1.

Hablemos de Reducir Costos

Durante los ltimos aos debido a la complicada
situacin econmica, el nuevo sistema de
facturacin electrnica y el aumento de la
competencia, las empresas se han visto
forzadas a buscar formas de reducir sus costos.

experimentados emprendedores logrando que

su negocio sea ms rentable.
Para poder entender de lo que se est
hablando, dividiremos los costos en dos grandes
grupos:

Lo ideal es comenzar observando de cerca los

gastos operativos que son los que se relacionan
al funcionamiento de un negocio, o de un
equipo, es decir, son los costos de rutina de
gestin de una empresa.

cada mes, por ejemplo el pago de

alquiler del local.

Por esta razn controlar y disminuir estos costos

en una empresa no es una tarea fcil ya que
regularmente son gastos corrientes y
necesarios, sin embargo existen algunas
estrategias que han sido usadas por los ms

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Costos Fijos: Son los que se realizan

Costos Variables: Se refiere a aquellos

que por lo regular no son estables, por
ejemplo el pago de servicios pblicos.

El siguiente esquema nos muestra como

dividimos los costos totales en variables y fijos:

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Contar con un Presupuesto:

El
presupuesto es la hoja de ruta para una gestin
adecuada del negocio, pues sirve para controlar
los costos y como punto de partida para analizar
resultados futuros as como para cambiar de
rumbo si es necesario. Con el presupuesto se
podrn tomar decisiones ms claras sobre el
camino de la empresa, lo que se ver reflejado
en su buen funcionamiento. No olvides en ese
presupuesto incluir el pago de los impuestos, y
de esta forma evitar costosas multas,
ahorrndole mucho dinero a la empresa.

La reduccin de gastos
tiene como objetivo final
maximizar recursos
y lograr mayor eficiencia
en una empresa.
A continuacin enlistamos los primeros pasos
para iniciar este proceso:

1. Ubica

los costos de operacin y ten en

cuenta que al reducirlos tu empresa tendr
un beneficio inmediato.

Renegociacin con Proveedores: Te

has preguntado hace cunto que no intentas
renegociar tus tarifas?, esta opcin podra
reducir tus costos, as que concreta una reunin
con tus proveedores e intenta con algunas de
estas opciones: Generar Argumentos Objetivos:
Lo ms viable es que te apoyes en argumentos
coherentes que justifiquen tu necesidad de
reducir costes. Puede ser la prdida de un
mercado, bajadas de ventas, necesidad de
ofrecer precios ms bajos a tus clientes.

2. Define tus necesidades; creando una lista

sobre lo que requiere t negocio y cules
son las reas que consideras tiene gastos de
ms y recopila la informacin, en la
actualidad existen muchas herramientas
gratuitas que te ayudarn a tener una mejor
administracin y control sobre tus gastos.

3. Observa el mercado, recuerda que debes

satisfacerlo y probablemente existan cosas
que puedas mejorar desde del interior de t
empresa hacia afuera.

Facilita
los
Servicios
de
tu
Proveedor: Seguramente hay algo que
puedes hacer para evitar que tu
proveedor tenga que invertir tantos
recursos en ti. A veces puede bastar con
utilizar una comunicacin ms efectiva,
con un interlocutor nico y plantillas de
comunicacin que reduzcan el tiempo
de procesado en los pedidos.

Promete un Futuro Mejor: Finalmente

podras ofrecer a tu proveedor la
posibilidad de recuperar las antiguas
tarifas una vez que se supere la crisis y
tus ventas vuelvan a su cauce, o
garantizarle que su bajada de tarifas
aumentar tus ventas y terminar
provocando un mayor volumen de
pedidos hacia tu proveedor, lo que
reflejara un costo beneficio para l.

4. Es

importante que antes de realizar

un proceso de maximizacin de recursos
conozcas en qu consiste cada gasto, esto lo
podrs saber apoyndote del responsable
de cada una de las reas que intervienen en
la operacin para justificar y describir el
beneficio de los egresos. Las siguientes
preguntas te pueden servir de ayuda:

En qu se invierte el dinero?
Cul es el objetivo que se busca?
Cmo se beneficia la empresa?

Una vez que se tiene esta informacin se

pueden comenzar a implementar las siguientes
estrategias:

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ser ms giles y ahorrar tiempo a la hora

de resolver incidencias con nuestros
clientes.

Aumentar el Rendimiento de tu
Personal: No es necesario hacer un recorte
de personal, las empresas pueden crecer al
mismo tiempo que realizan ajustes. Es muy
comn, que la mayora de los directivos de las
Pymes lo primero que piensan a la hora de
reducir sus costos es eliminar personal que
creen no agregan valor, lo que es una idea
muy errnea. Recuerda que, mientras ms
motivado est t personal, ms productivo ser.
En el caso de tener colaboradores que no hacen
bien su trabajo lo ms recomendable es
contratar ms personal para completar todas
las tareas que podran ser realizadas por uno
solo si fuera el adecuado. Contrata personal
idneo para cada puesto y ofrece recompensas
para motivarlos, seguro que esto traer mayor
productividad misma que se ver reflejada en
las ganancias.

Abastecer tu Negocio solo con lo

Necesario: En este paso se debe ser muy

Seleccin de Personal: Recurriendo

a LinkedIn a travs de un videocurrculum, podremos llevar a cabo
nuestras selecciones de personal sin
necesidad de intermediarios, con
posibilidad de publicar ofertas y de
acceder a los currculums de los
aspirantes, de una manera ms
econmica y sencilla.

a pensar en cuntos de los servicios que

externalizas podras asumir directamente. Hoy
en da, gracias a las nuevas tecnologas tenemos
la posibilidad de realizar de manera interna
multitud de tareas. Recuerda que existen
infinidad de herramientas y sistemas que
internet nos facilita de los cuales puedes
apoyarte y disminuir considerables gastos en tu
organizacin, un ejemplo de ello son los nuevos
programas para factura electrnica, que te
permiten llevar a su vez cuentas por pagar, por
cobrar, realizar reporte de ingresos, caja chica y
muchas operaciones ms que no solo te
ayudarn a tener una buena administracin del
negocio o empresa, sino que ayudar a tener
una cobranza exitosa y menores gastos, por lo
tanto, ms dinero.

Usa Social Media como Forma de

Ahorro: En los ltimos aos las redes sociales
se han convertido en una buena forma de
recortar costos. Aunque hay que aclarar que no
aplica para todos los negocios; con ellas se
puede llegar a suplir servicios que encarecen
nuestra actividad tales como:

Empieza de Nuevo:

Posiblemente ests
pensando que no hay nada en tu empresa en lo
que puedas recortar gastos. Sin embargo,
piensa que a veces, por costumbre, damos por
seguros e imprescindibles algunos costos o
servicios que quizs no sean tan necesarios en

Atencin al Cliente: Podemos habilitar

un mostrador de atencin al cliente a
travs de Facebook, Twitter o foros de
consulta. Con estos medios podremos

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Estudios de Mercado: Gracias a las

redes sociales podemos crear pequeas
encuestas de opinin para conocer en
tiempo real que piensan nuestros
consumidores de las novedades que
vamos a lanzar o bien de los productos
que ya tengamos en el mercado.

Atrvete al Hazlo t Mismo: Detente

minucioso y analtico, para poder encontrar el

suministro exacto de materiales o materia
prima que se necesitan y as no desperdiciarlo;
por ejemplo en un negocio que se dedica a la
preparacin de pizzas, se deben observar los
registros de compras de la semana pasada, del
mes pasado y del ao pasado para decidir
cunto de masa comprar para cada da de la
semana con el objetivo de que no te falte ni
sobre demasiado, los inventarios son una
herramienta perfecta para esta actividad.

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este momento para tu empresa. Trata de

olvidar todo lo aprendido y vuelve a construir tu
empresa desde el principio. Pregntate con
cada proceso y con cada gasto Es esto
realmente necesario?, Podra hacerse de otra
forma ms econmica?, Qu beneficio aporta
a la empresa?

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Ahora que si con estos trucos no es suficiente,

la siguiente infografa te mostrar otros tips que
seguramente te ayudaran a mejorar los
resultados de tu empresa:

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2. Hablemos de la Contabilidad
En todo negocio, es fundamental que se realice
y mantenga una contabilidad adecuada y as
evitar fugas de dinero, problemas en el flujo de
caja o desperdicio de oportunidades
encaminadas al desarrollo de la empresa. Por
ello la contabilidad se convierte en una
importante herramienta que te ayuda tener
una eficiente administracin de tu negocio de tu
negocio y estar al corriente con el cumplimiento
de tus obligaciones fiscales.

contabilidad por partida simple, donde deben

anotar el registro diario de entradas y salidas
monetarias, indicando a dnde va cada
inversin.
Mientras tanto, en las pequeas empresas lo
habitual es emplear un Libro Mayor, que
involucra una contabilidad por partida doble y
exige sealar gastos e ingresos, as como
dbitos y crditos, como lo muestra en la
siguiente imagen:

Bsicamente, las microempresas solo necesitan

un Libro de Ingresos y Gastos, es decir, una

De hecho la

para personas fsicas y morales, por lo que es

una opcin perfecta.

contabilidad de partida

simple

se puede realizar con papel y lpiz o

mediante un software de facturacin
electrnica.

Sin duda alguna cada empresa o negocio

determina su propio sistema contable, a partir
de su disponibilidad o de su practicidad. Y
aunque lo ideal es dejar que la contabilidad
quede a cargo de un profesional del tema,
puedes llevarla t mismo, solo necesitas
conocer el ciclo de un sistema contable.

Actualmente existen distintos programas que se

utilizan para facilitar la labor contable, esto lo
puedes lograr adquiriendo un gestor de
contabilidad online, este servicio te permitir
recibir asesora y soluciones contables y fiscales
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Balances de Cuentas: Realizar balances de

forma frecuente es importante para llevar la
contabilidad sin un contador, pues nos
permitirn establecer la totalidad de ingresos y
egresos y detectar cualquier irregularidad en la
contabilidad; esto puedes hacerlo de forma
semanal o mensual dependiendo de tu
actividad.

Adems de ser un punto clave para la toma de

decisiones de tu negocio, puesto que con estos
balances puedes generar estrategias que
beneficien tu negocio, en la siguiente imagen
pueden ver las cuentas T, elementos bsicos al
iniciar un balance de cuentas:

Registro de Gastos Fijos:

Inventario de Insumos:

Tambin es
importante que lleves el registro de todos
aquellos gastos fijos que tienes mensualmente
y que no pueden pasarse por alto: agua, luz,
telfono, pago de nminas, ya sea a travs de
una empresa de maquila de nmina o
directamente, as como los pagos de las
obligaciones patronales bsicas como IMSS e
INFONAVIT, si se trata de un negocio o si
cuentas con empleados bajo tu cargo, todos
estos gastos deben incluirse en este ramo.
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Otros detalles
que tambin puedes incluir en la contabilidad
de tu negocio es el inventario de productos e
insumos. Para esto, puedes seguir el modelo de
ingresos y egresos de dinero, es decir, anotas la
cantidad ingresada (comprada) de cada
producto y, en la columna conjunta anotas la
cantidad de ese producto que va siendo
vendida. Con esto puedes saber cuntas
unidades te quedan de cada cosa, y evitar
compras innecesarias.

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Fondos para la Caja Chica: Dentro de la

Organizacin: Recuerda la organizacin es

contabilidad de un negocio, hay que tener

siempre a mano dinero para la famosa caja
chica en caso de que tengamos que comprar
algo de emergencia o de alta prioridad, adems
de hacer pagos con cheques a los proveedores
para no manejar mucho efectivo dentro del
local.

clave, y debes hacer el mayor esfuerzo porque

la informacin contable de tu negocio est bien
organizada y que se pueda acceder fcilmente a
ella, de esta manera vas a lograr mayor
eficiencia en el uso de la informacin y te
evitars grandes dolores de cabeza.
Para finalizar, y como ltimo consejo,
siempre mantn una gran visin y en cuanto
puedas comienza a contratar expertos para las
diferentes reas de tu negocio, porque aunque
pienses que hacerlo t mismo es la mejor
opcin, recuerda que de esta manera
comienzas a delegar y puedes enfocarte ms en
la expansin, desarrollo y crecimiento del
mismo. Aunque significa un gran reto, ten en
cuenta que de esta manera es que puedes
convertir tu pequeo negocio en una gran
empresa.

Ponte al Tanto de las Leyes Fiscales:

Nunca ignores la ley, recuerda que el
desconocimiento de las leyes no nos exime de la
culpa, por esta razn es importante que como
dueos de un negocio conozcamos las
diferentes leyes y normas que rigen la
contabilidad en nuestro giro. Adems, al
conocer las leyes podemos aprovechar los
beneficios que en ellas se incluyen.

Puedes buscar capacitarte,

no est mal aprender un
poco sobre el tema.

Algunos dueos de pequeas y medianas

empresas (Pymes) ven la contabilidad como una
tarea agobiante que en lugar de ayudarlos, los
aleja de la administracin de su negocio.
Incluso, hay quienes se ponen muy nerviosos
cuando es momento de ocuparse de la parte
fiscal de su compaa y siempre tienen temor a
ser auditados. Sin embargo, la buena noticia es
que no hay razn para sentirte intimidado al
respecto. Solo es cosa de tomar riendas en la
materia y veamos como ejemplo a los
empresarios exitosos que no ven la contabilidad
como algo negativo Al hacerlo as, ahorran
tiempo, dinero y, sobre todo, una gran cantidad
de estrs.

En Internet y en diferentes centros educativos

puedes encontrar un curso bsico de
contabilidad que te permita adquirir las bases
suficientes para realizar una efectiva gestin
contable,
de
hecho
existen
cursos
de contabilidad para no contadores, ideal para
aquellos gerentes y empresarios que quieren
aprender sobre el tema desde el punto de vista
de la administracin. Prcticamente lo ideal es
no ser totalmente indiferentes al tema de la
contabilidad.
Para esto puedes asesrate con personas
expertas en los negocios, no hay peor error que
creer en que uno se las sabe todas, siempre
que tengas la oportunidad puedes recurrir a
expertos en temas de contabilidad que te
pueden ayudar a resolver dudas especficas. De
hecho puedes recurrir a alguna cmara de
comercio de tu entidad u otras entidades del
estado, y encontrar asesores dispuestos a
brindarte su apoyo y asesora.

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Primeramente te
recomendamos crear un libro
de cuentas en el que apuntes
diariamente todos tus ingresos
y egresos, de este modo podrs
registrar los datos contables
bsicos para mantener tus
cuentas claras.

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Una vez realizados estos registros, debers

cubrir tus obligaciones fiscales, es posible que
quieras apoyarte de la asesora de un contador
para aclarar cualquier duda o bien delegarle la
realizacin de tus pagos fiscales.

permitirnos llevar nosotros mismos la

contabilidad de nuestra empresa, de una forma
prctica, sencilla y eficiente.
Cabe mencionar que el desarrollo digital se ha
convertido tambin en un gran aliado para los
negocios y que el rea de contabilidad tambin
cuenta con varias herramientas en la nube de
gran utilidad.

Te recomendamos aprovechar las herramientas

informticas, de hecho en la actualidad el
mercado nos ofrece una gran diversidad de
software y aplicaciones cuyo objetivo es

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