Gestin del Alcance del Proyecto

Primera Sesin:
PMBOK 5 Edicion
Huaraz, 15 de Junio del 2015

1.Introduccin
2.Que es Gestin del Alcance del Proyecto
3.Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto
3.1. Recopilar Requisitos
3.2. Definir el Alcance
3.3. Crear EDT
3.4. Verificar el Alcance
3.5. Controlar el Alcance

1. Introduccin
Uno de los factores de xito de un
proyecto es una adecuada gestin
del alcance.
Muchos proyectos tienen serios
problemas e incluso han fracasado
debido a la inadecuada definicin de
los requerimientos del producto o
inadecuada gestin del alcance del
proyecto, lo que agrega trabajo no
autorizado y esto a su vez altera el
tiempo y presupuesto inicialmente
estimado en el proyecto.

1. Introduccin
Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los
cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar
requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de
la Declaracin del Alcance inicialmente aprobado y de esta
manera alcanzar los objetivos del proyecto.
Mediante la gestin de cambios, el Gestor del Proyecto controla
el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras reas de
conocimiento.

2. Que es la Gestin del Alcance ?

Que es la gestin del alcance ?
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los
procesos necesarios para garantizar que el proyecto
incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con xito.
Objetivo de la gestin del alcance ?
El objetivo principal de la Gestin del Alcance del
Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no
se incluye en el proyecto.

2. Que es la Gestin del Alcance del Proyecto ?

Tener bien claro que:
Alcance del producto
Refiere a las caractersticas y funciones que definen un
producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto
Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las caractersticas y
funciones especificadas.

3. Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto

Los Grupos de Procesos de la Gestin del Alcance son:

Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear WBS
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance

3.1. Recopilar Requisitos

Los requisitos se identifican a partir de
necesidades, deseos y expectativas del
patrocinador, cliente y otros interesados.
Estos requisitos deben ser recopilados,
analizados y registrados a un nivel de detalle
suficiente, que permita medirlos una vez que
se inicia el proyecto.
Por tanto, recopilar requisitos significa definir
y gestionar las expectativas del cliente.

3.1. Como hacerlo ?

Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:
Entrevistas
Grupos de opinin, rene a los interesados y expertos en la materia
para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o resultado
propuesto.
Talleres facilitados, rene a los interesados funcionales y tcnicos
claves para definir los requisitos del producto
Tcnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, tcnicas de grupo
nominal, tcnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad
Cuestionarios y encuestas
Etc.

3.2. Definir el Alcance

Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo
el trabajo que se realizar en el proyecto para alcanzar sus
objetivos. Es decir, se realiza una descripcin detallada del
proyecto y del producto.
La preparacin de una declaracin detallada del alcance del
proyecto es fundamental para su xito ya que propicia un
entendimiento comn entre los interesados del proyecto. Su
contenido puede incluir:

Objetivos del proyecto

Justificacin del proyecto
Descripcin del alcance del proyecto
Beneficios
Supuestos
Restricciones
Exclusiones
Dependencias con otros proyectos

3.2. Definir el Alcance

La declaracin del alcance es una herramienta que
ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que
definen los lmites para aceptar o rechazar cambios.
Durante el proceso de planificacin, el alcance del
proyecto se define y se describe de manera ms
especfica conforme se va recabando mayor
informacin sobre el proyecto.

3.2. Como hacerlo ?

Juicio de Expertos
Anlisis del Producto, incluye tcnicas tales como
el desglose del producto, el anlisis de sistemas,
el anlisis de requisitos, la ingeniera de sistemas,
la ingeniera del valor y el anlisis del valor.
Identificacin de alternativas, incluye tcnicas
tales como la tormenta de ideas, el pensamiento
lateral, la comparacin entre pares, etc.
Otros

3.3. Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposicin
jerrquica descendente de todo el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y fciles de manejar hasta llegar a un
nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa
el trabajo especificado en la declaracin del alcance del proyecto
aprobada y vigente.
El propsito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas
requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir
de la identificacin de las tareas ser posible estimar el tiempo,
costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar el
cronograma del proyecto y otros documentos de planificacin.

3.3. Crear EDT

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un rbol
invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales
componentes.
No existe frmula para calcular el nivel de profundidad de la
EDT, esto depender del tamao y complejidad del proyecto.
Comnmente tenemos:

El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto,

El segundo nivel son las fases del proyecto
El tercer nivel son los entregables del proyecto
El cuarto nivel, el paquete de trabajo

Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseada hace fcil

asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno
y slo un componente de la estructura..

3.3. Crear EDT

Un paquete de trabajo es un resultado; una regla bsica para
determinar el nivel ms bajo de la EDT es usar la regla 80/8,
la cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar
ms de 80 horas ni menos de 8 horas.
La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del
proyecto y/o personas de la organizacin que participaron en
proyectos similares.
Otro componente de la EDT es el sistema de numeracin
utilizado para seguir cada elemento con un nmero nico,
esto es til para desarrollar el cronograma del proyecto.

Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

3.3. Resultado del EDT:

Como resultado de este proceso tenemos:
EDT
Diccionario de la EDT
Lnea base del Alcance, la que
incluye la declaracin del
alcance del proyecto, la EDT, el
diccionario de la EDT
Actualizaciones a los documentos
del proyecto

3.4. Verificar el Alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en
formalizar la aceptacin de los entregables del
proyecto que se han completado por parte del
cliente.
Verificar el alcance incluye revisar los entregables
(resultados de los trabajos y servicios) con el cliente
o el patrocinador para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptacin formal.
Verificar el alcance implica ejecutar actividades de
inspeccin, validacin, medicin y comprobacin que
los entregables cumplan los criterios de aceptacin
acordados.

3.4. Verificar el Alcance

La verificacin del alcance difiere del control de
calidad ya que el primero est enfocado
principalmente a la aceptacin formal de los
resultados del proyecto y el segundo comprueba
que se cumplan los requisitos de calidad acordados
en el proyecto.
La gerencia de la calidad es ejecutada generalmente
antes de la verificacin del alcance, pero estos dos
procesos pueden ser ejecutados en paralelo

3.4. Resultado de Verificar el Alcance

Como resultado de verificar el alcance tenemos:

Entregables aprobados
Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para
su revisin y tratamiento por medio del proceso
Control Integrado de Cambios
Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.5. Controlar el Alcance

Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario
controlarlos.
El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el
estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
cambios a la lnea base del alcance.
El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios

3.5. Como hacerlo?

Anlisis de Variacin
Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Anlisis de
Variacin a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las
que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la lnea
base del alcance creado.
A partir de la identificacin de las variaciones, es posible enfocarse
en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o
restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto.
Finalmente se tomar decisiones de aplicar acciones correctivas o
preventivas, si fuera necesario.

3.5. Resultado del Controlar el Alcance

Como resultado del control del alcance, tenemos:
Mediciones del Desempeo del Trabajo
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin,
pudiendo actualizar:

Las causas de las variaciones

Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin
Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance del
proyecto

Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Gracias
mercedesgavilang@gmail.com
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