Universidad Nacional Hermilio Valdizan Hunuco

Programa de Profesionalizacin - PROPROF

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Grupos de Procesos de la Direccin de

Proyectos
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

TEMARIO
1.
2.
3.

4.
5.
6.

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Grupo de Procesos de Iniciacin
Grupo de Procesos de Planificacin
1. El alcance (estructura analtica del proyecto)
2. El cronograma (tiempos)
3. Los costos
4. La calidad
5. El personal
6. Las comunicaciones
7. Los riesgos
8. Las adquisiciones
Grupo de Procesos de Ejecucin
Grupo de Procesos de Control
Grupo de Procesos de Cierre

GRUPOS DE PROCESOS
DE LA DIRECCION DE
PROYECTOS

PROCESO
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto
previamente especificado de productos, resultados y servicios.
El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso.
Los procesos se pueden ejecutar varias veces

TIPOS DE PROCESOS
Los procesos de la direccin de procesos.
Son comunes a la mayora de proyecto.
Se relacionan por que son integradores.
Tienen el propsito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar,
controlar y cerrar un proyecto.
Interactan en relacin a los alcances, costos y cronograma
del proyecto (reas de conocimiento).

Los procesos de orientados a producto.

Especifican y crean el producto del proyecto.
Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

GRUPOS DE PROCESO
Son cinco grupos de procesos.
Son independientes del rea de aplicacin y de la industria.
Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la
misma secuencia en cada proceso.

Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar)

antes de concluir el proyecto.

Grupos de
procesos

Proceso

Externo al
proceso

Flujo del
proceso

GRUPOS DE PROCESOS
DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
Los procesos de la direccin de proyectos se dividen en cinco grupos de
proceso.
Proceso de Seguimiento y control
Procesos de
planificacin

Procesos
de cierre
Procesos
de iniciacin

Procesos de
ejecucin

GRUPOS DE
PROCESOS
1.

Grupo de procesos de iniciacin. Define y autoriza el proyecto y

una fase del mismo.

2.

Grupo de procesos de planificacin. Define y refina los objetivos

y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos
y el alcance pretendido en el proyecto.

3.

Grupo de procesos de ejecucin. Integra a las personas y otros

recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para
el proyecto.

4.

Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el

avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y
tomar las medidas.

5.

Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptacin del

producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

GRUPOS DE
PROCESOS
Nivel de esfuerzo

procesos de ejecucin

procesos
de
iniciacin

procesos de
planificacin

procesos
de cierre
seguimiento
y control

Fase de Inicio

Tiempo

Fase de Trmino

GRUPOS DE PROCESOS
Procesos de
Iniciacin

Procesos de
Planeamiento

Procesos de
Supervisin y
Control

Procesos de
Ejecucin

Procesos de
Cierre

GRUPO DE PROCESOS DE
INICIACION
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

GRUPO DE PROCESOS
DE INICIACIN
Autorizan la ejecucin formal del proyecto o una fase del
mismo.
Por lo general se realiza fuera de los mbitos de control del
proyecto.
Se inicia con la documentacin de las necesidades o
requisitos de la organizacin.
La viabilidad se realiza a travs de un proceso de evaluacin
de alternativas.

Se estable la definicin de los objetivos del proyecto

PROCESOS DE
INICIACIN

PROCESOS DE INICIACIN
Salidas
Entradas
Descripcin del Producto
Plan Estratgico
Criterios de seleccin del
proyecto
Informacin histrica

Acta de constitucin del

proyecto
Enunciado del alcance del
proyecto
Jefe de Proyecto asignado
Restricciones

Supuestos

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN

Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser
abordadas dentro de los lmites operacionales normales de la organizacin

Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el

plan estratgico de una organizacin, sea mediante un equipo de proyecto
formado por funcionarios de la organizacin o mediante un servicio
contratado

PROCESOS DE
INICIACIN
Los proyectos son tpicamente autorizados como resultado
de una de las siguientes situaciones:

La demanda del mercado

Una solicitud de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal o regulatorios
Una necesidad social

Necesidades del
negocio
Problema u
oportunidad

La alta gerencia de precisa decidir cmo responder a estos

estmulos y cuales proyectos deben ser autorizados

OBJETIVO DEL PROYECTO

Describir lo que el proyectos debe hacer o producir.

Debe seguir la regla SMART

Specific (especfico)
Measurable (medible)
Accurate (exacto)
Realistic (realista)
Time bounded (limitado en el tiempo)

EJEMPLO
Ejemplo 1
Construccin de depsitos para el almacenamiento.
Construccin de 5 depsitos para el almacenamiento en 8
meses con un proyeccin de inversin de USD 60,000.

Ejemplo 2
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de
datos.
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de
datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente aos
invirtiendo USD 8,000.

PROCESOS
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto.
Relacionado con la autorizacin del proyecto, o en mltiples
fases con una fase del proyecto.
Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o
resultado.
Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar)
Definicin preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de
constitucin del proyecto y otras entradas.
Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los
productos entregables, los requisitos de los productos, los
lmites de los proyectos, los mtodos de aceptacin y control de
alcance de alto nivel

ACTA DE CONSTITUCIN DEL

PROYECTO
Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad
formal en la estructura organizacional.
Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.
Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para
usar recursos en la actividades del proyecto
Identificar los lmites de reporte y atribuciones para el gerente de
proyecto.
Contiene un referencia a:
las necesidades del negocio
El alcance del producto o servicio a entregar
Los beneficios para la organizacin
Debe tener amplia publicidad en la organizacin

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL

PROYECTO
Objetivos del proyecto y del producto
Requisitos y caractersticas del producto o servicio
Criterios de aceptacin del producto
Lmites del proyecto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto
Organizacin inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma

EAP inicial
Estimacin de los costos en orden de magnitud
Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto
Requisitos de aprobacin

PREMISAS
Es algo que se asume como verdadero para el proyecto.
Son condicionantes para la ejecucin del proyecto conforme a la
planeacin.
Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento
del proyecto.

Una premisa debe ser especfica, precisa y clara.

Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan
al gerente de proyectos.
Ejemplos

Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero

Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante
Cada programador desarrolla 5 clases por da
El tipo de cambio en el ao ser de 2.8 aproximadamente

RESTRICCIONES
Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de
proyecto.
Tiempo

La triple
restriccin
Costo

alcance

Ejemplos
El proyecto debe estar operativo a fines del 2012
Los lmites de gasto son USD 150,000
Todos los productos deben atender a las especificaciones de la
norma ISO XXXXX

GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACION
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

GRUPO DE PROCESOS
DE PLANIFICACIN
Permite planificar y gestionar el proyecto
Ayuda a recoger la informacin de varias fuentes de diverso
grado de completitud y confianza
Es un proceso iterativo de control y mejora continua.

Definen la lnea base del proyecto a partir del cual controlar el

avance del proyecto.
Define el plan de gestin del proyecto.

PROCESOS DE PLANEACIN

PROCESOS DE PLANIFICACIN
Salidas

Entradas
Acta de constitucin
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar

Plan de Gestin del Alcance

Plan de Gestin del
cronograma
Plan de Gestin de costes
Plan de Gestin de calidad

Plan de Gestin de personal

Plan de Gestin de las
comunicaciones
Plan de Gestin de riesgos

Plan de
Gestin del
Proyecto

Plan de Gestin de las

adquisiciones

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

1. Plan de Gestin del alcance
2. Plan de Gestin del cronograma
3. Plan de Gestin de costes

4. Plan de Gestin de calidad

Plan de
Gestin del
Proyecto

5. Plan de Gestin de personal

6. Plan de Gestin de las
comunicaciones
7. Plan de Gestin de riesgos
8. Plan de Gestin de las adquisiciones

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIN

Planear es definir y refinar los objetivos a
lograr y trazar el camino necesario para
alcanzarlos

Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo

del planeamiento es encontrar el mejor (el
ms corto, de menor costo y de menor
trabajo)

QU PLANIFICAR?
1. El alcance (estructura analtica del proyecto)
2. El cronograma (tiempos)
3. Los costos
4. La calidad
5. El personal
6. Las comunicaciones
7. Los riesgos
8. Las adquisiciones

AL TI CO CA RH CM RI AD

1. PLANEACIN DEL ALCANCE

alcance del producto.

Aspectos y funciones que caracterizan

un producto o servicio.
Se mide contra los requisitos del
producto
alcance del proyecto.

El trabajo que debe ser hecho con la

finalidad de obtener el producto de
acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto.

AL TI CO CA RH CM RI AD

2. PLANEAMIENTO DEL TIEMPO

Incluir todos los procesos necesarios para planear cmo concluir
el proyecto en un determinado plazo.

Incluye:

Definicin de las actividades

Secuenciacin de las actividades
Estimacin de recursos para cada actividad
Estimacin de la duracin de cada actividad
Desarrollo del cronograma de trabajo.
Control del cronograma

AL TI CO CA RH CM RI AD

3. PLANEAMIENTO DE COSTO
Involucra planear los costos asociados a la realizacin de los
trabajos y la forma de controlarlos.

Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible ser

suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se
ejecuten los trabajos del proyecto.

AL TI CO CA RH CM RI AD

4. PLANEAMIENTO DE LA CALIDAD

El objetivo es garantizar que el proyecto se

concluya dentro de las cualidades deseadas,
garantizando
la
satisfaccin
de
las
necesidades de los interesados.
La calidad es el grado en que un conjunto de
caractersticas
inherentes
satisface
los
requisitos.

AL TI CO CA RH CM RI AD

5. PLANEAMIENTO DE RRHH
Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las
responsabilidades y las relaciones jerrquicas del proyecto.

AL TI CO CA RH CM RI AD

6. PLANEAMIENTO DE LAS
COMUNICACIONES
Incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin,
recopilacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y
disposicin final oportuna y apropiada de la informacin del
proyecto.
Involucra determinar las necesidades de informacin y de
comunicaciones de los stakeholders
Ellos precisan que la informacin, cundo ser producida,
quin los producir y cundo

AL TI CO CA RH CM RI AD

7. PLANEAMIENTO DE RIEGOS
Incluye los procesos relacionados con la planificacin,
identificacin, anlisis, respuestas, seguimiento, control de los
riesgos.
Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los
eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos
(-)
Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de
ciertos eventos.
Involucra la anticipacin y el tratamiento de los riesgos del
proyecto.

AL TI CO CA RH CM RI AD

8. PLANEAMIENTO DE LAS
ADQUISICIONES
Incluye los procesos para comprar y adquirir los productos,
servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto
para realizar el trabajo.
La organizacin puede ser la compradora o la vendedora del
producto.
Incluye los proceso de gestin de contratos y control de cambios.

GRUPO DE PROCESOS DE
EJECUCION
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

GRUPO DE PROCESOS
DE EJECUCIN
Administra los proceso de ejecucin del proyecto.
Se compone de los procesos utilizados para completar el
trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de
cumplir con los requisitos del proyecto.
Este grupo de procesos implica coordinar recursos y
personas, as como integrar y realizar las actividades del
proyecto.

PROCESOS DE EJECUCIN

PROCESOS DE EJECUCIN
Entradas
Plan de gestin del proyecto (PGP)

Salidas
Productos entregables
Cambios solicitados

Solicitudes de cambio
implementadas
Acciones correctivas
implementadas

Acciones preventivas
implementadas
Reparacin de defectos
implementada
Informacin sobre el rendimiento
del trabajo

GRUPO DE PROCESOS DE
CONTROL
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

GRUPO DE PROCESOS
DE CONTROL
Se compone de aquellos procesos realizados para observar la
ejecucin del proyecto de forma que se pueda identificar los
posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones
correctivas, cuando sea necesario.
El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente.
Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones
preventivas como anticipacin a posibles problemas.

PROCESOS DE
CONTROL

PROCESOS DE CONTROL
Entradas

Salidas

Productos entregables

Solicitudes de cambio aprobadas

rechazadas

Cambios solicitados

Solicitudes de cambio
implementadas
Acciones correctivas
implementadas

Acciones correctivas aprobadas

rechazadas
Reparacin de defectos recomendada
aprobada - validada
Actualizacin al PGP

Acciones preventivas
implementadas

Actualizacin de alcances

Reparacin de defectos
implementada

Acciones correctivas recomendadas

Informacin sobre el
rendimiento del trabajo

Proyecciones

Acciones preventivas recomendadas

Informes de rendimiento
Productos entregables aprobados

GRUPO DE PROCESOS
DE CIERRE
Procesos
Procesos de
de
Iniciacin
Iniciacin

Procesos
Procesos de
de
Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de
Supervisin
Supervisin yy
Control
Control

Procesos
Procesos de
de
Ejecucin
Ejecucin

Procesos
Procesos de
de
Cierre
Cierre

GRUPO DE PROCESOS DE
CIERRE
Incluye los procesos utilizados para:

Finalizar formalmente todas las actividades del

proyecto o una fase del proyecto
Entregar el producto terminado a terceros
Cerrar un proyecto cancelado
Verifica que los procesos definidos se completan dentro de
todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una
fase del proyecto
Fin formal del proyecto

PROCESOS DE CIERRE

PROCESOS DE CIERRE
Entradas

Salidas

Productos entregables aprobados

Producto, servicio o resultado final

Procedimiento de cierre
administrativo

Actualizacin de: Activo de los

procesos de la organizacin

Procedimiento de cierre de
contratos

PREGUNTAS