Sistemas de Informacin Administrativos

Estn orientados a cubrir el campo de las aplicaciones computacionales digitales en la

administracin de empresas e instituciones.
Son los factores organizacionales los que determinan el xito o fracaso del uso de un computador
en una empresa o institucin.
Los aspectos de la Organizacin son los ms relevantes para el grueso de las personas que en la
prctica tienen relacin con los Sistemas de Informacin Administrativos, ya que la mayora de ellos
son usuarios o especialistas en aspectos no computacionales.

Base terica de Sistemas

Conceptos de sistemas:

Conceptos generales sobre sistemas

SISTEMA: conjunto de elementos interrelacionados de alguna manera. Es un todo compuesto de
partes que se comunican mutuamente (SINERGIA).
ENTRADAS: Conjunto de datos que alimentan el sistema.
SALIDAS: Conjunto de datos que entrega como resultado el sistema
Todo sistema tiene un MEDIO AMBIENTE, que es conjunto de elementos que no pertenecen al
sistema, y sus propiedades relevantes. Por ejemplo, medio ambiente de una empresa: la economa
de un pas.
ESTADO DEL MEDIO AMBIENTE, conjunto de propiedades de los elementos que lo componen. En el
ejemplo anterior: los precios, niveles de produccin, etc.
Sistemas abstractos: sistemas en los que los elementos son conceptos. Ejemplo: sistema numrico.
Sistemas concretos: sistemas en los que los elementos son objetos. Ejemplo: un sistema de
transporte.
Sistema abierto: sistema que tiene medio ambiente. Intercambian materia, energa e informacin
con el medio ambiente.
Sistema cerrado: sistema que no tiene medio ambiente. No tiene interaccin con ningn elemento
que no pertenezca al sistema.
Sistema dinmico: sistemas que cambian en el tiempo, ocurren eventos que cambian su estado.
ECHM.

Sistema esttico: sistemas que no cambian en el tiempo.

As, un sistema que mantiene su estado, pero su medio ambiente es dinmico (cambia), se llama
homeosttico.
LMITES
Todos los sistemas tienen lmites. El lmite de un sistema es aquella regin que separa a un
sistema de otro y cuya funcin es filtrar o seleccionar inputs y outputs. Son imaginarios.
El lmite de un sistema abierto es semi-permeable y selectivo con relacin a sus inputs y outputs.
Estos definen que entra y que sale del sistema, lo que le permite protegerse y conectarse con otros
sistemas.
INPUTS, THROUGHPUT, OUTPUTS:
El sistema abierto est en constante comunicacin con su ambiente a travs de sus inputs y
outputs. Los inputs son energas (materia e informacin) absorbida por el sistema. Los inputs de
mantencin son aquellas que preparan o mantienen al sistema. Una vez ms, el lmite permite
cierta selectividad en los inputs. Son elementos de Entrada al Sistema.
El throughput es un proceso de transformacin de la energa, materia o informacin disponible a
travs de algunas actividades por el sistema, lo que puede incluir alguna reorganizacin del input.
Este trabajo se hace dentro del sistema. Son las transformaciones que deben efectuarse para
obtener las salidas a partir de las entradas. Ocurre dentro del sistema.
Los outputs son aquellas energas (materias e informacin) que el sistema expele consecuencia de
sus operaciones y son diferentes de los inputs en alguna forma significativa. Es la Salida o
resultados (productos) generados por el sistema.
Un buen ejemplo de inputs y outputs es el proceso de fotosntesis en las plantas. Una planta recoge
energa en forma de luz, alimento, y dixido de carbono. Estos inputs son usados por el sistema
planta: los elementos son reorganizados por el sistema planta transformndolo en oxigeno; el
oxgeno es expelido fuera del sistema.
RETROALIMENTACIN.
Proceso por el cual el sistema regula sus respuestas a los estmulos del exterior. La
retroalimentacin es el control de la entrada como funcin de los outputs. Es un proceso de
medicin de sus inputs.
El propsito de la retroalimentacin es el mantenimiento de la Homestasis o estado estable un
sistema. Se refiere a la informacin del sistema, de cmo se desarrollan sus procesos, que se
convierten en entrada al sistema.
La retroalimentacin puede clasificarse como negativa y positiva.
La negativa es un estado de mantenimiento que permite al sistema corregir desviaciones y apoya el
estado estable; si termina la retroalimentacin negativa, los lmites del sistema desaparecen y el
sistema termina.
La retroalimentacin positiva cambia las variables del sistema y termina con el estado estable.
ECHM.

LA HOMEOSTASIS O ESTADO ESTABLE

La Homestasis se refiere a la tendencia de cualquier sistema a mantener la constante estabilidad,
o las condiciones del sistema con respecto a lmites definidos de algunas de sus variables en
relacin con el ambiente.
ENTROPA
La segunda Ley de la termodinmica sostiene que sistemas desatendidos avanzan simplemente
hacia el desorden, la desorganizacin, la conducta al azar.
Sabemos tambin, que la entropa es una constante en el universo. No puede ser destruida; slo
puede ser distribuida diferentemente. As, para que ocurran el crecimiento y el desarrollo, debe
existir una redistribucin continua de la entropa entre el organismo y el ambiente.
ENTROPA NEGATIVA (NEGENTROPA)
Por tanto, hablando en forma general, la entropa negativa sugiere la necesidad de que todo
sistema impida el proceso natural de desintegracin. La accin del sistema para impedir la
desintegracin debe ser ecolgica a fin de que tanto el sistema mismo como su suprasistema, su
ambiente y espacio vital puedan sobrevivir.
Un aspecto de la negentropa es la necesidad de que un sistema almacene inputs para uso futuro,
para impedir la desorganizacin en el futuro. Los sistemas biolgicos almacenan energas en forma
de grasa para uso futuro. Los seres humanos almacenan informacin dinmicamente: as, la
informacin est siempre lista para ser recordada consciente, subconsciente e inconscientemente
cuando se le necesita

Clasificacin de sistemas de Stafford Beer

1) Sistemas simple deterministas. Predecibles y fciles de describir. Ejemplo: salto de pgina.
2) Sistemas complejo deterministas. Complejos, aunque posibles de describir y totalmente
predecibles. Ejemplo: computador, automvil.
3) Sistemas simple probabilistas. Elementales, posibles de describir pero no predecibles.
Ejemplo: resultados del control de calidad de un producto, voltear una carta.
4) Sistemas complejo probabilistas. Complejos, aunque posibles de describir y predecibles slo
en trminos probabilistas. Ejemplo: sistema financiero de una empresa.
5) Sistemas excesivamente complejo deterministas. Muy complejos e indescriptible. Ejemplo:
ninguno.
6) Sistemas excesivamente complejo probabilistas. Muy complejos e imposibles de describir en
detalle (cajas negras). Ejemplo: empresas, economa de un pas.

ECHM.

Clasificacin de sistemas de K. Boulding

1) Estructuras estticas. Son sistemas que no tiene resolucin. Ejemplo: marco de una ventana,
cuadro.
2) Dinmicas simples. Sistemas que producen respuestas predecibles ante estmulos aceptados.
Ejemplo: reloj, automvil, computador.
3) Mecanismos de control. Siste mas homeostticos sencillos que generan sus propias respuestas.
Por ejemplo: termostato que mantiene la temperatura entre ciertos lmites.
4) Sistemas autosostenidos. Sistemas abiertos que intercambian material, energa e informacin
con el medio. Ejemplo: la clula.
5) Sistemas sociogenticos. Sistemas vivos, simples y estticos, con entidades diferenciadas e
interrelacionadas entre s. Ejemplo: plantas, rboles, etc.
6) Animal. Sistemas caracterizados por la movilidad, el comportamiento teleolgico (por objetivos)
y por el sentido de existencia (instinto).
7) Humano. Adems de lo anterior se considera la conciencia de la existencia, la posibilidad de
comunicarse y de pensar sobre s mismo, a travs del lenguaje y el simbolismo.
8) Sistemas sociales. Conjunto de sistemas humanos. Ejemplo: un pas.
9) Sistemas trascendentales. Sistemas fuera de nuestra comprensin.

Introduccin a los sistemas de informacin.

En la mayora de las organizaciones o negocios, los planes o metas, as como el desarrollo de stas
y todos aquellos obstculos encontrados en la actividad gerencial de las empresas constituyen
informacin.
En los extensos sistemas de empresa, los gerentes han de recibir informacin para poder dirigirlos
y controlarlos. Muchos hombres de negocios confunden las masas de datos con la informacin.
Por tanto la informacin es la base de todas las actividades realizadas en una organizacin, deben
desarrollarse sistemas para producirlas y administrarlas.
El objetivo de tales sistemas es examinar y recuperar los datos provenientes del ambiente, el cual
captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas en la organizacin para
poderla presentar de una manera exacta y confiable (informacin) cuando se le requiera para que
de sta manera se pueda tomar una decisin.
Sistema de Informacin: algo complejo que involucra personas y mquinas y que tiene muchos
componentes y numerosas relaciones entre ellos.

Sistemas de Informacin.
Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en
conjunto. El nfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo comn
para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyen operaciones diarias de la empresa, la
comunicacin de los datos e informes, la administracin de las actividades y la toma de decisiones.
[Senn, 1990]
Cabe destacar que en cualquier tipo de rea se usa uno de los diferentes tipos de sistema de
informacin. Existen generalmente, dentro de una organizacin tres niveles de administracin o
control, los cuales son: Administracin operativa, administracin tctica y la administracin
estratgica. Las cuales se describirn ms adelante, as como sus caractersticas y su uso.
ECHM.

Un sistema de informacin se define como el conjunto sistemtico y formal de componentes, capaz

de realizar operaciones de procesamiento de datos con los siguientes propsitos:

Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y

otros, de las transacciones.
Proporcionar informacin a los administradores, en apoyo de las actividades de planeacin,
control y toma de decisiones.
Producir una gran variedad de informes.

El sistema de informacin debe contener, sino todos, por lo menos algunos de los elementos
siguientes:

Dispositivos de entrada y preparacin de datos.

Dispositivos de almacenamiento de datos.
Equipo y medios de telecomunicaciones.
Equipo de procesamiento de datos.
Dispositivos terminales.
Procedimientos, programas, mtodos y documentacin.
Modelos de manejo de datos.
Salas para toma de decisiones.
Analistas de sistemas de informacin, para establecer y utilizar los elementos anteriores.

Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales.

En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de
entrada.

Despus, acta sobre los datos para producir informacin.

Por ltimo el sistema produce la informacin para el futuro usuario, que posiblemente sea un
gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluacin de la informacin obtenida, permite la retroalimentacin del sistema, los

componentes de un sistema de informacin se muestra en la siguiente figura.

ECHM.

Caractersticas de la informacin producida por el

sistema de informacin
La informacin de ms alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento
de datos, desarrollando modelos y mtodos que presenten informacin adecuada a cada nivel
administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la informacin y el grado en que
interacta cada administrador. La informacin producida por el sistema debe presentar las diez
caractersticas siguientes:
Accesibilidad, Facilidad y rapidez con que se puede obtener la informacin resultante.
Comprensibilidad, Integridad del contenido de la informacin. No se refiere necesariamente al
volumen sino a que el resultado sea completo.
Precisin, Ningn error en la informacin obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos,
en general se producen dos clases de errores: de transcripcin y de calculo. Muchos aspectos de
esta caracterstica pueden ser cuantificados.
Propiedad, El contenido de la informacin debe ser apropiado para el asunto al cual esta
enfocado, tiene una estrecha relacin con lo solicitado por el usuario.
Oportunidad, Se relaciona con una menor duracin del ciclo de acceso: entrada, procesamiento y
entrega al usuario. Comnmente para que la informacin sea oportuna, es preciso reducir la
duracin de este ciclo.
Claridad, El grado en que la informacin est exenta de expresiones ambiguas. A la claridad
puede asignrsele un valor muy preciso en dinero.
Flexibilidad, Adaptabilidad de la informacin, no slo a ms de una decisin, sino a ms de un
responsable de la toma de decisiones.
Verificabilidad, Posibilidad de que varios usuarios examinen la informacin y lleguen a la misma
conclusin.
Imparcialidad, No debe existir ninguna situacin de alterar o modificar la informacin con el fin
de hacer llegar a una conclusin preconcebida.
ECHM.

Cuantificabilidad, Naturaleza de la informacin producida por un sistema formal de informacin.

Aunque a veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como informacin, estn fuera de
nuestro mbito.

Clasificacin de sistemas de informacin

Los sistemas de informacin (SI) generalmente se clasifican en seis clases diferentes, los cuales se
encuentran relacionados entres s:

Sistemas de Informacin Gerencial (SIG),

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (STP),
Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD),
Sistemas para la Administracin de Reportes (SAR)
y por ltimo los Sistemas de Informacin de Oficina (SIO).

Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordinacin de

muchas partes o componentes de una organizacin o una empresa.
Por otro lado existe la sexta clase de los sistemas de informacin; Sistemas de Informacin
Estratgico (SIE), los sistemas estratgicos como describiremos adelante, estn enfocados a crear
o permitir lazos e integracin de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir
dentro de su ambiente.
En la siguiente figura se muestra la relacin y las reas de uso de los sistemas de informacin
mencionados con los niveles organizacionales, as como las dimensiones de decisin en este
modelo

Como podemos notar en la pirmide organizacional los sistemas de informacin estratgicos estn
en el nivel ms alto: la administracin estratgica.

ECHM.

Sistemas de Informacin Gerencial

Un sistema de informacin gerencial es un sistema integrado que proporciona informacin con el

objeto de apoyar la planeacin, control y las operaciones de una organizacin con el fin de
desarrollar informacin til en la administracin.
Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y otros.
Los sistemas de informacin gerencial se distinguen de los sistemas de procesamiento de datos y
de transacciones porque destacan la toma de decisiones administrativas.
Un sistema de informacin gerencial utiliza la informacin del pasado, presente y de proyeccin
para apoyar la solucin de problemas y la toma de decisiones.
Lo importante es tener disponible la informacin de manera oportuna, que sea uniforme entre
todos los usuarios sin tomar en cuenta el departamento donde ellos trabajan .
Un componente bsico de los sistemas de informacin gerencial es el conjunto de procedimientos
que lo sustentan. La falta de uno de los procedimientos es un factor decisivo al evaluar la utilidad y
xito del sistema. A continuacin se describen los procedimientos principales de un sistema:

Captura y validacin de datos - define la forma en que deben capturarse y validarse los datos,
para mantener una integridad y precisin, debido a que datos inexactos o incompletos pueden
traer como consecuencia tomas de decisin incorrectas y por tanto obtener malos resultados
para la organizacin.

Administracin de datos - control de almacenamiento y conservacin de datos por medio de

procedimientos y normas para garantizar el acceso desde varias aplicaciones.

Seguridad e integridad - procedimientos que garanticen la integridad de los datos, evitando

perdidas, y controlando el acceso slo a personas autorizadas, as como los movimientos que
se lleven a cabo con ellos: captura, recuperacin, cambios, etc.

ECHM.

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

SPT apoya el procesamiento de las transacciones de una empresa; as como actividades que
forman parte del nivel operacional de cualquier organizacin.
SPT automatiza el procesamiento de grandes cantidades de trabajo en papel que deben llevarse a
cabo rutinariamente.
El procesamiento de transacciones incluye actividades como:

Clculos
Clasificacin
Ordenamiento
Almacenamiento y recuperacin de datos

Los sistemas de procesamiento de transacciones sustituyen actividades manuales por procesos

basados en computadora. Trata con procesos rutinarios bien estructurados. La caracterstica ms
importante de estos sistemas es su gran facilidad para manejar procesos muy bien estructurados y
de rutina que las computadoras puedan manejar fcilmente
Por otro lado el papel que juega la Tecnologa de Informacin en el procesamiento de
transacciones es el siguiente:

Nivel de errores
Prdida temporal o permanente de datos
Intensidad de trabajo
Nivel de apoyo o servicio
Tiempo de respuesta

Los sistemas de procesamiento de transacciones apoyan la secuencia de actividades que incluyen

captura de datos, procesamiento de transacciones, mantenimiento de archivos en informes.
Los datos elaborados incluyen documentos de accin, documentos de informacin, registros de
transacciones, informes editados e informes de control resumido. La combinacin particular de los
informes y de los datos elaborados y la manera en que son generados depender de la aplicacin.
Ejemplo de Sistema de Procesamiento de Transacciones

ECHM.

Sistemas de soporte de decisiones

SSD son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales
el juicio humano es una contribucin importante para el proceso de la solucin de problemas.
SSD apoyan decisiones semiestructuradas. Si una decisin es completamente estructurada (no se
requiere juicio humano), entonces el sistema puede reemplazar al humano... cual es el apoyo
entonces?
Por otro lado, si el problema es completamente no estructurado, no puede existir el soporte de la
decisin
Tipos de decisiones en la organizacin

Sistemas de informacin para la toma de decisiones en

grupo
Como ya s a descrito anteriormente, los SSD intervienen apoyando la toma de decisiones de un
individuo, de ah que surja una clasificacin de sistema de informacin enfocado a la toma de
decisiones en grupo denominada Group Decision Support System (GDSS) los cuales tienen como
objetivo primordial apoyar la toma de decisiones en grupo.
Los GDSS permiten a los miembros de un grupo tener acceso simultaneo a archivos comunes y
bases de datos de tal manera que los miembros del grupo puedan trabajar en la misma tarea: en el
mismo lugar, al mismo tiempo.

Sistemas de Informacin Ejecutivos (SIE)

Los SIE son un SSD diseado para cumplir con las necesidades especiales de administradores de
alto nivel.
La mayora de las decisiones de altos niveles ejecutivos caen en una de las tres clases: planeacin
estratgica, planeacin tctica, y actividades de "apaga-fuegos".

Sistemas de Informacin para la Administracin de

Reportes (SAR)
Conocido en ingles como Management Reporting Systems (MRS); MRS es un sistema de
informacin que provee la administracin de reportes predefinidos de informacin. MRS no se
concentra solo en datos (SPT), sino en la informacin y ocasionalmente en la efectividad.

ECHM.

10

Propiedades de los SAR

Apoyan decisiones estructuradas y semiestructuradas, principalmente a los niveles medio y bajo.

Proveen tipos fijos de informacin, en un formato establecido, los requerimientos de informacin de los
usuarios son normalmente conocidos y estables.
Implementados en gran cantidad de paginas de papel, requiriendo que el usuario busque por la
informacin especfica.
Usualmente requieren que se enve una requisicin formal. Usualmente el rea de desarrollo de sistemas
debe aprobar esta requisicin.
A menudo requieren de un horario de corrida.
Usualmente consiste de datos internos operacionales, mas que de datos acerca del medio ambiente
externo.
Usualmente relacionado con datos del pasado mas que datos relacionados con el futuro.

Sistemas de informacin de oficina

Conocidos en ingles como Office Information System (OIS), es un conjunto de herramientas de
automatizacin de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa.
Por otro lado es necesario notar que los OIS dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no
crean un nuevo conocimiento sino que usan la informacin para analizarla y transformar datos, o
para manejarla en alguna forma y luego compartirla o expandirla formalmente por toda la
organizacin y algunas veces ms all de ella.
Los aspectos familiares de OIS incluyen procesamiento de palabras, hojas de clculo, editor de
publicaciones, calendarizacin electrnica y comunicacin mediante correo de voz, correo
electrnico y videoconferencia.
Componentes Principales de un Sistema de Informacin de Oficina

ECHM.

11

Sistemas de informacin estratgicos (SIE)

Un sistema de informacin estratgico (SIE), es un sistema de informacin usado para el soporte
de estrategias competitivas de una organizacin, los SIE representan un nuevo tipo de sistemas de
informacin, los cuales tienen un uso organizacional diferente [Wisem, 1989].
La perspectiva anterior comn de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de
informacin deben nicamente enfocarse a cubrir las necesidades de informacin para soportar y
dar forma a la administracin por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada
para la oportunidad de sistemtica de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de
explicar el significado estratgico de los sistemas.
Areas convencionales: Seis oportunidades para las aplicaciones de los SIE

ECHM.

12