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Alfabetizacion Excel 1º Parte2008
Alfabetizacion Excel 1º Parte2008
para
Trabajar
Nivel I
Excel
para
Trabajar
Nivel I
Elaborado por:
Coordinacin de Capacitacin
Programa BiblioRedes
Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos
Tabla de Contenidos
Conceptos Bsicos
Introduccin
1. Abrir Hojas de Clculo
2. Conceptos Bsicos
Actividades de aprendizaje: Ejercicio 1
Creacin de Tablas
Introduccin
1. Cmo ingresar y modificar nmeros y textos en una celda
Actividades de aprendizaje: Ejercicio 2
1.1. Cmo borrar el contenido de una celda
1.2. Cmo modificar el contenido de una celda
1.3. La funcin Autocompletar de Excel
3. El botn Autosuma
3.1. Cmo usar el botn Autosuma
4. La funcin Promedio
4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio
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Conceptos Bsicos
Conceptos Bsicos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Introduccin
Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para trabajar
con datos y nmeros. Este poderoso programa es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos de frmulas qumicas complejas o manipulaciones y representaciones de
estadsticas en forma grfica.
Como su desarrollo est basado en el concepto de una hoja tabular, o sea en forma de
tabla, aprender a usar las funciones bsicas de Excel es tan fcil como llenar una.
2. Conceptos Bsicos
Al abrir la aplicacin de Excel, encontraremos una hoja de clculo en blanco y en la
parte superior de la pantalla, una barra de men.
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Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrir un men diferente. Cada
men nos ofrece una seleccin distinta de posibles acciones.
Debajo de la barra de men encontraremos la barra de herramientas:
Debajo de estas barras hay una cuadrcula que, en el borde superior est identificado
con letras y, en el lado izquierdo, con nmeros. Este es el espacio de trabajo de Excel.
Cada uno de los cuadritos en la cuadrcula se llama celda y todas las celdas en una
lnea vertical forman parte de una columna, y todas las celdas en una lnea horizontal
forman parte de una fila. Cada hoja de clculo tiene exactamente 65.536 filas y 256
columnas.
Columna
Celda
Fila
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Conceptos Bsicos
Para navegar de una hoja de clculo a otra, se utilizan las pestaas que se encuentran al
extremo inferior izquierdo de la hoja de clculo del ejemplo. Las pestaas dicen Hoja
1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de clculo est ahora abierta en la hoja Hoja 2,
aparece escrito en una letra ms oscura que las de las otras dos pestaas.
Como todava no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente
la diferencia entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada
una de las hojas.
TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 1
1. Abra la aplicacin Excel.
2. Dentro de una hoja de clculo, haga clic sobre la letra E para seleccionar toda la columna.
3. Haga clic sobre el nmero 3 para seleccionar toda la fila correspondiente. Vea qu pasa con la
columna seleccionada anteriormente.
4. Haga clic sobre la celda E3. Vea que aparece el nombre de esta celda en la casilla en la barra de
frmula.
5. Haga clic sobre la celda B7 y vea como cambia el nombre en la casilla mencionada arriba (extremo
superior izquierdo).
6. Dentro de esta hoja, seleccione la celda F11.
7. Cambie a la segunda hoja de clculo (Hoja 2), vea como ahora la celda que est seleccionada no es
la misma F11 que recin seleccion en la primera hora de clculo, vea que la celda seleccionada
es la A1. Fjese tambin que ahora Hoja 2 est escrita en una letra ms oscura que la de los otros
dos botones en la barra abajo de la cuadrcula.
8. Seleccione la celda C4 de la Hoja 2.
9. Cambie a la Hoja 3, vea que de nuevo la celda A1 est seleccionada y que ahora Hoja 3 est escrita en letras ms oscuras.
10. Seleccione la celda E8 de la Hoja 3.
11. Cambie de hoja otra vez a la Hoja 2. Puede ver Hoja 2 escrito en letras oscuras y la celda C4 seleccionada de nuevo para darse cuenta de que efectivamente est en la Hoja 2.
12. Finalmente, guarde este archivo como Ejercicio 1.
Creacin de Tablas
Creacin de Tablas
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Introduccin
En esta unidad aprenderemos a usar la funcin ms bsica que tiene Excel, la de crear
tablas. Las tablas se utilizan para organizar cualquier tipo de informacin, de manera
que sea ms fcil ver la relacin entre los datos. Esta tabla tambin es la base para una
infinidad de funciones y aplicaciones disponibles en Excel.
TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 2
1. Primero, abra una nueva hoja de clculo en el programa Excel y seleccione una celda.
2. Escriba algn texto, su nombre, por ejemplo.
3. Fjese que a medida que va ingresando el texto, ste no solo empieza a aparecer en la celda activa (la que acab de seleccionar), sino que tambin aparece, simultneamente, en la barra de
frmulas.
4. Una vez escrito, hay tres maneras de aceptar el contenido recin ingresado: oprimiendo la tecla
Enter en su teclado; pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado, o haciendo clic en la
barra de frmulas sobre el botn Introducir (en el recuadro rojo).
Es posible que el texto que acabamos de ingresar sea ms largo que lo que se ve en la
longitud de la celda y puede invadir las celdas adyacentes a su derecha, siempre que
estn vacas. Si no lo estn, el texto ser recortado dentro de la celda. Pero es importante recalcar que, aunque el texto parezca invadir el espacio de las celdas adyacentes,
stas siguen vacas y en realidad todo el texto sigue contenido dentro de la celda
dnde hemos empezado a escribirlo.
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Creacin de Tablas
Los nmeros que son demasiado largos para caber dentro de una celda se expresan
de otra manera en Excel (notacin cientfica). La barra de frmulas muestra siempre
el valor que ingresamos originalmente. Pero si ensanchamos la columna que contiene
la celda en cuestin, el nmero se mostrar completo.
Para ensanchar una columna o una fila, basta con que coloquemos el cursor sobre
la lnea que la divide de la siguiente y, manteniendo el botn del mouse apretado, la
desplacemos hacia la izquierda o hacia la derecha, dependiendo si lo que queremos es
ampliarla o reducirla. El cursor, al posicionarse entre columnas o entre filas, adquiere la
forma de flechas en distintas direcciones.
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Creacin de Tablas
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Creacin de Tablas
Tecla
Operacin
Tecla
Suma
()
Resta
Igual a
Multiplicacin
Diferente de
Divisin
Mayor que
>
Menor que
<
<>
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Al comienzo de todas las frmulas de cualquier operacin (suma, resta, multiplicacin o divisin, etc.) se requiere un signo igual (=). Por ejemplo, una frmula
sencilla de suma:
=C2+C3
Frmula
Cifra resultante
Al usar frmulas, los resultados cambian cada vez que se modifican los nmeros. Para
hacer esto, debemos incorporar la celda dentro de la frmula. Una celda se puede
agregar a la frmula en forma manual (escribiendo la letra y nmero correspondientes
a su columna y fila, respectivamente), pero otra forma de hacerlo es seleccionando la
celda con el mouse y haciendo clic sobre ella. La celda seleccionada tendr un recuadro
de 2 colores, con una lnea punteada intermitente:
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Creacin de Tablas
TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 3
1. Abra una hoja de clculo
2. En la celda B2, ingrese el nmero 8.
3. En la celda C2, ingrese el nmero 11.
4. En la celda B3, ingrese el nmero 5.
5. Seleccione la celda D2, donde agregaremos la frmula.
6. Escriba =.
7. Haga clic sobre la primera celda que va a incluir en la frmula: B2.
8. Escriba un signo de operacin aritmtica. Para este ejercicio, escriba el signo ms (+). El signo de
operacin aparecer en la celda y en la barra de frmulas.
9. Haga clic sobre la prxima celda que va a incluir en la frmula: C2.
10. Escriba de nuevo un signo (+).
11. Haga clic sobre la ltima celda que va a incluir en la frmula: B3.
12. Finalmente, para validar la frmula y ver el resultado, es necesario oprimir la tecla Enter o hacer
clic sobre el botn Introducir (en el crculo rojo), situado en la barra de frmulas. Con este paso
se concluye la frmula.
NOTA: Cuando est ingresando la frmula (despus de ingresar el signo = y antes de oprimir la tecla Enter), si
en algn momento usted se desplaza a otra celda, Excel incluir esa celda en la frmula. Si lo que quiere hacer
es cancelar la frmula y seleccionar otra celda, debe hacer un clic sobre el botn cancelar X en la barra de
frmulas.
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Introduccin
Adems de las frmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada funciones. Las funciones de Excel nos ofrecen la posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se utilizan
comnmente, tales como una sumatoria, un promedio, etc. Adems de estas funciones
matemticas, tambin son posibles las funciones financieras, estadsticas, trigonomtricas,
etc., expandiendo as su utilidad para incluir a muchas disciplinas diferentes.
=Suma (A1:A200)
Signo igual
Nombre de la funcin
1.1. Argumentos
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Pensemos en un argumento como una pieza de informacin que aclara lo que debe
hacer la funcin. En el ejemplo de arriba, se sumar todo el rango A1:A200. Es decir,
que dentro de los parntesis que forman el contenido de la funcin se sumarn los
datos ingresados en las celdas A1, A2, A3, A4... hasta la A200.
Promedio
Mximo
evielMnimo
Ahora
Contar
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros que hay en la
lista de argumentos.
Por ejemplo, si queremos sumar los datos contenidos en el rango compuesto por las
celdas B2 a B12 de una hoja de clculo, al crear una frmula para sumar estos 10 datos,
en la barra de frmula aparecera lo siguiente:
= B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12.
Una funcin, sin embargo, puede simplificar esta frmula de la siguiente manera:
=SUMA(B2:B12). Esta funcin es especialmente til cuando estamos sumando un rango
de celdas grande, de 10, 30 ms celdas.
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Una vez elegida la funcin, debemos hacer clic sobre el botn Aceptar, desde ah
iremos al segundo paso del Asistente de Funciones, donde podremos especificar
los argumentos que se utilizarn en la funcin.
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En nuestro caso, Excel debera haber interpretado bien y dentro de la franja debe
decir B2:B12, indicando as, que la funcin realizar la suma de los nmeros en
todas las celdas desde B2 a B12.
Es posible incluir ms argumentos, si es que fuera necesario (por ejemplo, B2:B12, C2:C7,
si deseamos agregar a la suma de las celdas B2 a B12, los valores contenidos en las
celdas B2 a C7).
Esta otra lista de valores (argumentos) se agregaran en la franja Numero 2 y, al agregarlo, se abrira otra franja por si acaso quisiramos seguir agregando ms argumentos
a la funcin.
Ahora hacemos clic en el botn Aceptar y, en la barra de frmulas encontraremos
la frmula =SUMA(B2:B12;C2:C7) y, la celda B13 contendr el resultado final de la
operacin.
3. El botn Autosuma
La funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas,
llamado Autosuma. Con el botn Autosuma ni siquiera es necesario usar el Asistente
de Funciones o escribir la funcin para sumar un rango de datos. Usarla es tan simple
como hacer clic sobre el botn con el icono de la barra de herramientas. Excel automticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la funcin.
3.1. Cmo usar el botn Autosuma
Primero, debemos seleccionar la celda en la que queremos visualizar el resultado,
luego, hacemos clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas y, finalmente,
oprimimos Enter.
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4. La funcin Promedio
Aparte de la funcin Suma, otra funcin muy utilizada en Excel, es la de Promedio.
Para realizar esta funcin de forma rpida, podemos seguir el procedimiento que detallamos a continuacin:
4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio
Primero, debemos seleccionar la celda F3, donde insertaremos el resultado de la
funcin, en este caso, para calcular el promedio de los nmeros en las celdas B3
a D3.
Ahora, abrimos el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio.
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TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 4
1. Cree una tabla similar a la que aqu aparece:
2. Utilice el Asistente de Funciones para calcular el promedio de los datos de marzo, abril y mayo para
ambos aos, obtenga los resultados en las celdas F3 y F4, respectivamente.
3. Utilice el botn de Autosuma para calcular los totales en la columna E.
4. Guarde el archivo en Mis Documentos, con el nombre de "Ejercicio 4".
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Manipulando Imgenes
Nombre
Empresa
Ciudad
Regin
Una vez hecho esto, agregaremos 6 filas con datos inventados u obtenidos de alguna
gua de empresas. La lista de datos que usaremos para aprender esta herramienta es
relativamente pequea. Una lista de datos en Excel puede llegar a tener miles de registros
(lneas) y muchas ms categoras que las 5 que se encuentran en esta lista de ejemplo.
Con una lista de datos tan grande podra ser muy difcil manejar toda la informacin
contenida adentro. He aqu la gran utilidad de los filtros de datos.
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TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 5
1. Dentro de la tabla que hemos construido, debemos seleccionar una celda cualquiera dentro
de ella.
2. Una vez hecho eso abrimos, en la barra de men, la opcin Datos y, luego, la opcin Filtro.
3. Al hacer esto se abrir otro pequeo men en el cual debemos seleccionar la opcin Autofiltro.
4. Aparecern unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas. Y haciendo clic sobre una
de esas flechas se nos desplegar un men de varios criterios de filtro posibles.
5. Para este ejercicio, hagamos clic sobre la flecha de la columna Ciudad y, luego, elijamos una ciudad
en particular de las que hemos agregado a la tabla.
6. Excel oculta todas las filas excepto aqullas que incluyen el elemento seleccionado. En otras palabras, la lista se filtra por el elemento seleccionado, mostrndonos solamente las entradas para
las personas que trabajan en la ciudad que hemos elegido.
7. Luego de filtrar la lista, la flecha arriba de la columna Ciudad cambia de color para recordarnos
que la lista est filtrada por un valor en esta columna.
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Manipulando Imgenes
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1. Para mostrar de nuevo la tabla completa, debemos hacer clic sobre la opcin Datos
en la barra del men y, luego, seleccionar Filtro y, finalmente, seleccionar Mostrar
todo.
2. Para salirnos del modo filtro automtico y eliminar las flechas de los campos, seleccionamos de nuevo la opcin Datos, Filtro y Autofiltro.
TT Actividades de aprendizaje
Ejercicio 6
1. Utilizando la planilla del archivo listadedatos.xls, seleccionamos cualquier celda de la columna A
(columna de Apellido).
2. Pulsamos el botn Orden ascendente de la barra de herramientas.
3. Observamos que, excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfabticamente
segn el listado de apellidos.
4. Podemos efectuar la misma ordenacin, pero en orden descendente a travs del botn
5. Solo podemos ordenar datos verticalmente. Por ejemplo, una serie de datos escritos en una sola fila
no se pueden ordenar.
6. Los nmeros se ordenan de la misma manera que las palabras. En columnas mixtas (cuando hay algunas celdas con nmeros y otras con texto), los botones de ordenamiento pondrn todos los nmeros
primero y despus el texto.
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Dirjase a la pgina 30, para que pueda autoevaluarse y aclarar sus dudas, antes de continuar con el captulo de Grficos.
Autoevaluacin
Auto evaluacin
A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreando
su propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podr determinar si necesita
ms horas de prctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar.
Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepcin del logro alcanzado y
apropiacin de su aprendizaje. Luego hgase alguna recomendacin de cmo proseguir
y convrselo con su capacitador o capacitadora.
Conceptos Bsicos
Aprendizajes Logrados
Si
En parte
No
Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente.
FF Continuar con la prxima unidad.
FF Ejercitar un poco ms.
FF Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora
para aclarar dudas.
FF Otro
Creacin de Tablas
Aprendizajes Logrados
Si
En parte
No
Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente.
FF Continuar con la prxima unidad.
FF Ejercitar un poco ms.
FF Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora
para aclarar dudas.
FF Otro
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Si
En parte
No
Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente.
FF Continuar con la prxima unidad.
FF Ejercitar un poco ms.
FF Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora
para aclarar dudas.
FF Otro
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Excel
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