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Proceso de Toma de Decisión PSP
Proceso de Toma de Decisión PSP
Definir Qu es un problema?
Explicar el concepto de Proceso de Solucin de problema.
Analizar la Toma de Decisiones en el Proceso de Solucin de problema.
Describir los tipos y dimensiones de las Decisiones.
Explicar el Proceso de Solucin de Problemas. Distinguir proceso y contenido.
Explicar los pasos del Proceso de Solucin de Problemas.
Enumerar y explicar las tcnicas y herramientas ms utilizadas en cada paso.
Analizar la eficacia en la Solucin de Problemas y Toma de Decisiones
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En el presente tema abordamos los aspectos esenciales relacionados con el Proceso de Solucin de
Problemas (PSP). En tal sentido nos proponemos brindar los elementos que facilitan la obtencin de
decisiones a travs de la participacin de los trabajadores, proporcionando la posibilidad de influir cada vez
ms en su actividad a travs del conocimiento y desarrollo de habilidades que le permitan afrontar con xito
los nuevos y cada vez ms complejos problemas en su vida profesional
En los ltimos aos, una de las vas principales para lograr ese objetivo ha sido la creacin de equipos para la
solucin de problemas: grupos de trabajadores que realizan encuentros de forma regular para identificar y
resolver problemas relacionados con el trabajo.
La solucin de problemas en grupo ha tenido xito gracias al proceso comn de enseanza que se ha seguido
con todos los participantes en los grupos de trabajadores para la solucin de problemas. El PSP, que fue
implementado hace varios aos, provee a los participantes de un mapa a seguir, de un lenguaje comn para la
solucin de problemas y de un conjunto de instrumentos y tcnicas.
Emplear un mtodo sistemtico para la solucin de problemas puede ayudar a los grupos (y tambin a
individuos) a no cometer errores que conllevan a la solucin ineficaz de problemas tales como:
Saltar a una conclusin antes de analizar con eficacia todos los aspectos del problema.
No recoger los datos fundamentales, ya sean acerca del problema o de las soluciones propuestas.
Atacar problemas que estn ms all del control o la influencia de los miembros del grupo.
Trabajar en problemas que son demasiado generales, demasiado grandes o no bien definidos.
Desarrollo deficiente de la exposicin de la base racional para la solucin de un problema.
No lograr la participacin especialmente de individuos que no pertenecen al grupo cuando se buscan
soluciones.
Incapacidad de establecer un plan adecuado para poner en prctica y evaluar la solucin recomendada.
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6.
Evaluacin de la Solucin.
LAS DECISIONES.
Las decisiones constituyen un suceso reiterado en nuestra vida cotidiana. Cualquier accin que se desarrolle
en una organizacin, grupos de personas e incluso individualmente, requiere de una decisin previa con
independencia del grado de conciencia que se tenga de esto. La toma de decisiones es un proceso inherente a
cualquier ser racional que se produce necesariamente en situaciones problemticas y/o de eleccin.
A priori pudiramos plantear que decidir es seleccionar qu hacer, contando con una serie
de opciones y teniendo en cuenta determinados factores, como por ejemplo: importancia,
factibilidad, etc.
Las decisiones revisten gran importancia, tanto en nuestra vida personal como profesional, pues cada
individuo no puede verse como algo totalmente independiente a los dems, ni en el marco de la familia,
crculo de amistades y, menos, dentro de las organizaciones que cada da se tornan ms interdependientes y
complejas.
Asimismo, cuando se desarrolla la evaluacin de opciones o soluciones potenciales, debern valorarse
cuidadosamente los parmetros, criterios, etc. que han de tenerse en cuenta para la eleccin de la posible
solucin. No debemos pasar por alto los requisitos mnimos que pudieran constituir premisas indispensables
para una buena decisin. Por ejemplo:
Contar con la informacin necesaria, tanto en las estadsticas como en hechos que puedan constituirse en
pruebas de apoyo.
Experiencia y conocimiento sobre el problema de las personas involucradas en su solucin.
Necesidad y deseo de cambiar, etc.
Las decisiones en trminos de direccin pueden dividirse en dos grupos:
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1.
2.
Estandarizadas.
No estandarizadas.
Las del primer grupo son aquellas en las que al presentarse una situacin ya se sabe lo que hay que hacer y se
acta de acuerdo con lo establecido. Las del segundo grupo corresponden, por lo general, a problemas nuevos,
de diferente naturaleza y variabilidad que no permiten la sistematizacin y uniformidad de sus soluciones. En
este tipo de decisiones nos interesaremos en lo adelante.
Enfocndonos en la bsqueda de efectividad en las decisiones no estandarizadas, podemos analizar en ellas
dos dimensiones:
Calidad.
Aceptacin.
La prioridad de estas dimensiones puede depender de las caractersticas del problema que se nos presente:
Los que requieren decisiones de alta calidad y baja aceptacin.
Los que requieren decisiones de baja calidad y alta aceptacin.
Los que requieren decisiones de alta calidad y alta aceptacin.
Los dos ltimos grupos de problemas requieren de un proceso participativo para alcanzar las soluciones,
resultando aconsejable transitar por los diferentes pasos del PSP. A esto dedicaremos en lo adelante nuestro
anlisis.
IDENTIFICACION
DEL
PROBLEMA
ANALISIS
DEL
PROBLEMA
EVALUACION
IMPLEMENTACION
TOMA DE
DECISION/
PLAN DE
ACCION
GENERACION
SOLUCIONES
POTENCIALES
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La definicin del problema debe describir la situacin que se desea cambiar como realmente existe y de la
forma ms objetiva posible. No debe contener ni causas ni soluciones.
Para contrapesar el como realmente existe se especificar una condicin deseada una descripcin del
estado que se desea alcanzar mediante la solucin del problema. La especificacin del objetivo a menudo
ayuda a proporcionar un enfoque y una direccin.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
- Tormenta de Ideas
- Anlisis de Pareto.
- Votacin Ponderada
- Reduccin de Listado
- Entrevistas
- Encuestas, etc.
De este paso depende en gran medida el xito en la solucin del problema, ya que si no se identifica bien cul
es el problema, se estar trabajando en una solucin que no va a resolverlo.
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PASO 2.
Para el desarrollo de este paso la obtencin de datos e informaciones son un elemento fundamental. La
confianza en datos en oposicin a las opiniones- es uno de los grandes pilares en que se sustenta el proceso
de solucin de problemas.
Toda la recoleccin y el anlisis de los datos se basa en dos preguntas aparentemente simples:
Qu quiere usted conocer?
Cundo lo conozca qu va a hacer?
Debemos recordar siempre que los datos constituyen la base de nuestras acciones. Habitese a discutir un
problema sobre la base de los datos y respetar los hechos evidenciados por estos.
Explique el propsito de la recoleccin de datos. Solo entonces puede determinarse el gnero de datos que
deben ser recogidos y las comparaciones necesarias.
Lo esencial en esta etapa es la ingeniosidad y la voluntad para la recoleccin de datos. La clave de la solucin
est en la habilidad que se tenga en la recoleccin de datos.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
- Campo de Fuerzas
- Votacin Ponderada
- Anlisis de Pareto
- Anlisis Causa-Efecto
- Escritura de Ideas
- Grupos Nominales
- Grfico de Sectores
- Histograma, etc.
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A menudo es til comenzar la bsqueda de soluciones revisando la definicin del problema y la condicin
deseada del paso 1, y los datos recogidos y analizados en el paso 2.
Para esto podemos hacernos las preguntas siguientes:
Cmo pueden eliminarse las causas del problema?
Cmo pueden reducirse las fuerzas negativas?
Cmo pueden aumentarse las fuerzas positivas?
Qu otras ideas novedosas pueden hacer desaparecer el problema?.
En este paso lo ms importante es tener muchas ideas relacionadas con las preguntas anteriores.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
- Tormenta de Ideas
- Anlisis de Pareto
- Matriz de jerarquizacin, etc.
La calidad de la decisin tomada en este paso depende mucho de los criterios utilizados
para evaluar las diversas soluciones potenciales identificadas y esclarecidas en el paso
anterior.
Por consiguiente, estos criterios se determinarn y aplicarn cuidadosamente a esas posibles
soluciones para evaluar y determinar las ms apropiadas de acuerdo al problema, utilizando
adems instrumentos para acercarse al consenso y llegar a la seleccin de la mejor
solucin o conjunto de soluciones.
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Para evitar la parlisis por anlisis no se detenga en las pequeas diferencias entre las opciones de solucin.
Al planear la puesta en prctica, haga todo lo posible por asegurarse de que el plan trabajar bien: conozca los
detalles, anticpese a los obstculos, determine qu acciones son decisivas, desarrolle planes de contingencia y
reduzca los riesgos al mnimo.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
- Campo de Fuerzas
- Votacin Ponderada
- Valoracin de Criterios
- Hoja de Balance
- Anlisis Costo-Beneficio
- Comparaciones Apareadas
- Diagrama de Gantt
- Diagrama de Pert, etc.
PASO 5.
IMPLEMENTACION DE LA SOLUCION.
Despus de completar los cuatro pasos del proceso de solucin de problemas, la aplicacin de la solucin
escogida debe constituir un paso relativamente directo. Sin embargo, es en el trayecto entre el planeamiento y
la puesta en prctica donde fracasan muchas aparentemente buenas soluciones ya que:
El planeamiento se confunde con el pronstico.
Las conjeturas sobre el tiempo son optimistas.
No se han elaborado planes de contingencia.
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La caracterstica fundamental del quinto paso es la atencin permanente para que se lleve a
cabo lo que se ha planeado. Se debe dividir la ejecucin en etapas controlables para su
monitoreo.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
- Diagrama de Gantt
- Diagrama de Pert
- PNI
- Planes de Contingencia, etc.
Implementacin.
Estamos siguiendo el plan?
-
PASO 6.
EVALUACION DE LA SOLUCION.
Este sexto paso del PSP hace del mtodo un crculo cerrado .
Solamente se puede cerrar el crculo en el proceso global de solucin de problemas al evaluar los
resultados. Qu diferencia existe entre lo que es y lo que debe ser? Retornando a nuestra definicin de un
problema como la brecha que separa un estado actual de un estado deseado, si se elabora una definicin
especfica de su objetivo las condiciones que usted tomara como pruebas que el problema ha sido resueltoentonces usted sabe cmo evaluar los resultados obtenidos.
La solucin de problemas con crculo cerrado incluye en uno de sus pasos el proceso de evaluacin para
asegurarse de que el problema ha desaparecido.
La importancia del mtodo de crculo cerrado para la solucin de problemas se evidencia cuando se reconoce
un cambio de la circunstancia, de la situacin, de las personas y de sus preferencias y valores.
La etapa de evaluacin de los resultados de sus acciones culmina directamente donde comienza la etapa de
identificacin, la cual da lugar a un nuevo ciclo de solucin de problemas.
Las tcnicas ms utilizadas en este paso son:
Hoja de Balance
Planes de Contingencia
PNI, etc.
Evaluacin.
Que resultados se obtuvieron?
Se resolvi el problema?
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Establecer criterios sobre resultados (recopile los datos de acuerdo con el plan)
Compare con los datos recopilados para analizar el problema en el paso 2.
Compare con la condicin deseada del paso 1 (precisar la eficacia de la solucin del
problema, verificar s qued resuelto parcial o total).
Escritura de ideas.
La escritura de ideas es una tcnica de generacin de ideas que combina caractersticas de diferentes mtodos
de la tcnica de tormenta de ideas. En este caso, los participantes escriben sus propias ideas. En comparacin
con la tormenta de ideas, la escritura de ideas produce un menor nmero de estas, pero ms desarrolladas.
Planilla de Comprobacin.
Los datos deben ser recopilados cuidadosamente y con exactitud. Las planillas de comprobacin permiten la
recopilacin fcil y el anlisis posterior de los datos. Estas planillas se utilizan para determinar con qu
frecuencia ocurre un hecho durante un perodo prefijado de tiempo. Usualmente, la informacin se recoge a
medida que ocurren los hechos; con menos frecuencia, las planillas se utilizan para registrar hechos que ya
han ocurrido.
Aunque el propsito de la planilla de comprobacin es rastrear y no analizar datos, estas a menudo ayudan a
indicar cul es el problema.
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Entrevistas.
Encuesta.
Realizar una encuesta es hacer una entrevista a travs de una hoja de papel. En vez de responder a un
entrevistador, se responden los tpicos en un cuestionario. La mayor ventaja es que puede obtenerse una gran
cantidad de informacin a partir de muchas personas de forma muy econmica. La desventaja es que las
personas pueden interpretar las preguntas de manera diferente a su intencin original; asmismo, las
respuestas pudieran ser ambiguas y no hay posibilidad de comprobar la comprensin.
Cmo realizar la encuesta?
Identifique la informacin que usted necesita.
Decida quin tiene la informacin en su forma ms confiable.
Planifique como va a utilizar la informacin cuando la tenga a mano.
Desarrolle una serie de preguntas que permita a los encuestados ofrecer la informacin sin imprecisiones
ni ambiguedades.
Confeccione el cuestionario de forma breve, sencilla y clara.
Ensaye las preguntas con varias personas para descubrir las que no estn claras.
Reduccin de Listado.
La reduccin del listado es una forma de procesar la produccin de ideas de la sesin de tormenta de ideas. El
objetivo de la reduccin del listado es esclarecer las opciones, de manera que todos los miembros del grupo
las comprendan y puedan reducirse posteriormente a una cifra manejable.
Hojas de Balance.
Las hojas de balance permiten al grupo identificar y revisar los pro y los contra de una variedad de opciones.
Como otros instrumentos para acercarse al consenso, las hojas de balance no toman decisiones. No obstante,
estas permiten organizar la informacin y facilitar la discusin entre los miembros del grupo.
La hoja de balance es un medio rpido de referencia para los pro y los contra de una o ms elecciones; su
propsito no es tan analtico. Ms bien es conducir al grupo para acercarlo a una toma de decisin.
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Votacin Ponderada.
La votacin ponderada es una forma de cuantificar las posiciones y preferencias de los
miembros del grupo. No se emplean factores o criterios de decisin, se registran los votos
de los miembros individuales y no hay discusin ni esfuerzo por llegar a un acuerdo sobre
ninguna puntuacin.
Como norma general el nmero de votos debe ser aproximadamente una y media veces el
nmero de opciones. Posteriormente, cada miembro del grupo decide como distribuir sus
votos entre las opciones para indicar sus preferencias relativas.
La votacin ponderada es muy til para tomar temperatura del grupo e ir acercndose al
consenso donde se identifica la posicin del grupo y sus prioridades.
Comparaciones Apareadas.
Como el voto ponderado, el empleo de las comparaciones apareadas ayudar al grupo a cuantificar las
preferencias de sus miembros. Cada opcin (o sea, una solucin potencial) se enfrenta cara a cara a cada una
del resto de las opciones. En cada enfrentamiento , los miembros votan por la opcin que prefieren. Las
votaciones se registran y suman despus de haber realizado todas las comparaciones posibles.
Anlisis de Causa-Efecto
Este anlisis se presenta usualmente en forma de diagrama. Los diagramas de causa y
efecto se conocen tambin como espina de pescado (debido a su forma) o como diagramas
de Ishikawa por el nombre de su autor.
El anlisis de causa y efecto es una forma sistemtica de enfocar las causas que crean o contribuyen a crear
efectos. Los efectos pueden ser problemas la definicin cmo es de la situacin que usted desea corregir.
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El anlisis de campo de fuerza identifica aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la
brecha que existe entre dnde usted se encuentra ahora y dnde usted quiere estar.
Histograma.
El histograma, tipo particular de grfico de barras, muestra la distribucin de algunas
caractersticas. Debido a su impacto visual inmediato, un histograma es ms eficaz que una
hoja de comprobacin o una tabla de frecuencia para presentar los datos.
Anlisis de Pareto.
El anlisis de Pareto es una tcnica que separa los pocos vitales de los muchos triviales .
El concepto bsico en que se apoya el anlisis de Pareto es la jerarquizacin de los datos y el anlisis se
presenta generalmente en un diagrama de Pareto. Como el histograma (o el grfico de barras), el anlisis de
Pareto presenta una distribucin. Sin embargo, las barras se ordenan en orden descendente.
El anlisis de Pareto (o el diagrama) se emplea para llamar la atencin sobre problemas (o causas) de forma
sistemtica. Este muestra cuales son los mayores problemas, lo que permite al grupo establecer las
prioridades.
Grfico de Sectores.
Los grficos de sectores se emplean para mostrar la relacin de cada parte en el todo; o sea, como cada parte
contribuye al proceso o producto total.
Anlisis de Costo-Beneficio.
El anlisis de costo-beneficio permite a un grupo calcular los costos y beneficios para una solucin bajo
consideracin.
El anlisis incluye el clculo o la estimacin de los costos conocidos y de los beneficios potenciales asociados
a la solucin propuesta. Este requiere, frecuentemente, realizar suposiciones.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt permite registrar la programacin, sucesos, actividades y responsabilidades necesarias
para cumplir un proyecto o poner en prctica una solucin propuesta por un grupo.
Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan lo que va a ser ejecutado, por quin y
cundo. Este diagrama permite tambin al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presentes en
los planes de puesta en prctica.
Diagrama de Pert.
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Aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente a los complejos o novedosos, los diagramas de
Pert tienen como objetivo controlar el tiempo y los costos. Fue la primera entre las numerosas tcnicas
utilizadas en gestin, como por ejemplo, el Mtodo de la Ruta Crtica.
Para elaborar el diagrama de Pert, se debe:
Identificar las actividades necesarias.
Determinar las interrelaciones y orden de prioridad.
Calcular el tiempo requerido para cada actividad
PREGUNTAS DE CONTROL
1.
2.
Por qu la toma de decisiones est presente en todas las fases o pasos del PSP?
3.
4.
Por qu se plantea que el PSP lleva implcito un proceso sucesivo de pensamiento convergente y
divergente (contraccin y expansin)?
5.
6.
7.
8.
9.
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16. Diga uno de los instrumentos a aplicar en la generacin de soluciones potenciales y por qu a su juicio se
recomienda.
17. De qu depende la calidad de la seleccin de la solucin?
18. Qu instrumentos pueden ser utilizados para la seleccin de la solucin y explique cmo aplicarlos?
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