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Cartilla 5 Facturacion Gestion Recaudo
Cartilla 5 Facturacion Gestion Recaudo
SIIGO
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE FACTURACION Y
RECAUDO
5
Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
TABLA DE CONTENIDO
TEMARIO
Pag.
1. FACTURA DE VENTA
1.1 CRUCES EN SIIGO ESTANDAR
1.2 ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA
1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
4
4
7
13
2 RECIBO DE CAJA
2.1 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA
2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
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15
18
19
24
4 ELABORACION DE COTIZACIONES
4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES
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33
5 ORDENES DE PEDIDO
5.1 MANTENIMIENTO DE PEDIDOS
36
40
6 NOTAS DE REMISION
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION
43
48
7 NOTAS DE DEVOLUCION
7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION
49
54
8 NOTAS CREDITO
8.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO
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62
9 LIQUIDACION DE COMISIONES
9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO
9.2 COMISION SOBRE RANGO DE DIAS
9.3 COMISION SOBRE PRODUCTOS
63
64
66
71
10 INFORME DE VENTAS
10.1 ESTADISTICA DE VENTAS
10.2 INFORMES DE PARTICIPACION
75
75
76
77
79
79
84
86
87
89
90
12 TALLER
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INTRODUCCIN
1.Optimizar el proceso de facturacin desde la solicitud del cliente hasta la salida
de la mercanca, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos.
2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la
facturacin para realizar un adecuado cruce entre ellos.
3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compaa.
4. Evaluar el desempeo de los diferentes cobradores de la empresa a travs de
diferentes informes que evalan la gestin.
5. Tomar decisiones con base en los nmeros generales.
1.FACTURA DE VENTA
La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los
movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos,
descuentos cargos y dems.
El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce
que se haya colocado en su creacin:
1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR
La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con:
Documento
FACTURA
FACTURA
FACTURA
FACTURA
Cruce
Cruce
Cruce
Documento
COTIZACION
PEDIDO
REMISION
SIN CRUCE
Efecto en el inventario
La factura descarga el inventario
La factura descarga el inventario
La remisin descarga el inventario
La factura descarga el inventario
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema
permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2
(alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite
cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el
caso que no se manejen productos en la empresa.
10
11
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
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14
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura.
2.RECIBO DE CAJA
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SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
Contabilizacin Tipo A
Contabilizacin Tipo O
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Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Recibo.
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Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de
clientes por la ruta Parametrizacion Formas de Pago.
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Para verificar la contabilizacin del anticipo se debe ingresar a ContabilidadGeneracin de Comprobantes Entrada de Comprobantes y llamar la factura.
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4. ELABORACIN DE COTIZACIONES
Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningn tipo
de contabilizacin. En SIIGO no tienen ningn efecto contable, mas su efecto es a
nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado.
Para realizar un Cotizacin se debe ingresar a la opcin de Ventas- Administracin de
cotizaciones-Elaboracin.
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CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la cotizacin.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboracin de la cotizacin, solamente digitando
el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede
llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o con
binoculares.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o binoculares permite consultarlos.
Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite
consultar.
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercanca.
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema
permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2
(alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite
cambiar la bsqueda por cdigo, referencia.
Descripcin : el sistema trae automticamente el nombre del producto.
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31
32
.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin,o
vista preliminar .
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el
sistema
realizara
los
cambios
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5. ORDENES DE PEDIDO
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CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema permite
consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2
(alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite
cambiar la bsqueda por cdigo, referencia.
Descripcin : el sistema trae automticamente el nombre del producto.
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido.
Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene
parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automticamente.
Valor total: El sistema realiza automticamente el calculo del valor total del
producto.
Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en
el momento de la creacin del pedido.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en
el momento de la creacin del pedido.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el
momento de la creacin del pedido.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el
momento de la creacin del pedido.
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Se debe ingresar l numero del pedido que se desea modificar y digitar enter.
El sistema mostrara automticamente los productos que se realizaron en el pedido, y
preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el
sistema borra este documento.
Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes
tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.
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Al finalizar de repasar el
correspondientes en el pedido.
documento
el
sistema
realizara
los
cambios
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6. NOTAS REMISION
La Nota de Remisin es un documento contable el cual descarga el inventario
Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercanca a un
cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta.
Para la elaboracin de la Nota de Remisin se debe ingresar a la opcin de
Documentos- Notas Documentos Notas.
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CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota de
Remisin.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de
Remisin. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota de
Remisin, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos
principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2
(alfabticamente) F3 (numricamente) o con binoculares.
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CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el cdigo del producto , para esto el sistema permite
consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2
(alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite
cambiar la bsqueda por cdigo, referencia.
Centro de Costo: Con la tecla de funcin F2 (permite consulta). O binoculares. Con
enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit: Con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) o F3 (numricamente)permite
consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos
generales.
Descripcin : El sistema trae automticamente el nombre del producto
Debito/Credito: El sistema genera un crdito, ya que se esta descargando
mercanca del inventarios.
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Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
de Remisin.
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7. NOTAS DE DEVOLUCION
La Nota de Devolucin es un documento contable, el cual reversa todos los
movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos
cargos fletes). Adicionalmente.
Para elabora la Nota de Devolucin en SIIGO se debe ingresar a la opcin de
Documentos- Devolucin de Facturas.
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El sistema muestra automticamente con enter los datos de la factura que se esta
devolviendo como nit, centro de costo , nombre , vendedor , direccin, ciudad ,
telfonos, producto , bodega , cantidad y valor . Se debe indicar el producto y el
numero de unidades que se desean devolver.
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Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
de Devolucin.
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8. NOTAS CREDITO
La Nota Crdito es un documento contable el cual es utilizado para registrar
diferentes contabilizaciones que afecten la cartera , impuestos , inventarios ect.
Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un
mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la
factura ect.
Para la elaboracin de la Nota Crdito se debe ingresar a la opcin de DocumentosNotas Documentos Notas.
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CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota Crdito.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crdito.
El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota Crdito,
solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya
esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3
(numricamente) o con binoculares.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o binoculares permite consultarlos.
Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite
consultar.
Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se
digitaron en la creacin del tercero.
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CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema
permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2
(alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de funcin F7 permite
cambiar la bsqueda por cdigo, referencia o cuenta contable, en este caso se puede
consultar la cuenta F2 (alfabticamente), F3 (numricamente) .
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NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no
se esta afectando una cuenta contable, si no un producto .
Bodega: Se debe ingresar el cdigo de la bodega que se afecta en el movimiento en
el caso que s este utilizando un producto. Con la tecla de funcin F2 (permite
consulta). O binoculares.
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crdito,
siempre y cuando se este utilizando un producto.
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Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
Crdito.
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9. LIQUIDACION DE COMISIONES
En esta opcin el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a
los vendedores por concepto de facturacin o recaudo.
SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones :
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Modelo a utilizar: Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizara
la comisin.
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Al ingresar a esta opcin el sistema pregunta Cdigo del Vendedor Producto (con
F2 binoculares consulta), y porcentaje de comisin.
Despus de haber realizado esta la parametrizacion por cada uno de los productos,
se debe ingresar a la opcin Comisiones por productos.
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72
73
En esta opcin el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar
el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la
empresa. SIIGO genera estadsticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro
de costo, ciudad etc.
En este informe el sistema discrimina la informacin de cada uno de los productos,
con cantidades y valores.
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11.GESTION DE COBRANZA
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80
81
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El sistema muestra en el informe cdigo del cobrador, nombre del cliente, contacto,
telfono, seguimiento, fecha y hora.
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Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o por Cobrador.
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11.5 Estadsticas
En esta opcin el sistema permite generar diferentes informes para
gestin de los diferentes cobradores de la empresa.
controlar la
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11.6 Interfases
En esta opcin el sistema permite generar archivos planos de la informacin del
modulo de gestin de cobranza.
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88
TALLER
89
90
2004/01/15
820.421.689
0001
Librera Panamericana
002
El sistema trae estos datos
automticamente
F2 consulta
F2 consulta
F2 consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos:
Producto
Cent.
Costo
Bodega
Cant
Vlr. Unit
Porc
Telev. Sony 20
Pulg.
Telev. Sony 40
Pulg.
D.V.D
Samsumg
0001
0001
10 unid
10%
3.5%
0001
0001
15 unid
5%
3.5%
0001
0001
5 unid
$1.000.00
0
$2.500.00
0
$360.000
10%
3.5%
Des
c
Porc Ret
91
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
92
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94
95
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura.
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CAMPOS GENERALES :
Fecha:
Cuenta:
Nit:
Centro de Costo:
Nombre:
Vendedor:
2004/01/25
110505
821.421.689
0001
Librera Panamericana
0002
SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
Contabilizacin Tipo A
Contabilizacin Tipo O
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100
101
Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Recibo.
102
Ciudad-
2004/01/15
860.515.180
0001
Emp. De servicios de Salud
Marynea E.P.S
002
El sistema trae estos datos
automticamente
F2 consulta
F2 consulta
F2 consulta
103
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la tecla de funcin F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable.
CUENTA
411805
CENT. COST
0001
VLR TOTAL
$1.000.000
PORC DESC.
10%
IVA
16%
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
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105
106
NOTA DE REMISION.
107
108
109
CAMPOS GENERALES :
FECHA
NIT:
CENTRO DE COSTO
NOMBRE
VENDEDOR
DIRECCION-CIUDADTEL.
20/01/2004
800.123.454
0001
A TODA HORA
0002
Enter
F2 Consulta
F2 Consulta
El programa lo muestra
F2 Consulta
El programa lo muestra
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacin de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta
los productos):
110
Cent.
Costo
0001
0001
Bodega
Cant
Bodega
Deb/Cred
0001
0001
10 unid
15 unid
0001
0001
C
C
0001
0001
5 unid
0001
111
112
113
114
115
y digitar la tecla de
116
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
117
118
119
120
121
CAMPOS GENERALES :
FECHA
NIT
CENTRO DE COSTO
NOMBRE
VENDEDOR
FECHA DE ENTREGA
FORMA DE PAGO
10/01/2004
80.256.336
0001
Cent de Servicio Mobil
0001
15/01/2004
CREDITO 30 DIAS
F2 Consulta
F2 Consulta
F2 Consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacin de la tabla , facturar los siguientes productos con F2 permite
consultar los productos:
Producto
Telev. Sony 20
Pulg.
Telev. Sony 40
Pulg.
D.V.D
Samsumg
Cent.
Costo
Bodega
Cant
0001
0001
10 unid
0001
0001
15 unid
0001
0001
5 unid
Vlr. Unit
Porc
Des
c
$1.000.00
0
$2.500.00
0
$360.000
10%
5%
10%
122
123
124
ingresar a la opcin de
125
126
127
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
128
129
130
responder a la pregunta:
131
CAMPOS GENERALES:
FECHA
NIT
CENTRO DE COSTO
NOMBRE
VENDEDOR
FECHA DE ENTREGA
FORMA DE PAGO
10/01/2004
860.515.478
0002
Club Deportivo Amrica
0001
15/01/2004
CREDITO 30 DIAS
F2 Consulta
F2 Consulta
F2 Consulta
132
Cent.
Costo
Bodega
Cant
Vlr. Unit
Porc
Telev. Sony 20
Pulg.
Telev. Sony 40
Pulg.
D.V.D
Samsumg
0001
0001
8 unid
10%
0001
0001
10 unid
0001
0001
15 unid
$1.000.00
0
$2.500.00
0
$360.000
Des
c
5%
10%
133
134
135
136
137
138
139
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
140
141
INFORMES DE CARTERA
SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten controlar, analizar
y auditar la informacin correspondiente al manejo de la cartera en la empresa.
Dentro de los informes ms representativos del modulo de Cuentas por Cobrar estn
los siguientes:
Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla: Este informe permite visualizar
las Facturas Vencidas y por Vencer que tenga cada uno de los clientes que maneje la
empresa.
142
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Parte superior y parte inferior: en esta opcin se debe colocar los comentarios, que
vayan a salir en el momento de imprimir las circulares de cobro.
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147
Informes de Ventas
Estadsticas de Ventas
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En esta opcin el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar
el comportamiento de las ventas, de
los diferentes productos que maneje la
empresa. SIIGO genera estadsticas por cliente, producto, vendedor, bodega,
centro de costo, ciudad etc.
En este informe el sistema discrimina la informacin de cada uno de los productos,
con cantidades y valores.
Informes de Participacin
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150
Administracin de Vendedores
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152
153
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