INSTITUTO CASA DE JESUS

3ro. - Contabilidad Documentos Comerciales

Profesora: Scala Fabiana

- Documentos relacionados con las compras y/o ventas:

Factura: Es el documento ms importante de la operacin de compra venta. La confecciona el vendedor

al comprador, como culminacin de esta operacin. Se emite por duplicado: el original se entrega al
comprador (cliente) y con el duplicado se queda el vendedor
Existen tres clases de facturas A; B y C para las operaciones ms comunes, y otras dos clases: M y
E (para casos especiales)
Antes de ver quienes emiten tales facturas, se expondr un breve comentario, sobre las distintas
categoras de responsables frente al IVA (que es la que determina el tipo de factura a emitir)


Responsable Inscripto: debe cobrar el IVA a sus clientes. Presenta declaraciones juradas
mensuales y entrega a la AFIP el importe recaudado( Diferencia entre el Dbito y el Crdito
Fiscal)
 No Responsable: es aquella persona que realiza actividades no alcanzadas por el impuesto
 Monotributista: es una categora especial creada por la Ley del Monotributo
 Responsable exento: le hubiera correspondido entrar en algunas de las categoras anteriores,
pero la Ley lo exime expresamente
 Consumidor final: es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto. Es el individuo que
adquiere un bien para su consumo, no para revenderlo o transformarlo.
Quines emiten los distintos tipos de Facturas:


Factura A: La emite un responsable inscripto vendedor a otro responsable inscripto

comprador. DISCRIMINA IVA
 Factura B: La emite un responsable inscripto por operaciones realizadas con consumidores
finales , exentos o monotributistas. El impuesto no se discrimina en la factura, aunque est incluido en
el precio final. Esto es as porque los consumidores finales no presentan liquidacin del impuesto ni
pueden computarse el crdito fiscal.
 Factura C: No discrimina IVA, La emiten: los monotributistas y los exentos, cualquiera sea
la categora del comprador
 Factura M: La emite un responsable inscripto, que la AFIP considera que no supera el
monto mnimo de patrimonio fijado por las resoluciones legales.. En este caso, el comprador
quien recibe la factura deber cuando la pague, retener el importe correspondiente al IVA a
su proveedor vendedor
 Factura E: la emiten los exportadores cualquiera sea su categora ante el IVA

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Tickets: Son emitidos mediante Controladores fiscales y cumplen la misma funcin que la Factura.

Nota de Dbito: Sus requisitos son los mismos que para la factura, dado que es un comprobante
complementario de esta. Sirve para comunicar al cliente comprador que se le hizo un cargo en su
cuenta corriente comercial dbito - . Los motivos o conceptos, entre otros, por los cuales se emite este
documento son:
 Intereses, generalmente por mora en el pago
 Error de facturacin ( se factur de menos)
 Gastos de transporte, cuando stos estn a cargo del comprador y el vendedor los pag en su
oportunidad
 Por otros cargos que correspondan al comprador (sellado de documentos, etc.)

Nota de Crdito: la confecciona tambin el vendedor, por duplicado, enviando el original al comprador y
quedndose con el duplicado. Es otro documento complementario de la factura, por lo tanto debe cumplir
con los requisitos exigidos a esta ltima. Se utiliza para comunicarle al cliente comprador que se le
realiz un descargo crdito en su cuenta corriente comercial. Los motivos o conceptos por los que
puede ser emitida, son entre otros:
 Error de facturacin (se factur de ms)
 Bonificaciones sobre importes ya facturados
 Descuentos posteriores a la venta o al cobro
 Devoluciones parciales o totales, por parte del cliente, de compras anteriores
 otros

Orden de Compra: La emite el comprador, una vez conocida la necesidad de comprar un determinado
bien y luego de haber seleccionado el proveedor que asegura las condiciones de venta ms conveniente
(forma de pago, plazo para el mismo, descuentos, bonificaciones, etc.) . La Orden de Compra especifica
las caractersticas, cantidades y condiciones de la compra y significa un compromiso, por parte del

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vendedor, de cumplir con lo pactado. Este documento no se registra contablemente, dado que no respalda
ninguna variacin patrimonial efectiva en la empresa
.

Nota de Venta o Pedido: Documento que emite el vendedor y en el que se detallan las mercaderas
objeto de la transaccin al aceptar el pedido formulado por el comprador, as ste ltimo se compromete a
recibir y pagar en las condiciones pactadas, lo detallado en este documento. No es susceptible de
registracin contable

Remito: Este documento acompaa la entrega de los bienes por parte del vendedor al nuevo propietario o
dueo, que es el comprador. nicamente describe las cantidades fsicas de las mercaderas, sin precio y
no tiene validez como factura. El comprador manifiesta su conformidad en cuanto a lo recibido firmando
un ejemplar del remito, justamente, en conformidad. Debe presentar determinado diseo y cumplir con los
requisitos exigidos por la AFIP . Debe acompaar siempre a toda mercadera en transito. No se registra
contablemente. Actualmente se lo identifica con la letra R

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- Documentos relacionados con cobros y pagos:

Recibo: Es el documento que respalda la accin de pagos y cobros entre dos personas. Otorga valor
probatorio, al indicar que se ha producido la cancelacin de una deuda pre-existente al momento de su
confeccin. Cualquiera sea la forma de extinguir una obligacin (en efectivo, con cheques, con pagars) el
recibo es el medio idneo de instrumentacin.
Este documento , en cuanto a su diseo y confeccin, tambin est alcanzado por la reglamentacin de la
AFIP. Se identifica con la letra X cuando proviene de una operacin que gener una factura anterior
cuenta corriente mercantil , en caso de que reemplace a la factura debe cumplimentar los mismos
requisitos exigidos a sta.

Resumen de Cuentas: Consta de un detalle del movimiento de la cuenta corriente mercantil del cliente
(compras, pagos, crditos, dbitos, etc.), en un perodo de tiempo dado, generalmente un mes calendario

Orden de Pago: Es un documento interno de la empresa, por medio del cual se indica a la persona que
maneja los fondos de la misma, que emita los valores necesarios para efectuar pagos. Es til para el
control interno de las facturas que se pagan y de los valores que se emiten. No se registra contablemente.

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Pagar: Es una promesa escrita de pago, en la cual una persona se compromete a entregar a otra una
suma de dinero, en un plazo determinado. El librador es el que se obliga a saldar la deuda al emitir y
firmar el documento. El beneficiario es aquel a cuyo nombre se extiende el pagar. Este derecho se
transmite a travs del endoso. Por su parte, el tenedor es el poseedor del pagar, que adquiri por va del
endoso o porque ha sido el beneficiario original del mismo.
El protesto es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un
escribano pblico de que el pagar no ha sido pagado por el librador a su vencimiento. Existen pagars
con la clusula sin protesto, que le permite al beneficiario o tenedor iniciar juicio de cobro sin realizar el
trmite de protesto ante escribano pblico.

- Documentos relacionados con las operaciones bancarias:

Boleta de depsito
Es un documento que extiende una entidad financiera como constancia de que ha recibido una cantidad de
valores (efectivo y/ o cheques) en calidad de depsito, para ser acreditada en la cuenta bancaria
perteneciente a su titular.

Nota de Dbito Bancaria: La utiliza el Banco para comunicar al titular de una cuenta corriente bancaria
que ha disminuido su saldo fondos disponibles por diversos motivos (ej, gastos de mantenimiento,
emisin de resumen de cuenta, etc).

Resumen o Extracto Bancario: Por disposicin legal, las instituciones bancarias, deben enviar a los
clientes, un resumen mensual de los movimientos registrados en dicha cuenta en el curso del mes
calendario

El cliente de la cuenta corriente debe efectuar sus controles conciliacin bancaria- y de no realizar en el
plazo de 30 das de recibido el resumen., observacin alguna, se supone su conformidad sobre lo anotado
o registrado por el Banco en dicha cuenta corriente

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Normalmente las entidades bancarias realizan movimientos, anotaciones o registraciones en las cuentas
corrientes de sus clientes que implican aumentos o disminuciones de los saldos, sin que stos presten
una conformidad individual para cada una de esas registraciones. Estas anotaciones, se refieren,
generalmente, a cobros que realizan los Bancos por determinados servicios que prestan o brindan. Por
ejemplo:






Entrega de chequeras
Entrega de talonario de Boleta de Depsitos
Impuestos que gravan los crditos y dbitos bancarios (impuesto al cheque)
Intereses sobre prstamos transitorios (adelantos en cuenta corriente o autorizacin a girar en
descubierto)
Cobros de servicios varios (luz, gas, telfono, tarjetas de crditos, otros?

Cuando el titular de la cuenta corriente bancaria realiza estos controles toma conocimiento de los
fondos que el Banco retir debit de su cuenta bancaria para la cancelacin de esos gastos o cargos. En
estos casos, al no existir documentacin individual nota de dbito para cada uno de esos conceptos, se
considera al Resumen Bancario como documento respaldatorio, de las respectivas registraciones que deben
efectuarse para anotar las disminuciones que se han producido en el saldo de dicha cuenta corriente bancaria

Cheque
Es una orden emitida por una persona a un banco para librar fondos disponibles de su cuenta corriente.
Actualmente existen dos tipos de cheques: el comn y el de pago diferido registrable.

Cheques Comunes: Orden de pago, pura y simple, librada contra un banco en el cual, el librador tiene
fondos depositados a su orden, en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto:

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Cheques diferidos: Es una orden de pago, librada a fecha determinada, posterior a su libramiento, contra un
Banco, en el cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden
en cuenta corriente o estar autorizado para girar en descubierto

Las forma de emitir cheques son:

-

Al portador: no se indica el nombre del beneficiario.

A favor de una persona: se indica el nombre del beneficiario.
No a la Orden: se indica el nombre del beneficiario y no puede endosarse.
Cruzado: las dos lneas paralelas en el ngulo superior izquierdo indican que no se puede
cobrar en ventanilla. Debe ser depositado.
Certificado: el banco garantiza que el librador tendr fondos en cuenta para su pago durante
cinco das hbiles.

El endoso es el acto por el cual una persona transfiere a otra la propiedad y el derecho de cobro del cheque o
pagar.
Existen casos en que el banco no paga el cheque. Algunos de ellos son:
-

Por falta de fondos.

Si est raspado, tachado, enmendado.
Firma dudosa del titular.
Por falta de endoso del beneficiario.
Si el titular denuncia que fue extraviado o robado.
Otros de orden legal.

Otros documentos y/o comprobantes:

Minuta de Contabilidad o Minuta Contable: Anotacin escrita de alguna situacin para tenerla presente.
Se la utiliza para la anotacin de alguna operacin interna de la empresa, en la que no existen
documentos especficos (por ejemplo comunicacin del costo de las mercaderas vendidas) o para resumir
los datos ms importantes de un documento muy extenso (por ejemplo un contrato)

Resumen de documentos comerciales de la compra-venta

QUIEN
EMITE

DOCUMENTO

FUNCIN

ORIGINAL DUPLICADO REGISTRACIN

Comprador

Orden de compra

Para solicitar
Vendedor
productos al vendedor

Comprador

NO

Vendedor

Remito

Acompaa la entrega
de los productos

Comprador

Vendedor

NO

Vendedor

Factura

Prueba de la compraventa

Comprador

Vendedor

SI

Vendedor

Nota de dbito

Aumenta el importe
que debe el cliente

Comprador

Vendedor

SI

Vendedor

Nota de crdito

Disminuye el importe
que debe el cliente

Comprador

Vendedor

SI

Vendedor

Recibo

Constancia de pago

quien paga

quien cobra

SI

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Para recordar y tener en cuenta

Por lo general los comprobantes se emiten por duplicado (facturas, recibos, notas de dbitos y
notas de crditos comerciales). El original se entrega o enva al comprador cliente y el
duplicado queda en poder del vendedor o de quien lo confeccion
Algunos comprobantes se confeccionan por razones de informacin y de control, pero al no
corresponder a operaciones que den lugar a modificaciones patrimoniales no son susceptibles de
registracin contable (orden de compra, nota de venta, resumen de cuenta proveedor, orden de
pago, etc.)
Un mismo comprobante respalda dos operaciones distintas segn quien lo confecciona y quien lo
recibe

ACTIVIDAD
1- Recibimos en parte de pago un cheque comn (no diferido) con fecha 18 de mayo de 2011. Hasta
qu
da
tenemos
tiempo
para
cobrarlo?
.......
2- Cuando no se indica el nombre del beneficiario se trata de un cheque..
3- El cheque es a la orden, cuando se indica ..

4- Marcelo le cobra $ 500 a su cliente Juan

a. Qu documento se debe confeccionar?..............................
b. Quin lo confecciona?................................
c. Juan tiene el documento original o el duplicado?.................
5- Micaela le vende mercaderas por $ 1.500 a su cliente Eduardo
a. Qu documento se debe confeccionar?..............................
b. Quin lo confecciona?................................
c. Eduardo tiene el documento original o el duplicado?.................

6- Ivana transforma una deuda de palabra en una promesa de pago a favor de Pedro.
a- Qu documento confecciona?...................................................
b- Quin paga?..........................................
c- Quin cobra?
7- Esteban ha realizado mal la factura, motivo por el cual deber emitir otro documento para reflejar la
diferencia:
1. Qu Documento confecciona?......................................

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8-

Empresa Oggi SA se dedica a vender patinetas y el saldo de la cuenta Mercaderas al

31/3 es de $ 4.000 y corresponde a 100 patinetas
1-4 F.D. a Segu Patinando, por 80 patinetas a $ 70 c/u, bonificamos 2 patinetas. Nos
pagan $ 400 con cheque Banco Galicia y el saldo con pagare vencimiento 20-4 que incluye
un inters del 7% bimestral.
Se Pide: a)- Confeccionar los documentos de la operacin
b)- Realizar la registracin correspondiente en el libro diario

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A continuacin dejamos algunos modelos de documentos comerciales:

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