Office

Administration

Hecho por:
Apellidos: Carabias Batans
Nombre:Noemi

Unit 1
A:Hi, Diane. I'm Judy Watson, the Human Resources Director. I'm pleased to meet you.
A: Hola, Diane. Soy Judy Watson, la Director de Recursos Humanos. Encantada de conocerte.
B:Nice to meet you, too, Ms Watson.
B: Tambien estoy encantada de conocerte, Sra. Watson.
A:I'm sure you're excited about your first day.
A:Estoy segura de que ests emocionada por tu primer da.
B:Yes, I am.
B: Si, lo estoy.
A:As yoy know, you'll be the Managing Director's administrative assistant. His name is Ivan Mell.
A:Como sabrs, sers la asistente administrativa del Director General. Su nombre es Ivan Mell.
B:Ivan Mell. Yes.
B: Ivan Mell. Si.
A:You'll also work closely with Lyn Clark, the Sales Director and with Ben Li, the Financial
Director.
A: Tambin vas a trabajar estrechamente con Lyn Clark , el director de ventas y con Ben Li , el Director
Financiero.
B:Lyn Clark and Ben Li. I see.
B:Lyn Cllark y Ben Li. Ya veo.
A:Jane Mack works on your floor, as well.
A: Jane Mack trabaja en tu planta, tambin.
B:Jane Mack? What's her position?
B:Jane Mack? Cul es su posicin?
A:She's our Marketing Director.
A: Ella es la Directora de Marketing.
B:I hope I remember all these names.
B:Espero recordar todos esos nombresA:Don't worry, Diane. I'll introduce you to everyone now.
A: No te preodupes, Diane. Voy a presentartelos ahora a todos.

Unit 2
1. A: Good afternoon. How can I help you?
A:Buenas tardes. Puedo ayudarte?
B:I've got a meeting with Mr Smith, the Managing of Firstway Computers.
B:Tengo una reunin con el Sr. Smith, el Gerente de Informtica de Firstway.
A:Her office is on the first floor room 123. It's on your left when you get
out of the lift.
A:Su oficina est en la primera planta - habitacin 123. Es a la izquierda al salir
del ascensor .
B:Thank you.
B:Gracias
2. A:Excuse me. I'd like to see Mrs Norton at Sandy's Textiles.
A:Disculpe. Me gustara ver a la Sra. Norton de Textiles de Sandy.
B:Certainly. She's in room 302.
B:Por supuesto. Ella est en la habitacin 302.
A:Which floor is it on?
A:Qu planta es?
B:I't's on the third floor. Turn right when you get out of the lift and it's the
second door on your left.
B:Es en el tercer piso. Gire a la derecha al salir del ascensor y es la segunda
puerta a la izquierda .
A:Thanks.
A:Gracias
3. A:Can you help me, please? I'm looking for Pansy Cosmetics.
A:Podras ayudarme? Estoy buscando Cosmticos Pansy.
B:They're here on the gound floor. Who would you like to see?
B: Ellos estn en la planta de abajo. A quen te gustara ver?
A:I'm meeting Mrs. Lipton. I think she works in the laboratory.
A:Tengo una reunin con la Sra. Lipton. Creo que trabaja en el laboratorio.
B:That's correct. It's at the end of the corridor. It's room 9. Just go straight.
B:Correcto. Est al final del pasillo. Es la habitacin 9. Solo tienes que seguir
recto.
A:Thank you very much.
A:Muchsimas gracias.

Unit 3
A: Good morning, Jennifer. Weve got a busy day ahead of us!
A: Buenos das Jennifer. Nosotros tenemos un largo da por delante.
B: Good morning, Mr Dawson. What would you like me to do first?
B: Buenos das, Sr. Dawson. Qu le gustara que hiciese primero?
A: Please file all these letters. Tell me, when is my meeting with Mr Torres?
A: Por favor, archive estas cartas. Dgame, cundo es mi reunin con el Sr. Torres?
B: Mr Torres? Hell be here at half past one.
B: Sr. Torres? l llegar en media hora.
A: I see. So, at about one oclock, please check the exchange rates for the euro and
the pound on the Internet.
A: Ya veo. As, a eso de la una, por favor comprueba las tarifas para el euro y la libra
en Internet.
B: No problem. Ill have that ready for the meeting.
B: No hay problema. Voy a tener que prepararme para el encuentro.
A: Oh, Id like you to join the meeting with Mr Torres, so you can take minutes.
A: Oh, Me gustara que se reuna con el Sr. Torres, por lo que puede tardar unos minutos.
B: Sure, By the way, Im going to order office supplies after I file these documents
and distribute the post. Is there anything youd like me to order for you?
B: Claro, Por cierto, yo voy a pedir materiales de oficina despus de presentar estos
documentos y distribuir el correo. Hay algo desee que ordene para usted?
A:Um no thanks. Thats all for now. Thanks, Jennifer.
A:Um... no gracias. Eso es todo por ahora. Gracias, Jennifer.

Unit 4
Waltmans office supplies
-Equipos de oficinas Waltmans.
Why pay high prices for your office supplies?
-Por qu pagar precios altos por sus equipos de oficina?
Check out our special prices!
-Hecha un vistazo a nuestros precios especiales!
For the month of May, Waltmans Office Supplies is offering some very
attractive prices!
-Para el mes de mayo, Equipos de oficinas Waltmans est ofreciendo muchos precios
atractivos!
We offer the best quality products at the lowest prices.
-Ofrecemos los pejores productos de calidad a bajos precios.
Place an order with us, and we will send the goods to you by special delivery
the following day.
- Realice un pedido con nosotros, y le enviaremos el pedido por entrega especial al da
siguiente.
Order a large quantity of office supplies, and we will give you a special
reduction.
- Encargue una gran cantidad de material de oficina, y le haremos un descuento
especial.
We accept up to five payments.
- Aceptamos hasta cinco pagos.

Unit 5
Sending Faxes
-Envo de faxes.
1. Always include a cover sheet with the following information:
- Incluye siempre una hoja de portada con la siguiente informacin:
o

Your name and phone number

Tu nombre y telfono.

The recipients name

El nombre del destinatario.

The date

La fecha.

The subject of the fax

El asunto del fax.

The number of pages you are sending

El nmero de pginas que envas.

2. Insert the pages in the fax machine with the printed side up (see the picture on the fax
machine)
- Inserta las pginas de la mquina de fax con la cara impresa hacia arriba (ver la imagen de la
mquina de fax)
3. Enter the fax number and press the send button.
- Introduzca el nmero de fax y pulse el botn "enviar".
4. The machine will give you a confirmation page when the fax goes through properly.
When the fax doesnt go through properly, try to resend the fax. You can use the
Automatic Redial Button.
- La mquina le dar una pgina de confirmacin cuando el fax se enve correctamente. Cuando
el fax no se enve correctamente, intente volver a enviar el fax. Usted puede utilizar el "Botn
Rellamada automtica".
5. Many of our clients fax numbers are programmed into the fax machine. You can use
Speed Dial to send faxes to these people.

- Muchos de los nmeros de fax de nuestros clientes estn programados en la mquina de fax.
Puedes utilizar " Marcacin Rpida" para enviar faxes a estas personas.

Unit 6
A: Hi, Fred. Can you please do me a favour? I need to send these documents to
Italy. Its really urgent.
A: Hola, Fred. Me puedes hacer un favor? Tengo que enviar estos documentos a Italia.
Es muy urgente.
B: No problem. Ill send the documents by courier.
B: No hay problema. Voy a enviar los documentos por correo.
A: I also have to send this clock to the Managing Director of Expolite. Its a free
sample.
A: Tambin tengo que enviar este reloj para el Director General del Expolite. Es una
muestra gratis.
B: I see. Well, its fragile so Ill wrap it in bubble wrap.
B: Ya veo. Bueno, es frgil as que lo voy a envolver en plstico de burbujas.
A: Great. Heres the address.
A: Genial. Aqu est la direccin.
B: Theres no postcode. We must write the postcode, too.
B: No hay cdigo postal. Tenemos que escribir el cdigo postal, tambin.
A: OK. Ill get that for you. Oh, and one last thing. I have to send this package to
York.
A: Vale. Voy a conseguir eso para ti. Ah, y una ltima cosa. Tengo que enviar el paquete
a York.
B: Fine! Ill weigh it and take it to the post office. Should I send it first or second
class?
B: Muy bien! Voy a pesarlo y llevarlo a la oficina de correos. Debo enviarlo en primera
o segunda clase?
A: Its not urgent. Second class will do. Thanks, Fred.
A: No es urgente. Segunda clase es suficiente. Gracias, Fred.
B: My pleasure.
B: Es un placer.

Unit 7
A: Good morning. Southside Cosmetics, Ann speaking.
A:Buenos das. Cosmtcas Southside. Habla Ann.
B:Hello, this is Steve Fleet. Can I speak to Julia Langley, please?
B:Hola, soy Steve Fleet. Podra hablar con Julia Langley, por favor?
A:I'm sorry. There's a lot of interference on the line. Is that Sleet with an S, like snake?
A: Lo siento. Hay una gran cantidad de interferencias en la lnea . Es Sleet con una S, como serpiente?
B:No, it's Fleet with an F, Like fox.
B:No, es Fleet con una F, como fox.
A:Ah, I see. Good morning Mr Fleet. How can I help you?
A:Ah, ya veo. Buenos dias Sr. Fleet. Cmo est?
B:Can you put me through to Julia Langley?
B:Me puede poner con Julia Langley?
A:Yes, I'll transfer your call... Hello, Mr Fleet? Mrs Langley is on the other line at the moment.
Would you like me to put you on hold?
A:Si, voy a transferir su llamada ... Hola, Sr. Fleet ? Sra Langley est en la otra lnea en este momento.
Le gustara que le pusiese en espera?
B:No. Can you check if Max Patterson is free?
B:No. Puedes comprobar si Max Patterson es libre?t
A:I'm sorry. His line is busy, too. Can I take a message?
A:Lo siento. Esta linea tambin est ocupada. Quiere dejar un mensaje?
B:Yes. Please ask Julia to return my call. It's very urgent.
B:Si. Por favor digale a Julia que me devuelva la llamada. Es muy urgente.
A:Certainly, I'll do that. Please give me your telephone number
A:Por supuesto, har eso. Por favor dejeme su nmero de telfono.
B:It's 4027139
B:Es 4027139
A:Ok. Thank you.
A:Vale. Gracias.

Unit 8
o Hi Sharon,
-

Hola Sharon,

o John has just called he wont be in today. He wants to remind you to

retype the Muller contract.
-

John acaba de llamar l no estar hoy. l quiere recordarle que debe volver a
escribir el contrato de Muller.

o (The dates were wrong.)

-

(Las fechas estaban equivocadas.)

o Before you do that, he would like you to give Bob the new sweater designs.
-

Antes de hacerlo, le gustara que le des a Bob los nuevos diseos del suter.

o Theyre in a yellow folder on top of Johns filing cabinet.

-

Estn en una carpeta amarilla en la parte superior del archivador de Juan.

o He forgot to put them on Bobs desk, so please apologise to Bob for the
delay.
-

Se olvid de ponerlos sobre la mesa de Bob, as que por favor pide disculpas a
Bob por el retraso.

o Finally, can you resend his e-mail from yesterday to Maria in Mexico?
-

Finalmente, podras reenviarle el correo de ayer a Mara en Mxico?

o She says she didnt get it.

-

Ella dice que no recibi.

o Thanks,
-

Gracias,

o Oliver.
-

Oliver

Unit 9
o Dear All,
-

Hola a todos,

o Our marketing meeting will take place on Friday, 22nd February, in the
conference room on the fifth floor.
-

Nuestra reunin de comercializacin se llevar a cabo el viernes 22 de febrero

en la sala de conferencias en el quinto piso.

o The meeting will start at 9.00 am. sharp and will end at 1.00.
-

La reunin comenzar a las 9.00 de la maana y finalizar a las 1.00.

o There will be a 15-minute break with light refreshments at 11.00.

-

Habr un descanso de 15 minutos con refrescos a las 11.00.

o A microphone and projector will be set up in the conference room.

-

El micrfono y el proyector se instalarn en la sala de conferencias.

o If you need any other equipment, please let me know.

-

Si necesitas cualquier otro equipo, por favor hgamelo saber.

o Thanks,
-

Gracias,

o Jenny Berqvist
-

Jenny Berqvist

Unit 10
A: Excuse me, how do I get to the Exhibition Centre?
A:Disculpe, Cmo puedo llegar al centro de exposiciones?
B: Well, you can take a taxi, but there is always. Its quicker to take the bus.
B:Bueno, usted puede coger un taxi, pero siempre hay. Es ms rpido coger el autobs.
A: Fine. Is it complicated?
A:Bien. Es complicado?
B: No, its quite easy. Follow the signs for the Greenfield Road exit. Youll see a couple of bus stops
outside.
B:No, es bastante fcil. Siga las indicaciones hacia la salida de la carretera Greenfield. Vers un par de
paradas de autobs fuera.
A: Which bus do I need?
A: Qu autobs necesito?
B: Take the 27 or the 24.
B: Coja el 27 o el 24.
A:Which is better?
A:Cul es mejor?
B:The 24 is a direct bus, so its quicker, but its less frequent than the 27.
B:El 24 es un autobs directo , por lo que es ms rpido, pero es menos frecuente que el 27.
A:Ok, Where should I get off?
A: Vale, Dnde me debo bajar?
B: On Queen Street. Its the fifth bus stop on the number 24 and the seventh stop on the 27.
B:En la calle Reina . Es la quinta parada de autobs en el nmero 24 y la sptima parada en el 27 .
A:Just a second. Let me write this down. And where is the exhibition Centre?
A:Un segundo. Dejame escribir esto. Y donde est el centro de exposiciones?
B:Its right next to the bus stop.
B:Est justo al lado de la parada del autobs.
A:Great. Thanks.
A:Genial. Gracias.

Unit 11
Dear Mr Greystone,
-Querido Sr. Greystone.
I am writing to complaint about the inappropriate treatment I received from your
company.
- Le escribo una queja sobre el trato inadecuado que recib de su compaa .
You sent me a machine that was missing a part and because of this, production was
stopped in my bakery.
-Usted me envi una mquina que le faltaba una parte y debido a esto , la produccin se
detuvo en mi panadera.
As a result of your error, my bakery lost a lot of business.
-A causa de su error, mi panadera perdi mucho negocio.
When I made a complaint to an employee at Customer Services, she was rude and
refused to offer compensation.
-Cuando hice una queja a un empleado de Servicios al Cliente, ella fue grosera y se
neg a ofrecer una compensacin .
I am sure you understand that I will be looking for a new supplier.
-Estoy seguro de que entender que voy a buscar un nuevo proveedor .
John Higgins
- John Higgins
Sherrie's Bakery
-Panadera Sherrie

Unit 12
A:Hi Kate,I'd like to book a return flight to Moscow, business class, for Mr Fisher.
A:Hola Kate, me gustara reservar un vuelo de regreso a Mosc, en clase de negocios, para el
Sr. Fisher.
B:Certainly. When would he like to travel?
B:Por supuesto. Cuando le gustara viajar?
A:He'd like to leave on 3rd January and return on 10th January.
A:Le gustara salir el 3 de Enero y volver el 10 de Enero.
B:I'll check...There are still some places left on a morning flight via Vienna if that's
convenient for him.
B:Voy a comprobar ... todava hay algunas plazas que quedan en un vuelo de la maana a travs
de Viena si eso es conveniente para l.
A:Actually, he'd prefer a direct flight.
A:En realidad, l prefiere un vuelo directo.
B:I checked the direct flight first but I'm afraid it's fully booked.
B:Comprob el primer vuelo directo pero me temo que est completamente lleno.
A:Can you put him on the waiting list, please?
A:Podra ponerlo en la lista de espera, por favor?
B:No problem. Would you like me to hold a place for him on the flight via Vienna, in case
he doesn't get on the direct flight?
B: No hay problema.Le gustara que tenga un lugar para l en el vuelo a travs de Viena, en
caso de que no se lleva el vuelo directo ?
A:Yes, that's a good idea.
A:Si, buena idea.
B:Would he rather have an aisle seat or a window seat?
B:Prefiere un asiento de pasillo o un asiento de ventana?
A:A window seat, please.
A:Asiento de ventana, por favor.
B:Fine, Lisa. Now I'll check the return flights.
B:Bien, Lisa. Ahora ver los vuelos de regreso.