existir tantos diagramas como opciones tenga el
programa correspondiente. Se llena de la siguiente manera:
Nombre o clave del programa. Se anotar el nombre o clave que el
analista asign al programa, ste debe ser el mismo que aparezca
en la tapa de la carpeta del instructivo individual del programa.
Sistema. Nombre del sistema.
Analista programador. Iniciales de los nombres y apellidos paternos, tanto del analista como del programador.
Fecha. Da, mes y ao en que se elabora el instructivo.
tEntradas/Salidas. Se conectarn a la unidad central (representada
por un rectngulo), por medio de lneas, los dispositivos por utilizar,
y se ienarn las especificaciones correspondientes a los ardirvos particulares. En el caso de la impresora, se anotar a su lado la forma, medida y tantos por utilizar, as como la especificacin de control de salto.
Observaciones. Se anotarn condiciones especiales de arranque,
lo que hace el programa, as como la opcin de que se trate
cuando existan ms de una o, en su caso, cuando lo que se
pretenda anotar sea extenso, se anexar una seccin de aclaraciones especiales, donde se anote la existencia de dicha seccin.
Los resultados impresos obtenidos por el programa debern ajustarse a los especificados en el formato de impresin.
Formatos de registro. En esta carpeta debern existir los formatos
de registro de entradas y salidas que utilice el programa.
Distribucin de resultados. Para hacer ms fluido el proceso
que se realice en determinado sistema, es necesario conocer de antemano los lugares hacia donde se van a canalizar los resultados obtenidos,
stos son:
Bodega.
Archivo.
Cintoteca.
Usuarios.
Por escrito, quedar la cantidad y lugares hacia los cuales se har la
distribucin de los resultados que se hayan obtenido.
Todo cambio en el sistema deber ser reflejado en su respectiva
documentacin para tenerla actualizada.
Las carpetas referidas anteriormente son las requeridas para lograr
una buena documentacin del sistema en cuestin. Sin embargo, deber
considerarse como un tipo de documentacin importante para la instruccin del personal que maneja el sistema; por tanto, el siguiente punto
deber ser necesario.
Instructivos de coMcacin
y manejo de archivos
Este instructivo indica cules datos deben captarse, de qu documentos fuente, en qu orden, el lugar del cual deben tomarse, bajo qu
condiciones, etc.; debe contener como'mnimo:
Introduccin.
Generalidades.
Documento fuente.
Datos por captar y condiciones (ejemplos).
Elaboracin de cifras de control.
Cuotas por cubrir.
Calendario de entrega.
Instructivo de realimentacin
de informacin
Debido a que la informacin puede presentar diferentes condiciones
de error y al volumen de los mismos, el analista debe estudiar con cuidado
cul ser el mtodo para eliminar o corregir las inconsistencias que se
presenten. Este mtodo debe ser econmico y prctico, adems de cumplir
con todas las condiciones posibles para la realimentacin de correcciones,
Los rechazos o sealamientos de inconsistencias se hacen por lotes,
facturas, documentos o campo. La correccin y realirnentacin, por
tanto, pueden hacerse en la misma forma.
Es el instructivo que para este fin se elabore el que indicar los
e
deber contener como mnimo:
medios ms apropiadd. ~ & instructivo
Introduccin.
Generalidades.
Causas del rechazo.
Formas de correccin.
Cuotas por cubrir.
Calendario de entrega.
OPERACI~N
DEL SISTEMA
La operacin de un sistema es la parte que, dependiendo de la
consistencia del sistema y de su documentacin, ser la que integralmente
arrojar los resultados producto del mismo. Este manejo ser regulado
por los siguientes elementos:
Caducidad de informacin documental. Esta caducidad queda sujeta a la reglamentacin de la unidad usuaria respectiva, que en la
mayora de los casos es la depositaria y responsable de dichos documentos.
SUGERENCIASDE SULULIUN
287
288
CAF! 21.
Mantenimiento de la biblioteca
de documentacin de sistemas
Cuando se disea un sistema, debe hacerse considerando que debe
ser permanente en una institucin, no as las personas; por lo que es
necesario crear una biblioteca de sistemas en la cual existirn tantas
documentaciones de sistemas, como sistemas existan.
Todo sistema es viable de opthnizarse o modificarse, por lo que es
necesario actualizar su documentacin; cuando as sea, podran afectarse las siguientes carpetas:
Carpeta
Carpeta
Carpeta
Carpeta
Carpeta
administrativa.
del usuario.
de captacin de datos.
de programacin.
de operacin.
Distribucin de resultados.
Parmetros de control.
Modificaciones de encabezados.
Distribucin de resultados
La distribucin de resultados se har de acuerdo con las necesidades
del usuario, y podr ser:
Actualizaciones
Un sistema se puede actualizar por:
290
Documentacin. Las variaciones que sufra un sistema por actualizacin, lgicamente repercutirn en la documentacin del sistema, ya
que sta servir de consulta para cualquier persona relacionada con el
mismo.
Las actualizaciones de documentacin del sistema debern efectuarse a la mayor brevedad despus de ocurrida la variacin, de lo
contrario, llega un momento en que la documentacin no corresponde
a la realidad o se olvida la modificacin.
RESUMEN
Desarrollar un sistema no es tarea sencilla, requiere mucho tiempo
de estudio y dedicacin; representa una gran dosis de investigacin y
otro tanto de pdaneacin. Implica bastante creatividad por ambos lados:
del usuario y del analista. Obliga a una labor muy uerte de anlisis de
necesidades de informacin, y por tanto, un alto grado de conocimiento
del medio para el cual se har el diseo. Esto no se puede adquirir de un
da para otro, ni se puede improvisar con suposiciones superficiales. Se
sabe que muchos sistemas, desde su nacimiento y hasta la fecha,
representan slo altos costos y poco aprovechamiento de resultados.
Los usuarios no estn satisfechos con tales sistemas, pues su aprovechamiento es deficiente, y se dan casos en que para obtener un raqutico
RESUMEN
La productividad en la Informtica
Problema
El aspecto de productividad sigue siendo
un factor muy pobre en el mbito
inforrn6tico.
RESUMEN
Al concepto productividad normalmente se le define como el conjunto de tcnicas y procedimientos encauzados a obtener el mximo
provecho de los recursos que tenemos a nuestra disposicin; en nuestro
caso, recursos de computacin. Pese a que es un factor vital para
contrarrestar el fenmeno del "despilfarro computacional", an no se le
da la debida importancia. Sin embargo, para entender su profundidad y
alcance, basta con eliminar la costumbre del "ai se va". Es obvio que
para lograr lo anterior es necesario apegamos a mtodos de trabajo
perfectamente delineados para medir nuestro grado de avance. Esta
medida es la nica que necesitamos, por lo cual es vital que cada
departamento fije sus objetivos concretos, as como los niveles de
servicio que persigue, para que as, en ciertos periodos pueda comparar
si dichos niveles se estn acercando a tales objetivos; ser muy claro
entonces entender el nivel de productividad alcanzado.
Operacin de sistemas
Problema
Con frecuencia, los sistemas en
produccin se operan con poco control; esto
origina reprocesos constantes y demora en
la entrega de resultados a los usuarios.
298
cerrar y abrir servicios segn los horarios establecidos. Tambin coordinan las actividades de otros operadores.
Los operadores de perificos magnticos se encargan bsicamente
del montaje de cintas magnticas y de habilitacin de discos, para
mantener un servicio gil y rpido en este tipo de labores manuales.
Los operadores de impresoras tienen a su cargo el montaje de los
distintos tipos de papel, y distribuyen con fluidez los reportes impresos
hacia las distintas unidades usuarias.
Los operadores de la red on h e vigilan la disponibilidad del servicio
remoto hacia las distintas localidades y detectan anomalas en las
comunicaciones, adems de habilitar trayectorias opcionales en caso de
fallas. Estn en estrecha comunicacin con todos los usuarios de la red,
con el fin de mantener un nivel eficiente de servicio. Llevan control
estricto de los horarios de servicio y cierran o enlazan la comunicacin
hacia las distintas localidades.
Adems, aun cuando los sistemas on h e han simplificado el acceso
a la informacin mediante terminales de video (como un mtodo ya
establecido), todas las transacciones en tiempo real vuelven a verificarse
mediante procesos batch, lo cual obliga a trabajar a marcha forzada, con
el fin de que las transacciones de todo un da puedan verificarse una vez
cerrado el servicio on line, y tener la certeza al da siguiente de que la
inFormacin disponible es confiable. Los operadores de sistemas son los
encargados de procesar de da y de noche los sistemas batch y, por lo
general, trabajan contra el reloj ya que cualquier retraso en la produccin pone en riesgo el servicio puntual del da siguiente.
Aun as, pese a la gran responsabilidad que tienen los operadores de
sistemas, existen serias deficiencias en su modo de trabajar. Por lo
general, quienes operan los sistemas son verdaderos conocedores de
cada proceso; conocen con tal detalle la secuencia de cada corrida, que
cuando ocurre una falla de h e d i a t o saben qu hacer para activar un
reproceso y continuar; son personas que han trabajado varios aos con
los mismos sistemas, y han adquirido tal experiencia que se les considera expertos en su manejo, al grado que en casos especficos de falla
utilizan trucos ingeniosos para dar soluciones, Todo esto es excelente,
si no fuera porque gran parte de su valioso conocimiento est en su
cabeza, y cuando mucho se les asigna un ayudante con la intencin de
que, aunque sea superficialmente, asimile parte de la experiencia; pero
jqu sucede cuando el experto se ausenta o renuncia De inmediato se
moviliza al analista, al programador o a cualquier persona que conozca
algo de dichos procesos. Surge el pnico y, como pueden, aun con
demoras en la produccin, resuelven el problema rogando que se
presente el experto. He visto casos en que se ha sacado de la cama al
experto, inclusive enfermo, para que vaya a corregir algn error. He sido
testigo de la regularidad con que se le cancelan vacaciones por no haber
300
SUGERENCIASDE S O L U C I ~ N
301
tos de los sistemas. Esto permitira conocer el grado de efectividad alcanzado en la documentacin. Y slo intervendra el experto en caso de que se presentara un tipo de falla y la estrategia de
solucin estuviera mal planteada o no se hubiera considerado. La
idea era depender cada vez menos del experto.
Con base en el planteamiento de los objetivos anteriores, el problema ahora era establecer un formato prctico que permitiera plasmar el
conocimiento del experto, as como la preparacin completa de todos
los parmetros y clusulas de control, necesarios para cada caso, tanto
de proceso como de reproceso, y que adems considerara las mltiples
variantes de acuerdo con corridas especiales de fechas especficas.
Hacer un manual de tal magnitud no slo sera tardado, sino que se
correra el riesgo de meterse en un crculo vicioso de correcciones infinitas, y con el tiempo propiciar que el experto no trasmitiera con
claridad sus conocimientos.
Hice varios formatos, y finalmente logr uno que result ser muy
sencillo y prctico para tales fines, lo denomin "Control matricial de
procesos". Consista en un calendario en forma de matriz, uno por cada
mes, el cual contena los das del mes, y dentro de cada da los nombres
de otras matrices, las cuales venan a ser los procesos particulares de
cada sistema para cada da. En las matrices estaba asentada la secuencia
en la cual se tena que iniciar cada proceso y todos los casos posibles de
reproceso.
A continuacin, se da un ejemplo del calendario y su relacin con
cada matriz de proceso.
303
RESUMEN
-A
Para aclarar el contenido de la matriz de procesos del da se tienen
las siguientes descripciones:
RESUMEN
m
1
F.
304
CAP 23. O P E R A C I ~ N
DE SISTEMAS
de cmputo. Por eso es impostergable implantar procedimientos estrictos para el control de los procesos y documentarlos para no depender de
los conocimientos de un experto. Esta documentacin debe ser capaz
de lograr que los sistemas los operen personas diestras, pero no expertas
en los sistemas. La consecucin de este objetivo quiz tome tiempo,
sobre todo por la preparacin minuciosa a que obliga la codificacin de
parmetros y las clusulas de control. Sin embargo, los beneficios lo
justifican ampliamente. Analice con detenimiento el "Control matricial
de procesos" expuesto anteriormente. Estoy seguro de que podr establecer una estrategia similar con los mismos objetivos.
Problema
Se dot de microcomputadoras a los
usuarios de las areas operativas y se les
abandon
w:
307
de discos de la computadora; no saban cmo respaldar los archivos verdaderos, y perdan muchas horas y das de trabajo
cuando por error o accidente los borraban. Prcticamente traba
jaban "en el aire" de una manera improvisada, ya que no documentaban todos los trabajos que iban desarrollando; o sea, no
eqtaban preparados para administrar todos los elementos de la
computadora. Al trabajar de esta manera terminaban por abrumarse y abandonaban el uso de este equipo.
.
Con base en lo anterior, diseamos y comprobamos la efectividad
de un plan de capacitacin para secretarias y personal operativo de
oficinas, al cual le dimos un nivel de diplomado, que aparte de dar un
reconocimiento curricular a los asistentes, tambin represent el haber
cursado una capacitacin seria, efectiva y, sobre todo, completa, con
base en objetivos concretos, imposible de ser adquirida mediante cursos
aislados.
Comprobamos que los mdulos con los que estructuramos dicha
capacitacin, bien impartida y con nfasis en la solucin de los problemas especficos de las reas en las que laboraban los estudiantes,
lograba que ellos pudieran resolver la mayora de los problemas administrativos inherentes a su rea, gerencia o departamento.
Por lo anterior, queremos poner a disposicin del lector el temario
completo en el cual se basa la capacitacin que comprobamos resolva
en mayor medida la problemtica detectada, as como los argumentos
por los que cada uno de los mdulos fue seleccionado. Por supuesto que
es slo una sugerencia de solucin, rnisma que el lector podr evaluar.
Lo que es un hecho es que a nosotros nos dio muy buenos resultados.
.Ir
--
=iw
Ii
310
SUGERENCIAS DE S O L U C ~ ~ N
311
..1
312
'
SUGERENCIAS DE S O L U C I ~ N
El concepto de arhvo magntico suprime de inmediato muchas actividades tradicionales y simplifica muchas otras, y ahorra adems espacio Fsico dedicado al archivoy, por supuesto, reduce enormementelos riesgos de extravos.
Durante este mdulo se le instruye al estudiante para utilizar el procesador de palabras, con el fin de lograr mayor velocidad en la mecanografa,
correcciones mecanogrficas instantneas, eliminacin del desperdicio de
papel, y organizacin y consulta instantneas del archivo. Se le capacita
tambin para obtener escritos con presentaciones agradables a la vista y de
muy alta calidad, al combinar distintos tipos de letras. Finalmente, se le
ensea al alumno a combinar el procesador de palabras con archivos de datos,
con el Fin de hacer comunicados masivos, personalizando cada carta con los
datos de clientes, proveedores, destinatarios administrativos, etctera.
/'
V. Administracin de un ambiente
automatizado en computadora
En este mdulo se ensea al alumno las tcnicas necesarias para
lograr la administracin de un ambiente automatizado, de tal manera
que obtenga el mximo provecho al aplicar lo aprendido en los mdulos
anteriores. Se le prepara as para: documentar los trabajos hechos en la
computadora; depurar y mantener un ambiente confiable de archivos generados en sus dispositivos de disco; recuperar datos perdidos por daos
fsicos de su computadora o por errores cometidos, establecer nomenclaturas de identificacin requeridas en actividades de computacin; disear formatos de apoyo para Facilitar la automatizacin y, en general,
tener la disciplina necesaria para el buen uso de los recursos de cmputo.
RESUMEN
En conjunto, los cinco mdulos permiten al personal secretaria1 y operativo de oficina hacer un uso efectivo de la microcomputadora, para
automatizar gran parte de las operaciones administrativas de un departamento o gerencia. Debe apreciarse que cada mdulo de capacitacin se
entrelaza con los otros; es decir, es una capacitacin integral que hace
que se aprecie como un todo y no como simples cursos aislados.
Seguirniento
Una vez terminada la capacitacin, deber asignarse un coordinador
cuyo propsito sea hacer un seguimiento efectivo con el fin de comprobar que quien ya es diplomado en computacin, verdaderamente emprenda la aplicacin de sus conocimientos, y aqul lo asesorar para que
inicie un anlisis de requerimientos de su propia oficina o departamento.
Asimismo, el coordinador deber hacer visitas peridicas con el objeto de
comprobar la eficiencia del uso de la computadora por parte del diplomado
y, en su defecto, analizar las causas de una baja productividad, y tomar
medidas correctivas. El objetivo es no permitir que se desperdicie lo aprendido, sino que por el contrario, se ample el buen uso de la computadora.
Fomentar la disciplina en el buen uso de los recursos de cmputo por
parte de los usuarios operativos, en gran medida tambin depende de la
motivacin que generen los jefes o gerentes de los distintos departamentos
y, por supuesto, de la creatividad de ellos para hacer que la computadora
sea utilizada en la solucin de los verdaderos problemas de cada rea.
RESUMEN
La "moda" de las microcomputadoras nos tom por sorpresa y, dado
que no aprendimos de nuestra triste experiencia en la dcada de los
sesenta con las primeras computadoras, ahora volvemos a repetir la historia, precipitndonos a inundar las oficinas con estos equipos, creyendo
que con una capacitacin superficial y no planeada, los usuarios de nivel
operativo podrn sacarles realmente provecho. Los resultados de esta
experiencia (no podemos decir "esta estrategia" porque no la hubo) nuevamente se coronaron con un enorme despilfarro en todos los sentidos.
Sin embargo, aquellos que de alguna manera quisimos participar en
rescatar algo de lo mucho desperdiciado, exploramos un plan de capacitacin integral en el nivel de diplomado, el cual, por los resultados
satisfactorios obtenidos, ponemos a disposicin en este captulo.
Insistimos en que el temario aqu expuesto es slo una sugerencia, y
puede ser complementado o afinado. Sin embargo, la experiencia nos
demostr que bien llevado a la prctica, el objetivo se cumple cabalmente.
Funciones y responsabilidades
del rea de informtica
Problema
Muchos de los integrantes del hrea de
informtica trabajan por rdenes de trabajo,
segn se van presentando, y no por
conocimiento de sus funciones y
responsabilidades que enmarquen los
objetivos concretos que los justifiquen
claramente dentro de la organizacin.
hasta
SUGERENCIAS DE SOLUCI~N
ii
y
-
d-+
En estos casos no es tan difcil proponer una solucin, lo difcil es
estructurar el esquema funcional de la organizacin a travs de un
planteamiento integral, en el cual se vislumbren los distintos departamentos que deben conformar al rea de infomtica: la descripcin de
cada puesto, la descripcin de su responsabilidad concreta y la definicin de actividades de detalle que debern cubrir para lograr la correcta
consecucin de los objetivos por los que cada puesto fue concebido.
RESUMEN
Cuando en el rea de informtica no existe la definicin precisa de
las funciones y responsabilidades de cada departamento, se origina una
tendencia muy alta para la asignacin emprica del trabajo. As nacen los
"todlogos", quienes slo destapan un hoyo para tapar otro, sin concretar ningn trabajo. Asimismo, cuando un inforrntico nuevo es contratado, se le empieza a asignar trabajo a diestra y siniestra y sin orientacin
especfica. Esto lo desorienta y es absorbido por la terrible desorganizacin de la instalacin, as nace otro "todlogo". Este esquema elimina
prcticamente la posibilidad de estructurar planes de capacitacin por
objetivos. Ser necesario que los jefes instrumenten un or anigrama
funcional donde se pueda justificar cada puesto con base en as funciones y responsabilidades que deber cubrir (vase apndice).
Problema
N o existe excelencia en la funcin
informtica.
que falta por hacer, y adviertan que les espera un amplio campo de
accin, que visto otra vez como oportunidad, representa un trayecto
sumamente apasionante, el cual, si se descubre con esfuerzo, tesn y
constancia, el futuro de la informtica en nuestro pas ser ms
promisorio.
Al titular este ltimo captulo del libro "En busca de la excelencia en
la funcin informtica" deseo destacar la enorme importancia que
representa esta tecnolo a como acelerador del desarrollo de un pas.
Si se parte de la %ase de que los pases en vas de desarrollo
heredaron dicha tecnologa, adquirida sin haber pasado por el laborioso
y costoso proceso de investigacin que realizaron sus descubridores, no
es admisible que se desperdicien sus bondades al hacer un uso deficiente, muchas veces tendiente al despilfarro Por eso es importante reconocer que la funcin administrativa en las reas de informtica podr
servir de indicador para detectar el nivel de eficiencia del uso de los
recursos de cmputo o, en su defecto, el grado de desaprovechamiento
y, peor an, el grado de despilfarro.
En busca de la excelencia en la funcin informtica quiere decir:
entender esta tecnologa; reconocer su importancia como impulsora de
las dems tecnologas y, sobre todo, obtener el mximo provecho al
aplicarla. Tambin significa: aceptar que es una tecnologa nueva en
nuestro pas, cuya difusin ha sido lenta, sobre todo en el mbito
educativo; reconocer que no estamos preparados acadmicamente para
el nivel que reclama su complejidad; comprender que no se le ha dado
la importancia que merece. Pero ante todo indica que nos hemos dado
cuenta de que sin esta tecnologa ningn pas saldr del subdesarrollo;
que estamos dispuestos a reconocer su importancia y a promover
su comprensin en las escuelas; que estamos dispuestos a pagar el
precio de sus beneficios, aceptando que su utilizacin requiere un alto
grado de especializacin y no puede tolerarse la improvisacin al
respecto.
En la dcada de los noventa muchos pases, entre ellos Mxico, emprendieron su modernizacin. Su objetivo era entrar al nuevo milenio
con un nivel tal de competitividad que permitiera subir peldaos de
prosperidad y acercarse lo ms posible al bloque de los pases ms
desarrollados. No hacerlo significara no slo rezagarse, aumentando as
la distancia tecnolgica entre unos y otros, sino que sera tremendamente peligroso para la humanidad la existencia de ms pases consumidores que productores.
Parte de la estrategia de modernizacin consiste en abrir las economas, de tal forma que otros pases inviertan grandes capitales en
industrias y en un sinnmero de empresas, con el fin de incrementar la
produccin, aumentar las fuentes de trabajo, promover el comercio
internacional, reactivar la economa, etctera.
RESULTADOSMS RECIENTES
321
RESULTADOS Ms RECIENTES DE MI
INVESTIGACI~NSOBRE ADMINISTRACI~N
DE LA FUNCININFORMTICA
Antes de comenzar con la descripcin de estos resultados, quiero
mencionar que en octubre de 1989 tuve la oportunidad de ofrecer una
conferencia en el evento internacional Compumundo 89, celebrado en el
saln de la informtica del hotel MarlaIsabel Sheraton de la ciudad de
Mxico. All expuse los resultados de mis investigaciones entre conocidos
especialistas en informtica y directivos de los centros de cmputo ms
grandes del pas. Los comentarios con los que fui retroalimentado certih
can la veracidad de mi exposicin, porque no slo consegu el acuerdo unnime, sino la disponibilidad para poner en prctica mis recomendaciones.
Meses despus comenc a tener las primeras noticias sobre la puesta en
marcha de la estrategia recomendada en mi estudio, y los resultados han sido
considerablementeeficaces, y sobre todo positivos casi de inmediato. Por eso,
estimo til hacerlo extensivo a los lectores, con el firme propsito de aportacin.
metan a entregar resultados en tiempos rcord, y muy Frecuentemente no consideraban la opinin de los que realrnente lo haran, simplemente lo exigan anteponiendo su autoridad.
6) En otros casos, resultaba que dichos jefes prcticamente no
tenan otra opcin ms que aceptar los tiempos marcados
por los directivos de mayor nivel de la organizacin. Se
detect que esto se derivaba del distanciamiento y poco
conocimiento que sobre Ias labores del rea de informtica
tenan dichos directivos.
2. Equilibrio de las cargas de trabajo.
a) Con frecuencia haba saturacin de trabajo por falta de
controles efectivos, razn por la cual prcticamente no exista labor de investigacin orientada al mejor aprovechamiento de los recursos de cmputo, pese a que era evidente una
utilizacin deficiente.
b) En forma contradictoria, mientras ciertas reas estaban saturadas de trabajo, otras permanecan inactivas.
3. Evaluacin del hardware y el software.
a) Se detect que se haba adquirido mucho software, su utilizacin era escasa y varios productos prcticamente no eran
utilizados; es ms, la mayora de los tcnicos desconocan
que existieran. La sorpresa fue mayor cuando se encontr
que an se pagaba renta de algunos que nunca se utilizaban.
6) Al no haber mediciones o no ser reales, en cuanto a la
creciente saturacin de hardware, con Frecuencia se precipitaba su adquisicin cuando comenzaban los cuellos de botella en la produccin y10 los tiempos de respuesta de los
sistemas on line se tornaban crticos.
324
a ) Se encontr que, en caso de que los hubiera, stos eran muy superficiales y carecan de una correcta documentacin, razn por
la cual no exista un nivel de calidad estndar en el desarrollo
de los trabajos, obligando muchas veces a la improvisacin.
b) Debe decirse que en algunas reas se encontraron manuales
de control perfectamente documentados, pero algunos no se
respetaban, dadas las cotidianas prisas.
5. Control de cambios.
a ) Pese a la importancia de este punto, frecuentemente cuando
por fallas de programas se necesitaban correcciones, o cuando por la dinmica operativa y de vigencia de los sistemas se
requeran cambios, la mayora era realizada en forma apresurada mediante reparaciones improvisadas, bajo controles
superficiales o simplemente sin control.
b) Lo anterior ocasionaba reprocesos por nuevas fallas o resultados
incorrectos,muchos de ellos detectados no en el rea de informtica
sino hasta que el usuario reciba la informacin de los procesos.
6. Elaboracin de programas.
a) Cuando se analizaron los reportes estadsticos sobre la can-
tidad de veces que se requera compilar y probar los programas en desarrollo, nunca imaginamos lo que bamos a encontrar. El promedio de compiIaciones para depurar un programa nuevo consista en 50 entradas a la computadora. Por si fuera poco, las entradas que se efectuaban durante la etapa de pruebas, hasta lograr los resultados correctos, superaban las 85.
b) Entonces comprendimos por qu haba una computadora de capacidad considerable, exclusiva para el desarrollo de sistemas.
7. Operacin de sistemas.
a) Respecto de la operacin de los sistemas en produccin, se
9. Administracin de archivos.
a) La nomenclatura utilizada para identificar cada archivo no
326
RESULTADOS MS RECIENTES
Aproximadamente entre diez y doce aos atrs, el rea de informtica se haba formado con los siguientes departamentos.
k p r i m ~
del
usuario
Por espacio de dos aos aproximadamente el esquema fue el mismo, y aunque hubo algunas variantes, stas no fueron significativas. Sin
embargo, con la aparicin de los sistemas on line sbitamente el
panorama cambi, y la organizacin del rea de informtica adquiri la
siguiente estructura:
332
CAK ~
b EN
. BUSCA
DE LA EXCELENCIA
336
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
SUGERENCIAS DE SOLUCIN
Crear un departamento ex profeso para la administracin del rea
de informtica como staff de la direccin.
El objetivo de ese departamento ser implantar un mecanismo
administrativo completo, en el cual se considere la organizacin del rea
de informtica en su entorno global.
La funcin bsica de este departamento ser hacer el seguimiento de
cualquier evento problema que tenga que ver con la responsabilidad
y10 el servicio del rea de informtica.
La estrategia es que dicho seguimiento sea permanente desde el
nacimiento del evento hasta lograr su control, y dejar establecido un
procedimiento confiable de prevencin.
338
SUGERENCIAS DE SOLUCI~N
surge e
efFx
A ~amblbde:
i
barme cantidad
de tiempo
requerido parca
juntas de trabajo
344
--
CONCLUSIONES
Si ley con detenimiento este libro, recordar que en el prlogo
mencion que cuando llegara al final usted habra adquirido mucho de
la buena "educacin informtica". Pero tambin mencion que slo
llegara hasta una gran puerta que se abrira automticamente y que al
encontrarse del otro lado sta se cerrara por un mecanismo que ya no
permitira su regreso. Asimismo, aclar que encontrndose del otro
lado, su trayecto apenas comenzara, y que sera mucho ms difcil el
camino por andar que el ya andado. Pues bien, usted ya se encuentra del
otro lado, ahora con el conocimiento que ya adquiri, le pregunto lo
siguiente:
Descripcin de responsabilidad y
funclones por puesto, de acuerdo
con el organigralma de una direccin
de informtica
Objetivo
Este documento permite la
estructuracin completa de la organizacin
funcional de una direccin de informtica,
considerando los requerimientos de las reas
especializadas y los recursos humanos
necesarios para cubrirlas. Asimismo, permite
la ubicacin del personal existente de
acuerdo con sus habilidades y, en
consecuencia, los requerimientos de
contratacin necesarios.
De planeacin
a) En conjunto con el usuario y en coordinacin con la gerencia de
consultora tcnica a usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y
polticas que regirn cada sistema.
b) En conjunto con el director de informtica y los directivos de las
unidades usuarias, analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, con el fin
de lograr su autorizacin.
c) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y
software que estarn involucrados en el desarrollo de los sistemas se
De administracin
a) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo ex profeso para su
rea de accin.
Tcnicas
a) Participa en seminariostcnicos que le permitan conocer la evolucin de los
recursos de cmputo para que los diseos se apeguen a los mtodos modernos.
De planeacin
a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza los
objetivos, alcances, normas y polticas que regirn al sistema, con el fin
de establecer las bases para el diseo.
6) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, verifica la disponibilidad de recursos tcnicos y humanos, para estructurar un plan
maestro de actividades que garanticen la correcta consecucin del
mismo.
c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades mutuas
para el desarrollo de cada sistema.
d ) Lleva a cabo la asignacin del sistema para el lder de proyecto correspondiente.
e) En conjunto con el lder de proyecto, analiza el plan maestro y establece
fechas de compromiso.
'-
De administracin
a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro sean cubiertas
cabalmente.
6) En conjunto con el lder de proyecto correspondiente, inicia las visitas a
usuarios directivos a fin de empezar con plticas de detalle para el inicio
del diseo del sistema.
e) Verifica que el desarrollo de todo sistema se apegue a la metodologa
detallada establecida para tal fin.
d ) Administra el control de actividades y calendarios de los lderes de
proyecto, para vislumbrar desviaciones y detectar causas y opciones de
solucin.
e) Lleva informes de avances para mantener informado al gerente de
desarrollo de sistemas.
E ) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los resultados
de cada sistema.
g) Lleva a cabo presentaciones de avance hacia los usuarios directivos,
para lograr congruencia de actividades durante el desarrollo del sistema.
h) Supenrisa y autoriza el control de cambios a los sistemas bajo su
responsabilidad.
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos que le permitan conocer la evolucin de
los recursos de cmputo, para que los diseos se apeguen a los mtodos
modernos.
De planeacin
a) Realiza visitas y entrevistas en el nivel de usuarios operativos, para
elaborar el diseo conce tual de cada sistema.
b) Establece el plan detalla o de actividades para todo sistema, en conjunto con los analistas programadores.
c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad prctica de
los resultados por obtener de cada sistema.
d ) Descompone en mdulos cada sistema, y establece prioridades de
desarrollo acordadas con el usuario.
e) Asigna cada mdulo al analista-programador correspondiente.
f ) En conjunto con los usuarios, establece el plan de implantacin de cada
sistema por liberar.
'
De administracin
a) Administra los calendariosde detalie del desarrollo del sistema, de manera
que no existan retrasos.
b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los estndares de
documentacin establecidos.
c) Verifica que las pruebas de mdulos e integrales cubran todas las
condiciones determinadas para el proceso de los datos de cada sistema.
d ) Vigila que la calidad del diseo y la programacin se sujete a los estndares
tcnicos establecidos.
e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los resultados
obtenidos en las pruebas.
f ) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha de los
mdulos de cada sisten
g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo por medio
de un control efectivo de cambios.
Tcnicas
a) Desarrolla el diseo conceptual de cada sistema.
6) Participa en cursos especficos sobre las facilidades tcnicas del e&ipo
de cmputo, para que sus diseos consideren las facilidades que tiene
disponibles.
c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que existen en el
mercado, para abreviar el diseo y la programacin de algunos sistemas.
d ) Participa en seminarios de actualizacin que le permitan conocer la
evolucin de los recursos de cmputo para que los diseos y la programacin sean ms efectivos y confiables.
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR
De planeacin
De administracin
a) Administra su tiempo en funcin de las actividades por cubrir con el fin
de cumplir ron las fechas de compromiso.
b) Coordina las pruebas con el usuario de los mdulos del sistema por liberar.
Tcnicas
a) Desarrolla el diseo detallado de los mdulos del sistema asignados a l.
6) Desarrolla la definicin de cada programa resultante del diseo detallado.
c) Documenta el diseo detallado con base en los estndares establecidos.
d ) Lleva a cabo la programacin y prueba de cada programa resultante del
diseo detallado, y lo documenta.
e) Realiza la prueba integral de cada mdulo asignado a l, y la valida.
De planeacin
a) No realiza funciones de planeacin.
De administracin
a) Centraliza la documentacin integral de cada sistema.
6) Actualiza la documentacin con los cambios que le reportan.
c) Depura la documentacin obsoleta, bajo autorizacin del gerente de
desarrollo de sistemas.
d ) Lleva registro de la documentacin existente.
e) Controla la documentacin que le solicitan y la recupera.
f ) Mantiene la existencia de papelera y artculos varios para el personal de la
gerencia de desarrollo de sistemas, y los reparte en forma racional.
g) Archiva y controla la documentacin administrativa de apoyo a la
gerencia de desarrollo de sistemas (por ejemplo: hojas de control de
cambios, control de proyectos, reportes estadsticos, solicitudes de
usuarios, reportes de fallas, etc.).
Tcnicas
a) No realiza funciones tcnicas.
Gerencia de consultora
tcnica a usuarios
DESARROLLO
DE FUNCIONES
D e planeacin
a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de
informacin solicitados.
6) Determina si los requerimientos de informacin pueden ser satisfechos
por el desarrollo de algn sistema procesable en el equipo de cmputo
central, y participa en la delegacin del proyecto hacia la gerencia de
desarrollo de sistemas.
e) Determina si los requerimientos de informacin del usuario deberan ser
satisfechos por equipo y software autnomos a la computadora central.
d) En conjunto con el director de informtica y con los directivos de las
unidades usuarias solicitantes, analiza la inversin requerida para la
adquisicin de equipo de cmputo y determina las posibilidades de
alcance para lograr la autorizacin.
De administracin
a) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea
de accin.
b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos y regula
las deficiencias detectadas.
c) Comprueba que los mtodos de trabajo establecidos sean respetados y
puestos en prctica.
d ) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con
calidad suficiente y que permitan labores de mantenimiento seguras y
bajo control.
e) Establece mecanismos de medicin que le permiten detectar a tiempo
desviaciones en los calendarios de compromisos, con el fin de establecer correctivos oportunos.
E ) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal y analiza si es
congruente con la magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto,
la ten- dencia de stos, para establecer los requerimientos de capacitacin necesarios, y hace las solicitudes pertinentes a la gerencia de
desarrollo tcnico.
g) Lleva registro sistemtico de las fallas de los sistemas detectadas por los
usuarios y analiza para determinar cules son las causas y las acciones
por emprender.
h) Evala en forma peridica el desempeo de su personal y establece
planes de incentivos para evitar rotacin de personal.
i ) Peridicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que
los resultados que stos obtienen satisfacen los requerimientos de
informacin predehdos.
j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de informtica.
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin, para conocer nuevos
equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios ms ventajas operativas y de informacin.
De planeacin
a ) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de
informacin para evaluar la utilidad que stos representan, tanto en
calidad como en oportunidad.
b) En conjunto con el usuario, analiza los volmenes de datos por procesar,
para vislumbrar si se requiere la automatizacin de stos y el tipo de
equipo necesario, ya que puede ser slo la instrumentacin de procedimientos administrativos y equipo especial de oficina lo requerido para
satisfacer las necesidades de informacin.
c) En caso de que la solucin sea una computadora de oficina, participa en
coordinacin con el usuario para elaborar un plan de actividades conjuntas, a efecto de hacerlo autosuficiente en el manejo y aprovechamiento
de este equipo.
De administracin
a) En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para cumplir con las fechas de compromiso.
Tcnicas
a) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de
mtodos y procedimientos, cuando se trate del desarrollo de un sistema
administrativo.
b) Asesora tcnicamenteal usuario en la implantacinde un sistema administrativo.
c) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de requerimientos de automatizacin. Esto es para cuando se soliciten computadora~para oficina.
d) Presenta el manual de requerimientos de automatizacin al gerente de
consultora tcnica, para tramitar la adquisicin de software y hardware
a travs de la gerencia de desarrollo tcnico.
e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un paquete de
software que satisfaga los requerimientos de informacin, o porque
resulte ms costeable, dar la asesora al usuario para el desarrollo del
anlisis y diseo del sistema y su documentacin en caso de que esa
De planeacin
a) Elabora el plan de trabajo para la instalacin de hardware y software
requeridos.
De administracin
a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software contratados e
instalados en las computadoras propias de los usuarios, as como de las
correcciones.
b) Lleva registro de los paquetes instalados en las computadoras propias
de los usuarios y proveedores de stas.
Tcnicas
a) Coordina la instalacin de hardware y software en la fase de puesta en
marcha.
De planeacin
a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas, estructura los
planes de servicio requeridos por las unidades usuarias.
b) En conjunto con la gerencia de desarrollo tcnico, establece los planes de
instalacin, puesta en marcha y mantenimiento del hardware y software
requeridos por los sistemas tanto centrales como descentralizados en las
c) unidades usuarias.
Desarrolla los planos Fsicos considerando dimensiones locales, ubicacin
estratgica de equipo, seguridad de las instalaciones, configuraciones ptimas de equipo e instalaciones fsicas de acondicionamiento ambiental.
d ) Lleva la planeacin de las cargas de trabajo, de manera que se pueda
vislumbrar a tiempo la posible saturacin en cualquiera de los servicios
de cmputo responsabilidad de l.
De administracin
Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las distintas
reas restringidas.
Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea
de accin.
Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, y regula
las deficiencias detectadas.
Se asegura de que los mtodos de trabajo establecidos sean respetados
y puestos en prctica.
Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar con tiempo desviaciones en los calendarios de servicio y establecer medidas
correctivas.
Lleva el control de facturacin para los servicios de mantenimiento de
hardware, software e instalaciones diversas, y canaliza las facturas
para su autorizacin cuando los servicios son satisfactorios a plenitud.
Vigila que el mantenimiento del hardware, software e instalaciones
diversas renan los niveles de calidad que le permitan dar un servicio
continuo.
Lleva registro sistemtico de fallas de hardware, software y sistemas
en produccin, y emprende las acciones necesarias para su correccin.
Evala peridicamente el nivel tcnico y administrativo de su personal
y analiza si es congruente con el nivel de la tecnologa operada bajo su
responsabilidad. Asimismo establece los requerimientos de capacitacin necesarios y los solicita a la gerencia de desarrollo tcnico.
Evala en forma eridica el desempeo de los recursos humanos y
establece planes c ef incentivos para evitar rotacin de personal.
Peridicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo de siste
mas y la gerencia de desarrollo tcnico para evaluar si los niveles de
servicio cubren las necesidades de informacin de las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar acciones conjuntas.
Recibe solicitudes de operacin de nuevos sistemas, variantes en los
calendarios de servicio, instalacin de hardware y software adicionales, y
se asegura de que tales solicitudes sean satisfechas segn los calendarios establecidos.
Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin.
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin que le permitan
coordinar la explotacin ms efectiva de los recursos de hardware y
software disponibles.
De planeacin
a) Elabora el plan de mantenimiento detallado de la computadora y sus
perifricos para obtener la mxima disponibilidad.
b) Elabora el plan de mantenimiento especfico para mantener la computadora en condiciones ptimas ambientales y de limpieza.
De administracin
Lleva la administracin y el seguimiento para que los planes de mantenimiento de la computadora y las condiciones ambientales sean cubiertas satisfactoriamente.
Lleva rcord de fallas de hardware y software y hace el seguimiento para
que sean corregidas a la mayor brevedad.
Elabora diariamente los horarios y servicios que han de ser cubiertos
por el centro de cmputo.
Establece las estrategias de operacin, tanto de la computadora principal como de sus perifricos, y determina los turnos de servicio.
Coordina la asignacin de operadores en funcin de turnos y tipos de
servicio.
En casos de cadas del servicio de cmputo, adems de tomar parte para
una rpida continuidad, informa a los usuarios sobre la situacin.
Supervisa que los procedimientos de seguridad de las reas restringidas
sean respetados.
Lleva estadsticas de servicio y prev los horarios extra de servicio cuando
los normales han sido rebasados.
Estructura la rotacin de turnos y asignacin de operadores.
Lleva registro de uso de dispositivos magnticos, papelera y diversos,
para mantener en forma continua una disponibilidad suficiente.
Lleva informes de niveles de servicio, disponibilidad de tiempo mquina, cargas pico y cualquier dato de inters para el gerente de servicios
de cmputo.
Evala los requerimientos especficos de capacitacin cuando detecta
deficiencias tcnicas en los operadores y reporta a la gerencia de servicios de cmputo con el fin de tramitar su solicitud.
Implanta los mtodos de trabajo especficos de su rea.
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer con ms
PUESTO: SUPERVISOR DE
TURNO DE OPERACIN
De planeacin
a) Realiza un plan de trabajo que cubre 10s requerimientos de servicio de
su turno.
De administracin
a) Administra el plan de trabajo que corresponde a su turno, para que sea
Tcnicas
a) Se asegura de que los servicios de la red de teleproceso sean proporcio-
De planeacin
a) Diariamente elabora un plan de servicio sujeto a horarios, ubicaciones
y tipo de servicios.
De administracin
Diariamente lleva un registro de los usuarios, localidades, horarios y
tipo de servicios que se proporcionaron.
6) Diariamente lleva registro de falias y suspensiones de servicio, anexando los motivos que las originaron.
c) Lleva estadsticas del servicio en lnea para determinar si los servicios de
la red son satisfactorios en funcin de las necesidades de los distintos
usuarios.
a)
Tcnicas
a)
6)
c)
d)
e)
Emite los comandos de control que son necesarios para poner en lnea
las distintas unidades usuarias, todo esto, de acuerdo con el plan de
horarios preestablecidos.
Monitorea en forma permanente el comportamiento de la red.
Lleva a la prctica los procedimientos de reconfiguracin de lneas en
caso de fallas previstas.
Lleva a la prctica los procedimientos de recuperacin en caso de cadas
de hardware y software previstas.
Cierra servicios de la red de acuerdo con lo planeado para no dejar
terminales activas que en un momento determinado pudieran ser
manipuladas por personas no autorizadas.
De planeacin
a) Eventualmente realiza las funciones de planeacin encomendadas al
supervisor de operacin.
De administracin
a) Eventualmente realiza las funciones de administracin encomendadas
al supervisor de operacin.
Tcnicas
a) Opera las consolas alternas de la computadora para atender los requeri-
De planeacin
a) Participa en la planeacin fsica de instalacin o cambio de equipo, en
conjunto con la gerencia de servicios de cmputo y la gerencia de
desarrollo tcnico, incluyendo la arquitectura de la red de servicios en
lnea.
b) Elabora el plan detallado para la instalacin, puesta en marcha y
cambios de equipo de cmputo, incluyendo la red de servicios en lnea.
c) Participa en la planeacin de la instalacin del equipo ambiental (energa elctrica, aire acondicionado, distribucin de equipo, dispositivos de
seguridad, etc.).
De administracin
a) Lleva la administracin de equipo instalado en relacin con conexiones
fsicas, tanto local como remoto.
b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y localidades de
ubicacin.
c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su interrelacin
conjunta.
d ) Lleva registro de fallas en equipo de comunicaciones, instalaciones
elctricas, terminales, aire acondicionado y lneas, para investigar causas frecuentes y acciones por emprender.
e) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el gerente de servicios de
cmputo.
Tcnicas
a) Coordina la instalacin y los cambios planteados de equipo, adems supervisa los niveles de seguridad.
b) Calculo matemticamente los requerimientos fsicos de energa elctrica, y supervisa que se mantenga en los lmites de seguridad, aun con la
adicin de equipo nuevo.
c) Supervisa que las instalaciones elctricas estn conectadas en ubicaciones no riesgosas y con las normas de calidad confiables.
d ) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y est ubicado
en lugares estratgicos, adems de que reciba el mantenimiento adecuado.
e) Coordina la tramitacin de lneas para la red del servicio de teleproceso,
y considera las posibilidades de respaldo.
f ) Coordina la reparacin de lneas y se asegura de que sean confiables
para reiniciar el servicio.
g) Atiende repones para corregir fallas mnimas de equipo e instalaciones.
h) Coordina la instalacin de terminales nuevas.
De administracin
a) Administra las actividades de su plan de trabajo para lograr una conse-
Tcnicas
a) Peridicamente realiza recorridos de observacin para verificar que las
instalaciones de equipo de cmputo, aire acondicionado, energa elctrica, equipo de seguridad, equipo de comunicaciones, lneas y terminales se encuentran en estado satisfactorio.
6) Realiza un diagnstico por cada recorrido y determina acciones por
emprender.
c) Acude a reportes de fallas mnimas del equipo e instalaciones mencionados en el inciso a, y las corrige.
d ) Participa en los cambios planeados para el equipo y las instalaciones que
han sido mencionados en el inciso a, y adems supervisa las normas de
seguridad.
De planeacin
a) Elabora el plan de produccin, donde establece las cuotas de captura de
datos diariamente.
6) Elabora el plan de produccin diariamente donde establece los flujos de
De administracin
a) Lleva el control de recepcin y entrega de documentos fuente para
captura.
6) Lleva registro de los procesos que han de ser cubiertos por cada sistema
liberado.
c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario.
d ) Formaliza la recepcin de nuevas cuotas de documentos por capturar, y
establece en conjunto con el usuario los horarios de recepcin y entrega.
e) Formaliza la recepcin de nuevos sistemas por operar y establece en
conjunto con el usuario los periodos y horarios de las corridas de cada
proceso.
f ) En conjunto con el usuario, establece los horarios y periodos de entrega
de resultados de los sistemas liberados a produccin.
PUESTO: SUPERVISOR DE
CAPTURA DE DATOS
De planeacin
a) En funcin de las cuotas por cubrir, elabora diariamente un plan de
De administracin
a) Administra la recepcin, asignacin, recoleccin y entrega de documen-
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para lograr un mejor
De planeacin
a) No realiza funciones de planeacin.
De administracin
a) No realiza funciones de administracin.
Tcnicas
a) Lleva el control de los documentos fuente que le asignaron para no
PUES'I'O: SUPERVISOR DE
CONTROL DE PROCESOS
De planeacin
a) En funcin de la secuencia y prioridades de los procesos, diariamente
elabora el plan de produccin detallado.
De administracin
a) Lleva la administracin de archivos y bibliotecas que intervienen en la
operacin de los sistemas, con la finalidad de asegurar que se acceda a
los apropiados.
b) Estructura las matrices de procesos y reprocesos establecidos dentro de
cada sistema.
c) Codifica los procedimientos de postulados de job control (control de
trabajo), de acuerdo con la matriz de control.
d ) Lleva registro de fallas de proceso y los reporta al jefe de operacin de
sistemas.
e) Decide las estrategias de reprocesos en las fallas predefinidas.
f ) Asigna los procesos a los operadores de sistemas.
g) Administra la produccin de tal manera que cubra los horarios establecidos.
h) Lleva la bitcora de control de procesos e incidencias para hacer entrega
de turno.
i ) Coordina la entrega de resultados a la mesa de control.
Tcnicas
a)
De planeacin
a)
D e administracin
a)
Tcnicas
a)
b)
c)
d)
e)
f)
PUESTO: SUPERVISOR DE
LA MESA DE CONTROL
De planeacin
a) Elabora diariamente un plan de trabajo por cubrir en su turno correspondiente.
De administracin
a) Lleva registro de los resultados y los verifica en conjunto con el
supervisor de control de procesos, para que sean congruentes con la
bitcora de procesos.
6) Lleva registro histrico de corrida de procesos y cifras de control de
cada sistema.
c) Lleva registro histrico de entrega de resultados a las distintas unidades
usuarias, considerando volmenes, horarios y fechas.
d ) Coordina la asignacin de trabajo hacia el personal.
e) Lleva registro de resultados de mala calidad o incongruentes en cifras de
control, y los reporta al supervisor de control de procesos para determinar causas y acciones por emprender.
f ) Levanta reportes de falas en equipo de apoyo (desempapeladoras,
cortadoras de papel, etc.) y solicita el mantenimiento necesario.
g) Lleva bitcora de control correspondiente a su turno de trabajo para
hacer entrega del turno.
Tcnicas
a) Participa en seminarios especficos de la poltica de cada sistema en
operacin, para tener un conocimiento ms completo de sus actividades.
De planeacin
a) No realiza funciones de planeacin.
De administracin
a) Verifica que los' reportes impresos tengan la calidad suficiente de
legibilidad y limpieza.
b) Verifica que los reportes tengan encabezados reglamentarios en identificacin de reportes, sistema, programa, fechas correctas, usuario correspondiente y, en general, sean perfectamente identificables.
c) Verifica la consistencia de las cifras de control en relacin con procesos
anteriores.
d ) Archiva un ejemplar de las cifras de control por cada proceso para
verificaciones futuras e investigacin y rastreo de fallas de procesos.
e) Verifica que los reportes impresos estn en orden en relacin con su
nmero de hoja consecutivo.
f ) Levanta reportes de inconsistencias detectadas y las comunica al supervisor.
g) Identifica cada reporte con destinatario, fecha y hora en que debe ser
entregado.
Tcnicas
a) No realiza funciones tcnicas.
PUESTO:PREPARACI~NY DISTRIBUCI~N
DE RESULTADOS
Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los resultados de cada
sistema en operacin.
De planeacin
a) No realiza funciones de planeacin.
De administracin
a) Lleva registro de lo que recibe y distribuye.
Tcnicas
a)
b)
c)
d)
De . planeacin
a) Participa en la planeacin de la configuracin del equipo y el diseo de
la arquitectura de la red de servicios en lnea.
b) Desarrolla la planeacin requerida para la instalacin y uesta en
marcha del software necesario para el funcionamiento de a computadora y sokvare de apoyo para el desarrollo de sistemas, de manera
que sea congruente con las fechas de compromiso.
c) Desarrolla la laneacin requerida para la instalacin y puesta en
marcha del s o L a r e especfico para el servicio en lnea, de manera que
se apegue a la arquitectura diseada para la red.
d) Desarrolla la planeacin requerida para la instalacin y puesta en marcha del software especfico para el control y acceso de h s bases de datos.
e) Participa en conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas en la
planeacin del diseo de las configuraciones de las bases de datos.
De administracin
a) Lleva inventario y control de los niveles de software instalados en la
computadora.
b) Lleva registro de fallas de software y realiza los reportes necesarios a
los proveedores con el fin de obtener las correcciones.
e) Lleva registro de los niveles de mantenimiento aplicados al software
instalado en la computadora, supervisa que se mantenga actualizado.
d) Establece los controles necesarios para evitar cadas de servicio por
errores en la instalacin y mantenimiento de software.
e) Lleva a cabo la implantacin de metodologas de trabajo dirigidas a su
rea de accin.
f ) Supervisa que stas sean respetadas en sus detalles y puesta en prctica.
g) Administra las cargas de trabajo del personal a su cargo para evitar
saturacin y desfasamiento de proyectos.
h) Elabora los calendarios de compromisos de su rea y supervisa que stos
sean cubiertos.
i ) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el gerente de servicios de
cmputo.
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para optimizar el uso
de los recursos tcnicos de la instalacin.
De planeacin
a) Desarrolla el plan detallado para la instalacin y prueba del software en
Enea.
De administracin
a) Documenta la instalacin de cada software, de acuerdo con los estndares
Tcnicas
a) Lleva a cabo la generacin, prueba y puesta en marcha del software de
soporte al servicio en lnea.
b) Asesora tcnicamente al personal de anlisis y programacin de sistemas en aquellos proyectos orientados al servicio en lnea.
c) Realiza peridicamente estudios de detalle sobre el comportamiento
integral de los servicios en lnea, para detectar deficiencias en los
tiempos de respuesta, y desarrola las investigaciones necesarias para
determinar causas y acciones por emprender.
d) Efecta el mantenimiento preventivo y correctivo al software en lnea
para garantizar una mxima disponibilidad de servicio.
e) Efecta los cambios necesarios al software en lnea para soportar las
reconfiguraciones que ocurran en la red y realiza las pruebas necesarias
para su correcta operacin.
f ) Desarrolla los estndares de uso para la mejor utilizacin del software
en lnea.
g) Efecta los anlisis necesarios sobre posibles cadas de los servicios en
lnea y determina los procedimientos de recuperacin en los casos
donde son factibles.
h) Desarrolla el manual de procedimientos de recuperacin y prueba la
funcionalidad de cada uno.
i ) Capacita al personal de operacin de la red para que conozca y domine
cada procedimiento de recuperacin.
j ) Atiende reportes de cadas no recuperables del servicio en lnea, e
investiga causas y acciones por emprender.
k) Imparte seminarios tcnicos sobre mtodos de uso para el s o b a r e en
lnea.
1 ) Participa en la capacitacin tcnica para personal de nuevo ingreso.
De planeacin
a) Desarrolla el plan detallado para la instalacin y prueba del software local.
De administracin
a) Documenta la instalacin de cada software, de acuerdo con los estndares
establecidos para tal fin.
Tcnicas
Lleva a cabo la generacin, prueba y puesta en marcha del sistema
operativo de la computadora y paquetes de apoyo en calidad de servicio
local.
Asesora al personal de anlisis y programacin para que hagan un
mejor aprovechamiento del software local.
Realiza peridicamente estudios de detalle sobre el comportamiento
de la relacin sistema operativo-computadora, para detectar deficiencias tcnicas y desarrolla las investigaciones necesarias con el fin de
determinar causas y acciones por emprender.
Efecta el mantenimiento preventivo y correctivo al software local para
garantizar una mxima disponibilidad de servicio.
Efecta los cambios necesarios al software local con el fin de soportar las
reconfiguraciones de la computadora y realiza las pruebas necesarias
para comprobar su funcionalidad.
Desarrolla los estndares de uso para la mejor utilizacin del software
local.
Efecta los anlisis necesarios sobre posibles cadas en los servicios de
la computadora, y determina los procedimientos de recuperacin en
los casos donde son Factibles.
Desarrolla el manual de procedimientos de recuperacin y prueba la
Pncionalidad de cada uno.
Capacita al personal de operacin de la computadora para que conozca
y domine cada procedimiento de recuperacin.
Elabora el esquema de configuracin y uso de paquetes de discos.
Atiende reportes de cadas no recuperables del servicio de la computadora e investiga causas y acciones por emprender.
Imparte seminarios tcnicos sobre mtodos de uso para el sistema
operativo y paquetes de software de tipo local.
Participa en la capacitacin tcnica para el personal de nuevo ingreso.
D e planeacin
a) Desarrolla el plan detallado para la instalacin y prueba del software de
bases de datos.
D e administracin
a) Documenta la instalacin de cada software, de acuerdo con los estndares
Tcnicas
Lleva a cabo la eneracin, prueba y puesta en marcha del software
para el manejo e bases de datos.
Asesora al personal de anlisis y programacin para que hagan un mejor
aprovechamiento del software de base de datos.
Realiza peridicamente estudios de detalle sobre el aprovechamiento
tcnico del software de base de datos para detectar deficiencias en su
uso y desarrolla las investigaciones necesarias con el fin de determinar
causas y acciones por emprender.
Efecta el mantenimiento preventivo y correctivo al software de las
bases de datos para garantizar una mxima disponibilidad de servicio.
Efecta los cambios necesarios al software para que soporte las
reconfiguraciones de la ar uitectura de las bases de datos y realiza las
pruebas necesarias con el in de comprobar su funcionalidad.
Desarrolla los estndares de uso para la mejor utilizacin del software
de las bases de datos.
Efecta los anlisis de impacto a las bases de datos en casos de cadas
de servicio y determina los procedimientos de restablecimiento.
Desarrolla el manual de procedimientos de recuperacin y prueba la
funcionalidad de cada uno.
Capacita al personal de operacin de la computadora para que conozcan y dominen cada procedimiento de recuperacin.
Elabora el esquema de distribucin de las bases de datos en los paquetes
de disco y realiza los clculos de espacio requerido.
Atiende reportes de cadas no recuperables del servicio de bases de
datos e investiga causas y acciones por emprender.
Imparte seminarios tcnicos sobre mtodos de uso para el software de
bases de datos.
Participa en la capacitacin tcnica del personal de nuevo ingreso.
PUESTO: GERENCIA DE
DESARROLLO TCMCO
Es responsable de mantener la instalacin en un ambiente tecnolgico
actualizado que satisfaga los requerimientos de informacin de la empresa a
corto, mediano y largo plazos.
De planeacin
a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de
consultora tcnica, determina la planeacin de requerimientos tcnicos
necesarios para cubrir los requerimientos de informacin de las unidades usuarias.
6) Establece el plan maestro para investigacin de mercado con miras a
adquirir el hardware y sofnvare con ms ventajas para satisfacer los
requerimientos de informacin planteados.
c) Determina el plan de negociacin con los diferentes proveedores.
d ) En conjunto con el director de automatizacin, determina el plan
presupuestal para la adquisicin de hardware y software.
e) En conjunto con el director de automatizacin, determina el plan
presupuestal, la adquisicin de bvedas o cajas para seguridad de datos
de la compaa.
f ) En conjunto con el director de automatizacin, determina el plan presupuestal para los planes de capacitaciny contratacin de asesores externos.
Tcnicas
a) Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo
en el mercado, por considerarlo de importancia para la compaa.
De planeacin
a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de resguardo que le
corresponde a cada archivo, con base en su importancia y complejidad
de recuperacin.
l.
D e administracin
Lleva el control de resguardo de archivos locales en bveda fuera de
sitio.
Establece las polticas de seguridad y acceso a los lugares donde se encuentran res uardados los archivos locales y en bveda hera de sitio.
Lleva contro de respaldos de archivos y supervisa la frecuencia con que
stos son tomados.
Establece las polticas de depuracin de archivos y supervisa que se
cumplan.
Lleva registro de utilizacin de espacio en disco y uso de volmenes de
cinta para evitar saturaciones que pudieran retrasar procesos en produccin.
Analiza los requerimientos de espacio en disco y cantidad de volme
nes de cinta por utilizar en nuevos sistemas y se ase ura de que no
sobrepasen la capacidad existente; en su defecto, estab ece los requerimientos necesarios.
Establece los estndares de identificacin externa e interna para volmenes de disco y cintas magnticas.
Define los estndares de nomenclatura para la identificacin de archivos en disco y cinta.
Elabora los estndares de nomenclatura para la identificacin interna
de la estructura de las bases de datos.
Lleva registro de los movimientos de afectacin de las bases de datos
y verifica la integridad.
En caso de prdida o destruccin de archivos crticos, supervisa su
correcta recuperacin y coordina a las distintas reas para asegurar la
validez de los datos.
Lleva registro de falla de proceso por inconsistencia de datos, y analiza
las causas y acciones por emprender.
Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el gerente de desarrollo
tcnico.
f-
Tcnicas
a) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer herra-
De planeacin
a) Elabora los planes de auditora para evaluar el desarrollo de actividades
De administracin
a) Con base en el plan estratgico, realiza visitas de auditora para levantar
diagnsticos de reas problema.
b) Realiza investigaciones sobre reas problema y establece los mtodos
de trabajo que regulen las actividades.
c) Establece estndares de productividad por rea y elabora los mtodos
de trabajo para alcanzarlos.
d ) Lleva registro de fallas y problemas para determinar si es por falta o
deficiencia de mtodos de trabajo y establece acciones por emprender.
e) Supervisa peridicamente la calidad, orden y seguridad del trabajo de
cada rea.
f ) Establece las normas de calidad para el trabajo de cada rea.
g) Lleva registro de fallas y probIemas, y establece el seguimiento necesario para la solucin de cada uno.
h) Analiza si las interfases de comunicacin entre reas estn limitadas por
funciones y responsabilidades precisas y que no existan discrepancias o
confusiones. En su caso, determina causas y acciones por emprender.
i ) Elabora informes de compromisosadquiridos, avances, lo ros, re uerirnientos y cualquier dato de importancia para el gerente de esarro o tcnico.
j ) Analiza si el nivel tcnico del personal de cada rea, en su conjunto, es
suficiente para lograr trabajos de calidad, congruentes con la magnitud
de sus funciones y responsabilidades. En su caso, determina acciones
por emprender.
%;
Tcnicas
a) Participa en seminarios de actualizacin especficos de administracin
de centros de cmputo.
De planeacin
a) En conjunto con el gerente de desarrollo tcnico, establece los planes de
y
software requeridos por la instalacin.
b) Lleva a cabo la investigacin de mercado para la obtencin de hardware
y software con el fin de adquirir lo ms a ropiado para la instalacin.
c) Coordina la recepcin del hardware y so are con el fin de verificar
que refina las caractersticas solicitadas.
d) Lleva un inventario actualizado de hardware y software obtenidos y
hace el anlisis de los niveles de servicio que proporcionan.
e) Coordina las presentaciones que los proveedores hacen sobre sus
productos.
f ) Hace el seguimiento con los proveedores para que sean cumplidas las
fechas de entrega del hardware y software solicitado.
g) Supervisa que las garantas de servicio del software y hardware adquiridos sean respetadas por los proveedores.
h) Lleva registro sistemtico de los niveles de servicio del hardware
contratado y hace un detallado anlisis de crecimiento para vislumbrar
posibles samraciones.
i ) Elabora informes de compromisos obtenidos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el gerente de desarrollo
tcnico.
a) Elabora los estudios de justificacin para la adquisicin de hardware
K,
Tcnicas
a) Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo
en el mercado por considerarlo de importancia para Ia compaa.
De planeacin
a) Estructura la planeacin bsica de capacitacin anual requerida por cada
rea.
De administracin
Hace la investigacin del mercado de capacitacin para seleccionar
aquellas instituciones que cubrirn el plan anual de capacitacin.
Formaliza la contratacin de cursos de capacitacin para asegurar las
plazas necesarias de acuerdo con los calendarios previstos.
Analiza que la capacitacin cubra los objetivos congruentes con los
proyectos de instalacin.
Elabora las carreras de avance en funcin de la especializacin de cada
puesto.
Lleva el registro individual de cada persona con respecto a la capacitacin recibida, para conocer el nivel de preparacin de cada integrante.
Elabora el presupuesto anual requerido para cubrir los planes de capacitacin.
Coordina los recursos internos que han de ser cubiertos por personal
de la propia instalacin.
Administra los medios para cursos y presentaciones internas, como
locales, proyectores, preparacin de material didctico, etctera.
Coordina la capacitacin tcnica a usuarios de la empresa.
Coordina la capacitacin tcnica del personal de nuevo ingreso a la
direccin de automatizacin.
Promueve los requerimientos de contratacin de personal solicitados
por las reas de la direccin de informtica.
Lleva a cabo,dp_s exmenes de seleccin para personal tcnico por
contratar. p ,
Lleva registro de la asignacin del personal de la direccin en relacin
con sus puestos, y lo mantiene actualizado.
Coordina las entrevistas entre personal nuevo por contratar y responsables de rea.
Administra la biblioteca maestra de manuales, revistas y peridicos
tcnicos a los cuales se est inscrito.
~T
recupera.
Solicita y hace el seguimiento para la obtencin de manuales, revistas
y peridicos tcnicos faltantes y requeridos por las reas.
Tcnicas
a) No realiza funciones tcnicas.
k'
Carpeta
administrativa, 270, 273, 275, 277,
281, 288
de captacin de datos, 288
Castaeda M a h , F., 14
Catalogacin, 145, 204, 206
Catlo o(s), 244, 250, 271, 275
Centrafizacin, 59, 322
Ciencia(s), 8, 99
computacionales, 167
Cientficos, 168
Cintoteca, 284
Circuitos electrnicos, 92
Clasificacin, 263, 278
Cliente(s), 9, 13, 35, 37, 50, 57, 65, 68,
80, 85, 87, 89, 95, 99-100, 125, 139,
158, 168, 276, 310, 313, 342-343
atencin a, 66, 82
Codificacin, 145, 186, 196, 198-199,
203, 205-206, 224, 227, 245, 260,
274-275, 285, 300, 303-304
Colapso, 8, 252, 256
Comercializacin, 123
Comercio(s), 7-8, 107, 320-321
Compatibilidad, 181, 255
Competencia, 12, 50, 52, 55, 66, 81,
124, 130-133, 295
Competitividad, 68, 82, 130-131, 133,
320
requerimientos de, 130
Compilacin(es), 145, 175, 204, 206207, 280, 324
Compromiso(s) de trabajo, 134, 143145, 160-161, 198, 323, 349-350, 352,
356-357, 361, 370, 374-375, 381-384
Computacin, 30, 37, 43, 64, 121-122,
128, 167-169, 305, 309-310, 314-315
tcnicas de, 238, 307, 314
Computadora(s), 27, 30-32, 34-35, 39,
42-45, 48, 50, 62, 64, 67, 69, 74, 76,
78, 81, 91-97, 102, 108, 112, 127,
139-140, 142, 145, 155, 164, 167-172,
176-178, 185-186, 194, 204-206, 208,
235, 254, 260, 266, 269, 294-295,
297, 307-308, 311-312, 314-316, 321,
324, 328, 330-331, 355, 357-358, 362365, 369, 374, 376-377, 382
arquitectura, 310
central, 309, 348, 358, 365
distribuidores de, 39
edicin en, 303
personales, 64, 68
Cmputo, 31, 91, 251, 360
centro@)de, 25-27, 33, 36, 45-46, 48-
'
303
---
infomtico, 5, 20, 75
Devaluacin, 8
Diagrama(s), 249, 251, 254, 258, 260,
273-275, 277, 281, 339, 347
de bloque, 145, 198, 203-205
de entradas-salidas, 282-283
de flujo, 248-250, 257, 272, 277, 281
de impresin, 279
de proceso, 195, 207
operativo, 252, 254
Diagrarnacin, 251, 253
Dinmica, 310
de la competencia, 124
del mercado, 124
del negocio, 124
organizacional, 29, 124
Discos, 95-96, 213, 276, 279, 298, 311,
313, 325
espacio en, 176, 186, 382
Diseo(s), 22, 93, 145, 148, 165, 188,
195, 207, 237-239, 252, 256, 260-261,
270-271, 274, 279, 292-293, 303, 326,
328-329, 331, 349-353, 374
conceptual, 352
de bases de datos, 34
de impresin, 272, 283
de sistema(s), 48, 97, 114-117, 164165, 169, 174, 188, 250-251, 253,
256-257, 273, 275, 287, 292, 325,
330, 350, 357
de software, 185
del hardware, 185
Disparador(es), 232, 303
Disponibilidad, 252, 256, 298, 349-350,
356, 360, 362, 369, 374, 376, 378
Dispositivo(s), 186, 262, 265, 272, 275277, 281-282, 314, 366
de acceso directo, 95-98, 279
magnticos, 155, 276, 287, 362-363
Distancia tecnolgica, 320
Documentacin, 22, 104, 115, 119, 135,
144-146, 159, 174-175, 195-196, 204,
207-208, 240, 243, 248-249, 257-258,
268-270, 278, 284-285, 288, 290, 299301, 303-304, 324, 351, 353-354, 357
administrativa, 353
carpetas de, 211-212, 282
estndares de, 176-177
tcnicas de, 315
Documento(s), 248-250, 271-272, 281,
285-286, 288, 307, 313, 327, 333,
336, 346, 368
fuente, 245, 247, 258, 274-275, 285,
290. 368-370
Ecologa, 8
Economa(s), 8, 65, 80, 320
Educacin, 8, 122, 128
informtica, 345
Eficiencia administrativa, 114, 320, 322,
325, 338
Electricidad, 101
Electrnica, 99, 152, 185
Electrnicos, 33
Empacado, 280
Empleo(s), 8, 321
Empresa(s), 5, 8, 10, 13, 22, 27-29, 34,
36, 41, 49-50, 53-60, 62, 64-69, 71,
74, 77-82, 88-89, 91-92, 94, 97-100,
104-106, 110, 112-113, 120, 123-127,
129-130, 132, 139-140, 144, 151, 163,
216, 253, 291, 306-310, 320, 322-323,
332-333, 339, 342, 348
decisiones administrativas de, 113
directivos de la, 56
en colapso, 130, 132
necesidades de, 151, 153
organizacin de la, 118
perezosas, 83
proyeccin de, 113, 124, 139
sistematizacin de la, 113-114
Encuestas, 21, 24
Energa, 8, 101, 112, 133, 366-367
Enseanza, 121-122
Entrenamiento, 284
Error(es), 62-63, 72, 85, 89, 103, 113114, 117-119, 174, 206, 269-271, 285,
298, 308, 314, 319, 322, 324, 326,
333, 336, 340, 342, 374
controlar los, 62
de sintaxis, 205-206
depuracin de, 145
en el tiempo, 338
mensajes de, 200
Esquema(s), 54, 56, 59, 72, 109, 133,
135, 140, 196, 205, 214-216, 257,
261, 310, 329, 339, 342, 377-378
administrativos, 310
competitivo, 132
de modernizacin informtica, 70
funcional, 318
informtico, 48, 90, 123, 129-130,
143
organizacional(es), 12, 54, 56, 60, 76,
81, 90, 119-120, 310, 332-333
Estabilidad, 63, 140, 340
Estadsticas, 176, 187, 299, 362, 364,
369, 375
Estancamiento(s), 80, 296
l'
Generacin
cuarta, 47
tercera, 40, 46
Globalizacin, 8, 49
Grabacin, 44, 365
Grficas, 197, 228-232
Gran depresin, 8
Hbitos de trabajo, 66
Hardware, 29, 43, 48, 50, 94, 126, 156157, 177, 179, 185-186, 188, 251,
310, 323, 332, 335, 348, 356-358,
360-364, 380-381, 384, 386
Hemndez H., E,, 10
Hernndez Jimnez, R., 13, 19-20
Hernndez Marthez, E., 167
Historia viciada, 7
Hoja de clculo, 306, 311-312
esquema de, 312
Humanidad, 107-108, 112, 127
Identificacin, 95, 233-234, 236, 261,
278, 282, 303,311,314, 373, 382
Implantacin, 58, 252, 256.260, 269,
272. 290. 351. 353. 357
-
,- ,
64, 67-68, 81, 88, 94, 97, 108, 113114, 121, 123, 139, 144-145, 164-165,
169-173, 177, 188-189, 191, 207, 222,
241, 243, 247-249, 253-254, 256-257,
260, 262-264, 267, 274, 276-277, 281,
284, 286, 288, 292-293, 295, 298,
319, 322, 325, 328, 342-343, 356
actualizada, 65, 97-98
complementacin de, 245, 263
de calidad, 129
distribucin de la, 245, 289, 335
documental, 243, 286-287
estratgica, 97
flujo de, 242, 250, 254, 257, 260,
273, 275, 277, 281
fuente(s) de, 170, 244, 250, 257, 260
indicadores de, 79, 131-132, 343
magntica, 287
modificacin de, 145
parmetros de, 131, 210-211, 235
procesada, 38, 309
proceso de, 66, 247, 260, 324
realirnentacin, 260, 263, 285
recepcin de, 285
recorrido de la, 244, 247
recursos de, 8, 108
requerimientos de, 50, 54, 56, 66-68,
71, 89, 99, 170, 237, 250, 270, 309,
322, 325, 348-350, 355-357, 361, 380
satisfactores de, 318
sumarizacin, 276
su ercarreteras de, 49
vorumen(es) de, 247-248, 286
Informtica(s), 5, 11, 20, 23, 29, 31, 33,
35, 42, 52, 54, 64, 68, 79, 81, 84, 88,
92-94, 98-99, 104-105, 108-113, 120,
122, 123, 126, 129-130, 132, 135, 151,
153-154, 157, 168, 170, 294, 310,
320-321, 339, 342, 345-348, 358
auditora, 10
comit de poltica, 53, 60
conciencia, 67-69
crisis de la, 20, 89
deficiencias, 1Q4
desarrollo de la, 31, 33, 39
diseo de la, 8
era de la, 36
esencia, 84
especialistas en, 25
estrategia(s), 6, 12, 49-50
uncin, 10, 20, 38, 41, 50, 52, 56,
59-61, 86, 89, 93, 100, 104-105, 111,
120, 123-124, 127-129, 132, 310, 319320, 344
esquematizacin, 56
misin de la, 124-125, 127
erencia de, 56
erramientas de, 126
historia, 62, 72-73, 127
infraestructura, 8, 39-40, 54, 111
materia(s) de, 9, 321
realidad, 14, 128, 306
recursos de, 109, 124, 140-141, 170
renovacin, 54
singularidad, 124
tecnologa de la, 20, 64, 68, 122-123,
126-127
visin, 6
Mormtico(s), 12-13, 14, 20, 27, 33, 47,
52, 58, 68-69, 73, 80-81, 83-84, 88,
90, 98, 105, 110, 122, 126-127, 135,
137, 165-166, 171, 321, 337
abatimiento, 36
ambiente, 21, 79-80, 89, 128, 134,
337
apoyo, 55, 60, 89, 165-166, 251
aprovechamiento, 104
aspecto, 104
administrativo, 59
campo, 78
desarrollo, 30, 33, 38, 42, 105
destino, 69, 88
deterioro, 20, 26, 89, 120
enfoque, 52
entorno, 26, 35, 60, 69, 84
administrativo, 119
evento, 91
jefes, 135-138, 140, 145, 148, 191192
juego, 8
medio, 28, 34, 54
panorama, 123
potencial, 56, 82, 110, 124, 126
procesos, 104
recursos, 93, 122
sector, 78
Informe(s), 87, 141, 251, 327, 350, 356,
366, 374, 382-383
Mraestructura tecnolgica, 109, 157
Ingeniera, 65, 117, 334, 365
de instalaciones, 117
Ingeniero(s), 185, 367
Instalacin(es),33, 39, 46-47, 75, 78, 8485, 87, 113, 117, 136, 141, 144, 147,
148, 150, 152, 154, 157, 162, 174,
179-186, 188, 190, 193, 203-205, 208,
213-215, 236-238, 256, 293-295, 299,
318, 326, 333-336, 341-342, 344, 353,
I[
electromecnicas, 108
electrnicas, 108
mecnicas, 108
Mrquez Lpez, P. E., 14
Materia prima, 61
Material didctico, 182, 385
Mecnica, 65
Mecanismo(s), 58, 65, 87, 108, 127, 144,
338, 345, 349
administrativo(s), 12, 29, 60-62, 7983, 107-108, 113, 310, 337
comerciales, 49
correctivos, 131
de control, 29, 79-83, 107, 338
de evaluacin, 124
de medicin, 356, 361
de planeacin, 107
de seguimiento, 124-125
de servicio, 49
de trabajo, 74
operativo(s), 66, 129-130, 310
organizacin del, 337
Mecanizacin, 357
Mecanografa, 313
Memoria, 43, 95-97
posiciones de, 96
Mentalidad, 345
Mercadotecnia, 65
Mtodo(s), 41, 67, 114, 117, 121, 128,
145, 162, 166, 172, 174, 185, 199,
264, 298-300, 311, 325, 349, 351,
357, 359, 376-378, 383, 386
administrativos, 60, 120
de acceso, 186, 188, 195, 262
de control, 60, 120
de prueba, 176
de seguimiento, 125
de trabajo, 36, 62, 78, 117, 173, 177,
184, 190, 295, 324, 332-333, 335,
349, 356, 361-362, 383, 386
Metodologa(s), 24, 109, 144-145, 147,
174-176, 190-193, 195, 208, 239,
292, 312, 314-315, 349-350, 356, 361,
374
~i&ocom~utadora(s),
38, 41, 81, 305308, 310-311, 315
epidemia de las, 306
Microempresas, 127
Microsistemas, 117
Migracin, 326
Moda(s), 99, 315
Modelo(s), 99, 128
matemticos, 87
Modernidad, 108
terico, 312
Procedimiento(s), 88, 117, 152, 161,
169-170, 174, 176-177, 182, 194, 203,
209, 239, 243, 250, 251, 253-254,
269, 274, 289, 294, 296, 302-304,
337, 344, 349, 356-357, 359, 377-378
administrativos, 11, 34, 108, 123,
126, 129, 169, 357
catalogados, 232
cclico, 268
crticos, 250
de control, 63, 76, 116-117, 123, 146,
332, 338-340, 370
de emergencia, 50, 85
de instalacin, 182-183, 312-314
de reconfiguracin, 364
de se uridad, 362
de so ucin, 6
de trabajo, 119, 191, 357
electrnicos, 258
manuales, 238, 258, 260, 285, 289,
291, 293
operativos, 310
Procesador de textos, 306, 312-313
Proceso(s), 65, 82, 93-94, 97, 100, 140,
164, 176, 194, 197, 207, 210, 213,
215, 232, 235, 254, 261-264, 268,
274, 276-278, 284, 286, 288, 290,
293, 295, 298, 300-303, 312, 318,
322, 324-326, 365, 368, 370-372, 379,
382
administrativo(s), 56, 109, 118, 126,
240
automticos, 215
complejidad del, 247-248
de instalacin, 183
de servicio, 56
de trabajo, 104, 108, 111
electrnico, 254, 277, 281, 289
fallas de, 104, 290, 373
manuales, 273
matriz de, 301-303
operativos, 56, 131
secuenciales, 96-98
tiempo de, 97-98, 185
variaciones, 290
Produccin, 8, 22, 60, 112, 115-116,
141, 145, 147, 174-175, 184, 191,
208, 225, 229-230, 236-237, 266, 297298, 300, 318, 320-321, 323-325, 329,
334, 349, 358, 360-361, 367-368, 370
cuotas de, 117, 332
Productividad, 11, 59, 65, 78, 208, 294,
296, 315, 342, 369, 383
problemas de, 5
Profesionalismo, 6, 192
Programa(s), 29, 30, 34, 39, 45, 91-94,
96-97, 99-103, 106, 115, 121, 145,
168, 171, 173-174, 177, 194-199, 201,
203-209, 216, 232, 235, 239-240, 255,
261, 263-268, 278, 280-283, 287, 311314, 324-325, 342, 373
aplicativos, 194
asignacin del, 197-198
captacin del, 209-204
clave del, 278-282
deFinicin del, 145, 278
fragmentacin de, 98
fuente, 211, 232, 267
impresor, 255
inse uros, 104
probucto, 230-232
prueba(s) de, 22, 145, 204, 207, 211,
214, 265-266, 280, 324, 351-852, 375,
377-378
de escritorio, 175, 198, 203, 205,
256
Satlite, 238
selector, 255
Programacin, 34, 38, 48, 61, 93, 115117, 145-146, 148, 169, 175, 186,
195-197, 235, 255, 260-261, 268, 270,
273, 303, 324, 328-331, 351-353, 358,
376, 378
carpeta de, 207-208, 277, 288
estndares de, 175
lenguaje(s) de, 34, 38, 47, 145, 198,
31-
JlL
modular, 34
Programador(es), 34, 36-37, 39, 45, 48,
96, 99-100, 115-117, 127, 136, 144145, 170, 175-176, 194-198, 202-206,
208, 227, 263, 265-268, 282, 298,
342, 351-354, 375-377
Proyeccin(es), 12, 113, 124, 139, 209,
258, 273, 322
Proyecto(s), 88, 118, 127, 135-136, 139145, 147, 149-150, 152, 154-163,
165-166, 180, 191, 259, 294, 317,
337, 341, 344, 348-351, 353-356, 374,
385
administrativos, 84, 338
de idomitica, 55
director(es) de, 48, 162
exitosos, 84
requerimientos del, 159, 181
tcnicos, 84
Publicidad, 65, 123
Racionalizacin, 289
Radiotcnicos, 33
Rechazo(s), 285
Recuperacin, 46, 176, 215, 311, 314315, 363, 376-378, 381
Red(es), 38, 68, 74, 116-117, 176, 186,
298, 330-331, 363-364, 366, 375-376
arquitectura de la, 366-367, 374
Rediseo, 240, 291
Regionalizacin, 291
Registro(s), 76, 96, 183, 202, 251, 261265, 272, 279, 288, 349, 356, 358,
371-372, 381, 384-385
de datos, 93, 95-96, 186
de entrada, 196, 200, 207-208
de fallas, 361-363, 366, 370, 372-375,
381
de salida, 196, 200, 207-208
directo, 32, 42
equipo de, 43-44
mquinas de, 32, 44
formato(s) de, 99, 279, 284
longitudes de, 195-196
maestros, 265
mltiples, 278
Reglamentacin(es), 247, 286
Reglas, 234
de codificacin, 224, 227
de sintaxis,205
Reingeniera, 11, 66, 123, 126
de aplicaciones, 11
de datos, 11
de procesos, 11
de programacin, 11
de sistemas, 11, 29
de informacin, 11, 27,55, 126
de software, 11
Reinicio, 208, 280
Reporte(s), 187, 197-198, 202, 207, 250251, 353, 365-366, 369, 372-373, 376,
378
~s~dsticos,
324, 353
impreso(s), 35, 95, 196, 298, 373
Reproceso(s), 298-303, 324, 370-371
Resguardo, 46, 125, 177, 215, 236, 358354, 381-382
esquemas de, 236
fuera de sitio, 215
local, 215
Res aIdo(s), 176, 215, 224, 236, 247,
f80, 282, 286, 311, 315, 365-366, 382
Responsabilidad(es), 6, 42, 68-70 109,
114, 117-120, 126, 140, 145, 159,
178, 180, 192, 214, 235, 268, 270,
289, 294, 298, 317-318, 321-322, 332333, 337, 339, 346-347, 350, 361
Restricciones, 252, 256
Revolucin
Industrial, 60-61, 64, 108, 120
Informtica, 64, 120
Rutas, 61, 216, 220-221
Rutina(s), 205, 255, 265
de clculo, 197-198, 263
de cortes, 202
de formas preirnpresas, 201
de utilidad, 146
externas, 197-198
Satlite(s), 36, 99
Secuencia, 239-240, 246, 254, 263, 265,
268, 293, 300-303, 370
Seguimiento, 124-125, 136, 315-316,
335, 337-338, 344, 362, 383, 386
como funcin, 13, 20, 61-63, 71, 83,
89, 125, 339-340
por excepcin, 20, 62, 89, 338-339,
344
Segunda Guerra Mundial, 8, 98
Seguridad, 37, 46-47, 117, 125, 177,
194, 208, 215-216, 234, 238, 246,
273, 293, 326, 334-335, 360-362, 365367, 379-383, 386
social, 8
Senderos, L., 167
Sensibilidad, 252, 256
Sentido
comn, 337
profesional, 53, 180
Servicio(s), 12, 46, 49-50, 52, 56-57, 61,
65, 68, 80, 82-83, 112-113, 116, 124,
141, 143-144, 147-149, 155, 157, 159,
161, 164-165, 176-177, 179, 182, 184,
188, 224-225, 228, 242, 247, 253,
288-289, 291, 295-296, 298, 310, 335,
337, 342-343, 348, 360-364, 366, 378,
381, 384, 386
calidad en, 65-66, 99, 374-377
computacional(es), 71, 85, 156, 180,
303, 334, 347, 355, 360, 365, 374,
379
de apoyo informtico, 50, 154, 170
de informacin, 144
en lnea, 37, 40, 78, 367, 375-376
horarios de, 117, 329, 332, 362-364,
372-373
informtico, 50, 61, 101, 125
Seudosistemas, 76
Sistema(s),22, 36, 56, 65, 80, 93, 99-
en paralelo, 268
piloto, 268
Sistematizacin, 113-114, 310, 322
Sociedad, 7-9, 122
Software, 9, 29, 43, 48, 50, 94, 125-126,
149, 156-157, 172, 177, 179-180, 182184, 186, 188, 230-231, 233, 251,
310, 323, 330-332, 335, 348, 355-358,
360-364, 374-382, 384, 386
data base, 117, 377-379
inte ral aplicativo, 126
on &eJ 116-117, 330-331, 334, 375,
379
paquete@)de, 36-38, 64, 104, 136,
170-171, 176, 179-180, 186, 311, 325,
352, 356-358, 374, 376-378, 382
paquetera de, 64
Soporte, 181, 227, 255, 335, 376-377,
379
a la produccin, 22, 72
aplicativo, 235
tcnico, 48, 60, 115-116, 183, 234235, 330-331, 334, 344, 374-376, 379
Subsistema(s), 224-226, 228-230, 232,
261, 268
Sueldos, inflacin de, 23, 33
Supercomputadoras, 47
Tabla($, 255-256, 262, 278
de decisin, 256
de informacin, 256
internas, 196-198, 201-202
Tablero, 32
Tarjeta(s)
inteligente, 50
perforadas, 32, 35, 43, 45, 276
lectora de, 43-44
perforadoras de, 44
sistema de, 35
Tecnicismos, 165, 242, 246
Tcnico(s), 12, 22-23, 28, 30-35, 38, 42,
72, 78, 84, 124, 136-137, 139, 141,
148, 154-157, 162, 166-167, 172, 174,
184-189, 191-192, 214, 253, 317-318,
321, 323-324, 333, 338, 342, 344-345,
349, 351
desarrollo, 145, 347, 349, 356-357,
360-361, 366, 375, 380, 382-384, 386
en informtica, 37, 180
equipo, 113
recursos, 120, 135, 137, 142, 154155, 157, 248-250, 258, 260, 272,
289-290, 296, 299, 306, 309, 333,
349-350, 375
1.
1
11
i
1
Unidad(es)
central de proceso, 185, 282
de operacin, 115, 330-331
de programacin, 115, 330
tcnicas, 125
usuaria(s), 50, 54-60, 66-67, 69-71,