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Redacción para Administrativas
Redacción para Administrativas
1. La comunicacin escrita
Le sorprender, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicacin
oral. Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos
cada da en nuestra vida. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se
hace oralmente, ser necesario que los dilogos, mensajes, preguntas e
instrucciones, en general, toda la informacin que se intercambia con otras
personas sea clara, segura, comprensible y corts.
Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos
centros de trabajo los compaeros se llaman entre s por su nombre de pila, y
algunos proveedores, clientes y personal en general, pueden tambin adoptar esta
prctica. De este modo, poco a poco, se va produciendo una relajacin en el tipo de
lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales, expresiones
corrientes como las que se utilizan en los ambientes familiar o de amigos.
Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos
tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos por
tanto mantener un tono agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplo
de sus superiores y compaeros ms experimentados, que conocern mucho mejor
las costumbres de la empresa, hasta que haya adquirido la confianza suficiente para
desarrollar su estilo personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero no
hay que olvidar que no podemos arriesgarnos a causar ningn tipo de incomodidad.
La recepcin.- Cualquiera que sea la localizacin de tu empresa y el tipo de servicio
que se realice, tendrs que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. En
las grandes empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es un
factor importante, posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participas
cuando recibes visitas personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poner
en marcha el procedimiento con tacto para evitar inconvenientes o contratiempos
con los visitantes.
Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llega
demasiado pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversaciones
sobre cuestiones espinosas tratando de no aparecer como una fuente de
informacin confidencial o un chismoso/a. En algn caso tu jefe puede pedirte que
actes como sustituto cuando l no est disponible.
Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada.
Tendrs que utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendida
cuando tu jefe no puede atenderla. Dependiendo de las circunstancias y del
conocimiento de la empresa, puedes hacer lo siguiente:
-Invitarle a esperar
-Sugerirle una fecha para una cita futura
-Intentar atenderle uno mismo
-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle
4. Fallos de correspondencia
Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en informacin u adjetivos. Las
muletillas carecen de significado real, pero hay manera de erradicarlas.
El uso endmico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial".
Otro mal terrible son las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo".
Consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con
significados similares.
Por otra parte, la redaccin es confusa y repetitiva.
No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:
-Agradecindole por anticipado
-En respuesta a
-Les anticipamos las gracias
-Prontas noticias
-Aprovechamos la ocasin
-Quedamos a su disposicin
-En espera de
-Quedo de usted
-De nuestra consideracin
-Espero verme honrado
-Quedamos a sus rdenes
-Nos complace
-Ponemos en su conocimiento
-Con el agrado de siempre
-Nos es grato
-Q.e.s.m. ( que estrecha su mano)
-Quedamos a la espera
-Tener el gusto de
-Deseando
-Se hace del conocimiento de
-Sin ms por el momento,
-Quedo atento y seguro servidor
5. La carta comercial
Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que
ejerca en pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes
u otras firmas, ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de
comunicacin, pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.
Las partes de una carta comercial son las siguientes:
- El membrete
Encabeza la carta y debe aportar esta informacin bsica:
- Logotipo (optativo).
- Nombre completo de la empresa o la persona.
- Breve identificacin (por ejemplo, maquinaria de construccin, pediatra,
asesora jurdica, psicloga, etc.).
- Direccin (calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, pas).
- Apartado postal.
- Nmero de telfono (telex, telefax, telegramas).
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el
membrete impreso. Es una forma til de introducir los datos ms importantes de la
empresa que enva la carta, ya que incluye la siguiente informacin:
Muchas veces el membrete va acompaado de logotipo o anagrama de la empresa,
que puede estar impreso a varias tintas.
El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el
ancho superior de la hoja.
Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan slo en
el papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos aparecer impreso
en la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.
Tambin puede informar sobre:
- La instancia o el departamento que enva la carta.
- Otras filiales, sucursales u oficinas.
- Miembros de la presidencia, el consejo de administracin, la gerencia o la
administracin.
- Lemas de la empresa.
- Las referencias del destinatario y del remitente.
6. La fecha
La fecha se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a
tres lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe
exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con ste.
Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando sta aparece en el
membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma.
Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear
nmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minscula y
precedido de la preposicin "de" (que no siempre se suele incluir).
El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el
sobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el
tratamiento debe ser el mismo.
Aqu se puede incluir una breve alusin al asunto de que trata la carta.
Generalmente esta alusin est precedida por la palabra "Referencia".
Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores
importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones
posteriores de clasificacin y archivo de las cartas.
Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las
primeras suelen describirse despus del membrete, mientras que el asunto resumen del objeto de la carta - aparecer, normalmente, por debajo del
destinatario.
El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes
primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A
tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de
saludo que son las ms empleadas:
- Seor:
- Muy seor mo:
- Muy seor nuestro:
- Muy seor mo y amigo:
- Muy seor nuestro y amigo:
- Estimado cliente:
- Distinguido seor:
- De mi (nuestra) consideracin (ms distinguida):
Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la
direccin, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como
correspondan.
Otro tipo de frmulas son aqullas empleadas en los casos que la carta se dirija a
personalidades o que sean de carcter oficial. En estos casos se puede utilizar:
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7. La introduccin
La introduccin, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el
contenido de la carta. El estilo de la introduccin es siempre corts, aunque el tema
de la carta sea una reclamacin, pero tambin directo. Es decir, debe ser una forma
clara y concisa de comenzar el cuerpo de la carta:
- La presente tiene por objeto el comunicarle...
- En respuesta a su carta del da 6 del presente mes...
- Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre...
- Les suplicamos srvanse ponerse en contacto...
- De conformidad con su atento pedido de fecha...
- Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a ...
- Confirmndole nuestra carta del da 7 del corriente...
- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envo urgente del gnero
solicitado con fecha.
- Me es grato comunicarle que.
Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de
forma directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la
correspondencia.
Exposicin o cuerpo de la carta.Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores,
toda informacin con que cuenta se utilizar as.
INTRODUCCIN: en ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin
del lector. Una vez leda, no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure
que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a
un lado.
DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el
inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados,
conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.
CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar
un producto, para una cuenta o mudar de opinin.
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