SELECCIN E IMPLEMENTACIN DE UN ERP.

HOTEL HOLIDAYINN MRIDA.

- ANLISIS DEL HOTEL.

- BSQUEDA DE OPCIONES.

MATERIA: SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIN EMPRESARIAL.

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN DE LA UADY.
MRIDA YUCATN MXICO A 29 DE JUNIO DEL 2011.
1.

Integrantes:
Andrea Escalante.
Abraham Cantn
Gabriel Gngora Snchez.
Gabriel Gnzalez Pacheco.

ABSTRACT:
El presente trabajo consta de una investigacin para encontrar el ERP (enterprise
resource planning) que se acomode ms a las necesidades y actividades del hotel
Holiday Inn Mrida, el cual se encuentra ubicado en la avenida coln con paseo de
Montejo en Mrida Yucatn Mxico.
La metodologa del proceso de implementacin:
1- anlisis de la situacin actual, investigacin de los recursos del hotel y
sus necesidades. Qu tenemos?, qu necesitamos?
2- Proceso de seleccin de un proveedor de soluciones.
3- Seleccin de la ERP ms adecuada, qu opcin elegimos?
anlisis de mdulos del nuevo programa, decidir que ERP satisface las
necesidades pero con un costo razonable, Quin da ms por menos?, qu
caractersticas tiene el nuevo software?, Bsqueda de 5 ERPs candidatos.
4- gestin de implementacin, configuracin y pruebas, quin realiza la
implementacin?
5- implementacin del programa, cmo se implementa el programa?
6- problemas de implementacin, analizar y solucionar los problemas de
implementacin.

INTRODUCCIN:
Antes que nada vamos a definir que es una ERP:
enterprise resource planning o planificacin de recursos empresariales, es, un
sistema de planificacin y de administracin de la informacin que
estructuradamente satisface la necesidades de la gestin empresarial.
Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y
gestionar ms fcilmente su negocio en todos los mbitos .
Explicando que es una ERP:
una ERP tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de informacin
con mayor rapidez y eficiencia adems de ser informacin confiable puesto que
una ERP integra, evita la mala informacin por manejar sistemas aislados, y es
informacin actualizada.
al implementar una ERP se comenten muchos errores que pueden llevar a la
administracin a tener ideas equivocadas sobre los beneficios de contar con una
ERP en sus empresas.
Entre los errores comunes tenemos: pensar que la responsabilidad del proyecto es
del jefe del proyecto y no de la direccin, la implementacin de un ERP va
apegada a la direccin pues requiere que personal de alto nivel sea quien lo
investigue, implante y supervise, no se trata de un simple software que deber ser
instalado y ejecutado; que no se se realicen pruebas, al implementar una ERP
tenemos dos opciones: usarlo tal y como est hecho o hacerle adaptaciones;
pensar que el software resolver todos los problemas que tiene la empresa,
cuando lo que se esta haciendo es automatizar el sistema; el ERP resulta ser una
imposicin sin colaboracin de las personas indicadas y no se facilitan los medios
necesarios al equipo del proyecto.
Caractersticas que debe tener una ERP:
El proceso de implantacin debe ser lo ms practico y rpido de aplicar a
todas los usuarios, no debe complicar ms la situacin sino facilitarla. Debe
poder ser utilizado por personal de distintas reas. Usted no requiere una
persona que introduzca y maneje la informacin de otros departamentos para
luego realizar reportes (por as decirlo un capturista de datos) sino que cada
usuario que genere informacin pueda introducirla desde su computadora de
trabajo.
La implantacin debe permitir a su hotel trabajar ms rpida y ms eficiente,
tambin debe proporcionar informacin correcta y adecuada a sus usuarios.
Tiene un papel clave en la medicin de resultados del hotel.

 la obtencin de reportes le permitir a la direccin evaluar al hotel segn los

planes previstos.
Debe dar soporte a las funciones bsicas de los departamentos.
Adaptarse a cambios en las actividades. En algunos casos se ofrece el
cdigo fuente para poder realizar las modificaciones a medida de sus
requerimientos y necesidades.
Debe recoger informacin de los distintos departamentos, procesarla y
ofrecerla a sus usuarios segn sus requerimientos.
Ventajas y desventajas de usar una ERP:
los hoteles tiene la necesidad de un software que cubra todas las necesidad de los
distintos departamentos, como son RH, contabilidad, cocina, mantenimiento, ama
de llaves, etc, los cuales requieren comunicarse entre ellos para llevar a cabo sus
actividades diarias, aqu es donde entra un ERP, sin embargo, en vez de crear
una solucin integral y adecuada puede requerir costos para su implementacin:
consultora, capacitacin, software, por lo tanto hay que evaluar las ventajas
contra las desventajas.
Razones por las que debe implementar una ERP:
Mejora la comunicacin dentro del hotel lo que permite un mejor
conocimiento de lo que sucede, ya no necesitara solicitar que le sea enviada
la informacin, bastara con entrar al software y bajarla desde su computadora.
Reduce incertidumbre, todos los usuarios manejan la misma informacin,
sin duplicarla o crear diferentes versiones de la misma.
Incremento de la productividad gracias a la automatizacin.

Un ERP ofrece muchas ventajas pero es importante medirlas ya que la

implementacin tiene un costo elevado, tambin es importante que la empresa
cuente con una infraestructura informtica que sostengan la implementacin de
una ERP, suele ser comn encontrarse con tecnologas de informacin mal
planeadas, o que con el crecimiento de la empresa hayan quedado cortas, por lo
tanto antes de implementar hay que analizar y solucionar las reas que no estn
funcionando bien.
La implementacin traer consigo una reingeniera que cambiar la forma actual
de hacer el negocio, por lo que puede provocar resistencia al cambio por parte de
los usuarios, por lo que debemos mantener una actitud positiva al cambio.

Mdulos con los que debe contar un ERP:

Mdulos administrativos financieros.
contabilidad general.
tesorera: bancos, efectos, cobros y pagos.
Clientes y ventas.
proveedores y compras.
Existencias y almacn.
Activos fijos.
Mdulos de gestin operativa.
Contactos.
Servicios.
Recursos.
Nmina.
Recursos humanos.
Mdulos a la medida.
Mdulos adaptados a las necesidades especificas y requerimientos del
hotel.

METODOLOGA

1- Anlisis de la situacin actual qu tenemos? qu necesitamos?

El hotel cuenta con un site de telecomunicaciones con 52 tarjetas de telefona para
los cuartos de huspedes y para los departamentos.

Cuentan tambin con 3 conmutadores marca Nortel Networks.

Los servidores se encuentran en la oficina del departamento de sistemas, cuenta

con 5 servidores marca Dell Poweredge 2950 con 5 discos de 75 gb, con
windows server 2003.

Dentro del cuarto de servidores hay un Rack de switches, con 2 switches marca
3COM modelo 2250 plus y uno modelo baseline 2250 sfp plus, de 48 puertos de
10/100/1000mbps, 3 paneles de parcheo y 1 computadora para aplicaciones.
Tambin cuentan con un 1 FORTINET modelo FornGate 110C al cual se conecta
el modem de telmex de 2 mbps.

A continuacin un plano para entender la distribucin del cableado.

En el hotel se utilizan antenas para proveer internet a los huspedes.

concluciones:

Podemos ver que el hotel cuenta con la infraestructura necesaria para

implementar un ERP.

Elementos a corregir:

Los cables que se encuentran colgando sin proteccin pueden provocar fallas en
la red del hotel.

Fijar los platos a la pared.

Ordenar y etiquetar los cables.

Otro elemento a considerar es que antes de implementar un ERP debe terminarse

el proyecto de cambio del cableado estructurado.

conclusiones:

Dada la infraestructura del hotel vemos que tiene todo lo necesario para
implementar un Erp de entorno Cliente/servidor.
La mayora de los ERP se pueden implementar en un entorno cliente/servidor esto
es que se instala en un servidor al cual se conectan los clientes, el servidor se
encuentra en un punto central (cuarto de servidores) y contiene el software
centralizado e integral, a este servidor se conectan los clientes (computadoras que
se encuentran en las oficinas del hotel) y desde ah puede el usuario leer,
actualizar y analizar la informacin segn sus derechos de usuario.
Este entorno cliente/servidor es escalable, adems de ofrecer una nica base de
datos centralizada, en este punto algunos ERPs manejan su propio tipo de base
de datos y otras utilizar un entandar del mercado, como consejo, es preferible un
ERP que maneje un sistema estandarizado que pueda ser utilizado por otras
aplicaciones.
Otro entorno puede ser Saas (software as a service) el cual consiste en servicios
en la nube (servidores de externos donde usted puede guardar toda su
informacin y usar un ERP) en este servicio se ahora toda la infraestructura y solo
requiere una conexin a internet y un pago por el servicio en nube, el cual puede
ahorrarse pues el hotel cuenta con sus propios servidores.

con qu contamos?

El hotel cuenta con OPERA, ERP del fabricante FIDELIOS, el cual aun no tiene todos
los mdulos requeridos.
mdulos con los que cuenta opera:
reservaciones.
front desk: recepcin
caja.
ama de llaves.
Comisiones: ventas
miscelneos: reportes.
faltan:

Cocina:

no utiliza el software rapsodia, el cual es el mismo de almacn, los ingredientes

son artculos de almacn, las recetas son frmulas y los guisos son productos
finales.
El motivo por el cual no se utilizan es porque el chef nunca introdujo los datos en
Rapsodia para poder utilizar en mdulo.


Recursos humanos:
Noi modulo de aspel.

Mantenimiento:
no maneja mdulos.

Almacn:
rapsodia que es el mismo de contabilidad.

Integran con interfaces, de squirrel (software para punto de venta) a rapsodia,

luego rapsodia a opera. Noi no tiene interfase.

Puntos de fallas:
para comunicarse utilizan en correo interno, por medio de el se envan
reportes, archivos y requisiciones.
No todas las reas utilizan los reportes ni la informacin generada por
Opera.
Utilizan los servidores en comn para guardar y compartir informacin.
En los requerimientos del hotel estn:
Las comunicaciones entre departamentos, y la oportuna entrega de la
informacin generada.
Por medio de un ERP puede obtener la informacin sin necesidad de
buscar y almacenar archivos en los servidores.

Un ERP que se adapte a las necesidades del hotel.

Un proceso de implantacin lo ms rpida posible incluyendo la

capacitacin de los empleados puesto que el constate movimiento de los
huspedes, el hotel necesita estar funcional lo ms pronto posible.
Dejar de hacer requisiciones a otros departamentos por correo o por
telfono, con la automatizacin ahorrara este tiempo pues todo esto lo realizar
el ERP.
Aunque es imperativo que los usuarios hablen ingles, un ERP en espaol
facilitara las actividades.
Tambin requiere integrar las actividades del departamento de Recursos
Humanos y del departamento de Mantenimiento.

METODOLOGA
2- Proceso de seleccin de un proveedor de soluciones.
Caractersticas que debe tener el proveedor para considerar su producto dentro
del proceso de seleccin de un ERP:

Debe tener al menos 5 aos de existencia en el mercado, esto con motivo

de que el proveedor tenga la experiencia mnima requerida.

Que sea una empresa de habla hispana para una mejor comunicacin y
mejor si ha laborado en latinoamrica.

Que estn especializados en hotelera.

Entre los distintos proveedores tenemos:

creador de Opera.

Creador de CQR hotel.

Isolix
Ingeniera de Software Libre s.l. Creador de Abanq

Hotel&tec creador de Arpon.

Creadro de Solmicro-eXpertis.

METODOLOGA
3- Seleccin de la ERP ms adecuada, qu opcin elegimos?
a) Identificar caractersticas generales

Arpon Win Surfing

Se integra de mdulos propios como el de Cuentas por Cobrar, Cuentas por

Pagar, Contabilidad, Puntos de Venta, Tabaqueras, Spa y Marinas. Adems hace
enlaces a otros sistemas como: Avance, Micros, Ving Card, On Command,
Conmutadores, etc. Este sistema es un sistema abierto, el cual nos permite
configurar los cdigos, y as adaptarlo a nuestra empresa al 100% conforme se
vayan presentando las necesidades.
Parte de los mdulos que maneja son:
o

Recepcin

Reservaciones

Caja recepcin

Ama de llaves

Telfono

Auditora

Gerencia

Consultas

Ventas

Interfaces

Supervisin

Nomina

Tesorera

Contabilidad

Salones de eventos.

Hotel & Technology Limitada, es una compaa Chilena, fundada en el ao

2001, concebida originalmente para brindar servicios a hoteles en los mbitos de
Distribucin y Marketing electrnico, ambos servicios basados en los Sistemas
Globales de Distribucin y Portales Internacionales de Viajes en Internet. En 2008,
marca un hito en la empresa, llego a un gran acuerdo comercial para representar
en Latino-Amrica a la empresa Arpon Enterprise, lder en Software ERP para
Hoteles (Enterprise Resource Planning) en Mxico y Centro Amrica. Con esta
representacin esperamos alcanzar un nuevo liderazgo en la industria hotelera,
turstica y de gestin para establecimientos hoteleros y gastronmicos.

CQR hotel

Los mdulos que maneja son los siguientes que para la fcil comprensin los
dividiremos por rea general:
Front Desk: Es la parte fuera del escritorio, viene siendo lo que el cliente del hotel
puede percibir, a lo que de alguna manera tiene acceso dentro del rea de
recepcin y sus alrededores.
Front Office: Es la parte fuera de la oficina, viene siendo lo que el cliente o
proveedor se podra ver involucrado fsicamente.
Back Office: Es lo que est detrs de la oficina, lo que ni el cliente, no los
proveedores deben tener acceso, es ms la informacin que maneja la empresa
de manera interna y privada.

o
o
o
o
o
o
o

Front Desk
Recepcin
Caja y facturacin
Telefonista
Auditora nocturna
Housekeeping
Tarificacin telefnica
Punto de Venta

o
o
o
o
o
o

Front Office
Reservas
Cuentas por cobrar
Facturacin agencias de viaje
Fondos y bancos
Proveedores
Inventarios

o
o
o
o
o

Back Office
Comisiones
Reportes histricos
Contabilidad integrada
Cuadros Financieros
Estadsticas

CQR Sistemas S.R.L. est formada por profesionales de sistemas y contables

experimentados y ampliamente capacitados en el desarrollo de aplicaciones,
soporte tcnico y soluciones informticas. Cuenta con ms de 15 aos de

experiencia en el rubro hotelero. Ofrece desde el inicio de la relacin comercial un

asesoramiento personalizado, preciso y permanente. Buenos Aires, Argentina.

Opera

En el ncleo de la solucin empresarial OPERA es nuestro principal software de

gestin de la propiedad, el Sistema de Gestin de la Propiedad OPERA (PMS).
Diseado para satisfacer las distintas necesidades de cualquier hotel o el tamao
de la cadena hotelera, OPERA PMS ofrece todas las herramientas que un hotel
necesita personal para hacer su da a da de trabajo - Manejo reservas, comprobar
los clientes dentro y fuera, la asignacin de las habitaciones y la gestin de
inventario de la habitacin, alojar en casa de las necesidades del husped, y el
manejo de contabilidad y facturacin.
Mdulos:
o

Reservacin

Administracin

Perfil de usuario

Ama de llaves

Almacn

Administrador de cuartos

Cajero

Punto de venta

Nomina tesorera

Telfono

Auditora

Ventas

Supervisin

Administrador de salones

Contabilidad

Opera es un sistema completamente modular, adaptable a cualquier empresa, sus

mdulos estn estandarizados.

Abang i-SL HOTEL

Abanq iSL Hotel Enterprise es un robusto programa ERP de Hoteles que integra
gestin y contabilidad completamente basado en Software Libre.
Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse

para todo tipo de hoteles, hostales, camping, casas rurales, etc, en definitiva
todo tipo de empresas dedicadas al alojamiento.
Abanq iSL Hotel se distribuye bajo la licencia libre GPL. Las ventajas de este tipo
de licencia son muy interesantes:
No hay que pagar por licencia de uso de nuevos usuarios.
El software se puede instalar en otras mquinas sin coste adicional de licencia.
Se proporciona el cdigo al cliente, con lo cual es libre de realizar adaptaciones por l mismo o a travs de una empresa.
Mdulos:
o

Mdulo Almacn

Mdulo Facturacin

Mdulo Tesorera

Mdulo Informes

Mdulo principal de contabilidad Bsica

Mdulo Extensiones bsicas

Mdulo de Marketing de CRM

Terminal punto de venta

Mdulo de direccin con cubos OLAP

Mdulo de gestin de clientes

Mdulo ama de llaves

Solmicro-eXpertis

Empresa Espaola, Solmicro pone al alcance de sus Consultores Empresariales

productos a la vanguardia de la tecnologa y un importante desarrollo organizativo
fruto de sus 15 aos de experiencia y sus ms de 600 implantaciones, ofrece a
sus clientes, 100% Distribucin de Canal, Tecnologa .NET, Arquitectura de 3
capas, Entrega del cdigo fuente, Mxima productividad, Fuerte apoyo en
Marketing, Lealtad y Compromiso.
Se compone de mdulos funcionales. Esto le convierte en un ERP muy flexible al
combinar en mdulos cualquier conjunto de programas. Adems de las
funcionalidades comunes a todos los programas de gestin ERP-CRM, dispone de
mdulos claramente diferenciadores: Calidad, Mantenimiento, EDI, ELM,
Proyectos, Programacin de la Produccin, Configurador de Productos, B2B y
Gestin documental.
Dentro de los mdulos que cuenta estn:
o

Financiero

Compras

Comercial

Gestin de costes

Programacin de la produccin

Stock y Almacenes

Configurador de productos

Mantenimiento

Gestin de proyectos

Calidad

Gestin del conocimiento

Gestin hotelera

b) Anlisis de la integracin del sistema ERP con otros mdulos

CQR HOTELL, es un sistema de gestin nico, por lo tanto no ofrece
implementacin de software con otros mdulos de otros sistemas ERP, sin
embargo dentro de las caractersticas del soporte tcnico que ofrece este sistema
ERP, menciona que los mdulos que tiene son adaptables y modificables por CQR
Sistemas S.R.L, para que el software tenga mayor solides y rendimiento en su
funcionamiento. Sin embargo los mdulos con los que cuenta este sistema pueden
ser adquiridos de manera individual y posteriormente agruparse para su gil
funcin.
Arpon Win Surfing, es un sistema abierto, modular y compatible con otros
mdulos de sistemas ERP de fabricante distinto siempre y cuando estn
estandarizados, e incluso sus mdulos son adaptables a otros sistemas como
Avance, Micros, Ving Card, On Command, etc. Tecnologa orientada a objetos.
Solmicro-eXpertis: es un sistema modular, adaptable y configurable para el uso
especfico de la empresa, se adapta a los requerimientos, se pueden anexar
mdulos de otros sistemas, todos los mdulos estn estandarizados, para su fcil
adaptacin a otro sistema. Cuenta con una arquitectura de 3 capas.
Opera: sus mdulos son adaptables para la fcil implementacin en la empresa,
sin embargo no son de cdigo abierto, por lo que se hace difcil adaptar el sistema
a otros mdulos.
Abang i-SL HOTEL: es un sistema modular libre, el cual es adaptable a la
empresa, se puede configurar para la fcil combinacin con otros mdulos de
otros sistemas.

c) Anlisis de requisitos y funcionalidades

Los sistemas ERP principalmente se instalan inicialmente en un servidor, de
donde se adjunta la informacin y se comparte hacia los clientes. Es necesario
que el equipo de computo sea el necesario para el ERP que se vaya a seleccionar,
para ellos se a localizado las requerimientos mnimos de los sistemas ERP
candidatos
CQR HOTEL:
Bases de datos Microsoft SQL Server 2008

Procesador de 1 GHz

Memoria RAM de 1GB en Windows XP

2 GB en Windows vista

Service Pack 3

Windows 2003 server

Arpon Win Surfing:

Servidor

Procesador Intel Xeon 3 Ghz.

Windows Server 2003 2 Gb. en RAM

Monitor de 1024 x 768 y 32-bit

Disco Duro SCSI de 80 Gb.

Quemador de CD's

Estaciones de Trabajo

Procesador Pentium IV a 2 Ghz.

Windows XP o Vista

Monitor de 800 x 600 y 32-bit

512 Mb. en RAM

Base de Datos

SQL Server

Solmicro-eXpertis:

Sistema operativo para computadoras cliente de Windows XP en adelante

API de Windows de 32 bits

Base de datos SQL server

Procesador 1GHz en adelante

Memoria RAM de 1GB

2 GB o ms de memoria RAM en Windows Vista o 7

Abang i-SL HOTEL

Bases de datos Microsoft SQL Server 2008 para la solucin ERP y Precios
Unitarios 2011

Base de datos Microsoft Access para la solucin de Precios Unitarios para

Concursos

Microsoft Visual Studio 2008 para las versiones de desarrollo actuales

Procesador min. 2Ghz

1GB de memoria RAM en Windows XP

2 GB o ms de memoria RAM en Windows Vista o 7

Windows del computadora actualizada:

Framework 3.5

Opera Express

Sistema operativo Vista o XP

Base de datos Microsoft

Microsoft Visual Studio 2008

Procesador mnimo de 2Ghz

1GB de memoria RAM

2 GB o ms de memoria RAM

Windows XP tener instalado el Service Pack 3.

Windows Vista tener instalado el Service Pack 1 mnimo

d) Evaluacin del sistema ERP

Para la evaluacin de los sistemas ERP candidatos tomamos en cuenta
una serie de requisitos que nos ayudan a validar la mejor solucin mediante
una serie de respuestas sencillas pero vitales por las necesidades de la
empresa. En las preguntas se plantean requisitos de calidad que necesita el
cliente para verificar si los cumple o no, esos criterios para la imagen y el
renombre de Holiday Inn. Es de vital importancia que tengamos esos datos
para la seleccin del ERP adecuado. esos requisitos.
El fabricante del software
El fabricante:
Ofrece respaldo a partners y clientes en
espaol?
Est especializado en pequeas y medianas empresas?
El producto
Su ERP:
Es 100% adaptable y personalizable?
Est disponible On Site y On Demand?
Usted es dueo del ERP?
Es accesible econmicamente para su
empresa?
Cuenta con mdulos especiales y adicionales?
Est disponible en espaol?
Hay disponibles desarrollos y mejoras

Opera
S N
i o
x

CQR

Arpon
S N
i o
x

Aban
g
S N
i o
x

Solmicro
Si No

Opera
S N
i o
x
X
x
x

CQR

Arpon
S N
i o
X

Aban
g
S N
i o
x

Solmicro
Si No

X
X

X
X

X
X

X
X

x
x

S
i
x

S
i
x

N
o

N
o

x
X
x
x

X
X

constantes?
Es libre de pagar licencias anuales por
usuario?
Maneja sistema estandarizado de base
de datos?
Tiene entorno cliente servidor?

La empresa que lo implementar

Implementador
Tiene ms de 5 aos en el mercado?
Tiene experiencia en la implementacin
de ERPs?
Sus consultores son especializados?
Le dar soporte en lnea, telefnico y
remoto?
Tiene oficinas o representantes cercanos
a la localidad?
Es una empresa respetada en el mercado?
Tiene atencin personalizada con sus
clientes?
Conocer a las personas involucradas
en la implementacin?
Numero de respuestas positivas (Si)
Opera
CQR
Arpon
13
15
18

Opera
S N
i o
X
X

CQR
S N
i o
X
X

Arpon
S N
i o
X
X

Aban
g
S N
i o
X
X

Solmicro
Si No

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

x
X

X
X

Abang
10

X
X

Solmicro
15

Estadistica de calidad
20
18
16
14

12
10
8
6
4
2
0
Opera

CQR

Arpon

Abang

Solmicro

b) Justificacin de la seleccin de 3 sistemas ERP

Realizamos una prueba de rendimiento mediante unos valores que selecciono el hotel hollyday inn con colaboracin nuestra, con aspectos y valores
que para su seleccin de ERP es fundamental, para ello seleccionamos los
siguientes valores.

Especificaciones
Herramientas y compatibilidad
Evaluacin al proveedor
Servicio
Costos
Estratgico

Especificaciones: esta categora se propone evaluar las caractersticas

principales de cada erp, al igual que la facilidad de uso que se le podr dar
en la empresa.
Herramientas y compatibilidad: son las caractersticas de interfaces de
comunicacin que nos dar el ERP, para saber con cual tendramos una
mejor adaptacin al momento de capacitar a los empleados.

Evaluacin al proveedor: se medirn aspectos generales del proveedor

para saber el grado de confianza que le podemos tener y la experiencia que
nos otorgar, as como la capacidad que podra tener de llenar nuestras
expectativas.
Servicio: en esta categora se medir el nivel de compromiso que nos podr ofrecer el proveedor del ERP, junto con ciertos criterios de implementacin que ponderaremos para saber el nivel de servicio que nos podr otorgar.
Costos: Esta categora nos permitir comparar los costos del ERP, para
saber cual sera ms econmico, tomando en cuenta desde la instalacin
hasta la capacitacin y soporte.
Estratgico: aqu se evaluara el proceso estratgico para la instalacin del
ERP y las posibles modificaciones a futuro que podramos tener.

Para cada criterio a evaluar se le dar un porcentaje de calificacin que ser tomado de una calificacin base 100. A continuacin se expresa los porcentajes de cada calificacin.
Criterio a evaluar

Porcentaje de calificacin

Especificaciones

28%

Herramientas y compatibilidad
Evaluacin al proveedor

13%

Servicio

12%

Costos

22%

Estratgico

10%

Total de calificacin

15%

100%

El nivel de calificacin para cada criterio que se presentara a cada aspecto

ser de la siguiente manera:
Criterio de evaluacin
0

No aplica

Malo

Regular

Bueno

Excelente

A continuacin las tablas de calificacin de manera individual, cada criterio

fue calificado y ponderado a su nivel dado por Hollyday inn.

En la tabla presentada a continuacin mostramos los resultados finales adquiridos

Grafica de resultados de los 3 finalistas

Resultados finales
80
79
78
77
76
75
74
73
72
71
70
CQR

Arpon

Solmicro

Como podemos observar, con los mtodos utilizados para la evaluacin de los
sistemas ERP, los 3 sistemas ERP que cumplen con mas requisitos son CQR,
Arpn y solmicro, con 74%, 79.32% y 73.73% respectivamente, de igual manera
vemos los resultados de la calificacin son un poco bajos, el motivo es que
holliday inn, tomo mucho en cuenta el los costos de los sistemas, por lo que
disminuyo en mucho el nivel de calificacin, sin embargo no afecto a la seleccin
de los mejores ERP recomendados.
Los ERP seleccionados aunque aparentemente de calificacin baja son los que
ms recomendamos para la implementacin en Holliday inn.

6) implementacin y riesgos de implementacin de un sistema ERP

Para la implementacin de un sistema ERP en una empresa, es necesario

cambiar la cultura de trabajo de toda la organizacin, ya que los empleados y los
gerentes se encuentran familiarizados con un mtodo, que tal vez no es el ms
adecuado, pero los trabajadores ya se acostumbraron, al momento de la
implementacin de un sistema ERP no es cuestin de un da, hay que llevarse su
tiempo para explicar las ventajas del nuevo sistema de trabajo para que los
trabajadores no se sientas disgustados, y en cuanto a los niveles gerenciales, a
ellos se les facilita la comunicacin, la toma de decisiones gracias al sistema ERP
lo pueden hacer ms rpido ya que cuentan con la informacin centralizada,
desde una computadora puede ver todo lo que sucede o sucedi en su empresa.
Habr un fuerte impacto en la empresa por la implementacin de un sistema ERP,
como por ejemplo, durante la implementacin del sistema ERP vera que habr
una reestructuracin organizacional, presin creciente por mantener plazos y
costos del proyecto y distraccin de las labores diarias usuales, sin embargo al
final de la implementacin la empresa debe operar de buena manera, inicialmente
no se reconocen los beneficios pero a lo largo plazo los notara y el personal de
alto mando al momento de necesitar una informacin ya no tendr que acudir a
algn lado a buscarlo, la informacin ya la tendr en su escritorio de su PC cuando
lo necesite.
a) Metodologa o fases de la implementacin empleada
Ya tenemos el mejor ERP seleccionamos Arpn ya tenemos el paso ms difcil,
ahora nos queda una labor no igual de difcil pero es similar de complicada,
tediosa y detallada, tenemos que instalar el ERP de la mejor manera, siguiendo
unos pasos para cerciorarnos de que todo el personal lo aplicara y lo sabr
manejar sin complicaciones.
1.- Estrategia de entrenamiento fase 1
2.- Definir procesos
3.- Prototipo o piloto
4.- Responsabilidades
5.- Documentacin
6.- Estrategia de entrenamiento fase 2
7.- Ajuste de datos
8.- Ajuste de ltimo minuto

Paso 1: Estrategia de entrenamiento fase 1: El personal de la empresa

implementadora de Arpn capacitara a un grupo selecto de trabajo, un grupo
definido por el Holliday Inn, miembros elegidos de cada departamento.

Paso 2: Definir procesos: El grupo de trabajo definir y determinara nuevos

procesos, una nueva serie de actividades de comunicacin del Holliday Inn. Para
que se compare con los mdulos que trae Arpn y se pueda ir notando los
elementos fundamentales de modificacin del sistema, asi mismo se
documentaran los procesos de comunicacin y seleccin de informacin para que
todo este documentado.
Paso 3: Prototipo o piloto: Una vez definido los procesos y realizados las
adaptaciones necesarias al sistema, se liberara al grupo piloto para que trabaje
con el sistema Arpn y pueda rectificar que el sistema est completo, o en su caso
contrario pueda aportar ideas de modificaciones para que el sistema ERP se
mejore.

Paso 4: Responsabilidades: ser necesario indicar para cada tarea un

responsable de verificar que dicha tarea sea realizada por el sistema, sin ninguna
complicacin.
Paso 5: Documentacin: Se realizaran documentos donde se muestre
detalladamente los procesos, en donde cada responsable de procesos, tiene que
hacer los documentos, plasmando en ellos la ruta a seguir de los procesos, el
encargado de dicho proceso, debe incluir el nombre del proceso, propsito y
descripcin del proceso, responsable de los roles, instrucciones y detalles de la
documentacin relacionada.
Paso 6: Estrategia de entrenamiento fase 2: Una vez creados los documentos,
el grupo piloto del Hotel capacitara al resto del personal para que todos tengan la
informacin necesaria para poder utilizar el sistema sin problemas.
Paso 7: Ajuste de datos: Sera necesario introducir los datos al sistema Arpn, los
precios de los cuartos, inventarios, clientes, etc. Todos los datos de la empresa
sern digitalizados en el sistema. Se darn formato a los archivos de impresin, se
darn vista a las ventanas, se pondrn campos necesarios etc. Hasta que el
sistema quede completamente como se requiere.
Poso 8: Ajuste de ltimo minuto: Se liberare el sistema Arpn al Hotel y se
mantendr en un tiempo de latencia para cerciorarse de que toda la informacin
est de la misma forma en que se requiere. Se dar soporte al Hotel por un tiempo
definido en sitio, para poder hacerle las modificaciones necesarias en caso de ser
requerirlas.

b) Documentacin del proceso de implementacin

Se tendr que definir las reas que sern afectadas por la implementacin del
sistema Argn, se documentara las reas, que deben de estar cubiertas por el
sistema ERP, las personas y los procesos que se modificaran, todo tendr que
estar documentado, los responsables de cada tarea, los nombres de los procesos,
el propsito y descripcin del proceso, instrucciones y detalles de las dems
documentaciones relacionadas. Todo lo relacionado tendr que estar
documentado.
Para la creacin de la documentacin ser necesario juntar a los gerentes de cada
rea, para tomar las decisiones correspondientes a sus departamentos, aunque no
se vaya a implementar todo el ERP en una primera etapa, ser necesario
documentar todo el alcance y los encargados, para que en un futuro se pueda
seleccionar de ah los detalles de los objetivos.
Dentro de la documentacin deber ir incluido los nombres de las personas del
grupo de trabajo, las personas involucradas en la implementacin.
c) Manuales de usuario
Se creara un documento donde se plasme la forma y uso de los mdulos, desde
los puestos gerenciales hasta los puestos de todos los empleados del hotel, se
tendrn que crear de tal manera que todos puedan entenderlo, todo el personal
deber poder leer y entender el manual, no solo el rea de informtica o
gerenciales.
El manual tendr que incluir:
ndice detallado.
El organigrama de la empresa
Una gua de cmo utilizar las funciones principales
Un apartado para la resolucin de problemas
Un apartado para la informacin de contacto
Visualizar los puntos del sistema con imgenes para su fcil comprensin
d plan de arranque.
http://pdfs.wke.es/4/5/5/2/pd0000014552.pdf
http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

en este punto nos encontramos entre la implementacin y el arranque del nuevo

sistema, es importante llevar un plan que nos evite problemas de logstica.
Fase uno:
- Al tratarse de un sistema nuevo, todos los usuarios deben estar bien capacitados para poder manejar el ERP.

Esta capacitacin deber ser impartida por el personal que ha sido capacitado en el punto # 1 de la metodologa de la implementacin: estrategia de
entrenamiento fase 1.

Para esto debieron tomar los cursos de capacitacin y haber ledo los manuales del usuario.

inclusive si es necesario ensear al usuario asuntos bsicos como seran

encendido y apagado de la computadora, manejo del teclado, inicio de sesin, etc.

Integracin de la sala de pruebas: donde recibirn capacitacin los usuarios

y efectuarn simulaciones de las actividades cotidianas del hotel.

Fase dos:
- Siga utilizando OPERA hasta contar con personal capacitado.
-

Instalacin del software, no ponga en marcha el nuevo sistema si no cuenta

con personal capacitado. Si lo desea mantenga el servidor listo para poner
en marcha.

Fije la fecha de cambio en un periodo no vacacional o de alta demanda para evitar conflictos con los huspedes, es mejor que deje a los usuarios
adaptarse al nuevo sistema que foguearlos en temporada alta.

No desespere en utilizar su nuevo sistema, todas las cosas buenas llevan

su tiempo, siga segn lo planeado.

Como puede notarse ambas fases pueden desarrollarse paralelamente para

ahorrar tiempo pero nunca intente revolverlas.

d) Control del proyecto

El proceso de implementacin del ERP no es tarea fcil, es muy detallada y

meticulosa la labor de implementacin en una organizacin, porque es cambiar la
mentalidad de las personas, cambiar su cultura laboral, es modificar sus procesos
de labores que han realizado da con da durante su estancia en la empresa. Por
tal motivo es un requisito necesario que se mantenga un control durante el
proyecto de implementacin del sistema ERP.
Sabiendo que la complicacin ms significativa esta en cambiar la cultura laboral
de todo el hotel Hollidat Inn. Ser necesario que los altos mandos de la
organizacin lleven a cabo una tarea de implementacin de motivacin a los
trabajadores del Hotel para que ellos estn ms comprometidos al cambio de la
organizacin, mostrndoles los beneficios y los ahorros de tiempo y esfuerzo que
tendrn al implementar el sistema Argn.
e) Identificacin de riesgos de implantacin y plan de contingencia
Dentro de los riesgos ms importantes que se detectaron son:
1. El traslado de la informacin de los datos del hotel al nuevo sistema sin que

2.
3.
4.
5.
6.

se pierda la integridad de los datos.

La confiabilidad de la informacin de nuestros huspedes.
Que el personal no quiera utilizar el sistema.
En vez de agilizar los procesos la lentitud se apodera del hotel.
Errores en la capacitacin del personal.
Error en el siclo de vida del ERP y falta de mantenimiento evolutivo.

El plan de contingencia para esos riesgos es:

1. Hacer un respaldo de la informacin desde antes de que el especialista en

traslado de datos toque la informacin, para que en caso de errores o fallas

en el sistema al momento de trasladar los datos, no afecte de manera definitiva al Holliday Inn.
2. Se realizara antes de empezar el traslado de los datos, se realizara un contrato en donde se mencionara una clausula de confiabilidad, donde se
prohibir la extraccin de datos para fines ajenos a los de traslado de informacin, y penalizando a la empresa implementadora del ERP en caso de
hacerlo.
3. Para ello se visualiza la falta de compromiso del empleado con la organiza-

cin, primero se le dar al personal un curso de las ventajas del sistema

ERP, indicadores las facilidades que este otorga y el ahorro que tendran en
las labores cotidianas, si an as no acepta el cambio, la organizacin podr
validar el nivel de compromiso del empleado hacia la empresa y tomar las
acciones necesarias.

4.

Quien mejor que el alto nivel gerencial de la organizacin para validar que
los procesos cumplan sus expectativas de ahorro de tiempo en la comunicacin de los datos, por lo que se recomienda que el alto nivel gerencial esta al 100% involucrado en las etapas de creacin de los sistemas de informacin e intercambio de informacin de los mdulos del sistema ERP. Teniendo a ese alto directivo ah es casi un hecho que los datos a corregir del
sistema no alentaran el proceso.

5. Para evitar fallas en la capacitacin del personal se les pondr exmenes

de diagnostico al finalizar el curso, as se sabr el nivel aprovechamiento

del curso, en caso de ser negativo se solicitara a la empresa implementadora del ERP realimentar a los capacitadores del Holliday inn. Igualemte el
grupo seleccionado del hotel como grupo piloto tendrn que cumplir una serie de requisitos para poder ser parte de ese grupo, como grado acadmico
y facilidad de palabra.

6. La implementacin ocurre en 4 etapas, se implementa, se utiliza, se estabi-

liza y permite desarrollo de su potencial, sin embargo la mayora de las empresas dejan en el segundo paso el desarrollo del ERP, pensando que ya
concluyo el proyecto, por lo que se necesitara a una persona encargada de
la vigilancia del desarrollo del sistema ERP, supervisando cada rea y cada
modificacin que se podra hacer al sistema, de igual manera hacerle llegar
la informacin a todos los empleados de dicha persona que se encargara
de monitorear el sistema. Por lo que se deber tener una persona que conozca la empresa Holliday Inn. Y conozca de amplia manera el ERP para
poder solucionar problemas futuros y corregir detalles.

Fuentes:
Erp gua prctica para la seleccin e implantacin. Autor: Luis Muiz. Editorial:
gestin 2000. edicin: 2004. impreso en espaa.