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Manual Access 2007 Expert
Manual Access 2007 Expert
y, a continuacin, haga
clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
y, a continuacin, haga
Registro o fila
Campo o columna
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son
listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla
Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de
telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos.
Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artculo se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a
agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendr
tambin informacin sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir
propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la
base de datos para determinar las tablas que necesita.
Nuevo.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para
cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la
ubicacin.
3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada
Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Tipos de datos
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de
informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener
Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a
los campos como columnas.) de una tabla tienen propiedades. stas definen las
caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de
un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase
de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos
sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o
numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr
almacenar datos numricos.
El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes
del mismo, como:
La forma de usar el campo en expresiones.
El tamao mximo de un valor del campo.
Si el campo se puede indizar.
Los formatos que se pueden usar con el campo
Usado
Datos adjuntos
Autonumrico
Moneda
Fecha/Hora
Hipervnculo
Memo
Nmero
Objeto OLE
Texto
S/No
2.
3.
En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
2.
3.
4.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Si desea cambiar o quitar datos mediante una consulta, vea los artculos Crear
una consulta de actualizacin y Usar consultas para eliminar uno o varios
registros de una base de datos.
Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desee
buscar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.
situada
en
la
seccin
inferior
del
Diseador de consultas.
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Uso
Tamao
Para caracteres alfanumricos, incluido texto, o Hasta 255 caracteres
texto y nmeros, que no se utilicen en clculos
(por ejemplo, un Id. de producto).
Para texto con una longitud de ms de 255
caracteres o que utilice formato enriquecido.
Los ejemplos incluyen notas, descripciones
extensas y prrafos con formato de texto, como
negrita o cursiva.
Moneda
Para almacenar valores monetarios (moneda).
Autonumrico Para generar valores exclusivos que se puedan
utilizar como clave principal que Access inserta
cuando se agrega un registro. Observe que los
campos Autonumrico pueden incrementarse
secuencialmente, en un incremento concreto o
asignado aleatoriamente.
S/No
Objeto OLE
Hasta 1 gigabyte de
caracteres
o
2
gigabytes
de
almacenamiento
(2
bytes por carcter), de
lo que es posible
mostrar
65.535
caracteres en cualquier
control nico.
El tamao mximo de
un archivo de base de
datos de Office Access
2007 es 2 gigabytes.
8 bytes
4 bytes (16 bytes
cuando se utiliza en un
Id. de rplica)
Para
valores
booleanos:
S/No, 1 bit (0,125 bytes)
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
Para almacenar objetos OLE de otros Hasta 1 gigabyte
programas de Microsoft Windows.
Tipo de
datos
Datos
adjuntos
Uso
Para almacenar archivos binarios (es decir,
archivos que no se pueden leer mediante un
editor de texto), como imgenes digitales
(fotos y grficos) o archivos creados mediante
otros productos de Microsoft Office.
Tamao
Datos
adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes.
Datos
adjuntos
sin
comprimir,
aproximadamente 700 kb,
segn la medida en que
puedan comprimirse los
datos adjuntos.
Asistente
para
bsquedas
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes
por carcter), de lo que es
posible mostrar 65.535
caracteres en cualquier
control nico.
El tamao mximo de un
archivo de base de datos
de Office Access 2007 es 2
gigabytes.
Si el campo de bsqueda
est enlazado a una tabla o
consulta, es el tamao de
la columna enlazada.
Si el campo de bsqueda
no est enlazado a otra
columna (y almacena una
lista de valores), es el
tamao del campo Texto
utilizado para almacenar la
lista
Formato
Autonumrico
Texto
Memo
Utilizado
Establecer el tamao mximo de los datos
almacenados como tipo de datos Texto,
Nmero o Autonumrico.
Personalizar la forma en que el campo
aparece de forma predeterminada cuando
se visualiza o se imprime
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
S/No
Hipervnculo
Posiciones
decimales
Nmero
Moneda
Nuevos valores
Autonumrico
Mscara de entrada
Texto
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Todos los tipos
de datos
Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
S/No
Hipervnculo
Ttulo
Valor
predeterminado
Indizado
Texto
Utilizado
Proporcionar una expresin que debe ser
verdadera para agregar o modificar el valor
de este campo.
Memo
Hipervnculo
Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
S/No
Hipervnculo
Tipos de datos
Memo
Hipervnculo
Formato del texto
Utilizado
Memo
Mostrar el Selector
de fecha
Fecha/Hora
Mscara de entrada
Una mscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de
mscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por
ejemplo, una mscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban
fechas o nmeros de telfono segn las convenciones de un pas o una regin
determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:
AAAA-MM-DD
(___) ___-____ ext
Tipos de Relaciones
Relacin uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una
tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier
nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la
tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla
Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla
Pedidos es una relacin de uno a varios.
Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de
datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como
un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin.
En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la
tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access
utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos
para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relacin de varios a varios
Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo
pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para
cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla
Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios
porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido
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en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos,
haga clic en Relaciones.
y, a continuacin, haga
clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de
datos, haga clic en Relaciones.
Combinacin
relacional
Tabla
izquierda
Tabla derecha
Combinacin
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
Combinacin
externa
izquierda
Todas
filas
Filas
coincidentes
Combinacin
externa
derecha
Filas
coincidentes
las
Clave principal
Clave externa
Una columna con el tipo de datos Autonumrico suele ser una buena clave
principal, porque garantiza que no habr dos Id. de producto iguales
en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla
en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual,
haga clic en Vista Diseo.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave
principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del
campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla
CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
5. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave
principal.
en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla
a la que desee agregar la clave principal y, a continuacin, en el men
contextual, haga clic en Vista Diseo.
4. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la
tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en
Autonumrico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en
Incremento para usar valores numricos incrementales para la clave
principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios.
cuatro
tipos
bsicos
de
combinacin:
combinaciones
internas,
Descripcin
tabla1, tabla2
campo1, campo2
operadordecomparacin
combinaciones
externas
pueden
ser
combinaciones
izquierdas
Descripcin
tabla1, tabla2
campo1, campo2
operadordecomparacin
Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia
de los campos combinados. Una combinacin puede basarse en cualquier
operador de comparacin, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a
(<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan
combinaciones de desigualdad.
Por qu se usa una combinacin de desigualdad?
Si se desea combinar las filas de dos orgenes de datos basndose en los
valores de campo que no son iguales, se usa una combinacin de desigualdad.
Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de
comparacin mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien,
menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el
operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las
Tipos de consultas
Crear una consulta
La vista diseo
Aadir campos
Definir campos calculados
Encabezados de columna
Cambiar el orden de los campos
Guardar la consulta
Ejecutar la consulta
Modificar el diseo de una consulta
Ordenar las filas
Seleccionar filas
Consultas con parmetros
Las consultas multitabla
Combinar tablas
La composicn externa
Formar expresiones
Las condiciones
Ubicacin
Aparece slo una vez, en la
parte superior de la primera
pgina del informe.
Contenido tpico
Ttulo del informe
Logotipo
Fecha actual
Seccin de pie
del informe
Seccin de
encabezado de
pgina
Seccin de pie
de pgina
Fecha actual
Seccin de
encabezado del
grupo
Seccin de pie
del grupo
Nmero de
pgina
Nmero de
pgina
de
tabla
hace
referencia a la apariencia
similar a una tabla de los
datos. Es el tipo de informe
que Office Access 2007 crea
cuando se hace clic en Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. El
formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene un nmero
relativamente pequeo de campos que se desea mostrar en un sencillo formato
de lista. En la siguiente ilustracin se muestra un informe de empleados creado
con formato de tabla.
Guarde el Informe
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo siempre que lo necesite.
El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que
imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el
diseo del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.
Guarde el diseo del informe
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office
Guardar.
Tambin puede hacer clic en Guardar
en la Barra de herramientas de
acceso rpido.
2. Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del
informe y haga clic en Aceptar.
Guarde el diseo del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office
Guardar como.
2.
Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que
est abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la
configuracin de pgina, como mrgenes u orientacin. Access guarda la
configuracin de pgina junto con el informe, de modo que slo es preciso
establecerla una vez. Sin embargo, podr modificarla posteriormente si cambian
sus necesidades de impresin
Enviar el informe a una impresora
1. Abra el informe en cualquier vista o seleccinelo en el panel de
exploracin.
2. Haga clic en el Botn Microsoft Office
en Imprimir.
Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.
3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de
impresin o el nmero de copias.
4. Haga clic en Aceptar
Programa Grado Digital
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Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar
asistentes para controles de modo que no est seleccionada esta
opcin.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta
correspondiente al tipo de control que desee agregar.
Qu es la programacin
En Office Access 2007, la programacin es el proceso de agregar funcionalidad
a la base de datos mediante el uso de macros de Access o cdigo de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un
formulario y un informe y desea agregar un botn de comando al formulario que,
cuando se haga clic en l, abra el informe. En este caso, la programacin es el
proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a
continuacin la propiedad de evento (propiedad de evento: atributo con nombre
de un control, formulario, informe, pgina de acceso a datos o seccin que se
utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o
macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento
relacionada.) OnClick del botn de comando de manera que, al hacer clic en el
botn de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una
operacin sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones
de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la
programacin usted mismo.
NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el trmino "macro" para
referirse a cdigo de VBA. Esto puede inducir a confusin a los usuarios de
Access porque, en Access, el trmino "macro" hace referencia a una coleccin
con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del
Programa Grado Digital
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Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo,
botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de
propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos.
Cada propiedad de evento est asociada a un evento concreto, como hacer clic
en un botn del mouse (ratn), abrir un formulario o modificar datos en un
cuadro de texto. Los eventos tambin pueden ser desencadenados por factores
externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos
adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se
agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de
muchos objetos pero, en la mayora de los casos, se pueden conseguir los
resultados deseados utilizando muy poca programacin.
en el grupo Mostrar/Ocultar de
Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar
funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un
botn de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del
botn a una macro que contiene los comandos que desea que realice el botn
cada vez que se haga clic en l.
Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de
programacin simplificado en el que se crea cdigo generando una lista de
acciones (accin: componente bsico de una macro; instruccin independiente
que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se
denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera
una macro, selecciona cada accin de una lista desplegable y, a continuacin,
rellena la informacin requerida para cada accin. Las macros permiten agregar
funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir cdigo en un
mdulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que
estn disponibles en VBA, y la mayora de la gente encuentra ms fcil crear
una macro que escribir cdigo de VBA.
macros
se
crean
usando
el
contiene
objetos
como
tablas,
consultas,
Descripcin
Nmero
de
columnas
Omitir
columnas
filas
de
Columnas,
filas y celdas
en blanco
Valores
error
de
Primera fila
en Nuevo
para
guardar la especificacin.
Access crea y almacena
la especificacin en la
base de datos actual.
Resultado de la operacin
exporta datos con formato. Esto significa que slo se exportan los
campos y registros que son visibles en un objeto o una vista junto con la
configuracin de formato de presentacin. No se exportan las columnas
y los registros que estn ocultos, debido a la configuracin de los filtros.
Al exportar un informe, se conserva su diseo.