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El Comit de Direccin est formado por el Director Gerente y los Directores de todos los
Departamentos. En reunin celebrada, este Comit ha decidido que las reas y procesos
afectados por el Plan de sistemas de informacin sean los siguientes:
Administracin :
Compras y Almacn :
Calidad :
Tcnico :
Produccin :
Informtica:
2.
Fachadas S.A, ha de situarse en ese periodo entre las tres primeras empresas
espaolas de su sector en volumen de facturacin y obra contratada.
Para ello se ha puesto en marcha un Plan Operativo cuyos primeros objetivos consisten en
un traslado de instalaciones de la organizacin de las actuales a otras ms modernas, amplias
y funcionales; as como la apertura de una delegacin tcnica y comercial en Madrid.
Factores Crticos de xito :
Administracin :
o
Contabilidad :
Facturacin:
Objetivos
Interconectar
la
facturacin
con
la
Recepcin :
Proceso : La Sra. Colmenero se encarga de mantener una hoja de
clculo Excel dnde se introducen las ofertas emitidas, as como una
carpeta para cada expediente de peticin de oferta que llega a la
empresa, que guarda en un armario del archivo. Objetivos : Mejora en
el acceso a informacin, ofreciendo estadsticas y relacionando los
expedientes con las correspondientes ofertas de manera gil y
coherente.
Compras y Almacn :
o
Compras:
Proceso : La Sra. Vrela, bajo las Directrices del Director de
Departamento, introduce los pedidos en un sistema informtico propio,
con base de datos abierta (Access). El volumen de pedidos es muy
elevado. El sistema es fcilmente modificable, pero muy limitado en
cuanto a anlisis de datos y es monopuesto.
Almacn ;
Calidad :
Informtica
o
Red :
Telefona :
Internet:
Funciones:
Coordinar el PSI.
Responsable Administracin : o
Sr. Brea o
Nombre :
Cargo : Director de
Administracin o
Medio / alto o
Conocimientos T.l. :
Funciones:
Cargo :
Director de Compras o
Conocimientos
Funciones:
Pian correspondientes a
su
Departamento.
Responsable Produccin : o
Sr. Blanco o
Nombre :
Cargo : Director de
Produccin o
Medio / bajo o
Conocimientos T.l. :
Funciones:
Plan correspondientes a
su
Departamento.
Responsable Tcnico : o
Otero o
Nombre : Sr.
Calidad :
o
Funciones:
Contabilidad :
o
Cargo: Administrativo o
Conocimientos T.l.: Medio o
Funciones:
Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
Facturacin :
o
Cargo : Administrativo
Funciones:
RRHH :
o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
Recepcin :
o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
Compras :
o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
Almacn :
o
Cargo
: Responsable Almacn o
Conocimientos T.l. : Bajo o
Funciones:
2.
Equipos de Trabajo :
ADMINISTRACIN
Sr. F. Garca
EQUIPO
(Facturacin)
FACTURACIN
Sra. Nogueira
EQUIPO
(Contabilidad)
CONTABILIDAD
Sra. Colmenero
EQUIPO
(Recepcin)
EXPEDIENTES
EQUIPO PERSONAL
Sra. Nogueira
(RR.HH.)
COMPRAS/ALMACN
CALIDAD
TCNICO/PRODUCCIN
Sra. Vrela
(Compras)
Sr. Veiga
(Almacn)
Sr. Castro
Proyecto)
(Calidad)
EQUIPO COMPRAS
EQUIPO ALMACN
EQUPO CALIDAD
EQUIPO CAD-CAM
EQUIPO
Proyecto)
INSTALACIONES
3. Logstica :
Sistema de Contabilidad.
1.1. Fecha de entrega esperada : Diciembre 2004
1.2. Factores Crticos de xito : Formacin de los usuarios
1.3. Tareas y responsables : Ver planning.
2.
Sistema de Facturacin.
2.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2005
2.2. Factores Crticos de xito : Formacin de los usuarios, correcta seleccin de la
herramienta
2.3. Tareas y responsables : Ver planning.
3.
Sistema de Personal.
3.1. Fecha de entrega esperada : Marzo 2004
3.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables ai ser
una tarea no crtica.
3.3. Tareas y responsables : Ver planning.
4.
Sistema de Expedientes.
4.1. Fecha de entrega esperada : Junio 2004
4.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables al ser
una tarea no crtica.
4.3. Tareas y responsables : Ver planning.
5.
Sistema de Pedidos.
5.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004
5.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente. Formacin de los usuarios.
5.3. Tareas y responsables : Ver planning.
6.
Sistema de Almacn.
6.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004
6.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente. Formacin de los usuarios. Correcta
codificacin de los artculos.
6.3. Tareas y responsables : Ver planning.
7.
Sistema de Calidad.
7.1. Fecha de entrega esperada : Octubre 2004
7.2. Factores Crticos de xito : Dedicacin suficiente por parte de los responsables al ser
una tarea no crtica.
7.3. Tareas y responsables : Ver planning.
8.
Sistema CAD-CAM.
8.1. Fecha de entrega esperada : Julio 2005
8.2. Factores Crticos de xito : Formacin e informacin a los usuarios. Correcta seleccin
de las herramientas. Dedicacin necesaria por parte de los responsables.
8.3. Tareas y responsables : Ver planning.
9.
Instalaciones.
9.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2004
9.2. Factores Crticos de xito : Correcta seleccin de los equipos segn las necesidades.
9.3. Tareas y responsables : Ver planning.
Contabilidad:
1.1. Participantes en la reunin :
Facturas de Proveedores.
Facturas a Clientes.
Salarios Personal.
Libros Contables.
Balances.
Impresos Oficiales.
1.5. Actividades :
La Sra. Nogueira recoge las facturas de Proveedores, las facturas a Clientes, los
datos mensuales de salario del personal y otros datos relevantes y los introduce en
ei programa de Contabilidad, que genera las salidas necesarias.
2.
Facturacin :
2.1. Participantes en la reunin :
Presupuestos.
Facturas a Clientes.
Listados.
2.5. Actividades
3.
Personal :
3.1. Participantes en la reunin :
Datos de Personal.
Contratos.
Carpeta de empleado.
Listado de salarios.
3.5. Actividades :
La Sra. Nogueira introduce los datos del personal en una carpeta que archiva en un
armario.
Mensualmente introduce en una hoja de Clculo las horas trabajadas por cada
empleado y los datos de contrato a fin de calcular su salario.
4.
Expedientes:
4.1. Participantes en la reunin :
Presupuestos.
Presupuestos.
Listados.
4.5. Actividades :
5.
Compras :
5.1. Participantes en a reunin :
Necesidades de MMPP.
Ofertas de Proveedores
rdenes de Compra.
No Conformidades.
5.5. Actividades :
La Sra. Vrela recoge las necesidades de Compra indicadas por el Dir ector del
Departamento y las introduce en el programa informtico que produce las rdenes
de compra que se envan por fax al proveedor incluyendo todos los datos
necesarios sobre el producto, as como la fecha de entrega necesaria. Se distingue
entre los siguientes tipos de Materias Primas : Perfiles, Paneles, Accesorios,
Selladores, Chapas y Otros. Cada uno de estos tipos de materias primas
cuenta con unos atributos especficos, como son : o
Seccin.
Perfiles:
Superficie (dm2/m)
Longitud (m)
Color
Paneles:
Precio (unidad m2)
Altura (mm)
Anchura (mm.)
Composicin.
Accesorios:
Precio
Tratamiento / Color.
Selladores:
Precio
Composicin.
Fecha de Caducidad.
Chapas:
Precio Kg.
Altura (mm)
Anchura (mm.)
Color
Otros:
Una vez que llega el material comprueba las cantidades cotejando el pedido con el
albarn.
En caso de producirse cualquier incidencia, la Sra. Vrela cubre un parte de No
Conformidad que entrega a Calidad.
6.
Almacn:
6.1. Participantes en la reunin :
Albaranes de MMPP.
Materias Primas.
Materias Primas.
No Conformidades.
6.5. Actividades :
El Sr. Veiga entrega al personal de fabricacin las materias primas necesarias para
el desarrollo de las tareas a realizar.
7.
Tcnico/ Diseo :
7.1. Participantes en la reunin :
Expediente de la Obra.
Presupuestos.
rdenes de Fabricacin.
No Conformidades
7.5. Actividades :
Produccin:
i.1. Participantes en la reunin :
rdenes de Fabricacin.
Materias Primas.
No Conformidades.
Equipos de Trabajo.
8.5. Actividades :
El Sr. Blanco recibe las rdenes de fabricacin y designa los equipos de trabajo
destinados a cada una de ellas.
Los operarios encargados de cada tarea cogen los planos y realizan ei trabajo de
forma manual. Por ejemplo, para hacer un taladro a un perfil han de interpretar el
plano, medir el perfil, marcarlo con un rotulador y por ltimo taladrarlo.
9.
Calidad:
9.1. Participantes en a reunin :
No Conformidades.
Informes de Auditorias.
9.5. Actividades :
El Director de Departamento analiza todos los informes con los responsables del
rea correspondiente a fin de tomas las medidas correctoras oportunas.
1.
Contabilidad.
1.1. Informacin de Entrada :
Facturas de Proveedores.
Facturas a Clientes.
Datos de Proveedores.
Datos de Clientes.
2.
Libros Contables.
Facturacin.
2.1. Informacin de Entrada :
Presupuestos.
Datos de Clientes.
3.
Facturas a Clientes.
Previsin de Cobros.
Personal.
3.1. Informacin de Entrada :
Datos personales.
Datos laborales.
Horas trabajadas.
Carpeta de empleado.
Listado de pagos.
4.
Expedientes.
4.1. Informacin de Entrada :
Datos de la Obra.
Plazos de Entrega.
Presupuesto.
5.
Carpeta de Expediente.
Presupuesto.
Estadsticas de presupuestos.
Compras.
5.1. Informacin de Entrada :
Datos de Proveedores.
Albaranes de Entrega.
Perfiles:
Seccin.
Superficie (dm2/m)
Longitud (m)
Color
Paneles:
Altura (mm)
Anchura (mm.)
Composicin,
Accesorios :
Precio
Tratamiento / Color,
Selladores:
Precio
Composicin.
Fecha de Caducidad.
Chapas:
Precio kg.
Altura (mm)
Anchura (mm.)
Color
Otros :
Dependiente del Material
rdenes de Pedido.
Informes de Pedidos :
o
Pedidos Pendientes:
Por Obra
Por Proveedor
Entre fechas
Por Artculo
Pedidos Recibidos :
Por Obra
Por Proveedor
Entre fechas
Por Artculo
Pedidos Totales :
Por Obra
Por Proveedor
Entre fechas
Por Artculo
6.
Almacn.
6.1. Informacin de Entrada :
o
o
Perfiles :
Paneles :
Accesorios:
Selladores :
Chapas:
Otros.
Albaranes de
Entrega.
6.2. Informacin de Salida :
7.
Informes de stock.
o
Por artculo.
rdenes de Fabricacin.
8.
Calidad.
8.1. Informacin de Entrada :
Partes de No Conformidad.
Auditoras Internas.
1. Sistema : Contabilidad
1.1. Objetivos :
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.1.6.
1.1.7.
1.1-8.
1.1.9.
1.1.10. Opinin de los usuarios : Registrar la opinin de los usuarios del Sistema.
2.
Sistema : Facturacin
2.1. Objetivos :
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
2.1.6.
2.1.7.
2.1.8.
2.1.9.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
3.1.5.
3.1.6.
3.1.7.
3.1.8.
3.1.9.
4.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.1.5.
4.1.6.
4.1.7.
4.1.8.
4.1.9.
Sistema : Contabilidad
1.1. Procesos a los que da Soporte :
Contabilidad como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de
decisiones.
1.2. N Usuarios :
Monousuario, sin posibilidad de cambio a multiusuario
1.3. Bases de Datos :
Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de informacin.
1.4. Conectividad :
El sistema es independiente de Facturacin, y sin posibilidad de interconexin.
1.5. Facilidad de uso :
Simple de usar Interfaz de usuario MS-DOS poco amigable pero de fcil manejo.
1.6. Facilidad de aprendizaje :
Sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.
1.7. Seguridad de !os datos :
Permite realizacin de copias de segundad a disquete, no automticas.
1.8. Otros Riesgos y amenazas :
Riesgo de obsolescencia tecnolgica al ser un sistema basado en MS DOS.
Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un
programa desarrollado por una pequea empresa.
1.9. Mantenimiento:
Bajo coste, pero dependiente de una pequea empresa.
1.10.
Entrevistados el sr. Brea y la sra. Nogueira, comentan que el sistema les resulta
sencillo de usar, aunque consideran la interfaz un poco obsoleta.
Inciden en la necesidad de poder personalizar los informes, ya que la impresin de los
mismos resulta poco atractiva y sobrecargada.
Solicitan que, si se cambia el Sistema, el nuevo pueda conectarse automticamente
con Facturacin
2.
Sistema ; Facturacin
2.1. Procesos a los que da Soporte :
Facturacin como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de
decisiones.
2.2. N Usuarios :
Monousuario, sin posibilidad de cambio a muftiusuario
2.3. Bases de Datos :
Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de informacin.
2.4. Conectividad :
El sistema es independiente, y sin posibilidad de interconexin.
2.5. Facilidad de uso :
Muy simple de usar. Interfaz de usuario tipo DOS poco amigable pero de fcil manejo.
2.6. Facilidad de aprendizaje :
Muy sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.
2.7. Seguridad de los datos :
Permite realizacin de copias de seguridad a disquete, no automticas.
2.8. Parametrizacin :
Dependiente de a empresa suministradora. Posible pero poco operativa debido al
elevado coste.
2.9. Otros Riesgos y amenazas :
Riesgo de obsolescencia tecnolgica al ser un sistema UN.X.
Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un
programa desarrollado por una pequea empresa.
2.10.
Mantenimiento:
3.
Sistema : Compras
3-1- Procesos a los que da Soporte ;
Compras como herramienta de trabajo y Almacn como ayuda al control de stocks.
3.2. N Usuarios :
Monousuario
3.3. Bases de Datos :
Abiertas, en Access.
3.4. Conectividad :
Sistema independiente, que solamente gestiona la emisin y recepcin de pedidos, sin
integrarse con un sistema de gestin de almacenes, que no existe.
3.5. Facilidad de uso :
Interfaz amigable tipo Windows de fcil manejo
3.6. Facilidad de aprendizaje :
Sencillo aprendizaje. La complicacin del mismo es debida a la complejidad del
proceso de compras, ms que a la aplicacin misma.
3.7. Segundad de fos datos :
Consiste en realizar copias de la base de datos, que se realizan de forma externa a la
aplicacin. La restauracin consiste en reemplazar la base de datos.
3.8. Parametrizacin :
Aplicacin desarrollada internamente. Parametrizacin sencilla dependiendo de la
disponibilidad de recursos.
3.9. Anlisis de datos :
Pueden realizarse todo tipo de consultas desde la base de datos al ser abierta,
aunque habra que modificar en gran medida la aplicacin para hacerlo desde dentro
de la misma.
3.10.
Mantenimiento
La Sra. Vrela opina que el sistema tiene varios errores, ya que se abren mensajes de
error durante el transcurso del trabajo de forma ocasional. La sensacin de fiabilidad no
es elevada. Opina tambin que la consulta de datos desde el programa es muy limitada.
4.
1.
Contabilidad.
2.
Facturacin.
3.
Compras.
Tcnico (CAD)
Datos de Clientes NO
Pese a la cobertura del modelo de informacin, y debido al incumplimiento de cobertura del
requisito de interconexin con facturacin se considera al sistema de contabilidad como un
sistema a cambiar.
2.
Facturacin :
3.
Personal.
4.
Expedientes.
5.
Compras:
Datos de Proveedores. SI
Albaranes de Entrega. NO
Perfiles:
Seccin. NO
Superficie (dm2/m) NO
Longitud (m) SI
Color SI
Paneles:
Altura {mm) SI
Anchura (mm.) SI
Composicin. SI
Accesorios :
Precio NO
Tratamiento / Color. SI
o
Selladores:
Precio NO
Composicin. SI
Fecha de Caducidad. SI
o
Chapas:
Precio kg. NO
Altura (mm) SI
Anchura {mm.) SI
Color SI
o
Otros:
rdenes de Pedido. SI
Informes de Pedidos :
o
Pedidos Pendientes:
Por Obra SI
Por Proveedor SI
Entre fechas SI
Por Artculo SI
Pedidos Recibidos :
Por Obra SI
Por Proveedor SI
Entre fechas SI
Por Artculo SI
Pedidos Totales ;
Por Obra SI
Por Proveedor SI
Entre fechas SI
Por Artculo SI
6.
Almacn.
7.
Tcnico / Produccin.
8. Calidad
El proceso no se encuentra cubierto por ningn sistema de informacin actualmente.
RESUMEN:
Como resumen se concluye que todos los sistemas actuales estudiados son sistemas a
sustituir, exceptuando el sistema de CAD, que se mantendr sin mejoras como base de apoyo
al nuevo sistema de diseo y fabricacin asistida por ordenador.
Una vez decidido cules son los sistemas de informacin a mantener y cules han de ser
sustituidos se concluye que el diagrama de representacin de los sistemas de informacin
quedar como sigue. Todos los sistemas incluidos en et diagrama son nuevos sistemas.
CALIDAD
Facturas Proveedores
COMPRAS
Materias
ALMACN
Materias
EXPEDIENTES
Datos Obra
CAD/CAM
CONTABILID
AD
Material
Fabricado
Salarios
PERSONAL
Presupuesto
FACTURACIN
Facturas Clientes
1. Contabilidad.
Cubrir los requisitos necesarios en el proceso de Contabilidad como herramienta de
trabajo y soporte de ayuda a toma de decisiones para Gerencia.
Las actividades a las que dar apoyo son introduccin de apuntes contables y elaboracin
de informes y balances.
Se interconectar con el Sistema de Facturacin, manteniendo bases de datos comunes de
Clientes y Facturas a Clientes.
2. Facturacin.
Herramienta de trabajo para el proceso de facturacin. Actividades de elaboracin y
gestin de facturas, as como emisin de informes.
Interconexin con Contabilidad con bases de datos comunes segn punto anterior.
3. Expedientes.
Control de !os expedientes de obras y gestin de los presupuestos. Elaboracin de
informes estadsticos. Estado de la obra. Tcnico responsable.
4. Personal.
Herramienta de trabajo de RR. HH. que controlar los empleados, formacin, datos
personales, bancarios etc.
5. Compras.
Gestin de pedidos a proveedores y de recepcin de los pedidos. Informes segn
necesidades establecidas. Interconexin con sistema de almacn, manteniendo BB. DD.
Comunes de materias primas y almacenes.
6.
Almacn
Control de stocks . Altas y bajas de Materias Primas. Interconexin con Compras. Soporte
a decisiones de compra de Materias Primas. Informes.
7.
CAD / CAM
8. Calidad.
Gestin de No Conformidades, Acciones correctivas y preventivas. Evaluacin de
Proveedores. Control de equipos de inspeccin y en general cualquier requisito establecido en
el sistema de Calidad segn referencia! ISO 9000:2000. Emisin de Informes.
2.
3.
b.
Sistemas Operativos :
a.
b.
4. Hardware :
5.
6.
a.
b.
Comunicaciones de voz :
a.
b.
Acceso Internet:
a. Acceso R.D.S.I. tarifa plana. Puede utilizar lnea RDSI existente.
b. Acceso A.D.S.L. tarifa plana. Necesidad de lnea RTB. Econmica y gran
ancho de banda.
Cobertura de requisitos.
2.
Reutiiizacin.
3.
Conocimiento-formacin usuarios.
1.
Red :
Acceso a red :
Debido a a escasa diferencia de precio, que hace que ei factor econmico no sea decisivo
se decide esta opcin.
3.
Sistemas Operativos :
4.
Hardware :
Se opta por hardware clnico analizando las prestaciones y los precios. Debido a que la
experiencia de uso de este tipo de equipos en la empresa ha resultado exitosa no se observa
la necesidad del cambio de equipos,
Se reutilizarn los equipos existentes, adquiriendo los necesarios segn Sistemas y
aplicaciones.
5.
Comunicaciones de Voz :
6. Acceso a Internet:
Debido a posibles ampliaciones, como sistemas de informacin compartidos con otras
delegaciones, as como a motivos econmicos y de calidad y ancho de banda se opta por una
conexin a Internet compartida y basada en un acceso A.D.S.L. de alta velocidad.
2.
3.
4.
2.
3.
4.
1.
Requisitos.
2.
Situacin Actual.
3.
4.
Arquitectura tecnolgica
5.
Plan de accin.