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Aplicado a la
Auditora,
Contadura y
administracin
Alejandro Quiceno Garca
Todos los derechos reservados
ISBN 978-958-44-6711-9
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Goethe
Grn dramaturgo Alemn
Introduccin
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Que es Excel?
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El formato condicional
Formato condicional en Excel 2007
Encontrando las transacciones de la ULTIMA SEMANA
Usando conos para marcar valores
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Barras de datos
Montando ICONOS solo al Top 10%
Usando Formato Condicional en Excel 2003
Encontrando valores duplicados o valores nicos.
Encontrando duplicados en Excel 97-2003
Encontrando valores UNICOS en Excel 2003
Usando filtro avanzado para encontrar valores nicos.
Usando una tabla dinmica para encontrar registros nicos.
Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en
Excel 2007 para encontrar los registros UNICOS
Ms de formato condicional - Duplicados Primera ocurrencia
Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007:
Duplicados todas las ocurrencias
Ms de formato condicional:
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Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA
Ms de formato condicional: Comparar la celda correspondiente con otra hoja
Ms de formato condicional: Mximos en fila y en columna
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Validacin de datos
Validacin Bsica
Validacin de datos de lista
Lista desplegable desde otra hoja de clculo
Doble lista desplegable
Validacin de Fechas
Validacin de longitud de texto
Validacin personalizada
Validar si los datos entrados suman el valor requerido
Validacin de formato y solo nmeros entre 0 a 100
Validacin para prevenir registros duplicados
Validacin para prevenir que se llenen registros fuera de cada fila
Validacin para controlar que ingresen solo nmeros o solo texto
Validacin para controlar que no dejen casillas en blanco
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Referencias
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Agradecimientos
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Introduccin
"He aqu yo os envo como a ovejas en medio de los lobos;
sed pues, prudentes como serpientes y sencillos como palomas"
Mateo 10, 16:
Esta cita del apstol Mateo ms de uno la conoce, adems es frecuente que el da del Contador se
enven tarjetas o correos electrnicos emails- conmemorativos incluyendo esta cita Bblica. Puede que
suene bastante dura si la aplicamos a la actividad del Auditor, pues implcitamente se est indicando
que los lobos estn en las organizaciones, lo cual es una fuerte aseveracin si se tiene en cuenta que
las relaciones de los hombres se basan en la buena Fe. Pero quien ha estado en Auditora, sabe que se
debe pensar colocndose en los zapatos del sujeto que presuntamente pudiera tener la alevosa y la
premeditacin, -as no exista dicho sujeto- para poder realizar hallazgos o hacer recomendaciones.
Mxime si en la organizacin auditada se cuenta con la infortuna de dar con algunos personajes que
procuran de alguna manera que no se encuentren pruebas, pues son un riesgo para su trabajo o su
fuente de ingresos extra. Una tctica es empapelar o Atiborrar de documentos al Auditor. Quien
ha trabajado en Auditora Interna sabe que la diferencia con la Auditora Externa es mucha. Nada mas
piense que por lo general se tienen pocas horas para auditar cierta rea y encima de todo, solo una
muestra.
Pero no solo eso; los lobos en sentido figurado pueden ser otros tales como el lobo del trabajo bajo
presin, el cual es en mi opinin el mayor de todos, pues en medio de los afanes las cosas a veces
quedan mal hechas, (adems la intensidad horaria laboral deteriora tu vida personal), si no se poseen
metodologas o ayudas que le permitan ser mejor en lo que se hace. (O el lobo de la negligencia, la
displicencia, la codicia, la pereza, el vicio o la corrupcin, estos ya no son lobos propios sino demonios
propios, por no ir ms all todava y hablar de perseguir una mejor calidad de vida a toda costa, o an
la misma esperanza de ser un da ricos ricos? En que sentido?- son demonios ms peligrosos que nos
incitan a que empeemos nuestro futuro, y con ello peligrosamente estar en la posibilidad de que,
abrumados por las deudas perder el dominio de un criterio claro. Recordemos que la Biblia en
Proverbios 22 nos ensea que De ms estima es el buen nombre que las muchas riquezas, y la buena
fama que la plata y el oro. Ms adelante, en el versculo 7, apunta que El deudor es sirviente del
prestamista. As pues, ojo con eso). Quienes estamos en esta actividad, sabemos lo crtico y el sumo
riesgo que se asume al opinar sobre los Estados financieros. Cuando revienta una situacin el primero
que sufre las consecuencias es el Auditor o Revisor Fiscal, y por ms que el dictamen indique que la
produccin de los Estados Financieros es responsabilidad de los administradores, eso no lo salva de que
le corten o renueven sus servicios de asesora. Despus de ellos, las miradas recaen en los
administradores que resulten implicados. Recordemos que cuando estallaron los fraudes en EEUU de
Enron y Worlcom entre otros, fueron tan graves que dieron al traste con la existencia de la
multinacional de Auditora nmero uno del mundo, Arthur Andersen.
Este es un libro que aborda la utilizacin del Excel en la labor del Auditor, del Contador y del
Administrador. Es un libro hecho desde la experiencia del da a da hacia Excel. La cantidad de criterios,
preferencias, perspectivas, estilos de presentar o necesidad de presentar la informacin, hace que sea
muy difcil satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de confeccionar sus informes o los
reportes que exigen. Esta situacin hace que se llegue a la situacin de bajar o de descargar un listado
que estaba destinado a imprimirse a Microsoft Excel, y a partir de Excel es que se comienza a trabajar.
Las maneras de trabajar los listados bajados en archivo plano a Excel poco se ensean y en la vida real,
he podido observar casos extremos en los que el desconocimiento de las herramientas y metodologas
que se pueden implementar a travs de Excel, hacen que incluso se disponga de una persona dedicada
a organizar la informacin del archivo plano durante algunos das. (Mayor costo de mano de obra en la
oficina. Y cuando no hay apoyo?) Es aqu en donde el conocimiento del manejo de este maravilloso
aplicativo hace la diferencia entre un profesional y otro.
Esta labor tan manual, que supone una dedicacin de tiempo a tal punto que no se justifica que un
profesional que ha invertido tanto tiempo en su formacin -frecuentemente universitaria- termine
dedicando horas depurando y organizando la informacin de archivos planos an mas que las
actividades propias de su profesin, en lugar de emplearlas para lo que realmente fueron contratados:
Actividades que apoyan la Visin y la Misin empresarial, pero que dada la cantidad de prerrogativas
terminan creando un cuello de botella que solo alcanza a dar un mnimo cumplimiento a las
necesidades Gerenciales.
Otra razn ms poderosa an para aprender a trabajar los listados bajados como archivo plano a Excel,
sobretodo para los Auditores y Revisores Fiscales, es el hecho de dar cumplimiento en Colombia al
Artculo 37 de la Ley 222 de 1995 Cifras fielmente tomadas de los libros y previamente confirmadas.
Para confirmar, lo mejor sera tomar los libros oficiales o los listados auxiliares, bajarlos tal cual como
son a Excel, es decir, originales, (para que luego no digan que uno se ha inventado las cifras) dejarlos
en una hoja de clculo intactos, (Pues en el listado consta la fecha y hora de generacin del listado,
una foto de la situacin contable), hacer una copia del listado o reporte original en una hoja anexa y
sobre ella depurar la informacin; es decir, limpiarle todas las rayitas y encabezados de listado que no
le facilitan a Excel hacer clculos sobre ella: Convertirla en una base de datos y con esta base, si
comenzar a cruzar con la informacin detallada de los mdulos de cartera, o de inventarios, u otros
sistemas o aplicativos, ver si ambas bases se conversan como se suele decir. Todo esto se puede
hacer muy rpidamente con la ayuda de Excel. Por rpidamente me refiero a minutos, sino segundos.
No saber buen Excel para un Contador, Auditor o Administrador, puede ser una seria desventaja
competitiva, incluso tan grande como lo es no saber Ingls. Pero saberlo manejar, es una maravilla.
Sobre todo el tema de las macros de Excel. Es por eso que este libro no le ensea las herramientas
bsicas de Excel. En el mercado ya hay muy buenos libros que lo pueden llevar de la mano y superar el
nivel bsico. Adems en Internet hay manuales sobre Excel bsico muy buenos (como la biblia del excel
2007 o 2010) que puede descargar gratis en Acrobat (Los documentos Acrobat son los archivos con
extensin .Pdf) a su computadora.
Este libro propende por mostrarle maneras de trabajar la informacin, temas que hacen la diferencia en
relacin con los dems textos del mercado y recursos disponibles en Internet.
Tambin es importante decir que para un Profesional de las ciencias de la administracin puede ser una
tortura tener que depender de otras reas -como informtica-, al momento de trabajar grandes
cantidades de informacin. Yo le aseguro que en cuanto le comience a encontrar el gusto al buen Excel,
encontrar que su dependencia del rea de informtica descender tremendamente, pues ya no
necesitar que le hagan consultas a la base de datos o que le creen desarrollos con todo lo que ello
supone, (Sobretodo el costo, pues crear y hacer algo nuevo nunca es gratis, con el consecuente
impacto en el Presupuesto) y antes evaluar el trabajo que normalmente ellos hacen. Por ejemplo, en
una plataforma JDEdwards o BPSC que corre sobre el viejo pero poderoso AS/400, los mdulos
(Facturacin, Cartera, Inventarios, etc.) manejan tanta informacin que viaja hacia la contabilidad, que
saber, poder decir, meter las manos a la candela y asegurar, que todo lo que est en la contabilidad
es 100% todo lo del mdulo es una afirmacin que no se hace, no se puede hacer a la ligera. Sin
embargo, se debe de estar en condiciones de poderlo verificar y por lo tanto asegurar. En cuanto sepa
cmo hacerlo (manualmente en minutos, o en segundos mediante macro), y en cuanto detecte
transacciones que no viajaron hacia la contabilidad, o cualquier otra inconsistencia, una sonrisa
aparecer en su rostro cuando le demuestre a los de informtica, por ejemplo, que algunas partidas o
porciones de informacin se quedaron volando y no se asentaron correctamente en la contabilidad.
Las casas de software se han puesto las pilas en este sentido y ahora propenden por sacar versiones
en las cuales ya no hay procesos de interfaces entre los mdulos y la contabilidad, propenden porque
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las transacciones queden en lnea, pero el usuario final poco cambio detecta en este sentido, por lo
tanto es un cambio que poco se valora porque en ultimas no tendra porque hacerlo, pues el
programa contable DEBE en todo momento y COMO SEA, asegurar la informacin.
El potencial de Excel es tan grande, que un libro que lo abarque todo sera una enciclopedia por lo
menos de 5 tomos. Hay manuales de Excel-macros en Ingles que superan las mil pginas. Es por eso
que me centro en los temas que considero son los ms relevantes para los profesionales de las ciencias
de la administracin. El libro se enfoca en los archivos planos del sistema contable CG1, pues como
profesor, noto la gran cantidad de compaas que lo usan, es por eso que a su vez me centro en las
metodologas que utilizan a la hora de trabajar la informacin de los archivos planos.
Por otra parte, la experiencia me indica que para las reas contables es difcil liberar tiempo para tomar
clases, ms an para asistir a seminarios de Excel. Nada ms el tema del trfico, (solo por citar uno de
los inconvenientes), el stress del desplazamiento, lo absorbente del trabajo, es para matar cualquier
intencin. Estamos en un corre-corre tenaz, incluso entre la espada y la pared. Los contadores deben
soportar transacciones de ltima hora an despus de cierre y encima de eso, producir los Estados
Financieros a la velocidad de la Luz, un pulmn respirndole en la nuca diciendo: Quiubo Ya?. Si no
lo sabe an, este libro le dar algunas bases para que comience a generar esos reportes con mucha
rapidez. Pero deber hacer un esfuerzo, romper un poco sus hbitos, armarse de paciencia, ir
aprendiendo, ensayando y con mucho cuidado introducir las nuevas metodologas, que deber probar,
o ejercitarse en ellas antes de implementarlas, para no pasar ratos desagradables con su jefe.
El libro cuenta con el apoyo que el autor del libro presta en la comunidad de Excel Audi, (antes Excel
Mquial)
http://www.facebook.com/groups/excelaudi/
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http://www.facebook.com/groups/excelaudi/
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Solo los profesionales de hoy que hagan un esfuerzo y propendan por aprovechar el potencial de la
herramienta que siempre ha estado desde cuando eran adolescentes, podrn hacer la diferencia e
imponerse a los dems. Y no debern temer que lleguen firmas de auditora del exterior quebrando
precios pues ustedes de la mano de Excel los podrn bajar an ms. En sus manos siempre ha estado
el poder para hacer Inteligencia de Negocios y Contabilidad Forense, solo por citar algunas actividades.
Espero que el libro sea de tu agrado y me colabores adquirindolo y dndolo a conocer con tus amigos
y colegas. Tambin te pido de todo corazn que me ayudes a combatir el problema de la piratera. No
permitas que el libro se fotocopie. Si lo haces, estars destruyendo la ventaja competitiva que
adquieres, lo que te diferencia de los dems, la posibilidad de mejorar y diferenciar tu talento la hechas
por la borda, y con todo lo que ello implica, me perjudicas tremendamente. Este proyecto lleva ms de
un ao, te aseguro que si hubiera nacido en cuna de oro seguramente no hubiera escrito un libro de
estos, pero la necesidad es la madre de la industria. Apelo a tu sentido tico y profesional para que me
ayudes en esta gesta. Espero que este trabajo rinda sus frutos para poder continuar con la labor
pedaggica de seguir enseando y escribiendo libros de Excel, que cubran otros temas igualmente
importantes en la organizacin.
Me doy cuenta de la cantidad de talento que tenemos entre nosotros. Las nuevas generaciones del play
station y el nintendo ya han crecido y vienen pidiendo pista, vidos de demostrar que son lo mejor de lo
mejor. El Contador y el Administrador del Futuro es aquel que es en todo momento resolutivo y a la
manera de los paisas, no preguntan Y ahora que hacemos? sino que piensan en cmo solucionarlo.
No ha notado que en nuestra profesin, los inconvenientes y los problemas son lo que nos da de
comer? Profesionales con una proactividad pasmosa, que no son esclavos del tiempo ni de la
costumbre, que no los atan los hbitos laborales sino que encuentran las mejores metodologas para
realizar todo mucho mejor, ms rpido, incluso ms bonito y a cambio de mas econmico, el mayor
volumen rendir y crear a su vez mayor valor. Profesionales que cuando el jefe va, ellos ya han vuelto,
y cada vez generan mayor valor agregado al trabajo. Nada le quedar Grande al Contador. Antes por
el contrario, comenzar a rerse de todas las adversidades. El Contador de este siglo XXI integrar ms
conocimiento de sistemas a su haber y verdaderamente, en lugar de trabajar principalmente para la
administracin de Impuestos, apoyar a la organizacin presentando informes acertados y oportunos
para una efectiva toma de las decisiones. Comienza dando ese primer paso o reafirmndolo si ya ests
en la senda, retoma la capacidad creadora que poseemos todos los seres y deslgate poco a poco de la
actividad hacedora. No olvides cuestionar, validar y verificar constantemente.
Finalmente te comparto esta cita milenaria del sabio Lao-Ts, que nos dej en su libro El Tao-T-
King:
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estuvo en capacidad de programar y hacer TODOS los clculos necesarios en toda la aplicacin, por si
mismo en tan solo un fin de semana. (No le suena tan familiar y repetitiva esta historia?)
Ren Pardo y Remy Landau, tampoco fueron ajenos a la larga lucha por lograr la patente, solo la
obtendran en agosto de 1982 despus de largos pleitos y por supuesto despus de todo ese tiempo, el
costo de la oportunidad, la imposibilidad de haber lanzado formalmente su producto al mercado
potencial. Esta informacin la puede ver en ingls en la pgina web de Ren Pardo.
Llega VisiCalc
Los medios indican que los trabajos de Pardo y Landau no tuvieron influencia directa en el desarrollo
del trabajo de Dan Bricklin, creador del programa Visicalc.
La idea se le ocurri en 1978 a Dan Bricklin a raz de un caso que deba resolver en la universidad de
Harvard y decidi programarlo en lenguaje BASIC. Como resultado, obtuvo una hoja de clculo capaz
de manipular 5 columnas y 20 filas. Como es visto lo nfima que era, le pidi ayuda a Bob Frankston,
Ingeniero del MIT (Massachusetts Institute of Technology) con el fin de expandir la hoja electrnica.
Posteriormente en otoo de 1978 se les unira Daniel Fylstra, tambin del MIT y de la escuela de
negocios ($) de Harvard. Como es natural, Fylstra vio el potencial comercial de la aplicacin si la hacan
correr en un microcomputador Apple. Los tres fundaron en enero de 1979 Software Arts Corporation y
comenzaron a mercadear Visicalc, (Visible Calculator). La empresa de Daniel Fylstra llamada Personal
Software se convirti en Visicorp; vendi casi un milln de copias del aplicativo.
Aparece la hoja electrnica Lotus 1-2-3
Posteriormente en los 80 entrara Match Kapor como diseador y gerente de producto de Visicorp, y
desarroll los programas Visiplot y Visitrend, los cuales vendi a los socios de la empresa por un milln
de dlares. Con estos recursos, mas el apoyo del inversionista Jonathan Sachs, fundaron Lotus
Development Corporation, para comercializar el producto que Kapor haba desarrollado, el Lotus 1-2-3.
En poco tiempo super a Visicalc. Integr graficacin y manejo de bases de datos, asignar nombres a
las celdas, definir rangos y hacer macros. Con el xito obtenido, al poco tiempo compraron Software
Arts y descontinuaron Visicalc, pues en su opinin Lotus 1-2-3 era superior a Visicalc. La seleccin
natural del sistema capitalista en accin.
Luego llegaron una multitud de hojas de clculo, quizs las de mayor recordacin fueron SuperCalc,
Qpro y Excel. En la batalla que seguira en los frentes legal, venta de empresas, participacin de
mercado entre otros, finalmente ganara Excel, la cual es hasta hoy el estndar universal de las hojas
de clculo. Lo que tanto critican algunos hoy en da, es lo que hizo que se impusiera sobre las dems:
el continuo desarrollo y mejora del producto, los cuales eran mucho ms rpidos que los de la
competencia, y los usuarios vean con expectativa las nuevas funcionalidades del software.
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Que es Excel?
Esta es mi definicin de lo que es Excel: Es el nombre de una aplicacin desarrollada por la Corporacin
Microsoft, (Empresa creada por el famoso Bill Gates) de tipo hoja de clculo que viene integrada en la
suite de aplicaciones de computador para la oficina, ms conocida como Microsoft Office, de la que se
sirve todo aquel que necesite crear informes, manejar o administrar o capturar y guardar (o todas las
anteriores) gran cantidad de informacin y con base en ella realizar anlisis, efectuar gran cantidad de
clculos y reclculos, los cuales sin una hoja electrnica o Excel que es la mejor de ellas, sera ms
complejo y dispendioso. Por esta razn son los Administradores de Empresas, Ingenieros, Contadores,
Auditores, Financieros, Economistas, profesiones y actividades similares de apoyo (Task force) los que
han encontrado en Excel su mejor aliado.
Veamos la definicin de Wikipedia, la enciclopedia gratis de internet:
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
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Las macros originales del 1-2-3 realizaron las tareas ejecutando las mismas teclas que un usuario
utilizara para llevar a cabo la misma tarea. Fue, por lo tanto, muy sencillo crear una macro porque no
haba virtualmente nada nuevo de aprender sobre el progreso de la manipulacin normal de la hoja
de clculo a la manipulacin programacin. Todo lo que ha haba que hacer era recordar que teclas
presion y anotarlas. Las nicas concesiones a la programacin tradicional fueron ocho comandos u
rdenes extra tales como el comando /x. Los comandos /x proporcionaron una manera primitiva de
toma de decisiones que poda ser ingresada por el usuario y una manera de construir mens.
Uno de los mayores problemas de las macros del 1-2-3 fue su vulnerabilidad. Todava no se haba
inventado el libro con varias hojas de clculo y las macros se tenan que escribir directamente en las
celdas de la hoja de clculo, junto con los dems datos que all haba. Las macros estaban a merced del
usuario; por ejemplo si se insertaban filas o columnas, esto afectaba el cdigo. Tambin estaban a
merced del programador, pues si se organizaban los datos de la hoja de clculo se afectara tambin el
cdigo.
A pesar de los problemas los usuarios revelaron su nueva capacidad de programacin y millones de
lneas de cdigo fueron escritos en este lenguaje de programacin, utilizando tcnicas recursivas para
superar las limitaciones. Muchos dependieron de cdigo que a menudo se diseaba mal, mal
documentado y sumamente vulnerable.
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(Excel), que contiene un objeto Libro de trabajo que contiene a su vez un objeto u objetos Hojas
que a su vez contiene un objeto Rango, nombres de celda, etc.
VBA es algo ms fcil de aprender que el idioma de macro de XLM. Es ms poderoso, es generalmente
ms eficiente, y le permite escribir cdigo bien estructurado. Usted tambin puede escribir cdigo mal
estructurado, pero siguiendo unos pocos principios, debe poder producir cdigo que es entendido
perfectamente por otros y es razonablemente fcil de mantener.
En Excel 5, el cdigo VBA fue escrito en mdulos, que tambin se organizan como las hojas de un libro
de Excel. Las hojas de trabajo, hojas de grfico, y hojas de dilogo fueron otros tipos de hojas que
podran ser contenidas en un libro de Excel 5.
Un mdulo realmente es como un procesador de texto con algunas caractersticas especiales que le
ayudan a escribir y a probar el cdigo.
Excel 97
En Excel 97, Microsoft introdujo algunos cambios dramticos en la interfaz de VBA y algunos cambios
en la modelacin de objetos de Excel. De Excel 97 en adelante, los mdulos no son visibles en la
ventana de aplicacin de Excel y los mdulos ya no son objetos contenidos en el Libro Excel. Los
mdulos son contenidos en el proyecto de VBA asociado con el Libro y slo pueden ser vistos y pueden
ser redactados en la ventana del Editor de Visual Basic.
Adems de los mdulos estndar, tambin se introdujeron los mdulos de clase, lo que le permite crear
sus propios objetos y conseguir acceso a eventos de aplicacin. Los comandos de las Barras de
herramientas (CommandBars) se introdujeron para reemplazar mens y barras de herramientas, y los
Formularios de los usuarios UserForms reemplazaron las hojas de dilogo. Ahora los Formularios solo
pueden crearse en la ventana del VBA. Como de costumbre, los objetos reemplazados se mantienen
operativos, pero se ocultan y no se documentan en las pantallas de ayuda.
En versiones anteriores de Excel, los objetos como los botones se empotraban en las hojas de trabajo
y slo podan responder a un solo evento, generalmente un clic del ratn. Al salir Excel 97 aument el
nmero de eventos a los que el cdigo VBA poda responder. Tambin se introdujeron los controles
ActiveX que pueden ser incluidos en las hojas de trabajo y los formularios (UserForms).
En esta versin el VBE proporciona mucha ms ayuda de la que haba estado disponible antes.
Por ejemplo, como se escribe cdigo, van apareciendo la sugerencia automtica y ayuda sobre los de
mtodos y propiedades de los objetos, valores de argumentos, parmetros de las funciones, entre
otros.
Excel 2000
En cuanto al editor de macros, el VBA Excel 2000 no introdujo cambios dramticos, hubo mejoras en
algunas caractersticas de Excel como las tablas dinmicas. Los usuarios web se beneficiaron con de
Excel 2000, especialmente por la capacidad de guardar libros como pginas web. Tena tambin
mejoras para usuarios con necesidad de compartir informacin.
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Excel 2002
Excel 2002 solo tuvo cambios incrementales; una vez ms, las mejoras estuvieron en la interfaz del
usuario antes que en las caractersticas de programacin. Microsoft se concentr en mejorar las
caractersticas web para distribuir los datos en internet. En el Editor VBA se incluy la proteccin,
SmartTags, RTD (los Datos en Tiempo Real) y apoyo mejorado para XLM.
Las caractersticas de proteccin permiten el control selectivo sobre las caractersticas que son
accesibles a los usuarios cuando se protege una hoja de trabajo. Por ejemplo, se puede tener control
sobre lo que puede alterar, que celda formatear, insertar o borrar filas y columnas.
Tambin incluy la posibilidad de especificar cules usuarios pueden editar reas especficas y adems,
si se quiere que utilicen una contrasea antes de hacer los cambios.
La caracterstica SmartTags es la que permite a Excel reconocer los datos escritos a mquina en las
celdas, como intuyendo lo que quiere escribir el usuario. Pero no solo eso: Excel 2002 puede
reconocer abreviaturas del mercado de valores, como MSFT de Microsoft. Cundo Excel ve un tem as,
muestra un smbolo de SmartTag que tiene un men mvil. Este men se puede utilizar para obtener
informacin relacionada, como la cotizacin de las ltimas acciones o un informe de resumen en la
compaa. Con esta opcin se puede crear nuevo software tipo SmartTag para obtener los datos
disponibles de la organizacin o a travs del Internet.
El RTD (los Datos en Tiempo Real) permite a los desarrolladores crear fuentes de informacin; Por
ejemplo, una vez que en una hoja se crea un enlace o vnculo a otra hoja de trabajo, los cambios
realizados en la fuente se muestran automticamente. Una buena utilidad si se desean obtener los
precios de las acciones que cambian en tiempo real durante una negociacin. Otras aplicaciones
pueden ser las de apuntar a datos de instrumentos cientficos o controladores industriales de proceso.
Como las tecnologas Web son cada vez ms crecientes, se mejor el XLM lo que signific que ahora
era ms fcil crear aplicaciones que intercambian los datos por Internet e intranet.
Excel 2003
En Excel 2003 se continuaron introduciendo caractersticas orientadas a Internet, mejorando el Xlm y la
asistencia en lnea, capacidad de compartir y actualizar los datos que utilizan los servicios de Windows
SharePoint. Se incluyeron funciones estadsticas; la caracterstica Lista fue introducida para permitir la
gestin mucho ms fcil de una mesa de base de datos. La caracterstica Lista hace ms fcil clasificar,
filtrar y para redactar los datos. Las listas tambin pueden ser integradas con SharePoint para compartir
los datos a travs de Internet. Tambin se incluyeron nuevas caractersticas para trabajar de manera
compartida los documentos y derechos de acceso.
Excel 2007
Excel 2007 represent el cambio ms grande de Excel desde Excel 97. El impacto ms grande fue la
nueva interfaz del usuario, que utiliza la Cinta (Ribbon) como el instrumento primario de navegacin,
reemplazando los tradicionales mens y barras de herramientas. Aunque la cinta es ms fcil de
aceptar por los usuarios nuevos, siempre significa que los usuarios experimentados tendran que
reeducarse.
Excel 2007 super con creces los viejos lmites, llegando a 1.048.576 filas y 16.384 columnas, por
ejemplo. Tambin hay muchos cambios a las caractersticas de las tablas dinmicas el acceso a las
mismas y los grficos ms accesibles y ms fciles de manipular.
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Las listas en Excel 2007, son ms fciles de manejar y tienen ms capacidad. La clasificacin (Ordenar)
y los filtros volvieron a ser diseados; pueden manejar hasta 64 criterios de ordenacin
simultneamente. Tambin se mejor el acceso a los datos externos, y aument la gama de fuentes
externas.
Excel 2007 acepta nuevos formatos de archivo que no eran compatibles en versiones anteriores,
aunque los datos pueden ser guardados en formatos ms viejos, aunque con la prdida de algunas de
las caractersticas nuevas. Si se quiere guardar un libro con macros, el archivo es diferente comparado
con un archivo estndar.
Los conceptos de seguridad se volvieron a disear introduciendo el Centro de Confianza. Las carpetas
se pueden designar como De confianza y las macros en estas carpetas pueden correr sin necesidad
de certificados digitales.
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No es normal que un profesional o cualquier empleado o asistente que se sirva de Excel, invierta (o
desperdicie) tanto tiempo trabajando de manera arcaica el Excel, cuando podran hacer muchas tareas
en segundos, liberando tiempo y evacuando cuellos de botella de informacin.
Por supuesto, no necesita seleccionar una muestra y sobre ella hacer los clculos de impuestos, nada
de eso, puede efectuar auditora al 100% de la documentacin y solo pedir los documentos fsicos en
los cuales se estn registrando diferencias entre lo calculado por la Macro de Excel vs. Lo contabilizado,
adems de una muestra adicional para verificar otro tipo de cumplimientos. (Que miedo un auditor as!!
Como har para detectar en cientos de registros en donde estn los documentos con problemas?
Ser Mago?)
Muestras Posteriores y selectivas son cosa del siglo XX. Mediante las macros, usted como jefe de
contabilidad (o sus mismos colaboradores pueden auto chequearse) puede revisar una cantidad enorme
de registros, ya que el que har ese trabajo ser el Excel mediante una macro, Excel ser en adelante
su mejor colaborador. Por lo tanto podr darse cuenta que si su equipo de trabajo, comienza a
maximizar el potencial de Excel, el rendimiento de su rea igualmente se maximizar y el tamao del
rea contable, o rea administrativa, o la que tenga lugar, no tendr que ser ms grande en trminos
de recurso de personal, o en otros casos no tendr que obligar a su equipo de trabajo a esfuerzos
laborales adicionales, que es lo que normalmente se ve en toda parte.
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se indicar como editar las macros para hacer ciertas cosas que el grabador de macros no puede. Solo
tenga en mente que el asunto es muy fcil , solo siga leyendo con atencin que mientras lo hace, el
conocimiento lo ir embargando.
El grabador de macros
Si usted va a grabar una macro, por lo general se tiene una idea de que es lo que va a grabar. Para que
no pierda tanto tiempo con el viejo pero largo truco de ensayo y error, es recomendable que escriba en
una hoja de papel (fsico) las acciones de lo que va a hacer, Por ejemplo: 1) Selecciono la celda A1; 2)
la copio; 3) me paso a la celda D10, 4) la pego.) Y as sucesivamente, o una lista de lo que siempre
hace, para que cuando est grabando la macro, tenga bien claro lo que va a grabar. Por supuesto, esto
no es de obligatorio cumplimiento, ni tiene que ser as. Puede ir grabando macros que ejecutan
pequeas tareas y luego probarlas, si van quedando bien, unirlas o pegarlas.
Antes de entrar en este tema es conveniente que conozca un poco ms sobre la interfaz de las macros
de Excel y el Visual Basic:
Entrando al modulo de macros en Excel 2003:
Una imagen vale ms que mil palabras, as que en la siguiente imagen puede ver la ruta del men a
travs del cual se llega en Excel 2003:
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Haga clic en el botn de abajo que dice Opciones de Excel. Llegar a esta ventana:
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En esta ventana active Mostrar ficha programador en la cinta de opciones (Est de tercera, en
Opciones principales para trabajar con Excel)
Haciendo clic en esta ficha (esto es, la ficha Programador) ya ver que tiene el modulo de las macros y
el Visual Basic:
Puede ver los conos de Visual Basic y Macros y todo lo dems en la ficha programador:
Cuando en ambos sistemas accede al Visual Basic, llega al siguiente mdulo: (En ambos Excel, 2003 y
2007 es casi lo mismo):
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Dado que este es un libro prctico, mas adelante, cuando editemos las macros entraremos a esta
opcin y explicaremos todo lo que sea relevante. No me interesa atiborrarlo de informacin de cada
una de las funcionalidades que hay aqu, pues esto, en este momento, en lugar de proporcionarle lo
que necesita, puede hacerlo pensar que el tema es complejo, y la verdad, nada mas lejos de la
realidad, es algo que como el truco del mago, una vez que lo conoces, se deja de sentir asombro, por
lo tanto, si vamos despacio, asimilar mejor el tema.
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En donde dice Macro1, puede darle el nombre que a bien tenga. Tambin puede usar una
letra que unida con la tecla Control (de su teclado), puede llamar la macro que grab y por lo
tanto ejecutarla de una manera mas rpida que si usa el ratn. Se podr dar cuenta que el
Excel como toda aplicacin que viene del norte, satisface la enorme necesidad de trabajo bajo
presin. Es bueno indicar de una vez- que un usuario Avezado no utiliza el ratn, para
ejecutar las diferentes funcionalidades de Office y de Windows utiliza los atajos de teclado o
Shortcuts. Estos atajos de teclado los puede conseguir en Internet, muchos sitios han puesto
la lista de atajos gratis (con el fin de que los visiten, claro est, solo busque en Google Excel
Shortcuts). Sigamos: En este momento NO le recomiendo que coloque una combinacin de
letras, dado que como le deca, por defecto Excel ya tiene muchas combinaciones de letras, por
ejemplo, copiar es Control+C, que se usa mucho. Si Usted a su macro le da tambin Control+C,
pues Excel le dara prioridad a su macro, -si la guard en el libro personal- y le correr las
instrucciones en el libro que se encuentre abierto, y le har un desorden tan complejo como las
instrucciones de su macro. Debe tener tambin MUY presente que cuando una macro se
ejecuta el botoncito de Deshacer no le revierte lo que hizo su macro.
De igual forma lo que va a grabar se puede guardar en el libro actual o, en el libro de macros
personal. La ventaja del libro de macros personal es que la macro le queda disponible siempre
que abra el Excel, mientras que si la guarda en Este libro (el suyo por supuesto), solo
funcionar o la podr correr o ejecutar si tiene abierto el libro en el que grab la macro.
Nota: Cuando le reinstalan el Excel, PIERDE sus macros de su libro Personal. Asegrese de
copiar todas las macros en un bloc de notas para luego volver a pegarlas en su nuevo libro
Personal. Casos he visto de amigos y amigas que se lamentan de perder las macros que
construyeron con tanto trabajo
Es bueno que le escriba una buena descripcin, para que, el que abra el libro (o an Usted
mismo despus de algn tiempo), sepa que es lo que hace su macro.
que simula ser el viejo botn Stop de las viejas
grabadoras o reproductoras de audio que usaban Casetes. (Si Usted es de la vieja guardia o
veterano/a como yo, debe de recordarlo). Creo que por asociacin de ideas del colectivo de
las personas, fue acertado disear los botones de las macros con los mismos conos:
Al dar clic en Aceptar, ver un botn
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En la siguiente imagen ver que se le informa al usuario que Excel est grabando. Fjese debajo
de donde dice Hoja1.
Usted dir, Pero grabando qu si no estoy haciendo nada? Efectivamente, si no ests haciendo
nada, pues Excel no graba nada simplemente est esperando que Usted haga algo tal como
seleccionar una celda, escribir algo, etc., para que el grabador de macros traduzca todas las
acciones que realiza en la hoja de clculo, al lenguaje de programacin Visual Basic.
Francamente, el desarrollo de funcionalidades como estas, han acercado al usuario comn y
corriente al mundo de la programacin sin ser programadores o Ingenieros de sistemas y por lo
tanto, como en todas las esferas en donde entra la automatizacin, desplaza mano de obra.... Y
los ingenieros de sistemas tampoco escapan a esta situacin.
Vamos a grabar algo muy simple, que nos servir para ver que es lo que hace Excel. Para
efectos ilustrativos a la macro le he dado el nombre de Alejo. No quiere decir que su macro
se llamar Alejo; dele un nombre cualquiera a su macro, -si es que va a hacer el mismo
ejemplo, que no creo necesario- y tngalo presente.
Voy a hacer la siguiente accin: (Recuerde que debe de estar la opcin Grabando activada).
En una hoja de calculo Excel, en la celda A1 que est all sealada en la imagen, voy escribir
Nombre en la celda B1, Direccin. En la celda A2, colocar el nombre Alejandro, en B2,
colocar Calle bsquela con Carrera encuntrela y, no mas.
lo cual se
Despus de haber realizado lo anterior, vamos por el men Herramientas Macro Macros, y
en la ventana que aparecer, seleccionamos con el puntero del ratn el nombre de nuestra
macro que esta dentro del cuadro de macros, (el alejo que aqu en la grfica est en color
azul, ese es el que debe seleccionar) NO el que est debajo de Nombre de la macro.
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Seleccione la macro de prueba (que en mi caso se llama Alejo) y haga clic en el botn
Modificar. Al hacerlo, llegar DIRECTO al editor de Visual Basic, (al cual tambin puede llegar
con la combinacin de letras Alt+F11) y se desplegar el cdigo o instrucciones que le indican a
Excel como hacer esas cuatro cositas:
Puede ver que Excel, dado que es una aplicacin hecha por una casa de software de los
Estados Unidos, pues escribe el cdigo en ingls, lo cual hace que para ellos (Los que hablan
ingls) sea ms fcil. Si comprende un poco de ingls igualmente comprender mejor todo lo
que escribe automticamente el grabador de macros de Excel, sino, no se preocupe que no es
nada del otro mucho, el asunto sigue siendo fcil. Siga leyendo:
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Range no es nada difcil, significa Rango y un rango en Excel NO se refiere a jerarqua como tal, ni
a categora ni a situacin social elevada; no obstante, la definicin mas acertada es aquella que nos
dice que Rango es una categora definida por un lmite superior e inferior. En lenguaje de Macros, ms
propiamente se refiere a la celda o rango de celdas que se indica dentro de los parntesis. En este
caso, el Rango de la celda A1, que es la casilla o celda de la columna A que se encuentra con la fila 1.
Range(A1) esta seguida de la palabra Select, todo unido se refiere a Seleccionar el rango A1.
En otras palabras Seleccione la Celda A1.
ActiveCell.FormulaR1C1 = nombre indica que en la celda seleccionada, la A1, que ahora es la
Celda Activa (ActiveCell) tendr el atributo Formula en este caso la formula simplemente es igual
a la palabra nombre.
Puede ver que las dems cosas que realic, Excel las traduce de la misma manera. Ahora, si guardo el
libro y voy a Herramientas Macro Macros, escojo mi macro alejo y le doy clic a ejecutar, esto se
realizar casi que a velocidad de la luz.
Pasos para grabar una macro con el grabador de macros en Excel 2007:
2) (En Excel 2007 la cosa por supuesto tiene que ser ms sencilla).
En la ficha programador, que ya sabe como llegar a ella en caso de que no vea la ficha
programador, haces clic en el botn Grabar Macro
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Al hacer clic saldr la misma ventana de Excel 2003 que se refiere a ponerle el nombre a la
macro, la descripcin, etc., al aceptar y continuar NO ver el botn flotante de stop que se ve
en Excel 2003, pero si lo ver en la parte inferior de Excel, as como tambin, en lugar de
grabar macro, ahora dice Detener grabacin.
Del resto, la cosa es bsicamente la misma. Excel 2007 reemplaz muchos comandos que se
lean en los mens, por Iconos ms vistosos y elegantes, y por lo tanto es mucho ms
Intuitivo que el men del Excel anterior.
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Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se colocarn uno detrs de
otro, hacia abajo, por filas, en la misma primera columna. El apellido ir en la segunda columna y ser
el apellido correspondiente a cada nombre, y tambin, se ir apilando uno debajo de otro. Una tercera
columna podr contener la direccin, y todos los datos relacionados con cada nombre, tal como numero
de identificacin, telfono, etc. Una imagen le ayudar a identificar mejor La diferencia entre un listado
de terceros y una base de datos de terceros:
Este es un listado de terceros:
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Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los
encabezados del listado salen en cada pgina del listado, los cuales tambin quedan en Excel y como
puede ver, para efectos de trabajar la informacin en Excel son basura, pues no agregan valor al
momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo ciudad,
que est en un rengln intermedio y no est alineado en la misma fila de cada tercero.
Cuando Usted tiene la informacin en forma de base de datos, puede maximizar el potencial de Excel.
Puede relacionar la informacin fcilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valor
agregado.
Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de Cifras fielmente tomadas.etc. es bueno
tener ambas fuentes, la base de informacin y la misma convertida a base de datos. De esta manera se
puede demostrar que los datos no se los ha inventado con Excel, y que fueron tomados de un sistema
en cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y hora.
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Si hacemos el buscar y reemplazar, (tecla control+b) de enero por febrero, ocurrir (en Excel 2007) que
Excel intentar actualizar valores, est buscando la hoja que contiene febrero, como no la encuentra,
despliega el explorador y le pide a usted que lo haga. Si da cancelar, se le reemplazar el valor de B3
que dice enero por febrero, pero se le daar la formula:
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Si hay muchas mas coincidencias de este tipo, ya puede ver como se le pueden desbaratar las
formulas.
Por otra parte, puede darse perfectamente cuenta que una vez conocida esta situacin, ya puede saber
como utilizarla a su favor, y es reemplazando con la correspondiente alevosa y premeditacin las
formulas que necesita que efectivamente se direccionen a la hoja febrero, marzo, abril, etc.
Ahora observemos que pasa en Excel 2003, ya que esto lo hemos probado en Excel 2007, como podr
darse cuenta por las imgenes:
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Pasa exactamente lo mismo. Ya sabe pues, lo que puede pasar si no sabe esto, y como lo puede
explotar conocindolo.
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comprobar porque aunque se ven como nmeros, Excel no puede hacer clculos con ellos, pues no son
datos numricos, son datos tipo texto. Una prueba es que Excel alinea por defecto los textos a la
izquierda y los numricos a la derecha, tambin, marca la celda en su esquina con una pequea
marquita de un color y si acerca el ratn, ver que se despliega un comentario automtico, el cual le
dice que el valor se ve como numero pero que para Excel no lo es puesto que esta precedido de un
apostrofo o de un espacio) pues los separadores de decimal y de miles no estn en consistencia con la
configuracin regional del teclado de su mquina. Lo que hago es sealar el rango que contiene el
nmero en forma de texto y le reemplazo el separador de miles por nada (es decir, en la parte del
cuadro de dialogo que dice reemplazar por, no coloco ninguna cosa) y luego procedo a reemplazar el
separador decimal por el que maneja mi computadora. Esto debera servir para solucionar el problema,
sin embargo algunas veces no es suficiente, por lo cual termino de darle un tratamiento con base en la
formula =Valor() escrita en una columna adyacente, que convierte los nmeros que estn como texto
en valor, y all si, definitivamente quedan convertidos.
Excel tiene algunos otros recursos que nos colaboran con este impase: Resulta que al abrir archivos
planos con Excel, Excel automticamente nos trae un Asistente o Wizard que nos orienta con la
conversin del archivo plano a Excel.
Muchos archivos tienen los campos separados por algn carcter especial, tal como una coma, un
espacio, tabulacin, etc., hay muchos tipos. Si coincide con uno de estos, pues facilitar mucho el
trabajarlos, pues una de las cosas mas dispendiosas de acomodar o corregir en el archivo plano son
esas columnas que nos parten los datos, ya sean datos de texto o datos numricos, datos de fecha,
etc., con lo cual una parte del dato queda en una columna y la otra parte del dato queda en otra
columna. Para que me entienda ms claramente: un valor numrico demasiado grande puede quedar
dividido entre dos columnas, luego viene el problema de tener que unir los dos fragmentos de nmero
en una sola celda, para poder trabajarlos con Excel
Pues bien, al llegar a ese paso, si Usted tiene clara cual es la configuracin regional de su teclado para
los nmeros en cuanto a los separadores de miles y separadores de decimal, es probable que no tenga
problemas, y Excel, con el asistente le solucionar el problema.
Si no sabe cual es la configuracin regional de su teclado vaya por Panel de control y verifquela.
Personalmente uso Espaol (Espaa tradicional), y las macros que se suministran con este trabajo
manejan los valores teniendo en cuenta esta caracterstica. Si su computador no tiene esta
configuracin es probable que cuando ejecute las macros, en donde halla valores queden errores y
Excel mostrar un tipo de error #VALUE!
A continuacin estn las imgenes del panel de control para el Windows Vista: de tal manera que le
sirva de orientacin. En Windows XP y los dems, llega a esta opcin por panel de control
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Corrigiendo los nmeros que parecen nmeros pero que son texto, en nmeros aceptados
como nmeros para Excel con la herramienta Buscar y Reemplazar.
Dando alcance al apartado anterior, este error es uno de los que mas te pueden ofuscar, si no conoces
bien que es lo que sucede.
Cuando abres un archivo plano (un archivo plano es un archivo que no tiene formato) con Excel, y ya
has usado el asistente para importar texto y ya lo tienes en Excel, probablemente tienes la situacin
que se observa en esta grfica:
Excel justifica por defecto los datos segn el tipo que se trate; tenga en cuenta que Excel justifica a la
izquierda (justifica, esto es ALINEA) todos los datos de tipo TEXTO. En este caso est justificando como
texto los valores que deberan ser numricos. Y esta verdad, encima la puedo comprobar, porque Excel
no puede sumar ambos nmeros. Esta es la razn del porqu la seleccion en la grfica, para que
Usted tambin constate que Excel no la puede sumar, solo la puede CONTAR, por eso nos indica en la
parte inferior Recuento:2
Como arreglo estos valores con el buscar y reemplazar:
Primero, me entero de cual es la configuracin numrica que mi teclado utiliza para separador de miles
y de decimales. En mi caso, el separador de miles ES UN PUNTO, y el separador de decimales es UNA
COMA. O sea, si se fija, se dar cuenta que es TODO lo contrario a como est el numero en el archivo
plano que acab de abrir. Entonces, para arreglarlo, lo que hago es, 1) Seleccionar las columnas que
tienen los datos numricos. En este caso, las columnas Saldo anterior, Dbitos, Crditos y Saldo Final.
Las Selecciono as:
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Luego, con estas columnas seleccionadas, vas por la ficha INICIO, grupo Seleccionar, y escogemos el
cono
Veremos que se despliegan unas opciones, y haremos clic en Reemplazar, como se ve en la figura de
la siguiente hoja:
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Le damos Aceptar, y Cerrar. Por ultimo, teniendo las columnas AUN seleccionadas, hacemos clic con el
botn derecho y en el men contextual, emergente que aparece, damos clic en formato de celdas, as:
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Y por fin, los datos quedan numricos, (te dars cuenta que Excel los justifica o alinea a la derecha) de
la manera que se puedan hacer clculos y operaciones en Excel, y ahora si, se puede ver que Excel los
suma:
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Por supuesto, esta accin se puede grabar en una macro, mas adelante se volver a tocar este tema.
NOTA:
Le recomiendo, que cuando abra el archivo plano, las columnas que contienen nmeros les coloque
TIPO TEXTO, y haga la operacin que se le acaba de explicar. De esta manera evitar que EXCEL
MALINTERPRETE los nmeros, pues si el archivo plano tiene el separador de miles en COMAS, y tu
configuracin numrica en puntos, es posible que nmeros muy grandes quedan como nmeros mucho
ms pequeos. Una situacin que a veces el asistente para importar archivos planos no puede
solucionar al aplicar la opcin Avanzado: Estos dolores de cabeza son ms frecuentes en los archivos
planos relacionados con el Kardex, en donde cambian las reglas, los separadores de miles no son comas
sino puntos. Hay que analizar bien la situacin y eliminar los separadores de miles ya sean comas o
puntos y los separadores decimales colocar el tipo que maneje nuestra computadora.
Sin embargo, si conoce bien el archivo plano, puede aprovechar la opcin Configuracin avanzada y
colocar los separadores COMO SE VEN EN EL ARCHIVO PLANO. Excel los acomodar de la manera en
que l los usa:
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Siguiendo con la grfica anterior del archivo plano, podemos ver que algunos archivos planos, colocan
la lnea de los valores un rengln por debajo de la cuenta y la descripcin, de tal manera que, queda un
espacio en blanco, como se ve en la seleccin de la imagen, y as sucesivamente con todas las lneas.
Ninguna cuenta tiene al frente en su mismo rengln su saldo inicial, debito, crdito y saldo final, sino
que estos valores estn un rengln por debajo.
Entonces seria DESEABLE que en el espacio en blanco, estuviera la cuenta, de tal manera que luego
nos quedamos solo con todos los valores de Saldo inicial, debito, crdito y Saldo final, y desecharamos
los dems.
Por el momento le voy a explicar como rellenar el espacio que esta en blanco, con los datos que estn
arriba de l. En primer lugar, vaya hasta la ltima parte inferior del archivo plano, tal como se ve en la
siguiente figura:
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Despus, vaya nuevamente por la ficha INICIO y seleccione de nuevo el cono de los binculos, este:
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Como ver, RELLENA de una sola vez, todas las celdas en blanco con la informacin que est
inmediatamente arriba. Ahora, solo necesita seleccionar la columna A hasta la B, y la copia y la pega all
mismo, con la opcin pegado especial, solo valores. As:
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As, desbaratar la formula que introdujo en las celdas en blanco, y le quedaran datos.
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Seleccione la ficha Programador, (si no la ve, psese a la seccin de macros para que sepa como sacar
la ficha) es decir, esta:
Haga clic en Visual Basic. Cuando haga clic, le saldr el editor de visual basic:
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Puede ver que en arbolito del explorador aparece una carpeta que dice mdulos modulo uno. (Si no
est, insrtelo con el men). De igual forma, aparece una hoja en blanco. En esta hoja es en donde se
coloca o se escribe o se graba el cdigo de las macros. En esa ventana, va a escribir este cdigo:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Esta macro me la hizo hace muchos aos (mas de 10 y) James Eduard Espitia Coronado, la cual a
diferencia de otras que circulan en Internet, me parece que es la ms prctica. James es experto en
Excel Macros, pues adems de que es Contador, es Ingeniero de Sistemas. Por supuesto que hay otras
adems de esta, he incluso esta misma se puede escribir sin necesidad de seleccionar las celdas, como
veremos en el apartado de las macros, pero entre las que siguen este procedimiento, me parece que es
muy buena por no decir, la mejor, adems de que le facilitar a Usted la comprensin de la misma.
Este es el cdigo que har esa operacin de copia. Asegrese de escribirlo correctamente, pues los
errores de ortografa o de transcripcin aqu se pagan caros, por el hecho de que la macro obedece las
ordenes que usted le est escribiendo, as que si escribe mal, pues Excel no le entender y le saldrn
mensajes de error. Permtame contino indicndole como terminar de colocar esta macro en su
maquina y luego paso a explicarle que es lo que hace. Una vez haya escrito el cdigo que hace la copia
y relleno en las celdas en blanco, deber quedarle algo as como esto:
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Ahora, recuerde que no ha grabado el libro, grbelo con un nombre, puede usar el botn de guardar, o
Archivo Guardar como de este men. Este botn guardar del editor de visual basic hace lo mismo que
el men de Excel.
De esta manera, esta macro funcionar SOLO en este libro. Es decir, si necesita usarla en otro archivo,
no la tendr disponible porque no tiene el archivo en el cual la grab, abierto.
Para tener la macro disponible en todo momento, tiene que meter la macro en un mdulo del libro de
macros personal, es decir, todo lo que anteriormente realizamos, pero metido en el
VBAProject(PERSONAL.XLSB).
Si no tiene el modulo1, pues ya sabes como insertarlo. En este modulo pegas la misma macrito
anterior. Cuando grabas la macro en el libro de macros personal, al cerrar Excel, el programa te
preguntar que si deseas que los cambios que hiciste en el libro de macros personal apliquen
permanentemente. Ante esta pregunta, normalmente se le dice que S. Si le das no, pues no te
guardar nada de lo que hiciste en el libro de macros personal.
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Ahora, si ests en Excel 2007 y lo guardas la macro en un libro, no debes guardarlo como un libro
comn y corriente. Debes de guardarlo como xlsm, libro de Excel habilitado para macros. Si lo guardas
en un libro comn y corriente, y Excel detecta que tiene un modulo de Visual basic, te saldr este
cuadro de dilogo:
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copiar, seleccionarla, copiarla, pasarme al siguiente grupo de celdas vacas, pegar la celda seleccionada,
y as sucesivamente.. Te dars cuenta que es una RUTINA y como rutina no es una excepcin, al
igual que todas las RUTINAS de la vida real pueden llegar a ser agotadoras y por lo montonas no
tardan tambin en ser muy aburridoras.
Ok. Puede darse cuenta que la tarea de COPIAR y PEGAR gran cantidad de veces es una tarea titnica
que solo la hace una persona asignada para hacerlo, que puede tardar mucho tiempo. Una forma de
hacerlo es la tcnica de rellenar las celdas en blanco que le expliqu en el apartado anterior, el cual es
muy buen truco para rangos no muy grandes, pues consumen mucha memoria de la mquina
computadora y esta otra opcin que es mediante MACRO, muy buena tambin, pero que, dicha sea la
verdad, no es TAN INSTANTNEA como la opcin de rellenar celdas, pero si es TREMENDAMENTE
RAPIDA.
Bueno, contino con la explicacin de lo que hace la macro Copiar:
Despus de haberle explicado el Asunto de cmo comienzan y terminan las macros, (con Sub y End
Sub) vamos con las siguientes lneas:
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
Ok. Primero que todo NO SE PREOCUPE SI NO ENTIENDE NADA DE LO QUE LEE O VE. Fjese que solo
son 6 renglones y adems, MUY CORTICOS!! Y ya le explico que es eso. Nada del otro mundo.
Las macros como son nativas de una nacin ANGLOPARLANTE, pues estn hechas en idioma INGLS.
Lo cual quiere decir que si Usted entiende ingls, algo comprender de lo que dice all. Pero como el
Ingls y el Espaol, son lenguajes hijos del Latn, pues ver que para nosotros incluso leer esas
palabras tambin nos son familiares.
Por ejemplo, la palabra Selection.. Pues significa SELECCIN.
Active. Activo
Cell. Esta si se la soplo: CELDA (uno de los cuadritos o casillas de Excel).
Fjese que se parecen : Celda-CELL.. Ve? Se da cuenta? La cosa es fcil.
Do: Si se acuerda del Ingls del Colegio, recordar que es el verbo hacer.
UNTIL . Esta tambin se la soplo: hasta que.
IF . SI
THENEntonces
END. FIN
FILL. RELLENAR
DOWNABAJO
OFFSET. El programa traductor de Idiomas Babylon traduce esto como deslucir; compensar,
contrarrestar, retranquear (?) pero yo dira mas bien que es algo as como DESVESE
Ok, despus de este MICRO glosario de trminos, le cuento que all lo que dice es esto:
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Entonces:
Do Until ActiveCell = "Fin"
Quiere decir: ejecute hasta que la celda diga Fin
If ActiveCell = "" Then
Si la Celda Activa es igual a vaco o ningn espacio, ningn espacio
se indica entre un par de comillas juntas
entonces
Selection.FillDown
Rellene hacia abajo
End If
Fin del SI
Si no se cumple que la celda est vaca, le decimos que se desplace una
celda hacia abajo:
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
Repita, gire o haga la rutina hasta que se encuentre con la palabra FIN.
Este Loop hace que la macro vuelva y comience desde el Do Until.
Bueno, ahora explico un poco ms lo del ActiveCell.Offset
Esta es la tcnica que tiene Excel para direccionarse hacia otra celda diferente de la celda actual sin
necesidad de indicarla como tal, la macro se va corriendo en diferentes celdas que se le van indicando y
este es el comando.
Es decir, el comando ordena a la celda activa cambiar la posicin, cambiar de sitio, y eso se indica
mediante coordenadas, de manera similar a las coordenadas geogrficas, que en este caso son filas y
columnas.
Dicho lo anterior,
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
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Le indica a la celda activa que se desve o desplace a la fila de abajo, cero columnas. El primer 1, es
la coordenada de la fila, el dato despus de la coma, se refiere a las celdas que se desplaza por las
columnas, como es cero, pues no se desplaza a la derecha, solo el parmetro de pasarse solo una celda
abajo.
Para ir a la celda anterior, la de arriba se le dira (-1, 0)
Una celda a la derecha sin moverse de la fila (0, 1)
Esta instruccin es importante aprendrsela, pues el grabador de macros de Excel NO LA HACE, pues
siempre que se selecciona una nueva celda, Excel crea el cdigo de la celda que se selecciona, por
ejemplo si selecciona la celda A1, el grabador de macros traducir
Range(A1).Select
Mas adelante en el tema de Macros, volveremos a trabajar el tema para que quede absolutamente
claro.
Ok. Ahora miremos como trabaja la macro: si sigui al pie de la letra las instrucciones ya la tenemos
grabada en el libro de macros personal, y solo nos falta usarla para rellenar las celdas en blanco: Por
ejemplo, mire la siguiente imagen:
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macro no reconocer donde detenerse y se ir derecho hasta el final de la hoja de clculo, y la nica
forma de detenerla es oprimiendo la tecla del computador de ESCAPE.
Aqu ya escribimos Fin en donde queremos que se detenga la macro. Ahora ubquese en la celda donde
debe arrancar la macro, esto es en A1, o en A10, Una que tenga CONTENIDO, DATOS en la columna
que necesita rellenar o copiar. Vaya por la ficha programador, escoja el botn macros, y seleccione la
macro COPIAR. Luego dele clic en Ejecutar:
Si todo est correcto, podr ver la macro dentro de las macros disponibles en el libro, as:
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Seleccione la Macro Copiar y haga clic en Ejecutar. Ver como hace la operacin a TODA VELOCIDAD:
Si le ha salido bien, a partir de este momento considero que se volver FANATICO de las macros,
porque se habr dado cuenta de la cantidad de trabajo que le realiza en segundos.
A este archivo solo le falta que lo ordene por la columna B y se deshaga de la basura sobrante de la
columna A, y luego mediante la herramienta TEXTO EN COLUMNAS, haga las particiones necesarias.
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En mi caso personal, solo a partir de este momento, comenc a trascender un poco ms el Excel
Intermedio y comenc a meterme tmidamente en el mundo de las macros. Lo que pasaba en mi caso,
es que la interfaz del Visual Basic, es una Interfaz que como todo lo nuevo parece extrao, y al no
tener asesora, (ni libros en nuestro medio y mas an en ese entonces sobre el tema y para completar
el Windows no vena en Espaol, como ahora) la incertidumbre reina y de la mano de ella el temor a lo
desconocido viene con su amiguito MIEDO, y creo que esa es una de las razones por las cuales, no nos
aventuramos a lo desconocido por nosotros mismos. Pero casi todo en la vida lo aprendemos
empricamente; los sistemas no son la excepcin, se tiende a volver uno Cacharrero, Cacharreando
es el termino usado en Colombia para referirse a que mediante el milenario mtodo de Prueba y Error,
vamos construyendo el nuevo conocimiento.
Antes de continuar con el tema de macros, necesito que asimile los siguientes temas que le voy a
presentar sobre Excel, ya que si los comprende, podr aprovecharlos cuando monte sus macros, pues
todo lo que se hace en Excel se puede grabar en macro.
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Filtros
A la hora de depurar los datos los filtros ofrecen un ENORME potencial. Y en el Excel 2007, ni hablar. La
principal diferencia de los filtros de la versin de Excel 2003 contra la versin del 2007, es que Excel
2003 solo podas hacer tres filtros, mientras que en Excel 2007 puedes ingresar mas de tres. (Pero ojo,
si colocas demasiados filtros la maquina se te puede quedar MUERTA, o informarte que la operacin es
muy compleja)
Como el tema que nos atae es la depuracin de los archivos planos, veremos con imgenes como los
podemos usar para depurar los archivos planos. Tenemos en la siguiente imagen un archivo plano
abierto en Excel:
Como podr darse cuenta, prefiero abrir el archivo plano con el asistente para importar texto Y NO
COLOCARLE COLUMNAS TODAVIA. Es decir, no uso ningn separador y toda la columna la selecciono
como que es de tipo texto. Empaqueto el archivo plano en la columna A, como se ve en la grafica. Esto
me facilita AGARRAR todos los registros indeseados mucho ms fcil. Luego, se puede proceder a la
particin, para eso existe la herramienta Texto en Columnas que ya hemos visto. Para meter el filtro,
simplemente vaya a la ficha inicio, y all, a la extrema derecha, seleccione el grupo de botones
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Puede ver que sali una pestaa all en la fila dos. Quiero que se fije que este archivo plano, todo el
encabezado del listado no nos agrega valor, es basura. Si se fija, vera que el encabezado tiene o
comienza con un palito de estos:| en mi teclado, el palito lo tengo al lado izquierdo del nmero uno
que est encima de la letra Q.
Esa caracterstica nos sirve para seleccionar un filtro que nos elimine en un solo tiro el encabezado,
puesto que este, siempre CONTIENE el carcter palito
Preste atencin a la siguiente imagen:
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|.
Hice clic en la pestaa del filtro y me sali el men emergente, por all me fui a la opcin Filtros de
texto, y luego, clic en contiene. Siguiente imagen:
Fjese que en Contiene puse el palito. Si no lo puede sacar con su teclado, pues copie el carcter y en
la caja de texto del autofiltro personalizado, pguelo con el men emergente.
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Fjese como quedaron seleccionados todos los encabezados QUE NO QUEREMOS TENER.
Solo nos falta eliminarlos, seleccionar desde la fila 2, hasta el final, y con el men emergente, dar clic
en eliminar toda la fila, as:
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Y eso es todo. No olvide quitar el filtro. As se utilizan los filtros para eliminar la basurita de los archivos
planos. Pasemos a la siguiente forma de eliminar la basurita, pues a veces este truquito no funciona,
sobretodo cuando estas manejando archivos muy, muy grandes.
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Cuando he tenido que trabajar archivos tan grandes? Como le mencionaba, he tomado el universo
completo del kardex, he depurado el archivo plano y una vez convertido en base de datos lo he
cruzado, verificando si los documentos me cuadran contra el archivo plano depurado del libro auxiliar.
Mas adelante, en tablas dinmicas, ver COMO PUEDE HACER ESTO EN SEGUNDOS, Y
CONCILIACIONES REALMENTE INMENSAS LAS PUEDE HACER EN SEGUNDOS.UNA COSA
SENCILLAMENTE INCREIBLE.
Ok. Sigamos:
De acuerdo al archivo del grafico que le vengo enseando, le voy a mostrar en las siguientes graficas
como seria el asunto:
En primer lugar, cuando comience a utilizar la opcin de Ordenar, le aconsejo que Inserte una nueva
columna (de primera, es decir en la columna A) y coloque a todo lo largo de esta columna, de arriba
hacia abajo, una serie de nmeros del uno, hasta el final del archivo. Esta tcnica la usan mucho por
ah y la verdad que es til, puesto que, si Usted desordena el archivo, siempre que vuelva a ordenar por
la nueva columna 1 que contendr la serie de nmeros, el archivo le quedar ordenado como estaba
originalmente.
Pero, Cmo colocar esa serie rpidamente? Por lo general los usuarios colocan en la celda A1, el
numero 1, y en la A2, el numero 2, seleccionan las dos celdas y van arrastrando hasta el final. Si el
archivo es muy grande, probablemente se quede unos buenos minutos EN ESAS. La forma ms
rpida, de hacer en segundos, el relleno de la serie, casi automticamente, es de la siguiente forma.
Preste atencin:
Paso 1: Inserte dos columnas.
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All mismo, de una vez, oprima la celda FIN y a continuacin la flecha hacia abajo. Llegar hasta la
ultima celda de Excel en la columna A, la celda 1.048.576 luego se desplcese a la celda C
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Estando en la celda C1048576, oprima nuevamente FIN y luego la flecha arriba. Con esta accin, el
cursor se estrellar con el final del listado:
Estando ya, en la ltima parte, o final del listado, desplcese nuevamente a la columna A. All, coloque
una marca tal como una x, as:
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Luego, copie esa celda con control, oprima al mismo tiempo la tecla Short, luego FIN, y luego la flecha
del cursor arriba. Ver como selecciona todo el rango, desde la ltima celda hasta la primera. Luego d
enter para que se pegue en el rango todo lo copiado:
Listo, ahora ubquese en la celda B1, e ingrese el numero 1, luego en B2 e ingrese el numero 2. Luego
seleccione estas dos celdas, B1 y B2, as:
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Luego ubique el puntero del ratn y haga doble clic en la esquina inferior derecha del cuadro de las dos
celdas enmarcadas: Para que me entienda ms fcil, es hacer doble clic en este punto:
(Cuando se posiciona encima de ese mini cuadrito negro de la esquina, el cursor se convierte en una
cruz negra delgada.) En cuanto haga doble clic all, la serie del 1 hasta el ultimo nmero se llenar
automticamente, pues tiene una referencia de celdas por la que seguir el rastro y son las que usted ya
cre rpidamente a todo lo largo de la columna A, cuando marc con x todas las celdas.
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De esta manera, puede hacer la serie que le ayudar a Ordenar originalmente el listado que
ordenaremos por otro criterio que nos facilite reunir en una sola zona la basurita y poder eliminar esas
filas basura. Recordemos que este mtodo es alterno a eliminar la basura con filtros, pues al tratarse de
archivos demasiado grandes, Excel podra negarse a hacerlo por insuficiencia de recursos.
Sigamos: Una vez creado el serial, puede eliminar la columna A, esto es, la que contiene las x, pues
ya no la necesita, ya cumpli su cometido de ayuda:
Listo, teniendo esta serie de nmeros como ayuda, podemos proceder a ordenar por la columna B, al
hacerlo, todos los campos que son similares se ubicarn unos debajo de otros, y esto es lo que
queremos que esas lneas de datos de formato de listado que no aportan nada, queden juntos de tal
manera que podamos seleccionar esas filas y eliminarlas:
Puede seleccionar toda la tabla de datos ubicndose en A1 y oprimiendo Crtl+Shift+*, luego vaya a la
ficha Ordenar datos y ordene por la columna B:
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Si se va desplazando hacia abajo, ver que la basura qued por all abajo: (a veces queda en la parte
superior, en todo caso, al desplazarse encontrar en donde le qued reunida la basura):
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En este punto, ya puede seleccionar, por ejemplo, en este caso, las filas que contienen esas rayas que
no agregan valor:
Y las puede eliminar, o puede optar por seguir la seleccin con lo que contina, (los lapsos) que
tambin son basura, y luego, eliminar todas esas filas.
Y as, sucesivamente, va eliminando la basura (incluidas esas celdas en blanco) y luego ordena todo
nuevamente por la columna a, y retorna al orden original del listado, pero, ya ser sin la basurita de los
encabezados:
Aqu ilustramos como seleccionamos la basurita de los encabezados y vamos a eliminarla:
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Esta es la manera en la cual, Ordenar los datos nos puede ayudar a depurar los archivos planos muy
grandes que no se pueden limpiar con los filtros.
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En este caso estamos haciendo un ejemplo mediante el cual estamos revisando rpidamente si los
asesores comerciales o representantes de ventas han logrado el objetivo. Si usted, como jefe, debe de
revisar si cumplieron o no, podr darse cuenta que en una cuadrilla de muchos vendedores, la tareta
puede ser un poco dispendiosa de lograr. Sin embargo, si Usted monta una formulita Si condicional, se
puede deshacer de esta tarea engorrosa, en segundos. Como? Simplemente evaluando la condicin de
la celda que contiene las ventas contra el objetivo, comparando que, si el valor de las ventas es mayor
o igual que el objetivo, pues nos alerte colocando un texto, que puede ser la palabra Bien o Mal. En
la columna F, se ha puesto la formula que est en las celdas E que hacen la comparacin.
Ahora ampliemos mas el conocimiento de la funcin Si mirando la ficha tcnica:
Que hace?
Evala una condicin.
Si la condicin se cumple se considera VERDADERO.
Caso contrario se considera FALSO.
Dependiendo de este resultado, una de dos acciones se pueden llevar a cabo.
Sintaxis
=SI(Condicin, Accin Si es Verdadera, Accin si es falsa)
Por lo general la condicin evala dos celdas, tal como A1=A2.
Las acciones verdadera y falsa pueden ser nmeros textos o clculos.
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Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
La siguiente tabla muestra los resultados de ventas y objetivos de algunos representantes de
ventas.
Cada uno de ellos tiene su propia meta la cual debe alcanzar.
La funcin =SI() se utiliza para comparar las ventas con la meta.
Si las ventas resultan mayores o iguales a la meta se muestra el resultado "OK".
Si las ventas no alcanzan el objetivo se muestra el resultado "No alcanzado"
Observe que el texto que se inserta en la funcin =SI() se debe encerrar en doble comilla.
Ejemplo 2
Este ejemplo es similar al anterior.
En esta ocasin se calcula la comisin a ser pagada.
Si las ventas son mayores o iguales a la meta, se paga una comisin de 10% sobre las
ventas.
Si las ventas no alcanzan la meta, se paga una comisin del 5%.
Ejemplo 3
Este ejemplo utiliza la funcin =Y() con la funcin =SI()
Un comerciante concede un 10% de descuento en algunas lneas de sus productos.
El descuento se concede en los productos que estn en oferta especial, y cuando el
pedido es mayor a $1.000
La funcin =Y() se usa con la funcin =SI() para verificar si el producto esta en oferta y si
el pedido se encuentra por encima de $1.000
De manera similar, puede anidarse la funcin O para verificar el cumplimiento de una de dos
condiciones, en lugar de que se verifiquen que sean dos condiciones al mismo tiempo, efecto que se
consigue con la funcin Y.
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Funcin Izquierda
Que hace?
Trae un nmero determinado de caracteres desde el lado izquierdo de un texto.
Sintaxis
=IZQUIERDA(Texto original, nmero de caracteres requeridos)
Formato
No se requiere.
Ejemplo
La siguiente tabla se usa para extraer el primer nombre de una persona desde su nombre
completo.
La funcin =ENCONTRAR() se usa para localizar la posicin del espacio entre el primer y
segundo nombre.
Entonces el largo del primer nombre es la posicin del espacio menos un carcter.
La funcin =IZQUIERDA() puede ahora extraer el primer nombre basado en la posicin del
espacio.
Se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial y nos dan muy buenas
soluciones.
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Funcin Derecha
Que hace?
Extrae un nmero especfico de caracteres desde la derecha de un texto.
Sintaxis
=DERECHA(Texto Original, Nmero de caracteres requeridos)
Formato
No se requiere
Ejemplo
La siguiente tabla fue usada para extraer el segundo nombre de un texto que contiene nombre y
apellido.
La funcin =ENCONTRAR() ubica la posicin del espacio entre el primero y el segundo nombre.
La longitud del segundo nombre se calcula restando la posicin del espacio de la longitud total
del nombre completo, con lo que la funcin =DERECHA() ya queda en condiciones de extraer
el segundo nombre.
Al igual que en el caso anterior, se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial
y nos dan muy buenas soluciones.
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Funcin Extrae
Que hace?
Trae un pedazo de texto desde la mitad de una celda con texto.
Para tal fin necesita saber el punto de inicio y cuantos caracteres traer.
Si el nmero de caracteres a traer excede el nmero de caracteres disponibles, trae los
caracteres disponibles.
Sintaxis
=EXTRAE(Texto Original, Posicin de inicio, nmero de caracteres a traer)
Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
La siguiente tabla usa la funcin =Extrae() [en Ingls =MID()] para extraer un cdigo postal
desde un ID utilizado por la compaa.
En este caso, se asume y aplica que siempre se usa el mismo formato con la misma cantidad de
Caracteres. El cdigo postal se encuentra en la 5ta y 6ta posicin.
Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como extraer un tem el cual es de longitud variada, el cual se
encuentra dentro de una pieza de texto que NO tiene un formato estndar, pero que siempre se
encuentra entre dos smbolos slash /.
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Funcin Concatenar
Que hace ?
Esta funcin une piezas de texto separadas.
Sintaxis
=CONCATENAR(Texto1,Texto2,Texto3...Texto30)
Hasta 30 textos se pueden encadenar
Formato
No se necesita.
NOTA
Puedes lograr el mismo resultado usando el operador & Ampersand, normalmente
se
encuentra en la tecla Shift + 6
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Funcin Espacios
Esta funcin es til cuando se hace limpieza de los campos de un archivo plano, pues, para Excel, lo
que no se ve, no quiere decir que no est all, y estos espacios a menudo son un problemita serio, que
no permite que otras funciones tales como =BuscarV() o =Sumar.Si no operen como se espera, y uno,
se arranque las mechas sin poder entender porque no funcionan las @#?$& funciones. Entonces,
piense que tal vez el valor buscado o sumado no es exactamente igual, Revise y depure los campos con
la ayuda de esta funcin.
Que hace?
Remueve espacios indeseados de una pieza de texto.
Los espacios antes u despus del texto se remueven completamente.
Los espacios mltiples dentro del texto quedan en un solo espacio.
Es til para limpiar informacin que baja de los programas contables que residen en los
servidores, sobretodo
los espacios que quedan al final, que son invisibles y que presentan molestias en los
programas que validan
Informacin.
Sintaxis
=ESPACIOS(Texto a corregir)
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Funcin Texto
En algunas ocasiones, necesitamos que los nmeros se ordenen como si fueran un texto y no un
nmero, ya que la ordenarlos como nmero se acomodan de menor a mayor cuanta, mas no por los
caracteres del texto, y en ocasiones, por ejemplo, necesitamos que el 11 quede debajo del 1. (Ejemplo,
el disponible, debajo del 1, Activo). Para esto, podemos usar la funcin texto, que es muy fcil de usar
como ver a continuacin.
Que hace?
Convierte un nmero en texto.
Se necesita especificar el formato de texto en la funcin.
No est de ms indicar que una vez convertido Excel dejar de tratarlo como nmero, por lo que
no podr hacer clculos con l
Sintaxis
=TEXTO(Nmero a Convertir, Formato de Conversin)
Funcin Valor
Esta funcin toma un nmero que est en formato Texto y de manera similar a la funcin texto, lo
convierte en tipo nmero.
Ejemplo:
En la depuracin de archivos planos esta funcin es de mucha utilidad, como le mostrar a
continuacin:
Como puede ver, este segmento de archivo plano est empaquetado en la columna A. Mediante la
herramienta Datos Texto en Columnas, podemos traer el asistente de importacin de archivos planos,
y hacer la particin del segmento plano, estos es, asignar las rayitas que sern las columnas, as:
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En la siguiente seccin, observe que los valores crdito van con un CR, en ese punto, observe como
contino haciendo la particin:
En el siguiente paso, le aconsejo que le coloque a todos los datos que son tipo texto, hasta para los que
se ven como nmeros. Es mejor, ya que algunos valores numricos son algo confusos, y Excel nos los
puede traer de manera errada. Posteriormente les daremos el mismo tratamiento que les dimos en el
apartado en el cual explicbamos como arreglar estos valores con el buscar y reemplazar. No obstante
hacer este truco, es posible que algunos datos an se resistan a ser convertidos en valores, entonces,
all es cuando entra la funcin valor en accin:
Aprovechando que ya vimos la funcin =SI(), vamos a usarla para que los valores que tienen un CR al
lado, sean multiplicados por -1: Primero vamos a arreglar los valores de la columna C con esta formula:
Si D2 es CR, entonces multiplique C2 x menos 1, sino, djela igual, esto es, coloque C2:
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Ahora, como decamos que es probable que existan nmeros tipo texto que se resisten a convertirse en
datos numricos, usramos la funcin =Valor(); entonces, anidmosla dentro de la formula si:
Observe que si es CR, despus del punto y coma hay un signo menos que antecede a la funcin
=Valor().
Casos ms difciles en cuales se necesita extraer el valor de una cadena de texto:
Si el nmero se encuentra en la mitad de un texto largo, se tendr que extraer usando otras funciones
de texto tales como =HALLAR(), =EXTRAE(), =ENCONTRAR(), =SUSTITUIR(), IZQUIERDA() o
DERECHA()
Caso 1:
En este caso, estamos extrayendo y encontrando con ayuda de la funcin Hallar, el signo $ pesos que
antecede el nmero que siempre se encontrar a la derecha. La funcin extrae toma la celda, luego
pide el segundo argumento que es, desde donde le hago la extraccin? Le decimos con ayuda de
=Hallar() que lo haga desde donde aparezca el signo pesos, y de all que tome 99 dgitos. Todo es
encapsulado o tomado en conjunto por la funcin valor, que convierte el texto numrico extrado, en
un valor.
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Caso 2
Este caso es ms complicadito que el anterior, pero igual, nada que no sea posible de hacer.
El valor en porcentaje es de una longitud variable, puede ser uno dos o tres dgitos de largo.
La nica manera de identificar el valor es el hecho de que siempre termina con el signo %.
No hay forma de identificar el comienzo del valor, lo nico es que viene precedido por un espacio.
El principal problema es calcular la longitud del valor a extraer.
Si la extraccin asume el largo mximo de tres dgitos y el signo de %, se tendrn errores cuando
el porcentaje se de slo un dgito de largo, cuando se hallen caracteres alfabticos adyacentes.
Para resolver el problema la funcin =SUSTITUIR() se utiliza para incrementar el tamao de los
espacios
en el texto.
Ahora cuando la extraccin tenga lugar cualquier carcter innecesario estar precedido de
espacios
los cuales sern ignorados por la funcin =VALOR()
Se recomienda estudiar las funciones de primer y segundo nivel usadas aqu, tales como
=HALLAR()=SUSTITUIR() y =EXTRAE()
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Funcin Hallar
Que hace ?
Busca una letra o cadena de caracteres dentro de una pieza de texto y cuando la encuentra,
muestra el nmero de la posicin de la letra o primera letra del texto o letra buscado.
Si la letra no est, se indica un error tipo #VALOR
NOTA : Esta frmula NO diferencia entre maysculas y minsculas.
Sintaxis
=HALLAR(Texto buscado, Texto, Posicin inicial)
Texto buscado: Es el texto que se desea encontrar. Se puede usar * como carcter comodn; es
decir, por ejemplo, para buscar cualquier texto que contenga una parte de las letras "*ola*"
Texto: Es la pieza de texto en la cual se buscar la letra.
Posicin inicial: Es opcional, especifica el punto en el cual la bsqueda del texto iniciar.
Formato
No se necesita, el resultado se ensea como un nmero.
Funcin Sustituir
Si Usted es contador y le ha tocado manejar informacin exgena que solicita el fisco, le habr tocado
lidiar con los caracteres extraos que a veces salen en los archivos importados. Esta funcin ofrece
una excelente manera de corregirlos.
Que hace ?
Reemplaza una pieza de texto con otra.
Puede reemplazar todas las ocurrencias de texto o una instancia especfica.
Considera maysculas y minsculas.
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Sintaxis
=SUBSTITUIR(Texto Original, Texto a Remover, Texto a Insertar, Instancia requerida)
La instancia es opcional, Si se omite todas las instancias se sustituyen.
Formato
No se requiere.
Nota
Como esta frmula distingue Maysculas y minsculas, puede usar otras funciones de texto que
aseguren el efecto deseado tales como =MAYUSCULA, =MINUSCULA() o =NOMPROPIO()
Funcin Mayscula
Que hace ?
Convierte todos los caracteres de una celda a mayscula.
Sintaxis
=MAYUSCULA(Texto a Convertir)
Funcin Minscula
Que hace ?
Convierte todos los caracteres de un texto a minscula:
Sintaxis
=MINUSCULA(Texto a convertir)
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Funcin Nompropio
Que hace ?
Esta funcin convierte las primeras letras de cada palabra en maysculas y las dems letras en
minsculas.
Sintaxis
=NOMPROPIO(Texto a Convertir)
Antes de continuar, es posible que usted se est preguntando como hacer que solo la primera celda
quede en mayscula y las dems en minscula. Cuando se arman los balances con sus notas, por lo
general, el estilo del texto de los nombres de las cuentas es de esta manera, y para esta tarea, esta
funcin =NOMPROPIO() sencillamente NO SIRVE.
Que hacer?
Le tengo la solucin, anidando las funciones vistas, as:
Esta anidacin arranca primero convirtiendo la primera letra de la izquierda en mayscula, luego,
amarra el resultado de esa primera formula o funcin concatenndola con el ampersand & a la
siguiente funcin: Minscula. Y minscula anida dentro de ella la funcin Extrae, que, como su nombre
lo indica, extrae desde el segundo digito a la derecha hasta 100 dgitos. Al estar anidado dentro de
minscula, todo lo correspondiente al segundo digito hasta 100 dgitos es convertido a minscula.
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Funcin Largo
Que hace ?
Cuenta el nmero de caracteres, incluyendo espacios y nmeros de una celda que contiene
texto.
Sintaxis
=LARGO(Texto)
Funcin BuscarV
Probablemente BuscarV sea la funcin mas utilizada de Excel, con justa causa, por el enorme potencial
que ofrece. Sin embargo, combinada con otras funciones ofrece un potencial todava mayor, por esa
razn nos detendremos un poco ms en esta funcin, para que comience a aguzar su mente y su
creatividad.
Que hace ?
Busca un tem debajo del encabezado de columna indicado, en las filas de esa columna,
y cuando lo ubica, se v por ese rengln de fila atravezando la tabla hacia la derecha, y se
detiene en el nmero de columna indicado, trayendo el valor que requiere el usuario.
Sintaxis
=BUSCARV(Item a Encontrar, Rango o Tabla de Bsqueda, Columna de la que se debe traer,
Ordenado o Desordenado)
El Item a Encontrar es un solo item especificado por el usuario.
El Rango o Tabla de busqueda es el rango de informacin con ttulos en sus encabezados de
columna.
Columna de la que se debe traer es el nmero de columna contando a partir de la primera que se
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utiliza, pues una vez hallado el Item en la fila de la primera columna, se atraviesa la tabla hasta
cierto nmero de columna.
Ordenado o Desordenado se usa cuando los encabezados de columna estn ordenados.
VERDADERO o 1 si est ordenado, FALSO o 0 (cero) si no. Con Verdadero, si no encuentra una
coincidencia exacta trae la mas parecida, con Falso si no halla la coincidencia exacta, trae un
error tipo #N/A
Formato
No se requiere.
Ejemplo 1
Esta tabla es usada para encontrar un valor basado en un mes y nombre especficos.
La funcin =BUSCARV() se usa para rastrear abajo para encontrar el nombre.
El problema surge cuando una vez encontrado, no sabemos en cual columna de mes detenernos.
Para resolver el problema se obtiene ayuda de la funcin =COINCIDIR().
La funcin =COINCIDIR() busca en la lista de nombres para encontrar el mes que se requiere y
calcula la posicin del mes en la lista. Pero debido a que la lista de meses no es la misma que
el rango de bsqueda, se le debe adicionar un 1 para compensar.
Con lo anterior, la funcin =BUSCARV() ahora usa la posicin del mes que le entrega la funcin
=COINCIDIR() con lo cual puede cumplir el siguiente paso, que es atravesar la tabla o rango
para traer el Item que finalmente se encuentra en la columna del mes.
La funcin BUSCARV() usa FALSO al final de la funcin para indicarle a Excel que los
encabezados de fila no estn ordenados.
Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como la funcin =BUSCARV() se usa para traer el costo de un
repuesto de diferentes marcas de carros.
La funcin =BUSCARV() busca hacia abajo, de los encabezados de fila en la columna F
el repuesto de la columna C.
Cuando lo ubica, =BUSCARV() busca a travs de la tabla para encontrar el precio, usando el
nmero de posicin que le entrega la funcin =COINCIDIR() y as ubicar el nmero de
columna para la marca del carro.
La funcin utiliza rangos absolutos indicados por el signo $. Esto asegura que cuando la
frmula es copiada a mas celdas, los rangos de =BUSCARV() y =COINCIDIR() no cambien.
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Ejemplo 3
En este otro ejemplo ms complejo, un vendedor de materiales de construccin, ofrece
descuentos en los pedidos ms grandes.
La tabla de costo unitario contiene el costo de 1 unidad de Ladrillo, Madera y Cristal.
La tabla de descuentos contiene diferentes descuentos para diferentes cantidades de cada uno
de estos productos.
La tabla de rdenes se usa para ingresar las mismas y calcular el total.
Todos los clculos tienen lugar en la tabla de rdenes.
El nombre del producto se indica en la columna C.
El costo unitario de cada producto se busca en la tabla de costo unitario.
La opcin FALSO se utiliza al final de la funcin para indicar que los productos en los
encabezados de la tabla costo unitario no se encuentran ordenados.
Usando esta opcin se indica a la funcin que busque la coincidencia exacta. Si la coincidencia
no se encuentra, la funcin produce un error.
=BUSCARV(C140;C128:D130;2;FALSO)
Luego el descuento se busca en la tabla de descuentos.
Si la cantidad ordenada coincide con el valor del encabezado de la tabla de descuento, la funcin
=BUSCARV()
ubicar en esa columna hacia abajo para seguir buscando el descuento correcto.
La opcin VERDADERO se utiliza al final de la funcin para indicar que los valores se encuentran
ordenados.
Adicionalmente, permite a la funcin hacer una coincidencia aproximada, lo cual sirve para el
propsito planteado, pues si la cantidad ordenada no coincide con ningn valor del encabezado
de la tabla de descuentos, el siguiente valor mas cercano pero bajo es escogido.
=BUSCARV(D140;F128:I130;COINCIDIR(C140;G127:I127;0)+1;VERDADERO)
100
En primera instancia puede parecer complicado, si Usted est suscrito (gratis) en nuestra web, puede
descargar los ejemplos en archivos Excel, de tal manera que le facilite el aprendizaje.
Ejemplo 4
Se muestra como anidar la funcin =ESPACIOS() dentro de =BUSCARV(), para eliminar la
posibilidad de que la frmula nos muestre un error tipo #N/A, cuando en realidad el Match SI
existe.
Debe tener sumo cuidado y tener en cuenta que algunos Items puede que se vean iguales pero
que es probable que para Excel no lo sean.
De igual forma se muestra como deshacerse del error #N/A cuando se tiene certeza de que en
verdad NO aparece
el item buscado.(Solo se quiere descartar el error #N/A,)
Para este fin nos valemos de la funcion =SI() y la funcin =ESNOD()
Tenga en cuenta que si ha bajado informacin de un servidor en el cual reside el programa de
control, es probable que haya importado informacin con caracteres extraos, con lo cual Excel
tambin el mostrar un #N/A
101
Como usted sabe que la funcin =SI() toma accin para el caso en el cual sea verdadera o falsa
una condicin, pues nos valemos de ella y de la funcin =ESNOD() para realizar la tarea anterior.
En primer lugar, ESNOD evala si la funcin BUSCARV muestra un error #N/A. Si no lo es, no
pasa nada, pues se pasa a la accin para el caso en que el error sea falso, y esa accin es que
se realice la funcin BuscarV otra vez.
Pero SI en verdad ESNOD est arrojando un error tipo #N/A, entonces internamente arrojar un
VERDADERO,
que ser interpretado por la funcin SI, y en consecuencia, la funcin SI har lo que le pedimos
en la formula, que es, que emita un mensaje al usuario. (El mensaje se debe colocar entre
comillas).
Si desea que aparezca un cero 0, coloque el cero sin las comillas.
Si desea que aparezca NADA, no coloque nada entre las comillas, as: ""
O si desea realizar otra accin mediante otra frmula, colquela en esa parte del argumento.
102
103
Aqu se busca el producto en la tabla de precios del mes, cuando encuentra el producto, busca el
nmero del mes en la tabla de los meses, para saber cual de los precios por mes traer.
104
En ocasiones necesitamos montar una formula que nos ubique primero la categora y dentro de ella,
ubique el siguiente dato, para traer una tercera informacin.
Una solucin es combinar la funcin BuscarV o BuscarH con la funcin Coincidir. (Ya se present un
ejemplo de estos anteriormente) Primero se debe de reorganizar la tabla de datos, como se muestra a
continuacin, dependiendo de la funcin que utilices:
105
Bueno, y como se hace la formula que nos traiga un dato, dada la categora, subcategora, y otra SUB
de la subcategora ?
Aqu hay un ejemplo, se hace mediante una formula matricial. .. Revise la funcin en la celda E59:
Tabla Ejemplo:
Para lograr este cometido, de buscar en una Categora, una subcategora y luego en una tercera Sub
categora, ya abandonamos la funcin BuscarV, y nos valemos de otras funciones de bsqueda: ndice
106
y Coincidir, pero ingresadas como funcin matricial. Para entender como operan las funciones
matriciales, por favor vaya al apartado que explica el tema, por lo pronto, debe saber que este tipo de
formulas se escriben pero se ingresan NO dando enter, sino, oprimiendo al mismo tiempo, las teclas
Control + Shift + Enter.
Si muy buena su solucin pero, yo quiero que me traiga la columna que yo quiera Como se
hace ?
Aqu hay una variacin del caso anterior, para que no diga que no se le trata bien
Con otro coincidir ubica la columna, Info1, Info2 o Info3 . . .
Tabla Ejemplo:
Como puede darse cuenta, en temas de bsqueda, no hay tema que sea imposible de sacar adelante
con la ayuda de Excel.
107
Desconocido
No
108
Funcin Indice
Que hace ?
Recoge un valor desde un rango de informacin buscando hacia abajo un nmero indicado de
filas y a travs de un nmero indicado de columnas.
Se puede usar con un solo bloque de datos o bloques de datos separados.
Sintaxis
Hay varias sintaxis para esta funcin.
Sintaxis 1
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada)
Esta sintaxis se usa cuando el Rango en el cual se busca es una sola fila o columna.
La Coordenada indica cuantas filas abajo o a travs se debe bajar o atravesar el rango para traer
los datos que se encuentran en el rango.
A diferencia de las funciones =BUSCAR() esta funcin trae la informacin que queremos al
indicarle el rango y la direccin.
Los ejemplos que se muestran a continuacin usan la misma sintaxis, pero las coordenadas se
refieren a filas cuando el rango es vertical y a Columnas cuando el rango es horizontal.
109
Sintaxis 2
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada de Fila, Coordenada de Columna)
Esta sintaxis se usa cuando el rango est conformado de varias filas y columnas.
Sintaxis 3
=INDICE(Rango en el cual se busca, Coordenada de Fila, Coordenada de Columna, rea de la
cual se traer el dato)
Se usa esta sintaxis cuando el rango a buscar esta conformado de varias reas.
La mejor forma de maneras los rangos de varias reas es seleccionndolas y dndoles un solo
nombre.
El rea de la cual se traer el dato indica cual de las reas debe usar la funcin.
En el siguiente ejemplo los rangos Norte y Sur han sido definidos como un solo rango llamado
NorteYSur.
Esta operacin se ejecuta en el men Insertar - Nombre - Definir. O bien, puede seleccionar los
dos rangos (esto es,
selecciona el primer rango con el ratn, oprime la tecla Ctrl y mantenindola oprimida, selecciona
el segundo rango; luego
suelta la tecla Ctrl y lleva le puntero del ratn hacia el cuadro de nombres. El cuadro de nombres
es la primera casilla de
la barra de frmulas. All, escribe NorteYSur. Los rangos que debe nombrar son los que estn
coloreados de amarillo claro.
110
Ejemplo
En este ejemplo se usan los nombres de los productos y los trimestres.
La funcin =COINCIDIR() se usa para encontrar la posicin de la fila y la columna de los nombres
ingresados.
Estas posiciones son usadas por la funcin =INDICE() para traer la informacin.
111
Funcin Coincidir
Que hace ?
Busca un item en una lista y muestra su posicin.
Puede ser usada con texto y nmeros.
Puede traer una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada.
Sintaxis
=COINCIDIR(Que es lo que se busca, Donde se busca, Tipo de coincidencia)
El tipo de coincidencia puede ser 0, 1 o -1.
Usando 0 se busca una coincidencia exacta. Si no la hay, el error #N/A aparece.
Usando 1 busca una coincidencia exacta o el siguiente numero mas bajo.
Si no hay ninguno de los dos, se muestra el error #N/A.
La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la funcin trabaje correctamente.
Usando -1 busca una coincidencia exacta o le siguiente nmero mas alto.
Si no hay ninguno de los dos, se muestra el error #N/A.
La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la funcin trabaje correctamente.
Ejemplos
La opcin 0 es la mas apropiada para una coincidencia exacta.
Una lista Ascendente da un match exacto.
Un lista Descendente, tambin.
Pero un valor que no existe en la lista no produce una coincidencia exacta, as que el error #N/A
aparece.
112
Ejemplo 2
La opcin 1 es apropiada cuando se quiere encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia
siguiente mas
baja.
Con una lista Ascendente se consigue una coincidencia exacta
Con una lista Descendente se obtiene un error #N/A (Not Available)
Un valor errado se trae la coincidencia siguiente mas baja.
Ejemplo 3
La opcin -1 es apropiada para encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia siguiente ms
alta.
Con una lista Ascendente se consigue un error #N/A
Con una lista Descendente se obtiene una coincidencia exacta.
Un valor errado trae la coincidencia siguiente ms alta.
113
Ejemplo 4
Esta tabla la usa una compaa de transportes para asignar los buses con suficientes sillas para
los pasajeros.
La lista del tamao de los buses por sillas se tiene en una lista.
El nmero de pasajeros en el tour se ingresa una casilla para tal fin, y con la funcin
=COINCIDIR() se ubica el
bus correcto con las sillas suficientes.
Si el nmero de pasajeros no coincide exactamente, el siguiente bus mas grande es
seleccionado.
Despus de que la funcin =COINCIDIR a encontrado la coincidencia exacta, la funcin
=INDICE() se usa para
buscar en la lista otra vez y traer el tamao de bus requerido.
Ejemplo 5
Esta tabla se usa para calcular el tipo de graduacin de los estudiantes.
La lista de graduacin se tiene en una lista.
El puntaje de los estudiantes se tiene en otra lista.
El puntaje de los estudiantes se compara contra la lista de graduacin.
Si no se encuentra una coincidencia exacta, la coincidencia siguiente mas baja es
seleccionada.
Luego la funcin =INDICE() busca para en la lista de graduacin para encontrar el tipo de
graduacin.
114
Sumar.Si
Esta funcin es muy usada, entre otras cosas, en un rea contable sirve para totalizar rpidamente los
valores de una cuenta en una hoja anexa. Aqu vamos a ir mas all en el uso de est funcin, para que
Usted le saque verdaderamente el Jugo.
Que hace?
Adiciona el valor de los items que coincidan con el criterio dado por el usuario.
Sintaxis
=SUMAR.SI(Rango de celdas a ser examinados, Criterio de coincidencia, Rango de Valores a
Totalizar)
=SUMAR.SI(C8:C16;"Frenos";E8:E16)
Esta funcin examina los nombres de los productos en el rango C8:C16. Identifica las celdas que dice
"Frenos". Luego, trae los valores para frenos que se encuentran en E8:E16
=SUMAR.SI(E8:E16;">=100")
Esta otra funcin examina los valores en el rango E8:E16 Si el valor es >=100 el valor es sumado.
Formato
No se requiere.
115
Ejemplo 1
Usando Sumar.Si para conseguir Subtotales por fecha
Ejemplo 2
Incluyendo o Excluyendo Excepciones
116
117
Funcin SumaProducto
Que hace ?
Utiliza por lo menos 2 columnas de valores.
Los valores en la primera columna son multiplicados con el valor correspondiente en la segunda
columna.
El total de todos los valores es el resultado del clculo.
Sintaxis
=SUMAPRODUCTO(Rango1, Rango2, Rango3 hasta el Rango30)
Ejemplo
La siguiente tabla fue utilizada en un estanco (tienda de licores) para controlar las existencias.
El propietario necesita conocer el valor de compra del stock y el valor potencial del mismo si es
vendido, teniendo en cuenta un margen de ventas.
La funcin =SUMAPRODUCTO() se usa para multiplicar las cajas con el precio por caja para
calcular lo que el propietario gast en comprar este inventario.
La funcin =SUMAPRODUCTO() tambin se usa para multiplicar las cajas en stock con las
botellas por caja y el precio de venta de las botellas, para calcular el valor potencial del stock en
caso de que se venda todo.
118
Escriba la formula =SUMA($D$11:D11) en la celda E11 y luego cpiela hacia abajo de la tabla.Funciona
como queremos debido a que la primera referencia utiliza el smbolo $ para mantener $D$11 esttico
cuando la frmula es copiada abajo. Cada ocurrencia de la funcin =SUMA() adiciona todos los
nmeros desde la primera celda hacia abajo.
Esta funcin se puede mejorar para que muestre 0 cero cuando no hay un valor en la celda adyacente
usndola con la funcin =SI().
119
120
=SUMA(E40:DESREF(E40;0;0))
Este ejemplo usa la celda E40 como punto de referencia, sin filas o columnas de desviacin, por lo que
el rango se queda en E40:E40. Fjese que el segundo E40 requerido por la funcin =SUMA() est
conformado por =DESREF().
121
Observe que el separador de la funcin suma, los dos puntos (resaltados aqu en rojo) es el punto en
donde se ingresa la funcin DESREF que arma el segundo rango.
En este ejemplo se usa E47 como punto de REFerencia con DESviacin de 1 columna para traer la celda
F47,con lo que el rango que se forma es E47:F47
En este ejemplo se usa E52 como punto de REFerencia con DESviacin de 2 columnas para traer
HASTA la celda G52, con lo que se forma el rango E52:G52
La celda E63 se utiliza como punto de salida en ambos DESREF y cada uno se desva 1 columna. El
resultado es que solamente se utiliza la celda F63 para armar el rango F63:F63 que es el que calcula la
funcin =SUMA()
122
La celda E69 se utiliza como punto de partida en ambos DESREF, el primero de ellos tiene desviacin de
una columna y el segundo, dos columnas. El resultado es el rango F69:G69 el cual es el que se totaliza.
La celda E74 es la base de ambos DESREF, el primero con desviacin de una columna, y el segundo con
desviacin de tres columnas. El resultado es el rango F74:H74 el cual es el que se totaliza.
Ejemplo 1
La siguiente tabla muestra cinco meses de informacin.
Para calcular el total de un rango especfico de meses se utiliza la funcin =DESREF()
El punto inicial y el punto final se ingresa en las celdas F87 y F88 y se usan para armar la desviacin y
producir un rango que pueda ser totalizado.
Explicacin
A continuacin se va "desglosando" lo que la frmula =DESREF() anterior hace.
Es una representacin que le servir para comprender como actualiza los datos con las celdas que
contienen los meses (celdas F87 y F88)
Formula 1 =SUMA(DESREF(D95;0;MES($F$87)):DESREF(D95;0;MES($F$88)))
Esta es la frmula ingresada. El punto de inicio es la celda en blanco a la derecha de total o a la
izquierda de "Enero", Con cero filas de alto y las columnas las da la funcin =MES()
Formula 2 =SUMA(DESREF(D95;0;MES(2)):DESREF(D95;0;MES(3))) Aqu se muestra como la funcin
=MES() calcula el nmero del mes.
En el ejemplo los valores de los meses ingresados son 2 y 3 para febrero y marzo.
Estos valores son las desviaciones relativas a la celda D95.
Formula 3 =SUMA(DESREF(D95;0;2):DESREF(D95;0;3))
Aqu se muestra como los nmeros de los meses se usan en la funcin =DESREF().
Formula 4 =SUMA(F95:G95)
Aqu se muestra como =DESREF es eventualmente igual a las direcciones a ser usadas como un rango
para la funcin =SUMA.
Ejemplo 2
Se muestra el primer caso del ejemplo anterior pero con la informacin en columnas:
123
En este caso el punto base a partir del cual se arman las referencias de la funcin suma es la celda
D124; luego, si a la celda D124 le sumamos las posiciones obtenidas por la funcin MES, tenemos que
para el primer rango se forma D124 + 2 = D126 y consecuentemente el segundo rango nos dara
D124 + 3 = D127, Con lo cual la funcin =SUMA() obtiene los rangos D126:D127.
Ejemplo 3
Se muestra el caso anterior sin usar los meses con formato fecha sino, en letras. Para controlar que se
ingrese el mes en letras correcto se usa la herramienta validacin de datos. La validacin de datos se
explica con ms claridad en el anexo correspondiente.
En este ejemplo para conseguir la desviacin de los rangos prescindimos de la funcin =MES() del
ejemplo anterior y utilizamos la funcin =COINCIDIR(); con su ayuda obtenemos la posicin del mes
inicial en letras en la tabla de la izquierda.
Ejemplo 4
Se usa el mismo ejemplo anterior pero maximizando la utilidad de la funcin =DESREF() utilizando los
argumentos Alto y Ancho. La misma funcin define el rango basado en la celda referencia, que en este
nuevo ejemplo es la D171; a partir de all se le dice : "Baje la posiciones indicadas en el mes inicial";
esta desviacin es el segundo argumento; el tercer argumento para este caso, las columnas, se omite,
es decir, se deja en cero. Luego, con la opcin Alto, se le indica el nmero de celdas que deber tener
el rango. Esto se hace restando las posiciones del mes final contra el mes inicial y adicionando un 1. Por
ejemplo, para Marzo que es posicin 3 y Febrero que es posicin 2, mas 1, obtenemos 2 (3-2+1=2),
que es el Alto del rango indicado en mes inicial y mes final. Como estamos trabajando los meses en
124
Ejemplo 5
En este ejemplo vamos mas all en la utilizacin de la funcin DESREF() y ahora controlamos un rango
de informacin inmerso en una tabla de datos.
Nos seguimos valiendo de la funcin =COINCIDIR() para ubicar las posiciones que necesitamos saber y
as alimentar la frmula.
El alto se obtiene ubicando con =COINCIDIR() la posicin inicial y final del mes, restando las mismas y
sumando un uno (1).
El ancho, de la misma forma, pero con los aos.
Una manera de hacer ms manejables las formulas que se van tornando grandes y un poco complicado
leerlas e ingresarlas, es usar la tcnica de asignar nombres a los rangos.
125
Recuerde que estos ejemplos los puede bajar de la web, directamente en Excel, para facilitar su
aprendizaje.
A continuacin vienen las funciones de bases de datos que no son muy conocidas, pero que nos
ofrecen una tremenda utilidad cuando las conocemos y las sabemos manejar:
Funcin BdContar
Qu hace ?
Examina una lista de informacin y cuenta los valores de la columna especificada.
SOLO cuenta valores, texto o celdas en blanco NO se tienen en cuenta.
Sintaxis
=BDCONTAR(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que sern contados, como por ejemplo
"Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
126
Formato
No se necesita.
Ejemplos
127
Funcin BdContarA
Que hace ?
Examina una lista de informacin y cuenta todas las celdas que no estn en Blanco, en la columna
especificada.
Es decir, cuenta valores y texto. Pero las celdas en blanco son Ignoradas.
Sintaxis
=BDCONTARA(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que sern contados, como por ejemplo
"Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
Conteo de un producto particular, del cual se desconocen sus horas de vida.
128
Funcin BdExtraer
Que hace ?
Examina una lista de informacin y produce un resultado.
129
130
Funcin BdMax
Que hace?
Examina una lista de informacin e informa el valor mximo de una columna especfica.
Sintaxis
=BDMAX(RangoDeLaBaseDeDatos, NombreDelCampo, RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores para recoger el valor mximo, como por
ejemplo "Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario mas costoso de un producto y marca particular
131
Esta otra frmula hace el mismo clculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la direccin de la celda, I7
132
Funcin BdMin
Que hace ?
Examina una lista de informacin e informa el valor mnimo de una columna especfica.
Sintaxis
=BDMIN(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores para recoger el valor mnimo, como por
ejemplo "Valor del Stock" o I3
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario ms econmico de un producto y marca particular.
133
Esta otra frmula hace el mismo clculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la direccin de la celda, I7.
134
Funcin BDSuma
Que hace ?
Examina una lista de informacin e informa el total de una columna especfica.
Sintaxis
=BDSUMA(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores a totalizar, como por ejemplo "Valor del
Stock" o I3
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios.
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios.
Formato
No se necesita.
Ejemplos
El inventario total de un producto y marca particular
135
Esta otra frmula hace el mismo clculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno
de los encabezados de columna, en lugar de la direccin de la celda, I7.
136
BDPromedio
Que hace ?
Examina una lista de informacin y produce un promedio.
Sintaxis
=BDPROMEDIO(RangoDeLaBaseDeDatos,NombreDelCampo,RangoDeCriterio)
El Rango de la base de datos es toda la lista de informacin que se necesita examinar, incluyendo los
nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas.
El Nombre del Campo es el nombre, o Celda, de los valores que sern promediados, como por ejemplo
"Costo Unitario" o F3.
El Rango de Criterio est formado por dos datos.
El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los
registros, como por ejemplo, la marca o los watios.
El segundo dato es el registro actual, o los registros los cuales sern seleccionados, como por ejemplo,
General Electric como marca o 100 Watios.
Formato
No se necesita.
137
Ejemplos
El costo promedio de un producto en particular o marca particular.
Esta otra frmula hace el mismo clculo pero usando la palabra "Costo Unitario" que aparece en uno de
los encabezados de columna, en lugar de la direccin de la celda, F7.
138
Funcin Carcter
Que hace ?
Convierte un nmero normal a carcter por la configuracin ANSI que usa Windows.
Sintaxis
=CARACTER(Numero)
El numero debe estar entre 1 and 255.
Formato
El resultado ser un carcter sin formato especial. Si aplica un formato especial, el carcter se
convertir en un smbolo asociado al formato de la fuente.
Ejemplo
La siguiente es la lista de los 255 nmeros y los caracteres que ellos representan.
Observe que algunos caracteres no aplican y se muestran como un cuadro pequeo.
Nota
El numero 32 corresponde a un espacio
139
Ejemplo 2
Si cambia el tipo de fuente de ARIAL a Webdings, Wingdings, Wingdings 2, o Wingdings 3 (Fuentes
simblicas) obtiene una amplia variedad de figuras.
En la siguiente lista se cambi a tipo de fuente Wingdings (Los sombreados de rojo).
Ejemplo 3
Estos caracteres pueden utilizarse para hacer marcas de auditora, e incluso hacer verificaciones lgicas.
Por ejemplo, el carcter 252, con Wingdings, obtiene un "chulito" de visto bueno. Si lo configura dentro
de una funcin =SI(), puede traer dicho smbolo para el caso en que la operacin lgica sea correcta, y
la X de error del carcter 251 si resulta incorrecta, as:
140
Funcin Elegir
Qu hace ?
Recoge de entre una lista de opciones basada en un Indice de valores dados por el usuario.
Sintaxis
=ELEGIR(ValorDelUsuario, Item1, Item2, Item3 hasta 29 Items)
Formato
No se necesita
Ejemplo
La siguiente tabla fue usada para calcular las medallas para los participantes que tomaron parte en una
prueba de resistencia. Se toma el tiempo de cada participante.
La funcin =JERARQUIA() calcula la posicin final de cada participante.
Luego la funcin =ELEGIR() asigna la medalla correcta.
La funcin =SI() se usa como filtro ya que las posiciones ms all de 3 causan que el error de #VALOR
surja dado el hecho de que =ELEGIR operar solo con las tres primeras posiciones.
141
142
TRAE EL NUMERO DE LA FILA, esto es LA POSICION dentro del rango que Coincide con el valor
buscado.
La primera vez que vi la funcin =Coincidir() la despreci. Me pareci una bobada, para qu iba a
querer yo, traer el numero de la fila en la cual est el dato que busco, si lo que necesito es que me
traiga el dato como tal, no el numero de la fila.? Se me antojaba una bobaday por mucho tiempo,
no le prest atencin, hasta que, me encontr con el problemita que me comenzaba a presentar la
funcin =BuscarV(). El equipo se quedaba calculando celdas demasiado tiempo.Lo primero que
dije fue Ah!! Este computador me qued pequeo, necesito un procesador ms rpido! Cuando por
fin tuve una supermquina, la ltima del mercado que en ese momento era el Intel Core Quad Duo (4
procesadores y 8 gigas de memoria), me segua sucediendo lo mismo, me di cuenta que no era posible
que no hubiera otra solucin, que deba existir otra manera de hacer esta operacin ms rpido y sin
esforzar tanto el PC.
La clave era esta funcin =Coincidir(). Como le mencionaba, la funcin =BuscarV() hace demasiadas
bsquedas, si tan solo se le indicara en que fila buscar, seguramente se le simplificara la tarea. Pero
Coincidir funciona MUCHISIMO MEJOR que =BuscarV() cuando la combina con la funcin =INDICE().
Como su nombre lo Indica, la funcin Indice toma la tabla de bsqueda, y te pide el numero de la fila y
el numero de la columna en donde se halla el valor que quieres traer.
De igual forma, cuando conoc la funcin =INDICE(), tambin la despreci, pues precisamente lo que
yo necesitaba es que me ayudara a Buscar y traer el dato que necesito, pero si a esta funcin
=Indice() le tengo que decir en que fila y en que columna est el dato. Entonces Qu es lo que
busca si yo le tengo que decir en donde est el dato?... Nuevamente Que bobada!... Ah, pero es que
la cosa cambia cuando ANIDAS o combinas la funcin =INDICE() con =Coincidir(), usando =Coincidir()
como segundo argumento de la funcin =INDICE(). La funcin =Coincidir() le puede decir en que fila
est el dato que estoy buscando!!
Es como si al agente policivo simplemente se comunica con la gente de seguridad de cada piso del
edificio y les pregunta que si all est el sujeto x; entonces, el agente de seguridad que lo tenga
registrado le dir Seor Polica, el tipo que busca est en el piso 38; con lo cual, el polica solo tendr
que ir hasta el piso 38 y buscar al sujeto solo en las oficinas ese piso, es decir en las columnas de esa
fila. Haga de cuenta que los de seguridad son la funcin =Coincidir().
Una cosa que debe saber, tratndose de formulas anidadas, es que Excel comienza por hacer los
clculos de las funciones de ms adentro, las mas internas, y los valores hallados los entrega a la
siguiente funcin que anida a la otra, es decir, la que cobija o encapsula o Contiene a la otra. La
de ms adentro le entrega el clculo a la que la anida, y as sucesivamente. Es por eso que en estos
casos, Excel no pierde tiempo rastreando a todo lo largo, lo primero que hace al usar la funcin
=Coincidir() es UBICAR la posicin del dato buscado en la fila de la superbase de datos, le entrega la
posicin hallada a =Indice(), de tal manera que, =Indice() no pierde tiempo y va AL GRANO, ya puso el
ojo, ahora, pone la bala, en lugar de disparar a todos los datos en todas las filas y columnas como si
lo hace =BuscarV()
La ventaja? =BuscarV() es un procesador reintenso. Pero si le entregas de una vez la fila en la cual
debe de trabajar la funcin =Indice(), la funcin hace un solo Buscar en lugar de buscar a todo lo largo
y ancho de la tabla, el tiempo de clculo DESCENDER DRAMATICAMENTE, TANTO QUE SE
SORPRENDER COMO ME SORPRENDI YO LA PRIMERA VEZ.
143
Mismo caso pero Usando =Indice() con =Coincidir() como segundo argumento de la
funcin:
Tratndose de archivos con bases grandes, le recomiendo que se monte la funcin Indice con Coincidir.
Coincidir le ahorra el trabajo a Indice dicindole en que columna buscar. Cuando el clculo se le tarde
varios minutos, ver como con esta funcin la cosa se le reduce a unos cuantos SEGUNDOS, o por lo
menos, en lugar de bloquearse el computador, si le saca adelante la bsqueda.
144
145
La formula trabaja evaluando si cada celda en el rango A1:A5 es mayor a 0 ( > 0 ). Lo cual devuelve
una matriz de valores booleanos tales como por ejemplo {Verdadero; Verdadero; Falso; Falso;
Verdadero}.
Un valor booleano es un tipo de informacin que contiene el valor Verdadero o el valor Falso. Cuando
se usan en una operacin aritmtica, Verdadero equivale a 1 y Falso a 0. La mayora de las funciones
matemticas como =Suma() y =Promedio() ignoran los valores booleanos, as que deben ser
convertidos a valores numricos antes de pasar a =Suma() y =Promedio().
La funcin =Si() evala cada uno de los resultados
individualmente, y devuelve el valor
correspondiente desde el rango A1:A5 esto es Verdadero o Falso. Desglosando como trabajara la
formula, es algo as como:
=Promedio(Si({Verdadero,Verdadero,Falso,Falso,Verdadero},{A1,A2,A3,A4,A5},{Falso,Falso,Falso,Falso,
Falso})
Note que el Falso del final de la formula {=Promedio(Si(A1:A5>0;A1:A5;Falso))} se expande al tamao
apropiado del rango de la matriz A1:A5. En las formulas matriciales, todas las matrices deben tener el
mismo tamao. Excel expande los elementos nicos tanto como sea necesario, pero no redefine la
matriz con ms de un elemento de otro tamao.
Si la matriz no tiene el mismo tamao obtendr errores tipo #VALOR!, o #N/A.
Cuando la funcin =Si() realiza la evaluacin, se forma la siguiente matriz intermedia:
{A1,A2,Falso,Falso,A5}.
Observe que los valores verdaderos del primer argumento se reemplazaron con los valores del rango
A1:A5. Puesto que La funcin =Promedio() se dise para ignorar valores booleanos, promediar slo
los valores de A1, A2 y A5, ignorando los valores Verdadero y Falso. Observe que Falso no se convirti
a cero, por lo que ser ignorado completamente por la funcin =Promedio().
Las funciones matriciales son ideales para contar o sumar celdas basadas en criterios mltiples.
Considere la tabla de la derecha; lista el numero de productos (Columna I) en diferentes categoras
(Columna G) vendidas por diferentes representantes (Columna H). Para calcular el nmero de Fax
vendidos por Brown, podemos usar la siguiente formula:
146
Esta funcin arma tres matrices. La primera matriz es una serie de valores VERDADERO o FALSO, los
cuales son el resultado de comparar el rango G73:G81 con la palabra "Fax". (Recuerde que Excel
expandir el elemento "Fax" en una matriz de tems, todos los cuales son "Fax"). La segunda matriz
tambin es una serie de valores "VERDADERO" o "FALSO", resultado de comparar H73:H81 con
"Brown" (Este solo elemento "Brown" tambin se expande al tamao requerido de la matriz). La tercera
matriz abarca el nmero de unidades vendidas en el rango I73:I81. Estas tres matrices se multiplican
juntas.
Cuando se multiplican dos matrices, el resultado es una matriz en si misma, en la cual cada uno de sus
elementos es el producto de los correspondientes elementos de las dos matrices que fueron
multiplicadas. Por ejemplo, { 1 , 2 , 3 } veces { 4 , 5 , 6 } es { 1 * 4 , 2 * 5 , 3 * 6 } = { 4 , 10 , 18 }.
Cuando los valores VERDADERO y FALSO se utilizan en cualquier operacin matemtica, asumen el
valor 1 y 0 respectivamente. De tal manera que la formula de arriba, Excel la expande en tres matrices
:
La primera : (G78:G86="Fax") ---> {Verdadero, falso, verdadero, verdadero, falso, falso, verdadero,
falso, falso}
La segunda: (H78:H86="Brown")-----> {Verdadero, falso, falso, falso, falso, falso, verdadero, falso,
falso}
La tercera: (I78:I86) -----> { 1 , 10 , 20 , 30 , 40 , 50 , 60 , 70 , 80 }
Cuando estas matrices se multiplican, verdadero es 1 y falso 0, con lo que la matriz queda:
{ 1 , 0 , 0 , 0 , 0 , 0 , 60 , 0 , 0 }
Lo cual muestra que Brown hizo dos Ventas. La funcin =Suma() simplemente cumple su propsito con
la matriz resultante y devuelve 61, la cantidad de maquinas Fax que vendi Brown.
Habr notado que la lgica de la formula que evala los productos iguales a "Fax" Y el representante de
ventas igual a "Brown", NO USA LA FUNCION =Y(). En su lugar, se usa la multiplicacin * que acta
como el valor lgico Y.
La multiplicacin sigue las mismas reglas que el operador Y, pues tambin devuelve Verdadero o 1 slo
cuando ambos parmetros son Verdaderos ( o <> 0 ). Si uno, o ambos parmetros son Falsos ( o 0 ),
el resultado es Falso ( o 0 ).
147
Cuenta el numero de ventas (no el numero de unidades vendidas) en la cual el producto fue "Fax" O el
representante de ventas fue "Jones" (O Ambos). La adicin Acta como O porque el resultado
Verdadero (o <>0) si uno o ambos elementos son Verdadero (<>0). Es Falso, slo cuando ambos
elementos son Falsos (o 0).
Esta formula monta dos matrices: El resultado de comparar G73:G81 con "Fax", y el resultado de
comparar H73:H81 con "Jones". Entonces suma las dos matrices. Cuando sucede esto, el resultado es
otra matriz en la cual cada uno de los elementos es la suma de las correspondientes matrices
originales. Por ejemplo, { 1 , 2 , 3 } + { 4 , 5 , 6 } = { 1 + 4 , 2 + 5 , 3 + 6 } = { 5 , 7 , 9 } Para
cada elemento en la matriz suma (G73:G81="Fax")+(H73:H81="Jones"), si el elemento es mayor a
cero, traer 1, de otra forma traer 0. Finalmente la Suma totaliza la matriz.
Un Exclusivo "O" es una comparacin que devuelve Verdadero cuando SOLO UNO de los dos elementos
es Verdadero.
Un Exclusivo "O" es Falso cuando ambos elementos son Verdaderos o Falsos. Matemticamente
podemos utilizar la funcin =RESIDUO() para simular esta operacin Lgica. Por ejemplo, para contar el
nmero de ventas en la cual el producto fue "Fax" o el representante fue "Jones" (Excluyendo los Fax
vendidos por Jones), podemos usar la siguiente formula:
Un "negativo Y" es una comparacin que devuelve Verdadero cuando ninguno o exactamente uno de
los elementos es verdadero, pero devuelve Falso si ambos elementos son Verdaderos. Por ejemplo,
podemos contar el numero de ventas EXCEPTO aquellas en las cuales "Jones" vendi un "Fax" con la
formula
148
Por ltimo, la operacin Lgica Y puede ser realizada con la Multiplicacin. Siguiendo con el cuadro
ejemplo,
149
150
El criterio de seleccin de las funciones normales o propias reside en las celdas. Las formulas
matriciales pueden montar el criterio de seleccin directamente en la formula.
Las funciones normales devuelven un solo valor en una celda. Las matriciales pueden devolver
una matriz en varias celdas.
151
En este ejemplo (que en realidad puede ser cualquier otra cosa, datos de un Kardex, repuestos, o un
informe de ventas) se presentan algunas formulas matriciales que Usted podr aplicar a su da a da
contable.
En la siguiente imagen ver cada una de las funciones matriciales que se pueden montar:
152
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Mediante una formula matricial es posible mayorizar las cuentas AUTOMATICAMENTE, es decir, EN
LINEA, INSTANTANEAMENTE en otra hoja de Excel:
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Puede ver que se sigue el mismo esquema de la tienda de mascotas, aplicado a un caso contable.
La formula se monta en la columna de acuerdo a su naturaleza, as, si una cuenta arroja saldo negativo
sabr que est en contra de su naturaleza.
Este cuadro de Libro Mayor no tiene que volver a tocarlo, salvo que exista una cuenta nueva, o necesite
ampliar el rango. (Ojo con eso). Salvo lo anterior, siempre se le actualizar automticamente.
Que hace esta formula:
Puede ver que hay dos condiciones Si. (Se colorean para que las pueda ver fcilmente)
(Se asume que Usted ya ley la parte terica que explica como se forma la matriz de informacin).
El primer Si evala si el mes de la columna del mes del libro diario coincide con el mes del libro mayor.
Puede ver que el mes del libro mayor es $B$17. Observe que dentro de ella se usa la funcin =Mes()
que extrae el nmero de mes tanto del diario como del mayor. Si esta condicin se cumple, indicamos
1, sino, 0.
Recuerde que el * multiplicador hace las veces del Y. (Y uno es equivalente a verdadero y cero, es
equivalente a falso)
El segundo Si, compara el numero de cuenta de la columna diario contra la celda que lo contiene en el
mayor. Esta celda es mvil, es decir, no est amarrada con $, (como es el caso del mes), pues en cada
rengln necesitamos que haga la evaluacin en la cuenta siguiente.
Si esta segunda condicin se cumple, indicamos 1, sino, 0.
Si los parmetros anteriores son ciertos, pasar para cada uno de los casos evaluados de la matriz un 1
x 1 = 1, (Un 1 de la matriz del primer Si, y un 1 de la matriz del segundo Si) y los casos en que sean 1,
se multiplicarn por la columna Dbitos menos la columna Crditos. Los casos evaluados en los que el
resultado sea un cero, no traer ningn valor, pues recuerde que todo numero multiplicado por cero es
cero.
Utilizar nombres en lugar de Rangos facilita el manejo, pero considero que es mejor que mientras
aprende, visualice los rangos como tal.
Recomendacin: Siempre que compare un criterio entre tablas o bases de datos, asegrese de que son
los mismos.
No es lo mismo una cuenta 111005 en formato nmero que en formato texto. Tampoco si una de ellas
tiene un espacio o un punto intermedio. Depure todo eso antes y asegrese que no tendr problemas
por esta causa. Haga pruebas por su propia cuenta, y familiarcese con este tipo de formula matricial.
La primera vez que yo la escrib, escrib las llaves por no detenerme un momento y leer que despus de
escribirla, deba dar Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo.
Sobra decir que el mes tambin debe ser consistente en ambos lados. Observe muy bien la colocacin
de los parntesis y tenga paciencia si no le sale como espera despus del primer intento. Analice que
est haciendo y verifique.
Las formulas matriciales son simplemente Fantsticas. Siguiendo este procedimiento puede montar
Informes de todo tipo, y para todo tipo de rea de la organizacin. Solo HECHE MANO DE SU
RECURSIVIDAD Y APLIQUE los conceptos dados a su vida profesional.
Pero, Siempre hay un pero, como las formulas matriciales realizan muchos clculos, pueden volver lento
su equipo. Y esta verdad si que era terrible en la poca en que se escriban en computadoras con
procesadores Lentium de 500 Mhz. Una ventaja ahora es la tremenda velocidad de los procesadores,
y que seguir en aumento. Pero no abuse de las matriciales. Si la maquina computadora tiene poca
memoria, el clculo le podra presentar un resultado que NO ES VERDAD. Y esto, puede ser hasta la
causa de su despido por presentar a su jefe datos errados. Sea Escptico y metodolgico
SIEMPRE.
155
A continuacin hay otro caso de esta misma naturaleza que estoy seguro se estar preguntando como
realizar.
El valor de la celda F89 totaliza todas las cuentas que tienen por raz 110. Para eso nos valemos de las
funciones Valor e Izquierda. Izquierda extrae los 4 primeros dgitos, y dado que al extraerlos los deja
con formato texto, con la funcin valor los convertimos en un dato numrico, para que pueda ser
sumado a todo lo largo de la matriz. Esta funcin es muy similar a =Sumar.Si(), pero con la ayuda de
estas otras dos funciones, se salva esta dificultad.
Puede seguir anidando sumas condicionales para le caso de que desee sumar ciertos centros de costo,
y despus ciertos nmeros de Nit, o todos los criterios que necesite; con este tipo de formulas puede
montar los informes que su imaginacin a bien tenga: Cuadros de mando, Reportes gerenciales,
reportes de costos, verificacin de saldos, cedulas sumarias, etc.
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157
Esto bsicamente es la misma cosa ya sea que se trate de una cerveza, una bebida hidratante o un t.
Al comienzo del libro le coment acerca de organizar la info en forma de base de datos no? Porque as
como est esa lista, no le facilita mucho las cosas a Excel. Entonces, esa info se organiza y se deja as:
As sucesivamente para los 500 o 1000 productos de su compaa. Arma la superbase de datos.
Entonces, mi Gerente de Ventas habiendo estudiado el mercado y toda la cosa, me pasa una hoja en
Excel con la lista de todas las ventas que planea hacer y me dice que para el ao entrante planea
vender 50.000 botellas de mi exclusivo Chirrinche panela 250, as como de mis dems presentaciones y
me pasa una hojita en Excel as:
Entonces, a la pregunta, Cuantos insumos necesito tener para satisfacer las expectativas de venta de
todos mis productos, monto la explosin de produccin con una formula matricial as:
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Supongamos que la info de ventas est dividida en meses, y debemos obtener las cantidades
requeridas por mes:
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La formula en F2 es esta que le muestro aqu arriba: analice los rangos, vea como el rango que
multiplica la cantidad unitaria del insumo, se multiplica por un rango que lo conforma TODO EL BLOQUE
de cantidades de producto terminado a Vender:
Esta es la manera en que puede ir anidando ms Ss, en caso de que apareciera otra variable.
Despus de esta explosin, por lo general viene la de las compras. Teniendo ya las cantidades que
necesita comprar, ahora necesitara CUANTIFICAR el costo de esos insumos, para eso, tendr que
hacer algo similar, pero ya no contra el presupuesto de ventas, sino por la lista de Insumos POR
PROVEEDOR. Estos proveedores tambin puede que hayan informado que los incrementos los harn en
Marzo y en Septiembre por ejemplo. Veamos cmo sera en el ejemplo que me invent de mi
Aguapanela Chirrinche:
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Ok, ahora lo vamos complicando mas (sea, ahora le ponemos los incrementos por proveedor en el
mes que ellos hayan informado). (Ojo, los proveedores por lo general indican el precio por mil, diez mil
unidades, DEBE de calcular el precio de una unidad.) Por ahora, tenemos que esas cantidades
requeridas que ya armamos en una sola formula, necesitamos multiplicarlas por el precio de venta de
estos proveedores.
Pero si se fija, observe que algunos proveedores ofrecen un precio ms competitivo, como es el caso de
Panelas del Cauca, me vende 1.000 por 28.000 en lugar de los 30.000 que me cobra Panelas del Valle.
Ya sea que Usted considere siempre el mayor o menor precio, puede Usar nuevamente una funcin
matricial basada en la Funcin =MAX() que le devuelve el valor mximo de una lista, o =MIN(), que le
devuelve el ms econmico. Para eso, se sigue la misma metodologa y le metemos otro s, que segn
sea el proveedor, busque el ms alto y multiplique por la unidad.
Bueno, con el nimo de que vea la imagen lo ms completa posible, la ver en la siguiente pgina:
161
Observe que nos devuelve el precio Mximo de la lista de proveedores. Lo nico que necesita es unir
esta frmula matricial con la otra, con lo cual, las 417 unidades de Aguapanela que necesitar en Enero
debern costar $12.500. La formula quedara as:
La funcin en F2 es:
{=SUMA(SI($A$14:$A$17=$A2;SI($B$13:$M$13=F$1;($B$14:$M$17)*$E2)))*MAX(SI($A$21:$A$34=C
2;$D$21:$D$34))}
Visualizar todo el rango ayuda a comprender como es que se relaciona la formula matricial con las
tablas ventas y proveedores. Para efectos pedaggicos, se han colocado las pequeas tablas en la
misma hoja de clculo, para facilitar la comprensin de cmo es que se monta, y para que me ocupara
en un solo grfico, ocult algunas filas, para que se pudiera ver todo el rango del nuevo cuadro
proveedor, adems, le d F2 Modo Edicin a la celda para que los colores faciliten la apreciacin de los
rangos de la funcin:
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Solo debe tener en cuenta la ultima parte de la funcin, desde donde comienza =MAX(). La parte
anterior, ya vimos como es que se mont.
De manera similar, si tiene el dato de CUANDO es el MES que los proveedores harn el incremento,
podr anidarlo de manera similar a como tuvimos en cuenta el mes en las ventas:
Para que vea bien el cambio, la hoja de los proveedores la presentaran mes a mes as:
(solo voy a poner dos meses para no extenderme mucho en el grfico):
Entonces, la formula MAXIMO, tiene ahora que encontrar el mximo del mes, no de todo en general. Si
no considera el mes, le calcular que para enero, usara el valor mximo de la aguapanela, que es de
50.000, que es el precio pero de MARZO. Si se fija, le hice incrementos TREMENDOS, para que vea el
efecto en los meses, en los dos primeros Insumos:
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Esta otra imagen le muestra cmo es que ya se pone a jugar el rango mes del proveedor, puede ver
que como no se han definido los precios de los dems meses de los dems insumos, la funcin
devuelve cero.
Espero que esta tcnica le sea de utilidad, Es una manera de trabajar. Pero como le advert
anteriormente, cuando se arma la funcin, y la copias para miles de productos, te recomiendo que
tengas una muy buena computadora, pues estas funciones consumen mucha memoria, y a tu compu le
puede dar una Embolia Cerebral, pues los clculos pueden ser demasiados, y en lugar de blanquear
los ojos, como un humano, blanquear la pantalla de tu computador.
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Dependiendo del lugar del mes, da, ao, deber acomodar su formula. Se indica un segundo caso en el
cual se necesita dejar solo los dos ltimos dgitos del ao.
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3) Para acceder a las opciones del comando mover o copiar, seleccione la hoja y haga clic con el
botn derecho, ver un men emergente aparecer, en cuanto aparezca, seleccione Mover o
Copiar:
4) En cuanto haga clic en mover o copiar, aparecer la configuracin por defecto, si escoge
mover, Excel cambiar la hoja a la nueva ubicacin en el libro. Esto es innecesario, puesto que
simplemente lo puede hacer al seleccionar la hoja y arrastrarla a la nueva localizacin.
5) Al escoger Crear una copia, Excel har una copia exacta de la hoja:
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6) Finalmente, utilice la lista desplegable. Si usted quiere hacer una copia del libro en un nuevo
libro o copiarla en un libro abierto:
Usar el comando ofrece algunas ventajas, que si utilizara la opcin de copiar y pegar celdas:
Excel copiar:
Anchos de filas y altos de columnas
Formato de celdas
Informacin de la configuracin de la impresin, tal como encabezados y pies
La configuracin de los escenarios
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Debe de colocarle un formato personalizado. Seleccione botn derecho y en el men emergente escoja
formato de celdas, o bien presione la combinacin de celdas Control + 1, de esta manera aparecer el
cuadro de dilogo relacionado con el formato de celdas:
Ahora, NO HAGA clic en Aceptar, vaya a la ltima opcin, Personalizada. Observe que est iniciando
con un formato de moneda; $#,##0#. Ese es el formato que Excel utiliza para mostrarle el nmero
en formato moneda con cero decimales:
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Ubquese debajo de Tipo, y despus del signo # coloque un punto. Si no le funciona, revise como es el
punto separador de miles y de decimales en su computadora:
Si desea que le salga el separador de miles, agregue un signo numero, un punto y dos signos de
nmero, como se muestra a continuacin.
170
De esta manera, no tendr que ponerse a dividir las celdas por mil en una columna anexa.
Tambin puede colocar la letra M de miles directamente en el formato condicional:
Solo agregue entre comillas la letra M, as:
Ahora, si la cifra que tenemos aqu la desea reducir a Milln, adicione un punto adicional (si en su caso
no funciona el punto, ensaye la coma, como le dije, fjese en la configuracin numrica de su equipo)
Y colocarle una doble M para indicar que est viendo cifras de milln, hace lo mismo que cuando
colocamos la M anterior:
Ahora solo le resta copiar y pegar el formato a las dems celdas en donde desea que el surta efecto el
formato que acaba de personalizar:
171
Cada punto al final del formato personalizado del nmero causar que se muestre el nmero dividido
por otro mil. Para mostrar los nmeros redondeados al cien mil ms cercano, es vlido combinar una
posicin decimal seguida por dos puntos:
Si quiere que no se vea 10,3 millones, sino 10,38 millones, coloque otro cero:
Le recomiendo que haga algunas pruebas en su Excel para que coja dominio de la tcnica y no la olvide
tan fcilmente.
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Montando Subtotales
Los Subtotales son muy tiles, y ms de uno los sabe hacer. Sin embargo se incluyen aqu para
aquellos que todava no los conocen:
Como su nombre lo indica, el subtotal es una herramienta que hace precisamente eso, le inserta
subtotales en donde Usted as lo indique al cuadro de dialogo. Por ejemplo:
Uno pudiera desear saber, cuanto son los salarios (la columna que aqu se ve como Basic Salary),
pero totalizados por la columna A rea.
Para lograr eso, ubquese dentro de cualquier lugar de la tabla, preferiblemente en la celda A1.
Primero que todo ordene la informacin, de manera tal que las agrupaciones le queden consistentes.
Para el caso del ejemplo, Primero se ordenan las reas (Columna A), luego por el Cargo (Columna C,
Designation). Si no se asegura de que la clasificacin de los datos siga el orden necesario, Subtotales
har un efecto completamente distinto al que queremos.
Despus de ordenar la info, en Excel 2007, vaya por el men DATOS:
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En cuanto haga clic all, le saldr este cuadro de dilogo: Es el mismo para ambas versiones:
Entonces, Para cada cambio en: hay una pestaita que se puede DESPLEGAR, all estn todos los
Rtulos o Ttulos de Columna. Se despliega y se escoge POR CUAL COLUMNA queremos Subtotalizar.
En Usar funcin, por lo general se totaliza con Suma, pero tambin se puede usar las funciones Contar,
promedio, mximo, mnimo, producto, contar nmeros, desviacin estndar, entre otras.
Seguidamente, ACTIVAMOS las casillas de verificacin en los campos que deseamos, para el caso,
queremos Subtotalizar por la columna Basic Salary (Salario Bsico):
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As quedara para el cuadro de la imagen, la seleccin. En cuanto se hace clic en OK, nos queda la info
as:
Ya puedes ver lo maravillosa que esta opcin. Excel automticamente le inserta una nueva fila entre
cada AREA. Y entre cada rea, se incluye una funcin llamada Subtotal.
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Observe que Excel mont tres botoncitos pequeos en la esquina superior izquierda:
Puesto que se muestran solo los subtotales, puede ser bueno, poder copiar solo los subtotales en un
libro nuevo, PERO, si seleccionas las celdas, las copias y luego las pegas, vers que IGUAL, te copia
todo, hasta lo que est oculto.
Para que le copie solo los subtotales, haga esto:
Seleccione desde Gran total hacia arriba:
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En Excel 2003 vaya por el men Edicin Ir A. En la ventana que le salga, haga clic en ESPECIAL.
En Excel 2007 Escoja la Ficha INICIO EDICION BUSCAR Y REEMPLAZAR IR A ESPECIAL:
177
178
Haga clic en aceptar: Le quedar el Subtotal INTERNO que le suma adems los totales por cargo.
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Si oprimes el botoncito 2:
Si oprimes el botoncito 3:
180
Y si oprimes el botoncito 4:
Y as, sucesivamente si hubiera necesidad de mas subtotales Internos o anidados, esta es la manera
de hacerlos, y de usarlos.
181
En este ejemplo, la primer columna se refiere al cdigo del tipo de comprobante, la segunda columna,
la B, el nmero. Pero si se fija que todas las celdas tienen una pestaita verde, seal inequvoca que
indica que Excel ha detectado que en esas celdas hay un nmero pero se le est dando tratamiento de
Texto. En la tercer columna est la fecha.
La revisin de los consecutivos la hacemos sobre el principio de que si un nmero consecutivo es
correcto, la diferencia de los dos debe ser igual a 1. Pero, antes de hacer la formula, se debe de poder
trabajar el numero consecutivo como un nmero, as que primero que todo, en la columna D,
transformamos o convertimos el nmero del consecutivo en un dato que de verdad sea numrico,
habilitado para que Excel pueda hacer clculos. Entonces, en la columna D, usamos la funcin =Valor()
y la direccionamos hacia la celda que contiene el nmero consecutivo, as:
182
Hacemos la frmula y la copiamos a todo lo largo. Solo para efectos didcticos, en la columna E, le
estoy mostrando cmo es que se escribe la formula que est en D2.
Ok. En la columna E, vamos a montar esta verdad: El nmero consecutivo de la siguiente fila, menos el
nmero de la fila actual, es igual a uno:
Como en este caso, 357894 menos 357892, es una VIL MENTIRA, (je-je) pues Excel nos devuelve
Falso:
Sobre esta Prueba lgica comenzamos a montar la formula que nos revisar los nmeros consecutivos,
y la mejoramos, con la funcin Si, As:
=Si(Celda siguiente menos celda actual igual a Uno; no me indique nada, si no es igual a uno, dgame
que hay un salto de consecutivo)
Este rollo quedara as:
183
La formula en E2 es:
=SI(+D3-D2=1;"";"Hay un salto en el nmero consecutivo")
Que cumple a cabalidad lo que queremos. La prueba lgica es +D3-D2=1 si es verdadero, no colocar
nada, esto se indica con las dobles comillas sin espacio intermedio entre ellas. Si es falso, se coloca
el mensaje entre comillas Hay un salto en el nmero consecutivo. La formula se copiara hacia abajo,
y pues all ya se cumplira el cometido. Sin embargo, la funcin se puede mejorar, pues en la diferencia
entre 357892 y 357894 que es DOS, falta el 357893. Podemos usar el prefijo concatenador &
(Ampersand) que por lo general est en su teclado en la tecla 6, y amarrar el valor de la celda, sumarle
un uno, e incorporar el nmero faltante al mensaje. Y esto se puede indicar en la funcin, as:
184
"&D5+1;SI(D6-D5>2;"Falta
desde
el
Numero
Una vez montada la formula, solo necesita, mediante un filtro excluir las celdas en blanco, y ya sabra
cuales son los saltos en los consecutivos.
Otras maneras de encontrar los nmeros consecutivos faltantes, pueden hacerse tambin con la ayuda
de la tabla dinmica, enfrentando o cruzando una serie completa que uno mismo confeccionara, contra
la serie de consecutivos que nos estn pasando. As, la tabla dinmica nos mostrara que el nmero
solo existe en nuestra serie completa, y que falta en la serie real.
Pero para hacerlo mediante tabla dinmica tiene que aprenderla a manejar, y eso lo veremos ms
adelante.
185
186
Formato Condicional
Formato se refiere a la estructura, patrn, diseo, organizacin de las celdas.
En Excel las celdas se pueden combinar, (si tienes un texto o un ttulo muy largo, y quieres que cubra
varias celdas las puedes FUSIONAR, como si fueran una sola), se pueden colorear, se les pueden
colocar patrones de textura, se les pueden colocar bordes, lo que contienen se puede formatear
tambin, colocndole un color al tipo de letra, cambiar el tipo de fuente (estilo de la letra) repintarla
(ponerla en negrita o negrilla), inclinarla (Cursiva), colocarle una rayita debajo, (subrayado).
El formato condicional ES: dependiendo del contenido de la celda, hacer que Excel Automticamente le
ponga un formato.
POR EJEMPLO:
Supongamos que tenemos un MONTON de transacciones. Queremos UBICAR rpidamente las que
estn fuera de lo normal, por ejemplo, encontrar las ms grandes, las ms pequeas o las que se
encuentran por encima del promedio.
Formato condicional en Excel 2007
Una de las TREMENDAS MEJORAS que le hicieron al nuevo Excel, incluyeron este tema. La facilidad
para APLICAR el formato condicional con las funciones de ORDENAR POR COLOR es Espectacular.
Para ubicar los valores ms grandes en un rango, seleccione un rango de datos NUMERICOS.
1. En la Ficha INICIO Escoja el grupo ESTILOS. Despliegue la pestaa:
187
2. Vamos a escoger 10% mejores. Si no le gusta el estilo que Excel le trae por defecto, puede
Tan pronto escoja 10% le resaltar automticamente el valor que cumple la condicin. Al
desplegar la pestaa, obtiene ests opciones:
188
189
2. En el cuadro de dilogo primero escoja un estilo de conos, a medida que vaya escogiendo
un estilo, ver cmo van apareciendo los mismos al lado de los valores sobre el rango
seleccionado, observe:
190
3. Si hace clic en MAS REGLAS (no administrar reglas, MAS REGLAS, las de la imagen anterior
a esta) puede definir 3, 4, o 5 categoras. Luego use la cajita de valores para definir los
porcentajes:
191
Estos semforos son muy tiles para que Excel nos coloque alertas de auditora o para cumplimiento
de metas.
Nosotros que nos la pasamos mirando numeritos, esta es una excelente ayuda para CLAVAR EL OJO en
donde necesitamos sin necesitar de revisar los valores UNO A UNO.
192
Barras de datos
Otra caracterstica NOVEDOSA de Excel 2007, son las barras de datos. Nuevamente seleccione Formato
condicional
A medida que va seleccionando un estilo, se va formateando la celda con una escala de color relativa al
tamao de cada nmero.
193
Tenga en cuenta NO INCLUIR en el rango el total del mismo. El valor ms grande tomar
automticamente la barra ms larga, y har que el resto de las barras se vean insignificantes.
Las escalas de color funcionan de manera similar a las barras, aqu una imagen:
Ahora, en la opcin MAS REGLAS, podemos cuadrar las opciones a nuestro gusto y necesidad:
194
Aqu, se ha personalizado la barra, con la base de 10 y 90% respectivamente para la barra ms corta y
la ms larga. Como puede ver, hay varios tipos de reglas en formato condicional que se pueden aplicar.
Montando ICONOS solo al 10% MEJOR
Cuando se aplican los conos a un rango, uno de los inconvenientes es que a cada celda se le asigna un
cono, as que se forma una MEZCOLANZA de conos:
195
196
6. Clic en Aceptar.
En la siguiente imagen, ahora s, ver que SOLO SE MONTA CONO a los mejores 10%:
197
Se puede usar una metodologa similar para aplicarle una barra verde a los mejores 33% y una barra
roja al 33% de los registros ms bajos.
El formato condicional lo encuentra por el men Formato Formato condicional. En esa opcin puede
resaltar las celdas que son ms grandes que un valor particular:
198
Para lograr resaltar las celdas mayores al 92% en Excel 2003, Tendr que llevar a cabo estos pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
199
7. El formato condicional que acaba de colocar a la CELDA B2, debe de copiarlo, con COPIAR
FORMATO al resto de las celdas de RANGO.
Expertos de Excel pueden montar formulas como esta, pero la mayora no tiene tiempo para armarla o
investigarla, Excel 2007 es mucho ms fcil.
200
Tan pronto seleccione la opcin Excel detecta automticamente los registros repetidos.
201
Al desplegar la opcin de relleno, puede seleccionar uno de los tipos de formatos preestablecidos, o
crear uno:
Otra opcin BUENA que trae Excel 2007 es que puede seleccionar una de las celdas que quedaron
formateadas y que son duplicados, y hacer clic derecho. En el men emergente, escoger:
202
De manera similar, en lugar de seleccionar los valores duplicados, puede escoger los valores UNICOS:
203
204
Recuerde que una vez ingrese la formula en C2, debe de COPIAR EL FORMATO CONDICIONAL al resto
de las celdas del rango.
205
206
Aunque se seleccione una sola celda, Excel expande la seleccin para incluir la regin entera de
informacin como rango de lista.
Active la opcin Copiar a otro lugar, para que se active la otra opcin Copiar a: Debe de indicar la
celda APARTE que tiene EL MISMO ENCABEZADO de la columna que se va a evaluar.
Active la casilla de verificacin correspondiente a Solo registros nicos
Si as lo hace, Excel le proveer una lista nica de Documentos, ordenados en la misma secuencia de la
base original.
207
Arrastre el campo Documento al rea de filas, o use la lista, seleccionando documento y con el botn
Agregar a, al rea de filas:
208
En realidad, uno no monta ninguna tabla dinmica, pero es muy efectivo para sacar la lista de los
UNICOS. Luego, puede copiar la lista y usando pegado especial solo valores, para pegar la lista y
DESBARATAR la tabla dinmica.
Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en Excel 2007 para encontrar los
registros UNICOS
Una de las novedades del Excel 2007 es que trae un botn que nos permite ELIMINAR o REMOVER los
duplicados, y suena bacanisimo, pero es un comando que se debe de usar con mucha
PRECAUCION. Antes de usar la opcin, asegrese de hacer una copia de la hoja, o del rango de
datos, y use el comando en la informacin copiada.
209
Para el caso, como sabemos que los duplicados estn en la columna del documento, y que el
encabezado describe la columna, activamos la casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados.
Active la casilla de la columna que sabe contiene los duplicados. En cuanto haga clic en Aceptar:
210
Nota:
Esta opcin es muy buena para arreglar los archivos planos del kardex del Cg1, pues estos archivos
planos al bajarse a Excel, duplica las primeras lneas de los encabezados correspondientes a los bloques
de inicio de un nuevo tem, la primera vez que arregl un archivo plano de kardex me encontr con
esta sorpresita, pero ya sea con la formula contar.si o con remover los duplicados, podemos remover
las lneas repetidas.
Porque el archivo tiene estas lneas repetidas? Porque el archivo es un archivo que est destinado a
impresin, NO A BAJARSE EN EXCEL. Como estaba destinado a impresin, suceda que se necesitaba
IMPRIMIR EN NEGRITA, REPINTAR ESOS INICIOS DE BLOQUE. Lo que hace el sistema es HACER que
la impresora de punto ESCRIBA UNA VEZ MS LA MISMA LINEA. Por eso, al bajarse el listado como
archivo plano a Excel, vemos esas lneas repetidas.
211
Ms de formato condicional
Duplicados Primera ocurrencia
En internet hay ejemplos muy buenos que algunos Duros de Excel ponen gratis. En la pgina de
David McRitchie (una de las ms viejas) un par de chicos hace MUUUCHOS aos colocaron una solucin
muy buena, en esa poca estaba montada en Excel 97. En Excel 2003 es casi la misma cosa, en 2007,
solo es saber la ruta por donde se introduce la frmula del formato condicional, ya lo veremos:
Adems de colocar el formato condicional, anidaron la formula en una celda adyacente para que,
adems de indicar que hay una duplicidad, INFORMARA en cual celda esta EL OTRO REGISTRO
DUPLICADO:
Es decir: en este caso se encuentra la primera ocurrencia duplicada. Si un nombre o nmero existe dos
veces, no seala los dos, SOLO la primera ocurrencia y a travs de una frmula anexa indican en donde
ms existe ese nmero o nombre.
212
A esta TABLITA, selecciono la Celda A2. Me voy por Formato condicional Nueva regla:
213
Ingrese la formula, no olvide copiar el formato al resto de las celdas de la columna, tendr este efecto:
214
En Excel 2007:
De manera similar al caso anterior, se va por Formato condicional Nueva regla. Escoge aplicar una
formula, escribe la primera formula y le da enter.
215
Administrar reglas:
216
217
Ms de formato condicional:
Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA:
Esta tcnica es una maravilla. Pues as como podemos hacer que Excel detecte duplicados, podemos
hacer que nos muestre si un valor cruza en otro lado:
El ejemplo sera el siguiente:
Aqu el formato condicional nos marca que los que estn en verde estn en la otra tabla.
Para lograr esto, en Excel 2003, la frmula del formato condicional en A2, es la siguiente:
218
En Excel 2007, ya sabe como ingresar las formulas. Pero como ya estamos manejando ms de un
milln de filas, NO JUSTIFICA que para un pequeo rango, pongamos a Excel a verificar la columna
entera. OJO CON ESO. Es mejor que seleccione el rango.
El secreto de estos formatos condicionales es saber montar las formulas, como el asunto no es nada
fcil, le traigo la solucin, pues para hacer pruebas de auditora es sumamente UTIL.
Como ve, Obtener lo que Cruza, para Excel es cuestin de segundos.
No puedo dejar de recordarle el proverbio del ltimo gran Filsofo Griego, Epicuro (ojo con la
pronunciacin! Jejeje):
219
Ms de formato condicional:
Comparar la celda correspondiente con otra hoja
Cuando ya era fantico de Excel desde hace ya bastante, alguna vez una compaera me coment que
tena un informe, un cuadro en Excel que enviaba a cierta dependencia, y que esa rea, se lo devolva
con cambios. Entonces me dijo que si yo saba cmo hacer que Excel colocara un colorcito en donde la
celda fuera diferente .como decimos en Colombia, ME CORCH. El termino que se usa para cuando
uno no sabe o no conoce.
Como siempre, la pregunta no dej de MORTIFICARME hasta que una vez, en Internet, encontr una
solucin, la cual adapt para el caso.
Supongamos que tenemos dos hojas, aparentemente idnticas, pero para no DESGASTAR los ojitos
mirando CELDA A CELDA, podemos montar una frmula que lo haga, la cosa es as:
En primera instancia el formato condicional no permite hacer referencias a otras hojas.
Sin embargo hay una forma y es definiendo nombres y usando la funcin =DESREF
Estos dos temas definir nombres y la funcin DESREF, se trata con detenimiento en el libro, conviene
que los revise si no los comprende an para que entienda mejor la solucin que se le ofrece.
Tendramos esta primera tabla:
En la Hoja2 tendramos:
220
=A2<>DESREF(comparar;COINCIDIR(A2;A$1:A$6;0)-1;COINCIDIR(A2;$A2:$D2;0)-1)
221
Escoger un formato. Para este ejemplo, escog el amarillo. Acto seguido, copiar y pegar el formato en el
rango donde se quiere que aplique.
Intencionalmente se cambiaron dos datos en la otra hoja, que son los que se pintaron
AUTOMATICAMENTE, gracias al formato condicional, de amarillo.
La formula lo que dice es que si la celda es diferente de la misma celda que est en la otra hoja, la
pinte o coloree de amarillo.
Ms concretamente, el primer argumento es la celda que tiene por nombre "comparar" que es la base
del DESREF.
El segundo argumento es cuantas filas. Para ubicar la fila, usamos la funcin =COINCIDIR() y le
restamos 1, porque esta frmula solita nos dir 1 para tem 1, siendo que esa posicin es cero.
El tercer argumento es cuantas columnas, tambin usamos =COINCIDIR() y se resta 1.
222
Este es el resultado:
223
Ms de formato condicional
Mximos en fila y en columna
Este ejemplo muestra ROJO si el valor mximo est tanto en Fila como en Columna; de otra forma,
VERDE si es el valor mximo en Columna, o AZUL si es mximo en Fila.
Observe la siguiente tabla:
La idea es montar un formato condicional que nos seale el valor mximo de cada tienda a lo largo de
los meses, y cual tienda fue la mejor por mes. Jejeje de un solo PLUMAZO resolvemos eso:
La frmula que debe de ingresar en la columna B3 es la siguiente: (el color de la condicin 1 es rojo, el
de la condicin 2 es verde, y el de la condicin 3 es azul)
224
En Excel 2007, ya sabe, debe de ir por la Ficha Inicio - Formato condicional nueva regla utilizar
formula escribe la formula, aceptar. Vuelve y llama ADMINISTRAR REGLAS e ingresa la otra frmula,
y as con la otra, al final le quedan:
225
Validacin de Datos
La validacin de datos sirve para controlar que llenen la informacin de las hojas de clculo de acuerdo
a parmetros correctos. Por ejemplo, nombres, valores, valores que no pueden exceder ciertos lmites,
etc. Todo esto permite que cuando se trabaje con esa informacin, (por ejemplo hacer tablas dinmicas
o adicionar la info recolectada a una base de datos) no se presenten inconsistencias. Por ejemplo, si
usted deja que un empleado llene el campo por decir algo, "ciudad"; algunos escribirn Cali, (CaliColombia es mi ciudad natal) otros Santiago de Cali, o Cali con un espacio antes o despus... Cosas as,
que al momento de usar dicha data, retrasarn la labor de anlisis porque Usted tendr que ponerse a
depurar la informacin, antes de poderla trabajar. Para acceder a este recurso de Excel, en Excel 2003
usted entra por el men Datos - Validacin.
Una vez seleccionado ver la opcin Configuracin, y all hay varias opciones, cada una de las cuales
vamos a ver ahora.
226
Validacin bsica
Ok. Como mencionaba hace un momento, la validacin de datos sirve para controlar o restringir que los
usuarios ingresen datos no deseados en las celdas. Por ejemplo, si en la celda A1 de Excel, NO
QUEREMOS QUE DIGITEN NUMEROS DISTINTOS ENTRE EL UNO Y EL DIEZ, lo que podemos hacer
para evitar que el usuario de la hoja de clculo lo haga es colocarle una validacin de datos.
Para lograr este cometido, sobre la celda en la cual queremos colocar la restriccin, llamamos la opcin
validacin de datos y en la opcin permitir, seleccionamos Nmero entero, como se ve aqu:
Y en DATOS, seleccionamos ENTRE. Valor Mnimo colocamos el 1 y en el valor mximo el 10. Tambin
podemos hacer, que en cuanto el usuario ubique el cursor en la celda que contiene el formato
condicional, APAREZCA UN MENSAJE INFORMATIVO, y si el usuario es TERQUITO, y nos ingresa un
valor diferente al establecido, podemos hacer que aparezca un mensaje de ERROR. Ese par de
mensajes se configuran en las otras dos opciones que se ven aqu: MENSAJE DE ENTRADA y MENSAJE
DE ERROR.
227
228
En este segundo caso, se indica un rango de la hoja de clculo que contiene la lista.
229
=INDIRECTO(
"'Hoja2'!A1:A9")
En este caso, el rango se encuentra en la hoja2, que se escribe entre comillas simples, despus va el
signo de admiracin, el rango para el caso es A1:A9, y todo de encierra entre dos comillas y parntesis.
Observe la siguiente imagen:
230
Por ejemplo, en lugar de categoras puede poner marcas de repuestos, y en las subcategorias, los
repuestos como tal.
Ahora siga estas instrucciones:
1. El rango de Categoras que se encuentra en B12 a B15 se ha marcado y se le ha definido el nombre
de Categoras. (Recuerde, el tema de asignar nombres a los rangos)
231
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Este y todos los dems ejemplos de validacin los puede descargar de la pagina web, en el archivo
plano llamado Excel_Maquial_Validacion.xls, de una vez en Excel para que le facilite su
implementacin en sus propios ejemplos.
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Validacin de fecha.
El ejemplo es el siguiente:
234
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Ejemplo 2.
La informacin no puede ingresarse en las celdas a menos que est formateada como 0.00% y solo
nmeros entre 0 a 100. En este caso, en la celda B43, se ha montado la formula que TAMBIEN est en
la validacin de datos de las celdas B41, B42, C41 y C42.
Esta es la validacin que tambin contiene la formula que controla el fin del ejemplo 2:
Esta solucin utiliza el potencial de la funcin =Celda() que puede traer la ubicacin, el contenido o el
formato. En este caso con la funcin =Y() se exigen dos cosas, el formato de celda con =CELDA() y
que el numero sea mayor a 0 y menor a 1 con =ESNUMERO().
CELDA("Format";B41)="P2" ---> Esta frmula dice que "El formato de la celda B41 debe ser Porcentaje
con 2 decimales"
236
Ejemplo 3:
Validacin para prevenir registros duplicados:
Ejemplo 4:
Para prevenir que se llenen los registros fuera de cada fila. Es decir, se debe ingresar un nombre y un
rea de la organizacin.
La funcin es la siguiente:
=Y(CONTARA($B$95:$B95)=CONTARA($C$95:$C95);CONTAR.BLANCO($B$95:$B95)=CONTAR.BLANC
O($C$95:$C95))
237
Ejemplo 5 y 6
Controlar para que ingresen solo nmeros y controlar para que ingresen solo texto
238
Ejemplo 7
Controlar que no dejen casillas en blanco entre celda y celda ingresada
Espero que estos ejemplos le permitan aprovechar esta herramienta de Excel, ya puede ver el potencial
que tambin tienen. Hay muchos ms ejemplos de validacin que se pueden encontrar en Internet.
239
La informacin presentada como se ve aqu arriba, no es apropiada para montar una tabla dinmica.
Los meses NO PUEDEN estar en varias columnas. La columna D contiene Cantidad, Ingreso, Costo y
240
Utilidad. Tiene celdas en blanco que SE PRESUME que son del mismo cliente de la celda A2. Excel no
puede trabajar la informacin as.
Si Usted tiene informacin por este estilo, vaya al rea de sistemas para ver si ellos le pueden generar
la materia prima de informacin transaccional que se us para crear este resumen.
241
En este paso, acepte la seleccin por defecto SI su informacin est en Excel y SI va a crear una tabla
dinmica.
242
Si lee con atencin lo que aqu dice, ver que cada uno de los encabezados de columna de la tabla
dinmica del ejemplo se ven como botones, los cuales se pueden arrastrar a cada una de las reas del
reporte dinmico; es decir se pueden arrastrar los botones a las zonas donde dice "pagina", "Fila",
"Columna" y "Datos". Si vamos a crear una tabla dinmica que nos d el total por producto, los botones
quedarn posicionados as:
243
El producto lo llevas al rea de las filas y el Total lo llevas al rea de datos. En esta rea vas a colocar
los botones que por lo general representan valores que necesitan ser resumidos, sumados,
promediados o contados. Si en este momento das clic en aceptar, retornars a esta ventana:
Y aqu, cambiamos el punto negro que est en Hoja de clculo nueva a Hoja de clculo existente, Se
puede ubicar en una nueva hoja, esto es discrecional. Sealaremos la Celda en la cual se posicionar la
tabla dinmica. Es decir, as:
244
245
el cual cambiaba la tabla dinmica, lo puede traer haciendo clic en la lista desplegable de la barra de
herramientas tabla dinmica:
246
Para crear una tabla dinmica similar en Excel 2007, siga estos pasos:
Al hacer clic all se tomar por defecto el rango de su tabla fuente o tabla base:
247
Como puede ver, la evolucin del asistente de tablas dinmicas es notable. De una sola vez te lleva por
defecto a una nueva hoja y el panel de lista incluye los cuatro sectores, Filtro de reporte, Campos de
Columna, Campos de Fila y Campos de Valor.
Solo necesita seleccionar, colocando un clic en la lista de campos, Excel los lleva por defecto a la zona
de filas. Aqu no se arrastra hacia la hoja de clculo. Se arrastra hacia la parte de abajo, como dice esa
regin:
248
249
Para mover el campo producto, de filas a columnas, para el caso que nos ocupa en la imagen,
seleccionaramos el tem producto. Luego utilice la lista desplegable para cambiarlo de rea de filas, a
rea de columnas. Una vez lo haya seleccionado, en cuanto haga clic en el botn Agregar A, el
reporte cambiar para mostrar los productos a travs del encabezado del reporte:
Tambin puede usar esta metodologa para adicionar nuevos campos al reporte, por ejemplo, el campo
vendedor lo puede adicionar en el reporte a la zona de filas. Entonces tendr un reporte con
vendedores en las filas y los productos en las columnas:
250
En Excel 2003, puede arrastrar los campos deseados desde la lista de campos hacia el rea deseada,
directamente en la tabla dinmica, sin necesidad de usar el botn Agregar a.
251
Este Panel de lista de campos tambin lo puede sacar de ese lado, (seleccionndolo y arrastrndolo) y
llevarlo a la zona que desee. En la imagen que vemos aqu, para pasar el campo vendedor a la zona de
columnas, para que quede similar al que acabamos de armar en Excel 2003, simplemente seleccione el
campo vendedor, haga clic izquierdo sostenido y mientras lo sostiene, arrstrelo a la zona que dice
Rtulos de columna.
252
Haga clic en Opciones, y dentro de toda la gama de Opciones, seleccione, Opciones otra vez.
Esta es la imagen por donde trae las opciones de la tabla en Excel 2003:
253
En estas opciones, active la casilla de verificacin de la opcin Para celdas vacas, mostrar:
254
En el combo Formato, active la casilla de verificacin Para celdas vacas, mostrar cero, de manera
similar a como se ve en Excel 2003.
Cambiando la tabla dinmica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar a
como lo haca en Excel 2003:
Los usuarios veteranos acostumbrados a usar la tabla dinmica de Excel 2003, encontraban que era
muy fcil cambiar la tabla dinmica simplemente arrastrando los campos en el reporte. Esta opcin es
automtica en Excel 2007-2003, pero est oculta en Excel 2007. Para activarla en Excel 2007, vaya a
Opciones de tabla dinmica, haga clic en la ficha MOSTRAR, y all, active la casilla de verificacin
Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadrcula).
Observe la opcin en la siguiente imagen:
255
Con esta opcin activada, se pueden seleccionar directamente en la tabla dinmica los campos de tabla
de color gris y arrastrarlos hacia una nueva locacin, por ejemplo, pasar campos del lado de filas a
columnas, simplemente arrastrndolos. La ventaja de esto es que se puede ver como se mueve el
campo al ser arrastrado, y cuando lo lleva a una interseccin de la tabla, la lnea divisoria de insercin
se resalta, lo cual facilita su reubicacin.
Vamos a mostrar la zona y la fecha. Si activ la opcin de arrastrar al viejo estilo de Excel 2003, puede
llevar los campos directamente sobre la tabla dinmica, sino, simplemente llvelos en la zona del panel
lista:
256
Para que el informe nos quedara as como se ve aqu los campos se trasladaron a estas reas, como se
ve en el panel lista:
Ahora, si queremos quitar esos subtotales, por ejemplo esos que dicen Total Krokanticos,
simplemente nos ubicamos en esa columna, damos clic derecho con el ratn y en el men emergente,
DESACTIVAMOS la opcin Subtotal, como se ve en la siguiente imagen:
257
Listo, ahora llamamos el men emergente ubicndonos SOBRE la tabla dinmica en la columna FECHA:
258
Escoja Agrupar:
Para el caso que presento aqu, solo tenemos ocho das, si lo dejo as como est que me agrupe por
meses, el reporte quedara as:
259
De igual manera, puede agrupar por meses y aos. Lo invito a que ensaye y haga pruebas.
260
Creando un Reporte Especfico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte
En Excel 2003 se denomina rea de Pagina, en Excel 2007, Filtro de reporte. Simplemente arrastre uno
de los elementos hacia esa rea del panel. Por ejemplo, podemos arrastrar el campo ZONA, y tener un
reporte todava ms personalizado:
Si hago clic con el puntero del ratn en la pestaa que dice Zona (todas):
Puede seleccionar las que desee, dos o ms, usando activando la casilla de verificacin Seleccionar
varios elementos, y escogiendo, por ejemplo como en este caso, dos de ellas:
261
Recuerde volver a mostrar todos los elementos que seleccion. De igual forma, puede arrastrar al filtro
de reporte, mas campos.
262
263
Como en mi ejemplo solo tengo 6 vendedores, pues digamos que quiero ver los tres mejores:
La tabla dinmica me muestra los tres mejores, (sin necesidad de desgastar mis ojos, mirando
manualmente quienes son los tres mejores) me queda as:
264
Tenemos la misma tabla dinmica, esta vez en Excel 2003, entonces, vamos por la barra de
herramientas tabla dinmica, desplegamos la lista desplegable o la pestaa que dice tabla dinmica.
All, escogemos la opcin Ordenar y las 10 mejores.
265
Recuerde que para que le salga ACTIVA la opcin DEBE de estar POSICIONADO sobre la tabla dinmica
en uno de los campos del AREA DE FILAS. Cuando haga clic en Ordenar y las 10 mejores, le saldr esta
ventana:
Observe que ya le cuadr las opciones que necesito: Auto Ordenar Descendente, en diez mejores,
Activadas y que me muestre las 3 superiores. Entonces, al dar aceptar, la tabla queda as:
Como lo ordenamos por el campo valor, pues ese es el criterio que finalmente nos queda.
Si se fija, no queda ninguna seal de filtro, cosa que mejoraron en Excel 2007:
266
Si hace clic en vendedor en donde est el embudito, ver que le aparece una opcin:
Si hace clic all, llega a la lista que ya nos es familiar en Excel 2003:
Pero es ms fcil llegar a esta opcin si simplemente hace clic en el embudito de la tabla dinmica.
267
268
Por ejemplo, en esta tabla ficticia, llama la atencin el producto MegaAcido, este producto, con 576 mil
en ventas, quisiramos verlo en detalle que es lo que lo conforma. Pues bien, solo con hacer DOBLE
CLIC en esos 576000, Excel crea una nueva hoja SOLO con los datos que conforman la sumatoria del
producto MegaAcido:
Lo cual como se podr dar cuenta, es sencillamente ESPECTACULAR. Pues con esta DATA en una nueva
hoja, se puede volver a analizar la info haciendo otra tabla dinmica, o montar unos subtotales o hacer
los clculos que a bien tengamos.
269
270
Esto puede ser un inconveniente, pues muchas veces quisiramos quedarnos con esa informacin y
poder trabajarla, por lo tanto, la informacin debe volverse de dinmica, esttica, solo valores.
La solucin es seleccionar TODA la tabla dinmica, sino se deja tomar, seleccione INCLUIDAS LAS
CELDAS ADYACENTES QUE LA CONTIENEN, copiarla con Control + C, y pegarla en otro lado con la
opcin PEGAR VALORES:
Pero supongamos que quisiramos que el reporte de la tabla dinmica pegada sea otra vez una tabla
de datos. Entonces, pegue la info pero primero qutele los subtotales (que ya sabe cmo hacerlo), y
recuerde la tcnica de rellenar celdas en blanco que le expliqu en los temas del principio. (Ir a especial
celdas en blanco, + la celda de arriba y Control + Enter)
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Ms de tablas dinmicas:
Operaciones diferentes a Suma
Es posible volver a arrastrar el campo de valor, y hacer que la tabla dinmica en lugar de sumar, nos
saque un promedio, o haga un conteo:
En Excel 2003, lo haramos, ya sea usando el panel o arrastrando OTRA VEZ, el campo Valor total al
rea de DATOS:
En Excel 2007, simplemente arrastre en el panel a la zona de datos, nuevamente el Valor total. O si
activ la opcin de arrastrar al estilo de Excel 2003, arrstrelo dentro de la misma tabla dinmica:
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En Excel 2003, debe de reubicar Valor Total 2 al rea de columnas, (Excel 2007 lo acomoda de una
vez.) Arrastre el botn Datos al rea de columnas, de tal manera que le quede as:
En Excel 2003 vaya al asistente de tablas dinmicas, vaya por la opcin de diseo:
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Ver que en este segundo botn, puede cambiar la operacin de suma, por CUENTA. Seleccione Cuenta
y a continuacin, Aceptar, Aceptar y Finalizar. La tabla dinmica le quedar as:
Mirando con detalle, este Cuenta de valor total2, para el caso, vienen a ser como la cantidad de
negocios que efectu la SALES FORCE (fuerza de ventas): (Fjese que en la tabla base, Julio hizo dos
negocios):
274
Y hace doble clic en Cuenta de valor total, puede cambiar el nombre de ese campo:
Aceptar, Aceptar y finalizar. A la tabla dinmica le cambiar el nombre por el que le haya personalizado:
Ahora, si se fija, en la ventana objeto que se refiere al campo de la tabla dinmica, puede ver que hay
ms opciones, una de ellas es Nmero. A travs de Esta opcin, puede darle Formato al mismo.
275
En Excel 2007, la esta accin se hace en el panel lista, campo valores, despliega la lista desplegable o la
pestaa, tal como se ve aqu. Le saldr un men y en l, haga clic en Configuracin de campo de Valor.
Seleccione la operacin CUENTA. All abajo puede ver que est el botn FORMATO de NMERO. Por all
puede cambiar el formato. Clic en Aceptar.
276
Puede ver que YO LE formati el numero de negocios y le puse decimales.(que bruto Je). Ya sabe
como corregir ese error, nuevamente vaya por la opcin Configuracin de campo de valor, Formato de
Nmero, Aceptar y Listo.
En Excel 2003:
277
En Excel 2003:
Como vimos, el ejemplo tiene datos por das, revisemos cuales fueron los das en los que se vendi
menos:
En Excel 2003, reorganice la info as:
Ok, las tablas en ambos sistemas, le quedarn como le muestro a continuacin en la siguiente pgina:
278
Excel 2003:
Excel 2007:
Podemos cuadrar el formato de fecha PERSONALIZADO, para poder ver el da de la semana, colocando
dddd;@ as:
279
Excel 2003:
Excel 2007:
Podemos ver que el da ms malo fue el mircoles. Elimine el campo Zona, y con esa info, resultante
hacer un grfico, solo llame el botn de grficos y seale el rea comprendida entre los das en letras y
los totales. La siguiente imagen es en Excel 2003:
280
281
Si en la tabla dinmica, en Excel 2007, llevamos el campo Zona, podemos ver que:
El nico distrito que vendi el mircoles fue el SUR. Como puede ver, las tablas dinmicas nos ayudan a
ver rpidamente situaciones que sin ellas tendramos ms dificultad.
282
Ms de tablas dinmicas:
Porcentajes de Participacin
Vamos a sacar el porcentaje de participacin de cada vendedor respecto del total:
Para esto, vuelva y arrastre el campo Vr total, de manera similar a como ya lo hicimos hace un rato,
pero en esta ocasin, vamos a usar una opcin que est por all y que no hemos explorado todava:
En Excel 2007, vamos por configuracin de campo de valor en el campo Suma de Vr Total2:
Escoja la ficha Mostrar valores como, despliegue las opciones y con la barra de desplazamiento vertical,
baje y busque la que dice % del Total.
En Excel 2003, por diseo, escoja dentro del rea DATOS, Suma de Vr total2 y haga doble clic. Llegar
a esta ventana objeto, similar a la que acabamos de ver:
283
Haga clic en Opciones para que se despliegue la parte inferior que se ve aqu y escoja la opcin % del
total. Haga clic en Aceptar. La cosa queda en cada versin as:
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Recuerde que esos nombres feos que se ven all, (no me refiero a los de los vendedores, me refiero a
esos nombres Suma de Vr Total y Suma de Vr Total2) se pueden cambiar configurando el campo, como
le mostraba ms arriba.
284
Ms de tablas dinmicas:
Acumulados
Continuando con el ejemplo de la base ficticia que venimos ilustrando, vamos a usar la tcnica de
acumulados para sacar los totales diarios, pero tambin poder ver la acumulacin de los mismos en el
da a da. Para esto vamos a meternos por LA MISMA OPCIN, solo que en lugar de escoger % del
Total, vamos a escoger Total en y escogemos como campo base, fecha.
En Excel 2007, la opcin es por ac:
Recuerde que debe llamar la opcin diseo, dar doble clic en Suma de Vr Total2:
Ok. La tabla dinmica nos queda en cada una de las versiones as:
285
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Participacin porcentual
Esta opcin nos permite conocer el porcentaje de participacin con relacin al producto en el da a da y
al total general. Sale cuando escoges % de la fila, as, si en el ejemplo anterior, hacemos el cambio
respectivo obtenemos este resultado:
En Excel 2003:
En Excel 2007:
Vemos que no nos dice nada. Pero si le arrastras el campo fecha al rea de columnas, y le quitas la
suma de valor total (ojo, lo quito solo para propsitos de que se pueda visualizar el efecto en un
pequeo grfico, pero se pueden dejar los dos, no faltaba ms) sucede esto:
Voy a ensear cmo queda en 2007, ya sabe que en 2003 queda parecido:
286
Ms de Tablas Dinmicas:
Campos Calculados
Considere la siguiente informacin:
La tabla dinmica tambin nos puede efectuar la diferencia entre los dos aos. Estos aos pueden ser
el ao real vs el presupuesto, o la variacin de los saldos de balance de un ao a otro. Esto se realiza
con la ayuda de un campo calculado, que haga la resta de un campo a otro.
287
Realice los pasos conocidos de tabla dinmica, en el campo diseo, organice la info as:
Ahora, UBICADO en el rea de los TOTALES, vaya por la barra tabla dinmica, formulas, campo
calculado:
288
El nombre que le ponga, es el que le saldr en la tabla dinmica. Ahora, para la formula, escoja ltimo
ao, clic en insertar campo, coloca el signo menos en formula, selecciona el campo Ao anterior, y le da
SUMAR: Cuando le d sumar, el campo calculado quedar junto con los dems campos:
289
Listo. Ya tiene la variacin. Estas formulas son simples, no las confunda con las funciones de Excel.
290
Ahora nos vamos por Opciones de Herramientas de tabla dinmica, Formulas, Campo calculado:
291
Llegamos a la misma ventana que acabamos de Explicar en Excel 2003. Como ver, es la misma cosa.
Clic en aceptar y listo:
As se hacen los campos calculados. Lo invito a que experimente y arme sus campos calculados, se
pueden armar formulitas mas complejitas, si mal no recuerdo hace aos, efectuaba la diferencia entre
un presupuesto versus el real, para obtener el cumplimiento del presupuesto en valores, a su vez
dividido por el ao anterior para obtener el porcentaje, bueno, la idea es esa Igual eso est en los
libros o en el todopoderoso Google.
292
Ms de Tablas Dinmicas:
Elementos Calculados
La diferencia entre el elemento calculado y el campo calculado, reside en que el campo calculado acta
sobre los campos que se llevan al rea de datos en el cual se harn las operaciones, mientras que el
elemento calculado acta sobre los campos que se ubican en las otras reas tales como el rea de filas
y de columnas.
En el caso que veamos anteriormente, si quisiramos armar un elemento calculado, no podramos,
Sencillamente porque los elementos calculados no estn disponibles en los campos del rea de datos,
los campos que estn siendo sumariados no pueden usarse para hacer elementos calculados, solo para
CAMPOS calculados.
Pero fjese que si selecciona una celda del rea de las filas, S se activa ELEMENTOS CALCULADOS, y
esta opcin es muy til si quisiramos sacar la diferencia entre dos elementos, por ejemplo, en la
imagen por decir algo, obtener la diferencia entre el rea de Auditora y Direccin administrativa.
De manera similar, primero ubique y seleccione una celda de la regin de las filas, esto es cualquiera de
las reas. Ver que el elemento calculado aparece ACTIVADO. En la ventana objeto, de manera similar
a como mont la formula en campo calculado, dele un nombre al elemento, y seleccione los elementos.
Por ejemplo, aqu voy a hacer la diferencia entre Auditora y Direccin administrativa:
293
Ok, una vez armada la frmula, haga clic en sumar, y luego en aceptar, ver como le aparece al final
de la tabla dinmica. Solo le falta que seleccione el campo y lo ubique debajo de Auditora y Direccin
administrativa:
Los elementos calculados tambin son tiles para obtener la diferencia entre el ltimo ao y el ao
anterior, cuando la informacin NO NOS LA PASAN de esa manera, sino que Digamos que nos la pasan
as:
294
Que es como el caso ms comn. En este caso, arme la tabla dinmica as:
Nota: Acurdese que para sacar la diferencia entre los aos no necesita hacer un elemento calculado, lo puede
hacer con la opcin Diferencia de, que vimos en el apartado anterior.
Entonces, ahora ubquense en la regin de filas, sobre una de las reas, llame la ventana objeto de
Elementos calculados, seleccione el campo ao, y ver que tiene disponibles los elementos Ao Anterior
y Ultimo ao. Con ellos, arme la formula, as:
295
Ahora, si da clic en Sumar, TE SALDR que Excel no puede hacer la frmula con esos elementos,
porque
Y si se fija, en la tabla dinmica el campo AO, est quedando dentro del AREA DATOS.
Entonces, QUE HACER ?
Pues ayudarle a Excel, creando un nuevo elemento dentro de la tabla, que se pueda usar en el rea de
las filas, tendrs que editarla, as:
296
297
OJO SI VAS A HACER UN ELEMENTO CALCULADO TIENES QUE ESTAR UBICADO EN LA TABLA
DINAMICA SOBRE EL ELEMENTO. YO DESEO HACER UN ELEMENTO CALCULADO EN EL ELEMENTO
GRUPO, LUEGO ME UBICO EN ESA CELDA ANTES DE LLAMAR LA VENTANA (ESTA) EN LA CUAL
CONFIGURO LA FORMULA. No hacer bien el paso puede generar mensajes de error de Excel con lo
cual al tercer intento, perdemos la paciencia, dejamos la cosa as y no logramos crear el elemento
calculado.
298
Ahora, si llevo el campo Ao, al rea de columnas, tendr la informacin visiblemente ms amigable:
299
300
301
Ms de tablas dinmicas:
Cruces de informacin.
Auditora o Contabilidad, Costos, Produccin o cualquier profesional que necesite comparar dos bases,
siempre tendr necesidad de cruzar informacin.
Los elementos y campos calculados nos pueden ayudar con esta tarea, sin embargo, es m deber
comentarle que es una gran ayuda tener un nuevo Excel con capacidad para manejar ms de un milln
de registros pero, cuando usted monta elementos o campos calculados en un par de bases que le
midan ms de 500 mil registros, el Excel de su mquina, se le puede quedar literalmente MUERTO. Esto
es debido al enorme esfuerzo que comienza a efectuar el aplicativo haciendo la operacin campo por
campo. Incluso con un Computador con las mejores especificaciones pasa.
Qu hacer entonces?
Pues ayudarle a Excel evitando que se esfuerce tanto. Cmo? NO utilizando ni campos ni elementos
calculados. Lo que Excel si hace MUY RAPIDAMENTE, es la Suma total, por filas y por columnas.
Entonces, el truco radica en cambiar el signo al campo valor en una de las bases o una de las tablas.
Supongamos que tenemos un Extracto bancario, que lo hemos podido descargar de internet, gracias a
los servicios del banco. Este puede ser un ejemplo:
Para el caso, sirve. (Es un ejemplo inventado por m, el propsito es transmitirle la idea).
Ahora, en otra hoja de clculo Usted tiene el libro auxiliar en archivo plano, y ya lo ha logrado depurar,
esto es Limpiarle la basura de los encabezados, o a lo mejor su aplicativo contable exporta los datos de
una sola vez a Excel, y digamos que tiene la info as:
302
Mire que aqu, en la columna A, e identificado que el bloque superior es el extracto bancario y el inferior
el libro auxiliar de contabilidad. Tambin, en la columna REF2, unifiqu el criterio de que lo que es
similar en ambas tablas. Finalmente, dupliqu la columna de Valor en Valor2, y le cambi el signo a la
tabla de arriba.
Con la informacin organizada de esta manera, Excel no tiene que calcular nada, salvo hacer la
operacin de suma. La idea de esto es, que si existen 100 pesos en una de las tablas, y esos 100 pesos
existen en la otra tabla, pero negativos (porque le cambiamos el signo), Excel sumar +100 -100 = 0.
Entonces, TOOODO lo que nos d CERO, significar que est cuadrado. (Ojo, En principio, pues te
puede ocurrir que hayan varios valores de 100!!). Organice la tabla dinmica as:
303
Como puede ver, aqu est la conciliacin. Hay unos casos que le llegan a uno en los cuales a veces
es muy difcil hacer un match (match = coincidencia), y no hay una llave (campo clave) sobre el cual
efectuar la conciliacin. Entonces, una salida, puede ser, CRUZAR EL MISMO VALOR.
Como los valores son positivos en ambas BASES, pues vamos a rastrear o cruzar a nivel del mismo
valor, ASI:
304
Obtenemos esto:
Podemos ver que en los abonos y en los pagos hay dos valores que cuadran. Y que la diferencia total
de 3.033 viene de 330 pesos en abonos y 2703 en pagos, y cada uno de ellos, son de una
inconsistencia en valores, por ejemplo, el auxiliar dice tener 801.980,37 y el extracto dice que tiene
801.680. Un error de digitar un 980 en lugar de un 680, adems de otros dos casos.
305
Cruzar la informacin de esta manera es sumamente VELOZ para Excel, mientras que si lo pones a
hacer campos o elementos calculados, tu computadora se esfuerza ms.
Ms de Tablas dinmicas: Desactivar la opcin GETPIVOTDATA.
Estoy seguro, que habr notado que cuando se desean hacer clculos u operaciones sobre los datos de
la tabla dinmica, Excel crea una formula RARISIMA, incluso para una SIMPLE DIFERENCIA DE CELDAS.
Hagamos nuevamente un ejemplo con cruces de informacin. Supongamos que tenemos un par de
rangos, cada uno de ellos con el Forecast por cliente de la semana actual versus la semana anterior.
Bueno, de manera similar a como se acaba de explicar, se unen las dos tablas y en una nueva columna
se identifica cada una de ellas, as:
306
Con la INFO organizada, comienza a construir la tabla dinmica y dispone los campos as:
Por la opcin Diseo de tabla dinmica, desactiva los totales de columna, as:
307
Ver como se quita ese total. Ahora viene el problemita que le comentaba: Si se quisiera restar la
columna Forecast Esta semana MENOS Forecast semana pasada, nos sale una frmula que nada tiene
que ver con la tradicional, adems, si probamos a copiarla, veremos cmo NO FUNCIONA:
308
309
310
En la ventana, seleccione la ficha Comandos, y dentro de ella, DATOS, Generar GetPivotData. Arrastre
el botn hacia la barra de herramientas:
Ok, es una forma que incluso es ms sencilla que ponerse a cambiar el signo a una de las tablas fuente.
A veces es mejor ser prctico que sofisticado. No lo cree?
311
312
6) En el botn examinar, que es una especie de EXPLORADOR, busque la primera de las bases de
datos EXCEL:
313
7) Seleccione uno de los archivos que corresponden a la primera parte de uno de los aos del
kardex, y haga clic en abrir. Regresar al momento anterior que veamos en Access, (la imagen
anterior a esta) clic en aceptar. Access comenzar a importar el archivo. Al finalizar tendr algo
as:
8) Siga las instrucciones, acepte las sugerencias de Access hasta llegar a la opcin finalizar:
314
9) En el ltimo paso, clic en cerrar. Nuevamente importe la otra tabla cuidando que quede
formando parte de la tabla que acab de importar:
10) Cuando ya tenga ambas tablas unidas, guarde el archivo en Access. Es decir, como un archivo
Access o sea un archivo con extensin .accdb
11) Cierre la aplicacin Access y abra Excel.
12) En un libro nuevo, vaya por la ficha insertar y escoja tabla dinmica:
315
13) En crear tabla dinmica, vaya por la opcin Elegir fuente de datos externa:
316
15) Clic en Examinar en busca de mas y busque el archivo que unific con la ayuda de Access,
dele Abrir:
317
La tabla dinmica comenzar a leer los datos, podr ver como supera sin problema el
1.048.576 filas, y podr armar la tabla dinmica a su conveniencia:
Tenga en cuenta que est manejando una cantidad impresionante de datos, as que tenga paciencia si
su equipo se pone RELENTO. Paciencia, mientras se compra un equipo de cmputo mejor.
318
Ahora, si quiere hacer el cruce de informacin, del kardex y el auxiliar, acurdese de cmo realizar el
cruce de informacin que le explique en uno de los temas de tablas dinmicas, concretamente como
organizar las dos tablas y nalas en un archivo MADRE con la ayuda de Access. En cuanto comience a
montar la tabla dinmica, ver que cuenta con el campo origen, que es el que identifica cada una de
las bases unidas y tendr que la tabla dinmica le har la SUPERCONCILIACION, basada en el archivo
externo de Access.
De manera similar, la tabla dinmica puede leer cualquier fuente de datos, Oracle, SQL, Fox Pro, etc.
No necesita cargar en Excel la supertabla o base entera, puede hacer que Excel la lea de manera
Externa, y de esta manera no se ver detenido por la limitante del 1.048.576 filas.
Si tiene dificultades, pdale ayuda al Ingeniero de sistemas, ellos estn muy familiarizados con el
manejo de tablas en SQL, Oracle, Fox o an el viejo Dbase.
319
65.536
256
1 Giga
256
3
1.048.576
16.384
El Limite es fijado por Windows
4.3 Billones
Ilimitados
3
16
1.000
64
100
10.000
1.000
32.000
4.000
64.000
1.000
8.000
64
30
255
El tema de las macros es pletrico. Esta parte pretende ensearle lo mnimo necesario para que pueda
crear macros por lo menos funcionales. Pero muchos temas se quedan por fuera, si le gusta el tema,
deber comprar libros especializados en el tema. Si despus de esto, le coge gusto, estoy seguro que
no ser tan difcil abordar libros tcnicos especializados.
Yo creo que, si Usted ley el tema relacionado con como rellenar los espacios en blanco, all tuvo que
ver como con una pequea macro, nos podemos deshacer de una gran cantidad de trabajo EN
SEGUNDOS!!! Es una cosa INCREIBLE, MONTAAS de trabajo pueden ser evacuadas EN SEGUNDOS!!!
Razn ms que suficiente para aprender el tema.
Quiero que sea consiente de como en este siglo XXI, el concepto angular de la dificultad se vuelve al
revs. Por el momento es al nivel Informtico de Bytes. Pronto tambin ser realidad a nivel atmico y
con ello me refiero a los tremendos adelantos que se llevan a cabo en la manufactura molecular. El
planeta avanza a pasos agigantados, no pierda de vista los adelantos y no se resista al desarrollo
tecnolgico, o ser arrasado de la arena profesional. una palanca y mover al mundo, deca aquel
sabio griego.
320
Otorgando el permiso necesario para que el cdigo de las macros corran o se ejecuten en
su computadora
El primer paso antes de usar macros es activar el Visual Basic en el Excel de su mquina computadora.
En Excel 2000-2003, utilice la ruta Herramientas Macro Seguridad y ajuste la seguridad a MEDIO.
Ok. Ahora, en Excel 2007, vaya por el icono de Office que se encuentra en el extremo superior
izquierdo:
321
Aqu, hace clic en Opciones de Excel, y all, en centro de confianza. Llegar aqu:
322
323
Deber llegar a la ventana que le acabo de mostrar, all, escoja la opcin Deshabilitar todas las macros
con notificacin.
Recuerde que si est usando macros en Excel 2007 deber guardar los libros como libro habilitado para
macros, con extensin .xlsm
324
En Excel 2003 la cosa es muy similar: Herramientas Macro - Visual basic Editor. Una vez all, Men
insertar mdulo.
325
Haga clic en el cono de Excel y regrese a la hoja de clculo de Excel. Si est siguiendo estas
instrucciones paso a paso, ahora va a probar si la macro funciona.
Una manera de correr una macro es llamar las macros disponibles, lo cual puede hacer presionando
Alt+F8 en cualquier versin de Excel. En Excel 2007 las puede llamar a travs de la ficha programador.
En las versiones anteriores, yendo por el men Herramientas Macro Macros.
Tal como se muestra en la siguiente imagen, el cuadro de dialogo de las macros lista todas las macros
disponibles en su libro. Haga clic en la macro y presione el botn ejecutar:
326
Puede no ser muy efectivo tener que traer la ventana de las macros, sobretodo si se tiene que ejecutar
peridicamente. Es mejor asignar la macro a un atajo de teclado, una combinacin de letras que al
oprimirlas simultneamente, ejecuten la macro.
Para asignar una combinacin de letras que sirva para correr la macro, haga lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
327
5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana opciones de macro. (esta que ve aqu)
6. Clic en Cancelar para cerrar LA OTRA ventana de Macros.
Ahora puede correr la macro si presiona Ctrl+J al mismo tiempo.
328
Esta macro recorrer todos los registros de informacin de su hoja de calculo Step 1 (paso 1) significa
que la macro revisar cada fila. Si se usa Step 2 revisar la segunda fila distinta a la actual.
En este momento, la macro no har nada aparte de recorrer la hoja de clculo, pues la instruccin se
indica en donde colocamos el comentario del apostrofo Hacer algo. Seguidamente le diremos que
haga o ejecute alguna cosa, con lo cual le dar una idea de lo que la macro puede hacer.
329
330
Nota: Resize significa cambiar la medida o cambiar el tamao Rows Filas, Columns Columnas
Por ejemplo, para referirse a un rango de una fila por seis columnas, puede usar:
CELLS(ThisRow, 1).RESIZE(1, 6)
Este otro comando colorea las columnas A hasta la F en la fila actual en rojo:
CELLS(ThisRow, 1).RESIZE(1, 6).Interior.ColorIndex = 3
331
En SEGUNDOS, esta macro analiza ms de 16 mil registros en Excel, reorganiza los valores, y les aplica
un color como se muestra en la siguiente imagen
332
Ojo, bajo esta tcnica CELLS tenga cuidado cuando se eliminen filas
Bueno, y que si queremos en lugar de copiar una celda, eliminar la fila completa? Pues aqu hay una
ocurrencia extraa que pasa cuando en un recorrido (Loop) se elimina la fila. La fila que esta abajo y se
elimina no se evala.
Supongamos que tenemos una macro que recorre desde la fila 1 a la 10
Digamos que de acuerdo al contenido de la celda, la cuarta fila se borra. Segn lo que hemos visto, se
hara con este cdigo de macro:
Cells(ThisRow, 1).EntireRow.Delete
333
filas en la declaracin FOR, y especificando que el Paso (Step) es -1. Recuerde que con Step 1, va
bajando de a un registro. Pues con Step -1, va subiendo de a un registro.
El Cdigo podra ser:
Sub BorrarFilasQueNoMegustan()
Borro las filas que contienen Q4
For ThisRow = 16171 To 2 Step -1
If Cells(ThisRow, 4) = Q4 Then
Cells(ThisRow, 1).EntireRow.Delete
End If
Next ThisRow
End Sub
334
Digamos que usted tiene cuatro hojas de clculo adicionales en las cuales quiere guardar la informacin
por trimestres, en hojas separadas, que se llaman Trim1, Trim2, Trim3, Trim4. Si se quiere revisar cada
registro de la hoja activa y copiarlo hacia la hoja del trimestre correspondiente.
Para referirse a la celda J2 en una hoja llamada hoja3, puede utilizar:
Worksheets(hoja3).Cells(2, 10)
Si el nombre de su hoja, est guardada en una variable llamada ThisTrim, puede utilizar algo as como
esto:
Worksheets(ThisTrim).Cells(2, 10)
Ok. La siguiente macro revisar cada registro de la cuarta columna y chequear a que trimestre
corresponde. Le asigna el periodo a una variable llamada ThisTrim. La macro buscar en la siguiente
fila en la hoja del trimestre apropiada y copiar el registro en esa hoja.
335
Sub CopiandoHaciaOtrasHojas()
FinalRow = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For ThisRow = 2 To FinalRow Step 1
ThisTrim = Cells(ThisRow, 4)
NextRow = Worksheets(ThisTrim).Cells(65536, 1).End(xlUp).Row + 1
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Copy
Destination:=Worksheets(ThisTrim).Cells(NextRow, 1)
Next ThisRow
End Sub
336
337
Ahora que conoce el cdigo de la macro grabada, puede cortar y pegar esta seccin e incorporarla en la
macro que est armando.
Algo que debe tener en cuenta es que el grabador de macros siempre trabaja haciendo una seleccin
fija de cada celda. En la vida real las macros corren mucho ms rpido si no las obliga a seleccionar
cada fila. Cambie la Seleccin de la sintaxis del comando CELLS, como se muestra a continuacin:
338
Sub PintandoAzulNegrillaTahoma()
For ThisRow = 2 To 16171 Step 1
If Cells(ThisRow, 4) = "Trim1" Then
Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Font.Bold = True
With Cells(ThisRow, 1).Resize(1, 6).Font
.Name = "Tahoma"
.Size = 14
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.Color = -65536
.TintAndShade = 0
.ThemeFont = xlThemeFontNone
End With
End If
Next ThisRow
End Sub
339
hacer en la hoja de clculo, apagar el grabador, abrir un archivo en donde queremos repetir todo otra
vez, ejecutar la macro grabada y esperar que todo salga bien.
Como se le indicaba hace un momento, (en el apartado anterior), cuando usted selecciona, por
ejemplo, la ultima celda en su hoja de calculo, el Visual Basic graba que seleccion esa celda de manera
fija, (por ejemplo la ultima celda de la columna A en un archivo puede ser la A22356, y en otro archivo
puede estar mas abajo, en la celda A34750) y usted probablemente necesite es que se vaya hasta la
ultima celda, PERO de la hoja actual, de la hoja en la cual est corriendo la macro, no del archivo sobre
el cual grab la macro.
Ir hasta la ltima celda con informacin:
Lo que tiene que tener presente es, que siempre que necesite ubicarse en la ltima celda de su hoja,
utilice el cdigo que se le ense en el apartado anterior For Next:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
En este caso, de una vez, se le dice a Excel que tenga en cuenta, que la ultima fila es la que va a
encontrar si se va hasta la ultima fila de la primera columna, esto es, la 65536 si est en Excel 2003 o
la 1048576 si est en 2007 y suba, hasta que se estrelle con la ultima celda que contenga datos.
As, cada vez que necesite que la macro vaya a la ltima fila, pues refirase a la variable UltimaFila.
Para entender esto mas fcilmente suponga que si se grabara, con el grabador de macros, la operacin
de ir hasta la ultima celda de la columna A, de Excel, (esta operacin la haramos con la ficha Inicio el
botn de buscar y seleccionar, Ir A, se le escribe A1048576 y luego con la tecla Fin + flecha arriba),
subir hasta la ultima celda con datos, quedara grabado esto:
O podramos seleccionar la ltima celda directamente y luego subir, quedara grabado esto:
340
Si se fija, podr darse cuenta que estas dos sentencias o palabritas, Select y Selection, las seleccion y
luego las elimin:
341
Y si se fija, ver que all hay una redundancia y no hay necesidad de que Excel vaya hasta la ltima
celda del Excel, para ir hasta la ltima celda de informacin.
Ok. Debe saber que mejorando el cdigo ni siquiera hace falta que Excel seleccione la ltima fila de su
reporte, como se indicaba anteriormente, esta instruccin no obliga a Excel a ir hasta la ltima celda,
simplemente solo se necesita referenciarla:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Puede ver que este ejemplo por ninguna parte aparece el Select. Esto se traduce en mucha velocidad
de ejecucin. La instruccin Application.Rows.Count sirve independientemente de que tipo de
Excel, 2003 o 2007 est usando.
Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla:
Como le mencionaba hace un momento, cuando grabamos con el grabador de macros, pues est el
problema que cada vez que seleccionamos una celda en Excel, pues en el cdigo queda seleccionada
esa celda de manera fija, y eso es un problema, pues en ocasiones necesitamos ubicarnos en cierta
posicin y a partir de all movernos hacia arriba, hacia abajo, hacia alguno de los lados de esa celda,
pero al quedar seleccionado, pues no nos queda bien, por la razn de que la ubicacin en otro archivo
similar, quedar en otra posicin y, si la macro graba que la posicin es una posicin fija, pues grave,
pues correr mal.
Por ejemplo, ya sabemos como ir hasta la ultima celda con datos de nuestro archivo, haciendo que
Excel tome por referencia la ltima celda de la hoja de clculo, pero, Y si queremos que una vez
posicionados en esa ultima celda, desplazarnos hacia la derecha, izquierda, arriba, o abajo?
Por ejemplo, si queremos ir hasta la ultima celda SIN informacin de nuestro archivo, necesitamos bajar
a la fila que est abajo, pues la ultima celda tiene informacin, y no queremos hacerle nada, solo hacer
otra cosa pero en la celda de abajo que sabemos que est limpia, sin datos, lo haramos con esta
instruccin:
ActiveCell.offset(1,0).Select
(Que significara literalmente algo as como CeldaActiva.Desvese(1,0).Seleccione)
Y pegando esta instruccin al cdigo de seleccionar la ltima celda con informacin pero bajar a la
siguiente fila que sabemos que est en blanco, quedara as:
342
Ahora, nuevamente se puede pegarle una depuradita al cdigo, pues nuevamente, tampoco hay
necesidad de hacer que Excel seleccione la ultima fila, y luego que seleccione -otra vez- la que est una
fila abajo. Podemos direccionarlo de una sola vez, hasta la celda destino que queremos, y el cdigo
depurado quedara as:
343
Eso mismo es lo que se debe propender por hacer al escribir las macros, para que le queden mas
legibles, dinmicas, y rpidas. La seleccin se debe procurar hacer solo cuando realmente se necesite y
a veces ni eso es necesario, o solo en el punto de llegada, o cuando necesite almacenar una variable.
Una razn de peso para evitar escribir macros as, es que cuando otras personas ven el cdigo de las
macros, al ejecutarlas paso a paso entienden que hacen, pues la celda en la hoja de calculo se va
moviendo paso a paso, va delatando que hace su macro. Caso contrario ocurre si logra escribir su
cdigo sin seleccionar las celdas, as, cuando chismoseen el cdigo de sus macros. Tendrn algunos
problemas para entender como corre y que hace la macro que Usted escribi. Por ejemplo Volvamos a
la primera macro que vimos cuando explicamos el truco de Rellenar Celdas en blanco: El cdigo era
as:
Sub Copiar()
Do Until ActiveCell = "Fin"
If ActiveCell = "" Then
Selection.FillDown
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
Por ejemplo, si en lugar de hacer el Do Until quisiramos escribirla al estilo de For Next, que vimos al
inicio de las macros, la principal mejora es que Excel no necesita seleccionar paso a paso la celda e irse
desplazando. El cdigo, cuando se tiene clara cual es la columna que se debe copiar, quedara as: Al
ejecutarla paso a paso, solo ver como se mueven las celdas, pero por ninguna parte ver que se
seleccionan.
Sub Copiar2()
Finish = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For ThisRow = 2 To Finish Step 1
If Cells(ThisRow, 1) = "" Then
Cells(ThisRow, 1).FillDown
End If
Next ThisRow
End Sub
344
Ojo, si estas en la columna A, te saldr un error, pues Excel no podr moverse otra columna a la
izquierda, PUES NO HAY a donde mas moverse. Lo mismo aplica para la ltima fila, la primera fila o
ultima columna.
345
346
Y, OH SORPRESA! haba algo que deca Paso a paso por instrucciones --- F8 y Ejecutar hasta el
cursor Ctrl+F8
Resulta que, si Usted DIVIDE la pantalla de su computador en DOS, en uno de los lados coloca Excel,
abre el Visual Basic, y lo acomoda en el otro lado, (o se va por esta opcin:
Y escoge Mosaico horizontal o vertical, la pantalla se le divide en las ventanas que tenga activas)
Podr visualizar Excel y el Visual basic al mismo tiempo, y si una de sus macros en lugar de ejecutarla,
va oprimiendo la tecla F8 de su computador, ver como se van ejecutando las instrucciones, tal como
se indica all, paso a paso, instruccin por instruccin y por ende, las podr analizar, estudiar y mejorar.
347
Ejemplo, aqu puede ver como al dar F8 en la macro1, puedo ver como en Excel el cursor baj hasta la
ltima celda y se resalta en amarillo la siguiente instruccin que se ejecutar. De esta manera, se
puede ir analizando si lo que programamos en Excel funciona correctamente, o podemos depurar o
mejorar el programa o instrucciones de nuestra macro.
Las variables.
Ok. Con las anteriores cositas, tales como hacer que Excel ubique la ltima celda y desplazarme sin
necesidad de seleccionar las celdas pude hacer macros por lo menos funcionales, pero hubo un
momento en que tuve necesidad de grabar una formula, y esta tomaba un rango que dependiendo del
nuevo archivo en el que trabajara, poda variar de tamao, ser de 10, 15 50, 200 filas. Entonces me
encontr con ese problemita no sabia como hacerlo. Entonces, investigando y asesorndome,
preguntando a mis amigos ms sabiondos, supe que la solucin era usar una variable, que para que
Usted me entienda, es ms o menos como decirle a Excel que ojo, tenga en cuenta la celda TAL, que
mas adelante que arme una suma, tendr que ir desde tal celda, hasta la celda TAL.
Hace un momento, vimos el ejemplo de como definir mediante variable la ltima celda de Excel, esta
instruccin:
UltimaFila = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Tcnicamente hablando, las variables se usan en todos los lenguajes de programacin para almacenar
datos en un espacio de la memoria temporal del sistema de la computadora. El dato que se almacena
se usa mientras se ejecuta la macro.
348
Ejemplo:
Supongamos que estamos en una hoja1 y en cierto lugar, queremos sumar el rango de la columna A,
de la hoja2:
Pero resulta que la hoja2, en otro archivo que nos enven, puede contener ms o menos valores, ser
ms o menos larga si grabramos con el grabador de macros, el cdigo nos quedara as:
349
En este punto LE METO LA MANO (es decir, edito el cdigo por mi mismo) al cdigo, y le digo que
ESA ULTIMA CELDA EN LA QUE ME DETUVE ME LA TENGA EN CUENTA COMO LA ULTIMA CELDA:
350
Recuerde que cuando le mete un apostrofo, puede hacer comentarios para que recuerde mejor que es
lo que hace la siguiente instruccin. Cuando lo hace, Excel automticamente le da color verde.
Ojo, Aprndase esa palabrita ActiveCell.Row (CeldaActiva.Fila)
Listo, ahora la formula que escribi en la otra macro, la Sub Macro1(), la puede escribir dicindole, NO
que se vaya hasta la fila 15, SINO que se vaya hasta la ultima fila activa, que hemos llamado
ULTIMACELDA:
Prendo nuevamente el grabador de macros, me posiciono en donde quiero que quede mi formula, y
escribo la formula con el grabador de macros, (luego la arreglo), as:
Entonces, en lugar de R[15] le ponemos esto: " & ULTIMACELDA & " (Recuerde que ULTIMACELDA es
la variable que esta almacenada como la ultima celda activa de la fila)
351
Listo, esta macro5, la uno con la macro2 que acab de hacer, selecciono lo de la mitad que dice End
Sub JUNTO con lo que dice Sub Macro5() y borro ese pedazo:
Me queda as:
Entonces la comienzo a probar. Con la depuracin paso a paso, partiendo la pantalla de tal forma que
pueda ver mi macro paso a paso y al lado lo que pasa en mi hoja de Excel. En la hoja1 en Excel, borro
la formula y comienzo a correrla paso a paso oprimiendo F8, para ver si todo va bien.
Al llegar al paso ULTIMACELDA = ActiveCell.Row,
352
Me doy cuenta que Excel se dispone a MONTAR LA FORMULA en la misma HOJA2, Y ESO NO PUEDE
SER!! TIENE QUE SER EN LA HOJA1, ASI QUE COPIO COMO SE SELECCIONA LA HOJA2, (lo que dice
Sheets(Hoja2).Select) Y PEGO EL RENGLON, PERO DICIENDOLE QUE SELECCIONE LA HOJA1, ASI:
Echo la macro a ANDAR, y veo que corre perfecto. LOGICAMENTE EL CODIGO SE PUEDE DEPURAR,
aunque notar que sin depurarlo igualmente Excel es SUPERRAPIDO. Una depurada puede dejarlo as:
Todava se puede depurar un poco mas, recuerde como definimos la ultima celda en apartados
anteriores, con lo cual esos tres primeros renglones nos quedaran convertidos en solo uno.
Si quiere que la variable ULTIMACELDA Excel la tenga presente en TODA la macro, pues puede que la
necesite usar despus en otros pasos, deber declararla al principio de la macro, pero si quiere que
funcione solo en ESE PEDACITO o rango, no hay necesidad de declararla.
353
Declarar con DIM es decirle a Excel que reserve un espacio de memoria para almacenar el dato. En este
caso, estamos armando una cadena de caracteres que se referir a la ultima celda de la hoja2, que
vendr a ser lo que anteriormente era la instruccin fija R[15],
Que reemplazamos por " & ULTIMACELDA & "
Si se fija ver que con el operador AMPERSAND (&) entre comillas, que por lo general est encima de la
tecla numero 6 del teclado numrico en lnea, concatenamos una cadena de caracteres, que nos armar
el rango con la ultima fila de un rango mas grande, de mas o menos filas.
Aqu le estoy resaltando y aumentando el tamao al pedazo de la frmula en donde monto la cadena
con la variable:
Sub Macro2()
Dim ULTIMACELDA As String
Sheets("Hoja2").Select
Range("A1").End(xlDown).Select
'Esta celda la defino como variable:
ULTIMACELDA = ActiveCell.Row
'Ojo, hay que regresar a la hoja1!
Sheets("Hoja1").Select
Range("A1") = "=SUM(Hoja2!RC:R" &
End Sub
Entonces, ya sabe, que CUALQUIER FORMULA que grabe con el grabador de macros, la edita y la
organiza con este mismo procedimiento de variable, para que la pueda ejecutar sin problemas en otros
archivos que sean diferentes en extensin, pero parecidos en estructura. En este caso se defini el final
del rango, pero tambin se puede definir el inicio del rango con variable, para el caso en que el rango
no empiece en la primera fila. Tambin se puede meter dentro de un Loop o un recorrido, pero primero
quiero mostrarle otro procedimiento muy til de recorrido:
Veamos al principio del tema de las macros que por lo general, una macro sigue la siguiente
estructura:
Comienza en el primer rengln de informacin de la hoja de clculo.
Examina un valor en una de las columnas.
354
355
Select, y luego, intente escribirlas sin necesidad de seleccionar las celdas, as como esta macro copiar la
escribimos en estilo For Next. Tambin puede comenzar a profundizar en este maravilloso mundo de las
macros y conseguir libros mas avanzados, o buscar en Internet.
Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formula
tal como =SUMA()
Ok. A Este punto quera llegar, pues alguna vez me ocurri, que tuve necesidad de crear un reporte el
cual hice con una tabla dinmica, pero la presentacin de la tabla dinmica, es una presentacin que
aunque sea muy bonita, no nos gusta a quienes estamos en el rollo contable, pues la fuerza de la
costumbre ha creado ciertas normas de presentacin de informes, tales como el subrayado, la negrilla,
la fuente, la sangra, etc.
Adems nos gusta siempre poder constatar viendo la sumatoria, la funcin suma de los diferentes
rangos, y la tabla dinmica no los pone. Pero si nos podemos valer de ella para armar el reporte.
Supongamos que tenemos una base de datos que ya tenemos organizada en Excel. Recuerde que este
ejemplo puede ser otra cosa, como una base de datos de un balance de comprobacin por terceros, o
un Kardex, etc. La idea es mostrarle UNA de tantas maneras para crear el reporte.
Observe la siguiente informacin:
356
Prendo el grabador de macros y lo primero que hago es definir que la ultima celda es la variable
ULTIMAFILA. Este cdigo es el mismo para todos. Podemos ir desde la ultima fila de Excel hacia arriba,
o desde la primera celda hacia abajo. Detengo la grabacin de la macro, abro Visual Basic y reviso el
cdigo:
Esto ya lo sabe hacer, pero para efectos de repaso lo volvemos a ensear, para que le quede claro el
asunto.
Edito la macro y le defino que la ultima celda es la variable UltimaCelda:
Listo, vuelvo y prendo el grabador de macros y hago otra macro, esta vez, voy a crear una tabla
dinmica sobre la hoja ejemplo que le he mostrado:
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358
Me parece Fabuloso que halla ocurrido este error, para de una vez explicarle que las tablas dinmicas
en Excel2007 que se graban con el grabador de macros, deberan correr sin problema como lo hacan
en el Excel 2003, pero no, aqu fallan, y este problema me pas una vez y lo tuve que solucionar
estudiando el asunto de las tablas dinmicas en Macro.
Este punto es de alta prioridad, pues la tabla dinmica es un poderoso reporteador que prcticamente
nos arma el informe como lo queramos, as que es MORTAL que no nos corra la macro de una tabla
dinmica.
359
EL grabador de macros usa el procedimiento Add de la coleccin PivotCaches para crear una hoja nueva
que pasa a ser la hoja activa. Fjese que toma el rango del cuadro de nuestro ejemplo,
"Hoja1!R1C1:R20C4", quiere decir, Hoja1,Fila1Columna1 hasta la Fila20Columna4
Siguiendo, podemos ver que lo que sigue es que se usa el mtodo .CreatePivotTable para crear la tabla
dinmica, y la tabla destino es la "Hoja6!R3C1" Pareciera que el problema est aqu, pues el grabador
de macros defini que la hoja destino siempre ser la hoja6, pero si se borra la hoja de la tabla
dinmica, o volvemos a correr la macro, no ser la hoja6, ni la hoja1 o 2, Excel crear la siguiente hoja,
si yo volviera a correr la macro, Excel adicionara la Hoja7, y por eso es que se totea la macro.
[Nota: una solucin es, en lugar de crear la tabla en una hoja diferente pues hacerla en una columna
a la derecha de la base de datos dentro de la misma hoja, ah si, correra sin problema]
La tabla dinmica arranca en esta hoja6 en la celda de la tercera fila y la primera columna, dejando
renglones para ubicar los campos de columna de la tabla dinmica. Los campos Cuenta, Nombre de
la cuenta, Vendedor, se definen como campos de fila.
Finalmente el campo Valor queda definido como campo de informacin (AddDataField), lo cual
significa que aparecer en el cuerpo de la tabla donde ser sumado.
Como se puede ver, el cdigo es muy inflexible, adiciona una nueva hoja y asume que se llamar hoja1,
u hoja6. Le asigna el nombre TablaDinamica2 o TablaDinamica1 y depende del nombre del cdigo
siguiente. El cdigo se puede organizar as:
360
Sub CreaTablaDinamicaConTabla()
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
Range("A1").End(xlDown).Select
ultima = ActiveCell.Row
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
'Se crea el PivotCache
Set pvc = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create( _
SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="Tabla1")
'Se Crea la Tabla Dinmica
Set pvt = pvc.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Range("A3"), _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12)
'Se Definen los campos en la Tabla dinmica
With pvt
With .PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With .PivotFields("Nombre de la Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
.Subtotals = Array(False, False, False,
False,
False,
False,
False, False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
End Sub
Ok. Primero que todo, declaro las variables Worksheet, PivotCach y PivotTable
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
El paso siguiente lo realic con el grabador de macros, mi tabla, la convierto en tabla de Excel, usando
la opcin de la ficha Insertar, Tabla. Luego el rango lo edito y arreglo que se vaya a mi variable Ultima,
como le ense a hacerlo en el apartado anterior:
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
361
Ahora mediante la instruccin SET, (esta palabra en ingls tiene muchos significados pero el mas
idneo puede ser como Fijar o establecer que)
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
'Se crea el PivotCache
Set pvc = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create( _
SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="Tabla1")
'Se Crea la Tabla Dinmica
Set pvt = pvc.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Range("A3"), _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12)
Si se fija todos estos SET van estableciendo una igualdad, como indicando que wks, pvc y pvt,
corresponden a las acciones y atributos definidos. Todo esto es similar en todas las tablas dinmicas,
as que cuando monte la suya, puede guiarse por toda esta parte.
Ahora vienen los campos de la tabla dinmica:
'Se Definen los campos en la Tabla dinmica
With pvt
With .PivotFields("Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With .PivotFields("Nombre de la Cuenta")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
.Subtotals = Array(False, False, False,
False,
False,
False,
False,
False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
End Sub
Si se fija, por cada uno de los campos que he llevado a la tabla dinmica se monta una instruccin
With-End_With. En el campo tabla dinmica le he adicionado que NO ME HAGA SUBTOTAL POR ALL.
(.Subtotals = Array(False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False,
False))
Despus del tercer campo, Vendedor, defino que el estilo de la tabla dinmica sea Tabular, que es el
estilo de tabla dinmica de Excel 2003 al que estamos acostumbrados, que nos totalice por abajo, ya
que las nuevas tablas dinmicas de Excel 2007 por defecto dejan el estilo ESQUEMA.
Por Ultimo, el campo que tiene la suma de los totales, el campo valor, es esta lnea:
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
Ok. Esta es una manera de solucionar el asunto de la tabla dinmica, mucho mas flexible y al convertir
la tabla de datos en Tabla de Excel, le facilita a Excel su aprehensin. Por supuesto que no es la nica,
es posible que despus de leer esta manera se la halla ocurrido otra mejor, lo cual me parece
fantstico, pues significar que ya se meti de lleno en el tema.
362
Hay otras maneras de montar la tabla dinmica, pero esta sirve para el propsito. Cuando monte SU
TABLA DINAMICA, solo fjese como van los campos en fila y columna, y haga los ajustes necesarios.
Si prueba la macro, elimina la tabla dinmica y vuelve y la corre, ver como funciona perfectamente.
Acurdese de convertir la tabla fuente nuevamente en rango, y de transcribir CORRECTAMENTE el
cdigo que le suministro.
Ok, habiendo construido la tabla dinmica mediante macro, podemos retomar el tema que venamos
tratando:
Convertir este informe en uno con ms presentacin.
La idea es:
Que el nombre de la cuenta, esas que me he inventado que se llaman Uno A, Dos B y Tres C,
trasladarla a la columna C, en un nuevo rengln que hemos de Insertar y,
Hacer que los totales nos queden con la formula Suma.
Ponerles un formato a los nmeros
363
Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio y
final de cada bloque de valores de cada una de las cuentas.
Ok. Lo otro es prender el grabador de macros y Desbaratar la tabla dinmica, haciendo un copiar y
all mismo pegar solo valores:
Nota: Recuerde que puede mejorar el cdigo seleccionando solo el rango a copiar.
Listo, despus de esto nos va quedando as:
Ok. Lo bueno de esta tabla dinmica es que siempre termina con la palabra Total general, as que la
podemos usar para hacer un DO hasta que la celda sea igual a Total general.
Bueno, ya hicimos una buena parte de la macro, que es crear la tabla dinmica, desbaratarla y luego
prendo el grabador de macros otra vez y elimino la fila 3. Luego me ubico en la Celda C1.
La cosa me queda as:
364
Quiero decirle que esto cuando se le va cogiendo el tiro, a fuerza de tanto repetirlo uno hasta se lo va
aprendiendo, pero a veces lo que uno no sabe, pues se ayuda con el grabador de macros. Por ejemplo,
en este caso no me acordaba como escribir el cdigo de la funcin suma, as que PRENDI el grabador
de macros y grabe una macro solo con la suma, as:
Luego, lo que est entre los corchetes [] le meto cada una de las variables inicio y final:
365
Que hice: prend el grabador de macros, escog la ltima celda de la columnaB. Oprim FIN + flecha
arriba y me estrelle con la ultima celda de mi hoja de clculo. Ahora Oprimo SHIFT + Fin + Flecha
Arriba para seleccionar el rango. Una vez que me qued seleccionado hago clic en el botn izquierdo
del ratn y en el men emergente le doy la opcin seleccionar formato de celdas, y le cuadro el formato
que quiero. Detengo la macro y lo que me qued fue esto que le enseo aqu.
Este cdigo se puede depurar, las primeras dos lneas las podemos dejar en una sola:
(Incluso el primer Range(D1048576).end(xlUp) se podra meter en lugar del Selection del segundo
Range, pero puede ser mejor hacer que Excel se detenga en el primer punto del rango.)
Listo, despus de esto, ya tenemos las macros que nos hacen las sumas correctas y los formatos.
Pero, en el recorrido en el cual hacemos la sumatoria, podemos meterle un formato a la celda de la
suma con una raya arriba y una raya gruesa abajo.
Entonces, Prenda nuevamente el grabador de macros, coja una celda en las cuales hay un total, mtale
el formato, detenga la macro y copiemos ese cdigo y pegumoslo en la macro que hace las sumas.
Este es el cdigo que nos hace la raya y la doble raya:
366
Como se puede dar cuenta, un par de infelices rayas generan todo este cdigo y casi todo dice
NONE. Ninguno. Todos esos NONES, se los podemos quitar, y (por lo menos a m) me sigue
funcionando: (pruebe si sigue funcionando al quitar los valores en Cero, aqu la lnea importante es la
que define el peso o intensidad de la lnea)
Ok, este cdigo lo voy a cortar y pegar en el cdigo que hace la suma, debajo de la operacin de la
suma:
367
Entonces, La misma cosa, me ubico en la celda en donde comienza la variable de la suma, que es la
misma en la cual est el nombre de la cuenta, PRENDO el grabador de macros, y hago lo que necesito:
Inserto una fila, corto lo el nombre de la cuenta, lo traslado a donde necesito, le coloco el formato
negrita, subrayado y le subo al tamao. Apago el grabador y me queda esto:
368
Fjese que nos toca editar todas esa celdas que quedaron seleccionadas, las (Range("B4").Select)
y (Range("C3").Select)
Esto es lo que le comentaba que nos hace el grabador de macros y que hay que arreglar con la tcnica
del ActiveCell.Offset. Creo que ahora me comprende bien la importancia, dado que la macro hace una
seleccin fija y no se seguira moviendo. Ese par de celdas, se edita as:
Lo que acabo de editar, lo pruebo corrindolo paso a paso, pues esos OFFSET tienden a enredarlo a
veces a uno, pero uno corrige al ejecutar paso a paso. Ok, si est bien, ahora a buscarle el punto
apropiado en el cual insertar este cdigo dentro del que nos hace las sumas:
369
Sub prueba()
Do Until ActiveCell.Offset(0, -2) = "Total general"
If ActiveCell = "" Then
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Else
Selection.EntireRow.Insert , CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
'Range("B4").Select
'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda
ActiveCell.Offset(1, -1).Select
Selection.Cut
'Range("C3").Select
'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha:
ActiveCell.Offset(-1, 1).Select
ActiveSheet.Paste
Selection.Font.Bold = True
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Selection.Font.Size = 11
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
inicio = ActiveCell.Row
Selection.End(xlDown).Select
final = ActiveCell.Row
ActiveCell.Offset(1, 1).Select
ActiveCell.Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)"
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlMedium
End With
ActiveCell.Offset(0, -1).Select
End If
Loop
End Sub
OK. Fjese que la macro que nos hizo las sumas parciales, se ha enriquecido para que en el primer
repaso se haga lo necesario, para no tener que volver a hacer el recorrido.
Esta macro, la podemos unir debajo de las otras que ya hicimos:
Todo Junto, nuevamente se prueba paso a paso para ver que nos queda faltando, o en donde falla.
Solo falta eliminar las dos primeras columnas, y en la ltima columna colocar un gran total.
Eliminar las columnas, ya sabe como hacerlo con el grabador de macros:
370
Listo, en la celda B27, podemos colocar un total que nos sume las sumas parciales. Es repetir, de otra
forma, lo que le expliqu acerca de cmo montar una frmula con variables:
En este caso necesitaramos tomar el punto donde comienza el rango, la celda B4, y la ultima, La B26.
Este rango lo podemos usar en una funcin =Sumar.Si(). Si se fija, al lado de los totales, en la columna
A, hay una celda en Blanco, entonces, podemos hacer que un Sumar.Si de todo lo que se halle en
blanco en ese rango en la columna A.
371
Entonces, necesito encontrar los puntos que sern las variables de mi funcin. Prendo el grabador, al
primer punto del rango llego escogiendo la columna B1 y oprimiendo Fin+Flecha abajo. El otro punto,
lo encuentro subiendo desde la parte de abajo de la hoja de clculo y oprimiendo Fin+Flecha Arriba.
Luego edito un poco lo que me grab la macro.
Esto es lo que hizo el grabador de macros:
Editando los puntos indicando las variables primerpunto y segundopunto, y borrando el valor total que
nos dej la tabla dinmica, queda as:
Ok, ahora nos falta colocar la funcin =Sumar.Si, justo al final del rango. Prendo el grabador de macros
y realizo la operacin de subir por la parte inferior y escribir la funcin Sumar.Si, (De una vez se le
coloca el formato deseado) (luego la arreglo metindole las variables) esto es lo que nos queda:
372
ActiveCell.FormulaR1C1 = _
"=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[1],"""",R" & primerpunto & "C:R" & segundopunto & "C)"
Ojo, "C[-1] VA PEGADO DEL &, lo que pasa es que el Word donde he hecho el manuscrito del libro
me lo desplaza un rengln abajo, pero todo va JUNTO, como se ve en la imagen.
Fjese que de una vez le met el formato, y le puse negrita. Ahora hay que unir esta macro con la que
define las variables, as:
Como siempre, les puse el apostrofo para que queden como comentario y as saber en donde
comenzaba las macros, recuerde que cuando se le coloca un apostrofo, la lnea de cdigo queda sin
efecto, y nos ayuda para que mientras entendemos el tema, cuando volvamos a ver esta macro
sepamos que hace cada bloque de cdigo.
Cualquier funcin, anidada, matricial, la puede hacer con el grabador de macros y luego le acomoda los
puntos de los rangos con las variables, as, si el archivo es mas o menos largo, la funcin NO LE
FALLAR.
Si lo desea, puede pasarse a la celda de al lado en la columna A, y colocar algo as como Gran Total
Tambin puede insertar unas filas en la parte superior y colocar el titulo de su reporte.
Esto ya lo puede hacer por su cuenta, recuerde desviarse con ActiveCell.Offset
373
En esta imagen puede ver como la funcin que nos mont la macro, est operando bien.
Finalmente todo nos quedara as: (Para efectos didcticos, voy a ponerle un APOSTROFO en donde
iban los Sub y End sub, para anularlos pero poder ver en donde comenzaban esas macros parciales):
Recuerde que solo puede quedar un SUB al inicio y otro END SUB al final. Al cortar y pegar los bloques,
revise que no le queden sobrando, o la macro no le correr completamente, o le sacar un mensaje de
error:
(Recuerde que si va a probar toda la macro, tiene que volver a convertir la TABLA fuente en RANGO)
Sub CreaTablaDinamicaConTabla()
Dim wks As Worksheet
Dim pvc As PivotCache
Dim pvt As PivotTable
Range("A1").End(xlDown).Select
ultima = ActiveCell.Row
ActiveSheet.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range("A1:D" & ultima & ""), xlYes).Name = _
"Tabla1"
'Adiciona una Nueva hoja
Set wks = Worksheets.Add
374
False,
False,
False,
False, False,
False,
False, _
False, False)
End With
With .PivotFields("Vendedor")
.Orientation = xlRowField
.Position = 3
End With
.RowAxisLayout xlTabularRow
.AddDataField .PivotFields("Valor"), "Suma de Valor", xlSum
End With
'End Sub
'Sub Macro6()
'
Columns("A:D").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select (esto ya es innecesario)
'End Sub
'Sub Macro8()
'
Rows("3:3").Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
Range("C1").Select (ya no hace falta)
'End Sub
'Sub Macro12()
Range("D1048576").Select
Selection.End(xlUp).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
Selection.NumberFormat = "#,##0_);(#,##0)"
'End Sub
'Sub prueba()
'Esta instruccin se tuvo que poner, pues el Do iba a comenzar en _
donde finaliz la anterior, y es un error que comience el Loop all.
Range("C1").Select
Do Until ActiveCell.Offset(0, -2) = "Total general"
If ActiveCell = "" Then
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
375
Else
Selection.EntireRow.Insert , CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
'Range("B4").Select
'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda
ActiveCell.Offset(1, -1).Select
Selection.Cut
'Range("C3").Select
'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha:
ActiveCell.Offset(-1, 1).Select
ActiveSheet.Paste
Selection.Font.Bold = True
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Selection.Font.Size = 11
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
inicio = ActiveCell.Row
Selection.End(xlDown).Select
final = ActiveCell.Row
ActiveCell.Offset(1, 1).Select
ActiveCell.Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)"
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.LineStyle = xlContinuous
.ColorIndex = 0
.TintAndShade = 0
.Weight = xlMedium
End With
ActiveCell.Offset(0, -1).Select
End If
Loop
'Sub Macro18()
Columns("A:B").Delete Shift:=xlToLeft
'End Sub
'Sub Macro19()
Range("B1").Select
Selection.End(xlDown).Select
primerpunto = ActiveCell.Row
Application.Goto Reference:="R1048576C2"
Selection.End(xlUp).Select
Selection.ClearContents
ActiveCell.Offset(-1, 0).Select
segundopunto = ActiveCell.Row
'End Sub
'Sub Macro21()
Range("B1048576").Select
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
'Range("B27").Select
'ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUMIF(R[-23]C[-1]:R[-1]C[-1],"""",R[-23]C:R[-1]C)"
ActiveCell.FormulaR1C1 = _
"=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[-1],"""",R" & primerpunto & "C:R"
& segundopunto & "C)"
Selection.Font.Bold = True
Selection.NumberFormat = "#,##0.00_);[Red](#,##0.00)"
End Sub
376
Ok. Creo que qued suficientemente claro, como conociendo estos trucos:
Ya es mucho lo que puede hacer por su cuenta. Si se fija, cualquier reporte que le haga falta, puede
programarlo POR USTED MISMO, un reporte de produccin, un reporte gerencial, notas a los Estados
financieros, Los mismos Estados Financieros, Cedulas Sumarias, hacer cruces de informacin, etc.
Las bases ya las tiene aqu. Solo me resta mostrarle algunas tcnicas para convertir los archivos planos
en Bases de Datos, que es una recopilacin de las tcnicas vistas en este libro. Punto importante pues
un Auditor, un Contador o un Administrador, normalmente encuentra clientes o trabajo con diversos
software, y no todos tienen soluciones que exporten la informacin limpia a Excel, y si las tuvieran, aun
as necesitaran saber algo de macros para maximizar el rendimiento de esas aplicaciones.
En este punto, si encuentra que le gusta el tema, puede continuar investigando por su cuenta, buscar
en otros libros, o internet y poco a poco, volverse todo un GUR o una GUR del Excel.
377
De todas formas, si el Contador no maneja buen Excel, no explotar las bondades del BIABLE.
Por otra parte el Auditor no tiene acceso (tampoco debe de contar con que se la van a dar) a tener la
informacin directamente del BIABLE. El Biable trabaja con Funciones propias, que para que operen,
debe de estar habilitada la conexin a la base de datos, y si te llevas una hoja de clculo en una
memoria USB, en cuanto abras tu hoja de clculo, vers una gran cantidad de errores de Excel de tipo
#NOMBRE?, que es el tipo de error que muestra Excel cuando no reconoce el texto de la frmula:
Y es lgico, pues son funciones propias del programa que se ejecutan en donde est el programa
instalado. La solucin es pedir que le hagan una copia de la hoja de clculo pero con solo valores.
De todas formas, el auditor debe de estar SEGURO de que las cifras que le estn mostrando son ciertas
o n. Es por esto que lo mejor, en mi opinin es pedir los listados impresos, por lo menos la primera y
la ltima hoja si son muy voluminosos, y pedir ese mismo listado como archivo plano, para que lo
pueda trabajar posteriormente en Excel. Asi que es posible, mediante los archivos planos, transformar
la informacin del archivo en una base de datos, mediante algunas tcnicas de Excel, muchas de las
cuales ya hemos visto en este libro. Ahora las veremos en un ejemplo como todas las tcnicas trabajan
378
para este fin: depurar la informacin de los archivos planos y ya con ellos organizados, comenzar a
verificar cositas de inters. El Biable no puede ser una objecin para no aprender buen Excel.
Finalmente tendr que hacerlo algn da.
379
Excel, y con el botn ABRIR, busque el archivo plano. Asegrese de que puede ver TODOS LOS
ARCHIVOS. Por lo general Excel le muestra TODOS LOS ARCHIVOS DE EXCEL. Pero como est abriendo
un archivo plano, deber cambiar la opcin (Ojo con eso):
380
Clic en siguiente.
381
382
Justifico la columna A:
Puede ver que el archivo plano qued Empaquetado en una sola columna. Esto me permitir:
Usar la opcin de seleccionar las celdas en blanco para eliminarlas de una sola vez.
Usar los filtros para depurar los encabezados del listado. Si el listado es demasiado grande, y
Excel se niega a eliminar la seleccin del filtro, usar:
La opcin de ordenar la informacin y all si, eliminarla rpidamente.
Despus de abrir el archivo, coloco un titulo cualquiera a la celda A1, pues voy a colocar (ojo todava
no) un filtro.
OJO: DADO que es posible que existan filas en BLANCO, si coloca el Filtro en este paso, el filtro NO
TOMAR todo el compendio de informacin, no tomar todo el archivo plano, sino, solo un rango, por
eso, debe hacer el siguiente paso:
Siguiente Paso: tomar el rango COMPLETO del archivo plano. Como? Me paso a la celda B1. Oprimo
la tecla del computador FIN una sola vez. Cuando se activa la celda FIN, en Excel 2007 ver que abajo
a la izquierda dice Modo Final si est en Excel 2003, ver un FIN que se activa en la extrema
derecha inferior:
Excel 2007:
Excel 2003
OK. Recuerde que debe de oprimir FIN UNA SOLA VEZ. Si la oprime una segunda vez, YA NO VER
Modo Final, ni FIN. Se desactivarn. Y necesitamos activar la opcin para IR en un solo instante al
FINAL DE LA HOJA DE CALCULO. Una vez all, nos pasamos de nuevo a la columna A, oprimimos FIN
383
otra vez, y oprimimos la tecla Flecha Arriba. Con esto, estaremos en la parte final del archivo plano, y
ya podremos tener la seguridad de que lo vamos a Seleccionar Completamente.
2. Que pasa cuando hago FIN y luego oprimo la flecha hacia ABAJO:
384
NOTA:
Porque no simplemente selecciono la columna A y coloco el filtro? Todo esto que le he dicho se
ahorra con solo seleccionar la columna A y hacer el filtro. PERO. Recuerde que Excel 2007 ya
no maneja las viejas 65 mil celdas. Maneja UN MILLON CUARENTA Y OCHO MIL Y PUNTA
de celdas, entonces, sern ms de UN MILLON CINCUENTA MIL CELDAS EN BLANCO que Excel
Cargar en la memoria, con lo cual le DISMINUIR TREMENDAMENTE LOS RECURSOS DE
MEMORIA A LA COMPUTADORA. No obstante, lo anterior, puede hacerlo y ver como es el
rendimiento de su computadora. Si encuentra que no es significativo, pues seleccione la
columna entera. SIN, ya sabe cmo seleccionar solo el rango y as su computadora lentica NO
SUFRIRA! Que la computadora no sea un pretexto que torpedee tu labor.
6. Ahora si, Con la regin SELECCIONADA, voy por el men INICIO, seccin de la derecha
modificar y ACTIVO el filtro:
385
Ok, ahora, si, comenzamos a usar los filtros para limpiar la basura de los encabezados.
Primero que todo me deshago de esos encabezados que contienen una raya vertical: |
(Recuerde que esta rayita tipo palito vertical ya vimos como eliminarla detenidamente en el tema de los
filtros.)
Doy aceptar, selecciono las filas desde la que aparece debajo del ttulo hasta el final y las borro.
386
Ahora, cuando se eliminen, NO SE PREOCUPE SI NO VE NADA, el resto de la informacin sigue all, solo
debe de ir nuevamente al filtro y seguir seleccionando la basura de los encabezados que no nos sirve:
En Excel 2003 solo podas seleccionar 2 filtros aqu si la tabla no es gigante, puedes filtrar bastantes:
Toda esta basura la eliminas. Luego vamos por el total generalaunque son pocas lneas las podemos
eliminarde una vez.
387
Viene el trabajito de deshacernos de esos asteriscos. Los asteriscos pueden ser un problema, pues si se
fija, para Excel un asterisco puede ser cualquier carcter, as que si escoge eliminar *** tres asteriscos,
Excel le eliminar todo lo que haya por all (todo es TODO). Para deshacernos de ellos, lo que hago es
copiar toda la columna A en la columna B, y usar la opcin texto en columnas, as:
(En el tema siguiente, cuando todo esto lo grabemos en una macro, haremos este paso de otra forma,
hay muchas formas de hacer las mismas cosas en Excel, no lo olvide!)
388
Con la columna B marcada, voy a la herramienta texto en columnas, opcin de ancho fijo y solo divido
la parte en donde se encuentran los asteriscos, el resto de info de la columna B, elimino las rayas para
dejar el resto en un solo bloque y en el paso siguiente, la primera parte le pondr tipo texto y a la
segunda parte le pondr NO IMPORTAR:
Recuerde que debe desplazarse con la barra horizontal a la derecha Y ELIMINAR esas rayas, de lo
contrario Excel las traer y las colocar en columnas, y no las queremos, pues no olvide que por ahora
queremos deshacernos de las lneas que tienen asteriscos:
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Ahora, colocamos los filtros nuevamente, y por la columna b, llamamos todos los asteriscos y los
eliminamos, tal y como hemos hecho con el resto de la basura que queremos borrar.
390
No se confunda con la imagen, aqu escog el filtro de la columna B, y escog todos los asteriscos:
Fjese que aparece el smbolo del EMBUDITO en la columna B. Esto es porque hice el filtro en la
columna B.
Elimina todas esas filas y vuelve a seleccionar todo, para que vea todos los registro, y as, ver que otra
basura hacer falta borrar:
391
OJO Esta parte es delicada, pues si partes o divides mal las columnas Saldo inicial, dbitos, crditos y
saldo final, tendrs que volver a empezar, a menos que quieras copiar nuevamente la columna A en B,
y partir la columna B. Es recomendable, para no perder todo lo hecho hasta el momento.
Tenga en cuenta que la opcin deshacer en la herramienta TEXTO EN COLUMNAS NO FUNCIONA
CORRECTAMENTE.
Tambin se debe tener en cuenta que este archivo, a los valores crdito les pone un texto CR, que
tambin hay que separar.
La particin queda as, para la primera parte:
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As queda para la segunda parte: (ojo que aqu solo se ven debito, crdito y saldo final. Asegrese de
separar el CR de Saldo inicial, que aqu no se ve, as como quedaron las dos rayitas de la parte final, en
donde est el saldo final):
Fjese en la regleta que aparece all. En el saldo inicial coloque un par de rayas en la posicin 73 y 75.
Ahora, todos los campos los defino como texto. Si se conoce bien el comportamiento de su equipo en el
separador de miles y de decimales, puede usar la opcin avanzadas:
393
En esta opcin se coloca el separador de miles y de decimales que tiene el archivo plano, para que
Excel lo convierta en el que maneja el computador, que por lo general en estos archivos es al revs.
Sigamos: Tenga en cuenta que este es un listado balance de comprobacin por terceros, y los
terceros estn en la misma columna que las cuentas:
La cuenta DEBE estar en la misma Lnea de la transaccin, que ya tiene el cdigo y el nombre del
tercero, tenemos que REUBICARLA en esa misma lnea. Cmo?
Fjese que en la figura se ve una situacin constante: en donde hay cuentas no hay valores saldos
inicial, dbitos, crditos y saldo final. Estn en blanco. Por all las podemos detectar: Entonces, en la
columna I1, concatenamos o unimos las celdas con un ampersand &, las celdas C,E,F y G:
Para qu? Para detectar lo que REALMENTE ESTA EN BLANCO, y lo que una vez unido, quede en
blanco, indudablemente sern las lneas de los nmero de las cuentas. Esta frmula similar a
394
=Concatenar() se copia hasta el final del archivo plano, luego se desbarata la funcin que nos
concaten todo con un copiar, pegado especial, solo valores.
Entonces, recapitulando: Dado que los NITS o Cdigos, o terceros estn en la misma columna que las
cuentas, hace falta separar las cuentas, colocarlas en columnas aparte, pues necesitamos esos dos
datos por aparte, en la misma fila de las transacciones.
Como ya detectamos que en donde estn las cuentas no hay saldos sino celdas en blanco, y ya las
tenemos ubicadas con el concatenar, entonces las podemos separar fcilmente, ordenando la
informacin por esta nueva columna I que hemos creado. Pero para no perder el orden original,
insertamos una columna en A, y colocamos un nmero serial. Es la tcnica para depurar la informacin
con ordenar que le ense al principio del libro. Si no hacemos esto, podemos perder la informacin
pues no sabramos como es que estaba ordenada originalmente:
Insertamos otras dos columnas en B y C. les colocamos cualquier cosa como encabezado para que
Excel las integre en la regin corriente de la tabla. En estas dos columnas que hemos ABIERTO, que
hemos INSERTADO, TRASLADAREMOS las cuentas y los nombres de las cuentas, as:
Ahora, despus de haber insertado el par de columnas, colocamos cualquier cosa como encabezado de
columna en B1 y C1, y ordenaremos todo por la columna de las celdas que identificamos que
realmente estn vacas, recuerda? Fjese que sea la columna en donde montamos la
funcin concatenar con el & Ampersand, la columna en donde unimos las celdas de los
395
saldos, dbitos y crditos. Tenga presente que como se acab de insertar un par de celdas
en B y C, esa columna se desplaz de J a L :
A la pregunta:
Dele Ordenar por separado los nmeros almacenados como texto. Ojo, la segunda opcin, no la que
se ve aqu en la imagen. As, las celdas vacas quedaran arriba, y con ellas, si se fija, las cuentas de las
columnas D y E!:
Ahora, seleccione todas las cuentas que aparezcan en el rango D y E, CORTELAS y PASELAS a la B y la
C:
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Vuelva y ordene por el numero serial. Ese era el fin de hacer ese serial, para retornar al orden original:
Ok, ahora nos deshacemos de las cuentas que copiamos, las que ahora NO tienen informacin
transaccional (las amarillas B y C) pues como ya las copiamos al lado de los Nits, con la tcnica de
rellenar, y sabemos en donde estn gracias a la columna L, pues simplemente filtramos las vacas y las
eliminamos:
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Fjese que el archivo ya parece una base de datos. Ahora solo le falta arreglar esos CR que indican que
la cuenta es saldo CREDITO. Esta parte tambin la coment ms arriba, en la primera parte del libro:
mediante un Si condicional, colocamos que en donde aparezca un CR, multiplique la celda por -1, sino
deje la misma celda. Recuerda? Esa formula la pondra aqu en la columna L2, despus de eliminar la
que contena las celdas concatenadas:
Copia la formula hacia abajo, copia nuevamente todo el rango y le da pegado especial solo valores:
Esta columna ya puede reemplazar la F. Como saldo final se conforma del saldo inicial mas dbitos
menos crditos, mediante una formulita simple, organiza la columna J:
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Elimina las columnas G y K, que contienen esos CR, y ya la informacin le queda en forma de base de
datos.
Se puede hacer una macro en lugar de hacer todo esto manualmente?
Puede ver que este proceso es muy repetitivo, que aunque le he mostrado como hacerlo paso a paso, y
que parece TEDIOSO de hacer, con la prctica se hace bastante rpido, en menos de 5 minutos. Pero
como es repetitivo, siempre y cuando el archivo sea SIEMPRE el mismo formato (totales por abajo, y
mismo nivel, sin poner valores de moneda extranjera) se puede grabar como una macro, y la macro lo
organiza en menos de 5 segundos. (Por supuesto que totales por arriba tambin se puede hacer, solo
hay que tener en cuenta las lneas duplicadas y consecutivas y eliminarlas mediante macro).
Ahora, veremos cmo hacer la macro que nos haga todo esto que hicimos sin necesidad de volverlo a
hacer manualmente. Solo deber pedir el listado del CG1, colocarlo en el escritorio y correr la macro.
(Incluso puede generar el archivo CG03013 y dejarlo en la carpeta PRT y comenzar a grabar la macro
desde el momento que va y lo busca all con el explorador Abrir archivo de Excel). Casi todo se hace
con el grabador de macros, no necesita ser un experto programador para hacer una macro que haga
esta tarea. Los conceptos clave ya se los ense en el tema de macros y depuracin de archivos
planos.
La macro tambin se puede mejorar todo lo que se quiera, y escribir de varias maneras. Yo me voy a
servir del grabador de macros de Excel y en lo mnimo evitar EDITAR el cdigo de la macro, salvo las
tcnicas tiles que hemos visto en detalle en la seccin de macros, como la variable ULTIMAFILA.
Recuerda? para que vea que no es difcil. Si es necesario recorrer los registros, usar Do Until en lugar
de For Next, para que cuando la corra paso a paso, pueda ver por dnde se va moviendo la celda
activa. As se dar cuenta que casi todo se puede hacer con el grabador de macros, y es posible
defenderse bastante bien y hacer macros por lo menos efectivas. Poco a poco, mejorar sus macros, e
intentar escribirlas, como le he enseado en el tema de MACROS, sin seleccionar las celdas. Despus
de depurar con macro el archivo plano de balance de comprobacin por terceros, puede, tambin
mediante macro, hacer una tabla dinmica y construir un balance general y un estado de resultados.
Eliminar la tabla dinmica y organizar los totales de cuenta como le ense. Ahora si le gusta, puede
hacer usted mismo el reporte que quiera o que le haga falta. La mayora de los archivos planos del CG1
se arreglan de esta manera: Cartera por edades, listado auxiliar de cuentas, etc. Una vez que tenga sus
macros para los mismos archivos planos clave, no tendr que volver a matarse y ver como, despus
del cierre contable, si el gerente le ordena meter un ajuste de ltima hora habiendo ya Usted elaborado
el Balance y el PyG., como podr contabilizar el ajuste, generar el archivo plano, correr la macro y
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tendr en segundos nuevamente su Balance y PyG. As que es verdad cuando le digo que Excel es su
mejor asistente, su mano derecha en su da a da.
400
401
Ok. Volvemos y prendemos el grabador de macros. (Podemos dejar esa macro en Este libro, es decir
en el archivo CG03013.P01) cuando grabemos lo que le dir a continuacin y detengamos la macro,
podemos cortar el cdigo grabado que se gener en uno de los mdulos del proyecto CG03013,
pasarnos al modulo de la macro principal es decir, pegarlo debajo de la macro
EjemploLibroDepuracinCG03013, o en la macro principal en donde estamos pegando todas las
acciones grabadas.
Continuemos: Estando prendido el grabador de macros, en la hoja de clculo selecciono la celda A1 que
en este archivo plano est VACA y coloco cualquier palabra, como la palabra Titulo. Al escribir Titulo,
NO doy enter, sino que escojo el CHULITO DE VISTO BUENO QUE DICE INTRODUCIR:
Porque? Si oprimes ENTER, quedar seleccionada la celda A2, Y NO DESEO SELECCIONAR A2 pues no
voy a hacer nada en esa celda, y menos an quiero que me quede grabada esa accin en mi macro.
Para que no quede seleccionada A2, pues haces clic en el CHULITO en lugar de dar ENTER.
Esta palabra Ttulo la coloco, porque ms adelante voy a colocar un filtro. Si no denominara esa
primera celda en blanco con un nombre, quedara incluida cuando filtre los datos, pues uno de los
filtros que haremos ser deshacernos de las celdas en blanco... Y si eliminamos HASTA la celda que
contiene el filtro, pues tendremos que volver a montar el filtro. Para eso, le colocamos un ttulo
cualquiera, pues a partir de l es que me voy a deshacer de toda la basura que est en el archivo
plano.
Selecciono toda la columna A, es decir, la columna A entera, Completamente seleccionada, y activo los
filtros. Le comentaba cuando depuramos manualmente el archivo, que si el archivo es MUY GRANDE,
seleccionara el rango de los datos, si ese es su caso, siga esos mismos pasos mientras graba la macro.
402
Los balances de comprobacin por terceros varan en cantidad de filas, algunos no son muy grandes, y
se puede seleccionar toda la columna.
Una vez realizado lo anterior, podemos detener la macro, vamos y la buscamos en el editor de visual
basic, la cortamos y la pegamos debajo del cdigo que vimos hace un momento, con lo que se ampla a
esto:
El archivo y el cdigo no han cambiado mucho, pues solo se ha colocado la palabra titulo, se ha
seleccionado toda la columna y se han activado los filtros.
Continuamos con una tercera macro. En esta siguiente macro, con un filtro personalizado tipo
Contiene, selecciono todo lo que tiene una barrita vertical. En cuanto queda filtrado, selecciono, desde
la segunda fila visible, oprimo FIN + Flecha hacia abajo y borro todas las filas filtradas que contienen la
barra vertical. Luego selecciono el filtro nuevamente y esta vez, hago un filtro de mltiple seleccin y
me deshago de todo el resto de basura: rayas tipo guin: ------------; dobles rayas guion =====,
signos ms con guiones: +-----, y todo lo que estamos seguros que es basura, pero ojo, que estamos
seguros que es informacin COMUN en todos estos archivos planos de este tipo. Una vez filtrada toda la
basura, seleccionas desde la segunda fila visible, oprimes Fin + Flecha abajo y eliminas todas esas FILA
BASURA. Cuando terminas, le das clic al botn DETENER GRABACION.
El archivo debe de quedar as:
403
Las instrucciones que seleccion, que se ven en color azul, se pueden eliminar, pues no hacen falta.
Como esta macro, qued directamente debajo de la otra, pues las unimos, seleccionando y quitando
esta parte, as:
Puede ver que estoy quitando desde donde dice END Sub, que es el final de la macro parcial que
grabamos primero y SUB MACRO8(), y de una vez lo que le comentaba hace un momento. As quedan
unidos los dos cdigos bajo el nombre de la macro original. Puede probar a ejecutarla y ver como ya
hace todo en un INSTANTE. Pero al hacerlo, no olvide cerrar el archivo plano CG03013 SIN
GUARDAR CAMBIOS. Ojo con eso.
Ya estamos en la parte de eliminar los asteriscos que son subtotales y que son basurita tambin. Como
sabemos que no podemos escoger todo lo que contenga asterisco, pues para Excel un asterisco puede
ser cualquier carcter, lo que podemos hacer es, Grabar otra macro mediante la cual en la columna B,
colocarle por ttulo Asteriscos, y en la celda B2, colocar la funcin =IZQUIERDA(), que nos saque una
copia de los primeros caracteres de la parte Izquierda de cada fila de la columna A. Si no comprende
bien que hace la funcin =Izquierda(), vaya a la seccin de este libro en donde se explica bien esa
funcin.
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Otra vez, oprimo Fin + Flecha hacia Arriba: Me estrello con la parte final del archivo plano:
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Oprimo Shift + Fin + flecha arriba para seleccionar todo el rango en donde quiero copiar la formula y
oprimo ENTER para pegar la formula a lo largo de todo ese rango:
Puede ver que qued AL LADO, a todo lo largo de nuestro archivo plano, y que est extrayendo los
asteriscos. Las dos ltimas filas, ya veremos cmo quitarlas, pues son basura pero en todos los archivos
son diferentes totales, pero como siempre estn de ltimas, se pueden eliminar fcilmente, mas
adelante lo haremos.
Sigamos. Sobre ese mismo RANGO, en el cual introdujimos la funcin izquierda, hacemos un copiar
pegado especial solo valores y desbaratamos la formula Izquierda. Todo este Paso a paso gener el
siguiente cdigo, que debemos depurar despus, pues se puede ver que la lnea que le sealo aqu, es
una seleccin FIJA, y lo que habr que decirle a Excel es que se desplace con ActiveCell.Offset una
celda a la derecha, y corregido el problema. Sobre esta instruccin en la seccin de macros me detuve
MUCHO, para que le quedara clara su utilidad. (Mas adelante depuraremos esas cositas):
Nota: Si el fragmento de macro, le queda grabado dentro del modulo del otro archivo, el CG03013:
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No se preocupe, bralo, corte la macro, y pguela debajo de las dems macros del modulo1 del archivo
en el cual est guardando las macros parciales que estamos uniendo, que en este caso, es el archivo
EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm.
Sigamos. Volvemos a grabar otra macro. En ella, ahora seleccionamos las columnas A y B, colocamos
un filtro y con un filtro mltiple en la columna ASTERISCOS seleccionamos todos los asteriscos, el de un
asterisco, el de dos asteriscos, todos, y los eliminamos. (Hay archivos en donde aparecen ms
asteriscos, este trae hasta 5 *****, a veces mas, para tener en cuenta si quiere montar una macro que
le corra en todos los casos)
407
Seleccionamos desde la segunda, hasta el final y eliminamos todas las filas, seguidamente
desactivamos el filtro, eliminamos la columna B, y seleccionamos la celda A1.
Una vez realizado lo anterior, el grabador de macros nos genera este cdigo:
El nico problema verdaderamente serio del cdigo anterior, es la seleccin del rango, el cual es fijo.
Ms adelante arreglaremos esto, pues no todos los archivos tendrn la misma cantidad de registros.
El archivo ya nos va quedando as:
Ok, asteriscos Fuera. Ya podemos ver que la informacin ya comienza a parecer una base de datos,
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Ya estamos cerca del final. Ahora, Con otra macro, tal como lo hicimos manualmente, con mucho
cuidado, con la herramienta texto en columnas, Seleccionamos la columna a, activamos la herramienta
texto en columnas y vamos a partir el archivo plano. El archivo visualmente nos queda as:
En la primera imagen puede ver que el ttulo, que nos ayudaba en el filtro, qued en la columna A, y
que las dems columnas les hace falta un rtulo de columna o encabezado o ttulo. Ahora, en la
siguiente MACRO, a las dems columnas les colocamos un encabezado de ttulo temporal, puede ser
cualquier cosa, para que se REACTIVE la regin corriente y Excel SEPA que corresponde a una TABLA.
Adems, en la columna I, colocaremos una frmula que concatene, uniremos las celdas C, E, F y G con
un & Ampersand que nos ayude a identificar las cuentas, para poderlas separar a un lado. Tal como
hicimos en la parte manual. Seguidamente, colocaremos un nmero serial, que nos permita regresar al
orden original, pues vamos a ordenar todo esto por la nueva columna I, que es la columna en la cual
detectaremos las cuentas. Una vez realizadas estas dos acciones, el archivo queda as:
En la imagen seleccion el rango I2 I5, para que vea que el concatenar, A LA FIJA, nos DICE cuales
son las filas que SIN TEMOR A EQUIVOCARNOS, SON CUENTAS y NO TERCEROS, valindonos de la
consistencia que se observa, la cual es, que cuando en la fila hay una cuenta, No hay valores
transaccionales.
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Coloque unos ttulos cualquiera, y en la celda I2, coloqu la funcin que concatena las celdas C, E, F y
G, tal como lo hicimos en el ejercicio anterior en el cual depuramos el archivo manualmente y
mostramos como era la funcin. Seguidamente se copia la funcin de I2 a todo lo largo del archivo
plano, me voy hasta el final, estando all abajo me paso a la celda de la columna G, subo hasta
estrellarme con la parte final del archivo plano, y me paso nuevamente a la columna I. Estando en esa
posicin, selecciono TODO el rango que recorre a todo lo largo del archivo plano con toda seguridad, y
pego la columna que quiero copiar. Una vez copiada, SOBRE EL MISMO RANGO, hago un nuevo Copiar,
y ALLI MISMO, EN ESE MISMO RANGO, SIN MOVERME, HAGO UN PEGAR, PEGADO ESPECIAL SOLO
VALORES. El grabador de macros con estas acciones, que nos dejaron el archivo plano como se ve en la
imagen, gener el siguiente cdigo:
Se ve un poco largo, pero lo que lo hace largo son esas lneas con las cuales se bautizan los
encabezados de columna. Intencionalmente he marcado la lnea Range(I2753).Select, que es el nico
problema serio, el resto del cdigo se puede depurar, y mucho, pero no hacerlo si bien no es
indispensable, si es importante. Ms adelante, cuando hagamos una revisin del cdigo, arreglamos
eso.
Ahora sigue colocar en una columna A un nmero serial. Porque? Porque vamos a ORDENAR por esta
columna I, en la cual hicimos el concatenar, para DEJAR JUNTICAS TODAS LAS CUENTAS Y PODERLAS
PASAR A UNAS COLUMNAS APARTE, PARA SEPARARLAS DE LOS NITS. Recuerde que las cuentas estn
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en la misma columna de los Nits, y esto, para una base de datos, NO PUEDE SER. La columna o Es
campo Cdigo de tercero o Campo Cuenta, pero no pueden ser los dos. Lo que hicimos para
solucionarlo, fue que las tamizamos, las seleccionamos, las identificamos mediante el principio de que
cuando hay una cuenta no hay valores transaccionales, y lo hicimos con el concatenar en la columna I.
Ok, espero que me vaya siguiendo. Sigamos. En otra macro, voy a montar el serial en la columna A. Es
la leccin que le ense al depurar la informacin Ordenando los datos. ESO MISMO:
Inserto UNA COLUMNA NUEVA EN LA COLUMNA A. Coloco en A1 el ttulo Serial, en A2 el numero 1, y
en A3, el numero 3. Selecciono las dos primeras casillas y arrastro hasta el final del archivo plano.
Al realizar esta operacin se genera el siguiente cdigo:
Recuerde que si la macro le queda grabada en el archivo CG03013, debe recortarla y pegarla debajo del
resto de macros que luego uniremos, y esas las estamos colocando todas, una debajo de la otra en el
modulo1 del archivo EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm
Ahora, en la siguiente macro ordenamos toda la informacin por la columna J, que es la columna en
donde hicimos el join, es decir, en donde unimos las celdas de los valores para detectar las filas que
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realmente estn en blanco, y que indudablemente corresponden a las cuentas. Grabamos la macros y
ordenamos por esa fila:
Ante la pregunta:
Le damos Ordenar por separado los nmeros almacenados como texto. De esta manera, las cuentas
nos quedaran en donde queremos, arriba:
V?
Ya tenemos las cuentas TODAS JUNTAS, REUNIDAS en donde queremos tenerlas.
Insertamos dos nuevas columnas en B y en C, en estas columnas colocaremos las cuentas:
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Como nos quedaron juntas, solo nos resta BAJAR por la columna E, hasta que lleguemos al final de
todas las cuentas. Cmo? Seleccionando D1 o D2 y con fin mas flechita hacia abajo, llegas a la ultima
cuenta. All, junto a esa ltima celda, la ultima cuenta, seleccionas tambin la descripcin de esa ltima
cuenta, y luego desde abajo seleccionas todo el rango equivalente a las cuentas, con Control + Shift +
Flecha arriba:
En la imagen, descend hasta la ltima cuenta:
Luego, oprimir, desde aqu, control + shift + flecha arriba, para tomar todo el rango correspondiente a
las cuentas:
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la paso a B y C:
Ahora, necesitamos de nuevo colocar unos encabezados en D y E, pues nos quedaron VACIOS, as
Excel nuevamente reconocer la regin activa de todo el archivo plano. Es necesario porque vamos a
ordenas nuevamente por la columna Serial.
He puesto cualquier cosa, pues todava no son los encabezados definitivos. Ahora ordeno por la
columna A, la del serial:
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Fjese que logramos separar las cuentas de los nits y los nombres de nits!!! Sabe que es lo nico que
falta? Grabar en la siguiente macro la tcnica de rellenar los espacios que le he enseado, y luego
eliminar las celdas de las cuentas, pues ya sabemos en donde estn!!
En este punto, al detener la macro, encontramos que se ha grabado el siguiente cdigo:
415
Desde aqu, oprimo simultneamente, con control + shift + inicio AGARRO todo el rango hasta A1:
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Listo, ahora voy por la ficha inicio, buscar y reemplazar, ir a especial, celdas en blanco. Escribimos la
formula + la celda de arriba y en lugar de Enter, hago Control+Enter, para copiar en los rellenos la
informacin que est en la celda de arriba de las celdas en blanco:
Seguidamente, marco las columnas B y C, y hago un copiar, pegado especial, solo valores.
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Aqu estoy sealando el Range(C2721).Select, porque ese pedacito habr que arreglarlo
despus, y decirle que, habiendo bajado a la ultima celda con el comando
Selection.End(xlDown).Select, SE DESPLACE DOS CELDAS a la derecha DESDE LA CELDA
ACTIVA, que es la ultima que qued seleccionada.
Estas dos instrucciones que siguen, tambin se pueden quitar:
Windows("EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm").Activate
Windows("CG03013.xlsx").Activate
Sobran, pues la maquina sabe que est trabajando en el libro activo
Al final se le PELUQUEAN esos comandos un tanto redundantes. Es que cualquier accin incluso las
que no agregan valor, quedan grabadas.
Entonces, ya hicimos el relleno colocando una frmula que no es ms que decirle a las celdas vacas
que JALEN el dato que est arriba de ellas. +Celda arriba. Antes de continuar, esa frmula hay que
desbaratarla con el viejo y conocido mtodo de copiar las dos columnas y pegarlas ALLI MISMO, pero
con la opcin, pegar valores. Como al final de esta secuencia, las hemos dejado seleccionadas, solo nos
resta hacer la macro de copiar, y luego dar pegado especial valores:
Recuerde que TIENE que seleccionar las dos columnas en las cuales qued el relleno.
Mire que estn las dos columnas seleccionadas, y hago clic derecho para que salga el men emergente,
y hago clic en Copiar.
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Al hacer clic all, me saldr una ventana que me dice QUE COSA EN ESPECIAL QUIERE QUE PEGUE:
Activo la casilla SOLO VALORES, y listo, detengo la macro.
Despus de dar ACEPTAR, con el teclado del computador oprimo la tecla Escape para que se me
DESAPAREZCAN esas lneas INTERMITENTES que me estn seleccionando el rango de las dos columnas
que COPIE y PEGUE ESPECIALMENTE. Es lo que se conoce como desactivar el Clipboard, pues si
deseara pegarlo en otro lado, lo podra hacer, pues Excel lo ha guardado en memoria. Como no lo
quiero ms, lo desactivo dando escape.
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La que pint de grisecito de la derecha, es la que vamos a USAR para deshacernos de las filas que ya
nos sobran. Para mayor claridad, en esta siguiente imagen, le estoy mostrando cuales son las filas que
ya no nos sirven y que hay que borrar, pues para que la informacin sea trabajable debe ser en forma
de base de datos. Esta imagen que le presento es la misma que esta de arriba, en esta le estoy
sealando las filas que vamos a proceder a borrar:
Si se fija en esta imagen, las filas que YA NO NECESITAMOS CORRESPONDEN CON EL HECHO, DE QUE
EN LA COLUMNA L ESTAN VACIAS O ESTAN EN BLANCO.
Ahora, NO NOS VAMOS A PONER A ELIMINAR ESTAS FILAS UNA A UNA, NOOOO. Las vamos a eliminar
con la tcnica que hemos venido indicando en el libro, con un filtro.
Entonces: Vamos a grabar la siguiente macro que nos eliminar estas filas que ya no queremos:
Encienda nuevamente el grabador de macros por la opcin ficha programador, grabar macro, en este
libro. No se preocupe si el libro no es el mismo en el cual esta guardando todas las macros, luego con
el editor de visual basic, va a la macro grabada en ese libro, la corta como cuando corta texto en
Microsoft Word, se pasa EN EL VISUAL BASIC al mdulo del archivo en donde est acumulando todas
las macros parciales, que en este caso es EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm y la pega debajo de las
dems.
Entonces, recapitulando: prende el grabador de macros, y pone un filtro. Dado que el archivo ya tiene
ttulos en los encabezados de columna, y tiene un nmero serial para todas las filas, Excel reconocer
TODA la tabla, o regin corriente sin necesidad de seleccionar todo el rango.
Entonces, recapitulando: prende el grabador de macros y pone un filtro. VA A SELECCIONAR EL FILTRO
DE LA COLUMNA QUE ESTA EN GRIS, que en mi caso se llama reterdvfvx. Recuerde que he puesto
encabezados solo para efectos de que los filtros trabajen. Ms adelante le identificaremos
correctamente los encabezados. No los identifico an, porque estas columnas NO SON CON LAS QUE
NOS VAMOS A QUEDAR. Pues tambin hay que arreglar los valores, y eso ya hemos visto como hacerlo
en otras partes de este libro.
Entonces, vuelvo y recapitulo que es lo que vamos a hacer: Prende el grabador de macros, pone un
filtro, selecciona la columna donde estn los blancos, y DES-selecciona TODO, busca las que estn
en BLANCO y las selecciona. Que ocurrir? Que Excel NOS DEJAR JUNTICAS TODAS LAS CELDAS QUE
YA NO NECESITAMOS. TENIENDOLAS JUNTAS, PROCEDEMOS A ELIMINAR TODAS LAS FILAS.
Entonces: Le muestro en imgenes todo lo anterior:
Paso 1: GRABA ESCENA MACRO SIGUENTE (como en las pelculas), Pongo el filtro:
421
UBICADO EN EL FILTRO, Desactivo la casilla de verificacin Donde dice Seleccionar todo, Bajo con la
barrita de desplazamiento DEL FILTRO hasta la ltima parte, esta: y ACTIVO LAS VACIAS, ASI:
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En cuanto LO HAGA, suceder que Excel solo nos dejar, Las vacas: (Que valga la redundancia).
Puede darse cuenta, como el filtro nos hace la tareta en un segundo, y lo mejor de todo, es que NADA
DE TODO ESTO TENDREMOS QUE VOLVERLO A HACER PORQUE ESTAMOS GRABANDO TODOS LOS
PASOS EN UNA MACRO. Sigue: Selecciona todas las filas, desde la segunda visible, hasta la ltima:
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Cada vez que una hoja tenga filtros, FIJESE EN DONDE ESTAN LOS EMBUDITOS, as sabr que esas
columnas Estn filtrando algn dato, dado algn criterio del usuario. En este caso, nuestro criterio fue
que nos seleccionara todas las celdas en blanco, Como las acabamos de eliminar, pues ya no nos
muestra nada. Lo que tenemos que hacer, es Hacer clic all y darle clic a Seleccionar todo y Aceptar:
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Esta operacin de eliminar las filas que no nos interesan, nos gener el siguiente cdigo:
Aqu le estoy sealando el nmero 2721, que corresponde a la ltima fila del archivo. Esa Celda, esa
instruccin habr que corregirla, pues seguramente otro archivo podra tener ms o menos filas. Eso lo
arreglaremos con una variable, la variable UltimaFila que en la seccin de macros aprendimos a hacer.
Recuerda? Espero que s, si no, le agradezco retorne a la seccin de macros y repase.
Ok. Mire como queda todo despus de haber eliminado las filas que nos sobraban: Fjese que la
columna L, la de la derecha, que tanta utilidad nos ha dado, sigue all, ya no tiene celdas en blanco.
Le muestro esta otra imagen para que vea ms claramente como este archivo plano ya se va
pareciendo ms a una base de datos:
Ok, esa columna L, que tanto nos sirvi, ahora ya no la necesitamos. Prenda el grabador de macros,
seleccione esa columna y elimnela. Al hacerlo, se generar este pequeo cdigo:
La macrito generada, al igual que las dems, crtela y pguela debajo de las otras.
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Que falta? Muy Poco. Qu? Queda un problemita por resolver. Fjese como se presentan los valores
crdito en este archivo plano:
Tienen una columna adyacente en la cual, en los casos en los que son valores Crdito, pone un CR.
Este balance, como cualquier otro, al final debe de darnos CERO, prueba IMPAJARITABLE (Agradezco
sepa excusar mis modismos), de que el balance esta cuadrado o ms que eso, de que a nosotros nos
ha quedado Bien depurado. Aunque en la prctica, casos se ven en donde DE UNA se pillan balances
descuadrados, aunque el mismo archivo plano, si se fija, por lo general al final muestra unos totales
generales, y cuando un balance est descuadrado, all se puede ver, que en las columnas saldo inicial y
final, no estn en ceros. Por otra parte, si el archivo plano reporta cuanto suman los dbitos y los
crditos totales, a ese valor deberemos llegar y as sabremos que el archivo, por lo menos en cuanto
valores generales, nos ha quedado correcto.
Otra situacin con la que me he encontrado es que, dado que en esta depuracin nos estamos
quedando con informacin de las cuentas a nivel de terceros, y al analizarla e irla mayorizando por
clase, grupo, subgrupo, cuenta, en ocasiones no corresponde con las sumatorias a nivel de terceros. Es
una prueba que podra uno llamar de Integralidad de la informacin, en la cual se detectan
inconsistencias en la acumulacin de los saldos del mismo sistema. Eso se puede revisar, y podramos
cruzar, rpidamente con una tabla dinmica, contra los totales que nos mostraban los asteriscos al
comienzo, en el archivo plano, pues por lo general, en estos archivos del CG1, un asterisco son los
totales por clase, dos asteriscos totales por grupo, etc.
Ok. Nos falta el cdigo que nos arregle los valores. Vamos a grabarlo: ya sabemos que nos podemos
servir de las columnas en donde estn los CR y aparte, en una nueva columna colocar una funcin
=Si(), y copiarla a todo lo largo del rango. Es una manera, de solucionarlo, que a m me gusta pues
resulta ser ms rpida que si me pusiera a recorrer la columna y en donde aparezca el CR multiplicar
por menos uno o algo as. Crame que hacer la funcin Si() en una columna adyacente, a la derecha, y
copiar las formulas hacia abajo es muchsimo ms rpido que obligar Excel a que recorra cada columna
arreglando los valores uno a uno.
Ok. En Excel, nos ubicamos en el archivo plano. Prendo nuevamente el grabador de macros. Me ubico
en la celda en la cual voy a montar la funcin =SI(), que en este caso ser la L2, y en ella
introduciremos la siguiente funcin:
=SI(G2="CR";-VALOR(F2);VALOR(F2))
La cosa es que, cada vez que aparece un CR, el valor es crdito, es decir, NEGATIVO, por eso, lo que
hacemos es traer el valor negativo, utilizo la funcin valor, POR SI DE PRONTO sigue apareciendo algn
numero que Excel lo est tomando como Texto. De esta manera me REASEGURO de que
definitivamente quede negativo. En caso de que no haya un CR, solo traer el valor de la celda, usando
tambin, la funcin Valor.
En M2 introduciremos : =VALOR(H2) que corresponde a los dbitos del archivo plano
En N2 introduciremos : =VALOR(I2) son los crditos del archivo plano
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En O2 introduciremos : =L2+M2-N2 el saldo final, podemos optar por sumar las funciones anteriores.
Detenemos la macro.
Ahora, antes de ver el cdigo que gener Excel, veamos grficamente la introduccin de la funcin
=Si():
Esa es la funcin que est en L2, que en este caso devuelve un cero. Si en L2 le damos F2 Editar,
podemos ver las celdas que est tomando, o ver mejor como est montada la formula:
Ok. Despus de haber ingresado esas funciones y haber detenido la macro, este es el cdigo que se
gener:
Ok, ahora en la siguiente macro que grabaremos, vamos a tomar estas cuatro celdas, copiarlas y
pegarlas a todo lo largo del rango del archivo plano.
Una manera de hacerlo, puede ser:
1. Seleccionar las celdas, copiarlas, pasarnos a la celda A1 o a2, con el comando FIN mas flecha
hacia abajo, iremos hasta la ltima fila del archivo, nuevamente con FIN mas flecha a la
derecha iremos a la esquina inferior derecha, nos desplazaremos una casilla mas a la derecha,
y en ese punto, ya estaremos ubicados en el punto del rango final. Desde este punto final
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estaremos correctamente ubicados y seleccionando, desde este punto final, hacia arriba,
tomaremos todo el rango de celdas que queremos pegar.
El inconveniente es que, si nos pasamos a A1 o A2, para que la tcnica del FIN + flechita de
direccin, funcione, deben de existir datos a todo lo largo de la direccin sobre la que nos
estamos moviendo. Si llegara a haber un espacio en blanco, Fin + Flechita podra detenerse a
mitad de camino, y es lo que suceder en este caso, pues el archivo tiene muchas celdas en
blanco, como es el caso de la columna G, columna que contiene o no los caracteres CR, y sobre
ella pasaremos cuando al final demos Fin + flechita a la derecha.
2. Otra manera es, en lugar de pasarnos a la celda A1 y bajar hasta el final, pasarnos solo hasta la
columna J, que representa el saldo final, y deslizarnos hasta el final por all, luego nos
desplazamos dos celdas a la derecha y ya tendremos el punto final del rango sobre el cual
pegaremos estas cuatro celdas con sus formulas.
El inconveniente? Igualmente no podemos arriesgarnos a que haya un espacio en blanco que
es poco probable que lo haya, pero puede existir incluso por error, y podra detenerse a mitad
de camino. Entonces, tampoco. Busquemos otra opcin:
3. Considero que la mejor opcin es, arrancar desde la ltima celda, en la columna A, de la hoja
de clculo, la 65.536 si es Excel 2003 o la 1.048.576 si estamos en Excel 2007. En la seccin de
macros aprendimos un comando que sirve para ambos casos, pero en este caso queremos
hacerlo usando el grabador de macros, por lo que debemos de saber con certeza en que
versin de Excel estamos trabajando. As pues, la mejor opcin, para encontrar la ltima fila, es
ir hasta la ltima celda de Excel, y subir hasta estrellarnos con el ltimo dato de la regin
corriente, por la columna A. Porque la A y no la J la columna del saldo final? Respuesta:
Porque hay casos en que las dems columnas no tienen la misma longitud que la primer
columna, y queremos estar exentos de error. Luego, INEVITABLEMENTE tendremos que
escribir MANUALMENTE el cdigo que desplaza la celda activa hasta la columna L. Recuerde
que comenzamos a escribir la funcin =SI() en L2, as que la columna L-Ultima fila, ser el
punto final del rango sobre el cual pegaremos la funcin que estamos copiando.
Vamos a hacerlo:
Prendemos otra vez el grabador de macros. Selecciono las cuatro celdas que contienen las formulas:
Las copio:
Me voy por la ficha INICIO Buscar y seleccionar Ir a (puede ver que hay un short-cut o atajo de
teclado que Excel nos est diciendo que tambin podemos usar para evitar esos Clic adicionales de
ratn, control + I)
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En cuanto salga la ventana, escribiremos las coordenadas o referencia de la ltima celda en la columna
A, esto es A1.048.576:
Clic en Aceptar. Una vez que lleguemos a la ultima celda, oprimiremos FIN + celda hacia arriba:
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Puede ver que al lado de Listo dice Modo Final, quiere decir que ya oprim la tecla FIN y solo flat
oprimir la flecha hacia arriba para salir disparado y estrellarme sin lugar a dudas con la ultima celda:
No se fije en el nmero de macro por la que voy, dado que como estoy escribiendo el libro mientras
hago las macros, y grabo las imgenes, no me estn quedando en secuencia, pero eso no es problema,
solo pegue la macro, que est correcta. Observe el cdigo, mire que todo eso a lo que le hemos
botado corriente sobre como copiar y pegarlo en el rango correcto sin error, queda reducido esas
cuatro lneas.
Este pequeo cdigo ya tiene la instruccin de copiar e ir hasta la ltima celda de la columna A, del
archivo plano. Solo necesitamos que se SELECCIONE la columna L. La columna L es la columna nmero
12, o la letra numero 12, si cuenta desde A, hasta L.
La instruccin que debe escribir, debajo de esta macro, es la instruccin ActiveCell.Offset que se explic
ampliamente en la parte terica. Solo se necesita escribir esta lnea:
ActiveCell.Offset(0, 11).Select
Porque escribo 11 si la columna L es la columna 12? Porque si se mueve, desde A, doce veces, quedar
ubicado en la columna M, en lugar de L. Cuando usted camina y comienza a contar pasos, NO CUENTA
el punto inicial, cuenta desde el primer paso, el paso que lo llevar a la posicin o punto 2. Entonces es
lo mismo aqu, es cuestin de cuantos pasos o celdas se debe mover Excel. Cero filas, 11 columnas a la
derecha.
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Recuerde que las MINIMACROS como esta, se pueden probar, ejecutar paso a paso, as que si se
equivoca en la cantidad de posiciones, pues rectifique, hasta que encuentre la referencia o coordenada
de desplazamiento correcta. Es imprescindible que para una mejor comprensin de esta parte haya
ledo la parte terica que haca referencia al tema de Activecell.Offset en el libro.
Una vez incorporada la lnea en el cdigo, y comprobada queda as:
Este es, en la prctica, de las pocas cositas en las cuales se debe meterle la mano al cdigo.
Ok, ahora, desde este punto podemos seguir usando el grabador de macros, para la parte que nos
falta. Entonces, esta macro la corremos, y cuando termina fjese que nos est pidiendo que
seleccionemos el destino y que peguemos. Ubicados aqu, en donde nos deja, grabaremos el pedazo de
macro que nos falta.
Ubicados en el punto final del rango, prendemos el grabador de macros y lo que hacemos es oprimir las
teclas Shift + FIN + flecha arriba. En cuanto se seleccione todo el rango, se da ENTER. Suceder que
quedar pegada, a todo lo largo del rango, las formulas de las cuatro celdas que estamos copiando.
Seguidamente, de una vez all, con TOOODO el rango seleccionado, de nuevo copiamos y pegamos,
esta vez con el propsito de DESBARATAR las formulas, daremos PEGADO ESPECIAL SOLO VALORES.
Puesto que hace un momento hicimos esa operacin de copiar y pegar solo valores, no considero
necesario volver a pegar las imgenes.
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Fjese que los 126.820.009,36 que son CREDITO, quedaron negativos. Quiere decir que la funcin
opera correctamente y cumple su cometido. Esta operacin de seleccionar el rango, pegar, volver a
copiar y pegar solo valores, gener este cdigo, que deber ir debajo del otro que manipulamos
manualmente:
Despus de esto, YA NO NOS HACEN FALTA LAS COLUMNAS DESDE LA F HASTA LA COLUMNA K. Estas
son las columnas viejas del archivo plano que representaban el saldo inicial, la columna de los CR, los
dbitos, los crditos y la columna de los CR. Puesto que ya organizamos los valores y los convertimos
en negativos cuando son CRS (crditos), podemos proceder a Eliminar esas columnas.
Entonces, nuevamente prenda el grabador de macros, seleccione esas columnas y elimnelas. Detenga
la macro y pegue ese cdigo debajo de los que venimos haciendo. En esta imagen estoy seleccionando
las columnas a ELIMINAR:
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Eso generar este cdigo, como podr ver es muy sencillo de entender, pero no por eso tiene que
escribirlo, siempre que pueda use el grabador de macros:
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Solo nos falta colocar los encabezados de columna y colocarle el formato a los nmeros.
Prenda el grabador de macros, seleccione las columnas de los valores, esto es, de la F hasta la I, haga
clic derecho para que salga el men emergente, y coloque el formato de celdas NUMERO de su
predileccin, o el que considere necesario:
Este es el cdigo que se genera, el cual tambin vamos cortando y llevando para el otro lado:
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Ahora, la macro de los encabezados. Solo es prender el grabador de macros y colocar los encabezados
a todas las columnas:
Podemos decir que ya hemos finalizado. Solo falta unir todas las macros y mejorarla en aquellas partes
en donde quedaron celdas fijas y necesitamos que se mueva con el ActiveCell.Offset. Tambin debemos
definir la variable Ultimafila para remitirnos siempre en verdad a la ltima fila y no a una ltima fila fija
de un solo archivo plano. Recuerde que si no se hacen esos arreglos la macro no le operar bien si le
llega a salir un archivo diferente.
Si usted afina bien esta macro, le puede servir para cualquier compaa que maneje este tipo de
archivos de CG1, el CG03013. Si es versin CG1 versin 8.5, es el archivo UFCG1041, el cual encontrar
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que es muy similar a este, por no decir que es casi la misma cosa, pero esta macro le servir para el
CG03013. Tendr que construir la que corre para el UFCG1041.
Cdigo Mejorado.
Este es el cdigo con los cambios mnimos necesarios para que funcione. No se requiere que haya una
superdepuracion para que trabaje. Igual lo har. Con el tiempo, si encuentra que le gusta el tema, le ir
quitando toda la redundancia que tiene por doquier, y seguramente lo escribir mucho mejor.
Una buena manera de unir todas las macros que se fueron colocando una debajo de la otra, es
colocarles un apostrofo. Cuando se coloca un apostrofo, el programa ignora las lneas, pues reconoce
que solo son lneas informativas. As, el cdigo de la primera macro seguir derecho en la segunda y as
sucesivamente. Por ello ver que los encabezados de las macros quedan, para que nemotcnicamente
uno recuerde todas las macros que se construyeron para realizar toda la tarea.
He preferido colocar las imgenes del cdigo tal como se ve en el editor del visual basic, si lo desea
puedo enviarle esta macro a su correo, previa verificacin de que haya realizado la compra legal del
libro.
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Application.CutCopyMode = False
Selection.End(xlUp).Select
ULTIMAFILA2 = Cells(Application.Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
Columns("A:A").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("A1") = "Serial"
Range("A2") = 1
Range("A3") = 2
Range("A2:A3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), Type:=xlFillDefault
Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range("A1").Select
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"J2:J" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
xlSortTextAsNumbers
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:J" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Columns("B:C").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("F2").End(xlDown).Offset(-1, -2).Select
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, 1)).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
Selection.Cut
Range("B1").Select
ActiveSheet.Paste
Range("D1") = "4353"
Range("E1") = "43534535t3"
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:L" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Range("A1").End(xlDown).Select
Range("C" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range(Selection, Cells(1)).Select
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.FormulaR1C1 = "=+R[-1]C"
Columns("B:C").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$L$" & ULTIMAFILA2 & "").AutoFilter Field:=12, Criteria1:="="
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
Columns("L:L").Delete Shift:=xlToLeft
Range("L2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(RC[-5]=""CR"",-VALUE(RC[-6]),VALUE(RC[-6]))"
Range("M2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("N2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("O2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=+RC[-3]+RC[-2]-RC[-1]"
Range("L2:O2").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="R1048576C1"
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(0, 11).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
449
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Columns("F:K").Select
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
Columns("F:I").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0.00_);[Red](#,##0.00)"
Range("A1") = "Serial"
Range("B1") = "Cuenta"
Range("C1") = "Nombre de la cuenta"
Range("D1") = "Tercero"
Range("E1") = "Descripcion"
Range("F1") = "Saldo inicial"
Range("G1") = "Debitos"
Range("H1") = "Creditos"
Range("I1") = "Saldo final"
End Sub
Para finalizar:
Puede ver que todo esto se ha construido bsicamente usando el grabador de macros. Usamos la
tcnica de definir la ultima variable un par de veces al definir la ltima fila, y uno que otro
activecell.offset, un par de claves que una vez conocidas son muy sencillas. No hubo necesidad ni
siquiera, de usar algn procedimiento de recorrido como For next o Do until.
Espero
que
todo
lo
que
hay
aqu
alejoquiceno@gmail.com
xitos y bendiciones
450
le
sea
de
utilidad,
puede
escribirme
mi
email,
web
web
web
web
de Chip Pearson
de Ozgrid.Com
de Mr Excel.Com
de David McRitchie
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Agradecimientos
La dificultad ms grande que tuve que superar para sacar este libro adelante fue el condicionamiento
que el medio ejerce sobre uno. Es terrible como el prejuicio hacia el no, hacia la negacin reina casi en
toda parte. Me parece tenaz como en cada una de las fases, mucha gente que uno considera y la tiene
en su opinin como muy importante en orden de estimacin, son a veces las primeras en desanimarte,
personas que en lugar de allanar el camino, pretenden mostrarte todas las dificultades, sin proporcionar
valor agregado. Hubo de todo: pensamientos malevos que atacan tu ego y tu capacidad, hasta ideas
tales como que el mundo se acaba el 23 de diciembre de 2012.
Este libro fue sacado contra viento y marea, cuando llegu al momento en el cual haba terminado el
manuscrito necesitaba un o una mecenas. Alguien que creyera en m, pero que no me viera con nimo
de lucro, solo que me extendiera una mano. Cosa difcil hoy en da, pues es tremenda la cultura del
CVY : Como voy yo. Y no es un como voy yo de una simple comisioncita, es una porcin grande
que quieren usufructuar de ti. Solo la amistad poda suplir mi necesidad, y as fue.
Tengo que agradecer a Nelsy Gomez Solarte, quien desde el momento que le cont que ya tena el
libro listo, ha credo en este proyecto a ojo cerrado. Casi no tener amigos es muy triste, pero tener
amigos que de verdad tienen la capacidad de extender una mano y ayudar, como dice la propaganda
de Mster Card, no tiene precio. La lucha de los emprendedores solo se ve iluminada, irrigada por el
poder de la amistad y la solidaridad, valores intangibles que en un panorama econmico poco se
estiman y sin los cuales, quien sabe como estara la economa en realidad.
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