Presentacion SD - Pedido de Ventas

Programa de
Entrenamiento
a Usuarios Finales
Mdulo:
SD
Curso:
Pedido de Ventas
Capacitador:
Jos Miguel Fernndez
Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales
AGENDA
Introduccin
Objetivos
Conceptos del Proceso
Transacciones
Flujo del proceso

Transacciones/Temas
Conceptos Bsicos
Glosario de trminos utilizados
Clases de Pedido
VA01: Crear Pedido de Venta
VA31: Crear Plan de Entrega
Transacciones adicionales: VA02, VA03, VA31, VA32
Desbloqueo: VA02, VA32, V.23
Conclusin del curso
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
Usted ser capz de:
Entender el proceso de Pedidos de Venta SAP
Explicar los cambios de transacciones especficas
luego de la implementacion de SAP
Ejecutar las siguientes funciones:
Crear Pedidos de Venta
Modificar Pedidos de Venta
Visualizar Pedidos de Venta
Desbloquear Pedidos de Venta
Anular y borrar Pedidos de Venta
FLUJO DE VENTAS
Recordemos: Flujo Bsico de Ventas SD
Pedido de Venta
Aprobacin
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Picking
Salida Mercancas
Entrega de Mercancas
Manejo mercanca:
Entrega a cliente
Gua despacho
Contabilizacin Costos
Facturacin
Factura
Contabilizacin
Impresin factura
FLUJO DE VENTAS: PEDIDO

Recordemos que:
El Pedido de Ventas determina la venta
que se realizar.
Pedido de Venta
Aprobacin
Todo proceso de venta se inicia con un

Pedido:
Ventas con todas su variantes
Ajustes de Facturas: ND y NC
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Retorno de Mercancas (Devoluciones)
El Pedido de
Venta es el
corazn de SD

Pedido de Ventas
En este proceso se definen, entre otras cosas:
Cliente
Materiales de venta
Pedido de Venta
Aprobacin
Pedido de Venta
Para materiales de stock, o que requieran

gua de despacho, se determina el centro,
expedicin
Precios, tipo cambio
Glosa que acompaar la factura
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Se determina el tipo de factura: factura,

factura exenta y boleta (adems de NC y ND)
Los Pedidos para materiales de stock deben
tener una orden CO para definir CeCo

Pedido de Ventas
Tener en cuenta:
TODO pedido de venta debe ser aprobado
Pedido de Venta
Aprobacin
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Cualquier modificacin en un pedido requiere

una nueva aprobacin
El sistema permite crear un pedido de ventas
a partir de un documento de ventas anterior.
Esto se llama creacin con referencia y
ahorra mucho tiempo!
La referencia puede ser un pedido de ventas
o una factura (importante para crear notas de
ajuste)
Si un pedido de ventas no se utilizar, hay
que borrarlo del sistema! Esto evitar que se
facture por error.
FLUJO DE VENTAS: ENTREGA

Entrega
La entrega toma los datos del

pedido. En este proceso:
Picking
Salida Mercancas
Se realiza la entrega de
mercancas
Se imprime la gua de
despacho, si corresponde
Se contabiliza el costo de la
venta
Entrega de Mercancas
Manejo mercanca:
Entrega a cliente
Gua despacho
Contabilizacin Costos
FLUJO DE VENTAS: FACTURA

Factura
La factura toma los datos desde la entrega, y en los

casos en que no exista entrega, directamente desde
el pedido de ventas.
En este Proceso:
Facturacin
Se contabiliza la venta (integracin con FI)

Se imprime el documento legal de venta
Factura
Contabilizacin
Impresin factura
TRANSACCIONES / TEMAS
A nivel de transacciones, los pedidos de venta se dividen en dos grupos:
Pedido de Venta
VA01: Crear Pedidos de Venta
VA02: Modificar Pedidos de Venta
VA03: Visualizar Pedidos de Venta
V.23: Desbloquear Pedidos de Venta

Pedido de venta tipo Plan de Entrega
VA31: Crear Plan de Entrega
VA32: Modificar Planes de Entrega
VA33: Visualizar Planes de Entrega

Adems de la transaccin auxiliar
VA05: bsqueda de pedidos de venta
VA35: bsqueda de planes de entrega
CONCEPTOS DEL PROCESO
Todo documento de ventas posee dos tipos de campos:
Cabecera: campos vlidos para todo el documento
Posicin: campos vlidos para cada posicin. En las posiciones se
ingresarn los materiales que se vendern
Cabecera
Datos cliente
Glosa Factura
Cabec
era
Posicin
Datos vlido para cada
material
Pos 3
Pos 2
Pos 1
Material 1
Precio 1
Tanto el la Cabecera como en la Posicin existen campos que deben ser
completados de manera obligatoria, llamados datos incompletos. Muchos de
estos datos son trados automticamente del los Datos Maestros:
DI: Datos Incompletos que debe ser llenado cada vez que se crea un pedido
Ej: cliente, material, precio
DIDM: Datos Incompletos que vienen de los Datos Maestros
Ej: grupo imputacin cliente, condiciones de pago
DO: Datos que no son necesarios para que funcione el sistema
Ej: glosas
Cabecera
Cabec
er
a
Posicin
Pos 3
Pos 2
Pos 1
Material 1
Precio 1
GLOSARIO DE TRMINOS
Conceptos bsicos de los Pedidos de Venta: Cabecera
Solicitante (DI)
Nmero de cliente al cual se le realizar la venta
Grupo imputacin cliente (DIDO)
Grupo de imputacin que posee el cliente por defecto en el

Maestro de Clientes.
Condiciones de Pago (DIDO)
Corresponde al plazo de pago que se le extiende al cliente

Cada cliente tiene asociada uma condicin de pago en el
Maestro de Clientes. Sin embargo, ests condiciones se pueden
modificar dependiendo de cada venta.
GLOSARIO DE TRMINOS
Nmero de Pedido (DI)
Referencia alfanumrica para indicar el nmero de pedido,

contrato o solicitud de venta empleada en el rea que realiza la
venta
Cada rea debe desarrollar una nomenclatura propia para
manejar el nmero de pedido.
Textos de Cabecera (DO)
Se definen 4 diferentes textos de cabecera para la Glosa que

ser impresa en la factura
Texto1: Texto para la Glosa principal
Perodo Facturado: Texto para el perodo facturado
Tipo de Cambio: Texto para incluir tipo de cambio
Texto2: Texto para incluir datos anexos
GLOSARIO DE TRMINOS
Datos Adicionales A (DO)
Dentro de la cabecera del documento de pedido existe un menu

para incluir datos adicionales en el Pedido de Ventas.
Grupo de Clientes 1: Permite seleccionar la opcin de boleta de
ventas em vez de facturas. til para venta de tipo retail.
Moneda (DO)
Permite cambiar la moneda de la venta y asignar tipos de

cambio definidos por FI
Incoterm (DI)
Corresponde a las condiciones de expedicin (traslado) de las

mercancas; por ejemplo CIF y FOB.
Para materiales que nos sean de stock utilizamos UN
GLOSARIO DE TRMINOS
Conceptos bsicos de los Pedidos de Venta: Posicin
Centro de expedicin (DI)
Lugar fsico en el cual se almacenan los materiales.

En el caso de los materiales que no sean de stock, los
materiales se almacenan en un solo Centro ficticio por cada
compaa.
Puesto de Expedicin (DIDO)
Punto fsico em el cual se realizan actividades de carga de

productos. Um Centro puede tener ms de un Puesto de
Expedicin.
Elemento PEP (DO)
Elemento PEP asociado a la venta. Entregado por PS
GLOSARIO DE TRMINOS
Orden (DI)
Orden interna de ventas. Por ejemplo, para vender activos fijos

se utilizar uma orden interna de FI
Tambin es necesario para venta que sean de materiales de
stock. En este caso se utiliza uma orden CO para definir el
Centro de Costo.
Textos de Posicin (DO)

Se definen 2 textos de posicin para la Glosa que ser impresa en la
factura
Texto ventas material: Texto para describir el material
Precio Unitario: Texto para incluir el precio unitario del material
GLOSARIO DE TRMINOS
Datos Adicionales A (DO)
Dentro de la posicin del documento de pedido existe un menu

para incluir datos adicionales para el material.
Grupo de Clientes 1: Permite seleccionar la opcin de no
imprimir la cantidad del producto en la factura.
GLOSARIO DE TRMINOS
Precio (DI)
Existen tres tipos de precios que pueden ser aplicados a

cada material:
Precio Manual Unitario: PR00
Precio que se ingresa al momento de realizar el pedido de ventas.

Este precio se define fuera del sistema SAP.
Precio Manual por el Total: YPR1
Precio vlido por la cantidad total del material vendido. Este precio
se define fuera del sistema SAP.
Precio por Tabla: YPR0
Precio definido previamente en los Datos Maestros de Precio
La factura toma los datos de la Cabecera y Posicin para incluirlos en la

glosa. Esta informacin corresponde entre otros a:
Datos Cliente: nombre, direccin, RUT (CUIT), giro
Datos Posicin: Materiales y precios
Datos adicionales A Grupo material es 1: determina si se imprime la
cantidad del material en esa posicin
Textos de Cabecera
Textos de Posicin
Manejo de Textos para
Factura, Factura
Exenta, ND y NC:
Datos Cliente
Total
Texto1 (cabecera)
Perodo facturado (cabecera)
Pos 1, precio PR00
Txt. Ventas material

Material 1
Cantidad
PR00
PR00 x Cant.
Pos 2, precio YPR0

Material 2
YPR0
YPR0 x Cant.
Pos 3, precio YPR1

Material 3
Cantidad
Pos 4, precio YPR1,

texto Precio Unitario

Material 4
Cantidad
Pos 5, precio YPR1,

no imprime cantidad

Material 5
Tipo de cambio (cabecera)

Texto2 (cabecera)
YPR1
Precio Unitario
YPR1
YPR1
Tipos de Pedido
Existen diferentes tipos o clases de pedido que se adecuan a las
necesidades de cada tipo de venta
Clases de Pedido
Pedido sin Entrega YOR
Ventas de materiales que no sean de stock, como es el caso de

los servicios, energa, potencia, cenizas, gas, etc.
Este pedido tiene bloqueo para factura
Pedido YOR
Desbloqueo Factura
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Factura
Clases de Pedido
Pedido Estndar o Pedido con Entrega YORD
Este tipo de pedido genera una Entrega. En la Entrega el

material puede ser entregado en partes (varas GD)
Se utilizar este Pedido en dos casos:
Para la venta de productos de stock
Para la generacin de guas de despacho. Por ejemplo, si se

vende cenizas y se requieren guas de despacho para
trasladar el producto
Pedido est bloqueado para Entrega y Factura
Pedido YORD
Desbloqueo Entrega y Factura
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Entrega
Factura
Clases de Pedido
Solicitud de Abono o Nota de Dbito YDR
Permite realizar la nota de ajuste del tipo ND

No requiere del proceso de Entrega
Bloqueo para Factura
Creacin con Referencia
Factura Original
Pedido YDR
Desbloqueo Factura
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Factura
Clases de Pedido
Solicitud Nota de Cargo o nota de Crdito YCR
Generacin de NC
No requiere del proceso de Entrega
Bloqueo para Factura
Creacin con Referencia
Factura Original
Pedido YCR
Desbloqueo Factura
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Factura
Clases de Pedido
Devolucin o Retorno de Mercancas YRE
Tipo de Nota de Crdito asociada a la devolucin de mercancas

Este pedido de venta tiene Entrega asociada
Factura Original
Pedido YRE
Desbloqueo
Entrega
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Factura
Clases de Pedido
Venta Retenedor de Impuestos ZFC
Pedido de venta que inicia un flujo de venta en el cual no se

imprime una factura (la factura la enva el cliente)
En este tipo de flujo se requiere aprobar la factura del cliente
antes de contabilizar la venta
Bloqueo para Entrega, Factura y Contabilizacin
Pedido ZFC
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Entrega
Factura
Desbloqueo
VA03 Visualizar
Contabilizacin
Clases de Pedido
Tipos de Plan de Entrega
El Plan de Entrega es un tipo de Pedido de Ventas que permite calendarizar
Entregas bajo un programa predeterminado.
Los Planes de Entrega estn disponibles solo para casos muy particulares
Ventajas:
La mayor ventaja de este tipo de pedido para nosotros es que permite
aprobar varios pedidos de una vez.
Desventajas:
Si se programan Entregas a largo plazo puede ser necesario modificar el
Pedido, lo que implicar que se tenga que aprobar de nuevo.
Los datos de cabecera para todas las Entregas debe ser el mismo. Esto
es, mismo cliente, condiciones de pago, incoterms, etc.
Clases de Pedido
Plan de Entrega YLP
Permite planificar varias entregas segn un calendario

Cada Entrega queda especificada en una posicin
Se define la fecha de la entrega
Se comporta igual que un Pedido con Entrega (YORD) en todo
otro respecto
Pedido YLP
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Entregas
Factura
Clases de Pedido
Plan de Entregas con bloqueo de contabilizacin YDS
Plan de Entrega que permite modificar le precio directamente en

la factura. til en los casos en los cuales se debe realizar una
entrega al cliente ANTES de conocerse el precio final de la venta
Por ello requiere de una nueva aprobacin para contabilizacin
En caso de utilizarse, se recomienda utilizar este tipo de pedido
para programar entregas unitarias, es decir, como si fuera un
pedido YORD con una sola Entrega
Se desaconseja utilizar esta alternativa
Pedido YDS
TX:
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
VA03 Visualizar
Entregas
Factura
Desbloqueo
Contabilizacin
TRANSACCIONES
PEDIDO
Objetivo de la Transaccin VA01:
Esta transaccin permite crear Pedidos de Venta en el sistema
Concepto de la Transaccin VA01:
Los tipos de pedido asociado a esta transaccin son:

YOR, YORD, YCR, YDR, YRE, ZFC
Para cada tipo de pedido es necesario ingresar los datos
incompletos. Los principales son cliente, material y precio
Cada material que se vende corresponde a una posicin
Em la cabecera se incluye la informacin que es vlida para
todas las posiciones
En esta transaccin se completa la informacin que se utilizar
en la glosa
Todo pedido requiere aprobacin. Si se modifica un pedido, debe
ser aprobado nuevamente.
Si puede, cree el pedido con referencia
PEDIDO
Puntos importantes a ser considerados para la ejecucin de esta

transaccin
Se debe tener claridad respecto del tipo de venta que se desea

realizar
Recuerde que no se pueden crear pedidos de venta si el cliente
o el material no est creado en los Datos Maestros
El texto de Precio Unitario permite escribir el precio como texto
en la glosa em los casos que nos sea posible incluir el precio por
PR00
Recuerde que si se desea imprimir uma boleta es necesario
indicarlo en el pedido.
En el pedido es posible manejar campos que afectan la
imputacin de la venta.
Antes de grabar el pedido asegrese de que los datos quepan en
la factura impresa!
DESBLOQUEO
Desbloqueo
VA02: desbloqueo para Entrega en Pedido
V.23: desbloqueo para factura
Concepto de la transaccines V.23:
La transaccin que permite eliminar el bloqueo para facturacin.
Esta transccin permite buscar em el sistema pedidos bloqueados

para facturacin
Concepto de la transaccines VA02:
La transaccin para desbloquear entregas es la misma que la usada

para modificar el pedido. De hecho, para desbloquear un pedido se
debe modificar su estado.
Solo los aprobadores podrn utilizar esta transaccin para modificar el

campo de bloqueo para entrega.
Esta transaccin tambin permite eliminar el bloqueo para facturacin
DESBLOQUEO

transaccin
Solo los aprobadores tendrn acceso a las transacciones de

desbloqueo mediante un Perfil de aprobador
Es importante delegar este perfil si el aprobador no se
encontrar disponible para eliminar bloqueos
Demostracin
Crear Pedido/Pedido sin entrega

Demo 5.1
Ejercicio
Crear Pedido/Pedido sin entrega

Ejercicio 5.1
Demostracin
Crear Pedido/Pedido con entrega

Demo 5.2
Ejercicio
Crear Pedido/Pedido con entrega

Ejercicio 5.2
PLAN ENTREGA
Objetivo de la Transaccin VA31:
Esta transaccin permite crear Pedidos del tipo Plan de Entrega
Concepto de la Transaccin VA31:
Los tipos de pedido asociado a esta transaccin son:

YLP, YDS
Para cada tipo de pedido es necesario ingresar los datos incompletos.
Los principales son cliente, material, precio y fechas entregas
Cada material que se vende corresponde a una posicin
En la cabecera se incluye la informacin que es vlida para todas las
posiciones
En esta transaccin se completa la informacin que se utilizar en la
glosa
Todo pedido requiere aprobacin. Si se modifica un pedido, debe ser
aprobado nuevamente.
Si puede, cree el pedido con referencia
Evite utilizar este tipo de ventas
PLAN ENTREGA
transaccin
Se debe tener claridad respecto del tipo plan de entrega que se

desea realizar
Recuerde que no se pueden crear pedidos de venta si el cliente
o el material no est creado en los Datos Maestros
El texto de Precio Unitario permite escribir el precio como texto
en la glosa em los casos que nos sea posible incluir el precio por
PR00
Recuerde que si se desea imprimir uma boleta es necesario
indicarlo en el pedido.
En el pedido es posible manejar campos que afectan la
imputacin de la venta.
Cada entrega tiene los mismos datos de cabecera y por ende, de
glosa.
Antes de grabar el pedido asegrese de que los datos quepan en
la factura impresa!
Demostracin
Crear Pedido/Plan de Entrega con

bloqueo contabilizacin
Demo 5.3
TRANSACCIONES ADICIONALES
Transacciones adicionales:
VA02: modificar Pedido

VA03: visualizar Pedido
VA32: modificar Plan de Entregas
VA33: visualizar Plan de Entregas
Concepto de la transaccines VA02 y VA32:
Las transaccin de modificacin permiten modificar datos em

pedidos de venta ya creados.
Son tiles para actualizar o corregir datos
Cada vez que se grabe uma modificacin, el pedido de ventas

se bloquear automticamente.
Estas transacciones solo permiten visualizar um pedido, sin tener

la posibilidad de efectuar cambios.
TRANSACCIONES ADICIONALES

transaccin
No se puede modificar los datos de cliente, material, precios si la

venta toca la contabilidad. Esto sucede en dos puntos, al
contabilizar la salida de mercanca y al contabilizar la factura.
Solo el usuario de Pedido podr modificar pedidos de venta.
Tanto los aprobadores como los usuarios pueden utilizar las
transacciones de visualizacin
DESBLOQUEO
Desbloqueo
VA02: desbloqueo para Entrega en Pedido
VA32: desbloqueo para Entregas en Plan de Entregas
V.23: desbloqueo para factura
Concepto de la transaccines V.23:
La transaccin que permite eliminar el bloqueo para facturacin.
Esta transccin permite buscar em el sistema pedidos bloqueados

para facturacin
La transaccin para desbloquear entregas es la misma que la usada

para modificar el pedido. De hecho, para desbloquear un pedido se
debe modificar su estado.
Solo los aprobadores podrn utilizar esta transaccin para modificar el

campo de bloqueo para entrega.
Esta transaccin tambin permite eliminar el bloqueo para facturacin
DESBLOQUEO

transaccin
Solo los aprobadores tendrn acceso a las transacciones de

desbloqueo mediante un Perfil de aprobador
Es importante delegar este perfil si el aprobador no se
encontrar disponible para eliminar bloqueos
BSQUEDA
Transacciones de bsqueda:
VA05: bsqueda de Pedidos
VA35: bsque da Planes de Entrega
Estas transacciones permiten realizar bsqueda de pedidos em

el sistema
El sistema proporciona filtros para acotar las bsquedas

transaccin
Por control cada usuario y aprobador solo podr realizar

bsquedas de pedidos por rea de venta
ie
n
Cl
Canal
Datos
Maestros
les
ria
El Pedido de Ventas
determina TODO el flujo
de venta.
Existen dos tipos de
pedido: Pedido y Plan
de Entrega
Posee datos
incompletos
Posee datos
opcionales
Todo Pedido debe ser
aprobado
El desbloqueo es
equivalente a modificar
el pedido
Org. de Vta
at e
M
Resumen
te
s
RESUMEN
Precios
Sector
AREA DE VENTA
Pedido
Plan E.
Desbloqueo
Entrega
Factura
Datos
Datos
Incompletos: Opcionales:
Cliente
Glosa
Material
Boleta
Precio
PEP, etc
CONCLUSIONES DEL CURSO
CONCLUSIN
Desde este momento usted debe ser capz de:

Entender el proceso de Pedido de Venta
Utilizar las diferentes clases de Pedidos
Entender como el Pedido de Ventas afecta a los
procesos de Entrega y Factura
Ejecutar las siguientes transacciones:
VA01, VA02, VA03
VA31, VA32, VA33
VA05, VA35
PREGUNTAS?

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Flujo del proceso

Conclusin del curso

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

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FLUJO DE VENTAS: PEDIDO

Todo proceso de venta se inicia con un

Retorno de Mercancas (Devoluciones)

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FLUJO DE VENTAS: PEDIDO

Para materiales de stock, o que requieran

Se determina el tipo de factura: factura,

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

FLUJO DE VENTAS: PEDIDO

Cualquier modificacin en un pedido requiere

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

FLUJO DE VENTAS: ENTREGA

La entrega toma los datos del

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

FLUJO DE VENTAS: FACTURA

La factura toma los datos desde la entrega, y en los

Se contabiliza la venta (integracin con FI)

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

VA01: Crear Pedidos de Venta

VA02: Modificar Pedidos de Venta

VA03: Visualizar Pedidos de Venta

V.23: Desbloquear Pedidos de Venta

VA31: Crear Plan de Entrega

VA32: Modificar Planes de Entrega

VA33: Visualizar Planes de Entrega

VA05: bsqueda de pedidos de venta

VA35: bsqueda de planes de entrega

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

CONCEPTOS DEL PROCESO

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

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Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

Nmero de cliente al cual se le realizar la venta

Grupo imputacin cliente (DIDO)

Grupo de imputacin que posee el cliente por defecto en el

Condiciones de Pago (DIDO)

Corresponde al plazo de pago que se le extiende al cliente

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Nmero de Pedido (DI)

Referencia alfanumrica para indicar el nmero de pedido,

Textos de Cabecera (DO)

Se definen 4 diferentes textos de cabecera para la Glosa que

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Datos Adicionales A (DO)

Dentro de la cabecera del documento de pedido existe un menu

Permite cambiar la moneda de la venta y asignar tipos de

Corresponde a las condiciones de expedicin (traslado) de las

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Centro de expedicin (DI)

Lugar fsico en el cual se almacenan los materiales.

Puesto de Expedicin (DIDO)

Punto fsico em el cual se realizan actividades de carga de

Elemento PEP (DO)

Elemento PEP asociado a la venta. Entregado por PS

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